SELVITYS AMMATILLISEN KOULUTUKSEN LAADUNHALLINNASTA. Eeva Löfström

Transkriptio

1 SELVITYS AMMATILLISEN KOULUTUKSEN LAADUNHALLINNASTA Eeva Löfström

2 2

3 SISÄLLYSLUETTELO 1 SELVITYKSEN TAUSTA JA TAVOITTEET KYSELYN TOTEUTUS LAADUNHALLINTA KOULUTUKSEN JÄRJESTÄJIEN JA OPPILAITOSTEN LAATUTYÖ JOHDON OSALLISTUMINEN LAATUTYÖHÖN HENKILÖSTÖN KANNUSTAMINEN JA SITOUTTAMINEN LAATUTYÖHÖN ORGANISAATION PROSESSIT JA NIIDEN HALLINTA LAADUNHALLINTAA KOSKEVIEN PERIAATTEIDEN DOKUMENTOINTI HENKILÖSTÖRESURSSIT LAADUNHALLINNASSA LAADUNHALLINNASSA JA/TAI LAADUN ARVIOINNISSA KÄYTETYT MENETELMÄT LAADUNHALLINTAMENETELMIEN VAHVUUDET JA HEIKKOUDET LAADUNHALLINTAAN JA LAADUNARVIOINTIIN LIITTYVÄT PROJEKTIT LAADUNHALLINNAN HAASTEET JA LAADUNHALLINTAAN TARVITTAVA TUKI LAADUNHALLINTAA KOSKEVAN TIEDON LEVITTÄMINEN SUOSITUKSET SUOSITUSTEN KÄYTTÖ LAATUTYÖN TUKENA SUOSITUSTEN MERKITYS SUOSITUSTEN KEHITTÄMINEN MIHIN ASIOIHIN ON TARPEEN LAATIA UUSIA SUOSITUKSIA? YKSITTÄISET SUOSITUKSET KESKEISET TULOKSET JA JOHTOPÄÄTÖKSET... 3

4 4

5 1 SELVITYKSEN TAUSTA JA TAVOITTEET Opetushallitus käynnisti syksyllä 04 hankkeen, jonka yhtenä tavoitteena oli koulutuksen järjestäjien itsearvioinnin ja toiminnan kehittämistyön tueksi laadittava laadunhallintasuositus. Vuosien 1999 ja 01 aikana ilmestyneet kaksi julkaisua, Ammatillisen koulutuksen laadunhallinta (Arviointi 9/1999) ja Oppisopimuskoulutuksen laadunhallinta (Arviointi 6/02), uudistetaan tämän päivän tarpeita vastaaviksi ja yhdistetään yhdeksi julkaisuksi. Työssä on ollut mukana myös ammatillisen koulutuksen järjestäjiä ja sidosryhmiä. Tähän selvitykseen johtaneella kyselyllä selvitettiin laadunhallintasuositusten käyttäjien, ammatillisen koulutuksen asiantuntijoiden ja sidosryhmien näkemyksiä suositusten kehittämistarpeista. Suosituksiin ovat voineet ottaa kantaa Opetushallituksen verkkosivujen kautta myös muut asiasta kiinnostuneet. Suositusten kehittämistyötä on viety eteenpäin lisäksi Opetushallituksen ja koulutuksen järjestäjien yhteisissä työseminaareissa. Kyselyllä selvitettiin koulutuksen järjestäjien näkemyksiä laadunhallintaan liittyvistä tarpeista yleisemminkin, ja tarkoituksena on hyödyntää saatua informaatiota myös muussa ammatillisen koulutuksen laadunhallintaan liittyvässä kehittämistyössä. 5

6 2 KYSELYN TOTEUTUS Opetushallituksen joulukuussa 04 toteuttama internet-pohjainen kysely osoitettiin kaikille ammatillisen koulutuksen järjestäjille. Kysely valmisteltiin Opetushallituksen asettamassa laadunhallintasuosituksen uudistamisen tehtäväkseen saaneessa työryhmässä, johon kuuluivat opetusneuvos Anne Huhtala, opetusneuvos Aila Korpi, opetusneuvos Leena Koski, ylitarkastaja Eeva Löfström, yli-insinööri Arto Pekkala ja opetusneuvos Pirjo Väyrynen. Pysyvänä asiantuntijana ryhmässä oli opetusneuvos Mika Tammilehto opetusministeriöstä. Kyselyyn pohjautuvan selvityksen on laatinut Eeva Löfström. Myös projektisuunnittelija Marika Koramo Opetushallituksesta on osallistunut työhön. Kyselyyn haluttiin vastauksia mahdollisimman kattavasti ammatillisen koulutuksen järjestäjien eri toimintayksiköistä, ja siksi vapaaehtoiseen kyselyyn osallistuvien koulutuksen järjestäjien edustajien määrää ei rajoitettu. Oletettavaa on, että vastaajien joukko on laatutyötä ajatellen keskimääräistä aktiivisempaa. Se on voinut vaikuttaa vastausten sisältöön, samoin kuin se, onko vastaukset annettu esimerkiksi koulutuskuntayhtymän tai yksittäisen oppilaitoksen tai yksikön näkökulmasta. Edellä mainitut seikat eivät ehkä kuitenkaan heikennä kyselyn tulosten käyttökelpoisuutta laadunhallinnan kehittämisessä. Kysely koostui kolmesta eri osasta. A-osan kysymyksillä kerättiin sellaista tietoa, jota hyödynnetään ammatillisen koulutuksen laadunhallinnan kehittämisessä yleensä (33 kysymystä), B-osan kysymyksillä tavoiteltiin erityisesti laadunhallintasuosituksen tueksi tarvittavaa tietoa (kuusi kysymystä) ja C-osassa selvitettiin aiempiin laadunhallintasuosituksiin sisältyneiden yksittäisten suositusten ajankohtaisuutta ja tarkoituksenmukaisuutta (79 yksittäistä suositusta, joihin oli mahdollista ottaa kantaa). Vastaajajoukon koko vaihteli niin, että A-osaan vastasi 111, B-osaan 102 ja C-osaan 46 henkilöä. Kysely sisälsi sekä strukturoituja, eri vaihtoehtoja sisältäviä kysymyksiä, että avoimia kysymyksiä. Vaihtelu kyselyn eri osiin vastanneiden henkilöiden määrässä on ymmärrettävää, sillä ko. osien kysymykset olivat yleisyysasteeltaan erilaisia sillä tavoin, että A-osaan saattoi vastata periaatteessa kuka tahansa, B-osaan vastasivat ne, joilla oli näkemyksiä laadunhallintasuosituksista ja C-osaan ne, jotka halusivat kommentoida yksittäisten suositusten ajantasaisuutta ja tehdä ehdotuksia niiden muutoksiksi. Sähköinen vastauslomake oli tietoturvasyistä kullekin vastaajalle avoinna vain rajatun ajan, mikä aiheutti jonkin verran ongelmia vastausten lähettämisessä. Se saattoi vähentää potentiaalisten vastausten määrää. Seuraavassa esitetään kyselyn keskeiset tulokset joko kysymyksittäin tai teemoittain niin, että samaan aiheeseen liittyvät asiat on käsitelty yhtenä kokonaisuutena. 6

