Pilke Stay Up Late 2015

Transkriptio

1 Pilke Stay Up Late 2015 Tapahtumajärjestäminen Sami Haverinen Anni Ketola Jenni Korhonen Leena Korteniemi Vilma Linna Pauliina Suojärvi Maarit Tähkänen

2 Soluessee Kesäkuu 2015 Liiketalous Proakatemia 2

3 3 SISÄLLYS 1 JOHDANTO TAPAHTUMA Stay Up Late teema TAPAHTUMAN SUUNNITTELU Tapahtuma paikka & aika Artistien valinta VASTUUTEHTÄVÄT Projektipäällikkö Tiimit Tapahtuman henkilökunta Sidosryhmät & yhteistyökumppanit VIESTINTÄ JA PALAVERIT ILMOITUKSET & LUVAT Ilmoitus yleisötilaisuudesta Arpajaiset Aikataulutus BUDJETTI & RAHOITUS Budjetti Tuet & avustukset Sponsorihankinta Haasteiden kautta onnistumiseen MARKKINOINTI & TIEDOTUS Nettisivut ja sosiaalinen media Medianäkyvyys Julisteet ja flyerit Roll-Up markkinointivälineenä Pilke tienvarsilla Pakkahuoneen Screenit ja näytöt Muut markkinointitoimenpiteet THE DAY TAPAHTUMAN JÄLKIPURKU LÄHTEET Arpajaiset: Apurahojen hakeminen: Tapahtuman järjestämisen oppaita:... 26

4 4 1 JOHDANTO Pilke -tapahtuma järjestettiin tänä vuonna Tampereen Pakkahuoneella ja Klubilla. Tapahtuma toteutettiin jo neljättä kertaa bänditapahtumana Stay Up Late - teemalla. Pilke on kehitysvammaisille suunnattu hyväntekeväisyyskonsertti, joka on kulkenut Proakatemian perintöprojektina aina uusille aloittaville pinkuille. Esiintyjinä tänä vuonna olivat Aurora, Raappana & DJ Leimasin ja Vimmart All Stars. Illan juonnosta vastasi stand-up -koomikko Mikko Vaismaa. Tapahtuman tavoitteena oli olla elämyksellinen kokemus erityisesti kohderyhmälle, vaikka tapahtumasta tehtiin kaikille avoin tapahtuman ikärajan ollessa 18 -vuotta. Aikaisempien vuosien tapahtumista saadun palautteen perusteella mukaan haluttiin enemmän myös tavallista konserttikansaa. Tapahtuman tuotto lahjoitetaan Tampereen Kehitysvammaisten Tuki ry:lle.

5 5 2 TAPAHTUMA 2.1 Stay Up Late teema Stay Up Late konsepti on lähtöisin Iso-Britanniasta ja sen tarkoituksena on tarjota kehitysvammaisille mahdollisuus viettää iltaa hyvien keikkojen merkeissä. Usein avustajien aikataulut määrittävät vammaisen henkilön päivärytmiä, jolloin illanviettoihin osallistuminen voi olla haastavaa. Stay Up Late nimenä tulee juuri ajatuksesta, että kehitysvammaiset eivät aina pysty osallistumaan esimerkiksi keikoille. Tapahtumalla on haluttu madaltaa sekä avustajien että vammaisten kynnystä sopia aikatauluistaan, jolloin kehitysvammaisilla on yhdenvertaiset mahdollisuudet normaaleihin vapaaajanviettomahdollisuuksiin. Tapahtumalla on 13 vuoden perinne ja se järjestettiin nyt neljättä kertaa Stay Up Late - teemalla. Aikaisempina vuosina tapahtuman esiintyjinä ovat olleet mm. Jonne Aaron, Pertti Kurikan Nimipäivät, Sini Sabotage ja Kuningasidea.

