Kirjastotietokannan uudistus Vaatimusmäärittely , v.1.1

Transkriptio

1 Kirjastotietokannan uudistus Vaatimusmäärittely , v.1.1

2 Sisällys 1. Johdanto Määriteltävä kokonaisuus lyhyesti Määrittelydokumentin tekijät Käytetty aineisto Kirjastotietokannan uudistuksen tausta ja tavoitteet Nykytila ja kehitystarpeet Kirjastojen tietojen ylläpidon vaikeudet ja motivaation puute Käyttäjän näkökulmasta sekava ja puutteellinen palvelukonsepti Tietokannassa mukana vain yleiset kirjastot Kirjastotietoja sisältävien järjestelmien hajanaisuus Uusi palvelukonsepti Palvelun kohderyhmät ja käyttötilanteet Tavoitteet uudelle kirjastotietokannalle Käytettävyys- ja saavutettavuussuositukset Tietokannan toiminnallisuudet ja niiden ylläpito Yleistä kirjastotietokannan tietomallista Uusi ylläpitokonsepti Kirjastohaku Hakutulosten näyttö Palveluhaku Palvelutietojen ylläpito Aineistohaku Sanapilvi/aihepiirihaku Aakkosellinen hakemisto Organisaation sivu Organisaation tietojen päivitys Organisaation tarjoamat tukipalvelut Toimipisteen sivu Toimipisteen tietojen ylläpito Toimipisteen aukioloaikojen ylläpito Henkilöhaku (Kirjastoammattilaisille) Kirjastojärjestelmien haku (Kirjastoammattilaisille) Kirjastojärjestelmien ylläpito Erikoiskokoelmien haku (Kirjastoammattilaisille)

3 Erikoiskokoelmien ylläpito Kirjastojen tuottama aineisto Internetissä Kirjastokimppojen haku (Kirjastoammattilaisille) Yhteystietomallin kuvaus Osoitteet Monikielisyys Asioinnin yhteystiedot Henkilön yhteystiedot Käyttöoikeuksien hallinta Tekniset ratkaisut Tietojen siirto ja vastaanotto Tietojen julkaisu ulkoisten järjestelmien käyttöön Palvelinympäristö ja tietoliikenne / tekninen ympäristö Kirjastotietokannan asema kirjastojen verkkopalveluissa Kirjastot.fi-portaali Kirjastotilastot Selainvaatimukset Suorituskyky ja vasteajat Tietoturva Tietojen siirto nykyisestä järjestelmästä Liittymät muihin järjestelmiin Frank-monihaku Facebook Kirjastojen omat sivut Jatkokehitystarpeet ja mahdollisuudet Tulevat liittymät muihin järjestelmiin Halti-tietokanta Kirjastotilastot Kirsti-tietokanta Kansallinen digitaalinen kirjasto Kirjastojen omat sivut Kirjastojen tuleva intranet Sosiaalisen median verkkopalvelut Kirjastoalan projektitietokanta Kirjastojen ISIL-numero Kirjautuminen palveluun

4 6.4 Kirjastoasiointi yhdeltä luukulta Kirjastojen parhaat käytännöt Järjestelmään kirjautuminen muualla käytössä olevilla tunnuksilla

5 1. Johdanto Tämä vaatimusmäärittelydokumentti kuvaa Kirjastot.fi-palvelun osana toimivan kirjastotietokannan uuden palvelukonseptin, sisältöelementit, toiminnallisuudet, ylläpidon ja teknisen toteutuksen reunaehdot. Lisäksi dokumentissa määritellään lähtökohdat palvelun käyttöliittymän suunnittelutyön käynnistämiselle. Dokumentti on tarkoitettu lähtökohdaksi kirjastotietokannan uudistuksen toteutusprojektille, ja se kuvaa järjestelmän vaatimukset sillä tasolla, että toteutuksen tarkempi suunnittelu on mahdollista. Dokumentin avulla voidaan myös jakaa Kirjastot.fin ylläpidon ja sidosryhmien edustajille tietoa suunnitelluista ratkaisuista. Uuden kirjastotietokannan toteutusprojektiin tarvittava tarkempi määrittely- ja suunnitteludokumentaatio tuotetaan projektin toteuttajaksi valitun toimittajan kanssa. Toteutusvaiheessa tarkentamista vaativat vielä ainakin seuraavat asiat: Käytettävät ohjelmistotuotteet ja palvelinympäristö Toiminnallisuuksien yksityiskohdat Käyttöliittymä ja ulkoasu Liittymät muihin järjestelmiin Tässä dokumentissa on esitetty alustavia malleja uuden kirjastotietokannan rakenteesta ja käyttöliittymästä, jotta toteutettava kokonaisuus hahmottuisi konkreettisemmin. Mallit tulee kuitenkin käsittää vasta vain suuntaa-antaviksi, sillä rakenteen suunnittelutyö hioutuu vielä, ja käsikirjoitustyö sekä käyttöliittymäsuunnittelu eivät ole sisältyneet määrittelyvaiheen tehtäviin. 1.1 Määriteltävä kokonaisuus lyhyesti Kirjastotietokanta on Kirjastot.fi-portaalin alaisuudessa toimiva tietokokoelma, joka kokoaa yhteen kunnan- ja kaupunginkirjastojen sekä yliopisto-, ammattikorkeakoulu- ja erikoiskirjastojen palvelutiedot. Tämä vaatimusmäärittely koskee vain kirjastotietokannan osuutta Kirjastot.fi-portaalista. Kirjastotietokannan uudistuksen aiheuttamat muutokset Kirjastot.fi-portaaliin ja siihen liittyviin erillisiin sovelluksiin (mm. Frank-monihaku) ja niiden teknisiin ratkaisuihin määritellään omissa projekteissaan. 4

6 Määrittelydokumentissa on tehty alustavia ehdotuksia siitä, miten kirjastotietokannan palvelut ja näkymät jäsennettäisiin osaksi Kirjastot.fi-emoportaalia. Lopulliset ratkaisut tästä tehdään kuitenkin tämän projektin ulkopuolella. 1.2 Määrittelydokumentin tekijät Vaatimusmäärittelyn ovat kirjoittaneet Paula Hupponen ja Minna Majuri Sininen Meteoriitti Oy:stä. Määrittelydokumenttia säilyttää Kirjastot.fi-portaalin päätoimittaja Matti Sarmela, puh. (09) tai Käytetty aineisto Pääasiallisena aineistona vaatimusmäärittelyssä ovat olleet Kirjastot.fi-toimituksen ja portaalin sidosryhmien edustajien kanssa pidetyt työpajatilaisuudet, joissa kirjastotietokannan uudistuksen tarpeet on kartoitettu. Työpajoihin osallistuivat: Eeva Mattila, Kiimingin kunnankirjasto Petri Tonteri, Tampereen kaupunginkirjasto Mace Ojala, Kirjasto 10 Antti-Pekka Seppänen, Uudenmaan ELY Päivi Jokitalo, Kansalliskirjasto Jukka Pennanen, Kansalliskirjasto Leena Salminen, Kansalliskirjasto Jarmo Saarikko, Metsäntutkimuslaitoksen kirjasto Päivi Litmanen-Peitsala, Suomen kirjastoseura Seppo Verho, Kirjastolehti Mia Nikula, Kirjastot.fi Matti Sarmela, Kirjastot.fi Lisäksi aineistona on käytetty määrittelyprojektia edeltänyttä esiselvitystä. 5

7 2. Kirjastotietokannan uudistuksen tausta ja tavoitteet Kirjastot.fi on kaikille avoin tiedonhaun ja kirjastopalveluiden kokonaisuus, joka tarjoaa väylän kaikkiin kirjastopalveluihin ja sisältää mm. tiedonhakupalveluita, kirjastoalan ammattipalveluita sekä kirjallisuuden, musiikin, lasten ja nuorten verkkopalveluita. Kirjastot.fin alaisuudessa toimiva kirjastotietokanta on tietokokoelma, joka sisältää kattavasti tietoa kunnan- ja kaupunginkirjastoista. Muiden kirjastojen, esimerkiksi yliopisto- ja ammattioppilaitoskirjastojen, tiedot on listattu palvelussa tavallisina sisältösivuina, eivätkä tiedot välttämättä ole kattavia. Muiden kirjastojen tietoja ei ole päässyt hyödyntämään esimerkiksi tietokannan hakutoimintojen kautta. Kirjastotietokanta toimii koko Kirjastot.fi-portaalin keskeisimpänä tietokokoelmana, ja sen tietosisältöä ja tietorakennetta hyödynnetään laajasti monissa Kirjastot.fin toimintokokonaisuuksissa. Kirjastotietokannan toiminnallisuuksia on kehitetty nykyiseen verkkoportaaliin vuodesta 1998 lähtien. Kehitystä on tehty vuosien saatossa pienissä kehitysprojekteissa ja näillä kehityshankkeilla on palveltu lähinnä Kirjastot.fin muiden toiminnallisten kokonaisuuksien tarpeita. Itse tietokantaa ja sen toiminnallisuuksia ei merkittävästi ole kehitetty järjestelmän valmistumisen jälkeen. Siksi nyt on käynnistetty uudistusprojekti, jossa tietokannan palvelukonsepti ja toiminnallisuudet määritellään nykyisten kohderyhmiensä tarpeista lähtien sekä vastataan mm. tietokannan ylläpidossa oleviin kehitystarpeisiin. 2.1 Nykytila ja kehitystarpeet Nykyinen kirjastotietokanta on toteutettu Sininen Meteoriitti Oy:n Meteor-julkaisujärjestelmällä. Www-palvelimena on Windows Server 2003 palvelin ja tietokanta toimii SQL Server 2005 ympäristössä. Valtaosa kirjastotietokannan tietosisällöstä tuotetaan manuaalisesti Kirjastot.fi portaaliin tätä varten toteutetuilla selainkäyttöisillä ylläpitotyökaluilla. Ylläpitäjinä toimivat kunnan- ja kaupunginkirjastojen henkilökuntaan kuuluvat ihmiset, jotka ovat maantieteellisesti sijoittuneet ympäri Suomea. Ylläpitäjiä on yhteensä arviolta useita satoja. Kirjastotietokannan uudistusta määriteltäessä on kartoitettu nykyisen kirjastotietokannan, sen ylläpidon ja käytön keskeisimpiä ongelmakohtia. Seuraavissa luvussa on kuvattu tässä kartoituksessa 6

