Projektin hallinta. Mistä on kysymys? Luennon sisältö. Projektit varsin yleisiä yritysmaailmassa. Projektityöskentelyssä monia hyviä puolia...

Transkriptio

1 L u e n t o Mistä on kysymys? Projektin hallinta Luennon sisältö Projektien perusteet Projektin suunnittelu Projektin hallinta Projektin valvonta Projekti kertaluontoinen, organisoitu panostus jonkin ennalta määritellyn tavoitteen saavuttamiseksi Projektisoituminen toiminnan organisointi siten, että pääosa työstä tehdään projektiryhmissä (lisääntynyt paljon viime aikoina) - asiakaskohtaiset ratkaisut nykyisen trendin lähtökohtana - tuotteiden elinkaarien lyheneminen pakottaa uuteen toimintamalliin - pakottaa katsomaan yritystä ja sen toimintaa uudella tavalla Projektin hallinta resurssien (ihmiset, koneet ja materiaali) suunnittelu, ohjaaminen ja valvonta niin, että tekniset, kustannukselliset ja aikatavoitteet saavutetaan TUTA 17 Luento 19 6 Projektit varsin yleisiä yritysmaailmassa Projektityöskentelyssä monia hyviä puolia... Selkeä organisaatiorakenne Rakenteen joustavuus Mahdollisuus hallita suuria kokonaisuuksia Tavoitteellisuus ja tavoitteiden selkeys Helppo seurattavuus ja mitattavuus Ryhmän johtaminen vapauttaa johtamisresursseja Mahdollisuus resurssien joustavaan allokointiin Mahdollisuus tasata työkuormaa ja saada tukea toisilta Ryhmätyöskentelyn yleiset edut Mahdollisuus oppia toisilta Sisäinen tiedonkulku Hyvä sitoutuneisuus Työskentelyjännitteen syntyminen TUTA 17 Luento 19 4 TUTA 17 Luento 19 7

2 ja valitettavan monia varjopuolia! Miksi operaationäkemys on tärkeä? Projektien resurssitaistelut Osallistujien ristiriitaiset tavoitteet Suunnitelmat ja todellisuus eivät kohtaa Liukuvat ajankohdat Usein myöhästyvät Projektien toteutukset uupuvat johtamisen puutteiden vuoksi Tilanteet muuttuvat jatkuvasti Lokeroituminen Työn kuormittavuus ja kuormitusvaihtelut Työntekijöiden yleinen projektiosaamattomuus Ryhmätyöskentelyn yleiset ongelmat Kokemusten siirtämisen vaikeus Sisäinen tiedonkulku Tiedottaminen sidosryhmille Stressaava työjännite Projektipäällikön suurimmat murheet Riittämättömät resurssit 69% Aikataulujen pitäminen 67% Epäselvät tavoitteet 63% Sitoutumattomat jäsenet 59% Riittämätön suunnittelu 56% Tietokatkot 54% Muutokset (tavoitteet/resurssit) 42% Organisaatiokonfliktit 35% TUTA 17 Luento 19 9 TUTA 17 Luento Projekteihin erilaisia lähestymisiä Osallistuva suunnittelu Budjetointi ja valvonta T Aika, ajoitus ja resurssit Projekti Kehittämishankkeet Tiimityöskentely Jälkiarviointi Johtajuus Kaikki projektit eivät ole samanlaisia Projektin haasteellisuutta lisää mm. projektin suuri koko - osapuolien määrä, -määrä, merkitys projektin pitkä ajallinen kesto eri osa-alueiden keskinäinen riippuvuus uusien ratkaisuiden epävarmuustekijät poikkeuksellisen suuret laatuvaatimukset julkisuus ja politikointi uusi toimintaympäristö ja oudot kulttuurit onnistumisen paine TUTA 17 Luento TUTA 17 Luento 19 13

