controller Saija Männistö, hallintopäällikkö Martin Söderlund,

Transkriptio

1 Kaupunginhallitus TILANNEKATSAUS TAIDETEHTAAN KEHITTÄMISEN TOIMINTAMALLIIN 221/11.111/2017 KH Valmistelu ja lisätiedot: controller Saija Männistö, hallintopäällikkö Martin Söderlund, Taidetehtaan kiinteistön omistaa kiinteistöyhtiö, joka vuokraa tiloja päävuokralaiselle eli Porvoon kaupungin toimitilajohdolle. Toimitilajohdon alivuokralaisia olivat vuoden 2017 alussa Oy Porvoo Event Factory Ab, Fazer Food Services Oy, Bio Rex Cinemas Oy, Nordic Ravintolat Oy, Point College, Pieni Suklaatehdas, Camp Five Media, kulttuuri- ja vapaa-aikapalvelut, matkailu- ja markkinointiyksikkö, 19 taiteilijatyöhuonevuokralaista mukaan lukien Porvoon Taidetehtaan säätiö ja Taidetehtaan tanssikoulu. Vuosina selvitettiin eri vaihtoehtoja hallintomallin kehittämiseksi. Selvitystyön tuloksena kaupunginhallitus päätti yksimielisesti, että Taidetehtaan toiminnan hallinnointi järjestetään seuraavasti: Toimitilajohto tekee vuokrasopimukset suoraan tiloja hyödyntävien tahojen kanssa. Event Factory Oy vastaa Avanti- ja Tehdassalin sekä kokous- ja oheistilojen hallinnoinnista, myynnistä sekä yritysmyynnin, kokousten ja seminaarien kehittämisestä. Kulttuuri- ja vapaa-aikapalvelut vastaa kulttuuritoiminnan järjestämisestä Taidehallissa, Kulmassa ja Studiossa, kulttuurituotantojen tuottamisesta ja tukemisesta sekä taiteilijatyöhuonevuokrien subventoinnista. Kaupungin matkailu- ja markkinointiyksikkö vastaa Taidetehtaan markkinoinnista. Porvoon Taidetehtaan säätiö tukee taiteilijoita ja tapahtumia sääntöjensä puitteissa. Arvio toiminnan kehittämistarpeesta Kun toiminta oli ollut käynnissä viisi vuotta, halusi kaupunki ulkopuolisen arvion Taidetehtaan toiminnan kehittämisestä. Vuonna 2016 pyydettiin FM Katja Leppäkoskelta arviota asiasta, ja hän

2 luovutti raporttinsa 12. syyskuuta. Taidetehtaan nykymallin haasteina Leppäkoski näki, että tehtävistä ei vallitse yksimielisyyttä toimijoiden kesken. Keskinäiset odotukset ovat ristiriitaisia, roolitukset ja sisäinen työnjako saa voimakasta kritiikkiä eikä laadittuun strategiaan ei ole riittävästi sitoutumista. Erityistä kritiikkiä saa tapahtumien tuottamisen korkeat kustannukset Taidetehtaassa (tilavuokrat ja palvelut) sekä kustannusten ennakoimattomuus. Monimutkainen työnjakomalli hankaloittaa arkea ja valta- ja vastuusuhteet koetaan epäselviksi. Yhteenvetona nykytilanteesta selvityksessä todetaan, että monimutkainen hallintomalli antaa tulkinnanvaraisuudelle tilaa, ja että Taidetehtaan toimijat käsittävät eri tavoin sekä oman että toisten organisaatioiden tehtävät. Keskinäisen luottamuksen ja avoimuuden lisääminen organisaatioiden kesken kehittäisi merkittävästi Taidetehtaan toimintaa. Tilojen vuokraus Nykytilanteessa tiloihin on tehty on useita erillisiä alivuokrasopimuksia. Se, että Event Factory Oy ei tällä hetkellä hallinnoi ravintolatiloja eli keskeisiä tilavuokrauksen yleisöpalveluita, on selvityksen mukaan nykymallin merkittävä epäkohta. Ravintolatilojen vuokrauksen keskittäminen Event Factoryyn toimisi selvityksen mukaan kannustimena kehittää myös ravintolatoimintaa. Rahavirrat Myös rahavirrat ovat monimutkaisia (tilavuokrat, kaupungin tuet, kulttuuri- ja vapaa-aikatoimen ja säätiön avustukset) eikä eri organisaatioiden talouden tunnusluvut ole vertailukelpoisia keskenään. Ratkaisumalli Leppäkoski esittää ratkaisumallina (vaihtoehto 1.) että yhdelle toimijalle, Event factory Oy:lle, keskitetään kaikki Taidetehtaan liiketiloihin liittyvä tilavuokraus, sisältäen mm. ravintoloiden sekä elokuvateatterin tilat, sekä sisällöntuotanto, myös se mikä on kulttuuri- ja vapaa-aikapalvelujen ja Taidetehtaan säätiön vastuulla tällä hetkellä. Muutosten suunnittelun ja toteutuksen tilanne Vuokraustoiminta Marraskuussa 2016 ryhdyttiin selvittämään vuokraustoiminnan

