Heljävaara Tapio Jäsen. Paakkunainen Lotta Jäsen. Sarakivi Antero Jäsen

Transkriptio

1 PÖYTÄKIRJA 2/ Alueiden johtokunta AIKA klo 15:00 PAIKKA Monkolan valtuustosali OSALLISTUJAT LÄSNÄ Eskola Mika Puheenjohtaja Hanhimäki Heikki Heino Kalevi Heljävaara Tapio Härmä Antero Kilpinen Olli Mäkinen Virpi Paakkunainen Lotta Petrell Märta Pihlström Ari Sarakivi Antero Suonio Sella Kuurto Annmarie Valtuustoryhmän Makkonen Hannu Valtuustoryhmän Palenius Aslak Valtuustoryhmän Piekka Tuija Valtuustoryhmän Sjögren Pirjo Valtuustoryhmän Sivula Mika Kaupunginjohtaja Puistosalo Pekka Ympäristökeskuksen toimialajohtaja Streng Leila Henkilöstön Grandell Hanna-Maria Esittelijä Perheentupa Jaana Sihteeri Perkiömäki Reijo Suominen Tuula Palvelualuejohtaja Rahkama Taru Asiakkuuspäällikkö Lemberg Juha Asiakkuuspäällikkö Partanen Henri Talousjohtaja klo POISSA Candolin Adrian Kaira Jorma Linnonmaa Anne Alanne Päivi Valtuustoryhmän Linnavirta Heikki Valtuustoryhmän Kalske Katri Sivistyskeskuksen toimialajohtaja Äyräväinen Irene Kaupunginhallituksen puheenjohtaja

2 PÖYTÄKIRJA 2/ KÄSITELLYT ASIAT :t 9-15 ALLEKIRJOITUKSET Mika Eskola Puheenjohtaja Hanna-Maria Grandell Pöytäkirjanpitäjä PÖYTÄKIRJAN TARKASTUS Lohja Olli Kilpinen Virpi Mäkinen PÖYTÄKIRJA YLEISESTI NÄHTÄVÄNÄ Lohja Monkolan asiakaspalvelukeskus todistaa Hanna-Maria Grandell, hallintojohtaja, pöytäkirjan pitäjä

3 PÖYTÄKIRJA 2/ Alueiden johtokunta KÄSITELLYT ASIAT Sivu 9 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 4 10 Pöytäkirjantarkastajien valinta 5 11 Aluetoimikuntien pienten hankkeiden avustusehdotukset 6 12 Avustushankkeiden maksamisen ohjeistus 8 13 Lähidemokratian aktivoiminen kaupungin kanssa ja uusi kausi 9 14 Yhteistyö Lohjan kylien kanssa Muut asiat 12

