PRH:N PALKKAUSJÄRJESTELMÄN KÄSIKIRJAT

Transkriptio

1

2

3

4 PRH:n allekirjoituspöytäkirjan LIITE 1: sivut 3 ja 5-20 LIITE 2: sivut 4 ja PRH:N PALKKAUSJÄRJESTELMÄN KÄSIKIRJAT HENKILÖKOHTAISEN SUORIUTUMISEN ARVIOINTI TEHTÄVIEN VAATIVUUDEN ARVIOINTI Patentti- ja rekisterihallitus Helsinki /

5 2

6 3 Sisällysluettelo Toinen painos 2007/tarkistettu TEHTÄVIEN VAATIVUUDEN ARVIOINTI 5 Tehtävien vaativuus arviointikohteena 5 Vaativuusarvioinnin peruste 5 Milloin tehtävänkuva on laadittava? 5 Virkamiehen ja hänen esimiehensä yhteinen vastuu tehtävänkuvan laatimisesta 5 Tehtävien vaativuuden muuttuessa 6 Valmiin tehtävänkuvan lähettäminen ja säilyttäminen 6 Tehtävien vaativuuden arviointiryhmä 6 Tehtävien vaativuuden arviointitekijät 6 Tehtävien vaativuuden arviointi 7 Vaativuusarvioinnin vahvistaminen 7 TEHTÄVIEN VAATIVUUDEN ARVIOINNIN vaativuustekijöiden ja vaativuustasojen kuvaukset ja vaativuuspisteet 8 Ammattiosaaminen 8 Osaamisen laajuus 8 Osaamisen syvyys 9 Koulutus ja kokemus 10 Harkintavalta ja itsenäisyys 11 Vastuu 12 Vuorovaikutus ja kanssakäyminen 13 Kielitaito ja kansainväliset yhteydet 14 Soveltamisohjeet kielitaito ja kansainväliset yhteydet vaativuustekijään 15 Johtaminen esimiestyö - lisäpisteet 16 Kuormittavuus - lisäpisteet 17 Vaativuustekijöiden painoarvojen vertailu 17 Vaativuusarvioinnin otsikot ja pisteet 18 Vaativuuspisteet ja vaativuustasot 20

7 4 HENKILÖKOHTAISEN SUORIUTUMISEN ARVIOINTI 22 Mitä henkilökohtaisen suoriutumisen arviointi on? 22 Arvioinnin tarkoitus ja tavoite 22 Mitä arvioidaan 22 Tasapuolinen ja oikeudenmukainen kohtelu 22 Suoriutumisarviointi osana kehityskeskustelua 22 Valmistautuminen kehityskeskusteluun 23 Keskustelu suoriutumisesta 23 Suoriutumisarvioinnin tulos 23 Suoriutumisarviointi ja palkka 24 Erimielisyyden käsittely 24 Tehtävänkuvan tai suoriutumisen muutos ja uuden työntekijän arviointi 24 Miten henkilökohtainen suoriutuminen arvioidaan? 25 Arviointilomake 25 Arviointiasteikko 25 Arviointitekijät Ammattitaito 26 Erityisosaaminen moniosaaminen Tuloksellisuus 27 Työn tehokkuus 28 Työn laatu Vuorovaikutus yhteistyötaidot Kehittyminen kehittäminen Esimiestyö 30

8 5 Tehtävien vaativuuden arvioinnin käsikirja Tehtävien vaativuus arviointikohteena Virkamiesten palkkaus Patentti- ja rekisterihallituksessa muodostuu tehtävien vaativuuteen perustuvasta tehtäväkohtaisesta palkanosasta ja henkilökohtaiseen työsuoritukseen perustuvasta henkilökohtaisesta palkanosasta. Tässä käsikirjassa esitetään tehtävien vaativuuden arvioinnin perusteet. Palkkausjärjestelmästä käytetään lyhennettä VPJ (valtion palkkausjärjestelmä alkaen). UPJ lyhenne on ollut PRH:ssa käytössä lokakuuhun 2007 saakka. Vaativuusarvioinnin peruste Tehtävien vaativuus arvioidaan tämän käsikirjan mukaisten vaativuustekijöiden perusteella virkamiehen ja hänen esimiehensä yhdessä laatiman tehtävänkuvan pohjalta. Milloin tehtävänkuva on laadittava? Virkamiehen, jonka palvelussuhde kestää yli kuusi kuukautta, tulee laatia työstään tehtävänkuva yhdessä esimiehensä kanssa (Tehtävänkuvalomake). Tehtävänkuvat päivitetään vuosittain käytävien kehityskeskustelujen yhteydessä. Virkamiehen ja hänen esimiehensä yhteinen vastuu tehtävänkuvan laatimisesta Tehtävänkuvan laatimisesta ovat vastuussa virkamies ja hänen esimiehensä. He molemmat myös allekirjoittavat tehtävänkuvan. Tehtävänkuvauksen tulee vastata virkamiehen tosiasiallisesti hoitamaa tehtävää. Esimies vastaa siitä, että tehtävänkuva on yksikön työnjaon mukainen. Esimies säilyttää allekirjoitetun, paperille tulostetun tehtävänkuvan. Tehtävänkuva on aina päivättävä.

9 6 Tehtävien vaativuuden muuttuessa Esimies ja alainen tarkastelevat alaisen tehtävänkuvaa ja tehtävän vaativuutta vuotuisessa kehityskeskustelussa. Muutokset on kirjattava tehtävänkuvaan. Esimies tekee harkintansa perusteella ehdotuksen tehtävän vaativuuden muutoksesta arviointiryhmälle. Aloitteen arviointimenettelyyn ryhtymiseksi voi tehdä myös henkilö itse tai häntä edustava luottamusmies. Jos henkilön tehtävät muuttuvat oleellisesti muulloin kuin vuotuisen kehityskeskustelun yhteydessä, on muutos samassa yhteydessä kirjattava tehtävänkuvaan. Valmiin tehtävänkuvan lähettäminen ja säilyttäminen Esimies huolehtii valmiin tehtävänkuvan lähettämisestä hallintoon sähköisessä muodossa edelleen arviointiryhmälle toimitettavaksi linjalla tai yksikössä sovitun menettelyn mukaisesti. Hallinto huolehtii tehtävänkuvien säilyttämisestä sähköisessä muodossa. Tehtävien vaativuuden arviointiryhmä Patentti- ja rekisterihallituksessa on työnantajan ja henkilöstön edustajien yhteinen arviointiryhmä, joka käsittelee uusien ja muuttuneiden tehtävien vaativuusarvioinnit ja määrittelee kantansa niihin. Tehtävien vaativuuden arviointitekijät Tehtäväkohtainen palkanosa määräytyy tehtävien vaativuustason perusteella. Vaativuuden arviointitekijät ovat: 1. Ammattiosaaminen: (A) Osaamisen laajuus, (B) Osaamisen syvyys ja (C) Koulutus ja kokemus 2. Harkintavalta ja itsenäisyys 3. Vastuu 4. (A) Vuorovaikutus ja kanssakäyminen sekä (B) Kielitaito ja kansainväliset yhteydet 5. Johtaminen esimiestyö -lisäpisteet 6. Kuormittavuus -lisäpisteet. Käsikirjassa on määritelty kustakin arviointitekijästä vaativuustasot ja niille pistearvot.

