Logistiikan sähköisten tieto- ja viestintäteknologioiden hyödyntäminen Kokemuksia suomalaisista yrityksistä

Transkriptio

1 Logistiikan sähköisten tieto- ja viestintäteknologioiden hyödyntäminen Kokemuksia suomalaisista yrityksistä Jouni Kauremaa, Jaana Auramo Teknologiakatsaus 154/2004

2 Logistiikan sähköisten tieto- ja viestintäteknologioiden hyödyntäminen Kokemuksia suomalaisista yrityksistä Jouni Kauremaa Jaana Auramo Teknologiakatsaus 154/2004 Helsinki 2004

3 Kilpailukykyä teknologiasta Tekes tarjoaa rahoitusta ja asiantuntijapalveluja kansainvälisesti kilpailukykyisten tuotteiden ja tuotantomenetelmien kehittämiseen. Tekesillä on vuosittain käytettävissä avustuksina ja lainoina noin 390 miljoonaa euroa teknologian kehityshankkeisiin. Teknologiaohjelmien avulla maahamme luodaan uutta teknologiaosaamista yritysten, tutkimuslaitosten ja korkeakoulujen yhteistyönä. Ohjelmien tavoitteena on nostaa teknologista kilpailukykyämme tulevaisuuden keskeisillä teollisuuden toimialoilla. Tällä hetkellä Tekesillä on käynnissä noin 35 teknologiaohjelmaa. Copyright Tekes Kaikki oikeudet pidätetään. Tämä julkaisu sisältää tekijänoikeudella suojattua aineistoa, jonka tekijänoikeus kuuluu Tekesille tai kolmansille osapuolille. Aineistoa ei saa käyttää kaupallisiin tarkoituksiin. Julkaisun sisältö on tekijöiden näkemys, eikä edusta Tekesin virallista kantaa. Tekes ei vastaa mistään aineiston käytön mahdollisesti aiheuttamista vahingoista. Lainattaessa on lähde mainittava. ISSN X ISBN Kansi: Oddball Graphics Oy Taitto: DTPage Oy

4 Esipuhe Tekes käynnisti vuoden 2002 alussa logistiikkaan ja sähköiseen liiketoimintaan keskittyvän elektronisen liiketoiminnan logistiikka (ELO) -teknologiaohjelman. ELO-teknologiaohjelman tavoitteena on logistiikan kehittäminen siten, että sen avulla voidaan parantaa suomalaisen teollisuuden, kaupan ja palveluelinkeinojen kilpailukykyä ja kannattavuutta sekä vahvistaa tämän keskeisen teknologia-alueen tutkimus- ja tuotekehitystoimintaa. Elektroniseen liiketoimintaan liittyvä Informaatio- ja kommunikaatioteknologia (ICT) näyttelee ratkaisevaa osaa tässä kehitystoiminnassa. Kehitystä näyttää kuitenkin yrityksissä hidastavan sekä verkostoitumisen että ICT:n käytännön soveltamisen vaikeus ja tähän liittyvä osaamisvaje. ELO:n johtoryhmä päätti teettää selvityksen kartoittaakseen uusien logistiikan teknologioiden käyttöä suomalaisissa yrityksissä, mutta myös saadakseen toimenpide-ehdotuksia ja suosituksia ELO-teknologiaohjelman suuntaamiseen vuosille Selvitys toteutettiin Tekesin toimeksiannosta Teknillisen korkeakoulun TAI-tutkimuslaitoksessa tutkija Jaana Auramon ja tutkija Jouni Kauremaan tekemänä ja professori Kari Tanskasen ja dosentti Jan Holmströmin ohjaamana. Selvityksen tekemiseen osallistui myös muita Netlog-tutkimusryhmän jäseniä. Lisäksi työtä ohjasi erikseen asetettu ohjausryhmä, johon kuului Tekesin edustajan lisäksi Pekka Aaltonen Logistiikan Koulutuskeskus ECL Oy:stä, Jari Gröhn Liikenne- ja viestintäministeriöstä, Aki Latvanne Nokia Networks Oy:stä, Ismo Mäkinen Consello Consulting Oy:stä ja Heikki Kekäläinen Logistra Consulting Oy:stä. Tekes esittää lämpimät kiitokset selvityksen tekijöille, ohjausryhmän jäsenille ja erityisesti kaikille selvityksen yhteydessä haastatelluille henkilöille ja heidän edustamilleen yrityksille, joita ilman selvityksen tekeminen ei olisi ollut mahdollista. Toivomme selvityksen ja siinä esitettyjen esimerkkien edistävän informaatio- ja kommunikaatioteknologian hyödyntämistä logistiikassa ja yleensä liiketoiminnassa. Helsingissä maaliskuussa 2004 Tekes