3 Projektin elinkaari Projektiositus ja -vaiheistus Projektin raamit ongelma päämäärä tavoite menestystekijöiden tunnistaminen oletukset, riskit, esteet Projektin suunnittelu vaiheiden tunnistus kestoajan arviointi resurssitarve projektiverkko projektiehdotus Projektin toteutus tiimin organisointi toimintasäännöt resurssien jako töidenjärjestely töiden dokumentointi Projektin valvonta raportointi valvontavälineet valvonta muutokset Projektin lopetus asiakkaan hyväksyntä projektiraporttien viimeistely jälkitarkastus Osituksessa projekti jaetaan itsenäisesti suunniteltaviin ja toteutettaviin paloihin Projektiosituksen tavoitteita ovat mm. jako osa-projekteihin, osa-aikataulujen synnyttäminen, jako vastuukokonaisuuksiin, kustannuskohtainen määrittely, jäsentely ja koodaus, ajallisen ja taloudellisen ohjauksen integrointi Osituksessa käytössä erilaisia tapoja vaiheittainen ositus, järjestelmiin osittaminen, rakenteellinen ositus, työlajin mukainen ositus jne. Vaiheistuksessa tavoitteena ymmärtää osien keskinäinen suhde helpottaa projektin johdon päätöksentekoa TUTA 17 Luento TUTA 17 Luento Projektiositus - work breakdown structure - Aikaohjaus Projekti Aikataulu muodostaa projektin ytimen kivijalka, johon perustuvat resurssi- ja kustannusohjaus Taso 1 Osa A Osa B Osa C projektipäällikön suurin murheen aihe Aika vaikuttaa moneen muuttujaan Taso 2 Taso 3 myöhästymissakot, sidotun pääoman korko, projektin tuotto, menetetyt tuotot, markkinaetu, maine, toimitusikkuna, resurssit ja kustannukset Usein ylhäältä-alaspäin prosessi Taso 4 Henkilömäärän lisääminen ei useinkaan ole pelastus, jos kesto uhkaa mennä pitkäksi parempi keino allokoida ihmisten aika uudestaan!! TUTA 17 Luento TUTA 17 Luento 19 19

4 Gantt-kaavio aikaohjauksen apuvälineenä - perusmuodossa useita rajoitteita - AOA ja varjotehtävät Viivat kuvaavat AOA ilmaisussa sekä tehtävää että tehtävien välistä suhdetta varjomuuttujilla (dummy) otetaan huomioon, että asioiden välillä voi olla suhde vaikka ei tehtävää A B A D 1 2 B 3 5 C C 4 D Aika AON AOA TUTA 17 Luento TUTA 17 Luento Toimintaverkkomenetelmät - Gantt-kaavion rajoitteet huomioitu - Hallinnassa käytetään perustyökaluja Activity-on-node (AON) A,3 Tehtävä B,5 E,5 C,7 D,6 Tehtävien suhde F,3 Tehtävän nimi G,2 Tehtävän kesto Kriittinen polku PERT Activity-on-arc (AOA) B,5 1 A,3 2 Tapahtuma Tehtävä 3 D,6 E,8 5 C,7 F,3 4 G,2 6 Kiirehtiminen TUTA 17 Luento TUTA 17 Luento 19 25

5 Kriittinen polku - critical path method - Prosessikuvauksen lisäksi on hyvä tietää vaiheiden kestoista ja alkamisajoista aikaisin ja viimeisin mahdollinen aloitusaika Kriittinen polku selvittää projektin kokonaisajan kannalta keskeiset vaiheet oletuksena deterministiset vaiheajat! ei-kriittisen polun vaiheissa on ylimääräistä aikaa (eli slackiä) Menetelmä auttaa tunnistamaan projektin kannalta kriittiset vaiheet, kohdistamaan resurssit oikein ja kommunikoimaan projektin luonteen slack-vaiheen myöhästyminen ei välttämättä myöhästytä koko projektia DuPont kehitti menetelmän vuonna 1956 huoltotaukojen ajoittaminen kemikaalitehtaassa (tehdas kiinni) - käyttivät aktiviteettien kestoina historiasta pääteltyjä ka. aikoja TUTA 17 Luento Kriittinen polku esimerkki - polun selvittäminen B,4 A,3 C,2 E,5 G,7 I, F,3 H,5 TUTA 17 Luento D, Kriittinen polku: A-C-E-G-I Kokonaiskesto: 25 viikkoa Earliest start ES LS Latest start X,T Earliest finish EF LF Latest finish Kriittinen polku esimerkki - prosessin vaiheet ja niiden kesto - Kriittinen polku esimerkki - polun selvittäminen taulukkomuodossa - Mitkä ovat projektin kriittiset tehtävät ja mikä on projektin kokonaiskesto? LS-ES; tai LF-EF; TUTA 17 Luento TUTA 17 Luento 19 30

