OPAS TAPAHTUMAN VIESTINTÄÄN & MARKKINOINTIIN TAMPEREELLA

Transkriptio

1 OPAS TAPAHTUMAN VIESTINTÄÄN & MARKKINOINTIIN TAMPEREELLA

2 Mitä ja miksi? Markkinointi on yksi tärkeimmistä avaimista onnistuneeseen tapahtumaan. Tämä markkinointiopas on tehty käyttöösi tapahtumajärjestämisen tueksi. Oppaan tarkoitus on auttaa sinua tapahtuman markkinoinnin ja tiedottamisen suunnittelussa ja toteutuksessa Tampereella. Opas sisältää paljon hyviä käytännön vinkkejä ja ohjeita tapahtuman markkinointityön tueksi. Opas on laadittu opinnäytetyönä Humanistiselle Ammattikorkeakoululle Jyväskylän kampuksen kulttuurituottajaohjelmassa. Oppaan on tilannut Tampereen kaupungin Tapahtumatoimisto. Mukana oppaan teossa on ollut myös Pirkanmaan Festivaalit ry. Antoisia lukuhetkiä! Toimittaja: Henrietta Tapio Tilaaja: Tampereen kaupungin Tapahtumatoimisto Taitto: Mari Weir Kuvat: Tampereen kaupunki Kannen kuva: Tredea Oy Julkaisuvuosi: 2013

3 Mitä on markkinointi ja tiedottaminen? Tapahtumia on monenlaisia. Olivatpa ne pieniä tai suuria, niitä lähes poikkeuksetta markkinoidaan. Lisäksi niistä tehdään monipuolista tiedottamista. Tässä oppaassa tiedottamisella tarkoitetaan tapahtumasta tehtävää virallista tiedottamista, joka kohdistetaan erilaisille tiedotusvälineille sekä viranomaisille. Tapahtuman markkinoinnilla puolestaan tarkoitetaan vapaamuotoisempaa tiedottamista, joka kohdistetaan tapahtuman kohderyhmälle ja asiakkaille.

4 KARTOITA, SUUNNITTELE JA TÄHTÄÄ KORKEALLE Markkinointisuunnitelma Hyvä markkinointisuunnitelma antaa vankan pohjan markkinoinnille. Tapahtuman koosta riippumatta suunnitelman laatiminen on tärkeää tapahtuman toimivuuden ja kehittymisen kannalta. Pienikin tapahtuma vaatii suunnitelman, jotta jokainen tapahtumaorganisaation jäsen tietää mitä tavoitteita kohti kuljetaan. Suunnitelmasta selviää käytännön toimet sekä niiden aikataulut. Alla on listattuna markkinointisuunnitelman vaiheet, jotka on hyvä käydä läpi, kirjata paperille ja tiedottaa niistä myös koko tapahtumaorganisaatiolle. Isoa tapahtumaa järjestettäessä markkinointisuunnitelmasta tehdään luonnollisesti laajempi ja yksityiskohtaisempi. Hyvä markkinointi edellyttää aina suunnitelmaa, jonka avulla markkinointia voidaan seurata, arvioida ja kehittää. MARKKINOINTISUUNNITELMA 2. STRATEGIAN LUOMINEN 6. TOTEUTUKSEN ARVIONTI 1. ALKUKARTOITUS 5. KÄYTÄNNÖN TOTEUTUS 4. TOIMINTAOHJEIDEN LAATIMINEN 3. TAVOITTEIDEN ASETTAMINEN

5 Markkinointisuunnitelman vaiheet: 1. Alkukartoitus: Vastaamalla seuraaviin kysymyksiin, voidaan selvittää tapahtuman lähtötilanne: Mistä ponnistetaan liikkeelle, missä ollaan nyt, mihin ollaan menossa ja mihin halutaan mennä? Mikä on tapahtuman ydinajatus? Mikä on tapahtumaorganisaation tilanne? Entä mitä tapahtuu muualla? Voit tarkastella monia muuttuvia tekijöitä kuten esimerkiksi samalla kentällä toimivia kilpailijoita, heidän toimiaan, ajankohtia, tapahtumapaikkoja, yhteistyökumppanuuksia. Mikä on tapahtuman pääasiallinen kohderyhmä? Voit tarkastella myös tapahtuman mahdollisia asiakkaita Yksi helppo tapa on koota asiat yhteen SWOT- analyysiä hyödyntäen. SWOT-analyysiin kirjataan vahvuudet, heikkoudet, mahdollisuudet ja uhat. VAHVUUDET HEIKKOUDET MARKKINOINNIN SUUNNITTELU lähde: OK-osaamiskeskus UHAT MAHDOLLISUUDET 2. Alkukartoituksen jälkeen luodaan *strategia, joka tukee tapahtuma organisaation yhteistä näkemystä. * Strategia on pieni suunnitelma, jossa hahmotellaan organisaation tulevaisuuden suunta. Strategiaa ei pystytä määrittelemään tarkasti etukäteen, vaan se kehittyy ajan mittaan. Strategia ei siis ole tarkka suunnitelma, vaan markkinointisuunnitelman osa, jonka avulla määritellään yhteisen näkemyksen punainen lanka. 3. Strategian pohjalta asetetaan tavoitteet. Tavoitteiden tulee olla selkeitä ja konkreettisia. Aluksi on hyvä asettaa välitavoitteita ja lopuksi määritellä ytimekkäästi kokonaistavoite.

