Transkriptio

1 Kalenteri 1.0 Sähköinen ajanvaraus Ohjeet Näin pääset alkuun SD InnoWorks

2 Lyhyesti tästä ohjelmasta InnoWorks Kalenteri on Windows-käyttöjärjestelmässä toimiva ajanvarausohjelma. Ohjelman tarkoitus on toimia sähköisenä kalenterina, johon käyttäjä tekee merkintöjä (ajanvarauksia tai tilavarauksia). Ohjelmaan voi luoda hinnaston tarjottaville palveluille ja tuotteile. Ohjelma muodostaa myös suuntaa antavia raportteja tehdyistä työtunneista ja ajanvarausten perusteella kertyneistä myyntituloista. Ohjelman asiakasrekisteriin kerätyille asiakkaille voi lähettää massapostia kopioimalla asiakkaiden sähköpostiosoitteet sähköpostiviestin vastaanottajiin. Asiakas asentaa ohjelman itse InnoWorksin Internet-sivujen kautta omalle tietokoneelleen. Sisällysluettelo Päänäkymä...3 Asetukset - työpäivät ja työaika...4 Työkalurivi...5 Hinnaston luominen...6 Uusi merkintä...7 Useiden merkintöjen tekeminen...9 Raporttien katselu...10 Asiakasrekisteri...12 Varmuuskopion tekeminen...13 Tietojen palauttaminen varmuuskopiosta...14 Ohjelman päivitys...15 SD InnoWorks tuki@innoworks.fi

3 Päänäkymä Alla päänäkymä InnoWorks Kalenteri -ohjelmasta. Kalenteriin on asetettu oletuksena työaika maanantaista lauantaihin klo välille. Ajanvarausmerkintöjä voit tehdä 5-60 minuutin tarkkuudella oranssista Uusi merkintä -painikkeesta painamalla. Alla olevassa esimerkissä tarkkuus on 15 minuuttia. Jos tahdot tehdä muutoksia kalenterin työaikoihin ja lisätä useammalle käyttäjälle kalenterit, niin neuvomme kuinka se tehdään seuraavilla sivuilla. Kerromme tarkemmin myös muista ohjelman ominaisuuksista. Yllä mainittuja Asetuksia pääset muokkaamaan painamalla ratas-kuvaketta. Lue lisää asetuksista sivulta 4. Muihin työkalurivin kuvakkeisiin tutustutaan myöhemmin sivulla 5.

4 Asetukset - työpäivät ja työaika Rastita työpäivät ja valitse työpäivän alkamis- ja päättymisaika. Näiden työaikojen määrittäminen ei rajaa pois mahdollisuutta tehdä merkintöjä myös työpäivän ulkopuolelle. Kalenterin näkymän tarkkuuden voit valita 5-60 min väliltä. Asetuksia voit vielä muokata myöhemmin tarpeisiin sopiviksi. Lisää uusi -kohdasta saat lisättyä uusia kalentereita. Kalentereiden määrää ei ole rajoitettu, joten voit luoda useampia. Jos työntekijöitä on yksi, on ohjelmassa valmiina jo oletuskalenteri. Esimerkkiin on luotu Kaisa Kampaajalle ja Piia Parturille omat kalenterit ja poistettu Oletuskalenteri. Kalenterit sopivat myös tilojen, kuten luokkien ja salien ajanvaraukseen ja joka tilalle voidaan luoda oma kalenteri. Poista -kohdasta valitun henkilön tai tilan kalenteri poistetaan pysyvästi merkintöineen. Merkintöjen raahaaminen on oletuksena estetty, ettei hiiren heilautuksella tai kosketusnäytöllisissä laitteissa sipaisemalla merkinnät liikahda väärään kohtaan. Eston voi poistaa tarvittaessa. Kalentereiden nimiä voidaan muuttaa painamalla kaksi kertaa hitaasti nimen kohdalta.

5 Työkalurivi Kalenterit Uusi merkintä Näkymä Tänään Näytä vuorokausi Asetukset Tulosta Raportit Asiakkaat Kalenteri -painikkeesta valitaan näytettävät kalenterit. Uusi merkintä -painikkeesta tehdään kalenteriin uusi merkintä. Merkinnöistä lisää sivulta 7 alkaen. Näkymä -painikkeella muutetaan kalenterit näkymään päivä-, viikko-, kuukausi- tai vuosi-näkymässä. Tänään -painikkeella pääset palaamaan tähän päivään, jos esimerkiksi selailet kalenteria pitkällekin eteenpäin ja haluat palata takaisin tämän päivän näkymään nopeasti. Näytä vuorokausi / Näytä työtunnit -painikkeella kalenterissa näkyy koko vuorokauden kellonajat. Vastaavasti samasta painikkeesta pääsee myös takaisin näkymään, jossa näytetään vain työtunnit. Asetukset -painikkeesta avautuu uusi ikkuna, josta muokataan ohjelman ominaisuuksia, hinnastoa sekä luodaan ja palautetaan varmuuskopio. Asetuksista on kerrottu sivulla 4, 6 ja Tulosta -painikkeella voi tulostaa näkyvillä olevat merkinnät. Raporteista pääset tarkastelemaan merkinnöistä kertyneitä työtunteja ja myyntituloja. Asiakkaat -painikkeella avautuu asiakasrekisteri, jossa on asiakkaiden yhteystiedot ja asiointihistoria. Alla olevassa esimerkissä on nähtävissä kaksi kalenteria rinnakkain päivä -näkymässä 30 minuutin tarkkuudella.

