Rinnakkainen puitesopimus ympäristö-, ilmastonmuutos-, energia- ja avaruuspolitiikkaa käsittelevien tutkimusten laatimisesta

Transkriptio

1 Osasto B Lainsäädäntöasiat 1 TARJOUSPYYNTÖ CDR/TL1/68/2016 Rinnakkainen puitesopimus ympäristö-, ilmastonmuutos-, energia- ja avaruuspolitiikkaa käsittelevien tutkimusten laatimisesta TARJOUSERITELMÄ 1/41

2 SISÄLLYSLUETTELO 1. TIETOA TARJOUSKILPAILUSTA Osallistuminen Menettely ja hankinnan luonne Sopimusehdot Sovellettavan lainsäädännön noudattaminen Sopimuksen kesto ja suorituspaikka Aikataulu, asiantuntijaselvitysten esittäminen ja kokoukset Yhteiset tarjoukset Alihankinta Tarjouksen muoto ja sisältö Tarjoajaa koskevat tiedot Tarjouskilpailuasiakirjat TEKNISET ERITELMÄT Tarjouskilpailun tausta ja tarkoitus Sopimuksen yleistavoite Erityistavoite Erilaiset asiantuntijatoimet alueiden komitean työskentelyn tukena TARJOAJIEN JA TARJOUSTEN ARVIOINTI Arvioinnin vaiheet Hyväksyttävyyden varmistaminen Valintaperusteet Vähimmäisvaatimusten täyttymisen varmistaminen Ratkaisuperusteet SOPIMUKSEN MYÖNTÄMINEN /41

3 1. TIETOA TARJOUSKILPAILUSTA 1.1 Osallistuminen Hankintamenettelyyn voivat osallistua tasapuolisin edellytyksin luonnolliset henkilöt ja oikeushenkilöt, jotka kuuluvat perussopimusten soveltamisalaan, sekä kansainväliset organisaatiot. Siihen voivat osallistua myös sellaisen kolmannen maan luonnolliset henkilöt ja oikeushenkilöt, joka on tehnyt unionin kanssa erillissopimuksen yhteistyöstä julkisten hankintojen alalla, kyseisessä sopimuksessa määrätyin edellytyksin. 1.2 Menettely ja hankinnan luonne Kyseessä on avoin tarjouspyyntömenettely rinnakkaisen palveluhankintapuitesopimuksen tekemiseksi. 'Rinnakkaisella palveluhankintapuitesopimuksella' tarkoitetaan tilannetta, jossa alueiden komitea (jäljempänä 'komitea', 'AK' tai 'hankintaviranomainen') tekee identtiset palveluhankintapuitesopimukset useiden palveluntuottajien kanssa varmistaakseen, että jokin toimeksisaajista alenevassa järjestyksessä pystyy toteuttamaan tilauksen. Rinnakkaiset palveluhankintapuitesopimukset tehdään niiden kolmen tarjoajan kanssa, joiden tarjoukset arvioidaan parhaimmiksi. Toimeksisaajista laaditaan alenevassa järjestyksessä luettelo käsillä olevassa tarjouseritelmässä esitettyjen ratkaisuperusteiden nojalla. Rinnakkainen palveluhankintapuitesopimus pannaan täytäntöön erillissopimusten avulla (puitesopimuksen liite III). Sopimuksen kattamien palveluiden ja tehtävien laatu kuvataan osiossa 2. Mikäli luettelossa ensimmäisenä oleva toimeksisaaja ei voi toteuttaa työtä asetetussa määräajassa, pyyntö palveluiden tuottamisesta lähetetään automaattisesti luettelossa alenevassa järjestyksessä seuraavana olevalle toimeksisaajalle. Mikäli erillissopimus maksetaan vain osittain useammin kuin kerran sopimuksen täytäntöönpanon aikana, komitealla on oikeus lähettää myöhemmät erillissopimukset luettelossa seuraavana olevalle toimeksisaajalle. Tarjoajien huomio kiinnitetään siihen, että sopimus ei ole tilaus, vaan siinä sovitaan pelkästään niistä oikeudellisista, taloudellisista, teknisistä ja hallinnollisista ehdoista, jotka koskevat sopimusosapuolten välistä suhdetta sopimuksen voimassaolon ajan. Hankintaan sovellettava sopimusmalli on liitteessä I. Tarjoajien on otettava se huomioon tarjousta laatiessaan. 3/41

4 Sopimuksen allekirjoittaminen ei velvoita alueiden komiteaa tekemään erillissopimusta eikä anna toimeksisaajalle minkäänlaista yksinoikeutta sopimusten kattamien palvelujen tarjoamiseen. Alueiden komitea pidättää itsellään oikeuden lopettaa tilausten tekemisen milloin tahansa sopimuksen voimassaolon aikana ilman minkäänlaista korvausvelvollisuutta. Kun alueiden komitea haluaa ostaa sopimukseen kuuluvia palveluja, se toimittaa toimeksisaajalle erillissopimuksen, jossa eritellään toimitusehdot, kuten hinta ja toimitusaika, sopimuksessa mainittujen ehtojen mukaisesti. Toimeksisaajalle lähetetty erillissopimus on palautettava asianmukaisesti allekirjoitettuna ja päivättynä viiden työpäivän kuluessa sen lähetyspäivästä. Tämä vastaa tilauksen saantitodistusta ja merkitsee toimitusehtojen hyväksymistä. 1.3 Sopimusehdot Tarjoajan tulee pitää mielessään sopimusluonnoksen määräykset, joissa eritellään toimeksisaajan oikeudet ja velvollisuudet, etenkin ne, jotka koskevat maksuja, sopimuksen täytäntöönpanoa, luottamuksellisuutta sekä tarkastuksia ja tilintarkastuksia (ks. liite I). Sopimukseen sovelletaan unionin lainsäädäntöä, jota täydennetään tarvittaessa Belgian kansallisen oikeuden säännöksillä. Sopimuksen määräysten tulkintaan tai soveltamiseen liittyvät sopimuspuolten väliset erimielisyydet, joista nämä eivät pääse sopuratkaisuun, on saatettava Brysselin tuomioistuinten ratkaistavaksi. 1.4 Sovellettavan lainsäädännön noudattaminen Tarjoajan on noudatettava sovellettavan ympäristö-, sosiaali- ja työlainsäädännön velvoitteita, jotka on vahvistettu unionin oikeudessa, kansallisessa lainsäädännössä, työehtosopimuksissa ja direktiivin 2014/21/EU 1 liitteessä X luetelluissa sosiaali- ja ympäristöaloja sekä työtä koskevissa kansainvälisissä sopimuksissa. 1.5 Sopimuksen kesto ja suorituspaikka Sopimus on voimassa yhden vuoden viimeisen sopimusosapuolen allekirjoituksen päiväyksestä laskien. Sopimusta voidaan jatkaa kolme kertaa korkeintaan yhdellä vuodella. Alueiden komitea pidättää itsellään nimenomaisesti oikeuden olla uusimatta sopimusta. 1 Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi 2014/24/EU, annettu 26 päivänä helmikuuta 2014, julkisista hankinnoista ja direktiivin 2004/18/EY kumoamisesta (EUVL L 94, , s. 65). 4/41

