Projektiryhmä. Käyttöohjeet. Kuksa Jäsenrekisteri. sivu 1/96

Transkriptio

1 Käyttöohjeet Kuksa Jäsenrekisteri sivu 1/96

2 Contents 1 Johdanto Käytön tuki Kirjautuminen Kuksa -jäsenrekisteriin Yleistä PartioID Virhetilanteet Rekisteröityminen epäonnistuu Kirjautuminen epäonnistuu Käyttäjätunnus tai salasana unohtuu Yleisnäkymä Navigointipalkin ylärivi Navigointipalkin alarivi Sivupalkki Kotisivujen kautta tulleet tiedot Ilmoittautumiset Jäsenhakemukset Ilmoitustaulu Työkalut Uuden henkilön lisääminen Uuden organisaation lisääminen Jäsenhaku Laajennettu haku Henkilön tiedot Yhteystiedot välilehti Jäsenyydet välilehti Osallistumiset välilehti Koulutukset välilehti Ryhmät ja aktiviteetit välilehti Laskut välilehti Organisaation tiedot Yhteystiedot välilehti Jäsenyydet välilehti Pestit välilehti Navigointipalkki Navigointipalkki Etusivu Poiminta Poiminnan tulos , sähköpostin lähetys sivu 2/96

3 7.3.3 Sähköpostin lähettäminen Sähköpostiviestin otsikkotiedot Tekstimuotoinen viesti HTML-muotoiltu teksti Sähköpostin liitteet Sähköpostiviestin vastaanottajat Käyttäjän oikeudet Raportit Laskutus Käyttötarkoitus Perusnäkymä siirryttäessä rekisteristä taloushallintoon Myyntireskontra Laskun/laskujen lähetys Laskun luominen Laskun tila Laskun hyvitys/osahyvitys Suoritukset Viiteaineiston tuonti Suorituslista Lisää suoritus Suorituksen kohdistus Suorituksen kohdistuksen purku laskulta Suorituksen palautus Palautuslista Palautusaineiston muodostus Suorituksen poisto Tapahtumat Lisää tapahtuma/tapahtuman tietojen muokkaus Tapahtuman tiedot -välilehti Tapahtuman osallistujat Tapahtuman koulutukset Tapahtumaan ilmoittautuminen Sähköpostiosoitteen päivittäminen Kuksaan tapahtuman ilmoittautumisen yhteydessä Organisaation jäsenten ja huollettavien henkilöiden lisääminen tapahtumaan Tapahtuman ilmoittautumisten käsittely Tapahtuman tulosteet Tapahtuman kopiointi Ryhmät Lisää ryhmä Ryhmän tiedot Jäsenet Toimintasuunnitelma Aktiviteetit Osallistumiset Merkit Sähköpostin lähetys Ohjaustiedot Ohjaustiedot: Kirjanpidon tili Ohjaustiedot: Koulutusjärjestelmä sivu 3/96

4 7.9.3 Ohjaustiedot: Pesti Ohjaustiedot: Tapahtuman lisävalinnan pääryhmä Ohjaustiedot: Tapahtuman maksun pääryhmä SP Ohjaustiedot: Toimintasuunnitelman kohdan tyyppi Muuta Kuksaan liittyvää käyttöoikeudet Lippukunnat sivu 4/96

5 1 Johdanto 1.1 Käytön tuki Järjestelmällä ylläpidetään muun muassa organisaatioihin, henkilöihin, jäsenyyksiin, tapahtumiin, ansiomerkkeihin sekä pesteihin liittyviä tietoja. Lisäksi järjestelmässä on verkkosivuille tulevia toiminnallisuuksia, kuten esimerkiksi tapahtumakalenteri. Tämä käyttöohje pyritään pitämään ajan tasalla, mutta varsinkin elokuussa 2014 järjestelmä kehittyy nopeasti, ja lähes joka päivä järjestelmään tehdään lisäyksiä tai korjauksia. Tämän käyttöohjeen tarkoitus on tukea käyttäjiä toimintojen oppimisessa. Usein myös oman lippukunnan muut käyttäjät osaavat auttaa, varsinkin jäsenrekisterinhoitaja. Lisäksi apua voi kysyä Facebookissa muilta jäsenrekisterinhoitajilta tai rekisteriä enemmän käyttäneiltä Jäsenrekisterin hoitajat ryhmässä. Myös piiritoimistot auttavat tarvittaessa. Lisäksi monet piirit järjestävät säännöllisesti tai tarvittaessa jäsenrekisterikoulutuksia tai tukevat muulla tavalla järjestelmän käyttöä. 2 Kirjautuminen Kuksa -jäsenrekisteriin 2.1 Yleistä 2.2 PartioID Sovellusta käytetään internetselaimella ja koska se on selainriippumaton, sitä voi käyttää yleisimmillä selaimilla (esim. Internet Explorer, Moxilla Firefox, Google Chrome). Kuksa -jäsenrekisteri löytyy osoitteesta PartioID on Kuksasta erillinen sovellus. Sen avulla kirjaudutaan Kuksaan. Ensimmäisellä kerralla on ensin rekisteröidyttävä luodakseen itselleen PartioID:n. Rekisteröitymiseen tarvitaan jäsennumero, sekä Kuksassa oleva sähköpostiosoite (Polusta siirretty, jos sitä ei ole muutettu). Rekisteröidyttäessä päätetään käyttäjätunnus ja salasana. Käyttäjätunnus tulee olla pieniä kirjaimia. Rekisteröityminen tarvitsee tehdä vain kerran. Rekisteröitymisen jälkeen sisäänkirjautuminen Kuksaan tapahtuu PartioID:llä. sivu 5/96

6 2.3 Virhetilanteet Tarkempaa tietoa rekisteröitymisestä, kirjautumisesta sekä PartioIDstä löytyy kirjautumissivulta Rekisteröityminen epäonnistuu Virhe "Antamasi jäsennumero ja sähköpostiosoite on jo rekisteröity": rekisteröityminen ei enää onnistu. Sen sijaan kirjaudu sisään olemassa olevilla tunnuksillasi, tai jos et niitä muista tai tiedä, vaihda käyttäjätunnuksesi ja/tai salasanasi mieleisiksi PartioIDetusivun "Unohditko salasanasi tai käyttäjätunnuksesi?" -linkistä. Virhe "Antamaasi jäsennumeroa ja sähköpostiosoitetta ei löytynyt": syötetty jäsennumero-sähköposti -yhdistelmä ei kelpaa. Yleisimpänä syynä on, että Kuksassa oleva sähköposti on eri kuin mitä yrität antaa. Myös mahdollinen syy on, että yrität syöttää vanhaa Polussa ollutta toisen lippukunnan jäsennumeroa, jota ei Kuksaan ole siirretty. Mikäli et yrityksistä huolimatta saa rekisteröidyttyä, otathan yhteyden omaan jäsenrekisterinhoitajaasi tai muuhun Kuksassa tietosi näkevään henkilöön saadaksesi oikean jäsennumeron ja sähköpostiosoitteen rekisteröitymiseen Kirjautuminen epäonnistuu Virhe "Väärä käyttäjätunnus tai salasana": mikäli olet aiemmin rekisteröitynyt muttet muista käyttäjätunnusta tai salasanaa, tilaa vaihto "Unohditko salasanasi tai käyttäjätunnuksesi?" -linkistä Kuksassa olevaan sähköpostiosoitteeseesi. Mikäli et ole aiemmin rekisteröitynyt, tee se ensin Rekisteröidy -painikkeella. Virhe "Kirjautuminen Google-tililläsi epäonnistui" (jos yritit Google -kirjautumista): valitulle Google-tilille ei ole rekisteröity PartioID:tä. Rekisteröi PartioID mikäli et vielä näin tehnyt, tai mikäli sivu 6/96

7 tiedät rekisteröityneesi, käytä oikeaa tiliä. Jos tämä ei onnistu, tilaa käyttäjätunnus ja salasana "Unohditko salasanasi tai käyttäjätunnuksesi?" -linkistä päästäksesi kirjautumaan Käyttäjätunnus tai salasana unohtuu Tilaa tunnuksen ja/tai salasanan vaihto "Unohditko salasanasi tai käyttäjätunnuksesi?" -linkistä. Asetuslinkki lähetetään sähköpostiosoitteeseen, joka käyttäjätietoihisi on määritelty Kuksassa. Mikäli käytät Google-tiliä, mutta et syystä tai toisesta voi enää käyttää sitä, aseta itsellesi korvaavat käyttäjätunnus ja salasana "Unohditko salasanasi tai käyttäjätunnuksesi?" -linkistä. sivu 7/96

8 3 Yleisnäkymä 3.1 Navigointipalkin ylärivi Ylärivillä näkyvät päivämäärä, linkki käyttöohjeisiin (tulee syyskuussa 2014), sisäänkirjautuneen henkilön käyttäjätunnus, sekä uloskirjautumislinkki. 3.2 Navigointipalkin alarivi 3.3 Sivupalkki Navigointipalkin alarivi sisältää erilaisia toiminnallisuuksia. Alarivin näkyvissä oleva sisältö vaihtelee käyttäjän käyttöoikeuksien mukaan. Jokaisella näkyy vähintään Etusivu ja Käyttäjän oikeudet, mutta useimmiten vähintään myös Poiminta, Raportit sekä Ryhmät. Tarkempi kuvaus palkin toiminnoista sekä käyttöohjeet löytyvät otsikon Navigointipalkki alta (kappale 7). Vasemmalla olevasta sivupalkista löytyvät Työkalut, joita ovat perusnäkymässä (etusivulla) henkilön lisääminen, Haku sekä Laajennettu haku. Tarkempi kuvaus palkin toiminnoista sekä käyttöohjeet löytyvät otsikon Työkalut alta (kappale 4). sivu 8/96

9 3.4 Kotisivujen kautta tulleet tiedot Tämän otsikon alta löytyy kaksi asiaa: ne tapahtumiin ilmoittautumiset, jotka ovat tulleet tapahtumailmoittautumislinkin kautta kirjautumatta Kuksaan sekä uudet jäsenhakemukset Ilmoittautumiset Linkin takaa löytyvät vain ne tapahtumiin ilmoittautuneet, jotka eivät ole partiolaisia (joilla ei ole tunnuksia Kuksaan), sekä ne partiolaiset, jotka eivät kehotuksesta huolimatta kirjautuneet Kuksaan sisään. Huom! Partiolaiset, jotka ovat ilmoittautuneet tapahtumaan kirjautumatta, ovat siis käsiteltävien jonossa. He eivät ole merkittynä ilmoittautuneeksi tapahtumaan tai pääse edes jonottamaan, ennekuin henkilö on käsitelty. Tällöin esim. suosituimmille kursseille pääseminen vaikeutuu, kun kurssit saattaa täyttyä jo kirjautuneista. Siksi on vahvasti suositeltua, että partiolainen kirjautuisi aina sisään ilmoittautuessaan. Linkki vie samaan paikkaan, kuin yläpalkissa oleva Tapahtumat. Tapahtumista kerrotaan enemmän kappaleessa 7.7 (Tapahtumat) Jäsenhakemukset Linkin takaa löytyvät lippukuntaan tulleet jäsenhakemukset. Kokoomasivulla näkyy seuraavat tiedot: Jäsenhakemuksen pääsee käsittelemään oikealla olevasta Käsittele linkistä. Linkin takaa avautuu alla oleva ikkuna. sivu 9/96