6 Tavoitteita asetettaessa voi pohtia seuraavia kysymyksiä: Mitä markkinoinnilla halutaan saavuttaa? Ketkä ovat markkinoinnin keskeinen kohderyhmä? Mihin markkinoinnissa erityisesti halutaan panostaa? Kuinka paljon markkinointiin voidaan sijoittaa rahaa, henkilöitä, aikaa jne? 4. Tavoitteiden asettamisen jälkeen aletaan suunnitella käytännön toimia sekä luoda toimintaohjelma, jonka mukaan edetään. Toimintaohjelman suunnittelu pitää sisällään budjetin, aikataulujen ja tiedotussuunnitelman laadinnan. Kiinnitä huomiota tarkkaan, selkeään aikatauluun, joiden pohjalta markkinoinnin toteuttaminen on sujuvaa. 5. Seuraavaksi käynnistyy tapahtuman markkinoinnin käytännön toteutus. Markkinoinnin toteutuksen aikana on tärkeää seurata kuinka asetettuja tavoitteita saavutetaan. Seurannan perusteella tapahtuman markkinointia voidaan tarvittaessa edelleen muokata ja kehittää esiin nousseita tarpeita vastaavaksi. Tässä vaiheessa on hyvä pohtia seuraavia asioita ja arvioida markkinoinnin toteutusta: Onko toivottua kohderyhmää tavoitettu odotetulla tavalla? Kirkastaako markkinointi tapahtuman ydinajatusta? Edetäänkö sovitussa aikataulussa? Ovatko kaikki tapahtumaorganisaation jäsenet sitoutuneita valittuun markkinointilinjaan?

7 Segmentointi = kohderyhmän määrittely ja rajaaminen Segmentoinnilla tarkoitetaan asiakasryhmän rajaamista sekä oman toiminnan kannalta helpoimmin lähestyttävän kohderyhmän valitsemista. Tarkkaan rajatulle kohderyhmälle on helpompaa luoda puhuttelevaa markkinointia. Erilaisia kohderyhmiä voi valita useamman ja kohdistaa kummallekin ryhmälle sopivaa markkinointia tai keskittää kaikki resurssit yhteen kohderyhmään. Esimerkiksi Lasten kulttuurifestivaalin kohderyhmäksi voidaan rajata lapset sekä heidän vanhempansa. Heille tapahtuman sisältöä, ohjelmaa ja tarjontaa on luonnollisinta markkinoida olemassa olevia kanavia pitkin. Kohderyhmän rajaamisessa voi lähteä liikkeelle seuraavien kysymysten avulla: Miksi tapahtuma tehdään ja ketä varten? Mitkä ovat pääpalvelut ja/tai tuotteet? Kenelle voin markkinoida tapahtumaa? Ketkä ovat potentiaalisia lipunostajia? Miksi juuri he ostavat lipun? Koska ja mistä he todennäköisimmin ostavat lipun? Asiaa voi lähteä pohtimaan myös oman itsensä kautta. Ostaisinko itse lipun tapahtumaan, miksi ostaisin, miksi en ostaisi? Mistä ja koska sen mieluiten ostaisin? Ensimmäisenä tapahtumavuonna ostajaryhmän määrittely voi olla haastavaa. Toisena vuonna se helpottuu, kun tapahtuman kävijöitä voidaan suoraan tarkastella ja tutkia. Havainnoinnin lisäksi erilaiset asiakas- ja kävijäkyselyt ovat hyvä tapa saada lisää tietoa asiakkaista.

