Järjestelmäintegraatio Abakus Keskusvaraston ohjaus Tuotetilausjärjestelmä Kuljetusten ohjaus Asiakas Toiminnanohjausjärjestelmä Muut järjestelmät

Transkriptio

1 Optiscan Oy:n asiakaslehti Terveydenhuollon erikoispainos OPTIMUMNEWS Keskusvarasto / Muut tavarantoimittajat Järjestelmäintegraatio Abakus Keskusvaraston ohjaus Tuotetilausjärjestelmä Kuljetusten ohjaus Asiakas Toiminnanohjausjärjestelmä Muut järjestelmät Abakus-tuotetilaus Kertatilaukset Automaattitilaukset Vakiotilauslomakkeet Keskusvaraston ja tavarantoimittajien tuotekatalogit Abakus -kuljetusten ohjaus Kuljetustilausten laadinta - Toistuvat kuljetukset (ateria) - Satunnaiset kuljetukset (mm. muutot, erikoislaitteet) - Lähettipalvelut Resurssien optimointi Kuljetusten hallinta Alustaseuranta Sairaala yms. yksikkö Tilaukset Käytönkirjaukset Inventointi Terveydenhuollon tilaus-toimitusketjun hallinta Sairaaloissa tavaravirrat ovat loputtomia, on hanskaa, pottaa, pyyhettä ja neulaa. Kaikki varastoituna osastovarastoihin, käytäväkaappeihin ja muihin varastoihin, joita yhdessä sairaalassa voi olla jopa satoja. Tavaroita tilataan, toimitetaan, käytetään, laskutetaan ja inventoidaan. Terveydenhuollon materiaalivirran optimaalisella hallinnalla säästetään aikaa ja rahaa sekä minimoidaan hävikki. Materiaalivirta osastovarastossa Tuotteet tilataan sairaalan osastovarastoihin sähköisesti Abakus-tuotetilausjärjestelmän avulla kertatilauksina tai valmiita vakiotilauspohjia hyödyntäen. ERP-järjestelmässä ylläpidettävät keskusvarastojen ja muiden tavarantoimittajien tuotekatalogit voidaan integroida Abakus-järjestelmään, jotta tuot- UUTISET Terveydenhuollon tilaus-toimitusketjun hallinta, s. 1 Turha työ pois logistiikkaa tehostamalla, s. 2 Tehokkuutta ja tarkkuutta Abakuksen avulla, s. 4 Päivä sairaalassa, s. 5 Tieto- ja materiaalivirrat tehokkaasti hallinnassa, s. 6 Verkkoapteekki edellyttää joustavaa logistiikkaa, s. 7 Logistiikkaratkaisut ja laitteet terveydenhuollon tarpeisiin, s. 8

2 teiden tilaaminen helpottuu. Materiaalitilaus syötetään manuaalisesti web-käyttöliittymän avulla tai lukemalla viivakoodi Androidkäsipääteellä, jopa puhepäätteitä voidaan käyttää. Samoilla työkaluilla kirjataan järjestelmään myös tuotteiden kulutus. Näin varastojen saldot pysyvät jatkuvasti oikeina, ja mikä tärkeintä, todelliset materiaalikustannukset voidaan kohdentaa oikealle käyttäjäorganisaatiolle. Abakus Warehouse Tavaraa tulee ja menee keskusvarastossa Tilaukset ohjautuvat toiminnanohjausjärjestelmän kautta Abakus Warehouse -järjestelmään, jossa niistä muodostuu keräystehtäviä varastotyöntekijöille. Varastokeräyksessä käytetään pda-laitteita tai puheohjausta, jolloin kädet jäävät vapaiksi tuotteiden käsittelylle. Puheohjatun keräyksen luonteeseen kuuluvat keräyspaikan ja -määrän varmistukset poistavat virheelliset toimitukset. Järjestelmän avulla hallinnoidaan kaikkia varastoprosesseja vastaanotosta lähetyksiin, inventointia unohtamatta. Kuljetukset tärkeä tekijä sairaalalogistiikassa Varastossa kerätyt tilaukset siirtyvät Abakus-kuljetustenhallintajärjestelmään, jossa ne