Esimiehen viestintä- ja vuorovaikutustaidot

Transkriptio

1 Esimiehen viestintä- ja vuorovaikutustaidot

2 Osaava ja arvostava työyhteisö Osaaminen Yksilön oma -> yhteisön yhteinen Arvostaminen Itsensä arvostaminen Toisen arvostaminen Vaikuttaa yhteisön sisällä Heijastuu ulos Näkyy ulos Vaikuttaa tiimien, koko yhteisön ja yrityksen toiminnassa Osa yrityksen mainetta ja sen hallintaa

3 Käyttäytyminen Uskomukset ja ennakkoluulot Tiedot, taidot, tavat ja tottumukset Tunteet ja kokemukset Arvot ja asenteet

4 Yhteinen visio Yhteiset päämäärät jokaisen viestintä palvelee tavoiteltavia päämääriä. Edellytys päämäärien saavuttamiselle on tiedostaa, että niitä tavoitellaan yhteisesti.

5 Tiedon on kuljettava Olennaista on että organisaation toimintaan vaikuttava tieto kulkee organisaatiossa tehokkaasti oikea tieto oikeille ihmisille oikeaan aikaan kaikkien ei tarvitse tietää kaikkea.

6 Oma roolini vastuullisena viestijänä Tiedotan Viestin Annan palautetta Otan palautetta vastaan Toimin vuorovaikutuksessa Esimies Työtoveri

7 Kannustaminen Rohkaiseminen Ilmaisutaito Kuunteleminen Hienotunteisuus Palaveritaidot Kunnioittaminen Avoimuus Havainnointitaito Empatia Arvostava läsnäolo Suoruus VIESTINTÄ- JA VUOROVAIKUTUSTAIDOT HAMK

8 Itsetunto Itseys Turvallisuus Pätevyyden tunne Yhteenkuuluvaisuus Tehtävä- ja tavoitetietoisuus

9 Rakennanko työntekijäni itsetuntoa vai murranko sitä? HAMK

10 Viestimme koko ajan Sanat 10 % Ilmaisu 35 % Muu sanaton viestintä 55 %

11 Sanaton viestintä säätelee ryhmän vuorovaikutusta. ilmaisee tunteita ja asenteita. osoittaa vallitsevia henkilösuhteita ja statuseroja. täydentää sanallista viestintää tai korvaa sen joskus kokonaan.

12 Body language Kehonkieli

13 Kosketuskäyttäytyminen Kosketus voimakas viestintäkeino yleinen viestittäessä tunteita, statusta ja voimaa olalle taputtaminen, kättely

14 Tilankäyttö liittyy ihmisen tarpeeseen pitää yllä omaa henkilökohtaista tilaansa, "reviiriä". Viestijöiden välisen ihmissuhteen luonne sekä se, millaisesta viestintätilanteesta on kyse. istumajärjestys, sosiaalisen tilan käyttö välimatka toisiin

15 Esinekieli Ihmisten muovaama ympäristö Neuvottelutilan varustelu Esineet, korut Vaatteet ja pukeutuminen

16 Ajankäyttö Keskustelun ja toiminnan etenemisvauhti taukojen käyttö puheessa yleinen näkemys ajasta ja sen käytöstä palaveriin ja kokoukseen varattu aika kehityskeskusteluun, ohjaukseen varattu aika

17 Toiminnan kieli Osallistumisen aktiivisuus vs. passiivisuus Harrastukset Teot ja suoritukset

18 Vakuuttavassa viestinnässä ratkaisevan tärkeää kaikkien viestien samansuuntaisuus. Jos ristiriitaa sanattoman ja sanallisen viestin välillä SANATON VIESTI VAHVEMPI

19 Myönteinen vuorovaikutus Mahdollistaa riittävän luottamuksen rakentumisen kyllin avoimen ilmapiirin muodostumisen ja säilymisen yhteenkuuluvuuden syntymisen

20 Minä olen hyvä kuuntelija, mutta minua ei kuunnella (Lähde: Puro 2010, Kuunteleva organisaatio)

21 Hyvä kuuntelija pyrkii aidosti ja vilpittömästi ymmärtämään mitä hänelle yritetään viestittää. tekee aktiivisesti tulkintoja ja arvioita. osoittaa palautteellaan kuuntelevansa.