10 7 Tehtävien vaativuuden arviointi Tehtävän vaativuutta arvioitaessa verrataan tehtävänkuvausta erikseen jokaisen arviointitekijän tasomäärityksiin. Muista vaativuustekijöistä kuin koulutuksesta ja kokemuksesta voi antaa myös puolikkaita pisteitä kun tehtävän vaativuus täyttää joitakin seuraavan vaativuustason piirteistä, mutta ei kaikkia. Tehtävänkuvien avulla virasto kokoaa tehtävien vaativuuksista yhtenäisen tietopohjan. Tämän aineiston perusteella tehtäviä voidaan verrata toisiinsa. Näin löytyvät vaativuudeltaan samanarvoiset tehtävät sekä vaativuuserot erilaisten tehtävien välillä. Jos arvioitavan tehtävän sisältö ei käy selville kuvauksesta, pyydetään täydennystä ja tarvittaessa kuullaan esimiestä ja virkamiestä. Lisäselvitykset kirjataan tehtävänkuvaan. Tehtävän vaativuuden arvioinnin kohteena on henkilön tehtävän vaativuus. Arviointiin ei vaikuta henkilön työsuoritus tai henkilön ominaisuudet eikä virka- tai ammattinimike. Vaativuusarvioinnin vahvistaminen Patentti- ja rekisterihallitus päättää tehtävistä ja niiden muutoksista sekä vahvistaa tehtävien vaativuusarvioinnit ja -tasot sekä tehtävien vaativuuteen perustuvat palkanosat esimiesten ja arviointiryhmän ehdotukset saatuaan.

11 Vaativuustekijä 1 Ammattiosaaminen 8 TEHTÄVIEN VAATIVUUDEN ARVIOINNIN vaativuustekijöiden ja vaativuustasojen kuvaukset ja vaativuuspisteet A. Osaamisen laajuus Tekijän avulla arvioidaan tehtävän monipuolisuutta ja monialaisuutta. Toimi on sitä monipuolisempi, mitä useampia erilaisia tehtäviä siihen kuuluu ja/tai mitä useampien alojen osaamista se vaatii. Pisteet 1. Keskenään samankaltaiset ja toistuvat tehtävät Toimeen sisältyvät tehtävät ovat keskenään samankaltaisia ja ne voidaan hoitaa lyhyellä perehdyttämisellä. 2. Erilaiset tehtävät Toimeen sisältyy toisistaan eroavia tehtäviä tai tehtävissä on selvästi toisistaan eroavia työvaiheita. 3. Monipuoliset tehtävät Toimi on monipuolinen ja sisältää useita toisistaan selvästi eroavia tehtäviä. 4. Asiantuntijatehtävät Toimi edellyttää asiantuntijatason osaamista ja tietyn asiantuntemusalueen hallintaa. 5. Laajat asiantuntijatehtävät Toimi edellyttää monipuolista asiantuntijatason osaamista ja hallintaa tietyllä asiantuntemusalueella. 6. Erittäin laajat tehtävät Toimi edellyttää erittäin laajaa ja monialaista osaamista ja usean asiantuntemusalueen monipuolista hallintaa

12 9 B. Osaamisen syvyys Tekijän avulla arvioidaan toimessa tarvittavan substanssiosaamisen syvyyttä. Tekijän avulla arvioidaan tehtävän vaatiman osaamisen syvyyttä ja vaikeusastetta, tehtävään kuuluvaa kehittämistä sekä uuden tiedon tuottamista. Pisteet 1. Ohjeistettu työ Toimeen sisältyvät tehtävät ovat luonteeltaan toistuvia ja niihin on olemassa selvä ohjeistus. 2. Erilaisten ohjeiden soveltaminen Toimeen sisältyvät tehtävät ja niissä esiintyvät ongelmat ovat samankaltaisia. Ohjeiden soveltaminen eri tilanteissa edellyttää valintaa useasta eri vaihtoehdosta. 3. Ammatillinen osaaminen Toimessa on osattava soveltaa ammatillisia tietoja ja taitoja. Asiat/ongelmat ovat tunnettuja ja yksilöitävissä ja valmiita ohjeita / toimintamalleja / ratkaisumalleja voidaan useimmiten soveltaa. Toimeen sisältyvät tehtävät vaativat kykyä selvitä myös yllättävistä tilanteista. 4. Asiantuntijaosaaminen Asiat / ongelmat ovat monimutkaisia. Ratkaisu- ja toimintamalleja ei aina löydy. Toimeen sisältyvät tehtävät edellyttävät asiantuntemusalueeseen liittyvien tietojen jatkuvaa seurantaa, hankintaa, arviointia ja yhdistämistä. 5. Vaativa asiantuntijaosaaminen Asiat / ongelmat ovat vaativia ja monimutkaisia. Tehtävien hoitaminen edellyttää asiantuntemusalueeseen liittyvien tietojen analysointia ja selvitystyötä sekä myös muiden asiantuntijoiden toiminnan laatuun myötävaikuttamista. Toimeen sisältyvien tehtävien hoito edellyttää alan erittäin hyvää asiantuntemusta. 6. Syvällinen asiantuntijaosaaminen Tehtävien hoitaminen edellyttää asiantuntemusalueen kehittämiseen/kehittymiseen liittyvien asioiden syvällistä analysointia. Toimi edellyttää alan edistämisen vaatimaa osaamista sekä toimintatapojen ja menetelmien kehittämistä

