ASIAKKUUDENHALLINNAN NYKYTILAN KARTOITUS

Koko: px
Aloita esitys sivulta:

Download "ASIAKKUUDENHALLINNAN NYKYTILAN KARTOITUS"

Transkriptio

1 Esitutkimusraportti TAMPEREEN KAUPUNKI ASIAKKUUDENHALLINNAN NYKYTILAN KARTOITUS

2 ISBN: Toimittaja: Antti Hämäläinen Julkaisija: Tampereen kaupunki, Talous- ja strategiaryhmä Paino: Tampereen kaupungin painatuskeskus 2004

3 ESIPUHE Toimintaympäristömme on suuressa muutosprosessissa. Sähköiset palvelut ja liiketoiminta ovat keskeisiä tekijöitä tässä muutoksessa ja ne täytyy huomioida toimintaa suunniteltaessa myös julkisella sektorilla. Kuntalaisten ja alueella toimivien yhteisöjen palveleminen sekä omien sisäisten toimintojen tehokas toteuttaminen edellyttävät uusien rakenteiden ja toimintatapojen käyttöönottoa. Tampereen kaupungin meneillään olevan toimintamallin uudistamisen keskeisimpiä tavoitteita ovat mm. palveluiden tuotantotapojen monipuolistaminen, kuntalaisten osallistumismahdollisuuksien parantaminen sekä strategisen johtamisen edellytysten varmistaminen. Toimintamallin uudistamiseen sisältyy esimerkiksi kaupungin ydintehtäviä tukevien palveluiden organisointi palvelukeskuksiin, jolla pyritään osaltaan varmistamaan toiminnan tehokkuus ja asiakaslähtöisyys. Paineita toiminnan tehokkuudelle luo ensinnäkin kaupungin taloudellinen tilanne; vuonna 2003 verotulot heikkenivät 5,7 prosenttia nettomenojen kasvaessa samanaikaisesti 6,1 prosenttia. Taloustilanteen odotetaan jatkuvan kireänä myös kuluvana vuonna. Palveluiden suunnittelulle ja toiminnan tehokkuudelle lisäpaineita luovat myös väestörakenteen muutokset. Tammikuussa 2004 tamperelaisia oli ja vuoteen 2020 mennessä väestön ennustetaan kasvavan noin asukkaalla ja seutukunnassa lähes asukkaalla. Myös vanhusväestön määrän kehitys lisää osaltaan palvelutarpeiden kasvua, mikä luo paineita niukkojen resurssien allokoinnille. Palvelutarpeiden kasvun lisäksi myös odotukset palveluiden laadulta ovat lisääntymässä. Ihmisten yleinen laatutietoisuuden kasvu heijastuu myös julkisen sektorin palveluihin, varsinkin maksullisten palveluiden kohdalla. Vuoden 2004 alussa alkaneen toiminnan ohjauksen ja sähköisten palveluiden hankekokonaisuuteen kuuluu yhtenä osana asiakkuudenhallinnan kehittäminen. Tätä suunnittelutyötä tukemaan käynnistettiin Tampereen kaupungin talous- ja strategiaryhmässä huhtikuussa 2004 asiakkuudenhallinnan nykytilan esitutkimus. Vuoden 2004 heinäkuussa päättyneen selvitystyön tarkoituksena oli kartoittaa eri toimialojen nykytilannetta ja erilaisia lähtökohtia asiakaspalvelutilanteiden hoitamisen kannalta, sekä

4 ennen kaikkea kuvata asiakastietämyksen määrää ja tasoa kaupunkiorganisaatiossa. Tämä tavoite konkretisoituu käsillä olevasta esitutkimusraportista, joka antaa yleiskuvan asiakkuudenhallinnan kehittämisen lähtökohdista. Tampereella Juha Yli-Rajala johtaja

5 SISÄLLYSLUETTELO 1. Johdanto Asiakkuudenhallinnan nykytilan kartoituksen tausta Esitutkimuksen tavoite ja rajaukset Esitutkimuksen toteutus Asiakkuudenhallinta Asiakkuudenhallinnan käsite Asiakastietojen yhdistäminen Asiakasrekisterit Asiakasrekisterit toimialoittain Rekistereissä olevat tiedot Nykyisten tietojen käyttö Hiljaisen tiedon rooli Tietojen säilytys ja päivittäminen Asiakastietojärjestelmät Asiakastietojärjestelmien tilanne Sosiaali- ja terveyspalveluiden asiakasrekisterit ja -tietojärjestelmät Rekisteri- ja tietojärjestelmäselosteet Rekisteriselosteet Tietojärjestelmäselosteet Asiakassuhteiden hoidossa käytettävät lomakkeet Lomakkeilla kerättävät tiedot Lomakkeiden säilytys Lomakkeisiin reagointi Sosiaali- ja terveyspalveluiden lomaketilanne Asiakaskontaktien hallinta Asiakaspalvelun kanavat Asiakaspalaute Nykyisten asiakasrekistereiden ja -tietojärjestelmien toimivuus Selvityksen tulosten hyödyntäminen...36 LIITTEET Liite 1. Asiakasrekisterit ja -tietojärjestelmät kysely Liite 2. Lomakkeet kysely Liite 3. Asiakaskontaktien hoito kysely Liite 4. Kommentit asiakasrekistereistä ja -tietojärjestelmistä Liite 5. Kommentit nykytilanteesta Liite 6. Asiakastietoja sisältävät tietojärjestelmät

6 TAULUKKO- JA KUVIOLUETTELOT Taulukot Taulukko 1. Asiakasrekisterit ja -tietojärjestelmät kyselyn vastausmäärät 5 Taulukko 2. Lomakkeet kyselyn vastausmäärät 5 Taulukko 3. Asiakaskontaktien hoito kyselyn vastausmäärät 5 Kuviot Kuvio 1. Rekistereiden ylläpito 9 Kuvio 2. Kerättävien tietojen käyttötarkoitus 13 Kuvio 3. Asiakasrekistereihin kerättävät tiedot 13 Kuvio 4. Rekisterien käyttö 14 Kuvio 5. Asiakasrekisterien hyödyntäminen laskutuksessa 15 Kuvio 6. Suoran laskutusaineiston tuottaminen 15 Kuvio 7. Asiakkuuden alkamisajankohta 16 Kuvio 8. Asiakkuuden loppumisajankohta 17 Kuvio 9. Asiakastietojen säilytysaika 18 Kuvio 10. Asiakastietojen päivitysväli 19 Kuvio 11. Väestötietojen hyödyntäminen 19 Kuvio 12. Asiakasnumeroiden hyödyntäminen asiakastietojärjestelmissä 20 Kuvio 13. Henkilötunnusten hyödyntäminen asiakastietojärjestelmissä 21 Kuvio 14. Asiakastietojärjestelmiin tehdyt päivitykset 21 Kuvio 15. Rekisteriselosteet 23 Kuvio 16. Tietojärjestelmäselosteet 25 Kuvio 17. Lomakkeilla kerättävät tiedot 27 Kuvio 18. Lomaketietojen siirto asiakasrekisteriin 28 Kuvio 19. Lomakkeiden säilytysaika 29 Kuvio 20. Lomakkeisiin reagointi 30 Kuvio 21. Asiakaspalvelun kanavat 32 Kuvio 22. Asiakaspalvelutilanteessa saatava palaute 33 Kuvio 23. Spontaanin asiakaspalautteen talteenotto 34 Kuvio 24. Nykyisten asiakasrekistereiden ja -tietojärjestelmien tarjoama tuki 35

7 Asiakkuudenhallinnan nykytila esitutkimusraportti 2 1. Johdanto 1.1 Asiakkuudenhallinnan nykytilan kartoituksen tausta Taloushallinnon sähköistäminen -hankekokonaisuus laajeni vuoden 2004 alusta lähtien koskemaan myös koko kaupungin kattavan toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoa sekä toimialojen sähköisten palveluiden kehittämistä ja koordinointia. Toiminnanohjausjärjestelmä (erp, enterprise resource planning) käsittää laajan joukon kaupungin tukitoimintoihin sekä myös kuntalais- ja asiakasrajapintaan liittyviä prosesseja, kuten mm. talouteen ja asiakkuudenhallintaan sekä materiaali- ja henkilöstöohjaukseen liittyvät prosessit. Lisäksi omana, mutta tiiviisti erp-projektiin kuuluvana, projektikokonaisuutenaan tarkastellaan sähköisiä laskuprosesseja, jotka liittyvät lähinnä talouden ja materiaalivirtojen ohjaukseen sekä asiakkuudenhallintaan. Toimialojen sähköisten palvelujen kehittäminen ja koordinointi valmisteilla olevan epalvelustrategian mukaisesti liittyy kaupungin päämäärään olla kansalaisten tietoyhteiskunnan johtava kehittäjä ja soveltaja. Kaupungin verkkopalveluiden tavoitteena on hoitaa valitut, tarkoitukseen soveltuvat palvelut reaaliaikaisina yhteisinä prosesseina asiakaslähtöisesti. Asiakaslähtöisyydellä tarkoitetaan toiminnan suunnittelemista asiakkaiden tarpeiden pohjalta tavoitteena on palvella asiakkaiden tarpeita paremmin ja entistä tehokkaammin. Asiakaspalvelun parantaminen on siis tärkeä syy sähköisten palveluiden kehittämisen taustalla. Sähköisillä palveluilla ei pyritä pelkästään siirtämään olemassa olevia palveluita verkkoon sellaisinaan, vaan myös kehittämään kaupungin palvelutarjontaa ja palveluiden laatua sekä palveluiden tuotantotapoja. Taustalla on myös tavoite vähentää palveluiden saatavuuden riippuvuutta ajasta ja paikasta. Julkisten palveluiden verkkoon siirtämisellä tavoitellaan osin myös kustannussäästöjä. Tätä suunnittelutyötä varten tarvitaan tietämystä toimialojen asiakkaista ja heidän tarpeistaan, sekä nykyisten palveluprosessien hoitamisesta. Toiminnan ohjauksella sekä sähköisillä palveluilla pyritään vastaamaan toimintaympäristössä tapahtuviin muutoksiin sekä toimialaan erityisesti kohdistuviin haasteisiin, kuten esimerkiksi palvelutarpeiden kasvuun ja niihin liittyviin laatuvaatimuksiin sekä taloudellisiin paineisiin. Johdon näkökulmasta laajentuvan hankekokonaisuuden keskeisin

8 Asiakkuudenhallinnan nykytila esitutkimusraportti 3 hyöty muodostuu tiedon ja tietämyksen paremmasta hallinnasta ts. kattavista ja ajantasaisista suunnittelu- ja raportointijärjestelmistä. Hankkeen asiakasulottuvuuden tärkeänä tehtävänä on löytää ja aikaansaada synergioita eri palvelu- ja asiakasprosessien välillä. Nämä liittyvät mm. asiakkaiden perustietoihin ja heidän tunnistamiseensa sekä yhteydenottojen hoitamiseen. 1.2 Esitutkimuksen tavoite ja rajaukset Esitutkimuksen tarkoituksena oli selvittää kaupungin asiakkuudenhallinnan nykytilannetta. Selvityksen kohteena olivat toimialoilla käytössä olevat asiakasrekisterit ja -tietojärjestelmät, 1 sekä myös asiakkuuksien hoidossa käytettävät lomakkeet. Lisävaloa asiakkuudenhallinnan tilaan, näiden asiakastiedon käsittelyyn liittyvien ratkaisujen lisäksi, pyrittiin luomaan myös yhden lisäkyselyn sekä täydentävien haastatteluiden avulla. Näillä selvitettiin mm. asiakkuuksien hoidossa mahdollisesti esiintyviä ongelmakohtia ja toimialakohtaisia erityispiirteitä. Tutkimuksen ulkopuolelle rajattiin kaupungin sisäiset asiakkuudet. Tutkimus ei myöskään koskenut kaupungin muita sidosryhmäsuhteita, kuten esimerkiksi tavarantoimittajia. Kartoitus koski lähtökohtaisesti koko kaupunkiorganisaatiota mutta käytännössä vastaajina olivat vain ne tehtäväalueet, joiden toiminnassa organisaation ulkopuolisilla asiakkailla on keskeinen merkitys. Näin ollen osa tehtäväalueista on jäänyt kartoituksen ulkopuolelle (auto- ja konekeskus, tarkastuslautakunta, sekä tietotekniikkakeskus). Lisäksi sosiaali- ja terveyspalveluita on käsitelty muusta tutkimuksesta erillisenä osanaan (kappaleet 4.2 ja 6.4). 1 Asiakasrekisterillä tarkoitetaan tässä henkilörekisteriä, jota ylläpidetään kaupunkiorganisaation ulkopuolisista henkilöistä. Henkilörekisteriksi lasketaan kaikki listaukset, jotka sisältävät henkilön nimen lisäksi jonkin muun henkilötiedon, kuten esimerkiksi osoitteen. Asiakasrekisteri voi olla joko sähköisessä tai manuaalisessa muodossa. Asiakastietojärjestelmällä puolestaan tarkoitetaan tässä sähköistä järjestelmää, jota käytetään asiakastietoihin liittyvän vakiosisältöisen tietojoukon hallintaan.

