Mahdolliset hankintaan liittyvät kysymykset ja huomiot on esitettävä mennessä sähköpostilla osoitteeseen:

Transkriptio

1 1 (7) PERINTÄPALVELUJEN HANKINTA dno 930/ /2013 Mahdolliset hankintaan liittyvät kysymykset ja huomiot on esitettävä mennessä sähköpostilla osoitteeseen: Kaikkiin kysymyksiin vastataan keskitetysti. Vastaukset ja tarjouspyyntöön mahdollisesti tehdyt tarkennukset julkaistaan Espoon kaupungin internet-sivuilla osoitteessa: viimeistään Tarjoajan on tarkistettava mahdolliset muutokset ja täsmennykset tarjouspyyntöasiakirjoihin yllämainitusta osoitteesta ennen tarjouksen jättämistä. Tarjouspyyntöön tehdyt muutokset ja täsmennykset: - Liite 3 Kelpoisuusehdot: Täsmennys: Kaikista vaatimuksista joihin on merkitty selvityksen liitenumero, tulee antaa kirjalliset selvitykset. Täsmennys kohtaan Tarjoajan tulee liittää tarjoukseensa kuvaus kaupungille tarjoamastaan verkkopalvelusta (sivu 5) lisätään seuraavat kohdat: o Tilastoinnista tulee selvitä toimeksiannot, tulokset, kustannukset ja toimenpiteet. o Seurantaa tulee voida suorittaa sekä yhteistilastoina että toimeksiannoittain ja laskulajeittain. - Liite 3 Vertailuperusteet: Täsmennys Palvelun laatu kohta 2 On-line palvelu ja Online-palvelun sisältö Vertailussa kiinnitetään huomiota mm. o valikoiden helppokäyttöisyyteen esim. pystyykö liikkumaan valikosta toiseen ilman useita/ylimääräisiä kirjautumisia tai salasanoja o eteneekö ohjelmassa kulkeminen loogisesti o näkyykö loppuasiakkaan kokonaistillanne esim. yhdellä ruudulla selkeästi o näkyvätkö loppuasiakkaalle tehdyt perintätoimet o perinnän tehokkuus esim. seuranta Täsmennys Palvelun laatu kohta 4. Referenssikohteille tehty asiakastyytyväisyyskysely o Kaupunki toteuttaa kyselyn eli lähettää tarjoajan nimeämille referenssikohteille (2 kpl) kyselyn, jossa selvitetään referenssikohteen tyytyväisyyttä tarjoajan palvelutuotantoon ja kehittämiseen. o Kyselyn arvosteluasteikko on tarjouspyynnössä kerrottu, pisteitä saa siis 1-5 ja yhteensä maksimi on 30. Referenssikohteita on kaksi kappaletta, joten saadut pisteet lasketaan yhteen ja jaetaan kahdella.

2 2 (7) Täsmennys Perintäprosessit kohta 2. Velallistietojen jalostus / analysointi o 3 p = tietoja haettu suppeasti esim. vain osoitteista ja tarjoajan rekistereistä o 9 p = tietoja haettu laajasti esim. osoitteet, asiakkaan maksukäyttäytyminen ja -historia esim. Suomen Asiakastieto Tulleet kysymykset: Liitteeseen 1 Kysymys 1: Espoon kaupunki lähettää itse 1. maksumuistutuksen, eikä siinä vaadita lainkaan asiakkaalta/kuntalaiselta maksumuistutuskulua (perintälain mukaisesti korkeintaan 5 )? Lähteekö 1. maksumuistutus Espoon kaupungin järjestelmästä vai tapahtuuko lähetys kuitenkin perintätoimiston järjestelmästä Espoon kaupungin maksumuistutuspohjalla? Lisääkö perintätoimisto tällöin 1. maksumuistutukselle kulun? Vastaus: Ensimmäinen maksumuistutus lähtee tarjoajan järjestelmästä Espoon kaupungin maksumuistutuspohjalla eikä sisällä ensimmäisen maksumuistutuksen kuluja. Espoon kaupunki vähentää velallisen kokonaiskulurasitusta jättämällä veloittamatta ensimmäistä maksumuistutuskulua. Kysymys 2: Miten Espoon kaupunki on ajatellut muistutustenlähettämisessä ja muistutuskulujen veloittamisessa toimittavan? Vastaus: Katso vastaus kysymykseen numero 1. Kysymys 3: Espoon kaupunki edellyttää, että vapaaehtoinen perintä on kaupungille maksuton Mitä tapahtuu tilanteissa, jossa perintätoimisto on tehnyt toimeksiannolle toimenpiteitä, joista on aiheutunut perintätoimistolle kustannuksia (esim. 2.maksumuistutuksen ja 1. maksuvaatimuksen lähettäminen vapaaehtoisessa perinnässä ja 1 maksusuunnitelma) ja Espoon kaupunki peruuttaa toimeksiannon ilman syytä? Vastaus: Jos kaupunki peruuttaa toimeksiannon ilman syytä, on kaupunki velvollinen vastaamaan kuluista. Kysymys 4: Kohta 5. Oheis- ja lisäpalvelut (s. 2): Viitataanko prosessikuvauksilla saman liitteen edellisellä sivulla (kohta 2. Maksumuistutus- ja perintäpalvelut) edellytettyyn palvelukuvaukseen sisältömääritelmineen? Vastaus: Kohdassa 5 tulee antaa erityispalvelujen prosessikuvaukset. Tuleeko Tarjoajan esittää prosessikuvaukset myös tässä kohdassa mainittujen perinnän erityispalveluiden osalta? Vastaus: Kyllä.

