Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin viestintäpolitiikka

Transkriptio

1 sivu 1 (5) Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin viestintäpolitiikka Viestintäpolitiikka on hyväksytty Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin hallituksessa. Viestintäpolitiikka on voimassa toistaiseksi ja sitä tarkistetaan hallituskauden vaihtuessa tai hallituksen sitä muulloin halutessa. Sisältö Viestinnän arvot VSSHP:ssä Mitä viestintä on? Viestintä VSSHP:ssä Viestinnän tavoitteet Viestinnän kohderyhmät Viestinnän kanavat Viestinnän vastuut ja valtuudet Viestinnän seuranta Viestintä poikkeusoloissa Viestintäkoulutus Viestintäsuunnittelu LIITE: Viestintää ohjaavat lait ja säännökset Viestinnän arvot VSSHP:ssä Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin strategia uudistettiin vuonna 2007 ja se ulottuu vuoteen VSSHP:n strategian mukaan perusarvot ovat demokratia, potilaslähtöisyys, oikeudenmukaisuus, tehokkuus, henkilöstön hyvinvointi ja jatkuva uudistuminen. VSSHP:n strategiasta on johdettu viestinnän arvot: Demokratia: Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin viestintä perustuu yhteiseen arvopohjaan ja yhteisesti hyväksyttyihin periaatteisiin. Potilaslähtöisyys: Viestintä tukee sairaanhoitotoimintaa. Viestintä helpottaa potilaiden, väestön ja sidosryhmien mahdollisuuksia saada tietoa sairaaloiden toiminnasta, palvelujen saatavuudesta ja hoitotuloksista. Suomen- ja ruotsinkieliset potilaat ja omaiset saavat tietoa ja palvelua omalla äidinkielellään. Oikeudenmukaisuus: Hyvä viestintä on kiinteä osa oikeudenmukaista, kuuntelevaa ja kannustavaa johtamista. Tehokkuus: Viestinnällä edistetään sairaanhoitopiirin tehokasta yhteistyötä omistajakuntien ja muiden yhteistyötahojen kanssa. Henkilöstön hyvinvointi: Avoin ja aktiivinen viestintä parantaa tiedonkulkua, tukee henkilökunnan työhyvinvointia ja työtyytyväisyyttä sekä lisää vaikutusmahdollisuuksia oman työpaikan ja toiminnan kehittämiseen. Jatkuva uudistuminen: Vuorovaikutteinen, kuunteleva ja työyhteisöä osallistava viestintä on oleellinen osa jatkuvaa uudistumista.

2 sivu 2 (5) Mitä viestintä on? Viestintä on vuorovaikutteinen prosessi, jossa eri tahot vaihtavat informaatiota. Viestimällä keskenään ihmiset luovat, käsittelevät ja ylläpitävät merkityksiä. Viestintä on suullista, kirjallista, painettua, sähköistä, sanatonta ja symbolista. Ilmeet ja eleet tukevat viestintää. Viestintä on jatkuvaa toimintaa. Kaikki viestivät! Viestintä ei ole vain viestintäyksikön tai ylimmän johdon tai esimiesten asia. Viestintä koskee jokaista VSSHP:n työntekijää. Viestinnän vaikutuksia voi mitata. Viestintä VSSHP:ssä VSSHP:n viestinnällisiä edellytyksiä ovat - yhtenäiset toimintaohjeet ja toimintatavat koko työyhteisössä - viestinnällisesti aktiivinen ja osaava henkilökunta - nykyaikaisten ja tehokkaiden viestintäkeinojen oikea-aikainen käyttäminen - tehokas viestintä myös poikkeusoloissa VSSHP:ssä noudatetaan seuraavia hyvän viestinnän periaatteita: - viestintä on palvelua ja palvelu on viestintää - asioista viestitään totuudenmukaisesti ja oikea-aikaisesti ja erityisesti muutostilanteissa riittävän varhain - viestinnässä kunnioitetaan kansalaisten oikeutta yksityisyyden suojaan - viestintätilanteessa jokainen työntekijä on oman työnsä asiantuntija - viestinnässä noudatetaan lakeja ja säännöksiä Viestinnän tavoitteet VSSHP:n viestinnän tavoitteena on tukea strategisten päämäärien saavuttamista ja erityisesti - tukea potilaiden hoitoa - parantaa VSSHP:n julkisuuskuvaa - tehostaa asiakaspalvelua ja lisätä asiakastyytyväisyyttä - tukea henkilökunnan rekrytointia ja perehdyttämistä - edistää henkilökunnan tietämystä omasta työyhteisöstään - tukea henkilökunnan sosiaalista kanssakäymistä - parantaa kansalaisten mahdollisuuksia saada sairauksia ja hoitopalveluita koskevia tietoja - toimia hyvin myös poikkeusoloissa Viestinnän kohderyhmät VSSHP:n viestinnän kohderyhmiä ovat - oma henkilökunta - lääketieteen ja sairaanhoitoalan opiskelijat - potilaat, omaiset ja vierailijat sekä muut asiakkaat - VSSHP:n alueella asuva väestö - jäsenkuntien edustajat - VSSHP:n terveyskeskukset sekä muut sosiaali- ja terveydenhuollon toimijat - VSSHP:n ulkopuolella toimivat sosiaali- ja terveysalan toimijat - tiede- ja tutkimusyhteistyökumppanit - muut yhteistyökumppanit ja sidosryhmät

