Projektitietopankkien hyödyntäminen rakennusteollisuudessa

Transkriptio

1 Jari Virsunen Projektitietopankkien hyödyntäminen rakennusteollisuudessa Diplomityö, jonka aiheen Oulun yliopiston rakentamistekniikan osaston osastoneuvosto on hyväksynyt Valvoja: Ohjaajat: professori Tapio Salmi DI Reino Myllymäki DI Juhani Nummi

2 1 SISÄLLYSLUETTELO 1. JOHDANTO TUTKIMUKSEN TAUSTAA Internet ja sen käyttö rakennusteollisuudessa Digitaalinen dokumentointi ja dokumenttien hallinta Organisaatioiden välinen tiedonsiirto Projektitietopankit TUTKIMUSALUEEN MÄÄRITTELY, SIIHEN TEHDYT RAJAUKSET SEKÄ KÄYTETTÄVÄT TUTKIMUSMENETELMÄT PROJEKTITIETOPANKKIEN NYKYTILANNE PROJEKTITIETOPANKKITOIMINNAN KEHITTYMINEN TIETOPANKKIEN KÄYTTÖ JA HYÖDYNTÄMINEN RAKENTAMISEN ERI OSA-ALUEILLA TIETOPANKKITOIMINNAN TOTEUTTAMINEN Tietopankkipalveluiden tarjoajat Tekninen toteutus Tietopankkitoiminnan pelisäännöt ja integroidun suunnittelun toteuttaminen PROJEKTITIETOPANKKITOIMINNAN NYKYTILANNE TUTKIMUKSEN KOHDEYRITYKSESSÄ Yleistä Projektitietopankkien käyttö Nykyisin käytössä olevat menetelmät tietopankkitoiminnan toteuttamiseksi Tietopankkien käytöstä saadut kokemukset Saavutetut hyödyt Havaitut ongelmat PROJEKTITIETOPANKKIEN KEHITYSNÄKYMÄT TIETOPANKKITOIMINTAAN LIITTYVÄN KEHITYKSEN SUUNTAVIIVOJA Tietoliikenneyhteyksien kehittyminen ISDN Kiinteä reititinyhteys ADSL Langattomat tietoliikenneyhteydet Valmisohjelmistojen kehittyminen XML Tuotemallipohjainen suunnittelu ja IFC TIETOPANKKISOVELLUSTEN JA NIIDEN KÄYTTÄMÄN INFRASTRUKTUURIN KEHITTÄMINEN Tietopankkisovelluksille asetettavia vaatimuksia Infrastruktuurin rakentaminen Vastuukysymysten ratkaiseminen Tietoturva... 65

3 2 3.3 TIETOPANKKIEN HYÖDYNTÄMISMAHDOLLISUUDET RAKENNUKSEN ELINKAAREN ERI VAIHEISSA Dokumenttien hallinta suunnittelu- ja rakennusvaiheen aikana Tietopankkien kautta siirrettävät dokumentit Dokumenttien hallinta- ja hakuominaisuudet Dokumenttien versio- ja historiatiedot Osapuolten välinen kommunikointi Reaaliaikaisen aikataulutiedon välittäminen suunnittelu- ja rakennusvaiheessa Mittaustietojen välittäminen tietopankin kautta Muutosten hallinta suunnittelussa Kiinteistönpito- ja tilahallintajärjestelmät TOIMINTAOHJEITA PROJEKTITIETOPANKKITOIMINTAAN YLEISTÄ TIETOPANKIN KÄYTTÖÖNOTTOPÄÄTÖKSEN TEKEMINEN VAADITTAVA OSAAMINEN JA KOULUTUSTARVE ALOITUSTOIMENPITEET Ajoitus Tekniset ja ohjelmistolliset vaatimukset Tietopankin avaaminen PELISÄÄNNÖT JA INTEGROIDUN SUUNNITTELUN TOTEUTTAMINEN Yleistä Ohjeita pelisääntöjen kokoamiseen Lohkojaon käyttäminen Tiedostojen pakkaus Tiedosto- ja piirustusluettelot Tiedostojen nimeäminen TULOSTAMISEN JÄRJESTÄMINEN TIETOPANKIN YLLÄPITO PROJEKTIN PÄÄTTÄMINEN YHTEENVETO JA JOHTOPÄÄTÖKSET LÄHDELUETTELO

4 3 1. JOHDANTO 1.1 TUTKIMUKSEN TAUSTAA Internet ja sen käyttö rakennusteollisuudessa Nykyisin Internetinä tunnettua tietoverkkoa voisi oikeastaan kuvata verkkojen verkoksi. Internet koostuu lukuisista pienemmistä verkoista, joita yritykset, oppilaitokset, yhteisöt jne. ovat perustaneet sisäistä tiedonsiirtoaan varten. Nämä verkot on tapana jakaa kahteen eri ryhmään; lähiverkkoihin ja laajaverkkoihin. Lähiverkko, LAN, (Local Area Network) yhdistää maantieteellisesti toisiaan lähellä olevia tietokoneita. Yrityksen tai oppilaitoksen verkko on tyypillinen esimerkki lähiverkosta. WAN (Wide Area Network)-verkoksi, laajaverkoksi, kutsutaan verkkoa, joka yhdistää eri kaupungeissa tai jopa eri maissa olevia tietokoneita toisiinsa. Internetin tehtävänä on yhdistää nämä verkot. (Linjama&Sirola 1996) Verkko A (LAN) Verkko B (WAN) Internet Verkko C (LAN) Kuva 1. Verkkojen ja Internetin välinen suhde Internet muodostuu siis lähi- ja laajaverkoista, jotka puolestaan muodostuvat tietokoneista, joita nimitetään asiakaskoneiksi (Client) ja palvelimiksi (Server). Tarkemmat määritykset asiakkaalle ja palvelimelle ovat seuraavat:

5 4 Asiakas Asiakasohjelmisto on sovellus, joka käynnistetään asiakaskoneessa. Asiakasohjelmisto ottaa yhteyttä palvelinohjelmistoon, lähettää palvelinohjelmistolle palvelupyynnön, vastaanottaa palvelimen palauttaman tiedon ja tulostaa sen käyttäjälle. Hyviä esimerkkejä Internetissä käytössä olevista asiakasohjelmistoista ovat WWW-selaimet ja FTP-tiedonsiirtoon suunnitellut ohjelmistot. Palvelin Palvelinkoneessa käynnistyvän palvelinohjelmiston tarkoituksena on vastata asiakasohjelmiston palvelupyyntöön ja palauttaa asiakasohjelmiston haluama tieto asiakkaalle. Hyviä esimerkkejä Internetissä käytössä olevista palvelinohjelmistoista ovat WWW-palvelimet, uutispalvelimet ja FTP-tiedostopalvelimet. Internetin asiakas-palvelin-periaatteen ydin on siinä, että tapahtuipa verkossa mitä tahansa, kaikki on aina pohjimmiltaan kahden koneen, asiakkaan ja palvelimen, välistä kommunikointia. (Linjama&Sirola 1996) Jotta tietokoneet voisivat kommunikoida keskenään, täytyy niitä yhdistävän verkon lisäksi käytössä olla myös kaikille koneille yhteisiä tiedonsiirtotapoja eli protokollia. Protokollat määrittelevät joukon komentoja ja komentojen vastauskoodeja, joita koneet käyttävät keskenään kommunikoidessaan. Internetin perusprotokollaryhmä on nimeltään TCP/IP (Transport Control Protocol/Internet Protocol), jonka käyttöön perustuen on kehitetty joukko palveluohjelmia erilaisia toimintoja, kuten esimerkiksi sähköpostia ja tiedostojensiirtoa varten. Nämä sovellukset käyttävät kahden koneen, asiakkaan ja palvelimen, välisessä kommunikoinnissa omia protokolliaan, jotka kuitenkin perustuvat TCP/IPprotokollan hyödyntämiseen. Tunnetuimpia tällaisista sovellusprotokollista ovat tiedostonsiirtoprotokolla FTP (File Transfer Protocol) sekä kotisivupalvelimien ja -asia-kasohjelmien välisessä tiedonsiirrossa käytettävä HTTP-protokolla (Hypertext Transfer Protocol).

