LVIS-Maailma. Spaa Oy Ville Ranne. Kuopion Putki & Säätö Oy:ssä. Adminet kulkee mukana missä tahansa s.4. Adminetillä säästöä /v! s.

Transkriptio

1 Admicom -asiakaslehti 3/2010 Spaa Oy Ville Ranne Adminet kulkee mukana missä tahansa s.4 Kuopion Putki & Säätö Oy:ssä Adminetillä säästöä /v! s.8 Adminetillä palkkojen maksu on helppoa ja nopeaa s.6 Adminetin sähköinen dokumentin hallinta pitää asiakirjat järjestyksessä s.10

2 Tehokkaita paperipinkkojen siirtelyjä vai tehokasta työn tekoa? Miksi Adminet jättää urakoitsijalta pois jopa 400 tuntia paperipinojen, mappien ja puhelimen kanssa sähläämiseen kuluvaa aikaa? Siksi, että urakoitsijalle ei tule senttiäkään tuloa siitä, että lippua, lappua, läpyskää kuljetetaan paikasta toiseen. Tulosta ei myöskään tule kun tietoja tallennellaan ohjelmiin sinne ja tänne tai ajetaan ajoja ohjelmien välillä. Urakoitsijankin tulo tulee asiakkaista. Erään väittämän mukaan ihminen tulee hyväksi siinä mitä tekee. Perinteisellä ohjelmalla käyttäjä tekee temppuja ja tuloksen määrää käyttäjän näppäryys. Adminet tekee temput käyttäjän puolesta ja tuloksen määrää se mitä käyttäjä tekee sillä aikaa. Mihin Sinä ja henkilökuntasi käytätte aikaa? Kuunnellessani urakoitsijoiden nykytilanteita ja tulevan tavoitteita esille on noussut mielekkäämpiäkin ajankäytön kohteita. Joku oli sitä mieltä, että tarvikkeiden ostaminen ja kilpailuttaminen voisi olla taloudellisesti järkevämpää kuin mappien tilitoimistoon kuljettaminen. Monien mielestä tarjousten laskennan voisi hoitaa muulloin kuin ilta- ja yöaikaan tai edes muualla kuin konttorilla. Jollakulla oli 5 vuoden välein uusittava sähkötyöturvallisuus kurssi edessä, jossain haettiin lisämyyntiä paloilmoitin- ja kulunvalvonta pätevyyksillä. Eräässä yrityksessä asentajien tallentaessa tavarat ja työt suoraan koneelle laitettiin projektipäälliköt kontaktoimaan olemassa olevia asiakkaita. Seuraavana listalla lienee kilpailijan asiakkaat. Minkähän verran lisää työtä asiakkailta löytyy kun tuttu urakoitsija jaksaa olla yhteyksissä aina silloin tällöin? Erittäin villi haave oli eräällä varsinaissuomalaisella yrittäjällä, joka suunnitteli omien lomien pitämistä. Seuraavan kerran kun selaat paperipinkkaasi tai istahdat autoon mappien kanssa, niin muista minua ja Adminettiä. Etkö vielä tunne meitä? Minä ja muut osaajamme olemme puhelinsoiton päässä. Adminet vieläkin lähempänä, lähimmässä internet yhteydessä. Adminettihan oli se ohjelma joka tekee yrittäjän, projektipäällikön, konttoristin ja kirjanpitäjän päivittäisiä rutiinihommia. Marianne Hautsalo Admicom Oy Vapaudenkatu Jyväskylä Fax: Matti Häll Toimitusjohtaja Marianne Hautsalo Konsultti Jukka Björn Konsultti Ari Hautala Konsultti Birgit Manninen Taloushallintopalvelujen vastaava Yao Jiang asiakastuki,taloushallinto Markku Myllylä asiakastuki, tekniset asiat Arto Rautapää Käyttöönottovastaava Tiina Savolainen Markkinointi

