HETA-ESISELVITYKSEN VÄLIRAPORTTI

Transkriptio

1 KIRKKOHALLITUS HETA-ESISELVITYKSEN VÄLIRAPORTTI Kirkon henkilöstö- ja taloushallinnon sekä niiden tietojärjestelmien kehittäminen 2010-luvulle Kohtaamme alinomaa monia mahdollisuuksia, jotka ovat taitavasti naamioituneet ongelmiksi John W. Gardner

2 SISÄLLYSLUETTELO Tiivistelmä 3 1. Työryhmän asettaminen ja tehtävä 5 2. Nykytila Tehtävät Henkilöstö Tietotekniikka Yhteistyökumppanit Ulkoistaminen Toiveet 9 3. Mahdollisuudet Kirkon kokonaistalouden näkökulmia Laadun parantaminen Vaarallisten työyhdistelmien estäminen Ohjelmayhteistyö Työryhmän välitavoite Viisi vaihtoehtoa Henkilöstö- ja taloushallinto-ohjelma Muu yhteistyö Esiselvitystyöryhmän jatkotyöskentely 20 LIITTEET 1 Kyselykaavake 2 Kirkon toimistohenkilöstön ikäjakauma valtakunnallisesti ja hiippakunnallisesti 3 Ongelmia nykyisten ohjelmien kanssa 4 Kokemuksia yhteistyöstä kunnan, yksityisten tahojen ja muiden seurakuntien kanssa 5 Suunnitelmat 6 Kehittämisaiheita 2

3 TIIVISTELMÄ Kirkkohallitus asetti esiselvitystyöryhmän selvittämään kirkon henkilöstö- ja taloushallinnon ja niiden vaatimien tietojärjestelmien kehittämistarpeita 2010-luvulle tultaessa. Selvitystyön tarpeen taustalla vaikuttaa kunta- ja palvelurakenteen uudistusprosessi, joka aiheuttaa muutoksia seurakuntien lukumäärään ja kokoon. Kirkkohallituksen asettama seurakuntarakennetyöryhmä on väliraportissaan tammikuussa 2007 asettanut seurakuntarakenteiden uudistamisen tavoitteeksi tilanteen, jossa seurakuntien taloudelliset ja hallinnolliset tukitoimet hoidetaan suurissa yksiköissä ja hengelliseen elämään liittyvät perustoiminnat toteutetaan sekä pienissä toimivissa lähiyhteisöissä että laajempana yhteistyönä (Läsnäolon yhteisö, Suomen evankelis-luterilaisen kirkon keskushallinto, Sarja C 2007:1, s. 18). Henkilöstö- ja taloushallinnon esiselvitystyöryhmä (HeTa) on pohtinut tehtävien kehittämistä pitäen mielessään seurakuntarakennetyöryhmän tavoitteet. HeTatyöryhmä on keskittynyt palkanlaskentaan ja kirjanpitoon, niihin henkilöstö- ja taloushallinnon rutiinitöihin, jotka tulisi hoitaa kaikissa seurakunnissa samojen ohjeiden ja sääntöjen mukaisesti ja jotka kirkossa voitaisiin menestyksekkäästi keskittää. Henkilöstö- ja taloushallinnon tehtäväkentän tilannetta seurakunnissa on selvitetty kyselyllä. Siinä kartoitettiin seurakunnan nykyiset tietojärjestelmät, nykyinen yhteistyö toisten seurakuntien, kunnan ja muiden tahojen kanssa, mahdolliset uudet yhteistyösuunnitelmat, mielipiteitä rutiinitöiden ulkoistamisesta sekä nykyisiin työtehtäviin liittyviä tukitarpeita. Tuloksesta käy mm. ilmi, että taloushenkilöstö kokee jatkuvien uudistusten ja muutosten keskellä vaatimusten olevan niin suuret, että niistä on vaikea selviytyä. Vastauksissa pohditaan ja toivotaan laajempia yhteistyökuvioita, mutta voimavaroja niiden kehittämiseen ei tunnu olevan niin kauan kuin työtaakka on nykyisen laajuinen. Alueellisia ja laajempipohjaisiakin ajatuksia työtehtävien keskittämisestä tuli runsaasti. Tämä viittaa siihen, että aika on kypsä muutokselle. Rutiinitöiden siirtäminen suurempiin yksiköihin mahdollistaa taloushenkilöstön resurssien suuntaamisen varsinaiseen talouden suunnitteluun ja paikallista työpanosta vaativien tukitoimien kehittämiseen. Taustalla on ajatus, että palkanlaskentaa ja kirjanpitoa keskittämällä rakennetaan luonnollinen yhteistyöpohja, jolle sittemmin voi rakentaa muutakin tukitoimintayhteistyötä. Tietotekniikka ei enää nykyään aseta rajoituksia yhteistyön rakentamiselle pikemminkin se mahdollistaa sen. Kirjanpitoon ja palkanlaskentaan liittyvät tiedot siirtyvät paikasta toiseen sähköisesti virtuaaliympäristössä. Työt ovat yhteistyömallissa reaaliajassa aivan samoin kuin nykyisinkin pienissä yksiköissä toimittaessa. Tämä edellyttää kuitenkin, että seurakuntatalouksissa on samat talousohjelmat. 3

4 HeTa-esiselvitystyöryhmä on määritellyt kirjanpidon ja palkanlaskennan hoitamiseksi viisi mallia, joita tarkastellaan lähemmin. Vaihtoehdot ovat seuraavat: 1. yksi keskitetty palkka- ja kirjanpitokonttori koko kirkossa, yksi tietotekninen ohjelmistokokonaisuus 2. alle 100 palkanlaskenta- ja kirjanpitoyksikköä, yksi tietotekninen ohjelmistokokonaisuus 3. yhteistyökimpat erilaisilla ohjelmistoratkaisuilla 4. tehtävien ulkoistaminen kirkon ulkopuoliselle taholle 5. nykytilan jatkuminen Vaihtoehtojen analyysissa työryhmä hylkää kaksi vaihtoehtoa. Kolmelle jäljelle jääneelle vaihtoehdolle rakennetaan etenemispolut tavoitteen saavuttamiseksi. Työryhmä tulee valitsemaan yhden vaihtoehdon, joka esitetään kehittämishankkeen tavoitteeksi. Tällä hetkellä jätetään vielä ratkaisematta, esitetäänkö samaa vaihtoehtoa sekä henkilöstö- että taloushallinnon käyttöön vai esitetäänkö molemmille työaloille omat tavoitetilaehdotuksensa. 4