6 5 Vuoteen 1994 asti Internet oli lähinnä yliopistojen ja tutkimuslaitosten tiedonsiirtoa tukevat tietoverkko ja tällöinkin pääasiallisena hyödyntämisvälineenä toimi sähköposti (Hannus ym. 1996). Vuoden 1994 aikana World Wide Web:n eli WWW:n läpimurron myötä Internetin käyttö on levinnyt maailmanlaajuisesti erittäin nopeasti ja lyhyessä ajassa siitä on tullut yksi merkittävimmistä informaation jakelukanavista. Internetin ongelmaksi muodostui kuitenkin jo heti sen alkuvaiheessa sinne syötetyn informaation valtava määrä ja sen hallitsemattomuus. Tästä huolimatta myös yritykset huomasivat Internetin edut niin niiden sisäisessä kuin yritysten välisessäkin tiedonsiirrossa ja näin on tapahtunut myös rakennusalalla. Seuraavassa taulukossa on esitetty vuonna 1996 tehty kuvaus Internetin käytön kehittymisestä suomalaisissa rakennusalan tutkimuslaitoksissa ja rakennusteollisuudessa. Vuosi Tutkimustoiminta ja yliopistot Rakennusteollisuus 1993 Pääasiassa sähköposti. Käyttö harvinaista WWW, FTP, kotisivut, Internet-yhteydet, tutkimustulosten Ensimmäiset kokemukset T&K-hankkeista julkaisu ja levittäminen Perusyhteydenpitoväline monissa kotimaisissa ja kansainvälisissä T&K-hankkeissa. Ensimmäiset käyttöönotot rakennusprojekteissa. Uusia palveluidentarjoajia markkinoille %:lla avainhenkilöistä Internet-yhteys Tietoverkkoihin perustuva ryhmätyö. Verkkoyhteydet välttämättömiä liiketoiminnalle Virtuaaliset T&K-ryhmät. Tietoverkkojen hyödyntäminen liiketoiminnassa ja prosessien suunnittelussa. Taulukko 1. Internetin käytön kehittyminen rakennusalan tutkimuksessa ja rakennusteollisuudessa (Hannus ym. 1996). Siirrettävän tiedon yleinen julkistaminen ei kuitenkaan vastannut yritysmaailman asettamia vaatimuksia ja niinpä kehittyi ajatus tietoverkon tiettyjen osien rajaamisesta vain halutuille käyttäjäryhmille. Käytössä olevien tekniikoiden mahdollistettua tämänkaltaisen toiminnan, syntyivät käsitteet intranet ja extranet. Näistä intranet on tarkoitettu yrityksen sisäiseen käyttöön ja extranet puolestaan yrityksen, sen yhteistyökumppaneiden ja asiakkaiden keskinäiseen tiedonsiirtoon siten, ettei ulkopuolisilla ole mahdollisuutta päästä siirrettäviin tietoihin käsiksi.

7 6 Internet Yritys 1 Intranet Yritys 4 Yritys 3 Yritys 2 Intranet Intranet Extranet Intranet Yritys 4 Intranet Kuva 2. Internet, intranet ja extranet. Kilpailun kiristyessä niin maailman- kuin kotimaanmarkkinoillakin, ovat yritykset viime vuosina hakeneet kilpailukykyä verkostoitumalla, muodostamalla alliansseja sekä tekemällä eriasteisia yhteistyösopimuksia muiden yritysten kanssa. Tämänkaltaista uudelleenjärjestäytymistä on havaittavissa myös Suomen rakennusteollisuudessa ja kehitys tullee jatkumaan tähän suuntaan myös lähivuosina. Tämä asettaa uusia haasteita myös yritysten väliselle tiedonsiirrolle, jossa yhä merkittävämpi rooli tulee olemaan juuri Internetin oikeantyyppisellä hyödyntämisellä. Internet-teknologia tarjoaa joustavan tavan ylläpitää niin pysyviä, kuin väliaikaisia ja jopa äkillisiäkin yhteyksiä organisaatioiden välillä. Koska Internet-teknologia on laajalti hyväksytty ja käyttöönotettu, on sen käyttämiseen myös informaation siirtovälineenä olemassa vain vähän psykologisia esteitä. Lisäksi Internet-teknologioilla toteutetut menetelmät aiheuttavat tuskin lainkaan investointeja tai mahdolliset investoinnit perusteknologiaan ovat pieniä (Kärkkäinen 1997). Suomi on maailman kärkimaita niin kotitietokoneiden kuin Internet-liittymienkin suhteen, mikä taas on aiheuttanut sen, että yhä useammat henkilöt hallitsevat tietokoneiden ja sitä kautta myös mm. Internetin käytön, vaikka varsinaista tarvetta niiden käytölle ei olisikaan. Tämä antaakin erinomaisen pohjan lähteä

8 7 kehittämään atk:n ja tietoverkkojen hyödyntämiseen perustuvia apuvälineitä myös niille teollisuudenaloille, joissa uusien tekniikoiden käyttöönotto on perinteisesti kulkenut muutamia vuosia teknisten ratkaisujen antamien mahdollisuuksien perässä Digitaalinen dokumentointi ja dokumenttien hallinta Nykyinen tiedonsiirtotekniikoiden ja -ohjelmistojen kehitys on lisännyt huikeasti digitaalisessa muodossa olevien, tietoverkkojen välityksellä siirrettävien dokumenttien määrää. Myös rakennusteollisuudessa niin kokouspöytäkirjat kuin piirustustiedostotkin siirtyvät nykyisin osapuolelta toiselle pääasiassa sähköpostin välityksellä. Perinteisistä paperijakeluista ollaan erityisesti A4-dokumenttien osalta luopumassa. Suuret, yleensä kopiolaitosten kautta saatavat piirustustulosteet tulevat edelleenkin säilymään, mutta myös tässä tapauksessa tiedonsiirto suunnittelijalta kopiolaitokselle tapahtuu jo nykyään digitaalisessa muodossa. Digitaalisen tiedonsiirron etuna erityisesti rakennusteollisuudessa on sen nopeus. Vaikka perinteisen postitoimituksen aiheuttama päivän viive tuntuu joissakin yhteyksissä merkityksettömältä, voi se esimerkiksi rakennustyömaalla aiheuttaa merkittäviä lisäkustannuksia. Tiedonsiirron nopeutumisen lisäksi muita digitaalisesta dokumentoinnista saatavia hyötyjä ovat mm. (Duyshart 1996): Tallennettu informaatio on helposti uudelleenkäytettävissä, jolloin saavutetaan aikasäästöjä sekä vältetään toistossa tapahtuvia virheitä. Dokumentit ovat helposti hallittavissa ja arkistoitavissa mahdollisesti käytössä olevilla dokumenttienhallintaohjelmistoilla. Dokumentteja voidaan etsiä ja paikantaa esim. sisällön, otsikon yms. perusteella. Dokumenttien sisältämä informaatio on helposti vaihdettavissa muiden osapuolten kanssa. Dokumentit ovat tietoverkkojen avulla helposti siirrettävissä riippumatta maantieteellisistä etäisyyksistä. Dokumentit voidaan tehokkaasti arkistoida tulevaa käyttöä varten.