6 6 3 TAPAHTUMAN SUUNNITTELU Tapahtumaa alettiin rakentaa syyskuussa, heti koulun syksyllä alettua. Meitä aloitti aiempia vuosia isompi tiimi järjestämään tapahtumaa, yhdeksän henkeä. Viime vuoden projektipäälliköltä saimme hieman infoa, jonka pohjalta ryhdyttiin koko talven mittaiseen isoon projektiin! Tapahtuman ideaa ja kohderyhmää ei tarvinnut miettiä valmiin konseptin vuoksi. Järjestämisaikataulu oli yksi myös tärkeimpiä ja ensimmäisiä töitä. 3.1 Tapahtuma paikka & aika Tapahtuman paikka ja aika kannattaa päättää ajoissa. Tiloja on vaikea saada, ja päällekkäisyyksiä muiden tapahtumien kanssa välttää. Paikka valikoitui samaksi kun aiempina vuosina, päivämäärästä väännettiin hieman pidempään. Vakiintunutta järjestys paikkaa ei haluttu vaihtaa, ja Pakkahuoneelle oli jos silloin vaikeaa saada sopivaa päivää kevääksi. Pakkahuoneella on huomioitu esteettömyys ja heillä on monet tapahtumaan tarvittavat luvat jo valmiina, samoin kuin kokemus tapahtumasta aikaisemmilta vuosilta ja vahva halu olla mukana tapahtuman järjestämisessä edelleen. Samoin bändien buukkaukseen olisi ollut isompi varoitusaika tarpeen. Monet olivat valitsemanamme ajankohtana tauolla ennen kesää, tai vain jo varattuja. Tapahtuman hyväntekeväisyys luonne rajoitti rahankäyttöä, ja siten rajasi paljon artisti mahdollisuuksia. Koitimme selvittää samanaikaisia tapahtumia, mutta emme onnistuneet välttämään päällekkäisyyksiä, Aitoossa oli samana päivänä kehitysvammaisille suunnattu päivätapahtuma. Tapahtuman läheisyyteen yritettiin hakea myös tapahtumaa palvelevia päällekkäisyyksiä, kuten viime vuonna alan ihmisten seminaari Tampereella, mutta tänä vuonna yhteistyö tapahtumaa ei löydetty. 3.2 Artistien valinta Viime vuoden tiimi vinkkasi meille heti alkuun, että bändit ja artistit kannattaa kontaktoida mahdollisimman nopeasti. Lähdimmekin siis miettimään tapahtuman teemaa ja kartoittamaan kohderyhmän musiikkitoiveita ensimmäisenä syksyllä. Manserokki ja

7 7 radiosta tutut suomenkielistä musiikkia tekevät pop/rock yhtyeet saivat kohderyhmältä kannatusta. Mietimme myös koko tapahtuman kattavaa teemaa, joka näkyisi esityksissä, somistuksissa, tarjoiluissa ja markkinoinnissa, mutta teema oli tietenkin riippuvainen artisteista, jotka saisimme tapahtumaan. Lähdimme kontaktoimaan mielestämme sopivimpia artisteja, mutta harmittavan moni oli tauolla tai buukattuna tapahtumapäivänä. Aurora ja Raappana onneksi sattuivat molemmat olemaan vapaana tapahtumapäivänä ja halukkaita tulemaan tekemään hyväntekeväisyystapahtumaa, joten reggae oli lopulta aika helppo valita Pilkkeen tämänvuotiseksi kantavaksi teemaksi. Lisäksi kummaltakin artistilta oli tulossa uusi albumi kevään aikana, ja ennustelimme reggae-artistien soivan radioaalloilla myös kesän Edellisvuosien tapaan kysyimme paikalle myös Vimmart All Starsia, ja saimmekin Pilkkeeseen kaksi huippukovaa covereita soittavaa kehitysvammaisten kokoonpanoa. Vimmart veti keikkansa Klubin puolella, jolloin tupa oli täynnä ja tunnelma katossa. Klubin lavaa koristivat myös suuret maalaukset, jotka oli saatu somisteeksi kehitysvammaisten toimintakeskus Wärjäämöltä. Myös heti projektin alussa tuli esille idea, että olisi hienoa, jos tapahtumaan saisi juontajaksi stand-up koomikon. Mikko Vaismaa oli loistava valinta illan juontajaksi, sillä hän otti yleisön huomioon ja osasi ohjata tapahtuman kulkua aina tilanteeseen sopivalla tavalla. Pilke niin erityislaatuinen keikka, että juontaja kannattaa harkita tarkkaan seuraavinakin vuosina.

8 8 4 VASTUUTEHTÄVÄT 4.1 Projektipäällikkö Projektipäällikön tärkeimmät tehtävät on delegointi(organisointi) ja varmistaminen. Projektipäällikkö jakaa tehtävät, vastaa riittävästä viestinnästä (sis. kokoukset) ja sen toimivuudesta, pitää huolta tiedon tallennuksesta ja projektin edistymisestä. Projektipäällikön tulee olla koko ajan tasalla töiden edistymisen seurannasta. Projektipäällikkö tekee myös päätökset tiukoissa paikoissa jos tiimi ei pysty tekemään niitä yhdessä. Projektipäällikön tehtävä oli mielenkiintoinen mutta haastava. Haastetta toi tavallaan valmis tapahtumakonsepti, jossa oli kuitenkin liikkumavaraa. Myös tapahtuman koko oli itselle uusi ja motivoiva haaste. Suurin haaste oli kuitenkin iso tiimi, ja tiimin jäsenien erilaiset aikataulut, meitä kun oli neljästä eri firmasta, ja Innote oli vielä syksyn TAMK:in pääkampuksen tiloissa. Viestintä oli haastavaa, kun ihmisiä ei nähnyt päivittäin ja palavereja oli vaikea sopia niin että kaikki pääsisivät paikalle. FB ei ole tehokkain viestintäkanava eikä Drive selkein tiedon tallennuspaikka. 4.2 Tiimit Sovimme heti alussa tiimit vastaamaan sponsorihankinnasta, nettisivuista & markkinoinnista, kohderyhmien kontaktoinnista & juoksevista asioista. Tarvittaessa autoimme toisissa tiimeissä, sen mukaan miten omat vastuutehtävät antoivat periksi. Esim. sponsorihankintaan osallistuivat lähes kaikki edes pienellä panostuksella. Tiimit toimivat hyvin ja muodostuivat luonnollisesti samoissa paikoissa työskentelevistä samojen kiinnostuksen kohteiden omaavista henkilöistä, joiden oli helppo järjestää yhteistä työaikaa keskenään. Tiimit raportoivat töitään Driveen ja palavereissa käytiin paremmin läpi tiimien työvaiheita & avuntarpeita. Tiimit saivat vastuuta ja vapautta omalle tehtävälleen, mikä tekee työstä mielekkäämpää.