7 3 LAADUNHALLINTA Yleistä laadunhallinnasta -osa käsitti yhteensä 33 strukturoitua tai avointa kysymystä, joiden avulla saatiin käsitys ammatillisen koulutuksen järjestäjien laadunhallinnan tilasta. Tuloksia hyödynnetään erilaisissa koulutuksen laatuun liittyvissä kehittämishankkeissa, kuten esimerkiksi laadunhallintasuosituksen uudistamistyössä, kansainvälisissä koulutuksen laatuun liittyvissä hankkeissa ja laadunhallintaa koskevan tiedon ja hyvien käytäntöjen levittämisessä ja vaihdossa. 3.1 Koulutuksen järjestäjien ja oppilaitosten laatutyö Vastausten mukaan puolet koulutuksen järjestäjistä on tehnyt laatutyötä systemaattisesti ja puolella oli laatutyöstä jo jonkin verran kokemusta. Oppilaitoksista 30 % oli tehnyt laatutyötä yli kuusi vuotta ja 37 % kolme viisi vuotta. Muut vastaukset olivat joko tyhjiä tai osoittivat laatutyötä tehdyksi vasta alle kolme vuotta. Laadunhallinnan tavoitteiden toteuttamista seurataan vastausten mukaan vaihtelevin tavoin. Useimmiten tavoitteiden toteutumista seurataan arvioinnein, palautekyselyin ja tuloskeskusteluin. Käytössä on myös vuosittain, osavuosittain tai kuukausittain tehtäviä eri toimintoja koskevia seurantoja. Osassa vastaajien organisaatioita on käytössä tuloskortti-mittaristoja, mutta osa ilmoittaa, ettei seurantaa ole vielä lainkaan. Osa vastauksista on muotoiltu niin, että niiden tulkinta on hankalaa. Koulutuksen järjestäjän laatutyö Kauanko laatutyötä on tehty yksiköissä? % 100 % Systemaattisesti Jonkin verran Ei lainkaan Alle 3 vuotta 3-5 vuotta 6-10 vuotta Yli 10 vuotta Tyhjät Kuvio 1. Laatutyön systemaattisuus. 7

8 3.2 Johdon osallistuminen laatutyöhön Kysymykseen annetut vastaukset ovat hieman yhteismitattomia, mutta niistä välittyvän viestin perusteella johdon osallistumista laatutyöhön voidaan arvioida karkeasti seuraavasti. Organisaatioiden laatutyö on johdon vastuulla 39 prosentissa tapauksia. Näiden vastausten mukaan johto on sitoutunut laatutyöhön ja on muutoinkin aktiivinen siinä. Suurin osa kaikista vastaajista (54 %) kertoo johdon olevan mukana laatutyössä jollakin tavoin ja seuraavan toiminnassa tapahtuvaa kehitystä. Vastauksista ei välttämättä näy se, millä intensiteetillä johto näissä asioissa toimii. Osa vastauksista kertoo siitä, että laatutyön johtaminen ja käytännön toteutus on annettu tehtäväksi erillisille laatupäälliköille. Johdon merkitys saattaakin osassa näitä tapauksia olla lähinnä resurssien mahdollistaja. Seitsemän prosenttia vastaajista kertoo johdon suhtautuvan melko välinpitämättömästi laatutyöhön. 3.3 Henkilöstön kannustaminen ja sitouttaminen laatutyöhön Henkilöstöä kannustetaan ja sitoutetaan laatutyöhön monin tavoin. Erityisesti yhdessä tekemisen merkitys ja asioiden avoin käsittely ovat vastaajien mielestä tärkeitä periaatteita, joiden toteutumista tukevat erilaisten ohjeiden ja dokumenttien helppo saatavuus. Eri tavoin toteutettava henkilöstön palkitseminen nähdään myös tärkeänä; se voi konkretisoitua tehtäviä vastaavana oikeudenmukaisena palkkauksena tai palkkioksi miellettävänä koulutuksena tai matkana. Myös julkinen tunnustus esimerkiksi koulutuksen järjestäjille myönnettävän tulosrahoituksen tai laatupalkinnon saamisen muodossa nähdään kannustavana tekijänä. Motivoivia ovat myös asiakkailta saatavat toimintaa koskevat positiiviset palautteet ja mahdollisuus laatutyön kautta vaikuttaa oman työn kehittämiseen. 3.4 Organisaation prosessit ja niiden hallinta Vastaajien taustaorganisaatioiden tehtävissä ja painopistealueissa on eroja, ja se näkyy myös ydinprosessien määrittelyssä. Organisaatioiden ydinprosesseina nähdään usein opetus ja koulutus, mutta myös paljon muita, hyvin heterogeenisia asioita on tuotu esille. Esimerkiksi oppisopimuskoulutuksen järjestäjien vastauksissa ydinprosessit ovatkin usein oppisopimuskoulutuksen järjestämiseen liittyviä prosesseja erilaisine toimittaja- ja yhteistyöprosesseineen. Vastauksissa ydinprosessit on määritelty eri tarkkuudella; jotkut vastaajat ilmoittavat ydinprosessinsa hyvin suurpiirteisesti, toiset taas paljon yksilöidymmin. Ydinprosessien hallitsemiseksi käytetään melko yleisesti Balanced Scorecard -tuloskorttia. Prosesseille on usein asetettu tavoitteet, joita seurataan säännöllisesti. Muutamat vastaajat kertovat prosessien hallintajärjestelmän olevan vielä kehittämisen kohteena. Kaiken kaikkiaan näyttää siltä, että ainakin vastaajien organisaatioissa strategiat ja ydinprosessien hallinta on melko hyvin kytketty toisiinsa. Vastauksista ilmenee, että jos prosessit on kuvattu, ne on myös vastuutettu joillekin henkilöille. Yli puolet (65 %) vastaajista kertoo prosessien kuvaamisesta ja niiden vastuuttamisesta. Vastaajista noin kolmannes on sitä mieltä, että prosesseja ei kuvata eikä vastuuteta kenellekään. (Ks. kuvio 2.) 8

