ky:n kerho opas helsingin kauppatieteiden ylioppilaat ry ky:n kerho-opas / tervetuloa ky:lle / 1

Transkriptio

1 ky:n kerho opas helsingin kauppatieteiden ylioppilaat ry ky:n kerho-opas / tervetuloa ky:lle / 1

2 sisällys 1. Tervetuloa KY:lle! Helsingin kauppatieteiden ylioppilaat ry KY ky-säätiö Yleistä KY:n kerhoista ja neuvonnasta Kerhosihteeri KY:n yhdistysrekisteri Yhdistysrekisteri Yhdistysrekisteriin liittyminen Rekisteriin kuulumisen velvoitteet Rekisteriin kuulumisen edut KY-säätiön rahallinen tuki ja rahanjakoperusteet Kevään hakukierros Syksyn hakukierros KY:n tilat ja palvelut Kerhojen postilokerot Palvelusihteerit Tilojen käyttö ja tilavaraukset Tilojen varustuksesta Avaimet Pakettiauton käyttö Järjestyssäännöt ja käytännöt (pullot, siivous ) Astiat ja lämpölaatikko Tukkukortti Löytötavarat Kerhokaapit Tiedotus ja markkinointi Tapahtumakalenteri Maanantaiposti Facebook Sähköinen ilmoitustaulu Julisteet ja pöytätötsät Kylteri-lehti Lipunmyynnit Kauppiksella Yrityssuhteet Yrityssuhdetoiminta lyhyesti Yhteiset pelisäännöt Perusohje, kun otat yhteyttä yrityksiin Huomioitavia asioita Tapahtumajärjestämisen ABC Ennakkojärjestelyiden muistilista Siivoamisen muistilista Uuden kerhon perustaminen Kerhon toiminnan lopettaminen 20 ky:n kerho-opas / tervetuloa ky:lle / 2

3 2. Itsenäinen rekisteröitynyt yhdistys, ry Mikä on yhdistys Yhdistyksen säännöt Yhdistyksen hallinto Jäsenyys Jäsenluettelo Yhdistyksen kokoukset Yhdistyksen hallitus Hallituksen lakisääteiset tehtävät Hallituksen muita tehtäviä Hallituksen vahingonkorvausvelvollisuus Arkistointi Yhdistyksen talous Kirjanpito Juokseva kirjanpito Tilinpäätös Tuloslaskelma Tase Toiminnantarkastus ja lakimuutos koskien tilintarkastusta Toimintakertomus Käteiskassa Palkat, palkkiot, kulukorvaukset Verovelvollisuus ja yleishyödyllisyys Toimintasuunnitelma Talousarvio/budjetti 33 Lähteet 33 Liitteet 34 ky:n kerho-opas / tervetuloa ky:lle / 3

4 1.tervetuloa ky:lle! ky:n kerho-opas / tervetuloa ky:lle / 4

5 Arvon kylteri tai kylterinmielinen tervetuloa KY:lle! Luet parhaillasi KY:n kerho-opasta, johon on kerätty kaikille KY:n piirissä toimiville kerhoille tärkeää tietoa niin KY:llä toimimisesta kuin rekisteröidyn yhdistyksen velvoitteistakin. Ensimmäinen luku keskittyy KY-asioihin, muun muassa KY:n tarjoamiin palveluihin, ja toisessa luvussa käydään läpi yhdistyslakia siltä osin, mikä on itsenäisen KY:n piirissä toimivan yhdistyksen kannalta relevanttia. Jos etsimäsi tieto ei löydy oppaasta, tai jokin asia jää mietityttämään, ole rohkeasti yhteydessä KY:n kerhosihteeriin, hän on olemassa juurikin kerhoja varten ja osaa tarvittaessa ohjata kysymyksesi eteenpäin oikealle henkilölle. 1.1 helsingin kauppatieteiden ylioppilaat ry ky KY on Helsingin kauppatieteiden ylioppilaiden yhdistys, joka toimii kylterien kotipesänä Aalto-yhteisössä. KYperheeseen kuuluvat Helsingin kauppatieteiden ylioppilaat ry, KY-säätiö sekä kaikki KY:n piirissä toimivat itsenäiset yhdistykset, eli kerhot. KY on vuonna 1911 perustettu, asetuksella määrätty ja tuloverosta vapaa julkisyhteisö. KY on sääntöjensä mukaan perustettu jäsentensä yhdyssiteeksi sekä edistämään heidän yhteiskunnallisia, sosiaalisia ja henkisiä pyrkimyksiään, sekä opiskeluun ja opiskelijan asemaan yhteiskunnassa liittyviä pyrkimyksiä. Yhdistys toimii jäsentensä edunvalvojana erityisesti korkeakoulu- ja opintososiaalisissa asioissa. KY tarjoaa jäsenilleen monenlaisia palveluja ja takaa taloudelliset resurssit laajalle harrastustoiminnalle ja tekee opiskeluajasta tapahtumien, ystävien ja elämysten kautta ikimuistoisen. Yhdistyksen jäseniksi voivat liittyä kaikki Aalto-yliopiston kauppakorkeakoulussa ylempää tai alempaa korkeakoulututkintoa tai lisensiaatin- tai tohtorintutkintoa suorittavat. Tällä hetkellä jäseniä on reilut ky:n kerho-opas / tervetuloa ky:lle / 5

6 mikä on ky? mikä on ky? Jäsenistö n jäsentä Edustajisto Edustajisto on KY:n ylin päättävä elin. Se koostuu 30 varsinaisesta jäsenestä ja varajäsenistä, jotka valitaan joka toinen vuosi vaaleilla jäsenistön joukosta. KY:n edustajisto toimii myös KY-säätiön hallintoneuvostona. Hallitus 6 10 jäsenen hallitus vastaa KY:n toiminnasta ja käyttää yleistä hallinta- ja toimeenpanovaltaa. Sihteeristö ja ky:n toimisto KY:n sihteerit sekä toimiston muut työntekijät pyörittävät KY:n arkea, hallintoa sekä auttavat mm. jäsenasioissa. Seniorikilta Seniorikiltaan voivat kuulua KY:n entiset jäsenet. Killan tehtävänä on toimia jäsentensä yhdyssiteenä sekä tukea ja edistää KY:n toimintaa. ky-säätiö Helsingin kauppatieteiden ylioppilaiden säätiössä ylintä päätösvaltaa käyttää hallitus, ja toimintaa ohjaa ja valvoo säätiön kulttuurivaliokunta Pääsihteeri toimii KY:n toimiston esimiehenä. hallintoneuvosto, jona toimii KY:n edustajisto. korkeakouluvaliokunta Viestintävaliokunta Liikunta- ja hyvinvointivaliokunta Sales Academy Hallinto - hallintopäällikkö - isäntä - taloussihteeri Sihteerit - AD - atk- ja web-ylläpitohenkilö - kerhosihteeri - kulttuurisihteeri kunniavaltuuskunta Kunniavaltuuskunta koostuu KY:n kunniajäsenistä. Sen tehtävänä on seurata KY:n toimintaa ja toimia neuvoa-antavana elimenä. Säätiön asiamies vastaa säätiön käytännön toiminnan pyörittämisestä. Säätiö jakaa mm. apurahoja vaihtoon lähtijöille, ja tukee KY:n toimintaa. - myyntikoordinaattori international committee - tiedottaja Jatkuvuustoimikunta Edustajiston alaiseen jatkuvuustoimikuntaan kuuluu Jaostot - KUJ - NESU - KY-Sub kerhot Ainejärjestöt Probba (Mikkelin yksikkö) 9 jäsentä KY-alumneista. Kolmivuotisen toimikauden aikana toimikunnan jäsenet ovat nykytoimijoiden tukena ja edistävät KY-toiminnan jatkuvuutta ja kehittämistä. ky:n kerho-opas / tervetuloa ky:lle / 6

