JÄRVENPÄÄN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 6/2013 Kirkkoneuvosto

Transkriptio

1 JÄRVENPÄÄN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 6/2013 Kirkkoneuvosto AIKA: Torstai klo PAIKKA: Kirkonkulman sali, 2. krs., Kirkkotie 6 Liite Asia 115 KOKOUKSEN AVAUS LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS PÖYTÄKIRJAN TARKASTAJIEN JA ÄÄNTENLASKIJOIDEN VALINTA TYÖJÄRJESTYKSEN HYVÄKSYMINEN VIESTINNÄN RESURSOINTI liite TIEDOKSI OIKAISUVAATIMUSOHJEET KOKOUKSEN PÄÄTÖS 163

2 KIRKKONEUVOSTO 6/2013 AIKA: Torstai klo PAIKKA: Kirkonkulman Sali, 2. krs, Kirkkotie 6 Jäsenet Muut osallistujat Heli Alaja Henry Berg Arne Graeffe Vesa Koivisto, puheenjohtaja Esko Lappalainen (POISSA) Pekka Luuk (POISSA) Brita Peltokoski (POISSA) Terttu Sihvola-Rauttu Liisa Tuovinen, varapuheenjohtaja Jukka Virkki Jarkko Åström Jouko Porkka, kirkkovalt. pj. (POISSA) Matti Auranen, kirkkovalt. vpj Kari J. Hietala, talousjohtaja, esittelijä Mikko Lundqvist, vt. hallintosihteeri Allekirjoitukset Vesa Koivisto Mikko Lundqvist puheenjohtaja sihteeri Pöytäkirjan Järvenpäässä / 2013 Järvenpäässä / 2013 tarkastus Terttu Sihvola-Rauttu Liisa Tuovinen Pöytäkirjan nähtävänä Pöytäkirja pidetään julkisesti nähtävänä pitäminen viraston aukioloaikoina (ma ke klo , to klo 8 18 ja pe klo 8 13) kirkkoherranvirastossa, Kirkkotie 1 3. Todistaa Mikko Lundqvist vt. hallintosihteeri

3 Kirkkoneuvosto 6/ Kirkkoneuvosto KOKOUKSEN AVAUS Puheenjohtaja avasi kokouksen klo LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS Kokouksen kutsuu koolle puheenjohtaja kirkkoneuvoston päättämällä tavalla. Seurakunnan toimielin on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on saapuvilla. (KL 7:4). Esityslista on annettu postin kuljetettavaksi pe Kokous todetaan laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Kn 116 Päätös: Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 117 PÖYTÄKIRJAN TARKASTAJIEN JA ÄÄNTENLASKIJOIDEN VALINTA Pöytäkirjan tarkastajiksi ja ääntenlaskijoiksi valitaan vuorojärjestelmän mukaisesti Pekka Luuk ja Terttu Sihvola-Rauttu. Kn 117 Päätös: Pöytäkirjan tarkastajiksi ja ääntenlaskijoiksi valittiin Terttu Sihvola-Rauttu ja poissa olleen Pekka Luukin tilalle Liisa Tuovinen. 118 TYÖJÄRJESTYKSEN HYVÄKSYMINEN Esityslista hyväksytään kokouksen työjärjestykseksi. Kn 118 Päätös: Esityslista hyväksyttiin kokouksen työjärjestykseksi seuraavin lisäyksin: Tiedoksi Rakennuslupa seurakuntatalon katon muutostyöhön Tiedoksi Leiriniemen uusi esite

