Sipoon kunnan Vanhustyö Arvokas Vanhuus sujuvilla palveluprosesseilla vuosina TYKES- hankkeen loppuraportti

Transkriptio

1 Sipoon kunta Net Effect Oy Sipoon kunnan Vanhustyö Arvokas Vanhuus sujuvilla palveluprosesseilla vuosina TYKES- hankkeen loppuraportti Net Effect Oy Johtaja, Sari Gustafsson Sipoon kunta Vanhustyön päällikkö, Helena Räsänen

2 Sisältö 1. Tiivistelmä Sipoon kunnan Vanhustyön lähtötilanne muutoshankkeeseen Arvokas vanhuus sujuvilla palveluprosesseilla Kuvaus tavoiteltavasta konkreettisesta toimintatavan muutoksesta Sipoon kunnan vanhustyössä Kehittämisprosessi Sipoon kunnan vanhustyössä Projektin tulokset Toiminnan ja tulosten arviointi caf Henkilöstötulokset Asiakastulokset Yhteiskunnalliset tulokset Prosessien kuvaus ja tuotos prosessikarttana Projektin arviointi Kehittämisehdotukset...31 Liitteet 1. Sipoon vanhuspoliittinen ohjelma 2. Arvokysely 3. Kuntalaiskysely 4. Ikääntyneiden prosessikartta 5. CAF- toiminnan ja tulosten arviointi 6. Ikäihmisten palveluopas 7. Päätösseminaarin esitykset esimiehet ja vanhustyön päällikkö 8. Lehtiartikkelit: Vanhustyö-lehti, Sydän-lehti, Nykypäivä, ET-lehti ja BBL 1

3 1. Tiivistelmä Sipoon kunta elää muutoksen aikaa jo senkin takia, että kunta on varautunut uuden asukkaan muuttamiseen kuntaan vuoteen 2025 mennessä. Tämä jo sinällään tuo haasteita tulevaisuuden vanhuspalvelujen järjestämiselle, henkilöstön osaamisen sekä jaksamisen huomioimiselle muutoksessa. Sipoon kunnan uudistuneessa kuntastrategiassa korostuu toimivien peruspalvelujen tuottaminen, joiden arvoina ovat palveluhenkisyys ja tuloksellisuus. Tämä Tykes -hanke lähti liikkeelle ajallisesti erinomaiseen aikaan eli samanaikaisesti, kun uusi kuntastrategia hyväksyttiin (2007). Vanhustyön päällikkö Helena Räsänen aloitti työssään kesällä 2006 ja samaan aikaan heti alkuun hän näki tuorein silmin Sipoon vanhustyön kehittämishaasteet ja mahdollisuudet. Kehittämiskumppanuuden kilpailutuksen seurauksena päädyttiin suuren kehittämisponnistelun edessä hakea tukirahaa yhdessä valitun kumppanin Net Effect Oy:n johtaja Sari Gustafssonin kanssa. Prosessiajattelussa tuntui olevan paljon hyviä mahdollisuuksia, siitä oli Net Effectillä hyvät kokemukset ja työkalut ja vastaavasti koko Sipoon vanhustyöllä muutosjohtamisen taitoa ja intoa. Helena Räsänen toimi projektipäällikkönä Sipoon puolelta hankkeessa luotsaten laivaa määrätietoisesti ja hänen vastuuparinaan oli Net Effectin puolelta projektipäällikkönä Sari Gustafsson ja valmentajana Janne Marniemi. Hyvän yhteistyön merkitystä ei voi väheksyä näinkin isossa hankkeessa ja tämä hanke toimii erinomaisena esimerkkinä todelliselle, toimivalle kehittämiskumppanuudelle. Menetelminä hankkeen valmennuksissa on käytetty asiantuntija-alustuksia, toiminnallisia työpajoja, parikeskusteluja ja ongelmanratkaisutehtäviä. Käytetyt menetelmät ovat osoittautuneet toiminnallisiksi ja osallistaviksi ja ne ovat osaltaan lisänneet vaikuttamismahdollisuuksia omaan työhön ja työyhteisöjen toimintatapoihin. Henkilöstön mielestä he ovat päässeet mukaan tekemään sipoolaista muutosta ja saaneet tietoa ja näkemystä tulevaisuudesta Hankkeessa tarkasteltiin koko ajan sosiaali- ja terveystoimea rinnakkain vanhustyön kanssa, jotta havaitaan ja kuvataan yli hallintorajojen meneviä palveluprosesseja. Näin päästiin lähelle aitoon asiakastarpeeseen ja ikääntyneen kokonaisvaltaiseen hyvän elämän tukemiseen. Hankkeen viimeisenä vuonna myös muut kunnan osastot tulivat mukaan kuvaamaan ikääntyneiden palvelujen ydinprosesseja. Hankkeen ensimmäisenä tuotoksena päivittyi kunnan vanhuspoliittinen ohjelma. Pelkkä ohjelman päivitys ei kuitenkaan anna mahdollisuutta tarkastella vanhustenhoitoa kokonaisuutena muuttuvassa toimintaympäristössä ja tehdä sen perusteella strategisia linjauksia. Myöskään pelkkä ohjelman päivitys ei sitouta henkilöstöä, vaan hankkeen aikana henkilökunta oli aktiivisesti mukana muuttamassa strategisia linjauksia käytännön toiminnaksi. Tämän hankkeen aikana avasimme ja arvioimme vanhustyön ydinprosessit. Ikääntyneiden saamien palvelujen sujuvuus ja kokonaisuuksien hallinta on tällä hetkellä iso haaste koko Suomessa. Prosessien kuvauksen myötä arvokas ja välttämätön hoitotyö nousi esille ja näin myös yksittäisten työntekijöiden mahdollisuus vaikuttaa omaan työhönsä kasvoi. Mahdollisuudet vaikuttaa omaan työhönsä ovat työhyvinvoinnin ja työhön sitoutumisen näkökulmasta keskeisiä tekijöitä. Työyhteisön hyvä maine lisää puolestaan halukkuutta hakeutua töihin toimialalle. Hoitohenkilökunnan rekrytointi on yksi tulevaisuuden isoja kysymyksiä erityisesti sosiaali- ja terveysalalla. 2