7 1.2 ky-säätiö ky-säätiö on Helsingin kauppatieteiden ylioppilaiden säätiö, jonka tarkoituksena on edistää Aalto-yliopiston kauppakorkeakoulussa opiskelevien yhteiskunnallisia, sosiaalisia, ammatillisia ja henkisiä sekä opiskeluun, opintoihin ja opiskelijaelämään liittyviä pyrkimyksiä ja olla opiskelijoiden yhdyssiteenä. KY-säätiö toteuttaa tarkoitustaan muun muassa: myöntämällä stipendejä ja tunnustuspalkitoja jakamalla toiminta-avustuksia jakamalla kansainvälisen vaihdon apurahoja tarjoamalla tiloja KY ry:n kautta toimijaryhmien käyttöön ja esimerkiksi ky Loungen tapaan suoraan opiskelijoiden käyttöön julkaisemalla Kylteri-lehteä KY-säätiön päätöksenteosta vastaa hallitus, josta puolet on opiskelijoita (mukaan lukien puheenjohtaja) ja puolet asiantuntijoita (eli vanhoja kauppislaisia). Säätiön toimintaa ohjaa myös hallintoneuvosto, jona toimii KY ry:n edustajisto. KY säätiö: Toiminnan rahoitus Suorat avustukset yhdistyksille ja opiskelijoille Tilojen omistaja yhdistys: Toiminnan suunnittelija ja toteuttaja Kylterihengen luoja ja säilyttäjä Tilojen käytännön hallinnointi Toimijoiden tukeminen (avustaminen, neuvominen jne.) Rahoitus pitkälti säätiöltä Säätiö + yhdistys + KY.n piirissä toimivat kerhot = KY 1.3 yleistä ky:n kerhoista ja neuvonnasta KY:llä toimii noin 50 aktiivista kerhoa tai yhdistystä, joista yhdeksän on ainejärjestöjä. Muita yhdistyslajeja ovat liikuntakerhot, kulttuurikerhot, kuorot ja bändit sekä jaostot. Kaikki KY:n piirissä toimivat kerhot kuuluvat KY:n yhdistysrekisteriin, johon kuuluminen oikeuttaa muun muassa käyttämään KY:n tiloja ja saamaan tukea kerhosihteeriltä. Jokainen KY:n kerho on itsenäinen rekisteröity yhdistys (ry), jolloin muun muassa yhdistyslainsäädäntö vaikuttaa kerhon toimintaan. Tämän oppaan 2. osassa, eli ry-osassa on lyhyesti yhdistys- ja kirjanpitolaista sekä muista yhdistyksen velvoitteista. KY:n piirissä toimiminen ja yhdistysrekisteriin kuuluminen edellyttää kerhoja toimimaan KY:n yhdistysohjesäännön mukaisesti, eli huolehtimaan muun muassa yhdistysrekisterin vuosittaisista päivityksistä ja noudattamaan muita KY:n ohjeita. Näistä velvoitteista ja rekisteriin kuulumisen eduista lisää hieman myöhempänä. ky:n kerho-opas / tervetuloa ky:lle / 7

8 ky:n kerhovuoden muistilista Joulukuu: Päivitykset yhdistysrekisteriin Uuden hallituksen perehdyttäminen (sis. avainten luovutukset, tunnukset resurssikalenteriin) Nimenkirjoitusoikeuden muutokset PRH:en Tilinkäyttöoikeudet kuntoon Tammikuu: Kerhokoulutus Maaliskuu: KY-säätiön toiminta-avustushaku Keväällä lisäksi: Mahdollinen kevätkokous Elokuu: KY-säätiön syksyn toiminta-avustuksen täydennyshaku Syyskuu: Mursumessut ja uusien jäsenten aktiivinen hankinta Loppusyksy: Vuosikokous kerhosihteeri Kerhosihteeri on ky:llä kerhoja varten ja auttaa tilanteessa kuin tilanteessa parhaansa mukaan. Kerhosihteeri vastaa muun muassa yhdistysrekisterin hallinnoimisesta ja kerhojen kouluttamisesta ja hänen puoleensa voi kääntyä kaikissa mieltä askarruttavissa kerhoasioissa. Kerhosihteerin tavoittaa sähköpostitse: (myös tai puhelimitse ky:n palvelusihteerit auttavat tilavarauksissa, avainasioissa ja muissa käytännön asioissa. Päivystävä palvelusihteeri on paikalla ma-to klo ja pe Sähköposti: Puhelin: Tiedottajalta voi kysyä apua tiedotukseen liittyvistä asioista. Sähköposti: Puhelin: Yrityssuhdesektori auttaa yritysyhteistyöhön liittyvissä asioissa. Sähköposti: Puhelin: ky:n kerho-opas / tervetuloa ky:lle / 8