5 Palvelut, jotka toimeksisaaja voi saada tehtäväkseen tämän menettelyn puitteissa, suoritetaan pääsääntöisesti toimeksisaajan tiloissa. 1.6 Aikataulu, asiantuntijaselvitysten esittäminen ja kokoukset Aikataulu Palvelujen suoritusaikataulusta sovitaan kussakin erillissopimuksessa, jossa määritellään myös tarkka toimituspäivämäärä Asiantuntijaselvitysten esittäminen Palveluista, joita toimeksisaaja suorittaa erillissopimuksen toimeenpanemiseksi, tulee laatia kirjalliset selvitykset, jotka toimeksisaajan tulee toimittaa komitealle sähköisessä muodossa (sähköpostitse), ellei muuta ole ilmoitettu. Word-muotoinen versio (ei pdf-tiedosto) selvityksestä tulee aina toimittaa sähköpostitse osoitteeseen sekä asianomaisessa erillissopimuksessa mainittuun osoitteeseen. Lisäksi tarjoajaa saatetaan pyytää toimittamaan kyseiset asiakirjat sähköisesti tai tallennettuina CD-ROM-levylle ja/tai muulle digitaaliselle tallennusvälineelle sellaisena tiedostotyyppinä ja sellaisessa muodossa, jota komitea pystyy käsittelemään (Word, Excel tai vastaava) Väliraportit Mikäli erillissopimuksessa vaaditaan väliraportin laatimista, siinä tulee kuvata väliraportin toimittamiselle asetettuun määräpäivään mennessä suoritetut tehtävät ja saavutetut tulokset. Väliraportista tulee ilmetä erityisesti, mitä mahdollisia vaikutuksia saaduilla tuloksilla on erillissopimukseen sisältyviin tehtäviin kokonaisuutena sekä loppuraportin toimittamista edeltävälle jaksolle suunniteltuun työohjelmaan. Väliraportit tulee toimittaa komitealle erillissopimuksessa määriteltynä päivänä Loppuraportti Loppuraportissa tulee kuvata kaikki suoritetut tehtävät, ja sen tulee sisältää erillissopimuksen toimeenpanossa saavutetut tulokset. Lisäksi siinä on esitettävä tiivistelmä tärkeimmistä tuloksista. Kutakin asiantuntijatehtävää vastaavan loppuraportin tulee olla toimeksisaajan tai niiden asiantuntijoiden allekirjoittama, jotka vastaavat tässä tarjouseritelmässä mainittujen palvelujen suorittamisesta. Loppuraportin luonnos on toimitettava komitealle viimeistään erillissopimuksessa mainittuna päivänä. Tämän jälkeen komitea saattaa hyväksyntänsä tai huomautuksensa toimeksisaajan tiedoksi sopimuksen I.6 artiklan 3 kohdassa asetetussa määräajassa. Toimeksisaajan tulee toimittaa komitealle sopimuksen I.6 artiklan 3 kohdassa asetetussa määräajassa loppuraportin lopullinen versio. 5/41

6 1.6.5 Kokoukset Erillissopimusten mukaisesti suoritettujen palvelujen laadun seuraamiseksi voidaan järjestää tarpeen mukaan kohdassa tarkoitettuja toimeksisaajien ja komitean välisiä kokouksia Brysselissä komitean tiloissa. Kokousten avulla voidaan valvoa seuraavien sopimusperusteisten velvoitteiden noudattamista: laatukriteerien täyttyminen palvelupyyntöihin annettujen vastausten nopeus ja laatu määräaikojen noudattaminen sopimuksen hallinnoinnin laatu tarjottujen palvelujen laatu. 1.7 Yhteiset tarjoukset Yhteisellä tarjouksella tarkoitetaan talouden toimijoiden (luonnollisten henkilöiden tai oikeushenkilöiden) ryhmän tekemää tarjousta. Yhteiseen tarjoukseen voi osallistua ryhmän jäsenten lisäksi myös alihankkijoita. Kun on kyse yhteisestä tarjouksesta, kaikki ryhmän jäsenet ovat yhteisvastuussa hankintaviranomaiselle koko sopimuksen täytäntöönpanosta eli niillä on sekä taloudellinen että operatiivinen vastuu. Tarjoajien on kuitenkin nimettävä yksi talouden toimijoista ainoaksi yhteystahoksi (ryhmän edustajaksi), jonka kanssa hankintaviranomainen hoitaa hallinnolliset ja talousasiat sekä sopimuksen operatiivisen hallinnoinnin. Sopimuksen myöntämisen jälkeen hankintaviranomainen allekirjoittaa sopimuksen joko ryhmän kaikkien jäsenten kanssa tai muiden jäsenten valtakirjalla valtuuttaman ryhmän edustajan kanssa ryhmän kaikkien jäsenten puolesta. Jos ryhmän kokoonpano muuttuu hankintamenettelyn aikana, tarjous saatetaan hylätä. Ryhmän kokoonpanon muutos voidaan hyväksyä vain poikkeustapauksissa (esim. jos jokin ryhmän jäsentaho fuusioidaan tai ostetaan tai jos aloite muutoksen tekemiseksi tulee hankintaviranomaiselta: joku ryhmän jäsen esimerkiksi suljetaan pois menettelystä tai hylätään, koska se ei täytä kaikkia sovellettavia valintaperusteita). Lisäksi jos ryhmän kokoonpano muuttuu sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen, sopimus saatetaan irtisanoa. Alueiden komitea vaatii ryhmän jäsenen vaihtamista, jos ehdotettu jäsen on poissulkemiseen johtavassa tilanteessa tai ei täytä tiettyä valintaperustetta. 1.8 Alihankinta Alihankinta on sallittua, mutta toimeksisaajalla on täysi vastuu hankintaviranomaiseen nähden koko sopimuksen täytäntöönpanosta. 6/41

7 Tarjoajien on yksilöitävä kaikki alihankkijat. Tarjouksessa ilmoitetun alihankkijan vaihtaminen sopimuksen täytäntöönpanon aikana edellyttää kirjallista etukäteishyväksyntää hankintaviranomaiselta. Jos alihankinnassa tapahtuu muutos hankintamenettelyn aikana, tarjous saatetaan hylätä. Lisäksi jos alihankinnassa tapahtuu muutos sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen, sopimus saatetaan irtisanoa. Sopimusmallin (ks. liite I) II.10 artikla sisältää lausekkeen, jonka mukaan alihankinnan muuttaminen edellyttää etukäteishyväksyntää hankintaviranomaiselta. Muutos voi koskea alihankkijasta luopumista, alihankkijan korvaamista tai uuden alihankkijan lisäämistä. Alueiden komitea vaatii alihankkijan vaihtamista, jos ehdotettu alihankkija on poissulkemiseen johtavassa tilanteessa tai ei täytä tiettyä valintaperustetta. 1.9 Tarjouksen muoto ja sisältö Tarjoajan valtuuttaman edustajan / valtuuttamien edustajien tulee allekirjoittaa tarjous. Tarjous tulee toimittaa neljänä kappaleena (alkuperäiskappale ja kolme kopiota) jollakin Euroopan unionin virallisista kielistä. Tarjoajat voivat esittää tarjouksensa kaksipuolisena tulosteena ja/tai uusiopaperille tulostettuna. (Uusiopaperi: uusiokuidusta tehty paperi, joka on valkaistu ilman alkuaineklooria [ECF] tai kokonaan ilman kloorikemikaaleja [TCF].) Tarjouksen valmistelusta ja esittämisestä aiheutuvia kuluja ei korvata. Tarjouspyynnön ehtojen täyttäminen ei velvoita alueiden komiteaa tekemään sopimusta. Alueiden komitea ei ole velvollinen maksamaan korvauksia tarjoajille, joiden tarjousta ei ole hyväksytty. Komitea ei ole velvollinen korvauksiin myöskään silloin, jos se päättää jättää sopimuksen tekemättä. Kaikki tarjoajan toimittamat asiakirjat siirtyvät alueiden komitean omistukseen. Asiakirjoja käsitellään luottamuksellisina. Tarjoukset tulee esittää seuraavasti: Osa A: Tarjoajaa koskevat tiedot (ks. kohta 1.10) Osa B: Tekninen ehdotus, johon on sisällytettävä erillisinä osioina seuraavat tiedot: Osa B.1: Poissulkemisperusteisiin liittyvät tiedot (ks. kohta 3.2) Osa B.2: Valintaperusteisiin liittyvät tiedot (ks. kohta 3.3) Osa B.3: Tekninen tarjous (ks. kohta 3.5) Teknisen tarjouksen on katettava kaikki näkökohdat ja teknisissä eritelmissä edellytetyt tehtävät ja siinä on mainittava kaikki ratkaisuperusteiden soveltamiseen tarvittavat tiedot. 7/41