3 Verotiliautomatiikka Adminetissä Adminetissä on huomioitu myös uusi lakimuutos verotilistä, joka otettiin käyttöön vuoden 2010 alusta. Adminetissä automatiikka hoitaa arvonlisäveron, ennakonpidätysten ja sotujen viranomaisilmoituksen sekä maksatuksen eräpäivänä. Tapahtumat kirjautuvat myös kirjanpitoon automatisoidusti. Verotilin ensimmäinen vaihe otettiin käyttöön vuoden 2010 alusta. Verotili on järjestelmä, jonka tavoitteena on vähentää yritysten ja veroviranomaisen välistä ilmoitusja rahaliikennettä. Verotili toimii siten, että Verohallinto kirjaa maksettavaksi tulevat suoritukset verotilille velvoitteina ja verovelvollisen maksamat suoritukset hyvityksinä. Verovelvollinen maksaa viitenumeron avulla veronsa yhdellä tilisiirrolla. Maksujen eräpäivä ja samalla verojen ilmoittamispäivä on kuukauden 12. päivä. Verohallinnon ylläpitämälle tilille kootaan veronmaksajan veroja ja maksuja koskevat tiedot. Sen avulla täsmäytetään kuukausittain, kuinka paljon on mahdollisesti jäänyt maksettavaa tai kuinka paljon verohallinnon on palautettava veroja maksajalle. Verotilijärjestelmä koskee oma-aloitteisia veroja, eli niitä yritysten veroja, jotka on suoritettava ilman Verohallinnon lähettämää erillistä laskua. Käyttöönottovaiheessa järjestelmän piirissä ovat oma-aloitteiset verot arvonlisävero, ennakonpidätys, työnantajan sosiaaliturvamaksu, lähdevero, vakuutusmaksuvero ja arpajaisvero. Varainsiirtovero ei ole mukana järjestelmässä. Verotili on otettu käyttöön kaikille arvonlisäveroa maksaville tai työnantajana toimiville. Seuraavaksi järjestelmään on tarkoitus ottaa mm. tulovero, kiinteistövero ja perintö- ja lahjavero. Kolmannessa vaiheessa myös perintä liitettään järjestelmään. Toisen ja kolmannen vaiheen toteutusajankohdasta ei ole vielä päätöksiä. Verotilistä annetun lakiesityksen mukaan toisen vaiheen toteutukseen olisi mahdollista ryhtyä aikaisintaan vuonna 2012 ja kolmanteen vaiheeseen muutaman vuoden jälkeen toisen vaiheen toteutuksesta. Adminetin automatiikka hoitaa yrittäjän puolesta tilityksen verohallinnon tilille. Työnantajasuoritusten tiedot palkanlaskennasta, sekä tiedot myynneistä ja ostojen alvlaskelma hoituvat automatisoidusti. Halutessaan käyttäjä voi estää automaattimaksun tai jakaa maksun osiin. LVIS-Maailma LVIS-Maailma Päätoimittaja: Matti Häll Toimittaja: Tiina Savolainen Taitto: Elina Sukuvaara Paino: Keuruun Laatupaino Oy Ilmestyminen: 4 kertaa vuodessa Sisällysluettelo: Verotiliautomatiikka Adminetissä Palkanmaksu on nyt helppoa ja nopeaa! Spaa Laadukasta työtä kustannustehokkaasti! Tehdäksesi töitä Kuopion Putki & Säädössä mittavat kustannussäästöt Adminetin myötä kauaskantoisesti tulee työt hoitaa asiakaslähtöisesti ja laadukkaasti Adminetin sähköisellä dokumenttien hallinnalla asiakirjat ovat aina tallessa

4 Spaa Laadukasta työtä kustannustehokkaasti! Tehdäksesi töitä kauaskantoisesti tulee työt hoitaa asiakaslähtöisesti ja laadukkaasti. Spaa eli Suomen Prosessiautomaatioasennus on Ulvilassa sijaitseva vuodesta 1992 toiminut teollisuuden instrumentti- ja sähköasennuspalveluita tuottava yritys. Yrityksen perustajajäsenen Juhani Tarkiaisen siirtyessä eläkkeelle ovat vetovastuuseen asettumassa taloudesta vastaava Ville Ranne, sekä teknisestä toteutuksesta vastaava Esa-Pekka Westerbacka. Ville Ranne kertoo, että yrityksen toiminta-alueena on koko Suomi. Työt vievät