9 1.4 ky:n yhdistysrekisteri Kaikkien KY:n piirissä toimivien kerhojen tulee olla rekisteröityjä yhdistyksiä (ry) ja kuulua KY:n yhdistysrekisteriin. Rekisteriin kuuluminen velvoittaa kerhot noudattamaan KY:n yhdistysohjesääntöä ja oikeuttaa käyttämään monia KY:n palveluita. Seuraavassa käymme läpi yhdistysrekisterin periaatteet sekä kerhoja koskevat velvoitteet ja KY:n piirissä toimivien kerhojen oikeudet yhdistysrekisteri Yhdistysrekisteriin kuuluvien kerhojen tulee täyttää seuraavat kriteerit: yhdistyksen kotipaikka on Helsinki yhdistyksen jäsenistä vähintään 60 prosenttia on KY ry:n jäseniä. Poikkeuksena tästä ovat bändit ja kuorot. KY:n hallituksen päätöksellä myös muiden yhdistysten kohdalla voidaan tehdä poikkeuksia perustellusta syystä. yhdistys sitoutuu noudattamaan KY ry:n yhdistysohjesääntöä Jos kerho ei noudata sääntöjä, se voidaan poistaa yhdistysrekisteristä KY:n hallituksen päätöksellä yhdistysrekisteriin liittyminen Kertaa yhdistysrekisteriin liittymisen kriteerit yläpuolelta ja laadi vapaamuotoinen hakemus, joka sisältää seuraavat tiedot: yhdistyksen nimi, tarkoitus (esimerkiksi tenniskerho), mahdollinen Y-tunnus, ensisijainen sähköposti (ky:n tiedotteita varten), toinen sähköposti, mahdollinen yhdistyksen sähköpostilist-osoite, mahdollinen www-osoite, hallituksen toimikausi ja vuosikokouksen ajankohta hallituksen yhteystiedot: nimi, puhelin ja sähköposti kaikilta hallituksen jäseniltä jäsenluettelo, jossa KY:n jäsenet merkitty selkeästi Hakemukset lähetetään kerhosihteerille osoitteeseen KY:n hallitus hyväksyy rekisteriin liitettävät yhdistykset rekisteriin kuulumisen velvoitteet yhdistys sitoutuu noudattamaan KY ry:n tilaohjesääntöä ja järjestyssääntöjä yhdistyksen tarkoituksen ja toimintamuotojen tulee olla sopusoinnussa KY ry:n vastaavien kanssa yhdistys kunnioittaa KY ry:n periaatteita ja toteuttaa kaikkea toimintaansa niin, ettei se missään tilanteessa loukkaa KY ry:tä, sen arvoja tai toimintatapoja kaikilla KY:n jäsenillä tulee olla täysi oikeus liittyä yhdistyksen jäseneksi, poikkeuksena kuorot ja bändit yhdistys osallistuu vuosittain KY:n järjestämille Mursumessuille taatakseen toimintansa jatkuvuuden yhdistys tiedottaa toiminnastaan ja tapahtumistaan aktiivisesti sekä suomeksi että englanniksi yhdistys on velvollinen järjestämään taloudenhoitonsa ja kirjanpitonsa sekä laatimaan talousarvionsa ja tilinpäätöksensä siten, kuin yhdistyslaki ja kirjanpitolaki sekä yhdistyksen omat voimassaolevat säännöt määräävät yhdistys toimittaa viiveettä vuosikokouksen jälkeen hallituksen kokoonpanon yhteystietoineen ja tiedon KY ry:n jäsenten osuudesta yhdistyksessä yhdistysrekisterin ylläpitäjälle, eli kerhosihteerille ainejärjestöjen velvollisuus edellä mainittujen lisäksi on tehdä aineeseensa liittyvää edunvalvontatyötä ja yhteistyötä laitoksensa kanssa rekisteriin kuulumisen edut yhdistyksellä on oikeus käyttää KY-talon kertavuokrattavia tiloja ilman erillistä maksua KY:n omilla tapahtumilla on tiloihin kuitenkin etuoikeus ky:n kerho-opas / tervetuloa ky:lle / 9

10 yhdistyksellä on oikeus saada hallintaansa KY-talon kellaritilasta kerhokaappi kerhon omaisuuden säilyttämistä varten yhdistyksellä on oikeus käyttää KY:n virallisia tiedotus- ja markkinointikanavia erillisen ohjeistuksen mukaisesti yhdistyksellä on oikeus käyttää KY:n pakettiautoa ainejärjestöillä etuna lisäksi KY:n koulutuspoliittisen sektorin asiantuntemus ja osallistumismahdollisuus muun muassa ainejärjestöiltoihin 1.5 ky-säätiön rahallinen tuki ja rahanjakoperusteet KY-säätiö tukee toiminta-avustuksin yhdistyksiä ja opiskelijaryhmittymiä, jotka edistävät Aalto-yliopiston kauppakorkeakoulussa opiskelevien yhteiskunnallisia, sosiaalisia, ammatillisia ja henkisiä sekä opiskeluun, opintoihin ja opiskelijaelämään liittyviä pyrkimyksiä ja tukevat kylteriperinteiden säilymistä. Avustuksen saajan toiminnan kohderyhmänä on oltava säätiön sääntöjen mukaisesti Aallon kauppiksen opiskelijat. Mikäli kyseessä on monialayhdistys tai yhdistys, jossa toimii paljon alumneja, voidaan toimintaa tukea korkeintaan toimintaan osallistuvien/kohderyhmänä olevien nyky-kyltereiden suhteessa. Toiminta-avustuksen hakukierros järjestetään kahdesti vuodessa, alkukeväästä ja alkusyksystä: keväällä koko vuoden toiminta-avustus budjetin ja toimintasuunnitelman perusteella syksyllä vain uusiin ideoihin ja projekteihin tarkoitettu täydennyshaku kevään hakukierros Kevään ensisijaisella hakukierroksella haetaan tukea kuluvan vuoden aikana toteutettaviin, suunniteltuihin ja tiedossa oleviin tapahtumiin ja toimiin. Toiminta-avustuksia myönnettäessä huomioidaan yhdistyksen taloudellinen tilanne (tarveperusteisuus) toiminnan laajuus, aktiivisuus ja laatu viestintä ja tavoittavuus Toiminta-avustusta anovilta vaaditaan omavastuu. AYY:n ja/tai KY ry:n yhdistysrekisteriin kuuluminen tai kuulumattomuus ei vaikuta mahdollisuuteen hakea tai saada tukea KY-säätiöltä. Hakemukset käsittelee toiminta-avustustoimikunta, jossa on jäseniä säätiön hallituksesta ja hallintoneuvostosta. Toimikunta esittää myönnettäviä apurahoja säätiön hallitukselle. Haku on yleensä auki maaliskuussa, tarkat ajankohdat vaihtelevat hieman vuodesta toiseen. KY:n piirissä toimivia kerhoja tiedotetaan haun aukeamisesta sähköpostitse (ry:n yhdistysrekisterissä olevien tietojen kautta), KY:n nettisivujen sekä ky-saatio.fi -sivuston kautta. Hakulomake löytyy haun auettua osoitteesta ky:n kerho-opas / tervetuloa ky:lle / 10