8 Tarjoukset, jotka poikkeavat vaatimuksista tai eivät kata kaikkia vaatimuksia, voidaan hylätä sillä perusteella, että ne eivät vastaa tarjouseritelmää, eikä niitä arvioida. Osa C: Hintatarjous (ks. kohta 3.5) Tarjottava hinta on ilmoitettava euroissa. Euroalueen ulkopuolisiin maihin sijoittautuneiden tarjoajien on ilmoitettava hintansa euroissa. Ilmoitettua hintaa ei voida tarkistaa valuuttakurssivaihteluiden mukaan. Tarjoaja kantaa vastuun kurssivaihteluun liittyvistä riskeistä tai eduista. Hinnat tulee ilmoittaa ilman maksuja, veroja ja muita kuluja (myös ilman alv:tä), sillä Euroopan unioni on Euroopan unionin erioikeuksista ja vapauksista tehdyn pöytäkirjan 3 ja 4 artiklan määräysten nojalla vapautettu kyseisistä maksuista. Alv:n määrä voidaan ilmoittaa erikseen. Ilmoitetun hinnan on oltava kiinteä summa, joka kattaa kaikki kustannukset (matka- ja oleskelukulut mukaan luettuina). Matka- ja oleskelukuluista ei voi hakea korvausta erikseen. Jos toimeksisaajaa pyydetään esittelemään tämän puitesopimuksen toteuttamiseen liittyen tutkimuksen tuloksia alueiden komitean kokouksessa, matka- ja majoituskulut korvataan kokouksen aikaan voimassa olevien alueiden komitean toimintaan osallistuviin kolmansien tahojen edustajiin sovellettavien sääntöjen perusteella Tarjoajaa koskevat tiedot Tarjouksen on sisällettävä tarjoajaa (yhteisen tarjouksen tapauksessa kaikkia tarjoukseen osallistuvia toimijoita) ja mahdollisia ilmoitettuja alihankkijoita edustamaan valtuutetun tahon allekirjoittama vakiotietolomake (ks. liite II) sekä hankintamenettelyä varten nimetyn ainoan yhteystahon (ryhmän edustajan) nimi. Jos kyseessä on yhteinen tarjous, tietolomakkeessa on oltava joko kunkin jäsenen valtuutetun edustajan allekirjoitus tai muiden jäsenten valtakirjalla valtuuttaman ryhmän edustajan allekirjoitus. Allekirjoitetut valtakirjat on niin ikään sisällytettävä tarjoukseen. Tarjouksessa mainittujen alihankkijoiden on toimitettava valtuutetun edustajansa allekirjoittama aiesopimus, jossa ne ilmaisevat halukkuutensa tuottaa tarjouksessa mainitut palvelut käsillä olevan tarjouseritelmän mukaisesti. Kaikkien tarjoajien (yhteisen tarjouksen tapauksessa kaikkien ryhmän jäsenten) on toimitettava vaaditun tietolomakkeen lisäksi allekirjoitettu oikeussubjektilomake liiteasiakirjoineen. Lomake on saatavilla seuraavassa osoitteessa: Tarjoajien, jotka on jo kirjattu hankintaviranomaisen kirjanpitojärjestelmään (eli jotka ovat jo olleet suoria toimeksisaajia), on toimitettava lomake mutta ei välttämättä liiteasiakirjoja. 8/41

9 Tarjoajan (tai yhteisen tarjouksen tapauksessa ryhmän edustajan) on toimitettava tilitietolomake liiteasiakirjoineen. Kunkin tarjouksen osalta toimitetaan vain yksi lomake. Alihankkijoiden ja yhteisen tarjouksen tapauksessa ryhmän muiden jäsenten ei tarvitse toimittaa lomaketta. Lomake on saatavilla seuraavassa osoitteessa: Tarjouskilpailuasiakirjat Tarjouskilpailuasiakirjat ovat saatavissa seuraavasta internetosoitteesta: Tarjoajien tulee käydä edellä mainitulla verkkosivustolla säännöllisesti. 9/41

10 2. TEKNISET ERITELMÄT 2.1 Tarjouskilpailun tausta ja tarkoitus Alueiden komitea aikoo toimielinympäristön huomioiden luoda tarjouspyynnön perusteella tehtävään kiinnitettyjen ulkopuolisten asiantuntijoiden verkoston. Verkoston tarkoituksena antaa komitealle mahdollisuus reagoida nopeasti ja kuulla entistä laajemmin alue- ja paikallistoimijoiden näkemyksiä. Lisäksi komitean valiokunnille tarjoutuu näin mahdollisuus saada kuulla erityisiä kannanottoja ajankohtaisista aiheista sekä AK:lle mahdollisuus hyödyntää tutkimuskeskusten ja yliopistojen tietokantoja ja niille jo kertynyttä asiantuntemusta politiikkojen arvioinnissa. Siitä lähtien, kun Euroopan komission kanssa tehty yhteistyöpöytäkirja hyväksyttiin vuonna 2005, alueiden komitea on osallistunut unionin politiikkojen suunnitteluun jo alkuvaiheessa. Siltä pyydetään erityisesti suuntaa-antavia lausuntoja aiheista, joilla on huomattava vaikutus alueisiin, ennen kuin komissio tekee aiheesta lainsäädäntöehdotuksen tai ennen kuin komissio on edes käynnistänyt tiettyä aihetta koskevaa kuulemismenettelyä. Mainitun pöytäkirjan mukaan Euroopan komissio voi pyytää alueiden komiteaa toteuttamaan kanssaan vaikutustenarviointeja ennen toimintalinjoja tai lainsäädäntöä koskevien valittujen aloitteiden julkaisemista. Lisäksi Euroopan parlamentin kanssa hiljattain solmitun yhteistyösopimuksen täytäntöönpano edellyttää, että alue- ja paikallisviranomaiset osallistuvat paljon aiempaa laajemmin lainsäädäntäprosessin valmisteluvaiheeseen, ja se on antanut alueiden komitealle keskeisen roolin kyseisessä kuulemisprosessissa. Yhteistyösopimuksen mukaisesti alueiden komiteaa voidaan pyytää laatimaan vaikutustenarviointeja voimassa olevan lainsäädännön toimivuudesta valtio-, alue- ja paikallistasolla, ja komitea voi antaa lausuntoja, joissa se esittää ehdotuksia voimassa olevan lainsäädännön parantamiseksi. Monitasoista hallintoa käsittelevässä alueiden komitean valkoisessa kirjassa 2 kehitetään monitasoisen hallinnon käsitettä edelleen ja eritellään aiempaa selkeämmin alue- ja paikallisviranomaisten mahdollisuuksia osallistua politiikkojen muotoiluun EU:n tasolla. 2.2 Sopimuksen yleistavoite Tämän tarjouspyynnön tarkoituksena on, että alueiden komitean yksiköillä olisi mahdollisuus hyödyntää puitesopimusta tieteellisten, oikeudellisten sekä dokumentaatioon ja toimittamiseen liittyvien tukipalvelujen hankkimiseksi komitean elinten, jäsenten, esittelijöiden ja omien yksiköiden tueksi. Palvelujen hankkiminen ulkopuolisilta asiantuntijoilta on yksi toimista, joita toteutetaan, jotta jäsenille voidaan tarjota entistä parempia palveluja alueiden komitean lausuntotoimien vahvistamiseksi ja hyödyntämiseksi lainsäädäntöprosessissa /41