9 8 Digitaalisen dokumentoinnin ja tiedonsiirron käyttö eri organisaatioiden välillä ei kuitenkaan ole täysin ongelmatonta. Suurimmaksi ongelmaksi ovat muodostuneet dokumenttien hallintaan ja integrointiin liittyvät kysymykset. Dokumenttien hallinnasta ja dokumenteissa olevan informaation käsittelystä aiheutuvan ongelmakentän laajuutta kuvaavat parhaiten työntekijöiden päivittäistä ajankäyttöä koskevat tutkimustulokset. Eurooppalaisten tutkimuslaitosten ja rakennusalan yritysten toteuttamassa GENIAL-projektissa on arvioitu, että rakennusteollisuuden ammattilaiset käyttävät n. 15% ajastaan paikantamalla tarvittavaa informaatiota. Vastaavasti mm. AutoCAD-ohjelman valmistaja Auto- Desk arvioi, että toiset 15% käytössä olevasta ajasta käytetään tämän informaation muuntamiseen käyttökelpoiseen esitysmuotoon (Debras ym. 1998). Vaikka näiden ongelmien ratkaisemiseksi onkin kehitetty erilaisia tietoteknisiä järjestelmiä, ovat ne kuitenkin yleensä yrityskohtaisia ratkaisuja. Niinpä tällaisten järjestelmien suora hyödyntämien yritysten välisessä tietojen vaihdossa on lähes mahdotonta. Tähän ongelmaan onkin haettu maailmanlaajuisesti ratkaisuja jo useamman vuosikymmenen ajan Organisaatioiden välinen tiedonsiirto Termi EDI (EDI, Electronic Data Interchange = OVT, Organisaatioiden välinen tiedonsiirto) on ollut olemassa jo noin 20 vuotta ja sillä tarkoitetaan elektronista, määrämuotoista ja standardoitua tietojen siirtoa organisaatioiden välillä. Kun kirjoitetut dokumentit ja sähköposti ovat tarkoitettu lähinnä ihmisten väliseen tiedonsiirtoon, on EDI:n tarkoituksena saada tietokonejärjestelmät itse siirtämään ja käsittelemään viestejä. Perinteisessä EDI-mallissa eri yritysten käytössä olevien tietojärjestelmien välille rakennetaan tietokoneiden väliseen sanomien lähettämiseen perustuva tiedonsiirtojärjestelmä. Toisten yritysten järjestelmiin siirrettävä tieto kootaan yritysten sisäisiä tietojärjestelmiä käyttäen, jonka jälkeen se muunnetaan standardoituun tiedonsiirtomuotoon ja lähetetään nk. lisäarvopalveluja, kuten esi-

10 9 merkiksi virheentarkistuksen, tarjoavan verkon (VAN = Value Added Network) kautta eteenpäin. Tällaisen järjestelmän rakentaminen kestää yleensä useita kuukausia ja siitä aiheutuvat kustannukset ovat mittavia. EDI:n lisäksi yritykset ovat pyrkineet kehittämään niiden välistä reaaliaikaista tiedonsiirtoa myös muilla tavoin. Yksi tällainen tapa on käyttää suoria pääteyhteyksiä toisten yritysten järjestelmiin. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että toinen yritys saa käyttöönsä päätteen, joka on jatkuvassa yhteydessä toisen yrityksen tietojärjestelmään ja siten siltä voidaan seurata järjestelmässä tapahtuvia muutoksia. Tämä antaa esimerkiksi asiakkaalle mahdollisuuden seurata tavarantoimittajien valmistus ja varastotilanteiden kehittymistä ja näin ollen mahdollistaa myös esimerkiksi välittömän puuttumisen ja varautumisen sovituissa toimitusajoissa tapahtuviin poikkeamiin. Edellä mainittuja järjestelmiä on siis kehitetty jo useiden vuosikymmenten ajan ja niiden käyttö onkin yleistä suurissa teollisuusyrityksissä ympäri maailmaa. Edelläkävijöitä tämänkaltaisessa toiminnassa ovat erityisesti lentokone- ja autoteollisuudet, joissa valtavan massatuotannon vuoksi on erittäin tärkeää, että myös kaikkien toiminnassa mukana olevien yritysten tietokonejärjestelmät voivat kommunikoida keskenään ja siten myös tiedon käsittelyyn kuluva työmäärä voidaan minimoida. Esimerkiksi juuri EDI:ä käytetään laajasti mm. yritysten välisten vakiomuotoisten tilausten käsittelyssä. Rakennusalaa voidaan kuitenkin tässä suhteessa pitää erittäin poikkeuksellisena teollisuudenalana. Kun esimerkiksi autoteollisuudessa varsinainen lopputuotanto tapahtuu keskitetyssä paikassa ja alihankintaverkosto muodostuu yleensä hyvin pitkäaikaisista yhteistyökumppaneista, on toiminta rakennusalalla lähes täysin päinvastaista. Ensinnäkin tuotanto tapahtuu projektikohtaisesti maantieteellisesti jatkuvasti vaihtuvissa paikoissa ja mitä erilaisimmissa olosuhteissa. Toisaalta myös tuotantoon osallistuvat osapuolet kootaan pääasiassa projektikohtaisesti, jolloin ei voida puhua pysyvästä alihankintaverkostosta. Elementtituotantoa lisäämällä ja pitkäaikaisia toimitussopimuksia tekemällä ovat erityisesti suuret rakennusyritykset ja toimittajatahot pyrkineet tuo-

11 10 maan muille teollisuudenaloille tyypillisiä piirteitä myös rakennusteollisuuteen, mutta kokonaisuutena rakennusala on ja pysyy tässä suhteessa omana erikoislaatuisena tapauksenaan. Tästä syystä myös esimerkiksi perinteisten EDI-yhteyksien rakentaminen rakennustoiminnassa mukana olevien yritysten välille on lähes mahdotonta. Pääteyhteydet esimerkiksi elementtitoimittajan ja rakennusyrityksen välillä olisi mahdollista ottaa käyttöön, mutta todellinen tarve niille on yleensä työmailla, jonne yhteyksien rakentaminen on jo muutenkin vaikeaa. Pääteyhteyksissä tiedonsiirto on lisäksi hyvin yksipuolista ja rajattua ainoastaan niitä käyttäviin osapuoliin. Näin ollen myöskään niiden käyttö ei ole yleistynyt. Koska osapuolten välinen nopea tiedonsiirto on rakennusteollisuudessa kuitenkin vähintäänkin yhtä tärkeää kuin muillakin teollisuudenaloilla, on myös siihen pyritty etsimään uusia, perinteisen paperimuodossa tapahtuvan tiedonsiirron korvaavia menetelmiä. Viimevuosina tapahtunut Internet-tekniikan kehittyminen antaakin tämänkaltaisten menetelmien kehittämiselle erinomaisen perustan. Niin dokumentit, muistiot kuin piirustuksetkin voidaan välittää eri osapuolille Internetin kautta. Käyttäjiä voivat olla arkkitehtitoimistot, rakennuttajat, aliurakoitsijat ja käytännöllisesti katsoen kaikki projekteihin osallistuvat osapuolet ja organisaatiotasot. (Kärkkäinen 1997) Projektitietopankit Projektitietopankki käsitetään nykyisin yhdeksi Internetiin kytketyksi palvelinkoneeksi, johon rakennusprojektin eri osapuolilla on mahdollisuus tallentaa omia ja vastaavasti kopioida omalle työasemalleen muiden sinne tuomia projektin osapuolten yhteiseen käyttöön tarkoitettuja tiedostoja. Tällaisia tiedostoja ovat esimerkiksi kaikki piirustustiedostot piirustusluettelot työselitykset

12 11 kokouspöytäkirjat tulostustiedostot kopiolaitosta varten tuotantosuunnitelmat (aikataulut) huoltokirja. Kaikki tietopankkiin tallennettavat tiedostot tehdään joko yhteisesti sovituilla, kaikille osapuolilla käytössä olevilla tietokonesovelluksilla tai ne käännetään ennen tiedonsiirtoa näillä sovelluksilla luettavaan tiedostomuotoon. Näin ollen projektitietopankit toimivat eräänlaisina projektikohtaisina, digitaalisessa muodossa tallennettujen dokumenttien hallinta- ja integrointijärjestelminä. Käyttäjät kytkeytyvät palvelimelle omia tietoliikenne- ja Internet-yhteyksiään käyttäen. Mahdollisia tietoliikenneyhteysvaihtoehtoja ovat mm. modeemi- ja ISDN-yhteys sekä kiinteä verkkoyhteys. Tiedostojen vaihto palvelinkoneen ja käyttäjän työaseman välillä tapahtuu kaupallisia tiedonsiirto-ohjelmia, Internetselaimia tai mahdollisesti erityisesti tietopankkitoimintaa varten kehitettyjä sovelluksia käyttäen. Rakennusyritys Tilaaja Suunnittelijat ARK RAK LVIS INTERNET Projektitietopankki Modeemi, ISDN, kiinteä yhteys Toimittajat/ Aliurakoitsijat Kopiolaitos Työmaa Kuva 3. Projektitietopankin periaate.

