Miten lisää lähiruokaa julkisiin keittiöihin Lähiruoan tarjoamisen toimintaympäristö ja esimerkkitarjouspyyntö

Transkriptio

1 Miten lisää lähiruokaa julkisiin keittiöihin Lähiruoan tarjoamisen toimintaympäristö ja esimerkkitarjouspyyntö Työpaja

2 Miten lisää lähiruokaa julkisiin keittiöihin - Lähiruoan tarjoamisen toimintaympäristö Toteutetun kyselyn tulokset Tuottajat Keittiöt Lähiruoan käytön esteitä tiivistetysti kyselyn tulokset Lähiruoan tarjoamisen toimintaympäristö Tukkukauppa Asiakkaat Logistiikka Pelikenttä ja pelaaminen Esimerkkitarjouspyyntö 2

3 Tuottajille kohdistettu kysely Yhteenveto 3

4 Yhteenveto Vastanneita 17 kpl Vastanneista 6 tuottajaa tiesi julkisten hankintojen ilmoitusportaalin Vastanneista 5 on ollut mukana kilpailemassa julkisista hankinnoista Vastaajista 2 toimittaa tuotteita julkisiin keittiöihin, toinen toimijoista päässyt toimittajaksi suorakilpailutuksena, ei portaalin kautta Vastaajista suurin osa on osallistuisi (8) tai ehkä olisi kiinnostunut osallistumaan (7) esim. työpajatoimintaan 4

5 Mikä tai mitkä tekijät mielestäsi estävät laajemman lähiruoan käytön julkisissa keittiöissä Erät saattavat olla pieniä, suuri kysyntä saattaa rajoittaa/hidastaa toisinaan saatavuutta, Tuotteen katkeamatonta tarjontaa. Kuntien liiana isot kilpailutus poolit. Lihapuolella näkisin ongelmaksi sen että harva tuottaja pystyy toimittamaan esikypsennettyjä tuotteita ja yleensä lähituottajat tuottavat paljon laadukkaampia tuotteita, jolloin hinta ei aina kolahda. Kova hintakilpailu Kokonaistarjoukset, kun osatarjouksia ei edes käsitellä; Hinnasta puhutaan paljon, mutta onhan käytännön esimerkkejä siitä,että jos on tahtoa - löytyy keinojakin. Siispä pohjimmiltaan kyse lienee asennoitumisesta. EU-direktiivit ja liian hankala elintarvikelainsäädäntö Tuotteidemme sopivuus julkisten keittiöiden tarpeisiin? (tuotenimike, ravitsemussisältö, valmiusaste tmv.), Kustannus- ja hintataso?, Logistiikka-asiat (tilaaminen, toimittaminen & kuljetukset, varastointi, jne), 5

6 Keittiöille kohdistettu kysely Yhteenveto 6

7 Haastavimmat asiat käytön lisäämiseen Tuotteiden saatavuus tai toimitusvarmuus?, 19 Kustannus- ja hintataso?, 13 Logistiikka-asiat (tilaaminen, toimittaminen & kuljetukset, varastointi, jne), 13 Sopivien tuottajien tai tilaajien löytäminen? 12 Tuotteiden sopivuus julkisten keittiöiden tarpeisiin? (tuotenimike, ravitsemussisältö, valmiusaste tmv.), 9 Tarjouspyynnön valmistelu?, 5 Tarjouksen tekeminen?, 5 Tarjousten vertailu ja toimittajan valinta?, 3 Vastanneita 22 7

8 Lähiruoan käytön esteet - tiivistetysti Tieto pelaajista Tieto pelikentästä Tuottajat eivät tunne keittiöiden tarpeita Keittiöt eivät tunne tuottajia Logistiset ratkaisut: varastointi ja kysyntäennuste, tilaus, tilausvahvistus, toimitus, laskutus jne Tuotteiden saatavuus ja toimitusvarmuus EI TUNNETA PELAAJIA EI TUNNETA PELISÄÄNTÖJÄ EI YHTEISTÄ PELIKENTTÄÄ EI LUOTETA KAVERIN OSAAMISEEN EI KESKINÄISTÄ LUOTTAMUSTA 8

