1 Kokouksen avaus, läsnäolijoiden toteaminen ja työjärjestyksen hyväksyminen

Transkriptio

1 PÖYTÄKIRJA TUTKI-ohjausryhmän kokous Aika: Keskiviikko klo 9 11 Paikka: Opetus- ja kulttuuriministeriö, kh. Kalevala (os. Meritullinkatu 10, Helsinki) Etäyhteys: Osallistujat: Vierailijat: Asiat Ilkka Niemelä, Aalto-yliopisto, ohjausryhmän puheenjohtaja Taina Pihlajaniemi, Oulun yliopisto Ritva Dammert, Helsingin yliopisto Johanna Hakala Tampereen yliopisto Jukka Jurvelin, Itä-Suomen yliopisto (etäyhteydellä) Marja Kylämä, Suomen Akatemia Juha Haataja, opetus- ja kulttuuriministeriö Tuija Raaska, CSC Hanna-Mari Puuska, CSC, sihteeri Markku Niemi, Helsingin yliopisto Sipo Vanhanen, Helsingin yliopisto 1 Kokouksen avaus, läsnäolijoiden toteaminen ja työjärjestyksen hyväksyminen Puheenjohtaja avasi kokouksen klo Todettiin läsnäolijat ja hyväksyttiin työjärjestys. 2 Edellisen kokouksen pöytäkirja Edellisen kokouksen pöytäkirjaluonnos on lähetetty kokouskutsun liitteenä. Ohjausryhmä hyväksyi pöytäkirjan. 3 Tiedotusasiat Tutkijan identifiointi -seminaari järjestettiin Ehdotus yliopistojen rahoitusmallin tarkistamiseksi vuodesta 2015 alkaen: RAKETTI-hankkeen päätösseminaari järjestetään klo 9-16 Heurekassa. OKM:n julkaisutyyppityöryhmä pohtii kevään 2014 aikana tarpeita tiedonkeruissa käytettävän julkaisutyyppiluokituksen uudistamiselle. Ohjausryhmä merkitsi tiedotusasiat tiedoksi.

2 4 Tutkimushallinnon alueen yhteistyörakenteet RAKETTI-hankkeen jälkeen 4.1 Avoimen tieteen ja tutkimuksen hanke Juha Haataja esitteli OKM:n käynnistämää Avoin tiede ja tutkimus (ATT) -hanke-kokonaisuutta. OKM on asettanut hankkeen ja jäsenet yhteistyörakenteisiin. ATT:n lanseerausseminaari järjestetään Ohjausryhmä keskusteli hankkeesta ja sen kytkennöistä suunniteltuun tutkimushallinnon verkostoon. Verkoston roolina voisi olla avoimen tieteen ja tutkimuksen hyvien toimintamallien levittäminen. Esimerkiksi korkeakoulujen omat open access -linjauksia ja niiden yhdenmukaisuutta korkeakoulujen välillä ei tunneta hyvin, eikä parhaita käytäntöjä ole vertailtu. Todettiin, että korkeakoulujen olisi hyvä keskustella linjauksista keskenään ja sopia niistä yhdessä mieluummin kuin että kukin korkeakoulu tekee omia linjauksiaan. Tutkimushallinnon verkosto voisi toimia hyvänä foorumina keskustelulle, parhaiden käytäntöjen levittämiselle ja toisilta oppimiselle. Korkeakoulujen linjaamat käytännöt tulisi huomioida myös OKM:n julkaisutiedonkeruun luokitteluissa. Mainittiin, että mm. Horizon ohjelmalla ja ERC:llä on melko tiukkoja linjauksia julkaisujen ja datan avoimuudelle. Lisäksi kommentoitiin myös, että rinnakkaistallennukseen liittyviä kysymyksiä tulisi pohtia yhdessä, esimerkiksi miten saadaan tutkijat motivoitua tallentamaan julkaisunsa. Jo alkuvaiheessa tulisi miettiä myös, miten pysyväistallennus hoidetaan pitkällä aikavälillä. 4.2 Tutkimuksen hallinnon verkosto Kick off -tilaisuudessa esiteltyjen verkostojen puheenjohtajista sekä muista vapaaehtoisista koottu ryhmä on tehnyt ehdotuksen tutkimushallinnon verkoston perustamisesta. Sipo Vanhanen (HY) esitteli ehdotusta. Alustavaa ehdotusta oli esitelty jo RAKETTI-ohjausryhmän kokouksessa , jossa vastaanotto oli positiivinen. Verkoston nimeksi on muotoutunut Tutkimuksen tuen ja hallinnon verkosto, ja sen päätehtävänä tukea laadukkaan ja vaikuttavan tutkimuksen tekemistä. Ehdotusta valmistelleessa ryhmässä on todettu, että monissa asioissa tarvitaan yliopistojen yhteistä näkemystä. Esimerkiksi