miehiä myös ulkomaille. Elosyyskuussa Ranne kertoo matkustavansa Norjaan, sillä Metso Automationin Itävallassa toimiva päämies tilasi Spaan jätteenpolttolaitoksen automaatiojärjestelmien asennukseen. Ei mitään perinteisiä sähkömiehiä Ville naurahtaa, että me emme todellakaan ole perinteisiä sähkömiehiä. Teollisuuden instrumenttiasennuksissa on yrityksen erikoisosaaminen. Tupasähköistykset jätetään rauhassa sen puolen osaaville yrityksille. Asiakaskunta koostuu isoista nimistä, kuten ABB, Metso, Siemens, Honeywell, sekä energiayhtiöistä ja suunnittelutoimistoista. Työt ovat raskaassa prosessiteollisuudessa, mikä aiemmin tarkoitti paperiteollisuutta, mutta paperiteollisuuden hiipuessa ovat työt painottuneet voimantuotantoon. Lämpökeskukset, voimalaitokset ja erityisesti varavoimalaitokset ovat olleet suurin työllistäjä viimeisten viiden vuoden aikana. Kilpailu raskaassa prosessiteollisuudessa on kovaa. Osaajia ei montaa tällä sektorilla ole ja kilpailijat ovat isoja yrityksiä, jonka vuoksi Spaan on vaikea kilpailla suurista kohteista. Pienen yrityksen etuna onkin joustavuus, nopea reagointi ja asiakkaan ehdoilla tekeminen. Kaikki samalla viivalla Spaalla on tällä hetkellä 11 asentajaa, kaksi projekti-insinööriä, sekä koodaaja. Ville sanoo, että kaikki työntekijät ovat samalla viivalla ja jokaisen miehen täytyy pystyä tekemään asennustyötä. Meidän alan yrittäjillä on vaikea saada varamiehiä. Kiireen tullessa jokainen pidentää päiväänsä ja pyrkii hoitamaan hommat aikataulun puitteissa, vaikka aikataulut ovatkin nykyään menneet todella tiukoiksi. Ville kertoo, että Spaalla on aina luotettu nuoriin tekijöihin. Töihin otetaan ammattikoulusta harjoittelijoita, joka on Villen mielestä hyvä tapa valikoida kaverit jotka parhaiten soveltuvat hommaan. Motivaatio oppimiseen tulee löytyä. Meillä tulee olla hyvä henki, kun reissussa ollaan yhdessä jopa viikkoja. Ala on kehittynyt hyvin paljon johtuen asennustekniikan muuttumisesta ja aikataulujen kiristymisestä, vieras työvoima näkyy myös kentällä. Ville uskookin, että tällä vuosikymmenellä tullaan enenevässä määrin siirtymään siihen, että työmailla ei aina puhutakaan suomenkieltä. Mistä nipistää rahaa? Spaalla on tyypillisesti vain muutama iso urakka vuodessa. Tulevaisuuden haasteena onkin työllistyä myös pienemmissä projekteissa. Myös uudesta työn alla olevasta sähkötuote.fi verkkokaupasta haetaan uutta tulonlähdettä. Ville kertoo, että kulurakenne on tänä päivänä raju, siksi viime aikoina erityisen tärkeäksi ovatkin nousseet kysymykset mistä rahaa voisi oikeasti nipistää. Yksi tällainen kohde on Spaalla postilokerosta luopuminen. Ennen vanhaan meillä tuli laskut (osoittaa suurta mappihyllyä selkänsä takana) paperisina. Tilitoimisto sijaitsi Tampereella ja aikaa meni todella paljon paperin pyörittämiseen ja säätämiseen. Toisekseen emme saaneet tilitoimistolta juuri minkäänlaista palautetta, eikä oikein tiedetty päivittäistä rahatilannetta tai ennustetta, joka ajoi etsimään muita vaihtoehtoja, Ville kertoo. Adminetistä löytyvät ajantasaiset myynti- ja ostolaskuennusteet sekä rahoitusjakauma. 4