11 toiminta-avustushaussa vaadittavat tiedot Kaikki vaadittavat asiakirjat on toimitettava hakemuksen liitteenä (yhdistykset eli kerhot) kuluvan vuoden budjetti kuluvan vuoden toimintasuunnitelma edellisen vuoden tilinpäätös edellisen vuoden toimintakertomus PRH:n nimenkirjoittajien muutosilmoitus (rekisteröityneet yhdistykset) yhdistyksen ajantasaiset säännöt Vaadittavat asiakirjat hakemuksen liitteeksi (ei-yhdistysmuotoiset hakijat) haettuun projektiin tai toimintaan laadittu budjetti vapaamuotoinen toiminta- tai projektisuunnitelma Kaikki liitteet on toimitettava ehdottomasti hakemuslomakkeen yhteydessä sähköisenä hakuajan päättymiseen mennessä. Malliesimerkkejä vaadittavista asiakirjoista löydät tämän oppaan liitteet-osasta syksyn hakukierros Syksyn toiminta-avustushaku on auki yleensä elo-syyskuun vaihteessa Syksyn haku on tarkoitettu: uusille projekteille (jotka eivät olleet tiedossa kevään hakukierroksella) uusille yhdistyksille (varsinainen toiminta-avustus syksyä varten) yhdistyksille, jotka eivät keväällä avustusta hakeneet (varsinainen toiminta-avustus syksyä varten) Syksyllä EI voi hakea täydennystä keväällä myönnettyyn avustukseen (ilman uutta toimintaa) tai hakea takautuvasti kevään tukea. Hakukriteerit ja vaadittavat liitteet ovat samat kuin keväällä. Mikäli osa vaadittavista liitteistä on toimitettu jo kevään kierroksella, ei niitä tarvitse toimittaa uudestaan. Uusista projekteista tulee lisäksi toimittaa projektisuunnitelma ja budjetti. Lisätietoa toiminta-avustuksista saa KY-säätiön asiamieheltä tai säätiön nettisivuilta KY-säätiön asiamies Emma Böös Sähköposti: (tai Puhelin: Neuvoa voi kysyä aina myös KY:n kerhosihteeriltä. Tukea kannattaa hakea myös muilta tahoilta: AYY: Aalto-yliopiston urheiluseura (tukea liikuntakerhoille vuoro- ja sarjamaksuihin ym.): TTER (etenkin yksittäisiin projekteihin): ky:n kerho-opas / tervetuloa ky:lle / 11

12 1.6 ky:n tilat ja palvelut KY:n toimiston osoite on Pohjoinen Rautatiekatu 21 B, 3. krs. Päivystysaikoina, eli ma-to ja pe paikalla on aina joku palvelusihteereistä auttamassa, mikäli tarvitset apua kerhojen postilokerot Kerhoilla on mahdollisuus saada oma postilokero KY:ltä. Postilokerot löytyvät KY:ltä kahvion vierestä. Kerho voi ilmoittaa osoitteekseen KY:n osoitteen, jolloin osoitteenmuutoksia ei tarvitse tehdä joka kerta kerhotoimijoiden vaihtuessa. Mikäli ilmoitatte kerhon osoitteeksi KY:n, osoitetiedoissa tulee olla selvästi kerhon nimi. Postia, erityisesti laskuja, ei koskaan saa tilata KY ry:n nimissä! Jokainen kerho vastaa oman postinsa noutamisesta, ja näin myös mahdollisista laskuistaan itse. Osoite on hyvä antaa seuraavassa muodossa: Kerhon nimi ja vastuuhenkilön nimi c/o Helsingin kauppatieteiden ylioppilaat ry Pohjoinen Rautatiekatu 21 B, 3. krs Helsinki palvelusihteerit Palvelusihteerit auttavat KY:llä tilavarauksissa, avainasioissa ja muissa juoksevissa asioissa. Palvelusihteereinä toimivat kerhosihteeri, kulttuurisihteeri ja tiedottaja. Palvelusihteerit tavoittaa osoitteesta tai puhelimitse tilojen käyttö ja tilavaraukset KY:n kerhot voivat lainata KY:n kokous- ja juhlatiloja veloituksetta. Tiloja voi varata KY:n resurssikalanterista osoitteessa kyweb.fi/rk. Kaikilla kerhoilla on omat tunnukset resurssikalenteriin. Jos tunnukset ovat hukkuneet, uusia voi pyytää KY:n ATK/web-koordinaattorilta (yhteystiedot kywebissä). Tilavaraukseen tulee täyttää tapahtuman nimi, arvioitu osallistujamäärä ja vastuuhenkilö puhelinnumeroineen. Resurssikalenterista löytyvät myös jatkoaika-anomus sekä pakettiauton ajamiseen tarvittava ajolupalomake. KY:n kokoustilat ovat varattavissa arkisin ja lauantaisin klo , saunatilat ja juhlatilat klo , sunnuntaisin tilat ovat pois käytöstä. Kokoustiloja voi varata vain kokouskäyttöön. Lähtökohtaisesti saunan voi varata enintään kahdeksi tunniksi. Kuitenkin, mikäli viikkoa ennen aiottua tilaisuutta tiedossa ei ole muita varauksia, voi saunan varausta pidentää. Uutta saunavarausta ei saa tehdä ennen kuin edellinen varaus on käytetty. Jos tapahtuma tai kokous kestää pidempään kuin klo 22 saakka, on anottava jatkoaikaa. Jatkoaikaa tiloille anotaan hyvissä ajoin palvelusihteeriltä erillisellä lomakkeella, joka löytyy resurssikalenterista. Anomuksen ohjeita ja määräyksiä on noudatettava ja lomake on täytettävä huolellisesti. Jatkoaika-anomuksen hyväksyy/hylkää pääsihteeri tai tämän poissa ollessa hallintopäällikkö. Saat ilmoituksen hyväksytystä jatkoajasta sähköpostiisi, minkä jälkeen voit noutaa jatkoaikaluvan KY:n toimistolta palvelusihteerien päivystysaikoina (ma-to klo ja pe klo 13 15). Oleskelu tiloissa klo jälkeen ja sunnuntaisin on mahdollista vain KY-lupakortin tai henkilökortin haltijalla seurueineen tilojen varustuksesta Kiinteä videotykki sekä äänentoisto löytyy Isolta puolelta, Pieneltä puolelta ja Marskin kabinetista. Lisäksi KY:llä on pieni kannettava videotykki, jota voi pyytää lainaan muihin kokoustiloihin. Läppäri löytyy pieneltä puolelta sekä ky:n kerho-opas / tervetuloa ky:lle / 12