9 Useissa organisaatioissa prosesseja johdetaan suorituskykymittareiden avulla (41 % vastaajista). Tavallisimmin prosesseille on asetettu tavoitteet, joiden toteutumista seurataan erilaisin, joko laadullisin tai määrällisin mittarein. Tulosten saavuttamisesta raportoidaan ainakin johdolle, mutta tuloksia käsitellään myös erityyppisissä kokouksissa. Joissakin organisaatioissa tuloksista tiedotetaan hyvin avoimesti, esimerkiksi intranet-verkossa. Tavoitteiden toteutumisesta annetaan palautetta suoraan myös prosesseissa mukana oleville ja tarvittaessa suunnitellaan korjaavia toimia. Suunnilleen puolet vastaajista toteaa mittareiden käytön ja kehittämisen olevan vielä alkutekijöissään. % Vastuutus Kuvaaminen Mittarit Kyllä Ei Tyhjät Kuvio 2. Prosessit. 3.5 Laadunhallintaa koskevien periaatteiden dokumentointi Laadunhallinnan periaatteiden dokumentointi on vastausten mukaan yleistä. Tavallisimmin periaatteet on dokumentoitu laatukäsikirjaan, joka on useimmiten sähköisesti koko henkilöstön saatavilla. Pienemmässä määrin periaatteita on sisällytetty myös opetussuunnitelmiin ja muihin suunnitteluasiakirjoihin. Vastauksista ilmenee myös, että kaikissa organisaatiossa ei dokumentointi ole vielä päässyt vauhtiin tai että keskeiset laatuun liittyvät periaatteet ovat esimerkiksi hajallaan erilaisissa laatua kuvaavissa muistioissa tai raporteissa. Useissa tapauksissa laatukäsikirjan tai vastaavan laatiminen on kuitenkin jo työn alla. 3.6 Henkilöstöresurssit laadunhallinnassa Laadunhallinta on resursoitu hyvin kirjavasti. Melko harvassa organisaatiossa on päätoiminen, erityisesti laadunhallinnan tehtäviin nimetty henkilö. Jos sellainen on, hän on yleensä koko kuntayhtymän laatuasiat tehtäväkseen saanut henkilö, ei niinkään pelkästään jonkin oppilaitoksen tehtävissä oleva. Tavallisimmin laadunhallintaan liittyviä tehtäviä varten on jonkun nimetyn henkilön tehtävistä varattu tietty osa tai laatutyöhön käytetty aika korvataan erillisillä palkkioilla. Laatutyö katsotaan myös usein kuuluvaksi normaaliin toimintaan, eikä sitä resursoida erikseen. Joissakin tapauksissa, esimerkiksi laatukäsikirjan laadintaa varten, on otettu määräaikainen työntekijä. 9

10 3.7 Laadunhallinnassa ja/tai laadun arvioinnissa käytetyt menetelmät Tavallisimmista laadunhallinnan menetelmistä yleisimmin on kokemusta EFQM:stä ja sen edeltäjästä, Suomen laatupalkintokriteeristöstä, BSC:ista ja ISO 9000:sta. Kuviosta 3 selviää kysymyksen kohteina olleiden menetelmien käyttö. % EFQM SLP TQM ISO 9000 CAF BSC Muu Kyllä Ei Kuvio 3. Laadunhallintamenetelmät. Kuvion 4 mukaisista toiminnan kehittämismenetelmistä on itsearviointi jo vakiinnuttanut melko hyvin paikkansa (77 % vastaajista on hyödyntänyt sitä). Ammatillisen koulutuksen laadunarvioinnissa käytetään yhä enenevästi myös ammatillisen koulutuksen laatupalkintokilpailua, johon 32 % vastaajista oli ottanut osaa kilpailun neljävuotisen historian aikana (kyselyn toteuttamisen aikana). Kysyttäessä erikseen, kuinka kauan vastaajien organisaatiossa on käytetty Balanced Scorecard -tuloskorttia, tuloksena oli, että puolella vastaajia se oli ollut käytössä yksi kolme vuotta. Noin neljännes oli käyttänyt sitä alle vuoden ja neljännes yli kolme vuotta. % Itsearviointi Sisäinen auditointi Ulkoinen auditointi Laatupalkinto Laaatupalkinto/ opso Muu Kyllä Ei Kuvio 4. Laadunarviointi. 10