10 Lomakkeella näkyvät ne tiedot, jotka hakija on täyttänyt. Etunimen jäljessä olevaa Tallenna ja hae uudelleen -painiketta kannattaa käyttää silloin, kun on huomannut esimerkiksi kirjoitusvirheen nimessä ja haluaa muutoksen jälkeen varmistaa, ettei henkilöä jo ole järjestelmässä. Tällä hetkellä Puhelinnumero ja Sähköpostiosoite ovat pakollisia tietoja. Jos henkilöä ei löytynyt heti, eikä myöskään uudelleenhaussa, voidaan jatkaa klikkaamalla Lisää painiketta. Tämän jälkeen aukeaa uusi ikkuna: sivu 10/96

11 3.5 Ilmoitustaulu Nyt myös Organisaatiota ja/tai Jäsenlajia voi muuttaa. Huomioitavaa on, että Olen saanut luvan lisätä henkilön tähän organisaatioon ei koske jäsenanomuksia. Ilmoitustaulu on kaikille käyttäjille suunnattu tiedotuspalsta. pääkäyttäjä julkaisee ilmoitustaululla ajankohtaisia tietoja jäsenrekisteriin liittyen. Esimerkiksi uusista ominaisuuksista tai tulevista käyttökatkoksista pyritään tiedottamaan tätä kautta etukäteen. sivu 11/96

12 4 Työkalut Sivun vasemmassa laidassa on Työkalut-osio. Osio muuttuu sen mukaan, missä ylänavigaation osiossa olet. 4.1 Uuden henkilön lisääminen Etusivulla oltaessa näkyy Lisää henkilö painike niille, joilla on oikeus lisätä uusi henkilö Kuksaan. Niillä, joille on annettu myös oikeus lisätä organisaatioita, näkyvät molemmat. Lippukuntatasolla toimittaessa henkilöillä ei ole oikeutta lisätä organisaatioita, koska organisaatiota ei voi liittää jäseneksi lippukuntaan. Henkilön lisääminen aloitetaan klikkaamalla etusivun vasemmassa laidassa olevaa Lisää henkilö -painiketta. Huom! Ennen kuin uusi henkilö voidaan lisätä rekisteriin, tarkistetaan haulla, löytyykö henkilö jo rekisteristä. Näin vältetään ettei rekisteriin tulisi saman henkilön tietoja useampaan kertaan. sivu 12/96

13 Haun jälkeen näytetään mahdollinen listaus rekisterissä olevista samannimisistä henkilöistä. Jos henkilö on jo rekisterissä ja henkilön tiedot täsmäävät lisättävään henkilöön, voidaan henkilölle lisätä uusi jäsenyys klikkaamalla Lisää jäsenyys -linkkiä. Jos henkilöä ei löydy rekisteristä, klikkaa Lisää henkilö painiketta, joka löytyy haun alapuolelta. Avautuu lomake, josta tulee täyttää vähintään * -merkityt kentät, jotka ovat pakollisia. Lisäksi osa lomakkeen vaihtoehdoista tai kentistä saattaa olla harmaana, lähinnä organisaatiotasosta johtuen. Esimerkiksi Työntekijä viittaa piirin tai keskusjärjestön palkattuun työntekijään, jonka osoite on yleensä organisaation osoite. Lippukunnissa kannattaa laittaa kaikille oma osoite, myös huoltajille. Huoltajasta voi tulla partiolainen. Väärä osoite aiheuttaisi tällöin ongelmia. Valittavana on erilaisia laskutustapoja. Jos valintaa ei tehdä, lähtevät esim. jäsenlaskut alle 15 vuotiaille paperilaskuna ja vanhemmille sähköpostina. Huom! Kotikunta on lain mukaan pakollinen tieto. Se tulisi käydä lisäämässä myös kaikille nykysille jäsenille. Puhelinnumero on pakollinen tieto, mutta jos esimerkiksi alaikäisellä lapsella ei ole omaa puhelinnumeroa, voi tähän kohtaan laittaa vaikka Sähköposti ei ole pakollinen, mutta sitä tarvitaan, jos henkilö haluaa kirjautua Kuksaan, esimerkiksi ilmoittautuessaan tapahtumaan. Samoin ilman sähköpostiosoitetta sähköpostilla laskutettavaksi merkityt jäsenmaksut lähtevät paperisina. sivu 13/96

14 Kieli viittaa puhuttuun kieleen, mutta Käyttökielellä viitataan Kuksaan ja siihen, haluaako suomenkielisen vai ruotsinkielisen käyttöliittymän. Huom! Henkilön tilassa oleva Poistettu merkintää ei käytetä silloin, kun henkilö siirtyy lippukunnasta toiseen (Tällöin päätetään jäsenyys). Käytännössä suurin käyttö tulee niistä lisätyistä henkilöistä, jotka on lisätty vahingossa ja ovat siis turhia. Huom! Lisätiedot Polusta on kenttä, jossa joko on tai ei ole tietoa. Mitään sinne ei voi lisätä. Kentästä tulisi siirtää esim. vanhempien nimet ja yhteystiedot omille korteilleen ja huoltajiksi jollekin tietylle lapselle. Kenttä tullaan poistamaan syyskuun aikana lopullisesti. sivu 14/96

15 sivu 15/96

16 Huom! Tämä lomake lisää henkilön perustiedot rekisteriin. Henkilö ei ole vielä jäsenenä missään organisaatiossa (kuten lippukunta), vaan jäsenyystiedot täytyy lisätä erikseen. 4.2 Uuden organisaation lisääminen sivu 16/96

17 Lisättäessä organisaatiota klikkaa etusivun vasemmassa laidassa olevaa Lisää organisaatio -painiketta. Ennen kuin uuden organisaation lisäys aloitetaan, tarkistetaan onko organisaatio jo rekisterissä, ettei rekisteriin tulisi saman organisaation tiedot useampaan kertaan. Haun jälkeen saat listauksen organisaatioista, jotka vastaavat hakua. Jos organisaatio on jo rekisterissä ja tiedot täsmäävät, voi organisaatiolle lisätä uuden jäsenyyden klikkaamalla Lisää jäsenyys -linkkiä. Jos organisaatiota ei löydy rekisteristä, klikkaa Lisää organisaatio - painiketta. Kun lisäät organisaation, kirjoita organisaation perustiedot kenttiin. * merkityt tiedot ovat pakollisia. Lomake on hyvin samankaltainen henkilö -lomakkeen kanssa. Muutamia erojakin löytyy. Organisaation tyyppiä valitessa on lisäksi muistettava ruksata FiSSc, jos organisaatio (esim lippukunta tai aluejärjestö) kuuluu FiSSC:iin. Tämä on erityisen tärkeää poimintojen, raporttien sekä tilaston kannalta. sivu 17/96

18 Kun kyseessä on lippukunta, valitse sekä Kohderyhmä että Kategoria. Salli liittyminen kotisivujen kautta kannattaa myös valita, koska tällä mahdollistetaan esimerkiksi se, että partio.fi sivulla voi täyttää lippukunnan jäsenhakemuksen. Osoitetiedot ovat pakollisia. Lisäksi organisaatiolle voi määritellä erillisen laskutusosoitteen, jotta laskut voi suoraan ohjata esimerkiksi kirjanpitäjälle. Jos laskutusosoitetta ei ole, menevät laskut postiosoitteeseen. Useimmilla organisaatioilla on vielä erikseen käyntiosoite, joka ei välttämättä ole sama posti- tai laskutusosoitteiden kanssa. Huomioitavaa on myös se, että jäsenlaskutuksen ja tapahtumalaskutuksen tiedot on eritelty siksi, että usein ne ovat erilliset tilit, ainakin piiri- ja SP tasoilla. Organisaation kotisivujen osoite on hyvä lisätä, varsinkin lippukuntien osalta. Tietoa tarvitaan ainakin siinä tapauksessa, että organisaatio haluaa tapahtumia www-sivulle. sivu 18/96

19 sivu 19/96

20 Kun tiedot on täytetty lomakkeelle, paina Tallenna -painiketta joko sivun ylä- tai alalaidassa. sivu 20/96

21 4.3 Jäsenhaku Laajennettu haku Etusivun vasemmassa laidassa Työkalut -osion keskellä on hakutoiminto. Hakutoiminnolla voidaan hakea rekisteristä löytyviä henkilöitä ja organisaatioita. Tietoja voidaan hakea henkilön etu- tai sukunimellä tai nimen osalla. Klikkaamalla henkilön/organisaation nimen linkkiä, pääsee katsomaan kyseisen henkilön/organisaation tietokorttia, joka avautuu oikealle. Haku hakee myös henkilön ja organisaation korttien tiedoista (kuten esim. sähköpostiosoite), joten voit hakea henkilöä myös sähköpostiosoitteen avulla. sivu 21/96

22 Laajennettuun hakuun päästään klikkaamalla Haku -osion Laajennettu haku-linkkiä. Laajennetussa haussa voidaan hakea henkilöitä ja organisaatioita yllä olevilla kriteereillä. sivu 22/96

23 5 Henkilön tiedot Ylhäällä näkyy henkilön nimi, jäsennumero, osoitetiedot, puhelinnumero, ykköslippukunnan nimi sekä ylös voi lisätä oman kuvan. Lisäksi siellä on, 1-jäsen tai 2-jäsen yleensä vihreällä (syksyllä maksettavien jäsenmaksujen jälkeen, kaikki jäsenmaksunsa maksaneet näkyvät vihreinä ja hausta tulleiden nimien perässä vihreä pallo tarkoittaa samaa). Henkilön tiedot on jaoteltu useammalle välilehdelle. Välilehteä klikkaamalla siirrytään kyseisen välilehden tietoihin. Näkyvissä olevien välilehtien määrä riippuu käyttöoikeuksista. Alla kuitenkin selitetty kaikki välilehdet sekä niiden alta löytyvät toiminnallisuudet. Henkilön välilehdet: Yhteystiedot, Jäsenyydet, Osallistumiset, Koulutukset, Ryhmät ja aktiviteetit, sekä Laskut. 5.1 Yhteystiedot välilehti Yhteystiedot välilehdeltä löytyy tällä hetkellä neljä väliotsikkoa: Nimi + Nro, Huoltajat, Huollettavat sekä Liitetiedostot. Tähdellä merkityt tiedot on pakollisia, mutta Polussa oli vain vähän siirrettävää, joten alussa kaikilta puuttuu jopa pakollisia tietoja. Muokkaa tietoja painikkeen takaa löytyy sama kaavake kuin uutta henkilöä luotaessa. Jokaisen henkilön kannattaa tarkistaa ainakin seuraavat tietonsa: Osoite Laskutustapa Kotikunta Puhelin Sähköposti Käyttökieli, mikäli haluaa ruotsinkielisen käyttöliittymän Sukupuoli Syntymäaika sivu 23/96

24 Tältä välilehdeltä lisätään myös jo olemassa oleville alaikäisille (tai muille huollettaville) huoltaja tai huoltajat. Huoltajien määrää ei ole rajoitettu, joten niitä voi olla myös esim. kolme. Mikäli henkilö on itse huoltaja, näkyy huollettavat oman otsikkonsa alapuolella. Huollettavien alta löytyvät myös liitetiedostot. Jokainen voi säilyttää esim. todistustensa kopioita tai muita tärkeitä dokumentteja täällä. Varsinainen kaikkien dokumenttien säilytyspaikka tämä ei ole. sivu 24/96