9 Lähiruoan tarjoamisen toimintaympäristö - pelikenttä haltuun 9

10 Pelikenttä ja pelaajat Tuottaja Tukkukauppa Ruokahuoltopäällikkö Logistiikkayhtiö Asiakas Tuotekehitys Keittiö 10

11 Pelaajat: Tukkukauppa PTY Vuosijulkaisu HoReCa-tukkukauppa vastaa vähittäiskaupan ulkopuolisesta tavaranvälityksestä. Suomen ammattikeittiötä eli HoReCa-toimipaikkaa tarjoavat asiakkailleen vuosittain noin 850 miljoonaa ateriaa. PTY ry:n HoReCa-tukkukaupan kokonaismyynti (liikevaihto) vuonna 2010 oli yhteensä 1 653,7 meur. Julkisen sektorin hankintaosaamista ollaan lisäämässä ja hankintayksiköiden koon suurentuessa myös hankintamenettelyt tehostuvat, sähköisiä tietojärjestelmiä käytetään enemmän sekä osaaminen lisääntyy molemmilla puolilla. Tukut kilpailevat julkisista hankinnoista samalla viivalla muiden toimittajien kanssa tarjoten sekä omia tuotemerkkejään että brändituotteita 11

12 Logistiikka Keskitetty logistiikka (esim. Tampereen Ateria), kaksi vaihtoehtoa tuotteet ostetaan ja toimitetaan Kespron (valittu tukku) kautta tuotteet ostetaan yksittäiseltä toimittajalta, toimitus Tampereen Logistiikan jakelun kautta ehdoton vaatimus sähköinen tilausten käsittely (tilauksen vastaanotto ja tilausvahvistus) ja sähköinen laskutus Hajautettu logistiikka (esim. KUHA) logistiikkaratkaisut tuoteryhmittäin, tukkutuotteet omana osiona (ja tämä ei toki estä, etteikö tukut tarjoaisi kaikkia osioita) logistisen tehokkuuden takia halutaan, että osion tarjoajan on tarjottava kaikki osion tuotteet mikäli näin ei ole, on oikeus hylätä tarjous Logististia ratkaisuja mietittäessä on myös pidettävä mielessä tiedon logistiikka, pelkkä fyysinen ratkaisu ei riitä! Huomioi tuotelaskelmissa logistiset kulut, myös kuljetusvälineet (lavat, rullakot yms) 12

13 Pelaajat: Asiakkaat (keittiöt) Päivittäin asiakasta laajalla skaalalla Kotiateriapalvelu Juhlat ja tapahtumat Lounasravintolat Päiväkodit Koulut Oppilaitokset Palvelukeskusravintolat Sairaalat ja vanhainkodit Pirkanmaalla julkiset hankinnat mm. Tampereen Ateria PSHP Ruokapalvelujen vastuualue KuHa Hämeenkyrön Ruokapalveluyksikkö Tarpeiden kattamiseen monenlaisia tuotteita tunne asiakkaan tarve ja päättäjät 13

14 Pelikenttä ja pelaajat Tuottaja Tukkukauppa Ruokahuoltopäällikkö Logistiikkayhtiö Asiakas Tuotekehitys Keittiö 14

15 Tunne asiakas ja keskustele asiakkaan kanssa Tunne asiakkaan organisaatio Keskustele oikeista asioista oikean henkilön kanssa Tunne asiakkaan tarve Kuuntele ja kysele opettele asiakkaan liiketoiminta Tuo kehitysideoita - tarjoa ratkaisuita ongelmiin Hankinnan tarjousjaksotkin ovat niin pitkiä, että asiakastarve muuttuu sen aikana, esimerkkinä vaikka kotihoidon järjestelyt viime vuosina aiempaa enemmän tarvitaan ratkaisuja kotona syötäviksi ateriakokonaisuusiksi >> yhteistyö asiakkaan kanssa on elintärkeää! Kehitysprojekteja voidaan toteuttaa hankintasopimusten ohitse Hyödynnä mahdollisuutta laatuarviointien seurantaan 15

