Toimintasuunnitelma 2012

Transkriptio

1 Toimintasuunnitelma 2012

2 TOIMINTASUUNNITELMA (19) 1 Yleistä Talpan toimiala ja palvelut Talpan asiakkaat ja sidosryhmät Talpan toiminta-ajatus, visio ja arvot Talpan toiminta-ajatus Talpan visio Talpan arvot Talpan johtokunta ja organisaatio Talpan johtokunta Talpan organisaatio Talpan resurssit ja toimintaedellytykset Henkilöstö Talous Tuloslaskelma Rahoituslaskelma Talousarvion sitovat toiminnalliset tavoitteet Taulukko 4: Muut toiminnalliset tavoitteet Taulukko 5: Päätoimintojen kehittyminen, tuhatta kpl Taulukko 6: Kehityksen tunnusluvut Toimitilat Tietojärjestelmät Liikelaitoksen strategiat, kriittiset menestystekijät ja toimenpiteet Asiakasnäkökulma Strateginen tavoite: Kumppanuus Strateginen tavoite: Tyytyväiset asiakkaat Talousnäkökulma Strateginen tavoite: Taloushallinnon keskittäminen jatkuu Strateginen tavoite: Tuottavuus kasvaa Strateginen tavoite: Liikevaihto, tulos ja maksuvalmius budjetin mukainen Prosessinäkökulma Strateginen tavoite: Toiminta sovitun prosessin mukaista Strateginen tavoite: Prosessit kehittyvät Strateginen tavoite: Tietotekniikkaa hyödynnetään tehokkaasti Strateginen tavoite: Riskit hallinnassa Henkilöstönäkökulma Strateginen tavoite: Oikein mitoitettu henkilöstö Strateginen tavoite: Osaava henkilöstö Strateginen tavoite: Sitoutunut henkilöstö... 18

3 TOIMINTASUUNNITELMA (19) 1 Yleistä Helsingin kaupungin talous ja suunnittelukeskuksen taloushallintopalvelu aloitti toimintansa ja laajeni nykyiseen laajuuteensa Helsingin kaupungin Taloushallintopalvelu liikelaitos on vuoden 2009 alusta perustettu kunnallinen liikelaitos, joka käyttää toiminnassaan nimeä Talpa. Liikelaitos toimii johtokunnan alaisuudessa. 1.1 Talpan toimiala ja palvelut Liikelaitos tuottaa talous ja palkkahallinnon palveluja Helsingin kaupunkikonsernille. Peruspalvelut ovat: kirjanpito, raportointi ja tilinpäätöksen laadinta käyttöomaisuuskirjanpito palkkojen, palkkioiden ja eläkkeiden laskenta sekä palvelussuhdetietojen ylläpito ostolaskujen käsittely ja ostoreskontran hoito asiakasrekisterin tai tietojen ylläpito laskutus, myyntireskontran hoito ja perintä matkalaskujen käsittely maksuliikenne henkilöstöraportointi kaupunkiyhteisten talous ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmien ylläpito ja kehittäminen Lisäksi Talpa tuottaa joillekin virastoille erillispalveluja. 2 Talpan asiakkaat ja sidosryhmät Talpan asiakkaita ovat Helsingin kaupungin virastot ja liikelaitokset, tytäryhtiöt, kaupungin johto sekä kaupungin henkilöstö. Talpan sidosryhmiä ovat kuntalaiset, virastojen ja laitosten yhteisöasiakkaat, Helsingin kaupunkikonserniin kuuluvat yhteisöt ja säätiöt, tavaroiden, palvelujen ja tietojärjestelmien toimittajat, valtion viranomaiset, Suomen Kuntaliitto, eläkelaitokset, tilintarkastajat, pankit, työttömyyskassat, vakuutusyhtiöt ja perintätoimistot.