8 esiin tulleet merkittävimmät ongelmat sekä esitelty pääpiirteittäin ne tavat, joilla ongelmat pyritään kirjastotietokannan uudistuksessa ratkaisemaan Kirjastojen tietojen ylläpidon vaikeudet ja motivaation puute Nykyisen kirjastotietokannan suurena ongelmana on tietokannassa olevien kirjastojen tietojen vanhentuminen, sillä osa kirjastoista ei päivitä lainkaan omien toimipisteidensä tietoja tai tietoja päivitetään vain satunnaisesti. Tähän tilanteeseen on useita syitä: 1) Kirjastotietokanta ja siellä olevien tietojen päivittämistarve eivät ole välttämättä kaikissa kirjastoissa tunnettuja, jolloin päivittämistä ei tiedetä edes tehdä. 2) Kirjastotietokannan ylläpitokäyttöliittymä on vaikeaselkoinen ja hankalasti käytettävä etenkin niille päivittäjille, jotka ylläpitävät tietoja harvoin. Tämä muodostaa pientenkin päivitysten tekemiselle merkittävän esteen. 3) Järjestelmään tallennettu kirjastojen organisaatiotietojen rakenne ja sen päivittäminen on koettu hankalaksi ja joustamattomaksi, jolloin tietoja on esim. organisaatiomuutosten tapahtuessa ollut vaikea saattaa järjestelmässä ajan tasalle. 4) Kirjastot päivittävät omien kotisivujensa lisäksi perustietojaan useisiin eri järjestelmiin, joista kirjastotietokanta on vain yksi. Usein vähäisin henkilöresurssein toimivilla kirjastojen edustajilla ei ole tällä hetkellä selkeää motiivia panostaa erityisesti kirjastotietokannan tietojen ylläpitoon. Edellä kuvatut kirjastotietokannan ylläpidon ongelmakohdat pyritään tietokannan uudistuksessa korjaamaan seuraavilla keinoilla: Kirjastotietokannan tunnettuutta parannetaan ja sen hyötyjä markkinoidaan kirjastoille tämän uudistusprojektin ulkopuolella, sillä palvelun tunnettuus kirjastojen keskuudessa on palvelun menestymisen perusedellytys. Uuden kirjastotietokannan määrittelyssä luodaan edellytykset kirjastojen tietojen nykyistä vaivattomammalle ylläpidolle. Ylläpitonäkymään pääsy järjestetään nykyistä yksinkertaisemmaksi ja ylläpidettävien tietojen määrää karsitaan. Ylläpitonäkymää yhtenäistetään ja se jäsennellään selkeäksi niin, että useimmiten päivitettäviin tietoihin on 7

9 suoraviivainen pääsy (ks. luku 4.2). Kirjastotietokannasta on palvelukonseptiltaan pyritty määrittelemään kirjastojen asiakkaiden näkökulmasta houkutteleva ja hyödyllinen, jolloin myös kirjastoilla on syytä kiinnostua kirjastotietokannassa olevista palvelutiedoistaan. Tarkoitus on siis luoda verkkopalvelu, jonka päivittämättä jättämisestä on kirjastoille jopa haittaa ja näin luoda ystävällistä painetta tietojen päivittämiseen kirjastoalan ja sen asiakkaiden yhteiseksi hyväksi Käyttäjän näkökulmasta sekava ja puutteellinen palvelukonsepti Kirjastotietokannan käyttäjien tarpeet ja palvelun toimintaympäristö ovat muuttuneet merkittävästi siitä tilanteesta, jossa tietokanta alun perin vuonna 1998 on otettu käyttöön. Tietokanta näyttäytyykin palvelukonseptinsa osalta nykyisille käyttäjille epäselvänä kokonaisuutena: tarjolla on sekaisin kirjastojen asiakkaille tarkoitettua ja toisaalta pelkästään kirjastoammattilaisille relevanttia tietoa, mikä tekee erityisesti kirjaston asiakkaan näkökulmasta hankalaksi hahmottaa palvelun käyttötarkoitusta ja toimintaideaa. Kirjastotietokannassa oleviin tietoihin nykyisin tarjolla olevista hauista monet ovat käyttötarkoitukseltaan ja hakuehdoiltaan ammattilaislähtöisiä (esim. henkilökuntahaku ja kirjastojärjestelmähaku) eivätkä niinkään tavallisten kirjaston asiakkaiden kannalta hyödyllisiä. Kirjastoista palvelussa näytettävät perustiedot eivät myöskään tällä hetkellä palvele sisällöltään ja viestinnällisyydeltään palvelun taviskäyttäjien tunnistettuja käyttötarpeita: kirjastojen esittelysivu (ks. kuva alla) on hyvin tietokantamainen ja eikä siinä ole priorisoitu kirjaston asiakkaan todennäköisimmin etsimiä, asiointiin liittyviä tietoja. 8

10 Kuva 1. Nykyinen kirjaston esittelysivu kirjastotietokannassa Nykyisen kirjastotietokannan ongelmana on palvelukonseptin näkökulmasta myös se, että kirjastojen asiakkaiden suuri yleisö ei todennäköisesti tunne palvelua ja sen mahdollisuuksia tarpeeksi hyvin ja käyttäjäpalautteen perusteella osa palvelun nykyisistä käyttäjistä sekoittaakin kirjastotietokannan näkymät kirjastojen omiin kotisivuihin tai aineistojärjestelmiin. Edellä kuvattuja kirjastotietokannan palvelukonseptiin liittyviä ongelmakohtia pyritään tietokannan uudistuksessa korjaamaan seuraavasti: Erotetaan kirjastojen asiakkaille ja toisaalta pelkästään ammattilaisille kirjastotietokannasta tarjotut palvelut selkeämmin toisistaan. Kehitetään erityisesti kirjastojen asiakkaille tarkoitettuja toiminnallisuuksia vastaamaan käyttäjien nykyisiin, määrittelytyössä tunnistettuihin tarpeisiin (uusina toimintoina esim. 9

11 karttapohjainen kirjastojen haku, monipuolisempi aineistohaku ja kirjaston palveluiden haku). Siirrytään kirjastojen esittelyssä pois tietokantamaisesta esitystavasta kohti kiinnostavaa ja tietosisällöltään hyödyllistä ja ajantasaista näkymää kirjaston keskeisiin tietoihin. Tarjotaan kirjastojen hakutuloksissa ja esittelysivulla selkeästi erottuva palvelupolku myös niille käyttäjille, jotka luulevat tulleensa kirjaston omille kotisivuille Tietokannassa mukana vain yleiset kirjastot Kirjastotietokannan nykyisenä ja tulevanakin toiminta-ajatuksena on toimia sateenvarjopalveluna kaikille Suomen kirjastoille. Tähän asti tietokannassa ovat kuitenkin olleet mukana vain ns. yleiset kirjastot eli kunnan- ja kaupunginkirjastot. Muiden kirjastojen (esim. yliopisto- ja ammattioppilaitoskirjastot) tiedot on listattu palvelussa tavallisina sisältösivuina eikä niiden tietoja ole päässyt hyödyntämään esim. tietokannan hakutoimintojen kautta. Kirjastotietokannan ulkopuolella tällä hetkellä olevista kirjastoista erityisesti pienillä erikoiskirjastoilla olisi tarvetta saada alalla ja asiakkaiden keskuudessa lisää näkyvyyttä sekä esiintyä osana kirjastoverkkoa. Ongelmana erikoiskirjastoilla (kuten monilla muillakin kirjastoilla) ovat vähäiset henkilöresurssit, jolloin pientenkin lisäpalvelujen tuottaminen verkkoon on ylivoimaista. Siksi kirjastotietokannassa mukana olemisen tuomat mahdollisuudet olisivat näille kirjastoille tärkeitä. Erikoiskirjastojen haasteena on kirjastojen esittelyn näkökulmasta ryhmään kuuluvien kirjastojen heterogeenisyys. Tähän liittyen kirjastotietokannan laajentamisessa koko kirjastoalan piiriin on ylipäänsä haasteena se, että varsinaisten kirjastojen lisäksi alan yksiköihin voidaan lukea monenlaisia muitakin organisaatioita, esim. opetusministeriön alaisia yksiköitä, kirjastoseurat, alan järjestöt, ELY:t jne. Kirjastotietokannan laajentamista kunnan- ja kaupunginkirjastojen ulkopuolelle pyritään kirjastotietokannan uudistuksessa tukemaan seuraavilla tavoilla: Kirjastojen esittelyn tietomallin ja kirjastojen hakujen määrittelyssä on huomioitu soveltuvuus eri kirjastotyyppien esittelyyn. Määrittelyprojektin ulkopuolella jatketaan jo käynnissä olevaa työtä muiden kirjastojen liittämiseksi tietokantaan. 10

12 Tietokantaan tulevalla aihepiirihaulla luodaan erityisen hyvät mahdollisuudet pientenkin kirjastojen erityisalojen esille tuomiseen asiakkaille. Kirjastotietokannan käyttäjän näkökulmasta on kuitenkin huomattava, että kirjastojen tyypin korostaminen tietokannan näkymissä ja hakuehdoissa ei ole käyttäjän tarpeiden kannalta erityisen merkityksellistä, sillä useimmiten käyttäjän intressi liittyy ennemminkin kirjastossa saatavilla olevaan aineistoon, palveluun tai kirjaston sijaintiin eikä siihen, mikä kirjastotyyppi on kyseessä Kirjastotietoja sisältävien järjestelmien hajanaisuus Kirjastot päivittävät perustietojaan tällä hetkellä useisiin eri järjestelmiin ja verkkopalveluihin: omille kotisivuilleen, mahdollisen seutuyhteistyön sivuille sekä alan eri tietokantoihin. Myös koko kirjastoalan näkökulmasta on ongelmallista ja tarpeetonta, että tällä hetkellä samoja tietoja kirjastoista säilytetään eri järjestelmissä (esim. kirjastotietokanta, kirjastotilastot, Halti- ja Kirstitietokannat). Kirjastotietokannan uudistuksen määrittelytyössä onkin noussut voimakkaasti esiin toive siitä, että jatkossa kirjastojen tietoja voitaisiin päivittää keskitetysti nykyistä harvempiin paikkoihin ja integraatioiden keinoin hyödyntää yhteen paikkaan syötettyä tietoa monessa paikassa. Tavoitteena olisi, että joitakin nykyisiä järjestelmiä (erityisesti Kirsti-tietokanta) pystyttäisiin näin poistamaan kokonaan käytöstä. Kirjastotietokannan uudistuksessa tähän nykytilan haasteeseen pyritään vastaamaan seuraavilla tavoilla: Määritellään järjestelmän tekniset ratkaisut siten, että mahdollistetaan tiedonsiirrot joustavasti sekä kirjastotietokannasta ulos että tiedossa olevista relevanteista järjestelmistä kirjastotietokantaan (ks. luku 5.1). Viestitään uudistuksen aikana kirjastoille mahdollisuudesta järjestelmien välisiin tiedonsiirtoihin ja tiedonsiirtojen hyödyistä. Selvitetään määrittelyprojektin jälkeen tarkemmin kirjastoalan eri tietokantojen mahdolliset päällekkäisyydet ja mahdollisuudet tiedonsiirtoihin tietokantojen välillä (ks. tarkemmin luku 6.1.) 11