3 sivu 3 (5) Viestinnän kanavat VSSHP:n käyttämät viestintäkanavat on ryhmitelty alla olevaan taulukkoon: Viestintäkanavan tyyppi Henkilöiden väliset kontaktit Sisäisen viestinnän kanavia esimiesten ja alaisten väliset keskustelut työpaikkakokoukset muut kokoukset henkilöstötilaisuudet puhelin sähköposti kirje Ulkoisen viestinnän kanavia asiakaspalvelutilanteet kokoukset sidosryhmien informointitilaisuudet puhelin sähköposti kirje Tekniset kanavat intranet ilmoitustaulut sisäradio (sisäiset kuulutukset) internet ekstranet virallinen ilmoitustaulu joukkoviestimet Omat painotuotteet monistetut kertatiedotteet säännölliset viikkotiedotteet henkilöstölehti tiedotuslehdet vuosijulkaisut potilasoppaat muut painotuotteet Maksulliset kanavat rekrytointi-ilmoitukset luettelotiedot ja muut maksulliset ilmoitukset muu markkinointiaineisto Viestintäkanavien käyttö määritellään tarkemmin viestintäsuunnitelmassa. Viestinnän vastuut ja valtuudet Viestinnän vastuut määritellään VSSHP:n hallintosäännössä (18 ja 51 ) ja toimintasäännössä (17 ). Kuntayhtymän tiedottamista johtaa hallitus, joka myös hyväksyy yleiset ohjeet tiedottamisesta. Sairaanhoitopiirin johtaja johtaa kuntayhtymän sisäistä ja ulkoista viestintätoimintaa. Viestintäpäällikkö vastaa sairaanhoitopiirin johtajan johdolla kuntayhtymän tiedottamisesta. Koska viestintä on yhteistyötä, joka koskettaa kaikkia työntekijöitä, viestintää käsitellään myös VSSHP:n voimassa olevassa yhteistoimintasopimuksessa. Yhteistoimintasopimuksen 3 :ssä todetaan mm., että VSSHP:n on - annettava henkilöstölle esiin tulevien asioiden käsittelyn kannalta tarpeelliset tiedot - turvattava henkilöstön vaikuttamismahdollisuudet yhteistoiminta-asioissa - tiedotettava piirin tavoitteita koskevista yleisistä asioista ja niiden kehitysnäkymistä - tiedotettava erityisesti henkilöstön asemaan oleellisesti vaikuttavista tekijöistä, jotka sisältyvät toiminta- ja taloussuunnitelmiin - pyrittävä tiedottamisessa molemminpuoliseen aktiivisuuteen, oikea-aikaisuuteen ja työyhteisön sisäiseen tiedonkulkuun Kullakin organisaatiotasolla vastuulliseksi johtajaksi valitulla on myös viestintävastuu. Vastuuhenkilöt voivat jakaa viestintävastuuta edelleen alaisilleen.

4 sivu 4 (5) Viestinnän perustasoja ovat osastot ja niitä vastaavat työyksiköt, joiden esimies vastaa osastonsa viestinnästä. Viestintä lähtee yksilöistä. Jokainen työntekijä on vastuussa omasta viestinnästään. Jokaisella työntekijällä on oikeus kertoa omasta työstään, kuitenkin tietosuojan vaatimukset huomioiden. VSSHP:ssä on viestintäyksikkö. Viestintäyksikkö kuuluu hallintokeskukseen, jota johtaa sairaanhoitopiirin johtaja. Hallintokeskuksessa viestintäyksikkö sijoittuu hallintotoimistoon. Viestintäyksikkö huolehtii sairaanhoitopiirin johtajan antamien ohjeiden ja määräysten mukaisesti kuntayhtymän yleisistä tiedotustehtävistä ja viestinnästä. Viestinnän seuranta Viestinnän vaikuttavuutta ja onnistumista seurataan säännöllisesti tehtävillä mittauksilla. Mittauksista saatavia tietoja käytetään viestinnän kehittämiseen ja resursointiin. Mittausmenetelmien käyttö määritellään tarkemmin vuotuisissa viestintäsuunnitelmissa. Viestintä poikkeusoloissa Viestinnän tärkeys korostuu poikkeuksellisissa olosuhteissa. VSSHP:n kannalta sellaisia poikkeustilanteita voivat olla suuronnettomuudet, laajat epidemiat, työtaistelutilanteet, häiriötilanteet työyksiköissä tai infrastruktuurin toimintahäiriöt. VSSHP varautuu poikkeusolojen viestintään erillisillä ohjeilla, koulutuksella, harjoituksilla sekä kriisioloihin mitoitetulla viestintätekniikalla. Viestintäkoulutus VSSHP tarjoaa ja järjestää henkilökunnalleen viestintäkoulutusta, joka on mitoitettu sopimaan työntekijöiden viestinnälliseen vastuuseen ja viestinnällisiin tarpeisiin työyhteisössään. Viestintäkoulutuksen laajuus ja laatu määritellään tarkemmin viestintäsuunnitelmassa. Viestintäsuunnittelu Viestintäpolitiikkaan perustuvat viestinnälliset toimenpiteet, niiden aikataulu ja vastuuhenkilöt sekä niihin varattavat resurssit määritellään viestintäsuunnitelmassa. Viestintäpolitiikan toimenpano määritellään sairaanhoitopiirin vuosittaisessa viestintäsuunnitelmassa, jossa esitetään mahdolliset viestinnän resurssimuutokset myös taloussuunnitelmakauden kahdelle seuraavalle vuodelle. Tulosyksiköt laativat omaan toiminta- ja taloussuunnitteluunsa liittyvän vuosittaisen viestintäsuunnitelman, joka perustuu sairaanhoitopiirin viestintäpolitiikkaan.