5 Adminetillä saamme oikeasti laskutettua myös kaikki ne pikkunippelit, jotka ovat tähän asti menneet omasta pussista, joka on syönyt yllättävän paljon meidän katetta, toteaa Ville Ranne. Adminet kertoo yrityksen todellisen tilanteen Ville sanoo, että Adminet tuntui todella fiksulta vaihtoehdolta. Adminetissä oli niin paljon asioita, jotka sähköpuolella ovat tärkeitä ja joista meille on oikeasti hyötyä. Ville nostaa esille esimerkiksi sähköalan yli sähkönumeroa. Adminetillä saamme oikeasti laskutettua myös kaikki ne pikkunippelit, jotka ovat tähän asti menneet omasta pussista, joka on syönyt yllättävän paljon meidän katetta. Adminetissä todella tärkeä juttu on, että näemme kaikki ostot ja todellisen tilanteen. Adminettiä suosittelisin liikkuvassa työssä oleville ja keskisuurille yrityksille, joissa yrittäjä joutuu itse osallistumaan joka tavoin yrityksensä hoitamiseen. Nyt kun minä lähden Norjaan, se on aivan sama istunko minä Bergenissä, vai tässä konttorissa. Onhan se hölmöä istua jonkun määrätyn pöydän ääressä, kun hommat voi hoitaa missä tahansa, Ville toteaa. Adminet kulkee aina mukana Ville kertoo, että on hoitanut Adminetillä yrityksen asioita niin kylpylälomalla, kuin suoraan työmaalla. Esimerkiksi pari viikkoa sitten Vaasan Mustasaaressa keskellä kerrostaloaluetta tietokone kaivettiin esiin auton konepellille ja asiat selvitettiin paikan päällä, Ville kertoo. Tämä oli tehtävä, joka oli pakko selvittää työmaalla ja niin vain Adminetillä homma hoidettiin! Spaalla Adminetin käyttöönotto tapahtui päivässä. Meille oli varattuna kaksi päivää koulutukseen, mutta koimme että saimme tarpeeksi yhdessä päivässä, Ville sanoo. Olemme todella tyytyväisiä, että Adminetin käyttäjinä olemme saaneet äänemme kuuluviin ja olemme päässeet vaikuttamaan ohjelmaan ja nämä muutokset ovat selkeästi auttaneet meitä. Positiivista on myös Adminetistä lähetettävä tukipyyntö, johon Myllylän Markku Admicomilta vastaa minulle hetkessä, Ville sanoo.

6 Palkanmaksu on nyt helppoa ja nopeaa! Kuvittele, että voisit maksaa yrityksessäsi palkat työntekijöille, osaamatta palkkahallintoa? Ai, että en tarvitsisi siihen erillistä palkkahallinnon osaajaa? KYLLÄ. Adminetissä palkanmaksu on tehty niin helpoksi, että tehtäväksesi jää vain hyväksyä palkat maksuun. Järjestelmä laskee ja hoitaa puolestasi viranomaisilmoitukset, sotut, ennakot, lomapalkat ynnä muut! Kiinnostuitko? PALKKA-AJON KÄYNNISTÄMINEN TAI AUTOMAATTINEN PALKKOJEN MAKSU Palkkojen maksatus tarkoittaa Adminetissä siis vain palkkojen tarkistusta ruudulla. Valittavanasi on palkkojen hyväksyntä tai peruminen ja korjaus. Palkat tiliöityvät automaattisesti kirjanpitoon ja maksuun automatiikalla. Palkkojen maksun voi maksuaineistosta maksaa myös maksupäätteellä, jos automaattimaksatusta ei haluta käyttää. Adminet hoitaa automatiikalla sotujen, ennakonpidätysten, tyel ja ay-jäsenmaksujen maksatuksen. Verotiliautomatiikka hoitaa ilmoitukset ja maksut palkanmaksajalle jää vain palkanmaksun hyväksyntä. Palkkalistat lähtevät Adminetistä automaattisesti työntekijöille joko sähköisesti tai e-kirjeenä. SÄHKÖISET TUNTIKORTIT Adminetissä asentaja täyttää sähköisesti