22 Johtajalta edellytetään että hän kykenee jäsentämään, erittelemään ja tulkitsemaan riitasointujenkin kokonaisuutta. Havaitsee, kannustaa, arvostaa, kiittää hyvästä toiminnasta. Työnjohtajalta ja/tai tiimin vetäjältä edellytetään että hän osaa kuunnella ja työstää työntekijöiden erilaisia näkökantoja. Havaitsee, kannustaa, arvostaa, kiittää hyvästä toiminnasta. Tiimin ja yhteisön jäseneltä edellytetään

23 Viisi käskyä Lehtonen Älä luota siihen, että ymmärsit, mitä puhuja tarkoittaa. 2. Älä luota siihen, että ymmärsit hänen käyttämänsä sanat oikein. 3. Älä luota siihen, että tulkintasi hänen perusteluistaan oli se, mitä hän tarkoitti. 4. Älä pidä varmana, että ymmärsit puhujan perustelut niin kuin hän tarkoitti.

24 Viisi käskyä Lehtonen Arvioi vielä kerran, perustuiko tulkintasi siihen, mitä hän sanoi, vai omiin ennakkoasenteisiisi ja sanoiko puhuja todella sitä, mitä kuulit tai luulit hänen sanoneen. Kysy, tarkista, varmenna

25 Näennäiskuuntelija 1. ymmärtää mitä sanotaan, mutta eri tavoin kuin puhuja, eikä osoita tätä puhujalle. 2. tekee tulkintoja ja arvioita kuulemastaan tarkoitushakuisen varautuneesti tai kielteisesti. 3. näyttelee kuuntelevansa. Tukee puhujaa kenties sanallisesti ja sanattomasti, mekaanisesti.

26 Valikoiva kuunteleminen suhtaudutaan työyhteisöissä usein sallivasti alainen on kuuntelevinaan ja esimies tulkitsevinaan, että alainen on ymmärtänyt asian, säilyy työyhteisön tasapainotila Tapahtuu kaikilla tahoilla ja tasoilla juu, kyllä, aivan katsotaan mitä asialle voidaan tehdä

27 Mitä huono kuunteleminen saa aikaan? Virhetulkinnat ( Ymmärsin sanomasta, että tätä se käytännössä tarkoitti ) Väärinkäsitykset ( Luulin että palaveri on huomenna ) Sekaannukset ( Ajattelin että tämä on se lista ja tuo liittyisi huomiseen työhön )

28 Mitä huono kuunteleminen saa aikaan? Asenne Tarkoituksellinen passiivisuus ( Hohhoijaa näitäkin juttuja ) Skeptisyys ja kyynisyys ( Tämäkin menee yli ) Perusteeton epäily ( Taas on tarkoitus hankaloittaa toimintaa )

29 Asenteellinen kuunteleminen Merkitysten jakaminen viestinnän perustavoite Ihmisille kerrottavalla tiedolla on oltava heille merkitys, jotta tieto voidaan ottaa vastaan. Tiedon merkitys muuttuu, kun se otetaan vastaan (kielteisellä) asenteella. Luottamus ja kuunteleminen Kuulijan tulee voida luottaa puhujan pyrkivän hyvään ja puhujan tulee voida luottaa kuulijan tekevän samoin.

30 Kuuntele, älä ole kuulolla reilusti, ystävällisesti ja aidosti arvottamatta ja tuomitsematta kärsivällisesti mitä todella sanotaan pääkohtia etsien. Kuuntelua on aktiivisesti harjoitettava.

31 Tehokasta kuuntelemista häiritsevät ennakkoluulot uskomukset kielteinen asenne kiinnostuksen ja tosiasioiden puute ylikuormitus.

32 Kuunteleminen tehostuu, jos keskityt puhujan asiaan säädät vastaanottimesi puhujan aaltopituudelle minimoit ulkoiset häiriöt teet tarvittaessa muistiinpanoja tiedostat oman asenteesi puhujaa ja hänen esittämäänsä asiaa kohtaan annat puhujalle mahdollisuuden: olet rakentavan kriittinen mutta avoin arvioit myös itseäsi ja asetat omat tulkintasi kyseenalaisiksi.

33

34 Miten ajattelet? Miten ymmärrät? Mihin perustuu? Mitä mielestäsi tarkoittaa? Mitä ajattelet siitä seuraavan? Mistä mielestäsi johtuu? Miten merkityksellinen? Mitä sitten, kun? Mihin ajattelet tämän liittyvän? Miltä sinusta tuntuu? Millä tavalla selität? Miten ajattelet toimia? Miten toivoisit asian olevan? Mitä toivoisit muiden tekevän? Mitä voisit tehdä itse?