tutkimusinfrastruktuureista pitäisi tietää, mitä kustakin korkeakoulusta löytyy. Niin ikään korkeakoulujen hallinnon ja tutkijoiden kommunikaatiota tutkimusinfrastruktuuriasioissa pitäisi tiivistää. Korkeakouluissa on myös havaittu, että tietohallinto ja tutkimushallinnossa puhuvat eri kieliä ja ne pitäisi saada keskustelemaan keskenään. Lisäksi olisi tärkeää sekä OKM:n että korkeakoulujen kannalta, että tiedettäisiin kunkin alueen asiantuntijat eri korkeakouluissa. Verkoston jäsenyyden ei ole tarkoitus olla rajattu mihinkään tiettyyn nimikkeeseen. Sitä on lisäksi ajateltu laajennettavaksi korkeakoulujen lisäksi myös esimerkiksi tutkimuslaitoksiin. Ohjausryhmä piti verkoston muodostamista tarpeellisena ja ehdotusta onnistuneena. Verkoston etuja ovat erityisesti sen tarjoama vertaistuki sekä tiedon levittäminen muissa korkeakouluissa tehtävistä asioista ja tutkimushallinnon organisoitumisesta. Nämä asiat ovat myös johdon näkökulmasta hyödyllisiä. Esitettiin, että tietty ydinryhmä (esimerkiksi tutkimuspalveluiden/-hallinnon päälliköt) kokoontuisi vähintään vuosittain sen lisäksi, että erityisteemoja edistetään verkoston alla. Todettiin kuitenkin, että esimerkiksi tutkimuspalvelupäälliköillä on jo toimiva verkosto (Finn-ARMA). Kerrottiin, että ehdotuksessa ajatuksena oli, että koordinaatioryhmä muodostaisi verkoston ytimen. Lisäksi oli ajateltu, että vuosittain järjestettävien tutkimuspalvelupäivien yhteyteen voisi järjestää verkoston teemoihin liittyvän tapaamisen. Ohjausryhmä totesi, että korkeakoulujen yhteistyö strategisen kehittämisen osalta (esim. infrat, kansainvälistyminen) on ollut heikkoa ja niihin liittyvät asiat on eri tavoin organisoitu eri korkeakouluissa. Esitettiin, ettei verkosto olisi vain olemassa olevien verkostojen verkosto, vaan sen piiriin pitäisi mahtua myös tutkimuksen kehittäminen. Ehdotettiin, että kansainvälistyminen lisättäisiin verkoston tehtäviin omana teemanaan. Todettiin, että kansainvälistymisen näkökulmasta voidaan tarkastella lähes kaikkia ehdotuksessa mainittuja asioita.

3 Ohjausryhmä kommentoi, että tutkimushallinto on laaja kokonaisuus ja kattaa jatkuvia prosesseja tutkimusryhmän hallinnasta yliopiston johtamiseen. Todettiin, että koko kokonaisuuden hallintaan tarvittaisiin työkaluja ja yhteistä ymmärrystä. Mainittiin, että tutkimuksen alueen viitearkkitehtuurin on tarkoitus tukea juuri kokonaisuuden hallintaa. Kommentoitiin, että olisi hyvä, jos verkosto edesauttaisi sitä, että yliopistot kommunikoisivat rahoittajien (esim. Akatemia) kanssa yhtenä kokonaisuutena (esim. raportointikäytännöt). Todettiin, että tähän mennessä ei ole ollut prosessia ja mekanismia yhteisen kannan muodostamiseen. Verkoston kautta voitaisiin luoda vakiintunut toimintamalli aloitteiden valmisteluun. Esitettiin kuitenkin, että yhtenäisiin näkökulmiin pitää pyrkiä silloin kuin se on tarkoituksenmukaista, mutta kaikkia asioita ei voi laittaa yhteen muottiin. Ohjausryhmä keskusteli verkoston resursoinnista. Todettiin, että vapaaehtoistyöllä verkostot eivät helposti pysy pystyssä, vaan asioiden edistämiseen tarvittaisiin substanssin tunteva sihteeri. Jos verkosto saadaan käyntiin, sillä on merkittävä vaikutus tutkimuksen vaikuttavuuden ja laadun paranemiseen, mutta rahoituksen kerääminen kaikilta korkeakouluilta vie aikaa ja resursseja. Kommentoitiin, että OKM ei varsinaisesti myönnä resursseja verkostoitumisen tukemiseen, mutta voi tukea konkreettisten tehtävien edistämistä CSC:n vuosisopimuksen kautta. Ehdotuksen