4 PÖYTÄKIRJA 2/ Alueiden johtokunta Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus ALJK Lohjan valtuuston päätöksellä käynnistettiin 2013 lähidemokratiatoiminta, jossa asuk kail la on aidot vaikuttamismahdollisuudet ja joka on organisoitu asuk kai den omaehtoisena toimintana alueyhdistysten ja järjestöjen avustuk sel la.edistämään kuntalaisten osallisuutta. Lohja on jaettu kahdeksaan (8) alue toi mi kun taan; Etelä-Lohjan, Karjalohjan, Karstu-Paloniemen, Kaupun ki kes kus tan, Nummen, Pusulan, Sammatin ja Valtaväylät -alue toi mikun taan, joissa jokaisessa toimii valtuustokauden mittainen aluetoimikunta. Alue toi mi kun nat eivät kuulu kaupungin organisaatioon. Aluetoimikuntien yläpuolella toimii alueiden johtokunta, johon kukin alue toimi kun ta on nimennyt kaksi (2) a ja kullekin lle hen ki lö kohtai sen varajäsenen ja jotka kaupunginhallitus on vahvistanut. Kau pun ginhal li tus on myös nimennyt alueiden johtokuntaan valtuustoryhmittäin seitse män (7) henkilöä ja kullekin henkilökohtaisen varajäsenen edustamaan eri valtuustoryhmiä. Lisäksi alueiden johtokuntaan kuuluvat kaupunginjohtaja ja viisi toimialajohtajaa. Alueiden johtokunta noudattaa niitä menettelytapoja ja sääntöjä, joita kunta lais sa ja kaupungin johtosäännössä on lautakuntien osalta. Alueiden johtokunnan kokoukset ovat kuntalain 57 :n 3. mom. perusteella jul ki sia, ellei alueiden johtokunta jonkun kokouksen tai asian osalta etu käteen päätä kokouksen pitämistä suljettuna. Kokoukset ovat avoimia myös leh dis töl le. Päätökset tehdään esittelijän esityksestä kuntalain ja hallintosäännön määräämällä tavalla. Aluetoimikuntien esitykset lähetetään esittelijälle kaksi (2) viik koa aikaisemmin ennen seuraavaa kokousta. Esitykset menevät eteen päin alueiden johtokunnan päättämässä muodossa. Aluetoimikuntien nimeämillä jäsenillä ja kaupunginhallituksen nimeämillä edus ta jil la on äänestyksissä yksi ääni kullakin. Virkamiesjäsenillä on kokouk sis sa puhe- ja läsnäolo-oikeus, mutta ei äänioikeutta. Äänestyksissä nou da te taan kuntalain ja hallintosäännön määräyksiä. Johtokunta kokoontuu vähintään kahdesti vuodessa. lista on julkaistu Lohjan kaupungin nettisivuilla sekä kokouksesta on lähetetty ilmoitukset järjestöpalstoille; lehdet Västra Nyland, Karkkilan Tienoo ja Länsi-Uusimaa. Alueiden johtokunta todetaan laillisesti kokoonkutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Hyväksyttiin

5 PÖYTÄKIRJA 2/ Alueiden johtokunta Pöytäkirjantarkastajien valinta ALJK Alueiden johtokunnan pöytäkirjan tarkastaa kaksi pöytäkirjan tarkastajaa. Tarkistusvuorossa ovat Jorma Kaira ja Olli Kilpinen. Alueiden johtokunta valitsee kaksi pöytäkirjantarkastajaa. Alueiden johtokunnan kokouksen pöytäkirjan tarkistajaksi valittiin Olli Kilpinen ja Virpi Mäkinen.

6 PÖYTÄKIRJA 2/ Alueiden johtokunta Aluetoimikuntien pienten hankkeiden avustusehdotukset ALJK Alueiden johtokunnan edellisessä kokouksessa merkittiin tiedoksi vuodelle 2017 budjetoituna euron määräraha pienten alueita kehittävien hankkeiden toteuttamiseksi. Edellisessä kokouksessa hankkeita todettiin olevan kaksi: 1) Karjalohjan aluetoimikunnan kukkasipulien istutustalkoot Karjalohjan taajamaan. 2) Etelä-Lohjan aluetoimikunnan hankkeet Kirkniemen ulkoilmoitustaulun kunnostamisesta ja siirtämisestä, sekä Sairaalatien ulkoilmoitustaulun sijoittamisesta. Alueiden johtokunnan kokouksen käsittelyyn tulivat erikseen jaettavat liitteet: Karjalohjan aluetoimikunnan esitys kevyen liikenteen liikenneturvallisuuden parantamiseksi sekä Lohjan matkailun ja kaupungin yhtenäisyyden kehittämiseksi. Karstu-Karkaliseura ry:n avustushakemus Karstun ranta-alueen kunnostamiseen sekä ilmoitustaulun pystyttämiseen. Muijalan asukasyhdistys ry:n avustusanomus kahden levähdyspenkin /puistonpenkin hankkimista varten Muijalan taajamaan kävelyreittien varrelle. Nummen kyläyhdistys ry:n avustusanomus Nummen juhannusjuhlan järjestämiseen. Pusulan aluetoimikunnan avustusanomus kahden ilmoitustaulun hankkimiseksi Pusulan kirkonkylälle. Väänteenjoen kyläyhdistys ry:n avustusanomus ulkohuussista Väänteenjoen urheilukentälle, portaista Pullin koulun ja kentän välille, sekä frisbeegolf -radasta Pullin koulun maastoon. Alueiden johtokunta merkitsee tiedoksi ja hyväksyy esityslistan liitteen mukaiset pienten hankkeiden avustusanomukset. Alueiden johtokunta keskusteli käsittelyyn tulleista alueiden pienistä hankkeista asiantuntija-alustusten pohjalta sekä hyväksyi seuraavat hankkeet: 1) Karjalohjan aluetoimikunnan esitys kevyen liikenteen liikenneturvallisuuden parantamiseksi sekä Lohjan matkailun ja kaupungin yhtenäisyyden kehittämiseksi 2) Karstu-Karkaliseura ry:n avustushakemus Karstun ranta-alueen kunnostamiseen sekä ilmoitustaulun pystyttämiseen