9 Asiakkuudenhallinnan nykytila esitutkimusraportti 4 Tässä esitutkimuksessa keskityttiin asiakkuudenhallinnan osalta asiakastiedon ja asiakaskontaktien hallinnan selvittämiseen. Tavoitteena oli saada selville, mitä tietoa asiakkaista kerätään ja tallennetaan ja ennen kaikkea se, miten tätä tietoa kerätään ja mihin tätä tietoa talletetaan. Tarkoituksena oli myös saada selville asiakaspalveluhenkilöstön näkemys nykyisestä asiakastietojen hyödyntämisestä ja kehittämisen tarpeista tähän liittyen. 1.3 Esitutkimuksen toteutus Selvitys toteutettiin verkkolomakkeena, kolmella erillisellä kyselyllä (1. asiakasrekisterit ja - tietojärjestelmät, 2. lomakkeet 3. asiakaskontaktien hoito), sekä muutamin jatkohaastatteluin. Vastaajille lähetettiin saatekirje, josta löytyi linkki verkkokyselyyn. Vastaajat selvitettiin kysymällä ensin jokaiselta tehtäväalueelta asiasta tietävien, sekä vastuussa olevien henkilöiden yhteystiedot. Kaikki kyselyt löytyvät liitteenä tämän raportin lopusta (liitteet 1, 2 ja 3). Asiakasrekistereitä ja -tietojärjestelmiä, sekä lomakkeita koskeneet kyselyt toteutettiin samanaikaisesti. Vastaajia pyydettiin antamaan oma vastaus jokaista käytössä olevaa asiakasrekisteriä ja lomaketta kohden, jonka johdosta vastausten lukumäärät eroavat huomattavasti varsinaisesta vastaajamäärästä. Vastaajia asiakasrekistereitä ja -tietojärjestelmiä koskeneeseen kyselyyn saatiin 56 kappaletta ja vastaavasti lomakkeita koskeneeseen kyselyyn 36 kappaletta, vastausprosenteiksi muodostui näin 70% ja 45% (taulukot 1 ja 2). On syytä huomioida, että kyselyt osoitettiin usein monille eri henkilöille samalta tehtäväalueelta mahdollisimman kattavan kuvan saamiseksi; vastaajat saivat siis monissa tapauksissa valita kuka heidän yksiköstään on soveliain henkilö kysymyksiin vastaamaan. Tämä on osaltaan vaikuttanut vastausprosentteihin. Samasta syystä myös päällekkäisiä vastauksia samoja rekistereitä ja lomakkeita koskien tuli jonkin verran mutta nämä yhdistettiin yhdeksi vastaukseksi. Vastaajat olivat pääosin rekistereiden ja tietojärjestelmien vastuuhenkilöitä tai pääkäyttäjiä. Vastausaika kyselyille oli Vastaajille lähetettiin muistutus kyselystä

10 Asiakkuudenhallinnan nykytila esitutkimusraportti 5 Toimiala Vastaanottajat Vastaajat Vastausprosentti Konsernihallinto ,5 Koulutuspalvelut Kulttuuri- ja vapaa-aikapalvelut ,4 Yhdyskuntapalvelut Liikelaitokset ,8 Yhteensä Taulukko 1. Asiakasrekisterit ja -tietojärjestelmät kyselyn vastausmäärät Toimiala Vastaanottajat Vastaajat Vastausprosentti Konsernihallinto ,9 Koulutuspalvelut ,7 Kulttuuri- ja vapaa-aikapalvelut ,8 Yhdyskuntapalvelut ,3 Liikelaitokset ,2 Yhteensä Taulukko 2. Lomakkeet kyselyn vastausmäärät Asiakasrekistereitä ja -tietojärjestelmiä sekä lomakkeita koskeneiden kyselyiden lisäksi toteutettiin konsernihallinnon, kulttuuri- ja vapaa-aikapalveluiden, yhdyskuntapalveluiden sekä liikelaitosten asiakaspalveluhenkilöstöjen keskuudessa erillinen kysely, jolla selvitettiin asiakaskontaktien hoitamista yksiköissä. Tämä 64 henkilölle osoitettu kysely toteutettiin välisenä aikana ja siihen saatiin 45 vastausta, vastausprosentiksi muodostuen näin 70%. 2 Toimiala Vastaanottajat Vastaajat Vastausprosentti Konsernihallinto ,0 Kulttuuri- ja vapaa-aikapalvelut ,7 Yhdyskuntapalvelut ,6 Liikelaitokset ,3 Yhteensä Taulukko 3. Asiakaskontaktien hoito kyselyn vastausmäärät 2 Näistä 45 vastauksesta 3 hylättiin, joten laskennallinen määrä vastauksia tämän kyselyn osalta on 42 kpl. Hylätyistä vastauksista yksi oli tuplavastaus samalta vastaajalta, yksi koski pelkkää laskutusta ja yksi tavarantoimittajakontaktien hoitoa (tavarantoimittajat on rajattu tutkimusalueen ulkopuolelle).

11 Asiakkuudenhallinnan nykytila esitutkimusraportti 6 Asiakaspalveluhenkilöstölle suunnatun kyselyn tulosten perusteella, toteutettiin joidenkin yksiköiden kohdalla vielä täydentäviä haastatteluja. Haastatteluita tehtiin 9 kappaletta välisenä aikana. Haastateltaville lähetettiin ennen haastattelua saatekirje, jossa heitä informoitiin tutkimuksen tavoitteista. Haastattelut nauhoitettiin ja litteroitiin. 2. Asiakkuudenhallinta 2.1 Asiakkuudenhallinnan käsite Asiakkuudenhallinnan määritelmien kirjo on erittäin laaja. Se voidaan ymmärtää puhtaasti asiakastietojen keräämisenä ja asiakaskontaktien hallintana, kun taas toiset määritelmät käsittävät sen laajemmin koko organisaation toimintaa ohjaavaksi strategiaksi, johon kuuluu keskeisenä osana kannattavimpien asiakkaiden tunnistaminen ja heidän tarpeidensa parempaan palvelemiseen keskittyminen. Asiakkuudenhallinta ymmärretään erilaisissa CRM-ohjelmistoissa 3 usein jälkimmäisellä tavalla. Näiden järjestelmien avulla pyritään tunnistamaan ja jakamaan asiakkaita erilaisten tekijöiden, kuten esimerkiksi heidän asiointihistoriansa perusteella, tavoitteena asiakaskohtaisen kannattavuuden nostaminen sekä tulevan palvelutarpeen ennustaminen. Asiakkuudenhallinta käsittää kuitenkin pelkkää tietojärjestelmää laajemman kokonaisuuden, sen voidaan katsoa koskevan niin ihmisiä (sisäiset ja ulkoiset asiakkuudet, muut sidosryhmät), organisaatiokulttuuria ja -rakennetta, kuin tietoteknisiä ratkaisujakin. Asiakkuuksien hallinnalla tähdätään pitkien ja kannattavien asiakassuhteiden luomiseen, joista kumpikin osapuoli hyötyy. Julkisella sektorilla tämän tavoitteen kannattavuusaspekti täytyy osin korvata jollain muulla tavoiteltavalla hyödyllä on tämä sitten lisääntynyt luottamus ja tyytyväisyys organisaation toimintaa kohtaan, tai jokin muu tavoite. Asiakkuuksista puhuttaessa on myös syytä huomioida toimialojen erot; osalle toimialoista sopii paremmin kertaluontoisten asiakaskohtaamisten hallinta, ilman sen suurempaa pyrkimystä pitkäaikaisten asiakassuhteiden rakentamiseen. Kuitenkin on syytä pitää mielessä, että myös näiden kertaluontoisten asiakaskohtaamisten tilastointia voidaan hyödyntää toiminnan kehittämisen tukena. 3 CRM, Customer Relationship Management/ Marketing

12 Asiakkuudenhallinnan nykytila esitutkimusraportti 7 Asiakkuudenhallinnan määritteleminen julkisella sektorilla ei ole siis täysin ongelmatonta, koska asiakaskohtaisen kannattavuuden nostaminen ei ole sovelias tavoite kuin pienelle osalle julkisen sektorin organisaatioista. 4 Asiakkuudenhallinnan tavoitteena julkisella sektorilla voitaneenkin pitää yleisemmin ottaen asiakkaiden tarpeiden ja odotusten parempaa palvelemista tarkemman asiakastietämyksen ja tehostuneemman palvelun avulla. Esimerkkejä hyödyistä, joita myös julkisen sektorin organisaation, tai vielä tarkemmin voittoa-tavoittelemattoman organisaation, asiakkuudenhallinnalta voidaan odottaa ovat mm. asiakaspalvelun parantuminen/ lisääntynyt asiakastyytyväisyys toiminnan tehostuminen ja asiakkaiden tarpeiden parempi palveleminen toiminnan ja tulosten seurannan tehostuminen parantunut mielikuva organisaatiosta palvelukustannusten pieneneminen 2.2 Asiakastietojen yhdistäminen Asiakkuudenhallintaan ymmärretään yleensä kuuluvan keskeisenä osana asiakastietokantojen integrointi ideaalimuodossaan tämä tarkoittaa yhtä, kaikki organisaation asiakastiedot sisältävää, tietokantaa. Kokoamalla yhteen organisaation eri osissa ja järjestelmissä olevat tiedot asiakkaista, pyritään takaamaan ajantasaisen ja kattavan asiakastiedon saatavuus kaikille sitä tarvitseville. Asiakkaan näkökulmasta tämän tulisi näkyä oikein toteutettuna siinä, että hän saa organisaatiolta samat tiedot tilanteestaan, riippumatta siitä, mitä kanavaa (puhelin, sähköposti, tapaaminen jne.) hän käyttää, mihin osastoon hän ottaa yhteyttä, tai kehen henkilöön hän on yhteydessä. Kunnallisorganisaatiossa oman erityisalueensa tietokantojen yhdistämiselle muodostavat etenkin sosiaali- ja terveyspalveluiden asiakkaat, joiden tietoihin kohdistuu tavanomaista tiukemmin säädellyt tietosuojan ja yksityisyyden suojan vaatimukset (esim. henkilötietolaki 11, laki potilaan asemasta ja oikeuksista 13, laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 14 ). Potilastietojen hyödyntäminen laajemmin kuin mitä em. laeissa on 4 Kaupunkiorganisaation osalta lähinnä liikelaitoksille ja niistäkin vain vapailla markkinoille toimiville, kuten esimerkiksi sähkölaitokselle

13 Asiakkuudenhallinnan nykytila esitutkimusraportti 8 säädetty, edellyttää aina potilaalta saatua nimenomaista lupaa. Lainsäädäntö luo näin ollen merkittävän esteen sosiaali- ja terveyspalveluiden tietojen yhdistämiselle muiden toimialojen tietokantoihin (ks. myös kappale 4.2). Muiden toimialojen lainsäädännölliset esteet asiakastietojen yhdistämiselle ovat huomattavasti pienemmät; kysymys onkin lähinnä siinä, minkälaisia hyötyjä tietojen yhdistämisestä voisi olla toimialojen kannalta. 3. Asiakasrekisterit 3.1 Asiakasrekisterit toimialoittain Kyselyillä saatiin kartoitettua 70 erilaista asiakasrekisteriä, joita eri tehtäväalueilla on käytössä. 5 Toimialojen yhteisiä asiakasrekistereitä tai -tietojärjestelmiä ei erilaisia laskennan tietojärjestelmiä (AdeEko, LS) sekä kaupungin yhteistä osoiterekisteri Profia lukuun ottamatta ole. 6 Asiakasrekistereiksi on laskettu laajassa mielessä kaikki listaukset, joita pidetään yllä kaupunkiorganisaation palveluita käyttävistä henkilöistä tai yrityksistä. Mukaan on siis laskettu myös erilaiset postituslistat. 7 Rajaa sidosryhmien ja varsinaisten asiakkaiden välillä ei ole ollut joissain tapauksissa helppo vetää ja tältä osin kartoituksesta löytyy pientä tulkinnanvaraisuutta. Näistä rajanvedoista mainitaan kuitenkin käsittelyn yhteydessä. Sosiaali- ja terveyspalveluiden asiakasrekistereitä käsitellään kappaleessa 4.2 omana kokonaisuutenaan. Prosenttilukuja tarkastellessa on syytä pitää mielessä, että luvut on laskettu kysymyskohtaisten vastausten lukumäärän perusteella. Kysymykseen saatujen vastausten määrä ilmoitetaan aina kuvioiden kuvateksteissä (n= vastausten lukumäärä). 5 Luku ei luonnollisesti sisällä tutkimuksen ulkopuolelle rajattuja tehtäväalueita, kuten sosiaali- ja terveyspalveluita. 6 Toimialojen rajat ylittäväksi asiakasrekisteriksi tosin voitaneen laskea etampere-tietojärjestelmän (EIS) sisältämät tiedot etampere-kortin käyttäjistä. Tämä rekisteri on kuitenkin hankkeen pilottiluonteen takia jätetty tarkemman käsittelyn ulkopuolelle tämän tutkimuksen osalta. 7 Lähinnä vain kulttuuri- ja vapaa-aikapalveluiden kohdalla

14 Asiakkuudenhallinnan nykytila esitutkimusraportti 9 Ylivoimaisesti suurinta osaa (68%) asiakasrekistereistä pidetään yllä erilaisissa tietojärjestelmissä, esimerkiksi liikelaitoksissa kaikki asiakasrekisterit löytyvät sähköisessä muodossa. Myös Excel-taulukoiden käyttö on melko yleistä läpi toimialojen. Konsernihallinnon, koulutuspalveluiden sekä kulttuuri- ja vapaa-aikapalveluiden kohdalla myös kansiot ovat rekistereiden säilyttämisessä ahkerassa käytössä. Kulttuuri- ja vapaa-aikapalveluiden kohdalla luokan jossain muussa muodossa huomattavan suuri osuus (41%) selittyy erityisesti kaupunginorkesterin lukuisilla eri asiakas- ja sidosryhmärekistereillä, joita ylläpidetään Word-tarrastoina. 8 Kyseessä ovat siis erilaiset postituslistat, jotka ovat muillekin kulttuuri- ja vapaa-aikapalveluille tyypillisiä. Missä muodossa rekistereitä säilytetään? 100 % 90 % 80 % 70 % 60 % 50 % 40 % 30 % 20 % 10 % 0 % Konsernihallinto Koulutuspalvelut Kulttuuri- ja vapaaaikapalvelut Yhdyskuntapalvelut Liikelaitokset tietojärjestelmissä/ tietokannoissa kansioissa kortistoissa Excel- taulukoissa jossain muussa muodossa Kuvio 1. Rekistereiden ylläpito (n=69) 8 Kaupunginorkesteri ylläpitää erillisiä listauksia esim. kausikorttilaisista (n.700 kpl), entisistä kausikorttilaisista (n.1000 kpl), esitetilaajista, erilaisista järjestöistä, yhteistyökumppaneista, Pro Orchestran jäsenistä (n.350), Nuori Kuuntelija -klubin jäsenistä (n. 400) ja kutsuvieraslippulaisista. Näiden lisäksi markkinoinnilla on käytössään omia osoitteistojaan.

