RANUAN KUNNAN KIINTEISTÖJEN ENERGIANSÄÄSTÖHANKKEEN KUTSU OSALLISTUMISHAKE- MUKSILLE JA HANKEKUVAUS

Transkriptio

1 1 RANUAN KUNNAN KIINTEISTÖJEN ENERGIANSÄÄSTÖHANKKEEN KUTSU OSALLISTUMISHAKE- MUKSILLE JA HANKEKUVAUS Ranuan kunta (jäljempänä myös Hankkija ) pyytää teitä ilmoittamaan kiinnostuksenne tarjouksen jättöön Hankkijan omistamissa ja hallitsemissa kiinteistöissä toteutettavan energiatehokkuushankkeen (jäljempänä myös kehityshanke ) kumppanin valinnassa julkisella hankintamenettelyllä järjestettävässä tarjouskilpailussa. Tarjouskilpailun tarkoituksena on muun ohessa saada tarjoajilta innovatiivisia toimintamalleja ja käytännön ratkaisumalleja kehityshankkeen toteuttamiseksi. Kehityshankkeen suunnittelu ja toteuttaminen edellyttää kehityshankkeeseen valittavan kumppanin henkilökunnan asiantuntemuksen ja pätevyyden erityistä arviointia. Tämän vuoksi, ja koska kehityshankkeen monitahoinen luonne ei mahdollista sen asianmukaista etukäteistä kokonaishinnoittelua, kumppanin valinta toteutetaan neuvottelumenettelyllä. Hankkija pyytää kiinnostuneita osallistujaehdokkaita lähettämään osallistumishakemuksen. Osallistumishakemusten perusteella valitaan kolme tarjoajaa, edellyttäen että soveltuvia hakijoita on riittävästi. Valituille tarjoajille lähetetään neuvottelukutsu ja tarjouspyyntö. Neuvotteluiden ja tarjousten perusteella Hankkija valitsee kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjoajan energiatehokkuuskumppanikseen kiinteistöjen kehittämisessä. 1. Hankekuvaus 1.1 Kehityshankkeen tausta Ranuan kunta etsii kumppania julkisiin rakennuksiinsa ja kiinteistöihinsä kohdistuvaan energiatehokkuutta parantavaan kehityshankkeeseen. Kehityshanke on osa Hankkijan pyrkimystä toteuttaa energiapalveludirektiivin ja Työ- ja Elinkeinoministeriön ja julkishallinnollisen yhteisön välisen Energiatehokkuussopimuksen tavoitteita. Hankkija on solminut energiatehokkuussopimuksen Työ- ja elinkeinoministeriön kanssa. Kehitysankkeessa hyödynnetään yksityisen sektorin energiatehokkuusosaamista ja kokemusta energiansäästöhankkeiden toteuttamisesta. Kehityshankkeen toteuttamiseksi Hankkija järjestää tarjouskilpailun. Tarjouskilpailu koskee oheisessa liitteessä (liite 1) mainittuja kohdekiinteistöjä, joissa kumppani toteuttaa energiatehokkuuteen tähtääviä toimia. Tarjouskilpailun tarkoituksena on saada tarjoajilta innovatiivisia toimintamalleja ja käytännön ratkaisumalleja kehityshankkeen toteuttamiseksi, sekä valita Hankkijan kannalta kokonaistaloudellisesti edullisin kumppani kehityshankkeen toteuttamiseen. Tarjouspyynnön kohteena olevan hankinnan arvo ylittää kansallisen kynnysarvon, mutta jää alle EU-kynnysarvon. Kannattavuusselvityksen (liite 2) mukaan kehityshankkeen kokonaisarvon arvioidaan olevan enintään n. 1,0 M. Hankkija tavoittelee energiansäästöinvestoinneille alle 12 vuoden takaisinmaksuaikaa. Kohdekiinteistöt ja niiden energiatilastoja ja muita lähtötietoja on esitetty liitteessä 1.