7 PÖYTÄKIRJA 2/ Alueiden johtokunta ) Muijalan asukasyhdistys ry:n avustusanomus kahden levähdyspenkin/puistonpenkin hankkimista varten Muijalan taajamaan kävelyreittien varrelle. 4) Nummen Kyläyhdistys ry:n avustusanomus Nummen juhannusjuhlien järjestämiseen 5) Pusulan aluetoimikunnan avustusanomus kahdesta ilmoitustaulusta Pusulan kirkonkylälle 6) Väänteenjoen kyläyhdistys ry:n avustusanomus ulkohuussista Väänteenjoen urheilukentälle ja portaista Pullin koulun ja kentän välille. Ehdotetun Frisbeegolf -radan hanke lähtee Väänteenjoen kyläyhdistykselle uudelleen valmisteluun.

8 PÖYTÄKIRJA 2/ Alueiden johtokunta Avustushankkeiden maksamisen ohjeistus ALJK Kaupunginvaltuusto on päätöksellään hyväksynyt talousarvion vuodelle Talousarviossa on myönnetty euron määräraha kaupunginhallituksen alaiselle kustannuspaikalle lähidemokratian käyttöön. Lähidemokratiatoiminnalla on alun perin ollut käytössä euron määräraha, jota on käytetty aluetoimikuntien kokouskustannusten kattamiseen. Määrärahaa on hallinnoinut Lohjan Kylät ry, joka on maksanut avustusta jokaiselle aluetoimikunnalle, todennettuja kustannuksia vastaan. Nyt myönnetyn euroa on tarkoitettu lähidemokratiatoiminnan tukemiseen siten, että alueiden johtokunta voi päättää määrärahan käyttämisestä ja päätökset tuodaan tiedoksi kaupunginhallitukselle. Alueiden johtokunnan tekemän päätöksen jälkeen tulee määräraha siirtää Lohjan kylät ry:lle, joka toimittaa määrärahan eteenpäin aluetoimikunnalle. Toimintatapaa voidaan jatkossa myös selkeyttää siten, ettei Lohjan Kylät ry toimi avustusten koordinoijana, mutta se edellyttäisi aluetoimikuntien järjestäytymistä yhdistyksiksi. Talousjohtaja Henri Partanen on kutsuttu kokoukseen alustamaan aiheesta. Alueiden johtokunta merkitsee tiedoksi talousjohtaja Henri Partasen alustuksen koskien avustushankkeiden maksamista. Alueiden johtokunta merkitsi tiedoksi talousjohtaja Henri Partasen alustuksen ja ohjeistuksen avustushankkeiden maksamisjärjestelyistä vuoden 2017 osalta.