15 Asiakkuudenhallinnan nykytila esitutkimusraportti 10 Konsernihallinnon rekisterit Selvityksessä kartoitettiin konsernihallinnon osalta 17 käytössä olevaa asiakasrekisteriä, joista suurinta osaa (14kpl) ylläpidetään tietojärjestelmissä. Konsernihallinnon asiakasrekistereiksi ja -tietojärjestelmiksi on laskettu myös laskutuksen ohjelmat (AdeEko, LS-yleislaskutus ml. koiraverorekisteri, ja Perintäkarhu) niiden sisältämien asiakastietojen vuoksi. Muita asiakastietojärjestelmiä toimialalla ovat mm. Neuvo (kuluttajaneuvonnan asiakasrekisteri) ja Virkanet (yleisen edunvalvonnan asiakasrekisteri). Konsernihallinnolla on käytössään myös koko kaupungin yhteinen osoiterekisteri Profi, jota hyödynnetään mm. matkailutoimessa (myös esim. kulttuuritoimi, museotoimi, tietotekniikkakeskus). Elinkeinokeskuksen maataloushallinnossa käytetään Maa- ja metsä-talousministeriön ylläpitämää ICAS-tietojärjestelmää, jota käyttää kunnan ja ministeriön lisäksi myös TEkeskus. Koulutuspalveluiden rekisterit Koulutuspalveluiden osalta selvityksessä kartoitettiin 10 erilaista asiakasrekisteriä. Keskeisimmät toimialalla käytössä olevat asiakasrekisterit on koottu ProCapita- sekä Primus-oppilashallintojärjestelmiin. Ensin mainittu sisältää tällä hetkellä n oppilaan tiedot. Tulevaisuudessa on tarkoitus, että koko toimiala kuuluu ProCapitan piiriin. ProCapitaa hyödyntävät tällä hetkellä yleissivistävän koulutuksen osalta lukiot, ja ammattioppilaitoksista Kurun metsäoppilaitos sekä terveydenhuolto-oppilaitos. Primusta käyttävät sekä Hervannan että Pyynikin ammattioppilaitokset, joiden asiakasrekistereitä pidetään kuitenkin erillään. Kummallakin koululla on kuitenkin selailumahdollisuus toisen koulun tietoihin tarpeen niin vaatiessa. Kauppaoppilaitoksella on käytössä Winha-oppilashallintojärjestelmä ja yleissivistävällä koulutuksella puolestaan käytetään Pallas-Oppilas-järjestelmää oppivelvollisuuden valvontaan liittyvien tietojen hallintaan. Muita toimialalla käytössä olevia asiakasrekistereitä ovat mm. koulupsykologien asiakaskortisto sekä oppimateriaalien lainausjärjestelmän asiakasrekisteri. Ammattikorkeakoululla on käytössä useita eri asiakasrekistereitä, joiden osalta uudistamistyö on suunnitteilla.

16 Asiakkuudenhallinnan nykytila esitutkimusraportti 11 Kulttuuri- ja vapaa-aikapalveluiden rekisterit Kulttuuri- ja vapaa-aikatoimialan asiakasrekisteritilanne on melko kirjava ja muista toimialoista poikkeava. Käytössä on, tämän selvityksen perusteella, ainakin 22 erilaista asiakasrekisteriä, jotka ovat pääasiassa erilaisia postitus- ja kutsulistoja. 9 Varsinaisia asiakastietoja sisältäviä tietojärjestelmiä toimialalla ovat vain kirjastotoimen Piki-järjestelmä sekä Timmi-tilanvaraus- ja laskutusjärjestelmä, jota käytetään liikuntatoimessa sekä työväenopistossa. Työväenopiston opiskelijarekisteri on vielä tällä hetkellä manuaalisessa muodossa, mutta tiedot on tarkoitus siirtää sähköiseen muotoon vuosien aikana Tilastokeskuksen vaatiessa opistolta nykyistä tarkempia tilastoja. Sähköiseen muotoon siirrettävät tiedot ovat opiskelijoiden perustietoja, kuten yhteystiedot, ikä ja aikaisempi koulutustausta, ja ne tullaan todennäköisesti tallettamaan nykyiseen Hellewi-järjestelmään. Tulevien opiskelijoiden tietojen kerääminen sähköiseen muotoon helpottuu, mikäli suunnitteilla oleva Internet-ilmoittautuminen saadaan otettua käyttöön. Yhdyskuntapalvelujen rekisterit Yhdyskuntapalveluiden eri yksiköillä on käytössä yhteensä 16 erilaista asiakasrekisteriä, joista melkein kaikkia (13kpl) ylläpidetään tietojärjestelmissä. Asiakasrekistereihin lukeutuvat niin ympäristövalvonnan YTBOSS-tietojärjestelmän asiakasrekisterit kuin teknisen toimen Romuajoneuvorekisteri. Toimialalla hyödynnetään myös erilaisten laskutusjärjestelmien, kuten Kiha ja Kiska, sisältämiä asiakasrekistereitä. Rakennusvalvonnassa jo 20 vuotta palvellut Ravalti-järjestelmä on tarkoitus korvata syksyllä 2004 Factarakennusvalvontaosiolla. 10 Myös manuaalisia kortistoja hyödynnetään vielä osin. 9 Näiden listausten kohtelemisesta varsinaisina asiakasrekistereinä voidaan olla montaa mieltä mutta ne täyttävät tässä tutkimuksessa käytettävän asiakasrekisterin määritelmän kriteerit (ks. s.3). Lisäksi ne havainnollistavat hyvin toimialan asiakastietojen hyödyntämisen tilannetta, minkä johdosta ne on otettu tutkimukseen mukaan. 10 Facta on osa valtakunnallista perusrekisterijärjestelmää, johon kuuluvat mm. väestötiedot, kiinteistöt, ja rakennukset. Factan väestöosuus on jo koko kuntaorganisaation käytössä.

17 Asiakkuudenhallinnan nykytila esitutkimusraportti 12 Liikelaitosten rekisterit Liikelaitokset hyödyntävät tällä hetkellä yhdeksää erilaista asiakasrekisteriä. Sähkölaitoksella ja vesilaitoksella käytetään Teklan Forum (ent. Asterix) ja Aqua-ohjelmistojen asiakasrekisterejä. Pelastuslaitoksella hyödynnetään DLW-nuohouslaskutuksen sekä Mertori-sairaankuljetuslaskutuksen lisäksi väestörekisterin tietoja Väestösuoran selausoikeuden kautta, sekä LS-yleislaskutuksen asiakastietoja. Väestörekisteristä haetaan tietoja lähinnä epäselvissä tapauksissa kuten palautuneissa laskuissa ja maksajatiedoissa. Lisäksi perintään menevissä tapauksissa sieltä haetaan henkilöiden henkilötunnukset. 11 Tilakeskuksella käytetään puolestaan Haahtela-rakennustietojärjestelmää sekä BITkiinteistötietojärjestelmää, joiden yhtenä osana ovat asiakasrekisterit. Liikennelaitoksella ei ole käytössään asiakasrekisteriä, vaan julkisen liikenteen tietojärjestelmät perustuvat matkakorttien numeroihin. 12 Liikennelaitoksella on tällä hetkellä käytössään tosin ns. JOHONKI-koepalvelu, johon rekisteröityneet käyttäjät muodostavat asiakasrekisterin Rekistereissä olevat tiedot Asiakasrekistereihin kerättäviä tietoja käytetään ennen kaikkea asiakassuhteen hoitamiseen, vaikkakin osalla toimialoista myös muut tarkoitukset säätelevät tietojen keräämistä ja ylläpitoa. Viranomaistehtävät velvoittavat asiakasrekistereiden pitoa erityisesti koulutuspalveluissa (60%) ja yhdyskuntapalveluissa (56%). Yhdyskuntapalvelujen rekistereitä pidetään monissa tapauksissa (44%) myös tutkimusta tai muuta erityistä tarkoitusta varten. 14 Toimialakohtaiset tiedot löytyvät kuviosta Mertori ei sisällä varsinaista asiakasrekisteriä, vaan asiakastiedot siirtyvät AdeEkoon reskontrasiirron yhteydessä, luoden tosin samalla nk. laskutushistorian Mertoriin 12 Henkilötietojen yhdistämistä matkakorttitietoihin rajoittavat yksityisyyden suojan vaateet (ks. tietosuojalautakunnan kannanotto: diaarinumerot: 3/932/2003 ja 1/933/2003, ) 13 JOHONKI-palvelun käyttäjistä kerätään ylös yhteystietojen lisäksi mm. henkilön ikäryhmä, sukupuoli, sekä matkakortin/ etampere-kortin numero. 14 Muulla erityisellä tarkoituksella henkilötietolaissa käsitetään esim. tilastointi, viranomaisen suunnittelu- ja selvitystehtävä tai henkilömatrikkeli.

18 Asiakkuudenhallinnan nykytila esitutkimusraportti 13 Kerättävien tietojen käyttötarkoitus 100 % 90 % 80 % 70 % 60 % 50 % 40 % 30 % 20 % 10 % 0 % Konsernihallinto Koulutuspalvelut Kulttuuri- ja vapaaaikapalvelut Yhdyskuntapalvelut Liikelaitokset asiakassuhteen hoitaminen erityislainsäädäntö (esim. viranomaistehtävä) tutkimus tai muu erityinen tarkoitus Kuvio 2. Kerättävien tietojen käyttötarkoitus (n=67) Asiakasrekistereihin kerätään pääasiassa asiakkaiden yhteystietoja (97%) sekä toimialakohtaisia muita asiakassuhteen hoitoon liittyviä tietoja (43%). Tiedot henkilöiden asiointihistoriasta pitää sisällään 35% asiakasrekistereistä. Laskutushistorian sisältävät 15% rekistereistä; laskutustietoja keräävät ennen kaikkea liikelaitokset sekä yhdyskuntapalvelut (kuvio 3). Mitä tietoja rekisteriin kerätään? 100 % 90 % 80 % 70 % 60 % 50 % 40 % 30 % 20 % 10 % 0 % Konsernihallinto Koulutuspalvelut Kulttuuri- ja vapaaaikapalvelut Yhdyskuntapalvelut Liikelaitokset yhteystiedot asiointihistoria laskutushistoria muut tiedot Kuvio 3. Asiakasrekistereihin kerättävät tiedot (n=66)

19 Asiakkuudenhallinnan nykytila esitutkimusraportti Nykyisten tietojen käyttö Yli puolet vastaajista (57%) ilmoitti asiakasrekisterin tietoja käytettävän työssä apuna päivittäin. Merkittäviä eroja asiakasrekistereiden käytössä ei, kulttuuri- ja vapaa-aikapalveluita lukuun ottamatta, ilmennyt (kuvio 4). Viikoittain käytetään 11%, ja tätä harvemmin 32%, asiakasrekistereistä. Toimialoilla ei vastausten perusteella ole täysin hyödyntämättömiä rekistereitä. Kuinka usein rekisteriä käytetään? Konsernihallinto Koulutuspalvelut Kulttuuri- ja vapaaaikapalvelut Yhdyskuntapalvelut Liikelaitokset 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 100 % päivittäin viikottain harvemmin kuin kerran viikossa ei koskaan Kuvio 4. Rekisterien käyttö (n=65) Riippuvuus asiakasrekistereistä ja -tietojärjestelmistä vaihtelee luonnollisesti toimialojen välillä. Sähkölaitoksen asiakaspalvelu- ja myyntihenkilöstön on melko mahdoton kuvitella työskentelevänsä ilman Forum-järjestelmän tarjoamaa tukea, kun taas toisten tehtäväalueiden asiakaspalvelu ei vaadi varsinaisia asiakasrekistereitä palvelun toteuttamiseksi. Näin on esimerkiksi matkailutoimen sekä yhdyskuntapalvelujen palvelupiste Frenckellin kohdalla, koska näiden tehtäväalueiden asiakaskohtaamiset ovat hyvin pitkälle kertaluontoisia tapahtumia Frenckellin palvelupisteellä on myös pysyvämpiä asiakassuhteita erilaisten yritysasiakkaiden (arkkitehdit, kiinteistönvälittäjät, rakennuttajat, suunnittelutoimistot) kanssa, jotka tarvitsevat säännöllisesti esim. kaava, kartta- ja rakennuslupatietoa.

