REKISTERÖIDYN OIKEUKSIEN TOTEUTTAMINEN POLIISISSA: TARKASTUSOIKEUS, TIEDON KORJAAMINEN JA INFORMOINTI

Transkriptio

1 Poliisihallitus OHJE 1 (9) Päivämäärä Nro /2012/66 Voimassaoloaika Säädösperuste Laki poliisin hallinnosta (110/1992) 4 Laki henkilötietojen käsittelystä poliisitoimessa (761/2003) 44 ja 48 Kumoaa Kohderyhmät Poliisi REKISTERÖIDYN OIKEUKSIEN TOTEUTTAMINEN POLIISISSA: TARKASTUSOIKEUS, TIEDON KORJAAMINEN JA INFORMOINTI 1 Tarkoitus ja soveltamisala Tässä ohjeessa määritellään rekisteröidyn tarkastusoikeuden käytön toteuttaminen niiden poliisin tietojärjestelmien osalta, joista on säädetty henkilötietojen käsittelystä poliisitoimessa annetussa laissa (761/2003, jäljempänä poliisin henkilötietolaki). Muiden poliisihallinnon henkilörekisterien tarkastusoikeuden toteuttamisessa tulee noudattaa henkilötietolain (523/1999) 28 :ssä kuvattua menettelyä. Ohjeessa määritellään myös tiedon korjaamisen ja tietojen käsittelyä koskevan tiedonantovelvollisuuden toteuttaminen. Ohje täydentää määräystä rekisterinpidosta poliisissa (2020/2011/1423). 2 Rekisteriselosteet ja niiden saatavilla pito Henkilötietolain 10 :n mukaan rekisterinpitäjän on laadittava henkilörekisteristä rekisteriseloste, josta ilmenee: rekisterinpitäjän ja tarvittaessa tämän edustajan nimi ja yhteystiedot henkilötietojen käsittelyn tarkoitus kuvaus rekisteröityjen ryhmästä tai ryhmistä ja näihin liittyvistä tiedoista tai tietoryhmistä mihin tietoja säännönmukaisesti luovutetaan ja siirretäänkö tietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle kuvaus rekisterin suojauksen periaatteista Rekisterinpitäjän on pidettävä rekisteriseloste jokaisen saatavilla. Velvollisuudesta pitää rekisteriseloste saatavilla voidaan poiketa, jos se on välttämätöntä valtion turvallisuuden, puolustuksen tai yleisen järjestyksen ja turvallisuuden vuoksi, rikosten ehkäisemiseksi tai selvittämiseksi taikka verotukseen tai julkiseen talouteen liittyvän valvontatehtävän vuoksi. Poliisihallitus Vuorikatu 20 A, PL 302, HELSINKI kirjaamo.poliisihallitus@poliisi.fi, Puh , Faksi

2 Poliisihallitus 2 (9) Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999, jäljempänä julkisuuslaki) 18 :n mukaan viranomaisen tulee hyvän tiedonhallintatavan luomiseksi ja toteuttamiseksi huolehtia asiakirjojen ja tietojärjestelmien sekä niihin sisältyvien tietojen asianmukaisesta saatavuudesta, käytettävyydestä ja suojaamisesta sekä eheydestä ja muusta tietojen laatuun vaikuttavista tekijöistä sekä tässä tarkoituksessa erityisesti: 2) laatia ja pitää saatavilla kuvaukset pitämistään tietojärjestelmistä sekä niistä saatavissa olevista julkisista tiedoista, jollei tiedon antaminen ole vastoin lain 24 :n tai muun lain säännöksiä (tietojärjestelmäseloste). Henkilötietolain 24 :n mukaan rekisterinpitäjän on henkilötietoja kerätessään huolehdittava siitä, että rekisteröity voi saada tiedon rekisterinpitäjästä ja tarvittaessa tämän edustajasta, henkilötietojen käsittelyn tarkoituksesta sekä siitä, mihin tietoja säännönmukaisesti luovutetaan, samoin kuin ne tiedot, jotka ovat tarpeen rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseksi asianomaisessa henkilötietojen käsittelyssä. Tiedot on annettava henkilötietoja kerättäessä ja talletettaessa tai, jos tiedot hankitaan muualta kuin rekisteröidyltä itseltään ja tietoja on tarkoitus luovuttaa, viimeistään silloin kun tietoja