11 Yli neljäsosa vastaajista pitää EFQM:ää tärkeimpänä laadunhallinnan menetelmänä organisaatiossaan. Lähes yhtä moni vastaaja katsoo, että EFQM:n ja Balanced Scorecard -tuloskortin yhdistelmä vastaisi hyvin heidän tarpeitaan. Hieman yli 10 % pitää tärkeimpänä BSC:tä. Myös ISO järjestelmä joko yksinään tai yhdessä jonkin muun, EFQM:n tai BSC:n kanssa, on viime mainitun kanssa lähes yhtä tärkeä. Muut vastaukset koskevat joitakin yksittäisiä menetelmiä, ja viidennes vastauksista on joko tyhjiä tai selvää vastausta ei ole osattu antaa. Koulutuksen järjestäjien ja oppilaitosten yhtenä toimintatapana on keskinäinen yhteistyö, jossa tavoitteena laatutyön periaatteiden mukaisesti on oppia muilta ja vaihtaa kokemuksia. Vastaajista 70 prosentilla oli kokemusta tällaisesta toiminnasta. (Ks. kuvio 5.) Benchmarkingin kohteina ovat tavallisesti toimintaan liittyvät erilaiset prosessit. Joillakin oppilaitoksilla on vakiintuneita benchmarking-verkostoja, jotka perustuvat jonkin teeman ympärillä tapahtuvaan toimintaan, kuten esimerkiksi oppimistulosten arviointiin liittyvien näyttöjen kehittämiseen tai esimerkiksi ennakointiin ja strategiatyöhön. Tavallisimmin yhteistyötä harjoittavat saman alan tai alueen oppilaitokset. % 100 Kokemus benchmarkingista % 100 Benchmarkingin kohteet Kyllä Ei Tyhjät Tulokset Tuotteet ja palvelut Prosessit Tyhjät Kuvio 5. Benchmarking-toiminta. 11

12 Vertaisarviointi on suomalaisessa oppilaitosmaailmassa vielä melko vähän tunnettu toiminnan arviointimenetelmä. Vertaisarviointi on ulkoisen arvioinnin yksi muoto, jonka tavoitteena on tukea koulutusorganisaatiota laadunhallinnassa ja laadun kehittämisessä. Vertaisarvioinnin tekee ulkoisista asiantuntijoista muodostettu ryhmä, joka koostuu arvioitavan kanssa samalla organisaatiotasolla toimivista arvioijista, ns. kriittisistä ystävistä. Vastaajista menetelmän tunsi vähän yli kolmannes. Kokemusta siitä oli noin viidenneksellä. (Ks. kuvio 6.) Vastaajat ovat käyttäneet vertaisarviointia muun muassa opetussuunnitelman ja itsearvioinnin kehittämiseen. Tavallisesti vertaisarviointia on toteutettu lähialueen muiden ammatillisten oppilaitosten kanssa, mutta myös oman organisaation eri yksiköt ja kollegat ovat olleet kriittisen arvioijan roolissa. Osalla vastaajia toiminta on systemaattista, joillakin se on jäänyt vielä kokeiluasteelle. Toiminnasta on vastaajilla kuitenkin myönteisiä kokemuksia. Vertaisarviointia piti 65 % vastaajista hyvin tai erittäin hyvin ammatillisen koulutuksen laadunhallintaan soveltuvana. Loput vastaajista eivät osanneet antaa asiasta arvioitaan. % Tuntemus Kokemus Kyllä Ei Tyhjät Kuvio 6. Vertaisarviointia koskeva tuntemus ja kokemus. 3.8 Laadunhallintamenetelmien vahvuudet ja heikkoudet Näkemykset organisaatioiden laadunhallinnan menetelmien vahvuuksista ja heikkouksista vaihtelevat suuresti sen mukaan, kuinka paljon kokemusta organisaatioissa on kertynyt laadunhallinnasta. Kysymyksenasettelussa vastaajia ei pyydetty erikseen mainitsemaan sitä, mitä menetelmää vastaajien näkemykset koskevat, mutta joissakin tapauksissa ne tulevat vastauksista ilmi. Osa vastaajista kertoo vahvuuksista ja heikkouksista tavalla, joka mahdollistaa niiden kytkemisen johonkin tiettyyn menetelmään. Vastausten perusteella organisaatiot käyttävät melko yleisesti EFQM-kriteeristöä ja Balanced Scorecard -tuloskorttia, vähäisessä määrin ISO järjestelmää (ks. kuvio 3). EFQM:n vahvuudet ovat sen kattavuus ja monipuolisuus. Se mahdollistaa vahvuuksien ja parantamiskohteiden luetteloinnin ja kokonaisvaltaisen kuvan muodostamisen toiminnan kehittymisestä. Merkityksellistä on myös se, että menetelmä mahdollistaa toiminnan vertailun. Heikkoutena pidetään sen raskautta; erityisesti toiminnan kuvausta pidetään työläänä. 12

13 Myös sen ideologian avaaminen koko henkilöstölle on vaikeata. Vastausten perusteella EFQM:n kaltainen menetelmä vaikuttaa ehkä liian työläältä pienille organisaatioille. Balanced Scorecard -tuloskortti on selkeä työkalu toiminnan suunnitteluun. Se on opettanut organisaatioita tulosten mittaamiseen, ja selkeiden mittarien avulla on löydetty keskeiset parantamiskohteet. Tuloskortin käyttöä hankaloittaa vaikeus laatia laadullisia mittareita. Alkuvaiheissaan tuloskorttiin liittyvät ongelmat kytkeytyvät liian monien mittareiden olemassa oloon. Vastausten joukossa on vain muutama ISO järjestelmää koskeva maininta; niiden perusteella sitä ei ole pidetty erityisen sopivana oppilaitosmaailmaan. Vastauksissa otettiin laadunhallintaan kantaa myös yleisellä tasolla. Laadunhallintaan liittyvinä positiivisina asioina mainittiin muun muassa seuraavat: organisaatioissa on kehittämissuuntautunut ote, henkilöstön toimintatapa on muuttunut aikaisempaa laatutietoisemmaksi, ja toimintaa koskeviin palautteisiin suhtaudutaan entistä vakavammin. Laatutyötä on kritisoitu esimerkiksi seuraavien asioiden perusteella: laatutyö vaatii paljon resursseja ja asiaan paneutumista, laatutyöhön on vaikea motivoida henkilöstöä, menetelmät ovat koulutusorganisaatioon liian kankeita ja vaativat niiden muokkaamista organisaatioon sopiviksi. Yksittäisiä vastauksia tarkastelemalla voi todeta, että aineistosta löytyy osittain ristiriitaisia mielipiteitä. Asia selittyy todennäköisesti sillä, että laatutyön myönteiset vaikutukset näkyvät vasta viiveellä, ja laatutyössään jo pitkällä olevat organisaatiot ovat nähneet sen tuomia hyötyjä enemmän kuin siinä vasta alkuvaiheissaan olevat. 3.9 Laadunhallintaan ja laadunarviointiin liittyvät projektit Ammatillisen koulutuksen laadunhallintaan tai -arviointiin liittyviin kansallisiin ja kansainvälisiin projekteihin osallistui kyselyn tekohetkellä noin neljäsosa vastaajien organisaatioita. EU-projekteissa oli mukana vajaa viidennes. Vastauksista monet koskivat Opetushallituksen kehittämisprojekteja tai oppilaitosten yhteistyöverkostojen toteuttamia hankkeita. EUprojektit olivat usein Leonardo da Vinci -ohjelman projekteja. (Ks. kuvio 7.) % 100 % Kansalliset projektit 0 EU-projektit Kyllä Ei Tyhjät Kyllä Ei Tyhjät Tyhjät Kuvio 7. Osallistuminen projekteihin. 13