8 Tiedottaminen jaetaan sisäiseen ja ulkoiseen tiedottamiseen. Tiedottaminen tarkoittaa tiedon välittämistä organisaation sisällä sekä sen ulkopuolella. Tiedon kulkiessa hyvin organisaation sisällä kaikki sen jäsenet osaavat vastata kysymyksiin sekä neuvoa ja opastaa tapahtumaan liittyvissä asioissa. Sisäistä tiedotusta voi hoitaa esimerkiksi sähköpostitse, tekstiviesteillä, keskustelufoorumeilla, tiedotetaululla, infokirjeellä tai esimerkiksi kahvipöytäkeskusteluissa. Suuren tapahtuman kohdalla kaikki organisaation jäsenet ovat harvoin saman pöydän ääressä, jolloin tiedottamisen tulisi olla pääosin kirjallista. KARTOITA, SUUNNITTELE JA AIKATAULUTA Tiedotussuunnitelmaa tehdessä on hyvä pitää mielessä seuraavat kysymykset: Mitä? Kenelle? Milloin? Kuka? Mitkä ovat tiedottamisen tavoitteet? Suunnitelma on hyvä olla olemassa, sillä se helpottaa huomattavasti itse tiedottamisen toteutustyötä, eivätkä keskeiset asiat pääse matkan varrella unohtumaan. Tiedottamisessa aikataulujen noudattaminen on avainasemassa. Tiedotteet on hyvä lähettää tarpeeksi ajoissa. Ota selvää valitsemistasi tiedotuskanavista ja siitä kenelle tiedote osoitetaan. Pohdi milloin tiedote on hyvä lähettää. Hyvän perustiedotteen malli Tiedotteen alkuun tulee merkitä päivämäärä, tiedotteen lähettäjä ja milloin tiedotteen saa julkaista. Tiedotteen ollessa valmis julkaistavaksi heti, voi kirjoittaa ainoastaan tekstin julkaisuvapaa. Merkitse tiedotteen vasempaan ylälaitaan päivämäärä ja organisaation nimi, oikeaan ylälaitaan julkaisuvapaa/vapaa julkaistavaksi ja päivämäärä. Tärkein osa tiedotetta on otsikko, sillä sen perusteella tiedote päätetään lukea tai jättää lukematta. Ensimmäisessä varsinaisessa tekstikappaleessa tarkennetaan otsikon tietoja ja täydennetään kaikki siitä puuttuva, olennainen tieto. Toisessa kappaleessa kerrotaan seuraavaksi tärkein asia. Seuraavassa osiossa voi kirjoittaa yksityiskohdista ja taustoista. Kannattaa pohtia onko lukijan kannalta olennaista tietää vastaukset myös kysymyksiin: kuka, mitä, miksi. Loppuun merkitään tiedotteen kirjoittaja ja se, mistä saa lisätietoja. Tähän kohtaan voi lisätä puhelinnumeron, sähköpostin, organisaation osoitteen ja linkit nettisivuille ja sosiaaliseen mediaan.

9 Hyvä tiedote on aina huomiota herättävä, lyhyt ja ytimekäs. Sen tulee mahtua yhdelle A4-arkille. Sähköisen uutiskirjeen malli Erilaisia mainoksia ja uutiskirjeitä lähetetään paljon ja ne ovat usein luonteva osa tapahtuman tiedottamista. Uutiskirjeen otsikon tulee olla tarpeeksi mielenkiintoinen, jotta vastaanottaja haluaa avata sen. Hyvä otsikko ei tyrkytä, ei sisällä sanaleikkejä tai arvoituksia, vaan on selkeä, henkilökohtainen ja mielenkiintoinen. Henkilökohtainen viesti herättää vastaanottajan kiinnostuksen, vetoaa lukijan kiinnostuksen kohteisiin, asuinpaikkaan tai muuhun tärkeään asiaan. Uutiskirje ei saa olla liian hyökkäävä, vaan sen tulee keskittyä nostamaan esille hyötyjä, joita siitä on lukijalle. Uutiskirjettä varten yhteystietoja voi kerätä asiakkailta esimerkiksi asiakaskyselyn yhteydessä. Tämän li säksi asiakasrekisteriä voi kasvattaa esimerkiksi lisäämällä sosiaalisen median si vuille tai omille nettisivuille kohdan, josta voi tilata uutiskirjeen. TIEDOTUKSEN SUUNNITTELU Asiakasrekisterin keräämistä ja tallentamista koskevat lainalaisuudet löytyvät henkilötietolaista, johon voit tutustua osoitteessa: Hyvä muistaa uutiskirjettä laatiessa: Kohdista kirje. Voit aloittaa esimerkiksi: Hei hyvän ruuan ja kulttuurin ystävä tai Arvoisa teatterista kiinnostunut henkilö. Kirjeen tulee olla markkinointihenkinen, mutta samalla johdonmukaisesti ja asiallisesti kirjoitettu. Käytä teitittelyä tai sinuttelua, olennaista on pitää sama tyyli läpi viestin. Muista merkitä yhteystiedot selkeästi. Voit luvata lisäedun nopeille vastaajille, jos uutiskirjeeseen toivotaan vastausta. Uutiskirjeeseen kannattaa liittää kuvia. Ne elävöittävät viestiä. Vältä kuitenkin tekemästä uutiskirjeestä liian pitkää. Lisää kirjeeseen ohjeistus miten lukija voi halutessaan lopettaa uutiskirjeen tilaamisen. Erilaisia uutiskirjeen malleja on ladattavissa osoitteesta: /office.microsoft.com/fi-fi/templates/results.aspx?qu=uutiskirje&ex=2&av=all

