Projektisuunnitelma. Taival. Mindstone Oy Anne Valsta. Mikko Järvinen Versio 1.0 E Projektisuunnitelma Taival-ryhmän jaettu kansio

Transkriptio

1 Projektisuunnitelma Taival Mindstone Oy Anne Valsta Versio 1.0 E Projektisuunnitelma Taival-ryhmän jaettu kansio Projektiryhmä Ohjaavat opettajat Mindstone Oy

2 Projektisuunnitelman versiohistoria Dokumentin hyväksymistiedot Hyväksyjä Hyväksymispäivä Versio 1.0 H Dokumentin katselmointitiedot Versio Katselmointipäivä Yhteenveto havainnoista Osallistujat Dokumentin versiotiedot Versio Kirjauspäivä Yhteenveto muutoksista Laatijat 0.1L Dokumentin ensimmäinen versio 0.2L Dokumentin toinen versio Projektiryhmä 0.3L Riskienhallintasuunnitelma viimeistelty Säde Jalonen Milla Kamppi Marcus Kivi Jeremias Kontinen 0.4L Projektin aikataulu lisätty 1.0E Muotoiluja korjattu

3 Sisällysluettelo 1 PROJEKTIN KUVAUS Projektin tehtävä Projektin sidosryhmät Projektin tulokset Projektin tehtävän rajaus Oppimistavoitteet projektissa EDELLYTYKSET PROJEKTIN TEHTÄVÄLLE Projektiorganisaatio Projektin sidosryhmien sitoutuminen Ulkoiset riippuvuudet Asiakkaan tekninen ja muu ympäristö Viestintä SEURANTA JA OHJAUS Ohjausryhmän kokoukset Projektin tuloksen laadun hallinta Riskienhallinta Muutosten hallinta Käytettävät menetelmät TULOKSEN KEHITYSYMPÄRISTÖN KUVAUS Käytettävät teknologiat, työkalut ja niiden tarkoitus Tietoturva PROJEKTIN AIKATAULU JA TYÖMÄÄRÄ PROJEKTIN SUUNNITTELUSSA TEHDYT OLETUKSET AIEMMAT KOKEMUKSET... 5 LIITTEET... 1 Liite 1 Projektin viestintäsuunnitelma... Liite 2 Projektin riskit ja niiden hallinta... Liite 3 Projektin tehtävät ja aikataulu...

4 Haaga-Helia amk Projektisuunnitelma 1 (5) Projektidokumentaatio PROJEKTIN KUVAUS Projektin tarkoitus on tilaajalle (Mindstone Oy) laadittava vapaamuotoinen innovaatio. Projekti on osa Haaga-Helia ammattikorkeakoulun Innovointi- ja projektityökurssia. Innovaation toimittaa projektiryhmä Taival. Projektin työ tehdään Creative Commons 4.0 -lisenssin alaisena. 1.1 Projektin tehtävä Projektin tehtävänä on luoda metsäaiheinen innovaatio. 1.2 Projektin sidosryhmät Sisäisenä sidosryhmänä toimii projektiryhmä. Ulkoisiin sidosryhmiin lasketaan ohjaavat opettajat sekä asiakasyritys. Mahdollinen ulkoinen sidosryhmä on jatkokehitettävän prototyypin loppukäyttäjät. 1.3 Projektin tulokset Projektin odotettavat tulokset: projektisuunnitelma viestintäsuunnitelma innovaatioprototyyppi projektiryhmän blogi Tavoitteena on saada ohjaavien opettajien hyväksyntä projektin tuloksille. Toimeksiantajan suhteen tavoitteena on saada hyväksyntä tuotetulle prototyypille. Projektin dokumentit nimetään seuraavasti: <tiimin nimi>_<toteutusnumero>_<tehtävän nimi>_<dokumentin nimi> 1.4 Projektin tehtävän rajaus Projektin tuottaman innovaatioprototyypin muotoa ja laajuutta ei ole määritelty. 1.5 Oppimistavoitteet projektissa Projektiryhmän tavoitteena on oppia projektityötä ja työskentelyä projektitiimissä, sekä pyritään kiinnittämään erityistä huomiota dokumentointiin ja työtehtävien tasaisen jakautumisen hallintaan. Oppimistavoitteiden toteutumista tarkastellaan projektin päättymisen yhteydessä.