13 Marskin kabinetista ja lisäksi Isolla puolella on kiinteä tietokone (suosittelemme kuitenkin tuomaan presentaatioita varten oman läppärin, VGA-piuha löytyy). Saunan kiuas toimii sähköllä ja sen saa päälle takkahuoneen ulko-oven vasemmalla puolella sijaitsevasta ajastinkytkimestä. Sauna lämpiää noin kolmessa vartissa. Saunan takkahuoneesta löytyy myös TV, pienehkö äänentoisto ja tietokone. Kellarin juhlatilassa on DJ-koppi ja äänentoistolaitteet sekä alkeelliset discovalot avaimet Palvelusihteereiltä saat lainaksi kulkukortin ja tarvittavat avaimet muutamaa päivää ennen tilaisuutta. Jos tilaisuutesi jatkuu klo 22 jälkeen, tarvitset vartijoille näytettävän lupakortin, jonka saat samalla, kun haet avaimet. Avaimet tulee palauttaa välittömästi tilaisuuden päätyttyä lukolliseen avaintenpalautuslaatikkoon (sijaitsee toimiston aulassa, 3. krs). Kadonneista/vioittuneista avaimista tai kulkukortista peritään korvaus. Mikäli ulko-ovia on tarvetta pitää auki iltatilaisuutta varten, on oviohjelmoinnit tilattava etukäteen, viimeistään viikkoa ennen ATK/web-koordinaattorilta ja hallintopäälliköltä sähköpostitse (yhteystiedot kywebissä). Muussa tapauksessa on käytettävä ovipuhelimia. Ovien väkisin auki pitäminen esimerkiksi mattojen avulla on ehdottomasti kielletty pakettiauton käyttö KY:n piirissä toimivat yhdistykset saavat lainata KY:n pakettiautoa kilometrikorvausta vastaan. Vuonna 2012 kilometrikorvaus on 0,45 euroa/km. Pakun käytöstä laskutetaan kerhoja kahdesti vuodessa. Auto varataan resurssikalenterista ( Jokaisen uuden kuljettajan on täytettävä ajolupalomake, joka löytyy sähköisenä resurssikalenterista. Koska pakettiautoon on olemassa vain kahdet avaimet ja autoa käyttää usein saman päivän aikana moni eri toimija, on erityisesti autonavainten palauttamisesta huolehdittava aina välittömästi ajon päätyttyä. Avainnipussa on kulkulätkä, jolla avaimet pääsee palauttamaan avaintenpalautuslaatikkoon myös toimiston ovien ollessa lukossa järjestyssäännöt ja käytännöt (pullot, siivous ) Jokainen tilojen käyttäjä on vastuussa siitä, että tilat jäävät asianmukaiseen kuntoon sieltä poistuttaessa ja ettei tiloihin pääse sinne kuulumattomia henkilöitä. Asianmukaisella kunnolla tarkoitetaan, että roskat on korjattava pois, kaikki astiat on tiskattava ja lattia vähintään lakaistava. Pullot on vietävä pois tai vaihtoehtoisesti ne voidaan jättää siististi pakattuna koreihin saunan takkahuonetilaan tai parvekkeelle. Kellarista pullot on kuitenkin aina vietävä pois. Myös wc-tilojen kunnosta ja siisteydestä on huolehdittava. Sauna on jätettävä siistiin kuntoon käytetyt laudeliinat roskiin jne. Myös kaikki pöydät, tuolit, narikat yms. on laitettava takaisin omille paikoilleen. Jos näin ei ole toimittu, ovat tilaisuuden vastuuhenkilöt velvollisia maksamaan siivoussakkoa. Toistuvista laiminlyönneistä voidaan tilojen käyttö myös evätä. Tutustu KY:n tilojen järjestyssääntöihin huolella (löytyvät resurssikalenterista). Tarkemmat siivousohjeet löydät tämän oppaan luvusta 1.10: Tapahtumajärjestämisen ABC. KY:n tiloissa ei ole anniskeluoikeuksia, joten alkoholijuomien myynti KY:n tiloissa on kielletty. Tämän säännön rikkomisesta seuraa ehdoton kerhotilojen pysyvä käyttökielto. ky:n kerho-opas / tervetuloa ky:lle / 13

14 1.6.8 astiat ja lämpölaatikko Jos tarvitset tilaisuuteesi astioita ja/tai termoskannuja, voit lainata niitä sopimalla siitä erikseen palvelusihteereiden kanssa (=tarvitset astiakaapin avaimen lainaksi). Kaikki käyttämäsi astiat on tiskattava (3. kerroksen keittiössä ja kellarissa tiskikoneet) ja laitettava takaisin omille paikoilleen (kaappeihin/laatikoihin). Jos joku astia tai termoskannu rikkoutuu, olet velvollinen ilmoittamaan asiasta heti palvelusihteereille. KY:llä on olemassa myös kaksi lämpölaatikkoa, joita saa lainata. Ne soveltuvat sekä ruoan lämpimänä pitämiseen että esimerkiksi jäiden säilyttämiseen. Laatikko täytyy ehdottomasti tyhjentää ja puhdistaa käytön jälkeen ja sen kantta ei saa sulkea tiiviisti varastoinnin ajaksi, jotta laatikko ei homehdu. Kysy lisää palvelusihteeriltä! tukkukortti Kerhot voivat lainata Heinon Tukun käteistukkukorttia. Kortin saa lainaan palvelusihteereiltä löytötavarat Löytötavaralaatikko löytyy KY:n saunan eteisestä. Sinne tulee toimittaa kaikki tapahtumista löydetyt tavarat, poikkeuksena kuitenkin arvotavarat, jotka tulee toimittaa palvelusihteereille kerhokaapit Jokainen kerho voi saada käyttöönsä KY:n kellarista kerhokaapin. Kaapit eivät ole kovin isoja, mutta niissä voi säilyttää esimerkiksi kerhokansioita, astioita tai kohtuullisia määriä juomia. Kaapeille on pääsy kulkukortilla 24 tuntia vuorokaudessa KY-talon sisäpihan kautta. Kerhojen kulkukortit ovat voimassa aina kalenterivuoden kerrallaan ja niitä ei päivitetä seuraavalle vuodelle ennen kuin hallituksen yhteystiedot ovat päivitettyinä yhdistysrekisterissä ja KY:llä tieto, kenellä kulkukortti on. Kerhokaapin avaimet ja lisätietoa vapaista kaapeista saa kerhosihteeriltä. 1.7 tiedotus ja markkinointi Kerhojen toiminnan tulee olla avointa kaikille KY:n jäsenille ja tästä syystä toiminnasta ja tapahtumista tulee tiedottaa asianmukaisesti. KY:n tarjoamien kanavien lisäksi kerhoja kannustetaan ylläpitämään omia nettisivuja tai luomaan Facebookiin ryhmän viestintää helpottamaan. Alla on listattu viestintäkanavia, jotka ovat kerhojen käytössä. Jos olet epävarma sopivista kanavista tai sinulla on muuta kysyttävää viestinnästä, voit olla yhteydessä tiedottajaan kyweb.fi tapahtumakalenteri Kywebissä yhditykset voivat mainostaa tapahtumiaan kywebin tapahtumakalenterissa. Täytä huolellisesti kaikki kentät tapahtumaa lisätessäsi. Muista huolehtia tapahtuman tietojen päivityksesta hyvissä ajoin lisätietoa myöhemmin ei tapahtumapäivänä paljon lämmitä. HUOM! Muista lisätä tapahtuma AINA myös englanninkieliseen kalenteriin! maanantaiposti Maanantaiposti kerää ajankohtaiset tapahtumat ja kiinnostavat kywebin jutut yhteen pakettiin. Maanantaiposti lähtee tilaajille suoraan sähköpostiin aina maanantaisin n. klo 13 aikaan. Postissa on lyhyt kuvaus tapahtumasta/muusta jutusta ja linkki pidempään tapahtumakuvaukseen tms. Muista kuin kywebistä löytyvistä asioista voi laittaa pyynnön tiedottajalle, mutta tapahtumakalenterin tapahtumat tulevat automaattisesti Maanantaipostiin. ky:n kerho-opas / tervetuloa ky:lle / 14

