koulutusopas POPULUS PÄÄKÄYTTÄJÄOPAS 14.2 Julkishallinto

Transkriptio

1 koulutusopas POPULUS PÄÄKÄYTTÄJÄOPAS 14.2 Julkishallinto Pvm

2 SISÄLLYSLUETTELO 1 Yhteisön tiedot 5 2 Palkanlaskentaryhmät 6 3 Maksuryhmät 7 4 Palkkakaudet 8 5 Esimies- ja tallentajakoodit 11 6 Kalenterit Arkipyhät eli poikkeuspäivät Kalenterit Opettajien OPEKAL-ohjaus Tuntipalkkaisten työajat Kunta- tai palkanlaskentaryhmäkohtaiset työajat Kustannuspaikkakohtaiset kalenterit Henkilökohtaiset kalenterit TES-koodi ja/tai työaikamuotokohtaiset kalenterit 17 7 Toimintayksiköt 18 8 Perustietojen ohjaustiedot 19 9 Ohjelmien ohjaustiedot Ohjaustietoryhmät Ohjaustietojen käyttökiellot Ohjaustietojen Reginfot OHJAUSTIEDOT exceliin 28 Sivu 2 / 54

3 9.5 Yleisten ohjaustietojen haku / -tulostus Palkkalajit Palkkalajivälit Kirjanpidon tilit palkkalajeille Päiväraha- ja kustannusten korvaus - muutokset Palkkalajien a-hintojen muutokset Palkkalajin kopioiminen eri palkanlaskentaryhmiin AY-liitot ja osastot Palkkalajin perustaminen uutta liittoa/osastoa varten Uuden ay-liiton perustaminen Uuden osaston perustaminen Viitenumerot Viitenumeron muoto Henkilökohtaiset viitenumerot Henkilötietojen poisto Yleistä Suoritusjärjestys Palvelussuhteen poisto Henkilön perustietojen poisto Poistetut henkilöt toiminto Henkilön poisto Populus-kannasta Palkkatietojen päivitys massana KÄYTTÖÖN LIITTYVIÄ TOIMINTOJA Muutostapahtumat Käyttöoikeusraportti Näyttöjen avaaminen uuteen ikkunaan tai välilehdelle Ohjelman haku valikosta Ohjelman nimi ja tunnus 49 Sivu 3 / 54

4 14.6 Henkilöiden haku käynnistysnäytöillä SYSTEEMI -valikon toiminnot Valikot Tausta-ajon käynnistys Tausta-ajon seuranta Arkistotulosteiden selaus Tiedostonhallinta 54 Sivu 4 / 54

5 1 YHTEISÖN TIEDOT Täydennä uuden yhteisön tiedot. Toiminto löytyy Ohjaustiedot/Ylläpito-valikosta -> Ohjelmat: Yhteisön tiedot. Uudesta yhteisöstä tarvitaan kirjanpidon yritysnumero ja yhteisön logo tai vaakuna. Lisäksi tarvitaan: Nimi, lähiosoite, postinumero, puhelinnumero, y-tunnus Ohjaustiedot -painikkeesta aukeaa lisää tietoja. Seuraavat avaimet käydään läpi: htp/kall-lk/oletus, yhteisön kalleusluokka pankkitili/sepa, Arvo-kenttään ilmoitetaan pankkitili, BIC-koodi ja kauttaviivalla eroteltuna mahdollinen C2b-tunnus (9-numeroa) sotu/debet, Arvo-kenttään ilmoitetaan sotumaksujen debet-viennin kirjanpidon tili sotu/kredit, Arvo-kenttään ilmoitetaan sotumaksujen kredit-viennin kirjanpidon tili svherja/svpros, Arvo-kenttään ilmoitetaan palkkalaskelmalla näkyvä sv-maksun prosentti tvm%, Arvo-kenttään ilmoitetaan työntekijän työttömyysvakuutusmaksuprosentti tel% -alkuiset avaimet työntekijän eläkemaksuprosentit, erikseen 53 -vuotiaat, prosentin jälkeinen numero tarkoittaa Populuksen eläkelakia Kohdassa ilmoitetaan myös liittymien polut ja tiedostojen nimet. Nämä katsotaan myöhemmin kuntoon. Sivu 5 / 54

6 2 PALKANLASKENTARYHMÄT Selvitetään yhteisössä käytettävät palkanlaskentaryhmät Jokaisen käytettävän palkanlaskentaryhmän tietoihin ilmoitetaan seuraavat tiedot: Palkanlaskentaryhmän nimi Oikea yritystunnus Lähiosoite, kuntakoodi, puhelinnumero, postinumero, y-tunnus Sotumaksu-% VeroPvKerroin, tuntipalkkaisten osalta tarkistettava 14 tai 15,16 PalkanYläraja, ilmoittaa palkanlaskenta-ajossa, jos bruttopalkka tätä summaa isompi Ohjaustiedot -painikkeesta pääsee antamaan ko. laskentaryhmässä käytettäviä, Yhteisötiedoista poikkeavia, tietoja. Sivu 6 / 54

7 3 MAKSURYHMÄT Kohdassa OHJAUSTIEDOT/Yhteisötiedot, Ohjelmat: Maksuryhmät määritellään yhteisön maksuryhmät. Esimerkki: Sivu 7 / 54

8 4 PALKKAKAUDET Jokaiselle palkanlaskentaryhmälle määritellään palkkakaudet. Aloitusvaiheessa päivitetään edellisen vuoden ja kuluvan vuoden palkkakaudet kuntoon. Aloitetaan kuluvan vuoden palkkakausilla. Palkkakaudet numeroidaan parillisilla numeroilla, parittomat numerot varataan ylimääräisille palkkakausille. Palkkakausinumerointi aloitetaan 02.sesta ja sen saa ensimmäinen maksupäivä. Suunnittelu aloitetaan tammikuusta. Selvitetään tammikuun maksupäivät. Jos ensimmäinen maksupäivä ei ole plry 10:ssä, niin plry 10:iin tehdään kyseinen kausi, mutta sitä ei käytetä (Ohjaustiedot kohtaan ei ilmoiteta maksuryhmiä). Palkkakausikalenterit luodaan palkanlaskentaryhmäkohtaisesti ja maksupäiväkohtaisesti Palkkakausikalenterit luodaan kerralla koko vuodeksi, vain poikkeustapauksissa perustetaan ylimääräisiä kausia Palkkakaudet määritellään yhteisökohtaisesti. Samaa palkkakausinumeroa ei käytetä toisessa palkanlaskentaryhmässä eri maksupäivälle. Palkkakaudet määritellään OHJAUSTIEDOT/YLLÄPIDOT, Palkkakausikalenteri-kohdassa. Ohjaustiedot -kohtaan luetellaan kaikki ne maksuryhmät, joiden peruspalkat maksetaan kyseisessä palkkaajossa. Sivu 8 / 54

