Kajaanin kaupunki. Vuoden 2016 talousarvion. täytäntöönpano-ohjeet

Transkriptio

1 Kajaanin kaupunki Vuoden 2016 talousarvion täytäntöönpano-ohjeet

2 1. Talousarvion sitovuus Kajaanin kaupunginvaltuuston on hyväksynyt kokouksessaan vuoden 2016 talousarvion ja vuosien taloussuunnitelman. Vuosi 2016 on toimielimiä sitova ja suunnitelmavuodet ohjeellisia. Toiminnalliset tavoitteet Taloudelliset tavoitteet Toimialojen tuloskorttien tavoitteet vuodelle 2016 Käyttötalous: Toimialan toimintakate Investoinnit (netto) Jos talousarviossa suunniteltu investointikohde jää kokonaan toteuttamatta, sille varattu määräraha voidaan käyttää muuhun vuoden 2016 talousarviossa varattuun investointikohteeseen kaupunginhallituksen päätöksellä. Hakekohtaisesti rakennukset > 1,0 miljoonaa euroa muut aineelliset hyödykkeet ja käyttöomaisuusarvopaperit Tulosaluekohtaisesti maa- ja vesialueet kiinteät rakenteet ja laitteet rakennukset < 1,0 miljoonaa euroa Toimialakohtaisesti irtain omaisuus Liikelaitokset ja tytäryhtiöt Sitovat tavoitteet 2016 on esitetty erillisessä taulukossa ao. liikelaitoksen ja tytäryhtiön tekstissä. Kuntayhtymät ja niiden liikelaitokset Kainuun sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymä osuuksia vastaava peruspääoman korko kuntarahoitusosuus Kainuun liitto -kuntayhtymä osuuksia vastaava peruspääoman korko kuntarahoitusosuus Kainuun jätehuollon kuntayhtymä osuuksia vastaava peruspääoman korko

3 2. Käyttösuunnitelmien vahvistaminen Kaupungin hallintosäännön 23 :n mukaan kaupunginhallituksen, lautakuntien ja johtokuntien kunkin osaltaan tulee käsitellä käyttösuunnitelmat valtuuston hyväksymän talousarvion pohjalta. Käyttösuunnitelma on valtuuston hyväksymää talousarviota yksityiskohtaisempi toiminnallinen ja taloudellinen selvitys tehtävistä ja määrärahoista. Pääsääntöisesti talousarvio laaditaan käyttösuunnitelmatasolle eli alimmalle tasolle, mutta käyttösuunnitelmassa on syytä tarkentaa sanallisesti eri määrärahojen sisältöä. Määrärahat kohdistetaan tuotettaville palveluille ja oikeille tileille. Käyttösuunnitelma on johtamisen keskeinen väline toimialan sisällä ja antaa pohjan toiminnan ja määrärahojen seurannalle. Käyttösuunnitelman laadinnassa on otettava huomioon kaupunginvaltuuston hyväksymän strategian tavoitteet, niiden arviointikriteerit sekä sitovien tavoitteiden toteuttamiseen tarvittavat toimenpiteet. 3. Henkilöstö Henkilöstöjohtamista toteutetaan Kajaanin kaupungin hyväksymän henkilöstöstrategian mukaisesti. Henkilöstömäärää pyritään vähentämään. Kun henkilöstöä eläköityy tai lähtee pois kaupungin palveluksesta, jokaisen auki tulevan paikan kohdalla harkitaan, voidaanko se jättää täyttämättä. Mikäli päädytään siihen, että henkilö on palkattava, pyritään löytämään talon sisältä henkilö tai jakamaan jäljelle jääneet tehtävät. Samaten on harkittava, voidaanko tehtävä jättää kokonaan tai osittain täyttämättä. Tätä henkilöstösuunnittelutyötä tehdään normaalina toimintana osana johtamista. Täytettävät paikat käsitellään henkilöstösuunnittelutyöryhmässä. Uusien työntekijöiden/viranhaltijoiden palkkaamiseen on haettava lupa kirjallisesti toimialajohtajalta. Harkinnanvaraiseen palkankorotukseen on haettava lupa kirjallisesti henkilöstöpäälliköltä. Työpaikkakokouksissa tulee käsitellä tuloksellisuutta koskeva suositus, jonka tavoitteena on tuottavuuden kasvu, tuloksellisuuden kehittäminen ja palvelujen parantaminen sekä työhyvinvoinnin parantaminen. Työhyvinvoinnin ylläpito ja tuloksellisuuden parantaminen on toteutettava samanaikaisesti. Työyhteisöjen toimivuustutkimusten tulokset on hyödynnettävä niin, että tulokset käsitellään työpaikkakokouksissa. Esimiesten vastuulla on toimivuustutkimusten tulosten hyödyntäminen työpaikkojen kehittämisessä.