6 PERT - program evaluation and review technique - PERT esimerkki - varianssin laskeminen - Tehtävien kestoissa on todellisuudessa satunnaisuutta joka tulee ottaa huomioon PERT -menetelmässä vaiheaikojen varianssi otetaan huomioon - aikojen jakauma oletetaan beta-jakauman muotoiseksi U.S. Navy kehitti menetelmän vuonna 1958 Polaris-ohjus projekti (AOA-kuvaus) Aktiviteetin varianssi = Tarkkana: vain kriittisen polun aktiviteetit huomioidaan TUTA 17 Luento TUTA 17 Luento PERT esimerkki - painotetut kestoajat ja projektin kokonaiskesto- PERT esimerkki - projektin keston todennäköisyyden laskeminen- Millä todennäköisyydellä projekti valmistuu alle 53 päivässä? T=53 T E =54 t. A 7 Tarkkana: ajat painotettuja kestoja C 14 D 5 B 5,33 E 11 F 7 G 11 H 4 I 18 Painotettu = kesto Kriittinen polku A, C, E, H ja I Kokonaiskesto = 54 päivää P (z < -0,156) = 1 - P (z < 0,156) = 1-0,562 eli 43,8 % TUTA 17 Luento TUTA 17 Luento 19 35

7 PERT esimerkki Projektin odotettu kesto on 54 päivää todennäköisyys saada projekti valmiiksi 53 päivässä on 43,8 % Vaiheet A, C, E, H ja I muodostavat projektin kriittisen polun koko projekti myöhästyy jos yksi kriittisen polun vaihe myöhästyy Vaiheet B, D, F ja G eivät ole kriittisiä joten niiden resursseja voidaan mahdollisesti tasoitta Projektin kiirehtiminen - project crashing - Joissain tapauksissa projektia kannattaa pyrkiä nopeuttamaan Kustannus Kokonaiskustannus Sakkomaksu, ei kauppoja (epäsuora kustannus) Nopeutuskustannus (suora kustannus) Aika TUTA 17 Luento TUTA 17 Luento CPM- ja PERT-menetelmien perusoletuksia Vaiheet voidaan erotella toisistaan Vaiheiden verkostosuhteet selvät Vaiheilla selkeä alku- ja loppupiste Vaiheiden kestoajat ja varianssit määriteltävissä ja toisistaan riippumattomia PERT:ssä vaiheiden aikajakauma beta-jakautunut ja projektin keston varianssi kriittisen polun vaiheiden varianssien summa Projektin hallinta kohdistuu pääasiassa kriittiselle polulle kriittisen polun kokonaiskesto seuraa normaalijakaumaa PERT:ssä lähtökohtana, että vain yhdellä polulla merkittävä todennäköisyys olla kriittinen (toteutuu käytännössä huonosti L) Projektin kiirehtiminen Projektin joitakin vaiheita voidaan tehdä nopeammin henkilöresurssien kasvattaminen; ylityöt, työvuorojen lisääminen, henkilöiden siirrot, uusien palkkaaminen koneresurssien kasvattaminen; hankinta tai vuokraus Eri vaiheiden kiirehtiminen maksaa eri verran ja kaikkea ei voi kiirehtiä kiirehtimisen kustannus oletetaan laskuissa usein lineaariseksi Projektin kiirehtiminen tulee aloittaa kriittisen polun työvaiheista korkein marginaalihyöty ensin jne. uudet kriittiset polut myös luonnollisesti huomioitava TUTA 17 Luento TUTA 17 Luento 19 39