13 12 Yksi palvelin voi sisältää useiden eri projektien tiedostoja, jolloin eri käyttäjäryhmille annetaan erilaiset käyttöoikeudet siten, että ainoastaan kyseisen projektin osapuolet pääsevät käsiksi ko. projektin tiedostoihin. Käyttöoikeuksilla voidaan rajata myös projektin sisäisesti mm. käyttäjien pääsyä eri hakemistoihin, tiedostojen kirjoitus-, tallennus- ja poisto-oikeuksia jne. Käyttöoikeudet määritellään palvelimelle sisäänkirjoittautumisen yhteydessä, yleensä osapuolille jaettujen käyttäjätunnusten ja salasanojen perusteella. Yleensä oikeudet jaetaan siten, että osapuolilla on oikeus muokata ja tuhota ainoastaan omia palvelimella olevia tiedostojaan. Muiden osapuolten tiedostoihin myönnetään lukuoikeus, jolloin niitä voidaan ainoastaan kopioida käyttäjien omille työasemille. Tietopankin sisällöstä vastaavat osapuolet itse, joka käytännössä tarkoittaa sitä, että jokainen projektin osapuoli siirtää tietopankkiin sovitut tiedostot ja vastaa myös näiden tiedostojen päivityksestä. Tietopankissa tapahtuvista muutoksista on aina informoitava myös muita osapuolia. Tiedottaminen tapahtuu nykyisin lähes yksistään sähköpostin välityksellä. Projektin kuluessa osapuolet lisäävät tiedostoja palvelimelle sekä päivittävät siellä jo mahdollisesti olevia tiedostoja. Projektin päättyessä voidaan palvelimella olevat tiedostot siirtää joko suoraan mahdollisesti tilojen ylläpidosta vastaavan yrityksen olemassa olevaan kiinteistönpitojärjestelmään tai tallentaa arkistointia ja tulevaa käyttöä varten esimerkiksi CD-ROM-levylle. Projektitietopankkiin liittyy yleensä varsinaisen tiedostojenvaihdon lisäksi myös projektikohtainen WWW-kotisivu. Kotisivua voidaan käyttää yleisen informaation, kuten yhteystietojen, käyttöohjeiden, aikataulujen, kuvien jne. esittämiseen. Projektitietopankeista käytettäviä nimiä on tällä hetkellä käytössä lähes yhtä monta kuin on niiden käyttäjiäkin. Käytössä ovat mm. nimet hanketietokeskus, kiinteistötietokeskus, projektitietokeskus, projektikeskus, projektipankki jne. Lisäksi palvelujen tarjoajat ovat nimenneet omia tuotteitaan omilla nimillään. Projektitietopankki on kuitenkin havaittu tällä hetkellä yleisimmin käytössä olevaksi nimitykseksi ja näin ollen myös tässä tutkimuksessa tullaan jatkossa käyttämään nimenomaan tätä nimeä.

14 TUTKIMUSALUEEN MÄÄRITTELY, SIIHEN TEHDYT RAJAUKSET SEKÄ KÄYTETTÄVÄT TUTKIMUSMENETELMÄT Tutkimuksen tavoitteena on selvittää projektitietopankkien käytön nykytilanne niin tutkimuksen kohdeyritys YIT-Yhtymä Oyj:ssä, kuin yleisesti koko Suomen rakennusteollisuudessakin. Nykytilanteen kuvauksessa pyritään keskittymään lähinnä tietopankkien käytöstä saatuihin kokemuksiin ja tietopankkitoiminnan toteuttamisessa käytettyihin menetelmiin. Kokemuksia kerätään sekä käynnissä olevia projekteja seuraamalla että aikaisemmin toteutettuihin projekteihin osallistuneita henkilöitä haastattelemalla. Tietopankkitoiminnan nykytilanteeseen perustuen määritellään myös niitä tarpeita ja vaatimuksia, joita erityisesti tietopankkien käyttäjät, alan tutkijat ja muut alan ammattilaiset tulevaisuuden tietopankkitoiminnalle asettavat. Lisäksi etsitään menetelmiä, joilla tietopankkeja voitaisiin nykyistä paremmin hyödyntää rakennusprojektien dokumenttien hallinnassa ja pyritään löytämään myös muita tietopankkien hyödyntämismahdollisuuksia. Esimerkkeinä käytetään lähinnä talonrakennukseen liittyviä toimintoja, mutta esitettyjä menetelmiä voidaan tietyin osin soveltaa myös muille rakentamisen osa-alueille. Tutkimuksessa ei keskitytä hakemaan ohjelmointiteknisiä ratkaisuja varsinaisten tietopankkisovellusten aikaansaamiseksi. Lisäksi tutkimusalue rajataan käsittämään ainoastaan projektitietopankkien kautta tapahtuvaan Internetin hyödyntämiseen rakennusteollisuudessa. Yleisiä Internetin hyödyntämismahdollisuuksia ei siten käsitellä. Koska tietopankkien käyttöön liittyen on havaittavissa selkeää tietoisuuden puutetta siitä, mihin tietopankkeja käytetään, miten tietopankkitoiminta tulisi toteuttaa ja mitä teknisiä, ohjelmistollisia ja koulutuksellisia vaatimuksia tämä vaatii, on tutkimukseen liitetty myös toimintaohjeita tietopankkitoimintaa varten. Ohjeet on koottu käytännön tuoman kokemuksen perusteella, ennen tutkimusta ja tutkimuksen aikana YIT-Yhtymä Oyj:ssä toteutettujen tietopankkiprojektien myötä. Ohjeissa on esitetty myös joitakin parannusehdotuksia nykyisin käytös-

15 14 sä oleviin menetelmiin. Tarkoituksena on, että ohjeiden avulla tietopankkitoiminnasta saadaan entistä järjestelmällisempää ja toimintaan liittyvä työmäärä voidaan minimoida. Vaikka ohjeet on tehty tutkimuksen kohdeyrityksessä käytössä oleviin välineisiin ja menetelmiin tukeutuen, on niiden soveltaminen myös muilla tavoin toteutetussa tietopankkitoiminnassa mahdollista. Kehityksen vauhti erityisesti tietotekniikkasektorilla on hurjaa, jonka vuoksi alan tutkimukset ja julkaisut ovat yleensä vanhentuneita jo valmistuessaan. Tässä tutkimuksessa paneudutaan kuitenkin vahvasti juuri tämänhetkiseen, vuonna 1999 vallitsevaan tilanteeseen sekä nykyisin käytössä oleviin välineisiin. Kehityksen myötä välineet tulevat muuttumaan, mutta tutkimuksessa käsiteltävän aiheen periaate tullee säilymään vielä pitkään.