2 2 1.2 Hankinnan keskeiset tavoitteet Kehityshankkeen avulla pyritään kehittämään kohdekiinteistöjä tekemällä investointeja, joilla muun ohessa - kiinteistöjen teknistä tasoa kohotetaan - kiinteistöjen kokonaisenergiataloutta parannetaan - kiinteistöjen ympäristökuormaa pienennetään - kiinteistöjen sisäympäristön laatua parannetaan tai vähintään ylläpidetään nykyinen laatutaso Lisäksi tavoitteena on, että - kohdekiinteistöissä toteutuu vähintään 9 % kokonaisenergiansäästötavoite - kohdekiinteistöjen energiatehokas ylläpito ja säästöjen synty myös jatkossa varmistetaan - energiansäästö todennetaan ja varmennetaan - hankkeen avulla kohdekiinteistöjen teknisen ylläpidon tehokkuus paranee - kehityshankkeen avulla kohdekiinteistöjen energiatehokkuutta voidaan jatkokehittää päivittäisen ylläpidon keinoin - kehityshankkeessa hyödynnetään ne julkiset tuet ja avustukset, joita energiatehokkuuden parantamiseen on saatavilla - kehityshankkeen takaisinmaksuaika saa olla enintään 12 vuotta - valittu kumppani voi tarvittaessa huolehtia takaisinmaksuajan aikaisesta rahoituksesta 1.3 Kehityshankkeen toteuttaminen ja vaiheet Toimenpiteet suunnittelee ja toteuttaa valittava kumppani. Kumppanin ja sen kehityshankkeeseen osallistuvan henkilökunnan on oltava kiinteistöjen energiansäästöhankkeisiin kykeneviä sekä omattava tarvittavat resurssit, koulutus ja kokemus kehityshakkeen läpiviemiseksi kolmessa vaiheessa seuraavasti: 1) Suunnittelu- ja kehitysvaiheessa, vaihe 1 Kumppani etsii ja määrittelee energiansäästötoimenpiteet ja palvelut kohdekiinteistöihin sekä arvioi säästövaikutukset ja antaa sitoumuksen syntyville säästöille. Kumppanin tulee esittää vaiheen päättyessä kiinteistökohtaisesti: o Kohdekiinteistössä havaitut ongelmat o Toimenpide-ehdotukset energia- ja muiden ylläpitokustannusten pienentämiseksi o Toimenpide-ehdotukset havaittujen ongelmien poistamiseksi o Kiinteä hinta toimenpiteiden toteuttamisesta o Taatut energian ym. -säästöt o Takaisinmaksuaika Lisäksi kumppani laatii Hankkijalle toimintasuunnitelman ja -mallin siitä, kuinka säästöjen syntyminen varmistetaan vaiheiden 2 ja 3 aikana. 2) Investointi- eli projektivaiheessa, vaihe 2 Suunnitellut energiansäästötoimet kohdekiinteistöihin toteutetaan kumppanin toimesta. Kumppani varmistaa koulutuksen ja tiedottamisen avulla kohdekiinteistöjen energiatehokkaan käytön. 3) Seurantavaiheessa, vaihe 3 Tavoiteltujen säästöjen syntymistä seurataan ja niitä pyritään kasvattamaan tehokkaan ylläpidon avulla.