4 Projekti toteutui suunnittelussa aikataulussa hyvin ja suunnitellut toimenpiteet ovat toteutuneet kiitettävästi. Toimintaa ja tuloksia arvioitiin vanhustyön tulosyksikössä tekemällä joulukuussa 2009 ensimmäistä kertaa CAF-arviointi (Common Assesment Framework). Työhyvinvointi on kohentunut vanhustyön tulosyksikössä merkittävästi. Fiilis- työhyvinvointikyselyn tulokset vanhustyön tulosyksiköissä paranivat miltei kaikilla osa-alueilla verrattuna vuoteen Kysely on tehty 2007 ja 2009 koko kunnan henkilöstölle. Henkilökunta kokee voivansa nyt vaikuttaa enemmän työnsä sisältöön kuin aiemmin ja he näkevät työtehtävänsä osana suurempaa kokonaisuutta ja organisaation tavoitteita. Erityisesti työssä kehittymistä tuetaan nyt paremmin kuin ennen sekä henkilökunta kokee nyt saavansa tietoa oman ammattinsa koulutusmahdollisuuksista enemmän kuin ennen. Myös omien voimavarojen ja työkyvyn osalla oli tapahtunut merkittävää parannusta. Vanhustyön tulosyksikössä sairauspoissaolot ovat vähentyneet hankkeen aikana merkittävästi. Asiakastyytyväisyyttä Sipoossa on mitattu TAK arvioinnilla. Muistiyksiköissä tulokset ovat olleet erittäin hyviä. Kehittämiskohteeksi on noussut erilaisten yhteistyömuotojen edelleen kehittäminen omaisten kanssa sekä asiakkaiden harrastus- ja viriketoiminnan kehittäminen entistä yksilöllisemmäksi ja monipuolisemmaksi systemaattinen kehittäminen (omaistenillat, taideterapia, terapeuttinen puutarha) Kotihoidossa kehittämiskohteiksi asiakstyytyväisyyskyselyn perusteella on nostettu omaisten aktiivisempi mukaan ottaminen hoidon suunnitteluun ja omaiselle tiedottaminen läheisen voinnissa tapahtuvista muutoksista sekä sosiaalisten kontaktien vahvistaminen (ystäväpiiri alkanut, seurakunnat, Sipoon työttömät, kauppakassi) Hoidon laatua mitataan Sipoon vanhustyön pitkäaikaisyksiköissä kansainvälisellä vanhustenhoitoon kehitetyllä hoidon seurantajärjestelmä RAI:lla (Resident Assessment Instrument). Seurattaviksi kohteiksi vuonna 2008 valitsimme ne hoidon laadun alueet, joissa Sipoon vanhustyöllä oli maan keskiarvoa heikommat tulokset. Määrätietoinen kehittämistyö on tuottanut tulosta, koska tulokset valituissa kehittämiskohteissa nyt jo paremmat kuin maassa keskimäärin. Yhteiskunnallisesti vanhustyön tulosyksikkö on esimerkillisesti vaikuttanut vanhusten hoitoon liittyviin asioihin olemalla esillä lukuisissa tiedotusvälineissä sekä usea tulosyksikön työntekijä toimii aktiivisesti alan eri yhdistyksissä ja asiantuntijaryhmissä. Aivan hankkeen lopuksi NetEffect Oy teki hankkeeseen osallistuneille webropol-kyselyn eli projektin arvioinnin. Kyselyn tulosten perusteella projekti on saavuttanut tavoitteensa erinomaisesti ja sen toimenpiteitä ja tuloksia pidettiin onnistuneina. 90 % prosenttia vastaajista piti projektia jokseenkin tai todella tarpeellisena. 88% vastaajista koko, että projekti vastasi melko hyvin tai hyvin Sipoon kehittämistarpeisiin. Likertin asteikollla (1-5) tavoitteiden saavuttamisen osalta keskiarvot liikuivat 3,8-4,0 väilillä, projektin toteuttamisen osalta 4,1, -4,6 välillä, toimenpiteiden osalta keskiarvot liikkuivat 4,4-4,8 välillä. CAF-arviointi toimenpiteenä (ka 4,8) antoi kaikkein eniten sitä yhdessä työstäneille ja sen luoma hyöty organisaation kokonaisnäkemyksen syntymiseen oli merkittävä tehdyn CAFarvioinnin perusteella vanhustyön tulosyksikkö valitsi lyhyen ja pitkän aikavälin kehittämiskohteensa. Projektin onnistumista kokonaisuutena voidaan pitää erinomaisena. 3

5 2. Sipoon kunnan Vanhustyön lähtötilanne muutoshankkeeseen Arvokas vanhuus sujuvilla palveluprosesseilla Sipoon kunta eli ja elää muutoksen aikaa. Tulevat muutokset ovat suuria haasteita tulevaisuuden vanhuspalvelujen järjestämiselle, henkilöstön osaamisen sekä jaksamisen huomioimiselle muutoksessa. Sipoon kunnan uudistuneessa kuntastrategiassa (Sipoo 2025, kunnanhallitus ) korostuu toimivien peruspalvelujen tuottaminen, joiden arvoina ovat palveluhenkisyys ja tuloksellisuus. Tuleva hanke toiminnallistaa erinomaisesti strategian painopisteet. Sipoossa kriittisiä menestystekijöitä ovat palvelutuotannon ja prosessien uudistaminen asiakaslähtöisesti ja vastaavasti osaava sekä motivoitunut palvelu- ja uudistumishaluinen ja hyvinvoiva henkilöstö. STM:n joulukuussa 2006 luovuttama Hyvinvointi 2015-ohjelman painopiste on vanhustenhoidossa siirtyä perinteisistä laitosratkaisuista kohti vanhusten oikeutta hyvään elämänlaatuun sekä vanhusten hoidon laadun entistä monipuolisempaa tarkasteluun. Lisäksi STM:ssä valmisteilla olevissa ikäihmisten hoidon ja palvelun laatusuosituksissa tullaan kiinnittämään erityistä huomiota palvelujen eettisiin periaatteisiin, toimintakykyä edistäviin toimiin sekä henkilöstökysymyksiin ja johtamiseen. Tarkoituksenmukaista Sipoossa on käsitellä koko sosiaali- ja terveystoimea rinnakkain vanhustyön kanssa, jotta havaitaan ja kuvataan yli hallintorajojen meneviä palveluprosesseja. Prosessiajattelulla pureudutaan aitoon asiakastarpeeseen ja kokonaisvaltaiseen hyvän elämän tukemiseen. Sipoossa vanhuspoliittinen ohjelma vuodelta 2001 ja sen päivittäminen on yksi tämän hankkeen keskeisiä asiakirjoja. Pelkkä ohjelman päivitys ei mahdollista vanhustenhoidon tarkastelua kokonaisuutena muuttuvassa toimintaympäristössä eikä strategisia linjauksia. Tämän hankkeen kanssa Sipoon kunnan atk-yksikössä on samanaikaisesti valmisteilla myös e-sipoo-hanke. Siinä tavoitteena on helpottaa ja parantaa kuntalaisen asiointia kunnan palveluissa. Atk- tukiprosessin toimivuuden takaamiseksi kunnan omat ydinpalveluprosessit on kuvattava. Kuvaus mukana olevista työpaikoista sekä niiden nykyisistä toimintavoista ja kehittämistarpeista Sipoon sosiaali- ja terveystoimen vanhuspalvelut. Vanhuspalvelut on ollut oma tulosalueensa Sipoossa kesäkuusta 2006 lähtien. Vanhuspalveluihin kuuluvat: kotihoito päiväkeskus dementiayksikkö Suvirinne asumispalvelut (=asumispalveluyksikkö Suvikuja) vammaisten palveluasumisyksikkö Saga pesula Myös terveyskeskuksen sairaala ja Sateenkaaren vanhainkoti ovat hankkeessa mukana, vaikka organisatorisesti ne sijoittuvatkin terveyspalveluihin. Vanhuspalveluja tarkastellaan osana sosiaali- ja terveyspalveluiden kokonaisuutta sekä osana koko kunnan palvelurakennetta. Hank- 4

6 keessa on mukana jatkuvasti sekä ylempää johtoa ja väliportaan johtoa kunnanhallinnosta että sidosryhmäkumppaneita muilta toimialoilta. Kotihoidossa hoidetaan tällä hetkellä entistä sairaampia potilaita, jotka ovat suurimmaksi osaksi vanhuksia. Tässä tilanteessa korostuu sairaanhoidollisen ja lääketieteellisen osaamisen tarve. Henkilöstöä on kotihoidossa 49, joista kaksi on kotihoidon ohjaajia, kolme sairaanhoitajaa ja 44 lähihoitajia ja kodinhoitajia. Kotihoito toimii Sipoossa joka päivä vuorokauden ympäri. Kotihoidon kehittämistarpeena on henkilökunnan osaamisen ja sitoutumisen vahvistamisen. Myös omaishoitoa kotihoidon tukipalveluna tarkastellaan tässä hankkeessa erityisesti. Hankkeen onnistumisen kannalta on olennaista, että Sipoon kunnan sosiaali- ja terveystoimen henkilökunta sitoutuu kotihoidon ensisijaisuuden periaatteeseen vanhustyössä. Päiväkeskus on noin paikkainen kotona asuvien vanhusten päivätoimintamuoto. Päiväkeskus palvelee erityisesti omaishoitajien hoidossa olevia hoidettavia (omaishoitajan lepo) sekä yksinäisiä kotona asuvia vanhuksia. Henkilökuntaa on 1,5 (lähihoitaja ja sosiaalikasvattaja). Päiväkeskuksen kehittämistarve on toiminnan ja palvelun tavoitteellisuuden kirkastaminen sekä yksilöllisten palvelumahdollisuuksien edistäminen. Käytännössä se tarkoittaa, että kaikille asiakkaille suunnitellaan (yhdessä asiakkaan kanssa) henkilökohtainen kuntoutusohjelma. Kuntoutusohjelman pohjalta harjoitetaan taitoja, jotka ovat juuri tämän henkilön kohdalla kotona elämisen kannalta ensiarvoisen tärkeitä. Suvirinteen dementiayksikkö on 20-paikkainen pitkäaikaishoitopaikka keskivaikeaa tai vaikeaa dementiaa sairastaville. Henkilökuntaa on 13 sekä osastonhoitaja. Suvikujan asumispalveluyksikkö on 11-paikkainen tehostetun palveluasumisen yksikkö lievää tai keskivaikeaa dementiaa sairastaville. Henkilökuntaa on 6,5. Tämän yksikön keskeinen kehittämiskohde on yksikön mahdollinen yhdistäminen toiseen yksikköön. Yksikkö on toiminnallisesti vaikeassa asemassa, sillä sen resurssit ovat pienet. Saga-vammaispalveluyksikkö on vammaisten tuettu asumispalvelumuoto. Paikkoja siellä on intervallipaikka. Henkilökunta muodostuu kolmesta lähihoitajasta. Yksikössä ei ole öisin henkilökuntaa. Yksikkö on toiminnallisesti vaikeassa asemassa, sillä se on kooltaan pieni ja tässä hankkeessa tulee tarkastella myös tämän yksikön toimintamahdollisuuksia tässä muodossa. Pesula palvelee kaikki vanhuspalveluiden yksiköitä ja myös kotona asuvia vanhuksia. Pesulassa työskentelee kaksi henkilöä. Pesulan asema osana kunnan palveluja ja prosesseja arvioidaan hankkeen aikana. Tässä hankkeessa tulee miettiä myös pesulan jatkaminen kunnan omana toimintana. Terveyspalveluihin kuuluva terveyskeskussairaalassa on 18 pitkäaikaispaikkaa ja 20 lyhytaikaista kuntoutuspaikkaa sairaalahoidon jälkeen jatkokuntoutusta vaativille potilaille. Terveyskeskuksen yhteydessä sijaitseva vanhainkotiosasto kuuluu myös terveyspalveluihin ja siellä on 36 pitkäaikaispaikkaa potilaille, jotka ovat pääosin vuodepotilaita. Organisatorisesti nämä kaksi kuuluvat terveyspalveluihin eivätkä vanhuspalveluihin. 5