16 Asiakasyhteistyön merkitys Tekemällä tiivistä asiakastyötä on pienen toimijan mahdollista saada oma tuote asiakkaan valikoimaan ja mikäli tukku on valittu kokonaistoimittajaksi, myös tukkuun iso asiakas luo valmiin kysynnän Tällöin asiakaspotentiaali kasvaa välittömästi melkoisesti koska jakelukanava on valmiina myös muille asiakkaille! 16

17 Esimerkki tarjouspyyntö: KuHa Elintarvikkeet ELT201 vuodelta

18 Hankinnan kohde Hankinnan kohteena ovat Kehyskuntien keittiöillä käytettävät elintarvikkeet, jotka on jaettu seuraaviin tuoteryhmiin: Osa 1: Liha ja lihavalmisteet Osa 2: Maitotaloustuotteet Osa 3: Leipä ja leipomotuotteet Osa 4: Kalapakasteet Osa 5: Peruna Osa 6: Vihannekset Osa 7: Mustamakkara Osa 8: Tukkutuotteet 18

19 Vaatimukset Tarjouksen ja tarjottavien Tuotteiden tulee täyttää alla olevat vaatimukset. Merkinnällä *** on tässä asiakirjassa merkitty ehdottomia vaatimuksia, joiden täyttämättä jättäminen saattaa johtaa tarjouksen hylkäämiseen. Poikkeama sopimuskaudesta*** Osatarjous ***: Osatarjoukset koskien koko osaa 1, koko osaa 2, koko osaa 3, koko osaa 4, koko osaa 5, koko osaa 6, koko osaa 7 ja koko osaa 8 otetaan myös erikseen huomioon. Tarjoajan on kuitenkin tarjottava tarjoamansa osan Tuotteiden tarjoustaulukon (liite 1 välilehdet osa 1 osa 8) kaikkia Tuotteita. Vaihtoehtoinen tarjous*** Ei ole estetttä tarjota yksittäisiin osiin vain joitakin tuotteita mutta antaa asiakkaalle mahdollisuuden hylätä tarjous 19

20 Huomioi Tuotteiden laatuvaatimukset tässä selkeät Tuotteiden laatuarviointi mahdollisuus seurata omien tuotteiden arviointia Tuotteiden pisteytys - kokonaistaloudellisuus Vaihtelee osioittain Raportointi : Tarjoajan tulee pystyä toimittamaan puolivuosittain sähköisesti myyntiraportit Kehyskuntien ostamista tuotteista kuntakohtaisesti. Raporteissa tulee vähintään eritellä kustannuspaikoittain tilatut Tuotteet ja toimitusmäärät tuoteryhmittäin sekä eurosummat tuoteryhmittäin ja yhteenlaskettuna. TOP Kehyskuntien yksiköihin ja vastaaviin FIN01. Toimitukset: aikataulu, toimitustiheys ja toimitusaika Hinnoittelu tarkistusmahdollisuus Sähköinen laskutus ellei toisin sovita 20

21 Huomioi Palvelu Tarjoajan palvelua vertaillaan tarjoajan tarjoukseen liittämän palvelukuvauksen perusteella. Pisteiden saanti edellyttää, että tarjoajan palvelukuvauksesta käy ilmi miten tarjoaja toteuttaa seuraavat asiat***: Palvelu o Asiakaspalvelu nimetty yhteyshenkilö(t) Kehyskunnille, joka vastaa Toimittajan toiminnasta Asiakkaalle ja Tilaajille, 3 pistettä o Puhelinpalvelu nimetty yhteyshenkilö(t) Kehyskunnille, 2 pistettä puhelinpalvelun toimivuus, puhelun vastauksen vasteaika, helppokäyttöisyys (vastaako puhelinpalvelu heti vai ohjautuuko vaihteeseen), 3 pistettä puhelinpalvelun asiantuntevuus (ongelmanratkaisukyky ja miten toimitaan, mikäli soittajan kysymykseen ei heti löydy vastausta), 2 pistettä o Reklamaatiot reklamaatioiden käsittelyprosessi (reklamaation läpivienti yrityksessä, toimenpiteet, reagointi), 3 pistettä o Toiminnan kehittäminen yhteistyössä Kehyskuntien ruokapalvelupäälliköiden (6 kpl) kanssa Toimittaja järjestää tuotekoulutusta tarvittaessa koko sopimuskauden ajan, 2 pistettä Koulutussuunnitelma, 2 pistettä Toimittaja suunnittelee yhteistyössä Kehyskuntien ruokapalvelupäälliköiden sekä mahdollisesti myös muiden sopimustoimittajien kanssa reseptiikkaa sopimustuotteilla sopimuskautena, 2 pistettä o Mahdollisuus kommunikoida sähköisesti Kehyskunnissa olevien sähköisten järjestelmien kanssa Aromi, 1 piste Jamix, 1 piste o Web-pohjainen Tuotteiden tilausjärjestelmä, 4 pistettä 21