5 sivu 5 (5) LIITE Viestintää ohjaavat lait ja säännökset Lait ja asetukset Suomen perustuslaki (731/1999) takaa kaikille kansalaisille sananvapauden ja oikeuden saada tieto viranomaisten julkisista asiakirjoista. Myös virkamiehillä on perustuslailla suojattu sananvapaus. Kuntalaki (365/1995) korostaa kunnan ja asukkaiden vuorovaikutusta. Se velvoittaa tiedottamaan asioista jo valmisteluvaiheessa. Kuntalain tiedotussäännöksessä korostetaan tehdyistä ratkaisuista ja niiden vaikutuksista tiedottamista. Hallintolaki (434/2003) säätää hyvän hallinnon perusteista ja hallintoasioissa noudatettavista menettelytavoista sekä asiakirjojen lähettämisen ja tiedoksiannon menettelyvaatimuksista. Siinä säädetään myös viranomaisen neuvonta- ja opastamisvelvollisuudesta. Viranomaisten toiminnan julkisuudesta säädetty laki (621/1999) ja asetus (1030/1999) muodostavat julkisuuslainsäädännön. Sen tarkoitus on edistää tiedonsaantia ja hyvää tiedonhallintatapaa ja selkeyttää salassapitoperusteita. Julkisuuslaissa säädetään asiakirjojen julkisuudesta. Kielilaissa (423/2003) säädetään kansalaisten oikeudesta käyttää omaa kieltään asioidessaan viranomaisen kanssa. VSSHP on kaksikielinen kuntayhtymä, mikä velvoittaa sitä käyttämään asioinnissa joko suomea tai ruotsia asiakkaan äidinkielen mukaan. Henkilötietolaki (523/1999) toteuttaa yksityisyyden suojaa turvaavat perusoikeudet henkilötietoja käsiteltäessä ja säätää rekisterinpitäjän tiedotusvelvoitteet rekisteröidyille.. Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (13/2003) säätää hallintoasioiden sähköisestä vireillepanosta ja käsittelystä sekä päätöksen sähköisestä tiedoksiannosta. Sähköisen viestinnän tietosuojalaki (516/2003) sisältää säädöksiä sähköisen viestinnän luottamuksellisuudesta ja yksityisyyden suojasta sekä tietoturvasta. Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004) säätää työntekijää koskevien henkilötietojen käsittelystä sekä työntekijän sähköpostiviestin hakemisesta ja avaamisesta. Tekijänoikeuslaissa (404/1961) ja asetuksessa (574/1995) määritellään tekijöiden oikeuksista kirjallisiin, kuvallisiin, sähköisesti tallennettuihin tai muunlaisiin teoksiin. Laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992) säätää potilasasiakirjojen salassapidosta ja potilasrekisteritietojen luovuttamisesta ulkopuolisille. Erikoissairaanhoitolaki (1062/1989) säätää hoitoonpääsyaikojen tiedottamisvelvollisuudesta. Laki työnantajan ja henkilöstön välisestä yhteistoimintamenettelystä (449/2007) kunnissa säätää työnantajan tiedottamisvelvollisuuksista. Säännöt, ohjeet ja sopimukset Suomen Kuntaliitto julkaisema Kunnan viestintä (2004) sisältää runsaasti perustietoja kunnan (ja samalla kuntayhtymän) tiedotuksesta. VSSHP:n yhteistoimintasopimus ( ) sisältää tärkeimmät tiedottamiseen liittyvät velvoitteet ja oikeudet työnantajan ja henkilöstön välillä. VSSHP:n hallintosääntö ( ) säätää kuntayhtymän viestinnän johtamisvastuut. VSSHP:n toimintasääntö ( ) määrittelee johtavien ja itsenäisessä asemassa olevien työntekijöiden toimivallan.