ensi kerran luovutetaan. Poliisin henkilötietolain 43 :n mukaan poliisin on kerätessään henkilötietoja poliisilain 1 :n 3 momentissa tarkoitettujen tehtävien suorittamiseksi huolehdittava henkilötietolain 24 :n 1 momentissa tarkoitetusta tiedonantovelvollisuudesta. Tätä velvollisuutta poliisilla ei ole kerätessään, tallettaessaan ja luovuttaessaan poliisilain 1 :n 1 momentissa tarkoitettujen tehtävien suorittamiseksi tarpeellisia henkilötietoja. Poliisin valtakunnallisien henkilörekisterien osalta julkisuuslain 18 :n ja henkilötietolain 24 :n edellyttämät tiedot on sisällytetty tietojärjestelmäselosteisiin. Sisäasiainministeriön poliisiosasto on kirjeillään (SM /Si-2, ; SM /Si-2, ja SM /Si-2, ) antanut poliisihallinnon yksiköille ohjeet poliisin henkilörekisterit kansion pitämisestä sen seikan varmistamiseksi, että jokainen henkilötietolain :ssä ja henkilötietojen käsittelystä poliisitoimessa annetun lain :ssä säädettyä tarkastusoikeutta käyttävä henkilö voi saada lainsäädännössä mainittujen velvoitteiden lisäksi mahdollisimman joustavasti tietoa poliisin henkilörekistereistä. Poliisiyksiköiden tehtävänä on ollut varmistaa, että poliisin henkilörekisterit kansio on sijoitettuna jokaiseen poliisin asiakaspalvelupisteeseen. Kansiossa tulee olla ajantasaisena: henkilötietolaki (523/1999) poliisin henkilötietolaki (761/2003) määräys rekisterinpidosta poliisissa ohje rekisteröidyn oikeuksien toteuttamisesta poliisissa tietosuojaselosteet poliisin valtakunnallisista henkilörekistereistä rekisteriselosteet poliisiyksikön käytössä olevista henkilötietojen käsittelyssä poliisitoimessa annetun lain 6 :n 2 momentissa tarkoitetuista poliisiyksikkökohtaisista rekistereistä, ellei rekisteriselosteen saatavilla pitoa ole laissa rajoitettu tarkastusoikeuden käyttöä varten laaditut lomakkeet

3 Poliisihallitus 3 (9) Poliisin valtakunnallisten henkilörekistereiden tietosuojaselosteet ovat nähtävissä myös poliisin valtakunnallisessa tietoverkossa ( 3 Vastuuhenkilöt Poliisihallinnon tietojärjestelmien rekisterinpitoon ja ylläpitoon liittyvät tehtävät, vastuut ja vastuuhenkilöt ovat määritelty määräyksessä poliisin rekisterinpidosta (2020/2011/1423). Määräyksessä jokainen poliisiyksikkö on velvoitettu nimeämään rekisteröityjen oikeuksia toteuttava henkilö ja hänelle tarvittavan määrän varahenkilöitä. Vastuuhenkilöiden nimet, virka-asema ja puhelinnumero on merkittävä edellä mainittuun poliisin henkilörekisterit -kansioon sille varatulle paikalle. 4 Tarkastusoikeuden käyttöön liittyvät menettelytavat ja rajoitukset 4.1 Pyynnön esittäminen ja vastaanottaminen Henkilötietolain 26 :n mukaan jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan tarkastaa itseään tai huollossaan olevaa lasta koskevat tiedot, jos tiedot on talletettu henkilörekisteriin ja ne koskevat tiedon pyytäjää tai hänen huollossaan olevaa lasta. Myös alaikäisellä eli alle 18-vuotiaalla on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot, mikäli hän ikäänsä, kehitystasoonsa ja asian laatuun nähden ymmärtää asian merkityksen. Alaikäisen itsemääräämisoikeuden arviointi ja edellä mainittujen kriteerien täyttyminen arvioidaan tapauskohtaisesti. Lähtökohtaisesti yli 15-vuotiaalla on tarkastusoikeus. Viime kädessä asian ratkaisee tuomioistuin. Myös edunvalvojalla on oikeus tarkastaa päämiehensä tiedot hänen puolestaan, mikäli tarkastusoikeuden käyttö