Rajapinta- ja rakennestandardit IT-työn helpottajana. Olli Mustajärvi. Eduskunta

Transkriptio

1 Rajapinta- ja rakennestandardit IT-työn helpottajana Kehittämispäällikkö, tekn. tri Olli Mustajärvi Eduskunta

2 Rajapinta: IT - substanssitoiminta IT-ammattilaiset: muutosagentteja? Tekniikan imperatiivi: Tekniikka aikaansaa muutoksen IT-ammattilaisten edellytykset toimia rajapinnassa substanssitoiminnan kanssa? IT-toiminnan arvostus organisaatiossa Miten saavutetaan? Eduskunnassa?

3 Miten eduskunnassa? ITn vaikutus? Uskonasia? Tietotekniikan merkitystä eduskunnan ja kansanedustajien toiminnassa ei useinkaan nähdä. Äskettäin ilmestyneessä 12- osaisessa Suomen eduskunta 100 vuotta - teossarjassa (yhteensä noin 5000 sivua) kerrotaan enemmän eduskunnan hiihtokilpailuista kuin tietotekniikan vaikutuksista eduskuntaan tai demokratiaan. Tässä valossa tarkasteltuna tietotekniikan vaikutus on ollut todella vähäinen - kun ei niistä hiihtokilpailuistakaan kovin paljon kirjoitettu.

4 Eduskunnan tietotekniikan tähtihetkiä lähihistoriasta 1987 pc-verkko 1992 salijärjestelmä 1995 web-palvelut 1998 SGML/XML profiloidut palvelut, KM, sähköinen työpöytä

5 ja kauempaa Äänestyskone otettiin käyttöön 1927 Heimolan talossa Siirrettiin Eduskuntataloon 1931

6 Tietotekniikka muutosvoimana organisaation ja prosessien muuttaminen nykyprosessien sementointi?! muutosvastarinta tietotekniikan ammattilaisten rooli

7 Eduskunnan toiminnan ja tietotekniikan jatkuvasti syventyvä vuorovaikutus Toiminta Vaatimukset IT Toiminta IT:n mahdollisuuksien hyödyntäminen IT Toiminta Kiinteä vuorovaikutus IT Toiminta IT Luodaan uusia palveluja ja toimintatapoja : Heräämisen aika Perustan rakentaminen Kehitysaallot Lainsäädäntötyön ytimeen Eduskunta lasikaappiin > Verkottuminen tietoyhteiskuntaan

8 Muutoksesta muutokseen Muutosta vastustetaan, mutta Kun se on tullut ja vakiintunut, siitä ei haluta luopua jonkin uuden muutoksen vuoksi Etenemme jatkuvasti muutosten kehässä

9 1985

10 Pienetkin muutokset voivat eduskunnassa olla vaikeita: "Yhdessä kokouksessa keskusteltiin pitkään, voivatko ulkopuoliset asiantuntijat istua pöydän ääressä, kun he ovat aina ennen istuneet sohvalla. Se oli täysin absurdia." (Kansanedustaja Pertti Salovaara HS )

11 Eduskunnan erityyppisiä prosesseja Säädösvalmistelu (EK-VN) Eduskunnan oikeusasiamies Valtiontalouden tarkastusvirasto Tarvitaan useita erilaisia ratkaisuja

12 Organisaatiorajat ylittävät prosessit (EK-VN)

13 Vastaaminen kirjalliseen kysymykseen: päätaso Vastaanottaa ja kirjaa KK:n saapuneeksi Jakaa KK:n ministeriölle Toimialaa? Kysyy osastolta KK:n kopio Alkuperäinen allekirjoitettu ja diarioitu KK Kk:n kopio ei kyllä Päättää ministeriöstä ei Alkuperäinen KK Alkuperäinen allekirjoitettu ja diarioitu KK Vastaanottaa KK:n kopion ja alkuper. KK:n Ministeri allekirjoittaa kansilehden Osasto selvä? kyllä Päättää osaston ja laskee vast.luonn. ja vast. pvm:t Merk. kansilehdelle ministeriön ja saap. pvm:n ja allekirjoittaa Kirjaa KK:n diaariin Lähettää alkuper. KK:n osastolle (pap.) Yksikkö selvä? ei kyllä Valitsee yksikön Jakaa KK:n kansilehden VNK:lle Ministerin allekirj. alkuper. kansilehti Lähettää toiselle ministerille Faksaa KK:n osastolle Valitsee yksikön Postittaa KK:n kopion VNK:n allekirjoituksella varustettu KK+kansilehti Ilmoittaa VNK:aan siirrosta Lähettää alkuperäisen KK:n VM:n kirjaamoon Kirjaa tiedon (nro, ed. saap.pvm, ministeriö) Vastaanottaa ja kääntää vastauksen ja läh. sähköpostilla Tulostaa vastausluonnoksen ja lähettää osastopäällikölle (pap.) OK? Palauttaa esittelijälle ei Vastaanottaa KK:n ja huolehtii KKV:n laadinnan tehtävistä kyllä Vastaanottaa ja tarkastaa luonnoksen Informoi eduskuntaa viikoittain OK! Palauttaa esittelijälle Vastaanottaa alkuper. KK:n+ KKV:n kopion Läh. vast.luonn. (pap.) minist. ja sähköpostilla käännettäväksi ei Hyväksyy vastausluonnoksen kyllä Hyväksyy vastausluonnoksen Palauttaa luonnoksen osastolle (pap.) ja ilm. hyväks. Täydentää diaaritiedot ja arkistoi alkuper. KK+KKV:n kopion Vastauksen käännös Vastaanottaa ja tarkastaa käännöksen Osastolla hyväksytty vastausluonnos Näyttää KKV:n Siirtää KKV:t EK:n pohj, tul. ja läh. min. ja läh. sähk. Erit.avustajalle Näyttää KKV:n Vastaanottaa ja allekirjoittaa vastauksen Min. allekirj. KKV Postittaa vastauksen pap. ja sähk.p. EK:aan ja osastolle Arkistoi KK:n ja vastauksen Arkistoitu alkuper. KK ja KKV:n kopio Lähettää alkup. KK:n ja KKV:n kopion kirjaamoon, esitt. ja yks.pääll. Lähettää sähk. KKV:n Valdoon ja Senaattorin ilmoitustaululle Senaattori Valdodok.hall Toimistosihteeri Yksikkö Osastopäällikkö Osastosihteeri VNK:n käännöstoimisto VN:n istuntoyksikkö Asianhallinta? Ministeri / VM:n kirjaaja Erityisavustajan sihteeri Jakelukeskus erityisavustaja

14

15 Ongelmia Siiloutuminen Järjestelmien yhteensopimattomuus Tietojen, jopa tunnisteiden yhteensopimattomuus Ym ym Vaikeudet toiminnassa

16 Syynä ongelmiin: Kehittämisen eritahtisuus esim. EK-VN tekstinkäsittely Teko, WP, Word +eri versiot asianhallinta/dokumenttien hallinta erilaiset järjestelmät erilaiset tiedot ei edes yksikäsitteistä tunnistetta prosessin aikana

17 Syynä ongelmiin: Vaikeudet yhteisessä kehittämisessä kilpailuasetelma oma etu yhteinen etu lyhyen ja pitkän tähtäimen etu Rajapinnat?

18 Kehityskulku Paperidokumentit Edelleen virallinen tapa Sähköiset asiakirjat (sähköpostin liitteinä) Sähköiset asiakirjat (EDI) Tietojärjestelmän yhteiskäyttö Valtioneuvoston PTJ Yhteinen tietojärjestelmä Kaukaisessa tulevaisuudessa

19 EK Case 1: Hallituksen esitykset Yhteinen prosessi, jossa dokumenttienhallinta ei ole yhteensopiva Kehittämisen eritahtisuus Muutosvastarinta Järjestelmän omistajuus

20 Eduskunnan asiakirjojen hallinta Eduskunnan laatimat valtiopäiväasiakirjat laaditaan eduskunnassa rakenteiseen muotoon asiakirjat yhdenmukaistettu Vaikuttaa organisaation työprosesseihin prosesseja on voitu nopeuttaa kokonaisuuksien hallinta aikaisempaa parempaa hajautettu ylläpito Tehokas keino tuottaa, hallita ja jakaa tietoa Parantaa tiedon laatua ja käytettävyyttä myös arkistointiongelman ratkaisu? Mahdollista tuottaa sellaisenaan painokelpoista aineistoa Kustannussäästöjä

21 EK:n saavuttamia hyötyjä: Painatuskustannusten kehitys Vuosi Euroa vuoden 2006 hinnoissa Nyt noin euroa/vuosi

22 Tilanne nyt: Hallituksen esitykset Erilliset järjestelmät VN:n asiakirjat ei standardimuodossa Tarvitaan jatkuvaa konvertointia, ylimääräistä työtä, kustannuksia, k u i t e n k i n EK:n dokumentit siirtyvät suoraan VN:n järjestelmään

23 EK Case 2: Talousarvion käsittely Asiakirjat tuotetaan sekä VM:ssä että EK:ssa samojen määrittelyjen ja kuvausten mukaan Siirto järjestelmien välillä onnistuu automaattisesti Hyödyt Ollut yhteinen halu

24 EK Case 3: Kirjalliset kysymykset Yhteensopimattomat järjestelmät (EK, ministeriöt) Asiakirjojen jatkuvaa konvertointia (Edita) Suuret kustannukset r a t k a i s u Eduskunta laati ministeriöille valmiit asiakirjapohjat ja koulutti käyttäjät

25 Tulos Vuosi [1] Kirjallisten kysymysten muunnosten kustannukset (maksut kirjapainolle) Myös muita hyötyjä. Mikä oli vaikeaa?

26 Asianhallinnan kehittämisen tavoitteet EK:ssa 1. Yhtenäisen ratkaisun aikaan saaminen Koko säädöslaadintaprosessi ja valtiopäiväasioiden käsittely Kustannustehokkuus: päällekkäisen työn poistaminen ja nykyistä sujuvammat työprosessit Tekniikka- ja laatukysymys 2. EK:n toiminnan häiriöttömyyden varmistaminen 3. Aikaikkunan hyödyntäminen Yhteensopivien ja mahdollisten yhteisten osuuksien rakentaminen usea organisaatio on uudistamassa asianhallinnan ratkaisujaan Eduskunta, Valtioneuvosto, VTV, EOA 4. Asianhallinnan mahdollistama aiempaa nopeampi päätöksenteko Reaaliaikaiset jakelut sidosryhmille Sähköiset viralliset julkaisut Mobiilityön tuki 26

27 Asianhallinnan kehittämisen tavoitteet EK:ssa 5. Sisäisten ja ulkoisten sähköisten palvelujen ja prosessien mahdollistaminen / kehittäminen Kansanedustajien sähköiset valtiopäivätoimet, esim. kirjalliset kysymykset Hallinnon prosessien tuki Talous- ja raportointijärjestelmä Sisäisen toimistotyön tuki 6. Toiminnan jatkuvuuden ja tietoturvallisuuden parantaminen nykyisiin asianhallinnan järjestelmiin liittyy huomattavia turvallisuusriskejä, käytössä ohjelmia, joille ei tukea, jotka toimivat alustoille, joiden tuki päättymässä (ratkaisu, jossa ohjelma korvataan nyky-ympäristöön sovitetulla muulla tuotteella tulee kalliiksi, pitää pyrkiä tavoitteellisesti uusiin ratkaisuihin) 27

28 Tavoite pelkistettynä: Sähköiset viralliset asiakirjat ja sähköinen käsittely Folketingetin esimerkki

29 Mitä tulisi ottaa huomioon Muutosvastarinta, joka organisaatiossa erikseen ja vielä yhteinen Usein tiedostamaton kilpailuasetelma Järjestelmän omistaja Oma etu yhteinen etu Hyötyjen saamiseksi tarvitaan resursseja Iso pieni kehittäminen Lyhyt pitkä tähtäin

30 IT-ammattilaisen tehtävä kehittämisroolit muutosagenttiroolit sekä tekniikan että substanssin oltava hallussa osaaminen ketteryys

31 Ketterän organisaation IT Liiketoiminnan, substanssi toiminnan vastuu IT-toiminnan vastuu Suosituksia ja ohjeita, esimerkiksi osaamiseen, organisaatiorakenteeseen, johtamiseen, prosesseihin ja ammattietiikkaan

32 Ilman linjajohdon tukea parhaatkin ITorganisaatiot ovat lähes voimattomia. IT-johtaja/IT-ammattilainen vastaan muu maailma?!

33 Raportteja verkossa Avauksia tietämyksen hallintaan loppuraportti (EKJ 1/2001) Developing and implementing Knowledge Management in the Parliament of Finland ( Parliament.pdf) Eduskunnan tiedon ja tietämyksen hallinta (EKJ 6/2001) Tiedonhallinta suomalaisessa lainsäädäntöprosessissa (EKJ 2/2006) Kansanedustajien tietotekniikan käyttö (EKJ 1/2009)