20 Asiakkuudenhallinnan nykytila esitutkimusraportti 15 Toimialojen erot näkyvät selkeästi asiakasrekisterien hyödyntämisessä laskutuksessa, kuten kuviosta 5 käy ilmi. Kaikkia liikelaitosten asiakasrekistereitä hyödynnetään laskutuksessa jossain muodossa, vaikkakin suoraa laskutusaineistoa tuotetaan vain kolmanneksesta toimialan rekistereistä (kuvio 6). Käytetäänkö rekisterin tietoja hyväksi laskutuksessa? Konsernihallinto Koulutuspalvelut Kulttuuri- ja vapaaaikapalvelut Yhdyskuntapalvelut Liikelaitokset 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 100 % kyllä ei Kuvio 5. Asiakasrekisterien hyödyntäminen laskutuksessa (n=67) Tuotetaanko rekisteristä suoraan laskutusaineistoa? Konsernihallinto Koulutuspalvelut Kulttuuri- ja vapaaaikapalvelut Yhdyskuntapalvelut Liikelaitokset 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 100 % kyllä ei Kuvio 6. Suoran laskutusaineiston tuottaminen (n=67)

21 Asiakkuudenhallinnan nykytila esitutkimusraportti 16 Vajaasta 60 prosentista asiakasrekistereistä selviää, milloin asiakkuus on alkanut, ainoastaan kulttuuri- ja vapaa-aikapalveluiden kohdalla tämä tieto löytyy vain harvoin (76% ko. toimialan rekistereistä ei sisällä tätä tietoa). Ilmeneekö rekisteristä asiakkuuden alkamisjankohta? Konsernihallinto Koulutuspalvelut Kulttuuri- ja vapaaaikapalvelut Yhdyskuntapalvelut Liikelaitokset 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 100 % kyllä ei Kuvio 7. Asiakkuuden alkamisajankohta (n=65) Suurin osa (55%) rekistereistä ei kuitenkaan kerro, milloin asiakkuus on mahdollisesti loppunut. Koulutuspalveluiden ja yhdyskuntapalvelujen asiakasrekistereistä tämäkin tieto tosin useimmiten löytyy (89% ja 71%). Konsernihallinnon ja liikelaitosten rekistereissä kyllä ja ei vastausten osuudet ovat lähes yhtä suuret (ks. kuvio 8). Koko organisaation prosenttiosuutta laskee siis ennen kaikkea kulttuuri- ja vapaa-aikapalveluiden alhainen osuus (14%), mikä selittyy jälleen toimialan kutsu- ja postituslistojen suurella osuudella.

22 Asiakkuudenhallinnan nykytila esitutkimusraportti 17 Ilmeneekö rekisteristä asiakkuuden loppumisajankohta? Konsernihallinto Koulutuspalvelut Kulttuuri- ja vapaaaikapalvelut Yhdyskuntapalvelut Liikelaitokset 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 100 % kyllä ei Kuvio 8. Asiakkuuden loppumisajankohta (n=64) Hiljaisen tiedon rooli Asiakkuudenhallinnan kannalta myös sellaisella tiedolla, jota ei ole tallennettu mihinkään järjestelmään eli henkilöstön omalla, kokemuksen kautta hankitulla asiakas- ja toimintatapatiedolla ns. hiljaisella tiedolla on keskeinen merkitys. Palveluorganisaatiossa tällä tiedolla on usein aliarvostettu rooli, sillä todellisuudessa tällaisella asiakastiedolla on usein suurempi merkitys organisaatiolle kuin perinteisillä markkinatutkimuksilla kerätyillä tiedoilla. Esimerkkejä hiljaisesta tiedosta voivat olla esimerkiksi asiakaskohtaiset laatuodotukset tai tiedot asiakkaan käyttäytymisestä palvelutilanteessa nämä ovat tietoja, joita ei yleensä kirjata ylös muiden työntekijöiden hyödynnettäviksi. Suurin osa asiakkailta tulevasta tietovirrasta organisaatiolle päin on peräisin palvelutilanteesta. Asiakaskohtaisten tietojen lisäksi palvelutilanteista saadaan myös yleensä huomattava määrä välitöntä, spontaanisti annettua asiakaspalautetta, jota ei myöskään useimmiten kerätä talteen (ks. kappale 7.2).

23 Asiakkuudenhallinnan nykytila esitutkimusraportti 18 Hiljaisella tiedolla on suuri merkitys esimerkiksi sähkölaitoksen toiminnassa suurin osa asiakastietämyksestä on myynti-ihmisten omaa tietoa. Myös muilla tehtäväalueilla on tiedostettu hiljaisen tiedon rooli; ainakin Frenckellin palvelupisteen osalta on henkilöiden omaa, pitkän kokemuksen myötä saatua tietämystä toimintatavoista alettu kerätä talteen ns. Dynamo-projektin myötä, jossa ikääntyvän henkilöstön hiljaista tietoa pyritään saamaan koko henkilöstön hyödynnettäväksi. 3.3 Tietojen säilytys ja päivittäminen Asiakasrekistereihin kerättäviä tietoja säilytetään varsin pitkään, kuten kuviosta 9 on helppo havaita. Yli viisi vuotta säilytettäviä tietoja sisälsivät vastauksien perusteella 81% kartoitetuista asiakasrekistereistä. Suuria vaihteluja eri toimialojen välillä ei tältä osin ollut, mikäli ei huomioida yli 10 vuotta säilytettävien tietojen huomattavan suurta osuutta (80%) koulutuspalveluiden kohdalla. Kuinka kauan rekisterissä olevia tietoja säilytetään? yli 10 vuotta 45 % alle vuosi 5 % yhdestä viiteen vuotta 14 % viidestä kymmeneen vuotta 36 % Kuvio 9. Asiakastietojen säilytysaika (n=58)

24 Asiakkuudenhallinnan nykytila esitutkimusraportti 19 Asiakasrekistereiden sisältämien tietojen päivitysväli on useimmiten kerran vuodessa (kuvio 10). Vastaajista 11% ilmoitti, ettei koko rekisterin kertapäivityksiä tehdä lainkaan. Asiakaskohtaiset päivitykset rekistereihin tehdään toimialoilla useimmiten asiakkaan aloitteesta (55%, n=60). Kuinka tiheä on rekisterin sisältämien tietojen päivitysväli? EOS 27 % ei koskaan 11 % kerran vuodessa 60 % harvemmin 2 % joka toinen vuosi 0 % Kuvio 10. Asiakastietojen päivitysväli (n=56) Väestörekisterin tietoja hyödynnetään vajaassa neljänneksessä asiakasrekistereistä. Eniten väestötietoja hyödynnetään yhdyskuntapalveluissa (47%) ja vähiten kulttuuri- ja vapaa-aikapalveluissa (5%). Tapauksissa, joissa väestörekisterin tietoja hyödynnetään, 41% ilmoitti hyödyntämisen tapahtuvan tapauskohtaisesti, kun taas 23 % ilmoitti hyödyntämisen tapahtuvan massa-ajolla. Vastaajista 36% ei osannut sanoa miten hyödyntäminen tapahtuu. Hyödynnetäänkö asiakasrekisterin ylläpidossa väestötietoja? EOS 9 % kyllä 22 % ei 69 % Kuvio 11. Väestötietojen hyödyntäminen (n=65)

25 Asiakkuudenhallinnan nykytila esitutkimusraportti Asiakastietojärjestelmät 4.1 Asiakastietojärjestelmien tilanne Selvityksessä kartoitettiin 33 erilaista tietojärjestelmää, jotka sisältävät asiakastietoja jossain muodossa. Mukaan on näin ollen laskettu myös laskutuksen tietojärjestelmät. Tarkempi listaus asiakastietojärjestelmistä löytyy liitteestä 6. Tietojärjestelmien asiakastiedot sisältyivät asiakasrekistereiden käsittelyyn luvussa 3. Suurimmassa osassa tietojärjestelmiä käytetään järjestelmän omaa asiakasnumeroa (55%), kun taas henkilötunnus toimii asiakastunnuksena 41% tietojärjestelmistä (kuvio 13). Vastausten perusteella liikelaitoksien kaikki asiakastietojärjestelmät käyttävät omia asiakasnumeroitaan. 16 Eniten henkilötunnuksia käytetään asiakastunnuksena konsernihallinnon tietojärjestelmissä (64% ko. toimialan tietojärjestelmistä) ja liikelaitosten jälkeen vähiten yhdyskuntapalveluiden tietojärjestelmissä (36%). Käytetäänkö asiakastunnuksena asiakasnumeroa? ei 45 % kyllä 55 % Kuvio 12. Asiakasnumeroiden hyödyntäminen asiakastietojärjestelmissä (n=33) 16 Sairaankuljetuslaskutusjärjestelmä Mertorissa (jota ei ole luettu mukaan tämän luvun asiakastietojärjestelmiin, ks. alaviite 11, s.12) käytetään asiakastunnuksena henkilötunnusta esim. siirrettäessä tietoja AdeEkoon, järjestelmä luo tosin myös jokaiselle asiakkaalle asiakasnumeron).

26 Asiakkuudenhallinnan nykytila esitutkimusraportti 21 Käytetäänkö asiakastunnuksena henkilötunnusta? kyllä 41 % ei 59 % Kuvio 13. Henkilötunnusten hyödyntäminen asiakastietojärjestelmissä (n=32) Selkeästi suurimpaan osaan tietojärjestelmistä on tehty päivityksiä niiden käyttöönoton jälkeen, kuten kuviosta 14 käy ilmi. Käyttötuen osalta tietojärjestelmien tilanne on hyvä, eli järjestelmien käyttötukea ylläpidetään edelleen. 17 Onko järjestelmään tehty päivityksiä? ei 12 % EOS 6 % kyllä 82 % Kuvio 14. Asiakastietojärjestelmiin tehdyt päivitykset (n=33) 17 Poikkeuksena tästä on ympäristövalvonnan YTBOSS, jonka ylläpitosopimus on irtisanottu toimittajan puolesta. Tilanne on tällä hetkellä avoin, koska Maa- ja metsätalousministeriö tekee selvitystä siitä, millainen ympäristöterveydenhuoltoa palvelevan tietojärjestelmän tulee olla täyttääkseen EU:n vaatimukset. Ennen kuin tämä selvitystyö on valmis, ei päivityksiä järjestelmään kannata tehdä.

27 Asiakkuudenhallinnan nykytila esitutkimusraportti Sosiaali- ja terveyspalveluiden asiakasrekisterit ja -tietojärjestelmät Sosiaali- ja terveyspalveluiden asiakkaita koskevat tiedot tallennetaan niiden käyttötarkoituksen mukaisesti eri rekistereihin ja niitä ylläpidetään sosiaali- ja terveyspalveluiden tietojärjestelmillä. Suurin osa asiakkuuksia koskevista prosesseista hoidetaan näillä järjestelmillä eikä niitä ole toiminnallisista, juridisista (ks. kappale 2.2) eikä taloudellisistakaan syistä mahdollista, eikä tavoiteltavaakaan, hoitaa toimialojen yhteiskäyttöisillä järjestelmillä. Tämän johdosta sosiaali- ja terveyspalvelut on jätetty tarkemman käsittelyn ulkopuolelle tämän kartoituksen osalta. Seuraavassa käydään kuitenkin tiivistetysti läpi toimialan tämän hetken tilanne asiakastietojärjestelmien osalta. Effica-tuoteperheen järjestelmillä on keskeinen osa sosiaali- ja terveyspalveluiden tietojärjestelmäratkaisussa. Tuoteperheeseen kuuluvat seuraavat osiot: Effica YPH (Yksilö- ja perhehuolto) Effica Elatusturva Effica Lastenvalvoja Effica Päivähoito Effica Hammashuolto Toisen osan sosiaali- ja terveyspalveluiden asiakastietojärjestelmien rungosta muodostaa Pegasos-terveydenhuollon järjestelmä, joka kattaa sekä perusterveydenhuollon, kotihoidon että erikoissairaanhoidon toiminnot. Pegasos-järjestelmän ytimenä on sähköinen potilaskertomus. Järjestelmä on käytössä kaikissa kaupungin terveyspalveluiden toimipisteissä. Toistaiseksi on vielä käytössä myös Hoito- ja palvelujärjestelmä (HPJ), jota käytetään perhetyössä, sekä kotihoidossa pääosin tilapäisten palvelujen antamiseen, palveluasumisja vanhainkotipaikkojen jakamiseen sekä omaishoitoon liittyvissä tehtävissä. Järjestelmään talletettujen tietojen perusteella hoidetaan myös asiakkaiden laskutus. Järjestelmä on kuitenkin tarkoitus korvata Pegasos- ja perhehoidossa myös Effica-järjestelmällä vielä vuoden 2004 aikana. Lisäksi toimialalla on vielä muutamissa toiminnoissa käytössä AHOpotilashallintojärjestelmä, joka sisältää myös asiakasrekisterin (PORE-potilasrekisteri) potilasmaksujen vanhoista saatavista. Tavoitteena on lopettaa näiden järjestelmien käyttö vuoden 2005 loppuun mennessä.

28 Asiakkuudenhallinnan nykytila esitutkimusraportti 23 Edellä mainittujen suurten perusjärjestelmien lisäksi sosiaali- ja terveystoimessa käytetään useita pienempiä järjestelmiä, joilla ylläpidetään toimialan asiakasrekistereitä. Merkittävimpiä näistä ovat kuvantamisen PACS- ja RIS-järjestelmät sekä MediMaker-järjestelmä, vanhusten palvelujen RAI-toimintakyvyn arviointijärjestelmä, kuljetuspalvelujen SOTEkorttijärjestelmä sekä perheneuvolan PENTTI-järjestelmä. 5. Rekisteri- ja tietojärjestelmäselosteet 5.1 Rekisteriselosteet Aiemman henkilörekisterilain korvanneen henkilötietolain mukaan rekisterinpitäjän on laadittava henkilörekisteristä rekisteriseloste, joka on lähtökohtaisesti pidettävä kaikkien saatavilla. Rekisteriselosteista tulee käydä ilmi: 1) rekisterinpitäjän ja tarvittaessa tämän edustajan nimi ja yhteystiedot, 2) henkilötietojen käsittelyn tarkoitus, 3) kuvaus rekisteröityjen ryhmästä tai ryhmistä ja näihin liittyvistä tiedoista tai tietoryhmistä, 4) mihin tietoja säännönmukaisesti luovutetaan ja siirretäänkö tietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle sekä 5) kuvaus rekisterin suojauksen periaatteesta. Rekisterinpitäjä on se, jonka käyttöä varten rekisteri on perustettu. Henkilötietolaki koskee niin automaattisen tietojen käsittelyn avulla pidettäviä rekistereitä kuin manuaalisesti pidettäviäkin rekistereitä. 18 Onko rekisteristä laadittu rekisteriseloste? ei 49 % kyllä 51 % Kuvio 15. Rekisteriselosteet (n=65) 18 Henkilörekisteriksi lasketaan listaukset, jotka sisältävät henkilön nimen lisäksi jonkin muun henkilötiedon, kuten esimerkiksi osoitteen.