7 3. Kuvaus tavoiteltavasta konkreettisesta toimintatavan muutoksesta Sipoon kunnan vanhustyössä Sipoon kunta on kesästä 2006 lähtien ollut kovan hallinnollisen ja yhteiskunnallisen turbulenssin keskellä, johtuen osaltaan Helsingin suunnitelmista liittää osa Sipoosta Helsinkiin. Samaan aikaan kunnassa on tehty periaatepäätös siitä, että kunnan väestömäärä nostetaan tämän hetken noin asukkaasta miltei asukkaaseen vuoteen 2025 mennessä. Kunnan väestön kasvu on niin merkittävä, että nykyisiä toiminta- ja palveluprosesseja on kehitettävä vastaamaan seuraavien vuosien haasteita ja kasvavaa työmäärää. Tämä asettaa suuret haasteet tulevien vuosien aikana vanhuspalvelujen järjestämiselle sekä henkilöstön osaamisen ja jaksamisen huomioimiselle muutoksessa. Sipoon kunnan uudistuneessa kuntastrategiassa (Sipoo 2025, kunnanhallitus ) korostuu toimivien peruspalvelujen tuottaminen ja keskeisinä arvoina strategiassa on palveluhenkisyys ja tuloksellisuus. Palveluhenkisyydessä painottuu asiakaslähtöinen palvelukulttuuri. Tuloksellisuudessa huomio on palveluiden joustavuuden ja nopeuden turvaaminen sekä hyvä laatu. Hankeessa, Arvokas vanhuus Sipoossa sujuvilla palveluprosesseilla, toiminnallistaa tehokkaasti ja kohdistetusti strategiassa määritellyt painopisteet. Sipoossa kriittisiksi menestystekijöiksi tunnistettiin palvelutuotannon ja prosessien uudistaminen asiakaslähtöisesti ja tämän lisäksi osaava sekä motivoitunut palvelu- ja uudistumishaluinen ja hyvinvoiva henkilöstö. Sipoon kunnan atk-yksikössä on tällä hetkellä valmisteilla esipoo-hanke. esipoo-hankkeen tavoitteena on edistää kunnan palvelutarjonnan saatavuutta asiakkaille eli kuntalaisille. esipoohankkeen tavoitteena on myös lisätä kuntalaisten palveluasioinnin tehokkuutta. Tämä mahdollistuu siten, että kuntalaiset, jotka haluavat hoitaa asioitaan verkossa, tarvitsevat tunnistautumistavan. Tämän takia Sipoossa tullaan ottamaan käyttöön elektroninen palvelukortti. Atk- tukiprosessin toimivuuden edellytyksiä on, että kunnan omat ydinpalveluprosessit on kuvattu. esipoo on tarkoitus ottaa käyttöön jo syksyllä Atk-toiminnot ovat kiinteä osa prosesseja ja ne mahdollistavat prosessien tehokkaan ja tarkoituksenmukaisen hallinnan. Kehittämistyön on tärkeää kulkea rinnakkain käyttäjien tarpeiden kanssa. STM:n joulukuussa 2006 luovutetussa Hyvinvointi ohjelmassa painotetaan selkeästi vanhusten oikeutta hyvään elämänlaatuun sekä vanhusten hoidon laadun entistä monipuolisempaa tarkastelua. Vanhustenhoidossa painotuksen tulisi olla perinteisten laitosratkaisujen vähentämisessä. Lisäksi STM:ssä valmisteilla olevissa ikäihmisten hoidon ja palvelun uusissa laatusuosituksissa tullaan kiinnittämään erityistä huomiota palvelujen eettisiin periaatteisiin, toimintakykyä edistäviin toimiin sekä henkilöstökysymyksiin ja johtamiseen. Tämä luonnos on nyt lähetetty laajalle lausuntokierrokselle ja seuraava hallitus päättää sen hyväksymisestä. Tämän takia on tarkoituksenmukaista Sipoossa käsitellä koko sosiaali- ja terveystoimea rinnakkain vanhustyön kanssa, jotta havaitaan ja kuvataan yli hallinnon rajojen kulkevat palveluprosessit. Prosessiajattelulla pureudutaan aitoon asiakastarpeeseen ja kokonaisvaltaiseen hyvän elämän tukemiseen. 6