5 Haaga-Helia amk Projektisuunnitelma 2 (5) Projektidokumentaatio EDELLYTYKSET PROJEKTIN TEHTÄVÄLLE Projektiryhmän täytyy osallistua aktiivisesti ryhmän työskentelyyn. Ohjaavilta opettajilta täytyy saada tarvittaessa ohjausta riittävän lyhyellä viiveellä. 2.1 Projektiorganisaatio Tuoteomistajana toimii ohjaava opettaja Anne Valsta. Tilaaja ei osallistu projektin työhön tai sen seurantaan. Tilaaja ja tuoteomistaja saattavat tarkistaa projektin työn tuloksen projektin päättymisen yhteydessä. Toimittajaa edustaa projektiryhmä, johon kuuluvat seuraavat opiskelijat: Visa Issakainen, Säde Jalonen,, Milla Kamppi, Marion Karlsson, Marcus Kivi, Jeremias Kontinen ja Kristian Koponen. nä toimii. Projektiviestinnästä vastaa Marion Karlsson. Projektin aikaisesta työn tulosten laadunvarmistuksesta huolehtii projektipäällikkö, mahdollisesti myös projektia ohjaavat opettajat. Projektin ohjausryhmän puheenjohtaja Anne Valsta Projektiryhmän jäsenet Marcus Kivi Jeremias Kontinen Visa Issakainen Säde Jalonen Milla Kamppi Kristian Koponen Viestintävastaava Marion Karlsson Kuva 1 Organisaatiokaavio 2.2 Projektin sidosryhmien sitoutuminen Ohjaavat opettajat ovat käytettävissä koulun työaikojen puitteissa. Asiakasyritys ei ole konsultoitavissa projektiin liittyvissä asioissa. Projektiryhmä pitää kevätlomaa kalenteriviikolla 12 sekä pääsiäislomaa pääsiäisaikana. Viestintävastaava on poissa välisenä aikana.

6 Haaga-Helia amk Projektisuunnitelma 3 (5) Projektidokumentaatio Ulkoiset riippuvuudet Projektilla ei ole ulkoisia riippuvuuksia. 2.4 Asiakkaan tekninen ja muu ympäristö Asiakkaalla ei ole projektiryhmän työhön vaikuttavaa teknistä ympäristöä tai asiakas ei ole informoinut projektiryhmää ympäristöistään. 2.5 Viestintä huolehtii sujuvasta ja avoimesta viestinnästä projektiryhmässä, asiakkaan kanssa ja projektin ohjausryhmälle. Ohjausryhmä huolehtii viestinnästä sidosryhmille ja tiedon kanavoinnista projektin ja sidosryhmien välillä. raportoi ohjausryhmälle välittömästi hyväksyttyyn projektisuunnitelmaan kohdistuvista poikkeamista, jotka vaikuttavat projektin tavoitteisiin: tulos, aikataulu, kustannukset ja/tai laatu. toimittaa jokaiselle laadunvarmistajalle katselmoitavan aineiston kolme arkipäivää ennen sovittua katselmointitilaisuutta. saa laadunvarmistajalta katselmoinnin havainnot ja päätöksen välittömästi katselmointitilaisuuden päätyttyä. Projektille laadittu tarkempi viestintäsuunnitelma on projektisuunnitelman liite (Liite 1 Projektin viestintäsuunnitelma). 3 SEURANTA JA OHJAUS Projektin edistymisen seurannassa sekä sisäisessä ja ulkoisessa ohjauksessa noudatetaan tässä projektisuunnitelmassa kuvattua projektien ohjauskäytäntöä. - Projektin ulkoisen ohjauksen ainoa ohjauspiste on aloituskokous. - Projektin sisäisen ohjauksen ohjauspisteitä ovat mahdolliset päiväpalaverit ja retrospektiivi. Projektin tuloksen laadun seuranta tapahtuu ohjaavien opettajien kanssa sovitun katselmointikäytännön mukaisesti. Projektin riskien ja muutosten hallintaan liittyvissä asioissa projektipäällikkö voi aina tukeutua ohjausryhmän päätöksiin. 3.1 Ohjausryhmän kokoukset toimittaa projektin ohjausryhmälle ohjauskokousaineiston kolme arkipäivää ennen kokousta. Kokous päivä ja klo käsiteltävät asiat Aloituskokous projektisuunnitelman hyväksyminen ja klo 12:00 projektin käynnistäminen

