2. Talousarvion seuranta

Transkriptio

1 VUODEN 2014 TALOUSARVION TÄYTÄNTÖÖNPANO-OHJEET HALLINTOKUNNILLE JA VASTUURYHMILLE SEKÄ VASTUU- ALUEILLE VUODEN 2013 TALOUSARVION TÄYTÄNTÖÖNPANO-OHJEET 1. Valtuuston asettamien tavoitteiden toteuttaminen Kaupungin strategia rakentuu vahvistetuista VISIOSTA, TOIMINTA- AJATUKSESTA JA ARVOISTA, joihin pohjautuvat tavoitekortin STRATEGIALINJAUKSET ja KRIITTISET MENESTYSTEKIJÄT. Valtuuston tavoitekortissa määritellään nämä strategialinjaukset ja kriittiset menestystekijät, joissa tulee onnistua strategian tavoitteisiin pääsemiseksi. Tavoitekortissa määritellyille menestystekijöille nimetään tuloskortissa konkreettiset mittarit tavoitetasoineen sekä tavoitteiden toteuttamiseksi erilaisia hankkeita ja toimenpiteitä. Kukin lautakunta laatii valtuustotasolla hyväksyttyjen strategialinjausten ja menestystekijöiden pohjalta oman tavoite- ja tuloskorttinsa. Kaupunginvaltuusto hyväksyi vahvistaessaan talousarvion vuodelle 2014 ja taloussuunnitelman vuosille em. mukaisesti kaupungin strategian, joka koostuu visiosta, toiminta-ajatuksesta ja arvoista, ja määritteli näiden pohjalta tavoitekortin strategialinjaukset ja kriittiset menestystekijät. Edelleen hyväksyttiin valtuustotason ja lautakuntien ja vastuuryhmien tavoite- ja tuloskortit vuodelle Tavoitekorteissa asetettiin toiminnan vaikuttavuutta, taloudellisuutta ja tehokuutta koskevat tavoitteet, joiden toteutumista arvioidaan osavuosiraporteissa ja toimintakertomuksessa. Kaupungin koko organisaation tehtävänä on hallintosäännössä, hallinnon, talouden ja valvonnan ohjeissa ja muissa ohjeissa määrätyllä tavalla huolehtia siitä, että valtuuston asettamat tavoitteet toteutuvat. 2. Talousarvion seuranta Kaupunginjohtaja vastaa koko kaupungin organisaation johtamisesta strategisten päämäärien ja tavoitekortissa sekä talousarviossa ja - suunnitelmassa asetettujen tavoitteiden toteuttamiseksi. Omalla toimialallaan vastaava vastuu on toimialajohtajalla ja vastuualueen esimiehillä. Toimialajohtajan velvollisuutena on pitää toimielintä, kaupunginjohtajaa ja kaupunginhallitusta tietoisena toimialansa tilasta ja asetettujen tavoitteiden saavuttamisesta.