10 MAINONNAN TOTEUTTAMINEN ROHKEASTI, RAUTAISESTI,ROCKISTI JA ASENTEELLA. Mainonnalla tarkoitetaan maksettua, yleensä suurelle kohderyhmälle kohdistettua tavoitteellista tiedottamista. Mainonnan tarkoitus on erottua positiivisella, mieleenpainuvalla tavalla kilpailijoista, tavoittaa asiakkaat sekä herättää kiinnostusta tapahtumaa kohtaan. Mainonnan suunnitteluun kannattaa paneutua huolella. Mainonnan tuottaessa haasteita, voi kääntyä mainostoimistojen puoleen ja pyytää apua ja näkemystä alan ammattilaisilta. Lehtimainonta - houkuttele aamupalapöydissä, kahviloissa ja taukohuoneissa. Lehtimainonta on suosittu tapa ilmoittaa tapahtumista. Lehdet ovat nopea media, jonne ilmoituksen voi parhaimmillaan saada jo seuraavaksi päiväksi. Viestin sisältöön ja ulkonäköön kannattaa panostaa. Ilmoituksen hintaan vaikuttaa muun muassa ilmoituksen koko, siinä käytetyt värit, ilmoitusluokka, ilmoitussivu ja julkaisupäivä. Kaupunki- ja paikallislehdet Erilaisia lehtiä kiinnostavat eri asiat ja tiedotteet kannattaa kirjoittaa sen mukaisesti. Kaupunkilehtiä ja paikallislehtiä kiinnostavat vahvasti paikalliset asiat sekä uutiset. Lehdille suunnatut tiedotteet on hyvä kirjoittaa valmiiksi uutisen muotoon. Paikallislehdet poimivat ajoittain juttuja myös valtakunnallisista lehdistä. Jos haluat jutun paikallislehteen, se kannattaa laatia ja lähettää itse, jotta saat haluamasi näkökulman lehden juttuun. Lehdille kannattaa tarjota valmiita kuvia, sillä ne herättävät enemmän mielenkiintoa juttua kohtaan. Sanomalehdet Sanomalehtiä kiinnostaa myös paikallisuus, mutta kannattaa huomioida, että usein kyseessä on laajempi levikkinen lehti. Tapahtumaorganisaation tulee olla selvillä sanomalehden jakelualueesta ja oikeasta kontaktihenkilöstä lehden oikealla osastolla (esimerkiksi kulttuuri, urheilu ja niin edelleen). Aikakauslehdet Sanomalehtien ja ilmaisjakelulehtien lisäksi myös aikakauslehteen voi lähettää tiedotteen tai maksaa mainoksesta lehdessä. Aikakauslehti on sanomalehteä hitaampi media, sillä lehdet ilmestyvät harvemmin. Aikakauslehdissä on laadukkaampi painojälki kuin sanomalehdissä ja niissä julkaistut jutut eivät vanhene niin nopeasti. Niitä luetaan paljon myös hotelleissa, busseissa, kahviloissa, kampaamoissa ja terveyskeskuksissa.

11 Aikakauslehden mainos on helppo suunnata tietylle ryhmälle valitsemalla kohderyhmän suosima alan lehti. Kannattaa myös tarkistaa onko aikakauslehdellä sähköistä keikka/tapahtumaka- lenteria, jonne omasta tapahtumasta voisi ilmoittaa. Suositut lehdet Tampereella Tampereella mm. Aamulehti ja Tamperelainen tarjoavat hyvät mahdollisuudet kattavalle lehtimainonnalle. Aamulehteen on helppo jättää ilmoitus nettisivujen kautta. Sieltä löytyvät selkeät ohjeet ilmoituksen jättämiseen sekä hinnasto. www2.aamulehti.fi/ilmoittaminen Tamperelaiseen voi lähettää uutisvinkkejä tai tehdä oman uutisen. Omaa tapahtumaa kannattaa miettiä näiden molempien kannalta ja käydä netissä tutustumassa lisää asiaan. Läpi menneitä uutisjuttuja on hyvä selailla ja ottaa niistä vinkkejä. Tamperelaisen uutisista löytyy myös Rock City osio, josta näkee Tampereella järjestettävät keikat. Molemmilla lehdillä on myös tapahtumakalenteri, jonne voi jättää ilmaiseksi ilmoituksen tapahtumasta. Aiheesta lisää kohdassa ilmaiset tiedotusvälineet. MAINONTA JA MEDIOILLE TIEDOTTAMINEN Tampereen ja sen lähiseudun muita keskeisiä sanoma- ja ilmaisjakelulehtiä: Akaan Seutu, City, Hervannan sanomat, Ideapark Uutiset, Kangasalan sanomat, Lempäälän-Vesilahden Sanomat, Metropoli, Moro, Suur-Tampere, Sydän-Hämeen lehti, Voima, Ylöjärven Uutiset,