4 Kirkkoneuvosto 6/ Kirkkoneuvosto Kirkkoneuvosto Kirkkoneuvosto Kirkkoneuvosto VIESTINNÄN RESURSOINTI Helena Lindqvistin hoitama päätoimisen osa-aikaisen (52 %) tiedottajan toimi tulee avoimeksi Helenan tultua valituksi tiedottajan virkaan kirkkoneuvoston päätöksellä Päätoimisen osa-aikaisen (52 %) tiedottajan toimea hoitaa nuorisotyönohjaaja Jari V. Niemi kokoaikaisena Kirkkoneuvoston päätöksillä ja Jari V. Niemen kokoaikaistaminen on kustannettu 50 % jäädytetyllä johtavan nuorisotyönohjaajan viralla. Tiedotuksen resurssitarpeiden pidempiaikaisen tarkastelun ja sähköisen viestinnän kehitystarpeiden vuoksi olisi perusteltua, että Jari V. Niemi voisi jatkaa tehtävässä 100 % vielä Tiedotuksen laatiman selvityksen mukaan kahden täysiaikaisen tiedottajan resurssit mahdollistaisivat seuraavat asiat: - Yhteinen suunnittelu ja kehittäminen, synergiaetu, saadaan monipuolisemmin näkökulmia sekä printti- että sähköiseen puoleen - Pystytään reagoimaan eri tilanteisiin /haasteisiin/tarpeisiin joustavasti - Läsnäolo sosiaalisessa mediassa mahdollistuu - Voidaan ottaa uusia viestintävälineitä käyttöön tarpeen mukaan (ajankohtaiset videot ja audioklipit nettisivuilla) - Eri kohderyhmien tavoittaminen - Sisäinen tiedonkulku paranee - Työn tuloksia ja vaikutusta voidaan arvioida ja kehittää viestintää arvioinnin pohjalta Kokemukset voimassa olleesta tilanteesta, jossa tilapäisesti on ollut kaksi täysiaikaista tiedottajaa, ovat olleet hyvät ja edellä listatut asiat ovat toteutuneet. Nuorisotyönohjaaja Jari V. Niemi on lupautunut hoitamaan toisen tiedottajan (nettipainotteinen) määräaikaisuutta kokoaikaisena edellä mainitun ajan. Kokoaikaistaminen voidaan kustantaa johtavan nuorisotyönohjaajan virasta säästyneistä palkkakuluista. Johtavan nuorisotyönohjaajan virka on päätetty jäädyttää toistaiseksi Kirkkoneuvoston päätöksellä Tiedottajan toimen kokoaikaistaminen tilapäisesti tukee myös omalta osaltaan nuorisotyötä. Nuorisotyön esimiestehtäviä hoitavan James Coxin mukaan ehdotettu suunnitelma käy nuorisotyölle ja Jari V. Niemelle on saatavissa sijainen avoinna ollutta nuorisotyönohjaajan virkaa hakeneista. Jari V. Niemelle myönnetään virkavapaus nuorisotyönohjaajan virasta Niemi hoitaa em. määräajan tiedottajan tointa kokoaikaisesti.

5 Kirkkoneuvosto 6/ Kn 178 Päätös: Esitys hyväksyttiin yksimielisesti Kirkkoneuvosto pyysi kokouksessaan selvitystä siitä, mitä seurakunnan kannalta merkitsee, jos seurakunnassa on tiedottajia a) yksi, b) puolitoista ja c) kaksi. Selvitys valmistui kirkkoneuvoston kokoukseen ja on liitteenä nro 51. Selvityksessä on arvioitu eri vaihtoehtojen vaikutuksista tiedotuksen työn laajuuteen ja sisältöön. Tiedotuksen resurssitarpeiden pidempiaikaisen tarkastelun ja sähköisen viestinnän kehitystarpeiden vuoksi kirkkoneuvosto on kokouksessaan päättänyt, että Jari V. Niemelle myönnetään virkavapaus nuorisotyönohjaajan virasta Niemi hoitaa em. määräajan tiedottajan tointa kokoaikaisesti. Jari V. Niemi on ilmoittanut palaavansa hoitamaan vakituista nuorisotyönohjaajan virkaansa alkaen. Näin ollen päätoimisen osa-aikaisen (52 %) tiedottajan toimi tulee avoimeksi Talousarvion 2013 perusteluissa sivulla 15? (sivu täytyy tarkistaa onko tuo) linjataan, että vapautuvien virkojen ja toimien osalta tarkastellaan niiden tarpeellisuutta ja tehtäväkuvien ja johtosääntöjen muutostarpeita. Kaikkiin avautuviin tehtäviin haetaan täyttölupaa kirkkoneuvostolta. Kirkkovaltuusto on puolestaan kokouksessaan päättänyt, että suunnitelmakauden, vuosien , henkilöstökulusäästöjen tavoitteena on -10 % vuoden 2012 budjettiin verrattuna ja ensisijaisesti säästöjä haetaan kausityövoimasta. Kn 51 Päätös: Kirkkoneuvosto keskustelee viestinnän resursseista ja päättää jatkotoimenpiteistä päätoimisen osa-aikaisen (52 %) tiedottajan toimen suhteen. Asiasta käytiin keskustelu, jonka lopputuloksena neuvoston yksimielinen kanta oli, että vähintään nykyiset tiedotuksen resurssit pidetään sekä selvitetään mahdollisuudet tiedottajan osa-aikaisen toimen yhdistämisestä johonkin toiseen osa-aikaiseen toimeen. Järvenpään seurakunnan viestinnässä on vuodesta 2007 työskennellyt kaksi tiedottajaa, joista toinen on kokoaikainen ja toinen osa-aikainen. Kokoaikainen virka tuli eläkkeelle lähdön vuoksi avoimeksi , ja osa-aikainen tiedottaja Helena Lindqvist siirrettiin avoimeksi tulleeseen tiedottajan virkaan alkaen (kn ). Päätoimisen osa-aikaisen (52 %) tiedottajan tointa on hoitanut nuorisotyönohjaaja Jari V. Niemi kokoaikaisena (kn ja ).