sisältyy edunvalvojalle annettuun määräykseen. Henkilötietolaissa säädetyn tarkastusoikeuden lisäksi tietoja on mahdollista pyytää ja saada muualla lainsäädännössä olevien tietojensaantisäännösten nojalla ja niissä säädetyin edellytyksin. Nämä muut säännökset saattavat oikeuttaa laajempaan tiedonsaantiin kuin mitä henkilötietolain mukaisen tarkastusoikeuden nojalla voi saada. Esimerkiksi julkisuuslain mukaisen asianosaisen tiedonsaantioikeuden perusteella on mahdollista saada myös muita henkilöitä koskevia tietoja, jos ne ovat voineet vaikuttaa asianosaisen etuihin, oikeuksiin tai velvollisuuksiin. Viranomaisella on velvollisuus neuvoa ja antaa lisätietoja siitä, onko tarkoituksenmukaista käyttää henkilötietolain mukaista tarkastusoikeutta vai julkisuuslain mukaista asianosaisen tiedonsaantioikeutta. Poliisin henkilötietolain 44 :n 2 momentin mukaan rekisteröidyn on tarkastusoikeutta käyttäessään esitettävä tätä tarkoittava pyyntö henkilökohtaisesti poliisin luona ja todistettava henkilöllisyytensä. Rekisteröidyllä voi olla mukanaan avustaja. Tarkastusoikeuden toteuttamista helpottamaan on suunniteltu erilliset lomakkeet. Lomakkeiden käyttäminen ei ole

4 Poliisihallitus 4 (9) 4.2 Tarkastusoikeuden toteuttaminen kuitenkaan ehdoton edellytys tarkastusoikeuden toteuttamiselle. Pyyntö voidaan esittää myös muulla asiakirjalla. Poliisiyksikössä lomakkeen tai vastaavan asiakirjan vastaanottavan henkilön on varmistettava pyynnön esittäjän henkilöllisyys ja tehtävä tästä merkintä asiakirjaan. Pyyntöasiakirjasta on käytävä ilmi se, mihin poliisin tietojärjestelmään tai muuhun poliisin henkilörekisteriin henkilö haluaa käyttää tarkastusoikeuttaan. Henkilöä on tarvittaessa avustettava asiakirjan täyttämisessä. Tarkastusoikeuden käyttäjälle on annettava hänen niin halutessaan informaatiota rekisteriselosteista ja rekistereihin talletetuista tietoryhmistä sekä tietojenkäsittelyn logiikasta. Muiden henkilörekisterien osalta tarkastusta pyytävä tulee ohjata suoraan kunkin rekisterinpitäjän puoleen. Tarkastusoikeutta koskeva pyyntö tulee aina esittää asianomaiselle rekisterinpitäjälle (yritykselle, viranomaiselle, työnantajalle, yhdistykselle jne.). Tarkastuspyynnön ottaa vastaan ensisijaisesti poliisiyksikön tehtävään määräämä rekisteriasioita hoitava henkilö. Pyyntöasiakirjan vastaanottamisen yhteydessä henkilölle on kerrottava, ellei tarkastusoikeutta voida toteuttaa välittömästi, milloin ja miten häntä itseään koskevat tiedot on tarkastettavissa. Vastuuhenkilön on ilman aiheetonta viivytystä varattava rekisteröidylle tilaisuus tutustua tietoihinsa. Tarkastusoikeuden epäämisen veroisena pidetään sitä, ettei rekisteröity ole saanut kolmen kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä kirjallista vastausta. Säännöksessä tarkoitettu määräaika tarkoittaa sitä aikaa, jonka kuluessa pyynnön esittäjälle on vastattava. Itse tietojen antamiseen voi kulua pidempikin aika. Ilman erityisen painavia perusteita tietojen antamiseen ei saa kulua yli kolmea kuukautta, koska rekisteröidylle on varattava ilman aiheetonta viivytystä tilaisuus tutustua itseään koskeviin tietoihin. Tarkastusoikeuden pyyntöasiakirjasta otetaan poliisille jäljennös ja alkuperäinen asiakirja luovutetaan henkilölle itselleen tarkastusoikeusmenettelyn päätyttyä. Tarkastusoikeuden toteuttaneen poliisiyksikön on säilytettävä pyyntöasiakirjajäljennöksiä