5 1. TYÖRYHMÄN ASETTAMINEN JA TEHTÄVÄ Kirkkohallitus asetti esiselvitystyöryhmän tekemään ehdotuksen kirkon talous- ja henkilöstöhallinnon sekä niiden tietojärjestelmien kehittämisestä luvulle tultaessa. Työryhmän tehtävänä on - kuvata kirkon talous- ja henkilöstöhallinnon nykytila ja sen ongelmat - analysoida eri tavoitetilavaihtoehtoja ottaen huomioon mm. o seurakuntien yhteistyöhön ja rakennemuutoksiin liittyvät kysymykset o tekniset ratkaisuvaihtoehdot o lainsäädännön tarjoamat mahdollisuudet - esittää työryhmän näkemys tavoitetilasta ja siihen etenemisestä Työryhmän kokoonpano Leena Rantanen puh.joht. Keijo Rintamäki Tuija Alatalo Mona Lindfors Hannu Kallio Antti Jääskeläinen Ingeborg Flythström Jouni Lätti Riitta-Sisko Tarkka Sami Lahtiluoma Maija-Liisa Hietakangas Aimo Karjalainen Katariina Kietäväinen kirkkoneuvos, Kirkkohallitus talouspäällikkö, Lapuan tkli lakimiesasessori, Kuopion tkli talouspäällikkö, Ruotsinpyhtään srk hallintojohtaja, Turun ja Kaarinan srky hallintojohtaja, Rovaniemen srk talouspäällikkö, Siuntion srky talousjohtaja, Hyvinkään srk hallintojohtaja, Hki srky koulutuspäällikkö, Kirkkopalvelut taloussuunnittelupäällikkö, Kirkkohallitus tietohallintojohtaja, Kirkkohallitus työmarkkina-asiamies, Kirkon työmarkkinalaitos Projektipäällikkönä toimii Anne Saloniemi ja teknisenä sihteerinä Erja Vaarala, molemmat Kirkkohallituksesta. Esiselvityksen tulee olla valmis mennessä ja väliraportin toukokuussa NYKYTILA 2.1 Tehtävät Nykytilanteen kartoittamiseksi seurakuntiin lähetettiin kyselykaavake, johon vastasi 226 (58 %) seurakuntataloutta. Vastanneista talousyksiköistä 47 % (102) on alle jäsenen seurakuntia ja 2 % (5) yli jäsenen seurakuntia. Vastauksia on tullut 66 rovastikunnasta, mikä on 85 % kaikista rovastikunnista (78). Vastanneiden seurakuntien jäsenmäärä on noin 65 % koko kirkon jäsenmäärästä. (Liite 1) Seurakuntien talouden hoitamiseen liittyvä työkenttä on laaja. Kokonaisuuden hallinta on vaativa ja monipuolinen tehtävä. Talouden hoidolla pyritään saamaan seurakunnan toiminta mahdollisimman joustavaksi turvaamalla riittävät resurssit. Varsinaisen rahatalouden, hautatoimen ja kiinteistötoimen tehtävien lisäksi työhön liit- 5

6 2.2 Henkilöstö tyy hallinnon tehtäviä, joissa taloudesta vastaava on tai hänen tulisi olla valmistelija, esittelijä ja toimeenpanija. Tehtävät ja työkokonaisuudet lisääntyvät, laajenevat ja tarkentuvat jatkuvasti yhteiskunnan moninaistumisen vuoksi. Juuri nyt tuo uusia haasteita työnantajalle palkkausjärjestelmän uudistaminen. Tehtävien hoidon läpinäkyvyyteen on kiinnitettävä entistä enemmän huomiota; lainsäädännön uudet, tarkemmat vaatimukset lisäävät osaamiseen kohdistuvia odotuksia ja vaatimuksia. Uusista vaatimuksista huolimatta seurakunnissa ei kuitenkaan ole juuri lainkaan mahdollisuutta lisätä työvoimaa taloushallinnon tehtäviin. Taloushallintoon kuuluvat - kirjanpito (budjetti, seuranta, raportointi, tilinpäätös, reskontrat, arvonlisäverotilitykset, tilastot) - hankintatoimi - sijoitustoiminta (sisältää testamenttisaannot, rahastot) Henkilöstöhallinto on usein seurakunnissa osa taloushallintoa mutta pidetään tässä raportissa erillisenä työalueena. Siihen kuuluvat - palvelussuhteeseen liittyvät kysymykset - palkanlaskenta (sisältää materiaalin keräämisen, itse laskennan, työnantajasuoritukset, työnantajailmoitukset, tilastot) - työajanseuranta - työterveyshuolto - työsuojelu (mm. turvallisuus, tasa-arvo) - koulutus - työn johtamisen tukeminen Taloushallintoon liittyvät tietojärjestelmät, taloushallinto-ohjelmat, sisältävät - kirjanpidon - osto- ja, myyntireskontran - laskutuksen - palkanlaskennan - poistolaskennan Tietojärjestelmät ovat viime vuosikymmeninä kehittyneet paljon. Nykyisin oletetaan, että työssä hyödynnetään tietojärjestelmiä mahdollisimman hyvin ja että kaikki tieto on reaaliaikaista. Varsinainen tekniikkaosaaminen seurakunnissa ostetaan yleensä ulkopuolelta, mutta lisäksi laitteiden ja ohjelmien käyttö jokapäiväisessä työssä tuo henkilöstölle aivan uudenlaisia haasteita. Osaamista on ylläpidettävä koulutuksella niin substanssinhallinnan kuin itse ohjelmankäytön osalta. Kirkolla on noin toimistotyöntekijää (2006). Heistä 33 % on 55 vuotta täyttäneitä ja 20 % vuotiaita. Henkilöstön ikäjakauma ei ole poikkeuksellinen tämän päivän Suomessa, jossa suuret ikäluokat ovat siirtymässä eläkkeelle. Seurakuntien on huolehdittava henkilöstö- ja taloushallinnon tehtävien osaavasta hoidosta myös muuttuvassa tilanteessa. (Liite 2) Kirjanpito- ja palkanlaskentatehtäviä on seurakunnissa jonkin verran ulkoistettu joko toisiin seurakuntiin tai ulkopuolisiin yrityksiin. Pieneen seurakuntaan ei ulkoistamisen jälkeen ole ehkä enää lainkaan palkattu talousosaajaa. Tämä taas on johtanut siihen, että kirjanpitoon ja palkanlaskentaan liittyvät tiedot kerää muu 6

7 2.3 Tietotekniikka henkilöstö ja että taloushallinnon muut tehtävät siirtyvät esimerkiksi kirkkoherralle. Alla on erään pienen seurakunnan kirkkoherran kommentti tilanteessa, jossa palkanlaskenta ja kirjanpito on ulkoistettu naapuriyhtymään eikä talouden hoitoa varten ole palkattu seurakuntaan työntekijää; Kirkkoherran tehtävissä en näe taloushallinnon osuutta kovin rasittavana, koska talousasiat ovat minulle tuttuja, mutta jossain määrin kysymys on tarkoituksenmukaisuudesta. Hallintotehtäviin käytettävän ajan osuus on aikamoinen suhteessa koko viikoittaiseen työaikaan. Tällä hetkellä toimin kirkkovaltuuston sihteerinä, kirkkoneuvoston puheenjohtajana ja sihteerinä, ja jotakuinkin kaikkien asioiden valmistelijana ja esittelijänä. Tällä hetkellä on valmistelussa sopimus haudankaivajaurakoitsijan kanssa ja kaikkien johtosääntöjen ajan tasalle saattaminen. Palkanlaskentaosaamista on tällä hetkellä vielä noin 350 seurakunnassa, joissa lasketaan palkat itse. Osa seurakunnista on ulkoistanut työn esimerkiksi ohjelmatoimittajille. Tällä hetkellä (v. 2007) koko kirkolla on noin työntekijää. Palkanlaskentaa osaavia henkilöitä on vielä riittävästi keskitetyn palkanlaskennan järjestämiseksi. Palkanlaskentaan viittaavilla nimikkeillä (palkkasihteeri, palkanlaskija, palkkakirjanpitäjä) on seurakunnissa töissä yli 70 henkilöä, ja lisää tämän alan osaavia on seurakunnissa esimerkiksi talouspäällikkö-nimikkeellä. Kirjanpito hoidetaan seurakunnissa pääsääntöisesti paikallisesti. Varsinkin pienemmissä seurakunnissa ongelmana on taloushenkilöstön vähyys usein tehtävässä on vain yksi henkilö. Töitä on tehtävä sisään ennen lomaa tai järjestettävä asia jotenkin muuten niin, että välttämättömät työtehtävät, palkanlaskenta ja laskut, tulevat hoidetuiksi ajallaan. Koulutukset ovat kalliita ja usein kaukana, joten niihin ei ehkä ole mahdollista osallistua eikä niihin ehditäkään työtehtävien vuoksi. Sairaslomasijaisia ei ole saatavilla. Tilanne on kokonaisuudessaan varsin haavoittuvainen. Kyselyyn vastasi 58 % (226) kaikista seurakuntatalouksista. Näistä 58 % (132) käyttää Status-ohjelmaa ja 39 % (88) Intime-ohjelmaa joko kirjanpidossa tai kirjanpidossa ja palkanlaskennassa. Noin 3 % seurakunnista käyttää muita ohjelmia tai laskee palkat käsin. Muita käytössä olevia yleisohjelmia palkanlaskennassa ja kirjanpidossa ovat Datronic ja Western Liksa/Lasso. Palkanlaskennassa käytetään ohjelmia Admira, DL-Palkka, Nova, Fortime ja Ykkönen TH Kirjanpidon tukena olevia ohjelmia ovat mm. Baswaren Invoice Prosessing (sähköinen laskujen maksujärjestelmä), Innofactorin Prime (laskutus), Kiha (vuokranvalvonta), Varaaja, Isäntä (kiinteistöhallinta), Prime eoffice (sähköinen ostolaskujen käsittely), M2 (sähköinen matkalaskutus) ja BasWare Business Planning (talousarvio). Joka kolmas (30 %) molempien yleisimmin käytössä olevien talous- ja henkilöstöhallinto-ohjelmien käyttäjistä koki ohjelmien käytössä ongelmia. Tulokseen ei vaikuttanut seurakunnan koko. (Liite 3) 7