3 3 (7) Kysymys 5: Kuinka paljon lähetettiin 2. maksumuistutuksia vuonna 2012? Vastaus: Arvioita ei ole saatavilla. Vuonna 2012 oli noin maksukehotusta ja perintään siirrettiin noin saatavaa. Kysymys 6: Espoon kaupungilla on tällä hetkellä perittäviä saatavalajeja n. 60 kappaletta : Tarkoitetaanko saatavalajeilla laskulajeja? Vastaus: Kyllä Kysymys 7: Siirtyvätkö toimeksiannot kaikkien 60 saatavalajin osalta perintätoimistolle yhdestä järjestelmästä? Jos kyllä, niin mistä järjestelmästä/ohjelmasta? Jos aineistoja siirtyy useammista eri järjestelmistä, tuleeko aineisto perintätoimistolle kuitenkin yhden liittymän kautta vai tarvitaanko rajapintoja useampiin eri järjestelmiin? Jos järjestelmiä on useampia, niin mitkä nämä järjestelmät ovat ja mitä saatavalajeja niiden kautta toimitetaan? Vastaus: Kaikki aineistot siirtyvät Community-järjestelmästä. Toimittaako myös Espoon seudun koulutuskuntayhtymä Omnia toimeksiannot saman liittymän/rajapinnan kautta? Vastaus: Ei toimita. Kysymys 8: Palvelukuvaukseen on sisällytettävä puhelinperinnän järjestämistapa sekä maksusopimusten hallinnointi. Mitä asioita näiden prosessien osalta halutaan otettavan huomioon tarjouksessa? Vastaus: Palvelukuvauksessa tulee olla kuvattuna koko prosessi. Liitteeseen 2 Kysymys 9: Tarkoitetaanko kohdalla Oikeudellinen perintä per suoritustapahtuma riidattomien vaiko riitautettujen saatavien oikeudellista perintää? Mihin viitataan suoritustapahtumalla? Vastaus: Tarkoitetaan molempia. Suoritustapahtuma on yksittäinen tai useampi tapahtuma per toimeksiannon oikeudellinen perintä. Kysymys 10: Hintaliitteellä ei ole tiedusteltu lainopillisten palveluiden hintaa kaupungille. Kuitenkin tarjouspyynnöstä ilmenee, että tällaisia palveluita saatetaan edellyttää riitautuneiden saatavien osalta. Koska ko. palvelut veloitetaan tyypillisesti tuntiveloituksena, on hintatietoa vaikea esittää hintaliitteen nykymuodossa myöskään ns. ylimääräisenä rivinä. Pyydämme näin ollen