13 3. Uusi palvelukonsepti Kirjastotietokannan palvelukonsepti osana Kirjastot.fi-portaalia muutetaan uudistuksessa vastaamaan palvelun kohderyhmien tunnistettuja käyttötarpeita ja palvelun nykyisen toimintaympäristön (kirjastoalan eri verkkopalvelut ja järjestelmät, kirjastojen ja Kirjastot.fin toimituksen intressit) tarpeita. Tämän mukaisesti kirjastot tallentaisivat tietokantaan jatkossa vain palvelun käytön ja toimintaidean kannalta relevantteja tietoja. Kirjastotietokannan rooli osana Kirjastot.fi-portaalia muuttuu erityisesti siten, että nyt tehdyn ehotuksen mukaan portaalin Kirjastot-osiossa näytetään jatkossa kirjastotietokannasta erityisesti kirjastojen asiakkaan näkökulmasta tarpeelliset tiedot hyödyllisessä ja kiinnostavassa muodossa. Osiossa keskitytään kirjastojen palvelutarjonnan monipuoliseen esittelyyn ja keskeisiä käyttäjätarpeita palveleviin hakutoimintoihin. Lisäksi kiinnitetään erityistä huomiota tietojen sujuvaan mobiilikäyttöön. Tietokannasta Kirjastot-osiossa näytettäviä kirjastojen esittelytietoja voidaan halutessa rikastaa muualta Kirjastot.fistä sekä muista verkkopalveluista (esim. kirjastojen sivut Facebookissa) tuotavilla tiedoilla. On selvää, että kirjastotietokannan uuden palvelukonseptin onnistunut istuttaminen osaksi Kirjastot.fi-portaalia vaatii mahdollisesti muutoksia myös emoportaalin sisältöjen kokonaisjäsennykseen. Ennen kirjastotietokannan uudistuksen lopullista toteuttamista olisikin erittäin suositeltavaa käydä läpi koko Kirjastot.fi-portaalin konseptia sekä kirjastotietokannan suhdetta portaalin eri osiin. Kirjastotietokannalla palvellaan kirjastojen asiakkaiden lisäksi jatkossakin myös kirjastoammattilaisia. Tavallisilla käyttäjillä ja kirjastoammattilaisilla on monia yhteisiä käyttötarpeita palvelulle. Kirjastoammattilaisilla on lisäksi työhönsä liittyviä käyttötarpeita, joihin liittyvä toiminnallisuus ja tietosisältö tulee uudessa Kirjastotietokannassa selkeämmin erottaa omaksi kokonaisuudekseen. Pelkästään kirjastoammattilaisille tarkoitetut tietokannan tiedot, haut ja näkymät on jäsenneltävä Kirjastotietokannan navigaatiorakenteeseen ja sivuille siten, etteivät ne kuormita ja hämärrä tavallisten käyttäjien tarvitsemia tietoja. Ammattilaisten käyttöön suunnattujen tietojen siirtämistä osaksi KirjastoPro-sisältöosiota ei kuitenkaan suositella. Vaikka Kirjastot-osion suunnittelun pääkohderyhmä on kirjastojen asiakkaat, niin hyvällä käyttöliittymäsuunnittelulla Kirjastot-osiosta voidaan tehdä kokonaisuus, jota pystyvät kirjastojen asiakkaiden lisäksi yhtä lailla hyödyntämään tarpeidensa mukaan myös kirjastoammattilaiset. Käyttöliittymäratkaisu on suunniteltava tarkemmin toteutuksen suunnittelun yhteydessä. 12

14 3.1 Palvelun kohderyhmät ja käyttötilanteet Seuraavassa taulukossa on kuvattu tarkemmin kirjastotietokannan tunnistetut pääasialliset käyttötilanteet ja kohderyhmien palvelutavoitteet näissä tilanteissa. Nämä käyttötilanteet ovat toimineet perustana kirjastotietokannan uuden palvelukonseptin ja tietokannan uusien toiminnallisuuksien määrittelylle. Kirjastojen asiakkaat: Käyttötilanne 1 Kuvaus Käyttäjä tulee palveluun, koska hän tarvitsee monipuolisempaa kirjasto- tai aineistohakua kuin hänen oman kirjastonsa tai tietyn kirjastoyhteistyön tai aineistojärjestelmän verkkosivuilla on tarjolla. Tällaisia hakutarpeita ovat esim. tietyllä alueella sijaitsevien kirjastojen haku yhdistetty aineistohaku eri kirjastoista tiettyyn aihepiiriin liittyvät kirjastot tai kokoelmat tiettyä palvelua tarjoavat kirjastot Palvelutavoite Käyttäjää palvellaan tarjoamalla kirjastotietokannan tietoja myös karttakäyttöliittymässä sekä uudistamalla kirjastoista ja niiden kokoelmista tarjottavia tietoja ja niiden hakuja siten, että käyttäjä voi hakea kirjastoa esim. tietyn palvelun tai aihepiirin perusteella. Kirjastojen asiakkaat: Käyttötilanne 2 Kuvaus Palvelutavoite Käyttäjä haluaa asioida vieraan paikkakunnan kirjastossa ja tulee Kirjastot.fi-palveluun kirjaston esittelysivulle hakukoneen kautta haettuaan kirjaston nimellä. Käyttäjälle tarjotaan kirjaston esittelysivuilla hänen tässä käyttötilanteessa tarvitsemansa tärkeät tiedot: kirjaston yhteystiedot, aukioloajat ja sijainti ja linkki aineistojärjestelmään. Käyttötarvetta palvellaan myös näyttämällä sivulla kirjastorakennuksen kuva. Kirjastojen asiakkaat: Käyttötilanne 3 13

15 Kuvaus Palvelutavoite Käyttäjä haluaa uusia lainojaan tai tehdä muuta asiointia tutussa kirjastossaan. Hän etenee kirjaston sivuille kirjoittamalla kirjaston nimen hakukoneeseen. Käyttäjä päätyy Kirjastot.fiportaaliin kirjaston esittelysivuille, mutta luulee tulleensa kirjaston omille sivuille. Käyttäjälle tarjotaan sivulla selkeästi erottuva reitti asiointiin (aineistojärjestelmän linkki) ja kirjaston omille sivuille. Käyttäjää voidaan palvella myös tuomalla sivulle tietoja kirjaston ajankohtaisista asioista. Kirjastoammattilaiset: Käyttötilanne 1 Kuvaus Palvelutavoite Kirjaston henkilökuntaan kuuluva etsii kirjastojen perustietoja (esim. kaukopalvelun yhteystietoja) asiakaspalvelua varten. Käyttäjä osaa etsiä perustietoja ensisijaisesti kirjaston asiakkaille tarkoitetusta kirjastojen esittely- ja hakukokonaisuudesta. Kirjastoammattilaiset: Käyttötilanne 2 Kuvaus Palvelutavoite Kirjaston henkilökuntaan kuuluva etsii työtehtäväänsä varten tarkkaa tietoa esim. toisen kirjaston henkilökunnasta tai vastuualueista, kirjaston käyttämistä järjestelmistä tai erikoiskokoelmista. Käyttäjää palvellaan Kirjastotietokannan kautta. Ammattilaiselle suunnatut tiedot ja toiminnallisuudet sijoitetaan siten, että ne eivät häiritse tavallisia käyttäjiä, mutta ovat ammattilaisten helposti löydettävissä. 3.2 Tavoitteet uudelle kirjastotietokannalle Palvelun tuottajan näkökulmasta uuden kirjastotietokannan tehtävänä on antaa hyvä yleiskuva Suomen kirjastoverkosta, kirjastojen tarjonnasta ja palveluista. Kirjastotietokannan merkitys alalla on tärkeä sen vuoksi, että tällaista yleiskuvaa kirjastoista ei mikään muu taho anna. Kirjastotietokannan uudistuksessa pyritäänkin korostamaan juuri niitä palvelun mahdollisuuksia, joita muut verkkopalvelut eivät pysty tarjoamaan ja samalla välttämään turhia päällekkäisyyksiä alan muiden palveluiden kanssa. Tietokannan uudistuksessa korostetaan kirjastotietokannan käyttökelpoisuutta ja hyödyllisyyttä käyttäjilleen - sekä kirjastojen asiakkaille että kirjastoammattilaisille (ks. kohderyhmien tarpeista 14

16 lisää luku 3.1). Nykytilanteeseen verrattuna halutaan huolehtia erityisesti siitä, että tavalliset kirjastokävijät tulisivat kirjastotietokannan kautta palvelluiksi. Uuden kirjastotietokannan tavoitteena on laajentaa tietokannan tiedot kattamaan kaikki kirjastosektorit. Kirjastotietokannassa tällä hetkellä mahdollisesti olevasta kunnankirjastoleimasta toivotaankin päästävän uudistuksessa eroon. Kirjastoalan näkökulmasta kirjastotietokannan tavoitteena voidaan nähdä olevan kirjastojen alueellisen tasa-arvon lisääminen, koko alaa hyödyttävä kirjastojen tunnettuuden parantaminen ja edelleen kirjastojen käytön kasvaminen. Yksittäisten kirjastojen osalta kirjastotietokanta voi tukea myös kirjaston näkyvyyttä ja vaikuttavuutta oman organisaation johtoon päin resurssoinnin turvaamiseksi. 3.3 Käytettävyys- ja saavutettavuussuositukset Tässä luvussa on esitetty tiivistetysti tavoitteet ja suositukset kirjastotietokannan uudistuksen toteutuksessa käytettäville ratkaisuille käytettävyyden ja saavutettavuuden näkökulmasta. Kirjastotietokannan tulee olla käytettävyydeltään korkeatasoinen, esteettömyysperiaatteita noudattava ja käyttäjälähtöisesti toimiva kokonaisuus. Uuden palvelun sisällössä ja sen esitystavoissa pyritään selkeyteen, luettavuuteen ja käyttäjälähtöisyyteen, mutta myös teknisiä ratkaisuja on syytä tehdä käytettävyysnäkökulmasta. Uuden kirjastotietokannan käyttöliittymäsuunnittelussa toteutetaan laadukasta suunnitteluprosessia, jossa työn tulosten käytettävyys varmistetaan eri vaiheissa tarpeen mukaan käyttäjätestauksin. Käyttöliittymä suunnitellaan selkeäksi, helppokäyttöiseksi ja intuitiivisesti ymmärrettäväksi. Käyttöliittymässä navigointi ja toimintojen käyttö säilyy johdonmukaisena sivuston kaikissa osissa. Käyttöliittymä skaalautuu käyttäjän selaimen resoluution mukaan. Palvelussa mahdollisesti oleville tekstipalstoille voidaan kuitenkin tarvittaessa määrittää maksimileveyksiä, jotta tekstin luettavuus ei kärsi. Palvelun teknisillä ratkaisuilla varmistetaan se, että palvelu olisi mahdollisimman esteetön ja sitä voidaan käyttää erilaisilla päätelaitteilla ja selaimilla. Teknisissä ratkaisuissa suositaan sellaisia, jotka tukevat saavutettavuusperiaatteita ja esimerkiksi tekstipohjaisia selaimia, mobiiliselaamista sekä näkövammaisten ruudunlukuohjelmistoja. 15

17 Saavutettavuuden takaamiseksi käyttöliittymän lähdekoodia luotaessa suositellaan noudatettaviksi seuraavia periaatteita: 1. Visuaalista ulkoasua (palstoitusta ja graafisia elementtejä) ei taiteta HTML-taulukoin, vaan ulkoasu muodostetaan tyylitiedostojen avulla. 2. Käyttöliittymän tekstejä ei toteuteta kuvina, vaan ratkaisut ovat mahdollisimman pitkälle tekstipohjaisia. 3. Kaikista käyttöliittymän kuvista annetaan tekstivastine. Taittokuvilla (yksivärisillä pikseleillä, taustaviivoilla jne.) on tyhjä alt-elementti. 4. Sisältöteksteissä käytetään HTML-koodauksen rakenteenkuvauselementtejä validilla tavalla: otsikkotasot merkataan h1- ja h2-elementeiksi, tekstikappaleet merkataan p-elementeiksi ja kaikilla sivuilla on sivun identifioiva Title-elementti. 5. Navigaation valikkolinkit merkataan lähdekoodissa toisistaan erottuviksi luetelmakohdiksi li-elementteinä. 6. Kunkin sivun lähdekoodin alussa on piilolinkki sivun sisällön alkuun valikkokohtien ohittamiseksi. 7. Linkit esitetään sekä leipätekstistä poikkeavalla värillä että alleviivauksella, jotta linkkien havaitseminen ei ole pelkän värin varassa. (Alleviivaus voidaan jättää pois sellaisissa luetelmissa, joissa se haittaa luettavuutta.) 8. Tekstikoko määritellään tyylitiedostossa suhteelliseksi eikä absoluuttiseksi, jotta sitä on helppoa suurentaa tai pienentää käyttäjän selaimessa. Skaalautuva taitto pitää käyttöliittymän ehjänä, vaikka tekstikokoa kasvatettaisiin paljonkin. Oletusarvoinen kirjasinkoko on suurehko. 9. Käyttöliittymän toimivuus testataan erilaisilla selaimilla erilaisissa käyttöympäristöissä. Esitystavat tarkistetaan myös tekstiselaimeen sopiviksi. 16