9 Oletuksena Populuksessa on veropäivät 30,33. Tuntipalkkaisten palkkaryhmään ilmoitetaan tieto, veropäivistä. Tieto vaihtelee yhteisöittäin riippuen siitä, että maksetaanko tuntipalkat kahden viikon välein vai kaksi kertaa kuukaudessa. Myös luottamustoimien palkanlaskentaryhmään ilmoitetaan veropäivät sen mukaan montako kertaa vuodessa luottamustoimet maksetaan. Palkkakausikalenterin kentät Vuosi Kausinumero Verokausi, joka on maksupäivän kuukausi Alkupäivä ja loppupäivä Maksupäivä Työpäivät: kuukausipalkkaisilla kuukauden kalenteripäivät, tuntipalkkaisilla jakson kalenteripäivät, luottamustoimipalkkioilla tyhjää Työtunnit tyhjää Poikk.Vero.Pvt: ei tarvitse ilmoittaa o kuukausipalkkaisilla 30,33 o o tuntipalkkaisilla veropäivät riippuvat palkkakauden pituudesta samoin kuin luottamustoimipalkkioilla Ohjaustietoon luetellaan maksuryhmät, jotka ovat maksussa kyseisenä päivänä Nykyinen kausi ruksi oletukseksi aina kyseiselle maksukaudelle (voi olla siis vain yhdessä kaudessa kerrallaan, järjestelmä tarjoaa tätä kautta oletuksena ruudulla) Kuukausipalkkaisten palkkakausiesimerkki (myös sosiaalipalkat eli omaishoitajat, perhehoitajat yms): Sivu 9 / 54

10 Tuntipalkkaisten palkkakausiesimerkki: Verokausi ei ole palkkakauden maksukuukausi, vaan se on juokseva numero 01:sestä alkaen. Vuodessa on siis joko 24 tai 25 verokautta. Luottamustoimien palkkakausiesimerkki: Tarkista veropäivät ltm-palkanlaskentaryhmästä, riippuu yhteisön maksujaksosta. Sivu 10 / 54

11 5 ESIMIES- JA TALLENTAJAKOODIT Kohdassa Esimiehet ylläpidetään esimieskoodeja (hyväksyjäkoodeja) ja tallentajien koodeja. Esimiesnumerointi aloitetaan 1:sestä esim eli yhteensä 8 merkkiä. Tallentaja koodien edessä on x+7 numeroa. 1. Esimiehet a. Esimieskoodit ovat ns. virkakohtaisia eli jos esimies lähtee pois, niin uusi esimies saa saman koodin b. Kohtaan ilmoitetaan kaikki esimieskoodit (hyväksyjät) sekä tallentaja/sihteeri-koodit c. Jos yhteisössä on käytössä moniportainen hyväksyntä, ilmoitetaan tänne myös hyväksymiskierrot alimman hyväksyjän esimieskoodin taakse Esimerkki esimieskoodista: Esimerkki tallentajakoodista: Yhteisön johtajan asioiden hyväksymistä varten perustetaan ns. ylin hyväksyjä koodi Tämä ilmoitetaan myös kyseisen henkilön palvelussuhteen Esimies-kohtaan. Tunnus annetaan jollekin valitulle henkilölle yhteisössä käyttäjätunnuksen taakse. Lisäksi luottamustoimipalkkioita varten perustetaan koodi, joka annetaan sihteerien käyttäjätunnuksiin. Sivu 11 / 54

12 6 KALENTERIT 6.1 Arkipyhät eli poikkeuspäivät OHJAUSTIEDOT / Koodit / Poikkeuspäivät A = arkipyhä ilmoitetaan jokaiselle arkipyhälle, myös sunnuntaille PL = keskeytyksiä muodostettaessa lomakkeelta ohjelma tulkitsee päivän äitiyslomalaskennassa arkipäiväksi, vaikka se muuten on arkipyhä PL ilmoitetaan aina pääsiäislauantai, juhannusaatto ja jouluaatto, muille ei JP = lomalaskenta käyttää jaksotyöntekijöiden lomapäivinä vaikka päivä olisi juhlapyhä ilmoitetaan uudenvuodenpäivälle, loppiaiselle, vapunpäivälle, itsenäisyyspäivälle, jouluaatolle, joulupäivälle ja tapaninpäivälle, jos ne osuvat lauantaille (tai sunnuntaille, tämä sen vuoksi, jos näille on ilmoitettu A, pitää ilmoittaa myös JP) 2. pääsiäispäivälle, helatorstaille, juhannusaatolle ja pitkälle perjantaille ei ilmoiteta koskaan JP:tä kaikille muille arkipyhäksi merkityille päiville pitää ilmoittaa myös JP, esim. pyhäinpäivä Pohjaksi kannattaa ottaa edellisvuoden vastaava arkipäivä. ET:n sopimuksessa myös AL: lasketaan lauantaiksi, mutta ei vähennä lomapäiviä. Sivu 12 / 54

13 6.2 Kalenterit OHJAUSTIEDOT / Työpäiväkalenterit. Uudet kalenterit avataan samalla numerolla kuin entisetkin, mutta uusilla päivämäärillä. Esim. kalenteri numero 1 on koulukalenteri ja numero 2 työpäiväkalenteri. Lisäksi poikkeavat koulukalenterit numerolla Kalenterit voidaan lisätä koska vaan arkipyhien syötön jälkeen Syötä uusi -linkistä. Annetaan kalenterin numero ja aikaväli. Koulukalenterissa ilmoitetaan tiedossa olevat loma-ajat. Koulukalenteri kannattaa perustaa koko vuodelle kerralla ja käydä jälkikäteen muuttamassa syksyn loma-ajat. Lopuksi painetaan Luo kalenteri painiketta. Sivu 13 / 54

14 Esimerkki vuoden 2014 työpäiväkalenterista Esimerkki vuoden 2014 koulukalenterista, jossa ei ole syksyn loma-aikoja. Koulukalenterit ovat aina kuntakohtaisia. Sivu 14 / 54

15 6.3 Opettajien OPEKAL-ohjaus Opettajien OPEKAL kalenteria käytetään määräaikaisten opettajien lopputileissä lomakorvauksen laskennassa. Tämän kalenterin muutokset tehdään lukuvuosittain, kun edellinen lukuvuosi on päättynyt. OHJAUSTIEDOT / Yleiset ohjaustiedot / Ryhmä = OPEKAL. Rivillä annetaan aina koko lukuvuoden tiedot: Avain: kalenteri kahdella numerolla + lukuvuoden päättymisvuosi neljällä, esim Pvm-1: lukuvuoden alkamispvm, esim. lukuvuoden alkamispvm Pvm-2: lukuvuoden päättymispvm, esim. lukuvuoden päättymispvm Teksti2: lukuvuoden työajan alkamispvm, esim Teksti3: lukuvuoden työajan päättymispvm, esim Teksti4: lukuvuoden lomajaksot pilkulla eroteltuna, max 4 kpl, syysloma, joululoma, hiihtoloma, pääsiäisloma esim , , , TARKISTAKAA OIKEAT PÄIVÄT!!! 6.4 Tuntipalkkaisten työajat Kunta- tai palkanlaskentaryhmäkohtaiset työajat OHJAUSTIEDOT / Yleiset ohjaustiedot / Ryhmä TYOAIKATU. Jos yhteisössä on esim. peruskunnan tuntipalkkaiset sekä vesilaitoksen tuntipalkkaiset, voi näillä olla omat kalenterit palkanlaskentaryhmäkohtaisesti. 80 TES 08 Vuosi 01 Poikkeusviikko (eli viikkonumero, jolle osuu arkipyhä) Putkella erotellaan ma,ti,ke,to,pe. Oletus: Avain 80 Teksti ,25 Sivu 15 / 54