4 TOIMINTASUUNNITELMA (19) 3 Talpan toiminta ajatus, visio ja arvot 3.1 Talpan toiminta ajatus Talpa toimii talous ja palkkahallinnon palvelujen vastuullisena tuottajana ja kehittäjänä. Kunnallishallinnon erityisosaaminen tukee Talpan asiakasvirastoja ja liikelaitoksia niiden ydintehtävien hoitamisessa. 3.2 Talpan visio Talpa on määritellyt visiokseen Olla toimialan arvostetuin osaaja ja kumppani. Visiolla haluamme korostaa paitsi edelläkävijyyttä ja oman alamme, kunnallishallinnon taloushallinnon ammattitaitoa, myös sitoutumista jatkuvaan osaamisen kehittämiseen sekä kumppanuuteen perustuvaa toimintaa asiakkaiden ja muiden sidosryhmien kanssa. 3.3 Talpan arvot Liikelaitoksen toimintaa ohjaavat kaupungin yhteiset arvot: asukaslähtöisyys, ekologisuus, oikeudenmukaisuus, taloudellisuus, turvallisuus ja yrittäjämielisyys. Lisäksi Talpan toiminnassa korostetaan avoimuutta, vastuuntuntoa ja kunnioittamista. Talpa noudattaa kaikessa toiminnassaan eettisiä periaatteita. Jokainen esimies vastaa osaltaan siitä, että eettiset periaatteet saatetaan henkilöstön tietoon ja että kaikki henkilöstöön kuuluvat noudattavat niitä. 4 Talpan johtokunta ja organisaatio 4.1 Talpan johtokunta Johtokunnan muodostaa viisi jäsentä. Jokaisella jäsenellä on henkilökohtainen varajäsen. Johtokunnan jäsenet ja varajäsenet valitsee kaupunginhallitus toimikaudekseen Lisäksi kaupunginhallitus nimeää johtokuntaan oman edustajansa ja hänelle henkilökohtaisen varaedustajan. Johtokunnan esittelijänä toimii toimitusjohtaja ja sihteerinä hallintopäällikkö. 4.2 Talpan organisaatio Liikelaitosta johtaa toimitusjohtaja, jonka alaisuudessa on viisi osastotasoista yksikköä. Osastojen päällikköinä toimivat neljä palvelupäällikköä ja hallintopäällikkö. Ydinpalveluja tuottavat osastot jakaantuvat palvelualueisiin, joiden esimiehinä toimivat palveluvastaavat.

5 TOIMINTASUUNNITELMA (19) Kuva 1. Talpan organisaatio 5 Talpan resurssit ja toimintaedellytykset 5.1 Henkilöstö Taulukko 1. Talpan henkilöstö osastoittain (voimassa olevat palvelussuhteet, ei sisällä palkkatuella työllistettyjä) Osasto Vakinaiset Määräaikaiset YHT. Kirjanpito ja maksuliikenne Laskutus Ostolaskut Palkanlaskenta Hallinto Talpa yhteensä Vakinaisten määrä sisältää osa aikaeläkkeellä olevat (18 henkilöä) ja osatyökyvyttömyyseläkkeellä olevat (9 henkilöä). Palmiasta siirtyy Talpaan kuusi henkilöä vuoden alusta. Nämä sisältyvät edellä mainittuihin lukuihin. Lisäksi tilakeskuksesta siirtyvät laskutuksen ja perinnän tehtävät edellyttävät henkilöstölisäystä laskutukseen.

6 TOIMINTASUUNNITELMA (19) 5.2 Talous Tuloslaskelma Tuloslaskelma (Tuhatta euroa) Taulukko 2. Talpan tuloslaskelma 2012: TP 2010 Ennuste 4/2011 TA 2012 TB 2012 Liikevaihto Liiketoiminnan muut tuotot Varsinaiset kulut Poistot Liikeyli /alijäämä Rahoitustuotot ja kulut Tilikauden yli /alijäämä Rahoituslaskelma Rahoituslaskelma (tuhatta euroa) Tulosbudjetin huomattava poikkeama talousarvioon verrattuna johtuu siitä, että Palmiasta Talpaan siirtyviä tehtäviä ei ollut huomioitu talousarviossa. Taulukko 3. Talpan rahoituslaskelma vuodelle 2012: TP 2010 Ennuste 4/2011 TA 2012 TB 2012 Toiminnan rahavirta Liikeylijäämä/alijäämä ( ) Poistot Rahoitustuotot ja kulut Investointien rahavirta Investointimenot Toiminnan ja investointien rahavirta Rahoituksen rahavirta Rahavarojen muutos Talousarvion sitovat toiminnalliset tavoitteet Taloushallintopalvelulla on talousarviossa kaksi sitovaa tavoitetta joista asiakastyytyväisyystavoite on osa kaupungin strategiaohjelman Hyvinvointi ja palvelut kohdan tavoitetta Käyttäjälähtöiset palvelut tarjotaan asukkaan osallisuutta ja omaa vastuuta vahvistaen. Kohdan kriittisenä menestystekijänä on Luoda uusi palvelukulttuuri. Talpan asiakastyytyväisyystavoite on vähintään 3,6 (asteikolla 1 5).