5 Alkusanat Tämä tutkimus on toteutettu Tekesin ELO-ohjelman toimeksiannosta Teknillisen korkeakoulun TAI-tutkimuslaitoksessa syksyn 2003 aikana. Tutkimuksen tekemiseen on allekirjoittaneiden lisäksi osallistunut Teknillisen korkeakoulun TAI-tutkimuslaitoksen Netlog-tutkimusryhmän jäseniä. Työtä ovat TAI-tutkimuslaitoksessa ohjanneet professori Kari Tanskanen ja dosentti Jan Holmström. Lisäksi työtä on ohjannut sille erikseen määrätty ohjausryhmä (Heidi Lindroth, Tekes; Heikki Kekäläinen, Logistra Consulting; Pekka Aaltonen, Logistiikan Koulutuskeskus ECL Oy; Aki Latvanne, Nokia Networks; Jari Gröhn, Liikenne- ja viestintäministeriö; Ismo Mäkinen, Consello Consulting). Haluamme kiittää työn ohjausryhmää asiantuntevasta ja kannustavasta ohjauksesta. Suurin kiitos kuuluu kuitenkin kaikille tutkimukseen osallistuneille yrityksille. Ilman heidän ajallista panostaan tutkimusta ei olisi voitu toteuttaa. Lisäksi erityiskiitos kuuluu kaikille raportissa case-kuvauksena esitetyille yrityksille tekstin tarkistuksesta ja julkaisuluvasta. Espoossa Tekijät