16 6.5 Kustannuspaikkakohtaiset kalenterit OHJAUSTIEDOT / Yleiset ohjaustiedot / Ryhmä = TYOAIKT+kalenterin numero. Kalenterin numerot on ilmoitettu kustannuspaikoille. Sivu 16 / 54

17 6.5.1 Henkilökohtaiset kalenterit OHJAUSTIEDOT / Yleiset ohjaustiedot / Ryhmä = TYOAIKT999. Ohjaukselle on kerrottu henkilönumeroittain omat kalenterit esim. TuntiTES osa-aikaeläkeläiset. 6.6 TES-koodi ja/tai työaikamuotokohtaiset kalenterit Tällainen mahdollisuus on, mutta ei kenelläkään käytössä. Sivu 17 / 54

18 7 TOIMINTAYKSIKÖT Toimintayksiköt ja niiden osoitteet ovat aina yhteisökohtaisia. Toimintayksikkö: OHJAUSTIEDOT/ Koodit / Toimintayksiköt. Toimintayksiköiden osoitteet OHJAUSTIEDOT/ Yleiset ohjaustiedot / Ryhmä = TOIMYKS. Postinumero Teksti3:seen. Sivu 18 / 54

19 8 PERUSTIETOJEN OHJAUSTIEDOT 1. Perustiedot Postinumero: OHJAUSTIEDOT/ Posti/kunnat yms. / Postitoimipaikat Äidinkieli = Asiointikieli: OHJAUSTIEDOT/ Koodit / Kielikoodit, CGI ylläpitää 2. Koulutustiedot Koulutuskoodi: OHJAUSTIEDOT/ Koodit / Koulutuskoodit 3. Aikaisemmat palvelussuhteet ja poissaolot Vaikutuskoodi: OHJAUSTIEDOT/ Koodit / Vaikutuskoodit, CGI ylläpitää 4. Palvelussuhdetiedot Päättymisen syy: OHJAUSTIEDOT/ Koodit / PSY Päättymissyyt, CGI ylläpitää Maksuryhmä: OHJAUSTIEDOT/ Yhteisötiedot / Maksuryhmät, määritellään yhteisökohtaisesti, huomioi uudet maksuryhmät palkkakausikalenterissa, takautuvia varten koko vuoden palkkakausiväliin, PAL-ohjaustieto osapalmrv, maksaa palsun alut ja loput vieraisiin kausiin Luonne: OHJAUSTIEDOT/ Koodit / Palvelussuhteen luonne (tai Työsuhteen luonne), CGI ylläpitää Organisaatio Tiedot siirretään automaattisesti kirjanpidosta. Tasoja on 7 kpl 1) Yhteisö/kunta/kaupunki 2) Summataso1 3) Summataso2 4) Summataso3 5) Summataso4 6) Summataso5 7) Kustannuspaikka OHJAUSTIEDOT/ Yleiset ohjaustiedot / Ryhmä = KPN. Ryhmässä on kerrottu, että mihin yläpuoliseen tasoon kustannuspaikka on sidottu Summasto1: OHJAUSTIEDOT/ Yhteisötiedot / Toimielimet Summatso2: OHJAUSTIEDOT/ Tulosalue&Tul.yks2 Summataso3: OHJAUSTIEDOT/ Yhteisötiedot / Tulosyksikkö-1 Sivu 19 / 54

20 Summataso4: OHJAUSTIEDOT/ Tulosalue&Tul.yks2 Summataso5: OHJAUSTIEDOT/ Yhteisötiedot / Tulosyksikkö-3. Kustannuspaikka: OHJAUSTIEDOT/ Yhteisötiedot / Kustannuspaikat. Esimies: OHJAUSTIEDOT/ Esimiehet Toimintayksikkö: OHJAUSTIEDOT/ Koodit / Toimintayksiköt. Toimintayksiköiden osoitteet OHJAUSTIEDOT/ Yleiset ohjaustiedot / Ryhmä = TOIMYKS. Postinumero Teksti3:seen. Tehtävänimike: OHJAUSTIEDOT/ Koodit / Tehtävänimikkeet Tilastoryhmä: OHJAUSTIEDOT/ Koodit / Tilastoryhmät, CGI ylläpitää Tapaturmavakuutuksen ammattikoodi: OHJAUSTIEDOT/ Yleiset ohjaustiedot / Ryhmä=TAPTURKD. Lomaoikeus OHJAUSTIEDOT/ Yleiset ohjaustiedot / Ryhmä = LOMAOIKEUS, CGI ylläpitää Koulutustaso: OHJAUSTIEDOT/ Yleiset ohjaustiedot / Ryhmä = KOULTASO Ammattiryhmä: OHJAUSTIEDOT/ Yleiset ohjaustiedot / Ryhmä = AMMRYHMA 5. Kustannustenjako Kustannustunnisteet siirretään kirjanpidosta. Tili: OHJAUSTIEDOT/ Palkanlaskentaryhmät / Kirjanpidon tilit Kustannuspaikka: OHJAUSTIEDOT/ Yhteisötiedot / Kustannuspaikat ja OHJAUSTIEDOT/ Yleiset ohjaustiedot / Ryhmä = KPN. Muut tiliöintirakenteet: OHJAUSTIEDOT/ Yleiset ohjaustiedot / Ryhmä = KUSTARKOS2- KUSTARKO10 6. Palkkatiedot Sivu 20 / 54

21 Muutossyy: OHJAUSTIEDOT/ Koodit / Palkanmuutossyyt Sopimuskoodi (TES-koodi): OHJAUSTIEDOT/ TES-koodit, CGI ylläpitää Hinnoittelutunnus: OHJAUSTIEDOT/ Yleiset ohjaustiedot / Ryhmä = HINTUNN. Myös TuntiTESin palkkaryhmät ja PTY:n tunnukset Työaikamuoto: OHJAUSTIEDOT/ Palkanlaskentaryhmät / Työaikamuodot. Nimiä voidaan muuttaa (muutokset tehdään joka palkanlaskentaryhmään), näkyvät lomakkeilla, lisäykset tehdään CGI:n toimesta. Lisäksi OHJAUSTIEDOT/ Yleiset ohjaustiedot / Ryhmä = TYOAIKAM, tuntipalkanjakaja, viikkotyöaika ja päivätyöaika 7. Eläketiedot Työsuhdekoodi: OHJAUSTIEDOT/ Koodit / Eläketyösuhdekoodit, CGI ylläpitää Muutos-/päättymissyy: OHJAUSTIEDOT/ Koodit / Eläkesyyt, CGI ylläpitää Eläkejärjestely: OHJAUSTIEDOT/ Palkanlaskentaryhmät / Eläkejärjestelyt., CGI ylläpitää Palvelussuhteen laji: OHJAUSTIEDOT/ Yleiset ohjaustiedot / Ryhmä = palvsuhdel, CGI ylläpitää Koko/osa-aik: OHJAUSTIEDOT/ Yleiset ohjaustiedot / Ryhmä = kokoaika, CGI ylläpitää Sisäinen luonne: OHJAUSTIEDOT/ Yleiset ohjaustiedot / Ryhmä = w10ht, CGI ylläpitää Määräaikaisuuden peruste: OHJAUSTIEDOT/ Yleiset ohjaustiedot / Ryhmä = MAARPER 8. Ay-jäsenmaksutiedot Liitto/osasto: OHJAUSTIEDOT/ Ayliitot 9. Vero-/pankkitiedot Pidätystapa: OHJAUSTIEDOT/ Koodit / Pidätystavat, CGI ylläpitää Verotuskunta: OHJAUSTIEDOT/ Posti/kunnat yms. / Kunnat BIC-koodit: OHJAUSTIEDOT/ Yleiset ohjaustiedot / Ryhmä = BIC, jos ulkomaalaisia tilejä on, niin BIC-koodit on ilmoitettava ohjaustietoon. Ulkomaalaiset tilit ilmoitetaan lomakkeille Pankkitilikohtaan, niin, että ensin ilmoitetaan tilinumero sitten pilkku ja BIC-koodi, kaikki yhteen. Sivu 21 / 54