15 1.7.3 facebook KY:llä on Facebookissa useita eri viestintäkanavia. Lue nämä ohjeet tarkkaan, jotta tiedät mitä kautta tapahtumista viestitään. KY:llä on oma Helsingin kauppatieteiden ylioppilaat ry (KY) sivu ( jossa KY tiedottaa omista asioistaan. Englanninkieliseen viestintään KY käyttää KY International Channel sivua. Lisäksi KY:llä on 2 kanavaa: KY Kulttuurikanava ja KY Kanava. KY Kulttuurikanavalla tapahtumiaan mainostavat Kulttuurisektori, kuva, kuj ja nesu-ky. KY Kanavalla tapahtumiaan mainostavat KY:n kerhot, ainejärjestöt ja valiokunnat. Käytä siis kanavia oikein, äläkä etenkään spämmää molempia, koska kanavien jäsenlistat ovat lähes identtiset sähköinen ilmoitustaulu Sähköinen ilmoitustaulu sijaitsee Kauppiksen päärakennuksen aulassa. Kaikki KY:n toimijat ja kerhot voivat lisätä sinne mainoksiaan. Kaikki slidet tulee toimittaa tiedottajalle hyvissä ajoin. Toimita slide mielellään valmiina 16:9 kuvasuhteella. Huomio KY-tagi, joka tulee jokaisen sliden vasempaan yläkulmaan. Tee slidesta visuaalisesti kutsuva, jossa on mahdollisimman vähän tekstiä, koska tila on rajallinen julisteet ja pöytätötsät Koululla on ilmoitustauluja, jotka ovat käytettävissä tapahtumamarkkinointiin. Mikäli lisäät julisteesi koululle, muista myös käydä poistamassa se tapahtuman jälkeen. Julisteita voi viedä ainakin seuraaviin paikkoihin: Kauppiksen päärakennuksen ala-aulan ilmoitustaulu Raflan läheisyydessä Ilmoitustaulu päärakennuksen 5. krs Kesko-salissa Arkadiassa alakerroksen atk-luokan vieressä oleva ilmoitustaulu Chydeniassa sisääntulokerroksen julisteripustimet vessoja vastapäätä Muista aina hyvät tavat ja kysy lupaa julisteen kiinnittämiselle aina, jos et ole varma saako ko. paikkaan pistää julisteen. Pöytätötsiä voi jakaa pöytiin Raflaan ja muihin ruokaloihin (lupa on kohteliasta pyytää kassalta) ja Kesko-saliin kylteri-lehti Kylteri-lehti on itsenäinen KY:n jäsenlehti, jossa on Punakulma-osio, jota tiedottaja toimittaa. Mikäli haluat Punakulmaan yhdistykseesi tai johonkin tapahtumaan liittyvää tietoa, lähetä se tiedottajalle. Kylteri ilmestyy 6 kertaa vuodessa: helmikuun alussa, maaliskuun lopussa, toukokuun alussa, syyskuun alussa, lokakuun lopussa ja joulukuun alussa. Huomio kuitenkin, että lehden taitto aloitetaan jo viikkoja ennen ilmestymistä. Toimita siis kyselyt/materiaalit hyvissä ajoin. 1.8 lipunmyynnit kauppiksella Kauppakorkeakoululla järjestettäviin lipunmyynteihin (ja muihin tilaisuuksiin) on aina kysyttävä etukäteen lupa. Luvat Kauppiksen kanssa hoidetaan kootusti kulttuurisihteerin kautta. Lupaa tulee kysyä sähköpostilla (katso yhteystiedot kywebistä) viimeistään seitsemää vuorokautta ennen lipunmyyntiä. Huomioithan, että jos tarvitset tiedon mainoksiin, tulee lupa kysyä vieläkin aiemmin. Yhteen kyselyyn mielellään mahdollisimman moni lipunmyynti ja kaikki tarvittavat tiedot (ajankohta, mikä lipunmyynti/tilaisuus, paikka ja muut huomioitavat asiat). Myös musiikin soittoon ja flyereiden jakoon lipunmyynnin yhteydessä on kysyttävä lupa. ky:n kerho-opas / tervetuloa ky:lle / 15

16 On myös huomioitava, että koululla järjestettävissä lipunmyynneissä tms. ei saa näkyä suurempia yritysten logoja tai mainoksia. Jos yritykset haluavat näkyvyyttä Kauppakorkeakoululla, niiden tulee hoitaa se muuta kautta. Kerhot voivat hyödyntää KY:n virallisia jonotussääntöjä omissa lipunmyynneissään. ky noudattaa lipunmyyneissään virallisia jonotussääntöjä. Etukäteen ilmoitetulle lipunmyynti-/ jonotuspaikalle ensimmäisenä paikalle tuleva avaa listan laittamalla siihen nimensä. Sen jälkeen jokainen paikalle tuleva laittaa nimensä saapumisjärjestyksessä listaan. Jokaisella paikalle tulijalla on oikeus pitää nimenhuuto listalla olijoista. Jos joku listalla oleva tai häntä tuuraava ei ole paikalla, nimenhuudon suorittaja voi vetää kyseisen nimen yli ja laittaa oman nimensä tämän henkilön tilalle. KY:n virallinen edustaja tulee etukäteen ilmoitettuna ajankohtana paikalle ja myy liput listan mukaisesti. Jokainen voi ostaa kaksi (2) lippua. HUOM! Lippuja voivat ostaa vain KY:n jäsenet. 1.9 yrityssuhteet It s all about bucks, kid. -Gordon Gekko Jotta mikään toiminta KY:llä olisi mahdollista, vaatii se tekijöiltään omistautumista ja pyyteetöntä vapaaehtoistoimintaa. Jotta kaikkea ei aina tarvitsisi nyhtää omasta selkänahasta tai osallistujien lompakoista, KY:llä on kautta linjan jo vuosien ajan tehty vahvaa ja tuloksellista yrityssuhdetoimintaa. Yrityssuhdesektori, johon kuuluu myyntikoordinaattori ja hallituksen yrityssuhdevastaava, koordinoi KY:n yrityskontakteja. Yritysyhteistyöllä on mahdollista rahoittaa yhdistyksien toimintaa, alentaa tapahtumien sisäänpääsymaksuja ja, mikä ehkä tärkeintä, lisätä tapahtumien laatua. Kaikessa yrityssuhdetoiminnassa jokainen KY:n yhdistys edustaa paitsi itseään, myös KY:tä, joten kaiken yrityssuhdetoiminnan tulee olla paitsi linjassa keskenään, myös hyödyllistä ja luottamusta herättävää yritysten näkökulmasta yrityssuhdetoiminta lyhyesti Yrityssuhdetoiminnasta puhuttaessa ei ikinä puhuta sponsoroinnista, vaan yhteistyöstä. Yritysten tukiessa toimintaanne rahallisesti, puhutaan toiminta-avustuksesta. Yrityssuhdetoiminta voidaan karkeasti jakaa kolmeen osa-alueeseen: 1. Rahalliset toiminta-avustukset tapahtumissa ja/tai vuositasolla 2. Tuotelahjoitusten antaminen 3. Asiantuntijaluennot ja yritysexcut ky:n kerho-opas / tervetuloa ky:lle / 16