8 Sipoossa on tehty vanhuspoliittinen ohjelma vuonna Tämän ohjelma-asiakirjan päivittäminen on yksi tämän hankkeen keskeisiä tuotoksia. Pelkkä ohjelman päivitys ei kuitenkaan anna mahdollisuutta tarkastella vanhustenhoitoa kokonaisuutena muuttuvassa toimintaympäristössä ja tehdä sen perusteella strategisia linjauksia (kuva 1. APESTE-analyysi). Myöskään pelkkä ohjelman päivitys ei sitouta henkilöstöä sillä tavoin, kuin tämän kolme vuotta kestävän hankkeen tarkoitus on tehdä. Tavoitteena on, että tässä hankkeessa vanhuspalvelujen strategiatyö tehdään rinnakkain johtoryhmä- ja työntekijätyöryhmätyöskentelynä. Sipoon sosiaaali- ja terveystoimi muutosprosessi APESTE-analyysi (johtoryhmä ) Asiakkaiden muutos Poliittiset muutokset Taloudelliset muutokset Sosiaaliset muutokset Teknologiset muutokset Ekologiset muutokset Asiakkkaiden valmiudet käyttää sähköisiä palveluita kehittyvät. Asiakkaiden varallisuuden kavu, toisaalta varallisuus myös polarisoituu. Palveluvalikomalta toivotaan laajuutta sekä yksilöllisyyttä (elämyksiä ja kokemuksia, retkiä, elokuvia). Asiakkaiden vaatimukset asumisolosuhteisiin kasvavat, halutaan omaa rauhaa ja tilaa. Kunnallispolitiikkaa on poliitikoille väylä valtakunnan politiikkaan siirtymiselle, joten poliitikoille profiloituminen tärkeää. Arvojen koventuminen sekä virkamiesten ja poliitikkojen välisten roolien epäselvyys. Taloudellisuus- ja tehokkuusajattelun korostuminen tulevaisuudessa politiikassa. Kuntatalouden kasvavien tulojen ja menojen hallinta. Jakopeusteiden mahdolliset muutokset ja päätöksentekovastuun jakautuminen. Tuloerojen kasvaminen asiakkaiden keskuudessa. Palvelujen tuottaminen suuremmalle joukolle edullisempaa? Toisaalta haasteena toiveet yksilöllisemmästä palvelusta. Yksinäisyys, juurettomus, erilaiset kulttuuriset taustat, sosiaalisten valmiuksien kaventuminen, asumisen yksilöllisyyden tarve, väestöryhmien erilaisuus ja polarisoituminen, erilaiset mahdollisuudet ja taidot käyttää palveluita, väestöryhmillä erilaiset mahdollisuudet saada ja vastaanottaa tukea. Tiedon levittäminen palveluista helpottuu sähköisten menetelmien ja taitojen lisääntyessä, osaamisen tarve korostuu. Tiedottamisessa tulee huomioida myös ne, jotka eivät hallitse sähköisiä tiedotuvälineitä. Kuljetukset ja liikkuminen muuttuu ja niihin liittyvä kysyntä sekä tarjonta kasvaa. Kaupungistuminen, jätteiden määrä kasvaa, saastumisriskit, ilmaston muutoksen huomioiminen, lisääntyvä yksityis- ja julkisliikenne, pienentyvät kylvöalueet, vapaaajan viettämiseen suunnattujen alueiden säiltyttäminen. 13/11/2006 Net Effect 2 Kuva 1. APESTE-analyysi Sipoon sosiaali- ja terveystoimen muutosprosessista Tämän hankkeen aikana avaamme ja arvioimme vanhustyön ydinprosessimme. Vanhuksien saamien palvelujen sujuvuus ja kokonaisuuksien hallinta on tällä hetkellä iso haaste koko Suomessa. Hankkeessa vanhusväestön palvelutarve ja asiointi eri toimialueilla tullaan kuvaamaan yhtenä kokonaisuutena niin, että jatkossa voimme prosessikartoituksen ja arvioinnin perusteella luoda entistä sujuvammat ja asiakas-ystävällisemmät palvelut Sipooseen. Vanhoja ihmisiä ei tule "juoksuttaa" palveluyksiköstä toiseen, vaan on mietittävä uusia ja erilaisia vaihtoehtoja vanhuspalveluiden tarjoamiseen ja tuottamiseen (mobiiliratkaisut, kylien moniammatilliset "talkoopäivät" muun muassa). Prosessien kuvauksen myötä arvokas ja välttämätön hoitotyö nousee esille ja näin myös yksittäisten työntekijöiden mahdollisuus vaikuttaa omaan työhönsä kasvaa. Mahdollisuudet vaikuttaa omaan työhönsä ovat työhyvinvoinnin ja työhön sitoutumisen näkökulmasta keskeisiä teki- 7

9 jöitä. Työyhteisön hyvä maine lisää puolestaan halukkuutta hakeutua töihin toimialalle. Hoitohenkilökunnan rekrytointi on yksi tulevaisuuden isoja kysymyksiä erityisesti sosiaali- ja terveysalalla. Keskeiset tavoitteet hankkeelle määriteltiin seuraavasti: 1. Asiakkuuksien ja asiakkaiden tarpeiden syvällinen ymmärtäminen 2. Houkuttelevan työyhteisön rakentaminen a) toimialan kokonaisuuden hahmottaminen ja johtajuuden edellytysten parantaminen b) jokaisen työntekijän työnkuvan kirkastaminen ja työhyvinvoinnin lisääminen 3. Mielekkään ja kustannustehokkaan palvelun tuottaminen sekä poikkihallinnollisen verkostoyhteistyön syventäminen Näiden tavoitteiden toteutusta arvioitiin osana vanhustyön toiminnan CAF -arviointia ja ne todettiin hyvin ja erinomaisesti toteutuneiksi. Hankkeessa tehdyssä loppuarvioinnissa tavoitteiden toteutumista arvioitiin omana kokonaisuutenaan luvussa 5. Aloitteentekijät ja heidän roolinsa projektia käynnistettäessä Vanhustyön uusi päällikkö Helena Räsänen aloitti työssään kesällä 2006 ja samaan aikaan heti alkuun hän näki tuorein silmin Sipoon vanhustyön kehittämishaasteet ja mahdollisuudet. Kehittämiskumppanuuden kilpailutuksen seurauksena päädyttiin suuren kehittämisponnistelun edessä hakea tukirahaa yhdessä valitun kumppanin Net Effect Oy:n johtaja Sari Gustafssonin kanssa. Prosessiajattelussa tuntui olevan paljon hyviä mahdollisuuksia, siitä oli Net Effectillä hyvät kokemukset ja työkalut ja vastaavasti koko Sipoon vanhustyöllä muutosjohtamisen taitoa ja intoa. Helena Räsänen toimi projektipäällikkönä Sipoon puolelta hankkeessa luotsaten laivaa määrätietoisesti ja hänen vastuuparinaan oli Net Effectin puolelta projektipäällikkönä Sari Gustafsson. He veivät yhteistyöparina koko hanketta eteenpäin käytännön toimenpitein myös kunnan sote- puolelle ja ylimpään johtoon. Prosessiajattelua ja mallinnuksia on sittemmin hyödynnetty koko Sipoon kunnan muutosohjelmassa ja uudessa organisaatiomallissa vanhustyön toimiessa keihäänkärkenä ja pioneerina. Net Effectin rooli oli antaa johdon tukea ja vastaavasti hyviä, koeteltuja työkaluja, työkirjapohjia valmennuksiin ja auttaa järjestämään innostavia tilaisuuksia kaikkien toimenpiteiden edistämiseen. Net Effectin edustajat toimivat myös aktiivisena osapuolena kuntajohtoon päin ja koko prosessi-ajattelun tien avaajana Sipooseen julkispuolen toiminnan tuntijana ja useiden selvitysten tekijänä. Projektiin saatiin TYKESiltä tukea, joka oli käytettävä asiantuntijatukeen. Sipoon oma vastuu oli hankkeessa laskennallista ja se toteutui tehtynä työnä ja osallistumisena. Joidenkin tilaisuuksien kahvitus maksettiin Sipoon kunnan puolelta. Sipoon kunnan vanhustyön kehittämisprosessi aloitettiin ylimmän ja keskijohdon (ml. Sotejory) sitouttamisella sekä muutosviestinnällä yksiköihin ja mediaan päin (lehdistötilaisuus, lehtijutut ja radiohaastattelut). Kun toiminta oli saanut johdon siunauksen ja suuntaviivat otettiin kehittämistyöhön tiiviisti mukaan vanhustyön jory (esimiehet 5 kpl). Hankkeelle tehtiin esittelydiat ja vanhustyön päällikkö esitteli hanketta monelle kohdeyleisölle eri tilaisuuksissa. 8