yhdistellään reittikohtaisiksi toimituksiksi jättöpaikkojen mukaisesti. Kuljettaja näkee Android-käyttöliittymällä avoimien kuljetustilausten tilan sekä mahdolliset kiirekuljetukset. Kuljetusjärjestelmän ydin on kuljetuspalveluiden työnjohdon käyttöliittymä, jonka avulla suunnitellaan ja hallitaan kuljetustehtäviä ja niihin liittyviä resursseja sekä seurataan reaaliaikaisesti kuljetusten tilaa. Järjestelmään liittyvällä kuljetusalustojen ja muuttolaatikoiden seurannalla parannetaan käyttöastetta ja pienennetään sitoutunutta pääomaa, koska järjestelmä tietää missä kuljetusalustat ovat. Kuljetusalustojen käytöstä on mahdollista tuottaa myös aikaperusteinen laskutusaineisto toteutuneen käytön perusteella. Järjestelmän avulla ohjataan myös sairaalan lähettien toimintaa. He kuljettavat pienempiä kolleja, usein jopa juosten, joka asettaa suuria vaatimuksia mobiilikäyttöliittymän toimintaan. Monipuolinen raportointi antaa mahdollisuuden analysoida toimintoja ja tarjoaa työkalut toiminnan jatkuvalle kehittämiselle. Abakus-järjestelmän hyödyt Virheiden ja manuaalisen työn vähentyminen; tilaukset, käytönkirjaukset ja inventoinnit syötetään sähköisesti päätelaitteiden avulla järjestelmään. Kustannusten kohdentaminen todellisen käytön mukaisesti käyttäjäorganisaatiolle Tarkentunut varastoihin sitoutuneen vaihtoomaisuuden seuranta Turha työ pois logistiikkaa tehostamalla Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin hankinta- ja logistiikkapalveluissa on otettu käyttöön Optiscanin toimittama Abakustilausjärjestelmä, jonka avulla tehdään kaikki VSSHP:n materiaalitilaukset lääkkeitä lukuun ottamatta. Järjestelmän avulla noin käyttäjää VSSHP:n organisaatiossa hoitaa tuotetilausprosessia sähköisesti web-käyttöliittymän, käsipäätteiden ja puheohjausteknologian avulla. 2

3 Monipuoliset tilausominaisuudet Abakus-järjestelmässä tilaus voidaan luoda automaattisesti, mikäli vastuuhenkilö on määritellyt tuotekohtaiset hälytysrajat, joiden alittuessa tilaus lähtee logistiikkakeskukseen. Tilaus voidaan myös syöttää manuaalisesti järjestelmään joko web-käyttöliittymän avulla tai Android-käsipäätteillä viivakoodeja hyödyntäen. Käyttäjät, esimerkiksi hoitologistikot, voivat myös syöttää tilauksen Abakusjärjestelmään käyttäen puheohjausteknologiaa, jolloin kädet jäävät vapaaksi varastossa olevien tuotteiden käsittelyyn. Manuaalitilauksia tehtäessä työtä helpottavat valmiit tilauspohjat, joita muokkaamalla materiaalien tilaaminen on vaivatonta. Uusi tilaus voidaan myös tallettaa tilauspohjaksi. Abakus-järjestelmän myötä olemme voineet siirtyä nopeaan ja virheettömään materiaalitilausjärjestelmään, kertoo VSSHP:n hankinta- ja logistiikkapalveluista vastaava materiaalipäällikkö Outi Kalske. Osastovarastot hallintaan Tuotteiden kulutus kirjataan Abakusjärjestelmään web-käyttöliittymällä, Android-käsipäätteillä tai puhepäätteillä. Näin varastojen saldot pysyvät jatkuvasti oikeina, ja mikä tärkeintä, materiaalikustannukset voidaan kohdentaa oikealle käyttäjäorganisaatiolle. Web-käyttöliittymällä hallinnoidaan tuotetietoja, kuten minimi-maksimi