Kuntien rakennemuutoksen. Timo Pihkala Lappeenrannan teknillinen yliopisto

Transkriptio

1 Kuntien rakennemuutoksen haasteet Timo Pihkala Lappeenrannan teknillinen yliopisto

2 Rakennetarkastelua Kuntayhtymät Kuntakonserni/-yhtiöt Sote Kolmas sektori Infra, tekninen Sivistys Tavarantoimittaja t Alihankkijat Kuntalaiset

3 Rakennemuutosta kolmelta kantilta Kunnan palveluiden monitoimijaisuus Palvelurakenteen omistamisen ongelma Kuntalainen ei enää keskiössä vaan prosessin toimijana

4 Omistajaohjaus Kunta johtaa, tekee ja omistaa Miten arvioidaan palvelun tuotantotapojen strategisia merkityksiä?

5 Palvelun tuotantotavoista Oma tuotanto kipuilee kustannusjahdissa ja tehostamisvaatimusten alla Palveluiden ostotoiminta on vasta alkamassa Erilaiset yhteistyöratkaisut ovat käytännössä edelleen standardiratkaisujen ostamista Palvelun rajaaminen tarjonnan ulkopuolelle tulee kysymykseen erittäin harvoin Merkittävä osa palvelutuotannosta on omaa tuotantoa

6 Oma tuotanto = oma omistus Mitä kunta tarkalleen ottaen omistaa? - Osan tuotannontekijöistä (taseen) - Prosessin - Brändin - Määräysvallan - Asiakasrajapinnan - Omistajaton talo on tuuliajolla - Valtatyhjiö pyrkii täyttymään - Sijoitetun pääoman tuotto% - Palvelutuotannon omistamisesta tulisi seurata etuja

7 Omistamisen motiiveja Palvelutuotannon välineenä Kehittämisen välineenä Sijoitustoiminnan ja ansainnan välineenä Omaisuuden arvon säilyttäminen ja lisääminen Yhteisomistuksien motiiveja: Yhteisomistuksien motiiveja: lain velvoite Imagokysymys taloudellinen pakko skaalaetujen tavoittelu sijoitetun pääoman tuottoprosentin tavoitteleminen

8 Lähestymistapoja vaikuttamiskeinojen arviointiin Omistukset muodostavat hallintaa edellyttävän portfolion Kaikkia omistettuja kohteita ei tarvitse ohjata yhtä tiukasti tai että niihin kohdistetut odotukset eivät ole samalla tasolla Omistajuuden ja asiantuntijuuden tasapainottaminen Toiminnon tai omaisuusmassan yhteiskunnallinen intressi Toiminnon tai omaisuusmassan strateginen odotusarvo On vaikea perustella omistussuhdetta, jollei omistaminen tuo mukanaan mahdollisuutta ohjaukseen ja siten tavoitteiden edistämiseen

9 Omistamisen strateginen merkitys Strategiset edut Kyky tuottaa erottumista Kyky tuottaa skaalaetuja Neuvotteluaseman turvaaminen Tuottojen odotusarvo Tulevaisuuden menestyskeino Toimintaan sitoutunutta odotusarvoa Strategisesta painosta seuraa Lisäpanostustarve Kehittämisen insentiivien varmistamistarve Kilpailulle altistamisen tarve Tunnistettavan hahmon (brändin) tarve Odotusarvon luomiseksi on nyt tehtävä panostuksia ja valintoja

10 Julkinen intressi Kunnan ja/tai kuntalaisen intressi Lähellä sijaitsevan ja paikallisia tarpeita vastaavan palvelutuotannon luominen, kehittäminen & varmistaminen Riippumattomuus Palvelun syntyminen markkinaehtoisesti olisi liian hidasta tai jopa mahdotonta Lainsäädäntö edellyttää Arvonkasvatus, Good-will (Bad-will)

11 Suuri Strateginen merkitys (toimintaan sitoutunut odotusarvo) Pieni Suuri Julkinen intressi Pieni

12 Strateginen merkitys (toimintaan sitoutunut odotusarvo) Suuri Pieni Suuri Synergia Helppo yhteistyökohde Julkinen intressi Suuri taloudellinen merkitys Pieni Suuri arvonlisä Helppo luopua

13 Suuri Strateginen merkitys (toimintaan sitoutunut odotusarvo) Pieni Suuri Synergia Helppo yhteistyökohde Julkinen intressi Pieni Suuri arvonlisä Helppo luopua Kunnallinen jätehuolto

14 Suuri Strateginen merkitys (toimintaan sitoutunut odotusarvo) Pieni Suuri Julkinen intressi Synergia Ylikunnallinen jätehuolto Helppo yhteistyökohde Pieni Suuri arvonlisä Helppo luopua Kunnallinen jätehuolto