2 Tavoitekortti on väline, jolla kaupungin strategia (strategiset linjaukset: *toimivat ydinpalvelut, *yritysten, työllisyyden ja osaamisen kehittäminen, *kaupungin vetovoimaisuus, *kestävä talous ja *asukkaiden omaehtoisuuden, hyvinvoinnin ja terveyden edistäminen) viedään käytäntöön. Hallintokuntien ja vastuuryhmien sekä vastuualueiden tulee alkuvuoden kokouksissa käydä läpi omaa toimialaa koskevat tavoitekortin tavoitteet ja ohjeistaa, ohjelmoida ja vastuuttaa toimenpiteet niiden toteuttamiseksi. Talousarvioon sisältyvien henkilöstösäästöjen osalta toimialajohtajien on laadittava suunnitelma siitä, miten eläköityminen ja henkilöstön vähentäminen ja niistä aiheutuvat tehtäväjärjestelyt toteutetaan. Suunnitelma on saatettava tiedoksi kaupunginhallitukselle mennessä. Talousarvion toiminnallisten tavoitteiden ja määrärahojen seuranta toteutetaan seuraavasti: Kaupunginhallitukselle ja edelleen kaupunginvaltuustolle esitetään neljännesvuosittain raportti talousarvion toteutumisesta. Raportti käsittää talousarvion toteutumisvertailun, tytäryhteisöjen talouden toteutuman raportointikaudelta, hallintokuntien ja tytäryhteisöjen toimittaman tavoite- ja tuloskortin raportointikauden toteutumatietoineen sekä investointiosan toteutumisvertailun raportointikaudelta. Lisäksi raporttiin sisällytetään selvitys väestön, työttömyyden ja verotulojen kehityksestä. Raportissa selvitetään sanallisesti mahdolliset merkittävät poikkeamat talouden ja toiminnallisten tavoitteiden toteutumisessa sekä poikkeamien syyt. Raporttia varten tulee kunkin hallintokunnan ja vastuuryhmän sekä tytäryhteisön toimittaa taloushallintoon tarvittavat tiedot raportointikauden päättymistä seuraavan kuukauden 15. päivään mennessä. Hallintokunnittain/vastuuryhmittäin seurannan tulee olla jatkuvaa ja poikkeamiin tavoitteiden toteutumisessa tai määrärahojen käytössä tulee puuttua tarvittaessa välittömästi. Hallintokuntien/vastuuryhmien neljännesvuosiraportti tulee käsitellä myös asianomaisessa lautakunnassa. Suositeltavaa on toteuttaa seurantaa hallintokunnissa ja vastuuryhmissä myös neljännesvuosiraporttien välillä. Jäljempänä mainitut tilivelvolliset vastuuhenkilöt vastaavat osaltaan seurannasta ja siitä, että asetetut toiminnalliset tavoitteet saavutetaan. Mikäli vastuualueiden sisällä asetetaan tehtäväalueittain vastuuhenkilöitä, lautakuntien tulee nimetä nämä vastuuhenkilöt käyttösuunnitelmien vahvistamisen yhteydessä. 2. Talousarvion sitovuus Kaupunginvaltuusto on myöntänyt käyttötalouden määrärahat nettomää-

3 räisesti sitovina hallintokunnille/vastuuryhmille. Lautakunnat/vastuuryhmät tekevät vastuualueille määrärahojen käyttösuunnitelmat ja toimivat hallintokunnan määrärahojen rajoissa. Lautakunta voi talousarviovuoden aikana siirtää määrärahoja vastuualueelta toiselle hallintokunnan sisällä. Lautakunnan käyttösuunnitelma sisältää joko määrärahajaon tulosyksiköille tai meno- ja tulolajierittelyn. Kaupunginhallitus tekee käyttösuunnitelman omistajanohjauksen jaoston alaisille vastuuryhmille. Kaupunginhallituksen alaisten vastuuryhmien osalta muutoksesta päättää kaupunginhallitus. Kaupunginvaltuusto on hyväksynyt tulos- ja rahoituslaskelman sekä hallintokuntien/vastuuryhmien tavoite- ja tuloskorttien toiminta- ja tulostavoitteet. Kaupunginvaltuusto hyväksyy niiden mahdolliset muutokset. Sitovuustasot ja tilivelvolliset virkamiehet määräytyvät talousarvion vahvistamista koskevan päätöksen sekä kuntalain 75 :n mukaan seuraavasti: Kaupunginhallitus omistajanohjauksen yksikkö Vastuuryhmät Vastuualueet Tilivelvollinen virkamies Kehittäminen ja hallinto Kaupunginvaltuuston alaiset Kiinteistöt ja maankäyttö Työllisyys Kehittäminen Keskushallinto Vaalit Tarkastuslautakunta Tontti- ja karttapalvelut Metsät Muut kiinteistöt hallinto- ja henkilöstöjohtaja kehittämispäällikkö Kirsti Penttilä hallinto- ja henkilöstöjohtaja hallinto- ja henkilöstöjohtaja hallinto- ja henkilöstöjohtaja talous- ja hankintajohtaja kaupunginjohtaja maanmittausinsinööri Tarmo Heinänen maanmittausinsinööri Tarmo Heinänen maanmittausinsinööri Tarmo Heinänen