7 TOIMINTASUUNNITELMA (19) Toinen sitova tavoite kohdentuu kaupungin strategiaohjelman kohtaan Johtaminen ja siinä osaan Talouden tasapainosta huolehditaan ja palvelutuotannon vaikuttavuutta parannetaan. Talpan toinen talousarvion sitova tavoite on, että tilikauden tulos on suurempi kuin Taulukko 4: Muut toiminnalliset tavoitteet Automaattiset tapahtumat TP 2010 Ennuste 4/2011 TA 2012 TB 2012 Kirjanpidon automaattiset tapahtumat /kaikki tapahtumat, % Automaattisesti täsmäytyneet laskut /kaikki ostolaskut, % Sähköiset laskutustoimeksiannot /kaikki toimeksiannot, % Sähköisesti ilmoitetut poissaolot /kaikki poissaoloilmoitukset, % Sähköiset palkkalipukkeet /kaikki palkkalipukkeet, % 98,0 98,0 98,0 98,0 7,4 7,5 8,5 8,5 97,9 98,5 99,2 99,2 16,5 21,0 50,0 50,0 61,3 62,0 67,0 67, Taulukko 5: Päätoimintojen kehittyminen, tuhatta kpl Päätoimintojen kehittyminen TP 2010 Ennuste 4/2011 TA 2012 TB 2012 Kirjanpitovientien lkm Lähetetyt laskut, maksumuistutukset ja perintätoimeksiannot Maksunmääritykset ja vapaakortit Ostolaskut Palkka ja palkkiolipukkeet

8 TOIMINTASUUNNITELMA (19) Taulukko 6: Kehityksen tunnusluvut Kehityksen tunnusluvut 2010 Ennuste TA 2012 TB /2011 Henkilöt (= henkilötyövuodet) Liikevaihto/henkilö Tuottavuus (2007=100) Käyttökate % 3,3 4,2 0,8 1,0 Sijoitetun pääoman tuotto % 83,1 31,5 6,6 2,8 Talpassa lasketaan tuottavuus osastoittain huomioiden laskennassa perussuoritteiden yksikkökohtaisten kustannusten kehittyminen (kustannukset/suorite) sekä työn tuottavuuden (suorite/htv) kehittyminen. Laskentatavan ensimmäinen varsinainen käyttöönottovuosi oli Seurantatiedot lasketaan kuitenkin niin, että tuottavuuslaskennan lähtövuosi on 2009, joka oli myös ensimmäinen vuosi kunnallisena liikelaitoksena. 5.3 Toimitilat Talpan toimintoja on kahdessa eri toimipisteessä. Konttori27 sijaitsee osoitteessa Sörnäisten rantatie 27 A jossa on yhteensä m2 seitsemässä kerroksessa. Toimitiloihin kuuluu vuoden 2012 alusta käyttöön otettava auditorio ja neljä työhuonetta, yhteensä 438 m2. Auditoriotiloja on suunniteltu vuokrattavaksi myös muille kaupungin virastoille ja laitoksille. Lisäksi Kallion virastotalon ensimmäisessä kerroksessa on kirjanpito ja maksuliikenneosaston kassatoimintoja 101 m2 suuruisessa tilassa. Osa Sörnäisten rantatien tiloista on alkuvuodeksi vuokrattu tilapäisesti Laske hankkeen käyttöön. 5.4 Tietojärjestelmät Liikelaitos ylläpitää ja kehittää yhteisiä talous ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmiä, joita ovat: - Laske laskentajärjestelmä yhdessä talous ja suunnittelukeskuksen kanssa - Basware Group Consolidation kuntakonsernilaskenta - BaswareIP ostolaskujen kierrätys (IP, BT, CM, OM) - Basware Maksuliikenne - Basware Palvelukassa - Basware IHB (sisäinen pankki) - eoffice (= maksuliikenneohjelman arkisto)