18 10. Keskeisissä käyttöliittymäelementeissä ei käytetä animaatioita, Flash-tekniikkaa tai Javascriptejä, vaan spesifikaation mukaista HTML-koodia. Sivujen selailu sujuu jouhevasti myös näppäinkomennoin. 4. Tietokannan toiminnallisuudet ja niiden ylläpito Tässä luvussa on kuvattu uuden kirjastotietokannan toiminnallisuudet ja niiden ylläpito. Kuvauksessa noudatetaan seuraavaa esitystapaa: Tietokannan tärkeimpien toiminnallisten kokonaisuuksien kuvausten alussa on esitetty yksi tai useampi esimerkki tyypillisestä käyttötilanteesta, joissa käyttäjät voivat toiminnallisuutta hyödyntää. Tämän jälkeen on esitetty toiminnallisten kokonaisuuksien ja niiden vaatimusten vapaamuotoinen kuvaus. Kuvausten tueksi on luotu alustavia mallinnuksia siitä, millaista käyttöliittymälogiikkaa kirjastotietokannan tulevat julkiset ja ylläpitonäkymät voisivat esimerkiksi noudattaa. Mallit tulee kuitenkin käsittää vain suuntaa-antaviksi ehdotuksiksi, sillä tarkempi käyttöliittymäsuunnittelu tehdään vasta määrittelyvaiheen jälkeen. Nämä alustavat mallit eivät välttämättä sisällä esim. kaikkia lopullisessa käyttöliittymässä tarvittavia tietokenttiä. Toiminnallisuuskuvausten yhteydessä olevissa taulukoissa on kuvattu tarkemmin, mitä toiminnallisuuksia tai toiminnallisia elementtejä kirjastotietokannan toiminnallisiin kokonaisuuksiin kuuluu ja missä muodossa elementtejä ylläpidetään ja esitetään. Joidenkin toiminnallisuuksien toteutus- tai käyttötavalle on toiminnallisuuksien kuvauksissa esitetty vaihtoehtoja, joiden osalta kirjastotietokannan toteutusvaiheessa tulisi tehdä lopulliset ratkaisut. 4.1 Yleistä kirjastotietokannan tietomallista Uudessa kirjastotietokannassa on tarkoitus esitellä monentyyppisiä kirjastoja ja niiden toimipisteitä: Kunnan/kaupunginkirjastot Erikoiskirjastot Yliopistokirjastot Ammattikorkeakoulukirjastot Ammattioppilaitoskirjastot 17

19 Opetusministeriön alaisia yksiköitä Kirjastoseura sekä muut alan järjestöt ja organisaatiot Eri kirjastolaitosten organisaatiorakenteet eivät muistuta toisiaan, joten uudessa kirjastotietokannassa ei enää mallinneta kirjastojen organisaatiorakennetta samalla tavoin kuin nykyisessä kirjastotietokannassa on tehty, vaan rakenne esitetään tietojen käytön kannalta tarkoituksenmukaisesti organisaatio/toimipiste -jaottelun mukaan (ks. tarkemmin luvut 4.8 ja 0). Nämä kaksi tätä määrittelydokumenttia varten valittua termiä on selitetty tarkemmin seuraavassa taulukossa: Organisaatio Toimipiste Kirjaston ylemmän tason organisaatio, esimerkiksi Tampereen kaupunginkirjasto, Helsingin yliopiston kirjasto tai Diakoniaammattikorkeakoulu Kirjaston toimipiste, esimerkiksi Hervannan lähikirjasto, Keskustakampuksen kirjasto Topelia tai Oulun yksikön kirjasto Taulukko 1. Kirjastojen rakenteen kuvauksessa käytetyt termit Kirjastojen organisaatiotiedoissa painotetaan uudessa tietokannassa hierarkisten rakenteiden sijaan käyttäjien tarvitsemia yhteystietoja ja niiden joustavaa esitys- ja päivitystapaa. Uuden kirjastotietokannan tietomallissa ydinajatuksena on myös se, että tietokannassa oleviin kirjastojen tietoihin kootaan mahdollisimman vähän mutta mahdollisimman oleellista tietoa. Tieto on lisäksi luonteeltaan lähinnä sellaista, joka on kaikille kirjastoille yhteistä. Kirjastojen tietojen ylläpitoon voidaan kuitenkin liittää joitakin osioita, jotka koskevat vain tietyn tyyppistä kirjastoa, esimerkiksi vain kunnan/kaupunginkirjasto voi olla maakuntakirjasto. Uuden kirjastotietokannan käsikirjoitustyössä (erityisesti käyttöliittymien teksteissä) on lisäksi huomioitava, että kirjastotietokantaan jatkossa tallennettavat kirjastot eivät välttämättä ole varsinaisesti nimeltään kirjastoja, vaan ne voivat olla nimeltään esimerkiksi tietopalveluita. 4.2 Uusi ylläpitokonsepti Mitä ihmettä! Eihän meidän kirjastomme puhelinnumero ole pitkään aikaan enää ollut tuo! Miksei sitä ole korjattu? 18

20 Nykyisen kirjastotietokannan keskeisenä ongelmana on ollut tietokannassa olevien tietojen epäsäännöllinen ylläpito (ks. tarkemmin luku 2.1.1). Uuden kirjastotietokannan ylläpitokonseptissa ongelma on pyritty ratkaisemaan sekä tekemällä päivittäminen teknisesti nykyistä vaivattomaksi että myös lisäämällä sosiaalista painetta tietojen päivitykseen. Sosiaalista painetta lisätään näyttämällä organisaation ja toimipisteen sivuilla se päivämäärä, jolloin tietoja on viimeksi päivitetty, sekä näyttämällä samassa yhteydessä informatiivinen linkki ( Ovatko tiedot vanhentuneet ) palautelomakkeeseen, jonka kautta kuka tahansa käyttäjä pääsee ilmoittamaan suoraan kirjastolle vanhentuneesta sisällöstä. Samalla sivulla palautelomakkeen kanssa on kirjautuminen ylläpitoon, jotta kirjaston työntekijä voi vanhentuneen sisällön huomattuaan siirtyä välittömästi päivittämään oman kirjastonsa tietoja. Kuva 2. Sivu jolla voi lähettää palautetta tai kirjautua ylläpitoon 19

21 Toiminnallisuus tai sisältö Muoto Kuvaus Ilmoitus vanhentuneesta tiedosta Tekstialue Viesti lähtee sähköpostitse suoraan osoitteeseen/osoitteisiin, jotka kirjaston sivulla on määritelty. Spämmin lähetys estetään. Käyttäjätunnus ja salasana Tekstikenttä Ylläpidon käyttäjätunnus. (Meteorjärjestelmä). Tunnukset myönnetään henkilökohtaisesti kirjastojen pääkäyttäjien toimesta. Unohtuiko salasana toiminnallisuus Taulukko 2. Palautesivun elementit linkki Järjestelmä lähettää esimerkiksi salasanan vaihdon vahvistuslinkin käyttäjän sähköpostiosoitteeseen. Tietojen päivitys tapahtuu julkisen puolen käyttöliittymässä. Ylänavigaatio pysyy samana ja ylläpidettävä sivu aukeaa lomakkeeksi. Ylläpitokäyttöliittymät ja ylläpidon toimintalogiikan hienoudet toiminta on määriteltävä tarkemmin ennen toteutusta. Ylläpitoa ei jatkossa enää ole kahdessa paikassa, joten pääkäyttäjien pitää päästä ylläpitämään myös sellaisia tietoja, jotka eivät esiinny omina sivuinaan Kirjastotietokannassa esimerkiksi kirjastojärjestelmät tai henkilöiden toimenkuvien vaihtoehdot. 20

22 Kuva 3. Ylläpidon perusratkaisu 4.3 Kirjastohaku Olen juuri muuttanut Tampereelle opiskelemaan humanistisia tieteitä. Asuntoni sijaitsee Lamminpään alueella. En tiedä, mistä löytyvät lähimmät kirjastot ja miten niihin pääsee. Olemme vuokranneet perheen kanssa kesämökin Petäjävedeltä. Vietämme mökillä koko loman, neljä viikkoa. Haluaisin vihdoin lukea John Irvingin kirjat, koska ystäväni on kehunut niitä. Onko Petäjävedellä kirjastoa, josta voisin lainata kirjat? Onko kirjasto auki kesäisin? Kirjastohaun lähtökohtana on paikkakunnan valinta. Valintaan on kaksi tapaa: paikkakunnan valitseminen kartasta klikkailemalla tai tekstiä täydentävään hakukenttään kirjoittaminen. Käyttäjä 21

23 voi halutessaan myös edetä palvelussa valitsemalla paikkakunnan hakukokonaisuuden ulkopuolella olevasta aakkosellisesta kirjastohakemistosta (ks. luku 4.7). Kartasta klikkaileminen on käyttäjän näkökulmasta intuitiivinen tapa etsiytyä sille paikkakunnalle, jonka kirjastoista on kiinnostunut. Täydentävä hakukenttä ja aakkosellinen hakemisto tarvitaan kuitenkin täydentämään karttapohjaista hakua erityisesti siksi, jotta käyttäjien on helppo löytää sellaiset paikkakunnat, joiden sijaintia kartalla he eivät tiedä. Kuva 4. Paikkakunnan valinta Toiminnallisuus tai sisältö Muoto Kuvaus Paikkakunta Tekstikenttä Täydentävä tekstikenttä, joka näyttää paikkakuntia sitä mukaa kun käyttäjä kirjoittaa. Jos käyttäjällä ei ole JavaScript päällä,hän voi kirjoittaa hakusanan suoraan kenttään. Kartta Google Map Kartta, jota voi tarkentaa. Kartan filtterit Checkbox- Käyttäjä voi valita, minkä tyyppisiä kirjastoja 22