8 Kiirehtimisen kustannuskäyrän muoto Kiirehditty kustannus Kustannus Normaali kustannus Kiirehditty aika Teoria Todellisuus Aika Laskuissa kiirehtimisen kustannus oletetaan lineaariseksi. Todellisuudessa ensimmäisten päivien kiirehtiminen loppuja halvempaa! Normaali aika max. 1 a 300 Projektin kiirehtiminen esimerkki max. 1 a 100 B,10 C,9 D,9 A,6 F,5 max. 1 a 600 =6-5 = max. 2 a 200 E,8 max. 2 a 250 Kiirehtimistarve - A-B-D-F 30vrk. -3 A-C-D-F 29vrk. A-C-E-F 28vrk. Halvimmalla pääsee kun kiirehtii vaiheita A, B ja vaihetta D yhdellä päivällä A-B-D-F 27vrk. A-C-D-F 27vrk. A-C-E-F 27vrk Lisäkustannus 600 TUTA 17 Luento TUTA 17 Luento Projektin kiirehtiminen esimerkki Rakennusyritys haluaa saada seuraavan projektin valmiiksi 27 päivässä. Mitä vaiheita suosittelisit kiirehdittävän kun kustannustietoisena projektipäällikkönä haluat luonnollisesti minimoida kiirehtimisen lisäkustannukset (oletetaan, että kiirehtimisen aikasäästöt voidaan jakaa yksittäisiksi päiviksi ja kustannuksilla on lineaarinen suhde)? Työkaluja hyödynnetään monessa paikassa Budjettien tekeminen Aika ja kustannus trade-offin hallinta Gantt CPM PERT crashing Kustannusten tarkkailu Resurssien allokointi ja johtaminen TUTA 17 Luento TUTA 17 Luento 19 43

9 Projektit ja resurssien hallinta Aika ei ole ainoa resurssi jota pitää tarkkailla ihmiset, koneet ja laitteet, raha jne. - resurssien välillä luonnollisesti keskinäisiä trade-offeja Töidenjärjestelyllä pyritään yleensä tasaisempaan resurssien kuormitukseen aktiviteetin ajoitusta muutetaan - vaiheita saatetaan tarkoituksella myöhästyttää - oletuksena systeemissä oleva joustovara aktiviteetin kestoa pidennetään tai lyhennetään - jos mahdollista muuttaa kestoa resurssimäärää muuttamalla myöhästytetään projektia tehdään uusi projektisuunnitelma TUTA 17 Luento Projektin tavallisimmat seurantasuureet kustannukset / valmistumisaste toteutunut kustannus Aika- / ajoituserotus tässä vaiheessa piti olla jo viikko sitten arvioidusta valmistumisasteesta ollaan jäljessä 5 %-yksikköä Aikatauluerotus valmistuneen osuuden arvo perusaikataulu Kustannuserotus valmistumisasteen huomioiden rahaa kulunut X enemmän kuin budjetoitu aika TUTA 17 Luento Projektivalvonnassa kolme pääkohdetta Aika Kustannukset Laatu Trade-offit usein tavoitteiden välillä olemassa TUTA 17 Luento Epäonnistumisilta hankala välttyä - 10 yleistä syytä projektien epäonnistumiselle - 1. Asiakkaan odotuksia ei selvitetty riittävästi 2. Projektin prioriteetti pudonnut 3. Vastuut puutteellisesti määritelty 4. Aikataulu ylioptimistinen 5. Projektisuunnitelmaa ei käytetty ohjaamiseen 6. Puutteelliset resurssit 7. Projektia ei seurata suunnitelmaa vasten 8. Ei sovittua kommunikointitapaa 9. Fokus hävinnyt 10.Muutosjohtaminen unohtunut TUTA 17 Luento 19 50