4 4. Hankinnat Perusedellytys hankinnan toteuttamiseen on, että tavaran tai palvelun tarve on välttämätön ja että talousarviossa on hankinnalle osoitettu määräraha. Hankintalain menettelyjä on noudatettava kaikissa kansalliset kynnysarvot ylittävissä eli yli euron tavara- ja palveluhankinnoissa, yli euron sosiaali- ja terveyspalveluiden sekä työvoimapoliittisen koulutuspalveluiden hankinnassa sekä yli euron rakennusurakoiden hankinnassa. Kansalliset kynnysarvot alittavissa hankinnoissa noudatetaan Kajaanin kaupungin elokuussa 2013 päivitettyä pienhankintaohjetta. Samassa yhteydessä laadittiin ohjeet hankintojen yritysvaikutusten arvioinnin kirjaamisesta hankintapäätökseen. Molemmat ohjeet löytyvät hankintatoimen Intranet / Internet sivuilta. Hankintaan on valittava parhaiten soveltuva hankintamenettely ottaen huomioon hankinnan arvo ja luonne, mahdollisten tarjoajien lukumäärä, hankinnassa oleva neuvottelutarve sekä muut seikat. Tarkempaa tietoa löytyy pienhankintaohjeesta tai kysymällä hankintatoimesta (kilpailutusta vaativat hankinnat). Keskitetyt kilpailutukset tulee suorittaa hankintatoimen käytössä olevan kilpailutusjärjestelmän avulla. Pienhankintaohjeistus kehottaa ko. järjestelmän käyttöä jo yli euron hankintojen kilpailuttamiseksi. Hankintapäätökset tehdään käytössä olevassa asianhallintajärjestelmässä. Yli euron erillishankinnasta (ei voimassa olevaa sopimusta / puitejärjestelyä) tulee tehdä hankintapäätös, johon on kirjattu myös yritysvaikutusarviointi. Kajaanin kaupungin hankintatoimen Intranet / Internet-sivuilla on ajantasainen hankintakalenteri, josta näkyvät voimassa olevat sopimukset / puitejärjestelyt. Tavara- tai palveluhankintoja suoritettaessa valituksi tulleilta puitesopimustoimittajilta on toimittajien välillä tarvittaessa järjestettävä minikilpailutus, mikäli se tuotteiden ominaisuuksien ja palveluiden saatavuuden kannalta on mahdollista järjestää (hankintakalenteri). Tilaajan on noudatettava niitä puitejärjestelyjä ja - sopimuksia, jotka kuuluvat keskitetysti sovittavien hankintojen piiriin. Toimialojen- ja tulosyksiköiden tulee tehdä hankintansa valituilta sopimustoimittajilta (hankintakalenteri). Suorahankintoja voidaan tehdä vain perustellusta syystä suorahankinnan edellytysten täyttyessä. Suorahankintaperuste tulee kirjata hankintapäätökseen. Huomioitavaa, ettei kaupungin hankintoja saa tehdä lainkaan työpaikoilla kiertäviltä kauppiailta eikä puhelinmyyjiltä!

5 Hankintojen toteutumista (ostopaikan, hintojen ja ehtojen oikeellisuus, laatu) on valvottava (tilaaja, laskujen asiatarkastaja / hyväksyjä). Havaituista puutteista on välittömästi ilmoitettava toimittajalle ja mahdolliset reklamaatiot on dokumentoiva ja toimitettava keskushallintoon hankintatoimeen. Lomakepohja löytyy hankintatoimen Intranet / Internet -sivuilta. 5. Tilaajavastuu Laki tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä edistää yritysten välistä tasavertaista kilpailua ja työehtojen noudattamista. Lisäksi se velvoittaa yritykset varmistamaan, että niiden kanssa vuokratyötä ja alihankintasopimuksia tekevät yritykset täyttävät omalta osaltaan lakisääteiset velvoitteensa. Lain mukaan tilaaja on velvollinen selvittämään, onko yritys merkitty ennakkoperintä- ja työnantajarekistereihin sekä arvonlisävelvollisten rekisteriin. Samoin tulee mm. selvittää, onko yritys maksanut verot, ottanut eläkevakuutukset sekä minkälaista työehtosopimusta työhön sovelletaan tai mitkä ovat keskeiset työehdot. Myös työterveyshuollon järjestäminen on selvitettävä. Tiedot on hankittava myös ulkomaisista yrityksistä. Lakia sovelletaan, jos vuokrattujen työntekijöiden työskentely kestää yli 10 työpäivää tai jos alihankintasopimuksen arvo ylittää euroa ilman arvonlisäveroa. Tällä tarkoitetaan sopimuksen koko arvoa erittelemättä siitä työn osuutta. Tilaajan ei tarvitse pyytää tietoja, jos hän voi perustellusti luottaa siihen, että sopimuspuoli täyttää lakisääteiset velvoitteensa. Tällaisia osapuolia ovat muun muassa valtio, kunta ja seurakunta sekä julkiset osakeyhtiöt, valtion liikelaitokset, kunnan omistamat yhtiöt tai vastaavat ulkomaiset yritykset. Luottamuksen voidaan katsoa toteutuvan yleensä myös, jos sopimuksen osapuolen toimintaa tai sopimussuhdetta voidaan pitää vakiintuneena. Mikäli lain edellyttämää selvitystä ei ole tehty, tilaaja määrätään maksamaan erityinen laiminlyöntimaksu. Maksu on määrältään euroa. Tilaajalle voidaan määrätä korotettu laiminlyöntimaksu, jos se on tehnyt sopimuksen liiketoimintakieltoon määrätyn elinkeinonharjoittajan kanssa. Maksu voidaan lisäksi määrätä, jos tilaaja selvityksen tekemisestä huolimatta osoittaa selvää piittaamattomuutta siitä, että tietää sopimuskumppaninsa laiminlyövän esimerkiksi työnantajavelvoitteitaan. Maksu on määrältään euroa. Päätöksen maksusta tekee se aluehallintovirasto, johon lakia valvova työsuojeluviranomainen kuuluu. 6. Talousarvion seuranta Talousarvion taloudellisten ja toiminnallisten tavoitteiden toteutumisesta annetaan vuosittain kaksi seurantaraporttia kaupunginvaltuustolle. Toteutumat raportoidaan huhtikuun ja elokuun lopun tilanteesta. Tarkemmat raportointiohjeet annetaan n. kuukautta ennen raportointia. Kaupunginhallitus, lautakunnat ja liikelaitosten johtokunnat seuraavat oman toiminnan kehittymistä kuukausittain.