16 15 2. PROJEKTITIETOPANKKIEN NYKYTILANNE 2.1 PROJEKTITIETOPANKKITOIMINNAN KEHITTYMINEN Suomen rakennustoiminnassa projektitietopankkeja on vähäisessä määrin käytetty jo 1980-luvun alkupuolelta lähtien. Tällöin käytössä ei tosin ollut Internetin kaltaista yleistä tietoverkkoa, joten yhteydet toteutettiin pääosin ottamalla suoria modeemiyhteyksiä eri työasemien välille. Periaate tietopankkitoiminnassa on kuitenkin alusta alkaen ollut sama eli rakennusprojektin yhteiseen käyttöön tarkoitetut tiedostot tallennetaan paikkaan, josta ne ovat jatkuvasti kaikkien osapuolten saatavilla. Kohtuullisen pitkästä historiasta huolimatta ei projektitietopankkien käyttö ole kuitenkaan vielä nykypäivänäkään saavuttanut merkittävää osuutta toteutettujen rakennusprojektien tiedonsiirtomenetelmänä. Itse asiassa idea tuntui 1980-luvun loppupuolella katoavan nousukauden aiheuttaman rakennusbuumin jalkoihin ja 1990-luvun alkupuolella kehityshankkeet puolestaan kärsivät laman aiheuttamista määrärahojen puutteista. Vuoden 1994 jälkeen, Internetin tehtyä läpimurtonsa, ajatus tietopankkien käytöstä on kuitenkin jälleen herännyt henkiin. Lisäksi viime vuosina myös rakennusala on alkanut vähitellen toipua laman aiheuttamista kolhuista. Lähes kaikilla rakentamisen eri osa-alueilla työskentelevillä henkilöillä on tällä hetkellä olemassa olevat Internet-yhteydet. Suunnittelussa ollaan siirrytty lähes täysin CAD-pohjaiseen, tietokoneavusteiseen suunnitteluun ja suunnittelutiedostojen siirto osapuolten välillä tapahtuu jo tällä hetkellä pääosin tietoverkkojen kautta. Lisäksi rakennusalan yleinen atk-osaaminen kehittyy jatkuvasti ja myös käytettävät ohjelmistot ovat entistä käyttäjäystävällisempiä. Näin ollen lähtökohdat tälle projektitietopankkien uudelle tulemiselle vaikuttavat hyviltä. Tästä huolimatta tietopankkien läpimurtoa on odotettu jo muutamia vuosia, sillä onhan tällaiseen toimintaan kaiken tarvittavan tekniikan tarjoava Internet ollut yleisesti käytössä jo useiden vuosien ajan.

17 16 Juuri tällä hetkellä vuosituhannen vaihde aiheuttaa kuitenkin yritysten tietojärjestelmissä ongelmia, joiden ratkaiseminen on järjestelmäsuunnittelijoiden tärkeysjärjestyksessä kaiken muun edellä. Lisäksi yritykset ovat sisäisen tiedonsiirron tehostamiseksi lähteneet kehittämään intranet-järjestelmiään ja näin ollen tietopankkien käytön kaltaisen extranet-toiminnan kehittäminen on jäänyt hieman taka-alalle. Tästä huolimatta on kiinnostus tietopankkitoimintaa kohtaan lisääntymässä ja tietopankkeja onkin viime aikoina otettu projektikohtaisesti käyttöön niin suunnittelijoiden, rakennusyritysten kuin rakennuttajienkin toimesta. Myös tämänkaltaiseen toimintaan liittyvää kehitystyötä on käynnistetty useissa yrityksissä ja tämän lisäksi myös tietopankkipalveluja tarjoavien yritysten määrä kasvaa Suomessa jatkuvasti. 2.2 TIETOPANKKIEN KÄYTTÖ JA HYÖDYNTÄMINEN RAKENTAMISEN ERI OSA-ALUEILLA Odotettu tietopankkien läpimurto on joillakin rakentamisen osa-alueilla jo tapahtunut. Näin voidaan todeta erityisesti suurten suunnittelutoimistojen suhteen, sillä osa niistä on käyttänyt tietopankkeja omassa toiminnassaan jo pitkään. Tästä voidaankin helposti päätellä, että myös tietopankkitoiminnasta saatavat edut ovat tällä hetkellä selkeimmät juuri suunnittelusektorilla. Näitä etuja ovat mm. tiedonsiirron nopeus tiedostojen siirtäminen vain yhteen, keskitettyyn paikkaan arkistoinnin vaivattomuus sähköpostiliikenteen vapautuminen viestintään mahdollisuus hakea muiden tekemiä suunnitelmia ajasta ja paikasta riippumatta mahdollisuus itse valita tarvittavat, omalle työasemalle siirrettävät tiedostot tietopankin toimiminen varmuuskopiovarastona.

18 17 Vaikka tietopankkien käytön edut ovatkin selkeimmät juuri suunnittelusektorilla, ovat tietopankit kuitenkin vielä tällä hetkellä lähes ainoastaan suurten suunnittelutoimistojen käytössä olevia työvälineitä. Pienemmillä toimistoilla ei tämänkaltaisen toiminnan käyttöönottoon ole yksinkertaisesti varaa tai mielenkiintoa. Tämän vuoksi myös niiden suhtautuminen tietopankkien käyttöön on hyvin vaihtelevaa. Monet tietopankkitoimintaan tottumattomista suunnittelijoista rinnastavat tietopankkien käytön nykyisin hyvin yleisessä käytössä olevaan sähköpostilla tapahtuvaan tiedonsiirtoon. Suunnittelutoimiston koon ja siten myös sähköpostimäärän kasvaessa eivät sähköpostipalvelimet kuitenkaan kestä niille tulevaa kuormitusta. Tämä aiheuttaa palvelinten tukkeutumista ja näin ollen myös niiden ylläpitokustannukset nousevat. Lisäksi tukkeutumisista aiheutuvat katkokset varsinaisessa sähköpostiviestinnässä voivat aiheuttaa häiriöitä koko toimiston työskentelylle. Ongelmaksi on muodostunut myöskin sähköpostimäärän hallitsematon kasvu ja tästä aiheutuva viestien käsittelyyn käytetyn ajan lisääntyminen. Suunnitelmatiedostojen siirtäminen sähköpostilla vaatii sähköpostien läpikäymisen sekä liitetiedostoina tulleiden tiedostojen arkistoinnin suunnittelijan omalle työasemalle. Lisäksi lähettävä osapuoli joutuu sähköpostia käyttäessään joka kerta tiedostoja lähettäessään arvioimaan, kenelle tiedosto tulisi lähettää ja lähettämisen jälkeen hän ei yleensä saa lainkaan vahvistusta siitä, onko tiedosto varmasti saapunut määränpäähänsä. Toiminnan hyödyistä suunnittelijoiden työskentelyyn on osoituksena myös se, että suunnittelutoimistot eivät ole tyytyneet ainoastaan hyödyntämään tietopankkeja, vaan myös toiminnan yksinkertaistamiseen ja tehostamiseen tähtäävää kehitystyötä on niiden taholta käynnistetty. Tällä hetkellä markkinoilla olevat, erityisesti tietopankkitoimintaan tarkoitetut ohjelmasovellukset ovatkin yleensä juuri tällaisen kehitystyön tuloksia. Suunnittelusektori ei ole tällä hetkellä ainoa rakentamisen osa-alue, jossa tietopankkien hyödyntäminen on vaihtelevaa. Varsinaiset rakennusyritykset tuntuvat itse asiassa olevan vielä tällä hetkellä projektitietopankkitoiminnassa var-