14 3.10 Laadunhallinnan haasteet ja laadunhallintaan tarvittava tuki Laadunhallinnan haasteita koskevista vastauksista löytyy arvokasta tietoa laadunhallinnan kehittämiseen, ja siksi seuraavia vastauksia on tarkasteltu melko yksityiskohtaisesti. Kysymyksiin annetut vastaukset on luokiteltu vastausten hahmottamista helpottaviin ryhmiin. Suluissa on luku, joka kertoo, kuinka monta kertaa ko. asia esiintyy vastauksissa. Henkilöstön sitouttaminen laatujärjestelmän käyttöön (22)/laatujärjestelmän kytkeminen arkeen (9) Laadunhallinnan suurimmat haasteet näyttävät oppilaitoksissa liittyvän henkilöstön sitouttamiseen laatutyöhön ja laatutyön mieltämiseksi osaksi arkipäivän toimintaa. Erityisesti koko henkilöstön motivoiminen laatujärjestelmän ylläpitämiseen sekä laadunhallinnan vakiinnuttaminen osaksi arkipäivän toimintaa kaikilla organisaatiotasoilla ovat selkeitä haasteita. Sitoutumisen ongelmaan vastaajat toivoivat tukea erityisesti lisäkoulutukselta. Myös resurssit eli aika ja raha sekä hyvien käytäntöjen levittäminen, mainittiin tarpeellisina tukitoimina useassa vastauksessa. Laatujärjestelmä (18)/mittarit ja mittaristo (16) Oman oppilaitoksen tarpeisiin soveltuvan laatujärjestelmän ja siihen pohjautuvan mittariston kehittäminen koetaan haasteelliseksi. Organisaation toimintaan soveltuvien ja organisaation ydinasioita mittaavien mittareiden kehittämiseen tulee panostaa vastaajien mielestä nykyistä enemmän. Laatujärjestelmän kehittämisessä tulee ottaa huomioon käytännönläheisyys ja toimivuus. Laatujärjestelmän kehittämiseen ja käyttöönottoon toivotaan ulkopuolisen asiantuntijan antamaa tukea. Asiantuntijan antaman ohjauksen lisäksi tarpeellisina pidettiin lähdemateriaalia, lisäkoulutusta, taloudellista tukea, selkeitä malleja ja työkaluja sekä benchmarking-menetelmän käyttöä yhdessä muiden yksiköiden kanssa. Resurssit/resursointi (22) Koulutuksen järjestäjien ja oppilaitosten resurssipula koettiin vastauksissa lähes yhtä haastavaksi asiaksi kuin henkilöstön sitouttaminen tai laatujärjestelmän käyttö. Puutteelliset resurssit liittyvät ajan, rahan ja henkilöstön vähyyteen. Muun työskentelyn ohella tapahtuva laatutyö on koettu ainakin alkuvaiheessa raskaaksi, ja siksi laatutyön käynnistämiseen on toivottu lisää sekä henkilöresursseja että taloudellisia resursseja. Osaaminen/koulutus (16) Laatujärjestelmän vaatima osaaminen tai henkilöstön koulutus ja kehittäminen mainittiin vastauksissa suhteellisen useasti. Osaaminen tarkoittaa tässä kaikkia henkilöstön lisäkoulutukseen ja kehittämiseen liittyviä asioita. Osaaminen tuotiin esille myös muutamassa strategiatyöhön liittyvässä vastauksessa. Esimerkiksi strategiaprosessin loppuun vieminen mainitaan laatujärjestelmän tuomana yhtenä haasteena. Erilaisiin laadunhallintajärjestelmiin liittyvä erikoisosaaminen (esimerkiksi Balanced Scorecard -tuloskortti, EFQM) koettiin ensisijaisena tai toiseksi suurimpana haasteena noin kymmenessä vastauksessa. Prosessien hallinta (10) Prosessien hallintaan liittyvät asiat mainittiin tärkeimpänä tai toiseksi tärkeimpänä haasteena suhteellisen useasti, kuitenkin huomattavasti harvemmin kuin edellä mainitut asiat. Haasteita ovat muun muassa prosessien ohjaaminen mittaustiedon avulla, prosessiajattelun sisäistäminen sekä prosessien suorituskykyä mittaavien mittareiden kehittäminen. Myös itsearviointiprosessien vakiinnuttaminen osaksi organisaation toimintaa koettiin haasteelliseksi. Prosessien hallinnassa helpottaisivat koulutuksen ja ulkopuolisen tuen mahdollistavat resurssit. 14

