Kirjallinen viestintä

Transkriptio

1 Kirjallinen viestintä Viestintä ja projektinhallinta (A71A00300) Mia Leppälä

2 Aikataulu Kick-off luento Johdanto Projektin suunnittelu Aihe Ongelma Yritys Käyttäjät/asiakkaat Projektin suunnittelusta ja vaiheista tiedottaminen Viestintäsuunnitelma 1.2. Projektin suunnittelu jatkuu korvaa luennon 7.2 Kirjallinen viestintä Tekstilajit Suullinen esiintyminen ja esiintymistaito Vaikuttava esiintyminen Tiimiesitykset 7.3. Projektiraportti 2

3 Päivän agenda 1) Kirjoittaminen ja genre 2) Harjoitus tiimeissä 3) Akateeminen kirjoittaminen Loppuraportti esimerkkinä 4) Tehtävät ensi viikolle 3

4 Kirjoittaminen ja genre 4

5 Kirjoittaminen Perustietojen hallinta Harjaantunut muotoilutaito Kehittynyt silmä Luova ongelmanratkaisutaito Luovuus ei ole vapaata, ennakoimatonta toimintaa, vaan koeteltujen ja toimivien ratkaisujen ja periaatteiden taitavaa soveltamista ja yhdistämistä. Kauppinen (2004, 9) 5

6 Prosessikirjoittaminen 6

7 Mitä viestinnällä tehdään? Esim. strategia-tekstit, referenssitarinat SUHTEIDEN HOITAMINEN MUUTOKSEN AIKAANSAAMINEN Esim. Blogit, asiakaspalvelu chatit Relational purposes; to join TIEDON VÄLITTÄMINEN Informational purposes; to inform Transformational purposes; to inspire ASIAN / AJATUKSEN MYYMINEN Promotional purposes; to sell Esim. markkinoivat tekstit Esim. tiedotteet ja raportit (Rogers & Hildebrandt, 1993) 7

8 Vaikuttava kirjoittaminen edellyttää eri genrejen eli tekstilajien osaamista ja (luovaa) soveltamista 8

9 Genre eli tekstilaji Tunnistettava sosiaalisen ja kielellisen toiminnan muoto Ohjaa tekstien tulkitsemista ja tuottamista tietyssä tilanteessa Tiedeyhteisö Tutkielma, artikkeli, katsaus, jne. Ammattiyhteisö Tiedote, raportti, viestintäsuunnitelma, jne. 9

10 Kuvalähde: 10

11 Genren tunnistaminen Toistuvat rakenteelliset ominaisuudet, kielelliset valinnat, visuaaliset elementit, jne. Sidoksissa viestinnän tehtävään/tavoitteeseen esim. tiedotteen kaava Genret muuttuvat ajan kuluessa Hybridit tekstit, genrejen sekoittuminen 11

12 Uudet tai hybridit tekstit Rovion taloustiedote Eri genret sekoittuvat 12

13 Mutta myös perinteistä 13

14 Tekstilajien tuntemus 1. Johtaa perusteltuihin valintoihin (sanasto, rakenne, kieli ja tyyli) 2. Auttaa analysoimaan ja tulkitsemaan tekstejä 3. Lisää ymmärrystä eri viestintäkanavien merkityksestä 4. Antaa eväitä uusien tekstilajien synnyttämiseen ja vanhojen muokkaamiseen Opitaan tekstejä ja niissä tehtyjä valintoja analysoimalla ja tuottamalla 14

15 Tekstilajit verkossa Laaja kirjo eri tekstilajeja Toisteiset tekstilajit sama verkossa kuin muualla Muuttuvat tekstilajit verkkoversio, esim. HS Kehittyvät tekstilajit muuntelu, esim. nettikeskustelu Spontaanit tekstilajit ei esiinny muualla, esim. FAQ Eri kanavilla omat periaatteensa, esim. Pikaviestimet lyhenteiden käyttäminen Blogit yhtenäinen ja persoonallinen tyyli 15

16 Esimerkkejä Toimitusjohtajien/työntekijöiden blogit Sijoittajasuhdevastaavien twiitit Virtuaaliset lehdistötilat Mainonta Googlen kaltaisissa hakukoneissa Tärkeillä markkina-alueilla kyseisen alueen kieliset materiaalit 16

17 Verkkoteksti, ominaispiirteitä 1. Teksti usein vain silmäillään 2. N. 10% jatkaa selaamista etusivulta 3. Sivun latautumista jaksetaan odottaa muutama sekunti 4. Lukija etsii tavallisesti jotain tiettyä tietoa Valikkojen ja otsikoiden keskeinen rooli Tekstissä oltava nopeasti silmäiltäviä elementtejä Teksti lyhyissä kappaleissa Kuvan, videon, ym. yhdistäminen tekstiin 17

18 Tiedotus ja suhdetoiminta Läpinäkyvyys Kumppanuuksien luominen Mielikuvien rakentaminen Brändinäkyvyys Perinteisesti: sisäinen ja ulkoinen myöhemmin: integroitu viestintä 18