8 2.4 Yhteistyökumppanit 2.5 Ulkoistaminen Seurakunnat ja kunnat toimivat yhteistyössä mm. hankintatoimessa. Osa seurakunnista on mukana kuntien hankintarenkaassa. Hankinnat koskevat mm. atk-laitteita, puhelinliikennettä, sähköä, öljyä ja kopiopaperia. Seurakunnan ja kunnan tiloja voidaan käyttää yhteisesti. Molemmilla voi olla myös samoja taloushallinnon ohjelmia, jolloin ne voivat tukea toisiaan ohjelmien ongelmatilanteissa. Jotkin seurakunnat ostavat talouspäällikön palvelut ja kirjanpidon kunnilta. Kokemukset yhteistyöstä kuntien kanssa ovat sekä positiivisia että negatiivisia. (Liite 4: Yhteistyö kunnan kanssa) Seurakuntien muina yhteistyökumppaneina toimivat ohjelmatoimittajatalot (palvelinpalvelut, palkanlaskenta, kirjanpito) ja yksityiset tahot. Yksityisiltä, seurakunnat ostavat muun muassa metsänhoitoa, lähiverkon tietoturvaa ja koneiden kunnossapitoa, kirkkoherranviraston sijaisuuksia, lakiasiainpalveluja ja kirjanpito- ja laskutuspalveluja. Kokemukset yhteistyöstä ovat pääosin positiivisia. (Liite 4: Yhteistyö yksityisten tahojen kanssa) Seurakunnat tekevät kirjanpidon ja palkanlaskennan yhteistyötä jonkin verran myös keskenään. Seuraavat seurakunnat ovat ilmoittaneet hoitavansa toisen/toisten seurakuntien kirjanpitoa ja/tai palkanlaskentaa: Iisalmi, Inari, Juupajoki, Jämsän- Kuoreveden srky, Kajaani, Kittilä, Kuopion srky, Lempäälä, Nokia, Orimattila, Oulun srky, Rusko, Säkylä, Vilppula, Ylitornio ja Ylöjärvi. Seurakuntien välisistäkin yhteistyökuvioista löytyy sekä hyviä että huonoja puolia. (Liite 4: Yhteistyö muiden seurakuntien kanssa) Yhteispalvelimia ylläpidetään ainakin seuraavissa seurakunnissa: Iisalmi, Joensuun srky, Kajaani, Kouvola, Kuopion srky, Lahden srky, Lappeenrannan srky, Raahen srky, Riihimäki, Rovaniemi, Savonlinna-Sääminki, Seinäjoki ja Ylivieska. Näitä palveluja ostavat seurakunnat ovat tyytyväisiä. Palveluja tarjoavat seurakunnat puolestaan joutuvat toiminnassaan ottamaan huomioon lisääntyneen työmäärän. (Liite 4: Seurakuntien välinen palvelinyhteistyö) Seurakuntien välisiä tulevaisuuden yhteistyökuvioita pohditaan nykyään usein kuntien rakennekehityksen pohjalta. Seurakuntien välistä yhteistyötä kartoittavia selvityksiä on tehty ja niitä on tekeillä. Kartoitukset eivät kuitenkaan ole vielä tuottaneet laajasti tuloksia. Voimavaroja yhteistyökuvioiden rakentamiseksi ei aina tunnu löytyvän. Seurakunnat pelkäävät itsenäisyytensä menettämistä eivätkä herkästi ryhdy yhteistyöhön. Vastaukset seurakuntien tulevaisuuden yhteistyösuunnitelmista olivat yllättävän laimeita. (Liite 5) Kirjanpidon ja palkanlaskennan ulkoistamisesta seurakunnat esittivät monenlaisia näkemyksiä sekä puolesta että vastaan. Monissa seurakuntatalouksissa asiat ovat tällä hetkellä hyvin, henkilöstöresurssit on mitoitettu tarpeen mukaisesti ja oman taloustoimiston ylläpitämistä pidetään tärkeänä. Toisaalta nk. suurissakin yksiköissä on sijaisuusongelmia. Ulkoistamisen mahdollisuutta on selvitetty useissa seurakunnissa. Usein sitä harkitaan vakavasti silloin, kun tulossa on eläkkeelle siirtymiset. Työvoimaresurssien 8

9 uudelleenjärjestelyjä ja työnjakoa pohditaan ja valmistellaan myös yhteistyössä naapuriseurakuntien kanssa. Ulkoistamisen esteitä ovat yleensä olleet palvelun kalleus sekä se, että valmisteleviin töihin tarvitaan edelleen seurakunnissa taloushallinnon henkilökuntaa. Muita esteitä ovat pelko valvontamahdollisuuden pettämisestä menojen suhteen (kirjanpito), tai että on juuri hankittu uusi ohjelma, ei ole siirrytty sähköiseen laskujen kierrätykseen, ei ole saatavilla ulkopuolisen tahon palveluja tai että kirkon palkanlaskennan sopimusmääräysten osaajia ei ole. Esille tuli myös näkemyksiä siitä, että ulkoistamista tulisi toteuttaa vain seurakuntien kesken; ulkopuolisen osaamista epäillään. 2.6 Toiveet Seurakuntakoosta riippumatta esitettiin toiveita yhden, koko kirkon yhteisen talous- ja henkilöstöhallinnon ohjelman hankkimisesta, ko. töiden keskittämisestä sekä vaihtoehtoisesti niiden jakamisesta seurakuntien kesken. Lisäksi hankinnat ja kiinteistötoimi koettiin vaikeiksi alueiksi ja niihin toivottiin asiantuntija-apua ja yhteistyötä. (Liite 6) 3. MAHDOLLISUUDET Monet seurakuntatalouksista ovat murrosvaiheessa mm. työntekijöiden eläköitymisen ja siitä aiheutuvien työjärjestelyjen sekä rakennemuutosten vuoksi. Henkilöstöja taloushallinnon tehtäviä järjestettäessä on otettava huomioon kaikki vaikuttavat asiat, jotta tehtävät voitaisiin hoitaa tarkoituksenmukaisesti sekä muutosten aikana että niiden jälkeen. Veronsaajayksikkönä kirkon on kiinnitettävä huomiota työn taloudellisuuteen, laatuun, luotettavuuteen ja järkevään hoitamiseen. 3.1 Kirkon kokonaistalouden näkökulmia Seurakuntien talous kokonaisuutena on vahva. Seurakuntien tilinpäätöstietojen yhteenlasku osoittaa, että omavaraisuusaste on noin 93 %, rahoitusvarallisuus jäsentä kohti hyvä ja korollisia lainoja on vähän rahoitusvarallisuuteen ja käyttötuloihin nähden. Toimintamenojen osuus kaikista menoista on 80 %. Seurakuntien toiminta rahoitetaan pääasiallisesti verotuloilla, ja niiden osuus on noin 81 % kaikista tuloista. Verotulot jäsentä kohti vaihtelevat alueittain melkoisesti. Maan varakkaimmilla alueilla seurakunta saa verotuloja jäsentä kohti kaksikertaisen määrän köyhimpiin alueisiin verrattuna. Verotuloilla painotettu tuloveroprosentti on ollut useita vuosia koko kirkossa 1,33 %. Yhteisöverojen osuus verotuloista yhteensä vaihtelee vuosittain välillä %. Kirkon osuus yhteisöveron tuotosta jaettiin ensimmäistä kertaa vuonna 2006 seurakuntien kesken siten, että puolet tuotosta jaettiin kuntien asukasmäärien mukaisessa suhteessa ja puolet yhteisöverojen maksajien ja työnantajien työpaikkojen alueellisen jaon mukaan. Uudistuksen vuoksi yhteisöverotulot jäsentä kohti jakautuivat seurakuntien kesken entistä solidaarisemmin. 9