22 9 OHJELMIEN OHJAUSTIEDOT 9.1 Ohjaustietoryhmät Ohjaustiedot löytyvät kohdasta OHJAUSTIEDOT/ Yleiset ohjaustiedot. Yleisissä ohjaustiedoissa saattaa olla palkanlaskentaryhmäkohtaisia ohjauksia eli ruksi päällä aina kohdassa Kaikki plr. Ajopäiväkirja, WAPK AY-maksujen tilitys, AYM AY-maksujen tilitys, kk-valinta (1/4-vuosittainen ilmoitus), AYK Alkaneet/päättyneet, HUU Alkaneet/päättyneet apulista HU2 Eläkemaksujen tilitys, ETI Käyntiinlähdön yhteydessä ilmoitetaan työnantajan prosentit PLJ -alkuisiin avaimiin EK-tilasto, EK1 Henkilötyövuosi, HT2 Henkilöstönvaihtuvuus, HVH Henkilövahvuus, HVR Ikä/palveluvuosijakauma, IKA ja IKK IKA avaimet IKA/01-IKA/12 seurattavat ikävuodet IKA, avaimet PAL/01-PAL/12 seurattavat palveluvuodet Kelan lomakkeet ja esara, WKEL Käynttöönoton yhteydessä ilmoitetaan seuraavat avaimet avain pkunta: paikkakunta, jossa todistus kirjoitetaan avain y yhteyshenkilön sähköpostin loppuosa Sivu 22 / 54

23 avain yosoite: palvelukeskuksen vai kunnan osoite avain ypuhelin: yhteyshenkilön puhelin avain ptili ja ptilisepa Kirjanpidon liittymä, TOKPTO ja eisotuplj Työnantajan maksujen prosentit TOKPTO -ohjaustietoon käyttöönoton yhteydessä muupros (ta:n osuus), ohjaus on yleensä tarkoitettu TyELiä varten tai jos samassa laskentaryhmässä maksetaan myös luottamustoimia niin KuEL% lelpros (ta:n osuus), ohjaus on yleensä tarkoitettu TyELiä varten rhvmpros (ryhmähenkivakuutusmaksun prosentti) tel2pros (kvtel-maksun %, eläkeperust.) telpros (kvtelin ta:n osuus) ttvmpros (tapaturmavakuutusmaksun prosentti) ttvmpros + tes-koodi tai maksuryhmä (esim. maatalouslomittajien ja palomiesten tapaturmavakuutusprosentti) tvmpros (tvm-maksun prosentti) velpros (vel-maksun prosentti) Jos yhteisöstänne puuttuu jokin ylläkuvatuista avaimista tai avaimia on teillä enemmän, niin älkää poistako tai lisätkö mitään. Ohjaustieto on siis aina yhteisökohtainen. KuEL-palkkailmoitus, KV1 KuEL-palvelussuhdeilmoitus, KUEL Ilmoitetaan KuELin ilmoitttajatunnukset ja jäsenyhteisötunnus ilmoit/1 ilmoit/2 ilmtes/01 tyonantaja Lisäksi käyntiinlähtöpvm:t seuraaviin avaimiin alkupvm rajapvt Sivu 23 / 54

24 KuEL-vuosiansioilmoitus, KUEL Kunnallinen henkilörekisteri (lokakuun tilasto), KHR Ilmoitetaan kuntanumero ja työnantajanumero seuraaviin avaimiin keva KUN/999 Kunnallinen henkilörekisteri (TP), KH2 Ilmoitetaan kuntanumero ja työnantajanumero seuraaviin avaimiin keva KUN/999 KTA:n laskenta, KTA Ilmoitetaan yhteisökohtaiset palkkakaudet Ks. TuntiTES-materiaali KTA:n siirto, KTP Kustannusraportti, PAT ja TOKPTO Lakis. palkkalista, PLI ja eisotuplj Liittymät Ohjaustietoihin ilmoitetaan yhteisökohtaiset palkkalajit Titania, henkilöstöhallinto, MDH Titania liittymä, MDT Emo/Lomitus-liittymä, T82 ProConsona -liittymä, T83 Effica -liittymät, V13, perhepäivähoitajat, lääkärit Hellewi -liittymä, V29 yms. Loma-ajat, WLOM Loma-ajat ja hyväksyntä WL2M Lomalisän laskenta, LIP Ilmoitetaan yhteisökohtaiset palkkalajit mm. lääkärien osalta Sivu 24 / 54

25 Lomapalkkavaraus, tokpto2 Ilmoitetaan yhteisökohtaiset työnantajamaksujen prosentit ja kirjanpidon tilit Samat avaimet kuin tokpto -ohjauksessa (Kirjanpitoliittymä) Matkalaskut, WMAT Maksetut palkat, PL8 ja YLEINEN Merkkipäiväluettelo, WMER Palkankorotus, ei ohjaustietoa Palkanlaskenta, PAL Palkkaerittely, PL7, PL3, WPLB Palkkalaskelma, EKU Palkkakortti, PALKOR Palkkalista, PLI ja eisotuplj Palkkarakenne henkilöittäin, ei ohjaustietoa Palkkasuoritusten yhdistelmä, PYH Palkkatapahtumat, WZT4 (esimiesten palkkatapahtumat) TES-koodeittain kerrotaan, että mitkä palkkatapahtumapalkkalajit näkyvät valikossa katsotaan myöhemmin tämä ohjaus Palkkatietoraportti, PL4 Palkkatodistus, PPT Palveluaikalaskenta, PALVLAS, Vaikutuskoodit, Työpäiväkalenterit Palvelussuhdetodistus, WPST Param. palkkalista, PL2 Poissaolo-lomakkeet, WLOTPOLOT ja Vaikutuskoodit Poissaolot -raportti, PO8 Poissaolotapahtumat, KKE, työpäiväkalenterit PTY-henkilörekisteri, PT4, KES- ja SAR-alkuiset avaimet Päätösluettelo, ei ohjaustietoa SEPA-pankkitiedosto, ei ohjaustietoa Takautuva, TAK Tallennetut palkkatapahtumat, WZT4 Sivu 25 / 54