4 4 (7) täsmentämään hintaliitettä, mikäli lainopillisia palveluita edellytetään tarjottavan osana perintäpalveluita. Vastaus: Tarjoaja voi tarjota lainopillisia palveluja. Lainopillisten palvelujen hinta ilmoitetaan tuntihintana hintaliitteellä 2 kohdassa Kaupungilta veloitettavat muut kustannukset. Kysymys 11: Voiko tarjouksessa ylemmällä portaikolla oleva maksuvaatimuksen kulu olla alemmalla portaikolla olevaa maksuvaatimuksen kulua alhaisempi? Vastaus: Voi olla. Kysymys 12: Voiko tarjouksessa toisen maksuvaatimuksen kulu olla suhteessa saman saatavan ensimmäisen maksuvaatimuksen kuluun nähden suurempi? Vastaus: Ei voi olla. Liitteeseen 3 Kysymys 13: Tarjoajan edellytetään vastaavan omalla kustannuksellaan salattujen tietoliikenneyhteyksien muodostamisesta ja toimivuudesta. Mihin kaikkeen tietoliikenteeseen edellytetään käytettävän salattuja yhteyksiä? Vastaus: Kaikki tietoliikenne tarjoajan ja kaupungin välillä kulkee salattuja yhteyksiä pitkin. Kysymys 14: Ensimmäisessä, tiedonsiirtoa koskevassa, ruudukossa ei ole sanallisesti edellytetty selvityksen esittämistä. Kuitenkin reunasarakkeissa on mainittu Selvitys on tarjouksen liitteenä nro:. Pyydämme täsmentämään, halutaanko Tarjoajan antavan ko. seikoista erillisen selvityksen? Vastaus: Katso kohta tarjouspyynnön täsmennys. Kysymys 15: Sivun 4. viimeisessä ruudukossa on edellytetty selvitystä perintäpalvelun kokonaisprosessin sujuvuudesta ym. Listauksen kohdassa e. tiedustellaan, miten nopeasti saatava siirtyy ulosottoon. Pyydämme täsmentämään, tarkoitetaanko tällä julkisoikeudellisten saatavien lisäksi myös yksityisoikeudellisia saatavia, joista on käräjäoikeuden tuomio? Entä mistä ajankohdasta lähtien siirtonopeus halutaan täsmennettävän (esim. julkisoikeudellisten saatavien osalta siitä, kun kaupunki ilmoittaa Tarjoajalle päätöksensä siitä, mitkä suoraan ulosottokelpoiset saatavat siirretään ulosottoon ja yksityisoikeudellisten saatavien osalta siitä, kun Tarjoaja saa tiedon tuomion antamisesta vai jokin muu ajankohta?) Vastaus: Kyllä tarkoitetaan. Ajankohdat ja aikataulut sovitaan yhdessä sopimuskumppanin (tarjoaja, joka on tullut valituksi) kanssa.

5 5 (7) Kysymys 16: Käytetäänkö sivun 4. viimeisen ruudukon mukaista selvitystä myös saman dokumentin sivun 7. mukaiseen perintäprosessien arviointiin vai onko tarkoituksena, että perintäprosesseista esitetään erillinen selvitys (ks. myös kysymys 2.1)? Vastaus: Kyllä käytetään. Kysymys 17: Sivun 5. toisessa ruudukossa pyydetään selvitystä velallistietojen jalostuksesta/analysoinnista ja siitä, mitä tietoja ja millä laajuudella velallisasiakkaista haetaan. Tämä on sivun 8 mukaisesti myös osa perintäprosessien laadun arviointia. Pyydämme mahdollisuuksien mukaan täsmentämään, millainen tiedonhaku/tietojen jalostus katsotaan pisteytyksen arvoiseksi? Onko esimerkiksi sillä vaikutusta, haetaanko velallisen maksukäyttäytymistietoja Tarjoajan omista asiakasrekistereistä vai luottotietopalvelusta (esim. Suomen Asiakastieto)? Entä mikä on tiedonhaun ajankohdan vaikutus pisteytykseen? Onko esimerkiksi sillä vaikutusta, haetaanko tietoa perintätoimeksiannon alkuvaiheessa vaiko vasta ulosotto- ja oikeudelliseen perintään siirrettäessä? Vastaus: 3 p = tietoja haettu suppeasti esim. vain osoitteista ja tarjoajan rekistereistä 9 p = tietoja haettu laajasti esim. osoitteet, asiakkaan maksukäyttäytyminen ja -historia esim. Suomen Asiakastieto Oy Tiedonhaun ajankohdalla ei ole vaikutusta pisteytykseen. Kysymys 18: Sivun 5 viimeisessä, koulutuksia ja osaamisen varmentamista koskevassa, ruudukossa ei ole sanallisesti edellytetty selvityksen esittämistä. Kuitenkin reunasarakkeissa on mainittu Selvitys on tarjouksen liitteenä nro:. Pyydämme täsmentämään, halutaanko Tarjoajan antavan ko. seikoista erillisen selvityksen? Vastaus: Katso tarjouspyynnön täsmennys. Kysymys 19: Kohdassa 3. on esitetty kriteerit koskien muille sopimuskumppaneille toteutettuja palvelun käynnistysprojekteja. Pyydämme täsmentämään, tarkoitetaanko tässä kohtaa sellaisia viivästymisiä, jotka eivät ole aiheutuneet Tarjoajasta johtuvasta syystä? Vastaus: Ei tarkoiteta. Kysymys 20: Kohdassa 4. edellytetään referenssikohteille tehtyä asiakastyytyväisyyskyselyä. Pyydämme täsmentämään ko. kyselyn toteuttamistavan eli toteuttaako Tarjoaja sen itse ennen tarjouksen toimittamista ja laittaa tulokset Tarjouksen liitteeksi vai toteuttaako kaupunki kyselyn itse? Vastaus: Kaupunki toteuttaa kyselyn. Katso lisäksi tarjouspyynnön täsmennys. Kysymys 21: Tarjoaja varautuu esittelemään tarjoamansa palvelukokonaisuuden ml. prosessikuvaukset Kaupungille ennen päätöksentekoa. Tilaisuudessa arvioidaan tarjoajan online-järjestelmän ominaisuudet, joten tarjoajan on valmistauduttava esittelemään kyseinen järjestelmä. Tilaisuuden ajankohta ilmoitetaan tarjousten jättöajan umpeuduttua