24 kentät haluaa nähdä kartassa. Jos eri tyyppisten kirjastojen karttamarkkerit ovat eri näköisiä, filtterien vieressä tulee näyttää, miltä kyseisen kirjastotyypin markkeri näyttää. Taulukko 3. Paikkakuntavalinnan elementit Hakutulosten näyttö Minulla on iso kasa lainakirjoja, jotka pitää palauttaa tänään. Köyhänä opiskelijana en halua maksaa vähistä rahoistani sakkoja! Nyt on maanantai, kello on 19:20 ja olen opiskelijasolussani Lamminpäässä. Missä on lähin kirjasto, johon voin palauttaa kirjat vielä tänään? Hakutuloksissa näytetään kirjastoissa asioinnin ja tyypillisten käyttötapausten päätöksenteon kannalta oleellisimmat tiedot: kirjaston nimi, joka toimii linkkinä kirjaston esittelysivulle aukioloajat tärkeimmät yhteystiedot (esim. asiakaspalvelun puhelinnumero) linkki aineistojärjestelmään linkki Google Maps -reittioppaaseen Lisäksi näytetään kommenttiteksti, jossa voi olla tietoja esimerkiksi kirjaston sijainnista tai poikkeusaukioloajoista. Hakutuloksissa on myös Näytä kartalla -toiminto, jonka avulla karttanäkymä keskittyy valittuun kirjastoon ja kirjaston symboli kartalla (karttamarkkeri) korostuu. Tietokannan toteutusvaiheessa voidaan lisäksi ratkaista, halutaanko hakutuloksissa näyttää kirjastosta tiettyjä valikoituja, kirjaston valintaan merkittävästi vaikuttavia palveluita (ks. tarkemmin 4.4), mikäli näitä kirjastossa on. Esimerkiksi palvelu Lemmikkieläimet sallittu, voi olla kirjaston valinnassa tärkeä päätöksentekoperuste sekä koiran omistajille että eläinallergikoille. Hakutulokset näytetään samalla sivulla kartan ja hakulomakkeen kanssa. Tulokset ryhmitellään kirjaston tyypin ja järjestetään relevanssin mukaan. Valitun paikkakunnan kirjastot ja niiden toimipisteet näkyvät symboleina kartassa. Käyttäjä voi suodattaa kartalla ja hakutuloksissa näkyvissä olevia kirjastoja kirjaston tyypin perusteella. Google Maps kartan markkereille voi luoda erilaisia kuvatiedostoja, joten eri tyyppisillä kirjastoilla voi olla erinäköiset karttamarkkerit. 23

25 Kirjastojen organisaatiorakenteen osalta hakutulosten esittämisessä on huomattava, että yksittäisillä toimipisteillä on yleensä ylempi organisaatiotaso kuten kunnan/kaupunginkirjasto tai Helsingin yliopiston kirjasto. Tämän organisaation tulisi esiintyä hakutuloksissa ensimmäisenä. Kunnankirjastojen tilanteessa ylemmän organisaatiotason tiedot ovat usein samat kuin pääkirjaston. Uuden kirjastotietokannan toteutusvaiheessa tuleekin vielä ratkaista tarkemmin, esiintyykö Pääkirjasto-toimipiste myös hakutuloksissa erikseen. Hakutulosten esittämistavassa on lisäksi tärkeää, että kirjaston käyttämä sähköinen aineistojärjestelmä tuodaan tuloksissa näkyviin helposti erotettavalla tavalla: järjestelmillä on usein oma brandinsä ja visuaalinen ilmeensä, jonka käyttäjät tunnistavat. Tuloksissa näytetään siis esim. järjestelmän logo ja kerrotaan halutessa myös nasevalla otsikolla, missä tilanteessa käyttäjän kannattaa siirtyä järjestelmään: Asioi netissä tai Varaa kirja, uusi laina, päivitä tietosi. Kuva 5. Kirjastohaun tulosten näyttö 24

26 Toiminnallisuus tai sisältö Muoto Kuvaus Aineistojärjestelmän logo Linkki, kuva, otsikko Johtaa kirjaston sähköiseen asiointijärjestelmään. Kirjaston nimi Linkki Johtaa kirjaston sivulle Kirjastotietokannassa. Kirjaston yhteystiedot Tekstiä Puhelinnumero, käyntiosoite Näytä reitti Linkki Johtaa Google Maps reittioppaaseen. Täydentää reittioppaaseen kohdeosoitteeksi kirjaston osoitteen. Aukioloajat Tekstiä, linkki Tekstimuotoisten aukioloaikatietojen lisäksi voidaan halutessa esittää linkki myös kirjaston paikalliselle sivulle aukioloaikoihin. Kommentti Tekstiä Kirjastot voivat kirjoittaa vapaaseen tekstiin lyhyen ohjeen tai tiedotteen. (Palvelut) Linkkilista Linkit johtavat palveluhakuun (oletushakuehtona sama paikkakunta). Taulukko 4. Kirjastohaun tulosten näyttö 4.4 Palveluhaku Olen sairaseläkkeellä oleva yksineläjä. Asun koirani kanssa suuressa kaupungissa. Kävelen koiran kanssa usein pitkiä iltalenkkejä. Olisi mukava käydä välillä iltaisin jossain, lukemassa vaikkapa lapsuuden kotiseutuni paikallislehteä. Löytyykö lähialueilta kirjastoja, joihin voisin poiketa iltalenkillä ja istahtaa hetkeksi? Innostuin sukututkimuksesta puoli vuotta sitten. Nyt olen tilaamassa mikrofilmejä Jämsän kirkonkirjoista vuosilta Missä voin lukea mikrofilmejä? Kirjastot ja niiden toimipisteet tarjoavat runsaasti sellaisia palveluja, jotka eivät suoraan liity lainaamiseen ja kirjoihin. Kirjastoissa on esimerkiksi musiikkihuoneita, kokoustiloja, satutunteja ja välineitä mikrofilmien lukuun. Tavalliset käyttäjät eivät aina tiedä näiden palvelujen olemassaolosta. Uuteen kirjastotietokantaan luodaan tämän vuoksi uusi hakutoiminto: valitun alueen kirjastojen palvelujen haku. Palveluhaku sisältää listauksen kaikista alueen kirjastojen palveluista. Lisäksi voidaan tarjota pikahaut alueen kirjastojen suosituimpiin (voivat yllä ylläpitäjän määrittelemiä) tai uusiin palveluihin linkkeinä. Tarvittaessa käyttäjille voidaan tarjota palvelujen hakemiseksi myös vapaa tekstihaku. 25

27 Palvelujen hakutuloksessa näytetään samat tiedot kuin kirjastohaun hakutuloksissa (ks. luku 4.3.1). Kuva 6. Palveluhaku Toiminnallisuus tai sisältö Muoto Kuvaus Paikkakunta Tekstikenttä Täydentävä tekstikenttä, joka näyttää paikkakuntia sitä mukaa kun käyttäjä kirjoittaa. Jos käyttäjällä ei ole JavaScript päällä, hän voi kirjoittaa hakusanan suoraan kenttään. Sivulta pääsy myös aakkoselliseen hakemistoon. Kartta Google Map Kartta, jota voi tarkentaa. Palvelut Lista Listaus palveluista, joita alueen kirjastot tarjoavat. Pikahaut Linkki Pikahaut, joilla voi etsiä nopeasti suosittuja palveluja alueelta (ei pakollinen). Tekstihaku Tekstikenttä Vapaa haku (ei pakollinen) 26

28 Taulukko 5. Palveluhaku Palvelutietojen ylläpito Kirjastot ylläpitävät tietoja palveluistaan kirjastotietokannassa itse. Ylläpitäjät voivat itse harkita, kuinka paljon palveluita kirjastotietokannassa luetellaan. Ylläpidon tueksi luodaan valmis lista kirjastojen yleisimmistä palveluista. Ylläpitäjät voivat valita näytettävät palvelut tästä listasta. Listaan voi tarvittaessa lisätä myös uuden palvelun, mikäli kirjastossa tarjottava palvelu ei sisälly palveluista tarjottavaan valmiiseen listaan. Kuva 7. Palvelujen ylläpito Toiminnallisuus tai sisältö Muoto Kuvaus Kirjastojen palveluja Lista Valmis lista kirjastojen yleisimmistä palveluista. 27

29 Tämän toimipisteen palvelut Lista Palvelut, joita tämä toimipiste tarjoaa. Lisää-nappi Nappi Toiminnolla lisätään palveluja yleisimpien palvelujen listasta toimipisteen palvelujen listaan. Poista-nappi Nappi Toiminnolla poistetaan palvelu toimipisteen palvelujen listasta. Lisää uusi Linkki Johtaa lomakkeeseen, jolla ylläpitäjä voi lisätä uudenlaisen palvelun valmiiden palvelujen listaan. Palvelulle tulee antaa nimi suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi, sillä palvelun nimi tulee näkymään julkisen puolen käyttöliittymässä. Taulukko 6. Palvelujen ylläpito Palvelutietojen ylläpidossa kirjastoja tulisi ohjeistaa siitä, millaisia palveluita kirjastotietokannassa on syytä erityisesti tuoda esille. Esimerkiksi Tampereen kirjaston palvelutarjontaa ( ei kannata kokonaisuudessaan listata kirjastotietokannassa, koska palvelujen kirjo on niin suuri. Käyttäjien kannalta mielenkiintoisia ja päätöksentekoon vaikuttavia palveluja Tampereen kirjaston palveluista voisivat olla esimerkiksi asiakaspäätteet, esteettömyys, hiljainen tila, skanneri, luentosali, mikrofilmit ja musiikkihuone. 4.5 Aineistohaku Uutena palveluna kirjastotietokannassa tarjotaan myös mahdollisuus kirjastojen aineiston hakuun siten, että hakulomake ja hakutulokset näytetään osana kirjastotietokannan näkymiä. Haku toteutetaan Frank-monihaun avulla (ks. luku 5.8.1). Aineistohaussa käyttäjä voi määritellä, minkä tyyppisistä kirjastoista hän haluaa etsiä aineistoa. Kirjastotyypin valinta voi olla joko hakuehto tai hakutulosten filtteri. Hakutuloksissa näytetään kirjan tiedot: nimeke tekijä julkaisuvuosi aineistolaji sijainti 28

30 Aineistolaji esitetään ikonilla. Ikonien selitykset ovat hakutulosten yläreunassa. Sijainti-tieto on linkki kyseisen teoksen tietoihin siinä aineistojärjestelmässä, mistä se löytyy. Kuva 8. Aineiston haku Toiminnallisuus tai sisältö Muoto Kuvaus Paikkakunta Täydentävä tekstikenttä Täydentävä tekstikenttä, joka näyttää paikkakuntia sitä mukaa kun käyttäjä kirjoittaa. Jos käyttäjällä ei ole JavaScript päällä, hän voi kirjoittaa hakusanan suoraan kenttään. Sivulta pääsy myös aakkoselliseen 29

31 hakemistoon. Hakusanat Tekstikenttä Hakusana, jolla teosta etsitään. Aineistolaji Valintalista Etsittävän aineiston laji. Jos Frank-haun rajapinta sallii haun monella aineistolajilla, niin valintalistasta voi valita useita kerrallaan. Tarkennettu haku Linkki Johtaa hakulomakkeelle, jossa voi määritellä tarkemmin esimerkiksi, mihin tietoihin hakusana kohdistuu. Hae-nappi Nappi Käynnistää haun. Taulukko 7. Aineiston haku 4.6 Sanapilvi/aihepiirihaku Teen lisensiaattityötäni abies-suvun havupuiden menestymisestä Suomen oloissa ja niiden käytöstä puuteollisuudessa. Onko missään muualla metsiin liittyvää erikoiskirjallisuutta kuin oman oppilaitokseni kampuskirjastossa? Monet kirjastot ovat erikoistuneet johonkin tiettyyn alaan tai aihepiiriin. Opiskelijoita, tutkijoita ja alan ammattilaisten verkostoitumista ajatellen nämä erikoisalat kannattaa tuoda esille myös kirjastotietokannassa. Kirjastojen erikoisalat tuodaan käyttäjille näkyviin hakutoiminnon yhteydessä näytettävässä sanapilvessä. Sanapilvessä olevat asiasanat muodostuvat YSO-käsitteistä ja vapaista asiasanoista, joilla kirjastot ovat itse luonnehtineet erikoisalaansa (ks. luku 4.9.1) tai kuvanneet erikoiskokoelmiaan. Sanoja voidaan mahdollisesti lihavoida tai niiden kokoa kasvattaa tagipilvityyliin, jos useilla kirjastoilla on samoja erikoisaloja. Sanapilvessä olevaa asiasanaa klikkaamalla käyttäjä saa hakutulokseksi ne kirjastot, jotka ovat käyttäneet asiasanaa erikoisalansa kuvauksissa. 4.7 Aakkosellinen hakemisto Kirjastotietokannassa on mahdollista hakea kirjastoja myös aakkosellisesta hakemistosta. Hakemistosta valitaan halutun paikkakunnan alkukirjain ja sen jälkeen paikkakunta. Paikkakunnan nimeä klikkaamalla käyttäjä päätyy kirjastohaun tulossivulle, jossa paikkakunta on esitäytetty valitulla paikkakunnalla ja haku suoritettu. Hakemistossa voidaan halutessa listata myös ne kirjastotyypit, joita paikkakunnalla on. 30