25 5.2 Jäsenyydet välilehti Jäsenyydet välilehdeltä löytyy kolme väliotsikkoa: Jäsenyydet, pestit ja jäsenyyshistoria. Jäsenyydet -väliotsikon alla näytetään henkilön jäsenyyksiin liittyvät tiedot. Voimassaoloaika-kohdassa näytetään milloin henkilö on ollut jäsenenä. Jos päättymispäivämäärää ei ole annettu tai päättymispäivämäärä on tulevaisuudessa, on jäsenyys aktiivisena. Huom! Jäsenlaji on yhdellä henkilöllä aina sama riippumatta siitä, monenko eri lippukunnan jäsen on. Varsinainen ykköslippukunta, eli se, minkä kautta jäsenmaksu maksetaan, valitaan alasvetovalikosta, jos lippukuntajäsenyyksiä on useita. Jäsenyyksiä voi muokata (katso kuva alla) Muokkaa -linkkiä klikkaamalla. sivu 25/96

26 Lippukunnalla voi tällä hetkellä olla kolmea eri jäsenlajia: 1-jäsen, 2- jäsen sekä kannatusjäsen. 1-jäseniä ovat kaikki yli 17 -vuotiaat partiolaiset, sekä ne nuoremmat, joilla ei ole samasta perheestä ketään 1-jäsenmaksunsa maksavaa. Jos taas perheessä jo joku maksaa 1-jäsenmakun, niin silloin muut alaikäiset voivat olla ns. 2- jäseniä. Jäsenmaksu on halvempi, mutta silloin ei tule lehteä. Lippukunnalla voi Kuksassa olla myös kannatusjäseniä. Nämä ovat henkilöitä, jotka ovat lippukunnan toiminnassa mukana ja saattavat jopa olla lippukunnan omia jäseniä, mutta he eivät maksa partiolaisten jäsenmaksua. Alasvetovalikon hakuehdon, Hae maksaja ja *Maksaja toimintojen yhteistyöllä, voidaan jäsenmaksun maksajaksi määritellä myös joku henkilön huoltajista. Täällä voi myös merkitä sen, että jos ei halua jäsenetulehteä, vaikka maksaa 1-jäsenmaksun. sivu 26/96

27 Henkilölle voidaan myös lisätä uusia jäsenyyksiä painamalla Lisää jäsenyys painiketta. Toinen väliotsikko on Pestit. Henkilöllä voi olla samanaikaisesti useita pestejä samassa tai eri organisaatioissa. Pestillä on aina aloituspäivä, mutta Päättymispäivää ei kannata merkitä, jos pesti ei ole määräaikainen, vaan on toistaiseksi jatkuva. Jos pestin päättymispäivä on menneisyydessä, ei pestiä voi enää muokata edes päivämäärien osalta. Henkilön päättyneet pestit löytyvät kohdasta Näytä kaikki tiedot. Henkilö saa käyttöoikeudet rekisteriin rooliin liitetyn pestin kautta. Pestejä muokataan klikkaamalla rivin lopussa olevaa Muokkaalinkkiä. Lisäksi tänne voi merkitä sen, onko pestikeskustelu käyty. 5.3 Osallistumiset välilehti Henkilön tapahtumaosallistumiset näytetään Osallistumiset - välilehdellä. sivu 27/96

28 Käyttöoikeuksista riippuen voi osallistumista muokata myös tätä kautta. 5.4 Koulutukset välilehti Koulutukset, joihin jäsen on osallistunut tai koulutus on kesken, näkyvät tällä välilehdellä. Välilehdellä näytetään koulutuskokonaisuudet sekä niiden sisältämät koulutusmoduulit. Voit lisätä henkilölle uuden koulutuskokonaisuuden Lisää-painikkeesta Koulutuskokonaisuus - sivu 28/96

29 otsikon alta. Kun henkilölle on lisätty koulutuskokonaisuus, siihen sisältyvät moduulit ilmestyvät Koulutusmoduulit -otsikon alle. Henkilölle voidaan myös lisätä yksittäisiä moduuleita Lisääpainikkeesta. Koulutuksen alkamis- ja hyväksymispäivät voidaan merkitä klikkaamalla Muokkaa -linkkiä halutun koulutusmoduulin tai -kokonaisuuden kohdalta. Sekä koulutuskokonaisuuksille että koulutusmoduuleille voidaan asettaa jokaiselle omat alkamis- ja hyväksymispäivänsä. Alla on esimerkkinä PJPK koulutuskokonaisuus. Tieto siis voi tulla myöskin tapahtumasta, johon kyseinen koulutuskokonaisuus on laitettu. Koulutusmoduulien lisäksi järjestelmä tuo PJPK:n osat näkyviin. Joko tapahtumassa tai henkilön kortilla voidaan lisäksi poistaa kurssiosa joko yhtenä tai kahtena osana. Muut koulutukset väliotsikon alta löytyvät sitten kaikki ne koulutukset, jotka eivät kuulu viralliseen koulutusjärjestelmään. Lippukunnat, piirit ja keskusjärjestö voivat kaikki luoda lisää kursseja tarpeen mukaan Ohjaustietojen kautta (tästä enemmän myöhemmin). Ko-Gi -koulutukset väliotsikon alta löytyy tietoja käydystä tai keskeneräisestä Ko-Gi:sta. Vanhat koulutukset väliotsikon alle voi jokainen käydä itse lisäämässä vanhat kurssinsa vuosikymmentenkin takaa. Lippukunnissa koulutusvastaavat, sihteerit ja jäsenrekisterinhoitajat voivat (todistuksia vastaan) käydä hyväksymässä nämä itse lisätyt kurssit. sivu 29/96

30 sivu 30/96

31 sivu 31/96

32 5.5 Ryhmät ja aktiviteetit välilehti Tällä välilehdellä näkyvät väliotsikoiden mukaiset tiedot eli Ryhmät, Aktiviteetit sekä Partiomerkit. Nämä tiedot tulevat Ryhmät toiminnallisuuden alta. Henkilöllä voi siis olla pestinsä puolesta näkymä näihin tietoihin, vaikkei varisnaisiin ryhmiin olisikaan. 5.6 Laskut välilehti Laskut -välilehdellä näytetään henkilön maksamattomat laskut. Välilehdeltä päästään myös tutkailemaan henkilön laskutushistoriaa klikkaamalla Katso koko laskutushistoria -painiketta. sivu 32/96

33 6 Organisaation tiedot Organisaation tiedoissa vasemmalla ylhäällä on organisaation nimi ja tunnus, jota käytetään yksilöimään organisaatio. Organisaation alapuolella on ne pestit, jotka on keskusjärjestön toimesta päätetty näyttää etusivulla. Tällä hetkellä kuvassa on lippukunnanjohtaja. Oikealta ylhäältä taas löytyy muutamia tilastotietoja. Organisaation muut tiedot on jaoteltu kolmelle välilehdelle: Yhteystiedot, Jäsenyydet sekä Pestit. Välilehteä klikkaamalla siirrytään kyseisen välilehden tietoihin. 6.1 Yhteystiedot välilehti Yhteystiedot -välilehdellä löytyy organisaation, esimerkiksi lippukunnan, tiedot. sivu 33/96

34 Tietoja voidaan muuttaa klikkaamalla muokkaa-painiketta, jolloin avautuu organisaatio-ikkuna. Tässä tilassa voidaan muokata lippukunnan tietoja. Tähdellä merkityt kentät ovat pakollisia. Kategoriasta voidaan valita lippukunnan tyyppi: erälippukunta, maalippukunta, merilippukunta tai sisulippukunta. Huom! Jos organisaation osoite puuttuu, tulisi se ehdottomasti lisätä. Tämä on se osoite, johon lippukunnan POSTI lähetetään! Lippukunnan kokoontumispaikat ja niiden osoite/osoitteet on erikseen. Edelleen, jos organisaation laskutusosoite on eri kuin postitusosoite, niin laskutusosoite tulisi myös lisätä. Jos erillistä laskutusosoitetta ei ole, menevät laskut postitusosoitteeseen. Käyntiosoite on niitä organisaatioita varten, joilla on oma toimisto ja/tai työntekijä. Keskusjärjestöllä, piireillä, aluejärjestöillä, mutta myös joillain lippukunnilla on erillinen käyntiosoite, joka voi olla kolon osoite tai jotain muuta. Valitsemalla salli liittyminen kotisivujen kautta mahdollistaa linkin laittamisen lippukunnan kotisivuille. Postinumerokenttään voidaan kirjoittaa haluttu postinumero ja klikkaamalla Hae postinumero painiketta, voidaan hakea postinumeroon liittyvä postitoimipaikka. Tämä toimii samalla tavalla niin laskutusosoitteen kuin käyntiosoitteen postitoimipaikan haussa. sivu 34/96

35 Laskutustapa alasvetovalikosta voidaan valita se tapa, millä organisaatiota laskutetaan. Tilinumerotiedot täytyy syöttää IBAN-muotoisena ja alasvetovalikosta voidaan valita pankin BIC-koodi. Kotikunta voidaan valita myös alasvetovalikosta. Lomakkeelle voidaan myös tallentaa organisaation perustamispäivä ja organisaation lopettamispäivä, jos organisaatio tullaan lopettamaan. Huom! Tarkoitus olisi saada kaikkien organisaatioiden perustamispäivät Kuksaan. Suurin osa puuttui Polusta, mutta sieltä löydetyt siirrettiin. Tiedot voidaan tallentaa tallenna-painikkeen avulla. Valitsemalla peruuta ei tietoja tallenneta. sivu 35/96

36 Yhteystiedot välilehdellä voidaan käsitellä myös taustayhteisön tietoja valitsemalla Käsittele -painike. Avautuvassa ikkunassa voidaan valita mitä taustayhteisöjä organisaatiolla on. Tiedot tallennetaan klikkaamalla Tallenna painiketta. Jos tietoja ei haluta muokata klikataan peruuta. Kokoontumispaikat -kohtaan voidaan tallentaa organisaation kokoontumispaikat. Jos esimerkiksi lippukunnalla on useampi kokoontumispaikka, voidaan tietoja lisätä lisää -painikkeen avulla. Tällöin avautuu uusi ikkuna, jossa tiedot voidaan lisätä. Tähdellä merkityt tiedot ovat pakollisia. Tiedot tallennetaan klikkaamalla Tallenna painiketta. Jos tietoja ei haluta muokata klikataan peruuta. Lippukunta voi myös tallettaa tänne tärkeäksi katsomansa dokumentit, kuten aiemmin Polkuunkin. 6.2 Jäsenyydet välilehti Jäsenyydet -välilehdellä löytyy jäsenen organisaatiotiedot (esimerkiksi lippukunta). Jäsenyyden voimassaoloaika, milloin jäsenyys on alkanut. Jäsenyhdistyksen nimi esimerkiksi Uudenmaan Partiopiiri ry, jäsenlaji, jäsenetulehti, tila voi olla kyllä tai ei. Lpk laskuttaa, milloin laskutettu, milloin SP on laskuttanut ja maksettu. Huom! Organisaatioille ei tule merkitä jäsenyyden päättymispäivää, koska kaikki organisaatioiden väliset jäsenyydet ovat ns. toistaiseksi voimassa olevia. sivu 36/96

37 Tietoja voidaan muokata klikkaamalla muokkaa linkkiä. Avautuvassa ikkunassa on yläreunassa jäsenyyden nimi. Tätä tietoa ei voi muokata tässä tilassa. Tähdellä merkityt kentät: organisaatio ja jäsenyys ovat pakollisia. Kalenterista voidaan valita päivämäärätiedot. Jäsenyyksiä voidaan lisätä klikkaamalla Lisää jäsenyys, esimerkiksi kun halutaan piirin jäsenyyden lisäksi lisätä alue tai aluejärjestö. Näitä organisaatioiden jäsenyyksiä hallitsevat piiritoimistot sekä keskusjärjestö. Tiedot tallennetaan klikkaamalla Tallenna painiketta. Jos tietoja ei haluta muokata klikataan peruuta. Jäsenyydet välilehdellä löytyy myös organisaation jäsenlajit. sivu 37/96

38 Jäsenlajiin liittyviä tietoja voidaan niin muokata kuin poistaa, jos käyttöoikeudet sen sallivat. Lisäksi voidaan lisätä uusia jäsenlajeja valitsemalla lisää jäsenlaji. Oikeudet jäsenlajien muokkaamiseen on vain keskusjärjestöllä. Huom! Oikeuksien puuttuessa Muokkaa ja Poista linkit eivät ole näkyvissä. Jäsenlajitiedoissa on listattu jäsenlajin tyyppi, hinta, jäsenetuuslehti, kirjanpidon tili, nimikekoodi ja kustannuspaikka. Valitsemalla muokkaa, pääsee muokkaamaan uudessa ikkunassa jäsenlajin tyyppejä ja hintaa. Tähdellä merkityt kentät ovat pakollisia. Tiedot tallennetaan klikkaamalla Tallenna painiketta. Jos tietoja ei haluta muokata klikataan peruuta. 6.3 Pestit välilehti Klikkaamalla Jäsenyyden välilehden lopussa Näytä jäsenet, saadaan organisaation jäsenet listattuna. Pestit välilehdeltä löytyvät organisaation pestit. sivu 38/96

39 Valitsemalla Näytä kaikki tiedot, tulee näkyviin jo päättyneetkin pestit. Klikkaamalla pestin lopussa olevan muokkaa -linkkiä, avautuu uusi ikkuna, jossa pestin tietoja voidaan muokata. Tähdellä merkityt kentät: organisaatio, pesti ja aloituspäivä ovat pakollisia kenttiä, eikä niitä voi muokata. Pestin aloitus- ja päättymispäivä voidaan valita kalenterista. Huom! Pestille ei kannata merkitä päättymispäivää tulevaisuuteen jos ei ole varma, päättyykö pesti tuolloin. Sen sijaan päättymispäivä kannattaa merkitä vasta silloin, kun todellisen päättymispäivän tietää. Kun jäsenen kanssa on käyty pestikeskustelu, voidaan valintaruutua klikata. Lisätietoja -ruutuun voidaan esimerkiksi kirjoittaa kuvaus pestistä tai muuta sovittua. Tiedot voidaan joko tallentaa tai toimenpide peruttaa. Pestit ovat listattu allekkain. Pestiä kuvaavalle riville on listattu pestin nimi, henkilö, joka hoitaa pestiä, pestin aloitus- ja sivu 39/96

40 päättymispäivä. Jos henkilön nimi on sininen (toimii linkkinä), pääsee nimeä klikkaamalla suoraan kyseisen henkilön tietoihin. Uusia pestejä voidaan lisätä valitsemalla Lisää pesti painike. Tällöin avautuu uusi näkymä. Tähdellä merkityt kentät ovat pakollisia. Alasvetovalikon hakuehto kenttään kirjoitetaan sen henkilön nimi, esimerkiksi etunimi, joka hoitaa pestiä. Tämän jälkeen klikataan Hae henkilö nappulaa. Tämän jälkeen voidaan Valitse henkilö alasvetovalikosta valita henkilö, joka hoitaa pestiä. Pesti -alasvetovalikosta valitaan hoidettavan pestin nimike. Aloituspäivä voidaan joko valita kalenterista tai kirjoittaa päivämäärä tekstikenttään. Huom! Päättymispäivää ei kannata merkitä, ellei ole aivan varma, että pesti todellakin päättyy kyseisenä päivänä. Myös pestin aloittamisen voi laittaa tulevaisuuteen. Tällöin, jos pestiin on liitetty käyttöoikeuksia, alkavat oikeudet toimimaan vasta alkamispäivänä. sivu 40/96

41 7 Navigointipalkki 7.1 Navigointipalkki 7.2 Etusivu 7.3 Poiminta Poiminnan tulos Etusivua klikkaamalla pääsee aina takaisin sille sivulle, jolle tulee kirjautuessaan sisään. Uusi poiminta suoritetaan klikkaamalla poiminnan tiedoissa olevaa Uusi poiminta -painiketta. Poimintaehdot on ryhmitelty osioittain. Klikkaamalla osion nimen vasemmalla puolella olevia nuolinäppäimiä avautuvat sen osion hakutiedot. Haku ottaa huomioon kaikki ehdot, jotka ovat valittuina eli hakuja voidaan tehdä useammasta osiosta. Esimerkiksi Yleiset -osiosta valitaan postitoimipaikka Helsinki ja Jäsenyydet -osiosta valitaan Jäsentyyppi=Varsinainen jäsen. Hakutulokseksi saadaan kaikki helsinkiläiset varsinaiset jäsenet. Pestit -osio: jos olet tekemässä poimintaa aktiivisista pesteistä, muista laittaa valinta Vain voimassaolevat pestit. Muutoin haku antaa tulokseksi kaikki kyseisessä pestissä olevat, myös päättyneet. Kun olet valinnut hakuehdot, paina Poimi -painiketta. sivu 41/96

42 Poiminnan tulokset näkyvät keskellä. Hakuehdot näkyvät osion yläosassa. Poimittujen lukumäärä näkyy tämän alla. Tulokset voidaan ladata Excel-tiedostoon, ladata tarroiksi tai poimituille voidaan lähettää sähköpostia. Poiminnasta voidaan tulostaa tarrat joko A4 36 x 70 mm (24 tarraa/arkki) tarra-arkille tai A4 30 x 70 mm (30 tarraa/arkki) tarra-arkille. Uusi poiminta tehdään klikkaamalla Uusi poiminta -painiketta. Hakutulokseen voidaan lisätä tai poistaa tahoja klikkaamalla Lisää poimintaan tai Poista poiminnasta -painikkeita. Tämän jälkeen päästään samalle hakunäkymälle kuin aiemmin. Haku tehdään kuten aiemminkin, ja hakukriteerien mukaisesti poimintaan lisätään tai poistetaan tahoja. Nollaa poiminta -painike nollaa haun. Työkalu-osio on vasemmalla. Tallennetut poimintaehdot -kohtaan voidaan tallentaa tehdyt hakuehdot. Jos hakuehto muuttuu, esim. hakuehto hallituksen jäsen, näytetään lista sillä hetkellä voimassa olevista hallituksen jäsenistä. Haku tallennetaan kirjoittamalla haun nimi ja painamalla Tallenna-painiketta. Tallennetut poimintaehdot - linkkiä klikkaamalla saadaan lista tallennetuista poimintaehdoista. Tallennetut poimintajoukot -kohdasta päästään tallentamaan haettu tulos. Esimerkiksi hakuehto hallituksen jäsen, tallentaa sen hetkiset hallituksen jäsenet. Jos haku otetaan myöhemmin esille ja hallituksen jäsenet ovat vaihtuneet, muutoksia ei oteta huomioon vaan tallennettuna on tämä tietty joukko. Poimintajoukko tallennetaan antamalla nimi ja painamalla Tallenna-painiketta. Tallennetut poimintajoukot -linkkiä klikkaamalla saadaan lista tallennetuista poimintajoukoista. Sarakevalinnoilla voidaan vaihtaa sarakkeet, jotka näkyvät hakutuloksessa. Yllä olevassa kuvassa on oletusasetukset eli Nimi Jakeluosoite Postiosoite jne. Klikkaamalla Valitse sarakkeet - linkkiä valitaan hakutulokseen halutut sarakkeet. Nollaa sarakevalinnat -painike palauttaa sarakkeiden oletusasetukset. Lähetä sähköpostia -linkistä siirrytään lähettämään sähköpostia hakutuloksen tahoille. ks. Sähköpostin lähetys , sähköpostin lähetys Sähköpostia voidaan lähettää niille poimituille henkilöille tai organisaatioille, joilla on sähköpostiosoite rekisterissä. Lähetykseen siirrytään klikkaamalla Lähetä sähköpostia -linkkiä. Sähköposti- sivu 42/96

43 osiossa lähetetään sähköpostia rekisterissä oleville henkilöille tai organisaatioille. Sähköpostiosoitteiden lisäys/muokkaus tehdään henkilön tai organisaation kortilla Sähköpostin lähettäminen Uuden sähköpostin luominen aloitetaan klikkaamalla Poimintaosiossa olevaa Lähetä sähköpostia -linkkiä. sivu 43/96

44 7.3.4 Sähköpostiviestin otsikkotiedot Sähköpostiviestin otsikkotiedot sisältävät perustiedot viestin lähettäjästä, viestin kopion vastaanottajasta, viestin otsikkokentästä sekä viestin poikkeavasta lähetysajasta Tekstimuotoinen viesti Teksti-välilehdellä on muotoilematon sähköpostiviesti. Tällä välilehdellä viestiin ei ole mahdollista laittaa esimerkiksi lihavointeja tai erikoistekstejä HTML-muotoiltu teksti HTML-muotoiltu teksti -välilehteä klikkaamalla siirrytään kirjoittamaan HTML-muotoisia viestejä. Tekstiä voidaan esimerkiksi lihavoida tai kursivoida Sähköpostin liitteet Sähköpostiin voidaan lisätä liitetiedostoja. Liitetiedostot lisätään klikkaamalla ensin Liitteet -osiossa olevaa Valitse tiedosto - painiketta. Tämän jälkeen sähköpostin liitetiedosto haetaan käyttäjän tietokoneelta. Kun tiedosto on haettu, klikataan Lisää valittu tiedosto -painiketta, jonka jälkeen liitetiedosto näytetään listalla. Liitetiedosto voidaan poistaa valitsemalla ensin poistettava tiedosto tiedoston vasemmalla puolella olevasta ruksista ja tämän jälkeen klikkaamalla Poista valitut liitteet -painiketta. Sähköpostin liitetiedoston nimessä ei saa käyttää välilyöntejä, välimerkkejä eikä erikoismerkkejä Sähköpostiviestin vastaanottajat Sivun lopussa olevalta listalta voidaan vielä tarkistaa, kenelle sähköpostiviesti lähetetään. Poimituille tahoille, joilla ei ole sähköpostiosoitetta rekisterissä, voidaan tulostaa tarrat. sivu 44/96