3 3 1.4 Kehityshankkeen aikataulu Suunnittelu- ja kehitysvaihe käynnistetään keväällä Investointi- ja seurantavaiheiden kestot riippuvat valittujen energiansäästötoimien luonteesta ja laajuudesta sekä kehityshankkeen edellyttämien investointien laskennallisesta takaisinmaksuajasta. Investointivaihe päättyy viimeistään vuonna Kehityshanketta voidaan jatkaa kahden vuoden mittaisella jatko-optiolla vuoteen 2018 asti. 2. Osallistumiskutsun sisältämät asiakirjat ja hankintailmoitus Osallistumiskutsu koostuu tästä kutsusta sekä siihen liitetyistä seuraavista asiakirjoista: Liite 1: Liite 2: Kehityshankkeen kohteena olevat kiinteistöt (kohdekiinteistöt) Kannattavuusselvitys Hankintailmoitus on julkaistu Työ- ja elinkeinoministeriö, Hilma, Julkiset hankinnat verkkopalvelussa. Hankintamenettelynä käytetään neuvottelumenettelyä. 3. Ehdokkaiden/ tarjoajien soveltuvuutta koskevat ehdottomat vaatimukset ja osallistumishakemuksen selvitykset Osallistumishakemuksesta tulee kirjallisesti käydä selville vähintään kaikki jäljempänä mainitut tiedot ja selvitykset. Ehdokkaille huomautetaan, että Hankkija voi tarkistaa ehdokkaiden hankintaprosessin kuluessa toimittamaa tietoa ja aineistoa koko hankintaprosessin ajan. Mikäli ehdokkaan toimittamassa aineistossa havaitaan sisällöllisiä puutteita, virheitä taikka vääristelyä, Hankkija pidättää oikeuden sulkea ehdokkaan pois tarjouskilpailusta riippumatta siitä, missä hankintamenettelyn vaiheessa sanottu puute havaitaan. 3.1 Selvitys ehdokkaasta/ tarjoajasta yhteystietoineen: 1) ehdokkaan/ tarjoajan nimi 2) Y- tunnus 3) osoite 4) yhteystiedot kuten puhelimet, faksi ja sähköpostiosoite 5) yhteyshenkilöt hankkeeseen liittyvissä asioissa omine yhteystietoineen 3.2 Tilaajavastuulain (1233/2006) 5 :n vaatimukset ja selvitykset Selvitykset on liitettävä kirjallisena mukaan. Esitetyt tiedot, todistukset ja selvitykset eivät saa olla kolmea kuukautta vanhempia niiden Hankkijalle jättämispäivästä lukien: 1) selvitys siitä, onko yritys merkitty ennakkoperintälain (1118/1996) mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain (1501/1993) mukaiseen arvonlisävelvollisten rekisteriin 2) kaupparekisteriote 3) todistus verojen ja lakisääteisten sosiaalimaksujen maksamisesta tai verovelkatodistus taikka selvitys siitä, että verovelkaa koskeva maksusuunnitelma on tehty

4 4 4) todistukset eläkevakuutusten ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksusopimus on tehty 5) selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista 6) jos vuokratun työntekijän työnantajana tai alihankintasopimuksen sopimuspuolena toimii ulkomainen yritys, yrityksen on toimitettava 5 :n 1 momentissa tarkoitetut vastaavat tiedot yrityksen sijoittautumismaan lainsäädännön mukaisella rekisteriotteella tai vastaavalla todistuksella tai muulla yleisesti hyväksytyllä tavalla 7) ulkomaisen ehdokkaan on toimitettava edellä mainittua vastaava selvitys ja tiedot sijoittumismaansa mukaisella rekisterinotteella tai vastaavalla todistuksella tai muulla yleisesti hyväksyttävällä tavalla 8) ehdokkaan ja tarjoajan on lisäksi varauduttava toimittamaan edellä mainittu selvitys Hankkijalle uudelleen ennen hankesopimusten allekirjoittamista 3.3 Ehdokkaan/ tarjoajan taloudellista ja rahoituksellista tilannetta koskevat vaatimukset Tiedot ja muodollisuudet, joiden perusteella vaatimusten täyttiminen voidaan arvioida: 1) selvitys ehdokkaan ja tarjoajan kokonaisliikevaihdosta sekä kehityshankkeen kohteena