9 TOIMINTASUUNNITELMA (19) - Basware Financial Performance Management (FPM) taloussuunnittelu ja ennustejärjestelmä - M2 matka ja kuluhallintajärjestelmä - TASA Taloushallinnon sähköinen käyttöarkisto - Henkilöstöhallinnon järjestelmät (Hijat, Tpjat, Liksa, Pajat, Vakat) yhdessä henkilöstökeskuksen kanssa - HR työpöytä yhdessä henkilöstökeskuksen kanssa Taloushallintopalvelussa otetaan vuoden alusta käyttöön uusi laskentajärjestelmä. Uudistuksen tavoitteena oli ympäristö, johon myöhemmin toteutettavat, keskeiset kaupunkiyhteiset järjestelmät voidaan linkittää teknisesti helposti kytkettäviksi kokonaisuuksiksi ja siten tuottaa kaikille organisaatiotasoille ajantasaista tietoa nykyistä paremmin. Järjestelmä tukee kaupungin strategista tavoitetta: Talouden tasapainosta huolehditaan ja tuotannon vaikuttavuutta parannetaan. Lisäksi laskentajärjestelmällä pystytään tuottamaan taloushallinnon palveluja kasvavalle ja monipuolistuvalle asiakaskunnalle. Laske hanke jatkaa vielä tammi maaliskuun ajan. Uusi laskentajärjestelmä otetaan tuotantokäyttöön alkaen ja alkuvuonna ajetaan alas vanhat laskentajärjestelmät: kirjanpito ja sisäinen laskenta (nykyinen AdeEko) myynti ja ostoreskontrat (nykyinen AdeEko) käyttöomaisuuskirjanpito (nykyinen AdeInv) laskutus (nykyinen Pro elaskutus) 6 Liikelaitoksen strategiat, kriittiset menestystekijät ja toimenpiteet Liikelaitoksen johtokunta hyväksyi kokouksessaan Talpan strategiat, jotka on johdettu Helsingin kaupungin valtuustokaudelle vahvistetusta strategiaohjelmasta. Myös Talpan strategiset tavoitteet toimenpiteineen kattavat vastaavat neljä vuotta. Talpa tuottaa talous ja palkkahallinnon palveluja Helsingin kaupunkikonsernille. Prosessit ovat Talpan sekä asiakasvirastojen ja liikelaitosten yhteisiä. Tästä syystä Talpan strategiat kohdistuvat pääosin Helsingin kaupungin strategiaohjelman Johtaminen painopistealueeseen, jossa todetaan mm. seuraavaa: Toimialarajat ylittävien palveluprosessien johtamistapa otetaan käyttöön asiakashyödyn lisäämiseksi ja konsernin resurssien yhteiskäytön tehostamiseksi. Talpan strategiat ja strategiset tavoitteet ovat olleet pohjana Talpan, osastojen ja palvelualueiden tuloskorteille, jotka on tehty noudattaen BSC mallin nelikenttäjakoa: asiakas, talous, prosessi ja henkilöstö. Liikelaitostasoiseen tuloskorttiin on asetettu Talpan johtoryhmän päätöksellä kriittiset menestystekijät, mittarit ja toimenpiteet strategioiden toteuttamiseksi. Osasto ja palvelualueiden tuloskorttien tavoitteet on asetettu osastojen johtoryhmien sekä palvelualueiden tekeminä.

10 TOIMINTASUUNNITELMA (19) 6.1 Asiakasnäkökulma Strateginen tavoite: Kumppanuus 1. Heke Talpa yhteistyökokoukset jatkuvat säännöllisesti 2. Taske Talpa yhteistyökokoukset jatkuvat säännöllisesti 3. Asiakkuuden johtoryhmät ja seurantaryhmät kokoontuvat sovitusti Talpa jatkaa säännöllisiä työkokouksia henkilöstökeskuksen ja talous ja suunnittelukeskuksen kanssa. Kokouksissa sovitaan yhteisesti mm. prosessien kehittämisestä, ohjeiden antamisesta ja koulutuksista. Asiakkuuden ohjaus ja seurantaryhmät kokoontuvat sovitun mallin mukaan kaikkien asiakkaiden osalta. Kokouskäytännön toimivuus selvitetään. Suunnitellaan virastojen kanssa yhteistyössä vuoden 2013 alussa tapahtuvien organisaatiomuutosten vaikutus Talpan palveluihin. Kaikki osastot osallistuvat asiakkuuden johto ja seurantaryhmien tapaamisiin ja järjestävät tarvittaessa virasto ja/tai prosessikohtaisia työkokouksia ja kehittämispäiviä. Osallistutaan erikseen sovittaessa virastojen järjestämiin tilaisuuksiin. Talpan prosessivastuuhenkilöt auttavat virastojen prosessivastuuhenkilöitä prosessien kehittämisessä Strateginen tavoite: Tyytyväiset asiakkaat 4. Asiakastyytyväisyys on 3,6 5. Sähköisten työtilojen käytön tehostaminen