45 7.4 Käyttäjän oikeudet 7.5 Raportit 7.6 Laskutus Käyttötarkoitus Tästä osiosta käyttäjä voi nähdä omat oikeutensa Kuksassa. Pääkäyttäjä voi tarkastella myös muiden käyttäjien oikeuksia. Jos käyttäjällä ei ole rooliin linkitettyä pestiä rekisterissä, ei osiota näytetä ylävalikossa. Raportit -osiossa on valmiiksi tehtyjä raportteja. Klikkaamalla linkkiä avautuu kyseisen raportin valintaikkuna. Alkusyksyn aikana on tulossa lisää monia tarpeellisia valmisraportteja. Valmiissa raporteissa on myös ennalta sovittuja hakuvaihtoehtoja. Raportin voi tallentaa Excel-tiedostoon painamalla Excel-kuvaketta hakutulosten yläpuolella. Ohjelma toimii Kuksa rekisterin tukena järjestön taloudenhoidossa, laskutusaineisto luodaan ensisijaisesti Kuksa rekisterissä, josta se tuodaan taloushallintoon. Ohjelmalla hoidetaan mm. jäsenlaskutus, lehtitilauksien laskutus, kurssi- ja tapahtumalaskutus sekä tuotelaskutus, sekä suorituksien hallinta. Laskutusmahdollisuudet: e-lasku ja suoramaksu, paperilasku, sähköpostilasku sekä verkkolasku. Suorituksenhallinta: viiteaineiston tuonti, yksittäisen suorituksen kirjaus, palautus sivu 45/96

46 7.6.2 Perusnäkymä siirryttäessä rekisteristä taloushallintoon Myyntireskontra Myyntireskontrassa hallinnoidaan mm. laskujen lähetystä, tarkastellaan laskuja, tehdään maksuhuomautuksia tai luodaan laskuja Laskun/laskujen lähetys Valitaan laskun tilaksi lähettämätön -> hae laskut. Alle listautuu kaikki lähettämätön tilassa olevat laskut. Kaikki laskut lähetetään, ellei erikseen täppää haluttuja laskuja -> valitse kaikki -> siirry laskuttamaan. Järjestelmä katsoo automaattisesti laskun tilan ja muodostaa sen mukaan aineiston pankkiin, postiin tai sähköpostiin (finvoice, ipost pdf) Laskun luominen Laskun luominen manuaalisesti ->Lisää lasku. sivu 46/96

47 Täytetään laskun saajan tiedot, valitaan laskun tila, laskupvä, eräpvä, viitteet ja valitaan tyyppi eli lähetystapa. Lisätään laskurivi. Tallenna Laskun tila Laskun tila määrittelee mitä ohjelma laskuille tekee. Lähettämätön->laskut pystyy lähettämään Avoin-> lähetetty lasku, johon odotetaan suoritusta Hyväksytty-> lasku johon on kohdistunut suoritus Erääntynyt -> lasku johon ei ole tullut suoritusta ja laskun eräpäivä on mennyt. Erääntyneet laskut pääsee muistuttamaan -> tee maksumuistutuksen Maksumuistutus-> laskun tila muuttunut erääntyneestä kun on suoritettu maksumuistutukset Maksuhuomautus -> Maksumuistutuksen eräpäivä erääntynyt Hyvitetty->lähetetty lasku on jouduttu hyvittämään sivu 47/96

48 Laskun hyvitys/osahyvitys Suoritukset Laskun pääsee hyvittämään klikkaamalla laskun numeroa (linkki). Lähetetty lasku, mikäli siihen ei saada suoritusta, hyvitetään. Lähetetty lasku, mihin ei saada koko laskun vaadittavaa summaa, tehdään osahyvitys. Esimerkki: Laskun summa on 30. Henkilö maksaa vain 25. Kun 25 suoritus on kohdistunut laskulle, avataan lasku laskunumerolinkistä, valitaan hyvitä luo uusi. Uudelleen muodostuneelle laskulle luodaan uusi laskurivi, jonka summaksi laitetaan hyvitettävä osuus -5. Suorituksilla tarkoitetaan pankin viiteaineistosta löytyviä suorituksia sekä tai tiliotteelta kirjattuja yksittäisiä viitteettömiä suorituksia. Oikeilla maksutiedoilla maksetut laskut kohdistuvat automaattisesti. Suoritus voi jäädä kohdistumattomaksi, mikäli se on maksettu väärällä viitteellä tai suoritus on tehty kahdesti samalla oikealla viitteellä. sivu 48/96

49 Viiteaineiston tuonti Suorituslista Toimintoa käyttämällä taloushallintoon tuodaan pankista saatu viiteaineisto. Aineisto käydään noutamassa valitse tiedosto. Kun aineisto on käyty noutamassa paikasta X, valitaan lataa tiedosto ja tuo suoritukset. Toiminto voidaan suunnitella myös automaattiseksi, WebService rajapintaa hyödyntäen. Konekielisen tiliotteen tuominen on myös mahdollista. Toiminnolla pääsee tarkastamaan järjestelmään tuotuja viiteaineistossa olleita suorituksia sekä yksittäisiä manuaalisesti kirjattuja suorituksia. sivu 49/96

50 Lisää suoritus Suorituksia voi hakea maksupäivän, kirjauspäivän, viitenumeron, maksajan tiedoilla tai hakea ilman hakuehtoja, tällöin tulee kaikki järjestelmään tuodut suoritukset. Käytetään yksittäisten suorituksien käsittelyyn, mitkä eivät ole tulleet viiteaineistossa. Näitä ovat yleensä viitteettömänä suoritetut suoritukset (tiliote). Suorituksen lisäys, suorituslistasivulta on painike lisää suoritus. Tietokenttiin täytettävät tiedot löytyvät mm. tiliotteelta. Kun tiedot on täytetty, tallennetaan suoritus. Suoritus kohdistetaan taloushallinnosta löytyvälle laskulle tai tilille -> kohdista. sivu 50/96

51 VINKKI! Käsin syötettyjä suorituksia, mihin on voitu laittaa oikea viite, ei tarvitse yksitellen kohdistaa! Suorituksia voi ensin syöttää ja kun kaikki on käsitelty, voidaan painaa kohdista kohdistumattomat painiketta ja järjestelmä hakee viitteen perusteella avoimia laskuja ja kohdistaa viitteen perusteella Suorituksen kohdistus Suoritus voidaan kohdistaa laskulle tai vastaavasti jollekin tilille. Laskun tietoja haetaan laskun numeron, viitteen tai asiakkaan nimellä. HUOM. Suorituksen voi kohdistaa vain lähetettyyn, avoimena olevaan laskuun. Esimerkiksi Kehä Tieto on maksanut jäsenmaksun 2 kertaan, toisen viitteellisenä ja toisen jostain syystä viitteettömänä. Viitteellisenä tehty suoritus on kohdistunut jo laskulle, tällöin viitteettömänä tullutta suoritusta kohdistettaessa laskua jolle suorituksen voisi sivu 51/96

52 kohdistaa, ei löydy. Suoritusta ei voida kohdistaa ja joudutaan palauttamaan (kst. suorituksen palautus). Hae lasku-> Jos haetaan laskun numerolla tai viitenumerolla tulee vain yksi avoin lasku. Mikäli tekee haun nimellä, voi avoimia laskuja tulla useampi, tällöin pitää kohdistaa oikealle laskulle Valitaan kirjanpidon tili mille suoritus halutaan kohdistaa ja summa Suorituksen kohdistuksen purku laskulta Haetaan lasku mihin palautettava suoritus on kohdistunut. Avataan lasku laskunumerolinkistä. sivu 52/96

53 Laskun alareunassa näkyy kyseiselle laskulle kohdistuneet suoritukset. Suorituksen purku laskulta, painetaan suoritusrivillä olevaa linkkiä poista. Toimenpiteen jälkeen suoritus on kohdistamaton ja sen voi palauttaa tai kohdistaa jollekin toiselle laskulle Suorituksen palautus Palautettavan suorituksen tulee olla kohdistamaton. Suoritus voidaan palauttaa osin tai kokonaan. Kohdistamaton tai osittain kohdistettu suoritus palautetaan linkistä palauta. Tämän jälkeen täytetään palautusta varten tarvittavat tiedot. sivu 53/96

54 Palautuslista Palautuslistalle tulevat suoritukset mitkä on palautettu. Palautuslistalla tehdään myös palautusaineisto. sivu 54/96

55 Palautuksia voidaan hakea eri hakukriteereillä Palautusaineiston muodostus Laitetaan täppä maksuaineisto tekemättä ja hae palautukset. Haun jälkeen tulee listaus palautuksista mistä ei palautusaineistoa ole tehty Suorituksen poisto 7.7 Tapahtumat Yksittäisen kohdistamattoman suorituksen voi myös poistaa järjestelmästä. HUOM! ole varovainen toiminnon kanssa, ettet poista väärää suoritusta! Tapahtumat -osiossa luodaan ja hallinnoidaan tapahtumia ja kursseja. sivu 55/96

56 Tapahtuma-osion etusivulla voidaan hakea tapahtumia eri kriteereillä, kuten järjestäjän ja tapahtuman tyypin (esim. juhla, ohjelmatapahtuma) mukaan. Sivun alaosassa tapahtuman nimeä klikkaamalla päästään kyseisen tapahtuman tietoihin. Tapahtuman tulosteet ovat oikeassa laidassa kirjainlinkkeinä Lisää tapahtuma/tapahtuman tietojen muokkaus Tapahtuma lisätään klikkaamalla Tapahtuma-osion vasemman reunan Työkalut -palkissa olevaa Lisää tapahtuma (ks. yllä) - painiketta. Tämä johtaa samaan näkymään kuin jo luodun tapahtuman tiedot (Muokkaa tietoja -painike). Lomakkeella olevat *- merkityt tiedot ovat pakollisia. sivu 56/96

57 Tapahtuman tiedot voidaan julkaista useammalla kielellä (suomi, ruotsi ja englanti), jolloin ne näkyvät kyseisen kielen tapahtumakalenterissa kotisivuilla. Jos ilmoittautumislomake halutaan näyttää useammalla kielellä, valitaan kielet kohdasta Lisävalintaiset kielet ilmoittautumislomakkeelle. Tapahtumalla voi olla useita järjestäjiä. Järjestäjä voidaan valita Selaa järjestäjää -kohdasta ja tämän jälkeen klikkaamalla Lisää järjestäjä -painiketta. Järjestäjät -kohdassa näytetään, ketkä ovat valittuna tapahtuman järjestäjiksi sekä kuka laskuttaa tapahtuman. sivu 57/96

58 Kaikilla Järjestäjät -kohdassa olevilla on oikeudet hallinnoida (esim. hyväksyä, lisätä osallistujia) kyseistä tapahtumaa. Ilmoittautuminen päättyy -kohdassa oleva päivämäärä sulkee tapahtumakalenterissa olevan Ilmoittaudu -linkin, jonka jälkeen tapahtumaan ei voi enää ilmoittautua kotisivujen kautta. Ilmoittautuminen peruttava viimeistään (pvm) on tieto osallistujan viimeisestä peruuttamispäivästä, mikäli sellainen on annettu. Tapahtuman tyyppi on kotisivuilla olevaa tapahtumakalenteria varten, jotta tapahtumia voidaan hakea eri tyyppien mukaan. Jos laitetaan raksi kohtaan Estä ilmoittautuminen kotisivujen kautta, niin tapahtuma voidaan näyttää tapahtumakalenterissa, mutta tapahtumaan ei voi ilmoittautua tapahtumakalenterin kautta. Poikkeavat osallistumispäivämäärät voidaan näyttää tapahtuman ilmoittautumislomakkeella laittamalla raksin kohtaan Näytä poikkeavat osallistumispäivämäärät ilmoittautumislomakkeella. Jos laitetaan raksi kohtaan Lippukunta maksaa osallistumisen, niin osallistumisen maksaa aina lippukunta. Jos laitetaan raksi kohtaan Ilmaistapahtuma, niin tapahtuma ei voi sisältää maksuja. Tällöin maksajan tiedot piilotetaan tapahtuman ilmoittautumislomakkeelta. Jos tapahtuma sisältää maksuja, ei tapahtumasta voi tehdä ilmaistapahtumaa. sivu 58/96