6 Hinnaston luominen (ei pakollinen) Jos haluat käyttää aikoja varatessa hinnastoa, voit tätä kautta luoda valittavissa olevia hinnoiteltuja palveluita. Hinnat näytetään verollisina. ALV on oletuksena 24% ja sitä voit muuttaa viereisestä Yritystiedot -välilehdestä. Hinnastoa käyttämällä pystyt seuraamaan myyntiäsi ja työtunteja Raportitosiossa (s ). Uusia tuotteita / palveluita lisätään Lisää uusi -kohdasta. Ensimmäisenä ohjelma luo pääotsikon, jonka valitsemalla aktiivikseksi saat lisättyä alaotsikoita. Voit valintaruudun rastittamalla piilottaa sesonkeihin liittyvät tuotteet/palvelut hinnastosta.

7 Uusi merkintä Hiirellä voit valita ruudun (tai vasen hiiren painike pohjassa vetämällä useamman ruudun), johon merkintä tehdään. Oranssista plus-merkistä tehdään ajanvaraus, eli uusi merkintä valittuun/valittuihin ruutuihin, jonka jälkeen avautuu uusi ikkuna tekstikenttineen. Kenttiin syötetään aloitus- ja päättymisaika, vapaa aihe ja lisätiedot. Tähän ikkunaan voit rastittamalla merkitä myös koko päivän kestävän tapahtuman, kuten koulutuksen tai vapaapäivän. Koko päivän kestävät tapahtumat näkyvät aina ylimmäisellä rivillä. Jos olet luonut hinnaston tarjoamillesi tuotteille ja palveluille, saat ikkunan oikeasta yläkulmasta esiin tuon hinnaston painamalla Lisää hinnastosta. Listalta voit valita tarvittavat tuotteet / palvelut. Merkinnän voit poistaa painamalla hiiren oikealla merkinnän päältä ja valitsemalla poista. Merkitse näkyvyys -kohtaan Työtunti, jos haluat, että merkintä lasketaan työajaksi. Muutoin valitse muu vaihtoehto. Merkintä voidaan tehdä myös kaksoisklikkaamalla kyseistä ruutua.

8 Uusi merkintä Aihe -kenttään voit kirjoittaa vapaan tekstin, joka näkyy kalenteriin tehdyssä merkinnässä. Näkyvyys -kohdassa työtunneiksi määritetyt merkinnät lasketaan raporteissa työtunteina, muuksi määritettyjä merkintöjä ei lasketa työaikaan. Valittuasi hinnastosta tuotteet / palvelut, voit määritellä mahdolliset alennusprosentit, jotka ohjelma laskee. Loppusumma näyttää verollisen hinnan ja erittelee ALVin osuuden sulkumerkkeihin. Alennusprosentin sijaan voit antaa suoraan alennetun hinnan oikean puoleiseen sarakkeeseen. Hinta ei voi olla enempää kuin hinnastossa tuotteelle annettu alkuperäinen hinta, eli hintaa ei voi vahingossa korottaa ylöspäin. kiharat, leikkaus + väri - lyhyet hiukset kiharat, leikkaus + väri - lyhyet hiukset : :30 Tältä merkintä näyttää kalenterissa.

9 Useiden merkintöjen tekeminen Edellisellä sivulla tehty merkintä on nyt ilmestynyt lauantaille klo välille. Merkintää voit tarvittaessa muokata jälkikäteen, venyttää ala- tai yläreunasta hiirellä vetämällä tai raahata sen toiseen ruutuun. Samanaikaiset merkinnät onnistuvat myös - niitä voi olla useitakin rinnakkain. Merkintöjen oikealle puolelle jää aina hieman tyhjää tilaa, jota voi klikata ajanvarausta varten. Koko päivän tapahtumaksi rastitetty merkintä (esim. sairaana, koulutuksessa), näkyy päivämäärien alapuolella sinisessä palkissa. Alla maanantai on merkitty Kaisa Kampaajalle sairaspoissaoloksi. 11:33 Alt-näppäin pohjassa saat venyettyä palkkia minuutin tarkkuudella.