saldorajoja ja saldotietoja. Tilaukset, käytönkirjaukset ja inventoinnit hoituvat nopeasti ja vaivattomasti, nyt voimme keskittyä auttavaan hoitotyöhön, kertoo sovellusasiantuntija Hanna Jääskeläinen Varsinais-Suomen Sairaanhoitopiiristä. Ennen tuotetilaukset olivat työläitä, kirjasimme tilauspohjalle tilausmäärät käsin ja syötimme tiedot tietojärjestelmään Hanna Jääskeläinen jatkaa. Abakus-järjestelmästä näemme nyt myös osastovarastokohtaisen ajantasaisen varastosaldon kertoo Logistiikkapäällikkö Mika Leivo Varsinais-Suomen Sairaanhoitopiiristä. Järjestelmän inventointityökalulla saamme osastovaraston inventointikirjaukset tehtyä aiempaa nopeammin, ja virheet ovat Abakus-järjestelmän myötä vähentyneet minimiin, Mika Leivo jatkaa. Uusi järjestelmä auttaa meitä myös seuraamaan tarkemmin varastoihin sitoutuneen vaihto-omaisuuden arvoa. Materiaalitilaukset, joita tehdään yli tilauspisteessä, ohjautuvat Abakusjärjestelmästä sairaanhoitopiirin ERP:n kautta logistiikkakeskuksen varastonohjaus-järjestelmään kerättäväksi. Varastotyöntekijä kerää tilauksen mukaiset tuotteet puheohjausta hyödyntäen. Jatkokehityshankkeet jo suunnitteilla Abakus-järjestelmää ollaan laajentamassa myös alustaseurantaan. Logistiikkakeskuksessa käytetään kuljetusalustoina rullakoita ja muovilaatikoita, jotka on identifioitu yksilöllisellä viivakoodilla. Käytettävä alusta skannataan lähettämöalueella, ja alustan saapuessa toimituspisteeseen se skannataan uudestaan. Voimme parantaa kuljetusalustojen käyttöastetta ja pienentää niihin sitoutunutta pääomaa, kun tiedämme missä kuljetusalustat ovat. Jatkossa voimme seurata, että alustat palautuvat takaisin logistiikkakeskukseen, mutta tarvittaessa voimme lähettää laskun perään kertoo Mika Leivo. Ergonomia on parantunut, työ on nopeutunut, kun papereiden ja koneen tuijottelu on jäänyt pois eikä virheitä juuri enää tule. Puhe ohjaus on vapauttanut henkilöstöä muuhun työhön, mihin sekä henkilökunta että työnantaja ovat tyytyväisiä. Outi Kalske, materiaalipäällikkö, Varsinais-Suomen sairaanhoitopiiri 3

4 Optiscan terveydenhuollon logistiikkaa Tehokkuutta ja tarkkuutta Abakuksen avulla! Terveydenhuollon ja laboratorioalan tukkutoimittaja Mediq Suomi Oy on ottanut käyttöön Optiscanin toimittaman Abakus-ratkaisun, jonka avulla ohjataan ja tehostetaan varastossa tapahtuvaa toimintaa, kuten vastaanottoa, hyllytystä, keräystä ja lähettämötoimintoja. Abakus-työnjohdon käyttöliittymä antaa ajantasaisen kokonaisnäkymän varaston toiminnoista. Sen avulla ohjataan varastotyöntekijöiden päivittäisiä toimintoja kuten saapuvia ja lähteviä lähteyksiä. Mediqin valikoimaan kuuluvat terveydenhuollon tarvikkeet tippapullotelineistä ruiskuihin ja vessapapereihin. Vain lääkkeet puuttuvat. Mediqille on tärkeää tarjota asiakkailleen yhden palveluluukun periaatetta - nopeasti ja virheettömästi. Tähän päästään minimoimalla keräilyvirheet ja muuttamalla keräys- ja vastaanottotoiminnot paperittomaksi. Abakus -järjestelmän avulla saavutettu lisääntynyt tehokkuus ja toiminnan virtaviivaistuminen näkyvät myös asiakkaille, kertoo