tuntikorttinsa, työnjohtajan tehtäväksi jää vain tarkastaa ja hyväksyä tunnit. Tuntikortilta on poiminta laskutukseen. ASENTAJAN RUUTU Sähköisen tuntikortin sijaan asentajat voivat syöttää samat tiedot asentajanruudun kautta tilaukseen liittyviä tapahtumia kirjatessa. Tuntikortti täyttyy samalla ja laskutustapahtumat ovat heti hyväksyttävissä laskutettaviksi Lomakalenterin kautta työntekijät kirjaavat lomat, poissaolot ja sairaslomat, josta nämä siirtyvät suoraan palkanlaskentaan/palkkoihin, kun esimies on ne hyväksynyt. LOMAKALENTERI JA LOMAPALKKA-AUTOMAATTI Työntekijöiden käytössä on kalenteri, jossa näkyvät jo pi- detyt lomat sekä loma-anomukset. Tieto loma-anomuksien hyväksymisestä tulee myös Adminettiin työntekijän nähtäväksi. Adminetissä on lomapalkka- ja työajanlyhennyskertymien laskenta-automatiikka, sekä lomapalkkajaksotus. Sairaslomien syöttö tapahtuu myös normaalisti Adminettiin työntekijän toimesta, sairasloma ilmoituksen yhteyteen liitetään sairaslomatodistukset. Adminet hoitaa sairaus- ja tapaturmavakuutusilmoitukset palkkatietojen osalta. Sekä työntekijä, että vastuuhenkilö näkevät myös työntekijän kaikki poissaolot, työajanlyhennysvapaat ja sairaslomat. PALKANKOROTUKSET JA VEROKORTIT Adminet hoitaa automatiikallla palkankorotukset alan työehtosopimuksiin. Järjestelmä noutaa työntekijöiden verokortit noutoautomatiikka vuosittain helmikuun alussa. TYÖNTEKIJÄTIETOJEN YLLÄPITO Adminettiin syötetään työsuhteen alussa uudet työntekijät tarvittavine tietoineen, samalla henkilötietoihin syötetään työntekijän palkka ja muut tarvittavat tiedot, kuten liitto ja henkilökohtaiset palkanlisät. Esimies ylläpitää työsuhdemuutoksia tarpeen mukaan työntekijän kohdalla. MATKAKORVAUKSET JA KÄTEISKUITIT Työntekijät syöttävät matkakorvaukset ja skannaavat käteiskuitit Adminettiin ja antavat tiedon, mitä ostos koski ja mihin se kohdistuu, tieto on automaattisesti kirjanpidossa. Käteisostoista on esimiehen hyväksynnän jälkeen automaattinen maksatus ostajan tilille. Kuitit säilyvät sähköisessä arkistossa, josta ne ovat käyttäjäoikeuksien mukaisesti tarkasteltavina. Käyttäjän ei tarvitse kopioida ja säilyttää kuitteja. 6

7 Adminetissä valitset haluamasi ajojonon ja palkkakauden. Tämän lisäksi voidaan valita henkilöt, jos toimintoa ei suoriteta kaikille. palkkakauden perusteella tulee automaattisesti maksupäivä. Adminet ajaa automaattisesti suoritetut toiminnot, sekä niistä muodostuneet raportit. Tehtäväksi jää vain tarkastus ja hyväksyminen. Toimintoja voi vielä korjata valitsemalla peruuta. Hyväksyttyäsi toiminnot Adminet muodostaa automaattisesti palkkalaskelmat, jotka lähtevät palkansaajille e- kirjeinä tai sähköpostilla, riippuen siitä mitkä ominaisuudet on määritelty henkilön henkilötietoihin. Adminet muodostaa automaattisesti kirjanpitoviennit ja vie tiedot kirjanpitoon. Valitsemalla lopuksi maksatus voit jättää palkkojen maksun Adminetin automatiikan hoidettavaksi. Vaihtoehtoisesti jos automaattimaksatusta ei haluta käyttää voit valita kenelle maksat, mistä pankista ja milloin. Kaikkien henkilöiden maksut ovat palkkojen maksuruudulla tällöin valmiina, maksuvalintoja varten.