11 2.3 Erityistavoite Pyydettyjen lausuntojen, suuntaa-antavien lausuntojen sekä vaikutuksia koskevien selvitysten entistä paremman laadun varmistaminen edellyttää, että esittelijät saavat asianmukaista tukea. Tuen antaminen puolestaan edellyttää päteviä asiantuntijoita paitsi neuvomaan esittelijöitä myös avustamaan komitean yksiköitä alueiden komitean poliittiseen toimintaan liittyviä aiheita koskevien erilaisten selvitysten, tiedotteiden ja muistioiden laatimisessa. Suunnitellun toiminnan tarkoituksena on avustaa erilaisin asiantuntijapanoksin AK:n yksiköitä niiden analysointi-, tutkimus- ja suunnittelutehtävissä, jotta AK:lla olisi käytettävissään syvällistä tietoa, jonka avulla se voi vahvistaa neuvoa-antavaa ja poliittista rooliaan toimielintasolla. Asiantuntemusta toivotaan erityisesti EU:n politiikkojen ja lainsäädännön paikallisesta ja alueellisesta ulottuvuudesta ja paikallis- ja alueviranomaisiin kohdistuvasta vaikutuksesta. AK pyrkii tämän hankinnan puitteissa hyödyntämään ulkopuolisia asiantuntijoita aloilla, jotka liittyvät "ympäristö, ilmastonmuutos ja energia" -valiokunnan (jäljempänä 'ENVE-valiokunta') toimialoihin. Myös EU:n avaruuspolitiikka kuuluu näihin aloihin. Toimeksisaajalla tulee olla jatkuvasti kokonaiskuva jäljempänä mainittujen aihekokonaisuuksien tilanteesta unionin yleisen toiminnan, toimielinrakenteen ja oikeudellisen järjestelmän puitteissa, ja sen tulee kyetä viittaamaan tulevaisuuden mahdollisiin strategisesti merkittäviin kehitysnäkymiin. Jäljempänä pyydettävät palvelut tulee joka tapauksessa tuottaa asianmukaiselta metodologiselta pohjalta, ja niiden tulee perustua selkeisiin, yhteisesti sovittuihin ja tilauksissa määriteltyihin tutkimuskysymyksiin, joita tarkennetaan ja selvitetään tarvittaessa myöhemmässä yhteydenpidossa. Toimeksisaajalta saatetaan vaatia jäljempänä kohdassa tarkemmin kuvailtujen suoritteiden osana kirjallisen aineiston tutkimista, kuten kirjallisuuskatsauksia (asianmukaista metodologiaa soveltaen), sekä perustutkimusta, kuten otantatutkimuksen laatimista tai otantatutkimustulosten analysointia. Vaikka tutkimuskirjallisuus ja tietokannat ovatkin arvokkaita tietolähteitä, toimeksisaajan tulee kyetä tekemään perustutkimusta sekä esittämään viimeisimpiä tietoja ja esimerkkejä tulosten havainnollistamiseksi. Tämän tarjouspyynnön kattamat toiminta-alat kuvastavat näin ollen AK:n poliittisia painopisteitä paikallis- ja alueviranomaisten näkökulmasta mm. seuraavilla aloilla: ilmastonmuutokseen sopeutumista ja sen hillitsemistä koskeva EU:n politiikka, mukaan luettuina yhteydet YK:n ilmastosopimusta (UNFCCC) koskeviin neuvotteluihin EU:n energiapolitiikka (EU:n energiaunionia koskeva politiikka, uusiutuva energia, energiatehokkuus, Euroopan laajuiset energiaverkot, innovatiivista vähähiilistä teknologiaa koskeva politiikka, energiamarkkinoihin liittyvät näkökohdat) kaupunginjohtajien energia- ja ilmastosopimus ja siihen liittyvät AK:n toimet 11/41

12 EU:n ympäristöpolitiikka (mm. kiertotalous, luonnon monimuotoisuus, vesi, maaperä, jätteet, ilmansaasteet, melu, teollisuuden päästöt, ympäristövaikutusten arviointi / strateginen vaikutustenarviointi, Life-ohjelma, EU:n ympäristöpolitiikan täytäntöönpanon parantaminen ja yleinen kestävän kehityksen politiikka) EU:n avaruuspolitiikka (Galileo, GMES/Kopernikus ja niihin liittyvät kysymykset). Tarjoajan on pystyttävä tarjoamaan kaikki jäljempänä mainitut palvelut. Tarjouksen tekeminen siten, että se koskee vain osaa tehtävistä, ei ole mahdollista ja johtaa tarjouksen hylkäämiseen. 2.4 Erilaiset asiantuntijatoimet alueiden komitean työskentelyn tukena Yleistä Jäljempänä pyydettävien erilaisten asiantuntijatoimien tulee perustua asianmukaiseen metodologiaan ja selkeisiin, yhteisesti sovittuihin tutkimuskysymyksiin, jotka määritellään alueiden komitean tekemissä tilauksissa. Tarkennuksia ja selityksiä voidaan tarvittaessa antaa toimeksisaajan ja alueiden komitean välisessä myöhemmässä yhteydenpidossa. Toimeksisaajalta saatetaan vaatia kirjallisen aineiston tutkimista, kuten kirjallisuuskatsauksia (asianmukaista metodologiaa soveltaen), sekä perustutkimusta, kuten otantatutkimuksen laatimista tai otantatutkimustulosten analysointia. Vaikka tutkimuskirjallisuus ja tietokannat ovatkin arvokkaita tietolähteitä, toimeksisaajan tulee kuitenkin kyetä tekemään perustutkimusta sekä esittämään viimeisimpiä tietoja ja esimerkkejä tulosten havainnollistamiseksi. Alueiden komitean työskentelyn tueksi laadittavien tekstien tulee tekstityypistä riippumatta täyttää korkeat laatuvaatimukset, niissä tulee noudattaa asettelusääntöjä (ks. seuraavalla sivulla oleva taulukko) ja niistä tulee ennen kaikkea ilmetä tekstin laatijan tieteellinen huippuosaaminen ja poliittinen riippumattomuus. Työkielenä on englanti. Käsillä olevan tarjouseritelmän kohteena olevat erilaiset asiakirjat tulee toimittaa alueiden komitealle englanniksi. 12/41

13 Kaikkia selvityksiä, muistioita ja tiedotteita koskevat asetteluohjeet Asiakirjan asettelu Sivun asetukset Pysty Ylä 2,5 cm Ala 2,5 cm Vasen 2,5 cm Oikea 2,5 cm Sidontareunus 0 cm Ylätunniste 1 cm Alatunniste 1 cm Vaaka Ylä 2,5 cm Ala 2,5 cm Vasen 2,5 cm Oikea 2,5 cm Sidontareunus 0 cm Ylätunniste 1 cm Alatunniste 1 cm Fontti Times New Roman Pääotsikko 24 Lihavoitu Otsikko 18 tai 16 Lihavoitu, kursivoitu tai ("tärkeydestä" normaali, kapiteelit tai riippuen) alleviivaus ("tärkeydestä" riippuen) Leipäteksti 14 Normaali Alaviitteen teksti 10 Normaali Kappale Leipäteksti Tasaus Molempien reunojen tasaus Sisennys 0 cm Väli ennen 0 pt Väli jälkeen 0 pt Riviväli 1 Alaviitteen teksti Tasaus Molempien reunojen tasaus Sisennys 0 cm Väli ennen 0 pt Väli jälkeen 0 pt Riviväli 1 Sivunumerot (sivun alareuna, keskellä) Numerointi alkaa ensimmäiseltä tekstisivulta (esipuheen ja sisällysluettelon jälkeen). Sisällysluettelo Taulukkomuodossa (keskitetty), sivunumerot näkyvissä Taulukot, kuviot Keskitetty AINA OIKEANPUOLEISELLA (parittomalla) sivulla 13/41