12 Radio- ja tv-mainonta kerro se äänin ja kuvin. Radioita on kahdenlaisia: pienempiä paikallisradioita ja suurempia valtakunnallisia radioita. Suuri osa radioista on paikallisradioita, jotka toimivat vain tietyllä kuuluvuusalueella. Radioilmoituksen tulee olla selkeä ja erottuva. Radiomainoksissa käytetään usein tehokeinoina huumoria tai musiikkia, joiden tarkoituksena on jäädä kuulijan mieleen. Tärkeää on myös toisto, mainosta tulee esittää tarpeeksi usein. Radioiden kanssa toimiessa nopeus ja ajankohtaisuus ovat valttia. Paikallisradiota voi lähestyä lyhyellä ja ytimekkäällä tiedotteella, jossa on selkeät yhteystiedot. Toimitusta kiinnostaa pääsääntöisesti aseman kuuluvuusalueellaan tapahtuvat asiat. On hyvä muistaa, että tiedotteen tulee koskettaa teemallaan useampaa kuin muutamaa ihmistä tai tiettyä ihmisryhmää. Kaupallista valtakunnallista radiota kiinnostavat aiheet, jotka liittyvät ihmisten arkielämään. Tiedon tulee olla tavallista ihmistä koskevaa. Radiolle voi tarjota myös valmista äänimateriaalia. Valtakunnallisille radioille voi tiedottaa mihin aikaan tahansa, mutta paikallisradiot eivät päivystä ympäri vuorokauden. Tiedotustilaisuutta järjestettäessä tulee ottaa huomioon toimittajien työajat, usein paras aika järjestää tiedotustilaisuus on työajalla, arkipäivänä. Televisiolle tiedotettaessa jutun tulee olla huomattavasti isompi ja kiinnostavampi. Uutisten loppukevennykseen on mahdollisuus päästä kiinnostavalla, pienemmälläkin jutulla ja hyvin suunnitellulla materiaalilla. Tärkeintä on huomiota herättävä ja erikoinen juttu. Televisiolle ei yleensä riitä pelkkä tiedote. Heille on hyvä tarjota kuvausmahdollisuutta ja valmiita haastateltavia. Kuvausasioiden kanssa on hyvä olla tarkka ja huomioida, että kaikki luvat ovat kunnossa. Tiedotteen mukana kannattaa aina laittaa kuvia. Yhteistä lehdillä, radioilla ja televisiolla on se, että kaikkia medioita on helpoin lähestyä sähköpostitse. Lehtien tai television toimittajille voi soittaa myös tiedotteen lähettämisen jälkeen. Näin tiedote ei jää pelkästään toimittajan sähköpostiin. Muista kiinnittää huomiota siihen, että tiedote on suunnattu tuksessa oikealle tiedo- henkilölle.

13

14 PYSÄYTÄ JA HEHKUTA KAUPUNGIN SYDÄMMESSÄ Ulkomainonnan tarkoitus on tavoittaa kaupungissa liikkuvat ihmiset. Ulkomainontaa sijoitetaan yleensä keskustaan, torien läheisyyteen tai muihin paikkoihin, joissa liikkuu paljon ihmisiä. Ulkomainontaan kuuluvat banderollit, tapahtumailmoitustaulut, tienvarsimainokset ja muut mahdolliset katujenvarsi- ja mainostaulut. Ulkomainonta on suoraan esillä ja kaikkien nähtävillä, siksi mainoksen on hyvä olla huomiota herättävä, värikäs ja kiinnostava. Sen lisäksi mainoksen on tärkeää olla selkeä, sillä sitä katsellaan yleensä vain hetken aikaa ohikulkumatkalla. Ulkomainontaa on hyvä käyttää tapahtuman muun markkinoinnin tukivälineenä. K eskitä ja panosta ulkomarkkinointiin juuri ennen tapahtumaa. Näin saat tapahtumalle näkyvyyttä katukuvaan, herätät ihmisten mielenkiintoa, nostatat tunnelmaa sekä saat mahdollisesti viime hetken spontaanit tapahtumakävijät liikkeelle. Banderollit Tampereen kaupungilta voi varata banderollipaikkoja tapahtuman mainostamista varten. Varaaminen tapahtuu vapaamuotoisella hakemuksella, joka osoitetaan Tampereen kaupungin kiinteistötoimelle. Banderollien asennuksen ja poistamisen hoitaa Tampereen Vera Oy. Banderolli toimitetaan myös erikseen Vera Oy:lle kiinnittämistä varten. Banderolli-mainostamisen kokonaishinta on: banderollin valmistus + paikkavuokra (eri hintoja paikasta riippuen) + asennus- ja poistotyö. Tarkemmat ohjeet vapaamuotoisen hakemuksen sisällöstä, banderollipaikoista ja niiden hinnoista: banderolliohje_ja_hinnastot_2011.pdf Tapahtumailmoitustaulut Tampereella keskustan alueella on yhteensä kymmenen tapahtuman mainostamista varten tarkoitettua maksutonta tapahtumailmoitustaulua. Nämä ilmoitustaulut ovat Tampereen kaupungin sijoittamia virallisia ilmoitustauluja. Julisteita tai muita mainoksia ei ole sallittua kiinnittää muualle. Kartta ilmoitustaulujen sijainnista:

15 Abribus-mainostaulut JCDecaux Finland Oy on ulkomainosyhtiö, jonka mainostauluja löytyy ymmainostauluja on lukuisia, niitä voi nähdä esimerkiksi isoissa pyörivissä pilareissa, katujen varsilla, ostoskeskuksissa tai bussipysäkeillä. Tampereen kaupungin Tapahtumatoimisto välittää tapahtumajärjestäjille mainospaikkoja ympäri kaupunkia oleviin JCDecaux n Abribus-mainostauluihin. Tapahtumatoimisto hallinnoi tällä hetkellä kolmen taulusarjan varauksia. Kolmessa taulusarjassa on yhteensä lähes 100 kappaletta JCDecaux n Abribus -mainostaulujen B-pintoja. Kaikki taulut sijoittuvat kaupungin keskusta-alueelle. Tauluja voivat varata eri tapahtumatoimijat, jotka tuovat taulujen mainonnassa esiin esimerkiksi konsertin maksutonta, kaikille suunnattua ohjelmallista sisältöä. Varaaminen on maksutonta. Mainoksissa ei voi olla puhtaasti kaupallista sisältöä. Esimerkiksi kaupalliset sponsorien logot eivät voi olla näissä mainoksissa näkyvillä. ULKOMAINONTA Taulusarjan varaajalle kustannukseksi jää vastata mainostaulujen julisteiden ja niiden teettämisestä muodostuvista kuluista. Lisäksi varaaja toimittaa julisteet erikseen julisteiden kiinnittäjille. Taulusarjojen sähköiseen varaamisjärjestelmään löytyy linkki Tapahtumatoimiston nettisivuilta. Lisätietoja taulusarjoista ja niiden varaamisesta sekä varauksien ehdoista saa Tapahtumatoimistosta. Halutessasi voit lisäksi tutustua muihin JCDecaux- katujenvarsitauluihin osoitteessa: Medianäytöt Mainostaulujen lisäksi Tapahtumatoimistolla on medianäyttöjä, joita voi myös käyttää tapahtumien mainostamiseen. Medianäytöt ovat sähköisiä mainostauluja katujen varsilla. Tapahtumatoimistolla on tällä hetkellä sopimus kahdesta, Lempääläntiellä ja Hervannan valtaväylällä, olevasta medianäytöstä. Mainostaulut ja medianäytöt on tarkoitettu tapahtumien järjestämisestä kertomiseen eikä niissä saa näkyä kolmannen osapuolen markkinointia. Medianäyttöihin mainoksen voi tehdä itse ja lähettää sen Tapahtumatoimistoon. Vapaata tilaa kaupungin medianäytöistä voi kysyä Tapahtumatoimistosta: tapahtumatoimisto@tampere.fi. Lisäksi maksullisia palveluntarjoajia on medianäyttöjen osalta useita Tampereella.

16 SÄVÄYTÄ, KOHTAUTA JA JÄÄ MIELEEN Erikoismedioilla tarkoitetaan kaikkia epätavallisia medioita, jotka auttavat markkinoinnissa olematta kuitenkaan varsinaista perinteistä mainontaa. Erikoismedioiksi voidaan lukea esimerkiksi puskaradio ja sissimarkkinointi. Erikoismedioita kannattaa hyödyntää tapahtuman markkinoinnissa, sillä usein tätä kautta tuleva tieto koetaan mielekkääksi, henkilökohtaiseksi ja jopa salaperäiseksi. Erikoismediat ovat usein myös edullinen tapa markkinoida ja saada viesti leviämään nopeasti suurellekin joukolle. Puskaradio Nykypäivänä puskaradio toimii monen median tukijana. Esimerkiksi Facebookissa pääsee näkemään kaveriensa tykkäykset ja näin juttu leviää nopeasti eteenpäin. Sosiaalisessa mediassa pyörivistä aiheista puhutaan mielellään myös vapaa-ajalla. Tapahtuman markkinointia suunniteltaessa ja arvioitaessa pohditaan usein asiakkaiden ostopäätöksiä. Miksi asiakas osti lipun tapahtumaan? Mikä media onnistui tuomaan asiakkaan juuri tähän tapahtumaan? Ostopäätöksiin vaikuttavat voimakkaasti epäkaupallisesti saadut viestit tapahtumasta, kuten ystävän, tuttavan tai työ/opiskelukaverin antama suositus. Ystävien positiiviset kokemukset ja suositukset vaikuttavat ostopäätöksiin enemmän kuin mikään suunniteltu markkinointi. Kokemusperäinen tieto vakuuttaa. Muista, että tapahtuma on viesti itsessään ja jokaisen ulospäin näkyvän viestin suunnittellun tai puskaradion kautta levinneen tulee vastata tapahtuman arvoja. Sissimarkkinointi Sissimarkkinoinnilla tarkoitetaan markkinointia epätavallisin, joskus radikaaleinkin keinoin. Sissimarkkinoinnin ydinajatus on käyttää mediaa luovasti. Yleisesti käytettyjä sissimarkkinoinnin keinoja ovat erilaiset kampanjat. Kampanjoita voidaan toteuttaa erityisesti sosiaalisessa mediassa, kadulla, ostoskeskuksissa tai yrityksen nettisivuilla. Sissimarkkinoinnin päätarkoitus on herättää huomiota ja keinot sen toteuttamiseen voivat olla melko voimakkaita, pysäyttäviä. Sissimarkkinointiin ei yleensä käytetä paljoa rahaa, vaan tarkoitus on saada suuria tuloksia pienin panoksin.