13 10 C. Koulutus ja kokemus Tekijän avulla arvioidaan toimen edellyttämää koulutusta ja sen lisäksi tarvittavaa kokemusta. Henkilön nykyinen koulutus- tai kokemustaso voi poiketa toimen edellyttämästä Toimen vaatima koulutustaso on se koulutus, joka uudella toimeen palkattavalla henkilöllä tulisi olla. Käytännön kokemus tarkoittaa sitä aikaa, jonka kuluessa toimen hoitamiseen voidaan saavuttaa riittävä ammattitaito (=oppimisaika), jotta henkilö pystyy tehtävän edellyttämään työskentelyyn. Tämä ammattitaito voidaan saavuttaa myös PRH:n ulkopuolella. C.2. Käytännön kokemus (ammattitaito) C.1. Koulutus 1 Työkokemus ei välttämätön < ½ v. 2 Lyhyt työkokemus ½ -1½ v. 3 Keskipitkä työkokemus 1½ - 3v. 4 Pitkä työkokemus 3-6 v. 5 Erittäin pitkä työkokemus > 6 v. 1. Peruskoulutus Toisen asteen koulutus (ylioppilas, opistoaste, ammatillinen koulutus tai vastaava) 3. Ammattikorkeakoulututkinto, alempi korkeakoulututkinto 4. Ylempi korkeakoulututkinto

14 11 Vaativuustekijä 2 Harkintavalta ja itsenäisyys Tekijän avulla arvioidaan toimeen kuuluvaa itsenäisyyttä ja toimen edellyttämää oman harkinnan määrää. Toimi on sitä vaativampi, mitä enemmän se edellyttää itsenäistä harkintaa vaativia ratkaisuja tai tekoja, ja mitä suuremmat ovat valintamahdollisuudet ratkaisuja tai tekoja tehtäessä. Harkintavalta ja itsenäisyys ilmenevät esimerkiksi tosiasiallisessa toiminnassa, teoissa, ratkaisuvallan käytössä, esittelyssä ja valmistelussa. Toimivallan käytön ei tarvitse olla kirjallista ja se voi tapahtua esimerkiksi päätöksentekoprosessin kaikissa vaiheissa, myös valmistelussa ja esittelyssä. Pisteet 1. Selkeä ohjeistus Toimeen kuuluvat tehtävät tehdään vakiintuneen käytännön ja/ tai ohjeiden edellyttämällä tavalla. Työ on tarkkaan ohjeistettua ja vaihtoehtoisia toimintatapoja on vähän. 2. Ohjeiden soveltamista Toimeen kuuluviin tehtävien pääosan voi suorittaa ohjeiden tai toimintavaihtoehtojen mukaisesti, mutta toimeen sisältyy myös ohjeiden soveltamista ja itsenäistä harkintaa. 3. Toimintamallit /-tavat on valittava itsenäisesti Toimeen kuuluviin tehtäviin sisältyy vaihtelevia ratkaisutilanteita, jotka edellyttävät itsenäistä harkintaa ja vaihtoehtojen selvittämistä. Toimenhaltija suorittaa tehtävät määräyksiä ja säännöksiä soveltaen. 4. Toimi edellyttää monipuolista itsenäistä harkintaa Toimeen kuuluvat tehtävät edellyttävät monipuolista itsenäistä harkintaa, useiden tietolähteiden käyttöä, vaihtoehtojen selvittämistä ja määräysten tai säännösten soveltamista ja tulkintaa. Toimenhaltija päättää itsenäisesti menetelmien käyttämisestä. Toimessa toimitaan usein itsenäisesti asiantuntijan roolissa. 5. Toimi edellyttää kokonaisnäkemystä ja itsenäistä harkintaa vaativissa tilanteissa Toimeen kuuluvat tehtävät edellyttävät laajaa kokonaisnäkemystä ja tarkoituksenmukaisuusharkintaa vaativissa tilanteissa

15 12 Vaativuustekijä 3 Vastuu Toimen vastuuta arvioitaessa otetaan huomioon erilaiset vastuulajit, jotka ilmenevät viraston toiminnassa. Toimi on sitä vastuullisempi, mitä merkittävämpi on siihen sisältyvä toiminnallinen, taloudellinen, tuloksellinen, oikeudellinen tai suunnittelullinen vastuu virastolle tai asiakkaille. Pisteet 1. Vastuu omista tehtävistä Vastuu rajoittuu lähinnä toimeen kuuluvien tehtävien hoitamiseen Vastuu asioiden valmistelusta tai erityistä tarkkuutta vaativista tehtävistä ja osavastuuta tuloksista Toimenhaltijalla on vastuu asioiden valmistelusta tai vastuu erityistä tarkkuutta tai huolellisuutta vaativista tehtävistä. Toimenhaltijalla on myös osavastuuta toiminnasta ja tuloksista. 3. Vastuu tiedon ja kokemuksen soveltamisesta ja osavastuu tuloksista ja/tai kehittämisestä Toimenhaltija vastaa tiedon ja kokemuksen soveltamisesta tai asioiden valmistelusta ja esittelystä ja/tai ratkaisusta. Toimenhaltija on osavastuussa tuloksista ja/tai toiminnan kehittämisestä. 4. Vastuu merkittävistä asioista, toiminnan koordinoinnista tai tuloksista Toimenhaltijalla on vastuu yhteiskunnallisesti tai taloudellisesti merkittävien asioiden valmistelusta ja esittelystä tai ratkaisemisesta taikka toimenhaltija on vastuussa joko merkittävästä toiminnan koordinoinnista, suunnittelusta, kehittämisestä tai tuloksista Merkittävä kokonaisvastuu toiminnasta Tehtävään sisältyy merkittävää vastuuta toiminnan tuloksesta, taloudesta, henkilöstön työhyvinvoinnista ja asiakkaista sekä yhteiskunnallisesti tai taloudellisesti merkittävien asioiden ratkaisukäytännön yhdenmukaistamisesta. 100