4 Kaavoitus Asunnot kaavoitusarkkitehti Ulla-Maija Humppi talous- ja hankintajohtaja o Omarahoitusosuudet talous- ja hankintajohtaja Sote-palvelut talous- ja hankintajohtaja Palo- ja pelastuspalvelut talous- ja hankintajohtaja o Tukipalvelut kaupunginjohtaja Hallinnon tukipalvelut hallinto- ja henkilöstöjohtaja Tekniset tukipalvelut talous- ja hankintajohtaja o Hallintokunnat: Vastuualueet Tilivelvollinen virkamies o Sivistyslautakunta Hallinto Varhaiskasvatus Kansalaisopisto Perusopetus ja lukio sivistysjohtaja Arja Siikström sivistysjohtaja Arja Siikström varhaiskasvatusjohtaja Maija Jääskeläinen kansalaisopiston rehtori Timo Tikka sivistysjohtaja Arja Siikström o Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta Kulttuuritoimi Kirjasto Museo Vapaa-aika sivistysjohtaja Arja Siikström kulttuurisihteeri Eija Viitanen kirjastotoimen johtaja Marja-Liisa Ronimus museonjohtaja Kari Kotilainen vapaa-aikasihteeri Esko Pekkanen o Ympäristölautakunta tekninen johtaja Vesa Hallinto- ja viranomaispalvelut tekninen johtaja Vesa Maaseutupalvelut maaseutusihteeri Markku Rimmi

5 Suunnittelu ja kehittäminen tekninen johtaja Vesa o Tekninen lautakunta tekninen johtaja Vesa Kunnallistekniset palvelut maanrakennusmestari Vesa Niskanen Vesi- ja viemärilaitos maanrakennusmestari Vesa Niskanen Tekninen tukipalveluyksikkö, tuottaja tekninen johtaja Vesa o Jätelautakunta jätehuoltoasiamies Heli Rämänen Investointiosan nettomäärä muodostaa yhden määrärahan, joka on valtuustotasolla sitova. Kaupunginhallitus päättää kohdekohtaiset muutokset investointiosan sisällä nettomäärärahan puitteissa. Rahoitusosan antolainauksen muutokset kokonaiserä sekä lainakannan muutokset kokonaiserä ovat talousarviokauden 2014 osalta sitova valtuustoon nähden. Vastuuryhmien/Hallintokuntien tulee noudattaa kaupunginvaltuuston myöntämiä määrärahoja ja toteuttaa toimintansa näiden määrärahojen puitteissa. Lautakunta voi talousarviovuoden aikana siirtää määrärahoja vastuualueelta toiselle vastuuryhmän/hallintokunnan sisällä. Kaupunginhallitus voi tehdä vastaavan päätöksen sen alaisten vastuualueiden osalta. Talousarvio on hallintokuntia ja vastuuryhmiä sitova. Talousarvioon tehtävät muutokset on esitettävä valtuustolle talousarviovuoden aikana. Talousarviovuoden jälkeen talousarvion muutoksia voidaan käsitellä vain poikkeustapauksissa. Tilinpäätöksen allekirjoittamisen jälkeen talousarvion muutosehdotusta ei voida valtuustolle tehdä. Mahdolliset talousarvion muutosesitykset on tehtävä valtuustolle talousarviovuoden aikana. Talousarvion muutosesityksiä voidaan tehdä vain pakottavista syistä. Mikäli talousarviossa ilmenee korjaustarvetta, siitä on ennen muutosesityksen hallinnollista käsittelyä neuvoteltava talousjohtajan kanssa. Talousarvion toiminnallisia tavoitteita on seurattava ja muutosesitykset esitettävä valtuustolle talousarviovuoden aikana. Muutosesitykset ja esitykset käyttötalouden määrärahojen lisäyksistä on käsiteltävä lautakunnassa/johtokunnassa, joka tekee muutosesityksen valtuustolle. Määrärahan muutosesityksessä on selvitettävä myös muutoksen vaikutus toiminnallisiin tavoitteisiin. Vastaavasti toiminnallisia tavoitteita koskevassa muutosesityksessä on selvitettävä muutoksen vaikutus määrärahoihin. Jos talousarviossa pysyminen vaatii hallintokunnalta poikkeuksellisia toimenpiteitä kuten henkilöstön lomauttamista, asia on tuotavan kaupunginhallituksen tietoon.