6 Tiivistelmä Tämä on Tekesin ELO-ohjelman (elektronisen liiketoiminnan logistiikka) tilaama tutkimus sähköisten tieto- ja viestintäteknologioiden käytöstä ja saavutetuista hyödyistä yritysverkostojen logistiikassa. Logistiikalla tarkoitetaan tässä tutkimuksessa yritysten välisten materiaalivirtojen ja niihin liittyvien informaatiovirtojen kokonaisvaltaista hallintaa. Tarkastelu on luonteeltaan nykytilan selvitys. Tutkimus perustuu puhelinkyselyyn ja haastatteluihin. Puhelinkyselyyn valittiin 48 suomalaista edistykselliseksi arvioitua erikokoista ja toimialaltaan erilaista yritystä: haastatteluissa haastateltiin 21 teollisuuden ja kaupan sekä logistiikan yritystä sekä yhdeksää liikkeenjohdon konsulttia ja tietojärjestelmien toimittajaa. Tutkimuksen perusteella sähköisiä tieto- ja viestintäteknologioita käytetään logistiikan apuna yleisesti. Tyypillinen aineiston yritys käyttää sähköisiä menetelmiä ainakin joissakin oston tai myynnin transaktioissa. Aineiston logistiikkayritykset käyttivät oston, myynnin ja tavaravirran transaktioissa teknologioita keskimäärin hieman enemmän kuin teollisuuden ja kaupan yritykset. Toisaalta osa yrityksistä on ottanut käyttöönsä teknologioita myös laajempien, kilpailuetua tuovien toimintamallien yhteydessä. Tällöin teknologioiden käyttö ei liity pelkästään yksittäisten operatiivisten toimintojen automatisointiin vaan laajempien kokonaisuuksien hallintaan ajantasaisten ja oikeiden tietojen avulla. Tutkimuksen liitteenä esitetään viisi laajempaa tapauskuvausta esimerkkeinä teknologioiden monenlaisista käyttömahdollisuuksista logistiikan apuna. Mielenkiintoista on, että monien yritysten sähköiset ratkaisut ovat verrattain tuoreita. Sähköisen logistiikan kehitys on siis lähtenyt selvästi käyntiin. Esteinä, mutta myös haasteina teknologioiden käyttöönotolle haastatellut yritykset näkivät muun muassa niukat taloudelliset resurssit investointeihin, prosessimuutoksien hallinnan, verkoston osapuolien valmiuksien puutteen, muutosvastarinnan, yritysten välisten tietojärjestelmien rajapintaratkaisujen ongelmat, standardien puutteen sekä sen, ettei tuoreita teknologisia ratkaisuja ole juurikaan kokeiltu käytännön sovelluksissa. Toisaalta keskeisinä elementteinä menestyksellisissä tapauksissa on ollut liiketoimintavetoinen prosessien kehitys sekä prosesseja palveleva teknologioiden soveltaminen. Tutkimuksen perusteella suositetaan, että jatkokehityksen pääpainon tulee olla uusia toimintamalleja luovissa strategisissa verkostotason hankkeissa. Muita tärkeitä kehitysalueita ovat tietojen vaihtoa ja koordinointia kehittävät ja tähän tarkoitukseen teknologioita soveltavat monen yrityksen hankkeet, logistiikan palveluyritysten integrointi toimitusketjuihin, tuoreiden ja aivan uusien teknologioiden kehityshankkeiden tukeminen sekä tarkempana osa-alueena kysynnän ennustetietojen välittämisen ja hyödyntämisen kehittäminen toimitusketjuissa. Kehitystyö näillä alueilla tukee käynnissä olevaa logistiikan sähköistä kehitystä. Tärkeitä seikkoja ovat sekä yrityksissä tehtävät uudet sovellukset olemassa olevista teknologioista että uusien teknologisten ratkaisujen kehittäminen. Avainsanat: Logistiikka, sähköisen liiketoiminnan logistiikka, logistiikan tieto- ja viestintäteknologiat, toimitusketjujen hallinta, tapausesimerkit

7 Summary This study, commissioned by the ELO ( E-business logistics ) research program of the National Technology Agency of Finland (Tekes), investigates the use, benefits, obstacles and further development areas of electronic information and communications technology in logistics networks. Logistics in this report refers to inter-organizational management of materials and related information. The study is based on a phone inquiry and face-to-face interviews with Finnish industrial companies. 48 progressive companies from different industry sectors were selected to the phone inquiry. 21 companies were interviewed on a more detailed level in face-to-face interviews. In addition, nine management consultants and information technology suppliers were interviewed. The evidence from the study shows that electronic information and communications technology is widely used in the field of logistics. A typical company in the study employs electronic solutions at least in some buying or selling transactions. Logistics services providers used technologies in buying, sales, and material flow transactions slightly more than the companies in manufacturing and trade. Some companies have applied technology to create competitive advantage through new operating models. In these kinds of situations the use of technology is linked to the management of larger entities, not just automating single activities, with the help of timely and correct information. Five example cases of such practices are presented in the appendix of this report. It is interesting to note that many electronic solutions in the companies are relatively new. The development of e-business logistics in companies is clearly underway. The interviewed companies recognized the following obstacles and challenges to the use and implementation of technology: scarce financial resources for investments, management of process changes, lack of capabilities of network parties, resistance to change, challenges in integrating inter-company information systems, lack of standards, and the absence of evidence of the use of completely new technologies. On the other hand, the key success factor for employing technology in network logistics seems to be business process re-engineering skills, using technology to support business processes. In conclusion, future research and development efforts in the area of e-business logistics should be focused on creating new operating models in the network level. Other more specific development areas are: improvement of coordination and information sharing with the help of technologies, integration of logistics services providers to supply chains, development of completely new technologies, implementation of existing, but still not widely used technologies, and finally the use of demand forecast information in supply chains more efficiently. Development ventures in these areas support the ongoing development in e-business logistics. Key words: Logistics, e-business logistics, information and communications technology in logistics, supply chain management, case examples