14 2.4.2 Suoritteet Muistiot ja tiedotteet Muistioita ja tiedotteita laaditaan kaikista AK:n valiokuntien työohjelmiin kuuluvista aiheista sekä ajankohtaisaiheista. Muistioissa analysoidaan kriittisesti ja tieteellisin perustein lainsäädäntöehdotuksen tai lausuntopyynnön kohteena olevan merkittävän asiakirjan (vihreän kirjan, valkoisen kirjan, tiedonannon yms.) asiaankuuluvia poliittisia ja oikeudellisia näkökohtia, etsitään konkreettisia ratkaisuja erityisiin tutkimustietokysymyksiin ja tarkastellaan kyseessä olevan aloitteen erityisiä alue- ja paikallisulottuvuuksia. Tiedotteissa annetaan ytimekästä faktatietoa ajankohtaisaiheesta. Tarvittaessa muistioissa ja tiedotteissa analysoidaan myös toissijaisuus- ja/tai suhteellisuusperiaatteiden kannalta olennaista oikeuskäytäntöä ja/tai akateemisia julkaisuja. Niissä voi olla myös erityisiin tietokantoihin perustuva kirjallisuuskatsaus sillä edellytyksellä, että toimeksisaaja toimittaa asianmukaisen selvityksen soveltamastaan metodologiasta. Muistioiden ja tiedotteiden laatimista voidaan pyytää AK:n työjärjestyksen 3 55 artiklan 2 ja 3 kohdassa määrättyjen velvollisuuksien täyttämiseksi. Kohdissa määrätään, että alueiden komitean lausuntoihin tulee sisältyä nimenomainen viittaus toissijaisuus- ja suhteellisuusperiaatteiden soveltamiseen ja että niissä tulee arvioida, millaisia ovat odotettavissa olevat hallinnolliset vaikutukset sekä alue- ja paikallistasoon kohdistuvat taloudelliset vaikutukset. Tietyissä tapauksissa muistioita pyydetään alueiden komiteassa laadittavia alueellisten vaikutusten arviointeja (TIA) ja kaupunkialueisiin kohdistuvien vaikutusten arviointeja (UIA) varten TIA- ja UIAtyöpajojen valmisteluasiakirjoiksi. Arvioinnista riippuen toimeksisaajaa voidaan pyytää ehdottamaan kysymyksiä käytettäväksi (lähinnä paikallis- ja alueviranomaisille suunnatuissa) julkisissa kuulemisissa ja jäsennellyissä haastatteluissa sekä selvittämään tietoaineiston saatavuutta tiettyjen indikaattorien osalta. Muistioiden pituus voi vaihdella muutamasta sivusta aina sivuun, jolloin kyseessä on jo jäsennellympi asiakirja. Ne tulee laatia melko lyhyessä määräajassa (määritelty erillissopimuksessa), joka vaihtelee asian monitahoisuuden ja kiireellisyyden mukaan (muutamasta päivästä enintään neljään viikkoon). Selvitykset Selvityksissä analysoidaan syvällisesti tiettyä politiikanalaa tai poliittista aloitetta paikallis- ja alueviranomaisiin kohdistuvine vaikutuksineen, joten niillä voidaan antaa panos esimerkiksi omaaloitteisten lausuntojen tai suuntaa-antavien lausuntojen valmisteluun. Niitä voidaan myös käyttää tukena AK:n vaikutustenarviointien laadinnassa tai konferenssien/työpajojen valmistelussa /41

15 Lausunnot ovat tärkein väline, jolla AK osallistuu lainsäädäntömenettelyyn Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen 307 artiklan määräyksiä noudattaen. Lausunnot laaditaan Euroopan parlamentin, neuvoston tai Euroopan komission pyynnöstä. Niiden tarkoituksena on korostaa paikallis- ja alueviranomaisten näkemyksiä, huolia ja ehdotuksia jostakin lainsäädäntöä tai politiikkaa koskevasta ehdotuksesta. Pakollista ja oma-ehtoista kuulemista koskevat alat on määritetty sopimuksessa Euroopan unionin toiminnasta. Joissakin tapauksissa AK voi päättää antaa oma-aloitteisia lausuntoja, joissa tähdennetään erityisiä alueellisia ja paikallisia etuja jollakin politiikan alalla. Tällaisia lausuntoja voidaan laatia vastauksena Euroopan komission tiedonantoihin, kertomuksiin tai lainsäädäntöehdotuksiin, jotka on annettu AK:lle tiedoksi. Näitä lausuntoja voidaan myös antaa puheenjohtajavaltiona parhaillaan tai seuraavaksi toimivan jäsenvaltion pyynnöstä tai AK:n omasta aloitteesta. Suuntaa-antavia lausuntoja laaditaan aiheista, joilla on huomattava vaikutus alueisiin. Lausunnot annetaan ennen kuin komissio tekee aiheesta lainsäädäntöehdotuksen tai edes aloittaa tiettyä säädöstä koskevan kuulemismenettelyn. Selvitykset ovat pitkiä, yleensä noin sivun mittaisia asiakirjoja. Tietyt selvitykset laaditaan toimeksisaajan laatimien ja lähettämien ja AK:n hyväksymien, lähinnä paikallis- ja alueviranomaisille osoitettujen kyselyjen (otantatutkimusten) pohjalta. Mikäli kyseessä on jäsenvaltioiden vertailuanalyysi, sen on katettava vähintään neljäsosa unionin jäsenvaltioista ja siinä on otettava huomioon jäsenvaltioiden moninaisuus sekä kokoa että maantieteellistä sijaintia ajatellen. Toimeksisaajan on kyseisiä selvityksiä laatiessaan toimittava yhteistyössä AK:n yksiköiden kanssa. Tarjoajan tulee sen vuoksi sisällyttää tarjouksensa kustannusselvitykseen yhden kokouksen kustannukset. Yksityiskohtaista tietoa kyseisen kokouksen sisällöstä ja järjestämisestä on kohdassa Lisäksi huomautetaan, että selvityksiin tulee sisältyä tiivistelmä, johdanto ja päätelmät ja että ne tulee useimmissa tapauksissa esitellä asiaankuuluvassa AK:n valiokunnan kokouksessa. Kyseisiin kokouksiin liittyvät toimeksisaajan matka- ja majoituskulut maksetaan tällöin alueiden komitean toimintaan osallistuviin kolmansien tahojen edustajiin sovellettavien sääntöjen perusteella, eikä niitä siis sisällytetä tarjouslaskelmaan. Toimeksisaajan on toimitettava selvityksen lopullisen version kanssa Powerpoint-esitys, joka 50-sivuisen selvityksen kyseessä ollessa on enintään neljän dian pituinen ja 100-sivuisen selvityksen kyseessä ollessa enintään seitsemän dian pituinen. Powerpoint-esitykseen tulee kiteyttää selvityksen keskeiset päätelmät. Selvityksen laadinnalle asetettava määräaika riippuu aiheen kiireellisyydestä (toimielinten välinen aikataulu otetaan tarvittaessa huomioon) ja mutkikkuudesta, mutta määräaika on yleensä enintään neljä kuukautta. 15/41

16 Selvityksissä tulee aina kun se on tarkoituksenmukaista käsitellä myös toissijaisuus- ja suhteellisuusperiaatteiden soveltamista erityisesti siten kuin asia määritellään Euroopan unionista tehtyyn sopimukseen liitetyssä toissijaisuus- ja suhteellisuusperiaatteiden soveltamista koskevassa pöytäkirjassa (perussopimuksiin liitetty pöytäkirja N:o 2). 3. TARJOAJIEN JA TARJOUSTEN ARVIOINTI 3.1 Arvioinnin vaiheet Tarjoajia ja tarjouksia arvioidaan yksinomaan tarjouksessa esitettyjen tietojen perusteella. Arviointivaiheet ovat seuraavat: (1) tarjoajien hyväksyttävyyden varmistaminen poissulkemisperusteiden nojalla (2) tarjoajien valinta valintaperusteiden nojalla: oikeustoimikelpoisuus ja sääntelyllinen kelpoisuus vakavaraisuus ja luottokelpoisuus tekninen suorituskyky ja ammatillinen pätevyys (3) tässä tarjouseritelmässä määriteltyjen vähimmäisvaatimusten täyttymisen varmistaminen (4) tarjousten arviointi seuraavien ratkaisuperusteiden nojalla: tarjouksen tekninen arviointi tarjouksen taloudellinen arviointi. Hankintaviranomainen voi hylätä poikkeuksellisen alhaiset tarjoukset, etenkin jos se toteaa, että tarjoaja tai alihankkija ei noudata sovellettavan ympäristö-, sosiaali- ja työlainsäädännön velvoitteita (ks. kohta 1.4). Voidakseen edetä arviointimenettelyn vaiheesta seuraavaan vaiheeseen tarjouksen tulee täyttää kaikki edellisten vaiheiden vaatimukset. 3.2 Hyväksyttävyyden varmistaminen Kaikkien tarjoajien on toimitettava valtuutetun edustajan allekirjoittama ja päiväämä kunnian ja omantunnon kautta annettu vakuutus (ks. liite IV), jossa ne ilmoittavat, etteivät ne ole yhdessäkään poissulkemiseen johtavassa tilanteessa, joka vakuutuksessa mainitaan. Kun on kyse yhteisestä tarjouksesta, ryhmän kunkin jäsenen on toimitettava valtuutetun edustajan allekirjoittama kunnian ja omantunnon kautta annettu vakuutus. 16/41