varastopäällikkö Satu Hallikainen Mediq Suomi Oy:stä. Toimitustarkkuuden ja poikkeamien hallinnan parantuminen tarkoittavat myös kuria kustannuksissa, hän jatkaa. Kirjaamolla ajantasainen näkymä toimintoihin Tapahtumia Mediqin varastossa on paljon. Tavarat saapuvat vastaanottoon, ne hyllytetään ja kerätään lopulta asiakaskohtaisiksi lähetyksiksi. Toimitus tapahtuu tilausta seuraavana arkipäivänä. Toimituksia ja henkilöresursseja hallinnoidaan kirjaamossa Abakus -järjestelmään kuuluvan työnjohdon web-käyttöliittymän avulla. Kirjaamon työnjohdolla on selkeä näkymä kaikkiin avoinna oleviin työtilauksiin ja niiden valmistumisasteisiin. Tarvittaessa työnjohto ohjaa lisäresursseja keräykseen, jos kiireellinen toimitus pitää saada nopeasti valmiiksi noutoa varten. Vastaavasti saapuvan tavaran käsittelyyn voidaan ohjata lisää henkilöstöä, mikäli toimituksia saapuu paljon yhtä aikaa. 4

5 Noin 40 prosenttia tilauksista on yhden rivin tilauksia. Abakus-järjestelmän avulla voidaan automaattisesti yhdistää useita tilauksia samalle kerääjälle keräystehokkuuden lisäämiseksi. Tehokkuutta voidaan myös lisätä sillä, että kerääjä voi tehdä täydennyspyynnön tai inventoida hyllypaikan kesken keräystä. Kirjaamon työtä helpottaa myös Abakusjärjestelmään määritellyt tuotteiden ja varastopaikkojen käsittelysäännöt. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että keräyksiä jaotellaan kerättävien tuotteiden painon ja tilavuuden mukaisesti hoidettavaksi joko puhekeräyksen tai käsipäätteiden avulla. Runsaasti tavarantoimittajia Laajasta tuotevalikoimasta johtuen Mediqillä on runsaasti tavarantoimittajia. Tämä aiheuttaa haasteita vastaanotossa ja varastoinnissa, sillä toimittajien tuotekohtaiset merkintätavat vaihtelevat paljon. Esimerkiksi yksi kappale tuotetta voi tarkoittaa monta asiaa. Se voi olla 12 kappaleen tuotepakkaus tai yksittäinen tuote. Yksi kappale voi myös olla vaikkapa tuotteen pohja ja kansi yhdessä. Vaihtelevista pakkausmerkinnöistä johtuen virheiden mahdollisuus tuotteiden käsittelyssä on suuri. Abakus hallinnoi nimikkeitä referenssi- ja tuotenumeroiden sekä tuotekuvausten avulla. Järjestelmä myös ohjaa varastotyöntekijää täydentämään tarvittavat tuote-tiedot, kuten erätiedot ja parasta ennen -päiväykset sekä mittatiedot tavaraa vastaanotettaessa.näin varmistetaan, että asiakkaalle toimitetaan oikea määrä oikeaa tuotetta oikeasta erästä. Päivä sairaalassa Sisätautiosastolla yövuorossa oleva Simo Sairaanhoitaja huomaa, että hoitohuoneesta 2A ovat S-koon suojakäsineet loppuneet. Hän menee osastovarastolle, ottaa käsipäätteen ja kirjautuu Abakus-järjestelmään. Hän etsii hyllyltä käsinelaatikot, skannaa viivakoodin ja kuittaa ottaneensa käyttöön yhden laatikon. Järjestelmä tietää, että kustannukset suojakäsineistä kirjataan Sisätautiosaston 3B kuluiksi. Taustalla Abakus-järjestelmä huomaa saldotiedoista, että S-koon käsineiden varastosaldo Sisätautiosaston 3B osastovarastossa putosi hälytysrajalle, joten järjestelmä lähettää automaattisesti lisätilauksen logistiikkakeskukseen. Heli Hoitologistikko aloittaa työpäivänsä ja kirjautuu