9 9 4.3 Tapahtuman henkilökunta Tapahtuman henkilökunta muodostui tiimin lisäksi suurelta osin Klubin henkilökunnasta. Mukana oli kaksi vapaaehtoista ja järjestysmiehet. Ruokatarjoilu tapahtumaan järjestettiin ottamalla makkarabaari mukaan tapahtumaan. 4.4 Sidosryhmät & yhteistyökumppanit Sitoutuneita ja tiiviitä yhteistyökumppaneita ei projektilla ollut. Pakkahuone ja Kehitysvammaistenpalvelusäätiön Petteri Kukkaniemi olivat kuitenkin aktiivisesti mukana ja jakoivat tietoaan ja osaamistaan. Myös edellisten vuosien järjestäjät auttoivat kysyttäessä tietämyksellään. Palvelutalojen & toimintakeskusten työntekijät olivat myös halukkaita auttamaan markkinoiden tapahtumaa yksiköissään. Tapahtumassa oli mukana valtava määrä sponsoreita joista osa oli ollut mukana jo aiemminkin ja he auttoivat tapahtumana markkinoinnissa. Sponsoreista lisää Sponsorit kohdassa. Somistuksesta vastasi Wärjäämö, joka toi töitään paikalle esille.

10 10 5 VIESTINTÄ JA PALAVERIT Tiimin ollessa hajanainen, on hyvä viestintä erityisen tärkeää. Viestintään kuuluvat palaverit tiimin & sidosryhmien kanssa, ja päivittäinen tiedon jakaminen johon tänä päivänä välineenä on yleensä internet. Yhteydenpitoon, ilmoituksiin ja palaverien ym. sopimiseen käytettiin yleisesti Facebookia, jossa meillä oli oma ryhmä tiimille. Tiedon tallennuksessa käytössä oli Drive. Palavereita koitettiin pitää suhteellisen säännöllisesti ja tarpeen mukaan, mutta yhteisen ajan löytäminen oli vaikeaa. Palavereissa olisi voinut siis olla enemmän säännöllisyyttä vuoden mittaan. Tieto palavereista tallennettiin Driveen, josta sovittuja asioita ja tehtäviä seurattiin.

11 11 6 ILMOITUKSET & LUVAT Pilkettä varten tarvittiin monenlaisia virallisia lupia & sopimuksia. Ilmoitus yleisötilaisuudesta poliisille tulee tehdä viim. 5 vrk ennen tapahtumaa. Vakuutuksia jouduttiin tapahtumaa varten täydentämään vastuuvakuutuksella. Anniskelulupaa emme joutuneet erikseen hakemaan koska ne olivat Klubilla jo valmiiksi. Myös Teoston sopimukset olivat Klubilla valmiiksi hoidossa. Muita lupia mitä tapahtumaa varten voidaan tarvita, ovat esim. meluilmoitukset, maankäyttölupa ja ilmoitus kokoontumisesta. Myös järjestyksenvalvontaa tapahtumissa seurataan ja siihen tarvitaan luvan saaneet viralliset järjestyksenvalvojat, jotka ilmoitetaan etukäteen poliisille. 6.1 Ilmoitus yleisötilaisuudesta Tapahtumatoimiston Tapahtumajärjestäjän oppaassa suositellaan, että ilmoitus yleisötilaisuudesta on hyvä jättää kaksi viikkoa ennen tapahtumaa. Ohjeissa on kokoontumislain mukainen ohje 5 vuorokautta ennen tapahtumaa, mutta varsinkin kesällä ruuhkaaikaan tämä aika ei ole riittävä. (Tapahtumajärjestäjän opas, 10). Suurtapahtumissa ensimmäinen yhteydenotto Poliisille kannattaa tehdä jopa vuosi ennen tapahtumaa, jotta on varattu riittävästi aikaa valmistella tapahtuman turvallisuuteen ja lupamenettelyihin liittyviä asioita tapahtuman aikataulutuksessa. Ilmoitus yleisötilaisuudesta tehdään Poliisille joko Internetissä tai erillisellä lomakkeella. Pienet yleisötilaisuudet, joissa on vähän osallistujia ja jotka tilaisuuden luonteen tai järjestämispaikan takia eivät edellytä toimia järjestyksen ja turvallisuuden ylläpitämiseksi, tai erityisiä liikennejärjestelyjä, eivät edellytä ilmoitusta (Tapahtumanjärjestäjän opas, 10). 6.2 Arpajaiset Pilkkeen kulujen kattamiseksi ja tapahtuman kohderyhmän toiveesta päätimme järjestää tapahtumassa tavara-arpajaiset. Tavara-arpajaisia varten saimme tapahtumaan lahjoituksina arpajaispalkintoja mm. Subwaylta, Löytötavaratalolta ja Tokmannilta. Pääpalkintona arvokkaimpana arpajaisvoittona oli sähköhammasharja, jonka lunasti onnellinen voittaja noin puolivälissä tapahtumaa. Muita voittomahdollisuuksia tavara-arpajaisissa