22 Kysy ja selvitä! Kuinka oma tuotteesi jakautuu eri kuntiin / toimipisteisiin ja millaisin volyymein tieto on koska raportointi toimittajilta vaaditaan tällä tarkkuudella! Tarkista edellisen tarjouskierroksen voittaneet tuotteet ja toimittajat Mieti oman tuotteen vahvuudet osta voittaja ja vertaa! Ota mahdolliseen käyttäjään yhteyttä ja kysy mahdollisuutta oman tuotteesi kokeiluun tuotekehitysnäkökulmasta 22

23 Iloista asiakastyötä! 23

24 Liitteenä kyselyn tuloksia 24

25 Tuottajille kohdistettu kysely Yhteenveto 25

26 Yhteenveto vastauksista väittämiin Väittämä 1= olen eri mieltä, 5= olen samaa mieltä Tarjouspyynnössä mainitun tuotenimikkeen vastaavuus omaan tuotteeseen Tuotenimikekuvausten perusteella on helppo löytää vastaava tuote omista tuotteista Tuotteesta annettavat ravitsemussisältöön (esim. rasva-, proteiini-, hiilihydraattipitoisuus, suola, natrium jne.) liittyvät tiedot Minulla on / löydän tuotteisiini helposti ja vaivatta tarjouspyynnössä vaaditut ravintosisältötiedot Tuotelaskelman laatiminen Osaan laatia tuotekalkyylin huomioiden kaikki tarvittavat kustannukset (resepti, energia, kuljetus jne) Hinnanasetanta Toisinaan hinta on asetettava jopa vuoden ajaksi, useimmiten vähintään neljän kuukauden ajanjaksolle. Hinnanasetanta ei tuota minulle vaikeuksia. Hinnanasetanta / alennukset Alennusportaiden laatiminen ja laskeminen sekä niiden merkitys omaan kannattavuuteeni on helppoa laskea. Pakkausmerkintöjen laatiminen Osaan laatia lainmukaiset pakkausmerkinnät tuotteisiini Jäljitettävyyteen liittyvien dokumenttien laatiminen Toisinaan tarjouspyynnöissä pyydetään toimittamaan jäljitettävyyteen liittyvät dokumentit. Tunnen jäljitettävyyteen liittyvät vaatimukset ja osaan laatia siihe liityvät kuvaukset ja dokumentit. Ka 3,2 2,8 2,9 3,3 2,8 3,9 3,2 26

27 Mikä tai mitkä tekijät mielestäsi estävät laajemman lähiruoan käytön julkisissa keittiöissä Erät saattavat olla pieniä, suuri kysyntä saattaa rajoittaa/hidastaa toisinaan saatavuutta, Tuotteen katkeamatonta tarjontaa. Kuntien liiana isot kilpailutus poolit. Lihapuolella näkisin ongelmaksi sen että harva tuottaja pystyy toimittamaan esikypsennettyjä tuotteita ja yleensä lähituottajat tuottavat paljon laadukkaampia tuotteita, jolloin hinta ei aina kolahda. Kova hintakilpailu Kokonaistarjoukset, kun osatarjouksia ei edes käsitellä; Saattaapi olla se kaiken pienin, eli RAHA. Kuka tekee paperisotaa diakoniatyönä??? Hinta.Hankinnat kilpailutetaan ja raha ratkaisee eikä paikallisuus tai tuotteen laadukkuus. Hinnasta puhutaan paljon, mutta onhan käytännön esimerkkejä siitä,että jos on tahtoa - löytyy keinojakin. Siispä pohjimmiltaan kyse lienee asennoitumisesta. lian pieni erä EU-direktiivit ja liian hankala elintarvikelainsäädäntö 27