10 Vieraan pääoman osuus on pieni verrattuna rahavaroihin, omaan pääomaan ja käyttötuloihin. Korollisten lainojen osuus vieraasta pääomasta koko kirkossa vuonna 2006 oli 57 miljoonaa euroa, mikä on pieni luku vuosittaisiin tuloihin ja varallisuuteen nähden. Seurakuntien omavaraisuusaste eli oman pääoman ja vieraan pääoman suhde on vahva. Seurakuntien omavaraisuusastetta laskettaessa laskelman ulkopuolelle jätetään toimeksiantojen (mm. hautainhoitosopimusten) pääomat. Seurakuntien rahavarat ovat riittäneet viime vuosien aikana päivän kassastamaksuihin, mikä on erittäin hyvä luku. Tilinpäätöspäivänä 2006 vain 16 seurakunnan rahavarat eivät riittäneet 30 päivän laskennallisten menojen maksamiseen eli seurakunta joutui todennäköisesti ottamaan lainaa maksaakseen päivittäiset menot ennen tammikuun verotilityksiä. Näiden 16 seurakunnan jäsenmäärä oli 2,3 % koko kirkon jäsenmäärästä. Kirkkojärjestyksen 15 luvun 1 :n mukaan seurakunnan on päätettävä talousarviossa sekä toiminta- ja taloussuunnitelmassa tai niiden hyväksymisen yhteydessä toimenpiteistä, joilla taseen osoittama alijäämä katetaan. Alijäämää tilikaudelta ja edellisiltä tilikausilta yhteensä oli tilinpäätöksissä 2006 kertynyt 20 seurakuntataloudelle. Näiden 20 seurakunnan jäsenmäärä yhteensä oli 1,8 % koko kirkon jäsenmäärästä. Kirkon taloudellinen hyvinvointi on riippuvainen siitä, haluavatko ihmiset maksaa kirkollisveroa. Kirkon jäsenyyden merkityksen oheneminen on kirkon talouden suurin riski. Vuosikymmenien tai vuosisatojen aikana kertynyt omaisuus ja rahavarat eivät riitä kovin pitkälle, mikäli toimintamenot ja kirkosta eroaminen kasvavat yhtä aikaa. 3.2 Laadun parantaminen Työn laadun yhtenä kriteerinä pidetään yleensä sitä, että työ on tehty voimassa olevien sääntöjen mukaisesti. Siten työn lopputulos hyödyntää asetettujen tavoitteiden seurantaa, todentamista ja analysointia. Luottamushenkilöiden näkökulmasta tämä on ehdoton edellytys talouden hoidossa. Tavoitteiden seurannan ja tulevaisuuden suunnittelun kannalta nämä seikat ovat ensisijaisen tärkeitä myös koko seurakunnan henkilöstölle. Henkilöstöhallinnossa työn laatukriteereinä voidaan pitää mm. palkkojen maksamista samojen sääntöjen mukaisesti oikein ja ajallaan sekä tasapuolisuutta työntekijöiden kohtelemisessa. Kirjanpito on samalla tavalla muotomäärätty tehtävä, jota ohjaavat samanlaiset säännöt riippumatta siitä, minkä kokoisessa seurakunnassa kirjanpitoa hoidetaan. Kirjanpito kuuluu työnantajan velvoitteisiin ja kirkon on yhtenä yhteisöveronsaajana kiinnitettävä erityisesti huomiota sen läpinäkyvyyteen. Yhteiskunnallisten velvoitteidensa täyttämiseksi kirkon on kirjanpitonsa kautta pystyttävä näyttämään ajantasaista ja luotettavaa tietoa verovarojen käytöstä. Seurakuntien talouden hoitoon liittyvät työt ovat varsin moninaiset. Tehtävät ovat usein sesonkiluonteisia. Jokaisessa seurakunnassa ne ovat samojen vaatimusten alaisia; niin pienten kuin suurtenkin yksiköiden on tuotettava samat tiedot, tehtiinpä töitä yhden tai useamman hengen voimin. Taloushallinnossa, henkilöstöhallinnossa sekä muissa seurakunnallisen työn tukitoimissa vaatimukset ovat lisääntyneet ja tarkentuneet, ja silti työ on tehtävä laadusta tinkimättä. 10