35 Kuuntelemisen pulmia voidaan pyrkiä ratkomaan Tilanteisiin liittyviä pulmia -> Selvitä osallistujien roolit ja tavat toimia Asiasisältö aiheuttaa pulmia -> Jäsennä täytyy tietää, pitäisi tietää, mukava tietää Tilat ja niiden tarjoamat mahdollisuudet Viestintä ja vuorovaikutus mitkä viestintäkanavat käytössä? Kieli yhteinen, avoin ja luottamusta rakentava Sanat luovat todellisuutta myös työyhteisössä

36 TAHTO, TIETO JA TAITO Miten jokainen voi vaikuttaa työyhteisön ilmapiiriin? Sisäinen viestintä heijastuu ulos. Työyhteisön ilmapiiri ja keskinäinen toiminta näkyy ja kuuluu. Viestintä ja vuorovaikutus, kuunteleminen ja aktiivinen osallistuminen, toisten kannustus sekä iloitseminen toisen onnistumisesta. Sanat ja teot tai tekemättä jättämiset viestivät todellisuutta rakentavat tai repivät.

37 Palautetaidot Antaminen Vastaanottaminen Pyytäminen

38 Mikä tai mitä on palaute? perusta kehittymiselle jokainen palautetilanne oppimistilanne Palautteen antaminen ja vastaanottaminen koetaan usein vaikeaksi.

39 39 Palautteen tulisi olla kaksisuuntaista johdonmukaista (aikaisemmankin palautteen suhteen) oikeudenmukaista.

40 40 Palautteen antamisen tavoitteet kertoa reaktioista tehdä parannusehdotuksia motivoida rohkaista Arvioi sisältöä, älä henkilöä.

41 41 PALAUTTEEN AJANKOHTA viivästeinen jonkun ajan kuluttua omat tuntemukset haalistumassa heti tilanteen jälkeen tai sen aikana samanaikainen mahdollista korjata, tehdä uudelleen välittömästi

42 Rakentava palaute Kriittinen palaute Kiittävä palaute Erilliset palautejärjestelmät Ohimennen annettu palaute onnistuneista työsuorituksista

43 Rakentavan palautteen antaminen Vahvistetaan vastaanottajan itsetuntoa. Suunnitellaan yhdessä uusi toimintamalli. Sovitaan seurannasta.

44 Palautteen antajana Tue. Kannusta. Perustele. Ole selkeä. Anna myös ohimennen. Älä kyylää.

45 45 PALAUTTEEN VASTAANOTTAMINEN Syytämme helposti toisia tunteistamme. Olemme oppineet kuuntelemaan kaikkea vaatimuksina tai käskyinä. Kuuntele! Älä syyttele tai puolustaudu.

46 Palautteen vastaanottajana Kuuntele. Älä syyttele tai puolustaudu. Kiitä palautteesta. Jos et ymmärrä, pyydä tarkennusta. Pyydä, ellet saa riittävästi palautetta.

47 47 MAKERA Esimiehen viestintä- ja vuorovaikutustaidot Parannuskeinoja palaveriin HAMK

48 48 Pääsisipä tekemään oikeita töitä Käsityksiä kokouksista ja palavereista Kokous turruttaa ja vie motivaation Kun asia on kerrottu, se on sisäistetty Aikuinen on itseohjautuva Kaikkea pitää kytätä Nyt ideoidaan Kiinnostavaa luettavaa: Koski & Kortesuo Kokousten seitsemän kuolemansyntiä. Talentum:Helsinki HAMK

49 49 Kuivahtanut palaveri palaveriin tullaan tyhjin käsin tavoitteet ovat epäselviä ja ne unohtuvat keskustelu ei ole rakentavaa osa osallistujista tekee omia asioitaan ihmiset puolustavat itseään: linnoittautumisen vuoksi ei päästä yhteisymmärrykseen uudet ideat eivät innosta, usein ne tyrmätään heti palaverit päättyvät hämmennykseen, jatkotoimenpiteistä ei sovita HAMK

50 50 PALAVERIN VOIMISTAMINEN tarkoituksen määrittäminen käsiteltävien asioiden selvittäminen asialistan laatiminen ASENNE VALMISTAUTUMINEN HAMK

51 51 ASIOIDEN VALINTA tiedotusasiat kohdejoukko yhdessä työstämällä lisäarvoa -> koollekutsujalle tiedoksi käsiteltäviksi halutut asiat muut asiat HAMK

52 52 VETÄJÄ asioiden eteneminen keskustelun johtaminen jatkokysymykset yhteenvedot toimintaohjeet kannustaminen ilmapiiri puherauha, rajoittaminen asia ja tavoite selkeänä aktivointi HAMK