11 TOIMINTASUUNNITELMA (19) Järjestetään asiakkaille Talpa päivä ja tarvittaessa järjestetään asiakkaille virasto tai prosessikohtaisia työ ja koulutustilaisuuksia. Toteutetaan palvelumäärien ja prosessien sähköistymisasteiden raportointi asiakkaille uudessa laskentaympäristössä. Lisäksi sovitaan Talpan palvelujen viestinnästä tytäryhteisöille yhdessä Varatin kanssa. Talpan sisäistä asiakkuudenhallintaa tuetaan toteuttamalla asiakasanalyysit vuosikellon mukaisesti. Kehitetään ja aktivoidaan käyttämään Helmi intranettiin ja extranettiin Talpan ja asiakkaiden välisen viestinnän välineeksi rakennettua asiakkuudenhallinnan työtilaa. Talpa koostaa osastojen aineistoista ja asiakastapaamisissa esille tulleista asioista asiakasanalyysit kaksi kertaa vuodessa: touko ja joulukuussa. Hallinnossa luodaan tiedonvaihtoon kaupunkiorganisaation ulkopuolisten yhteistyökumppaneiden kanssa asiakastyötilat. Talpan sisäiset, hallinnon ja osastojen väliset työnjakotaulukot päivitetään. Kuvataan Laske järjestelmän jatkuvan palvelun organisaatio, työnjako ja vastuut Talpassa. Varmistetaan, että koko henkilöstö on sisäistänyt tämän. Kirjanpito ja maksuliikenneosasto hyödyntää sähköistä työtilaa tilinpäätöstyötilan käyttöönotolla vuoden 2012 alussa. Laskutusosasto tukee Laske järjestelmän käyttöönottoa pitämällä asiakasvirastojen edustajille Laske klinikoita, osallistuu asiakkaille tuotettavaan palveluraportointiin sekä pitää esillä omia yhteystietojaan. Helmi työtilat otetaan käyttöön päivittäisessä toiminnassa. Ostolaskuosastolla toteutetaan uusi palvelualuejako, joka on asiakaslähtöinen. Tällä pyritään parantamaan asiakkaan tuntemista ja palvelun laatua. Uusi ostolaskujen käsittelyohje ja laajempi loppukäyttäjän toimintaohje julkaistaan ja järjestetään näitä ohjeita käsittelevä asiakastilaisuus. Palkanlaskentaosastolla järjestetään koulutusta hyvästä tavasta käyttää sähköpostia viestinnän välineenä asiakaspalvelussa. 6.2 Talousnäkökulma Strateginen tavoite: Taloushallinnon keskittäminen jatkuu 6. Uusille asiakkaille tehdään asiakkaaksituloprojektit

12 TOIMINTASUUNNITELMA (19) Selvitetään hyvissä ajoin vuoden 2013 alussa alkavat asiakassuhteet ja toimitaan uusien asiakkaiden vastaanotossa asiakkaaksitulon projekti mallin mukaisesti. Kirjanpito ja maksuliikenneosaston tavoitteena on vakiinnuttaa uusien asiakkaiden, Palmialiikelaitoksen ja Suomenlinnan Liikenne OY:n prosessit. Tavoitteena on siirtää asiakkaita koskeva tietotaito Talpaan, ajaa prosessit sisään, seurata niiden sujuvuutta ja tarvittaessa muuttaa työnjakoa asiakkaan ja Talpan välillä. Laskutusosastolla laaditaan malliprojekti liittymän kautta laskutuksen perustiedot toimittavalle asiakkaalle. Ostolaskuosasto osallistuu uusien asiakkaiden vastaanottamiseen ja vakiinnuttaa työskentelyn uusien asiakkaiden kanssa. Lisäksi osasto valmistelee tuotteistusta, jonka avulla voidaan nykyistä paremmin kohdistaa kustannukset oikeille asiakkaille. Palkanlaskentaosastolla selvitetään, mitä mahdollinen osakeyhtiöasiakas edellyttää palkanlaskennan prosessilta, järjestelmältä ja osaamiselta Strateginen tavoite: Tuottavuus kasvaa 7. Tuottavuuden pisteluvun kasvutavoite on +3 pistettä vuoden 2011 tilinpäätöksen tuottavuuden toteumaan (Talousarviossa 110) Liikelaitoksessa kehitetään työajan seurantaa paremmin tukemaan sekä hinnoittelua että prosessien seurantaa. Lisäksi toteutetaan tuote ja asiakaskannattavuuden laskenta, jonka avulla pystytään analysoimaan asiakas ja prosessikohtaisesti kustannusten muodostumista. Suoritemääriä/henkilötyövuosi ja euroa/suorite tunnuslukuja seurataan säännöllisesti Talpan ja osastojen johtoryhmissä. Sisällytetään poissaolot sähköiseen arkistointiin sekä siirretään sähköinen arkistointi kaupunkiyhtenäiseksi järjestelmäksi. Kirjanpito ja maksuliikenne, laskutus ja ostolaskuosastot hyödyntävät SAPlaskentajärjestelmää prosessien kehittämisessä. Ostolaskuosasto muuttaa palvelualuejakoa ja seuraa sen vaikutusta tuottavuuden kehittymiseen.