15 Suuri Strateginen merkitys (toimintaan sitoutunut odotusarvo) Pieni Suuri Julkinen intressi Ylikunnallinen jätehuolto Synergia Ylikunnallinen jätehuolto Helppo yhteistyökohde Pieni Suuri arvonlisä Helppo luopua Kunnallinen jätehuolto

16 Suuri Strateginen merkitys (toimintaan sitoutunut odotusarvo) Pieni Suuri Julkinen intressi Ylikunnallinen jätehuolto Synergia Ylikunnallinen jätehuolto Ylikunnallinen jätehuolto Helppo yhteistyökohde Pieni Suuri arvonlisä Helppo luopua Kunnallinen jätehuolto

17 Omistaminen on periaatteessa yksinkertaista Kuka omistaa? Miksi omistaa? Mitä omistaa? Miten omistamisen vaikutusmahdollisuus toteutetaan? Hankaluuksia tulee vasta, kun Omistajia on monta ja edustuksellisia Kohteita on monia ja niiden vaatima huomio vaihtelee Yksimielisyys omistetun kohteen tekemisistä on vaikea saavuttaa

18 Yhteisomistuksellinen palveluntuotantoverkosto Omistaja n - Omistaja 2 Kohde n - Kohde 2 Omistaja 1 Kohde 1

19 Miten suuria odotusarvoja ja lisäpanostuksia vaativia kohteita kannattaisi johtaa? Kyse on usein laajaksi verkostomaiseksi kokonaisuudeksi paisuneesta toimijaryhmästä, jonka tuloksellinen ja tuottava toiminta vaatii tuekseen vahvaa verkoston johtamista. Kun kohdetta omistaa monta eri tahoa, on todennäköistä, että myös omistamisen motiivit eroavat ja siten myös vaikuttamisen tarpeet ja odotusten taso eroavat Verkoston johtaja edustaa omistajan tahtoa ja tavoitteita vastuullaan johdettavan toiminnan synergisyyden varmistaminen Ei omista itse tuotantokoneistoa

20 Eri rakenneratkaisuista Palvelutoiminnan hallinta on keskeinen toiminnan omistaminen ei ole sille edellytys Tiiviiden kuntaomisteisten osakeyhtiöiden läpinäkyvyys on heikohko jopa markkinaratkaisu saattaa olla hallittavampi Pelkän oman toiminnan johtaminen ei riitä tarvitaan koko palvelutuotantoverkoston johtamista Yksityisen sektorin tai kolmannen sektorin toimijoiden kanssa toteutettava yhteistyö vaatii verkoston johtamisen osaamista

21 Verkoston johtaja tuottajaorganisaatioista juridisesti ja hallinnollisesti irrallinen taho vastaa omistajille siitä, että toimintaan kohdistuvat strategiset ja yhteiskunnalliset odotukset ja tulokset toteutuvat ja että annetuissa resursseissa pysytään. johtaa palveluntuottajien hankintaprosessia ja pyrkii varmistamaan palvelurakenteen pitkän tähtäimen kehittymisen voi altistaa tuottajaorganisaatiot kilpailulle ja on valtuutettu tekemään päätöksiä uusien toimijoiden ottamisesta mukaan palvelurakenteeseen ja toisaalta tarvittaessa pudottaa pois toimijoita jotka eivät suoriudu niihin kohdistuneista odotuksista.

22 Verkostot ja toimittajayhteistyö kunnissa Muodostuneet verkostot ovat ulkoistamisen ja kilpailutuksen seurausta niitä ei käytännössä johda kukaan Ongelma toiminnan kehittämiselle Ongelma toiminnan kehittämiselle oppiminen menee hukkaan, rajapinnat jäävät kehittämättä, innovaatioiden tärkeimmät kohteet hyödyntämättä ja tuottavuuskehitys saamatta

23 KILPAILUTUS JA TOIMITTAJAYHTEISTYÖ KUNNISSA KESKEISET TULOKSET Tavoitteet Tutkimuksen keskeinen huomio kohdistui kunnissa etenevän ulkoistamisprosessin menettelytapoihin. Erityinen kiinnostus kohdistui seuraaviin seikkoihin: Erityinen kiinnostus kohdistui seuraaviin seikkoihin: Kuinka ostotoiminta ja verkostoituminen on järjestetty? Kuinka pitkälle kilpailutuksessa on menty? Miten suhtaudutaan yhteistyösuhteiden ajalliseen kestoon? Miten hankintaosaamista ja yhteistyöosaamista on pyritty kehittämään?