29 Asiakkuudenhallinnan nykytila esitutkimusraportti 24 Suurimmasta osasta asiakasrekistereitä on laadittu rekisteriselosteet. Ainoastaan koulutuspalveluissa (40%) sekä kulttuuri- ja vapaa-aikapalveluissa (10%) rekisteriselosteet ovat melko harvinaisia. Kulttuuri- ja vapaa-aikapalveluiden alhaista lukua selittää toimialan rekistereiden luonne, eli postitus- ja kutsulistojen suuri määrä. Näissäkin tapauksissa rekisteriseloste tulisi tosin laatia, mikäli kyse ei ole tilapäiseen tarkoitukseen muodostetusta rekisteristä. Rekisteriselosteista 48% säilytetään yksiköissä, joista ne ovat saatavilla pyydettäessä. Selosteista 15% löytyy www-sivuilta. Tiimifoorumin rekisteriselosteet kansiossa säilytetään 39% selosteista. Tiimifoorumista löytyy kuitenkin huomattavasti tätä enemmän rekisteriselosteita (53 kpl pl. sosiaali- ja terveyspalveluiden selosteet). Lukujen eroavaisuutta selittää kuitenkin muiden kuin varsinaisten asiakasrekistereiden (organisaation sisäiset henkilörekisterit) osuus rekisteriselosteista. Lisäksi eroavaisuutta selittää se, että tällä tutkimuksella kartoitetut rekisterit ovat aktiivisessa käytössä; osa Tiimifoorumin selosteista on tehty tilapäiseen tarpeeseen muodostetuista rekistereistä Tietojärjestelmäselosteet Tietojärjestelmistä täytyy laatia tietojärjestelmäseloste, aivan kuten henkilörekistereistäkin. Tietojärjestelmäselosteita koskee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta, joka tuli voimaan Tämän lain 18 :n mukaan viranomaisen tulee laatia ja pitää saatavilla kuvaukset pitämistään tietojärjestelmistä sekä niistä saatavissa olevista julkisista tiedoista. Valtaosasta tietojärjestelmiä on laadittu tietojärjestelmäseloste (kuvio 16). Näistä tietojärjestelmistä laadittuja selosteita säilytetään Tiimifoorumissa (39%), yksikössä (56%) sekä www-sivuilla (11%). 19 Tiimifoorumin kaikkien rekisteriselosteiden (68 kpl ml. sosiaali- ja terveyspalvelut) rekistereistä on 2kpl poistunut käytöstä ja vajaata kymmentä prosenttia (6kpl) käytetään enää satunnaisesti. Yleinen päivitystarve on 28 prosentilla rekisteriselosteista. (tilanne )

30 Asiakkuudenhallinnan nykytila esitutkimusraportti 25 Onko tietojärjestelmästä laadittu tietojärjestelmäseloste? ei 26 % kyllä 74 % Kuvio 16. Tietojärjestelmäselosteet (n=27) 6. Asiakassuhteiden hoidossa käytettävät lomakkeet Kyselyyn, jolla selvitettiin lomakkeiden käyttöä, saatiin vastaukset 130 lomakkeen osalta. Tätä määrää täydentävät postitse tai sähköpostitse tutkimuksen toteuttajalle lähetetyt lomakkeet, joiden jälkeen lomakkeiden kokonaismääräksi saatiin 177 kappaletta. Tämä luku muodostuu vain tutkimukseen hyväksytyistä vastauksista. Tutkimukseen otettiin mukaan vain ne asiakassuhteiden hoidossa käytettävät lomakkeet, joilla kerätään asiakkaista tietoa tai jotka muuten olennaisesti kuuluvat palvelun toteuttamiseen. Hylätyt vastaukset (18 kpl) koostuivat lähinnä erilaisista tarjous- tai saatekirjeistä. Lisäksi mukaan laskettiin vain yksiköiden ns. omat lomakkeet. Osalla toimialoista hyödynnetään myös muiden tahojen lomakkeita (mm. Kela, Maa- ja metsätalousministeriö, Valtion asuntorahoitus jne.), näistä lomakkeista mainitaan toimialojen käsittelyn yhteydessä. Konsernihallinnon osalta saatiin kartoitettua tämän selvityksen puitteissa 12 lomaketta. Elinkeinokeskukseen kuuluvassa maataloushallinnossa ei varsinaisia omia lomakkeita ole

31 Asiakkuudenhallinnan nykytila esitutkimusraportti 26 käytössä mutta tehtäväalueella hyödynnetään suurta määrää erilaisia Maa- ja metsätalousministeriön 20 lomakkeita. Koulutuspalveluissa hyödynnetään melko huomattavaa määrää lomakkeita (42 kpl), joista suurin osa on erilaisia hakemus- ja ilmoittautumislomakkeita. Tältä osin täytyy tuoda esille myös em. luvun (42 kpl) tarkkuus: yleissivistävän koulutuksen osalta kartoitettiin vain koulujen yhteiset lomakkeet, koulukohtaiset lomakkeet ovat siis jääneet tämän kartoituksen ulkopuolelle. Lomakkeiden todellinen lukumäärä koulutuspalveluiden kohdalla on siis isompi kuin mitä tässä tutkimuksessa ilmoitetaan. 21 Koulutuspalveluiden osalta saatiin myös useita vastauksia, jotka koskivat erilaisia oppilassuhteiden hoitamisessa käytettäviä todistuksia, nämä rajattiin kuitenkin tässä tutkimuksessa käsittelyn ulkopuolelle. Suurimman osan kulttuuri- ja vapaa-aikatoimialan 33 lomakkeesta muodostavat liikuntatoimen erilaiset uimakouluhakemukset (12 kpl) sekä työväenopiston lomakkeet (9 kpl), kyseessä ovat siis lähinnä erilaiset hakulomakkeet. Yhdyskuntapalveluiden osalta saatiin tässä selvityksessä tiedot 64 lomakkeesta, joista suurin osa on erilaisia ympäristövalvonnan käytössä olevia lomakkeita. 22 Myös asuntotoimen osalta löytyy useampia erilaisia hakemuksia, sekä niihin liittyviä päätöskirjelmiä (kirjelmät on jätetty tutkimuksen ulkopuolelle). Liikelaitosten osalta kartoitettujen lomakkeiden määrä oli 26, joka koostui suurelta osin liikennelaitoksen käytössä olevista lomakkeista (10 kpl), joilla hoidetaan lähinnä matkakortteihin liittyviä asioita. Kuten aiemmassa asiakasrekistereitä ja -tietojärjestelmiä käsitelleessä luvussa jo mainittiin, ei liikennelaitoksella ole käytössään omaa asiakasrekisteriään, johon näillä lomakkeilla kerätyt tiedot voitaisiin tallettaa. Varsinaisia asiakastietoja ylläpidetään näin ollen vain lomakkeilla, joista suurin osa tosin hävitetään kun lomaketta ei enää tarvita (esim. matkakorttihakemukset). Säilytettävät lomakkeet ovat lähinnä sellaisia, joita tarvitaan kirjanpidossa, esimerkiksi todisteena suoritetusta hyvitys Koulutuspalveluiden prosentit on laskettu 33 kappaleesta (9 lomakkeesta ei tutkimukseen saatu tarkempia tietoja, joten niitä ei huomioida tilastollisessa käsittelyssä. Näin ollen koko organisaation laskennallinen lomakemäärä on 168) 22 Ympäristövalvonnalla on käytössä 42 lomaketta, joista 9 on maksullisia

32 Asiakkuudenhallinnan nykytila esitutkimusraportti 27 maksusta. Sähkölaitoksen osalta asiakassuhteiden hoidossa käytettävät lomakkeet (9kpl) löytyvät sähkölaitoksen www-sivuilta, josta ne ovat tulostettavissa tai sähköisesti lähetettävissä. Sivuilta löytyvät niin sähkön kuin kaukolämmönkin toimittamiseen liittyvät lomakkeet sekä kotitalouksille että yritysasiakkaille. Sivuilla on myös mahdollisuus tarjouspyyntöjen jättämiseen. 6.1 Lomakkeilla kerättävät tiedot Mitä tietoja lomakkeilla kerätään? 100 % 90 % 80 % 70 % 60 % 50 % 40 % 30 % 20 % 10 % 0 % Konsernihallinto Koulutuspalvelut Kulttuuri- ja vapaaaikapalvelut Yhdyskuntapalvelut Liikelaitokset nimi osoitetiedot sähköpostiosoite muut tiedot henkilötunnus/y-tunnus puhelinnumero tilinumero (esim.suoraveloitusta varten) Kuvio 17. Lomakkeilla kerättävät tiedot (n=168) Kuten kuviosta 17 ilmenee, lomakkeilla kerätään lähinnä henkilöiden yhteystietoja sekä erilaisia toimialakohtaisia muita tietoja. Yhteystietojen osalta huomiota herättänee lähinnä sähköpostiosoitteiden vähäinen osuus liikelaitosten osalta. Henkilötunnuksia kerätään ennen kaikkea konsernihallinnossa sekä koulutuspalveluissa. Monissa tapauksissa kerätään vain henkilöiden syntymäaika (kuuluu tässä luokkaan muut tiedot ).

REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10

REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 Laatimispvm: 7.6.2011 Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. 1. Rekisterinpitäjä Nimi Salon kaupunki liikuntapalvelut

Lisätiedot

Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö. osoite: Teollisuuskatu 33, Helsinki. p

Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö. osoite: Teollisuuskatu 33, Helsinki. p REKISTERISELOSTE 1 REKISTERISELOSTE Henkilötietolain (523/1999) 10 :n mukainen rekisteriseloste Rekisterinpitäjä FEON Oy Y-tunnus: 2733038-4 osoite: Teollisuuskatu 33, 00510 Helsinki kotipaikka: Helsinki

Lisätiedot

Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä.

Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 Päiväys: 25.6.2008 Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. 1. Rekisterinpitäjä Nimi Intrum Justitia Oy Y-tunnus

Lisätiedot

REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10

REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 Laatimispvm: 22.11.2010 Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. 1. Rekisterinpitäjä Nimi Salon kaupunki liikuntapalvelut

Lisätiedot

REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10

REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 Laatimispvm: 3.3.2014 Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. 1. Rekisterinpitäjä Nimi Teuvan kunnankirjasto Yhteystiedot

Lisätiedot

1. Rekisterinpitäjä Rekisteriasioista vastaava henkilö Rekisterin nimi Rekisterin käyttötarkoitus... 2

1. Rekisterinpitäjä Rekisteriasioista vastaava henkilö Rekisterin nimi Rekisterin käyttötarkoitus... 2 Rekisteriseloste Sisällys 1. Rekisterinpitäjä... 2 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö... 2 3. Rekisterin nimi... 2 4. Rekisterin käyttötarkoitus... 2 5. Rekisterin sisältämät tiedot... 2 6. Säännönmukaiset

Lisätiedot

HENKILÖREKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10. Laatimispäivä:

HENKILÖREKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10. Laatimispäivä: HENKILÖREKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 Laatimispäivä: 20.9.2011 1. Rekisterinpitäjä Nimi Pieksämäen kaupungin sosiaalilautakunta. 1.1.2009 Terveyslautakunta 1.1.2010 Perusturvalautakunta

Lisätiedot

TALOUS- JA VELKANEUVONNAN REKISTERI

TALOUS- JA VELKANEUVONNAN REKISTERI Tietosuojaseloste -yhdistetty rekisteriseloste ja informaatioasiakirja Henkilötietolaki (523/99) 10 ja 24 1.7.2014 1.Rekisterinpitäjä Nurmijärven kunta, sosiaalitoimi PL 7, 01901 Nurmijärvi 2. Rekisteriasioista

Lisätiedot

REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10

REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 Laatimispvm: 9.3.2015 Salon kaupunki 416/07.01.01.02.01/2015 Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. 1. Rekisterinpitäjä

Lisätiedot

Aikuissosiaalityön rekisteriseloste

Aikuissosiaalityön rekisteriseloste Aikuissosiaalityön rekisteriseloste SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT 5. REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS 6. REKISTERIN PITÄMISEN

Lisätiedot

Datan avaamisen reunaehdot. Katri Korpela Projektipäällikkö 6Aika - Avoin data ja rajapinnat

Datan avaamisen reunaehdot. Katri Korpela Projektipäällikkö 6Aika - Avoin data ja rajapinnat Datan avaamisen reunaehdot Katri Korpela Projektipäällikkö 6Aika - Avoin data ja rajapinnat 19.1.2016 Perinteinen manuaalinen tietopalvelu 1. Asiakas kysyy/pyytää asiakirjoja käyttöönsä/ kopioita omaan

Lisätiedot

Iisalmen kaupunki Henkilörekisteriseloste 1 (5) Sivistyspalvelukeskus Päivitetty

Iisalmen kaupunki Henkilörekisteriseloste 1 (5) Sivistyspalvelukeskus Päivitetty Iisalmen kaupunki Henkilörekisteriseloste 1 (5) Sivistyspalvelukeskus Päivitetty 15.1.2015 Henkilötietolain (523/99) 10 mukainen rekisteriseloste 1. Rekisterinpitäjä Nimi Iisalmen kaupunki - esiopetus;

Lisätiedot

Henkilötietolain (523 /99) 10 :n mukainen REKISTERISELOSTE

Henkilötietolain (523 /99) 10 :n mukainen REKISTERISELOSTE 1 Henkilötietolain (523 /99) 10 :n mukainen REKISTERISELOSTE Täyttöohjeet erillisessä lomakkeessa. Numerot viittaavat ohjeiden vastaaviin kohtiin. 1. Rekisterinpitäjä (tarvittaessa eli jos rekisterinpitäjällä

Lisätiedot

HELSINGIN KAUPUNKI REKISTERISELOSTE 1 (5) LIIKUNTAVIRASTO Helsingin kaupungin liikuntaviraston varaus- ja ilmoittautumisjärjestelmä