6 6 (7) Järjestetäänkö tilaisuus Espoon kaupungin tiloissa? Millä aikavälillä tilaisuus järjestetään (esim. vkot 34-35)? Mikä on tilaisuuden kesto? Miten paljon aikaa on tarkoitus käyttää palvelukokonaisuuden ml. prosessien esittelyyn ja miten paljon aikaa käytetään online-palvelun esittelyyn? Onko tarkoituksena, että online-palvelu esitellään esim. powerpoint-esityksen avulla vai onko tarkoituksena, että Espoon kaupungin edustajilla pitäisi olla mahdollisuus itse käyttää järjestelmää? Mikä on tilaisuuden painoarvo pisteytyksessä (Online-palvelu 24p.perintäprosessit 30p eli yhteensä 54p)? Ketkä/Kuinka monta henkilöä Espoon kaupungilta on tilaisuudessa mukana? Sivuilla 5/8 ja 6-7/8 olevat vaatimukset online/verkkopalvelulle poikkeavat jonkin verran toisistaan. Lisäksi olisi hyvä saada selkeämmät ohjeet sen osalta, mitkä ovat asioita, joihin arvioinnissa kiinnitetään huomiota. Esim.sisältö, selkeys helppokäyttöisyys, asiakkaan/kuntalaisen kokokonaistilanne ja perinnäntehokkuus ovat kohtia, joiden osalta olisi hyvä avata, mitä konkreettisesti arvioidaan. Vastaus: Tarjoaja varautuu esittelemään tarjoamansa palvelukokonaisuuden ml. prosessikuvaukset Kaupungille ennen päätöksentekoa. Tilaisuudessa arvioidaan tarjoajan online-järjestelmän ominaisuudet, joten tarjoajan on valmistauduttava esittelemään kyseinen järjestelmä. Tilaisuuden ajankohta ilmoitetaan tarjousten jättöajan umpeuduttua. Arvioinnissa kiinnitetään huomiota kaikkiin lueteltuihin asioihin. Katso lisäksi tarjouspyynnön täsmennys. Liitteeseen 4 Kysymys 22: Kohdassa viivästys palvelun aloittamisessa on mainittu, että Mikäli palvelujen aloitus viivästyy alun perin sovitusta, on Kaupungilla oikeus sopimussakkoon, osoittamatta että viivästyksestä on aiheutunut vahinkoa. Pyydämme täsmentämään, tarkoitetaanko tällä tilanteita, joissa viivästys on aiheutunut Toimittajasta johtuvasta syystä? Vastaus: Kyllä. Kysymys 23: Sopimuskausi: Tämän sopimuksen jatkuminen edellyttää, että kaupungille osoitetaan tarkoitusta varten määrärahat kaupungin vuosittaisessa talousarviossa Onko tämä kappale oleellinen perintäpalveluiden ollessa kyseessä? Vastaus: Kyllä. Kysymys 24: Alihankkijoiden käyttö: Alihankkijoiden ketjuttaminen on kielletty Mitä tämä perintäpalveluiden osalta/yleisesti tarkoittaa? Vastaus: Perintää ei voi esim. siirtää Intiassa sijaitsevalle tytäryhtiölle hoidettavaksi.

7 7 (7) Kysymys 25: Sanktiot: Viivästys palvelun aloittamisessa: Mikäli palvelujen aloitus viivästyy alun perin sovitusta, on Kaupungilla oikeus sopimussakkoon, osoittamatta että viivästyksestä on aiheutunut vahinkoa. Tarkoittaako tämä, että myös tilanteissa, joissa toimitus viivästyy tarjoajasta johtumattomista syistä (esim. Kaupungin käyttämä tietojärjestelmätoimittaja ei pysty Kaupungin ja tarjoajan välillä sovitun aikataulun puitteissa tekemään tarvittavia toimenpiteitä vaikkapa perintäliittymän rakentamisen osalta), olisi Kaupungilla oikeus vaatia sopimussakkoa tarjoajalta? Vastaus: Ei tarkoita. Kysymys 26: Sopimuksen siirtäminen: Sopijapuolet sitoutuvat tiedottamaan toiselle sopijaosapuolelle hyvissä ajoin mahdollisista sulautumis- ja jakautumissuunnitelmistaan. Mitä tarkoittaa hyvissä ajoin? Yleensä omistussuhteiden muutokset kuuluvat yrityssalaisuuden piiriin siihen asti, kunnes tieto julkaistaan. Vastaus: Välittömästi kun tieto on julkistettavissa.