59 Tapahtumalle voidaan määritellä, ketkä voivat tapahtumaan osallistua. Vaihtoehdot ilmoittautumisille ovat: vaaditaan jäsenmaksu ja vain järjestäjäorganisaation jäsenille. Tapahtuman ilmoittautumiselle voidaan määrittää alaikäraja sekä lasketaanko kyseinen ikäraja siitä, onko täyttänyt kyseisen iän kuluvana vuonna vai pitääkö olla täyttänyt ikä vähintään edellisenä vuonna voidakseen ilmoittautua tapahtumaan. Tapahtuman tiedot julkaistaan Partiolaisten kotisivuilla olevassa tapahtumakalenterissa. Julkaisu tapahtuu valitsemalla kohta Näytetään kotisivuilla ja tallentamalla tapahtuma. Suosituksena on, että kirjoitatte tapahtuman tiedot sekä niihin liittyvät lisätiedot (maksut jne.) ensin. Julkaise tapahtuma viimeisenä, kun on tarkistettu, että tapahtuman tiedot ovat oikein. Tapahtumalle voidaan antaa poikkeava julkaisupäivämäärä. Jos tapahtumassa on valittuna kohta Näytetään kotisivuilla, voidaan tapahtumalle määritellä myöhäisempi tapahtumakalenterin julkaisupäivämäärä. Jos valinta Näytetään kotisivuilla on päällä ja poikkeava julkaisupäivämäärä jätetään tyhjäksi, näytetään tapahtuma heti tietojen tallennuksen jälkeen tapahtumakalenterissa. sivu 59/96

60 Tapahtumalla voi olla maksimimäärä osallistujia. Kun osallistujamäärä tulee täyteen, niin tapahtumaan voidaan ilmoittautua varalle. Tapahtumalle voidaan merkitä kohderyhmiä, jolloin tapahtumakalenteria selatessa voidaan hakea tapahtumia eri kohderyhmille. Huom. Ilmoittautumislomakkeen ylälaitaan voidaan kirjoittaa ohjetekstejä. Nämä tiedot voidaan kirjoittaa kohtaan Lisätiedot kotisivujen ilmoittautumislomakkeelle. Ilmoittautumiselle voidaan kirjoittaa vahvistusviesti, joka lähetetään ilmoittautujan sähköpostiosoitteeseen (jonka hän on antanut ilmoittautuessa) ja näytetään ilmoittautumisen vahvistussivulla. sivu 60/96

61 Jos tekstiä tuodaan toisesta tiedostosta (esim. Word), käytä mieluiten Liitä tekstinä -toimintoa. Tämä siksi, että esimerkiksi Wordistä tekstiä liitettäessä saattaa tulla mukana ylimääräisiä muotoiluja, joka saattaa näkyä sähköpostin vastaanottajan viestissä omituisina merkkeinä. Viestiin voidaan tehdä muotoiluja, kuten lihavoida tai alleviivata tekstiä. Viemällä hiiren ikonin päälle saat selitysikkunan kyseiselle ikonille. Vahvistusviestille voidaan määritellä sähköpostiviestin lähettäjän näyttönimi ja lähettäjän sähköpostiosoite. Jos tiedot jätetään tyhjäksi, on sähköpostiviestin lähettäjänä Suomen partiolaiset ry ja lähettäjän sähköpostiosoitteena Vahvistusviesti näytetään myös selaimessa tapahtuman ilmoittautumisen jälkeen. Tapahtumakalenteria varten kirjoitetaan kuvaus tapahtumasta. Kun tapahtuman tiedot on syötetty, paina Tallenna-painiketta. Tiedot näyttävät tapahtumakalenterissa tältä (huom! Kuva demoympäristöstä, joten grafiikka voi olla erilainen tuotannossa.): sivu 61/96

62 7.7.2 Tapahtuman tiedot -välilehti Tapahtuman tietoja voidaan muokata Muokkaa tietoja -painikkeesta. Ilmoittautumislomake luodaan automaattisesti, kun tapahtuman tiedot on tallennettu. Ilmoittautumislomakelinkkiä klikkaamalla päästään tarkastelemaan ilmoittautumislomakkeen tietoja. sivu 62/96

63 Tapahtumaan voidaan liittää liitetiedostoja, esim. pdf-muodossa oleva mainos. Lisääminen tapahtuu klikkaamalla Lisää liitetiedosto - painiketta. Tämän jälkeen avautuu näkymä, josta voidaan valita tiedosto klikkaamalla Valitse tiedosto -painiketta. Kun tiedosto on valittuna, painetaan Lisää valittu tiedosto -painiketta. Tapahtumaan lisättävät tiedostot voidaan tarkistaa painikkeiden alla olevasta laatikosta. Mikäli tiedosto halutaan näyttää kotisivuilla (ks. kuva yllä kotisivuilla olevasta näkymästä), laitetaan raksi kohtaan Näytetään kotisivuilla. Tapahtuman maksun pääryhmillä voidaan ryhmitellä erityyppiset tapahtumaan liittyvät maksut. Esimerkiksi tapahtumassa saattaa olla osallistumismaksuja sekä maksullisia tuotteita. Yllä olevassa esimerkissä tapahtuman pääryhmät ovat osallistumismaksu ja tuote. Pääryhmille voidaan myös määrittää järjestysnumero. Tällöin maksut näytetään pääryhmien mukaisesti määritellyssä järjestyksessä. Tapahtuman maksut määritellään kohdassa Tapahtuman maksut ja siellä kullekin maksulle voidaan määritellä pääryhmä. Pääryhmiä tarvitaan, jotta ilmoittautumislomakkeella voidaan ryhmitellä maksut selkeästi. Alla on kuva siitä miltä pääryhmät näyttävät kotisivun ilmoittautumislomakkeella: sivu 63/96

64 Pääryhmä lisätään klikkaamalla Lisää maksun pääryhmä - painiketta. sivu 64/96

65 Maksun pääryhmä -kohtaan kirjoitetaan pääryhmän nimi. Jos ilmoittautumislomake on ruotsiksi tai englanniksi, kirjoitetaan nimen ruotsin- ja/tai englanninkieliset versiot kyseisiin kohtiin. Pääryhmät voidaan lajitella haluttuun järjestykseen ilmoittautumislomakkeelle. Mikäli järjestysnumero -kenttä jätetään tyhjäksi, pääryhmät lajitellaan lomakkeelle aakkosjärjestyksessä. Maksuille voidaan määritellä missä muodossa valinta tehdään. (Ks. esimerkkikuva ilmoittautumislomakkeesta kotisivuilla, joissa on valintanappi). Valinnat ovat pudotusvalikko, valintalaatikot ja valintanappi. Pudotusvalikko ja valintanappi -valinnoissa pystytään valitsemaan ainoastaan yksi vaihtoehto. Valintalaatikot antavat mahdollisuuden useamman valinnan tekemiseen. Mikäli pääryhmän maksu on pakollinen tieto, täytyy pääryhmästä valita vähintään yksi maksu. Muuten ilmoittautumista ei voi tehdä. Jos maksun valintaan tarvitaan ohjeistusta tai huomautuksia, ne voidaan kirjoittaa Lisätietoja ilmoittautumislomakkeelle. Tämä teksti näkyy ilmoittautumislomakkeella maksun yläpuolella. Tapahtuman maksut kohtaan lisätään laskutettavat maksut. sivu 65/96

66 Valitse mihin pääryhmään maksu kuuluu. Täytä maksun tiedot, kuten nimi, hinta, alv. Kirjanpidon tili lisätään ohjaustietojen kautta. Jos maksu liittyy johonkin projektiin, projektin nimi kirjoitetaan tähän. Projektilla tarkoitetaan kirjanpidossa seurattavia projekteja. sivu 66/96

67 Maksut voidaan lajitella haluttuun järjestykseen. Mikäli järjestysnumero -kenttä jätetään tyhjäksi, maksut lajitellaan lomakkeelle aakkosjärjestyksessä. Mikäli maksu on pakollinen, tulee se automaattisesti valituksi osallistujalle ilmoittautumisen yhteydessä. Jos halutaan, että maksu näytetään tapahtumakalenterin ilmoittautumislomakkeella, laitetaan rasti kohtaan Näytetään kotisivulla. Lisätiedot ovat kyseiseen maksuun liittyviä tietoja, eivätkä ne näy muualla kuin tässä kohdassa. Tapahtumalle voidaan määrittää erilaisia lisävalintoja. Lisävalinnat ovat maksuttomia tapahtumaan liittyviä asioita. Esimerkiksi, jos tapahtumaan liittyen halutaan tietää tarkat erikoisruokavaliot sekä mikä koulutus osallistujalla on. Tässä tapauksessa tapahtuman lisävalinnan pääryhmät ovat erikoisruokavalio ja koulutus. Tapahtuman lisävalinnat määritellään Tapahtuman lisävalinnat - kohdassa. Pääryhmiä tarvitaan, jotta ilmoittautumislomakkeella voidaan ryhmitellä lisävalinta selkeästi. Alla on kuva miltä pääryhmät näyttävät lisävalintoineen kotisivun ilmoittautumislomakkeella: sivu 67/96

68 Kun halutaan lisätä pääryhmä, klikkaa Lisää lisävalinnan pääryhmä -nappulaa. Lisävalinnan pääryhmä -kohtaan kirjoitetaan pääryhmän nimi. Jos ilmoittautumislomake on ruotsiksi tai englanniksi, kirjoitetaan ruotsin- tai englanninkielinen nimi kyseisiin kohtiin. Pääryhmät voidaan lajitella haluttuun järjestykseen ilmoittautumislomakkeelle. Mikäli järjestysnumero -kenttä jätetään tyhjäksi, pääryhmät lajitellaan lomakkeelle aakkosjärjestyksessä. Lisävalinnoille voidaan määritellä missä muodossa valinta tehdään. (Ks. esimerkkikuva ilmoittautumislomakkeesta kotisivuilla, joissa on valintalaatikko). Valinnat ovat pudotusvalikko, valintalaatikot ja valintanappi. Pudotusvalikko ja valintanappi -valinnoissa pystytään valitsemaan ainoastaan yksi vaihtoehto. Valintalaatikot antavat mahdollisuuden useamman valinnan tekemiseen. sivu 68/96

69 Mikäli pääryhmän lisävalinta on pakollinen tieto, täytyy pääryhmästä valita vähintään yksi lisävalinta. Muuten ilmoittautumista ei voi tehdä. Jos lisävalinnan valintaan tarvitaan ohjeistusta tai huomautuksia, ne voidaan kirjoittaa Lisätietoja ilmoittautumislomakkeelle. Tämä teksti näkyy ilmoittautumislomakkeella lisätiedon yläpuolella. Tapahtuman lisävalinnat kohtaan lisätään tapahtumaan liittyvät valinnat. sivu 69/96