HELSINGIN KAUPUNKI REKISTERISELOSTE 1 (5) LIIKUNTAVIRASTO Helsingin kaupungin liikuntaviraston varaus- ja ilmoittautumisjärjestelmä HELSINGIN KAUPUNKI REKISTERISELOSTE 1 (5) HELSINGIN KAUPUNGIN N VARAUS- JA ILMOITTAUTUMISJÄRJESTELMÄN REKISTERISELOSTE 1 REKISTERIN NIMI Helsingin kaupungin liikuntaviraston varaus- ja ilmoittautumisjärjestelmä

Lisätiedot

Sivistys- ja tulevaisuuspalvelut

Sivistys- ja tulevaisuuspalvelut 1 Rekisterinpitäjä Forssan kaupunki 2 REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 Laatimispäivä 18.12.2015, muutospäivä Puhelin 03 41 411 Postiosoite PL 62, 30101 Forssa Käyntiosoite Turuntie 18 Wahren-opiston,

Lisätiedot

REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10

REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 Laatimispvm: 12.7.2009 1. Rekisterinpitäjä Nimi Kymenlaakson ammattikorkeakoulun

Lisätiedot

Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. 1. Rekisterinpitäjä Nimi. Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymä

Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. 1. Rekisterinpitäjä Nimi. Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymä HENKILÖREKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 Laatimispvm: 27.1.2009 Tarkastettu 22.6.2016 Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. 1. Rekisterinpitäjä

Lisätiedot

Tampereen kaupunki, viestintäyksikkö. Yhteystiedot (osoite, puhelin ) Aleksis Kiven katu PL TAMPERE p

Tampereen kaupunki, viestintäyksikkö. Yhteystiedot (osoite, puhelin ) Aleksis Kiven katu PL TAMPERE p TIETOSUOJASELOSTE - yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja Henkilötietolaki (523/99) 10 ja 24 Laatimispvm: 20.3.2006 Lue täyttöohjeet ennen tietosuojaselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa

Lisätiedot

Esimiesinfo / Tietosuoja Tietosuojavastaava Marita Meriluoto

Esimiesinfo / Tietosuoja Tietosuojavastaava Marita Meriluoto Esimiesinfo 3.11.2015/ Tietosuoja 1 Tietosuojan määritelmä Tietosuoja on osa tietoturvaa Sen avulla pyritään turvaamaan rekisteröidyn yksityisyyden suojan toteutuminen Koskee sekä sähköistä tietojen käsittelyä

Lisätiedot

OPPILASREKISTERISELOSTE

OPPILASREKISTERISELOSTE OPPILASREKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 mukainen REKISTERISELOSTE ja lain 24 :n mukainen INFORMOINTI Laatimispvm: 2.1.2017 1. Rekisterinpitäjä Nimi Siikalatvan kunnan koulutuslautakunta /

Lisätiedot

REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10

REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 Laatimispvm: 8.4.2008 Täyttöohjeet erillisessä lomakkeessa. Käytä tarvittaessa liitettä. 1. Rekisterinpitäjä Nimi Mikkelin ammattikorkeakoulu Opiskelijapalvelut

Lisätiedot

Rekisteri kuntaan sijoitetuista lapsista

Rekisteri kuntaan sijoitetuista lapsista Tietosuojaseloste 1/5 1. Rekisterinpitäjä Vantaan sosiaali- ja terveyslautakunta Peltolantie 2 D, 01300 Vantaa 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö Perhepalvelujen johtaja Anna Cantell-Forsbom

Lisätiedot

HELSINGIN KAUPUNKI REKISTERISELOSTE 1 (5) LIIKUNTAVIRASTO Helsingin kaupungin liikuntaviraston varaus- ja ilmoittautumisjärjestelmä

HELSINGIN KAUPUNKI REKISTERISELOSTE 1 (5) LIIKUNTAVIRASTO Helsingin kaupungin liikuntaviraston varaus- ja ilmoittautumisjärjestelmä HELSINGIN KAUPUNKI REKISTERISELOSTE 1 (5) HELSINGIN KAUPUNGIN N VARAUS- JA ILMOITTAUTUMISJÄRJESTELMÄN REKISTERISELOSTE 1 REKISTERIN NIMI Helsingin kaupungin liikuntaviraston varaus- ja ilmoittautumisjärjestelmä

Lisätiedot

Rekisteriseloste. Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen asiakasrekisterin rekisteriseloste

Rekisteriseloste. Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen asiakasrekisterin rekisteriseloste Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen asiakasrekisterin rekisteriseloste Versiot Hyväksytty 1 Johtoryhmä 7.2.2012 2 Päivitetty 05.8.2016 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ

Lisätiedot

SoTe kuntayhtymä/perusturvaliikelaitos Saarikka REKISTERISELOSTE Pro-Wellness-potilastietojärjestelmä -tietokanta 18.3.

SoTe kuntayhtymä/perusturvaliikelaitos Saarikka REKISTERISELOSTE Pro-Wellness-potilastietojärjestelmä -tietokanta 18.3. Pro-Wellness-potilastietojärjestelmä -tietokanta 18.3.2015 Sivu 1/5 1 Rekisterin nimi 2 Rekisterinpitäjä ProWellness-potilastietojärjestelmä/ SoTe kuntayhtymä/perusturvaliikelaitos Saarikka SoTe kuntayhtymä/perusturvaliikelaitos

Lisätiedot

Palvelutarpeen arvioinnin rekisteri

Palvelutarpeen arvioinnin rekisteri Tietosuojaseloste 1/5 1. Rekisterinpitäjä Vantaan sosiaali- ja terveyslautakunta Peltolantie 2 D, 01300 Vantaa 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö Perhepalvelut: perhepalvelujen johtaja

Lisätiedot

Rekisteriseloste. Vanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste

Rekisteriseloste. Vanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste Vanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste Versiot Hyväksytty 1 Johtoryhmä 17.1.2012 2 Päivitetty 05.8.2016 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN

Lisätiedot

Rekisteriseloste. Kehitysvammaisten asumispalvelujen asiakasrekisterin rekisteriseloste

Rekisteriseloste. Kehitysvammaisten asumispalvelujen asiakasrekisterin rekisteriseloste Rekisteriseloste Kehitysvammaisten asumispalvelujen asiakasrekisterin rekisteriseloste Versiot Hyväksytty 1 Johtoryhmä 7.2.2012 2 Päivitetty 05.8.2016 Rekisteriseloste SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ

Lisätiedot

Lastenvalvojan rekisteriseloste

Lastenvalvojan rekisteriseloste Lastenvalvojan rekisteriseloste SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT 5. REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS 6. REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE

Lisätiedot

HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 1 (5)

HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 1 (5) HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 1 (5) Laatimispäivä/Päivityspäivä 18.8.2016 1. nimi 2. pitäjä 3. vastuuhenkilö 4. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa 5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Lisätiedot

REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10

REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 Laatimispvm: Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. 1. Rekisterinpitäjä Nimi Limingan Kiekko ry Yhteystiedot (osoite,

Lisätiedot

SoTe kuntayhtymä/perusturvaliikelaitos Saarikka REKISTERISELOSTE Pegasos-potilastietojärjestelmä -tietokanta Työterveyshuolto 18.3.

SoTe kuntayhtymä/perusturvaliikelaitos Saarikka REKISTERISELOSTE Pegasos-potilastietojärjestelmä -tietokanta Työterveyshuolto 18.3. Työterveyshuolto 18.3.2015 Sivu 1/5 1 Rekisterin nimi Pegasos-potilastietojärjestelmä/ SoTe kuntayhtymä/perusturvaliikelaitos Saarikka tietokanta, työterveyshuolto 2 Rekisterinpitäjä SoTe kuntayhtymä/perusturvaliikelaitos

Lisätiedot

Lomarengas Oy: henkilötietolain (523/1999) mukainen rekisteriseloste Päivitetty 12.02.2016

Lomarengas Oy: henkilötietolain (523/1999) mukainen rekisteriseloste Päivitetty 12.02.2016 Lomarengas Oy: henkilötietolain (523/1999) mukainen rekisteriseloste Päivitetty 12.02.2016 Rekisterinpitäjä, rekisterin nimi ja yhteystiedot Lomarengas Oy ja Lomarengas Oy:n tytäryhtiöt (myöh. rekisterinpitäjä

Lisätiedot

Peltolantie 2 D, Vantaa puh. (09) vastuuhenkilö (palveluntuottaja täyttää) yhteyshenkilö ja yhteystiedot: (palveluntuottaja täyttää)

Peltolantie 2 D, Vantaa puh. (09) vastuuhenkilö (palveluntuottaja täyttää) yhteyshenkilö ja yhteystiedot: (palveluntuottaja täyttää) Tietosuojaseloste 1/5 1. Rekisterinpitäjä Vantaan sosiaali- ja terveyslautakunta Peltolantie 2 D, 01300 Vantaa puh. (09) 83911 2. Osarekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö vastuuhenkilö yhteyshenkilö

Lisätiedot

9. ASIAKASTIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUKSET

9. ASIAKASTIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUKSET ALAVUDEN KAUPUNKI / SIVISTYSRYHMÄ REKISTERISELOSTE ALAVUDEN YLÄASTEEN OPETTAJA- JA OPPILASREKISTERI Laatimispäivä: 16.2.2010 SISÄLTÖ: 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ

Lisätiedot

Järvenpään kaupunki Hallintokatu 2, PL 41, Järvenpää. Jari Savola Aikuisten sosiaalipalvelujen johtaja

Järvenpään kaupunki Hallintokatu 2, PL 41, Järvenpää. Jari Savola Aikuisten sosiaalipalvelujen johtaja 1 / 5 Tietosuojaseloste Henkilötietolaki (523/99) 10 1. Rekisterinpitäjä Järvenpään kaupunki Hallintokatu 2, PL 41, 04401 Järvenpää 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteystiedot Jari Savola Aikuisten

Lisätiedot

HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 1 (5)

HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 1 (5) HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 1 (5) Laatimispäivä/Päivityspäivä 5.1.2016 1. nimi 2. pitäjä 3. vastuuhenkilö 4. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa 5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Lisätiedot

Ympäristölainsäädäntö seuranta ja vaikuttaminen Loppuraportti - tiivistelmä

Ympäristölainsäädäntö seuranta ja vaikuttaminen Loppuraportti - tiivistelmä Ympäristölainsäädäntö seuranta ja vaikuttaminen Loppuraportti - tiivistelmä Ympäristölainsäädäntö seuranta ja vaikuttaminen Loppuraportti Tiivistelmä Huhtikuu 2007 1 1 Hankkeen tausta ja tarpeet EU:n ympäristösäätely

Lisätiedot

RAISION TERVEYSKESKUKSEN ASIAKASTYYTYVÄISYYSKYSELYN TULOKSET

RAISION TERVEYSKESKUKSEN ASIAKASTYYTYVÄISYYSKYSELYN TULOKSET 1 RAISION TERVEYSKESKUKSEN ASIAKASTYYTYVÄISYYSKYSELYN TULOKSET Asiakastyytyväisyyden keskeiset osatekijät ovat palvelun laatua koskevat odotukset, mielikuvat organisaatiosta ja henkilökohtaiset palvelukokemukset.

Lisätiedot

Tietosuojaseloste. Nimi ja vastuualue Liisa Almusa, varhaiskasvatuspäällikkö Suupantie 6 C, Pirkkala, liisa.almusa@pirkkala.fi, puh.

Tietosuojaseloste. Nimi ja vastuualue Liisa Almusa, varhaiskasvatuspäällikkö Suupantie 6 C, Pirkkala, liisa.almusa@pirkkala.fi, puh. 1 Selosteen laadinta-/ tarkastuspvm. 1.11.2015 1. Rekisterinpitäjä Nimi Sivistyslautakunta Yhteystiedot (osoite, puhelin, sähköposti, fax) Sivistysosasto, Suupantie 6 C, 33960 Pirkkala P. 050 435 4480

Lisätiedot

Harri Koivu, sosiaalijohtaja Virastotie Hollola Puh. (03) tai Vastuuhenkilön tehtävät, ks. kohta 18 Rekisterihallinto

Harri Koivu, sosiaalijohtaja Virastotie Hollola Puh. (03) tai Vastuuhenkilön tehtävät, ks. kohta 18 Rekisterihallinto 1. REKISTERIN NIMI Perhehuoltojärjestelmä (Effica Yksilö- ja Perhehuolto) Perhehuoltojärjestelmä on osa kunnan sosiaalitoimen Effica järjestelmää. Perhehuoltojärjestelmään liittyy lisäksi ennen nykyisen

Lisätiedot

Sosiaali- ja terveydenhuollon tiedonhallinnan alueellista kehittämistä ohjaava viitearkkitehtuuri Kuntajohtajakokous

Sosiaali- ja terveydenhuollon tiedonhallinnan alueellista kehittämistä ohjaava viitearkkitehtuuri Kuntajohtajakokous Sosiaali- ja terveydenhuollon tiedonhallinnan alueellista kehittämistä ohjaava viitearkkitehtuuri Kuntajohtajakokous 12.6.2015 Pasi Oksanen 1 Tavoite ja lähtökohdat Tavoitteena aikaansaada Varsinais-Suomen

Lisätiedot

250/ /2013 REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10

250/ /2013 REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 Salon kaupunki 250/07.01.01.02.01/2013 REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 Laatimispvm: 17.1.2014 Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. 1. Rekisterinpitäjä

Lisätiedot

Salassapito- ja tietosuojakysymykset moniammatillisessa yhteistyössä Kalle Tervo. Keskeiset lait

Salassapito- ja tietosuojakysymykset moniammatillisessa yhteistyössä Kalle Tervo. Keskeiset lait Salassapito- ja tietosuojakysymykset moniammatillisessa yhteistyössä 7.5.2014 Kalle Tervo Keskeiset lait Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (21.5.1999/621) Henkilötietolaki (22.4.1999/523) Laki