olevalta toimialalta viimeksi päättyneeltä tilikaudelta. Viimeksi päättyneen tilikauden kokonaisliikevaihdon on hankkeen laatu ja laajuus huomioon ottaen oltava vähintään 3,0 M per vuosi eli kolme (3) kertaa hankkeen arvo arvonlisäverottomasta hinnasta. Ellei tietoja ole saatavilla, on esitettävä pätevä kirjallinen selvitys sen syystä 2) ehdokkaan ja tarjoajan riskiluokka ei saa olla Asiakastieto Oy:n tai vastaavan yleisesti käytetyn luottorekisterilaitoksen raportin mukaan huonompi kuin luokassa RL2 (pieni riski). Raportti ei saa olla kolmea kuukautta vanhempi sen tilaajalle jättämispäivästä lukien. 3) ehdokkaan ja tarjoajan tilinpäätös, josta tulee ilmetä selvitys tuloslaskelmasta, taseesta, vakavaraisuudesta, toimintakertomuksesta ja tilintarkastajan lausunnosta viimeiseltä tilintarkastetulta tilikaudelta 4) pankin tai luottolaitoksen lausunto tai selvitys ehdokkaan ja tarjoajan voimassaolevasta vastuuvakuutuksesta, jonka on hankkeen laatu ja laajuus huomioon ottaen oltava vähintään 0,5 miljoonaa euroa per vahinko 5) jos ehdokas ja tarjoaja on ryhmittymä, edellä mainitut tiedot tulee antaa kustakin ryhmittymän jäsenestä 6) ulkomaisen ehdokkaan ja tarjoajan on toimitettava edellä mainittua vastaava selvitys ja tiedot sijoittumismaansa mukaisella vastaavalla todistuksella tai muulla yleisesti hyväksyttävällä tavalla

5 5 3.4 Ehdokkaan / tarjoajan referenssiluettelo Ehdokkaan / tarjoajan tulee lyhyesti esitellä referenssinsä referenssiluettelossaan. Ehdokkaalla / tarjoajalla on oltava vähintään kaksi (2) kehityshankkeen kanssa verrattavaa energiansäästöhanketta. Vastaavalla energiansäästöhankkeella tarkoitetaan, että hanke on toteutettu ESCOperiaatteella ilmaston suhteen Suomea vastaavissa olosuhteissa. Näin ollen tilaaja edellyttää, että referensseissä täyttyvät vähintään seuraavat vähimmäiskriteerit: 1. Hankkeen koko vähintään Hankkeessa vähintään neljä (4) kiinteistöä 3. Hankkeessa oltava säästötakuu 4. Hankkeen Suora TMA enintään 14 vuotta Kaikista referensseistä on lisäksi ilmoitettava seuraavat tiedot: 1. Projektin hankkija 2. Hankkijan yhteyshenkilö ja yhteystiedot tietojen varmistamiseksi 3. Valmistumisvuosi 4. Kiinteistöjen lukumäärä 5. Investoinnin (hankkeen) kokonaisarvo ( ) 6. Säästöjen suuruus ( /a) 7. Hankkeen energiansäästötakuu (MWh/a) 8. Seurantavaiheen kustannus asiakkaalle/hankkijalle 9. Suora takaisinmaksuaika 10. Säästötakuuaika Hankkijalla on oikeus varmistaa referenssitietojen paikkansapitävyys referenssiasiakkailta. 4. Ehdokkaiden ja tarjoajien poissulkemisperusteet, tarjoajien lukumäärä ja valintamenettely 4.1 Hankintalain poissulkemisperusteet Hankintalain 52 :n mukaan ehdokas tai tarjoaja on suljettava tarjouskilpailusta, ehdokkaiden ja tarjoajien soveltuvuus muuten arvioitava sekä tarjoajat valittava ennen tarjousten vertailua. Ehdokas tai tarjoaja voidaan kuitenkin hankintalain 53 tai 54 :n mukaisesti sulkea tarjouskilpailusta myöhemminkin tarjouskilpailun aikana hankintayksikön saatua tiedon poissulkemisen perusteesta. 4.2 Tarjoajien lukumäärä ja valinta Ne ehdokkaat, jotka täyttävät kaikki edellä esitetyt vaatimukset, katsotaan päteviksi tarjoajiksi. Mikäli vaatimukset täyttäviä hakemuksia saapuu vain yksi, tilaaja pidättää oikeuden valita kyseinen toimija tilaajan energiatehokkuuskumppaniksi. 4.3 Tarjoajien lukumäärän rajoittaminen neuvotteluissa Hankkija kutsuu valitut tarjoajat neuvottelumenettelyyn. Kutsun yhteydessä tarjoajille lähetetään tarjouspyyntö.