70 Valitse mihin pääryhmään lisävalinta kuuluu sekä sen nimi. Lisävalinnat voidaan lajitella haluttuun järjestykseen. Mikäli järjestysnumero -kenttä jätetään tyhjäksi, lisävalinnat lajitellaan lomakkeelle aakkosjärjestyksessä. Jos halutaan, että lisävalinta näytetään tapahtumakalenterin ilmoittautumislomakkeella, laitetaan rasti kohtaan Näytetään kotisivulla. Ilmoittautumislomakkeelle voidaan lisätä omia lisätietokenttiä. Lisätietokenttään kirjoitetaan haluttu teksti. Rivimäärä tarkoittaa, kuinka monta riviä ilmoittautumislomakkeella näytetään. Jos ruksi on pakollinen -kohdassa, ilmoittautumista ei voi tehdä ilman tähän kenttään kirjoittamista. Yllä oleva näyttää tapahtumakalenterin ilmoittautumislomakkeella tältä: sivu 70/96

71 7.7.3 Tapahtuman osallistujat Tapahtuman osallistujien tietoja hallinnoidaan Osallistujat - välilehdellä. Tieto tapahtumaan osallistumisesta näkyy myös kyseisen henkilön tietokortilla. Jos osallistuja on Partiolaisten jäsen, nimen perässä on vihreä pallukka. Osallistujan ilmoittautumistietoja voidaan muokata oikealla olevasta linkistä. Henkilön voi myös poistaa tapahtumasta klikkaamalla Poista -linkkiä. Jos henkilön osallistuminen poistetaan Poista -linkistä, poistuu henkilön osallistumistiedot pysyvästi tapahtumasta. Jos henkilö on peruuttanut osallistumisen ja osallistuminen halutaan laskuttaa, tulee henkilölle merkitä osallistujatyypiksi: Perunut. Samalla asetetaan peruuntumispäivämäärä ja peruuntumisen syy. Peruuntuneet osallistumiset voidaan jättää laskuttamatta laittamalla valinnan kohtaan Ei laskuteta. sivu 71/96

72 7.7.4 Tapahtuman koulutukset Tapahtumaan voidaan lisätä koulutusmoduuleita Koulutukset - välilehden kautta. Koulutuksen pystyy lisäämään klikkaamalla Lisää-painiketta Koulutusmoduulit -otsikon alta. Kun tapahtumaan liitetyt koulutusmoduulit on valittu, ne ilmestyvät myös ilmoittautumislomakkeelle, josta voidaan valita, mihin koulutusmoduuleihin henkilö osallistuu. Koulutuksia hallinnoidaan ohjaustiedoista kohdasta Koulutukset. SP:n käyttäjä voi lisätä SP-tason koulutuksia järjestelmään. Lippukunnan ja piirin käyttäjät voivat lisätä oman organisaationsa koulutuksia järjestelmään. Koulutusten lisääminen järjestelmään vaatii erilliset käyttöoikeudet. Osallistujan koulutukset näytetään osallistujat -listalla. Koulutukset ovat myös nähtävissä henkilön kortilla Tapahtumaan ilmoittautuminen Tapahtumaan voidaan ilmoittautua tapahtuman perustiedoissa olevan suoran linkin kautta tai tapahtumakalenterista. Tapahtumakalenterista voidaan hakea tapahtumia tapahtuman sivu 72/96

73 tyypin, ikäkauden, ajankohdan ja järjestäjän mukaan. Tapahtuman tietoihin siirrytään klikkaamalla tapahtuman nimeä listalta. Tapahtumaan voidaan ilmoittautua tapahtuman tiedoissa olevasta Ilmoittaudu-painikkeesta. Jos tapahtumaan ilmoittautuminen on päättynyt tai ilmoittautuminen on estetty kotisivuilta, ei ilmoittaudupainike näy Tapahtuman tiedot -lomakkeella. sivu 73/96

74 Kun käyttäjä ilmoittautuu tapahtumaan, tutkitaan onko käyttäjä jo kirjautunut järjestelmään. Jos käyttäjä ei ole kirjautuneena, näytetään käyttäjälle kirjautumislomake. On suositeltavaa, että jäsenet ilmoittautuvat tapahtumiin kirjautuneina käyttäjinä, jolloin heidät voidaan tunnistaa ja tallentaa tapahtuman osallistujiksi ilman erillistä käsittelyä. Jos käyttäjä ei ole jäsenenä Kuksassa, voi hän ilmoittautua tapahtumaan kohdasta Muussa tapauksessa voit ilmoittautua tapahtumaan tästä. Kirjautuminen edellyttää, että käyttäjällä on sähköpostiosoite Kuksassa. Käyttäjä voi päivittää sähköpostiosoitteensa Kuksaan klikkaamalla kohtaa Jos olet jäsenenä rekisterissä, mutta sinulla ei ole rekisterissä sähköpostiosoitetta, voit päivittää rekisterin sähköpostiosoitteen tästä. (ks Sähköpostiosoitteen päivittäminen Kuksaan tapahtuman ilmoittautumisen yhteydessä). sivu 74/96

75 Näytettävän ilmoittautumislomakkeen sisältö riippuu siitä, onko käyttäjä kirjautuneena järjestelmään vai ei. Jos käyttäjä ei ole ennestään jäsenenä Kuksassa, tulee hänen täyttää ilmoittautumislomakkeella olevat henkilö- ja tapahtuman sivu 75/96

76 ilmoittautumistiedot. Jos käyttäjä on jäsenenä Kuksassa ja hän on kirjautuneena järjestelmään, pyydetään käyttäjää täyttämään vain tapahtuman ilmoittautumistiedot Sähköpostiosoitteen päivittäminen Kuksaan tapahtuman ilmoittautumisen yhteydessä Käyttäjä voi ilmoittautua tapahtumaan tapahtumakalenterin kautta. Kuksassa oleva henkilö voi päivittää sähköpostiosoitteensa Kuksaan klikkaamalla Kirjautuminen-lomakkeella kohtaa Jos olet jäsenenä rekisterissä, mutta sinulla ei ole rekisterissä sähköpostiosoitetta, voit päivittää rekisterin sähköpostiosoitteen tästä. Käyttäjän täytyy tietää Kuksassa oleva asiakasnumero ja syntymäaika. Uusi sähköpostiosoite kirjoitetaan Sähköpostiosoite-kenttään. Kun käyttäjä on täyttänyt tiedot, lähetetään käyttäjälle vahvistusviesti käyttäjän antamaan sähköpostiosoitteeseen. sivu 76/96

77 7.7.7 Organisaation jäsenten ja huollettavien henkilöiden lisääminen tapahtumaan Kirjautuneille käyttäjille näytetään ilmoittautumislomakkeen oikeassa ylälaidassa Ilmoitettavat henkilöt -pudotusvalikko. Pudotusvalikossa listataan ne henkilöt, jotka käyttäjä voi ilmoittaa tapahtumaan. Jos henkilön nimi näkyy pudotusvalikossa punaisella värillä, on henkilö jo ilmoittautunut tapahtumaan. Kuhunkin tapahtumaan voi ilmoittautua vain kerran. Käyttäjä voi muuttaa ilmoitettavan henkilön henkilötietoja klikkaamalla ilmoittautujan tiedoissa olevaa Muokkaa-painiketta. Henkilön tietoihin tehdyt muutokset tallentuvat reaaliajassa Kuksaan. sivu 77/96

78 Kun tapahtumailmoittautumisen tiedot on täytetty ja käyttäjä on painanut Tallenna-painiketta, tallentuu osallistuminen Kuksaan. Jos käyttäjä on ilmoittautunut tapahtumaan varasijalle, täytyy ilmoittautuminen erikseen hyväksyä Kuksassa (ks Tapahtuman ilmoittautumisten käsittely). Jos Lähetä sähköpostivahvistus osallistumisesta -ruksi on valittuna, lähetetään ilmoitettavalle henkilölle vahvistusviesti ilmoittautumisesta sähköpostilla Tapahtuman ilmoittautumisten käsittely Tapahtumiin voidaan lisätä osallistujia joko hyväksymällä osallistujien tiedot kotisivuilta tai lisäämällä osallistuja manuaalisesti välilehdeltä Osallistujat (ks. kohta 6.7.3). Kotisivuilta ilmoittautuneita voi käsitellä joko rekisterin etusivulta klikkaamalla Siirry käsittelemään ilmoittautumisia linkkiä tai Tapahtuma osiosta välilehdeltä Kotisivujen kautta ilmoittautuneet. Valitse henkilön oikealta puolelta Käsittele -linkki tai poista ilmoittautuminen Poista -linkistä. sivu 78/96

79 Ensin tarkistetaan, onko kyseinen henkilö rekisterissä. Mikäli kyseessä on tämä henkilö, klikkaa Käytä tätä -linkkiä. Jos henkilö ei ole rekisterissä (kuva alla), tarkista tiedot ja paina Lisää rekisteriin -näppäintä. sivu 79/96

80 Tämän jälkeen järjestelmä näyttää osallistujan syöttämät tiedot. Jos tiedot syötetään manuaalisesti, näytetään tämä näkymä. sivu 80/96

81 Jos tietojen syöttö on aloitettu manuaalisesti, kirjoitetaan osallistujan nimi Alasvetovalikon hakuehto -kohtaan ja klikataan Hae osallistuja -painiketta. (Jos osallistuja ei ole rekisterissä, hänelle täytyy käydä luomassa kortti. Koskee ainoastaan manuaalisesti syötettyjä osallistujia.) Tämän jälkeen valitse osallistuja alasvetovalikosta. Jos tiedot on syötetty jo kotisivuilta olleessa ilmoittautumislomakkeella, tiedot ovat automaattisesti täytetty. Tarkista tiedot ja valitse Tallenna. Tapahtumalla voi olla erilaisia osallistujatyyppejä, esimerkiksi luennoitsija, muonittaja. Mikäli osallistuja aloittaa tai lopettaa tapahtuman aiemmin tai myöhemmin, tämä tieto merkitään poikkeavaan osallistumispäivämäärään. sivu 81/96

82 Asiakkaan viite -kenttään voidaan merkitä laskulle tuleva viite, jonka asiakas on antanut omaa laskuseurantaansa varten. Mikäli laskun maksaja on eri kuin osallistuja, valitaan maksaja joko alasvetovalikosta (henkilö/taho on rekisterissä) tai kirjoitetaan poikkeava laskutusosoite. sivu 82/96

83 Tämän jälkeen tarkistetaan/lisätään henkilön valinnat tapahtumaan. Tallenna-painike tallentaa tiedot järjestelmään Tapahtuman tulosteet Tapahtuman tulosteet ovat Tapahtuma osion etusivulla kunkin tapahtuman kohdalla oikeassa reunassa. Tulosteet ovat: K = kaikki tiedot M = maksut N = nimilaput O = optiot eli lisävalinnat sivu 83/96