19 Kumppanuus? (Tiedotteen aloitus, Opiskelijatyö) 19

20 Lakisääteisyys Lakisääteisyys Pörssiyhtiöiden tiedonantovelvollisuus Yhteistoimintalaki 20

21 Lehdistötiedote Yritys tarvitsee julkisuutta, media tarvitsee uutisia Toimittajan kiinnostuksen herättäminen Uutismaisuus o o o o Kolmiorakenne Otsikko, ingressi, leipäteksti, lisätiedot Kuka, mitä, milloin, missä, miksi, miten Lehden uutiskriteerit ja lukijakunnan profiili Tärkeä Vähemmän tärkeä Vähiten tärkeä 21

22 Miksi mediajulkisuutta? Yrityskuvan rakentaminen ja mielikuviin vaikuttaminen Legitimiteetin vahvistaminen Keskustelunaiheiden synnyttäminen Maksuttomuus Nopeus Luotettavuus Laaja kohdeyleisö 22

23 23

24 (Lehdistötiedote, Opiskelijatyö) (Lehdistötiedote, Opiskelijatyö) 24

25 Pörssitiedote Tiivistelmä, ei havainnollistuskeinoja Pörssiyhtiön säännöllinen (esim. osavuosikatsaus) ja jatkuva (esim. tulosvaroitus) tiedonantovelvollisuus Yhtiön arvopaperin arvoon olennaisesti vaikuttavat päätökset ja muut seikat ilman aiheetonta viivytystä 25

26 26

27 Asiakastiedote Tiedottaminen + markkinointi Ajankohtainen, tärkeä asia Tuote, tapahtuma, toiminnan muutos, kielteinen päätös, tms. Yrityskuvan rakentaminen Otsikossa pääasia Henkilökohtaisuus 27

28 28

29 (Asiakastiedote, Opiskelijatyö) 29

30 Tehtävä Eri tyylilajit organisaatioviestinnässä Markkinointi Kriisiviestintä Rekrytointi Facebook/blogipostaus Tulosjulkistus 30

31 Akateeminen kirjoittaminen 31

32 Loppuraportti palautus ti klo 12 Johdon tiivistelmä (n. 1 sivu) Mitä, miksi ja tulokset Varsinainen raportointi (n. 5 sivua) Projektityön sisällön esittely tutkielman tavoin Vaihtoehto 1: keskity koko projektiin Vaihtoehto 2: keskity yhteen näkökulmaan 32

33 Akateeminen kirjoittaminen Tarkoitus tuottaa uutta tietoa tai avata uusia näkökulmia Voitava arvioida prosessin kulkua ja luotettavuutta Vaatimuksia tieteelliselle tekstille 1. Argumentointi (perustelut, arviointi, vakuuttaminen) 2. Läpinäkyvyys (erottelu: lainatut ja omat ideat, lähteet) 3. Menetelmien esitteleminen (esim. aineisto) 4. Johdonmukainen rakenne 5. Sujuva kieli 33

34 Tieteenteon tekstilajeja Tieteellinen artikkeli Tieteellisessä lehdessä tai kirjassa Kokoomateoksessa Tieteellinen monografia (esim. väitöskirja) Tieteellinen opinnäytetyö Soveltuvaa lähdekirjallisuutta Yleistajuinen artikkeli tai kirja Oppaat Lehtijuttu tutkimuksesta ja sen tuloksista Muu esitelmä, luento Taustaksi, ideoita 34

35 Ohjeita vaikuttavaan tekstiin Esimerkkinä loppuraportti 35

36 Johdanto CARS-malli Create a Research Space 1. Aihepiirin esittely (establishing a territory) 2. Markkinaraon esittely (establishing a niche) 3. Markkinaraon haltuunotto (occupying the niche) Suppilomalli : tarkentaminen omaan raporttiin 36

37 Argumentointi Tosiasiat (tilanne, tilastotiedot, laskelmat, esimerkit) Todennäköisyydet, tendenssit Auktoriteetit (asiantuntijoiden, tutkijoiden, arvovaltaisten henkilöiden käsitykset) Arvokysymykset (hyvä tai paha; toivottava tai epätoivottava) Ilmeneminen käytännössä (syy-seuraussuhteet, edut tai haitat; tarve; käyttökelpoisuus, kokemukset, havainnot) 37

38 Sisällölliset tehokeinot AIDA (Attention, Interest, Desire, Action) tai ANSVA (Attension, Need, Satisfaction, Visualization, Action) Puhuttelu ja vuoropuhelu Ohjailevat verbit (kannattaa, on hyvä tehdä) Ns. plus-sanat (erinomainen, laadukas, vakaa, joustava, puhdas, tyylikäs) Superlatiiviset ilmaukset (markkinoiden suoritus-kykyisin, huippuedullinen, ensiluokkainen, verraton) 38

39 1. Aihepiirin esittely Esimerkiksi: Digitaaliset palvelut, mobiiliapplikaatiot Mobiiliapplikaatioiden brändäys, arvolupaus Projektin elinkaari, riskien hallinta projekteissa (Virtuaalinen) tiimityöskentely projekteissa Kommunikaation merkitys projektityöskentelyssä Viestinnän merkitys projektin sidosryhmäsuhteissa 39