6 3. Hankintavaltuudet ja hankintojen tekeminen Hallintosäännön mukaiset hankintavaltuudet vuoden 2014 talousarvion mukaisesti ovat seuraavat: Kaupunginhallitus päättää hankinnoista, rakennushankkeiden hanke- / esisuunnitelmista ja sopimusten tekemisestä kaupungin puolesta, kun hankkeen arvo on suurempi kuin 1 % ( ) mutta enintään 2 % ( ) talousarviovuoden toimintakulujen yhteissummasta. Lautakunta päättää niistä hankinnoista ja sopimusten tekemisestä kaupungin puolesta, kun hankkeen arvo on suurempi kuin 0,2 % ( ), mutta enintään 1 % ( ) kaupungin talousarvion toimintakulujen yhteissummasta. Toimialajohtaja päättää hankinnoista ja sopimuksista joiden loppusumma on enintään 0,2 % ( ) talousarviovuoden toimintakulujen yhteissummasta, Vastuualueen esimies päättää hankinnoista ja sopimuksista joiden loppusumma on enintään 0,1 % ( ) talousarviovuoden toimintakulujen yhteissummasta, Hankintoja tehtäessä on noudatettava voimassa olevaa hankintalainsäädäntöä. Keskeiset hankintoja koskevat säädökset sisältyvät seuraaviin lakeihin ja asetuksiin: -Laki julkisista hankinnoista /348 (Hankintalaki) -Laki vesi- ja energiahuollon, liikenteen ja postipalvelujen alalla toimivien yksiköiden hankinnoista /349 (Erityisalojen hankintalaki) Valtioneuvoston asetus julkisista hankinnoista /614 (Hankintaasetus) Hankintalakia ei sovelleta kansallisen kynnysarvon alittaviin hankintoihin eli ns. pienhankintoihin. Näissä hankinnoissa on kuitenkin noudatettava hankintalain 2 :ssä tarkoitettuja yleisiä hankintaperiaatteita sekä Saarijärven kaupungin pienhankintaohjeita. Hankintalain 15 :n ja 16 :n sekä erityisalojen hankintalain 12 :n mukaiset kynnysarvot ovat seuraavat (alv 0 %): Kansallinen kynnysarvo ( alkaen), hankintalain 15 Hankintalaji euroa Tavara- ja palveluhankinnat Käyttöoikeussopimukset Suunnittelukilpailut Liitteen B terveydenhoito- ja sosiaalipalvelut (ryhmä 25) ja eräät työvoimahallinnon