24 Empiirinen aineistonkeruu Tähtäsi mahdollisimman kattavaan kuvaan kuntien ulkoistamisprosessin nykytilasta. Varsinainen tiedonkeruu toteutettiin surveykyselytutkimuksena kaikkiin Suomen suomenkielisiin kuntiin. Tutkimus rajattiin koskemaan kahta ulkoistamisen kannalta mielenkiintoisinta toimialaa teknistä tointa ja sosiaali- ja terveystointa. Myös otokseen suunnitellut vastaajat määräytyivät tämän rajauksen mukaan. Jokaisessa kunnassa lomakkeen sai kaksi vastaajaa. Sähköinen lomake, Webropol Lomakkeen täytti 167 vastaajaa, vastausprosentti 24%

25 Ostotoiminnan osuus budjetista % % % % Kaikki Tekninen Sote

26 Toimittajien määrän muuttuminen jatkossa Kasvaa jonkin verran tai merkittävästi % Sosiaali ja terveys 89,4 Tekninen ala 53,8 Kaikki 69,9

27 Tarjouspyyntökriteerien tärkeys Vastaa erittäin hyvin % sos tekn Kokonaistaloudellisuus 89,0 93,2 85,4 Toimitusvarmuus 68,7 79,5 60,0 Lopputulokseen perustuva kokonaishinta 68,7 62,7 73,6 Laatukriteerit 55,5 75,3 39,6 Tarjoajaa koskevat kelpoisuusehdot 45,1 67,1 27,5 Suoritteisiin perustuva kokonaishinta 43,4 42,7 44,0 Tavoitteet loppukäyttäjän asiakastyytyväisyyden parantamiseksi 31,7 43,2 22,2 Toimitusehdot 30,7 36,0 26,4 Tuottavuuden parantamista koskevat tavoitteet 25,9 29,2 23,3 Toimittajan valmius sitoutua pitkäaikaisesti 22,2 34,2 12,4 Toimittajan tulevaisuuden suunnitelmat ja näkymät 8,7 16,9 2,2 Arvio toimittajan kehityspotentiaalista 6,2 11,1 2,2

28 Sopimusprosessien ulkopuolella tehtävä yhteistyö Usein tai aina % Reklamaatiot käsitellään yhdessä 69,0 Pidetään säännöllisiä palavereja 49,7 Pyritään kaksisuuntaiseen tietojen vaihtoon ja tehostamaan tiedonsiirtoa 47,5 Toimittajien kanssa epävirallisia tapaamisia 45,1 Raportointimenetelmät ja dokumentointi päätetään yhdessä 44,7 Palveluiden laatukriteerit ja asiakassegmentit määritetään yhdessä toimittajan kanssa 37,9 Kehitetään organisaatioiden välistä kommunikaatiota 31,5 Toimittaja pääsee vaikuttamaan palveluiden määrittelyyn ja sisältöön 29,2 Etsitään yhdessä keinoja, miten oppimista yli organisaatiorajojen saadaan tapahtumaan 28,1 Järjestetään yhteisiä koulutustilaisuuksia 17,3 Työntekijävaihtoa tai työntekijöiden tutustumiskäyntejä 10,4 Yhteisiä t&k-projekteja 8,1 Laaditaan liiketoimintasuunnitelma yhteistyölle 6,3

29 Toimittajayhteistyön strateginen ulottuvuus (aina %) Ydinosaaminen halutaan säilyttää kunnalla 29,0 Jokainen toimittaja on korvattavissa, mikäli yhteistyösuhde päättyy 26,9 Halua asiakastyytyväisyyden jatkuvaan kehittämiseen 21,3 Tehostumisesta aiheutuvat hyödyt jaetaan molempien kesken 3,9 Toimittajasuhteen painopiste on strateginen 3,6 Yhteistyölle on laadittu yhteinen visio ja strategia 3,1 Luottamuksellista tietoa jaetaan enemmän ja tiedonsiirtoa kehitetään 3,1 Luotetaan toimittajan kykyyn kasvaa ja kehittyä tarpeiden mukaisesti 3,0 Toimittaja pääsee kunnan tietojärjestelmiin tai sitä ollaan luomassa 0,6

30 Toimittajien sitouttamisen keinot Usein tai aina % Pyrkimys pitkäaikaisiin sopimuksiin 75,3 Rahallinen bonus/sanktiojärjestelmä tavoitteiden saavuttamisesta 21,9 Yhteisiä t&k-toimintoja 11,7 Taloudelliset hyvitykset 9,3 Toimittajan logon yms. näkyminen palvelutuotannossa 6,2 Osallistuminen toimittajan investointeihin 1,2

31 Yhteistyösuhteen ajallinen kesto Kunnissa on pyrkimystä pitkäaikaisiin sopimuksiin. Sopimuskausi määritetään kuitenkin aina tilanteen mukaan. Yleisimmin laaditaan 2-3 vuoden mittaisia sopimuksia yritysten kanssa ja seuraavaksi eniten 1-2 vuoden mittaisia. Vaihtelua toimialoittain: 3-4 vuotta tai yli 4 vuotta kestäviä sopimuksia teknisellä toimella 17,6 % sosiaali- ja terveystoimessa 44,7 % Yli 75 prosenttia vastaajista pyrkivänsä pidempiin sopimuksiin lähes aina, kun taas 23 prosenttia vastasi harvoin. Tehtävien sopimusten aikajänne pidentyy yhteistyökokemuksen myötä: reilut puolet vastaajista (52,2 prosenttia) ilmoitti näin tapahtuvan usein tai aina.