7 Haaga-Helia amk Projektisuunnitelma 4 (5) Projektidokumentaatio Projektin tuloksen laadun hallinta Kunkin projektin tuloksen valmistuttua sen laatu tarkistetaan yhteisesti projektiryhmän toimesta. Laadunvarmistus toteutetaan projekti- ja viestintäsuunnitelman sekä blogin osalta vertaamalla tuloksia ohjaavilta opettajilta saatuihin vaatimuksiin. Innovaatioprototyypin osalta varsinaista laadunvarmistusta ei vaatimusmääritysten puuttuessa toteuteta. 3.3 Riskienhallinta Projektin riskien hallintaa on arvioitu erillisessä liitteessä (Liite 2 Projektin riskit ja niiden hallinta). 3.4 Muutosten hallinta Poikkeama tai muutostarve voi kohdistua joko projektin aikatauluun, tulokseen tai tulosten laatuun. Tulosta ja sen laatua seurataan jatkuvasti projektin edetessä. Projektiin käytettävää aikaa seurataan toteutuneena ja jäljellä olevana kalenteriaikana, sekä työtunteina. 3.5 Käytettävät menetelmät Projektin työvuon ohjausta hallitaan Slack-keskusteluympäristön ja Trellotehtävähallintaympäristön avulla. Tarvittaessa järjestetään palavereja projektiryhmän kesken. 4 TULOKSEN KEHITYSYMPÄRISTÖN KUVAUS Projektin tulokseen ei liity kehitysympäristöä. 4.1 Käytettävät teknologiat, työkalut ja niiden tarkoitus Projektissa ei käytetä erityisiä työkaluja tai teknologioita tavanomaisia toimisto-ohjelmia lukuunottamatta. 4.2 Tietoturva Projektin aikana ei käytetä salaisiksi miellettäviä tietoja. Projektin kulkuun ei liity erityisiä tietoturvariskejä.

8 Haaga-Helia amk Projektisuunnitelma 5 (5) Projektidokumentaatio PROJEKTIN AIKATAULU JA TYÖMÄÄRÄ Projekti alkaa ja päättyy Käytettävissä oleva työmäärä on 54 tuntia per ryhmän jäsen. Työmäärä on laskettu siten, että ryhmän jäsen käyttää projektiin 6 tuntia viikossa 9 viikon ajan. Projektin aikataulu on kuvattu tarkemmin liitteessä (Liite 3 Projektin tehtävät ja aikataulu). 6 PROJEKTIN SUUNNITTELUSSA TEHDYT OLETUKSET Projektiin liittyy olettama, että projektiryhmän jäsenistä riittävän suuri osa pysyy toimintakykyisenä riittävän pitkään projektin kestäessä, jotta projektin tulokset voidaan saavuttaa. Samoin oletetaan, että sekä projektityötä ohjaava Haaga-Helia ammattikorkeakoulu sekä projektin asiakasyritys eivät lopeta toimintaansa projektin keston aikana. 7 AIEMMAT KOKEMUKSET Projektin suunnittelussa ei ole erityisesti hyödynnetty mitään aikaisempia kokemuksia.

9 Projektiryhmä Taival 1 (4) Liite 1 LIITTEET Liite 1 Projektin viestintäsuunnitelma Taival Projektin tarkoituksena on innovaation luominen ja kehittäminen metsäkeskeiselle mindfulness-ohjausta tarjoavalle yrittäjälle. 1 Viestinnän kohderyhmät Projektiviestinnän kohderyhmät on jaettu sisäisiin ja ulkoisiin sidosryhmiin. Sisäisiin sidosryhmiin kuuluvat tiimin jäsenet. Ulkoisiin sidosryhmiin kuuluu asiakasyritys, ohjaavat opettajat ja mahdolliset loppukäyttäjät. Loppukäyttäjät määritellään mielipidekyselyiden sekä tehtyjen käyttäjäprofiilien kautta. Tiimi on määritellyt kohderyhmiksi työssäkäyvät henkilöt ja opiskelijat. 2 Viestinnän tavoitteet ja mittarit Sisäiset sidosryhmät Sisäisiin sidosryhmiin kohdistuvan viestinnän pääasiallisina tarkoituksina on varmistaa työtehtävien jakaminen, työn etenemisen seuranta sekä poissaoloista ja muista esteistä viestiminen. Sisäistä viestintää ei mitata erikseen. Sisäisen viestinnän laadukkuutta arvioidaan ketterästi projektin edetessä. Ulkoiset sidosryhmät Asiakasyritykseen suuntautuvan projektiviestinnän tavoitteena on esitellä projektin valmista tuotosta. Ohjaaviin opettajiin suuntautuvan viestinnän tavoitteena on työn etenemisestä raportointi ja palautteen vastaanottaminen. Loppukäyttäjien ja tiimin väliseen viestintään ei ole tavoitteita. Ulkoista viestintää mitataan asiakasyritykseltä ja opettajilta saadulla palautteella. 3 Ydinviestit Sisäinen viestintä Ulkoinen viestintä Sisäisellä viestinnällä ei ole ydinviestiä. Asiakasyritykselle pyritään viestimään projektiryhmän tuotoksesta informatiivisesti ja raikkaasti.