17 ERIKOISMEDIAT Esimerkkejä sissimarkkinoinnista on epätavalliset huomiota herättävät otsikot, sosiaalisessa mediassa liikkeelle laitetut pelit tai kilpailut ja kauppakeskuksissa tai kadulla esitetyt performanssit. Muista, että sissimarkkinoinnin kanssa tulee kuitenkin olla tarkkana, jotta tempaus ei loukkaa ja se noudattaa lakeja ja määräyksiä. Muun muassa kauppakeskuksissa ja kadulla järjestetyt tempaukset vaativat luvat.

18 TAVOITA, KOHTAA JA TIEDOTA Julisteet ja flyerit Julisteet ja flyerit toimivat yleensä muun markkinoinnin tukena. Niiden tarkoitus on vaikuttaa suoraan kaduilla liikkuviin ihmisiin, herättää huomiota ja mielenkiintoa. Molempien ulkoasun tulee olla erottuva ja selkeä. Julisteita suunniteltaessa kannattaa ottaa huomioon, että julisteen hintaan vaikuttaa painoksen määrä, julisteen koko ja käytettyjen värien määrä. Julisteiden ja flyereiden suunnitteluun ja teettämiseen kannattaa aina varata aikaa Kannattaa kysyä tarjous useammalta painota- lolta. Tarjoukset voi pyytää esimerkiksi köpostitse. säh- Esitteet Esitettä voidaan jakaa esimerkiksi markkinointikirjeen mukana. Aluksi on tärkeää päättää missä esitettä jaetaan, sillä se vaikuttaa esitteen suunnitteluun sekä painosmäärään. Erikseen jaettavaan esitteeseen tulee sisällyttää enemmän tietoa tapahtumaorganisaatiosta ja sen toiminnasta. Esitteen tulee aina olla markkinointihenkinen. Esitettä luetaan yleensä vain hetken aikaa ja siksi sisällön tulee olla napakka ja selkeä. Liikaa tekstiä tulee siis välttää.

19 SUORAMAINONTA

20 TYKKÄÄ, TWIITTAA, KUVAA JA KOMMENTOI Sosiaalinen media on vallannut tapahtumamarkkinoinnin kentän ja samalla muuttanut viestintämaailmaa radikaalisti. Jokaisen hyvän tapahtumamarkkinoijan tulee tuntea sosiaalisen median tarjoamat mahdollisuudet ja haasteet. Tärkeää on olla siellä missä asiakaskin on. Ihmisillä on tarve päästä osallistumaan, jakamaan mielipiteitään ja keskustelemaan. Olennaista sosiaalisen median käytössä on juuri vuorovaikutus. Sosiaalisen median käytetyimpiä kanavia ovat Facebook, Twitter ja Youtube sekä erilaiset blogit. Palvelut kehittyvät jatkuvasti ja siksi niihin liittyviä muutoksia, päivityksiä ja rakenteita kannattaa seurata aktiivisesti. Jokaisella sosiaalisella medialla on omat erikoispiirteensä ja säännönmukaisuutensa joita tulee noudattaa. Näiden oppimisen ja sisäistämisen jälkeen sosiaalisella medialla on tapahtumaa markkinoivalle paljon annettavaa. Facebook Facebookin toiminta perustuu käyttäjien väliseen vuorovaikutukseen, jonka pohjana on sosiaalisten suhteiden luonti ja ylläpitäminen. Facebookissa kommunikointi on hyvin samanlaista kuin kommunikointi kasvotusten. Liikkeelle ei kannata lähteä tapahtuman myynnin näkökulmasta, vaan tarkoitus on saada luotua positiivisia tuntemuksia ja kerättyä tapahtumalle seuraajia. Seuraajien avulla saadaan uusia seuraajia ja edelleen uusia seuraajia. Facebookin käyttö alkaa oman henkilökohtaisen profiilin luomisesta. Profiilin luonti tapahtuu Facebookin etusivulta. Oman profiilin luomisen jälkeen päästään luomaan tapahtuman Facebook-sivu. Tapahtumalle voi luoda oman sivun, kun olet kirjautuneena sisään. Sivun luomisen jälkeen sen käyttö kannattaa aloittaa julkaisemalla sivulla postauksia eli lyhyitä kirjoituksia tapahtumaan liittyen. Kirjoituksiin voidaan liittää myös kuvia ja videoita. Tarkoituksena on siis saada sivuille sisältöä, joita sivun seuraajat voivat lukea tai katsella. Muista, että ilmituksia voi tehdä jo tapahtuman valmisteluvaiheesta alkaen ja jatkaa niitä aina purkuun ja loppufiilistelyyn asti. Tämä tekee tapahtumasta mielenkiintoisen kokonaisuuden, jossa mayleisön on helppo elää tapahtumukana.