12 oli mm. Subwayn lahjakortteja, suoristusrauta ja hiustenkuivain lukuisien muiden palkintojen ohella. 12 Arpajaisten järjestämiseksi tutustuimme mm. Arpajaislakiin sekä Poliisin ohjeistukseen internetissä tavara-arpajaisten järjestämisestä. Arpajaislaki itsessään on kovin laaja ja käsittelemme tässä esseessä ainoastaan muutamia keskeisimpiä asioita, joita on syytä ottaa huomioon tavara-arpajaisia järjestettäessä. Arpajaisten järjestämisestä on Suomessa säädetty Arpajaislaki. Toiminta kuuluu arpajaislainsäädännön piiriin mikäli kaikki kolme seuraavaa kriteeriä täyttyvät: Osallistuminen on vastikkeellista Voitto perustuu osittain tai kokonaan sattumaan Voitot ovat rahan arvoisia (voitto voi kuitenkin olla myös esim.palvelu tai lahjakortti) Tavara-arpajaiset saa toimeenpanna vain viranomaisen antamalla luvalla, ellei arpajaislaissa toisin ole säädetty. ( ). Poikkeuksena tästä ovat pienarpajaiset ja miniatyyriarpajaiset, joiden järjestämiseen tavara-arpajaislupaa ei tarvitse hakea. Arpajaisia suunnitellessamme vaihtoehdoiksi valikoituivat joko miniatyyriarpajaiset tai pienarpajaiset. Miniatyyriarpajaiset voi toimeenpanna työyhteisö tai vakiintunut harrastusryhmä ilman lupaa ja tilitysvelvollisuutta. Tämä ei kuitenkaan istunut meidän tapahtumaamme, koska tapahtumapaikkana toimi julkinen paikka konsertin ollessa Pakkahuoneella ja Klubilla. Miniatyyriarpajaiset kun voidaan järjestää vain jäsentensä keskuudessa. Miniatyyriarpajaisissa arpojen yhteenlaskettu arvo ei saa ylittää 500 euroa. ( ). Pienarpajaiset voi Arpajaislain mukaan toimeenpanna yleishyödyllinen yhteisö tai säätiö ilman lupaa, jos arpojen yhteenlaskettu myyntihinta on enintään 2000 euroa ja joissa arpojen myynti ja voittojen jako tapahtuu samassa tilaisuudessa. ( ). Sekä Pien- että miniatyyriarpajaisissa voittojen yhteenlasketun arvon on oltava vähintään 35 % arpojen yhteenlaske-

13 tusta myyntihinnasta ja pienimmän voiton on oltava vähintään yhtä suuri, kuin arvan hinta. ( ). 13 Tavara-arpajaisten tuoton ollessa alle 3 333,33 euroa, arpajaisveroa ei peritä. (Vero.fi, ). Pilke Stay Up Laten pienarpajaisten tuotto lahjoitetaan Kehitysvammaisten Tuki ry:lle tapahtuman muiden tuottojen tilityksen yhteydessä. Tavara-arpajaislupaa haettaessa kannattaa aikaa varata vähintään yksi kuukausi. Vuonna 2015 Tavara-arpajaislupa olisi maksanut 59, mikäli tavara-arpajaisista olisi tavoiteltu yli mainittua 2000 lahjoitusta. Pienarpajaiset osoittautuivat kuitenkin oikean kokoiseksi järjestää tähän tapahtumaan, koska emme saaneet tapahtumaa loppuunmyydyksi. Tapahtumassa oli liikuttavaa huomata kuinka innostuneesti kehitysvammaiset ottivat arpajaiset vastaan. Pienestäkin arpajaisvoitosta kuului riemun kiljahduksia. Tavaraarpajaisiin osallistuminen sinällään näytti olevan jännittävä hetki osalle kehitysvammaisista. Tavara-arpajaiset olivat ehdottomasti hyvä veto tässä tapahtumassa ja kohderyhmälle syntynyttä iloa oli hienoa päästä seuraamaan. Tästä syystä suosittelen myös lämpimästi tuleville Pilkkeen järjestäjille, että jokaisesta arvasta saisi voiton. Arpajaispalkintojen tavara voittojen hankintaan kannattaa varata hyvin aikaa. Moneen paikkaan sai olla yhteydessä sekä puhelimitse, sähköpostilla että käynneillä, jotta tavaralahjoituksen lopulta sai.