16 13 Vaativuustekijä 4 Vuorovaikutus ja kanssakäyminen A. Vuorovaikutuksen luonne Tekijän avulla arvioidaan, millaista vuorovaikutusta toimeen kuuluvat tehtävät edellyttävät. Arvioinnissa otetaan huomioon vuorovaikutuksen ja kanssakäymisen luonne ryhmiteltynä vuorovaikutustilanteen vaikeuden mukaan. Arvioinnissa otetaan huomioon kirjallinen ja suullinen esittäminen. Esimies - alaissuhteiden määrä ja laatu arvioidaan kohdassa Esimiestyö - johtaminen. Vuorovaikutustilanteen vaikeus Vuorovaikutuksen luonne 1. Tavanomainen ammatillinen vuorovaikutus ja yhteistyö Toimessa edellytetään palvelukykyä ja yhteistyökykyä vakiintuneissa työtilanteissa. Toimeen kuuluu tietojen raportointia ja vastaanottamista. 2. Ammatillinen vuorovaikutus Toimenhaltijan on pidettävä yllä on omaan työhön liittyviä ammatillisia yhteyksiä. Ammatilliselle vuorovaikutukselle on tunnusomaista tiedon hankinta ja jakaminen, yksilöllinen ohjaus, opastus ja asiakaspalvelu. Kontaktit ovat pääosin lyhyitä ja /tai samankaltaisia. 3. Vuorovaikutus asiantuntijana Toimenhaltijan on pidettävä yllä sisäisiä ja ulkoisia asiantuntijatason yhteyksiä. Asiantuntijaosaaminen edellyttää taitoa vaikuttaa asiakkaan, tiimin jäsenten ja työtovereiden mielipiteisiin ja toimintaan. 4. Vaikuttaminen, neuvottelu ja sovittelu Erilaisten näkemysten sovittelija asiantuntijatiimeissä eri intressitahojen välillä. Neuvottelua ja päätöksentekoa vaihtelevissa ja vaativissa tilanteissa, joihin liittyy merkittäviä intressejä. Kontaktit edellyttävät erittäin hyvää neuvottelu- ja esiintymistaitoa. A. Vuorovaikutus välittömässä työympäristössä, omassa työyhteisössä, tiimissä tai yksikössä B. Vuorovaikutus oman asiantuntemusalan asiakkaiden kanssa tai vuorovaikutus muutaman sidosryhmän kanssa tai vuorovaikutus oman viraston tiimien ja yksiköiden välisissä suhteissa tai ajoittainen asiakaspalvelu C. Vuorovaikutuksellinen /aktiivinen neuvottelu asiakkaiden tai sidos- ja intressiryhmien kanssa tai vuorovaikutus henkilökohtaista kontaktia tarvitsevien asiakkaiden tai sidos- ja intressi-ryhmien kanssa tai jatkuva asiakaspalvelu

17 14 B. Kielitaito ja kansainväliset yhteydet Tekijän avulla arvioidaan toimen edellyttämää kielitaitoa ja kansainvälisiä yhteyksiä. Tekijää arvioitaessa on otettava huomioon, että eri kielten puhetaito on vaativampaa kuin vastaavantasoisen kirjallisen tekstin ymmärtäminen. Pisteet 1. Ei kielitaitovaatimuksia Toimessa edellytetään vain suomen kielen taitoa. 2. Peruskielitaito Toimessa edellytetään suomen kielen lisäksi ruotsin ja englannin perustaitoja. 3. Vakiintuneen ammattisanaston hallinta tai asiakaspalvelussa tarvittava kielitaito Toimessa edellytetään vakiintuneen ammattisanaston hallintaa ruotsiksi tai englanniksi tai toistuvaa asiakastilanteissa puhumista sanotuilla kielillä. 4. Vaativien asiatekstien ymmärtäminen useilla kielillä tai suullinen asiantuntijaneuvonta Toimessa edellytetään vaativien asiatekstien syvällistä ymmärtämistä ruotsiksi, englanniksi ja vähintään yhdellä muulla kielellä (saksaksi tai ranskaksi) tai toistuvaa suullista asiantuntijaneuvontaa ruotsiksi ja englanniksi. 5. Monipuolinen kielitaito tai kansainvälinen yhteistyö Toimi edellyttää usean vieraan kielen hyvää suullista ja kirjallista taitoa tai toimi edellyttää jatkuvaa kansainvälistä yhteistyötä ja kansainvälisiin asiantuntijakokouksiin osallistumista

18 15 Soveltamisohjeet kielitaito ja kansainväliset yhteydet vaativuustekijään Kun toimessa edellytetään suomenkielen lisäksi yhden vieraan kielen auttavaa ymmärtämistä, kielitaito arvioidaan tasolle 1,5. 5 Kun toimessa edellytetään vakiintuneen ammattisanaston ymmärtämistä ruotsiksi tai englanniksi tai yhden vieraan kielen suullista taitoa, kielitaito arvioidaan tasolle 2,5. 15 Kun toimessa edellytetään vakiintuneen ammattisanaston hallintaa ruotsiksi tai englanniksi ja toistuvaa asiakastilanteissa puhumista sanotuilla kielillä, kielitaito arvioidaan tasolle 3,5. 25 Kun toimi edellyttää 4 -tasolla tarkoitettua vaativien asiatekstien ymmärtämistä useilla kielillä ja suullista asiantuntijaneuvontaa tai kun toimi edellyttää vaativien tekstien asiantuntijatason kääntämistä tai kun toimi edellyttää suullista asiantuntijaneuvontaa ja asioiden käsittelemistä useilla kielillä sekä viraston päätösten tekemistä englanniksi tai kun toimi edellyttää satunnaisesti kansainvälisiin asiantuntijakokouksiin osallistumisia, kielitaito arvioidaan tasolle 4,5. 35

19 16 Vaativuustekijä 5 Johtaminen esimiestyö - lisäpisteet Tekijän avulla arvioidaan tosiasiallista henkilöjohtamista eri tasoilla (työnjakoja henkilöstöhallinnolliset tehtävät). Johtamismenetelmät voivat vaihdella. Varsinaisissa esimiestehtävissä, myös tiimityössä, tasoilla 2-4 edellytetään esimies - alaiskeskustelujen käymistä. Yksikkö -sanalla tarkoitetaan viraston organisaation mukaisten yksiköiden lisäksi vakiintunutta ryhmää, tiimiä tai muuta vastaavaa. Johtamisen vaativuuteen vaikuttaa yksikön koko, yksikön työn monimuotoisuus ja itsenäisyys sekä johtamiseen kuuluvan valtuuden laajuus. Muut esimiesten ja vastaavien tehtävien ominaisuudet otetaan huomioon muiden tekijöiden yhteydessä. Pisteet 1. Pienen yksikön vetäminen Pienen yksikön tai projektin vetäminen sisältäen työnjakotehtäviä Pienen yksikön johtaminen Pienen yksikön johtaminen sisältäen työnjohto- ja henkilöstöhallinnollisia tehtäviä sekä esimies - alaiskeskustelujen käymisen tai laajan projektin vetäminen Keskikokoisen tai suurehkon yksikön johtaminen Useita alaisia käsittävän yksikön johtaminen sisältäen työnjohto- ja henkilöstöhallinnollisia tehtäviä sekä esimies - alaiskeskustelujen käymisen Vastuulliset johtotehtävät Laajan, erilaisia tehtäviä sisältävän organisaatioyksikön johtamistehtävät. 40