32 4.8 Organisaation sivu Sukututkimusta tehdessäni on selvinnyt, että isoisäni isä on asunut Rantalan tilalla Mouhijärvellä. Haluaisin tietää enemmän Rantalan tilan historiasta ja ihmisistä. Asiakas palautti lainaamansa kirjan irtolehtipainoksena lapset olivat repineet kirjan sivuja ja kannessakin on palkeenkieli. Kannattaako tätä lähettää enää kirjankorjaamoon? Kirjastotietokannassa näytettävällä organisaation sivulla kerrotaan hallinnollisen organisaation tärkeimmät tiedot. Kunnankirjastojen organisaation yhteystiedot ovat tyypillisesti samat kuin pääkirjaston. Organisaation hallinnollisilla tiedoilla ei ole loppukäyttäjille samanlaista merkitystä kuin organisaation työntekijöille. Loppukäyttäjät eivät välttämättä edes hahmota eroa organisaation ja toimipisteen välillä varsinkin pienissä kunnissa kunnankirjastolla voi olla vain yksi toimipiste. Organisaation sivulta tuleekin tarjota selvät reitit eteenpäin toimipisteiden yhteystietoihin ja aukioloaikoihin sekä aineistojärjestelmään. Organisaation sivu palveleekin tietosisällöltään ensisijaisesti esimerkiksi opiskelijoita, tutkijoita ja kirjastojen henkilökuntaa. Heitä kiinnostavat maakuntakirjaston aineistot sekä organisaation kautta saatavilla olevat erikoiskokoelmat, luettelot ja matrikkelit. Kaikkien toimipisteiden yhteisten tukipalvelujen yhteystiedot on suunnattu kirjastojen henkilökunnalle. Kysy kirjastonhoitajalta palvelu tuodaan näkyviin organisaation sivulle, jos organisaatio on mukana palvelussa vastaajana. Organisaation sivulla näytetään esimerkiksi Kysy kirjastonhoitajalta palvelun logo ja suora linkki kysymyslomakkeelle. Organisaation sivu vaatii tarkempaa käyttöliittymäsuunnittelua määrittelyvaiheen jälkeen. Suunnittelussa pitää huomioida muun tyyppisten kirjastojen tarpeet ja vaatimukset. Esimerkiksi tukipalvelut ovat tietoa, jota muut kuin kunnankirjastot eivät välttämättä halua tuoda Kirjastotietokantaan. Kansalliskirjaston suunnitteleman kirjastojen yhteisen intranetin myötä tukipalvelujen yhteystiedot poistuvat Kirjastotietokannasta mahdollisesti kokonaan. 31

33 Kuva 9: Organisaation sivu Toiminnallisuus tai sisältö Muoto Kuvaus Kirjaston nimi Teksti Maakuntakirjasto Linkki Jos kunnankirjasto toimii myös maakuntakirjastona, näytetään linkki kirjaston omille maakuntakirjastosivuille. Viimeksi päivitetty Teksti Päivämäärä Ovatko tiedot vanhentuneet? Linkki Linkki vie sivulla, jonka kautta voi joko lähettää palautetta suoraan kirjastoon tai kirjautua sisään päivittämään tietoja. Pääkirjaston aukioloajat Linkki Johtaa pääkirjaston sivulle Kirjastotietokannassa tai kirjaston omille sivuille aukioloaikoihin. Katuosoite Teksti Käyntiosoite postinumeroineen 32

34 Postiosoite Teksti PL-osoite postinumeroineen Puhelinnumero(t) Teksti Vapaa teksti, jossa voidaan luetella useitakin puhelinnumeroita. Fax Teksti Vapaa teksti Sähköpostiosoite Linkki Roskaposti estettävä jollakin mekanismilla. Kirjaston kotisivu Linkki Linkki organisaation omille kotisivuille. Kommentti Teksti Lyhyt ohje tai poikkeustiedote, sama kommentti näkyy hakutuloksissa. Maakuntakirjaston lyhyt esittely HTML-teksti Maakuntakirjaston ytimekäs esittely, voi sisältää linkkejä. Kartta Google Maps Kartta tarkennettu näyttämään kirjaston sijainti tarkasti. Lähtöosoite Tekstikenttä Käyttäjä voi kirjoittaa tähän osoitteen, josta haluaa reittiohjeen alkavan. Kohdeosoite Tekstikenttä Kirjaston osoite esitäytettynä Reittihaun tulokset Google Maps -kontrolli Google Mapsin reittiohje Toimipisteet Listaus Toimipisteet esitetään samanlaisena listauksena kuin kirjastohaun tuloksissa (ks. luku 4.3.1). Tukipalvelut Listaus Listaus organisaation tukipalveluista (ks. luku 4.8.2). Tukipalvelulla voi olla kaksi tai useampikin puhelinnumero. Tukipalvelulla voi olla myös useita sähköpostiosoitteita, esimerkiksi Tampereen kaupunginkirjaston Kirjankorjaus ja muovitus. Erikoiskokoelmat Listaus Listaus organisaatiosta löytyvistä erikoiskokoelmista (ks. luku 4.12). Kirjastojen tuottama aineisto netissä Kirjaston kuvailu Listaus YSO-käsitevalitsin, vapaat asiasanat, vapaamuotoinen teksti Listaus organisaation tuottamista matrikkeleista, luetteloista ja tietokokonaisuuksista (ks. luku 4.13). Ontologiakäsittein ja vapain asiasanoin voidaan kuvailla organisaation erikoisalaa tai osaamista (ks. luku 4.6). ISIL-numero Teksti Tulevaisuudessa otetaan käyttöön organisaatiokohtainen ISIL-numero, jota tarvitaan esimerkiksi kaukolainoja tehtäessä (ks. luku 6.2). Taulukko 7. Organisaation sivu 33

35 4.8.1 Organisaation tietojen päivitys Organisaation tietoja päästään päivittämään julkisen puolen kautta, kuten luvussa 4.2 on kuvattu. Organisaation tiedot on mahdollista syöttää haluttaessa suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi. Kuva 9. Organisaation tietojen ylläpito Toiminnallisuus tai sisältö Muoto Kuvaus Organisaatiotyyppi Valintalista Organisaatiotyyppejä ylläpitää Kirjastot.fi toimitus. Kirjaston nimi Teksti Maakuntakirjasto Linkki Jos kunnankirjasto toimii myös maakuntakirjastona, näytetään linkki kirjaston omille maakuntakirjastosivuille. 34

36 Kirjastokimppa Valintalista Kimppatietoja ylläpitää Kirjastot.fi toimitus. Kirjastojärjestelmä Valintalista Palautteen vastaanottaja Tekstikenttä Sähköpostiosoitteiden lista, voitava antaa monta osoitetta. Viimeksi päivitetty Teksti Päivämäärä Ovatko tiedot vanhentuneet? Linkki Linkki vie sivulla, jonka kautta voi joko lähettää palautetta suoraan kirjastoon tai kirjautua sisään päivittämään tietoja. Pääkirjaston aukioloajat Linkki Johtaa pääkirjaston sivulle Kirjastotietokannassa tai kirjaston omille sivuille aukioloaikoihin. Maakuntakirjaston lyhyt esittely HTML-Teksti Maakuntakirjaston ytimekäs esittely, voi sisältää linkkejä. Organisaation yhteystiedot Erillinen ylläpitosivu Yhteystietojen ylläpito yhteystietomallin mukaan (ks. luku 4.15). Toimipisteet Tukipalvelut Erikoiskokoelmat Kirjastojen tuottama aineisto netissä ISIL-numero Listaus ja erillinen ylläpitosivu Listaus ja erillinen ylläpitosivu Listaus ja erillinen ylläpitosivu Listaus ja erillinen ylläpitosivu Saadaan HALTIjärjestelmästä automaattisesti Taulukko 8. Organisaation tietojen ylläpito Toimipisteet listataan samanlaisena listauksena kuin kirjastohaun tuloksissa (ks. luku 4.3.1). Listaus organisaation tukipalveluista. Tukipalvelulla voi olla kaksi tai useampia puhelinnumeroita. Tukipalvelulla voi olla myös useita sähköpostiosoitteita, esimerkiksi Tampereen kaupunginkirjaston Kirjankorjaus ja muovitus. Listaus organisaatiosta löytyvistä erikoiskokoelmista (ks. luku 4.12 ) Listaus organisaation tuottamista matrikkeleista, luetteloista ja tietokokonaisuuksista (ks. luku 4.13) Tulevaisuudessa otetaan käyttöön organisaatiokohtaiset ISIL-numerot (ks. luku 6.2) Organisaation tarjoamat tukipalvelut Nykyisessä kirjastotietokannassa pidetään yllä tietoa kunnan/kaupunginkirjastojen tarjoamista tukipalveluista. Tukipalvelut ja niissä toimivien henkilöiden yhteystiedot on koottu erityisen Keskitetyt palvelut -toimipisteen alle. Uudessa kirjastotietokannassa tukipalvelujen ylläpitokäyttöliittymä liitetään suoraan organisaation alaisuuteen. Tietomallin yksityiskohdat suunnitellaan tarkemmin samalla kun kirjastotietokannan uudistuksen toteutusta suunnitellaan. 35