14 14 7 Aikataulutus Projektin aikataulua suunniteltiin aluksi yhteisissä palavereissa ja viikkokohtainen suunnitelma liitettiin projektisuunnitelmaan. Aikataulun luominen helpotti vastuiden jakamista ja projektin hahmottamista kokonaisuutena. Tiimit suunnittelivat omat aikataulunsa ja osittain niitä myös muokattiin matkan varrella. Aikataulu olisi ollut hyvä pitää mukana koko projektin ajan, mutta meidän projektiryhmältämme taulukon päivittäminen ja seuraaminen unohtui. Projektin etenemistä tarkistettiin yhteisissä palavereissa ja tehtävät pysyivät hyvin mielessä, mutta taulukkoa olisi voinut hyödyntää työkaluna yhteisen aikataulun seuraamiseen ja päivittämiseen. Jälkikäteen katsottuna aikatauluissa ja vastuuhenkilöissä tapahtui monia pieniä muutoksia, mutta kokonaisuudessaan projektiin liittyvät tehtävät oli mietitty hyvin. Sponsorihankinta kesti oikeastaan koko projektin alusta loppuun, eikä jaottelua isoihin/keskisuuriin/pieniin yrityksiin kannattanut tehdä. Arpajaispalkintojen hankkiminen olisi myös kannattanut pitää mielessä koko sponsorihankinnan ajan. Markkinoinnin aikatauluissa jouduttiin tekemään vain pieniä aikataulullisia viilauksia, ja lisäksi aikatauluun tuli muutamia uusia tehtäviä. Ennalta suunniteltiin myös, että pidämme viikoittain palaverin ja tarkastamme budjetin. Palavereja sovittiin muutaman viikon välein, aina kun oli tarvetta tavata koko porukalla, mutta budjetin päivittäminen viikoittain osoittautui turhaksi (tästä lisää alempana kohdassa Budjetti & Rahoitus). Lopulta pysyimme siis hyvin aikataulussa ja kaikki tehtävät tuli hoidettua kunnialla. Taulukkomuotoisen aikataulun seuraaminen ja päivittäminen kannattaa kuitenkin ottaa yhdeksi työkaluksi palavereihin ja viestintään, kun kyseessä on näin pitkä projekti ja suuri projektitiimi.

15 15 8 BUDJETTI & RAHOITUS 8.1 Budjetti Tapahtuman budjetti muuttui koko projektin ajan. Ensimmäiset budjetit hahmottuivat edellisvuosien laskelmien perusteella, mutta arvioita korvattiin todellisilla luvuilla sitä mukaan kun todellisia meno- ja kulueriä selvisi. Suurimpia menoeriä oli tapahtumapaikka, artistit ja projektiryhmän palkkiot, jotka maksettaisiin kokonaisuudessaan, mikäli tavoitesummiin päästäisiin. Tapahtuman tulopuoli koostui tuki- ja sponsorirahoista, mutta myös lipputuloista, joiden suuruutta saatiin jännittää vielä tapahtumapäivään asti. 8.2 Tuet & avustukset Rahoitusta tapahtumaan koetettiin järjestää lipputulojen lisäksi erilaisista tukirahoittajista ja sponsoreilta. Tukihakemuksien haasteena olivat tukien myöntämisen aikataulut ja byrokraattisuus! Hakemusten tekoon kului paljon aikaa. Apua tukien hakemiseen löytyy esimerkiksi Tuottajuudesta -nettisivulta osoitteesta Nettisivulta löytyy mm. linkki Auroratietokantaan, jossa voi hakea kulttuurin rahoitusmahdollisuuksia. 8.3 Sponsorihankinta Projektin sponsorihankinnasta vastasivat pääasiassa Anni Ketola, Vilma Linna ja Sami Haverinen, mutta loppua kohden auttoivat myös muut projektiryhmän jäsenet mikäli kiireiltään ehtivät. Sponsorihankinta aloitettiin heti syksyllä 2014 ja työtä jatkettiin aina pitkälle kevääseen. Koska projektiryhmällä ei ollut pääomaa omasta takaa, oli kaikki projektin kulut katettava lipputuloilla ja sponsorirahoilla. Niin markkinoinnilla kuin sponsorihankinnalla oli projektissa suuri taloudellinen vastuu. Projektin kulut piti saada katettua, tarvittava