10 4. Kehittämisprosessi Sipoon kunnan vanhustyössä Projektiin osallistui koko vanhustyön nykyinen henkilöstö esimiehineen (5 pv x 88 hlöä) eli yhteensä 440 htpv. Muita sidosryhmiä osallistui noin 400 henkilöä. Yhteistyö eri ryhmien ja toimijoiden välillä sujui erinomaisesti ja hankkeen verkottuminen edisti koko kunnan muuta yhteistyötä. Johto oli erinomaisesti sitoutunutta ja kumppanuus asiantuntijoiden ja kunnan välillä toimi ihanteellisesti. Avustavaa työvoimaa ei ollut Sipoon puolella tarpeeksi käytössä hankkeen aikana, joten ylempikin johto toimi oman toimensa ohessa koordinointitehtävissä. Päätoimijoiden osaaminen täydensi hyvin toisiaan ja monipuolinen osaaminen edisti projektin tavoitteiden toteutumista. Hankeen toteutukseen valittiin käyttöön monipuolisia määrällisiä ja laadullisia menetelmiä seuraavasti: 1) Toimintaympäristöanalyysin laatiminen (APESTE) 2) Toiminnallisten lähtökohtien kirkastaminen, tarpeiden arviointi 3)Uudistuneen strategian käynnistäminen ja vanhuspoliittisen ohjelman työstö yhteistoiminnallisesti 4a) Ydin- ja tukiprosessien tunnistaminen, nimeäminen ja määrittely, prosessipajat (Prosessikartat ja prosessianalyysit) 4b) Työyhteisöjen toiminnallistaminen ja yhteissuunnittelu; toimintataulukkotaso 5a) Muutosvalmennukset ja muutosjohtaminen, työyhteisövalmennukset 5b) Johtamisvalmennus/Joryn yhteissuunnittelut Käytettävät kehittämis- ja analyysimenetelmät: 1. Kyselyt (arvokysely ja kuntalaiskysely = yhteensä yli 400 hlöä vastaajina) 2. Työryhmätyöskentely 3. Ryhmävalmennukset johdolle sekä valituille työyhteisöille (2 joryä ja 5 yksikköä) 4. Yksilötehtävät 5. Seminaarit ja muutosviestintä (Kuntalais-ilta, valtuuston iltakoulu ja päätösseminaari noin 130 hlöä) 6. Vanhustyön pilotti 7. Arviointi (vanhustyön toiminnan ja tulosten CAF- arviointi ja itse hankkeen arviointi) Hankkeen alussa toteutettiin sähköiset kuntalaiskysely (N =222) ja arvokysely (N= 112) koko kunnan henkilöstölle, joilla kerättiin tietoja kuntalaisten näkemyksistä ja henkilökunnan mielipiteistä vanhuspalveluista Sipoossa. Arvokyselyllä haluttiin myös avata ja toiminnallistaa Sipoon päästrategiassa valittuja arvoja (hyväksytty 05/2007). Kyselyistä pidettiin myös tiedotus- ja lehdistötilaisuus, jossa kerrottiin hankkeesta, sen tavoitteista ja toimenpiteistä. Hankkeesta syntyi 3 lehtikirjoitusta kpl sekä yksi radiohaastattelu. Kyselyjen lisäksi pidettiin syyskuussa 2007 kuntalaisilta Sipoon Nikkilässä. Kuntalaisiltaan osallistui noin 30 henkilöä, pääosin ikääntyneitä ja sidosryhmäkumppaneita sekä henkilöstöä. Lisäksi vanhuspoliittista ohjelmaa ennakoivana työnä toteutettiin laaja toimintaympäristöanalyysi (APESTE) ohjausryhmätyönä. Ohjausryhmässä on edustus toimialan johtoryhmästä ja henkilöstön edustus sekä vanhusneuvostosta Bengt Pihlström ja lautakunnasta Claes-Håkan 9

11 Nyman (tapaamisia 4 kpl). Kyselyillä ja muilla toimenpiteillä pohjustettiin seuraavaksi tehtävää vanhuspoliittista ohjelmaa, joka hyväksyttiin sosiaali- ja terveystoimen lautakunnassa 05 /2008 ja asiakirja on menossa valtuustokäsittelyyn sitovana asiakirjana kesän 2008 jälkeen. Vanhuspoliittisesta ohjelmaluonnoksesta pyydettiin laajasti lausunnot eri toimialoilta ja sidosryhmäkumppaneilta (mm. seurakunnat, eläkeläisjärjestöt, kunnan yksityiset palvelutuottajat). Saatuja kommentteja lisättiin ja hyödynnettiin ohjelman viimeistelyssä. Lausuntoihin vastaajat olivat tyytyväisiä saadessaan ottaa kantaa ohjelmaan jo tekovaiheessa. Kaikille yhteisöille ja sidosryhmille (mm. henkilöstöseminaari, vanhusneuvosto, lautakunnalle, lehdistölle) esiteltiin kyselyjen tulokset sekä itse hanke. Yhteistyö on sujunut kaikkien tahojen kesken erinomaisesti ja täsmennettyjä toimintasuunnitelmia noudattaen. Keväällä 2008 (huhtikuu- kesäkuu 2008) aloitettiin vanhustyön toiminnan rakenteiden ja prosessien pohdinta ensin johtoryhmätyönä (2 kpl) koko toimialan osalta ja sen jälkeen lähiesimiestasolla (1kpl) ja lopuksi henkilöstövalmennuksin (3 kpl). Näissä käsiteltiin seuraavia teemoja: 1. Muutoksen hallinta 2. Prosessiajattelun perusteet 3. Toiminnan rakenteet Menetelminä hankkeen valmennuksissa on käytetty asiantuntija-alustuksia, toiminnallisia työpajoja, parikeskusteluja ja ongelmanratkaisutehtäviä. Käytetyt menetelmät ovat osoittautuneet toiminnallisiksi ja osallistaviksi ja ne ovat osaltaan lisänneet vaikuttamismahdollisuuksia omaan työhön ja työyhteisöjen toimintatapoihin. Henkilöstön mielestä he ovat päässeet mukaan tekemään sipoolaista muutosta ja saaneet tietoa ja näkemystä tulevaisuudesta. Vuonna 2009 keskityttiin edelleen työyhteisövalmennuksiin ja vanhustyön prosessikartan viimeistelyyn ennen syksyn pilotointia. Syksyn 2009 pilottiin sidottiin muut sektorit (osastot) ja myös terveyskeskuksen puolelta osastot 1 ja 2. Pilotista tehtiin valiokuntatason päätös. Pilotissa hiottiin alustava prosessikartta edelleen yhteistä näkemystä vastaavaksi ja sen tulkintaan ja toteutukseen käytettiin aikaa mm. keskustilaisuuksissa. Kevään 2010 aikana on jo tehty esitys vanhustyön organisaation uudistuksesta osana Sipoon kokonaisuutta. Toiminta on aidosti uusi kokonaisuus, jossa koko prosessista vastaa prosessiomistajana (Ikääntyneiden palvelujohtaja) ja hänelle tulee alleen ydinprosesseihin vetäjät/omistajat (palvelupäälliköt 3-4 kpl). Hallituksen päätös on nimityksineen odotettavissa keväät 2010 aikana. Hankkeen toimenpiteet ovat edenneet päätöksentekoon asti. 10

12 5. Projektin tulokset Hankkeen tuloksena saatiin useita osa-alueita todennettua. Alla kuvattu tavoiteltu toimintatavan muutos ajattelussa: Uusi prosessimainen tapa ajatella SUURI MAHDOLLISUUS JA HAASTE Organisaatiokeskeisestä Ongelma ihmisten asenteissa Arvioidaan työntekijöitä Löytyy parempia työntekijöitä Teen omat työni Osaan oman työni Korostetaan yksilösuoritusta Valvotaan työntekijöitä Kuka teki virheen? Korjataan virheitä Asiantuntijat määräävät laadun Prosessikeskeiseen toimintaan Ongelma (työ)prosesseissa Arvioidaan prosessin sujuvuutta Prosessia voi parantaa Hoidetaan työt yhdessä Ymmärrän osuuteni prosessissa Koko tiimillä vastuu työstä Kehitetään osaamista Mikä mahdollisti virheen? Poistetaan virhelähteet Asiakas määrää laadun Projekti toteutui suunnittelussa aikataulussa hyvin ja suunnitellut toimenpiteet ovat toteutuneet kiitettävästi. 5.1 Toiminnan ja tulosten arviointi CAF Vanhustyön tulosyksikössä tehtiin joulukuussa ensimmäistä kertaa CAF-arviointi (Common Assesment Framework). CAF on Euroopan Unionin toiminnan kehittämisen yhteinen arviointimalli. Yhteinen arviointimalli (CAF) on julkisen sektorin organisaatioille tarkoitettu laadunarviointityökalu. Se sisältää vaikutteita Euroopan laatupalkintomallista (EFQM) ja apuna on käytetty myös Saksan hallintokorkeakoulun luomasta Speyer-mallista saatuja kokemuksia. Malli on ollut yleisemmin käytössä vuodesta CAF-mallin perusajatuksena on kokonaisvaltainen laadunarviointi, jossa tarkastellaan paitsi eri tulosalueita, myös organisaation toimintatapoja, 11