84 Klikkaamalla kirjainta, siirrytään kyseiseen tulosteeseen. Tulosteet toimivat samalla toimintalogiikalla eli valitse joko sarakkeet tai tiedot, jotka haluat tulostaa. Paina Hae tiedot - painiketta, jolloin tulokset näkyvät alalaidassa. Oikeassa reunassa on Excel-kuvake, josta tulosteen tulokset voidaan tallentaa Excelmuotoon. Esimerkiksi Kaikki tiedot -tuloste näyttää seuraavalta: Valitse sarakkeet, jotka haluat tulosteeseen ja paina Hae tiedot - painiketta, jolloin haluamasi tiedot tulostuvat alalaitaan Tapahtuman kopiointi Jos halutaan kopioida tapahtuman tiedot uuden tapahtuman pohjatiedoiksi, valitse ensin tapahtuma jonka haluat kopioida (Tapahtumat osiosta). Klikkaa tapahtuman tiedot esille (ei muokkaus näkymään). sivu 84/96

85 Klikkaa Kopioi-painiketta. 7.8 Ryhmät Kirjoita uuden tapahtuman tiedot ja klikkaa Kopioi -painiketta. Tämän jälkeen tapahtuman tiedot on kopioitu ja niitä päästään muokkaamaan. Ylänavigaation Ryhmät -osiossa luodaan ja hallinnoidaan partioryhmiä. sivu 85/96

86 7.8.1 Lisää ryhmä Ryhmiä voidaan hakea esim. ryhmän nimen tai järjestän mukaan käyttämällä hakukenttiä. Hakukenttien täytön jälkeen tiedot haetaan klikkaamalla Hae tietoja -painiketta. Tämän jälkeen näytetään lista hakuarvot täyttävistä ryhmistä. Ryhmän tietoja päästään tarkastelemaan klikkaamalla ryhmän nimeä listalta. Ryhmät -näkymän vasemmasta laidasta löytyvästä työkaluosiosta siirrytään luomaan uusi ryhmä klikkaamalla Lisää ryhmä -painiketta. sivu 86/96

87 Täytä uuden ryhmän tiedot lomakkeelle. Tähdellä merkityt tiedot ovat pakollisia. Kun lisäät järjestäjän, valitse ensin haluamasi organisaatio pudotusvalikosta. Sen jälkeen paina Lisää järjestäjä -painiketta, jotta järjestäjä lisätään ryhmän tietoihin. Kun lisäät ryhmänjohtajan, syötä ensin haluamasi hakutermi ja paina sitten Hae-painiketta. Tämän jälkeen saat esiin pudotusvalikon henkilöistä, jotka vastaavat hakuasi. Henkilön valinnan jälkeen paina Lisää ryhmänjohtaja -painiketta lisätäksesi valitun henkilön ryhmänjohtajaksi. Voit lisätä ryhmälle enemmän kuin yhden johtajan. sivu 87/96

88 7.8.2 Ryhmän tiedot Kun olet täyttänyt ryhmän tiedot lomakkeeseen, klikkaa Tallennapainiketta lisätäksesi ryhmän tiedot rekisteriin Jäsenet Kun olet luonut uuden ryhmän tai kun valitset ryhmän hausta, pääset Ryhmä-näkymään. Näkymästä näet ryhmän perustiedot. Muokkaa tietoja -painikkeesta pääset muokkaamaan ryhmän tietoja. Voit siirtyä ryhmän jäseniin, toimintasuunnitelmiin, aktiviteetteihin, osallistumisiin, merkkeihin ja sähköpostin lähetykseen klikkaamalla ryhmän navigointipalkissa olevia välilehtiä. Ryhmän perustietoihin palataan klikkaamalla navigointipalkissa olevaa Ryhmä-välilehteä. Ryhmän jäseniä pääset tarkastelemaan klikkaamalla Jäsenet - välilehteä. Jäsenet -välilehdellä näytetään jäsenen yhteystiedot sekä jäsenen huoltajien tiedot. Ryhmään lisätään uusia jäseniä klikkaamalla Lisää ryhmän jäsen -painiketta. Ryhmään voidaan lisätä vain järjestäjäorganisaation jäseniä. Jäsenen poistaminen ryhmästä tapahtuu klikkaamalla Poista ryhmästä -painiketta. sivu 88/96

89 7.8.4 Toimintasuunnitelma Ryhmän toimintasuunnitelmia pääset tarkastelemaan klikkaamalla Toimintasuunnitelma-välilehteä. Toimintasuunnitelma-välilehdellä listataan ryhmän tapaamiset. Jokainen tapaaminen on omana kohtanaan toimintasuunnitelmassa. Toimintasuunnitelman kohdassa voidaan suorittaa aktiviteetteja. Jos kyseessä on useamman päivän tapaaminen, asetetaan tapaamiselle päättymispäivä Aktiviteetit Toimintasuunnitelma-näkymässä voidaan muokata tai poistaa toimintasuunnitelman kohtia klikkaamalla Muokkaa ja Poista - linkkejä. Uusi toimintasuunnitelman kohta lisätään klikkaamalla Lisää toimintasuunnitelman kohta -painiketta. Aktiviteetit -välilehteä klikkaamalla pääset tarkastelemaan ryhmän jäsenten aktiviteetteja. Ryhmän jäsenille voidaan lisätä toimintasuunnitelman kohtaan määriteltyjä aktiviteetteja. Jos haluat lisätä aktiviteetin ryhmän jäsenelle, valitse ensin listalta henkilöt, joille haluat aktiviteetin lisätä. Valitse sitten aktiviteetti pudotusvalikosta. Sen jälkeen voit lisätä aktiviteetin valitsemillesi henkilöille Lisää valituille henkilöille -painikkeesta. Valittu aktiviteetti ilmestyy valitsemiesi henkilöiden kohdalle. sivu 89/96

90 7.8.6 Osallistumiset Voit poistaa henkilöltä aktiviteetin klikkaamalla aktiviteetin perässä olevaa Poista -linkkiä. Osallistumiset -välilehteä klikkaamalla pääset tarkastelemaan ryhmän jäsenten osallistumisia toimintasuunnitelmissa määriteltyihin tapaamisiin. Jos haluat merkitä osallistumisen ryhmän jäsenelle, valitse ensin pudotusvalikosta toimintasuunnitelman kohta. Henkilölistalla näytetään tämän jälkeen ne henkilöt, joille on määritelty toimintasuunnitelman kohdassa oleva aktiviteetti. Valitse listalta ne henkilöt, joille haluat lisätä osallistumisen. Sen jälkeen voit lisätä osallistumisen klikkaamalla Lisää valituille henkilöille -painiketta. Valittu osallistuminen ilmestyy valitsemiesi henkilöiden kohdalle Merkit Voit poistaa jäsenen osallistumisen klikkaamalla osallistumisen perässä olevaa Poista -linkkiä. Merkit -välilehteä klikkaamalla pääset tarkastelemaan ryhmän jäsenten suorittamia merkkejä. Jos haluat lisätä partiomerkin ryhmän jäsenelle, valitse ensin listalta henkilöt, joille haluat merkin lisätä. Valitse sitten partiomerkki pudotusvalikosta. Sen jälkeen voit lisätä merkin valitsemillesi henkilöille klikkaamalla Lisää valituille jäsenille -painiketta. Valittu merkki ilmestyy valitsemiesi henkilöiden kohdalle. sivu 90/96

91 Voit poistaa jäsenen merkin klikkaamalla merkin perässä olevaa Poista -linkkiä Sähköpostin lähetys Sähköpostin lähetys -välilehdeltä voit lähettää sähköpostia joko ryhmän jäsenille ja/tai ryhmän jäsenten huoltajille. Valitse sopivin vaihtoehto ja klikkaa tämän jälkeen Siirry lähettämään -painiketta. Tämän jälkeen voit lähettää sähköpostia ryhmän jäsenille (ks , sähköpostin lähetys). 7.9 Ohjaustiedot Ohjaustietojen tehtävänä ohjata Kuksassa olevia toimintoja. Ohjaustietojen alta löytyvät varsinaiset ohjaustiedot sekä ylläpitotoimenpiteitä. Lippukuntaan näkyvät ohjaustiedot on selitetty alla Ohjaustiedot: Kirjanpidon tili Kirjanpidon tilien alta löytyvät kaikki ne kirjanpidon tileihin liittyvät tiedot, joita käytetään joko jäsen tai tapahtumalaskutuksessa. sivu 91/96

92 Tiedot pitää luoda tänne ensin, ennekuin niitä voi käyttää tapahtumissa (luonti) hyväksi. Oikean kirjanpidon tilin valinta tapahtumia luodessa helpottaa taloudenhoitajan tehtäviä huomattavasti, varsinkin, jos tilejä on useampi kuin yksi. Tilitietoihin pääsy on rajattua. Lähinnä pääsy on taloudenhoitajilla, sekä jäsenrekisterinhoitajilla, joiden tehtävä on lähinnä tukea taloudenhoitajia omassa tehtävässään Ohjaustiedot: Koulutusjärjestelmä Muut koulutukset välilehdellä voi jokainen organisaatio (esim. lippukunnat) lisätä itselleen ne koulutukset, jotka eivät kuulu viralliseen koulutusjärjestelmään, ja jotka eivät jo muuten valmiiksi näy organisaatiolle. Organisaation käyttöön jo luodut kurssit näkyvät, joten on helppo olla luomatta niitä uudelleen vahingossa. Uusi koulutus lisätään painamalla Lisää koulutus painiketta. Koulutuksen nimi sekä taso ovat pakollisia tietoja. Vaikka lippukunnista voi tuntua turhalta valita lippukunta tasoksi, johtuu toiminnallisuuden pakollisuus siitä, että muut valinnat ovat keskusjärjestö, piiri ja aluejärjestö. Tason valitsemisen jälkeen listasta pitää vielä valita organisaatio, jos koulutus luodaan omaa organisaatiotasoa alemmalle tasolle esimerkiksi piiri aluejärjestöille tai lippukunnilleen Ohjaustiedot: Pesti Pestien alla jokainen organisaatio (esimerkiksi lippukunta) voi luoda itselleen niitä pestejä, joita valmiiksi luoduissa pesteissä ei ole. sivu 92/96

93 Pestin nimi ja taso ovat pakollisia tietoja. Lippukunnilla organisaatio voi olla vain yksi, ellei uutta pestiä luova henkilö kuulu kahteen tai useampaan lippukuntaan, jolloin oikea lippukunta tulee valita. Roolin valinta näkyy vain keskusjärjestötasolla ja vain pääkäyttäjälle. Samoin on Näytetään organisaation perustiedoissa kanssa. Lippukunnat: Nämä pestit on tarkoitettu tukemaan lippukunnan omaa toimintaa, eikä niiden kautta saa mitään uusia käyttöoikeuksia Kuksaan. Lippukunnan kaikki käyttöoikeudet tulevat niiden pestien kautta, jotka on valmiiksi luotu. Myöskään samannimisen pestin luominen kuin jolla on jo käyttöoikeudet, esimerkiksi Akela, ei anna mitään oikeuksia. Näin samanniminen pesti voidaan kyllä antaa henkilölle, mutta henkilö ei voi Kuksassa toimia pestinimikkeensä mukaisesti Ohjaustiedot: Tapahtuman lisävalinnan pääryhmä Tapahtuman lisävalinnan pääryhmä liittyy niihin tietoihin, jotka näytetään tapahtumien luomisessa. sivu 93/96