20 17 Vaativuustekijä 6 Kuormittavuus - lisäpisteet Toimessa on kuormittavuutta merkittävissä määrin. Kuormittavuus - lisäpisteillä arvioidaan arkistotyötä tai siihen läheisesti verrattavaa työtä. Pisteet Toimeen kuuluu huomattavasti nostamista ja kantamista ja/tai työolosuhteet ovat poikkeuksellisen vaikeat eikä niitä ole mahdollista korjata työnjohdollisin eikä työsuojelullisin toimenpitein. 15 (Työsuojelulaki 9 :n 1 momentti) Vaativuustekijöiden painoarvojen vertailu Max-pisteet % kokonaispisteistä noin 1. Ammatillinen osaaminen yhteensä % 1.A. Osaamisen laajuus (120 p. 15,4%) 1.B. Osaamisen syvyys (120 p. 15,4%) 1.C. Koulutus ja kokemus (120 p.15,4%) 2. Harkintavalta ja itsenäisyys % 3. Vastuu % 4. Vuorovaikutus - kanssakäyminen % A. Vuorovaikutuksen luonne 40 5 % B. Kansainväliset yhteydet 40 5 % 5. Esimiestyö - johtaminen 40 5 % 6. Kuormitus - lisäpisteet 15 2 % Pisteet yhteensä 775 pistettä 100%

21 18 VAATIVUUDEN ARVIOINNIN OTSIKOT JA PISTEET A. Osaamisen laajuus 1. Keskenään samankaltaiset 20 ja toistuvat tehtävät 2. Erilaiset tehtävät Monipuoliset tehtävät Asiantuntijatehtävät Laajat asiantuntijatehtävät Erittäin laajat tehtävät 120 Ammattiosaaminen B. Osaamisen syvyys 1. Ohjeistettu työ Erilaisten ohjeiden soveltaminen Ammatillinen osaaminen Asiantuntijaosaaminen Vaativa asiantuntijaosaaminen Alan kehitykseen vaikuttavat tehtävät 120 C. Koulutus ja käytännön kokemus Peruskoulutus Toisen asteen koulutus (ylioppilas, opistoaste, ammatillinen koulutus tai vast.) Ammattikorkeakoulututkinto, alempi korkeakoulututkinto Ylempi korkeakoulututkinto Harkintavalta ja itsenäisyys 1. Selkeä ohjeistus Ohjeiden soveltamista Toimintamallit /-tavat on valittava itsenäisesti Toimi edellyttää monipuolista itsenäistä harkintaa Toimi edellyttää kokonaisnäkemystä ja itsenäistä harkintaa 100 vaativissa tilanteissa Vastuu 1. Vastuu omista tehtävistä Vastuu asioiden valmistelusta tai erityistä tarkkuutta vaativista tehtävistä tai osavastuuta tuloksista Vastuu tiedon ja kokemuksen soveltamisesta ja osavastuu tehtäväalueen tuloksista Vastuu merkittävistä asioista, toiminnan koordinoinnista, vaikutuksista, tuloksista ja riskeistä Selkeä tulosvastuu toiminnasta 100

22 19 Vuorovaikutus ja kanssakäyminen Vaikeus Vuorovaikutuksen luonne A B C 1. Tavanomainen ammatillinen vuorovaikutus ja yhteistyö Ammatillinen vuorovaikutus Vuorovaikutus itsenäisenä asiantuntijana Vuorovaikutuksellista osaamista Kielitaito ja kansainväliset 1. Ei kielitaitoa 0 2. Peruskielitaito Vakiintuneen ammattisanaston hallinta tai asiakaspalvelussa tarvittava kielitaito Vaativien asiatekstien ymmärtäminen useilla kielillä tai suullinen asiantuntijaneuvonta Monipuolinen kielitaito tai kansainvälinen yhteistyö 40 Johtaminen esimiestyö 1. Pienen yksikön vetäminen Pienen yksikön johtaminen Keskikokoisen tai suurehkon yksikön johtaminen Vastuulliset johtotehtävät 40 Kuormittavuus Nostamista, kantamista ja poikkeuksellisen vaikeat työolosuhteet 15

23 20 TEHTÄVÄKOHTAINEN PALKANOSA Vaativuuspisteet Vaativuustaso > < /

24 21 HENKILÖKOHTAISEN SUORIUTUMISEN ARVIOINNIN KÄSIKIRJA MITÄ HENKILÖKOHTAISEN SUORIUTUMISEN ARVIOINTI ON? Arvioinnin tarkoitus ja tavoite Arvioinnin tarkoituksena on määritellä työntekijän henkilökohtainen suoriutuminen, johon henkilökohtainen palkanosa perustuu. Tavoitteena on kannustaa työntekijöitä parempaan suoriutumiseen, palkita heidän hyvä työsuorituksensa ja lisätä PRH:n toiminnan tuloksellisuutta. Mitä arvioidaan Tämän käsikirjan ohjeiden mukaisesti esimies arvioi vuosittain kunkin alaisensa suoriutumista arviointikaudeksi asetettuihin tavoitteisiin nähden tämän tehtävänkuvan mukaisissa tehtävissä. Suoriutumisarvioinnissa ei arvioida henkilön luonteenpiirteitä eikä hänen suoriutumiseensa kuulumattomia ominaisuuksia. Ennen suoriutumisen arviointia on henkilön tehtävän vaativuus määriteltävä PRH:n vaativuuskäsikirjan mukaisesti. Tasapuolinen ja oikeudenmukainen kohtelu Esimiehen tulee kiinnittää erityistä huomiota alaistensa tasapuoliseen ja oikeudenmukaiseen kohteluun. Pääjohtaja vastaa arvioinnin yhdenmukaisuudesta virastossa. Linjanjohtaja tai vastaava muu yksikön päällikkö vastaa arvioinnin yhdenmukaisuudesta linjallaan tai yksikössään. Suoriutumisarviointi osana kehityskeskustelua Valtion palkkausjärjestelmässä suoriutumisarviointi on vuosittaisen kehityskeskustelun osa.