kahden vuoden ajan tarkastusoikeuden toteuttamisajankohdasta lukien. Samoin on säilytettävä tieto siitä, mitä rekisteritietoja henkilölle luovutettiin. Tarkastusoikeus voidaan toteuttaa rekisterinpitäjän luona tai jokaisessa kihlakunnan poliisilaitoksessa seuraavien rekisterien osalta: poliisiasiain tietojärjestelmä hallintoasiain tietojärjestelmä kansallinen Schengen-tietojärjestelmä poliisin valtakunnallisessa käytössä olevat tilapäiset tai manuaalisesti ylläpidettävät henkilörekisterit hätäkeskustietojärjestelmä poliisin tietojen osalta ulkomaalaisrekisteri poliisin tietojen osalta Kun tarkastuspyyntö kohdistuu kansalliseen Schengen-tietojärjestelmään, tulee poliisilaitoksen vastuuhenkilön ottaa yhteys kirjallisessa muodossa tietosuojaselosteessa mainittuihin keskusrikospoliisin henkilöihin sen var-

5 Poliisihallitus 5 (9) 4.3 Tarkastusoikeuden rajoitukset mistamiseksi, että tarkastusoikeus toteutuu myös kansalliseen Schengentietojärjestelmään kuuluvan SIRENE-toimiston asiankäsittelyjärjestelmän osalta. Poliisin henkilötietolain 46 :n mukaan Euroopan poliisivirasto antaa Euroopan poliisiviraston tietojärjestelmästä tiedot tarkastamista varten. Tätä tarkoittava pyyntö on esitettävä poliisilaitokselle, joka saattaa asian viipymättä Euroopan poliisiviraston käsiteltäväksi. Poliisilaitoksen on ilmoitettava pyynnön tehneelle henkilölle, että Euroopan poliisivirasto vastaa hänelle suoraan. Jokaisella on lisäksi oikeus pyytää Europolin yhteistä valvontaviranomaista varmistamaan, että häntä koskevien henkilötietojen kerääminen, tallettaminen, käsittely ja käyttö Europolissa tapahtuu lainmukaisesti ja oikein. Tätä tarkoittava pyyntö on esitettävä poliisilaitokselle tai tietosuojavaltuutetulle, joka saattaa asian viipymättä Europolin yhteisen valvontaviranomaisen käsiteltäväksi. Jokaisella on oikeus pyytää tietosuojavaltuutettua varmistamaan, että Europolin kansallisen yksikön häntä koskevien tietojen tallettaminen Europolin tietojärjestelmään, muu välittäminen Europolille sekä tietojen käyttö tapahtuu lainmukaisesti ja siten, ettei yksilön oikeuksia loukata. Tätä tarkoitusta varten tietosuojavaltuutetulla on oikeus päästä Europolin kansallisen yksikön tiloissa Europolin tietojärjestelmään sekä Europolin kansallisen yksikön kirjaamiin tiedonvälitystä koskeviin tietoihin. Poliisin henkilötietolain 45 :n mukaan rekisteröidyllä itsellään ei ole tarkastusoikeutta epäiltyjen tietojärjestelmään, suojelupoliisin toiminnalliseen tietojärjestelmään, Europol-tietojärjestelmään eikä kansalliseen Schengentietojärjestelmään Schengenin yleissopimuksen 109 artiklan 2 kappaleessa tarkoitetuissa tapauksissa, eikä muihin poliisin henkilörekistereihin sisältyviin henkilöä tai tekoa koskeviin luokitus-, tarkkailu-, tekotapa- tai tietolähdetietoihin. Tietosuojavaltuutettu voi kuitenkin rekisteröidyn pyynnöstä tarkastaa edellä mainittujen rekisteröityä koskevien tietojen lainmukaisuuden (= välillinen / rajoitettu tarkastusoikeus). Pyyntö tietosuojavaltuutetulle voidaan ottaa vastaan kihlakunnan poliisilaitoksessa tai rekisterinpitäjän luona. Rekisterinpidon lainmukaisuutta tarkastettaessa tietosuojavaltuutettu kiinnittää erityisesti huomiota tietojenkäsittelytapaan, käsiteltävien tietojen tarpeellisuuteen ja virheettömyyteen, tietojen tallettamisajankohtaan sekä rekisteröidyn oikeuksien toteutumismahdollisuuteen. Rekisteröidylle annettavassa vastauksessa ei kuitenkaan ilmaista tarkastuksessa saatuja tietoja ei siis myöskään sitä, onko rekisterissä ylipäätään pyynnön esittäjää koskevia tietoja. Poliisin henkilötietolain 45 :n 1 momentin 5 kohdassa tarkoitettuja henkilöä tai tekoa koskevia luokitus-, tarkkailu-, tekotapa- tai tietolähdetietoja, joihin rekisteröidyllä itsellään ei ole tarkastusoikeutta, on poliisiasiain tietojärjestelmään talletettuna seuraavasti:

6 Poliisihallitus 6 (9) kaikki henkilöä koskevat, hänen omaan turvallisuuteensa tai poliisin työturvallisuuteen vaikuttavat tiedot etsintäkuulutustietoihin talletetut henkilön tarkkailemiseksi tehdyt kuulutustiedot etsittävien moottoriajoneuvojen tietoihin talletetut moottoriajoneuvoilla liikkuvien tarkkailtavien henkilöiden kuulutustiedot pidätettyjen tietoihin talletetut kohdehenkilön säilytysturvallisuuteen liittyvät tiedot tekotapatiedot tuntomerkkitiedoista asiasanat, erityistuntomerkit, valokuvat, sormen- ja kämmenenjäljet, DNA-näytteet ja niiden luokitustiedot sekä jalkineenjäljet tietolähdetiedot Henkilötietolain 27 :n mukaan tarkastusoikeutta ei ole, jos tiedon antaminen saattaisi vahingoittaa valtion turvallisuutta, puolustusta, yleistä järjestystä ja turvallisuutta taikka haitata rikosten ehkäisemistä tai selvittämistä. Tarkastusoikeutta ei myöskään ole, jos tiedon antaminen saattaisi aiheuttaa vakavaa vaaraa rekisteröidyn terveydelle tai hoidolle taikka jonkun muun oikeuksille. Henkilörekisterit, joita käytetään yksinomaan historiallista tai tieteellistä tutkimusta tai tilastointia varten, jäävät myös tarkastusoikeuden ulkopuolelle samoin kuin, jos rekisterissä olevia henkilötietoja käytetään valvonta- ja tarkastustehtävissä ja tiedon antamatta jättäminen on välttämätöntä Suomen tai Euroopan unionin tärkeän taloudellisen tai rahoituksellisen edun turvaamiseksi. Rekisteröidyn tarkastusoikeutta voidaan rajoittaa henkilötietolain 27 :n perusteella ainoastaan silloin, kun se on yksittäistapauksessa välttämätöntä edellä mainittujen seikkojen varmistamiseksi. Jos tarkastusoikeuden käyttöön liittyvä pyyntö kohdistuu sellaisiin rekisteritietoihin, joihin liittyvän tapauksen tutkinta on kesken tai asia on muutoin avoin, tarkastusoikeuden käyttäminen tapahtuu tapauksen tutkinnanjohtajaksi nimetyn tai hänen esimiehensä luvalla. Koska jo pelkkä tieto ilmoituksen kirjaamisestakin saattaa vaarantaa rikoksen selvittämisen, ei tarkastusoikeuttaan käyttävälle henkilölle tule kertoa edes tätä tietoa tutkinnassa olevasta tapauksesta ilman lupaa. Mikäli tarkastusoikeutta käytettäessä ilmenee, että vain osa rekisterin tiedoista kuuluu tarkastusoikeuden ulkopuolelle, on rekisteröidyllä kuitenkin oikeus saada tietää muut hänestä talletetut tiedot. 4.4 Tietojen antamisen laajuus ja henkilöllinen ulottuvuus Tarkastusoikeuden perusteella jokaisella on oikeus tarkastaa kaikki henkilörekisteriin talletetut, itseään koskevat tiedot. Henkilörekisteri muodostuu kaikista samaa käyttötarkoitusta varten kerätyistä tiedoista, joten samaan henkilörekisteriin kuuluvia tietoja voi olla esimerkiksi sähköisessä muodossa, paperikansiossa tai kortistossa. Tiedot voivat olla myös ääni- tai kuvatallenteella ja tiedot voivat olla eri henkilöiden hallussa tai muutoin eri paikoissa. Tästä huolimatta tarkastusoikeus koskee kaikkia edellä mainittuja tietoja tallennusmuodosta tai -paikasta riippumatta.