15 Dokumentointi/ tiedon hallinta (7) Dokumentointi ja tiedonhallinta mainittiin vastauksissa usein kolmanneksi, neljänneksi tai viidenneksi tärkeimpänä haasteena. Dokumentoinnin kehittämiseksi ehdotettiin esimerkiksi toimivaa laadunhallintajärjestelmää sekä laatuasioista vastaavaa koordinaattoria. Yksitäisissä maininnoissa tuli esille tarve laatujärjestelmän laajentamiseksi niin, että se kuvaisi organisaation toimintaa kokonaisvaltaisesti. Kokonaisvaltaisuuden edistämisessä kaivattiin lisäresursseja, kuten esimerkiksi koordinaatioapua ja ulkopuolista asiantuntija-apua Laadunhallintaa koskevan tiedon levittäminen Laadunhallintaa koskeva tieto välittyy vastaajien mielestä parhaiten internet-verkon välityksellä. Lähes kaikissa vastauksissa se esiintyy yhtenä vaihtoehtona, joko sellaisenaan tai sitten muiden ohella. Julkaisut ovat edelleen tärkeä vaihtoehto, sillä se mahdollistaa tiedon mukana kuljettamisen. Tarpeellisena pidetään myös koulutus- ja keskustelutilaisuuksia, joissa on mahdollista keskustella laatutyöstä kasvokkain kollegoiden ja muiden koulutuksen laadun parissa toimivien henkilöiden kanssa. 15

16 4 SUOSITUKSET Yleistä laadunhallintasuosituksista -osassa kartoitettiin vastaajien näkemyksiä uudistettavana olevien suositusten kehittämistarpeista. Vaikka B-osassa on vähän kysymyksiä vain viisi (tiivistetty tässä neljäksi) niiden avulla saatiin kerätyksi riittävästi tietoa siitä, mihin suuntaan suositusten kehittämisessä pitäisi käyttäjien mielestä pyrkiä. 4.1 Suositusten käyttö laatutyön tukena Vuosien 1999 ja 01 välisenä aikana laaditut suositukset tunsi 82 % (Ammatillisen koulutuksen laadunhallintasuositus) ja 56 % (Oppisopimuskoulutuksen laadunhallintasuositus) vastaajista. Suosituksia oli käyttänyt usein 18 %, ja silloin tällöin 57 % vastaajista. 4.2 Suositusten merkitys Suhtautuminen uudistettavaan laadunhallintasuositukseen vaihtelee organisaatioittain. Siihen näyttää vaikuttavan organisaatioiden laatutyötä koskeva kokemus sekä käytettävissä olevat muut laadunhallinnan keinot. Hieman yli 40 % vastaajista pitää laadunhallintasuositusta toiminnan ohjeena ja tukena, jonkinlaisena suuntaa antavana mallina: Suositus on toimintaa ohjaava ja yhtenäistävä, suositusta sovelletaan oman laadunhallintatyön tukena. Noin viidennes, pitää suositusten merkitystä vähäisenä: Ilman lisäresursseja suositusten merkitys on vähäinen ; Betydelse till en viss del, men ISO-standarden och EFQM-standarden har hjälpt oss mest. Joka kymmenes odottaa suositusten valmistumista ja katsoo, että niillä on suuri merkitys oman toiminnan kehittämisessä: Erittäin suuri merkitys, koska uuden kuntayhtymän syntymisen myötä laadunhallinta tulee korostumaan entisestään ; Suuri merkitys, saamme viimeisimmän tiedon ja ohjeita [laadunhallinnan] soveltamiseen. Muutaman vastaajan mielestä suositukset voivat toimia jonkinlaisina pakotteina toiminnan kehittämisessä. Suositusten katsotaan herättävän myös uusia ajatuksia toiminnan kehittämiseen. 4.3 Suositusten kehittäminen Vastaajat ottivat aktiivisesti kantaa suositusten kehittämiseen. Monet ehdottivat suosituksiin sisällytettäviksi erilaisia laadunhallinnan työkaluiksi soveltuvia asioita. Tällaisia ovat erityisesti konkreettisten mittareiden ja toimintaa koskevien käytännön esimerkkien laatiminen. Myös suositusten integroimista tavallisimpien laadunhallintamenetelmien tavoitteisiin toivottiin. Sitä kautta kynnys laadunhallinnan menetelmien käyttöön pienenisi ja vältyttäisiin useiden, ehkä raskaaksi koettujen menetelmien rinnakkaiselta käytöltä. Suositusten sisältöä on pidetty jossain määrin liiaksi muuhun kuin varsinaiseen opetukseen tai oppilaitosympäristöön liittyvinä. Monet vastaajat toivoivat tulevien suositusten koskevan nykyistä enemmän perustehtäviä ja niiden vaikuttavuuden arviointia. Samalla tulisi huolehtia siitä, että opetussuunnitelmajärjestelmän kriittiset pisteet tulisivat suositusten kautta esiin ja että oppilaitosten toiminnan lainmukaisuus toteutuisi. 16