Abakusjärjestelmään. Tänään hänen on tarkoitus tilata injektioruiskuja. Heli ottaa Abakus-järjestelmästä aikaisemmin tallettamansa valmiin tilauspohjan, tekee muutaman tarkennuksen ja lähettää tilauksen logistiikkakeskukseen. Heli huomaa, että yhden ruiskumallin hälytysraja on hieman turhan alhainen. Hän muuttaa hälytysrajaa muutamalla napin painalluksella, jotta varmistetaan, että ruiskuja on aina hyllyssä. Taustajärjestelmässä Helin tekemä tilaus ja yöllä automaattisesti lähtenyt suojakäsinetilaus yhdistyvät yhdeksi koontitilaukseksi, joka siirtyy automaattisesti logistiikkakeskuksen työjonoon. Koontitilaus ilmaantuu logistiikkakeskuksen avoimien tilausten jonoon, josta Ville Varastomies kuittaa sen itselleen. Tilaus latautuu Villen puheohjauspäätteeseen. Hän kuulee kuulokkeistaan ensimmäisen tilausrivin, suojakäsineiden varastopaikan käytävänumeron 14. Ville suuntaa käytävälle 14 ja kuulee varastopaikan numeron 33 suojakäsineet, koko S. Tällä varastopaikalla on tarkistenumerona 12, jonka Ville sanoo mikrofoniin. Hän kuulee kuulokkeistaan ota 6. Ville ottaa kuusi laatikkoa ja kuittaa mikrofoniin ottaneensa 6. Hän jatkaa keräystä tilausrivi kerrallaan puheohjausta hyödyntäen. 5

6 Tieto- ja materiaalivirrat tehokkaasti hallinnassa! Optiscanin puheohjattu ratkaisu ohjaa käyttäjiä päivittäisissä tehtävissä ja mahdollistaa reaaliaikaisen toimintojen seurannan. Terveydenhuollon ja julkisen sektorin tieto- ja materiaalivirrat pysyvät tehokkaasti hallinnassa puheohjauksen avulla. Tehokkaammat tukipalvelut puheohjauksen avulla Varastoinnissa ja jakelussa järjestelmien toimivuus on ensiarvoisen tärkeää. Näiden prosessien järkevöittämiseksi otimme keväällä 2012 ensimmäisenä suomalaisena terveydenhuollon yksikkönä käyttöön puheohjauksen varastotyössä, kertoo Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin materiaalipäällikkö Outi Kalske. Optiscanin toimittaman puheohjatun keräysjärjestelmän käyttöönoton tavoitteena on ollut tuottavuuden parantaminen. Tähän päästiin siirtymällä paperittomaan keräykseen ja päivittämällä varaston ohjausjärjestelmiä. Paperiton keräys toteutetaan puheohjausteknologialla, joka tehostaa toimintaa ja parantaa tarkkuutta sekä muun muassa mahdollistaa moniasiakaskeräilyn, Kalske selvittää. Puheohjauksen käyttö tarjoaa järjestelmän käyttäjälle mahdollisuuden pitää silmät kohdistettuna toimintaan ja kädet vapaina tavaroiden käsittelyyn. Järjestelmä kertoo ja ohjaa mitä tehdään. Puheohjaus parantaa varaston työergonomisia olosuhteita ja vähentää merkittävästi keräilyvirheitä sekä nopeuttaa työtä, VSSHP:n logistiikkapäällikkö Mika Leivo kuvailee. Tavoitteenamme on myös osastojen tarvikkeiden tilaustyön siirtäminen logistiikkapalveluiden henkilökunnalle, ja tulemme ottamaan puheohjauksen käyttöön myös osastojen tarvikelogistiikassa, Outi Kalske mainitsee. Jos tuotteita yli- tai alikerätään, tieto voidaan puheella kuitata suoraan järjestelmään ja se siirtyy toimitusdokumentteihin ja varastokirjanpitoon, Leivo selvittää. Käsittelemme varastossamme noin 8000 riviä viikossa. Työntekijöitä varastossa