26 Taloussuunnitteluraportti, PL5 Taloussuunnitteluraportti, vakanssipohjainen, TLS Tapahtumaerittely, PL9 Tapahtumalista, KS2 Tapahtumien teko, TKP Tap.tarkistuslista, KTL ja PAL Tapaturmavak.palkkailmoitus, TTV Tasa-arvoraportti, P21 Tilinpäätöspoissaolot, P15 avain RAJA/1-RAJA/6: päivämäärärajat avain SUM/1-SUM/99: poissaolojen nippukoodit Numeerisissa väleissä Täydennyskoulutus, TDK TyEL -kuukausi-ilmoitus, TYEL TyEL -työsuhdeilmoitus, TEL TyEL -vuosi-ilmoitus, TEL Työllistämistukitilitys, TL2 Työvoimakustannustutkimus, KTV Työvoimakustannusten ¼ -vuositilasto, NT2 Yhteisökohtaisesti ilmoitetaan toimipaikkoja vastaavat toimialat TOI/-alkuiset avaimet, numeerisiin väleihin ilmoitetaan toimintayksiköt, mitkä kuuluvat kyseiseen toimialaan Ulosottotilitys, ULO VaEL-ilmoitus, VEL Yhteisökohtaisesti ilmoitetaan tilittäjätunnukset (myös kuntanumero). ks seuraavat avaimet tatunnus1 tatunnus2 Lisäksi käyntiinlähtöpvm:t seuraaviin kenttiin: o o uusipvm vertpvm Verotietojen pyyntötied.teko, VSI Sivu 26 / 54

27 Verotietojen siirto, VSI Verotietojen nollaus, ei ohjaustietoa Virka- ja työsuhteiset, PL4 Vuosi-ilmoitus (verot), ENPIDA JA VUOSIL Yhteisökohtaisesti ilmoitetaan yhteyshenkilö VUOSIL-ohjaustietoon zyhthen zyhtpuh Välilliset palkat, VPA ja P15 poissaolojen nippukoodit SUM/1-13 avaimet Yhdenjaksoisuusajo, PAS Ylityötilasto (uusi), Y Ohjaustietojen käyttökiellot Ohjaustiedot/Yleiset ohjaustiedot -ryhmien ohjauksiin voidaan laittaa käyttäjäryhmäkohtaisia käyttökieltoja. Ensin valitaan käyttäjäryhmä, jolle kieltoja halutaan laittaa ja sitten ruksaamalla valitaan ne ohjaustietoryhmät, joihin ko. käyttäjäryhmälle käyttökielto halutaan. Sivu 27 / 54

28 9.3 Ohjaustietojen Reginfot Ohjaustietojen ylläpitonäytöllä näkyy, kuka ohjauksen on luonut ja kuka sitä on viimeksi muokannut. Kaikilla tiedoilla ei välttämättä näy kumpikaan tieto tai näkyy pelkästään päivitystieto. 9.4 OHJAUSTIEDOT exceliin Näytöiltä voidaan kopioida tietoja esim. exceliin. Esimerkissä viedään poissaolokoodit exceliin. Poissaolokoodit löytyvät OHJAUSTIEDOT/ Koodit / Vaikutuskoodit kohdasta. Ilmoittakaa riittävästi rivejä esim riviä. Maalatkaa kaikki ruudun rivit, kopioikaa ne ja aukaiskaa excel ja liittäkää tiedot exceliin. Tämän jälkeen pääsette muokkaamaan tietoja. 9.5 Yleisten ohjaustietojen haku / -tulostus Yleiset ohjaustiedot kohdassa on paljon ohjaustietoja. Perustieto-oppaassa on kerrottu kunkin kentän kohdalla, mistä ohjaustiedosta tieto löytyy. Tässä oppaassa ne on myös kerrottu kohdassa 3. Ohjelmien ohjaustiedot on yleensä kerrottu käynnistysnäytön oikean yläkulman?-merkistä löytyvässä dokumentissa.. Ohjaustieto on yleensä ohjelman tai ajon ohjelmatunnus ilman W-kirjainta. Perustietojen kenttäkohtaiset ohjaukset löytyvät myös seuraavasti: Esim. Määräaikaisuuden perusteissa on selite Perhevapaan sijainen Tulostetaan Yl.ohjaustietojen tulostus ohjelmalla kaikki ohjaustiedot: ensimmäinen kenttä jätetään tyhjäksi ja toiseen kenttään ZZZZZZZZZZZ-merkkejä, jolloin ohjelma tulostaa kaikki ohjaustiedot Aukaistaan raportti ja etsitään tekstiä Perhevapaan sijainen, jolloin löytyy kyseinen ohjaustietoryhmä eli MAARPER. Sivu 28 / 54

29 Yl.ohjaustietojen tulostus on hyvä myös silloin, jos ohjelman ohjaustiedossa on paljon avaimia, joissa on tietoa Numeerisissa väleissä. Tällainen ohjaustieto on esim. lokakuun tilaston KHR ja vuosi-ilmoituksen enpida. Mallissa on ote KHR-ohjaustiedosta. Keltaisilla riveillä on Numeerisissa väleissä tietoa. KHR-ohjaustiedon tulostus: käynnistyksessä annetaan KHR molempiin kenttiin ja valitaan Tulostetaanko palkkalajit kohta. Sivu 29 / 54

30 10 PALKKALAJIT CGI ylläpitää palkkalajeja. Ay-liittojen ja osastojen palkkalajit yhteisö voi itse tehdä Palkkalajivälit Tummennetut palkkalajit ovat ns. teknisiä palkkalajeja, jotka muodostuvat palkanlaskenta ajossa. 90 Eläke Tuntipalkkaisten peruspalkkalajit Kuukausipalkkaisten peruspalkkalajit Opettajien ylituntipalkkiot+kertatuntipalkkiot 400-sarja 500-sarja 600-sarja 700-sarja 800-sarja Lisätyöt ja ylityön perusosat Lääkärien palkkiot Perhehoitajien palkkiot Työaikalisät Urakkapalkat ja työaikalisät Normaalit palkkiot Ulkopuolisten palkkiot Ylityöt Omaishoitajat, perhehoitajat yms Uusi peruspalkkalajiväli Uusi opettajien ylituntipalkkiopalkkaljiväli 1600-sarja 1800-sarja Kertapalkkiot Luottamustoimipalkkiot Poissaolot ja lomiin liittyvät palkkalajit 3400 Rahapalkka yhteensä Luontoisedut 4000 Luontoisedut yhteensä 4480 Kokonaispalkka (Rahapalkka+Luontoisedut) Eläkeansiot TVM-maksun perusteet Vähennykset ennen ennakonpidätystä Sivu 30 / 54

31 5300 Lähdeverovähennys 5550 Pidätyksen alainen ansio 5910 Lähdevero 6400 Ennakonpidätys yhteensä Ennakonpidätyksen tekniset palkkalajit 6411 Kauden rästisaldo tekninen palkkalaji 6610 Veronkorjaus 6900 Verosta suoritetut vähennykset 6990 Ennakonpidätys Verottomat korvaukset Kustannustenkorvaukset, jotka maksettaessa ovat verottomia, mutta vuosi-ilmoituksella ovat verollisia ansioita Kustannustenkorvaukset yhteensä Ulosoton palkkalajit 8120 Lähdeverollisen sv-maksu Työntekijän eläkemaksut ja työttömyysvakuutusmaksut Ay-jäsenmaksut ja puolueverot Ennakot ja rästit Vähennykset Ay-jäsenmaksut ja puolueverot 9000 Maksetaan Tilastopalkkalajit 9010 Eläkkeeseen oikeuttava palkkio, eläinlääkärit 9100 Muun tulon nettomäärä, ulosotto Poissaolojen tilastopalkkalajit Lomavuoden ansiot ja lisät, vaikuttaa lomalisän laskentaan, tallennetaan uusille henkilöille jos siirtyvät vanhoina työntekijöinä Työllistämistukilaisten palkkatuen määrät Täydennyskoulutus-lomakkeen kustannukset 9800 Henkilökohtainen ylityöraja, ylityötilasto Sivu 31 / 54