sisällön olisi siksi hyvä olla mahdollisimman konkreettinen ja koordinaatioresurssin pitäisi olla linjassa työtehtävien kanssa. Verkoston käynnistäminen tulisi projektoida kevään aikana. Tämän vuoden vuosisopimuksessa on sovittu RAKETTI-hankkeen päättämisestä ja siihen liittyvistä toimista, ja kevään aikana olisi hyvä saada ehdotus vuoden 2014 loppuun mennessä tehtävästä työstä (hyödyntäen vuoden 2014 vuosisopimukseen sisältyvää resursointia) ja hahmotelman vuoden 2015 vuosisopimukseen sisällytettävistä tehtävistä. OKM järjestää neljästi vuodessa CSC:n kanssa laatupalavereita, joissa tarkastellaan tehtävien toteutumista, ja verkostossa tehtävän työn tarvitsemasta resursoinnista voidaan linjata OKM-CSC-laatupalaverien yhteydessä esim. kahdesti vuodessa. Todettiin, että 2-3 vuoden toiminnan jälkeen verkoston toimintamuodot ovat todennäköisesti vakiintuneet ja kriittiset yhteistyökumppanit on löydetty. Valmisteluryhmässä on pohdittu verkostotyyppisen yhteistyön ja hierarkkinen johtamisen rooleja suhdetta ja todettu, että ne pitäisi saada toimimaan yhteen siten, että molemmat hyötyvät. Verkosto ei toimi irrallaan, vaan jäsenet ovat korkeakoulujen henkilöstöä. Olisi hyvä, jos verkosto voisi kommunikoida esimerkiksi UNIFIn, ARENEn, OKM:n ja tutkimusrahoittajien kanssa. Ohjausryhmä keskusteli, millä tavoin dialogia tulisi käydä. Hierarkkisuus ei sovi verkoston toimintaan, mutta toisaalta ei voida lähteä johdon kanssa eri suuntiin. Verkoston pitäisi tehdä samoja asioita, joita korkeakoulut pitävät tärkeinä, ja yliopistojohdon pitäisi tietää, mitä asioita verkosto tekee. Kommentoitiin, että dialogi lisäisi myös rehtorien kompetenssia toimia. Todettiin, että verkoston tavoitteena ei ole tehdä tiedepolitiikkaa ja linjauksia, vaan kehittää tutkimustoiminnan edellytyksiä yhteisesti (esim. open access). Olennaista on varmistaa, että kaikissa korkeakouluissa ollaan yhtä tietoisia verkoston tekemisistä, ja UNIFI ja ARENE ovat tässä mielessä tärkeitä foorumeita. Toisaalta dialogi vahvistaa myös verkoston asemaa ja sen jäsenten mandaattia toimia. Niin ikään tutkimusvararehtorit on luonteva keskustelukumppani, ja verkoston toimintaa voisi esitellä vararehtorien vuotuisessa tapaamisessa. Sovittiin, että ehdotusta täydennetään vielä seuraavasti: - Kansainvälisyys lisätään yhdeksi edistettäväksi asiaksi - Kirjataan mekanismi johdon kanssa käytävälle dialogille ja jäsenten mandaatille toimia - Viitearkkitehtuurityö kattaa koko tutkimuksen ja tutkimushallinnon kentän ja kuvaa kokonaisuuden, toimijat ja prosessit kattavasti Päätös: Valmisteluryhmälle annetaan valmiudet viimeistellä ehdotus TUTKI-ohjausryhmän tekemin täydennyksin. Valmisteluryhmä tekee kevään aikana OKM:ään resursointiehdotuksen tämän ja ensi vuoden osalta. 4.3 Julkaisujen sähköinen raportointi Suomen Akatemian tutkimusrahoitusraportoinnissa -hanke

4 Markku Niemi (HY) esitteli Helsingin yliopiston aloitetta hankkeen käynnistämisestä. Ajatuksena on, että osa tiedoista Akatemian rahoitushakemuksiin saataisiin siirrettyä suoraan yliopistojen järjestelmistä. Automaattinen tiedonsiirto vähentäisi tutkijan työtä ja lisäisi motivaatiota tietojen tallentamiseen yliopistojen järjestelmiin. Lisäksi rahoittaja saisi rakenteellisempaa ja laatuvarmistetumpaa tietoa. Tiedon välittämisen mekanismia voisi miettiä yliopistojen yhteistyössä. Alkuvaiheessa pitäisi selvittää esimerkiksi kansallisen palveluväylän mahdollinen rooli. Ohjausryhmä keskusteli hankeideasta. Mainittiin, että palveluväylä