10 Projektiryhmä Taival 2 (4) Liite 1 Ohjaaville opettajille viestitään projektin kulusta ja mahdollisista haasteista. 4 Viestinnän päävälineet ja keinot Sisäinen viestintä Ulkoinen viestintä Sisäisen viestinnän pääkanavana toimii Slack-ryhmä. Apuvälineenä projektiryhmä hyödyntää Trelloa. Kokouksia järjestetään projektiryhmän katsoman tarpeen mukaan. Ulkoisen viestinnän pääkanava on projektiryhmän osallistuminen InnoEventtapahtumaan. 5 Viestinnän päävälineet ja keinot Sisäinen viestintä Ulkoinen viestintä Sisäisen viestinnän pääkanavana toimii Slack-ryhmä. Apuvälineenä projektiryhmä hyödyntää Trelloa. Kokouksia järjestetään projektiryhmän katsoman tarpeen mukaan. Ulkoisen viestinnän pääkanava on projektiryhmän osallistuminen InnoEventtapahtumaan. Toissijainen, projektin etenemistä seuraava kanava on tiimin perustama ja päivittämä blogi WordPressissä. 6 Toimenpiteet, seuranta ja arviointi (taulukko, liite 1) 7 Viestintätoimintapiteiden budjetti Projektin budjetti on nolla euroa. Projektiviestintään käytetään ilmaisia sovelluksia ja palveluita. 8 Viestintätoimenpiteiden aikataulu Sisäinen viestintä Ulkoinen viestintä Sisäinen viestintä on luonteeltaan jatkuvaa, eikä sitä ole erikseen aikataulutettu. Projektiryhmän käyttämä viestintäympäristö on luonteeltaan reaaliaikainen, ja ryhmän jäsenet voivat osallistua viestintään joustavasti haluamana ajankohtanaan. Ulkoisen viestinnän pääkanava InnoEvent-tapahtuma järjestetään toukokuussa 2017.

11 Projektiryhmä Taival 3 (4) Liite 1 Liite 1 Toimenpiteet, seuranta ja arviointi Tavoite Kohderyhmä Toimenpiteet Toteutusvastuu Ajoitus Seuranta ja arviointi: mittarit, vastuut Tehty Perustetaan sisäisen viestinnän kanava Sisäinen Slack jokaiselle tiimin jäsenelle Viestintävastaava Aktiivisuutta mitataan osallistumisen ja Kyllä Sujuva sisäinen viestintä Ulkoisen viestintäkanavan luonti Sisäinen Ulkoinen Jokainen viestii omista tekemisistään ja projektin vaiheista tiimin kanssa Perustetaan blogi WordPress sivustolle Viestintävastaava Viestintävastaava huolehtii tiimin osallistumisesta Lopullinen vastuu viestintävastaavalla Kyllä Työkalun luonti työvaiheiden seurantaan Sisäinen Trello integroidaan Slackiin huolehtii tehtävien lisäämisestä Kyllä Työvaiheiden seuranta Sisäinen Nähdään keskeneräiset, työstöä vaativat tehtävät ja ilmoitetaan valmiit tuotokset Koko tiimi Mittarina toimivat listat jotka näyttävät tehdyt ja tekemättömät työt

12 Projektiryhmä Taival 4 (4) Liite 1 Tavoite Kohderyhmä Toimenpiteet Toteutusvastuu Ajoitus Seuranta ja arviointi: mittarit, vastuut Tehty Projektin etenemisen esittely Ulkoinen Ilmoitetaan etenemisestä projektin blogissa Koko tiimi Kävijämäärät Innovointi ja tuotoksen työstö Sisäinen Kasvokkaiset tapaamiset joka keskiviikko Mittarina toimii tehdyt työt ja tuotetut dokumentit Välivaiheiden seulontaa ja palautteen vastaanottoa Ulkoinen Kommunikointi kurssin vetäjien kanssa Koko tiimi Opettajien palaute Projektisuunnitelman tarkastelu ja mahdollinen hyväksyntä Prototyypin esittely Sisäinen Ulkoinen Projektin aloituskokous Tuotos esitellään InnoEventtapahtumassa Koko tiimi ja projektin ohjausryhmän puheenjohtaja? Mitataan hyväksytty/hylätty asteikolla Koko tiimi Asiakkaan ja opettajien palaute