7 Poliisihallitus 7 (9) 4.5 Tietojen antaminen tarkastettavaksi Jos rekisteröity haluaa käyttää tarkastusoikeuttaan ääni- ja kuvatallenteisiin, tulee hänen tiedon etsimiseksi ilmoittaa paikka ja mahdollisimman tarkka aika, jolloin nauhoittaminen esimerkiksi kameravalvontajärjestelmällä on tapahtunut. Joskus pyynnön esittäjän on tarpeen liittää tarkastusoikeuspyyntöön oma kuvansa. Tarkastusoikeus koskee ainoastaan niitä tallenteen kuvia, joissa tietoja pyytävä henkilö on mukana. Erityisesti poliisiasiain tietojärjestelmän tutkinnan ja virka-avun tietojen kohdalla rajan vetäminen tarkastusoikeuttaan käyttävää henkilöä itseään koskevien ja muita koskevien tietojen välillä on ongelmallista, koska järjestelmä on perinteiseen henkilöön perustuvan henkilörekisterin lisäksi asiaperusteinen rekisteri. Samaan ilmoitukseen voi olla kirjattuna useita eri asianimikkeitä ja useiden eri henkilöiden tietoja. Koska rekisteröidyn tarkastusoikeutensa rajoittuu vain hänen omiin tietoihinsa ja omaan osuuteen (asemaan ja rooliin) asiassa, on kaikkien muiden ilmoitukseen kirjattujen henkilöiden henkilötiedot poistettava annettavista tiedoista esimerkiksi mustaamalla. Laajuutta arvioitaessa on otettava huomioon myös henkilötunnuksen käsittelyyn liittyvät velvoitteet sekä julkisuuslain 24 :n 1 momentin 31 kohdan mukaisten asiakirjoihin liittyvien osoite-, puhelinnumero- tms. tietojen salattavuuden merkitys sekä väestötietolain (507/1993) 25 :n 4 momentin velvoitteet turvakiellon alaisia tietoja käsiteltäessä. Tarkastusoikeuden alaiset tiedot on annettava rekisteröidylle ymmärrettävässä muodossa. Tietojen antaminen tarkoittaa tietoihin (asiakirjoihin tai tulosteisiin) tutustumista. Pyydettäessä tiedot annetaan kirjallisesti. Tiedot voidaan lähettää pyydettäessä myös postitse saantitodistusta vastaa edellyttäen, että tarkastuspyyntö on jätetty henkilökohtaisesti poliisille. Tietoja annettaessa tulee huomioida myös se, että poliisin henkilörekistereistä saaduissa tulosteissa saattaa esiintyä lyhenteitä, joiden merkitys tulee kertoa henkilölle epäselvyyksien välttämiseksi. Tällaisia lyhenteitä ovat esimerkiksi poliisiasiain tietojärjestelmässä olevat jutun tilaa koskevat tiedot; AV, TP, JP, SJÄ jne. Tietoturvasyistä tietoja annettaessa on asiakirjoista poistettava mahdolliset tietojen esillehakijaa ja tietokonetta koskevat yksilöivät tiedot. Tietoja ei saa myöskään näyttää suoraan päätteeltä. Mikäli rekisteröidylle kieltäydytään antamasta tietoja, on hänelle annettava tästä kirjallinen kieltäytymistodistus, josta ilmenee myös kieltäytymisen syy. Kieltäytymistodistuksen saatuaan, tai jos rekisteröity ei saa kolmen kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä kirjallista vastausta rekisterinpitäjältä, hän voi saattaa asian kirjallisesti tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. Kieltäytymistodistuksena voidaan käyttää tarkastusoikeuden käyttämiseen suunniteltua poliisilomaketta tai todistus voidaan laatia erilliselle asiakirjalle. Kieltäytymistodistusjäljennös tulee säilyttää pyyntöasiakirjajäljennöksen tavalla muun muassa oikeusturvasyiden vuoksi.