on matalan tason tekninen protokolla, jonka periaatteena on, että tietoa käytetään sieltä, minne se on tallennettu. Terminologisesti tulisi siis olla tarkkana, puhutaanko protokollasta vai varsinaisesti tiedonsiirron toteuttamisesta. Ohjausryhmä kommentoi, että tutkijan näkökulmasta julkaisuluettelo ei ole hakemuksen suurin haaste, vaan työläämpiä ovat lomakkeeseen tulevat muut tiedot (esim. yhteistyöinfrat). Kysyttiin, miten automaattisesti järjestelmän kautta tulevan CV:n tiedot varmennettaisiin (vrt. aiemmin nimikirjakäytäntö) ja ovatko tutkijat tässä samanarvoisia. Todettiin, että tutkija vastaa omista tiedoistaan ja voi vahvistaa järjestelmään, että tiedot ovat oikein ja ajantasaisia. Ehdotettiin laskelman tekemistä siitä, kuinka monta htv:tä tietojen syöttämiseen eri paikkoihin tällä hetkellä kuluu yhteensä aikaa kansallisella tasolla. Mainittiin, että hakemuksiin ei sisällytetä tutkijan koko julkaisuluetteloa, vaan enintään 10 relevanttia julkaisua. Kerrottiin, että OKM:n ja SA:n välisessä tulossopimuksessa on jo mainittu, että tiedot poimitaan julkaisurekisteristä, kun sellainen on olemassa. Tällä hetkellä järjestelmää ei kuitenkaan vielä ole. Akatemia voi lähteä mukaan hankkeeseen, mikäli yliopistoilla on yhteinen näkemys asiasta. Mainittiin, että suunnitelmissa tulisi huomioida myös OKM:n suunnitelma julkaisutietojen siirtämisestä yliopistojen omista järjestelmistä suoraan valtakunnalliseen tietovarantoon. Lisäksi kommentoitiin, että tiedot olisi hyvä saada siirrettyä myös yliopiston YPJ-järjestelmään. Todettiin, että tässä vaiheessa esitys on vasta hankeidea, ja ohjausryhmän esittämät ajatukset ovat relevantteja asioita määriteltäväksi. Tarvitaan kuitenkin porukka, joka lähtee miettimään vaatimusmäärittelyjä ja suunnitelmaehdotusta vaihtoehtoineen. OKM:n kannalta Akatemian ja korkeakoulujen yhteishanke-ehdotus on konkreettinen ja kiinnostava. Kiinnostavuutta lisää kytkentä viranomaistiedonkeruisiin sekä tiedon laadun parantaminen. Kovin suureen panostukseen ei kuitenkaan ole mahdollisuutta tämän tyyppisissä kehittämiskohteissa. Tulee myös huomioida Akatemian rajalliset resurssit asian edistämiseen. Yhteenvetona todettiin, että hanke on potentiaalinen ja sen suunnittelua kannattaa jatkaa siten, että siinä otetaan huomioon rajaukset ja hyödyt sekä synergia jo tehtyyn ja tekeillä olevaan työhön. Suunnitelmasta tulisi keskustella ensin Akatemian ja sitten OKM:n kanssa. 4.4 Tietomalli- ja viitearkkitehtuurityö Osittain avoin kysymys on vielä, miten tutkimuksen alueen tietomallityö integroidaan verkostoyhteistyöhän ja mikä on se taho, joka tekee varsinaisen ehdotuksen mahdollisista tietomallin muutoksista tai laajennuksista korkeakoulujen tietomalliin tutkimuksen ja tutkimushallinnon osalta. Ohjausryhmä kommentoi, että verkosto voi toimia tässä asiassa asiantuntijapoolina. Verkostosta pyritään löytämään oikeat henkilöt ja se voi toimia keskustelufoorumina, mutta verkosto voi antaa työryhmälle valtuudet ehdotusten tekemisestä. Tietomallin valmisteluryhmään tarvitaan kuitenkin monipuolista osaamista, eikä pelkkä IT-asiantuntemus riitä. 5 TUTKI-loppuraportti

5 Hanna-Mari Puuska esitteli loppuraporttiluonnosta, jossa on kuvattu TUTKIn toisen vaiheen ( ) tausta, toiminta ja tulokset. Ohjausryhmä totesi, että loppuraportti kuvaa hyvin hankkeen aikaista toimintaa ja se voidaan hyväksyä sellaisenaan. Päätös: Hyväksytään loppuraportti. 6 Kokouksen päätös Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 11.