6 Lisäksi lautakuntien ja liikelaitosten tulee antaa kuukausittain lyhyt vapaamuotoinen analysoitu katsaus talousarvion toteutumisesta ja tilinpäätösennusteesta Kajaanin kaupungin talousjohtajalle. 7. Talousarviomuutokset Jos toiminnassa tapahtuu sellaisia muutoksia, etteivät talousarviomäärärahat toimialalla tule riittämään niin ao. lautakunnan on tehtävä välittömästi esitys kaupunginhallitukselle ja edelleen kaupunginvaltuustolle talousarviomuutokseksi. 8. Muuta huomioitavaa Kaupunki käyttää ostolaskujen ja muistioiden käsittelemiseen sähköistä ostolaskujen kierrätysjärjestelmää, Rondo R8:a. Ostolaskut vastaanottaa ulkopuolinen palveluntuottaja, joka reitittää laskut asiatarkastajille. Tavaran/palvelun ostaja/tilaaja vastaa siitä, että toimittajalla on riittävät tiedot laskutukseen. Laskussa tulee olla yksilöity tieto siitä, mille tulosyksikölle lasku kuuluu, tilaajan nimi tai muu tilaajan antama tunnus, jonka perusteella lasku voidaan ohjata oikeaan yksikköön tarkastusta varten. Muutoksista laskujen asiatarkastaja- ja hyväksyjäluettelossa on ilmoitettava Kainuun sote kuntayhtymälle järjestelmän käyttöoikeuksien päivittämistä ja laskujen oikeaa reitittämistä varten. Toimielimen päätös käyttöoikeuksista toimitetaan samassa yhteydessä kun muutoksista / päivitystarpeista ilmoitetaan. Laskun asiatarkastajan ja hyväksyjän tulee huolehtia laskun nopeasta kierrosta. Laskun hyväksyjä on vastuussa hankinnan/palvelun laskun oikeellisuudesta ja maksukelpoisuudesta sekä määrärahan riittävyydestä. Laskun hyväksymisen jälkeen lasku siirtyy heti kirjanpitoon, vaikka lasku menee maksuun vasta eräpäivänä. Laskujen hyväksyminen ajallaan varmistaa, että kirjanpito on ajan tasalla menojen suhteen. Kukaan ei saa hyväksyä omia tilauksia/ostoja. Tositteiden sisältöön on kiinnitettävä edelleen erityistä huomiota. Tositteesta tai sen liitteestä on käytävä selville, mitä palvelua tai tavaraa on hankittu. Ostolaskuja selventämään on syytä käyttää kommenttilappuja. Kirjanpidon korjaustositteiden osalta on tositteesta käytävä ilmi, mitä aikaisempaa kirjausta ja tositetta korjataan ja mistä syystä. Vähennysrajoitteiset ostot: Henkilökunnan muistamiset eivät oikeuta vähennyksen/palautuksen kirjaamista. Näiden laskujen sisältämä arvonlisävero kirjataan vähennysrajoitteisella ALV-koodilla 01. Vähennysrajoite koskee henkilökunnan lisäksi luottamustoimihenkilöitä sekä esim. yksityisen päivähoidon henkilöstöä.