17 Paljon ehdotuksia tuli myös julkaisun esitystapaan. Aikaisempien suositusten kieltä ja sisältöä on pidetty hieman abstraktisena; toivomus on, että suositusten sisältö on aikaisempaa selkeämpi, konkreettisempi ja kieli yksinkertaisempaa. Suositusten määrän tulisi vastaajien mielestä olla aikaisempaa pienempi. Näiden tavoitteiden toteutuminen lisäisi vastaajien mielestä suositusten käyttökelpoisuutta. Neljä vastaajaa ilmoitti, että nykyisiä suosituksia tulisi tiivistää ja täsmentää. Vastaajat kommentoivat asiaa muun muassa näin: Ohjeistuksia ja suosituksia pitäisi yleensäkin eheyttää ja tiivistää. Muussa tapauksessa ovat pelkkiä kuolleita kirjaimia ja Nyt suositus on liian yleisellä tasolla. Pitäisi olla myös malleja tai ainakin esimerkkejä miten "paketti" kootaan, että ei kaikkea tarvitsisi säveltää uudelleen. Toisaalta yksi kyselyyn vastanneista ilmoitti, että ei halua liian yksityiskohtaisia ja pieniin asioihin laadittuja suosituksia: Kansalliset linjaukset oppilaitosten laatutyöhön, jotta alueelliset ja oppilaitosten alakohtaiset erot voidaan ottaa huomioon laadun kehittämisessä. 4.4 Mihin asioihin on tarpeen laatia uusia suosituksia? Kyselyn yksi tärkeimpiä tavoitteita oli saada mielipiteitä siitä, mistä asioista pitäisi laatia suosituksia. Seuraavassa on vastaajien suosituksia koskevia näkemyksiä, jotka on ryhmitelty teemoittain. Oppimistulosten ja vaikuttavuuden arviointi (8) Yhteiskunnallisen vaikuttavuuden arviointiin kaivattiin suosituksia neljässä vastauksessa, samoin kuin myös oppimistulosten arviointiin. Vastaajat kommentoivat asiaa muun muassa näin: Haasteena on oppimistulosten mittaus eli mikä on opetuksen todellinen vaikuttavuus ja Uusia suosituksia oppimistulosten arviointiin. Mikä on oppilaitoksen tuottama lisäarvo opiskelijoille? Opetus- ja oppimisprosessin ohjaaminen (opetuksen suunnittelu ja toteutus; 8) Opetusprosessien ja koulutusprosessien kokonaisvaltainen hallinta ja parhaiden käytäntöjen esiin tuominen (esimerkiksi opetussuunnitelmatyö) ovat asioita, joita vastaajien mielestä voisi tukea suosituksin. Yksi vastaajista kertoi oppilaitoksen omasta asiaan liittyvästä toiminnasta näin: Olemme itse alkaneet määritellä hyviä menettelyjä opetuksen suunnittelun ja johtamisen, opetuksen toteutuksen, oppimistulosten aikaansaamisen, opetuksen mahdollistajien (resurssit) sekä palautteen, seurannan ja arvioinnin osalta. Opetusprosessista ja oppimisprosessin ohjaamisesta mainittiin usein samassa yhteydessä johtajuuden ja henkilöstön osaamisen kanssa, joka viittaa siihen, että nämä tekijät ovat merkittävästi yhteydessä toisiinsa ja tarkoittavat osittain samaa asiaa. Pedagogisen johtajuuden ja opetushenkilöstön osaamisen arviointi (5) Kysymyksiin annetuissa vastauksissa esitettiin toiveita muun muassa pedagogiseen johtamiseen ja henkilöstön toimintaan liittyvistä uusista suosituksista. Vastauksissa esitettiin suosituksia henkilöstön osaamisen arviointiin ja johtamiseen. Seuraavassa lainauksia muutamasta vastauksesta: [tarvittaisiin suositus] ohjauksen tai pedagogisen kehittämisen parhaimmista vinkeistä, pedagogista johtajuutta koskevien arviointimenettelyjen kehittämisestä sekä uuden oppimisympäristön kokonaisvaltaisesta laadunhallinnasta ohjaajan ja johtamisen näkökulmasta. 17

18 Työssä oppiminen/näyttötutkinnot (5) Uusia suosituksia työssä oppimisen arvioimiselle ja kehittämiselle toivotaan jonkin verran lisää. Muutaman vastaajan mielestä suosituksia on tarpeen laatia myös näyttötutkintojen arviointiin. Mittaristot/laadunhallintajärjestelmät (5) Kyselyyn osallistuneista henkilöistä viisi haluaisi uusia suosituksia mittaristojen/ laadunhallintajärjestelmien kehittämiseen. Yksi vastaajista kommentoi näin: Mittariston pitää olla oppilaitoksen valittavissa, mutta ylemmän viranomaisen tulee selkeästi ilmoittaa mihin konkreettisiin kysymyksiin se haluaa vastauksia raporteissa. Vastauksissa ehdotettiin myös erilaisten laadunhallintamallien suosittelemista oppilaitoksille. Vastaajat kommentoivat asiaa esimerkiksi seuraavasti: Henkilöstön kouluttaminen EFQM-malliin ja BSC-nelikenttäajatteluun. Tuloskortit käyttöön ja Opetusalalla voisi olla käytössä sertifioitu opetussuunnitelmajärjestelmä ja lista sertifioiduista oppilaitoksista. Myös tiedonhallinta- sekä ennakointijärjestelmän kehittämistä ehdotettiin osaksi laadunhallintajärjestelmää. Oppimisympäristö/ympäristöturvallisuus (4) Neljä vastaajaa toivoi suosituksia oppimisympäristöön ja ympäristön turvallisuuteen liittyviin asioihin. Yksi vastaajista kommentoi asiaa muun muassa näin: Ympäristö ja turvallisuus ovat erittäin merkittäviä jatkossa. Jonkinlaisen kokonaisjärjestelmän hallitseminen on tärkeää ja haluamme olla mukana tässä työssä erittäin vahvasti. Ei tarvetta uusille laadunhallintasuosituksille (5) Vastaajista viisi henkilöä oli sitä mieltä, että nykyiset suositukset ovat riittäviä. Vastaajat esittivät asian näin: Nykyisetkin antavat mahdollisuuden hyvin kattavan laatujärjestelmän luomiseen ja Itse en kaipaisi niinkään lisää suosituksia ainakaan tässä vaiheessa, kun nykyistenkin sisäänajon kanssa on helisemässä. Muutama ei osannut sanoa kantaansa tai ei halunnut kommentoida asiaa. 18