8 Kuopion Putki & Säädössä mittavat kustannussäästöt Adminetin myötä Pitkänlinjan yritys Kuopion Putki ja Säätö Oy on perustettu 70-luvun alkupuolella. Yritys ei ole jäänyt lepäämään laakereilleen, sillä liiketoimintaa pyritään edelleen kehittämään ja kasvattamaan. Kuopion Putki & Säädön erityisosaamista on kiinteistöjen lvi-huolto ja -korjaustyöt, lvia-urakointi, säätölaitetyöt, öljylämmitys, sekä uutena palveluna asiakkaiden kanssa yksilöllisesti räätälöidyt vuosihuoltosopimukset yksityisille ja yhteisöille. Toimitusjohtaja Jussi Niilonen siirtyi Putki & Säädön toimitusjohtajaksi isänsä jalanjäljissä sukupolven vaihdoksen myötä 90-luvun alussa. Toiminnanjohtajana nykyisin työskentelevä Jari Vartiainen on niin ikään ollut yrittäjänä alalla yli 20 vuotta ja seurannut alan kehitystä jo 70- luvulta alkaen. Tällä hetkellä yritys työllistää yhdeksän henkeä. Asentajia seitsemän ja puoli, sillä toimitusjohtaja Jussi työskentelee myös kentällä ja tekee urakoiden ohella säätölaiteasennuksia. Jari itse pitää huolen, että pyörät pyörivät toimistolla. Kuopion seutu työllistää Työt koostuvat puoleksi urakoinnista ja puoleksi laskutöistä, toiminnan keskittyessä Kuopion seudun alueelle. Jari laskee, että lähetteitä on vuositasolla noin 2000 kappaletta ja urakoita kappaletta ja toiminta on pysynyt vakaana viime vuodet. Kuopion Putki & Säädön suurimmat asiakasryhmät ovat taloyhtiöt, julkiset yhteisöt, teollisuus ja yksityiset. Palvelu koostuu lvi-huolto ja korjaus töistä, lvia-urakoinnista, säätölaite- ja öljylämmitystöistä, työt tehdään pääosin peruskorjauskohteissa. Kuopion Putki & Säädössä työntekijöiden keski-ikä on 42 vuotta. Silloin tällöin pidettävät ns. tyky-päivät, sekä yhteiset harrastukset tuovat tiivistä henkilöstöä entisestään yhteen. Ammattitaitoista väkeä on vaikea löytää mukaan Jari ihmettelee, miksi ammattikoulussa ei riittävästi opeteta nuorille niin sanottuja perustaitoja, kuten hitsausta, piirustusten ymmärtämistä, osien tuntemista, tai perus käy- töstapoja asiakaspalvelussa, näillä avuilla kun nuoret pärjäisivät jo pitkälle tällä perinteisellä alalla. Jari harmittelee myös alan miesvaltaisuutta: Näkisin mielelläni, että muutaman vuoden sisällä mukana olisi myös jokunen nainen. Naiset soveltuisivat oikein hyvin esimerkiksi kalustustöihin ja määrätyn tyylisiin huolto- ja säätölaitetöihin. Jari napauttaa myös pitkään alalla olleita yrityksiä: Ammattiylpeys on vähentynyt vuosien saatossa. Varsinkin urakointikohteissa työntekijöiden, sekä urakoitsijoiden yhteishengessä olisi paljon parannettavaa. Ala on muuttunut vuosien saatossa ja erityisesti urakointipuolella vastuuta on tullut entistä enemmän urakoitsijoille. Kiireiset aikataulut ovat tulleet myös osaksi tätä päivää. Perinteinen ala kehittyy hitaasti Kuopion Putki & Säädössä tulevaisuus perinteisellä alalla nähdään hitaasti kehittyvänä. Omassa yrityksessä kehitystä pyritään aikaan saamaan panostamalla atk:n ja tietoliikenteen käyttöön, sekä asiakaspalveluun. Yhtenä osana tätä kehitystä Kuopion Putki & Säätö on ottanut