16 summa kerättyä hyväntekeväisyyteen ja projektiryhmälle piti jäädä budjetoitu palkka tehdystä työstä Haasteiden kautta onnistumiseen Syksyllä käytettiin paljon aikaa erilaisten tukihakemusten täyttämiseen ja haimme lomakkeilla esimerkiksi kaupungin tuotantotukea, Taiteenedistämiskeskuksen tukea ja Suomen kulttuurirahaston tukea. Toivoimme alusta asti saavamme muutaman tuhat euroa apurahaa, jolloin sponsorihankinnalla olisi ollut vähemmän painetta rahankeruussa. Viimeistään keväällä kaikkiin tekemiimme anomuksiin tuli kuitenkin kieltävä vastaus. Budjetti päivitettiin ja laskimme, että tiimin oli hankittava noin kahdeksalla tuhannella eurolla sponsorirahaa, jotta projektin kulut saataisiin katettua. Sponsorihankinta tapahtui pääasiassa puhelimitse, mutta joulukuussa kävimme myös koko projektiryhmän voimin kiertämässä Tampereen keskustan liikkeitä etsien sopivia yrityksiä sponsoreiksi. Huomasimme kuitenkin, että puhelimitse työ oli tehokkaampaa ja nopeampaa, vaikka sopivia henkilöitä yrityksistä oli välillä vaikea tavoittaa. Projektin aikana keräsimme kontakteja Driven kontaktilistaan johon kertyi kaikkiaan 261 kontaktia, joista yhteensä 21 yritystä lähti sponsoroimaan tapahtumaa. Syksyllä tapasimme sponsorihankintatiimin kesken muutamia kertoja, ja soittelimme yhdessä sponsoripuheluita. Varsin pian huomasimme kuitenkin, että yhteistä aikaa oli vaikeaa löytää joten jatkoimme työtä kukin tahollamme. Aloitimme kontaktoimalla viime vuosien sponsoreita ja etsimällä yrityksiä jotka liittyvät jollakin tapaa kehitysvammaisiin. Esimerkiksi Luovi ammattiopisto, kehitysvammaisten ammattikoulu, on ollut tukemassa Pilke -tapahtumaa jo muutaman vuoden, ja lähti tälläkin kertaa mukaan. Kontaktoimme matkan varrella paljon myös yrityksiä joilla ei ollut mitään tekemistä kehitysvammaisten kanssa huomataksemme, että paras onnistumisprosentti oli yrityksissä joille kehitysvammaiset ovat jollain tapaa lähellä sydäntä. Sponsorihankinnassa aikaa vei paitsi puheluiden soittaminen ja sähköpostien lähettäminen, myös laskutus ja sopimukset. Kaikki tapahtuman liikevaihto kulki Kiivision tilin kautta ja laskutuksen hoitivat Anni Ketola ja Pauliina Suojärvi, jotka tekivät laskut ja

17 sopimukset valmiiksi, jonka jälkeen sponsorihankintatiimistä kukin lähetti sopimukset ja laskut edelleen yrityksille. 17 Sponsorihankinnan puolesta työ vaati pitkäjänteisyyttä, sillä välillä onnistumisia tuli ja välillä taas pitkään aikaan ei tapahtunut mitään, vaikka puheluja soitettiin viikoittain. Koska tiimi oli hajanainen ja välillä motivaatiota hankala löytää, tiimiä auttoivat välitavoitteet jotka sovittiin yhteisesti. Alun perin tarkoituksena oli hankkia kaikki sponsorit syksyn 2014 aikana, mutta pian huomattiin, että työtä on pakko jatkaa keväällä jotta tarvittava rahasumma saataisiin kasaan. Loppusyksystä sovimme esimerkiksi, että kukin hankkii kahden tuhannen euron edestä sponsorirahaa, mutta tavoite muuttui ajan myötä. Kaiken kaikkiaan tiimi onnistui sponsorihankinnassa hyvin ja saimme kasaan tavoitellut kahdeksan tuhatta euroa. Myimme yrityksille 500 euroa maksavaa ja 250 euroa maksavaa sponsoripakettia, joita tarjosimme erikokoisille yrityksille. Pienempää sponsoripakettia saimme myytyä 12 kappaletta ja suurempaa yhdeksän kappaletta. Keväällä vain muutama viikko ennen tapahtumaa täytimme hakemuksen ja saimme apurahan kehitysvammaistyötä tukevalta Tukilinjalta, joka lahjoitti uupuvat euroa.

18 18 9 MARKKINOINTI & TIEDOTUS Markkinoinnilla haluttiin tavoittaa pääkohderyhmä eli kehitysvammaiset, sekä tehdä tapahtumaa ja taustalla olevaa aatetta mahdollisimman monille tunnetuksi. Lisäksi markkinoinnilla tavoiteltiin mahdollisimman suurta osallistujamäärää sekä lipputuloja. Koska yhtenä tapahtuman tavoitteena oli ennakkoluulojen vähentäminen, jaoimme markkinointitiimin kahteen osaan. Toinen tiimi viesti kehitysvammaisille ja toinen yritti tavoittaa mahdollisimman paljon muuta yleisöä, kuten opiskelijoita. Kohderyhmä markkinoinnista vastasivat Elina Vettenranta ja Hanna-Kaisa Vasama ja kohderyhmän ulkopuolisesta markkinoinnista Leena Korteniemi ja Jenni Korhonen. 9.1 Nettisivut ja sosiaalinen media Pilkkeen nettisivut uudistettiin syksyllä. Vuoden 2015 Pilkkeen teemaksi valittiin artistien myötä reggae ja tämä pyrittiin saamaan esille myös nettisivuille. Nettisivuista haluttiin myös hieman valoisammat edellisvuoteen verrattuna. Kiivision Mika Suikkanen suunnitteli Pilkkeelle uuden reggaehenkisen logon ja vastasi Nosteen Laura Perttulan avulla nettisivujen uudistuksesta. Sosiaalisen median kanavana käytettiin Facebook -sivuja, jotka aiempi Pilke tiimi oli luonut valmiiksi. Facebook -sivuja haluttiin päivittää aiempaa enemmän, sekä kerätä lisää tykkääjiä ja tätä myöten saada levitettyä tietoisuutta tapahtumasta. Lopulta tykkääjämäärä oli reippaasti yli kaksinkertaistunut alkuun nähden. Facebookissa jaettiin keväällä muun muassa Pertti Kurikan Nimipäivät -bändin videotervehdys, josta tykättiin kovasti. Video oli kiinnostava ja levisi hyvin mediassa. Tällaista materiaalia olisi voinut olla enemmänkin. Facebook ei kohderyhmän kannalta ollut oleellinen, mutta yleisen tietouden levittämisen kannalta hyvä vaihtoehto. Loppuvaiheessa Pilkkeelle otettiin käyttöön myös Instgram -tili, jota käytettiin hyvin vähän. Instagram tilin tarkoituksena oli tavoittaa avainhenkilöitä esimerkiksi #Kohtaamut kampanjasta ja sopivista järjestöistä, mutta myöhäisen heräämisen vuoksi potentiaali jäi hyödyntämättä. Tapahtumapäivänä Facebook näkyvyys nousi yli näyttöön, kun Jounin Kauppa jakoi Pilkkeen Facebook -sivut omilla sivuillaan. Jounin Kaupalla seuraajia on yli 250