32 Palkkalajiväli kertoo mm. sen, että peritäänkö palkkalajista veroa. Kaikista alle 4000-sarjan palkkalajeista peritään veroa Kirjanpidon tilit palkkalajeille Palkkalajien ohjauksessa on ilmoitettu tilit seuraaville palkkalajeille: : palkat, lisät, palkkiot, eläkkeet, poissaolot, lomarahat, lomakorvaukset : luontoisedut 5910: lähdevero 6990: ennakonpidätys : kustannustenkorvaukset : ulosotot : työntekijän eläkemaksut ja työttömyysvakuutusmaksut ja : jäsenmaksut ja puolueverot : ennakot : vähennykset, kuten vuokrat, puhelinmaksut jne. 8801: lähdeveron sairasvakuutusmaksu 9000: netto eli maksetaan summa Peruspalkoille, poissaoloille ja lomarahoille on yleensä ilmoitettu tili Palkanlaskennan ohjauksiin on kerrottu palkkalajit, joiden kohdalla ei haeta tiliä palvelussuhteen kustannustenjakotiedoista. Näitä peruspalkkaja poissaolopalkkalajeja ei ole ilmoitettu ohjaukseen, joten näiden kohdalla tilit, kustannuspaikat, toiminnot yms. haetaan kustannustenjaosta. Muiden palkkalajien osalta tili haetaan yleensä palkkalajilta ja muut tiliöinnit kustannustenjaosta Päiväraha- ja kustannusten korvaus - muutokset Ravintoetujen hinnat muutetaan Matkakoodeihin. MATKALASKUT / Matkakoodit ja hinnat. Luontoisedut löytyvät 900-sarjan koodeista (900-sarjassa saattaa olla myös muita kuin luontoisetuja). Tänne ilmoitettujen luontoisetujen hinnat voidaan muuttaa heti, kun ne ovat tiedossa, koska matkakoodeissa on muutospäivät. Matkalaskut / Matkakoodit ja hinnat Muutetaan verottajan verovapaiden korvausten uudet hinnat. Päivärahat, km-korvaukset jne. Muista tarkistaa myös ulkomaan päivärahat. Huom! Esimerkissä on vanhat hinnat. Sivu 32 / 54

33 Syötä päivärahan uusi hinta seuraavalle vapaalle riville ja anna vuoden ensimmäinen päivä voimaantulopäiväksi. Vanhat hinnat pitää jäädä näkyviin, jotta edellisen vuoden matkalaskuille saadaan oikea hinta. Sivu 33 / 54

34 10.4 Palkkalajien a-hintojen muutokset OHJAUSTIEDOT / Palkkalajit Palkkalajit ovat laskentaryhmäkohtaisia eli jos jonkin lisän ahinta tai kerroin muuttuu, on se muutettava kaikkiin laskentaryhmiin 1 1. muuttunut hinta 10.5 Palkkalajin kopioiminen eri palkanlaskentaryhmiin Uusi palkkalaji tehdään aina ensin yhteen palkanlaskentaryhmään ja kopioidaan sitten muille. Kopiointi-toiminto löytyy näytön alalaidasta. Esimerkkinä ay-palkkalajin kopointi Mistä ryhmästä kopioidaan - Palkanlaskentaryhmä, johon uusi palkkalaji on perustettu. Oletuksena tähän tulee palkanlaskentaryhmä johon olen kirjautunut, muuta tietoa tarvittaessa. Sivu 34 / 54

35 Mihin ryhmiin kopioidaan - Ay-palkkalajien osalta tähän laitetaan * tarkoittamaan, että kopiointi tehdään kaikkiin palkanlaskentaryhmiin. Palkkalajien rajaus - Populus on valmiiksi valinnut Kaikki. Älä muuta valintaa. Kopioidaanko päälle - Ay-palkkalajien osalta tähän voi laittaa ruksin. Valitse palkkalaji - Kirjoita tähän se palkkalajin numero, jonka haluat kopioida kaikkiin palkanlaskentaryhmiin. Valitse Testaa kopiointi ja tarkista, että näytölle tulee oikeat tiedot: uusi palkkalaji on oikein, mistä kopioidaan on oikein ja mihin kopioidaan tietoriveinä on kaikki tai halutut palkanlaskentaryhmät. Kun kaikki on oikein, valitse Kopioi-toiminto. Populus tuo näytölle tiedot kopioinnista. Tässä valittuna Testaa kopiointi toimintoa: Kun valitset Kopioi toiminnon: Populus varmistaa sinulta, että haluatko suorittaa kopioinnin. Jos kaikki on kunnossa, paina OK-painiketta. Jos haluat tarkistaa että kopiointi on onnistunut, vaihda palkanlaskentaryhmää ja tarkista, että palkkalaji löytyy ko. laskentaryhmästä.. Sivu 35 / 54

36 11 AY-LIITOT JA OSASTOT Ay-liitot ja osastot perustetaan toiminnossa Ohjaustiedot/Ylläpito -> Ay-liitot. Perusta uusi palkkalaji ennen kuin perustat uuden liiton/osaston ja kopioi uusi palkkalaji kaikkiin palkanlaskentaryhmiin. Suoritusjärjestys uuden liiton/osaston perustamiseen on seuraava: 1. Perusta uusi palkkalaji 2. Kopioi palkkalaji kaikkiin laskentaryhmiin 3. Perusta uusi osasto/liitto Ay-liittoihin perustetaan myös mahdolliset puolueverot. Silloin liittotunnus on 999 ja jokainen puolue/ryhmittymä perustetaan omaksi osastoksi. Osastojen numeroinnilla ei ole merkitystä. Muistathan, että jos liittoa/osastoa on käytetty sitä EI SAA enää poistaa. Raportointiin ja tilitykseen tarvitaan tietoja, vaikka liitto olisikin lopettanut toimintansa ja/tai yhdistynyt toiseen liittoon. Voit halutessasi kirjata liiton ja osaston nimen eteen EI KÄYTÖSSÄ Palkkalajin perustaminen uutta liittoa/osastoa varten Palkkalajit-toiminnon löydät Ohjaustiedot/ Palkkalajit -valikosta. Palkkalajit ovat palkanlaskentaryhmäkohtaisia. Ay-liitoille on varattu omat palkkalajinumero-sarjat, joista vapaa numero valitaan Sivu 36 / 54