13 joilla mahdollistetaan hyvien tulosten syntyminen. CAF muodostuu yhteensä yhdeksästä arvioitavasta toiminnan ja tulosten osasta. Alla muutaman osion tuloksia joulukuulta Henkilöstötulokset Työhyvinvointi Osaamisen kasvun vahvistaminen uutta kuntastrategiaa tukevaksi sekä johtamispotentiaalin selkeä nostaminen on ollut vanhustyön tulosyksikössä systemaattista. Kaikilla esimiehillä on johtamiskoulutus. Vanhustyön yksi työyksikkö palkittiin strategisesta taitavuudesta hankkeen aikana koko kunnan tasolla vuoden työyksikkönä joulukuussa Työhyvinvointiin panostaminen on ollut meille tärkeää. Fiilis- työhyvinvointikyselyn tulokset vanhustyön tulosyksiköissä paranivat miltei kaikilla osa-alueilla verrattuna vuoteen Kysely on tehty 2007 ja 2009 koko kunnan henkilöstölle. Parannusta tapahtui erityisesti työyhteisön toimivuuden osiossa. Henkilökunta kokee voivansa nyt vaikuttaa enemmän työnsä sisältöön kuin aiemmin ja he näkevät työtehtävänsä osana suurempaa kokonaisuutta ja organisaation tavoitteita. Työoloissa henkilökunta koki myös parannusta. Erityisesti työssä kehittymistä tuetaan nyt paremmin kuin ennen sekä henkilökunta kokee nyt saavansa tietoa oman ammattinsa koulutusmahdollisuuksista enemmän kuin ennen. Myös omien voimavarojen ja työkyvyn osalla oli tapahtunut merkittävää parannusta. Kehityskeskustelut käydään 100%:sti kaikissa yksiköissä vuosittain. Sairauspoissaolot Vanhustyö sairauspoissaolot pv / vuosi pv yhteensä 1-2 päivää 1-5 päivää >5 päivää Vanhustyön tulosyksikön sairauspoissaolot ovat vähentyneet vertailtaessa kahteen edelliseen vuoteen merkittävästi. 12

14 Strateginen osaamisen vahvistaminen 600 Henkilöstön koulutuspäivät Henkilöstön osaamista uuden strategian mukaisesti on vahvistettu. Jotta kotihoidossa pystymään vastaamaan entistä sairaampien asiakkaiden sairauksiin ja haasteisiiin, niin henkilökunnalla nnalla tulee olla riittävä osaaminen niin fyysisiin ja psyykkisiin sairuakssin kuin myös sosiaalisiin ongelmiin. Sekä kotihoidossa että pitkäaikaishoidon ykisköissä on panostettu erityisesti muistisairauksien hoitoon, saattohoitoon sekä sosiaaliseen kuntoutukseen utukseen (erilaiset taideryhmät, ystäväpiiri, hyvinvointi-tv, muun muassa) Muistihoitajat saattohoitokoulutus Lääkehoidon täydennyskoulutus Muuntokoulutus lähihoitajasta sairaanhoitajaksi Oppisopimuksella lähihoitajaksi JET (johtamistaidon erikoistutkinto) Gerontologian perusopinnot Sosiaali- ja terveysjohtamisen jatkotutkinto STYJ yliopistossa Kunnan sisäinen esimieskoulutus Tykes-koulutuspäivät 13

15 Erityisosaamisella varaudumme tämän päivän ja tulevaisuuden haasteisiin: muistihoitajia haavanhoitaja kivun hoidon erikoisammattitutkinto uroterapeutti seksuaaliterapeutti diabeteshoitaja vanhustyön erikoisammattitutkinto toimintaterapeutti hygieniahoitaja Asiakastulokset TAK arvioinnit v.2007 (tutki-arvioi-kehitä) Muistiyksiköissä tulokset erittäin hyviä Kehittämiskohde on erilaisten yhteistyömuotojen edelleen kehittäminen omaisten kanssa sekä asiakkaiden harrastus- ja viriketoiminnan kehittäminen entistä yksilöllisemmäksi ja monipuolisemmaksi systemaattinen kehittäminen (omaistenillat, taideterapia, terapeuttinen puutarha ) Kotihoito omaisten mukaan ottaminen hoidon suunnitteluun (verkostokokoukset), omaisten informoiminen voinnissa tapahtuvista muutoksista, sosiaaliset kontaktit ystäväpiiri alkanut, seurakunnat, Sipoon työttömät, kauppakassi (aikaa ulkoiluttaa asiakkaita) Keväällä 2010 tehdään koko kunnan tasolla asiakstyytyväisyyskysely webropol-pohjalla. Hoidon laatu vanhustyön pitkäaikaisyksiköissä Vanhustyön tulosyksikössä on käytössä kansainvälinen vanhustenhoitoon kehitetty hoidon seurantajärjestelmä nimeltään RAI (Resident Assessment Instrument). Seurattaviksi kohteiksi vuonna 2008 valitsimme ne hoidon laadun alueet, joissa Sipoon vanhustyöllä oli maan keskiarvoa heikommat tulokset. Huomattavaa on, että Sipoossa esimerkiksi ikääntyneiden kivun ja masennuksen hoito on laadukkaampaa kuin maassa keskimäärin. RAI-järjestelmän lisäksi vanhustyön tulosyksikössä mietitään käyttöön otettavaksi 15D-elämänlaatumittaria. 14

16 /2006 1/2007 2/2007 1/2008 2/2008 1/2009 2/2009 Vähint. 9 lääkettä, % Suvikuja Suvirinne Yksi valittavista hoidon laadun osa-alueista oli lääkkeiden määrä/asukas. Vuoden 2009 tulokten määrä on laskenut molemmissa yksiköissä ja olemme jo alle maan keskitason (46,3 %) set osoittavat, että lääkitysten Toinen seurattava laadun osa-alue alue pitkäaikaisyksiköissä oli rauhoittavien ja unilääkkeiden käyt- tö. Systemaattisen työn tuloksena sekä rauhoittavien että unilääkkeiden käyttö on vähentynyt molemmissa yksiköissä ja on alle maan kesitason (44,8 %) /2006 1/2007 2/2007 1/2008 2/2008 1/2009 2/2009 Rauhoittavien ja unilääkkeiden käyttö, % Suvikuja Suvirinne Kolmas seurattava osa-alue alue on pelkästään unilääkkeiden käyttö. Unilääkkeiden turhasta käytös- tä erityisesti muistisairailla la tiedetään, että ne saattavat lisätä kaatumisia ja passivoida ihmistä päiväsaikaan. Unilääkkeiden käytössä tapahtui merkittävä lasku Suvikujalla jo vuonna 2007 ja Suvirinteellä seuraavana vuonna. Pääperiaatteemme on, että unilääkkeitä ei pääsääntöisesti meillä käytetä ja näin ollen hetkellinen nousu Suvikujalla keväällä 2009 onkin ollut esimerkiksi uusi potilas, joka on tullut ja hänellä on ollut unilääke silloin ja vuoden loppuun mennessä lää- 15

17 kitys on purettu. Maassa vastaavissa hoitoyksiköissä iköissä unilääkkeitä käyttää keskimäärin 23 % asukkaista Suvikuja Suvirinne 1/2006 2/2006 1/2007 2/2007 1/2008 2/2008 1/2009 2/2009 Säännöllinen unilääkkeiden käyttö, % Hoidon laatu kotihoidossa Kotihoidossa valittiin myös kehityskohteiksi ne laadun osa-alueet, alueet, missä Sipoon kotihoidossa tulokset olivat alle maan keskitason. Asiakkaan lääkityksen tarkistaminen oli yksi niistä. Lääkityksen tarkistamisessa olemme nyt jo selvästi yli maan keskiarvon (16,1 %) Series1 2/2007 1/2008 2/2008 1/2009 2/2009 Lääkäri ei tarkistanut lääkitystä (e), % Toinen seurattava laadun osa-alue alue kotihoidossa on asiakkaiden määrä joille on annettu in- fluenssarokotus. Selvästi Sipoossa yhä suurempi osa kotihoidon asiakkaista on nykyisin saanut influenssarokotteen, teen, mutta olemme edelleen alle maan keskitason (38,3 %). 16

18 /2007 1/2008 2/2008 1/2009 2/2009 Ei influenssarokotusta (e), % Series Yhteiskunnalliset tulokset Vanhustyön tulosyksikön yhteiskunnallinen vaikuttaminen valtakunnallisesti ja yhteiskunnallisesti Vanhustyö-lehti tammikuu 2009 Helsingin Sanomat kaksi artikkelia keväällä ja kesällä 2009 Super-lehti kevät 2009 Sydän-lehti syyskuu 2009 Nykypäivä syyskuu 2009 ET-lehti lokakuu 2009 Sairaanhoitaja-lehti, vanhustyön päällikkö, kuukauden henkilö tammikuu 2010 Valtakunnalliseen lähihoitajakoulutukseen pilotoidaan Sipoon mallia Yhteistyö Sipoon taiteilijayhdistyksen ja Sibelius Akatemian kanssa Suomen gerontologisen asiantuntijaverkoston jäsen Suomen palliatiivisen hoidon yhdistyksen hallituksen jäsen THL:n RAI johtoryhmän jäsen Valtakunnallisten gerontologisten päivien puheenjohtajuus Yhteiskunnallinen vaikuttaminen paikallisesti Yhteistyökomitean jäsen Yhteistyöryhmän jäsen Hygieniatoimikunnan puheenjohtaja Vanhusneuvoston jäsen ja sihteeri Sipoon palveluasumisen tukiyhdistys ry:n sihteeri lehtiartikkelit paikallislehdissä 17