13 TOIMINTASUUNNITELMA (19) Palkanlaskennassa seurataan prosessivirheiden vaikutusta työmääriin ja sovitaan kehittämistoimenpiteistä asiakkaiden kanssa Strateginen tavoite: Liikevaihto, tulos ja maksuvalmius budjetin mukainen 8. Toimintavuoden liikevoitto on suurempi kuin 0 Suunnitellaan ja toteutetaan sisäisen laskennan raportointi uusilla raportointivälineillä. Liikelaitoksen strategian toteutumista seurataan neljännesvuosittain ja aloitetaan uuden strategiakauden strategioiden laatiminen. Talpan tuotteet ja hinnoittelu päivitetään uutta tilannetta vastaaviksi: päivitetään tuotteistus ja hinnoitellaan palvelut uudistetuille tuotteille vuodelle Vuoden 2013 alusta siirrytään laskuttamaan asiakkaita todellisten, toteutuneiden palvelumäärien mukaisesti ja toimintavuoden aikana suunnitellaan, miten laskutuskäytäntö tullaan toteuttamaan. Seurataan kuukausittain Talpan johtoryhmässä taloudellisten ja toiminnallisten tunnuslukujen toteutumista. Seurataan toteutuneita henkilötyövuosia kuukausittain. SAP järjestelmän raportointi tuotetaan HETA raportoinnin kautta. Hallinto järjestää HETAraportointikoulutusta talpalaisille. Tulosbudjetit ja henkilöstösuunnitelmat laaditaan osasto ja palvelualuetasoille ja niiden toteutumista seurataan kuukausittain. Palvelusopimusten ulkopuolisten töiden raportointi ja laskutus hoidetaan TimeFlies järjestelmästä saatavien raporttien avulla. 6.3 Prosessinäkökulma Strateginen tavoite: Toiminta sovitun prosessin mukaista 9. Viestinnän tehostaminen erikseen laadittavan projektisuunnitelman mukaisesti

14 TOIMINTASUUNNITELMA (19) Talpalle tehdään viestinnän projektisuunnitelma työnjaon läpinäkyvyyden lisäämiseksi ja toteutetaan se. Prosessien systemaattista seuraamista varten määritellään mitä prosessivirheitä/ poikkeamia seurataan. Osastot osallistuvat viestintäsuunnitelman laadintaan ja toteutukseen sekä järjestävät asiakkaille koulutusta ja tiedotusta prosesseista ja tietojärjestelmistä. Parannetaan prosessivirheiden seurantaa ja viestitään näistä asiakkaille. Palkanlaskentaosastolla paneudutaan selvittämään, mitä prosessivirheitä asiakkaiden lähettämissä työsopimuksissa ja virkamääräyksissä mahdollisesti on ja arvioidaan niihin menevä työaika. Seurataan miten asiakkaat käyttävät sähköisiä toimintatapoja ja kuinka paljon niissä esiintyy virheitä Strateginen tavoite: Prosessit kehittyvät Automaatioasteiden toteutumis % osastoittain: 10. Kirjanpito ja maksuliikenneosasto 98,0 % 11. Laskutusosasto 99,2 % 12. Ostolaskuosasto 8,5 % 13. Palkanlaskentaosasto, sähköiset poissaolot 50,0 % 14. Palkanlaskentaosasto, sähköiset palkkalipukkeet 67,0 % Prosessien kehittämisessä on tärkeää, että prosessivastuulliset sekä asiakkaalla että Talpassa kehittävät prosessia aktiivisesti. Tämän työn tueksi tarvitaan seurantatietoa, jonka tuottamista kehitetään. Hallinto osasto selvittää, millaisia eri vaihtoehtoja on asiakaspalautejärjestelmäksi. Lisäksi hallinto avustaa osastoja prosessivirheiden/ poikkeamien raportoinnissa. Kirjanpito ja maksuliikenneosasto hyödyntää sähköisen ympäristön ja LASKE järjestelmän tarjoamia mahdollisuuksia mm. etsimällä prosessien pullonkaulat ja kehittämällä niihin ratkaisut, jotka tukevat prosessien virtaviivaisuutta. Laskutusosasto tukee asiakkaiden SAP suoratallennukseen siirtymistä ja excelsyöttölomakkeen käyttöä sekä markkinoi voimakkaasti sähköistä laskutusta.