17 Kun on kyse alihankinnasta, kaikkien niiden alihankkijoiden, joiden kapasiteetti on välttämätön valintaperusteiden täyttämiseksi, on toimitettava valtuutetun edustajan allekirjoittama kunnian ja omantunnon kautta annettu vakuutus. Tarjouskilpailun voittajan on toimitettava kunnian ja omantunnon kautta annetussa vakuutuksessa perusteena oleviksi asiakirjoiksi luetellut asiakirjat hankintaviranomaisen asettamassa määräajassa ennen sopimuksen allekirjoittamista. Tämä vaatimus koskee yhteisen tarjouksen kyseessä ollessa ryhmän kaikkia jäseniä sekä kaikkia niitä alihankkijoita, joiden kapasiteetti on välttämätön valintaperusteiden täyttämiseksi. Velvollisuus esittää perusteena olevia asiakirjoja ei koske kansainvälisiä organisaatioita. Tarjoajan (tai yhteisen tarjouksen tapauksessa ryhmän jäsenen tai alihankkijan) ei tarvitse toimittaa asiakirjatodisteita, jos ne on jo toimitettu muun AK:n järjestämän hankintamenettelyn yhteydessä ja jos asiakirjojen laatimisesta on kulunut enintään vuosi hankintaviranomaisen niitä vaatiessa ja ne ovat tuolloin edelleen voimassa. Tällöin tarjoajan on vakuutettava kunnian ja omantuntonsa kautta, että asiakirjat on jo toimitettu aiemman hankintamenettelyn yhteydessä, ilmoitettava menettelyn viite ja vahvistettava tilanteensa pysyneen muuttumattomana. Tarjoajan (tai yhteisen tarjouksen tapauksessa ryhmän jäsenen tai alihankkijan) ei tarvitse toimittaa tiettyä asiakirjaa, jos se on maksutta hankintaviranomaisen saatavilla kansallisessa tietokannassa. 3.3 Valintaperusteet Tarjoajien tulee todistaa, että niillä on tehtävien suorittamisen edellyttämä oikeustoimikelpoisuus, sääntelyyn liittyvä kelpoisuus, vakavaraisuus, luottokelpoisuus, tekninen suorituskyky ja ammatillinen pätevyys. Tarjoaja voi käyttää hyväksi muiden tahojen kapasiteettia riippumatta niiden välisten yhteyksien oikeudellisesta luonteesta. Sen on tällöin osoitettava hankintaviranomaiselle, että sillä on hankinnan suorittamiseksi tarvittavat voimavarat. Tämä voidaan tehdä esimerkiksi esittämällä kyseisiltä tahoilta saatu sitoumus voimavarojen asettamisesta tarjoajan käyttöön Vakuutus ja todistusasiakirjat Tarjoajien (yhteisen tarjouksen tapauksessa ryhmän kunkin jäsenen) sekä alihankkijoiden, joiden kapasiteetti on välttämätön valintaperusteiden täyttämiseksi, on toimitettava valtuutetun edustajan allekirjoittama ja päiväämä kunnian ja omantunnon kautta annettu vakuutus (ks. liite IV), jossa ne ilmoittavat omalta osaltaan täyttävänsä niihin sovellettavat valintaperusteet. Tarjoajaan kokonaisuutena sovellettavien kriteerien arvioimiseksi tarjoajan (ainoan tarjoajan tai yhteisen tarjouksen tapauksessa ryhmän edustajan) on toimitettava kunnian ja omantunnon kautta annettu vakuutus, jossa ilmoitetaan, että tarjoaja yhteisen tarjouksen tapauksessa kaikki ryhmän jäsenet ja alihankinnan tapauksessa alihankkijat mukaan luettuina täyttää valintaperusteet, joiden osalta tehdään kokonaisarviointi. 17/41

18 Kyseinen vakuutus on osa poissulkemisperusteita koskevaa vakuutusta (ks. kohta 3.2), joten kukin asianomainen taho toimittaa vain yhden vakuutuksen, joka kattaa molemmat näkökohdat. Kun sopimus on myönnetty, tarjouskilpailun voittajan on toimitettava jäljempänä mainitut asiakirjat hankintaviranomaisen asettamassa määräajassa ennen sopimuksen allekirjoittamista. Tämä vaatimus koskee yhteisen tarjouksen kyseessä ollessa ryhmän kaikkia jäseniä sekä niitä alihankkijoita, joiden kapasiteetti on välttämätön valintaperusteiden täyttämiseksi. Tarjoajan (tai yhteisen tarjouksen tapauksessa ryhmän jäsenen tai alihankkijan) ei tarvitse toimittaa asiakirjatodisteita, jos ne on jo toimitettu muun AK:n järjestämän hankintamenettelyn yhteydessä ja jos asiakirjojen laatimisesta on kulunut enintään vuosi hankintaviranomaisen niitä vaatiessa ja ne ovat tuolloin edelleen voimassa. Tällöin tarjoajan on vakuutettava kunnian ja omantuntonsa kautta, että asiakirjat on jo toimitettu aiemman hankintamenettelyn yhteydessä, ilmoitettava menettelyn viite ja vahvistettava tilanteensa pysyneen muuttumattomana. Tarjoajan (tai yhteisen tarjouksen tapauksessa ryhmän jäsenen tai alihankkijan) ei tarvitse toimittaa tiettyä asiakirjaa, jos se on maksutta hankintaviranomaisen saatavilla kansallisessa tietokannassa Oikeustoimikelpoisuus ja sääntelyllinen kelpoisuus Tarjoajien on todistettava, että ne saavat harjoittaa tämän tarjouskilpailun kohteena olevien tehtävien hoitamisen edellyttämää ammattitoimintaa. Tarjoajien (yhteisen tarjouksen tapauksessa kaikkien ryhmän jäsenten) on toimitettava seuraavat tiedot, jos niitä ei toimiteta oikeussubjektilomakkeen yhteydessä: Oikeushenkilöiden osalta mukaan tulee liittää selkeä jäljennös niiden henkilöiden nimittämisasiakirjasta, jotka ovat valtuutettuja edustamaan tarjoajaa suhteissa kolmansiin osapuoliin sekä oikeustoimissa, tai jäljennös kyseisen nimityksen julkaisemisesta, mikäli julkaisemista edellytetään asianomaiseen oikeushenkilöön sovellettavassa lainsäädännössä. Tämän valtuutuksen siirtäminen toiselle edustajalle, jota ei mainita virallisessa nimityksessä, on todistettava. Luonnollisten henkilöiden tulee liittää mukaan, jos sovellettavassa lainsäädännössä niin edellytetään, todiste kuulumisesta ammatti- tai elinkeinorekisteriin tai muu virallinen asiakirja, josta rekisteröintinumero ilmenee Vakavaraisuus ja luottokelpoisuus Tarjoajalla on oltava riittävät taloudelliset resurssit ja rahoitusvarat voidakseen panna sopimuksen täytäntöön sen päättymiseen saakka. Kapasiteettinsa toteen näyttämiseksi tarjoajan on täytettävä seuraavat valintakriteerit: 18/41