17 Pääsääntöisesti jokainen muoto sisältää yritykselle näkyvyyttä tapahtumien markkinoinnissa ja/tai paikan päällä. Omaa yrityssuhdetoimintaa suunnitellessa kannattaa miettiä tarkkaan, mikä on juuri omalle yhdistykselle hyödyllisin ja sopivin yhteistyömuoto. Hyvä ohjenuora on kysyä toimintaa suunnitellessa, Mikä hyödyttäisi eniten tapahtumiemme osallistujia?. Toiselle yhdistykselle se voi olla Erkki Liikasen keynote ja toiselle 10 kiloa ilmaista laatukahvia, kummankin tuottaessa yhdistyksen toiminnalle yhtä paljon lisäarvoa yhteiset pelisäännöt Toivomme ja kannustamme, että jokainen ryhmä hoitaisi aktiivisesti omia yrityssuhteitaan, ja toivomme, että kaikista kontakteista keskustellaan ensin yrityssuhdesektorin kanssa. Meistä on varmasti hyötyä myös yhteydenotoissa ja sopimusten tekemisessä. Yrityssuhdesektorilla on paljon suhteita eri yrityksiin, vaikka yritykset eivät olisikaan varsinaisia pääyhteistyökumppaneita. Yrityssuhdesektorin toimijat tavoittaa parhaiten sähköpostitse tai puhelimitse numerosta Näillä yhteisillä pelisäännöillä KY:n yrityssuhdesektorin kanssa on tarkoitus viedä KY:n piirissä toimivien yhdistysten yrityssuhdetoimintaa eteenpäin ja tavoitella pitkäaikaisia hyötyjä, jotka hyödyttävät jokaista toimijaa. Yritysyhteistyöllä saatujen tuottojen suuruus ei vaikuta KY:ltä saatuihin tukiin. Yhdistysten tulee kuitenkin muistaa, että näiden sääntöjen rikkominen voi johtaa jopa KY:n tukien menettämiseen ja tilojen käyttökieltoon. KY:llä on tällä hetkellä (toukokuu 2012) 15 pääyhteistyökumppania, joiden kanssa KY:llä on vuosisopimukset. Näihin yrityksiin ja niiden suoriin kilpailijoihin ei saa ottaa yhteyttä ilman yrityssuhdesektorin lupaa. Käy katsomassa ajantasainen lista osoitteesta kyweb.fi. Mikäli yhdistyksellänne on tarvetta tehdä yhteistyötä KY:n pääyhteistyökumppaneiden kanssa, tulee teidän aina olla yhteydessä yrityssuhdesektoriin. Omasta yrityssuhdetoiminnasta on myös hyvä pitää kirjaa niin oman kuin tulevien toimijoiden elämää helpottaakseen. Yrityskontaktit eivät myöskään ole mitään valtiosalaisuuksia, joten niistä on suotavaa keskustella myös muiden toimijoiden kanssa. Voi nimittäin olla, että juuri sinun kontaktoima yritys onkin kiinnostunut yhteistyöstä jonkun toisen yhdistyksen kanssa, ja vice versa. Tiiviillä yhteistyöllä voimme helpottaa huomattavasti meidän kaikkien elämää. Me pysymme kärryillä siitä, mitä kaikkea KY:llä tapahtuu ja toisaalta yhdistykset saavat entistä enemmän tukea KY:ltä ja muilta yhdistyksiltä yrityssuhteidensa hoitamiseen perusohje, kun otat yhteyttä yrityksiin Suunnittelu ja yhteydenotot kannattaa aloittaa ajoissa, vähintään 2 kuukautta ennen tapahtumaa, sillä yrityksissä päätöksenteko voi olla todella hidasta Jo suunnitteluvaiheessa pitää miettiä huolella, mitä yritykselle on tarjolla (esim. mahdollisuus markkinoida tuotteitaan tai rekrytointimahdollisuuksiaan) Ota yhteys yrityssuhdesektoriin Aina kannattaa lähteä liikkeelle yrityksistä, joiden tiedetään jo tehneen yhteistyötä yhdistyksesi kanssa. Mikäli hommat on hoidettu sovitulla tavalla, yritys voi hyvinkin olla kiinnostunut yhteistyöstä uudemman kerran Nopea soitto-ohje: Kun soitat yritykseen, esittele itsesi koko nimelläsi: Matti Myyntitykki tässä Helsingin kauppatieteiden ylioppilaat ry:stä hei (Jos soitat kerhosta, jaostosta tai ainejärjestöstä muista painottaa MISTÄ SOITAT!! Jos mainitsen KY:n, on se aina lausuttava kokonaisuudessaan, ei vain lyhenteenä) ky:n kerho-opas / tervetuloa ky:lle / 17

18 Olisiko teillä hetki aikaa? (Jos on niin jatka tästä jos ei, niin kysy milloin voisit palata asiaan uudestaan) Esittele asiasi: Asiani koskee yhdistyksemme järjestämää te taa/tapahtumaa. Te tojen tarkoituksena on Odotamme paikalle X määrää opiskelijoita... Te lan ohjelma on Haemme te taan kiinnostavia yrityksiä, olisitteko te mahdollisesti kiinnostuneita lähtemään YHTEISTYÖHÖN? (Muista aina puhua yhteistyöstä, älä koskaan sponsoroinnista.) Mitä sinulla on tarjota: Tarjoamme teille mahdollisuuden (Kerro kaikki, mitä halutaan tarjota. Yrityssuhdesektori auttaa mielellään tarjooman miettimisessä) Vastineeksi toivoisimme, että osallistuisitte X euron TOIMINTA-AVUSTUKSELLA te lan / muun tapahtuman kuluihin. (Puhu aina toiminta-avustuksesta, jos on kyse rahasta tai suunnittele etukäteen, mitä muuta kuin rahaa ehdotat yritykseltä pyydettäväksi.) Tämän jälkeen sinulta melko varmasti pyydetään tarkentava sähköposti asiasta. Yritysten edustajat harvoin päättävät mitään heti puhelimessa, vaan haluavat asiasta tarkemmat tiedot sähköpostitse. Tämä sähköposti on hyvä kirjoittaa valmiiksi jo ennen soittoa, jotta sen saa lähtemään heti puhelun jälkeen. Kerro sähköpostissa tapahtumasta kaikki oleellinen: Milloin, missä, miksi, kenelle, mitä yritys saa vastineeksi ja mitä siltä odotetaan, jne. Sähköpostin alussa on hyvä viitata puhelinkeskusteluun. Sähköpostin kannattaa olla kattava, mutta tarpeeksi ytimekäs, liian pitkiä ei kukaan jaksa lukea. Jos yrityksestä ei tämän jälkeen kuulu muutaman päivän sisällä kannattaa sinne soittaa vielä kerran ja muistutella. Pidä mielessä, että kaikki asiat mitä yritysten kanssa on sovittu, on hoidettava varmasti! huomioitavia asioita Puhutaan yhteistyöstä ei sponsoroinnista Kun jotain sovitaan, siitä pidetään kiinni Avustuksia kutsutaan toiminta-avustuksiksi Älä ota samaan tilaisuuteen kilpailevia yrityksiä, ellei ole kyse vain esim. pienistä tuotenäytteistä Opiskelijamme ovat kuluttajien lisäksi ennen kaikkea tulevia työntekijöitä ja yhteistyökumppaneita yrityksille Pidä myös mielessä, että onnistunut yrityssuhdetoiminta vaatii järjestelmällisyyttä, suunnittelua ja sinnikästä toteutusta raha ei putoa taivaasta itsekseen. ky:n kerho-opas / tervetuloa ky:lle / 18