Lisätiedot

Ilma-alusrekisteri ja tiedonluovutus

Ilma-alusrekisteri ja tiedonluovutus Ilma-alusrekisteri ja tiedonluovutus 19.11.2015 Päivi Karkkola Vastuullinen liikenne. Rohkeasti yhdessä. Ilmailulaki (864/2014) Voimaan 7.11.2014 Ilmailulain 2 luku käsittelee ilma-alus- ja lupakirjarekisteriä

Lisätiedot

Tietosuojaseloste. Nimi ja vastuualue vanhustyön johtaja Tuula Jutila Yhteystiedot Lehtimäentie 2 c 33960 Pirkkala p. 050 583 9025

Tietosuojaseloste. Nimi ja vastuualue vanhustyön johtaja Tuula Jutila Yhteystiedot Lehtimäentie 2 c 33960 Pirkkala p. 050 583 9025 1 30.1.2015 Selosteen laadinta-/ tarkastuspvm. 1. Rekisterinpitäjä Nimi Perusturvalautakunta Yhteystiedot (osoite, puhelin, sähköposti, fax) Lentoasemantie 60, 33960 Pirkkala puh. 03 565 2400, fax 03 565

Lisätiedot

Tilastoaineistojen säilytysajan määrääminen - normivaatimukset ja sopimusvelvoitteet. Anna-Leena Reinikainen

Tilastoaineistojen säilytysajan määrääminen - normivaatimukset ja sopimusvelvoitteet. Anna-Leena Reinikainen Tilastoaineistojen säilytysajan määrääminen - normivaatimukset ja sopimusvelvoitteet Anna-Leena Reinikainen 6.5.2009 Vaikuttavia säädöksiä Arkistolaki (831/1994) Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta

Lisätiedot

HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 1 (5)

HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 1 (5) SL 33 Rekisteriseloste Henkilörekisteri 15.7.2013 HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 1 (5) Laatimispäivä/Päivityspäivä 26.9.2013/27.01.2015 Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä

Lisätiedot

Järvenpään lasten ja nuorten lautakunta. Järvenpään kaupunki Hallintokatu 2, PL 41 04401 Järvenpää p. keskus 09 21 797

Järvenpään lasten ja nuorten lautakunta. Järvenpään kaupunki Hallintokatu 2, PL 41 04401 Järvenpää p. keskus 09 21 797 1. Rekisterinpitäjä Järvenpään lasten ja nuorten lautakunta Järvenpään kaupunki Hallintokatu 2, PL 41 04401 Järvenpää p. keskus 09 21 797 2. Osarekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö Lasten

Lisätiedot

Biopankkilain ohjaus ja valvonta

Biopankkilain ohjaus ja valvonta Biopankkilain ohjaus ja valvonta 19.8.2013 Lakimies Sandra Liede Ylitarkastaja Tiina Wahlfors 19.8.2013 Liede/Wahlfors 1 Valviran toimiala ja perustehtävä Valvira on STM:n alainen keskusvirasto, joka edistää

Lisätiedot

Tietosuojaseloste. Nimi ja vastuualue Kotihoitopäällikkö Yhteystiedot Lehtimäentie 2 C, Pirkkala 050

Tietosuojaseloste. Nimi ja vastuualue Kotihoitopäällikkö Yhteystiedot Lehtimäentie 2 C, Pirkkala 050 1 28.1.2015 Selosteen laadinta-/ tarkastuspvm. 1. Rekisterinpitäjä Nimi Perusturvalautakunta Yhteystiedot (osoite, puhelin, sähköposti, fax) Lentoasemantie 60, 33960 Pirkkala puh. 03 565 2400, fax 03 565

Lisätiedot

Henkilö, johon asiakas voi ottaa yhteyttä henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa.

Henkilö, johon asiakas voi ottaa yhteyttä henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa. Laatimispäivä: 10 /2015 Tämä on tietosuojaseloste, joka sisältää rekisteriselosteen ja asiakkaiden henkilötietojen käsittelyä koskevan informoinnin. 1. Toiminnasta vastaava rekisterinpitäjä Nimi: Katuosoite:

Lisätiedot

Manuaalisesti tallennetut tiedot hakemukset ja niiden liitteet maksu- ja palvelupäätökset

Manuaalisesti tallennetut tiedot hakemukset ja niiden liitteet maksu- ja palvelupäätökset 1 / 5 Tietosuojaseloste Henkilötietolaki (523/99) 10 1. Rekisterinpitäjä Järvenpään kaupunki Hallintokatu 2, PL 41, 04401 Järvenpää 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteystiedot Kotona asumista

Lisätiedot

SoTe kuntayhtymä/perusturvaliikelaitos Saarikka REKISTERISELOSTE Pegasos-potilastietojärjestelmä -tietokanta Sivu 1/5

SoTe kuntayhtymä/perusturvaliikelaitos Saarikka REKISTERISELOSTE Pegasos-potilastietojärjestelmä -tietokanta Sivu 1/5 Pegasos-potilastietojärjestelmä -tietokanta 18.3.2015 Sivu 1/5 1 Rekisterin nimi 2 Rekisterinpitäjä Pegasos-potilastietojärjestelmä/SoTe kuntayhtymä/perusturvaliikelaitos Saarikka -tietokanta SoTe kuntayhtymä/perusturvaliikelaitos

Lisätiedot

Tietosuojaseloste. 2a. Rekisterin voimassaoloaika Voimassa toistaiseksi

Tietosuojaseloste. 2a. Rekisterin voimassaoloaika Voimassa toistaiseksi 1 01.11.2015 Selosteen laadinta-/ tarkastuspvm. Täyttöohje lomakkeen lopussa. Lomakkeen numerot viittaavat ohjeiden kohtiin 1. Rekisterinpitäjä Nimi Sivistyslautakunta Yhteystiedot (osoite, puhelin, sähköposti,

Lisätiedot

ESPOON, HELSINGIN, KAUNIAISTEN JA VANTAAN KAUPUNGINKIRJASTOT

ESPOON, HELSINGIN, KAUNIAISTEN JA VANTAAN KAUPUNGINKIRJASTOT HELMET- KIRJASTOJEN ELI ESPOON, HELSINGIN, KAUNIAISTEN JA VANTAAN KAUPUNGINKIRJASTOJEN ASIAKASREKISTERI 1.5.2014 1 REKISTERIN NIMI 2 REKISTERINPITÄJÄ 3 REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4 YHTEYSHENKILÖ REKISTERIÄ

Lisätiedot

Projektin tilanne. Tavaraliikenteen telematiikka-arkkitehtuuri Liikenne- ja viestintäministeriö

Projektin tilanne. Tavaraliikenteen telematiikka-arkkitehtuuri Liikenne- ja viestintäministeriö Projektin tilanne Tavaraliikenteen telematiikka-arkkitehtuuri Liikenne- ja viestintäministeriö Tehtyä työtä Syksyn mittaan projektiryhmä on kuvannut tavaraliikenteen telematiikkaarkkitehtuurin tavoitetilan

Lisätiedot

Liitteessä 1 on kuvattu henkilörekisterin tietosisältö.

Liitteessä 1 on kuvattu henkilörekisterin tietosisältö. HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 1 (5) Laatimispäivä/Päivityspäivä 4.10.2016 1. nimi 2. pitäjä 3. vastuuhenkilö 4. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa 5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Lisätiedot

Tietosuojaseloste. Henkilötietolaki (523/99) 10 ja PL 7, Nurmijärvi. Va. Perhe- ja sosiaalipalveluiden päällikkö Suvi Salin

Tietosuojaseloste. Henkilötietolaki (523/99) 10 ja PL 7, Nurmijärvi. Va. Perhe- ja sosiaalipalveluiden päällikkö Suvi Salin Tietosuojaseloste - yhdistetty rekisteriseloste ja informaatioasiakirja Henkilötietolaki (523/99) 10 ja 24 1.8.2015 1.Rekisterinpitäjä Nurmijärven sosiaali- ja terveyslautakunta PL 7, 01901 Nurmijärvi

Lisätiedot

Päijät-Hämeen sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymän Keskussairaalantie 7 15850 LAHTI puh. 03 819 111

Päijät-Hämeen sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymän Keskussairaalantie 7 15850 LAHTI puh. 03 819 111 19.2.2009 Henkilötietolain (523/1999) 10 :n mukainen REKISTERISELOSTE Effica Yksilö- ja Perhehuolto 1 REKISTERIN NIMI Perhehuoltojärjestelmä (Effica Yksilö- ja Perhehuolto) Perhehuoltojärjestelmä on osa

Lisätiedot

Varhaiskasvatuksen asiakastietorekisteri (kerhotoiminta)

Varhaiskasvatuksen asiakastietorekisteri (kerhotoiminta) 1 Varhaiskasvatuksen asiakastietorekisteri (kerhotoiminta) Henkilötietolain (523/99) 10 :n mukainen rekisteriseloste ja 24 :n mukainen informointi tietojenkäsittelystä (tietosuojaseloste) 1 2 Rekisterin

Lisätiedot

Potilas -ja asiakastietojärjestelmien vaatimukset ja valvonta Ammattimainen käyttäjä laiteturvallisuuden varmistajana

Potilas -ja asiakastietojärjestelmien vaatimukset ja valvonta Ammattimainen käyttäjä laiteturvallisuuden varmistajana Potilas -ja asiakastietojärjestelmien vaatimukset ja valvonta Ammattimainen käyttäjä laiteturvallisuuden varmistajana 26.5.2016 Yli-insinööri Antti Härkönen, Valvira Tietojärjestelmien valvonta Terveysteknologia-ryhmä

Lisätiedot

1. Rekisterin nimi Kunnan alueelle sijoitettujen lasten valvontarekisteri. Perhe- ja sosiaalipalvelujen johtaja PL ESPOON KAUPUNKI

1. Rekisterin nimi Kunnan alueelle sijoitettujen lasten valvontarekisteri. Perhe- ja sosiaalipalvelujen johtaja PL ESPOON KAUPUNKI TIETOSUOJASELOSTE 1 (5) Laatimispäivä: 20.12.2016 REKISTERITIEDOT 1. Rekisterin nimi Kunnan alueelle sijoitettujen lasten valvontarekisteri 2. Rekisterinpitäjä Espoon kaupungin sosiaali- ja terveyslautakunta

Lisätiedot

KASVUKYSELYN TULOKSET

KASVUKYSELYN TULOKSET KASVUKYSELYN TULOKSET Taustaa Osana Strategiaa 2020 tukevan kasvusuunnitelman valmistelua järjestettiin lippukunnille kysely kasvua estävistä tekijöistä sekä lippukuntien hyvistä toimintatavoista. Tätä

Lisätiedot

Tietosuojaseloste. Nimi ja vastuualue Sosiaalityön johtaja Yhteystiedot Koulutie 6, Pirkkala Puh

Tietosuojaseloste. Nimi ja vastuualue Sosiaalityön johtaja Yhteystiedot Koulutie 6, Pirkkala Puh 1 25.6.2015 Selosteen laadinta-/ tarkastuspvm. 1. Rekisterinpitäjä Nimi Perusturvalautakunta Yhteystiedot (osoite, puhelin, sähköposti, fax) Suupantie 11, 33960 Pirkkala Puh. 03 565 24000 2. Rekisterin

Lisätiedot

ASIAA TIETOSUOJASTA 4/ HENKILÖTIETOLAKI HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN OHJAAJANA

ASIAA TIETOSUOJASTA 4/ HENKILÖTIETOLAKI HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN OHJAAJANA Terveydenhuollon 28. atk-päivät, 27. - 28.5.2002 Ajankohtaista tietosuojasta / Liite 2 ASIAA TIETOSUOJASTA 4/1999 7.6.1999 HENKILÖTIETOLAKI HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN OHJAAJANA Tietosuojavaltuutetun tehtävänä

Lisätiedot

Kuntasektorin asianhallinnan viitearkkitehtuuri 1.0. Kuntamarkkinat Tuula Seppo, erityisasiantuntija

Kuntasektorin asianhallinnan viitearkkitehtuuri 1.0. Kuntamarkkinat Tuula Seppo, erityisasiantuntija Kuntasektorin asianhallinnan viitearkkitehtuuri 1.0 Kuntamarkkinat 14.9.2016 Tuula Seppo, erityisasiantuntija Kuntasektorin asianhallinnan viitearkkitehtuuri 1.0 Hallinnon toimintatapojen digitalisointi

Lisätiedot

Paneeli: Käytön valvonta, lokien hallinta, poikkeamien havaitseminen, poliisiyhteistyö

Paneeli: Käytön valvonta, lokien hallinta, poikkeamien havaitseminen, poliisiyhteistyö Paneeli: Käytön valvonta, lokien hallinta, poikkeamien havaitseminen, poliisiyhteistyö Puheenjohtaja: Helena Eronen, kehittämispäällikkö, PSSHP Panelistit: Arto Ylipartanen, ylitarkastaja, TSV:n toimisto

Lisätiedot

Lapsen elatuksen rekisteri

Lapsen elatuksen rekisteri Tietosuojaseloste 1/5 1. Rekisterinpitäjä Vantaan sosiaali- ja terveyslautakunta Peltolantie 2 D, 01300 Vantaa 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö Perhepalvelujen johtaja Maritta Pesonen

Lisätiedot

Rekisterin käyttötarkoitus on opiskelijoiden rekisterin käyttötarkoitus

Rekisterin käyttötarkoitus on opiskelijoiden rekisterin käyttötarkoitus REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 Laatimispäivämäärä: 1.3.2011 Päivitetty 13.6.2012 1. Rekisterinpitäjä Itä-Suomen yliopisto Joensuun kampus Yliopistokatu 2 PL 111 80101 Joensuu Kuopion kampus

Lisätiedot

Tietosuojaseloste. Nimi ja vastuualue Omaishoidon koordinaattori Yhteystiedot Lehtimäentie 2 C, Pirkkala