21 ILMAISET VIESTINÄKANAVAT

22

23 Sisällön luomisen jälkeen voidaan kutsua kavereita tykkäämään tapahtumasivusta. Aina kun siitä tykätään, se näkyy tykkääjän omassa profiilissa hänen kavereilleen. Lisäksi tykkääjä näkee kaikki tapahtumasivulla tehdyt julkaisut, ja tykkääjä voi myös kirjoittaa ja julkaista sivulla. Kaikki oman sivun julkaisut voidaan tarvittaessa poistaa jos sinne päätyy jotakin asiatonta. Tarkista aina oman julkaisun sisältö pariin otteeseen, ettet va- hingossa julkaise tekstiä, joka voidaan helposti ymmärtää jan toimesta lukiväärin. Tunnettuutta ja positiivista julkisuutta voi ansaita olemalla aktiivinen keskustelupalstoilla varmistaen positiivisen näkyvyyden. Sivuille ilmestyneisiin kommentteihin vastaaminen on tärkeää. Yksi tehokkaimmista keinoista levittää tietoa omasta tapahtumasivustaan on järjestää kilpailu tai kysely tapahtuman sivulla. Voit muun muassa rakentaa poll-kyselyn, jonka avulla voit kerätä tietoa esimerkiksi siitä, mistä kävijät ovat saaneet tietää tapahtumasta yms. Kyselyyn vastanneiden kesken voidaan sitten arpoa palkintoja. Kilpailun järjestämisen jälkeen on kuitenkin hyvä pysähtyä miettimään, kuinka tykkääjän saa pysymään seuraajana myös kilpailun päätyttyä. Toinen tehokas tapa levittää sanomaa omasta tapahtumasta on luoda Facebookkiin tapahtuma. Tapahtuman luominen tapahtuu menemällä kohtaan tapahtumat. Tapahtumaan tulee merkitä tapahtuman nimi, tiedot eli kuvaus tapahtumasta sekä missä ja milloin tapahtuma järjestetään. Samalla pääsee myös päättämään tapahtuman yksityisyydestä. Yleisötapahtumaa järjestettäessä tapahtuma kannattaa olla julkinen, jotta kaikki pääsevät osallistumaan ja näkemään tapahtuman. Tapahtuman seinällä voidaan julkaista kirjoituksia tapahtuman etenemisestä, kommentteja, kuvia ja videoita. Facebook-tapahtuman luomisen tarkoitus on kertoa olennaisia asioita tapahtumasta ja sen sisällöstä. Samalla se antaa kuvaa siitä, kuinka moni tapahtuman tykkääjistä aikoo osallistua. Tapahtumaan voi ja kannattaa kutsua omia Facebook-kavereita. Tapahtumaa luodessa kannattaa laittaa rasti kohtaan, jossa antaa myös kavereilleen luvan kutsua omia kavereitaan mukaan. Lisäksi tapahtuman voi jakaa omassa profiilissaan kohdasta jaa (omalla seinällä).

24 Facebookissa mainonta on pääasiallisesti ilmaista, mutta lisää näkyvyyttä voidaan myös ostaa. Rahallisten palveluiden kautta voidaan varmistaa, että oma sivu tai tapahtuma saa enemmän näkyvyyttä. Lisää tietoa palveluiden hinnoista ja Facebook mainonnasta saa osoitteesta: Twitter Twitterin käyttö aloitetaan luomalla käyttäjätili. Twitter on mikroblogipalvelu, jonne ei voida kirjoittaa kovin pitkiä juttuja, käytössäsi on vain 140 merkkiä per twiittaus (julkaisu). Twiittaus voi esimerkiksi antaa esimakua tapahtuman esiintyjistä tyyliin: Tässä bändin X uusi video antamaan esimakua tulevasta! Bändi X esiintyy tapahtumassa perjantaina (päivämäärä).. Tekstin jatkeeksi voi laittaa linkin videoon. Tilin luomisen jälkeen Twitterin käyttö jatkuu seurattavien etsimisellä. Seurata voi ystäviä, bändejä, tapahtumia sekä erilaisia yrityksiä. Seurattavia voi etsiä haku-toiminnon avulla tai selaamalla erilaisia luokkia. Twitter myös tarjoaa esimerkkejä seurattaviksi. Seuraamalla muita on tarkoitus saada muut seuraamaan omaa profiilia. Alussa omaa profiilia kannattaa täyttää ahkerasti twiittaamalla (eli kirjoittamalla tai linkittämällä jotakin) sinne aiheista, jotka kiinnostavat. Twitterissä on hyvä jakaa esimerkiksi linkkivinkkejä, sillä omaa tekstiä ei mahdu paljon. Palvelussa voi myös osallistua kommentoimalla muiden linkkejä tai twiittauksia. Vuorovaikutus on tärkeää myös Twitterissä. Käyttäjät, jotka seuraavat toisiaan voivat lähettää yksityisiä viestejä keskenään. Yksityisten viestien mitta on sama, maksimissaan 140 merkkiä. Omaan Twitter-tiliin voi luoda erilaisia listoja. Listoja luodaan halutulla tavalla esimerkiksi jakamalla seurattavat listoihin kuten musiikki, tapahtumat, näyttelyt, kaupungit, urheiluseurat ja niin edelleen. YouTube ja Googlen palvelut YouTube on palvelu, jonne voi lisätä erilaisia videoita. Tulevasta tapahtumasta voi tehdä esimerkiksi esittelyvideon, joka antaa esimakua tulevasta tai kuvata videon itse tapahtuman aikana ja julkaista sen YouTubessa. Linkkiä videosta voi sitten levittää Facebookissa ja Twitterissä.