3 siirtämisen edellytyksiä ja vaikutuksia. Selvityksessä pyrittiin identifioimaan yhtiön vastuulle siirtyvään kokonaisuuteen liittyvät toiminnalliset ja taloudelliset vaikutukset sekä yhtiön että muun Taidetehtaan kokonaisuuden kannalta. Liiketilojen vuokraustoiminta on alustavasti valmisteltu siirrettäväksi Event Factory Oy:n vastuulle vuoden 2018 alussa. Päätös toimintamallin muuttamisesta tulisi tehdä kevään 2017 aikana, jotta vaikutukset on mahdollista huomioida vuoden 2018 talouden ja toiminnan suunnittelussa. Siirrettävä kokonaisuus käsittäisi Taidetehtaan liiketilojen vuokrasopimukset. Liiketiloissa toimii tällä hetkellä Fazer Food Services Oy, Bio Rex Cinemas Oy, Nordic Ravintolat Oy, Point College, Pieni Suklaatehdas sekä Camp Five Media. Nykymallissa toimijoilla on vuokrasopimus suoraan päävuokralaisen eli toimitilajohdon kanssa, mutta uudessa mallissa Event Factory Oy solmii sopimuksen toimitilajohdon kanssa ja vuokraa tilat eteenpäin toimijoille. Suunniteltu muutos ei muuta kaupunkikonsernin kokonaiskustannuksia. Kustannusten ja Taidetehtaan rahavirtojen läpinäkyvyys sen sijaan paranee, kun vuokrasopimuksiin liittyvä kokonaisuus siirretään erilleen toimitilajohdosta. Läpinäkyvyyden parantumisen lisäksi toimintamallin muutoksen hyötynä on se, että Taidetehtaan vuokralaisten yhteistyöllä ja Taidetehtaan toiminnan kehittämisellä on paremmat edellytykset kun Event Factory Oy hallitsee ja vuokraa liiketiloja, koordinoi yhteistyötä sekä kantaa myös vuokraustoimintaan liittyvän riskin. Ravintolatoimijoiden kanssa alustavasti neuvotelluilla uusilla, liikevaihtoperusteisilla vuokrasopimuksilla tavoitellaan myös kannustavuutta eri toimijoille. Taidetehtaan vuokrasopimuksiin sisältyy tällä hetkellä kustannusten ja tuottojen välinen alijäämä. Tätä alijäämää tulee määrätietoisesti pyrkiä pienentämään. Huomioiden alustavat liikevaihtoperusteiset vuokrasopimukset, siirtyviin sopimuksiin sisältyvän alijäämän suuruus on varovaisen arvion mukaan vuositasolla n euroa, mikä lähtötilanteessa on Event Factory Oy:lle siirtyvä taloudellinen riski. Yhtiö saa vuonna 2017 vuokratukea kaupungilta euroa omien kiinteistökustannustensa kattamiseen. Sopimusten siirtyessä tuen tarve kasvaa, mutta avustuksen maksimimäärä tulee jatkossa määritellä kannustavasti. Taloudellisten vaikutusten lisäksi vuokraustoiminnan siirrossa olennaisia huomioitavia asioita ovat siirtyvien tehtävien ja vastuiden tunnistaminen ja resursointi sekä siirtymävaiheen varmistaminen.