32 Yhteenveto Ulkoistamisen kautta toteutettujen palveluiden määrä on merkittävä ja määrän odotetaan kasvavan Yhteistyötoimintojen organisointi pitkälle tekemättä kiinnostus on vasta heräämässä kolmannes on aloittamassa toimittajakentän määrittelyä Alle puolet harjoittaa sopimusprosessien ulkopuolista yhteistyötä Kilpailutuksen tarpeet ajavat yhteistyön edelle toimittajakriteerit ja sitouttamiskeinojen niukkuus viittaavat lyhytjänteiseen ajatteluun Sopimuksista haluttaisiin pitkiä sos&terveys pidempiä kuin tekninen Kehittäminen liittyy enemmän kilpailutuksen osaamiseen kuin yhteistyöosaamiseen Tekninen ala on selvästi vähemmän kiinnostunut toimittajiensa tavoitteista, kehittymisestä ja sitoutumisesta kuin sos&terv.

33 Käyttöliittymä Käyttöliittymä voidaan määritellä tuotteen viesteistä ja käytännöllisistä osatuotteista (esimerkiksi valikot, napit, näytöt.) koostuvaksi kokonaisuudeksi. Ohjelmistotuotteen käytön osaaminen perustuu käyttöliittymän havaitsemiseen ja ymmärtämiseen. Jotta ihminen voisi toimia vuorovaikutuksessa koneen kanssa, hänen on paitsi nähtävä käyttöliittymä myös osattava tulkita sen sanallisia, kuvallisia ja äänellisiä viestejä. Käyttöohjeen käyttötarpeen määrä yhdistettynä käytön nopeuteen on hyvä mittari käyttöliittymän tasosta. (Wikipedia)

34 Kuntalaisen/kuntapalvelujen käyttöliittymä Fyysinen käyttöliittymä - paina tätä nappia - soita tähän numeroon - täytä tämä lomake - yhden luukun periaate - kunnan virkamies - kunnantalo Ei perinteisesti ajatella käyttöliittymänä. Käytännöllisiä ratkaisuja käytännön kysymyksiin.

35 Kuntalaisen/kuntapalvelujen käyttöliittymä Ohjelmisto, internet tms. sähköinen ratkaisu Kunnan ja/tai palvelun nettisivut Palveluportaali Puhelinautomaatti Sähköpostitoiminnot Tiedon haku, saanti, vaikuttaminen, palaute, etc. Käyttöliittymäkehittäminen yhdistetään lähes täysin sähköisen palvelujärjestelmän kehittämiseen.

36 Kuntalaisen/kuntapalvelujen käyttöliittymä Prosessi seuraa keltaista viivaa varaa ensin aika terveydenhoitajalle Eniten kustannuksia seuraa pitkistä palveluprosesseista. Näiden sujuvuus, ymmärrettävyys, itseohjautuvuus, itsekäytettävyys etc. ovat jatkossa keskeisiä kehittämisen kohteita kuntien palveluissa. Hyötyihin ja ymmärrettäviin tuloksiin johtavan kehittämisen edellytyksenä on kuntalaisten (asiakkaiden) kytkeminen mukaan käyttöliittymien kehittämiseen.

37 Living lab-toiminnot asiakas t&ktoiminnan subjektiksi! Lahden vanhusten asuntosäätiön case (Vanhusten hyvä kotona asuminen hankekokonaisuus) Älykoti-hanke Vanhukset mukaan toimitilaratkaisujen kehittämiseen Tulokset: yhteisöllisyyttä ja sujuvuutta, ymmärrettävyyttä korostavia ratkaisuja, edullisempia kuin teknologialähtöiset alkuperäiset ajatukset Hammaspeikko-case Suuterveydenhoidon ja ylä-asteikäisten rajapinta Miten vähentää tarpeettomia kustannuksia ja saada palveluntarjoajan ja asiakkaan välinen keskustelu rakentavaksi? Pohja uusille ratkaisuille, innovaatioille ja tuottavuuden kehittämiselle suuterveydenhuollossa Yhteistyössä Lahden kaupungin suuterveydenhuolto, LTY Lahden yksikkö ja Diakonialaitos Lahti