19 1.10 tapahtumajärjestämisen abc Tapahtuma tulossa ja mietityttää, oletko muistanut kaiken? Jotta tapahtumasi onnistuisi mahdollisimman hyvin, on alle koottu muutama lyhyt muistilista ennakkojärjestelyiden muistilista Missä tapahtuma pidetään? Jos vastaus on KY, varaa tilat KY:n resurssikalenterista ( Tarvitaanko jatkoaikaa eli kestääkö tapahtuma pidempään kuin klo 22? Muista anoa jatkoaikaa hyvissä ajoin, viimeistään viikkoa ennen tapahtumaa. Varaa/tilaa/hanki muut tarvittavat fasiliteetit ja tarvikkeet Esim. esiintyjät, lava, ruoka (muistithan erityisruokavaliot?), juomat, kertakäyttöastiat, kuljetukset Onhan tapahtumapaikalla tarvittavat varusteet? Esim. VGA-piuhat, äänentoisto, läppäri jne. Mieti lipunmyyntien ajankohdat ajoissa ja kysy lupa lipunmyynteihin, jotka järjestetään Kauppiksella. Mieti, haluatko myydä lippuja myös jossain muualla. Laske budjetti etukäteen. Huomioi ainakin lipputulot, toiminta-avustus ja yritysten toiminta-avustukset. Jos suunnittelit yritysyhteistyötä, lue ensin KY:n ohjeet yritysyhteistyöstä ja ota yrityksiin ajoissa yhteyttä. Tiedota, markkinoi, tiedota ja markkinoi! Lue lisää viestinnästä tästä oppaasta. Hae avaimet ja tarvittaessa lupakortti KY:ltä toimiston päivystysaikoina. Jos tilaisuus on KY:llä aukioloaikojen ulkopuolella, mieti miten vieraat pääsevät sisälle, riittääkö ovipuhelin vai pitääkö ovet ohjelmoida auki siivoamisen muistilista Käy läpi vessat ja muut tilat, joissa vieraasi on ollut; mahdolliset oksennukset siivottava. Jos näin ei ole toimittu, KY tulee laskuttamaan siivousfirman taksan mukaisesti. Jos kiinnität tilojen seiniin tai muualle julisteita, koristeita ym. on ne poistettava tilaisuuden jälkeen. Käytä sel laista teippiä, joka varmasti irtoaa vahingoittamatta seiniä (esim. maalarinteippiä). Harmaata ilmastointiteippiä ei saa käyttää! Muista myös poistaa tilaisuutesi jälkeen mahdolliset laput joita olet kiinnittänyt oviin. Kaikki siirtämäsi tai toisesta tilasta lainaamasi huonekalut tulee laittaa heti tilaisuuden jälkeen takaisin omille paikoilleen. Palauta astiat tiskattuna sinne mistä ne on lainattu (3. kerroksen tai kellarin keittiö). Jos tilaisuutesi on 3. kerroksen isolla puolella: ison puolen pöydät tulee pyyhkiä ja pinota omiin telineisiin narikkaan. Lisäksi tuolit on pyyhittävä ja pinottava omiin telineisiin tuolivarastoon. Jos tilaisuutesi on kellarissa: kellarin pöydät ja tuolit laitettava siistinä (pyyhi tarvittaessa) takaisin pöytävarastoon (sijaitsee projektikäytävällä). Katso, ettei tiloihin jää tupakantumppeja palamaan, ja että pullot viedään pois tai voit jättää ne siististi pakattuna koreihin saunan takkahuonetilaan/ison puolen baaritiskin taakse. Kellarista pullot on vietävä pois. Katso lisäksi, että valot ja AV-laitteet on sammutettu, eikä tiloihin ole jäänyt ihmisiä, ja että ovet menevät lukkoon. Muista palauttaa heti tilaisuutesi päätyttyä avaimet, kulkukortit, lupakortit avaintenpalautuslaatikkoon (sijaitsee 3. kerroksen aulassa, pylväässä) ky:n kerho-opas / tervetuloa ky:lle / 19

20 1.11 uuden kerhon perustaminen KY:lle on mahdollista perustaa uusi kerho, mikäli sinusta tuntuu siltä, että harrastamaasi aihepiiriin ei KY:ltä löydy tarkoituksenmukaista kerhoa ja kiinnostusta kyseistä aihepiiriä kohtaan löytyy runsaasti. Ensimmäinen askel kerhon perustamisessa on perustamiskokous. Perustamiskokouksesta tulee tiedottaa kaikille jäsenille (esim. kywebissä ja KY Kanavalla Facebookissa), jotta kaikki kerhosta kiinnostuneet voivat lähteä mukaan toimintaan jo perustamisvaiheessa. Perustamiskokouksessa (tai sitä ennen) tehdään kerholle säännöt, jotka hyväksytään kokouksessa. Kokouksessa allekirjoitetaan perustamiskirja. Kokouksesta tehdään pöytäkirja, joka tarkastetaan ja allekirjoitetaan. Perustajajäsenet tekevät kerholle myös toimintasuunnitelman (pidemmälle aikavälille ja yksityiskohtaisemman vuodeksi eteenpäin). Kokouksen jälkeen yhdistyksen tulee liittyä KY:n yhdistysrekisteriin. Katso lisää aikaisemmasta kappaleesta tässä oppaassa. Kerhosihteeri käsittelee hakemuksen, ja jos se on kunnossa, esittää KY:n hallitukselle kerhon liittämistä yhdistysrekisteriin. Hallituksen hyväksyttyä esityksen kerho luokitellaan virallisesti KY:n kerhoksi ja on oikeutettu käyttämään KY:n kerhoille kuuluvia palveluita. Kerhon hallituksen tulee perustamiskokouksen jälkeen toimittaa patentti- ja rekisterihallitukselle (PRH) perusilmoitus ja rekisteröidä yhdistys kerhon toiminnan lopettaminen Kerhojen toiminta saattaa hiipua vuosien jälkeen ja saattaa tuntua, ettei kerhon toiminnan uusia aktiiveja löydy. Mikäli jatkajia ei löydy, on yhdistys purettava. Tämä vaatii virallisen kokouksen, jossa yhdistys puretaan ja yhdistyksen omaisuus luovutetaan säännöissä määritellylle taholle. Lisäksi tulee ilmoittaa yhdistyksen lakkauttamisesta KY:n kerhosihteerille, joka poistaa kerhon yhdistysrekisteristä. Pankkitilit jne. tulee muistaa lakkauttaa. Ota tarvittaessa yhteyttä KY:n kerhosihteeriin. ky:n kerho-opas / tervetuloa ky:lle / 20