19 5 YKSITTÄISET SUOSITUKSET Aiempiin laadunhallintasuosituksiin sisältyi yhteensä 79 yksittäistä suositusta. Kyselyn C- osassa vastaajat saivat ottaa kantaa suositusten ajanmukaisuuteen ja tarkoituksenmukaisuuteen. Heillä oli mahdollisuus myös tehdä muutosehdotuksia suosituksiin. Vastausvaihtoehdot kunkin suosituksen osalta olivat seuraavat: 1) suositus on hyvä sellaisenaan, 2) suositus ei ole ajan tasalla ja 3) suositus on hyvä seuraavin muutoksin. Suositusten ajantasaisuutta koskevat maininnat jakaantuivat niin, että 88 prosenttia niistä sisälsi sen ajatuksen, että suositukset olivat hyviä sellaisenaan, ja 12 prosenttia, etteivät ne ole enää ajan tasalla. Tulokset ovat vain suuntaa antavia, sillä kaikki kyselyn tähän osaan vastanneet 46 henkilöä eivät ottaneet kantaa kaikkiin suosituksiin, vaan ilmeisesti oman tietämyksensä tai kiinnostuksensa perusteella vain tiettyihin suosituksiin. Suosituksiin ehdotetut muutokset koskevat lähinnä konkreettisuuden ja selväkielisyyden lisäämistä, täsmennyksiä tai suositusten tarkoituksenmukaisuutta ja ajantasaisuutta. 19

20 6 KESKEISET TULOKSET JA JOHTOPÄÄTÖKSET Kyselyyn annetuissa vastauksissa on paljon vaihtelua ja niistä löytyy ristiriitaisuuksiakin. Niiden taustalla on ilmeisesti vastaajien laatutyöhön liittyvä erilainen kokemus ja vastaajien edustamat erilaiset organisaatiot. Silti moniin kysymyksiin annetut vastaukset ovat siinä määrin yhdensuuntaisia, että niiden perusteella voi vetää selkeitä johtopäätöksiä. Kohdassa 2 (Kyselyn toteutus) tuotiin esille myös se olettamus, että kyselyn vapaaehtoisuuden vuoksi vastaajajoukko on laadunhallinnasta ehkä keskimääräistä kiinnostuneempaa, ja siksi se mahdollisesti edustaa myös laadunhallinnan näkökulmasta keskimääräistä edistyneempiä organisaatioita. Vaikka tulokset eivät edusta tasapuolisesti kaikkia koulutuksen järjestäjiä, tuloksia voitaneen suuntaa antavinakin hyvin hyödyntää laadunhallinnan kehittämistyössä. Laadunhallinta Systemaattinen laadunhallinta on ammatillisessa koulutuksessa vakiintumassa. Puolet koulutuksen järjestäjistä on tehnyt systemaattista laatutyötä. Organisaatioiden laatutyö on selkeästi johdon vastuulla 40 prosentissa tapauksia. Tavallisimmin kuitenkin johto on jollakin tavoin mukana laatutyössä ja seuraa toiminnassa tapahtuvaa kehitystä. Vain harva ilmoitti, että johdolla on välinpitämätön asenne laatutyöhön. Organisaatioiden laadunhallintaan liittyvät henkilöresurssit vaihtelevat; tavallisimmin laadunhallintaan liittyvät tehtävät on liitetty jonkun nimetyn henkilön tehtäviin muiden tehtävien ohella hoidettaviksi. Harvoin tehtäviä hoidetaan päätoimisesti, ja silloinkin kyseessä on yleensä ison kuntayhtymän laatupäällikön tehtävät. Käytetyimpiä laadunhallinnan menetelmiä ovat EFQM ja Balanced Scorecard. Monet katsovat, että niiden yhdistelmä saattaisi hyvin vastata heidän organisaationsa tarpeita. Organisaatiot käyttävät laadunhallinnassaan myös muita menetelmiä; benchmarking-toiminta ja vertaisarviointi ovat niistä tunnetuimpia, ja osa organisaatioista on jo mukana vakiintuneissa verkostoissa. Laadunhallinnan suurimpia haasteita ovat henkilöstön sitouttaminen laatujärjestelmien käyttöön ja ko. järjestelmien kytkeminen arkipäivän työhön. Haasteellisiksi on koettu myös toimivan laatujärjestelmän rakentaminen ja siihen pohjautuvan mittariston kehittäminen. Muut haasteet aiheutuvat osaamisen puutteesta ja prosessien hallintaan liittyvistä ongelmista. Ehdotetut tukitoimet koostuvat henkilöstön koulutuksesta, hyvien käytäntöjen jakamisesta, ulkopuolisen asiantuntija-avun käytöstä, benchmarking-toiminnasta ja aikaa ja taloutta koskevia resursseista. Laadunhallintasuositusten kehittäminen Aiemmat laadunhallintasuositukset ovat koulutuksen järjestäjien tai ainakin kyselyyn vastanneiden keskuudessa melko hyvin tunnettuja. Yli puolet oli käyttänyt niitä ainakin silloin tällöin. Suosituksia on käytetty lähinnä oman laadunhallintatyön tukena, ja ne nähdään jonkinlaisina käytännön työtä ohjeistavina ja suuntaa antavana malleina (40 % vastaajista). Muutaman vastaajan mielestä suositukset toimivat myös koulutuksen järjestäjiä velvoittavina asioina. Noin viidennes pitää suositusten merkitystä vähäisenä. Vastaajat ottivat aktiivisesti kantaa suositusten kehittämiseen. Monet haluaisivat uusien suositusten sisältävän nykyistä enemmän arkipäivän työtä konkreettisesti helpottavia elementtejä. Yksittäiset suositukset haluttaisiin integroida tavallisimpien laadunhallintamenetelmien tavoitteisiin. Suositusten painopistettä haluttaisiin myös siirtää nykyistä enemmän opetusta lähellä oleviin asioihin ja opetussuunnitelmien kriittisiin kohtiin.

21 Aiemmissa laadunhallintasuosituksissa olleet yksittäiset suositukset ovat kyselyn vastaajien mielestä vielä jokseenkin ajankohtaisia ja tarkoituksenmukaisia, mutta myös suosituksia koskevia kehittämistarpeita ilmenee. Kehittämistarpeen taustalla on ammatillisen koulutuksen toimintaympäristön muuttuminen. Suositusten esitystapaan toivottiin myös parannusta; julkaisusta toivottiin kieliasultaan aikaisempaa yksinkertaisempi ja selkeämpi, jotta suositusten käyttökelpoisuus lisääntyisi. Monet suositukset ovat sisällöltään lisäksi siinä määrin abstrakteja, että niitä on tarpeen konkretisoida. 21