19 18 sin ristiriitaisessa tilanteessa. Toisaalta toiminnan edut omalle toiminnalle voidaan hahmottaa, mutta selkeää näyttöä niistä ei ole olemassa. Tarve perustaa ja koordinoida tietopankkitoimintaa tulee rakennusyrityksillä yleensä vain design & construct-tyyppisessä urakoinnissa, jolloin myös toiminnasta saatavat hyödyt suunnittelutoiminnasta saatavien etujen kautta ovat suurimmat. Sen sijaan kattavat selvitykset siitä, mihin, millaisissa projekteissa ja miten tietopankkeja on järkevää käyttää ja miten niitä voidaan hyödyntää rakennusyrityksen omassa toiminnassa, puuttuvat. Tähän liittyen myös tietopankeista aiheutuvat kustannukset koetaan monesti liian korkeiksi saavutettaviin hyötyihin nähden. Tästä huolimatta tietopankkeja ollaan kuitenkin projektikohtaisesti käytetty, kokemukset ovat pääosin positiivisia ja näin ollen tietopankkien käyttö onkin jatkuvasti laajenemassa myös tällä osa-alueella. Lisäksi lähes kaikissa Suomen suurimmissa rakennusyrityksissä on havaittavissa myös tietopankkitoiminnan tehostamiseen liittyvää kehitystyötä. Suuret rakennusyritykset tullevatkin olemaan tietopankkien käytön laajenemiseen liittyen olennaisessa roolissa, sillä ne ovat yleensä asemassa, jossa ne voivat vaatia tietopankkien käyttöä myös muilta projektien osapuolilta. Aliurakoinnissa tietopankkien käyttö on ollut vähäistä, lähinnä suunnitelmatietojen vaihtoa työmaiden välityksellä. Sen sijaan toimittajasektori on suunnittelijoiden ja rakennusyritysten myötävaikutuksella alkanut kiinnostua yhä enemmän tietopankkitoiminnasta. Lähinnä suuret toimittajat, kuten elementti- ja kalustetehtaat, ovat olleet varsin aktiivisia toteutetuissa tietopankkiprojekteissa, mutta pitkälle vietyä toiminnan systematisointia tai toimintaan liittyvää kehitystyötä ei tällä alueella ole kuitenkaan vielä tässä vaiheessa havaittavissa. Sen sijaan kiinnostusta toiminnan kehittämiseen yhteistyössä muiden rakentamisen osapuolten kanssa tuntuu löytyvän. Rakennuttajien osuus tietopankkitoiminnassa on vielä tällä hetkellä ollut varsin vaatimatonta. Tähän lienee syynä se, että todellista hyötyä tietopankkitoiminnasta saavat kiinteistönpito- ja tilahallintajärjestelmät ovat monissa organisaatioissa vielä käyttöönottovaiheessa. Näin ollen resurssit eivät riitä ratkaisemaan jo pitkään tiedossa ollutta perusongelmaa, eli miten käytössä olevien järjestel-

20 19 miin saadaan syötettyä perustiedot mahdollisimman vaivattomasti. Toisaalta rakennuttajien tietämys jo olemassa olevista tietopankeista ja niiden hyödyntämismahdollisuuksista on melko vähäistä tai se ei ole levinnyt ylemmiltä organisaatiotasoilta varsinaiseen toteutukseen. Osa rakennuttajista on kuitenkin jo huomannut tietopankkitoiminnan edut omalle toiminnalleen. Tämä on jo tällä hetkellä aiheuttanut sen, että kyseiset rakennuttajat ovat jopa vaatineet tietopankkien käyttöä projekteihin osallistuvilta osapuolilta. Tämän kaltaiset vaatimukset herättänevätkin myös asiakaslähtöisyyttä nykyisin voimakkaasti korostavat rakennusyritykset kehittämään yhä enemmän myös omia tietopankkipalvelujaan. 2.3 TIETOPANKKITOIMINNAN TOTEUTTAMINEN Yleensä tietopankkitoiminnan käynnistäminen lähtee jonkun projektin osapuolen, kuten suunnittelutoimiston, rakennusyrityksen tai rakennuttajan ehdotuksesta tai vaatimuksesta. Varsinaiseen tietopankkitoiminnan toteuttamiseen kuuluvat olennaisena osana niin tietopankkipalvelimen fyysinen ylläpito kuin varsinaisen toiminnan koordinointikin. Nämä palvelut voidaan ostaa joko yhdessä tai erikseen ulkopuoliselta palveluiden tarjoajalta tai järjestää vastaavat toiminnot jonkun projektiin osallistuvan osapuolen taholta itse. Internet-palvelimen perustaminen ei sinänsä ole vaikeaa, mutta tietoturvan ja palvelimen moitteettoman toiminnan varmistamiseksi tulisi sen ylläpidosta vastaavien henkilöiden olla alan ammattilaisia. Tietopankkitoiminnan koordinointiin puolestaan kuluu tarvittavien ohjeistuksien kokoaminen ja välittäminen kaikille toimintaan osallistuville osapuolille sekä tietopankkitoiminnan tukeminen ja valvominen.

21 Tietopankkipalveluiden tarjoajat Projektitietopankkipalveluja tarjoavista yrityksistä tällä hetkellä suurimman osuuden muodostavat rakennuspiirustuksia tulostavat kopiolaitokset. Tietopankkitoiminnan yleistyminen ei tulevaisuudessa voi olla vaikuttamatta myös tarvittavien piirustuskopioiden määrään ja tämän ovat myös kopiolaitokset huomanneet. Niinpä ne ovat itse alkaneet tarjota myös tietopankkipalveluja rakentamisen eri osapuolten käyttöön. Sinänsä kopiolaitokset ovat hyvin luonnollinen osapuoli tällaisen palvelun tarjoajaksi, sillä ne ovat mukana alusta loppuun lähes jokaisessa rakentamiseen liittyvässä projektissa ja lisäksi niillä on kokemusta niin suunnittelijoiden välisestä yhteistyöstä kuin sähköisestä tiedonsiirrostakin. Tämän lisäksi kopiolaitokset voivat tietopankkien myötä tuoda esille myös muita niiden omaan toimintaansa liittyviä palveluita, kuten esimerkiksi kopioiden tilauksen Internet-sovellusten avulla. Esimerkki tällä tavalla toteutetusta tilauskaavakkeesta on esitetty kuvassa 4. Kuva 4. Piirustuskopioiden tilaaminen Internet-sovelluksella toteutettua tilauslomaketta käyttäen. Kopiolaitosten lisäksi myös suuret suunnittelutoimistot ovat alkaneet markkinoida omaa tietopankkitoimintaansa. Näin ovat yleensä saaneet alkunsa myös

22 21 ne muutamat ainoastaan tietopankkipalvelujen tarjoamiseen keskittyvät yritykset, joissa pääosakkaina toimivat yleensä juuri alan johtavat kotimaiset suunnittelutoimistot. Osa suunnittelutoimistoista ylläpitää tämän kaltaista toimintaa myös itse. Kopiolaitosten, suunnittelutoimistojen ja varsinaisten tietopankkipalveluihin keskittyvien yritysten tarjoamien palveluiden lisäksi markkinoilla on tarjolla myös joidenkin ohjelmointi- ja tietokonealan yritysten ylläpitämiä tietopankkipalveluita. Palveluiden tarjoajat myyvät palvelujaan tarpeen mukaan. Heiltä on yleensä mahdollista ostaa joko ainoastaan käytettävät ohjelmistot ja palvelimen ylläpito tai vastaavasti myös toimintaan liittyvät koordinointi- ja koulutustehtävät sekä tekninen tuki. Palvelun hinta riippuu tietysti juuri siitä, mitä se loppujen lopuksi sisältää. Kuukausivuokra on tällä hetkellä yleensä vajaan tuhannen ja kolmen tuhannen markan välillä. Tosin esimerkiksi osa suunnittelutoimistoista tarjoaa tietopankkitoimintaa ilmaisena peruspalveluna sellaisten projektien osapuolille, joissa he itse toimivat suunnittelijoina Tekninen toteutus Yleisin tällä hetkellä käytössä oleva menetelmä tietopankin toteuttamiseksi on käyttää tietopankkipalvelimella FTP-palvelinohjelmaa, jolloin käyttäjät voivat siirtää tiedostoja markkinoilla olevia valmiita FTP-asiakasohjelmistoja käyttäen. Tällaisia jokaisen käyttäjän työasemalle asennettavia asiakasohjelmia on olemassa lukuisia ja niitä on yleisesti, ja jopa ilmaiseksi, saatavilla Internetin välityksellä. Ohjelmia hankittaessa on kuitenkin syytä muistaa, että ilmaiskäyttö on yleensä rajattu ainoastaan yksityiskäyttöön, eli yrityskäytössä myös näistä ohjelmista on maksettava rekisteröintimaksu. Ehkä tunnetuimpia tällä hetkellä käytössä olevista FTP-asiakasohjelmista ovat WS FTP, Cute FTP ja Win Commander. FTP-palvelin- ja asiakasohjelmistot mahdollistavat siis tiedostojen siirron molempiin suuntiin palvelinkoneen ja käyttäjän työaseman välillä. Kaikista tietopankkitoimintaan liittyvistä lisätoimenpiteistä vastaavat käyttäjät itse. Näitä toi-