15 TOIMINTASUUNNITELMA (19) Ostolaskuosasto jatkaa sähköisten prosessien kehittämistä lisäämällä edelleen vastaanotettujen verkkolaskujen ja automaattisesti täsmäytyneiden ostolaskujen osuutta. Palkanlaskentaosasto seuraa sähköisten poissaoloilmoitusten prosenttiosuutta kaikista poissaoloilmoituksista sekä verkkopalkan käytön prosenttiosuutta. Osasto kannustaa asiakkaita siirtymään ehijat järjestelmän palveluksenotto ohjelman käyttöön ja on mukana henkilöstöhallinnon tietojärjestelmien uudistamishankkeessa. Lisäksi osastolla laaditaan ohje palkkatilien täsmäytyksestä Strateginen tavoite: Tietotekniikkaa hyödynnetään tehokkaasti 15. LASKEn jatkuvan palvelun organisaatio on vakiintunut 16. LASKE järjestelmä on otettu käyttöön 17. Ehijatin ja uuden HR järjestelmän rajapinta on määritelty 18. Talpan, Heken ja Tasken roolit ja työnjakoko on määrittely Määritellään ja otetaan käyttöön Laske järjestelmän jatkuvan palvelun aikainen organisaatio. Varmistetaan riittävä tuki asiakkaiden tukikäyttäjille ja Talpan loppukäyttäjille sekä varmistetaan järjestelmäosaaminen. Henkilöstöhallinnon HR järjestelmähankkeeseen osallistutaan hankesuunnitelman mukaisesti sekä ollaan mukana määrittelemässä Tasken, Heken ja Talpan rooleja HR toiminnoissa. Tietohallinto osallistuu Laske järjestelmän koulutuksen suunnitteluun ja toteuttamiseen. Tietohallinto on mukana HR järjestelmähankkeessa. Talpan sisäisenä kehittämisenä selkiytetään ja yhtenäistetään tiedonhallintaa verkkolevyllä ja Helmissä sekä suunnitellaan ja toteutetaan käyttöoikeustietokannan hallinta. Hallinnon AHJO pääkäyttäjät järjestävät koulutusta ohjelmasta ja avustavat käyttäjiä vierihoitona. Kirjanpito ja maksuliikenneosasto ylläpitää tavoitepalvelutason LASKEn jatkuvan palvelun palvelukäsikirjan ja LASKE roolien mukaisesti. Määritellään pääkäyttäjien tehtävät ja varmistetaan pääkäyttäjien osaaminen. Laskutusosasto päivittää osaston riskienhallintasuunnitelman ja prosessiensa riskikartoitukset. Henkilöstön kanssa kerrataan laskutuksen toimintatapoja ja prosessikuvauksia säännöllisesti. Ostolaskuosasto toimii Lasken jatkuvan palvelun organisaationa palvelukäsikirjan ja Laskeroolien mukaisesti.

16 TOIMINTASUUNNITELMA (19) Palkanlaskentaosastolta osallistutaan vuonna 2012 alkaneeseen ehijat tuoteperheen eriyttämiseen HR järjestelmästä palkanlaskentajärjestelmäksi Strateginen tavoite: Riskit hallinnassa 19. Laaditaan valmiussuunnitelma 20. Prosessiriskit ovat hallinnassa 21. Tietoturvasuunnitelma koulutettu, kysely toteutettu ja tarvittaviin toimenpiteisiin ryhdytty Laaditaan valmiussuunnitelma, päivitetään riskienhallintasuunnitelma vuosikellon mukaisesti ja järjestetään johdolle riskipäivä. Kehitetään tietoturvaa vuonna 2011 valmistuneen tietoturvasuunnitelman mukaisesti tavoitteena saada toiminta tietoturvasuunnitelman vaatimalle tasolle vuoden loppuun mennessä. Järjestetään henkilökunnalle tietoturvakoulutusta ja suoritetaan kysely tietoturvatietoisuudesta. Prosessien riskikuvaukset ja valvontatoimenpiteet kuvataan ja kootaan yhteiseen hakemistoon. Riskejä käsitellään osastokokouksissa. Tietohallinto kouluttaa, vastuuttaa ja seuraa tietoturvasuunnitelman toimeenpanoa. Osastot osallistuvat valmiussuunnitelman laatimiseen ja tietoturvasuunnitelman toimeenpanoon. Osastot ylläpitävät prosessiriskien kuvaukset ja huolehtivat valvontatoimenpiteistä omien prosessiensa osalta. Prosessikuvaukset pidetään ajan tasalla ja nähtävillä Helmi intrassa. Palkanlaskentaosastolla kehitetään palkka ajon tarkistamiseen liittyvää yhteistä toimintamallia, jossa huomioidaan myös riskinäkökulma. 6.4 Henkilöstönäkökulma Strateginen tavoite: Oikein mitoitettu henkilöstö 22. Ylitöiden määrä on hallinnassa 23. Henkilötyövuosien määrä on tulosbudjetissa suunnitellun mukainen