28 Mikä tai mitkä tekijät mielestäsi estävät laajemman lähiruoan käytön julkisissa keittiöissä (s.2) Pienet määrät pitkin maakuntaa, suurkeittöt kun tarvii jatkuvan tasaisen tavaraan. hinta kaupan valta ja( monopoli) Tuotteidemme sopivuus julkisten keittiöiden tarpeisiin? (tuotenimike, ravitsemussisältö, valmiusaste tmv.), Kustannus- ja hintataso?, Logistiikka-asiat (tilaaminen, toimittaminen & kuljetukset, varastointi, jne), Tuotteiden tilausajat eroavat sesongista? monimutkainen byrokratia ei houkuta pienempiä toimijoita alkaa tarjoamaan tuotteita julkiselle sektorille.lisäksi on sellainen mielikuva että tuottaja ei saa kuitenkaan kunnollista hintaa tuotteesta kun kilpailutetaan samanaikaisesti ulkolaisia tuotteita. kynnystä julkisille keittiöille tarjoamiseen madaltaisi varmasti se että asiasta löytyisi helposti neuvontaa sekä valmiita lomakepohjia tarvittaviin dokumentteihin Olisi myös hyvä jos jostain heti näkisi osviittaa siitä minkälaisista hinnoista kunkin tuotteen kohdalla yleensä puhutaan,toisinsanoen,että kysyjällä ta tarjoajalla olisi jonkinlainen summittainen tieto vastapuolen hnitaodotuksista. 28

29 Keittiöille kohdistettu kysely Yhteenveto 29

30 Mikä tai mitkä tekijät mielestäsi estävät laajemman lähiruoan käytön julkisissa keittiöissä Asenteet; lähiruokaa pidetään kalliina ja paljon työtä vaativana Hankintalain tulkinnat; hankintalakia tulkitaan kuin se estäisi lähiruokahankinnat, soveltamisen tulisi olla luovaa Lähiruuan tarjoajien tottumattomuus toimia julkisen keittiön kanssa ja tietämättömyys mitä keittiö edellyttää tuotteilta, pienet erät eikä osata verkostoitua ja sitä kautta hakea volyymia. Lähtökohtana tulisi olla tarpeeseen vastaaminen eli pitää olla selvillä mitä tarvitaan ja tuottaa ja markkinoida sitä eikä tuottaa sitä mitä itse haluaa (karrikoidustti sanottuna). riittävän volyymin puute. tasaisen tuotevirran puute. laadulliset vaihtelut. hinta 30

31 Mikä tai mitkä tekijät mielestäsi estävät laajemman lähiruoan käytön julkisissa keittiöissä (s. 2) Kysynnän ja tarjonna kohtaamattomuus Keskitetyn hankintakanavan puute sekä korkeampi hinta joillain tuotealueilla. Ei ole saatavana tarpeellisia määriä ja esikäsittely puuttuu! pientoimituksiin ja -hankintoihin liittyvä lisätyö tiedonpuute siitä, mistä saa lähiruokaa tietämättömyys mitä tuotteita lähialueella on saatavana kunnan / päättäjien suhtautuminen lähiruokaan huonoa ( ei ymmärretä lähiruoan käytön laajempaa aluetta parantavaa vaikutusta) pienten lähiruokatuottajien tietämättömyys/ osaamattomuus tarjouspyyntöihin vastaamiseen logistiikka 31

32 Haastavimmat asiat käytön lisäämiseen Tuotteiden saatavuus tai toimitusvarmuus?, 19 Kustannus- ja hintataso?, 13 Logistiikka-asiat (tilaaminen, toimittaminen & kuljetukset, varastointi, jne), 13 Sopivien tuottajien tai tilaajien löytäminen? 12 Tuotteiden sopivuus julkisten keittiöiden tarpeisiin? (tuotenimike, ravitsemussisältö, valmiusaste tmv.), 9 Tarjouspyynnön valmistelu?, 5 Tarjouksen tekeminen?, 5 Tarjousten vertailu ja toimittajan valinta?, 3 Vastanneita 22 32