37 Tukipalvelut ovat tietoa, jota muut kuin kunnankirjastot eivät välttämättä halua tuoda kirjastotietokantaan. Kansalliskirjaston suunnitteleman kirjastojen yhteisen intranetin myötä tukipalvelujen yhteystiedot poistuvat Kirjastotietokannasta mahdollisesti kokonaan. 4.9 Toimipisteen sivu Voi ei! Lapseni töhri kaksi lähikirjastosta lainattua Risto Räppääjä kirjaa suklaavanukkaalla! Kenelle pitäisi ilmoittaa vahingosta, entä pitääkö minun nyt korvata kirjat? Kävin Hervannan kirjastossa aamupäivällä kuuntelemassa musiikkia ja unohdin uudet nahkaiset käsineeni joko bussiin tai kirjastoon. Olisiko joku kirjastossa löytänyt niitä? Olen kirjoittanut ja kustantanut itse runokokoelman Matkalla. Kehen voin ottaa yhteyttä, jotta saisin kirjani kirjaston valikoimiin? Kirjastotietokannassa näytettävä toimipisteen esittelysivu (ks. kuva seuraavalla sivulla) jäsennellään selkeäksi ja ytimekkääksi. Näkökulmia kirjaston tietoihin on kolme: tärkeimmät yhteystiedot, kirjaston löydettävyys ja kirjaston elävyys. Sivun keskipalstalta löytyvät ylimpänä toimipisteen yhteystiedot katu- ja postiosoitteineen, linkki kirjaston omalle sivulle, logolla varustettu linkki kirjaston aineistojärjestelmään sekä vapaamuotoinen kommentti. Keskipalstalta löytyvät toimpisteen tarjoamat palvelut ja tärkeimmät yhteystiedot asiointia varten. Keskipalstaan voidaan nostaa elävää sisältöä Facebookista, muualta Kirjastot.fi-palvelusta tai kirjaston omalta sivulta. Sivun sisältöosioiden järjestystä ja sijoittelua tarkennetaan toteutusvaiheessa, niiden ei tarvitse esim. olla sijoitettuna välilehtiin kuten kuvassa. Sivun oikea puoli palvelee lähinnä toimipisteen löydettävyyttä. Siellä näytetään tietojen päivityspäivä, kirjaston aukioloajat, kuva kirjastosta, kartta ja Google Maps -reittikartta. Reittikartan ohjeet näytetään reittihakukenttien alla. Sivulla kerrotaan lisäksi toimipisteestä löytyvistä erikoiskokoelmista. 36

38 Kuva 10. Toimipisteen sivu Toiminnallisuus tai sisältö Muoto Kuvaus Nimi Teksti Kirjaston nimi Aliasnimi Teksti Näytetään jos sellainen on. Viimeksi päivitetty Teksti Päivämäärä Ovatko tiedot vanhentuneet? Linkki Linkki vie sivulla, jonka kautta voi joko lähettää palautetta suoraan kirjastoon tai kirjautua sisään päivittämään tietoja. Katuosoite Teksti Käyntiosoite postinumeroineen Postiosoite Teksti PL-osoite postinumeroineen Puhelinnumero(t) Teksti Vapaa teksti, jossa voidaan luetella useitakin puhelinnumeroita. Fax Teksti Vapaa teksti 37

39 Sähköpostiosoite Linkki Roskaposti estettävä jollakin tavalla. Kirjaston kotisivu Linkki Linkki kirjaston omille kotisivuille Kommentti Teksti Lyhyt ohje tai poikkeustiedote, sama kommentti näkyy hakutuloksissa. Sisältönostot Facebook-tykkääminen Automaattisesti nostettua sisältöä Facebookkomponentti Esim. Facebookista, muualta Kirjastot.fistä tai kirjaston omilta kotisivuilta tuotua sisältöä. Käyttäjä voi ilmaista tykkäävänsä kirjastosta (ei pakollinen). Aukioloajat Tekstiä, linkki Kirjaston aukioloajat, mahdollisesti linkki kirjaston omille kotisivuille Kirjaston kuva Kuva Palvelee kirjaston löydettävyyttä. Kartta Google Map Kartta tarkennettu näyttämään kirjaston sijainti tarkasti. Lähtöosoite Tekstikenttä Käyttäjä voi kirjoittaa tähän osoitteen, josta haluaa reittiohjeen alkavan. Kohdeosoite Tekstikenttä Kirjaston osoite esitäytettynä Reittihaun tulokset Google Maps -kontrolli Google Mapsin reittiohje Palvelut Listaus Listaus tietokantaan tallennetuista kirjaston palveluista (ks. luku 4.4) Kirjaston ala/aihepiiri Tägipilvi Ontologiakäsitteillä ja vapailla asiasanoilla kuvailtu toimipisteen erikoisala tai osaaminen (ks. luku 4.6) Erikoiskokoelmat Listaus Listaus toimipisteestä löytyvistä erikoiskokoelmista Taulukko 9. Toimipisteen sivu Toimipisteen tietojen ylläpito Ylläpidettävien tietojen määrä pyritään toimipisteiden osalta pitämään minimissään ylläpitotyön helpottamiseksi. Osaa aiemmin kirjastotietokannassa ylläpidetyistä kirjastojen tiedoista ei enää ylläpidetä tai näytetä lainkaan (esim. perustamisvuosi). Uutena mahdollisuutena tietokantaan tuodaan mahdollisuus tallentaa kirjaston tietoihin linkkejä sosiaalisiin palveluihin tai tehdä nostoja esimerkiksi RSS-feedien avulla muualta Kirjastot.fistä tai kirjaston omilta kotisivuilta. Toimipisteen tiedoissa kirjastojärjestelmä periytyy kimpasta tai organisaatiosta. Järjestelmään voidaan lisäksi halutessa luoda mahdollisuus poikkeustilanteessa ohittaa periytyminen ja liittää toimipisteeseen eri kirjastojärjestelmä kuin muissa kimpan tai organisaation kirjastoissa. 38

40 Kirjastoja ohjeistetaan ylläpitonäkymässä tekstimuodossa siitä, että kirjaston kotisivun linkiksi ei laiteta aineistojärjestelmän osoitetta Kuva 11. Toimipisteen ylläpito Toiminnallisuus tai sisältö Muoto Kuvaus Toimipisteen tyyppi Valintalista Esimerkiksi kirjastoauto, tavallinen toimipiste tai pääkirjasto Nimi Tekstikenttä Kirjaston nimi. Tallennetaan myös yhteystiedon nimeksi. Aliasnimi Tekstikenttä Näytetään jos sellainen on. Tallennetaan myös yhteystiedon aliasnimeksi. Katuosoite Yhteystieto Käyntiosoite postinumeroineen Postiosoite Yhteystieto PL-osoite postinumeroineen 39

41 Puhelinnumero(t) Yhteystieto Vapaa teksti, jossa voidaan luetella useitakin puhelinnumeroja Fax Yhteystieto Sähköpostiosoite Yhteystieto Voi olla useita Kirjaston kotisivu Yhteystieto Linkki kirjaston omille kotisivuille Kommentti Yhteystieto Lyhyt ohje tai poikkeustiedote, sama kommentti näkyy hakutuloksissa Sisältönostojen osoitteet RSS-feedin osoite Sisältönostoja muista palveluista, esimerkiksi henkilökunnan blogista (ks. luku 5.8.3Error! Reference source not found.) Facebook-tykkääminen ja sisältönostot Facebookista Aukioloajat Kirjaston kuva Karttakoordinaatti Facebook-skriptit Kuva Yhteystieto Mahdollisuus sijoittaa Facebookin Like Button toimipisteen sivulle (ks. luku 5.8.2) Ylläpidetään kirjastotietokannassa Palvelut Valintalista Kirjaston tärkeimmät palvelut, joiden valintatapa suunnitellaan tarkemmin toteutusvaiheessa Kirjaston luonnehdinta/tagitys Vapaa asiasanoitus Erikoiskokoelmat Erillinen ylläpito Erikoiskokoelmien ylläpito tehdään omassa ylläpitokäyttöliittymässään (ks luku ). Erikoiskokoelmia ei kuvailla toimipisteen yhteydessä. Poikkeava aineistojärjestelmä Valintalista tai tekstikenttä Mahdollisuus liittää tarvittaessa toimipisteeseen joku muu aineistojärjestelmä kuin se, mikä periytyy organisaation kautta. Tarvitaan vain poikkeustilanteissa, joten ratkaisu voi olla yksinkertainen. Vastaanottajan sähköposti Tekstikenttä Sähköpostiosoitteet, joihin palaute sivuilta lähtee. Sähköpostisoitteita voi olla useita, erotinmerkillä erotettuna. Taulukko 10. Toimipisteen ylläpito 40

42 Kuva 12. Toimipisteen palvelujen ja tärkeimpien asiointitietojen ylläpito Toimipisteen aukioloaikojen ylläpito Kirjastotietokantaa voidaan hyödyntää kirjastojen aukioloaikojen jakopisteenä. Aukioloaikojen ylläpidon tulee olla joustava. 41

43 Kuva 13. Toimipisteen aukioloaikojen ylläpito Toiminnallisuus tai sisältö Muoto Kuvaus Kesän aukioloaikojen voimassaolopäivämäärät Tekstikentät + kalenterit Päivämäärät voi kirjoittaa tai valita kalenterista. Kesän aukioloajat Tekstikenttä Aukioloajat saa kirjoittaa vapaamuotoisesti. Poikkeukset kesän aukioloaikoihin Talven aukioloaikojen voimassaolopäivämäärät Tekstikenttä Tekstikentät + kalenterit Poikkeukset saa kirjoittaa vapaamuotoisesti. Päivämäärät voi kirjoittaa tai valita kalenterista. Talven aukioloajat Tekstikenttä Aukioloajat saa kirjoittaa vapaamuotoisesti. Poikkeukset talven aukioloaikoihin Tekstikenttä Poikkeukset saa kirjoittaa vapaamuotoisesti. 42

44 4.10 Henkilöhaku (Kirjastoammattilaisille) Lähikirjastomme alueelle on muuttanut paljon kurdinkielisiä asukkaita lapsineen. Monet heistä eivät osaa suomea tai englantia juuri lainkaan, ja asiointi on välillä vaikeaa. Haluaisimme pystyä antamaan heille kirjaston lainausohjeet ym. kurdin kielellä. Ammattikääntäjää meillä ei ole varaa käyttää. Löytyyköhän Suomen kirjastojen työntekijöistä joku, joka osaisi auttaa meitä ohjeiden kääntämisessä kurdiksi? Henkilöhaku palvelee ennen kaikkea kirjastojen henkilökuntaa. Kirjastoilla ei toistaiseksi ole käytössä muuta järjestelmää, josta eri organisaatioiden henkilöitä voisi etsiä. Hakuehdot ovat samat kuin nykyisessä palvelussa (ks. taulukko alla), mutta lisäksi mahdollistetaan henkilöiden haku tiettyjen vastuualueiden/roolien perusteella. Toiminnallisuus tai sisältö Muoto Kuvaus Kirjaston tai kunnan nimi Henkilön nimi Kartta tai täydentävä hakukenttä Tekstikenttä Listaus kirjastoista tarvitaan, ettei käyttäjän tarvitse arvailla eri kirjastojen nimien kirjoitusasua? Vastuualue Valintalista Toimenkuva/rooli Erityisosaaminen Täydentävä tekstikenttä Kielitaito Valintalista Valintalistassa saa näkyä vain niitä kieliä, joita joku henkilö on ilmoittanut osaavansa. Taulukko 11. Henkilöhaku Hakutuloksissa näytetään henkilön nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite, vastuualue ja organisaation nimi Kirjastojärjestelmien haku (Kirjastoammattilaisille) Kirjastossamme on käytössä Abilita-järjestelmä. Minä olen järjestelmän vastuuhenkilö, ja nyt on tullut järjestelmän kanssa ongelmatilanne, jota en osaa ratkaista. Löytyykö kirjastoista joku, joka tietää tästä järjestelmästä, jolle voisin soittaa ja kysyä neuvoa? 43