6 Kirkkoneuvosto 6/ Kokemukset voimassa olleesta tilanteesta , kun tilapäisesti on ollut kaksi täysiaikaista tiedottajaa, ovat olleet hyvät. Näin on pystytty hoitamaan täysipainoisesti viestinnän koko kenttää ja saavuttamaan seurakunnalle erinomaista näkyvyyttä. Järvenpään seurakunta sijoittuu 25 suurimman seurakunnan joukkoon (Kotimaa 2012, läsnä olevat 2011). Viestinnän painopiste on verkkoviestinnässä, mutta myös ns. printtipuolen tuottamiseen ja kehittämiseen on edelleen vahva tarve. Ajankohtainen haaste on tavoittaa viestinnällä myös ne kaupunkilaiset, joita ei vielä tavoiteta. Järvenpään seurakunnan viestinnän tehtävänä on mm. vahvistaa seurakuntayhteyttä ja seurakuntalaisten tietoisuuden lisäämistä siitä mitä jäsenyys tarkoittaa. Taloudesta ja hallinnosta tiedottaminen on tärkeää, sillä veronmaksajina seurakuntalaisilla on oikeus tietää, mitä heidän rahoillaan tehdään. Viestintä tukee eri työmuotoja, johtamista ja suunnittelua sekä luo edellytyksiä vuorovaikutukselle seurakunnan ja ympäröivän yhteiskunnan välillä. Seurakunnan toimintaympäristön ja siinä tapahtuvien muutosten tulee osaltaan ohjata viestintää. (Järvenpään seurakunnan viestintästrategia.) Seurakunta viestii tehtävästään ja toiminnastaan vuorovaikutteisesti sekä omille jäsenilleen että kaikille kaupunkilaisille. Käytössä on monipuolisesti eri välineitä, jotta viesti vaikuttaa mahdollisimman moneen ja luo myönteistä kuvaa kirkosta, seurakunnasta ja sen sanomasta. (Järvenpään seurakunnan toimintalinjaus ) Kirkkoneuvosto on kokouksessaan ( 51) käynyt keskustelun, jonka lopputuloksena neuvoston yksimielinen kanta oli, että vähintään nykyiset tiedotuksen resurssit pidetään. Tiedottajien laatiman selvityksen mukaan puolentoista tiedottajan resurssit mahdollistavat seuraavat asiat verrattuna tilanteeseen, jossa työskentelee vain yksi tiedottaja: Työnjako on mahdollinen ja sijaistaminen helpottuu. Nettiin voidaan panostaa laajemmin. Nettisivuja voidaan kehittää jossain määrin ja voidaan tuottaa mietitympiä nettisisältöjä satunnaisesti eli enemmän kuin pelkkää tapahtumatietoa. Viesti-palvelu pystytään päivittämään viikottain. Myös on resursseja tehdä sisällöltään monipuolinen Toimintaa ja tapahtumia -kausiesite. Näillä resursseilla pienimuotoista on sen sijaan viestinnän tavoittavuuteen ja tehokkuuteen tähtäävän suunnittelun kehittäminen. Eri haasteisiin ja tilanteisiin ei pysytä reagoimaan joustavasti ja nopeasti. Läsnäolo sosiaalisessa mediassa jää nykyistä vähemmälle. Uusien viestintävälineiden käyttöönotto (video, audioklipit mm.) ei onnistu. Viestinnän vaikutuksen arvioiminen ja työn kehittäminen sen pohjalta on vähäistä. Kokonaisuuden hallitsee vain kokoaikainen, sillä osa-aikainen on raamityöntekijä ja paikalla vain 19 t/vko. Työ viestinnässä sisältää kirkkovuoden rytmissä tapahtumien viestinnän suunnittelua, kehittämistä ja toteuttamista yhdessä työmuotojen kanssa. Järvenpään seurakunnan viestinnän keskeiset tehtävät ovat viestinnän johtosäännön ( ) mukaan: Seurakunnan viestinnän suunnittelu yhdessä kirkkoherran/seurakunnan johdon kanssa ja siihen liittyvä vastuu talousarvion ja toimintakertomuksen laadinnasta