9 PÖYTÄKIRJA 2/ Alueiden johtokunta Lähidemokratian aktivoiminen kaupungin kanssa ja uusi kausi ALJK ten valinnat aluetoimikuntiin Alueiden johtokunta järjestelee kaupungin kanssa yhteistyössä uusien aluetoimikuntien valinnan niin, että aluetoimikunnat on vahvistettu mennessä. Aluetoimikuntien toimikausi on valtuustokausi. Aluetoimikunnat voivat itse järjestellä toimintaansa ja jäsenistön vastuita. Aluetoimikunnat eivät ole kuntalain tarkoittamia kunnan toimielimiä, eivätkä aluetoimikuntien jäsenet ole kuntalain 5. luvun tarkoittamia luottamushenkilöitä. Aluetoimikunnat ovat kuitenkin erittäin tärkeitä väyliä kaupunkilaisten, luottamushenkilöiden ja kaupungin välillä niin viestintäväylänä kuin oman alueensa asiantuntijoina. Uuden kauden aloituksessa on tärkeää osoittaa yhteistyö kaupungin kanssa ja pyrkiä vakiinnuttamaan se. Kaupungin ehdotus käytännöstä: Alueiden johtokunta yhdessä viestintävastaavansa kanssa ilmoittaa paikallislehdissä uuden kauden alkamisesta ja kutsuu kaikkia kiinnostuneita käynnistämiskokoukseen yhteisilmoituksella. Vastaavasti kaupungin internetsivuja sekä kaupungin facebooksivua hyödynnetään yhteisenä ilmoittamiskanavana. Jokaisella aluetoimikunnalla on oma käynnistämiskokouksensa. Kokoukseen osallistuu kaupungin organisaatiosta mahdollisuuksien mukaan esimerkiksi asiakkuuspäällikköt tai muut prosessinomistajat aiheesta/substanssista riippuen. Aluetoimikuntien edellisen kauden puheenjohtajat avaavat uuden kauden ja aluetoimikuntaan valitaan jäsenet esim. kylän tai ns. toimialueen yhdistyksistä ja muista niihin rinnastettavista toimivista yhteisöistä/järjestöistä tai alueen vakituisista tai kesäasukkaista. Aluetoimikuntien jäsenmäärä on henkilöä, myös varajäsenet nimetään. Aluetoimikunnat valitsevat itse, ovatko kokoukset avoimia vai suljettuja. Pääsääntöisesti kokoukset ovat olleet kaudella avoimia. Aluetoimikunnat valitsevat ensimmäisessä kokouksessaan keskuudestaan t (2) ja heille varajäsenet (2) Alueiden johtokuntaan. Alueiden johtokunnan edustajiksi ei voida valita luottamushenkilöiksi valittuja. Alueiden johtokunta päättää 1) Ilmoittaa uuden kauden käynnistymisestä paikallislehdissä, kaupungin internetsivuja ja facebooksivua hyödynnetään ilmoittamiskanavana 2) Että kaupungin organisaatiosta saataisiin mukaan aluetoimikuntien kokouksiin jatkossa esimerkiksi asiakkuuspäälliköitä ja prosessinomistajia

10 PÖYTÄKIRJA 2/ Alueiden johtokunta teemoista riippuen 3) Aluetoimikuntien jäsenmäärä vaihtelee välillä, kokoukset ovat joko avoimia tai suljettuja. Aluetoimikunnat valitsevat ensimmäisessä kokouksessaan keskuudestaan t (2) ja heille varajäsenet (2) Alueiden johtokuntaan. Alueiden johtokunnan varapouheenjohtaja Lotta Paakkunainen esitteli asiaa kokouksessa. Alueiden johtokunta päätti, 1) ilmoittaa kauden käynnistymisestä aluetoimikuntien yhteisellä lehti-ilmoituksella paikallislehdissä, kaupungin kotisivuilla ja kaupungin Facebook -sivuilla. Aluetoimikunnat ilmoittavat esittelijälle tulevan kauden aloituskokouksen ajan ja kokouspaikan yhteisilmoittelua varten. 2) - että aluetoimikunnat päättävät itsenäisesti jäsenmäärästään. -että aluetoimikunnat päättävät itsenäisesti myös siitä, ovatko kokoukset suljettuja vai avoimia koko alueen asukkaille. -että aluetoimikunnat valitsevat ensimmäisessä kokouksessaan, viimeistään mennessä, keskuudestaan kaksi (2) a alueiden johtokuntaan, sekä heille varajäsenet (2).