11 Työn laadun ylläpitämiseen ja parantamiseen voidaan vaikuttaa varmistamalla, että työntekijä on työhönsä tyytyväinen ja motivoitunut työskentelemään; kokee tekevänsä jotain tärkeää, merkityksellistä ja vaikuttavaa. Samalla hänellä tulee olla osaamisen tunne, tieto siitä, että hän hallitsee tehtävänsä myös muutosten jälkeen. Työntekijälle on varmistettava ajantasaiset työvälineet ja työtehtävien mukainen, jatkuvasti koulutuksella ylläpidettävä taito niiden käyttämiseen sekä työn sisältöön liittyvää koulutusta. Ensisijaisen tärkeätä on huolehtia siitä, että työntekijällä on mahdollisuus tehdä työnsä laadukkaasti myös ajan puolesta eli että hänellä on riittävästi aikaa työn hoitamiseen. Parempaa työn laatua pyritään saamaan aikaan keskittämällä tehtäviä ja tekijöitä. 3.3 Vaarallisten työyhdistelmien estäminen 3.4 Ohjelmayhteistyö Seurakunnissa on kiinnitetty huomiota ns. vaarallisten työyhdistelmien olemassaoloon; esimerkkinä tilanne, jossa palkanlaskija laskee oman palkkansa. Tilanteita ei kaikilta osin voida välttää pienemmissä yksiköissä, joissa työntekijöitä on vähän. Sisäisen valvonnan ohjeistuksella voidaan työnkulkuihin sisällyttää varmuustekijöitä, esim. erilaisia hyväksymismenettelyjä, mutta käytännön jokapäiväisessä työssä niilläkään ei aukottomasti voida taata, ettei väärinkäytösten mahdollisuuksia olisi olemassa. Työntekijän kannalta ns. vaarallinen työyhdistelmä on huolta lisäävä tekijä, sillä virheiden tekemistä pelätään. Palkanlaskenta ja kirjanpito ovat joissakin seurakunnissa yhden henkilön käsityötä, ja siitä syystä työ voidaan kokea raskaana. Tämä vaikeus liittyy nimenomaan pieniin työyksiköihin. Vaarallisten työyhdistelmien välttämiseksi tehtävät on syytä miettiä hoidettavaksi niin, että aineistoa käsittelee useampi henkilö tai että työntekijä ei itse hoida alusta loppuun itseään koskevia asioita. Aineiston käsittelyn vastuun jakautuminen useammalle henkilölle luo turvallisuutta ja moninkertaistaa virheiden löytymisen mahdollisuuden. Samalla aineiston kiertokulku voidaan järjestää tarkoituksenmukaisesti ilman, että tarvitsee laatia ylimääräisiä hyväksymisjärjestelmiä vaarallisten työyhdistelmien välttämiseksi. Työt tulisi kokonaisuudessaan järjestää siten, että vaarallisia työyhdistelmiä ei synny eli keskittää ne suurempiin yksiköihin. Nykyisin tietotekniikka ei ole este millekään yhteistyön muodolle vaan antaa mahdollisuuden toimia yli rajojen. Esimerkiksi vielä 1990-luvun puolivälissä Lapin seurakuntien aloittaessa yhteistyötään oli puhelinalueraja (016) este yhteisen jäsentietojärjestelmäpalvelimen sijoittamiselle Ouluun (alue 08). Tänä päivänä Lapin läänin seurakuntien ja osa Iin rovastikunnan (08 alue) seurakuntien talousohjelmista ovat Rovaniemen yhteispalvelimella. Samoin monet seurakunnat eri puolilta maata ovat sijoittaneet ohjelmansa Norlicin tai Rauhalan palvelinkeskuksiin ilman, että on tarvinnut millään tavalla kiinnittää huomiota etäisyyksiin. Seurakunnissa on erilaisia taloushallinnon ohjelmia. Laajan yhteistyön estää se, että seurakuntien talous- ja henkilöstöhallinnon ohjelmat kuuluvat eri ohjelmaperheisiin. Henkilöitä, jotka hallitsevat molemmat ohjelmat, on harvassa, jos olleenkaan. Kaikissa ohjelmissa käsitellään kuitenkin samoja asiasisältöjä, sillä niihin syöte- 11

12 tään samat tiedot ja niistä tulostetaan ja niissä seurataan samoja tietoja. Onko tilanne siis todellinen este yhteistyölle? Jos ammattihenkilö saa keskittyä työhönsä kahden eri ohjelman käyttäjänä, voi onnistuminen olla hyvinkin mahdollista. Toisaalta seurakuntien kyselyvastauksista käy ilmi, ettei nykyisiin ohjelmiin olla kaikilta osin tyytyväisiä ja että tulevaisuudessa joka tapauksessa joudutaan ohjelmia uusimaan. Monissa seurakunnissa nähdään ongelmina ohjelmien hankinta, ylläpito ja hinta. Ratkaisuksi ehdotetaan, että Kirkkohallitus ostaisi yhden, kaikkien käyttöön tarkoitetun ohjelman, rakentaisi yhteydet seurakuntiin ja hoitaisi päivitykset, ylläpidon jne. Ohjelman käyttämisestä veloitettaisiin seurakuntaa jäsenmäärän mukaan. Ongelmien ratkaisijana ei välttämättä tarvita Kirkkohallitusta, sillä yhteispalvelimia on jo nyt useissa seurakunnissa. Laajin esimerkki on palvelin, jonka piiriin kuuluvat Oulun hiippakunnan nk. pohjoisen alueen seurakunnat. Rovaniemen palvelimille (2 kappaletta) on keskitetty 28 seurakunnan kirkonkirjojenpidon sekä talous- ja henkilöstöhallinnon ohjelmat (Intime ja Status). Seurakunnat ovat palkanneet yhteisesti kaksi atk-osaajaa, jotka pääsääntöisesti hoitavat tietokoneongelmat linjoja pitkin. Ohjelmat päivitetään keskitetysti ja tarvittavat hankinnat kilpailutetaan heidän toimestaan. Ohjelmien yhteiskilpailuttaminen (Intime) on hoidettu tämän yhteistyön kautta. Palvelinyhteistyökuvioiden luomisesta on esimerkkejä ympäri maata. Vaikuttaa kuitenkin siltä, että palvelinyhteistyöhön ryhtyminen tapahtuu hitaasti, yhtä hitaasti kuin muunkin yhteistyön aloittaminen. Näin siitä huolimatta, että hyödyt ovat kiistattomat. Tekniikkaosaaminen on seurakunnissa usein olematonta ja siihen tarvitaan jatkuvasti ulkopuolista tukea. Tässä vaiheessa on syytä tarkoin pohtia, kannattaako palvelinyhteistyön kehittämistä tukea ennen kuin selviää, mihin henkilöstö- ja taloushallinnon kehittämisessä pyritään valtakunnallisesti. Onko seurakuntien enää järkevää ylläpitää kahta henkilöstö- ja taloushallinnon ohjelmaa varsinkaan kun se on selvästi esteenä laajemmalle talousyhteistyölle? Nykytekniikka mahdollistaa valtakunnallisen palvelinyhteistyön, joten miksi enää luoda pienempimuotoisia yhteyksiä? On mahdollista hankkia yksi yhteinen tietojärjestelmä, jota kaikki seurakunnat käyttävät. 4. TYÖRYHMÄN VÄLITAVOITE Taloudellisen itsekannattavuuden turvaaminen Seurakuntien taloudenhoidon tehokkuuden ja laadun kehittämiseksi on pyrittävä laajaan yhteistyöhön (Läsnäolon yhteisö, 2007, s. 21). Työryhmä on todennut, että kaikki perustelut henkilöstö- ja taloushallinnon keskittämiseksi ovat olemassa. On siis syytä pohtia seurakunnan talouteen liittyvien tehtävien uudelleenjärjestämistä siten, että ne työt, jotka voidaan menestyksellisesti hoitaa fyysisesti erillään seurakunnasta, erotetaan suurempiin yksiköihin. Seurakuntatalouksia on nyt 390 ( ), ja seurakuntien määrän oletetaan vähenevän lähivuosina voimakkaasti. Seurakuntarakenteen muutostilanteissa joudutaan joka tapauksessa pohtimaan rutiinitöiden uudelleenjärjestämistä, ja silloin hallintoon ja muihin osa-alueisiin liittyvät tehtävät vievät seurakunnassa huomattavan paljon aikaa ja voimia. Rakennemuutostilanteen työtaakka pienenee, jos kirjanpidon ja palkanlaskennan keskittäminen kaikkine järjestelyineen on kunnossa jo sitä ennen. 12