10 Raporttien katselu Raportteihin kootaan yhteen kalenterissa olevat työtunnit ja myyntitulot. Hinnoittelemattomat merkinnät eivät näy myyntituloissa, mutta niihin käytetty aika voidaan laskea työtunteina. Tarkasteltava jakso voi olla viikon, kuukauden tai vuoden pituinen. Voit myös itse määritellä tarkasteltavan ajanjakson syöttämällä alkamis- ja päättymispäivän tyyli -kohtaan. Alla raportti viikon 39 myyntituloista.

11 Raporttien katselu Työaikaraporttiin kootaan valitulle ajanjaksolle kaikki työtunneiksi merkityt merkinnät. Ohjelma ei ole varsinainen työajanseurantaohjelma, mutta se antaa hyvän kuvan työhön käytetyistä tunneista. Alla viikkoraportti työtunneista, jotka on koottu Kaisa Kampaajan viikon 39 merkinnöistä.

12 Asiakasrekisteri Työkalurivillä on asiakkaat -painike, josta avautuu asiakasrekisteri. Rekisteriin voit lisätä asiakkaidesi yhteystietoja. Asiakkaiden käynnit palveluineen tallentuvat ohjelman asiointihistoriaan, jos asiakkaan nimi on ollut valittuna merkintää tehdessä. Tuplaklikkaamalla asiakkaan nimeä avautuu uusi ikkuna, jossa voit muokata yhteystietoja. Etsi-toiminto hakee asikkaan tiedot joko asiakasnumeron, nimen tai puhelinumeron perusteella. Jos haluat lähettää massapostia, niin paina hiiren oikealla painikkeella kenen tahansa nimen päältä, ja paina valitse kaikki. Nyt kaikki nimet ovat aktiivisia. Paina jälleen hiiren oikealla ja valitse kopioi sähköpostiosoitteet leikepöydälle. Nyt voit liittää kaikki vastaanottajat sähköpostiohjelmaasi. Kun lähetät massapostia, niin liitä kopioimasi osoitteet BCC-kenttään (piilokopio). Lisäkenttiin voit syöttää haluamiasi tietoja, kuten asiakkaan syntymäajan, allergiat jne. Asiakastietojen kerääminen vaatii henkilötietolain mukaan rekisteriselosteen, joka tulee olla asiakkaiden saatavilla. Rekisteriselosteesta tulee ilmetä mm. rekisterinpitäjän yhteystiedot ja mihin tarkoitukseen tietoja kerätään. Lue lisää henkilötietojen keräämisestä osoitteesta tietosuoja.fi.

13 Varmuuskopion tekeminen Varmuuskopio kannattaa tehdä tarpeen mukaan. Siinä tapauksessa päivittäin, jos kalenterimerkinnät ovat liiketoiminnan kannalta tärkeässä roolissa. Varmuuskopion voi tehdä esimerkiksi USB-tikulle, tai ulkoiselle kovalevylle - näin tärkeät merkinnät ovat tallessa, jos tietokoneesi rikkoutuu ja alkuperäiset tiedot häviävät. Varmuuskopiota tehtäessä siihen tallentuvat juuri sen hetkiset ohjelmassa olevat kalenterit merkintöineen. Varmuuskopion voi tehdä myös esim. SkyDrive - palveluun, jos sinulla on Internet-yhteys käytössä. Ohjelma nimeää varmuuskopion KalenteriBackup.iwb nimiseksi ja tallentaa edellisen varmuuskopion päälle.

14 Tietojen palauttaminen varmuuskopiosta Palautustoiminto palauttaa kaikki ne kalenterit merkintöineen, jotka ovat olleet ohjelmassa luotuina varmuuskopiota tehtäessä. Palautuksen jälkeen ohjelma käynnistyy uudelleen, jonka jälkeen palautetut tiedot tulevat näkyviin.

15 Ohjelman päivitys Ohjelmaan saattaa välillä olla saatavilla päivityksiä. Ohjelmaa käynnistettäessä Kalenteri -ohjelma tarkistaa päivitykset, jos tietokoneessa on Internet-yhteys. Valitsemalla OK, ohjelma päivitetään. Päivitykset kannattaa hyväksyä, koska niillä parannetaan yleensä ohjelman toimivuutta ja suorituskykyä. Tässä ikkunassa Kalenteri-ohjelma tarkistaa onko mahdollisia päivityksiä saatavilla. Ohjelma pyytää käyttäjää hyväksymään päivitykset. Ne voidaan myös ohittaa painamalla Skip. Päivitykset ladataan Internetistä. Yhteyden nopeudesta riippuen lataus kestää Kalenteri-ohjelman kohdalla joitakin sekunteja.