on 14, jotka kaikki saivat koulutuksen puheohjausjärjestelmän käyttöön. Ennakkoon suurimmaksi haasteeksi varastonohjausjärjestelmän uudistamisessa koettiin puheohjauksen käyttöönotto. Tarkan suunnittelun ansiosta käyttöönotto oli odotettua helpompaa. Onnistumisessa auttoivat perusteellinen testaaminen ja kouluttaminen, Mika Leivo toteaa. Artikkelin on kirjoittanut Eini Kettunen, ja se on julkaistu Sosiaali- ja kuntatalous -lehdessä. Puheohjattu keräys Tärkein puheohjauksen sovellusalue on kappaletavaran keräys varastossa, mutta teknologia soveltuu myös muiden varastoprosessien ohjaamiseen. Puheohjausratkaisu koostuu kannettavasta päätteestä sovelluksineen sekä kuuloke-mikrofoni -yhdistelmästä. Sovellus välittää tietoa toimintaa ohjaavaan pääjärjestelmään reaaliajassa WLAN-verkon välityksellä. Puheohjattu ratkaisu ohjaa käyttäjiä päivittäisissä tehtävissä ja mahdollistaa reaaliaikaisen toimintojen seurannan. Mitä on puheohjaus? Käyttäjä saa kuulokkeisiinsa tietokoneistetut ohjeet seuraavasta tehtävästä (Käytävä 15, hylly A3). Hän kuittaa tehdyn tehtävän tietojärjestelmään mikrofonin avulla puheella (Tarkistenumero: 36) Ratkaisu Käyttäjän tehtävät, esimerkiksi keräyslistat, ladataan kannettavaan päätelaitteeseen. Käyttäjä kuulee tehtävän kerrallaan kuulokkeistaan. Tehdyt toiminnot raportoidaan yksi kerrallaan pääjärjestelmään puheteknologian avulla. Hyödyt Puheohjauksen käyttö tarjoaa järjestelmän käyttäjälle mahdollisuuden pitää silmät kohdistettuna toimintaan ja kädet vapaina tavaroiden käsittelyyn. Keskittymällä avoinna olevaan tehtävään, keräyslistojen selaamisen sijaan, vähentyvät keräysvirheet ja yksittäiseen keräykseen käytetty aika vähenee huomattavasti. Myös kerääjän oma työergonomia sekä työturvallisuus paranevat. 6

7 Verkkoapteekki edellyttää joustavaa logistiikkaa Yliopiston Apteekki on kerännyt keskusvarastollaan puheohjauksen avulla apteekkien ja yritysasiakkaiden tilaukset jo usean vuoden ajan. Vuoden 2015 alussa päätettiin lisätä panoksia kuluttajia palvelevaan verkkoapteekkiin. Kun tuli päätös panostaa verkkoapteekkiin, olivat meillä pelit ja pensselit valmiina logistiikan näkökulmasta, sillä olimme käyttäneet Optiscanin puheohjausta jo usean vuoden ajan. Ilman puheohjausta emme olisi saaneet verkkoapteekin tilauksia rullaamaan niin joustavasti, kertoo logistiikkapäällikkö Kai Trast Yliopiston Apteekista. Verkkoapteekin myötä Yliopiston Apteekin volyymit ovat nousseet huomattavasti. Nykyään käsittelemme kolminkertaisen määrän tilauksia verrattuna aikaan, jolloin meillä ei ollut verkkoapteekkia. Verkkokaupan pieniä, keskimäärin 3-4 tuotteen tilauksia, voidaan yhdistellä moniasiakaskeräyksiksi, jolloin varastotyöntekijämme keräävät noin kymmenen asiakkaan tuotteita yhtä aikaa. Ilman puheohjausta tämä ei olisi onnistunut. Olemme pystyneet kasvamaan ilman henkilöresurssien lisäyksiä, Trast jatkaa. Verkkoapteekista henkilökohtaista palvelua Yliopiston Apteekin keskitetyssä tietopalvelussa istuu joukko farmaseutteja, jotka antavat henkilökohtaista palvelua verkkoapteekin asiakkaille. Verkkoapteekin kautta