7 Kirkkoneuvosto 6/ Kriisiviestinnän tehtävät Verkkosivujen sisällöntuotanto, kehittäminen ja päivittäminen sovitun työnjaon mukaan Viikoittaisen seurakuntapalstan ilmoitusten toimittaminen paikallislehtiin, julisteiden ja kausi- sekä muiden esitteiden tuottaminen Viestintämateriaalien suunnittelu eri kohderyhmille yhdessä työmuotojen kanssa Kirkon sanomasta ja toiminnasta kertovien erillispalstojen ja juttujen toimittaminen lehtiin Hallintoelinten päätöksistä tiedottaminen yhdessä hallintosihteerin kanssa Sisäinen viestintä Työmuotojen tukeminen viestinnän kysymyksissä Yhteydet mediaan, seurakuntaa koskevan uutisoinnin seuranta, leikekirjan ylläpito sekä median avustaminen seurakuntaa, kirkkoa ja kristillistä uskoa koskevien kysymysten käsittelyssä. Tiedottajien keskinäinen työnjako sovitaan erikseen. Osa-aikaisen tiedottajan tehtäviin on kuulunut muun muassa: Vastaa sisäisestä tiedotuksesta Vastaa seurakunnan verkkosivujen ja muun sähköisen viestinnän sisällöntuotannosta, sivujen kehittämisestä ja päivittämisestä työalojen kanssa sovitun työnjaon mukaan. Pitää yhteyttä ylläpitoon. Konsultoi/opastaa päivitystyökalun käytössä ja sisällöntuotannossa Toimii intranet-sivujen pääkäyttäjänä ja sovitun työnjaon mukaan hoitaa päivityksen ja sisällöntuotannon. Tiedottajan tehtävä edellyttää hyvää/laajaa viestinnän tuntemusta/ymmärtämystä, hyvää suullista ja kirjallista ilmaisu-, neuvottelu- ja esiintymistaitoa, julkaisu- ja kuvankäsittelyohjelmien sekä julkaisujärjestelmien hallintaa, verkkoviestinnän osaamista, hyviä yhteistyötaitoja ja valmiuksia tiimityöhön. Tehtävän hoitamiseen tarvitaan hyvää viestinnän alan tuntemus, tehtävään soveltuva opistotasoinen tutkinto, kirkollisen kentän hyvä tuntemus ja vankka alan työkokemus. Avoinna oleva toimi on tarkoitus täyttää alkaen. Toimeen valitun on esitettävä hyväksyttävä lääkärintodistus. Valinnassa noudatetaan 4 kuukauden koeaikaa. Rekrytointisuunnitelman mukaan hakuaika on , haastattelut tehdään viikolla 18 ja kirkkoneuvosto tekee päätöksen kokouksessaan Päätoimisen osaaikaisen (52 %) tiedottajan toimen hakuilmoitus on liitteenä nro 110. Viestinnän johtosääntö ja selvitys kirkkoneuvostolle viestinnän resursseista lähetettiin kirkkoneuvoston jäsenille kokousasiakirjojen yhteydessä. Kirkkoneuvosto päättää 1) julistaa päätoimisen osa-aikaisen (52 %) tiedottajan toimen haettavaksi (toimi täytetään alkaen) edellä esitetyn mukaisesti kirkkoverkon ja