17 TOIMINTASUUNNITELMA (19) Henkilöstömitoituksen oikeellisuuden arvioinnin tueksi esimiehille tuotetaan toteutuneet ylitöiden määrät tunteina ja euroina ja osastoittain vertailut toteutuneista henkilötyövuosista budjetoituun verrattuna. Erityisesti seurataan uuden laskentajärjestelmän vaikutusta työmäärään. Kirjanpito ja maksuliikenneosasto panostaa jatkuvalla työnjaon seurannalla töiden tasapuoliseen jakautumiseen ja sitä kautta henkilöstön työhyvinvointiin. Työnjaon tilanne tullaan ottamaan prosessipalaverien vakioaiheeksi. Ostolaskuosastolla toteutetaan organisaatiouudistus, jonka yhteydessä tarkistetaan eri tehtävien ja asiakkaiden edellyttämät henkilöstömitoitukset. Palkanlaskentaosastolla seurataan HR hankkeen etenemistä ja sen mahdollisia vaikutuksia prosessiin ja organisaatioon sekä kehitetään työnjakoa vastaamaan uudistuvia prosesseja Strateginen tavoite: Osaava henkilöstö 24. Henkilöstön ammattitaito asiakastyytyväisyyskyselyssä on Tyhy kyselystä esimiestaidot (kohdat 4 9) ovat Tyhy kyselystä osaaminen (kohdat 16 23) ovat Tyhy kyselyn kokonaistulos on Esimiestaitoja ylläpidetään esimiestyötä tukevilla säännöllisesti järjestettävillä teemaaamuilla. Lisäksi järjestetään asiantuntijoiden kanssa yhteistyössä esimiesseminaareja. Henkilöstön ammattitaito varmistetaan tekemällä osaamiskartoitus ja sen pohjalta päivitetään osaamisen kehittämissuunnitelma. Varmistetaan uusien järjestelmien ja uusien toimintatapojen osaaminen. Järjestetään henkilökunnalle koulutusta tietoturva ja riskienhallinta asioista. Yhteistyötä opetusviraston oppisopimustoimiston kanssa jatketaan ja tarjotaan mahdollisuuksia suorittaa taloushallinnon tutkintoja oppisopimuksella. Laskutusosastolta osallistutaan esimiesaamuihin ja esimiesten kehittämispäiviin. Esimiesten jaksaminen varmistetaan. Toteutetaan henkilöstölle osaamistarveselvityksen mukaista koulutusta ja laaditaan yhteenveto kehittymissuunnitelmista. Laskutusosastolla pidetään tuloskortit säännöllisesti esillä palvelualuekokouksissa ja kuukausipalavereissa, joihin

18 TOIMINTASUUNNITELMA (19) osallistumista edellytetään henkilökunnalta. Varmistetaan esimiesten jaksaminen mm. työnohjauksella. Ostolaskuosastolla varmistetaan osaaminen Laske järjestelmän ympäristössä ja kehitetään tehtäväkuvia yhdessä henkilöstön kanssa. Sisäinen toimintaohje päivitetään ja se käydään läpi henkilöstön kanssa. Palkanlaskentaosastolla jatketaan kielikoulutusta ja järjestetään viestintäkoulutusta asiakaspalvelun näkökulmasta. Säännöllinen järjestelmäkoulutus pyritään saamaan osaksi osaston vuotuista kehittämissuunnitelmaa. Talpa, Palmia ja Stara järjestävät yhteistyössä Markkinointi instituutin kanssa palkanlaskennalle suunnitellun taloushallinnon ammattitutkinnon. Palkanlaskentaosaston työsuojeluparit osallistuvat palvelualuekohtaisiin kokouksiin Strateginen tavoite: Sitoutunut henkilöstö päivän sairauspoissaolokerrat/max. 2 krt/htv. 29. Palkitsemisohjelma on käytössä Lyhyitä poissaoloja pyritään vähentämään tehostamalla varhaisen tuen keskustelujen seurantaa sekä tiivistetään yhteistyötä työterveyskeskuksen kanssa. Kohdennetaan tukitoimia niihin yksiköihin, joissa on eniten lyhyitä poissaoloja. Käytetään kaikkia palkitsemisohjelman mukaisia palkitsemiskeinoja ja työn vaativuuden arvioinnit pidetään ajan tasalla. Otetaan käyttöön strategisen hyvinvoinnin mittarit ja seurataan tavoitteiden toteutumista. Tyhy ryhmä laatii toimintavuoden tyhy suunnitelman ja seuraa sen toteuttamista. Työhyvinvointikyselyn tuloksista keskustellaan kaikilla palvelualueilla. Keskustelu kootaan yhteen ja osastot: listaavat kaksi vahvuutta ja kaksi kehittämiskohdetta, jotka ovat hyvin/huonosti omalla osastolla. palveluvastaavat käyvät nämä asiat läpi osastopäällikön kanssa osastopäälliköt tekevät yhteenvedon osastonsa asioista johtoryhmälle Taloushallintopalvelun johtoryhmä käsittelee tulokset ja sopii tarvittavat työhyvinvoinnin kehittämistoimenpiteet teemakokouksessaan.

19 TOIMINTASUUNNITELMA (19) Osasto ja palvelualuekohtaiset kokoukset pidetään säännöllisesti. Kokouksissa käsitellään aikaansaannoksia, onnistumisia ja palkitsemisia. TVA kuvaukset pidetään ajan tasalla ja kaikkien henkilöiden kanssa käydään kehityskeskustelut. Laaditaan osastoille ja palvelualueille tuloskortit ja seurataan säännöllisesti niiden toteutumista.