voidaan tilata itsehoitotuotteita ja lääkkeitä, joille on sähköinen resepti. Reseptilääkkeiden tilaus edellyttää, että tilaaja on rekisteröitynyt Yliopiston Apteekin Uniikkiasiakkaaksi. Tietopalvelun farmaseutit vastaavat asiakkaiden yhteydenottoihin, soittoihin ja chat-kyselyihin. He palvelevat asiakkaita aina, kun tilataan reseptilääkkeitä, henkilökohtaista palvelua edellyttää jo Suomen lainsäädäntökin. Virheitä ei saa tehdä! Kun puhutaan terveystuotteiden ja erityisesti lääkkeiden käsittelystä, ei virheitä todellakaan voi tehdä. Järjestelmä on tehty niin aukottomaksi, että miedon särkylääkkeen tilaaja ei mitenkään voi saada esimerkiksi vahvoja kolmiolääkkeitä. Meillä on useita erilaisia tarkastusmenetelmiä, joiden avulla varmistamme, että asiakkaat saavat juuri oikeat tuotteet. Lääketurvallisuus on meille kuitenkin se kaikkein tärkein asia, Kai Trast vakuuttaa. Ensimmäinen ja tärkein tarkastusmenetelmä on puheohjaus, kertoo Trast ja jatkaa: Sen toimintamenetelmään kuuluvat vahvistukset, eli kerääjä vahvistaa tarkistenumerolla ottavansa oikean tuotteen. Toistamalla mikrofoniin kerätty kappalemäärä varmistetaan, että asiakkaalle lähetetään oikea määrä tuotteita. Koska monen asiakkaan tilauksia kerätään yhtä aikaa, varmistetaan vielä asiakaskohtaisella positionumerolla, että toimitettavat tuotteet on laitettu oikean asiakkaan keräysalustalle. Kun asiakkaan tilaus on kerätty, tarkistaa farmaseutti vielä lähetyksen ennen toimitusta. Hän liimaa lääketiedot ja annosohjeet lääkkeisiin sekä liittää tarvittaessa mukaan käyttöohjeet. Farmaseutti päivittää annostiedot sähköiseen reseptiin. Verkkoapteekki edellyttää usean tietojärjestelmän saumatonta yhteistoimintaa. Yliopiston Apteekin toiminnanohjausjärjestelmä iscala on integroitu Optiscanin puheohjausjärjestelmään, jonne ohjautuvat reseptilääkeiden tilaukset ja käsikauppatilaukset. Puheohjausjärjestelmä analysoi kerättävät tilaukset sekä erottelee yksittäiskäsittelyyn sellaiset keräykset, joissa on suuria tuotteita, tai joiden yksikkötilausmäärä on moniasiakaskeräykselle liian suuri. Myös tilaukset jotka sisältävät esimerkiksi kylmätuotteita siirtyvät yksittäiskäsittelyyn, muut keräykset yhdistellään moniasiakaskeräyksiksi. Kerätyt tuotteet poistuvat puhejärjestelmän kautta iscalan varastosaldoista, joten Magenton alustalle rakennetussa verkkokaupassa on aina ajantasaiset oikeat saldot. Näin asiakas näkee tilaushetkellä onko tuotetta saatavilla, selventää järjestelmän pääkäyttäjä Mervi Salmela. Volyymit nousuun! Yleensä Yliopiston Apteekin varastotyöntekijä kerää tunnissa keskimäärin 64 tilausriviä. Tämä on korkea määrä, kun ottaa huomioon, että yksittäinen tilaus sisältää keskimäärin 3,5 tuotetta. Puheohjausjärjestelmä on tukenut volyymien nousua ja tehostanut varastokeräystä nopeuttamalla keräystehtävien aloitus- ja lopetusrutiineja. Lisäksi puheohjaus on auttanut varmistamaan, että keräyksessä ei tehdä virheitä. Muulla tavoin ei suuria volyymihyppäyksiä olisi voitu saavuttaa!, Kai Trast huomauttaa. Uusinta teknologiaa käytössä Yliopiston Apteekin varastolla kerätään tuotteita uusimmilla puheohjaukseen suunnitelluilla Talkman A720-sarjan päätelaitteilla. Käytännössä uusi laiteperhe on tuonut paljon uudistuksia: puheohjaukseen käytettävät SRX2-kuulokkeet ovat langattomat, niiden tuotekehityksessä on panostettu joustavaan ja nopeaan käyttöönottoon työvuoron alussa (TouchConnect TM ), taustamelun suodatukseen (SoundSense TM ) ja järjestelmäpäivitysten helppouteen (VoiceCatalyst 2.2). 7