7 koulutuspalvelut yhteishankintana Rakennusurakat Käyttöoikeusurakat EU-kynnysarvot ( alkaen) -Muut hankintaviranomaiset (mm. kunnat), hankintalain 16 Hankintalaji euroa Tavarahankinnat ja palveluhankinnat Suunnittelukilpailut Rakennusurakat Käyttöoikeusurakat EU-kynnysarvo ( alkaen) Erityisalat (Erityisalojen hankintalain 12 ) Hankintalaji euroa Tavara- ja palveluhankinnat Suunnittelukilpailut Rakennusurakat Hankintapäätöksen tekee asianomainen lauta-/johtokunta tai virkamies edellä mainittujen hankintavaltuuksien rajoissa. Suunniteltaessa kansallisen kynnysarvon ylittävää hankintaa valmistelusta tai päätöksestä vastuullinen virkamies on velvollinen tiedottamaan hankintatarpeesta talous- ja hankintajohtajalle. Talous- ja hankintajohtaja sekä vastuullinen virkamies arvioivat hankintaprosessin toteutuksen sekä hankinnan laajuuden ja vaativuuden perusteella sopivat hankintatiimin kokoamisesta hankinnan suunnittelua ja toteuttamista varten. Hankintatiimi valmistelee kilpailutusmenettelyn ja huolehtii sen käytännön toteutuksesta. Hallintokuntien tulee ilmoittaa vuoden 2014 tiedossa olevat hankinnat talous- ja hankintajohtajalle mennessä. Hankintatietojen perusteella laaditaan kaupungin www-sivuille julkisesti nähtäväksi hankintakalenteri. 5. Maksujen suoritus ja tulojen vastaanotto Maksujen suoritettaessa ja tuloja vastaanotettaessa on noudatettava kaupunginvaltuuston hyväksymiä hallinnon, talouden ja valvonnan ohjeita. Maksuja suoritettaessa on meneteltävä seuraavasti: -Jokainen maksutapahtumaa todentava tosite varustetaan asianomaisessa tulosyksikössä (vastuualueella) vastaanotto/tarkastus- ja hyväksymismerkinnöillä -Laskun vastaanottajan on tarkastettava, että tositteen tarkoittama tavara, työsuoritus tai muu palvelus on saatu. Erityisesti on tarkistettava lukema- ja tasauslaskut. Samalla on tarkistettava, että toimitettu lasku on tilaussopimuksen mukainen. Vastaanottaja varustaa laskun tarkastusmer-

8 kinnällä. -Hyväksyjän on tarkastettava, että tosite on muodollisesti ja asiallisesti oikea, tavara, työsuoritus tai muu palvelus on merkitty vastaanotetuksi ja että menon suorittamiseen on käytettävissä määräraha. Hyväksyjä varustaa laskun hyväksymismerkinnällä. Ennen hyväksyntää on lisäksi huolehdittava, että lasku on oikein tiliöity ja että arvonlisävero on käsitelty laskussa oikein. - Tarkastajana ja hyväksyjänä ei saa olla sama henkilö. - Sähköisessä laskujen hyväksymisjärjestelmässä allekirjoitus korvataan järjestelmään automaattisesti tallentuvalla henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella, joka todentaa ja yksilöi tarkastajan ja hyväksyjän. - Laskun vastaanotto, tarkastus ja hyväksyntä tulee suorittaa viivytyksettä, jotta viivästysseuraamuksilta vältytään. - Jos laskun vastaanottaja ja tarkastaja tai hyväksyjä ovat virkavapaalla tai vuosilomalla, heidän tulee huolehtia, että heillä on vastuualueella sijainen, joka heidän puolestaan huolehtii laskujen vastaanotosta, tarkistuksesta ja hyväksynnästä siten, ettei laskujen maksu viivästy. Kukin toimielin määrää henkilöt, jotka vastuuryhmässä/hallintokunnassa ja vastuualueilla vastaanottavat, tarkistavat ja hyväksyvät laskut ja tositteet sekä näiden varahenkilöt. Luettelo maksujen käsittelijöistä toimitetaan taloushallintoon mennessä. 6. Hyvän hallinnon, talouden ja valvonnan toteuttaminen Hallinnossa, talousarvion ja toimintasuunnitelman täytäntöönpanossa ja talouden hoidossa, sisäisessä valvonnassa ja riskienhallinnassa sekä omaisuuden hallinnoinnissa on noudatettava kaupunginvaltuuston hyväksymiä hallinnon, talouden ja valvonnan ohjeita. Hallinnossa on noudatettava hyvän hallinnon periaatteita ja toimittava hyvän hallinnon perusteiden edellyttämällä tavalla. Raportoinnissa ja uuden talousarvion valmistelussa tulee noudattaa hallinnon aikataulua asioiden hyvän hallinnollisen käsittelyn varmistamiseksi.