23 22 menpiteitä ovat mm. tiedosto- ja piirustusluetteloiden päivittäminen vastaamaan tietopankin sen hetkistä tilannetta sekä muiden osapuolten tiedottaminen tietopankissa tapahtuneista muutoksista. Myös tietopankkiin siirrettävien tiedostojen varmuuskopioinnista sekä vanhojen versioiden arkistoinnista tulee osapuolten tässä tapauksessa huolehtia itse. Tosin palvelinkoneelle on mahdollista automatisoida sisällön varmuuskopiointi tietyin väliajoin, mutta myös tällöin osapuolten on syytä ylläpitää myös omia varmuuskopioarkistojaan. FTP-ohjelmistoja käytettäessä toteutetaan tiedonsiirto käyttäjän työaseman ja palvelimen välillä seuraavia toimenpiteitä noudattaen: 1. Jos käytössä ei ole kiinteää Internet-yhteyttä, avataan yhteys yhteyspalveluja tarjoavan yrityksen palvelinkoneelle käyttämällä esim. modeemi- tai ISDN-liittymää. 2. Käynnistetään FTP-asiakasohjelma. 3. Kirjaudutaan tietopankkipalvelimelle syöttämällä FTP-ohjelmaan palvelimen Internet-osoite sekä käyttäjätunnus ja salasana. 4. Valitaan halutut tiedostot ja siirretään ne palvelimelle/palvelimelta. 5. Siirrettäessä tiedostoja käyttäjän työasemalta palvelimelle, päivitetään palvelimella olevat tiedosto- ja/tai piirustusluettelot. 6. Kirjaudutaan ulos palvelimelta. 7. Lähetetään sähköposti tapahtuneista muutoksista muille tietopankkia käyttäville osapuolille. FTP-ohjelmistojen käytön etuja ovat tiedonsiirron nopeus sekä mahdollisuus valita vapaasti siirrettävät tiedostot ja siirtää ne tämän jälkeen yhdellä kertaa. Toisaalta näiden yleiseen käyttöön tarkoitettujen valmisohjelmien muokattavuus on heikkoa, ne ovat yleensä englanninkielisiä ja niihin on mahdotonta liittää tietopankkitoimintaa helpottavia ja automatisoivia apuvälineitä. Tällaisia ovat mm. tiedosto- ja piirustusluetteloiden automaattinen generointi, viestittämisen automatisointi, versioiden hallinta jne. Tämän takia markkinoille onkin jo ilmestynyt myös erityisesti tietopankkitoimintaan tarkoitettuja ohjelmasovelluksia.

24 23 Esimerkkejä tällaisissa sovelluksissa esiintyvistä toiminnoista on esitetty kuvassa 5. Kyseessä oleva sovellus on nykyiseen Internet-ohjelmointiin liittyvillä perustekniikoilla toteutettu, erityisesti suunnittelijoiden tarpeisiin kehitetty ohjelma. Käyttöliittymänä sovelluksessa toimii tavallinen Internet-selain, kuten esimerkiksi Microsoft Internet Explorer tai Netscape Navigator, joka on siis ainoa ohjelma, joka käyttäjällä tulee tietopankin käyttöä varten olla omalla työasemallaan. Kuva 5. Esimerkki selainpohjalle toteutetusta tietopankkisovelluksesta. Sovelluksen käyttöliittymässä oleviin tietokenttiin annetaan tarvittavat tiedot siirrettävästä tiedostosta. Tiedot siirtyvät tietopankkipalvelimella sijaitsevaan

25 24 tietokantaan, josta ne ovat helposti saatavilla muita toimintoja varten. Tähän sovellukseen liitettyjä toimintoja ovat mm. tiedosto- ja piirustusluetteloiden automaattinen generointi käyttäjän antamien tietojen perusteella sekä tiedostojen vanhojen versioiden hallinta. Lisäksi käyttäjä voi suorittaa kopioiden tilauksen eri kopiolaitoksilta samaa sovellusta käyttäen. Tietopankkiin tehdyistä muutoksista tiedotetaan automaattisesti erityisen postituslistan mukaisille henkilöille. Edellä esitetyn kaltaiset sovellukset ovatkin hyvä esimerkki siitä, miten nykyaikaisella Internetiin ja tietokantoihin liittyvällä perustekniikalla voidaan kehittää tietopankkitoimintaa tukevia ja helpottavia ohjelmistoja ja siten pienentää myös niiden käyttöönottoon liittyvää kynnystä. Yleisesti ottaen markkinoilla olevista selainpohjaisista ratkaisuista voitaisiin kuitenkin todeta, että jos FTP-ohjelmissa on niihin verrattua olemassa tiettyjä puutteita, kuten edellä mainitut automatisoidut toiminnot, niin vastaavasti selainpohjaisia ratkaisuja käytettäessä ei yleensä saavuteta aikaisemmin mainittuja FTP-tiedonsiirrosta saatavia etuja. Lisäksi joillakin tällaisten ohjelmien kehittäjillä tuntuu olevan tarve liittää sovelluksiinsa liikaa toimintoja itse tietopankkien käyttäjille. Näin ollen varsinainen tietopankkitoiminnan perustoiminto, eli tiedostojen siirron tekeminen kahden tietokoneen välillä, voi jäädä muiden toimintojen varjoon, jolloin järjestelmästä tulee yleensä myös raskas- ja vaikeakäyttöinen Tietopankkitoiminnan pelisäännöt ja integroidun suunnittelun toteuttaminen Käytettävistä tietopankkisovelluksista riippumatta, perustuu tietopankkitoiminta aina tiettyihin sääntöihin ja toimintatapoihin, jotka on sovittava jokaisen projektin alussa erikseen. Ihanteellinen tilanne saavutettaisiin, jos maininta tietopankin käytöstä, noudatettavista säännöistä sekä tarvittavista ohjelmistoista ja laitteista liitettäisiin jo sopimusasiakirjoihin. Näin ollen kaikki osapuolet voisivat valmistautua toimintaan jo etukäteen, eikä epäselvyyksiä toimintatavoista tarvitsisi selvitellä ensimmäisissä suunnittelukokouksissa. Tällä hetkellä toiminnan jatkuva koordinointi ja seuraaminen on kuitenkin välttämätöntä.

26 25 Tietopankin käyttö aloitetaan yleensä pitämällä aihetta koskeva erillinen kokous, jossa valmiiksi laadittu alustava ohjeistus käydään läpi, siihen tehdään tarvittavat muutokset ja se hyväksytään kaikkien osapuolten taholta. Ohjeeseen kirjattavat asiat jakaantuvat kahteen osaan; yleisiin tietopankkitoimintaan liittyviin ohjeisiin sekä integroidun suunnittelun mahdollistavaan CAD-ohjeeseen. Kokouksessa sovittavia ja ohjeeseen kirjattavia asioita ovat hieman käytettävästä sovelluksesta riippuen mm. Yleinen osa: käytettävät internet-osoitteet vastuuhenkilöt jokaisesta toimintaan osallistuvasta yrityksestä projektissa käytettävät ohjelmat ja niiden tallennusversiot käytettävä hakemistorakenne tietopankkiin siirrettävät tiedostot ja niiden nimeämien tiedostoluetteloiden käyttö virustentorjunta CAD-ohje: tiedottamiskäytäntö tiedostojen nimeäminen piirustusluetteloiden sisältö CAD-piirustusten rakenne tulostuskäytäntö toimenpiteet projektin päätyttyä. Ohje tulisi olla valmiiksi suunniteltu siten, että sen läpikäyminen ja hyväksyminen tapahtuu mahdollisimman joustavasti. Ohjetta voidaan tarpeen vaatiessa muokata myös projektin edetessä. Suunnittelun integrointi on CAD-suunnittelun yleistymisen jälkeen ollut yksi suunnittelusektorin suurimmista kehitystavoitteista. Tätä varten on pyritty luomaan myös standardien kaltaisia ohjeistuksia, joista kunnianhimoisin on esitetty RATAS-projektiin liittyen julkaisussa Arkkitehdin RATAS-käsikirja sekä