37 Nopein tapa perustaa uusi palkkalaji on toimia seuraavasti: 1. Tarkista vapaa ay-palkkalajinumero. 2. Ota näytölle jokin olemassa oleva ay-palkkalaji. 3. Muuta palkkalajin numero, nimi, nimi ruotsiksi ja lisätiedot. 4. Tarkista kohdeplaji ja muuta sitä tarvittaessa = jäsenmaksu peritään ennakonpidätyksen alaisesta ansiosta (= bruttopalkasta) 9020 = jäsenmaksu peritään varsinaisesta palkasta 9024 = jäsenmaksu peritään ennakonpidätyksen alaisesta ansiosta (= bruttopalkasta), ei kuitenkaan lomarahasta Jos liiton perintä on erilainen kuin yllä olevat vaihtoehdot, ota yhteyttä CGI:n tukeen. 5. Klikkaa Kopioi-painiketta. 6. Palkkalaji on perustettu! Palkkalajin selite tulostuu palkansaajalle palkkaerittelyyn. Tässä esimerkissä tulostuu palkkaerittelyyn JHL/osasto 167, ruotsinkielisillä JHL/ Uuden ay-liiton perustaminen Uuden ay-liiton pääset perustamaan Syötä uusi linkistä. Ay-liitot näkyvät kaikille palkanlaskentaryhmille, niitä ei tarvitse kopioida. Sivu 37 / 54

38 Syötä virallinen liittonumero, liiton nimi ja mahdollinen osoite. Osoite-tieto ei ole pakollinen. Talleta tiedot Uuden osaston perustaminen Uuden osaston pääset perustamaan Osastot-linkistä. Jokaisella liitolla tulee olla vähintään yksi osasto. Kirjaa osaston tunnukseksi 000, jos sitä ei ole muuten tiedossa. Valitse Syötä uusi linkki Sivu 38 / 54

39 Syötä näytölle seuraavat tiedot osasto-tunnus ja nimi (osasto-tunnus liiton ilmoituksen mukaisesti) lähiosoite (ei pakollinen) puhelin (ei pakollinen) postinumero (ei pakollinen) ay-prosentti tai kiinteä maksu maksun alaraja (ei pakollinen) maksun yläraja (ei pakollinen) maksun vuosiraja (ei pakollinen) palklary (=palkanlaskentaryhmä), tietoa ei tarvita, jos osastolla ei ole tilittäjätunnusta p-kunta (ei pakollinen) palkkalaji (jokaisella osastolla tulee olla oma palkkalaji) tilittäjätunnus (ei pakollinen) pankkitili (ei pakollinen) iban tilinumero ja bic-koodi (ei pakollinen) Talleta tiedot. Jos henkilöllä on poikkeava jäsenmaksuprosentti (esimerkiksi vapaajäsenyys), viedään prosentti henkilön tietoihin Viitenumerot Viitenumerot ovat useimmilla liitoilla vakiot, kuukaudesta toiseen. Tällöin voidaan käyttää viitetiedon vakiopohjaa. Sivu 39 / 54

40 Kun vakiopohjaa voidaan käyttää, riittää yksi viitetieto, jota käytetään aina. Koska vakioviitetiedossakin kuukauden numero ja vuosiluku vaihtuvat, annetaan ne kohdat viitetietoon erikoismerkeillä. Kuukauden kohta merkitään merkinnällä && ja vuosiluvun kohta merkinnällä ####. Jos vuosiluku pitää antaa kahdella merkillä, annetaan silloin vuosimerkkejä vain kaksi (##). Jos ay-liiton viitenumerot eivät noudata em. standardia, eikä kk- ja vuosi-viittauksia voida antaa, pitää viitteet syöttää kuukausikohtaisesti. Tällöin valitaan kuukausi valintalistasta kuukauden nimi ja syötetään viitenumero ja näin jokaiselle kuukaudelle erikseen Viitenumeron muoto Viitenumerot voidaan syöttää joko yhteen pötköön tai jaettuna viiden merkin ryhmiin, kuten kuvassa. HUOM: Ryhmien väliin yksi tyhjä. Viitteen viitenumeron kohtaan (viimeinen merkki) voidaan syöttää mikä tahansa numero, koska tilitysohjelma laskee viitenumeron aina uudelleen ja muuttaa viimeisen merkin sen mukaan. HUOM! Tarkistusnumero on kuitenkin aina syötettävä Henkilökohtaiset viitenumerot Jos liitolla on henkilökohtaiset viitenumerot, jotka eivät noudata mitään standardia, on ko. jäsenmaksut tilitettävä käsin. Toistaiseksi niitä ei voi antaa järjestelmään. Sivu 40 / 54

41 12 HENKILÖTIETOJEN POISTO 12.1 Yleistä Henkilön poisto-toiminnon voi tehdä vain pääkäyttäjä. Ennen henkilön poistoa, tulee tarkistaa onko henkilölle maksettu palkkaa. Tiedot voidaan tarkistaa esimerkiksi kertymät -> kumulat. vuositiedot -toiminnossa. Jos henkilölle on maksettu palkkaa Populuksen kautta, ei henkilöä saa poistaa Suoritusjärjestys Kun haluat poistaa henkilön, toimi seuraavasti 1. Varmista ettei henkilölle ole maksettu palkkaa Populuksesta 2. Poista henkilön palvelussuhde 3. Poista henkilön perustiedot 4. Poista henkilö Populus kannasta (ensin vain lista, sitten poisto) 12.3 Palvelussuhteen poisto Suosittelemme, että ennen henkilön poistoa poistetaan henkilön palvelussuhteet. Populus tarkistaa palvelussuhteen poistossa onko henkilölle maksettu palkkaa. Palvelussuhteen poisto löytyy seuraavasta kohdasta: Henkilöt -> Palvelussuhteet -> näytön alalaidassa Poista-toiminto. Poista tarvittaessa kaikki palvelussuhteet. Populus varmistaa että haluatko poistaa tiedon. Vahvista poisto klikkaamalla OK-painiketta. Sivu 41 / 54

42 Populus poistaa palvelussuhteen ja kursori jää poiston jälkeen palvelussuhde-kenttään. Poistosta ei tule erillistä ilmoitusta. Jos henkilölle on maksettu palkkoja, tulee siitä alla olevia huomautuksia (kumulatiiviset = jo maksettu TAI kausitapahtumat = syötetty, ei maksettu). Sivu 42 / 54

43 12.4 Henkilön perustietojen poisto Kun henkilön palvelussuhteet on poistettu, voidaan henkilö poistaa. Henkilön poisto löytyy seuraavasta toiminnosta: Henkilöt -> Perustiedot -> näytön alalaidassa Poista-toiminto Populus vielä kysyy poistosta, vahvista poisto klikkaamalla ok painiketta. Tämän jälkeen henkilö ei näy enää henkilöt toiminnossa eikä raporteilla. Sivu 43 / 54

44 12.5 Poistetut henkilöt toiminto Kun henkilö on poistettu Populuksesta, hänen tietonsa siirtyy Poistetut henkilöt toimintoon. Täältä henkilö voidaan vielä palauttaa takaisin, jos siihen on tarvetta Henkilön poisto Populus-kannasta Henkilön poistaminen Populus-kannasta tehdään omalla toiminnolla. Toiminto löytyy vain pääkäyttäjien valikossa Ylläpitoajot -> Henkilön poisto Sivu 44 / 54

45 Vain listaus -ajo Aja poisto-toiminto ensin vain listana. Voit rajata Henkilöt -kohtaan henkilöt, jotka nyt haluat poistaa. Päivittävä -ajo Kun listaus on tarkistettu, ajetaan ajo päivittävänä. Sivu 45 / 54