6 6 Käytössä on vaiheittainen neuvottelumenettely, jolla käsiteltävien ratkaisumallien ja neuvoteltavien tarjousten määrää voidaan neuvotteluvaiheessa vielä asteittain rajoittaa. 5. Hankinnan kulku 1. Hankintailmoitus ja osallistumiskutsu 2. Osallistumishakemukset 3. Osallistujien hakemusten ja soveltuvuuden tarkastus sekä tarjoajien valinta neuvottelu menettelyyn (esikarsinta) 4. Neuvottelukutsun ja tarjouspyynnön lähettäminen 5. Neuvottelut hankinnasta 6. Ratkaisumallien ja tarjoajien määrän mahdollinen rajoittaminen 7. Lopullisen tarjouspyynnön lähettäminen 8. Tarjousten vastaanottaminen 9. Tarjousvertailu ja kumppanin valinta 10. Hankintapäätös perusteluineen 11. Päätöksen tiedoksianto 6. Kumppanin valintaperusteet Tarjouksista hyväksytään se tarjous, joka on Hankkijan kannalta kokonaistaloudellisesti edullisin. Tarjousten vertailuperusteet ilmoitetaan tarjouspyynnössä. 7. Muut ehdot 7.1 Osallistumishakemukset liitteineen tulee laatia kirjallisesti suomen kielellä. Tarjouspyyntö ja tarjoukset ovat suomen kielisiä. Neuvottelumenettely viedään läpi suomen kielellä. 7.2 Tarjouskilpailusta suljetaan pois ne osallistujaehdokkaat/ tarjoajat, jotka eivät täytä edellä esitet tyjä vähimmäisvaatimuksia, tai eivät toimita kaikkia vaadittuja selvityksiä. Lisäksi tarjouskilpai lusta suljetaan pois ne osallistujaehdokkaat/ tarjoajat, jotka eivät noudata asetettuja määräaiko ja. 7.3 Hankkija varaa oikeuden hylätä kaikki osallistumishakemukset/ tarjoukset. 7.4 Osallistujaehdokkaat vastaavat itse mahdollisista osallistumishakemuksen jättämisestä, neuvot teluihin osallistumisesta ja tarjouksen laatimisesta aiheutuneista kuluista. Osallistumishakemuk sen/ tarjouksen jättäneillä ehdokkailla ei ole oikeutta vaatia korvauksia hankintamenettelyyn osallistumiseensa liittyen. 7.5 Osallistumishakemusten ja tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. 7.6 Vaihtoehtoisia tai osatarjouksia ei hyväksytä. 7.7 Hankintaa koskevien asiakirjojen julkisuuden osalta noudatetaan lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta (nro 621/1999). Jos ehdokkaan/ tarjoajan mielestä jokin osa osallistumishakemus ta/ tarjousta sisältää liike- tai ammattisalaisuuksia, ehdokkaan/ tarjoajan on ilmoitettava nämä tiedot selvästi merkityllä erillisellä liitteellä.

7 7 8. Osallistumishakemuksen jättöaika ja voimassaolo Hakemus kaikkine liitteineen tulee jättää kirjallisessa ja sähköisessä muodossa Hankkijalle viimeistään klo mennessä osoitteella: Ranuan kunta Veli Saarijärvi Aapiskuja 6B Ranua Sekä: Kuoreen / otsikkoon merkintä Osallistumishakemus Energiatehokkuushanke tarjouskilpailu Yrityksen nimi. Pyydämme ehdokkaita merkitsemään osallistumishakemukseen erikseen mikä asiakirja sisältää liike- ja ammattisalaisuuksia. Hakemuksen tulee olla voimassa 3 kuukautta viimeisestä jättöpäivästä laskien. Ranua Veli Saarijärvi Veli Saarijärvi Tekninen johtaja Osallistumishakemuksen liitteet: Liite 1: Liite 2: Kehityshankkeen kohteena olevat kiinteistöt (kohdekiinteistöt) Kannattavuusselvitys