Valmennus tiimiesimiehille

Transkriptio

1 Valmennus tiimiesimiehille KAJ ja Viesti ry Iltapäivän aiheita > Esimiehen rooli Asiantuntijuus ja esimiestyö Esimiehen rajatehtävä Ryhmän kehitysvaiheista Epäkohtiin puuttuminen > Yhteistyö tiimissä Ihmisten erilaisuus Vuorovaikutus ja viestintä tiimissä Tavoitteet ja työsuoritus Työnjako ja mihin kaikkeen se vaikuttaa 2 1

2 Asiantuntijasta esimieheksi > Esimiehen rooli Mikä tekee minusta hyvän asiantuntijan? Mikä tekee minusta hyvän esimiehen? 3 Ihmiset Toimija Harkitsija Asiat 4 2

3 Esimiestyön rajatehtävä Esimiehen paikka on tiiminsä rajapinnalla, josta tilanteen mukaan liikkuu Tiimin sisään: tuntee tiimin persoonat ja tunnistaa osaamiset Rajalla: valvoo pelisääntöjen toteutumista, ja tiiminsä resurssien käyttöä Tiimin ulkopuolelle: etäältä hahmottaa kokonaisuutta, tuloksen tekemisen vaateet, organisaation muiden tiimien ja asiakasryhmien huomioiminen 5 Toimivan työyhteisön rakenteet Asiakkaat Esimies työyhteisön ulkokehällä Toiminnan arviointi (mikä toimii hyvin, mitä kannattaa kehittää /muuttaa) Työntekoa palveleva johtaminen (työnteon edellytysten turvaaminen ja edistäminen) Toimintaympäristö Perustehtävästä johdetut tavoitteet (mitattava päämäärä) Yhteiset pelisäännöt (sovitut käytännöt ja toimintatavat ) Selkeä perustehtävä (toiminnan tarkoitus; mitä ja miksi tehdään) Työntekoa tukeva organisaatio (esim. yksikkö- ja tiimirakenteet) Omistajat Avoin ja rakentava vuorovaikutus (mistä asioista ja miten keskustellaan, viestitään ja tiedotetaan) Selkeät töiden järjestelyt (työnjako, työnkuvat, työprosessit) Sidosryhmät Pekka Järvisen ja Juha Hokkasen pohjalta muokannut Henna Laukka 3

4 Ryhmän kehitysvaiheista Alkava ryhmä, forming Ryhmäytyminen, tutustuminen Epävarmuus, kuulunko tähän ryhmään? Roolit ja tavoite epäselviä Esimiehen roolina >Tavoitteiden, tehtävän määrittely, pelisäännöt > Keskusteluiden mahdollistaminen > Esimieheltä odotetaan selkeitä rajoja, aikatauluja, tehtävänjakoa 7 Ryhmän vaiheet Toisessa vaiheessa kritisoidaan, storming Rajat, mitä saa tehdä? Epävirallinen johtajuus, asema, kilpailu Kyseenalaistaminen, kohteena usein pj > Keskusteleminen, kritiikin hyödyntäminen > Oikeudenmukaiset periaatteet > Avoimen keskustelun tukeminen 8 4

5 Ryhmän vaiheet Kolmannessa vaiheessa ryhmä on tiivis, norming Sisäpiiriytymisen vaara, kyky hankkia ja jakaa tietoa ulkopuolelle on pieni Ryhmä toimii, mutta onko tulos paras mahdollinen, kun yhteydet ulos ovat heikot Vaarana, että ryhmä alkaa elää enemmän itseään, kuin organisaatiotaan varten > Kokonaiskuvan antaminen, perustehtävä, yhteyksien luominen ryhmän ulkopuolelle 9 Ryhmän vaiheet Neljäs vaihe on joustava ja tuottava, performing Tuottoisa vaihe Ryhmä toimii ja luottaa, sillä on yhteyksiä myös ulos Haasteena motivaation säilyminen ja ryhmän koossa pitäminen > Tulevaisuuteen suuntaaminen ja kehittyminen > Innostaja, tuen antaja ja kokeilujen käynnistäjä 10 5

6 Epäkohtiin puuttuminen Puuttuminen on aina helpompaa ennemmin kuin myöhemmin. Helpointa heti asian havaitsemisen jälkeen. Puheeksi ottaminen ja varhainen tuki Käyttäytymiseen liittyvät Työkykyasiat Riittämätön työsuoritus 11 Minän rajat toiminnassa Selkeät ja joustavat rajat itsen ja toisen ihmisen välille -> Omilla jaloilla seisomisen tunne Mistä rajat löytyvät? Itsetunnosta, itsetuntemuksesta, kokemuksesta 12 6

7 Rajojen kokeminen -harjoitus Rakennetaan skaala: rajat pitävät rajat eivät pidä Tutkitaan skaalaa Rajaton tilanne rajat löytyvät pitävät 13 Yhteistyö tiimissä 14 7

8 Yhteistyö ja erilaisuuden arvostaminen Ryhmätyön muoto Tulos Sanelumenettely - Tulos riippuu siitä, kuka sanelee % A 50 % B 30 % Kompromissi - Kun ryhmän kasassa pysyminen on tärkeintä 33,3 % 100 % Integroiva ryhmätyö - Kaikkien osaaminen ja vahvuudet huomioon 100 % C 20 % Synerginen ryhmätyö - Opitaan toisilta, luodaan uusia ratkaisuja > 100 % 15 Miten olemme erilaisia Erilaiset kokemukset, historia, arvot Erilainen osaaminen (Huom! metaosaaminen) Tapamme oppia ja aistia asioita Erottelutyylit, motivoituminen Tapamme vuorovaikuttaa 16 8

9 Esimerkkejä (sisäisistä) erottelutyyleistä Kohti Sisäinen Samuus Vaihtoehdot Yksityiskohdat Asiat Pois Ulkoinen Erot Toimintatavat Kokonaiskuva Ihmiset 17 Vuorovaikutustaidot Ihmiset ovat erilaisia Varo tulkintoja Viestin tarkoitus ei ole sen merkitys Vuorovaikutus vuorokuuntelu, tähtäimessä aito dialogi Ennakkoajatusten voima 18 9

10 Aidon dialogin taustalla 5 K: Kunnioitus, Kuuntelu, Keskittyminen, Keveys, Kärsivällisyys Yhteinen tavoite keskustelun viemisestä eteenpäin Kukin sanominen jalostaa ajattelua/keskustelua eteenpäin Dialogi ei ole väittely, siinä ei haeta kommenttia, jolla voisi voittaa 19 Ristiriitatilanteiden anatomiaa asioita ristiriitatilanteiden taustalla Tulkinnoista on tullut totuuksia Kuuntelun taidot Kyseenalaistamisen taidot Tunteet mukana työssä 20 10

11 Tulkinnat Toiminta > ristiriita Uskomus Oletus Tulkinta Valikoitu fakta Lähde: Argyris > Arikoski 21 Kuuntelun kultainen taito Ei Kuuntele Arvioiva kuuntelu Itsekeskeinen kuuntelu Soveltava kuuntelu Merkityksen etsiminen Omat ajatukset eivät liity siihen mitä puhuja sanoo Tavoitteena on omista lähtökohdista arvioida, mikä toisen puheessa on oikein/väärin Kuunnellaan puhetta, jotta voitaisiin kertoa omat mielipiteet Kuunnellaan, jota voitaisiin soveltaa jo tiedettyyn. Omat kokemukset etualalla Tarkkaavainen kuuntelu, oppiminen Uteliaan tietämätön kuuntelu Toisen todellisuuden ymmärtäminen. Avautuminen omille ja toisen kokemuksille 22 11

12 Kyseenalaistamisen nuorallakävelyä Miten onnistuu tasapainoilemaan luottamuksen ja kyseenalaistamisen välillä? Vuorovaikutus tarvitsee kontaktin tapahtuakseen Luottamus rakentaa kontaktia Kyseenalaistaminen rikkoo kontaktia Kyseenalaistamisen järjestelmällisyys ja tapa Kyseenalaista ymmärtääksesi paremmin (ennakkoajattelu taustalla) > arvostelluksi tulemisen tunne pienempi 23 Tunteet ovat osa meitä Tunteita ei kannata sivuuttaa (työpaikkaa ei myöskään saa muuttaa terapiaksi) Jokaisen tunnekokemus tai tunnereaktio on hänelle aito ja todellinen, ei ole vääriä tunnekokemuksia Tunteet alitajunnan viestintää tietoiselle mielelle, vinkkejä tarpeista 24 12