8 Kirkkoneuvosto 6/ työvoimatoimiston rekrytointipalvelussa sekä seurakunnan kotisivuilla ja ilmoitustaululla 2) asettaa haastatteluryhmän, johon nimetään kirkkoherra Vesa Koivisto, tiedottaja Helena Lindqvist ja kolme kirkkoneuvoston nimeämää edustajaa 3) valita neuvoston edustajat (3) haastatteluryhmään. Kn 110 Päätös: Asia palautettiin yksimielisesti valmisteluun. Kirkkoneuvosto pyytää diakoniajohtokunnalta kannanottoa yhteiskuntatyön sihteerin ja tiedottajan ositettuun toimenkuvaan riippumatta siitä, miten yhteiskuntatyön sihteerin viran käsittely muutoin etenee Diakoniajohtokunta on antanut kirkkoneuvostolle seuraavan lausunnon: Tiedottaja - yhteiskuntatyön sihteerikombinaatio sisältäisi useita hankalia ongelmia. Viran toinen puolikas olisi työajaton ja toinen työajallinen. Näiden kahden erilaisen toimenkuvan yhteen liittäminen on vaikeaa, ellei mahdotonta. Sellaisenaan tehtävää on hankalaa hoitaa. Työn tekeminen kahdessa vaativassa, keskenään hyvin erilaista osaamista edellyttävässä työssä, on käytännössä ylivoimaista. Viran vaativuustason ja sen myötä palkan määrittäminen on hyvin hankalaa. Kyseisellä työntekijällä olisi myös kaksi esimiestä mikä ei organisatorisesti ole perusteltua. Tällaisen tehtävän edellyttämää osaamista tuskin on kenelläkään kirkossa. Eikä sellaista yhdistelmää liene ainuttakaan koko Suomen kirkossa. Hakuaika on , haastattelut tehdään viikolla 18 tai 19 ja kirkkoneuvosto tekee päätöksen kokouksessaan Kirkkoneuvosto päättää 1) julistaa päätoimisen osa-aikaisen (52 %) tiedottajan toimen haettavaksi (toimi täytetään alkaen) edellä esitetyn mukaisesti kirkkoverkon ja työvoimatoimiston rekrytointipalvelussa sekä seurakunnan kotisivuilla ja ilmoitustaululla 2) asettaa haastatteluryhmän, johon nimetään kirkkoherra Vesa Koivisto, tiedottaja Helena Lindqvist ja kolme kirkkoneuvoston nimeämää edustajaa 3) valita neuvoston edustajat (3) haastatteluryhmään. Kn 119 Päätös: Esitys (kohdat 1 3) hyväksyttiin yksimielisesti. Kirkkoneuvoston edustajiksi haastatteluryhmään valittiin Jouko Porkka, Terttu Sihvola-Rauttu ja Liisa Tuovinen. Pöytäkirja tarkastettiin tämän päätöksen osalta kokouksessa.

9 Kirkkoneuvosto 6/ Kirkkoneuvosto TIEDOKSI 1. KIERTOKIRJEET Kirkkohallituksen yleiskirjeet 6 7/2013 6/2013 Seurakuntien valmiussuunnittelu vuosina /2013 Uudet virkamiesoikeudelliset säännökset voimaan Lisätietoja aiheesta löytyy osoitteesta: kohdasta Yleiskirjeet SAAPUNEET PÖYTÄKIRJAT JA MUISTIOT Diakoniajohtokunta Kokouksen avaus Laillisuus ja päätösvaltaisuus Pöytäkirjan tarkastajien valinta Työjärjestyksen hyväksyminen Lausunto avoimeksi tulevan yhteiskuntatyön sihteerin viran täyttämisestä Tiedoksi Muut mahdolliset asiat Oikaisuvaatimus-/valitusosoitus Kokouksen päätös 3. MINNA LAIRIN MATKARAPORTTI Lähetyssihteeri Minna Lairin laatima matkaraportti ja -ohjelma Kambodzhaan ja Thaimaahan suuntautuneesta virkamatkasta lähetettiin kirkkoneuvoston jäsenille kokousasiakirjojen yhteydessä, liite nro 120/3. 4. RAKENNUSLUPA SEURAKUNTATALON KATON MUUTOSTYÖHÖN Seurakuntatalon tasakaton muuttamiseksi loivaksi pulpettikatoksi ja sadevesijärjestelmän uusimiseen on myönnetty rakennuslupa LEIRINIEMEN UUSI ESITE Esite jaettiin kirkkoneuvoston jäsenille kokouksessa. Merkitään tiedoksi ja todetaan, ettei kirkkoneuvosto siirrä otto-oikeuden piirissä olevia listalle merkittyjä johtokunnan päätöksiä käsiteltäväkseen. Kn 120 Päätös: Esitys hyväksyttiin yksimielisesti.

10 Kirkkoneuvosto 6/ Kirkkoneuvosto OIKAISUVAATIMUSOHJEET Kn 121 Liitettiin pöytäkirjaan oikaisuvaatimusohjeet (KL 24 ja 25 luvut). 122 KOKOUKSEN PÄÄTÖS Kn 122 Puheenjohtaja päätti kokouksen klo