11 PÖYTÄKIRJA 2/ Alueiden johtokunta Yhteistyö Lohjan kylien kanssa ALJK Yhteistyö Lohjan Kylät ry:n kanssa kumppanuuden luomiseksi Aluetoimikunnat toivovat olevansa muutakin kuin lausujia ja kannanottajia. Todellinen kumppanuus syntyy luottamuksesta ja yhdessä tekemisestä. Kumppanuus vaatii oman prosessin syntyäkseen ja kehittyäkseen ja kumppanuudessa on tärkeä tiedostaa se, että päämäärän (tavoitteen) tulee olla kumppanuuden osapuolilla sama. Toimintaa tulisi koordinoida niin, että yhteiset tavoitteet saavutetaan. Kumppaneiden resurssit täydentävät toisiaan, vuorovaikutus perustuu vastavuoroisuuteen ja luottamukseen. Kumppanuus synnyttää lisäarvoa kaikille osapuolille. Lohjan ja sen alueiden kehittämisen eduksi olisi perustaa hanke kehittämään lähidemokratiaa ja kumppanuutta yhteistyössä Lohjan Kylät ry:n kanssa. Lohjan Kylät ry hallinnoisi ja koordinoisi hanketta, kaupunki ja aluetoimikunnat toimisivat kuntalaisten osallistamiseksi. Lohjan Kylät ry:llä on osaamista hankesuunnittelusta, mutta lisäresursseja tarvittaisiin uudenlaista kumppanuutta kehittävän ja koordinoivan hankkeen aikaansaamiseksi. Alueiden johtokunta merkitsee tiedoksi yhteistyömahdollisuuden Lohjan Kylät ry:n kanssa Asiaa oli alustamassa Lohjan Kylät ry:n rahastonhoitaja Pirjo Sjögren. Yhteistyö kumpaanuuden toimivan jatkon kannalta on tärkeä, mm. aluetoimikuntien kaupungilta saamien määrärahojen koordinoinnin ja valvonnan kannalta. Tulevaisuudessa toivotaan asiantuntijayhteistyötä Lohjan Kylien kanssa mm. hankehakemusten laadinnassa tai muiden alueellisten projektien kehittämistyössä. Alueiden johtokunta merkitsi tiedoksi esityksen yhteistyömahdollisuuksista Lohjan Kylät ry:n kanssa.

12 PÖYTÄKIRJA 2/ Alueiden johtokunta Muut asiat ALJK Elinvoimajohtaja Pekka Puistosalo on kutsuttu kokoukseen kertomaan asuntomessujen tilannekatsauksen sekä alustamaan Paloniemen suunnitelmista koskien kiinalaisille mahdollisesti toteutettavasta lomakylästä. Alueiden johtokunta sopii seuraavasta kokouksesta. Alueiden johtokunta merkitsee tiedoksi elinvoimajohtajan alustuksen sekä sopii seuraavan kokousajankohdan. Alueiden johtokunta merkitsi tiedoksi elinvoimajohtaja Pekka Puistosalon tilannekatsauksen asuntomessuhankkeen etenemisestä sekä Paloniemen alueen lomakyläprojektista. Alueiden johtokunnan päätti kokoontua seuraavan kerran syyskuussa. Tarkka ajankohta ilmoitetaan myöhemmin, kun syksyn kokousaikataulut muilta osin tarkentuvat.