13 Seurakunnissa, myös talouspuolella, ollaan henkilöstön ikärakenne huomioon ottaen kilpajuoksutilanteessa. Vielä nyt on seurakunnissa osaajia, mutta tulevaisuudessa tilanne on täysin toinen. Kun seurakunnassa tullaan tilanteeseen, jossa eläkkeelle siirtymisten vuoksi olisi pian löydettävä yhteistyökumppani, sitä ei välttämättä löydykään. Jotkin seurakunnat ovat tosin ryhtyneet rakentamaan keskinäistä talousyhteistyötä hankkimalla yhteispalvelimia ja keskittämällä toimintoja. Yhteistyökuviot etenevät kuitenkin hitaasti ja ovat varsin paikallisia; tilanne seurakunnittain ja alueittain vaihtelee suuresti. Talous- ja henkilöstöhallinnon tehtävät pitäisi keskittää ja järkeistää mahdollisimman nopeasti hyvissä ajoin, ettei jouduta po. tilanteisiin. Työryhmän johtopäätökset tehtävien keskittämisestä perustuvat seurakunnista saatuihin kyselyvastauksiin, toimistohenkilöstön ikäjakaumaan, nykyiseen lainsäädäntöön, teknisiin mahdollisuuksiin sekä Läsnäolon yhteisö -raportin tietoihin. Keskittäminen nykyisiä tietojärjestelmiä hyödyntäen on mahdollista voimakkaimmin rutiinitöiksi määriteltyjen tehtävien, palkanlaskennan ja kirjanpidon osalta, ja työryhmän johtopäätökset koskevat tässä vaiheessa vain näitä tehtäviä. Nämä kaksi osa-aluetta ovat kirkon omien sovellettavien sääntöjen mukaisesti hoidettavia tehtäviä seurakunnissa. Näitä rutiinitöitä keskittämällä parannetaan ja taataan niitä hoitavien henkilöiden osaamistaso ja annetaan seurakuntien taloushallinnolle mahdollisuus keskittyä muiden tukitoimien erikoistumisyhteistyön kehittämiseen. Keskittäminen helpottaa samalla nykyisin töissä olevia työntekijöitä jaksamaan eläkeikään saakka. Uusien työntekijöiden rekrytointi helpottuu, jos taloustoimiston työtehtävät ja osaamisvaatimukset supistuvat nykyisistä. Eräs voimakkaasti esiin tuleva kehittämisaihe kyselyvastauksissa oli työtehtävien jakaminen ja keskittäminen alueittain. Tämä toive tukee myös seurakuntarakennetyöryhmän tavoitteita. Laajaa halukkuutta tällaiseen yhteistyöhön on olemassa. Työtehtävien jakamiseen eli erikoistumiseen eivät voi osallistua sellaiset työntekijät, joiden ajan jo nykyinen työkenttä vie kokonaan. Vaihtoehtona on erikoisosaajien palkkaaminen seurakuntiin nykyisten talousvastaavien rinnalle, mihin tuskin on realistisia mahdollisuuksia. Keskisuurten ja suurten seurakuntien tilanne on luonnollisesti helpompi. Työntekijöitä sekä resursseja on riittävästi. Kapasiteettia saattaa tällä hetkellä olla jopa toisille tarjottavaksi. Suuremmat yksiköt ovatkin alkaneet yhteisvastuullisesti tarjota työpanostaan pienemmille yksiköille. Yhtä kaikki, eläköityminen edellyttää suuremmissakin seurakuntatalouksissa järjestelyjä ja etukäteissuunnittelua. Seurakuntarakennetyöryhmän tavoitteiden mukaisesti on yhteisen pohjan luominen kaikkien olemassa olevien resurssien hyödyntämiseksi siten ajankohtaista. 13

14 4.1 Viisi vaihtoehtoa Työryhmä on pohtinut seuraavia viittä mallia palkanlaskennan ja kirjanpidon hoitamiseksi; a) Yksi keskitetty palkka- ja kirjanpitokonttori koko kirkossa, yksi tietotekninen ohjelmistokokonaisuus Palkanlaskenta ja kirjanpito keskitetään yhden organisaation alaisuuteen, jota johtaa yksi johtaja. Tämä konttori voi olla virtuaalinen. Seurakunnista valittu henkilöstö erikoistuu työssään jatkossa puhtaasti vain näihin tehtäviin. Suuren kirjanpitotyömäärän vuoksi kirjanpitoon sidottuja henkilöitä tulee olemaan enemmän kuin palkanlaskijoita. Kirkon Työmarkkinalaitos (KiT) ohjeistaa ja kouluttaa Kirkon työ- ja virkaehtosopimuksen (KirVESTES) pykälien tulkinnoissa seurakuntien palkanlaskentahenkilöstöä. Neuvottavia on tällä hetkellä kaikissa seurakuntatalouksissa. Tarkoitus on, että keskittämisen avulla palkanlaskennan neuvontatarve vähentyy keskitetyn koulutuksen kautta. Palkanlaskijat toimivat seurakuntien tiloissa mutta hoitavat jokainen vähintään 200 palkansaajan palkkatietojen käsittelyn. Tällä hetkellä koko kirkolla on yhteensä noin palkansaajaa. Alkuvaiheessa työntekijät saattavat olla alueellisesti hyvinkin hajautetusti sijoitetut. Myöhemmin, eläkkeellesiirtymisten johdosta ja rekrytoinnin kautta, työntekijäkeskittymistä syntyy luonnostaan kasvukeskuksiin. Valtakunnallinen keskittäminen mahdollistaa loma- ja sairauslomajärjestelyjen organisoimisen mahdollisimman joustavaksi. Esimerkki työnjaosta palkanlaskennassa - seurakunnassa hoidetaan edelleen palkanmaksu ym. työnantajavelvoitteet perusasiat (henkilöstön palkkaamispäätökset, työsopimus, palkkamäärittely jne.) - keskitetyssä palkkakonttorissa hoidetaan palkanlaskenta - henkilörekisterit yms. keskustasolla, kirkkohallitus saa tietoa kirkon henkilöstöstä - tilastot saatavissa suoraan ohjelmasta keskitetysti Kirjanpidosta ei seurakunnille ennestään ole annettu tarkkaa ohjeistusta kuten palkanlaskennasta. Tästä syystä kirjanpidossa on edelleen paikallisia ratkaisuja, jotka vaativat yhtenäistämistä vielä pitkään. Keskittäminen helpottaa seurakuntien kirjanpidon ja erilliskysymysten kirjanpitokäsittelyn yhtenäistämistä. Uusien määräysten läpivienti käytäntöön helpottuu. Kirjanpidon luotettavuus ja läpinäkyvyys paranee. Sairauslomajärjestelyt helpottuvat. Työntekijöiden osaamistasoa pidetään yllä keskitetyllä kouluttamisella. 14

15 Esimerkki työnjaosta kirjanpidossa - seurakunnassa hoidetaan edelleen laskujen maksu laskujen käsittely (tiliöinti, hyväksymiset) - keskitetyssä kirjanpitokonttorissa hoidetaan laskujen siirtäminen sähköiseen muotoon kirjanpito - taloustilastot ym. tiedot saatavilla suoraan ohjelmasta keskitetysti Edellytyksenä koko kirkon yhteisen keskitetyn palvelun rakentamiselle on, että seurakunnat liittyvät siihen. Palkanlaskennan ja kirjanpidon keskittämistä voidaan harkita seurakunnille pakolliseksi, jolloin tarvitaan lainmuutos. Toinen vaihtoehto on, että seurakunnat liittyvät keskitettyyn järjestelmään vapaaehtoisesti. Vapaaehtoisen siirtymisen vaikuttimina voivat olla oman henkilöstön saatavuusongelmat ja yhteisen konttorin palvelujen saannin helppous ja luotettavuus. Kirkon yhteisen henkilöstö- ja talousohjelman käyttöoikeuksia ei saa ilman, että liittyy keskitetyn palvelun piiriin. Mikäli keskittämisratkaisu ei olisi kaikille seurakunnille pakollinen, on pohdittava, kuinka suuren osan seurakunnista on siirryttävä järjestelmään, jotta yhden yhteisen ohjelmistokokonaisuuden hankinta olisi tarkoituksenmukaista. Suuret seurakuntataloudet selviävät tulevaisuuden haasteista paremmin kuin pienemmät yksiköt ja ilman Kirkkohallituksen hankkimaa talousohjelmaa. Kuitenkin on tärkeä muistaa, että kokonaiskirkon näkökulmasta on edullisempaa ylläpitää ja kehittää yhtä ohjelmaa kuin kahta tai useampia talousohjelmia. Kustannusanalyysin jälkeen tulee tätä asiaa pohtia tarkemmin. YKSI PALVELUKESKUS Yksi organisaatio, yksi johtaja - Sijoituspaikka voi olla esimerkiksi Kirkkohallitus Henkilöstömäärä noin 100 henkilöä palkanlaskennassa ja hieman enemmän talous-hallinnossa - Tarvittava henkilöstö siirretään seurakuntien henkilöstöstä Fyysisesti hajautettu eli ns. virtuaalinen palvelukeskus - Virtuaaliverkkoon voidaan myös muodostaa esim. eläköitymisten kautta muutamia fyysisiä keskittymiä eri puolille maata - Mallissa on keskeistä prosessien sekä työnjaon ja erikoistumisen muodostaminen, viestintä sekä ohjeiden kurinalainen noudattaminen Yhteiset tietojärjestelmäratkaisut - Tiedonsiirto on sähköistä seurakuntien, henkilöstön ja palvelukeskuksien osien välillä - Tietojärjestelmät voivat olla omia tai palveluina hankittuja Vapaaehtoinen / pakollinen 15