46 13 PALKKATIETOJEN PÄIVITYS MASSANA Palkkatietoihin voidaan päivittää massa-ajona seuraavat tiedot: kalleusluokka työaikamuoto tunnit/pv tunnit/viikko tunnit/kk palkkaluokka palv.lis.lkm Näytöllä kysytään päivitetäänkö voimassa olevaan palkkatietoon vai tehdäänkö muutoksista uusi palkkatieto ja mikä on tällöin muutospäivämäärä ja muutossyy. Sivu 46 / 54

47 14 KÄYTTÖÖN LIITTYVIÄ TOIMINTOJA 14.1 Muutostapahtumat Muutostapahtumat raportti kannattaa ajaa Lajittelulla 4 Muutosaika/muuttaja ja vain yhdestä henkilöstä kerralla. Raportilta näkee henkilön/palvelussuhteen muutokset muuttajan päivämäärän ja kellonajan vanhan tiedon uuden tiedon 14.2 Käyttöoikeusraportti Raportille tulostuu exceliin kaikki käyttäjätunnukset. Käynnistyksessä valitaan vain lajittelu. Exceliin tulostuu kaikki Käyttäjät -kohdan tiedot. Raportilta näkee mm. kaikki käytetyt käyttäjäryhmät Näyttöjen avaaminen uuteen ikkunaan tai välilehdelle Päävalikosta näytön voi avata omaan ikkunaan tai välilehdelle, jolloin käytettävissä on kaksi (tai useampia) erillistä Populus -istuntoa. Tämä on hyödyllistä silloin, kun esim. halutaan katsella samaan aikaan asiaan liittyviä tietoja toiselta näytöltä (esim. vertailla kahden eri näytön tietoja). Sivu 47 / 54

48 Kursori viedään halutun valikkovalinnan kohdalle ja painetaan hiiren oikeanpuoleista näppäintä. Näytölle avautuu selaimen valikko, josta valitaan vaihtoehto Avaa uudessa ikkunassa (Open in New Window) tai Avaa uudessa välilehdessä (Open in New Tab) Ohjelman haku valikosta Jos halutaan nopeasti etsiä valikosta oikea ohjelma, niin haku voidaan tehdä CTRL + F näppäinyhdistelmällä (selaimen Etsi/Find on this page toiminto). Haku-kenttään annetaan halutun ohjelman nimi tai alkua siitä (esim. poissaolo), jolloin löytyneet sanat näkyvät keltaisella. Sivu 48 / 54

49 14.5 Ohjelman nimi ja tunnus Jokaisella ohjelmalla on yksilöllinen ohjelmanimi ja selväkielinen nimi. Lisäksi ohjelmilla on ohjelmatunnus. Valikossa ohjelmat on kerrottu selväkielisillä nimillä. Ohjelmanimen ja ohjelmatunnuksen näkee viemällä kursori valikossa olevan ohjelma-linkin päälle, jolloin selaimen alareunaan tulee ohjeteksti. Ohjelmanimi ja ohjelmatunnus näkyy ohjetekstin lopussa, esimerkissä merkpv on ohjelmanimi (näkyy tausta-ajoissa) ja WMER on ohjelmatunnus. Jos alarivin ohjeteksti ei näy, niin on tarkistettava, että selaimen Näytä (View) / Tilarivi (Status Bar) on päällä. Kts. Käyttöliittymän selainasetukset opas. Sivu 49 / 54

50 Ohjelmanimen tai ohjelmatunnuksen saa selville myös päävalikosta klikkaamalla valikkovalinnan kohdalla hiiren oikealla ja valitsemalla Properties/Ominaisuudet (tai vasenkätisten hiiressä vasen painike). Ohjelman ohjaustieto on yleensä sama kuin ohjelmatunnus ilman W-kirjainta. Ohjelman ohjaustiedot löytyvät myös käynnistysnäytön oikean yläkulman?-merkistä.. Sivu 50 / 54

51 14.6 Henkilöiden haku käynnistysnäytöillä Henkilöt kohtaan voidaan kirjoittaa esim. henkilön sukunimi jolloin henkilövalintaan tulee näkyviin kaikki Saariset. Sivu 51 / 54

52 15 SYSTEEMI -VALIKON TOIMINNOT 15.1 Valikot Kohdassa voidaan siirtää ohjelmia valikosta toiseen Pääkäyttäjä asettaa tarvittaessa ohjelman näkyviin haluttuun valikkoon. Esimerkkinä Ansiot sivukuluineen -raportti. - Viekää hiiri ohjelmalinkin päälle - Ruudun alaosaan tulee tekstiä ja siellä viimeisenä näkyy ohjelman tunnus, tässä tapauksessa WV97 1. Etsikää se valikko, johon haluatte lisätä ohjelman esim. esimiesten RAPORTIT -valikko ja samalla lailla sieltä ohjelmatunnus (WM34) 2. SYSTEEMI / Valikot kohdassa ilmoittakaa Mistä kohtaan WM34 (+ Etsi-painike) ja lisätkää ohjelma (WV97) sopivaan kohtaan (järjestysnumero) kyseisessä valikossa Tausta-ajon käynnistys Populuksessa tausta-ajot saattavat joskus jumiutua. Tämän huomaa siitä, kun ajot eivät etene, suoritustilana on jonossa. Pääkäyttäjä voi tarvittaessa käynnistää tausta-ajot uudestaan Sivu 52 / 54

53 15.3 Tausta-ajon seuranta Kohdassa näkyy kaikki käyttäjän suorittamat ajot Pääkäyttäjät näkevät myös muiden käyttäjien ajot Ilmoittakaa uudet pääkäyttäjät ja heidän käyttäjätunnuksensa Populus -tukeen. Laitamme uudelle pääkäyttäjälle näkymän kaikkien Tausta-ajon seurantaan CGI:ssä Tausta-ajon seurannassa on seuraavat lajittelut: Ohjelma/Ajojärjestys Ohjelma/Järj.numero Ajojärjestys Laskentaryhmä/Ajojärjestys Laskentaryhmä/Ohjelma Tiettynä päivänä ajettu raportti tai ajo voidaan hakea Tausta-ajon seurannan kautta antamalla Ohjelmakenttään ohjelman nimi ja päivämäärä pilkulla erotettuna (esim. merkpv, ) Arkistotulosteiden selaus Kohdassa näkyy Populuksen arkistoon ajetut raportit Tulostakaa lopulliset Palkkaerittelyt, palkkalaskelmat, pankkiaineistot, kirjanpitoaineistot, tilitykset yms. Populuksen arkistoon. Tällöin kaikki pääkäyttäjät löytävät ajot Arkistotulosteiden selauksesta. Arkistoon ajo: Tulostin kohdassa valitaan Arkisto. Sivu 53 / 54

54 15.5 Tiedostonhallinta Kohdassa voidaan katsoa syntyneitä liittymien tiedostoja Kohdassa voidaan siirtää Populuksen palvelimelle tiedostoja mm. excel -taulukoita, jos taulukon perusteella perustetaan palkkatapahtumia Kohdassa voidaan hakea Populuksen palvelimelta tiedostoja mm. Työvoimakustannusten ¼ vuositilasto ja PTY:n tilasto (näitä ei voida siirtää TYVI-palvelulla) Tiedostonhallinta toiminnosta on erillinen käyttöopas ServiceNetin kohdassa Palvelut/Ohjelmisto- ja käsikirjapäivitykset -> Yleiset -> Tiedostojen hallinta. Sivu 54 / 54