40 2. Markkinaraon esittely Esimerkiksi: Tavoitteeni tässä raportissa on kuvata, esittää tarkastella, käsitellä osoittaa selittää argumentoida lisätä ymmärrystä 40

41 3. Markkinaraon haltuunotto Esimerkiksi: Esimerkkinä käytän projektia, jossa kehitettiin kohdeorganisaatiolle X uusi, laajennettiin, parannettiin Case-esimerkkinä raportissani on Havainnollistan käsittelyä projektitiimin työskentelyllä 41

42 Motivointi Aihe on erittäin ajankohtainen, koska hyödyllinen julkisten palveluiden asiakastyytyväisyyden lisäämisessä tärkeä asiakasyrityksen arvolupauksen lunastamisessa merkityksellinen, koska epäonnistuneista projekteista on esimerkkejä niin mediassa kuin tutkimuskirjallisuudessa 42

43 Jäsentelyn esittely Käsittelen seuraavaksi Raporttini etenee seuraavasti Tarkastelen luvussa 2, luvussa 3 kuvaan ja lopuksi luvussa 4 esitän päätelmät ja pohdin 43

44 Yhteenveto Rakennetaan rinnan johdannon kanssa (ei kuitenkaan copypasteta samoja lauserakenteita) Tuodaan esiin aiheen käsittelyn olennaiset pointit Suhteutetaan pointteja olemassa olevaan konsultti- ja/tai tutkimuskirjallisuuteen Nostetaan itse esiin olennaiset asiat eikä odoteta, että asiat puhuisivat puolestaan Suppilomalli : Laajentaminen aiheen merkitykseen 44

45 Viimeistely 45

46 Ulkoasu Visuaalisuus (kuvat, värit) Ilmavuus (tyhjän tilan merkitys) Havainnollisuus (kuviot, kaaviot, graafit) Silmäiltävyys (väliotsikot, listat, lihavoinnit, kursivoinnit) 46

47 Läpinäkyvyys Väitteet ja havainnot on perusteltu hyvin ja suhteutettu lähdekirjallisuuteen. Kirjoittaja 1. Ottaa kantaa lähteiden esittämään tietoon 2. Tuo oman äänensä esille 3. Osoittaa omaa ymmärrystään 4. Suhteuttaa omaa ajatteluaan lähdekirjallisuuteen 5. Keskusteluttaa lähteitä keskenään 47

48 Viitetiedot (Tekijän sukunimi + painovuosi + sivu(t)) (Virtanen 2015, 11) Virtasen (2015, 11) mukaan (Virtanen ja Kumpulainen 2016, 12) Sivunumero merkitään aina, kun kyseessä suora lainaus 48

49 Esimerkkejä Projektityömme etenemisestä voidaan tunnistaa esimerkiksi Adamsin (2007) esittelemät projektien tyypilliset vaiheet: Projektin sidosryhmien analysointi on todettu huomattavan tärkeäksi projektinhallinnalliseksi menestystekijäksi (Birgelbaum ja Kennedy, 2011). Omassa projektissamme päädyimme pohtimaan sidosryhmiä erityisesti siltä kannalta, mikä Hasselhoff, Hasselhoff ja Burger (1997) esittelevät lukuisia projektin onnistumiseen liittyviä haasteita, joista meidän projektiamme koskee nähdäkseni erityisesti 49

50 Lähteet Kaikki käytetyt lähteet merkitään aakkosjärjestyksessä kirjoituksen loppuun [kirja] Cornelissen, J. (2014) Corporate communication. A guide to theory and practice. 4th edition. London: Sage. [artikkeli kirjassa] Harré, R. (1995) Agentive Discourse. R. Harré R & P. Stearns (toim.) Discursive Psychology in Practice, s London: Sage. [artikkeli lehdessä] Pompper, D The Sarbanes-Oxley Act: Impact, processes, and roles for strategic communication. International Journal of Strategic Communication, 8(1),

51 Mistä lähteet? Tehtävänannossa todetaan muutamaan artikkeliin (3+) Vinkkejä yleiseen projektinhallintaan liittyvään kirjallisuuteen: Harvard Business Review: lukuisia artikkeleja yleisistä projektinhallinnallisista opeista International Journal of Project Management: tutkimustuloksia erilaisista projektinhallinnan ilmiöistä Aaltodoc.aalto.fi 51

52 Ensi viikolle Tiedote Kokousvideo Sisäinen muistio 52

53 Tiedote - Medialle - Vakuuttava tiedote projektin tavoitteesta ja sisällöstä - Mieti kohderyhmä tarkasti - Palautus ti klo 12 mennessä 53

54 Lähteet Kauppinen, A. & Nummi, J. & Savola, (2004). Tekniikan viestintä. Kirjoittamisen ja puhumisen käsikirja. 4. uudistettu painos. Helsinki: Edita. Rogers, P.S. & Hildebrandt, H.W. (1993). Competing values instruments for analyzing written and spoken management messages. Human Resource Management, 32: