Tilintarkastajan valinta vuosiksi ja mahdollinen kahden vuoden option käyttö

Transkriptio

1 Raision kaupunki Pöytäkirja 1 (1) Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta Asianro 529/ / Tilintarkastajan valinta vuosiksi ja mahdollinen kahden vuoden option käyttö Päätöshistoria Tarkastuslautakunta Vuosien tarkastuslautakunta on kilpailuttanut ja valmistellut vuosien tilintarkastuspalvelut seuraavasti: Raision kaupungin tarkastussäännön 5 :n mukaan valtuusto valitsee tarkastuslautakunnan esityksestä toimikauttaan vastaavien vuosien hallinnon ja talouden tarkastamista varten yhden JHTT-tilintarkastajan ja yhden JHTTvaratilintarkastajan tai JHTT-yhteisön. Kaupunginvaltuusto on päättänyt, että tilintarkastajien toimikauden pituudeksi päätetään 4-6 vuotta ja tarjouspyyntö laaditaan siten, että tarjoukset pyydetään 4 vuotta + 2 vuotta optiona. Mikäli tilintarkastajaksi valitaan JHTT-yhteisö, tämän on määrättävä kuntalain 9 luvun 72 :n mukaan vastuulliseksi tarkastajaksi JHTT-tilintarkastaja. Kuntalain 71 :stä seuraa, että esityksen tilintarkastajan ja varatilintarkastajan valinnasta valtuustolle tekee valtuuston toimikaudekseen asettama tarkastuslautakunta (uusi tarkastuslautakunta). Vanha tarkastuslautakunta on kuitenkin toimivaltainen valmistelemaan valintaa koskevan asian. Julkisista hankinnoista annetun lain (hankintalaki) 1 :n mukaan valtion ja kuntien viranomaisten sekä muiden hankintayksiköiden tulee kilpailuttaa hankintansa, siten kuin hankintalaissa säädetään. Kilpailuttamisvelvoitteen laajuus ja sisältö määräytyvät sen mukaisesti, ylittääkö hankinnan arvioitu arvo hankintalain 3 luvun 16 :ssä tarkoitetun tavara- ja palveluhankintojen :n EU-kynnysarvon ja jääkö hankinta-arvo alle :n kansallisen kynnysarvon. Tilintarkastuspalvelun arvioitu hankinta-arvo valtuuston toimikaudelta on Koska hankinta-arvo alittaa EU-kynnysarvon mutta ylittää kansallisen kynnysarvon, noudatetaan hankinnassa hankintalain I, III ja IV osan säännöksiä ( :t 1 23, 65 72, 73 87). Tarkastuslautakunta on valmistellut asian uuden tarkastuslautakunnan käsiteltäväksi ja tilintarkastajien valintaesityksen tekemiseksi laatimalla tilintarkastuspal-

2 Raision kaupunki Pöytäkirja 2 (2) velun hankinnasta tarjouspyynnön, kilpailuttamalla hankinnan sekä käsittelemällä tarjoukset ja laatimalla niistä tarjousvertailut. Tarjouspyynnöstä säädetään hankintalain 69 :ssä. Säännöksen mukaan tarjouspyynnössä on oltava mm. ehdokkaiden tai tarjoajien taloudellista ja rahoituksellista tilannetta, teknistä kelpoisuutta ja ammatillista pätevyyttä koskevat ja muut vaatimukset sekä luettelo asiakirjoista, joita ehdokkaan tai tarjoajan on tätä varten toimitettava. Taloudelliseksi kelpoisuusvaatimukseksi on tarjouspyynnössä asetettu vastuuvakuutus, jonka vakuutusmäärän vahinkotapahtumaa kohti tulee olla Teknistä suorituskykyä koskevana vaatimuksena on edellytetty, että tarjoajalla tulee olla kolmen viimeksi kuluneen vuoden aikana tarkastettavanaan viisi suurta tai keskisuurta kuntakohdetta ja kaksi vuokra-asuntoyhtiötä. Lisäksi laatujärjestelmää koskevana vaatimuksena on edellytetty, että tilintarkastusyhteisöllä tulee olla laadunvarmistusjärjestelmä, joka on dokumentoitu laatukäsikirjassa, prosessikuvauksessa tai muussa laatuasiakirjassa. Ammatillista pätevyyttä koskevana vaatimuksena vastuullisella tilintarkastajalla ja hänen sijaisellaan tulee olla kuntalaissa säädetty kelpoisuus ja heidän tulee täyttää tilintarkastajalle laissa julkishallinnon ja talouden tilintarkastajista asetetut vaatimukset. Vastuullisella tilintarkastajalla, hänen sijaisellaan ja avustavilla tilintarkastajilla tulee olla hyvä suomen kielen taito. Tarjouspyynnössä tai hankintailmoituksessa tulee edelleen ilmoittaa tarjouksen valintaperuste sekä käytettäessä valintaperusteena kokonaistaloudellista edullisuutta vertailuperusteet ja niiden tärkeysjärjestys. Lain 72 :n mukaan vertailuperusteiden tulee liittyä hankinnan kohteeseen ja mahdollistaa tarjousten puolueeton vertailu. Oikeuskäytännön mukaan vertailuperusteiden tulee olla relevantteja hankinnan kannalta eivätkä ne saa antaa hankintayksikölle rajatonta valintavapautta. Tarjouksen valintaperusteeksi on tarjouspyynnössä asetettu kokonaistaloudellinen edullisuus. Tämän arviointiperusteet ovat seuraavat: - Kokonaiskustannukset valtuustokautena (painoarvo 55 %) - Tarkastustoiminen laatu arviointiperusteina tarkastuksen perustuminen riskianalyysiin (painoarvo 5 %) ja vastuullisen tilintarkastajan osallistuminen JHTT lautakunnan valvomaan laadunvarmistukseen (painoarvo 10 %) - JHTT tilintarkastajan tilintarkastuskokemus arviointiperusteina kokemus suurten ja keskisuurten kuntien tarkastuksesta (painoarvo 13 %), kokemus kuntayhtymien tarkastuksesta (painoarvo 4 %), kokemus vuokraasuntoyhtiöiden tarkastuksesta (painoarvo 1,5 %) sekä kokemus muiden osakeyhtiöiden tarkastuksesta (painoarvo 1,5 %)

3 Raision kaupunki Pöytäkirja 3 (3) - JHTT tilintarkastajan perehtyneisyys kunnallistalouteen ja hallintoon arviointiperusteina kunnallishallinnon opinnot (painoarvo 5 %) ja kunnan keskushallinnon johtavan viran hoito (painoarvo 5 %). Tarjouspyyntö seuraa liitteenä. Liite nro 3 Hankintalain 68 :n mukaan hankintayksikön on ilmoitettava julkisesti hankinnasta. Tarkastuslautakunta on julkaissut hankintailmoituksen tilintarkastuspalvelun hankinnasta kaupunginvaltuuston toimikaudelle HILMA:ssa Ilmoituksen mukaan tarjoukset on tullut toimittaa kello mennessä sähköpostitse. Määräaikaan mennessä ovat tarjouksen toimittaneet Oy Audiator Ab, PwC Julkistarkastus Oy sekä KPMG Julkishallinnon Palvelut Oy. Hankintalain 71 :n mukaan tarjouskilpailusta tulee sulkea pois ehdokas tai tarjoaja, jolla ei ole teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi. Kaikki tarjoajat täyttävät tarjouspyynnössä asetetut taloudelliset, tekniset sekä ammatilliset kelpoisuusvaatimukset. Lisäksi ehdokkaiden tai tarjoajien sulkemisessa tarjouskilpailun ulkopuolelle voidaan noudattaa soveltuvin osin myös, mitä ehdokkaiden ja tarjoajien soveltuvuuden arvioinnista :ssä säädetään. Lain 53 :n mukaan tarjouskilpailusta tulee sulkea pois ehdokas tai tarjoaja, joka on syyllistynyt säännöksessä lueteltuihin rikoksiin. Kenenkään tarjoajan osalta tiedossa ei ole säännöksessä tarkoitettuja poissulkemisperusteita. Lain 54 :n mukaan hankintayksikkö voi päätöksellään sulkea tarjouskilpailun ulkopuolelle ehdokkaan tai tarjoajan seuraavin perustein: 1) konkurssissa tai purettavana tai keskeyttänyt liiketoimintansa taikka jonka velkoja on vahvistetulla akordilla, saneerausohjelmalla tai muussa vastaavassa lainsäädäntöön perustuvassa menettelyssä järjestelty; 2) jonka konkurssiin asettaminen tai purkaminen taikka muu 1 kohdassa tarkoitettu menettely on vireillä; 3) saanut ammattinsa harjoittamiseen liittyvästä lainvastaisesta teosta lainvoimaisen tuomion; 4) ammattitoiminnassaan syyllistynyt vakavaan virheeseen, jonka hankintaviranomainen voi näyttää toteen;

4 Raision kaupunki Pöytäkirja 4 (4) 5) laiminlyönyt velvollisuutensa maksaa Suomen tai sijoittautumismaansa veroja tai sosiaaliturvamaksuja; taikka 6) syyllistynyt olennaisesti väärien tietojen antamiseen ilmoittaessaan hankintayksikölle 8 luvun soveltamista koskevia tietoja tai laiminlyönyt vaadittavien tietojen antamisen. Tarjouspyynnössä on ilmoitettu, että tarjoaja tullaan sulkemaan edellä mainituissa tapauksissa pois tarjouskilpailusta. Lisäksi tarjouspyynnössä on edellytetty, että tarjoajan tulee pyydettäessä toimittaa todistus ennakkoperintälain mukaiseen ennakkoperintärekisteriin merkitsemisestä, todistus arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisävelvollisten merkitsemisestä, todistus verojen maksamisesta, todistus työnantajan lakisääteisten sosiaalivakuutusmaksujen maksamisesta sekä tilaajavastuulain 5 :n mukaiset todistukset ja selvitykset. Tarjoajilta ei ole katsottu tarpeelliseksi vaatia selvityksiä poissulkemisperusteista eikä myöskään mainittujen todistusten toimittamista. Hankintalain 62 :n mukaan tarjouksista on hyväksyttävä se, joka on hankintayksikön kannalta kokonaistaloudellisesti edullisin hankinnan kohteeseen liittyvien vertailuperusteiden mukaan, tai se, joka on hinnaltaan halvin. Tarjouksista on laadittu hintavertailu ja kokonaistaloudellisuusvertailu, jotka seuraavat liitteinä. Liitteet nrot 4 ja 5. Kokonaistaloudellisuusvertailu osoittaa Oy Audiator Ab:n tarjouksen edullisimmaksi. Oy Audiator Ab tarjouksessaan esittää, että tilintarkastuspalvelun toteuttajiksi valittaisiin: - vastuulliseksi tilintarkastajaksi JHTT Hannu Laurila, - vastuullisen tilintarkastajan sijainen ja avustava tilintarkastaja JHTT Anne Arvola, - avustava tilintarkastaja JHTT, KHT Andreas Holmgård sekä - avustaviksi tarkastajiksi Leena Ahonen, KTM Mark Lassfolk ja KTM Aino Lepistö. Päätösehdotus Tarkastuslautakunnan Pj Janne Laulumaa Edellä lausutuin perustein tarkastuslautakunta esittää uudelle tarkastuslautakunnalle edelleen valtuustolle esitettäväksi, että - Oy Audiator Ab:n (Audiator-yhtiöiden tilintarkastustoiminta on yhdistynyt BDO-konsernin kanssa ja kaupan myötä nimi on vaihtunut BDO Audiator Oy:ksi). tarjous kokonaistaloudellisesti edullisimpana hyväksytään tarjouspyynnön ja sen liiteasiakirjojen mukaisin ehdoin kau-

5 Raision kaupunki Pöytäkirja 5 (5) punginvaltuuston toimikaudelle ja mahdollisella 2 vuoden optiolla. Mahdollisen option käyttöönotosta päätetään erikseen kaupunginvaltuuston toimikauden lopulla loppuvuodesta 2016, - vastuulliseksi tilintarkastajaksi valitaan JHTT Hannu Laurila, - vastuullisen tilintarkastajan sijaiseksi ja avustavaksi tilintarkastajaksi valitaan JHTT Anne Arvola, - avustavaksi tilintarkastajaksi valitaan JHTT, KHT Andreas Holmgård - avustaviksi tarkastajiksi valitaan Leena Ahonen, KTM Mark Lassfolk ja KTM Aino Lepistö, Edelleen tarkastuslautakunta esittää, että mikäli uusi tarkastuslautakunta esittää valtuustolle tilintarkastajan ja varatilintarkastajan lisäksi avustaviksi tilintarkastajiksi valittavan BDO Audiator Oy:n nimeämät henkilöt, se samalla esittää, että mahdolliset avustavien tarkastajien henkilömuutokset hyväksyy tarkastuslautakunta. Päätös Tarkastuslautakunta hyväksyi yksimielisesti tehdyn ehdotuksen. Tarkastuslautakunta Pöytäkirjaan merkittiin, että tilintarkastaja Sari Isaksson poistui kokouksesta esteellisenä ennen tämän asian käsittelyä. Päätösehdotus Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta ehdottaa valtuustolle, että - Oy Audiator Ab:n (Audiator-yhtiöiden tilintarkastustoiminta on yhdistynyt BDO-konsernin kanssa ja kaupan myötä nimi on vaihtunut BDO Audiator Oy:ksi) tarjous kokonaistaloudellisesti edullisimpana hyväksytään tarjouspyynnön ja sen liiteasiakirjojen mukaisin ehdoin kaupunginvaltuuston toimikaudelle ja mahdollisella 2 vuoden optiolla. Mahdollisen option käyttöönotosta päätetään erikseen kaupunginvaltuuston toimikauden lopulla loppuvuodesta 2016, - vastuulliseksi tilintarkastajaksi valitaan JHTT Hannu Laurila, - vastuullisen tilintarkastajan sijaiseksi ja avustavaksi tilintarkastajaksi valitaan JHTT Anne Arvola, - avustavaksi tilintarkastajaksi valitaan JHTT, KHT Andreas Holmgård - avustaviksi tarkastajiksi valitaan Leena Ahonen, KTM Mark Lassfolk ja KTM Aino Lepistö,

6 Raision kaupunki Pöytäkirja 6 (6) - että mahdolliset avustavien tarkastajien henkilömuutokset hyväksyy tarkastuslautakunta. Päätös Tarkastuslautakunta hyväksyi ehdotuksen yksimielisesti. Liitteet 2 Tarjouspyyntö_ pdf 3 Hintavertailu.pdf 4 Kokonaistaloudellisuusvertailu.pdf Päätösehdotus Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta ehdottaa valtuustolle, että - Oy Audiator Ab:n (Audiator-yhtiöiden tilintarkastustoiminta on yhdistynyt BDO-konsernin kanssa ja kaupan myötä nimi on vaihtunut BDO Audiator Oy:ksi) tarjous kokonaistaloudellisesti edullisimpana hyväksytään tarjouspyynnön ja sen liiteasiakirjojen mukaisin ehdoin kaupunginvaltuuston toimikaudelle ja mahdollisella 2 vuoden optiolla. Mahdollisen option käyttöönotosta päätetään erikseen kaupunginvaltuuston toimikauden lopulla loppuvuodesta 2016, - vastuulliseksi tilintarkastajaksi valitaan JHTT Hannu Laurila, - vastuullisen tilintarkastajan sijaiseksi ja avustavaksi tilintarkastajaksi valitaan JHTT Anne Arvola, - avustavaksi tilintarkastajaksi valitaan JHTT, KHT Andreas Holmgård - avustaviksi tarkastajiksi valitaan Leena Ahonen, KTM Mark Lassfolk ja KTM Aino Lepistö, - että mahdolliset avustavien tarkastajien henkilömuutokset hyväksyy tarkastuslautakunta. Päätös Tarkastuslautakunnan tekemä ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.

7 Raision kaupunki Pöytäkirja 7 (7)