Tietosuojaseloste. Nimi ja vastuualue Omaishoidon koordinaattori Yhteystiedot Lehtimäentie 2 C, Pirkkala 1 28.1.2015 Selosteen laadinta-/ tarkastuspvm. 1. Rekisterinpitäjä Nimi Perusturvalautakunta Yhteystiedot (osoite, puhelin, sähköposti, fax) Lentoasemantie 60, 33960 Pirkkala puh. 03 565 2400, fax 03 565

Lisätiedot

TOIMINTA- JA LAADUNHALLINTASUUNNITELMA

TOIMINTA- JA LAADUNHALLINTASUUNNITELMA TOIMIALUE: Kehitysvammahuolto ja vammaispalvelut PALVELU-/VASTUUALUE: Kehityspoliklinikka ja vammaispalvelun sosiaalityö VASTUUHENKILÖ: Miia Luokkanen TOIMINTA-AJATUS: Vammaispalvelut tuottavat asiakkaidensa

Lisätiedot

TIETOSUOJASELOSTE Henkilötietolaki (523/1999)10 ja 24

TIETOSUOJASELOSTE Henkilötietolaki (523/1999)10 ja 24 TIETOSUOJASELOSTE Henkilötietolaki (523/1999)10 ja 24 Tällä lomakkeella ovat sekä rekisteriselosteen tiedot (HetiL 10 ) että rekisteröidyille annettava informaatio henkilö-tietojen käsittelystä (HetiL

Lisätiedot

Tietosuojaseloste. Nimi ja vastuualue Sosiaalityön johtaja Yhteystiedot Koulutie 6, Pirkkala Puh

Tietosuojaseloste. Nimi ja vastuualue Sosiaalityön johtaja Yhteystiedot Koulutie 6, Pirkkala Puh 1 30.1.2015 Selosteen laadinta-/ tarkastuspvm. 1. Rekisterinpitäjä Nimi Perusturvalautakunta Yhteystiedot (osoite, puhelin, sähköposti, fax) Suupantie 11, 33960 Pirkkala Puh. 03 565 24000 2. Rekisterin

Lisätiedot

ILMOITUSTIETOKANNAN REKISTERISELOSTE

ILMOITUSTIETOKANNAN REKISTERISELOSTE ILMOITUSTIETOKANNAN KALEVAN Enterprise-ilmoitusjärjestelmästä allekirjoitettuina alla mainitulle rekisteriasioita hoitavalle PL 170, 90401 OULU käyntiosoite Lekatie 1 puhelin (08) 5377 111 y-tunnus 0187274-0

Lisätiedot

TIETOHALLINTOLAKI (LUONNOS) Korkeakoulujen IT-päivät Erityisasiantuntija Olli-Pekka Rissanen

TIETOHALLINTOLAKI (LUONNOS) Korkeakoulujen IT-päivät Erityisasiantuntija Olli-Pekka Rissanen TIETOHALLINTOLAKI (LUONNOS) 13.10.2010 Korkeakoulujen IT-päivät Erityisasiantuntija Olli-Pekka Rissanen Keskeisenä tavoitteena Toteuttaa eduskunnan 7.12.2009 tekemä päätös, että hallituksen tulisi valmistella

Lisätiedot

REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10

REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 Henkilötietolain (523/99) mukaan henkilöllä on oikeus tietää, mitä häntä koskevia tietoja on tallennettu henkilörekisteriin. Tätä koskeva pyyntö tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän

Lisätiedot

1. Rekisterinpitäjä Nimi: Liperin kunta / Sosiaali- ja terveysosasto, perhekeskus

1. Rekisterinpitäjä Nimi: Liperin kunta / Sosiaali- ja terveysosasto, perhekeskus TIETOSUOJASELOSTE yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja Henkilötietolaki (523/99) 10 ja 24 Laatimispvm: 6.5.2011 Päivitetty: 29.3.2016 Laatija:Iija den Herder 1. Rekisterinpitäjä Nimi: Liperin

Lisätiedot

Sisältö REKISTERISELOSTE

Sisältö REKISTERISELOSTE REKISTERISELOSTE 1.8.2014 Sisältö REKISTERIN NIMI... 2 REKISTERINPITÄJÄ... 2 REKISTERIN VASTUUHENKILÖ... 2 REKISTERIASIOITA HOITAVA HENKILÖ... 2 REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS... 3 REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE...

Lisätiedot

Tietosuojaseloste. Kyllä. Tehtävä/Asiaryhmä

Tietosuojaseloste. Kyllä. Tehtävä/Asiaryhmä 1 26.10.2016 Selosteen laadinta-/ tarkastuspvm. 1. Rekisterinpitäjä Nimi Asuntotoimi Yhteystiedot (osoite, puhelin, sähköposti, fax) Suupantie 11, 33960 Pirkkala, puh. 03-56524000 2. Rekisterin nimi Asuinhuoneistojen

Lisätiedot

TOIMITUSSOPIMUS ASIAKAS- JA POTILASTIETOJÄRJESTELMÄSTÄ

TOIMITUSSOPIMUS ASIAKAS- JA POTILASTIETOJÄRJESTELMÄSTÄ TOIMITUSSOPIMUS ASIAKAS- JA POTILASTIETOJÄRJESTELMÄSTÄ Liite TS2.4 Migraatiovaatimukset 1/10 VERSIOHISTORIA Päivä Versio Kuvaus Tekijä 12.3.15 3.0 Tarjouspyynnön liitteeksi Hanketoimisto 2/10 SISÄLLYS

Lisätiedot

Järvenpään lasten ja nuorten lautakunta. Järvenpään kaupunki Hallintokatu 2, PL Järvenpää p. keskus

Järvenpään lasten ja nuorten lautakunta. Järvenpään kaupunki Hallintokatu 2, PL Järvenpää p. keskus 1. Rekisterinpitäjä Järvenpään lasten ja nuorten lautakunta Järvenpään kaupunki Hallintokatu 2, PL 41 04401 Järvenpää p. keskus 09 21 797 2. Osarekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö Lasten

Lisätiedot

Perhetyön ja lapsiperheiden kotipalvelun asiakasrekisterin rekisteriseloste

Perhetyön ja lapsiperheiden kotipalvelun asiakasrekisterin rekisteriseloste Kainuun sosiaali- ja Rekisteriseloste Perhetyön ja lapsiperheiden kotipalvelun asiakasrekisterin rekisteriseloste Kainuun sosiaali- ja Rekisteriseloste SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3.

Lisätiedot

Yhteenveto Tietosuojavaltuutetun toimiston ja. arkistolaitoksen yhteiskyselystä hyvän tiedonhallinnan

Yhteenveto Tietosuojavaltuutetun toimiston ja. arkistolaitoksen yhteiskyselystä hyvän tiedonhallinnan Yhteenveto Tietosuojavaltuutetun toimiston ja arkistolaitoksen yhteiskyselystä hyvän tiedonhallinnan toteutumisesta viranomaisissa 28.1.2015 Arkistolaitos järjesti yhdessä Tietosuojavaltuutetun toimiston

Lisätiedot

REKISTERINPITÄJÄN YLEINEN INFORMOINTIVELVOLLISUUS

REKISTERINPITÄJÄN YLEINEN INFORMOINTIVELVOLLISUUS TIETOSUOJAVALTUUTETUN TOIMISTO REKISTERINPITÄJÄN YLEINEN INFORMOINTIVELVOLLISUUS Päivitetty 15.09.2010 www.tietosuoja.fi 2 Sisällysluettelo 1. Mistä informointivelvoitteessa on kysymys 3 2. Ketä informointivelvoite

Lisätiedot

KOULUKURAATTORIPALVELUJEN REKISTERI

KOULUKURAATTORIPALVELUJEN REKISTERI Tietosuojaseloste -yhdistetty rekisteriseloste ja informaatioasiakirja Henkilötietolaki (523/99) 10 ja 24 7.10.2016 1.Rekisterinpitäjä Nurmijärven sosiaali- ja terveyslautakunta Keskustie 2 A, 01900 Nurmijärvi

Lisätiedot

- Kuntakentän tehostamisen asiantuntija -

- Kuntakentän tehostamisen asiantuntija - - Kuntakentän tehostamisen asiantuntija - TEE YHTEISTYÖTÄ Kuntien palvelukeskukset monistavat parhaita toimintatapoja ja ratkaisuja ARKI SUJUVAKSI KuntaPron osakkaana voit ulkoistaa palveluja joustavasti

Lisätiedot

Lue täyttöohjeet ennen tietosuojaselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. Viitasaaren kaupunki, Tekninen lautakunta

Lue täyttöohjeet ennen tietosuojaselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. Viitasaaren kaupunki, Tekninen lautakunta TIETOSUOJASELOSTE - yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja Henkilötietolaki (523/99) 10 ja 24 Laatimispvm: 23.2.2016 Lue täyttöohjeet ennen tietosuojaselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa

Lisätiedot

Henkilö, johon asiakas voi ottaa yhteyttä henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa.

Henkilö, johon asiakas voi ottaa yhteyttä henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa. Laatimispäivä: 1/2015 Tämä on tietosuojaseloste, joka sisältää rekisteriselosteen ja asiakkaiden henkilötietojen käsittelyä koskevan informoinnin. 1. Toiminnasta vastaava rekisterinpitäjä Nimi: Kuopion

Lisätiedot

TAPAHTUMAKARTOITUS 2013

TAPAHTUMAKARTOITUS 2013 TAPAHTUMAKARTOITUS 2013 Tapahtumia Pohjois-Karjalaan hanke 2010-2013 Anna Jetsu Projektikoordinaattori 25.1.2013 1 Tapahtumakartoitus Tapahtumakartoitus toteutettiin 18.12.2012-8.1.2013 Survey Monkey kyselyn

Lisätiedot

Tietosuojaseloste. 2a. Rekisterin voimassaoloaika Toistaiseksi

Tietosuojaseloste. 2a. Rekisterin voimassaoloaika Toistaiseksi 1 18.2.2015, 21.1.2016 Selosteen laadinta-/ tarkastuspvm. 1. Rekisterinpitäjä Nimi Perusturvalautakunta Yhteystiedot (osoite, puhelin, sähköposti, fax) Suupantie 11, 33960 Pirkkala Puh. 03 565 24000 2.

Lisätiedot

Aikuissosiaalityön rekisteri

Aikuissosiaalityön rekisteri Tietosuojaseloste 1/6 1. Rekisterinpitäjä Vantaan sosiaali- ja terveyslautakunta Peltolantie 2 D, 01300 Vantaa 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö Perhepalvelujen johtaja Anna Cantell-Forsbom

Lisätiedot

HELSINGIN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 6/ TERVEYSLAUTAKUNTA

HELSINGIN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 6/ TERVEYSLAUTAKUNTA HELSINGIN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 6/2011 1 134 LAUSUNTO KIRJEESTÄ SOSIAALI- JA TERVEYDENHUOLLON MAKSUKATOSTA Terke 2011-284 Esityslistan asia TJA/15 TJA Terveyslautakunta päätti antaa kirjeestä kaupunginhallitukselle

Lisätiedot

REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10

REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 Salon kaupunki 2322/07.01.01.02.00/2016 REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 Laatimispvm: 22.6.2016 Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. 1. Rekisterin

Lisätiedot

Henkilötietolain (523/1999) 36 :ään perustuva biopankin ilmoitusvelvollisuus

Henkilötietolain (523/1999) 36 :ään perustuva biopankin ilmoitusvelvollisuus Henkilötietolain (523/1999) 36 :ään perustuva biopankin ilmoitusvelvollisuus Henkilötietolain (HetiL) 36 :ssä säädetään rekisterinpitäjän ilmoitusvelvollisuudesta. Sen mukaan rekisterinpitäjän on ilmoitettava

Lisätiedot

Laki. väestötietolain muuttamisesta

Laki. väestötietolain muuttamisesta EV 27711998 vp - HE 192/1998 vp Eduskunnan vastaus hallituksen esitykseen Iaeiksi väestötietolain ja rekisterihallintolain 2 :n muuttamisesta Eduskunnalle on annettu hallituksen esitys n:o 192/1998 vp

Lisätiedot

Tietosuojaseloste. Nimi ja vastuualue Sosiaalityön johtaja Yhteystiedot Koulutie 6, Pirkkala Puh

Tietosuojaseloste. Nimi ja vastuualue Sosiaalityön johtaja Yhteystiedot Koulutie 6, Pirkkala Puh 1 30.1.2015, 21.1.2016 Selosteen laadinta-/ tarkastuspvm. 1. Rekisterinpitäjä Nimi Perusturvalautakunta Yhteystiedot (osoite, puhelin, sähköposti, fax) Suupantie 11, 33960 Pirkkala Puh. 03 565 24000 2.

Lisätiedot

Lausuntopyyntö STM 2015

Lausuntopyyntö STM 2015 Lausuntopyyntö STM 2015 1. Vastaajatahon virallinen nimi Nimi - Liikenne- ja viestintäministeriö 2. Vastauksen kirjanneen henkilön nimi Nimi - Johanna Särkijärvi 3. Vastauksen vastuuhenkilön yhteystiedot

Lisätiedot

Asiointi Sirpa Salminen

Asiointi Sirpa Salminen Asiointi 25.3.2013 Sirpa Salminen Asiointi Asiakas- ja toiminnanohjaus organisaation kokonaisvaltainen tapa toimia, jossa suunnataan kaupungin voimavaroja oikeisiin asiakkaisiin / palveluihin. yhtenäinen

Lisätiedot

3 Erityislainsäädäntö Varhaiskasvatuslaki /36

3 Erityislainsäädäntö Varhaiskasvatuslaki /36 1 Rekisterinpitäjä Nimi Forssan kaupunki 2 Rekisteriä hoitava henkilö tai yhteyshenkilö Puhelin Vaihde 03 41 411 Postiosoite PL 62, 30101 Forssa Käyntiosoite Turuntie 18, Forssa Nimi Raija Österberg REKISTERISELOSTE

Lisätiedot