16 b) Alle 100 palkanlaskenta- ja kirjanpitoyksikköä, yksi tietotekninen ohjelmistokokonaisuus Tämä ehdotus pohjautuu talousyhteistyömalliin (Läsnäolon yhteisö 2007, s ), jossa lähialueen seurakuntataloudet solmivat yhteistyösopimuksen ja keskittävät muun muassa palkanlaskennan ja kirjanpidon yhteiseen yksikköön. Perusmalli on sama kuin vaihtoehdossa a, mutta työntekijät palvelevat alueellisessa yhteistyössä olevia seurakuntia. Alueellisia organisaatioita on useita, kuitenkin alle 100, ja kaikissa yksiköissä on oma johtaja. Seurakunnat ovat edelleen itsenäisiä talouksia. Ratkaisu tarkoittaisi sitä, että palkanlaskenta- ja kirjanpitoyksikön työntekijät toimivat paikallisesti ja lähellä niitä seurakuntia, joiden henkilökunnan palkat ja kirjanpidon he hoitavat. Yksi palkanlaskija voisi esimerkiksi laskea henkilön palkat, jolloin olisi mahdollista, että noin 100 nykyisinkin palkanlaskentaa hoitavaa toimihenkilöä hoitaisi koko kirkon henkilöstön palkat. Tässä mallissa on tärkeätä varmistaa työntekijöiden lomajärjestelyjen toimivuus. Talousyksikön täytyy olla riittävän suuri tai lomajärjestelyjä täytyy tehdä eri yksiköiden välillä. Tämänkin vaihtoehdon yhteydessä on pohdittava, kuinka suuren osan seurakuntatalouksista tulisi olla mukana, jotta yhteinen tietojärjestelmä on hankintana järkevä. Seurakuntarakennetyöryhmän ajatukset alueellisesta yhteistyöstä pohjautuvat ajatukseen, että muitakin tukitoimia hoidetaan alueellisesti. Jos seurakuntia jää tämän kehityksen ulkopuolelle, ne menettävät sen tuen ja turvan, jota yhteistoiminta talous- ja henkilöstöhallinnossa luo. Tästäkään syystä ei voi ajatella sellaisen mallin luomista, johon vain osa seurakunnista osallistuu. ALUEELLISET PALVELUKESKUKSET Keskitetään alueellisesti useamman seurakunnan talous- ja palkanlaskentapalvelut - Palvelukeskuksia alle 100 kpl Tarvittava henkilöstö siirretään seurakuntien henkilöstöstä Voidaan toteuttaa fyysisesti hajautettuna eli ns. virtuaalimallina - Mallissa on keskeistä prosessien sekä työnjaon ja erikoistumisen muodostaminen, viestintä sekä ohjeiden kurinalainen noudattaminen Yhteiset tietojärjestelmäratkaisut - Tiedonsiirto on sähköistä seurakuntien, henkilöstön ja palvelukeskuksen välillä Vapaaehtoinen / pakollinen 16

17 c) Yhteistyökimpat erilaisilla ohjelmistoratkaisuilla On täysin mahdollista kehittää seurakuntien yhteistyötä myös nykyiseltä pohjalta siten, että seurakunnat muodostavat seurakuntakimppoja. Esimerkiksi hiippakunnan kaikkien seurakuntien talousohjelmat voidaan siirtää samalle palvelimelle, jolloin Status- ja Norlic-tietojärjestelmiä käyttävät seurakunnat voivat hoitaa toistensa rutiinitöitä (palkanlaskenta ja kirjanpito). Saman ohjelmaperheen seurakunta saa hallintopäätöksellä oikeudet toisen seurakunnan ohjelmiin. Käytännössä työntekijä toimii nykyisessä työpaikassaan, mutta suorittaa toisen seurakunnan töitä tietojärjestelmän kautta. Tämä vaihtoehto voidaan seurakunnissa kokea pehmeäksi siirtymäksi keskitetympään yhteistyöhön. Yhteistyökuviot tällaisessa ratkaisussa tulevat todennäköisesti syntymään maantieteellisesti lähellä olevien seurakuntien kesken. Malli johtaa yhteispalvelininvestointeihin, jotka saattavat osaltaan jatkossa rajoittaa laajempiin yhteistyökuvioihin siirtymistä muutoin kuin uusien yhteispalvelinhankintojen kautta, mikäli siihen ei heti alkuvaiheessa kiinnitetä huomiota. Edellytyksenä yhteistyökimppojen työn sujuvuudelle on luonnollisesti myös se, että kaikki mahdollinen tarvittava perustieto siirtyy sähköisesti. Lyhyellä aikavälillä yhteistyökimppamalli on toimiva. Eri tahoille rakentuvat yhteistyömallit ovat samansuuntaisia mutta paikallisesti räätälöityjä. Mikkelin alueen Ryhtymys-projektin toivotaan tuottavan yhteisen, monistettavan mallin. Yhteistyökimppojen kehittäminen on alueellista ja vaatii aina paljon valmisteluaikaa ja keskinäistä tuntemusta ja luottamusta. Tämäntyyppistä yhteistyötä on tuettu Kirkkohallituksesta kehittämisavustuksilla. YHTEISTYÖKIMPAT Samaa tietojärjestelmää käyttävät seurakunnan yhdistävät talous- ja palkanlaskentapalvelunsa yhteen palvelukeskukseen - Palvelukeskusten määrää tai formaattia ei voida tarkasti arvioida etukäteen Henkilöstöä siirretään tarpeen vaatiessa seurakuntien välillä Voidaan pitää fyysisesti hajautettuna eli virtuaalisena Yhteistyökimpalla samat tietojärjestelmäratkaisut - Tiedonsiirto on sähköistä Keskeistä yhteistyön vapaaehtoisuus d) Ulkoistaminen, palkanlaskennan ja kirjanpidon siirtäminen pois kirkon hoidosta Palkanlaskennan ja kirjanpidon siirtäminen kokonaan kirkon omien yksiköiden ulkopuolelle on yksi varteenotettava mahdollisuus. Esimerkiksi ohjelmatoimittajatalot hoitavat jo nyt noin 15 kirkon talousyksikön palkanlaskennan tai osia siitä. Os- 17

