Ekonomin viestintätaidot

Transkriptio

1 Ekonomin viestintätaidot Kirjallinen viestintä Kirjoittaminen ja vuorovaikutus Ihmisten välistä toimintaa, interaktiota, jossa välitetään tietoa, tunteita ja asenteita. Kirjoitustilanne = monipuolinen vuorovaikutussuhteiden verkosto. Kontekstuaalisuus ja tekstienvälisyys mikään kirjoitettu viesti ei ole tyhjä taulu, vaan siinä on jälkiä toisista teksteistä! Kirjoittamalla ihmiset asemoivat sekä itsensä että lukijan Henkilökohtainen identiteetti Yhteisön / työorganisaation identiteetti Kansallinen ja kulttuurinen identiteetti 1

2 Kirjoittaminen ja vuorovaikutus Kirjoittajan kolme perusasennetta: 1) Assertio selkeä, asiallinen ja rakentava tyyli, kunnioittaa vastaanottajaa, sisältö tavoitteen kannalta selkeä ja tarkoituksenmukainen Kiitän teitä hakemuksestanne yhtiössämme avoinna olleeseen controllerin toimeen. 2) Aggressio omien oikeuksien puolustaminen vastaanottajasta välittämättä 3) Epäassertio selittelevä ja kiertelevä tyyli, konditionaalin ja potentiaalin käyttö, passiivimuodot ja oman persoonan välttely Seuraavaksi voitaisiin kenties sopia tapaamisesta. Kirjoittajan valinnat Toimivan viestinnän tähdet Taustat Itse teksti Kohderyhmä Tilanne Tavoite Kanava Relevanttius Johdonmukaisuus Selkeys Vaikuttavuus Kortetjärvi-Nurmi et al. 2009, s. 23 2

3 Kirjoittajan valinnat Viestinnän tavoitteet: Rogersin nelikenttämalli Suhteiden hoitaminen (Relational purposes: to join) Muutosten aikaansaaminen (Transformational purposes: to inspire) Tiedon välittäminen (Informational purposes: to inform) Asian tai ajatuksen myyminen (Promotional purposes: to sell) Kirjoittajan valinnat: tekstilaji Tekstilaji (genre) liittyy toimintaan ja sisältää tietyn alan tai yhteisön käyttöön vakiintuneita ominaispiirteitä viestinnän tavoite ja kielelliset valinnat liikekirje mainos laki saarna runo vitsi uutinen nettikeskustelu 3

4 Kirjoittajan valinnat: tekstityyppi ja tekstimuoto Tekstityyppi kuvaa sisäistä rakennetta ja esitystapaa Kertomus aikaan suhteuttaminen Kuvaus paikkaan suhteuttaminen Eritelmä osatekijöiden ja suhteiden analysointi Perustelu argumentit asian tueksi tai vastaan Ohje toimimaan saattaminen Tekstimuoto kuvaa kirjoittajan roolia Subjektiivinen: omat asenteet ja kokemukset Objektiivinen: todennettavissa muualta Kirjoittajan valinnat: tekstimuoto Kuvaus Kertomus Eritelmä Perustelu Ohje Subjektiivinen tekstimuoto Mainos Pakina Tarina Investment story Essee Pääkirjoitus Pörssikommentti Mainos Objektiivinen tekstimuoto Tuoteseloste Raportti Uutinen Määritelmä Tiivistelmä Asetus Tutkielma Sääntö Pörssin ohje 4

5 Kirjoittajan valinnat: tyyli Joukko signaaleja, jotka vaikuttavat siihen, miten lukija tulkitsee ja ymmärtää sanoman merkityksiä Kontekstiriippuvuus, tilannesidonnaisuus, vastaanottajan ja kohderyhmän tunteminen 1) Tekstilajipoikkeamat konventioiden rikkominen tyylikeinona Väsynyt ja tylsä bussifirma etsii velttoa ja saamatonta henkilöä tehtävään ilman minkäänlaisia haasteita (Kortetjärvi-Nurmi et al. 2009, s. 84) 2) Neutraali asiatyyli Tulemme ottamaan Teihin lähiaikoina yhteyttä kuullaksemme lähemmin mahdollisesti kiinnostuksesta hankettamme kohtaan ja sopiaksemme jatkosta. (emt, s. 85) Vastaanottajan tulkinta tekstistä Aoccdring to a rscheearch at an Elingsh uinervtisy, it deosn t mttaer in what orerd the ltteers in a wrod are, the olny iprmoetnt tihng is that frist and lsat ltteer is at the rghit pclae. The rset can be a toatl mses and you can sitll raed it wouthit porbelm. Tihs is bcuseae we do not raed evrey lteter by it slef but the wrod as a wlohe. David Harris Tulkintaa eivät koskaan ohjaa pelkät kielen säännöt tai tietoiset tekstuaaliset valinnat, vaan kokonaisuus ratkaisee! 5

6 Vastaanottajan tulkinta tekstistä Tulkintaan vaikuttavat Kirjoittaja asenteineen Kirjoittajan tietoiset valinnat viestintätilanteessa Lukija kokemuksineen: aiemmat tekstit, kulttuuri, tietopohja ja osaaminen KISS = keep it simple and short vs. tekstin lyhyys viestin sävyn kiristäjänä Myönteisen tulkinnan saavuttamista voi edistää prosessikirjoittamisella tekstin tuottamisen vaiheistaminen ja nk. vaimotestit Kirjoittamisprosessin vaiheet Iteratiivisuuden periaate ei kerralla kaikkea Suunnittele teksti Viimeistele teksti Hanki palautetta Laadi luonnos Kirjoita teksti Valmiista tekstistä Palaute Luonnoksesta Tavoite - Halutun sanoman välittymisen tarkastaminen - Sisältö- ja muotoseikkojen arvioiminen - Uusien tekstien suunnittelun edistäminen - Arvostelun mahdollisuus Tavoite - Kirjoittajan ajatusten jäsentäminen - Huomion kiinnittäminen asian välittymiseen - Muokkaamisen edistäminen - Arvostelun välttäminen Kortetjärvi-Nurmi et al. 2009, s. 65 6

7 Tiedottaminen Miksi tiedottamista tarvitaan? oppilaitokset naapurit media suuri yleisö virkamiehet kilpailijat toimiala asiakkaat rahoittajat yhteistyökumppanit tavarantoimittajat analyytikot alihankkijat omistajat jälleenmyyjät 7

8 Tiedottavan tekstin tyyli 1) Verbit tietoa välittäviä ja toiminnallisia, usein kognitiivisia parantua, kehittyä, analysoida, arvioida, raportoida, kertoa, käsitellä 2) Sanasto kirjakielistä ja arvolataus puuttuu kuoli, menehtyi (vrt. lähti autuaammille metsästysmaille, heitti veivin, heitti lusikan nurkkaan) sanoo, kertoo, toteaa, esittelee (vrt. väittää, luulee, saarnaa, valehtelee) 3) Selkeät lauserakenteet ja lyhyet virkkeet, enintään 2 lausetta, vältetään virka- ja puhekieltä ja muotitermejä 4) Tutut kansantajuiset sanat, ei sivistyssanoja tai vieraita lyhenteitä viestintä (vrt. kommunikaatio) toimitusjohtaja (vrt. CEO) tämä yksikkö (vrt. ko. yksikkö) Tiedottavan tekstin tyyli Fazer Amica ja IBM kehittävät yhdessä älykkäämpää henkilöstöravintolaa Fazer Amica ja IBM ovat aloittaneet yhdessä pilottiprojektin, jossa haetaan henkilöstöravintolan toimintaa kehittäviä uusia ratkaisuja ja palveluita muun muassa menekin ennustamiseen ja sähköiseen palautteen keräämiseen. Ratkaisuja älykkäämmän henkilöstöravintolan kehittämiseen testataan IBM:n toimitalon henkilöstöravintolassa Helsingissä. Henkilöstöravintolan ruoan menekin ennustaminen on haasteellista, sillä ruokailijoiden määrä saattaa vaihdella suurestikin päivittäin. Nyt aloitetun pilottiprojektin tavoitteita ovat ruoan hävikin pienentäminen ja asiakastyytyväisyyden parantaminen oikein mitoitetun tarjonnan avulla. Ennustamisen helpottamiseksi Fazer Amica ja IBM ovat yhdessä kehittäneet ratkaisun, joka hyödyntää toimitalon kulunvalvontajärjestelmää ja historiatietoa ruokailijoiden käyttäytymisestä. Palveluidemme jatkuva kehittäminen ja laadun varmistaminen on meille erittäin tärkeää. Kokeilu tukee hyvin tavoitettamme olla Suomen johtava henkilöstöravintolapalveluiden tarjoaja myös tulevaisuudessa. Ruuan menekin oikealla ennustamisella on sekä taloudellinen että ekologinen merkitys, sanoo Fazer Amican ketjuohjauksesta ja kehityksestä vastaava johtaja Sari Nikkola. Ideoita ja innovaatioita kerätään yleensä aktiivisesti, mutta usein mekanismi niiden testaamiseen puuttuu - onko ideasta syntynyt aito innovaatio? Olemme Fazer Amican kanssa luoneet ainutlaatuisen mallin uusien ideoiden testaamiseen todellisessa toimintaympäristössä", sanoo IBM:n innovaatiojohtaja Ville Peltola. ( ) 8

9 Tiedottavan tekstin rakenne - Informatiivinen tai huomion herättävä otsikko - Tiedottava tai vaikuttamaan pyrkivä aloitus - Asian perusteleminen/taustoittaminen - Aktivoivat toimintakehotukset - Loppusanat ja tekstin päättäminen - Allekirjoitus Otsikko Pörssitiedotteissa ja henkilöstötiedotteissa ilmaisee viestin keskeisen sisällön : DNA to launch the Jolla smartphone as the first operator in the world (Jolla ) Toimitusjohtaja Mika Ihamuotilan lausunto koskien Teresa Moorhousen Isoisän puutarha kuosia (Marimekko ) Asiakastiedotteissa otsikon voi korvata myös asiakkaan puhuttelu: Hyvä asiakkaamme Hyvä työterveyshuollon asiakkaamme! Päijät-Hämeen työterveyshuollon palvelujen tuottaminen on uudistunut. 9

10 Aloitus Tiedottava tai vaikuttamaan pyrkivä/taivutteleva Aloituksen on vangittava lukijan huomio Tiiviys ja informatiivisuus Ohessa on uusittu vakuutussopimuksenne nro ajalle Olkaa hyvä ja tarkistakaa, että vakuutuskirjan tiedot ovat oikein. Microsoft ostaa Nokian Devices & Services -liiketoiminnan, lisensoi Nokian patentteja ja karttapalveluita Asian perusteleminen ja taustoittaminen Aloituksen jälkeen siirrytään varsinaiseen asiaan: Microsoft ja Nokia ilmoittivat tänään, että molempien yhtiöiden hallitukset ovat päättäneet yritysjärjestelystä, jossa Microsoft ostaa olennaisilta osin koko Nokian Devices & Services -liiketoiminnan, lisensoi Nokian patentteja ja tulee lisensoimaan ja käyttämään Nokian karttapalveluita. Sopimusehtojen mukaisesti Microsoft maksaa 3,79 miljardia euroa Nokian Devices & Services -liiketoiminnan olennaisten osien ostosta ja 1,65 miljardia euroa Nokian patenttien lisensoinnista käteiskaupan kokonaishinnan ollessa 5,44 miljardia euroa. (lehdistötiedote ) Sinun lisäksesi yrityksemme kiinnosti satoja opiskelijoita, ja siksi joudumme ilmoittamaan, että tällä kertaa valintamme ei ollut Sinulle suosiollinen. Samalla pahoittelemme, että olet joutunut odottamaan vastaustasi näinkin pitkään. 10

11 Aktivoivat toimintakehotukset Suoraan tai epäsuorasti: Ota asuntolainasi meiltä. Laitetaan samalla kotivakuutuksesi kuntoon. Keskittämällä asiointisi meille, saat parhaat edut. Täytä hakemus, lähetämme sinulle tarjouksen. (op.fi) BusinessOulun asiantuntijat auttavat sinua myös rakentamaan omia palvelutuotteita ja opastavat tuotteistamisprosessissa yhdessä asiantuntijaverkostomme kanssa. (businessoulu.com) Loppusanat ja tekstin päättäminen Tärkeää tehdä vastaanottajan toiminta mahdollisimman helpoksi: mistä saa lisätietoja keneen tulee olla yhteydessä Annamme mielellämme lisätietoja palvelun käytöstä. Tavoitat meidät numerosta arkisin klo Pyydämme ystävällisesti ilmoittamaan ennakkoon osallistumisesta messuille. Jos mahdollista, viitataan ajankohtaan ja tilanteeseen Otamme teihin puhelimitse yhteyttä viikolla

12 Allekirjoitus Kunnioittaen Ystävällisin terveisin Yhteistyöterveisin Aurinkoista kevään jatkoa toivottaen Esimerkki Oy Henkilöstöosasto Kari Kolja henkilöstöpäällikkö Uutinen Uutisen rakenne: 5M ja 1K Mitä tapahtui Missä tapahtui Milloin tapahtui Miten tapahtui Miksi tapahtui Kuka (mikä) teki? OTSIKKO ingressi teksti mitä tapahtui seuraukset yksityiskohdat taustat 12

13 Uutinen Osuva otsikko on uutisen tärkein osa ja takaa huomion! Vertaa seuraavia samasta uutisesta laadittuja otsikoita: Yyterin leirintäalueella ammuskeltiin Päihtynyt mies ammuskeli Yyterin leirintäalueella Päihtynyt ruotsalaismies ammuskeli Yyterin leirintäalueella Karmea herätys Yyterissä yöllä teltan vierellä ammuskeltiin, katso kuva ammuskelijan autosta Suostutteleva tyyli Yhdistelmä tunnetta ja järkeä Yksityiskohtainen vakuuttelu, kliseiden välttäminen Yksinkertainen, selkeä ja puheenomainen kieli Lyhyet sanat, lauseet ja virkkeet Perusmuotoiset adjektiivit, ei tyhjiä lupauksia uusi, turvallinen, tuttu, laadukas Dynaamisuus, verbit aktiivimuodossa Tärkeiden asioiden toistaminen, kysymykset lukijalle Haluatko säästää rahaa? Puhuttelu sinä muodossa, jos kohderyhmä sen sallii Postita tilauksesi tässä kuoressa jo tänään, niin saat kaikki Sinulle myönnetyt edut! 13

14 Suostutteleva tyyli Otsikolla, puhuttelulla ja aloituksella keskeinen rooli Aloituksessa voidaan kertoa uutinen: Nyt on kehitetty uusi räätälöity jakelupalvelu juuri Teidän tarpeisiinne. tarjota etu: Tee kanssamme sopimus ennen Saat nopean asiakkaan etuna 10 % alennuksen kolmen kuukauden maksuista. määritellä lukijan ongelma: Tiedätkö, kuinka paljon voit säästää sähkön hinnassa? kertoa tarina, johon lukija voi samastua: Silloin, kun isä lampun osti Tänään on oikea hetki isän hankkia DNA Welho laajakaista kertoa tuotteesta keskeiset edut: Uusi terveysvaikutteinen Passivia levite alentaa kolesterolia jopa 25 %. Suostutteleva tyyli: ohjaileva kieli - Suorat käskyt: Raaputa ja voita! - Ohjailevat verbit: Tutustu huolellisesti asennusohjeisiin. - Ohjailevat kysymykset: Miksi tyytyisit vähempään? - Superlatiivit: Meiltä kauneimmat kukat kevään juhliin! - Yleistykset ja liioittelut: Kiskonta Oy on alansa ehdoton edelläkävijä, joka tarjoaa huipputason varainhoitopalvelua juuri Sinun käyttöösi. 14

15 Suostutteleva tyyli: ohjaileva kieli - Auktoriteettiasemaan vetoaminen: Koulutuksemme on räätälöity tulevaisuuden huippuosaajien tarpeisiin. - Lupaukset: Kesämökin saa kaukomailtakin. Kauppias hoitaa homman. Ensimmäinen maistuu aina parhaalta. - Yksinkertaistukset ja mustavalkoiset asetelmat: Se nyt vaan on tyhmää maksaa liikaa. Vain hullu ostaa muualta. Elämä on. - Muistamisen tehostaminen kielellisin keinoin, esim. toisto, sanonnat, sanaleikit, vertaukset, lainaukset: Yks kakkaa, kaks kakkaa, muuta sitten ei tarvitakkaa. Ikaalisten Kylpylä siellä tehdään uusia ihmisiä. Myyntikirjeen laatiminen Jäsentely: AIDA- tai ANSVA malli Attention Interest Desire Action huomion herättäminen kiinnostuksen herättäminen tuotteeseen ja tarjoukseen ostohalun aikaansaaminen toimintakehotus ja ostopäätös Attention Need Satisfaction Visualization Action huomion herättäminen tarpeen osoittaminen tarpeen tyydyttäminen tarjotulla tuotteella tuotteen toimivuuden havainnollistaminen toimintakehotus 15

16 Myyntikirjeen laatiminen Ilmaisu tiivistä, yksinkertaista ja mahdollisimman kansantajuista, kts. edellä suostuttelevan tyylin ominaisuudet Ei liikaa tehokeinoja, ulkoasun oltava kompakti Sinuttelun ja teitittelyn valinta harkittava tarkoin Verbit aktiivimuodossa, passiivi hävittää dynaamisuuden Ei konditionaalia vaan sanotaan suoraan tahdotko, kannattaa luodaan tunne, että kirjoittaja on varma asiastaan ja siitä, että asiakas todella tahtoo Hyvän kirjoittajan resepti LUE KIRJOITA KIRJOITA MITÄ LUET JA LUE MITÄ KIRJOITAT 16