käyttöönsä netissä täytettävän työtilauslomakkeen. Jari kertoo, että tämä on otettu hyvin vastaan. Yksityiset sekä isännöitsijät ovat löytäneet työtilauslomakkeen ja tarjouspyyntöjä on tullut myös tätä kautta. Yritys on myös ulkoistanut tarjouslaskentapalvelun LVI-laskenta Oy:lle, joka hoitaa massojen keräilyn tarjottavista kohteista. LVI-laskenta Oy:ltä ostetaan toisinaan myös hinnoittelua, dokumentointia ja asiantuntija-apua. Nettikäyttöisyys vaikutti Kuopion Putki & Säädössä tehtiin vertailua eri kilpailijoiden välillä ennen Adminettiin siirtymistä. Adminetissä vaikutti erityisesti ohjelman nettikäyttöisyys. Adminettiä käytetään pääasiassa toimistojen päätteiltä, kannettavalla tietokoneella ja tarpeen vaatiessa jopa kännykällä. Siirtyminen edellisestä ohjelmasta Adminettin oli helppo ja tapahtui Jarin mukaan yllättävän vaivattomasti: 8

9 Käyttöönotto tapahtui kahdessa päivässä ja tämä aika oli hyvin riittävä. Aikaisempiin käyttöönottokokemuksiin verrattuna tämä oli oikeasti käyttöönotto, eikä vain ohjelman viilailua ja perustietojen syöttämistä. Säästöä Kuopion Putki & Säädössä taloushallintoa hoiti aiemmin täyspäiväinen konttoristi, joka tekee nyt Adminetin myötä töitä osa-aikaisesti. Jari laskee, että säästöä kiinteisiin kustannuksiin, pelkästään konttorin puolella, on ensimmäisellä tilikaudella tullut yli euroa! Se on merkittävä säästö alle miljoonan liikevaihdolla toimivassa yrityksessä. Adminetissä hinnastojen päivitykset ovat aina ajan tasalla, joka on todella iso asia meille, Jari sanoo. Laskut tulevat ja lähtevät sähköisesti, eikä kirjekuorien avaamista ja postitusta enää harrasteta Kuopion Putki & Säädössä. Jari kiittelee, että siirtyminen sähköiseen laskutukseen oli helppoa, jopa yllättävän helppoa. Sähköinen laskutus on pelannut alusta asti ilman sekaannuksia. Adminet tuo säästöä ja tehostaa yrityksen toimintaa Sähköistä laskutustakin tärkeämpänä Jari pitää Adminetin sähköistä dokumenttien hallintaa: Skannaamme Adminettiin esimerkiksi kaikki urakointikohteen kuvat ja muut asiakirjat kohteen tietoihin. Määriteltyämme käyttöoikeudet asentajille, pääsevät asentajat käsiksi kohteen kuviin ja asiakirjoihin suoraan työmaalta tai kotoa käsin ja näin vältytään kuvien etsimisiltä, mutu-tiedon käyttämiseltä, turhilta puheluilta ja turhilta ajokilometreiltä. Nämä asiat tuovat ison säästön meille, mikä näkyy tulevaisuudessa urakoiden kannattavuudessa. Seuraava kehityskohde Adminetin käytössä on, että LVI-laskenta Oy siirtyy tekemään Kuopion Putki & Säädön tarjouslaskennan verkon kautta Adminettiin, heille myönnettyjä tunnuksia ja käyttö-oikeuksia hyväksi käyttäen. Adminettiä suosittelisin yhden miehen yrityksestä jopa henkilön yritykselle, vallan mainiosti, Jari naurahtaa. Olemme tyytyväisiä Adminetin hankintaan. Pitkässä juoksussa ajan säästö on merkittävä ja Adminet tehostaa yrityksen toimintaa. Toiminnanjohtaja Jari Vartiainen laskee, että Adminetin myötä kiinteät kustannukset ovat vähentyneet, pelkästään konttorin puolella, ensimmäisellä tilikaudella yli euroa! 9