4 Taloudellisten ja toiminnallisten muutosten edellyttämät toimenpiteet tulee tarkentaa Event Factory Oy:n liiketoimintasuunnitelmassa ja Taidetehtaan toimijoiden välisissä yhteistyöneuvotteluissa. Ulkopuolisen asiantuntijan arviota toimintamallin kehittämisestä on pidettävä tavoiteltavana, mutta vuokraustoimintaa koskevat muutokset tulee toteuttaa suunnitelmallisesti riskit halliten. Vuokraustoimintaa koskevan selvitystyön yhteydessä tehty tarkastus Taidetehtaan vuokrasopimuksiin Vuokraustoimintaa koskevan kehitystyön yhteydessä tarkastettiin Taidetehtaan tilojen voimassa olevia vuokrasopimuksia ja niihin liittyviä käytäntöjä toimitilajohdossa kaupungin controllerin toimesta. Tarkastuksen havainnot ja johdon esittämät kehitystoimenpiteet on esitetty liitteessä. Tapahtumatuotanto Taidetehtaan toimijat, Event Factory, kulttuuri- ja vapaa-aikapalvelut, matkailu- ja markkinointiyksikkö ja Taidetehtaan säätiö ovat yhdessä käyneet läpi Leppäkosken raportissa esille nousseita kehittämistarpeita. Raportissa kiinnitettiin huomiota mm tapahtumatuotannon koordinointiin ja tapahtumatilojen vuokrien ja palveluiden hinnoitteluun. Taidetehtaan toimijat ovat sopineet kahden vuoden kokeilujaksosta, jonka aikana kehitetään tuotantomalli, joka mahdollistaa laadukkaan, monipuolisen ja yleisömääriä kasvattavan ohjelmakokonaisuuden. Tapahtumakalenterin koordinoinnista vastaa Event Factory. Event Factory ja Kulttuuri- ja vapaa-aikapalvelut allekirjoittivat vuodenvaihteessa tapahtumamäärään sidotun, Kulttuuri- ja vapaa-aikapalvelujen omien ja heidän tukemia tuotantoja koskevan sopimuksen pakettiratkaisuista, jotka sisältävät salivuokran, esitystekniikan ja henkilökunnan. Kulttuuri- ja vapaa-aikapalvelut subventoi sopimuksen hintoja kulttuuripoliittisten linjausten ja määrärahojen puitteissa. Sopimuksen toteutumista ja vaikutusta seurataan ja sen sisällöstä neuvotellaan ennen seuraavan sopimuskauden alkamista vuonna Event Factory on palkannut tapahtumarakentamiseen ja esitystekniikan koordinointiin yhden henkilön. Tämä vapauttaa myynnin resursseja ja mahdollistaa tapahtumakoordinoinnin.

5 Vuoden alusta kokoontunut Taidetehtaan operatiivinen johtoryhmä vastaa raportoinnin, yhteistoiminnan ja läpinäkyvyyden haasteeseen. Taidetehtaan operatiivinen johtoryhmä suunnittelee ja ohjaa yhteistoimintaa sekä vastaa toiminnan seurantatietojen laatimisesta. Ryhmä koostuu talossa työskentelevistä, operatiivisesta toiminnasta vastaavista henkilöistä. Liitteet: FM Katja Leppäkosken selvitys Taidetehtaan kehittämisestä Sisäisen tarkastuksen raportti toimitilajohdon Taidetehtaan vuokrasopimuksia koskevasta tarkastuksesta Kj: Kaupunginhallitus päättää merkitä tiedokseen selostuksen Taidetehtaan toimintamallin kehittämisen nykytilanteesta ja raportin toimitilajohdon Taidetehtaan vuokrasopimuksia koskevasta tarkastuksesta. Kaupunginhallitus evästää Taidetehtaan hallinnon ja talouden kehittämisen jatkovalmistelua. Päätös: Kaupunginhallitus päätti yksimielisesti merkitä tiedokseen selostuksen Taidetehtaan toimintamallin kehittämisen nykytilanteesta ja raportin toimitilajohdon Taidetehtaan vuokrasopimuksia koskevasta tarkastuksesta. Kaupunginhallitus evästi Taidetehtaan hallinnon ja talouden kehittämisen jatkovalmistelua.