13 Rakentava palaute pohjautuu johonkin Tavoitteet Mikä on riittävän hyvä taso suoritukselle? Kriittinenkin palaute antaa tietoa nykytilanteesta suhteessa tavoitteeseen Pelisäännöt käyttäytymisessä 25 Kehityskeskustelut esimiestyön välineenä Keskustelut osana kokonaisuutta 2. Yksilökeskustelut 1. Yhteisökeskustelu -orientoituminen 3. Yhteisöllisten aiheiden käsittely(t) Kysymisen taito: 4. Sovittujen toimien seuranta Hyvä kysymys houkuttelee tutkimaan. Se ei tee kummastakaan vastaajaa vaan molemmista asian tarkastelijoita Keskustelukumppanin kuunteleminen on tärkeämpää kuin kaavan noudattaminen 26 13

14 Ongelmana riittämätön työsuoritus A EI TIEDÄ B EI OSAA C EI KYKENE D EI VIITSI Perustehtävän selkiyttäminen, tavoitteiden hallinta Koulutus, perehdytys, osaamisen jakaminen Työterveyshuollon toimet Tarkista motivaatio, selkeä perustehtävä. Voimavarojen ja työn mielekkyyden lisääminen. Hallinnolliset toimet viimeisenä keinona. Vaikka näyttäisi olevan kyse D:stä, on usein viisasta lähteä liikkeelle A:sta, B:stä ja C:stä usein pitkä kaava on kohteliaampi työntekijälle, turvaa asian rauhanomaista etenemistä, ja varmistaa esimiehen selustaa. Yksilön ongelmalta vaikuttava asia ei välttämättä ole vain hänestä johtuva. Kannattaa tarkastella myös työyhteisöä ja sen rakenteita laajemmin. Vesa Talvitie, Helsingin työterveyskeskus 2006 pohjalta muokannut Henna Laukka 27 Muutoksen perustunteita Viha Ilo näkyvissä piilossa aika Pelko Suru Lähde: Arikoski & Sallinen, Vastarinnasta vastarannalle (2008) 28 14

15 Muutoksen vaiheet ja sitoutuminen 2. Vastustus 8. Omistautuminen 3. Luopuminen 7. Yhteistyö näkyvissä 6. Tekeminen piilossa aika 5. Hyväksyminen 1. Sabotointi 4. Neutraalius - voimaantuminen 29 Työnjako Erilaiset ominaisuudet ja osaaminen vahvuuksina Osaamisen jakaminen Työssä jaksaminen Oikeudenmukaisuus kannattaa puhua auki Onko tasapuolisuus sitä, että kaikki tekevät samaa työtä, vai että kaikki voivat hyödyntää vahvuuksiaan 30 15

16 Työrauhan ylläpitäminen Työrauha asuu työyhteisöissä, joissa on Yhteisesti sovitut pelisäännöt Epäkohtiin puuttumisen kulttuuri Määritelty tapa puuttua ajoissa Kunnioita ja arvosta toisten erilaisuutta 31 Roolit ja arvostus työyhteisössä Olenko tärkeä vain, jos on kiire? Millainen työ on merkityksellistä meillä? Millaista tekemistä arvostetaan? Miten arvostan itseäni ja omaa aikaani? Onko lupa ja osaanko sanoa Ei? Sosiaaliset kontaktit työyhteisössä ja sidosryhmiin, kuormittavia/energisoivia Itsetunto horjuu, jos vaatimukset tuntuvat mahdottomilta 32 16

17 Lähteitä: Arikoski, Sallinen (2008) Vastarinnasta vastarannalle Toivonen Veli-Matti, useita teoksia, esim. Kielen taikaa, Tässä suhteessa Åhman (2012) Mielen johtaminen organisaatiossa Puutio Risto (2005) Kehitystä ja keskustelua KTM, johdon työnohjaaja, coach Henna Laukka Kiitos! Vaikka välillä olo olisi, kuin uitetulla koiralla, voi asioihin suhtautua asiaankuuluvalla tyyneydellä ja pohdiskellen. Mielenkiinto on iso voimavara esimiestyössä