19 Liikevaihto on ollut ainakin kahtena kolmesta viimeksi päättyneestä tilikaudesta vähintään euroa. Tätä kriteeriä sovelletaan tarjoajaan kokonaisuutena, eli yhteisen tarjouksen tapauksessa ryhmän kaikkien jäsenten kapasiteetti lasketaan yhteen (alihankkijat mukaan luettuina). Tarjoajan tulee pystyä hankintaviranomaisen pyynnöstä esittämään lyhyellä varoitusajalla seuraavat todisteet: kopio kunkin asianomaisen oikeushenkilön tuloslaskelmasta ja taseesta kolmelta viimeksi päättyneeltä tilikaudelta muussa tapauksessa pankin asianmukaiset lausunnot. Jos hankintaviranomainen katsoo, ettei tarjoaja voi perustellusta poikkeuksellisesta syystä toimittaa jotakin edellä mainittua asiakirjaa, tämän vakavaraisuus ja luottokelpoisuus voidaan osoittaa jollakin muulla hankintaviranomaisen asiamukaiseksi katsomalla asiakirjalla. Hankintaviranomaiselle on joka tapauksessa ainakin ilmoitettava poikkeuksellinen syy perusteineen. Alueiden komitea pidättää itsellään oikeuden pyytää mitä tahansa muuta asiakirjaa, jonka avulla se voi tarkistaa tarjoajan vakavaraisuuden ja luottokelpoisuuden Tekninen suorituskyky ja ammatillinen pätevyys A. Tarjoajaa koskevat arviointiperusteet Tarjoajien (yhteisen tarjouksen tapauksessa ryhmän kaikkien jäsenten ja ilmoitettujen alihankkijoiden yhteensä) on täytettävä seuraavat vaatimukset: Vaatimus A1: Tarjoajan on osoitettava toteuttaneensa kolmen viimeksi kuluneen vuoden aikana vähintään viisi hanketta, jotka ovat yhdessä koskeneet ainakin yhdeksää EU-maata. Vaatimus A2: Tarjoajan on osoitettava toteuttaneensa kolmen viimeksi kuluneen vuoden aikana vähintään kolme hanketta tähän puitesopimukseen liittyviä asioita käsitteleviltä tutkimusaloilta (ks. kohta 2.3). Vaatimus A3: Tarjoajan on osoitettava kykynsä laatia selvityksiä englanniksi. Tarjoajan tulee pystyä hankintaviranomaisen pyynnöstä esittämään lyhyellä varoitusajalla seuraavat todisteet: Todiste vaatimusten A1 ja A2 osalta: Luettelo viimeksi kuluneiden kolmen vuoden aikana toteutetuista kyseisen alan hankkeista lukuineen, ajankohtineen ja julkisine tai yksityisine tilaajineen. Tärkeimmistä toimeksiannoista edellytetään tasoltaan tyydyttävän toteutuksen todisteeksi kirjallisia lausuntoja, joissa todetaan toimeksiantojen toteutuksessa osoitettu ammattimaisuus sekä se, että ne on suoritettu loppuun kokonaisuudessaan. 19/41

20 Todiste vaatimuksen A3 osalta: Tarjoajan on toimitettava yksi vähintään 10-sivuinen englanniksi laadittu asiakirja (selvitys, tutkimus tms.), joka on julkaistu tai jonka se on toimittanut asiakkaalleen kahden viime vuoden aikana. Varmentaminen suoritetaan viiden asiakirjasta poimitun sivun perusteella. B. Tehtävää suorittavaa työryhmää koskevat arviointiperusteet Tehtävän suorittavan työryhmän toimijoiden on täytettävä ainakin seuraavassa mainitut pätevyysvaatimukset. Todisteeksi tulee toimittaa tehtävää suorittavan työryhmän ansioluettelot. Kussakin ansioluettelossa on ilmaistava suunniteltu tehtävänkuva toimeksiannon toteuttamisessa. B1 Projektipäällikkö: Vähintään viiden vuoden kokemus hankejohtamisesta, johon on sisältynyt hankevalvontaa, toimitettavan palvelun laadunvalvontaa, asiakaspalvelua ja ristiriitojen ratkaisua; kokemusta vähintään yhdestä vastaavanlaisesta hankkeesta ja vähintään viiden henkilön työryhmän johtamisesta. Todiste: ansioluettelo. B2 Kielitaidon tarkistaminen: Vähintään neljällä työryhmän jäsenellä on oltava äidinkielen tasoinen tai vastaava englannin taito (vastaa taitavan kielenkäyttäjän tasoa C2 kieliä koskevassa yhteisessä eurooppalaisessa viitekehyksessä), mistä on osoituksena todistus tai asiaankuuluva aiempi kokemus. Todiste: kielitaitotodistus tai asiaankuuluva aiempi kokemus. B3 Asiantuntija(t) tähän puitesopimukseen liittyviä asioita käsitteleviltä tutkimusaloilta (ks. kohta 2.3): vähintään viiden vuoden työkokemus kyseiseltä tutkimusalalta tai kyseisiltä tutkimusaloilta. Yliopistotutkinto tai vastaava korkeakoulututkinto. Todiste: ansioluettelo. B4 Tiedonkeruusta vastaava työryhmä: Työryhmän jäsenillä on oltava yhteensä vähintään kuuden EU:n virallisen kielen taito (itsenäisen kielenkäyttäjän taso B2 kieliä koskevassa yhteisessä eurooppalaisessa viitekehyksessä) ja heidän on osoitettava kolmen vuoden kokemus tiedonkeruutekniikoista. Todiste: ansioluettelo ja kielitaitotodistus tai asiaankuuluva aiempi kokemus. 3.4 Vähimmäisvaatimusten täyttymisen varmistaminen Ennen ratkaisuperusteisiin pohjautuvaa arviointia arviointikomitea tutkii, täyttääkö tarjous tässä tarjouseritelmässä määritellyt vähimmäisvaatimukset. 20/41

21 Tarjoukset, jotka poikkeavat tarjouseritelmässä määritellyistä vaatimuksista tai eivät kata kaikkia vaatimuksia, suljetaan pois, koska ne eivät vastaa tarjouseritelmää, eikä niitä arvioida. 3.5 Ratkaisuperusteet Tarjoajan tulee selittää tekninen ehdotuksensa yksityiskohtaisesti. Muistioiden tai selvitysten laatimisen ja tämän tarjouspyynnön kattamien asiantuntijatehtävien osalta tarjoajan tulee kuvailla ehdotetut työmenetelmät sekä ilmoittaa, minkälaiset henkilöresurssit ja tekniset voimavarat sillä on käytössään voidakseen vastata nopeasti AK:n esittämiin yksittäisiin yhteistyöpyyntöihin esittää kaksi skenaariota, joissa kuvaillaan, miten työskentely aiotaan järjestää 1. kymmensivuisen muistion laatimiseksi ja 2. kyselylomaketta edellyttävän 50-sivuisen selvityksen laatimiseksi. 4 Tarjoajan tulee ilmoittaa tarjouspyynnön aiheeseen liittyen, mitkä ovat tutkimuksen teoreettiset lähtökohdat (esimerkiksi taloustieteet, oikeustiede, valtiotieteet) minkälaisia tiedonkeruu- ja tiedonkäsittelymenetelmiä tutkimuksessa voidaan soveltaa (esimerkiksi institutionaalinen analyysi, määrällinen tutkimus, käytettävissä olevat tietokannat jne.) minkälaisia kumppanuuksia ja verkostoja sillä on käytettävissä laajan maantieteellisen ja kielellisen kattavuuden varmistamiseksi. Ehdotukseen tulee sisältyä myös tilausten seuranta-, laadunvalvonta-, suunnittelu- ja hallintomenettelyjen kuvaus. Sopimus myönnetään sen tarjouksen perusteella, joka on parhaan hinta-laatusuhteen määrittämiseen perustuvan menetelmän (osio 4) mukaan kokonaistaloudellisesti edullisin Tarjousten tekninen arviointi Tarjouksen laatua arvioidaan seuraavassa esitettyjen kriteerien perusteella. Pisteitä voi saada yhteensä enintään Työn organisointi, mukaan lukien tehtävien ja vastuualojen jakaminen, ajan, henkilö- ja muiden resurssien käyttö kaiken kaikkiaan. Tarjouksessa on mainittava yksityiskohtaisesti kyseisten seikkojen jakautuminen perusteluineen (tämän kriteerin täyttyminen tulee demonstroida mm. edellä mainittujen kahden skenaarion avulla). 4 Erityisiä lomakkeita ei vaadita, joten tarjoaja voi itse päättää, miten skenaariot on parasta esittää. 21/41