19 Kannattaa siis hyödyntää myös niitä tahoja, joilla on jo itsellään paljon seuraajia sosiaalisen median markkinoinnissa. Facebookissa hyödynnettiin kaikkien yhteistyökumppaneiden omia Facebook sivuja. Pilke teki päivityksiä sponsoreista ja artisteista ja päinvastoin. 9.2 Medianäkyvyys Markkinointiin ja etenkin medianäkyvyyden saamiseksi saatiin vinkkejä Joonas Inhalta, joka on aikaisemmin ollut vuonna 2013 mukana järjestämässä Pilke konserttia. Medianäkyvyyden saaminen tapahtumalle osoittautui todella aikaa vieväksi ja raskaimmaksi osioksi markkinointitiimin töistä. Mediatiedotteen kirjoittamiseen ja mediakontaktien keräämiseen meni paljon aikaa. Lisäksi itse kontaktointivaihe, sähköpostien lähettäminen, sekä perään soittelu vei aikaa ja voimia. Mediatiedotteita kirjoitettiin yhteensä neljä erilaista, joissa kaikissa oli hieman erilainen lähestymistapa ja pääsanoma. Mediatiedotteen tulee olla huomiota herättävä ja siitä tulee käydä ilmi, miksi kyseinen tapahtuma on ajankohtainen. Markkinointitiimi oli mediatiedotteen kanssa hyvissä ajoin jo huhtikuun alussa liikkeellä, ja palautetta tuli erityisesti lehdistöltä, että lehdistö reagoi nopealla tahdilla ja mediatiedotteet tulee lähettää vasta juuri tapahtuman kynnyksellä. Pilke näkyi lopulta kiitollisesti mediassa. Markkinointitiimiläisen Jenni Korhosen haastattelu esitettiin radiokanava SUNilla ja FUNilla. Tamperelainen teki aukeaman kokoisen jutun tapahtumasta ja Aamulehden Meno minissä oli laaja haastattelu Aurorasta sekä maininta Pilkkeestä. Tampereen Seudun Vetovoima ja LE COOL nettijulkaisut julkaisivat tekstit tapahtumasta. Pilkettä mainostettiin myös internetin menoinfoissa, sekä TAMKin, TTY:n ja TAY:n viestintäkanavissa. Pilke näkyi myös hyvin Proakatemian Facebook -sivuilla, sekä myös Proakatemian blogissa.