53 53 OSALLISTUJA Valmistautuu Osallistuu keskusteluun Osaa kuunnella Pitää mielessään kokouksen tavoitteen Seuraa keskustelua On ystävällinen ja kannustava Osoittaa yhteistyöhalua Esiintyy avoimesti ja aktiivisesti HAMK

54 54 Muistio palaverin aika ja paikka muistion laatija osallistujat sovitut asiat ja toimenpiteet sekä avoimeksi jääneet asiat seuraava palaveri, jos tarpeen toteutuksen seuranta jatkuvan työskentelyn tueksi jakelu HAMK

55 55 Tuloksekas palaveri palaveriin tullaan valmistautuneena tarkoitus ja tavoitteet tunnetaan keskustelu on avointa toisia kuunnellaan aktiivisesti kaikkien resurssit ovat yhteisiä erimielisyydet nähdään rikkautena ja asioista päästään lopulta yhteisymmärrykseen osallistujat suhtautuvat avoimesti uusiin ajatuksiin palaverit päättyvät selkeisiin päätöksiin ja jatkotoimenpiteisiin HAMK

56 56 Entä jos käyttäisimme jotain muuta tapaa? Lyhyt palaveri, jossa jokainen kertoo 1. Mitä on tehnyt edellisen palaverin jälkeen? 2. Mitä aikoo tehdä seuraavaan palaveriin mennessä? 3. Mikä on vaikeuttanut työskentelyä? Päivittäin, 15 minuuttia. Keskustellaan tarvittaessa kohdasta 3. SCRUM HAMK

57 57 Entä jos käyttäisimme jotain muuta tapaa? Jokaiselle osallistujalle annetaan tehtäväksi edustaa tiettyä näkökulmaa vahvuus, heikkous, mahdollisuus ja uhka Käsiteltävästä asiasta saa tuoda vain annetun roolinsa = näkökulmansa mukaisia perusteluja ja kommentteja 10 minuuttia SWOT HAMK

58 58 Entä jos käyttäisimme jotain muuta tapaa? - Tilassa - Ulkona - muistilaput Ideakävely Tavoitteena ideointi HAMK

59 59 VUOROVAIKUTUS PALAVERISSA Tahto osallistua vaikuttaa yhteiseen toimintaan oppia muilta oppia kärsivällisyyttä. HAMK

60 HAMK PARANNUSKEINOJA Sovitaan yhteiset pelisäännöt roolit keskustelun nopeus puheenvuorojen tasapuolisuus keskeyttämisen salliminen ymmärryksen tarkistaminen nakituksen välttäminen 60

61 Esimiestyönantajan viestintä- ja vuorovaikutustaidot

62 Mitä puheeksi ottamisella tarkoitetaan? Varhainen tuki -> työntekijöiden työhyvinvointi -> työyhteisön toimivuus -> myönteinen työilmapiiri => toimivuus, turvallisuus, tuloksellisuus, taloudellisuus

63 Puheeksi ottaminen 1. Esimies ottaa puheeksi ja keskustelee työntekijän kanssa avoimesti ja luottamuksellisesti havaitsemastaan tai tietoonsa tulleesta selvitystä vaativasta asiasta.

64 Puheeksi ottaminen 2. Työntekijä itse ottaa esimiehen kanssa puheeksi omaan työhyvinvointiinsa vaikuttavan asian tai tilanteen. 3. Muut työyhteisön jäsenet voivat tehdä aloitteen asioiden selvittämiseksi.

65 Puheeksi ottaminen Vastuu puheeksi ottamisesta ja siihen liittyvistä ratkaisuista on esimiehellä. yhteinen keskustelu sovittujen toimenpiteiden kirjaaminen

66 Keskustelussa käsiteltäviä asioita Työkykyongelman jäsentäminen Toivotun työkyvyn määrittäminen Tarpeelliset muutokset ja niiden kirjaaminen Seuranta (tietoa esim.

67 Valmistautuminen Miten esimies voi valmistautua? Miten keskustelua voi edistää? Mitä voi olla odotettavissa? Mahdollisten tilanteiden ja reaktioiden ennakointi. Pohdittavaksi

68 Koulutuspäivän tausta-aineistoa Huotari, M.-L.,Hurme, P. & Valkonen, T Viestinnästä tietoon. Helsinki: WSOY. Juholin, E Viestinnän vallankumous. Helsinki: WSOY. Koski, R. & Kortesuo, K Kokousten seitsemän kuolemansyntiä. Helsinki: Talentum. Puro, J.-P Kuunteleva organisaatio. Helsinki: Infor. Surakka, T. (toim.) Työyhteisön palaverit. Helsinki:Edita.