8 Poliisihallitus 8 (9) Tietosuojavaltuutetun on ratkaistava henkilötietolain 40 :n 2 momentin mukaan tarkastusoikeuteen liittyvä asia, jonka rekisteröity on saattanut hänen käsiteltäväkseen. Vasta tietosuojavaltuutetun tekemään päätökseen voidaan hakea muutosta valittamalla noudattaen, mitä hallintolainkäyttölaissa (586/1996) säädetään. 4.6 Tarkastusoikeuden kustannukset ja maksuperuste Poliisi voi periä tarkastusoikeuden käyttämisestä maksun vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran käytti tarkastusoikeuttaan, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi. Rekisteröityä tulee hyvän hallintotavan mukaisesti informoida mahdollisista kustannuksista ennen tarkastusoikeuden käyttämistä. Tarkastusoikeuden kustannukset on määriteltävä kohtuullisiksi, eikä se saa ylittää tiedon antamisesta aiheutuvia välittömiä kustannuksia 5 Rekisteriin talletetun henkilötiedon oikaiseminen, poistaminen ja täydentäminen Henkilötietolain 9 :n mukaan henkilörekisteriin kerättyjen tietojen tulee olla tarpeellisia kyseessä olevaan käyttötarkoitukseen, eivätkä ne saa olla virheellisiä, puutteellisia tai vanhentuneita. Rekisterinpitäjän tulee henkilötietoja kerätessään ja muutoin käsitellessään huolehtia tietojen oikeellisuudesta ja tarvittaessa oma-aloitteisesti korjata tiedot. Jokaisella on rekisteröitynä oikeus vaatia itseään koskevan, henkilörekisteriin talletetun tiedon korjaamista, jos rekisteröity on esim. tietojaan tarkastaessaan tai muutoin havainnut niissä virheitä. Henkilötietolain 29 :n 1 momentin mukaan rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Rekisterinpitäjän on myös estettävä tällaisen tiedon leviäminen, jos tieto voi vaarantaa rekisteröidyn yksityisyyden suojaa tai hänen oikeuksiaan. Poliisin henkilötietolain 27 :n mukaan virheelliseksi todetun tiedon saa säilyttää, jos se on tarpeen rekisteröidyn, muun asianosaisen tai poliisin henkilöstöön kuuluvan oikeuksien turvaamiseksi, ei kuitenkaan kansallisessa Schengenin tietojärjestelmässä. Tällaista tietoa saa käyttää ainoastaan mainitussa oikeuksien turvaamisen tarkoituksessa. Rekisterinpitäjä ei ole velvollinen korjaamaan henkilörekisterissä olevaa tietoa, jos tieto ei rekisterinpitäjän käsityksen mukaan ole käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut. Tietojen oikeellisuutta ja tarpeellisuutta arvioidaan tietojen tallettamishetken mukaan. Rekisterinpitäjän on tällöin annettava rekisteröidylle kirjallinen kieltäytymistodistus, josta ilmenevät myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Jos rekisterinpitäjä ei hyväksy korjausvaatimusta, rekisteröity voi pyytää tietosuojavaltuutettua antamaan rekisterinpitäjälle määräyksen tietojen korjaamisesta.

9 Poliisihallitus 9 (9) Poliisin valtakunnallisia henkilörekistereitä koskeva rekisteröidyn esittämä edellä mainittu vaatimus on otettava vastaan jokaisessa poliisin yksikössä. Vaatimus, vaatimuksen esittäjää koskevat tiedot sekä asian ratkaisemisessa mahdollisesti tarvittava, käsillä oleva aineisto on viipymättä toimitettava poliisin ylijohtoon rekisterinpitäjälle (Poliisihallitus, tekniikan yksikkö, PL 302, Helsinki). Samalla vaatimuksen esittäjälle tulee kertoa, että poliisin ylijohto rekisterinpitäjänä vastaa vaatimuksen esittäjälle suoraan. Yksikkökohtaiseen rekisteriin kohdistuva vaatimus on osoitettava suoraan rekisterinpitäjälle (rekisterin perustanut yksikkö), joka vastaa vaatimuksen esittäjälle. Poliisiylijohtaja Mikko Paatero Tekninen johtaja Pirkko Paavola-Häggblom LIITTEET JAKELU TIEDOKSI Liite 1, poliisihallinnon tietojärjestelmät ja rekisterinpito Poliisihallituksen yksiköt Keskusrikospoliisi Liikkuva poliisi Suojelupoliisi Poliisin tekniikkakeskus Poliisiammattikorkeakoulu Poliisilaitokset HALTIK Sisäasiainministeriön poliisiosasto Tietosuojavaltuutetun toimisto SEITTI Internet