19 Kunnan sisäinen yhteistyö ja kuntalaisyhteistyö Ikääntyneiden päiväkotiruokailu yhteistyössä ruokapalvelujen ja päivähoidon kanssa Ikääntyneiden ravitsemustutkimus pitkäaikaisyksiköt ja ruokapalvelut Liukkaan kelin varoitus-hanke yhteistyössä teknisen osaston kanssa Kuntalaisillat Kuntalaiskysely Arvokyselyt Omaistenillat Vanhustenviikko Yhteistyö oppilaitosten kanssa, seurakunnan ja kolmannen sektorin kanssa 5.3 Prosessien kuvaus ja tuotos prosessikarttana Prosessit ja toimintatavat ovat uudistuneet vanhustyössä. Omaisten kanssa tehtävä yhteistyö sai selkeämmät linjaukset ja yhteistyö tiivistyi hankkeen aikana. Kumppanuudet kolmannen sektorin kanssa selkiytyivät ja sisältöalueista päästiin paremmin yhteisymmärrykseen. Asiakastyötä varten työstettiin ikääntyneiden palveluopas (liite). Hankkeen tuloksena kuvattiin vanhustyön prosessit. Koko kunnan tasolla syntyi samanaikaisesti uusi organisaatiomalli ja toimintatapa, johtamisjärjestelmä Sipoon vanhustyöhön. Vanhustyön laatimat ikääntyneiden kuntalaisten neljä ydinprosessia ovat olleet esimerkkinä ja esillä koko kunnan valmistautuessa prosesseittain järjestäytyneeseen elinkaarimalliorganisaatioon. SG Ikääntyneiden palveluiden kuvatut pääasiakasprosessit 18

20 Pääasiakasprosessien kuvaaminen aloitettiin syksyllä 2008 henkilökunnalle järjestetyissä työpajoissa. Osa työpajoista oli järjestetty niin, että vain työntekijät ilman esimiehiä olivat paikalla ja toinen osa sisällöltään sellaisia, missä esimiehet myös olivat paikalla. Tilaisuudet järjestettiin niin, että samansisältöisiä tilaisuuksia oli 2-3, jotta kaikki työntekijät vuorollaan voisivat osallistua ja olla mukana vaikuttamassa pääasiakasprosessien kuvaamiseen. Tilaisuuksien aluksi yhteistyökumppani Net Effect Oy:n asiantuntija-avulla henkilökunta sai teoreettista tietoa prosessiajattelusta ja keskeisistä käsitteistä. Tilaisuudet olivat hyvin vuorovaikutteisia. Loppusyksyn 2008 ja talven 2009 aikana ensimmäinen versio vanhuspalveluiden ydinprosesseista eli pääasiakasprosesseita oli muodostunut. Tämän jälkeen tehdyt prosessikuvaukset vietiin sosiaali- ja terveystoimen johtoryhmään ja sieltä saimme arvokasta palautetta, jonka perusteella mietimme olisiko syytä siirtyä alkuperäisestä kolmesta pääasiakasprosessista nykyiseen yllä olevaan neljään pääasiakasprosessiin. Kunnan johtoryhmässä päätettiin, että kunnan eri osastojen johtoryhmät vielä yhdessä työstäisivät tehtyjä vanhustyön ydinprosesseja ja kunnan moniammatillisena tuloksena loppusyksyllä 2009 muotoutuivat nykyiset yllä olevan kuvan prosessit. Merkittävää on, että muiden osastojen tultua mukaan miettimään pääasiakasprosessien nimiä, ne muotoutuivat enemmän laajakirjoista ihmisen elämää kuvaavaksi (eivät siis enää niin sosiaali- ja terveysosaston termistön mukaisesti). Neljä pääasiakasprosessia muotoutuivat ajatellen ikääntyneen ihmisen avuntarvetta. Ensimmäiseen pääasiakasprosessiin kuuluvat terveet, aktiiviset, itsenäiset ikäihmiset. Heitä on ikäihmisistä suuri osa ja he ovat suuri voimavara yhteiskunnassa. Heidän hyvinvointinsa tukeminen ja kannustaminen on koko kunnan asia. Myös vuonna 2008 valmistuneet Ikäihmisten hoitoa ja palvelua koskevat laatusuositukset (STM) sekä Kaste-ohjelma korostavat painopisteen siirtämistä ja vahvaa panostamista kunnissa ikäihmisten ennaltaehkäiseviin palveluihin, kuten liikunta, kulttuuripalvelut ym. Toinen pääasiakasprosessi on myös kotona asuvien jonkin verran apua tarvitsevien ikääntyneiden prosessi. Prosessin nimi toimintakykyä kotona asumiseen viittaa siihen, että kotiin annettava kotihoidon tulee olla kuntouttavaa ja toimintakykyä kohentavaa tai ylläpitävää. Tavoitteena on, että ikääntynyt kuntalainen saisi asua kotonaan mahdollisimman pitkään. Tämä vaatii yhteistyötä yli kunnan eri sektoreiden. Tähän prosessiin kuuluu perinteinen kotihoito, kotihoitoa tukeva päiväkeskus sekä erilaiset tukipalvelut ja sosiaaliset etuudet. Kolmas pääasiakasprosessi sisältää pitkäaikaisen laitoshoidon ja tehostetun palveluasumisen. Ikäihmisten laatusuositusten mukaan (STM 2008) pitkäaikaisessa laitoshoidossa ja tehostetussa palveluasumisessa yli 75-vuotiaista tulisi olla vain 8 % kuntalaisista. Aina tulee kuitenkin tilanteita, jolloin kotona asuminen ei enää onnistu. Tällöin kunnassa tarvitaan sellaisia asumismuotoja (laitoshoito, tehostettu palveluasuminen) ikääntyneille, missä he voivat elää täyttä elämää loppuun saakka. Pitkäaikaishoidossa tulee täten enenevässä määrin panostaa myös kulttuuri- ja liikuntapalveluihin eri muodossaan. Neljäs pääasiakasprosessi on lyhytaikainen, tilapäinen ja kuntouttava hoito terveyskeskuksessa. Terveyskeskuksen osaston ei tulisi olla kenenkään viimeinen koti, vaan siellä käydään sairaalajakson jälkeen tai tullaan kotoa tilapäisesti yleiskunnon laskettua selvittelyyn mistä kunnon lasku johtuu, kuntoutetaan ja kaikin keinoin tavoitteena on kotiutuminen. 19

21 Kaikkien yllä avattujen prosessien välinen yhteistyö on se juttu eli sujuvat palveluprosessit. Kaikkien edellä lueteltujen prosessien läpi pystysuoraan toimii kunnan vanhuspalvelujen palveluohjaaja, jonka tontti on joka prosessissa. Hän varmistaa toiminnallaan prosessien sujuvuuden ja tiedon kulun. Tiedottaminen hankkeesta Tykes-hankkeesta on tiedotettu sähköpostitse useaan kertaan henkilöstön edustajille sekä kunnan internet -sivujen kautta. Tämä raportti sijoitetaan ja vanhuspoliittinen ohjelma sijoitettiin myös kesän 2008 aikana kunnan intranet- ja internet -sivulle. Toiminnan ja tulosten arvioinnin loppukeskusteluna saatiin esiin Sipoon vanhustyön kehittämisen painopisteet. Arviointiin osallistuivat kaikki vanhustyötä tekevät esimiehet yli rajojen ja SOTE- johtoryhmä. Kehittämiskohteet projektisoidaan, aikataulutetaan ja vastuutetaan toimeenpanon helpottamiseksi. Alla kuvana kehittämisen painopisteet jaoteltuna pitkälle ja lyhyelle aikavälille. Kehittämiskohteiden valinta Lyhyen aikavälin kehittämiskohteet 1-3 Pitkän aikavälin kehittämiskohteet 1-3 Motivoiva ja perusteleva henkilöstöjohtaminen yksikköstrategioiden elävöittäminen, kehityskeskustelujen yhtenäistäminen (uusi lomake) ja parempi hyödyntäminen, harjoittelijoiden parempi hyödyntäminen, strateginen palkitseminen Tiedon ja talouden johtaminen tietojen keruu ja vertailu, budjetinseurantakokoukset, tiedonjohtamisen kokonaisuus, raportointi ja arviointi, turvallisuus ja ennakoivuus Omaisten vertaistuki ja tiedottaminen omaisillat ja kuntalaisillat, kriisityön osaaminen/koulutus henkilöstölle Kriteeristöjen ajantasaistaminen Työhyvinvointiin edelleen panostaminen niin, että tulosyksikön sairaspoissaolopäivät vähenevät päivään/vuosi. Henkilökunnan osaamiskartoitus intranetiin 22 Taloudellisuus ja vaikuttavuus mittarit, taloudellinen vastuuttaminen ja kustannustehokkuuden lisääminen joka tasolla, Yhteiset hankinnat, ennaltaehkäisevä työ, logistiikka, ekologisuus ja kestävä kehitys Laaja yli rajojen menevä yhteistyö sisäiset kumppanit (sinetti ja tekninen osasto, kuljetukset ), 3-sektorin aktivointi, Muutosta johtamassa-pilottia jatkettava, yhteistyö koulujen kanssa (ulkoiluttaminen) Osaamisen kehittäminen gerontologiset koulutukset, osaamisstrategia, systemaattinen koulutussuunnitelma 20