45 Kirjastojärjestelmien hakutoiminnossa säilytetään nykyisen kaltaiset hakumahdollisuudet: Kirjaston tai kunnan nimi Kirjastojärjestelmän nimi Maakuntakirjastoalue Toiminnallisuus tai sisältö Muoto Kuvaus Kirjaston tai kunnan nimi Kartta tai täydentävä hakukenttä Jonkinlainen listaus tarvitaan, ettei käyttäjän tarvitse arvailla eri kirjastojen nimien kirjoitusasua. Kirjastojärjestelmän nimi Valintalista Kirjastot.fi toimitus ylläpitää. Maakuntakirjastoalue Kartta tai valintalista Kirjastot.fi toimitus ylläpitää. Taulukko 12. Kirjastojärjestelmien haku Jos mahdollista, hakutuloksissa näytetään kirjaston nimen lisäksi sellaisten henkilöiden yhteystietoja, jotka ovat ilmaisseet erikoisosaamisenaan kyseisen kirjastojärjestelmän Kirjastojärjestelmien ylläpito Kirjastot.fi-toimitus hoitaa jatkossakin kirjastojärjestelmien ylläpidon. Kirjastotietokantaan tulevilla uuden tyyppisillä kirjastoilla on omia järjestelmiään. Ne lisätään Kirjastotietokantaan tarpeen mukaan Erikoiskokoelmien haku (Kirjastoammattilaisille) Teen seminaariesitelmää saamelaisten pyhistä paikoista, seidoista. Olen kuullut, että on olemassa Saamelaiskokoelma, josta löytyisi tietoa pohjoismaiden ja Kuolan niemimaan saamelaisasutuksesta. Onko tällaista kokoelmaa olemassa ja miten pääsen sen aineistoon käsiksi? Kirjastojen erikoiskokoelmia voi hakea seuraavilla hakuehdoilla: Erikoiskokoelman nimi Erikoiskokoelman aihe (vapaa haku nimestä, asiasanoista ja yso-käsitteistä) Kirjaston tai kunnan nimi Maakuntakirjastoalue 44

46 Erikoiskokoelman tyyppi (esim. kotiseutukokoelmat, lehtiluettelot, kirjailijahakemistot ja matrikkelit) Erikoiskokoelmat kuvaillaan jatkossa YSO-käsitteillä sekä vapailla asiasanoilla. Tämä antaa mahdollisuuden hakea kokoelmia myös sanapilven avulla (ks. luku 4.6). Hakutulokset ryhmitellään kokoelman lajin mukaan (erikoiskokoelma, hakemistot ja matrikkelit, alueelliset kokoelmat, lehtiluettelot) ja tuloksissa näytetään seuraavat tiedot: Kokoelman nimi ja sijainti (toimipiste tai paikkakunta) Kokoelmaa kuvailevat asiasanat ja YSO-käsitteet Millä tavalla kokoelman aineisto on saatavilla? Vaihtoehtoja ovat esimerkiksi vapaa pääsy, teoksen lainaaminen oman kirjaston kautta, paikanpäällä käynti tai ei pääsyä muilla kuin tutkijoilla. Erikoiskokoelmien hakua varten tarvittasiiin myös tiedot lisensoiduista kokoelmista (erikoiskirjasto), mutta näistä ei ole juuri nyt saatavissa tarkempia tietoja Erikoiskokoelmien ylläpito Erikoiskokoelmien ylläpito vaatii tarkempaa käyttöliittymäsuunnittelua määrittelyvaiheen jälkeen. Toiminnallisuus tai sisältö Muoto Kuvaus Erikoiskokoelman nimi Tekstikenttä Voidaanko nimi antaa usealla kielellä? Linkki erikoiskokoelman wwwsivulle Tekstikenttä Linkki johtaa kokoelman kotisivulle. Kokoelman sijainti Valintalista Organisaation tai toimipisteen valinta Yso-käsitteet ja vapaat asiasanat Saatavuus Yso-komponentti, vapaat asiasanat Valintalista Kuvaus Tekstikenttä Mahdollisuus kertoa kokoelmasta lyhyesti. 45

47 4.13 Kirjastojen tuottama aineisto Internetissä Määrittelytyön aikana nousi esiin huoli siitä, etteivät kirjastojen Internetiin tuottamat tietokokonaisuudet nouse esille esimerkiksi Googlen hakutuloksissa. Kirjastotietokannan uudistusta suunniteltaessa on otettava kantaa siihen, halutaanko kirjastotietokannassa jatkossa pitää yllä tietoa kirjastojen tuottamista aineistoista ja etsittävä ratkaisuja siihen, että aineistoja saadaan nostettua näkyvämmin esille Kirjastokimppojen haku (Kirjastoammattilaisille) Kirjastojen seutuyhteistyökokoonpanoja eli kirjastokimppoja voi uudessakin kirjastotietokannassa hakea samoilla hakuehdoilla kuin nykyisin: Kunnan tai kirjaston nimi Kirjastokimppa Maakuntakirjastoalue Kirjastokimppojen hakutulosten esittelyä laajennetaan kuitenkin nykyisestä toiminnallisuudesta siten, että kun hakee tietyllä paikkakunnalla, saa näkyviin kaikki paikkakunnalla käytettävissä olevien kirjastokimpat. Esimerkiksi Helsingissä on kunnankirjastojen HelMet-seutuyhteistyön lisäksi käytettävissä monta muutakin kirjastokimppaa yliopistokirjastojen kautta. Hakutuloksissa tulee olla mahdollista nähdä, mitkä kaikki kirjastot kuuluvat tiettyyn kimppaan. Hakutuloksissa näytetään myös kirjastokimpan logo. Toiminnallisuus tai sisältö Muoto Kuvaus Paikkakunnan nimi Kartta ja täydentävä hakukenttä Kirjastokimpan nimi Valintalista Kirjastot.fi toimitus ylläpitää Maakuntakirjastoalue Kartta tai valintalista Kirjastot.fi toimitus ylläpitää Taulukko 13. Kirjastokimppojen haku Kirjastokimppa pidetään yllä tietokannassa omana taulunaan, johon kerätty kunnat ja kirjastot, jotka kimppaan kuuluvat. Kirjasto voi kuulua useisiin kimppoihin. 46

48 4.15 Yhteystietomallin kuvaus Kirjastotietokantaan tallennetaan jatkossa kunnan- ja kaupunginkirjastojen lisäksi paljon muidenkin kirjastojen tietoja. Eri kirjasto-organisaatioilla on omanlaisensa rakenteet. Uuden kirjastotietokannan määrittelyprojektin aikana esiin tuoduille organisaatiorakenteille näyttää olevan yhteistä organisaatio-toimipiste suhde. Hallinnollinen organisaatio koostuu toimipisteistä, joita eri organisaatioissa kutsutaan eri nimillä toimipisteeksi, lähikirjastoksi tai vaikkapa kampuskirjastoksi. Organisaatio-toimipiste-suhde mallinnetaan kirjastotietokantaan tietokannan tasolla. Alemman tason organisaatiota ei mallinneta tietokannan tasolla, sen sijaan asioinnin kannalta oleelliset tiedot tallennetaan asiointiyhteystietoina. Kunta- ja maakunta-tason tieto tulee kirjastotietokantaan jatkossakin Kirjastotilastoista (ks. luku 5.3.2). Organisaatio-toimipiste suhteen lisäksi kirjastotietokantaan tallennetaan kirjastojen henkilökunnan tietoja. Henkilöiden tiedot tallennetaan omanlaisenaan yhteystietomallina, koska henkilöihin liittyy sellaisia lisätietoja, joita asiointitietoihin ei liity Osoitteet Kirjastotietokannassa käytettävä toiminnallisuus tulee jatkossa perustumaan merkittäviltä osin Google Maps kartan käyttöön. Karttaa varten tarvitaan selkeät osoitteet, jotta karttahaut toimivat oikein. Suomenkielisen käyntiosoitteen sekaan ei syötetä PL-osoitteita eikä eri kielisiä kadunnimiä, niille on oma kenttänsä. Nykyisessä kirjastotietokannassa jokainen kunnankirjasto liittyy kiinteästi kuntaan. Uuden kirjastotietokannan toteutusta suunniteltaessa pitää päättää, liitetäänkö kaikki kirjastot tietokannan tasolla kirjaston sijaintikuntaan, vai toimitaanko järjestelmässä ainoastaan osoitteiden avulla. Luvussa 5.3 on tarkempi kuvaus kuntien merkityksestä Kirjastotietokannassa teknisesti Monikielisyys Kirjastotietokanta tulee jatkossakin olemaan monikielinen julkisen puolen navigointikäyttöliittymä tarjotaan suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi. Osalla kirjastoja on tarve ylläpitää perustietoja monella eri kielellä, osalla kirjastoista tätä tarvetta ei ole. Siksi yhteystietojen pakollisia kenttiä ovat vain tyyppi ja suomenkielinen nimi. Jos muunkielisiä tietoja ei ole annettu, tietokannan julkisissa näkymissä näytetään suomenkielisiä tietoja. 47

49 Monikielisyys tuo ylläpitokäyttöliittymään kaksi merkittävää haastetta: Muokattavissa olevia tekstikenttiä ei saa olla näkyvissä kerralla liikaa, jotta näkymä säilyy ylläpitäjän näkökulmasta helposti hahmotettavana eikä ylläpitäjä ahdistu täytettävien tietojen suuresta määrästä. Ylläpitäjän pitää voida nähdä yhdellä silmäyksellä, mitkä tekstit on käännetty ja mitä käännöksissä lukee. Käännösten pitää siis näkyä samalla sivulla millä suomenkielisiä tietoja muokataan. Ratkaisuna näihin haasteisiin esitetään, että erikieliset tekstit näytetään ylläpitonäkymässä tekstimuodossa omissa sarakkeissaan. Yksi sarakkeista on kerrallaan editointitilassa. Sarakkeen otsikkoa klikkaamalla sarakkeen tiedot aukeavat editoitavaksi. Näin ylläpitäjä pääsee näkemään kaikki tekstit samalla näytöllä, mutta tekstikenttien määrä pysyy kohtuullisena Asioinnin yhteystiedot Asioinnin yhteystiedot ovat niitä yhteystietoja, joita kirjastojen asiakkaille tai kirjastojen työntekijöille tarjotaan asioinnin helpottamiseksi. Näitä tietoja ovat esim. kaukolainauksen puhelinnumero ja sähköpostiosoite, asiakaspalvelun puhelinnumero ja vahtimestarin yhteystiedot. Tietokantaan syötettävälle yhteystiedolle määritellään tyyppi, jotta yhteystietoja voidaan valikoida ja ryhmitellä esitettäväksi käyttöliittymässä. Esimerkiksi asiakaspalvelu-tyyppiset yhteystiedot voidaan nostaa näkyvämmälle paikalle kuin vaikkapa kirjastoväen sisäiseen käyttöön tarkoitetut yhteystiedot. Asiointi-yhteystiedon tyyppejä voivat olla esimerkiksi Toimipiste, Asiakaspalvelu tai Osasto. 48

50 Kuva 14. Asioinnin yhteystietojen ylläpito Toiminnallisuus tai sisältö Muoto Kuvaus Yhteystiedon tyyppi Valintalista (pakollinen) Valmiit vaihtoehdot, Kirjastot.fi toimitus ylläpitää Yhteystiedon kieli Nimi Automaattisesti sarakkeen mukaan (pakollinen) Teksti (pakollinen), monikielinen Järjestelmässä on valmius suomen-, englannin ja ruotsinkielisiin teksteihin. Käyttäjän ei tarvitse itse valita tekstien kieltä, vaan kirjoittaa ne oikeaan sarakkeeseen. Yhteystiedon nimi/otsikko, vain suomenkielinen nimi pakollinen 49