27 26 RT-korteissa ja Näissä dokumenteissa on esitetty periaatteessa kaikki toimenpiteet integroidun suunnittelun toteuttamiseksi aina yhteiseen piirustustasojen nimeämiskäytäntöön asti. Ongelma on kuitenkin se, että ohjeistusta ei noudata tiettävästi yksikään suunnittelutoimisto Suomessa. Esimerkiksi juuri CAD-piirustustasojen ja tiedostojen yhtenäinen nimeäminen olisi kaikkien suunnitteluun osallistuvien osapuolten etu, mutta koska jokaisella suunnittelutoimistolla on jo käytössään automaattiset tasonimitykset, on tämän toteuttaminen käytännössä mahdotonta. Edellä mainituissa dokumenteissa ratkaisuksi esitetään erityisiä nimeämisohjelmistoja, jotka kääntäisivät tällä hetkellä käytössä olevat nimitykset tiedonsiirron vaatimaan yhtenäiseen muotoon, mutta tällaisia sovelluksia ei tiettävästi ole markkinoilla edes olemassa. Tämän takia tietopankkitoimintaa varten onkin kehitettävä edellä mainitun kaltaisia ohjeita, jotka muodostuvat käytännön myötä eräänlaisiksi suunnittelijoiden välisiksi kompromissiratkaisuiksi. Ajan myötä näistä kompromisseista voidaan ehkä saada aikaan jopa tietopankkitoimintaa palveleva standardi. 2.4 PROJEKTITIETOPANKKITOIMINNAN NYKYTILANNE TUTKIMUKSEN KOHDEYRITYKSESSÄ Yleistä Tutkimuksen kohdeyrityksenä oleva YIT-Yhtymä Oyj on Suomen suurin rakennusliike. Sen liikevaihto vuonna 1998 oli miljoonaa markkaa ja henkilöstöä oli keskimäärin Toimipaikkoja on kotimaassa n. 100 ja ulkomailla n. 25. Tietotekniset valmiudet yrityksessä ovat hyvät. Henkilökohtaisia työasemia on tällä hetkellä käytössä n ja esimerkiksi kaikki työmaat ovat siirtyneet tietokoneaikaan. Lähes jokaisella tietokoneen käyttäjällä on myös henkilökohtainen sähköpostiosoite. Kaikki kotimaan toimipisteet on liitetty yrityksen sisäiseen tietoverkkoon, jossa tiedonsiirtonopeudet ovat 256 kbit/s-2 Mbit/s. Työmaat on liitetty Internetiin pääosin modeemi- tai ISDN-yhteyksien avulla. Säh-

28 27 köposti- ja työryhmäohjelmistona yrityksellä on käytössään Lotus Notes, jonka replikointi-ominaisuudet mahdollistavat mm. sähköpostien päivitykset tilapäisiäkin yhteyksiä käyttämällä. Niinpä ohjelmisto onkin otettu käyttöön sisäiseen verkkoon liitettyjen työasemien lisäksi myös useissa verkon ulkopuolella toimivissa työasemissa. aluekonttorit toimistot lähialueella x frame relay -verkko työmaaverkko etäkäyttö ja työmaat ISDN/modem pool Pääkaupunkiseudun toimipisteiden sisäinen verkko Internet palomuuri Kuva 6. Periaatekuva YIT-Yhtymä Oyj:ssä käytössä olevista tietoliikenneyhteysjärjestelyistä Projektitietopankkien käyttö YIT-Yhtymässä ensimmäiset kokeilut projektitietopankkien suhteen tehtiin jo 1980-luvun alkupuolella, jolloin ne tosin lähinnä teknisten rajoitusten vuoksi jäivät vain kokeiluasteelle. Heti Internetin läpimurron jälkeen vuosina toteutetun COCON-tutkimusprojektin (Customer Oriented Model-Based Construction) yhteydessä käytettiin kuitenkin ensimmäistä kertaa varsinaiseen Internet-teknologiaan perustuvia tiedonsiirtomenetelmiä. Tiettävästi tämä oli myös

29 28 maailmanlaajuisesti ensimmäisiä yrityksiä hyödyntää Internetiä todellisen rakennusprojektin tiedonsiirrossa. Projektin tarkoituksena oli kehittää ja testata integroidun tuotemallipohjaisen suunnitteluprosessin tietojen jäsentelyä ja tiedonvälitystä eri osapuolten välillä ja tähän liittyen esittää myös testauksessa käytettyjä tiedonsiirtoformaatteja ja -tekniikoita. Tutkimusprojektissa päädyttiin käyttämään eri osapuolten väliseen tuotemallitietojen vaihtoon nimenomaan nykyisin projektitietopankkina tunnettua menetelmää. Varsinainen tuotemalli sijaitsi projektin aikana jokaisen käyttäjän omalla työasemalla ja palvelimelle siirrettiin ainoastaan mallin päivittämiseen tarvittavat kirjasto- ja tiedonsiirtotiedostot. Tiedostojen vaihtoon käytettiin FTPpalvelinta, tiedottamiseen sähköpostia ja projektin yleisen informaation esittämiseen projektin kotisivua. Kuva 7. COCON-projektissa käytetyt yhteysjärjestelyt ja palvelimen hakemistorakenne. (Serén 1996)

30 29 Projektissa menetelmä todettiin toimivaksi, mutta ongelmaksi muodostuivat tutkimuksen aikana yleisesti käytettyjen bit/s-nopeuksisien modeemien hitaus. Suurten tiedostojen siirtoihin kyseiset modeemit todettiin liian hitaiksi ja niinpä tutkimuksessa päädyttiinkin suosittelemaan ISDN-liittymien käyttöä. COCON-tutkimusprojektin lisäksi kokeiltiin tietopankkeja YIT:ssä vuosina satunnaisesti myös joissakin muissa rakennushankkeissa. Positiivisimmat kokemukset saatiin Venäjälle rakennettavaksi suunnitellun hankkeen suunnitteluprojektista, jossa YIT toimi suunnittelun toteuttajana. Suunnittelijoiden sijaitessa eri paikkakunnilla, saatiin tiedostot etäisyyksistä huolimatta välitettyä nopeasti osapuolilta toisille. Suurin konkreettinen hyöty saatiin kuitenkin dokumenttien luovutusvaiheessa, jolloin suunnitelmien tulostus toteutettiin suoraan tietopankista saatavista tiedostoista erittäin nopeasti. Tämän ansiosta dokumentit saatiin, suunnittelun loppuvaiheen tiukasta aikataulusta huolimatta, luovutettua tilaajalle ajallaan. Vuonna 1997 käynnistettiin YIT:ssä kaksi projektitietopankkien käyttöönottoprojektia, joiden tarkoituksena oli kouluttaa rakennusalan osaajia tietoverkkojen hyödyntämiseen omassa toiminnassaan sekä testata projektitietopankkien toimivuutta koko rakentamisprojektin ajan, aina suunnittelusta hankkeen valmistumiseen asti. Tampereella ja Jyväskylässä toteutettujen käyttöönottoprojektien päätoteuttajana toimi YIT-Yhtymä ja tietopankkitoimintaan liittyen projekteissa konsulttina toimi Valtion teknillinen tutkimuskeskus (VTT). Niin koulutukseen kuin tietopankkien käyttöönkin osallistui yhteensä 25 yritystä, jotka toimivat siis kyseisissä projekteissa YIT:n yhteistyökumppaneina. (Lakka&Sulankivi 1998) Toiminnan seurannan ja siihen osallistuneiden henkilöiden koulutuksen lisäksi projekteissa pyrittiin myös kehittämään oikeita toimintatapoja ja ohjeistusta käytössä olleeseen tietopankkikonseptiin liittyen. Vastaavalla menetelmällä toteutetut tietopankit ovat YIT:ssä käytössä myöskin tällä hetkellä.