20 Julisteet ja flyerit Julisteiden sekä flyereiden ulkoasua ja taittoa ruvettiin miettimään tammikuun puolen välin paikkeilla. Lähtökohta oli tehdä julisteesta sekä flyeristä kaupallisesti houkutteleva ja samalla houkutella kohderyhmän ulkopuolisia kävijöitä paikalle. Auroralta löytyi erittäin hyviä promokuvia, joista oli mukava lähteä valitsemaan teemaan sopivaa kuvaa. Raappanalta löytyi vain yksi käytettävä promokuva, joka toi lisähaastetta julisteen kasaamiseen, sillä Auroran kuva oli värimaailmaltaan täysin erilainen. Pienen Photoshop viilauksen jälkeen artistien kuvat löysivät paikkansa julisteesta ja kokonaisuus alkoi hahmottua. Viime vuosista poiketen jätimme goes sanan pois ja tapahtuman nimi lyheni, jotta luettavuus paranisi. Julisteesta puuttui K18 maininta. Se ei tuottanut ongelmia, mutta vastaisuuden varalle se olisi syytä julisteessa näkyä. Julisteissa ja flyereissa ei ollut myöskään mainintaa hyväntekeväisyyskonsertista, mikä olisi hyvä näkyä varsinkin julisteessa. Flyeri on kokonsa puolesta niin pieni (käytimme A6-kokoa), että flyeriin on syytä jättää vain kaikkein tärkein info, mikä se ikinä onkaan. Saimme tehtyä diilin painomateriaaleista Kopio Niinin kanssa, joka lähti tapahtuman yhteistyökumppaniksi. Mietimme ensiksi julisteen kooksi A2, mutta Kopio Niinin kanssa sovimme A3-kokoisista julisteista. A3 oli täysin riittävä koko. Flyeri sovittiin A6 kokoiseksi, joka oli erittäin hyvä koko flyeriksi, vaikka alkuun tuntui kovin pieneltä. Juliste saatiin kasaan n.3kk ennen tapahtumaa, mikä hankaloitti sponsorisopimuksen loppukiriä, sillä sponsoripaketit piti laittaa uusiksi, koska julisteet lähtivät jo painoon. Riittävä ajankohta julisteille ja flyereille on n.2kk kuukautta. Sponsorisopimukset ovat Pilke-tapahtuman juuret. Ilman yhteistyökumppaneita tapahtumaa ei voida järjestää. Juliste on oiva tapa tarjota yritykselle näkyvyyttä tapahtumassa. 9.4 Roll-Up markkinointivälineenä Saimme sovittua Tamperelaisen kanssa sponsorisopimuksen. Tamperelaisen logo pääsi roll-uppiin sekä vastavuoroisesti saimme näkyvyyttä Tamperelaisessa. Roll-upin saimme sopurahalla myös Kopio-Niinistä. Roll-up matkasi meidän mukana monessa paikassa, kuten ACCAC-messuilla huhtikuussa. Roll-up markkinointivälineenä on hintaansa nähden lyömätön. Roll-upilla saada ihminen aktivoitua hyvin, kunhan roll-up on tehty hyvin. Pilkkeen roll-upin suunnittelun lähtökohta oli nostaa artistit valokeilaan, artistien

21 21 nimet, päivämäärä ja paikka korostettuna ja huomion keskipisteenä. Roll-uppiin ei tullut kuin Kopio Niinin ja Tamperalaisen logot. Hyvä roll-up on yksinkertainen ja siitä löytyy vähän yksityiskohtia, mutta tärkeimmät tiedot helposti löydettävissä. Roll-upin on pysäytettävä ja herättävä kiinnostus. Pilkkeen Roll-up toimi hyvin sillä artistien kuvat olivat erinomaiset ja roll-upissa tarpeeksi isolla herättämässä huomiota. 9.5 Pilke tienvarsilla Medialiiga lähti yhteistyökumppaniksi ja tarjosi meille mahdollisuuden näkyä tienvarsilla. Pilke tapahtuma näkyi tienvarsilla 1,5 viikon ajan ennen tapahtumaa: Hervannan valtaväylällä, Lempääläntiellä, Lielahdessa. Pilkkeen tienvarsimainoksella pyrittiin houkuttelemaan kohderyhmän ulkopuolisia hyvän musiikin ystäviä. Tienvarsimainoksen lähtökohta oli riisua kaikki ylimääräinen pois. Hyvä tienvarsimainos pystyy kertomaan ydin asian sekunneissa. Ohi ajavilla autoilijoilla ei ole aikaa jäädä seuraamaan mainoksia. Mainokseen jätettiin vain artistien kuvat ja nimet, Pilke Stay Up Late otsikko, aika ja paikka, liput tiketistä ja ovet auki Pienin kirjaimin saatiin vielä wwwosoite mahtumaan. Mainosta oli hauska tehdä sillä aineisto koko oli vain ja ainoastaan 384 x 192 pixeliä, mikä on 4 kertaa pienempi kuin Pilkkeen A6 flyeri. Vaikka kaikki ylimääräinen karsittiin, oli mainoksessa silti liikaa informaatiota. Tienvarsimainonnan pitää olla erittäin huomiota herättävää. Kaikki ylimääräinen pitää karsia ja jätettävä vain olennainen. 9.6 Pakkahuoneen Screenit ja näytöt Pakkahuoneelta löytyi kaksi isoa 4:3 kuvasuhteen screeniä sekä muutama Led/Lcd paneeli 16:9 kuvasuhteella. Teimme diaesityksen screeneihin ja näyttöihin, joka pyöri koko tapahtuman ajan. Diaesityksessä oli yhteistyökumppanit ja aikataulu. Diaesitys tehtiin powerpointtina, joka toimi erinomaisesti. Powerpoint oli 4:3 kuvasuhteella, joten se hieman vääristi Led/lcd paneeleissa, mutta ei liian huomionarvoisesti. Screenit ja näytöt olivat kirkkaita ja kun diaesitys oli tehty valkoiselle taustalle, logot ainakin näkyivät koko juhlakansalle. Powerpointtia pyöritettiin omalla tietokoneella. Saimme myös kunnian näyttää Pertti Kurikan Nimipäivien -videotervehdyksen screeneiltä.