22 Enimmäispistemäärä 40, saatava vähintään 50 % Pisteet jaetaan seuraavasti: o ehdotettujen työskentelymenetelmien kuvaus: 20 pistettä o skenaario 10-sivuisen muistion laatimisesta: 10 pistettä o skenaario 50-sivuisen selvityksen laatimisesta: 10 pistettä. 2. Tutkimusmenetelmien (myös tiedonkeruunmenetelmien) ja ehdotetun tutkimushankkeen tehokkuus, laatu ja tarkoituksenmukaisuus. Tarjoajien on syytä panna merkille, että liian käsitteellisiin tai abstrakteihin metodologioihin ei suhtauduta suopeasti. Enimmäispistemäärä 40, saatava vähintään 50 % Pisteet jaetaan seuraavasti: o yleinen menetelmä- ja teoriakehys: 20 pistettä o tiedon keruu ja käsittely, myös menetelmät mahdollisimman laajan maantieteellisen ja kielellisen kattavuuden varmistamiseksi: 20 pistettä. 3. Laadunvarmennustoimet, mukaan lukien toimitettavien tuotosten laadun varmistaminen, kieliasun laadun varmistaminen ja toiminnan jatkuvuus työryhmän tärkeimpien jäsenten poissaolon aikana. Enimmäispistemäärä 20, saatava vähintään 50 % Pisteet jaetaan seuraavasti: o laadunvarmistus (myös kieliasun laadun varmistaminen): 10 pistettä o toiminnan jatkuvuus: 10 pistettä. Ilmoitettu pisteiden määrä on enimmäispistemäärä, joka kunkin kriteerin perusteella voidaan antaa. Tarjousten on saatava vähintään 50 % kunkin kriteerin perusteella jaettavista pisteistä ja vähintään 60 % yhteenlasketuista pisteistä. Vähimmäislaatutason alapuolelle jäävät tarjoukset hylätään eikä niitä aseteta paremmuusjärjestykseen Tarjousten taloudellinen arviointi Tarjoajan on ilmoitettava hintatarjouksessaan kaikki hintaa koskevat tiedot ja sitä varten on käytettävä liitteessä III olevia lomakkeita. Liitteessä III olevien hintatarjouksessa käytettävien lomakkeiden kaikki kohdat on täytettävä eikä niitä saa muuttaa millään tavoin. Puutteelliset tai muutetut tarjoukset suljetaan arviointimenettelyn ulkopuolelle. Kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous eli tarjous, jonka hinta-laatusuhde (osio 4) on paras, määritellään liitteessä III mainitun arviointiennusteen kokonaishinnan perusteella (hintalomake 3). 22/41

23 Arviointiennusteet perustuvat pätevyysvaatimuksia vastaaviin yksikköhintoihin, ja niissä otetaan huomioon arvio annetusta kokonaistyömäärästä. Tarjoajille korostetaan, että lomakkeilla pyritään ainoastaan luomaan hintatarjouksille tasapuolinen ja syrjimätön vertailuperusta. Täytetyt lomakkeet eivät niin ollen missään tapauksessa velvoita komiteaa tekemään tilausta kyseisistä palveluista tai määristä eivätkä anna tarjoajalle mitään oikeuksia tai aihetta minkäänlaisiin odotuksiin. Minkä tahansa liitteessä III mainituille tehtäville pyydetyn hinnan puuttuminen mitätöi tarjouksen. 4. SOPIMUKSEN MYÖNTÄMINEN Sopimus tehdään sen tarjoajan kanssa, jonka tarjous on kokonaistaloudellisesti edullisin eli seuraavassa esitetyn laskukaavan ja seuraavien painotusten mukaisesti hinta-laatusuhteeltaan paras: laatu 70 prosenttia ja hinta 30 prosenttia. tarjous X:n pistemäärä = edullisin hinta tarjous X:n hinta * 100 * hinnan painotus (30/100) + tarjous X:n kokonaislaatupisteet (100:sta) kaikkien ratkaisuperusteiden pohjalta * laadun painotus (70/100) Sopimus tehdään niiden tarjoajien kanssa, joiden esittämät tarjoukset ovat laskukaavalla saadun tuloksen perusteella ensimmäisellä, toisella ja kolmannella sijalla. * * * 23/41

24 LIITTEET: I. Sopimusmalli II. Tietolomakemalli III. Hintatarjouksessa käytettävät lomakkeet IV. Poissulkemis- ja valintaperusteita koskeva kunnian ja omantunnon kautta annettu vakuutus * * * 24/41

25 LIITE I Sopimusmalli * * * 25/41

26 LIITE II TARJOUSPYYNTÖ CDR/TL1/68/2016 Rinnakkainen puitesopimus ympäristö-, ilmastonmuutos-, energia- ja avaruuspolitiikkaa käsittelevien tutkimusten laatimisesta ALUEIDEN KOMITEALLE TIETOLOMAKE 1. Tarjouksen esittävän oikeussubjektin nimi (oikeussubjektien nimet) Tarjouksen esittävän oikeussubjektin nimi (oikeussubjektien nimet) Laillisen edustajan suku- ja etunimi 5 Tarjouksen esittävän ryhmän/konsortion jäsenten välinen tehtävien jako Tarjoaja / ryhmän edustaja Jäsen 6 Jäsen 7 Jne Tarjoajan, ryhmän edustajan ja ryhmän/konsortion kunkin jäsenen laillisella edustajalla on oltava kirjalliseen valtakirjaan tai vastaavaan asiakirjaan (julkaisu virallisessa lehdessä jne.) perustuva asianmukainen valtuutus edustaa tarjoajaa, ryhmän edustajaa ja kutakin jäsentä. Täytetään (ryhmän/konsortion) yhteisen tarjouksen tapauksessa. Sama kuin edellä. Rivejä voidaan lisätä tarvittaessa. 26/41

27 2. Ainoa yhteystaho AK:ta varten Oikeussubjekti Nimi Oikeudellinen asema Kansallisuus Osoite Puhelinnumero Faksi Mahdollinen rekisteröintinumero Yhteyshenkilö(t) Yhteyshenkilö(ide)n nimi (nimet) Sähköpostiosoite (-osoitteet) 3. Tarjoajan oikeussubjektilomake Tarjoajan tulee valita sivulta haluamansa kieli ja oikeudellinen asema, ladata tarvittava oikeussubjektilomake ja liittää se täytettynä tähän tietolomakkeeseen. Oheen tulee liittää ladatun ja täytetyn lomakkeen ohjeiden mukaisesti myös todiste oikeudellisesta asemasta, alv-tunnus ja todiste kuulumisesta ammatti- tai elinkeinorekisteriin tai muuhun vastaavaan rekisteriin. 4. Tarjoajan / ryhmän edustajan tilitietolomake Tarjoajan / ryhmän edustajan tulee valita sivulta haluamansa kieli ja maa, ladata tarvittava tilitietolomake, täyttää se verkkosivuilla olevien ohjeiden mukaisesti ja liittää se tähän tietolomakkeeseen. 27/41

28 5. Konsortion / yhteisen tarjouksen tapauksessa ryhmän muista jäsenistä lähetettävä tiedot Ryhmän jäsen(t)en tulee valita sivulta tarvittava kieli ja oikeudellinen asema, ladata oikeussubjektilomake ja liittää se täytettynä tähän tietolomakkeeseen. Ryhmän jäsenten tulee liittää lataamansa ja täyttämänsä lomakkeen ohjeiden mukaisesti oheen myös todiste oikeudellisesta asemasta, alv-tunnus ja todiste kuulumisesta ammatti- tai elinkeinorekisteriin tai muuhun vastaavaan rekisteriin. 6. Tiedot kaikista ehdotetuista alihankkijoista 9 Yrityksen nimi (täydellinen virallinen nimi) Mahdollinen lyhennenimi Alihankkijan oikeudellinen asema (esim. yhdistys, kaupallinen yritys, yliopisto) Virallinen rekisteröintinumero Rekisteriviranomainen kauppakamari) (esim. Mahdollinen alv-tunnus Laillisen edustajan suku- ja etunimi Alihankkijan rekisteröity osoite Katuosoite Postinumero ja kaupunki Maa 9 Rivejä voidaan lisätä tarvittaessa. 28/41