25 22 Valmistautuminen kehityskeskusteluun Esimiehen ja alaisen tulee yhdessä sopia hyvissä ajoin etukäteen kehityskeskustelun ajankohta. Kummankin osapuolen on valmistauduttava hyvin kehityskeskusteluun. Kummankin tulee etukäteen käydä läpi alaisen tehtävänkuva ja arvioitavan kauden tulostavoitteet. Ennen keskustelua alainen arvioi omaa suoriutumistaan ja esimies arvioi alaisen suoriutumista. Valmistautumisen apuna käytetään lomaketta Kehityskeskusteluun valmistautuminen. Useita esimiehiä ja projekteja Mikäli alainen suorittaa osan tehtävistään toisen esimiehen alaisuudessa, projektissa tai vastaavassa, esimiehen tulee selvittää alaisensa suoriutuminen näissä tehtävissä. Keskustelu suoriutumisesta Keskustelussa on pyrittävä saavuttamaan yksimielisyys suoriutumisesta ja sen arvioinnista. Keskustelussa on käsiteltävä kaikki suoriutumiseen vaikuttavat seikat. Tavoitteena on, että molemmat osapuolet tuovat esille asioita ja näkemyksiä sekä antavat ja saavat palautetta. Esimiehen ja alaisen on perusteltava käsityksensä ja palautteensa. Suoriutumisarvioinnin tulos Keskustelun lopputuloksena alaisen tulee tietää arvioinnin tulos, mitkä suoritukset tai osa-alueet ovat tavoitteiden mukaisia ja mitkä ylittävät tai alittavat tavoitteet sekä missä seikoissa on kehittämisen tarvetta. Molemmat osapuolet allekirjoittavat arviointilomakkeen. Katso kohta Arviointilomake. Suoriutumisarvioinnit ovat luottamuksellisia. Linjanjohtaja saa kuitenkin yhteenvedot suoriutumisarvioinneista tai jäljennökset arviointilomakkeiden allekirjoituskappaleista. Niistä voi antaa muuten tietoja vain alaisen suostumuksella.

26 23 Suoriutumisarviointi ja palkka Arvioinnin yhteydessä ei sovita mahdollisesta palkan tarkistuksesta. Suoriutumisarvioinnin yhteys palkkaan selvitetään sopimusasiakirjassa. Erimielisyyden käsittely Mikäli arvioinnissa ei ole syntynyt yksimielisyyttä, allekirjoituksen jälkeen suoriutumisarvioinnin tulos voidaan ottaa uudelleen käsiteltäväksi esimiehen, esimiehen esimiehen taikka erikseen sovitun työnantajan edustajan kanssa. Alainen voi ottaa avukseen luottamusmiehen ja esimies esimiehensä tai muun erikseen sovitun työnantajan edustajan. Erimielisyyksien käsittelystä sovitaan tarkemmin sopimusasiakirjassa. Tehtävänkuvan tai suoriutumisen muutos ja uuden työntekijän arviointi Sopimusasiakirjassa sovitaan, kuinka ja milloin suoriutuminen arvioidaan, kun tehtävät muuttuvat niin, että vaativuus arvioidaan uudelleen. Sopimusasiakirjassa sovitaan myös, kuinka ja milloin suoriutuminen arvioidaan, kun suoriutuminen muuttuu oleellisesti. Sopimusasiakirjassa sovitaan, kuinka ja milloin uuden työntekijän suoriutuminen arvioidaan.

27 MITEN HENKILÖKOHTAINEN SUORIUTUMINEN ARVIOIDAAN? 24 Arviointilomake Henkilön suoriutumista arvioitaessa käytetään Henkilökohtaisen suoriutumisen arviointilomaketta. Esimies ja alainen täyttävät lomakkeen etukäteen. Keskustelun kuluessa kumpikin osapuoli voi muuttaa alkuperäistä arviointiaan. Lomakkeelle kirjataan kummankin osapuolen arvio keskustelun jälkeen sekä arvioinnin lopputulos. Lopputulokseksi kirjataan yhteinen arvio tai, jos yksimielisyyteen ei päästä, esimiehen arvio. Arvioitavan tulee lisäksi ilmoittaa lomakkeessa, hyväksyykö hän arviointituloksen vai ei. Hän voi halutessaan kirjoittaa tätä koskevat huomautuksensa sille varattuun kohtaan tai esittää ne erillisellä liitteellä. Kaikissa tapauksissa esimies ja alainen allekirjoittavat lomakkeen kahtena kappaleena. Arviointiasteikko Henkilön suoriutumista arvioidaan käyttäen asteikkoa 1 5. Arvioinnissa voi käyttää myös puolikkaita lukuja, plussia ja miinuksia. Kustakin arviointitekijästä annetaan vain yksi pistemäärä kokonaisharkinnan perusteella. Ammattitaitotekijästä on mahdollista antaa enintään yksi lisäpiste erityisosaamisen / moniosaamisen perusteella. Arviointitekijöiden keskiarvo on henkilön suoriutumisarvioinnin lopputulos. Arviointitulos lasketaan kahden desimaalin tarkkuudella yleisiä pyöristyssääntöjä noudattaen. Pisteiden sanalliset merkitykset ovat seuraavat: 1 suoriutuminen puutteellista, selkeää kehittämistarvetta 2 suoriutuminen tyydyttävää, kehittämistarvetta jonkin verran 3 suoriutuminen hyvää ja tavoitteiden mukaista 4 suoriutuminen erittäin hyvää, ylittää tavoitteet 5 suoriutuminen poikkeuksellisen hyvää, ylittää tavoitteet selvästi Kun tulostavoitteissa ja työsuorituksissa on onnistuttu tavoitteiden mukaisesti sovitulla tavalla normaaliolosuhteissa, arvioinnin tasoksi tulee 3. Tasolle 5 pääseminen edellyttää poikkeuksellista suoriutumista. Vastaavasti myös tason 1 arviointitulos on poikkeuksellista.