22 5.4 Projektin arviointi Projektin päättyessä hankkeesta tehtiin vaikutus- ja vaikuttavuusarviointi (arviointikysely). Ra- portti valmistui kuukauden kuluttua hankkeen päättymisestä helmikuussa 2010 ja se noudattaa Tykes-ohjelman ohjeistusta. Ensisijaisesti edustettu taho (voi valita useamman kuin yhden vaihtoehdon) Vastaajien määrä: 41 Muu, mikä: - valiokunta Sipoon kunnan vanhustyön prosessien kehittämisprojektin (TYKES) tavoitteiden tunteminen Vastaajien määrä: 41 21

23 Sipoon kunnan vanhustyön prosessien kehittämisprojektin (TYKES) tarpeellisuus oman työn kannalta Vastaajien määrä: 40 Sipoon vanhustyön kehittämisprojektin vastaaminen aminen Sipoon kunnan kehittämistarpeisiin Vastaajien määrä: 41 22

24 Asteikolla 1-5 (kun 1= täysin eri mieltä ja 5= täysin samaa mieltä) on arvioitu seuraavia projektin toteutuksen onnistuneisuutta koskevia väittämiä Vastaajien määrä: 39 Projektin tavoitteiden asettamisessa onnistuttiin hyvin, ka 4,5 7,7 % 43,6 % 43,6 % 5,1 % Projektin tavoitteet olivat realistiset, ka 4,5 Projektin toteutus oli onnistunutta, ka 4,4 5,1 % 5,1 % 41,0 % 46,2 % 48,7 % 43,6 % 5,1 % 2,6 % 1=Täysin eri mieltä Projektin toimenpiteet ajoitettiin onnistuneesti (ryhmävalmennukset, seminaarit, kyselyt jne), ka 4,5 7,7 % 38,5 % 38,5 % 12,8 % 2=Jokseenkin eri mieltä Projektille kohdennetut voimavarat olivat riittävät (aika-, henkilö- ja talousresurssit), ka 4,3 Kunnan johto oli sitoutunutta projektin toteuttamiseen, ka 4,6 Osallistuin itse projektin eri vaiheisiin riittävästi, ka 4,1 5,1 % 10,3 % 5,1 % 38,5 % 46,2 % 7,7 % 12,8 % 12,8 % 12,8 % 23,1 % 35,9 % 41,0 % 15,4 % 17,9 % 12,8 % 3=Ei eri eikä samaa mieltä 4=Jokseenkin samaa mieltä Sain riittävästi tietoa projektin etenemisestä ja sen tavoitteista, ka 4,2 Projektin toimintaympäristössä tapahtuneet muutokset huomioitiin projektin aikana/toiminnassa hyvin, ka 4,4 Yhteistyö sidosryhmien ja kumppaneiden kanssa oli aktiivista, ka 4,3 15,4 % 5,1 % 23,1 % 5,3 % 7,9 % 5,1 % 12,8 % 42,1 % 41,0 % 48,7 % 26,3 % 28,2 % 5,1 % 18,4 % 12,8 % 5=Täysin samaa mieltä En osaa sanoa/ei tietoa Projektin viestintä oli tehokasta, ka 4,4 7,9 % 47,4 % 34,2 % 7,9 % 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % Edellisien kysymyksien vastauksia on perusteltu seuraavasti: - Projektin käytännön tavoitteet ja tulokset jäivät kaukaisiksi - Ei ole paljoa kokemusta projektista - Projektia ei hyödynnetty riittävästi sos. terv. osaston hallinnossa - Varit ett mycket givande projekt - Bra arbetsredskap för att kunna planera för framtiden inom äldreomsorgen 23

25 Tekijät, jotka ovat erityisesti edistäneet ja vahvistaneet projektin toteutusta - Hyvä, aktiivinen, innostunut ja asiansa osaava henkilöstö, 3 kpl - Esimiesten positiivinen asenne, 3 kpl - Tietoa on ollut saatavilla runsaasti, 2 kpl - Tiedonkulku, 2 kpl - Ryhmätyöt - Tavoitteet realistiset - Yhteistyö eri toimijoiden kanssa - Ulkopuolinen vetäjä - Henkilökunnan työn arvostus nostettu hyvällä ja innostavalla johtamisella - Vanhustyön päällikön henkilökohtaiset ominaisuudet - Hyvä virkahenkilö johto - Työntekijät sisäistäneet paremmin kunnan uudet tavoitteet projektin pohjalta - Tarmokkaat vetäjät - Esimiesten sitouttaminen - Hela personalen fick skolning - Kustannustehokkuus - Höja välbefinnande hos de anställda - Utveckling i rätt riktning som följer hela Sibbos stretegi har redan aktivt påbörjats Tekijät, jotka ovat erityisesti hidastaneet tai haitanneet projektin toteutusta - Tiedotus ja viestinnän tehottomuus, 2 kpl - Terveyskeskuksen sairaalan osuus projektissa jäi epäselväksi/osallistuminen vähäistä, 2kpl - Oma mahdollisuus vaikuttaa - Aikataulujen yhteen sovittaminen aikapulassa - Terveyskeskuksen sairaalalla samanaikaisesti moniammatillinen kuntouttava ikäihmisten hoito Sipoossa projekti, projektien välinen suhde olisi voitu arvioida ja hyödyntää - Projektin esittelyssä syntyi turhaan negatiivinen kuva terveyskeskuksen sairaalan toiminnasta - Työntekijät jotka eivät näe uusissa tavoitteissa hyvää, eivätkä ole avoimia uusille asioille - Kaikki osapuolet eivät osallistuneet kokouksiin/koulutuksiin - Näkemyseroja/näkemyksiä ei tiedusteltu lainkaan osallistujilta - Kehitysvaiheessa myös tarveryhmien huomiointi - Tycker att tidtabellen hållit 24

26 Asteikolla 1-5 (kun 1= erittäin huonosti ja 5= erittäin hyvin) on arvioitu seuraavia projektin keskeisten tavoitteiden toteutumista Vastaajien määrä: 39 Asiakkuuksien ja asiakkaiden tarpeiden syvällinen ymmärtäminen, ka 4,0 23,1 % 53,8 % 23,1 % Houkuttelevan työyhteisön rakentaminen, ka 3,9 23,1 % 59,0 % 17,9 % erittäin huonosti Toimialan kokonaisuuden hahmottaminen ja johtajuuden edellytysten parantaminen, ka 4,0 17,9 % 64,1 % 17,9 % melko huonosti ei hyvin eikä huonosti Jokaisen työntekijän työnkuvan kirkastaminen ja työhyvinvoinnin lisääminen, ka 4,0 Mielekkään ja kustannustehokkaan palvelun tuottaminen sekä poikkihallinnollisen verkostoyhteistyön syventäminen, ka 3,8 28,2 % 2,6 % 33,3 % 41,0 % 43,6 % 30,8 % 20,5 % melko hyvin erittäin hyvin 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % 25