8 Optiscan Terveydenhuollon logistiikkaa Logistiikkaratkaisut ja laitteet terveydenhuollon tarpeisiin Abakus-järjestelmän hyödyt Virheiden ja manuaalisen työn vähentyminen Tilaukset, käytönkirjaukset ja inventoinnit syötetään sähköisesti järjestelmään. Tuottavuuden kasvu ja prosessien virtaviivaistaminen Tilausten yhdistäminen tehokkaiksi kokonaisuuksiksi. Keräyksen yhteydessä tehtävät täydennyspyynnöt ja inventointi. Paluulogistiikan väheneminen ja asiakastyytyväisyyden paraneminen Virheellisten toimitusten minimoiminen järjestelmään liittyvien vahvistusten ja kuittausten avulla Toimitussyklin nopeutuminen Prosessien optimaalinen hallinta Materiaalivirtojen ja henkilöstöresurssien parempi hallinta Työnjohdolla on reaaliaikainen näkymä avoimiin työtilauksiin sekä mahdollisuus ohjata lisäresursseja sinne missä niitä tarvitaan. Reittien optimointi, kiiretilausten käsittely sekä poikkeustilanteiden hallinta. Terveydenhuollon sisälogistiikka Terveydenhuollossa tavara liikkuu sairaaloilla ja terveyskeskuksissa on sekä suuria keskusvarastoja että pientarvike- ja käsivarastoja. Näiden varastojen materiaalivirtojen hallintaan soveltuvat Abakus. Terveydenhuollon logistiikassa haasteet liittyvät muunmuassa eräpäivättyjen tuotteiden hallintaan, varastojen nimikkeiden optimointiin sekä tarvikkeiden tilaustyön järkevöittämiseen. Säästöjä syntyy, kun siirretään tarvittavat nimikkeet pientarvikevarastosta toiseen, sen sijaan että tilataan aina uutta, vaikka naapuriosaston tarvikehyllyssä olisi nimikettä runsaasti. Terveydenhuollon toimintamallien kehittäminen tarkoittaa itse hoitotapahtuman sekä toimintaa tukevien prosessien kehittämistä. Toimintaa tukevia prosesseja ovat muun muassa laitteiden ylläpito ja sisälogistiikka. Yhtä tärkeää on käyttää työvälineitä, jotka ovat suunniteltuja julkisen sektorin ja erityisesti terveydenhuollon erikoistarpeisiin. Taataksemme asiakkaillemme parhaat ratkaisut olemme valinneet laitevalmistajiksi maailman johtavia yrityksiä. Pitkäaikainen yhteistyömme julkisen sektorin terveydenhuollon toimijoiden kanssa sekä laaja valikoimamme tuotteita ja ratkaisuja, takaavat sen, että saat meiltä yksilölliset tarpeesi parhaiten täyttävät ratkaisut ja tuotteet. Voit lähettää tilauskortin meille myös sähköpostitse! Kiitos, ottakaa minuun yhteyttä terveydenhuollon sisälogistiikan tai kenttähenkilöstön ohjaukseen liittyvissä ratkaisuissa! Yritys... Vastaanottaja... Puhelinnumero... Katuosoite... Postinumero... Postitoimipaikka... Sähköpostiosoite... Optiscan Oy Tunnus PL Espoo Vastaanottaja maksaa postimaksun Mottagaren betalar portot (00003) PL 20, ESPOO Laturinkuja 6, ESPOO puh OptiscanGroup.com