10 Adminetin sähköisellä dokumenttien hallinnalla asiakirjat ovat aina tallessa Ovatko asiakirjasi toimistolla mapissa kun tarvitsisit niitä työmaalla? onko paperille tulostettujen dokumenttien etsintä sinulle tuttua? Etkö muista mihin tallensit dokumentit? Nykypäivänä useat yritykset ponnistelevat vähentääkseen päällekkäisten tietojen tallentamista uudelleen ja uudelleen eri paikkoihin eri tallennustiedoilla. Koska tiedostoja ja dokumentteja muokataan ja tallennetaan eri aikaan eri paikoissa eri ohjelmistoilla, on lisäksi vaarana, että koko yrityksen tieto on hajallaan ja hyödyntämättömissä. Adminetissä dokumentit ovat saatavilla kaikkien niiden henkilöiden kesken, joille on jaettu oikeudet kyseiseen sovellukseen. Adminettiin tallennat kaikki tärkeät tiedos- tot, olivatpa ne tehty millä ohjelmalla tahansa. Tarkastele, muokkaa ja tallenna haluamasi dokumentit aina Adminettiin, siellä ne ovat aina tallessa. Adminetin palvelukokonaisuus kattaa myös sähköisen dokumenttien hallinnan. Adminetin avulla erilaiset asiointiprosessit voidaan muuttaa vähitellen kokonaan paperittomiksi. Voit siirtyä paperisesta sähköiseen dokumentin hallintaan myös asteittain. Kokouspöytäkirjat, käyttöönottotarkastukset, luovutukseen liittyvät asiakirjat, sopimukset ja tarjoukset löytyvät kohdetietojen takaa. 10

11 Monipuoliset arkistoratkaisut Dokumenttien säilyttämiseen saat Adminetissä monipuoliset arkistointiratkaisut. Adminetissä säilytät kaikki dokumentit asiayhteydessä. Voit myös muuttaa vanhat paperiarkistosi sähköisiksi skannaamalla tärkeät asiakirjat Adminettiin. Asiakirjojen tallennus asiakastietojen yhteyteen Adminettiin tallennat asiakaskohtaisesti asiakirjat, kuten sopimukset, reklamaatiot, laiteluettelot ja toimintaohjeet. Asiakirjojen tallennus kohdetietojen yhteyteen Urakoihin liittyy paljon erilaisia asiakirjoja. Osa näistä elää koko ajan ja osan tietoa tarvitset vain muutaman kerran. Silti urakkaan liittyvät tiedot on hyvä pitää samassa paikassa, sähköisessä muodossa! Adminettiin tallennat kohdetietojen taakse niin kokouspöytäkirjat, luovutukseen liittyvät asiakirjat, sopimukset, tarjoukset, käyttöönottotarkastukset jne. Nettikäyttöisen Adminetin ansiosta voit halutessasi tarkastella mitä tahansa asiakirjaa, vaikka suoraan työmaalla. Asiakirjojen tallennus toimittajatietojen yhteyteen Tallenna toimittajakohtaisesti tärkeät asiakirjat kuten reklamaatiot, sopimukset ja vuosisopimukset Adminettiin. Asiakirjojen tallennus työntekijätietojen yhteyteen Tallenna tärkeät dokumentit jokaisen työntekijän taakse. Työntekijän todistukset, sopimukset ja muut tärkeät asiakirjat ovat järjestyksessä kyseisen henkilötietojen takana. Tallenna asiakastietojen yhteyteen sopimukset, reklamaatiot, laiteluettelot ja toimintaohjeet 11

12 Haluatko tietää kuinka suuri merkitys Adminetillä olisi Teidän yrityksenne toimintaan? OTA YHTEYTTÄ: LVIS-alan kokeneet konsulttimme kertovat lisää ja arvioivat yhdessä kanssasi ratkaisumme merkitystä yrityksellenne. Marianne Hautsalo Matti Häll Jukka Björn Ari Hautala