13 Projektiryhmä Taival 1 (1) Liite 2 Liite 2 Projektin riskit ja niiden hallinta Alla on esimerkkinä ote erään projektin riskeistä ja niiden hallinnasta *) P = pieni, K = kohtuullinen, S = suuri/huomattava. Riski Todennäköisyys*) Seurausvaikutus*) Syyt Syiden ennaltaehkäisy, suojaustoimenpiteet Seurausvaikutusten omistaja Seurauksiin varautuminen, varmistamistoimenpiteet Epäselvät vaatimukset S U Puutteellinen tai suppea ohjeistus, ylimalkainen ohjeisiin tutustuminen Ohjaavien opettajien konsultointi asioista, joissa väärinymmärryksen riski ja vaikutus suuri Projektiryhmän keskinäinen keskustelu vaatimusten selkeyttämiseksi Viestintä ei toimi K H Viesti ei tavoita, viestin ajankohta on väärä, viestin vastaanottaja Tehokkaan viestintäkanavan käyttö (Slack) Viestintävastaava Nopea reagointi viestintähaasteiden esiintyessä Epäselvät roolit P H Roolijaon päällekkäisyydet, vaillinainen vastuualueiden jako Minimimäärä rooleja, minimaalinen organisaatio Projektiryhmän avoin keskustelu vastuukysymyksistä Poissaolot P V Projektiryhmän jäsenten poissaolot haittaavat projektin edistymistä Avoimuus poissaolojen suhteen Kaikki työ jaetussa kansiossa projektiryhmän saatavissa

14 Projektiryhmä Taival 1 (1) Liite 3 Liite 3 Projektin tehtävät ja aikataulu Teht. Tehtävä Lopputulos Aloituskriteeri Vastuu Tuntia Projektin käynnistys Aloituskokouksen valmistelu 1.2 Aloituskokous 1.3 Pöytäkirjan laatiminen 2 Projektin ohjaus 2.1 Työn seuranta (projektiryhmä) Hyväksytty projektisuunnitelma Esityslista ja materiaali jaettu Käynnistetty projekti Pöytäkirja jaettu Hallittu edistyminen Työ etenee 2.2 Tiedottaminen Tieto kulkee 2.3 Retrospektiivi Muistio Prototyypin valmistus Ideointi ja ideoiden läpikäynti Prototyypin toteutusmuodon valinta Kuvataiteen tuottaminen Audion tuottaminen Testaus Posterin laadinta Projektin lopetus InnoEvent 9.5. Loppuraportin laadinta ja luovutus Valmis prototyyppi Muistio Konsensus toteutusmuodosta Riittävästi taidetta protoon Riittävästi audiosisältöä protoon Ominaisuus toimii riittävän virheettömästi Posteri Proto esitelty asiakkaalle Onnistunut esittely tapahtumassa Loppuraportti luovutettu asiakkaalle Toimeksianto saatu or 24 pp 6 Projektisuunnitelma or 12 Aloituskokous on pidetty Projekti on käynnistetty Projekti on käynnistetty Tiedotettavat asiat ovat tiedossa Retrospektiiville annettu DL Projekti on käynnistetty pp 6 to 82 pp 32 vv 26 pp 24 pp 262 Käyttäjäpersoona laadittu pp 32 Ideointiprosessin tuotokset käyty läpi pp 48 Toteutusmuoto valittu pp 54 Toteutusmuoto valittu pp 48 Testattava ominaisuus valmistunut pp 48 Tiedossa mitä posterissa halutaan viestiä vv 32 Proto valmis pp 64 Valmistautuminen tapahtumaan pp 40 Projekti viety loppuun pp 24 Yhteensä 432 Taulukossa to = tuoteomistaja, pp = projektipäällikkö, or = ohjausryhmä/ohjauskokous, vv = viestintävastaava vihreät ruudut tarkoittavat, että työtä tehdään kyseisellä viikolla punaiset ruudut kuvaavat lomajaksoa keltaiset kokoavat työvaiheen