18 topalvelumalli on siis jo olemassa ja käytössä. Seurakunnat, jotka ovat ulkoistaneet palkanlaskennan ohjelmatoimittajataloihin, ovat suurimmalta osin tyytyväisiä palveluun. Ohjelmatoimittajat ovat kiinnostuneita paitsi palkanlaskentatyön saamisesta itselleen myös sen tekijöiden rekrytoinnista. Palvelun ostaminen ulkopuolisilta toimijoilta poistaa seurakunnista rekrytoinnin vaikeudet ja jatkuvan kouluttamisen vastuun. Mitä enemmän seurakuntia ostopalveluun siirtyy, sitä suuremmat mahdollisuudet palvelun tarjoajalla on parantaa palvelun monipuolisuutta. Seurakunnat saavat ostopalvelusopimuksen turvin räätälöidyn palvelun. ULKOISTAMINEN Ulkoistetaan talous- ja palkanlaskentapalveluiden tuottaminen - Ulkoistaminen voi olla ja usein onkin vaiheistettu Henkilöstö siirtyy ulkoisen organisaation palvelukseen joko kokonaan tai osittain - Edellyttää pitkän tähtäimen henkilöstösuunnitelmaa ja sen johdonmukaista noudattamista Tietojärjestelmäratkaisuna palveluntuottajan ratkaisu - Yhteydenpito seurakuntien ja ulkoisen palveluntuottajan välillä on pitkälle sähköistä Keskeistä henkilöstön siirtyminen ja ylimääräisen henkilötyön leikkaaminen pois seurakunnista - Palveluiden turvaamiseen sekä esim. työvoiman saatavuuteen ja osaamiseen liittyvät riskit ovat ulkoisella palvelutarjoajalla Vapaaehtoinen / pakollinen e) Nykytilan jatkuminen Vaihtoehdossa tarkastellaan mahdollisuutta, että Kirkon keskushallinto ei ohjaa talous- ja henkilöstöhallinnon kehitystä seurakunnissa. Nopeasti kuviteltuna tilanne voi johtaa vaikeuksiin. Ajan mittaan talousosaajat yhä useammasta seurakunnasta jäävät eläkkeelle ja tilalle on palkattava uutta osaavaa henkilöstöä. Mikäli seurakunnat eivät muodosta suurempia talousyksiköitä, hoida tehtäviä yhteistyösopimuksien turvin tai ulkoista tehtävää, on todennäköistä, että monet seurakunnat jäävät ilman alan osaajia. Toisaalta voi käydä myös niin, että seurakuntien yhteistyö kehittyy kiihtyvässä tahdissa ja suuremmat talousyksiköt enenevässä määrin tarjoavat pienemmille yksiköille henkilöstö- ja taloushallinnon palveluja tai että useat pienet yksiköt muodostavat yhteistyörenkaan. Joka tapauksessa seurakunnat tässä mallissa jatkavat yhteistyökuvioiden rakentamista täysin omien tarpeiden mukaisesti; toimivat täysin itsenäisesti ja löytävät itselleen parhaan ratkaisun ajan myötä. 18

19 NYKYTILA Kukin seurakunta hoitaa itse talous- ja palkanlaskentapalvelunsa -Sisältää myös mahdollisuuden yhteistyökimppoihin ja ulkoistamisiin Henkilöstön osalta ei tapahdu muutoksia Tietojärjestelmäratkaisuina todennäköisesti nykyiset Keskeistä henkilöstön saatavuuden varmistaminen sekä tätä kautta laadukkaiden talous- ja henkilöstöhallinnon palveluiden sujuvuuden ja häiriöttömyyden turvaaminen 4.2 Henkilöstö- ja taloushallinto-ohjelma 4.3 Muu yhteistyö Tällä hetkellä seurakunnissa käytetään pääasiassa kahta eri henkilöstö- ja taloushallinto-ohjelmaa. Suurin osa kyselyyn vastanneista oli tyytyväisiä ohjelmiin. Esitetyt puutteet olivat kuitenkin moninaisia ja ohjelmissa ilmeni usein jatkuvia epäkohtia. On myös muistettava, että jossain vaiheessa nykyistenkin ohjelmien elämänkaari loppuu. Lähiseurakuntien talousyhteistyön yhtenä kulmakivenä on usein se, että ne käyttävät eri ohjelmia. Tämä tai myöskään yhteistyöseurakunnan sijainti ei ole este, kun laskut ja muu tieto kulkevat seurakunnissa sähköisesti. Sähköistä tiedonsiirtoa ja nykyistä tietotekniikkaa täytyy hyödyntää mahdollisimman tehokkaasti. Seurakuntien talousvastaavien vastauksista käy esille toivomus yhdestä henkilöstöja taloushallinto-ohjelmasta, jota kaikki seurakunnat käyttäisivät. Usein toivomukseen liitetään ajatus siitä, että se ratkaisisi kaikki ongelmat. Kirkkohallitus suorittaisi ohjelman kilpailutuksen, ohjelma olisi käytössä kaikilla seurakunnilla, ohjelmatuki hoidettaisiin keskitetysti ja kaikki tarvittavat tilastot ja muut tiedot olisivat vaivattomasti siirrettävissä seurakunnista Kirkkohallitukseen. Työryhmä tukee ajatusta, että tulisi hankkia yksi henkilöstö- ja taloushallinnon ohjelma, jota kaikki seurakunnat ajan mittaan siirtyvät käyttämään. Kahden suuren ohjelman ylläpito on turhan kallista ja on este seurakuntien välisten laajempien yhteistyökuvioiden rakentamiselle. Yksi yhteinen ohjelma mahdollistaisi yhteistyön rakentamisen, mikä tulevaisuudessa on henkilöstöresurssit huomioon ottaen välttämätöntä. Kuitenkaan pelkkä ohjelma, ilman muita talous- ja henkilöstötoiminnan yhteistyökuvioiden rakentamista, ei ole ratkaisu tulevissa seurakuntarakenteen muutostilanteissa. Muut seurakuntien vastauksista esille tulleet yhteistyötoivomukset koskevat mm. hankinta- ja kiinteistötoimen tehtäviä. Yhteistyöpohjaisen talousyksikön luominen kirjanpidon hoidon perusyksiköksi tukee alueellisen yhteistyön järjestämistä myös näillä erityisosaamista vaativilla alueilla. Taloushenkilöstö, hautatoimen henkilöstö ja kiinteistötoimen henkilöstö voivat tältä pohjalta erikoistua ja tehdä yhteistyötä talousyksikön sisällä tai talousyksiköiden välillä. 19

20 5. ESISELVITYSTYÖRYHMÄN JATKOTYÖSKENTELY Seuraavaksi työryhmä teettää yllä esitettyjen vaihtoehtojen arvioinnin ulkopuolisella konsultilla. Vertailun jälkeen työryhmä valitsee vaihtoehdon, jota esitetään edelleen jatkotyöstettäväksi. On mahdollista, että kirjanpidolle ja palkanlaskennalle esitetään eri tavoitevaihtoehdot. Mahdollisen jatkohankkeen ensimmäiset tehtävät Yhteisen henkilöstö- ja taloushallinto-ohjelman sekä tietojärjestelmän ja tietotekniikan sisällön tarpeet, rakenteet ja toimivuus voidaan selvittää, kun tiedetään, mikä malli on tavoitteena. Laajan yhteistyön rakentaminen vaatii siirtymistä tarvittavien tietojen sähköiseen siirtämiseen mahdollisimman pian. Hankinnat on aikataulutettava ja on suunniteltava hankkeen järkevä asteittainen eteneminen. Pilottiseurakuntahanke on suunniteltava. Jos tavoitevaihtoehto on luonteeltaan pakollinen, se voi aiheuttaa muutoksia kirkkolainsäädäntöön. Näiden muutosten valmistelutyö on aloitettava heti tilanteen niin vaatiessa. Ehdotetun tavoitetilan/-tilojen etenemispolun/-polkujen kaikki vaiheet on käytävä tarkasti läpi, ja erityistä huomiota on kiinnitettävä työntekijöiden kouluttamiseen. On suunniteltava mahdolliset työntekijöiden siirrot palvelukeskuksiin ja määriteltävä seurakuntiin jäävien henkilöstö- ja taloushallinnon työntekijöiden tehtävät. 20