28 Arviointitekijät 25 Henkilökohtainen suoriutuminen arvioidaan käyttämällä seuraavia tekijöitä, joista viimeistä käytetään vain esimiesten suoriutumista arvioitaessa. 1 Ammattitaito 2 Tuloksellisuus 3 Vuorovaikutus - yhteistyötaidot 4 Kehittäminen - kehittyminen 5 Esimiestyö Seuraavassa kuvataan esimerkinomaisesti, mitä suoriutumisen arviointitekijöillä tarkoitetaan. Esimies selvittää alaisen kanssa yhteisessä keskustelussa, mitä eri suoriutumistekijät arvioitavan tehtävässä tarkoittavat. Mikäli useilla esimiehillä on samankaltaisia tehtäviä suorittavia alaisia, esimiesten tulee yhdessä sopia, mitkä seikat ja miten ne kussakin tekijässä otetaan huomioon. 1. Ammattitaito Hallitsee oman tehtävän tiedot, taidot, menetelmät ja välineet LISÄPISTEET Erityisosaaminen / Moniosaaminen yhteensä enintään 1 piste Ammattitaito tekijän pisteet yhteensä (enintään 6 pistettä) Ammattitaidon kohdalla arvioidaan kuinka hyvin henkilö hallitsee tehtävän edellyttämät tiedot, taidot, menetelmät ja välineet. Tietojen ja taitojen tärkein arviointikohde on se, kuinka hyvin henkilö hallitsee varsinaisen ammattiosaamisen (substanssiosaamisen, työtehtävät). Arvioitaessa otetaan huomioon myös se, kuinka hyvin hän osaa soveltaa tietojaan, taitojaan ja työkokemustaan sekä tehdä ratkaisuja työtehtävissään, myös vaativissa tilanteissa ja paineen alaisena. Varsinaisen ammattiosaamisen lisäksi arvioidaan henkilön kielitaito sekä kirjallinen ja suullinen esitystaito. Arvioitaessa kuinka hyvin henkilö hallitsee tehtävään liittyvät menetelmät ja välineet kiinnitetään huomiota esimerkiksi siihen, kuinka hyvin hän hallitsee oikeudellisen harkinnan, tutkimusmenetelmät tai atk-välineiden ja -ohjelmien käytön.

29 Erityisosaaminen - moniosaaminen 26 Ammattitaidon kohdalla työntekijä voi saada yhteensä 0,25 1,00 lisäpistettä poikkeuksellisen erityisosaamisen ja/tai moniosaamisen perusteella, jolloin ammattitaitotekijästä voi saada yhteensä enintään kuusi (6) pistettä. Tässä kohdassa voidaan ottaa huomioon sellainen erityisosaaminen tai moniosaaminen, jota ei ole otettu huomioon vaativuusarvioinnissa (katso asianomaisen henkilön tehtävänkuva). Erityisosaamisella ja moniosaamisella tarkoitetaan sellaista osaamista, jota työyhteisö tarvitsee ja hyödyntää, mutta jota kaikilla ei ole eikä tarvitse olla. Erityisosaamista tai moniosaamista voi olla esimerkiksi: - oman tehtävän kannalta jonkin ylimääräisen kielen hallinta - poikkeuksellinen perehtyminen johonkin juridiikan, tekniikan, tietotekniikan tai muuhun alueeseen (esimerkiksi soveltuva koulutus tai jatkotutkinto) - oman toimensa ohella atk-tukihenkilönä toimiminen. - projekti- ja selvitystyöskentelyyn osallistuminen - erilaisten sijaisuuksien tai muiden tehtävien hoitaminen - perehdyttämis-, opetus-, koulutus- ja luennointitehtävät. 2. Tuloksellisuus On aikaansaava ja tehokas, saavuttaa yhdessä sovitut ryhmä / henkilökohtaiset tavoitteet Työ on sovitun tai hyväksyttävän laadun mukaista Henkilön tuloksellisuus muodostuu kahdesta tekijästä, tehokkuudesta ja työn laadusta. Tuloksellisuuden arvioinnissa on otettava huomioon, että työn määrä ei voi korvata työn laatua eikä työn laatu voi korvata työn määrää. Tuloksellisuus voi ilmetä suunnitelmallisuutena, toiminnan oikea-aikaisuutena sekä tehokkaampien työtapojen ja menetelmien käyttämisenä. Tuloksellisuuteen vaikuttaa myös, kuinka hyvin ja vastuuntuntoisesti henkilö sitoutuu sovittuihin päämääriin ja tavoitteisiin.

30 27 Työn tehokkuus Henkilön tehokkuutta arvioitaessa otetaan huomioon, kuinka aikaansaavasti hän on työskennellyt arviointijaksolla. Tällöin arvioidaan muun muassa sitä, kuinka hyvin hän on saavuttanut henkilökohtaiset tulostavoitteensa tai miten hän on edistänyt ryhmäkohtaisten tulostavoitteiden saavuttamista. Tulostavoitteiksi on saatettu asettaa esimerkiksi tiettyjen hankkeiden suorittaminen, tiettyjen määräaikojen noudattaminen tai määrälliset tavoitteet. Määrällisten tulostavoitteiden osalta on kiinnitettävä huomiota siihen, että samaa työtä tekevillä voi olla erilaisia tavoitteita ja yhtä suuretkin tavoitteet voivat sisältää vaikeusasteeltaan eritasoisia tehtäviä. Arvioinnissa kiinnitetään huomiota tehtävien vaatimaan työmäärään ja siihen, mitä keskimääräisen suorituksen tekevä henkilö saisi aikaan vastaavissa tehtävissä. Tehokkuutta arvioitaessa ei siis riitä, että katsotaan, onko henkilö saavuttanut tavoitteensa, vaan lisäksi pitää arvioida tavoitteiden tasavertaisuus, mikäli tätä ei ole tehty jo tavoitteita annettaessa. Tavoitteiden saavuttamista arvioitaessa tulee myös ottaa huomioon, ovatko suoriutumiseen vaikuttaneet vuoden aikana esiintyneet odottamattomat seikat kuten esimerkiksi ennakoitua suurempi tai pienempi kysyntä, tehtävien osittainen muuttuminen, virkavapaudet tai henkilön terveyteen liittyvät seikat. Työn laatu Työn laatua arvioitaessa huomioidaan, kuinka hyvin henkilön tekemän työn laatu vastaa asetettuja laatuvaatimuksia. Laadukkaan työn piirteitä ovat esimerkiksi huolellisuus ja tarkkuus, riittävä asiaan perehtyminen ja päätösten asiallinen perusteleminen. Työn laadukasta suorittamista on esimerkiksi myös se, että tehtävät hoidetaan sovitussa tärkeysjärjestyksessä tai aikataulussa ja tehtävät suoritetaan loppuun saakka. Työn laatua osoittaa myös, miten henkilön työskentelytapaan ja aikaansaannoksiin voi luottaa.

31 28 3. Vuorovaikutus - yhteistyötaidot Osoittaa yhteistyötaitoa työtovereiden ja sisäisten sidosryhmien kanssa Osoittaa yhteistyötaitoa ja palvelutaitoa ulkoisten asiakkaiden ja sidosryhmien kanssa Vuorovaikutus- ja yhteistyötaitoja arvioitaessa otetaan huomioon sekä sisäiset että ulkoiset vuorovaikutustilanteet. Eri tehtävissä sisäisten ja ulkoisten vuorovaikutustilanteiden luonne ja esiintymistiheys voivat vaihdella ja niissä suoriutumisen merkitys voi painottua eri tavoin. Joissakin tehtävissä saattaa olla vain sisäistä vuorovaikutusta, jolloin vain siinä suoriutuminen arvioidaan. Arvioinnissa otetaan huomioon sekä suullinen että kirjallinen vuorovaikutus. Vuorovaikutus yhteistyötaitoja arvioitaessa otetaan huomioon esimerkiksi: - miten henkilö omalla toiminnallaan vaikuttaa yhteishenkeen ja työilmapiiriin - miten avoimesti ja auliisti henkilö jakaa tietoa sekä opastaa ja kannustaa muita työyhteisössä, työryhmä- ja tiimityöskentelyssä - henkilön suhtautuminen uusia tehtäviä hänelle tarjottaessa tai hänen niitä jakaessaan - henkilön rakentava suhtautuminen hänen antaessaan tai saadessaan palautetta - rakentava toiminta ristiriitatilanteissa - neuvottelutaidot - asiakkaiden tarpeita huomioon ottava toiminta, myös haasteellisissa tilanteissa - henkilön toiminta viraston edustajana ja sen julkikuvan muodostajana - henkilön virastoa palveleva toiminta yhteistyöverkostoissa tai sidosryhmissä. 4. Kehittyminen kehittäminen Kehittää omaa osaamistaan ja ottaa toiminnassaan huomioon toimintaympäristön muutokset Osallistuu oman työnsä ja työyhteisön toiminnan kehittämiseen Kehittymisen kohdalla arvioidaan, onko henkilö kehittänyt omaa tiedollista, taidollista ja ammatillista osaamistaan. Huomiota on kiinnitettävä myös siihen, miten hän ottaa huomioon tehtäviinsä vaikuttavat toimin-

32 29 taympäristön muutokset ja miten hyvin henkilö hyödyntää työtehtäviinsä liittyviä koulutustilaisuuksia ja saamiaan uusia tietoja ja taitoja. Kehittämistä arvioitaessa otetaan huomioon, kuinka henkilö osallistuu oman työnsä ja työyhteisön toiminnan kehittämiseen esimerkiksi tekemällä rakentavia aloitteita tai esityksiä. Mikäli työtehtävänä on nimenomaan kehittämistehtävät, tässä kohdassa arvioidaan, miten niitä on kehitetty. Suoriutumista parantavana seikkana pidetään sitä, että henkilö kantaa vastuuta työyhteisön toiminnasta ja toimii työyhteisön kokonaisuuden kannalta joustavasti esimerkiksi työtehtäviä tai sijaisuuksia järjestettäessä. 5. Esimiestyö Henkilöjohtajana toimiminen (Tekijä arvioidaan vain esimiestehtävissä.) Esimiestyö -tekijä arvioidaan vain henkilöillä, jotka käyvät vuosittaisia kehityskeskusteluja alaistensa kanssa. Näillä henkilöillä arviointi sisältää yhteensä siis viisi tekijää. Arvioitavan henkilön esimies käyttää arvioinnissa omia tietojaan ja arvioitavan alaisilta saatua palautetta. Alaisille on tarjottava mahdollisuus toimittaa suoraan esimiehen esimiehelle palautetta oman esimiehensä henkilöjohtamisesta. Tämä voi tapahtua erillistä lomaketta käyttäen tai vapaamuotoisesti kirjallisesti. Alainen varustaa palautteen omalla nimellään. Tällä tekijällä arvioidaan esimiehen henkilöjohtamista sille asetettuihin tavoitteisiin nähden. Arvioinnissa kiinnitetään huomiota muun muassa siihen, kuinka hyvin seuraavat seikat toteutuvat: - esimies toimii luotettavasti, tasapuolisesti ja oikeudenmukaisesti - esimies osaa jakaa ja järjestellä tehtäviä omassa yksikössään tarkoituksenmukaisesti ja huolehtii alaistensa työssä jaksamisesta - esimies huolehtii omalta osaltaan tiedonkulusta yksikössään - esimies tuntee alaistensa työtehtävät ja seuraa heidän suoriutumistaan ottamalla huomioon heidän yksilöllisyytensä - esimies antaa palautetta, kannustaa ja tukee alaisiaan sekä omalta osaltaan edistää motivoivaa työilmapiiriä.

33 30 HENKILÖKOHTAINEN PALKANOSA Suoriutumispisteet Suoritustaso 48 prosenttia tehtäväkohtaisesta palkasta <1, ,95 2,24 2 4,8 2,25 2,54 3 9,6 2,55 2, ,4 2,85 3, ,2 3,15 3, ,0 3,45 3, ,8 3,75 4, ,6 4,05 4, ,4 4,35 4, ,2 > 4, /

34 Tämä Internet-teksti ei ole virallinen versio, eikä Valtiokonttori tai sopimuksen antaja vastaa tietojen oikeellisuudesta eikä tietojen käytön aiheuttamista välittömistä tai välillisistä vahingoista. Hakemistosivulle Valtiokonttori Aineistoa ei saa julkaista ilman sopimuksen antajan tai Valtiokonttorin lupaa. Ylläpitäjä: VALTIOKONTTORI Hallinnon ohjaus Sörnäisten rantatie 13 PL Valtiokonttori puhelin (09) , faksi (09)