8 Sisällysluettelo Esipuhe Alkusanat Tiivistelmä Summary Listat tapausesimerkeistä, kuvista ja taulukoista 1 Johdanto Rajaukset ja raportin rakenne Terminologia Tutkimusaineistot Logistiikan teknologioiden käyttö Transaktioiden teknologiat Transaktioiden teknologiat teollisuuden ja kaupan yrityksissä Integroidut toiminnanohjausjärjestelmät teollisuuden ja kaupan yrityksissä Transaktioiden teknologiat logistiikan palveluyrityksissä Transaktioiden teknologiaindeksi Verkottuneet toimitusketjumallit teollisuudessa ja kaupassa Tietojen välitys toimitusketjuissa Suorien järjestelmäyhteyksien hyödyntäminen Suoratoimitukset vakiintuneessa asiakassuhteessa VMI-mallien hyödyntäminen toimitusverkoissa Integraatio logistiikkayrityksen kanssa Toimitusketjun optimoinnin työkalut ja niiden käyttö Logistiikan teknologioiden hyödyt ja käyttöönottonäkökohdat Saavutetut hyödyt Esteet Opit Johtopäätökset ja suositukset Keskeiset johtopäätökset Suositukset jatkokehitysalueiksi Lähteet Liitteet 1. Menestyksellisiä tapausesimerkkejä sähköisen liiketoiminnan logistiikasta Tilausohjautuva toimitusketju Vaisala Instrumentsissa Kansainvälisesti palkittu logistiikan toiminnanohjausjärjestelmä SE Mäkisellä Globaali hissien ja liukuportaiden modernisointiprosessi Koneella Sähköiset asiakasrajapinnat GNT Finlandissa Logistiikan ulkoistus Optirocilla Puhelinkyselyyn osallistuneiden yritysten profiilit Teollisuuden ja kaupan yritykset Logistiikkayritykset Kyselylomakkeiden sisältö

9 Lista tapausesimerkeistä Case 1. Roclan Ostoweb Case 2. Orion Pharman pakkaustarvikkeiden oston automatisointi Case 3. Toimittajakannan sähköistys Instrumentarium Oyj:n Datex-Ohmedassa Case 4. Suomen Postin hankintajärjestelmä Case 5. Wärtsilä Servicen web-portaalit asiakkaille ja tytäryhtiöille Case 6. GNT Finlandin web-palvelu asiakkaille Case 7. Tellabsin Espoon tehtaan integraatio logistiikkayrityksen kanssa Case 8. Kvaerner Powerin projektitoimitusten seuranta RFID:llä Case 9. Self-billing-menettely UPM:llä perinteisen kuljetusten laskutuksen sijalla Case 10. Integroidut sisäiset järjestelmät Elcoteqillä Case 11. Kiitolinjan web-tilauskanava Case 12. Ennusteohjautuva toimitusketju Elcoteqillä Case 13. Tellabsin suoratoimitusmalli Case 14. Nokia Networksin VMI-sovellus Case 15. Innogasin VMI-sovellus Case 16. Kone SBU:n (Service Business Unit, huoltotoiminta) toimitusketjun suunnittelu Case 17. Kuljetusten optimointi Innogasilla Case 18. Varaston optimointi Roclalla Viisi laajempaa tapausesimerkkiä sähköisen liiketoiminnan logistiikasta esitetään raportin liitteessä 1. Lista kuvista Kuva 2.1. Tutkimuksen vaiheet Kuva 3.1. Sähköinen toimittajayhteistyön malli Datex-Ohmedan Helsingin tehtaalla Kuva 3.2. Suomen Postin hankintajärjestelmä Kuva 3.3. Transaktioiden teknologiaindeksi toiminnoittain, max=1,00 (teollisuus ja kauppa, n=36) Kuva 3.4. Transaktioiden teknologiaindeksi toiminnoittain, max = 1,00 (logistiikkayritykset, n=12) Kuva 3.5. Tyypillisimmin välitetyt tiedot ja tiedonvälityksessä keskimäärin käytetyt tyypillisimmät menetelmät tutkimuksen toimitusketjuissa (teollisuuden ja kaupan yritykset n=36) Kuva 3.6. Elcoteqin ennusteohjautuvan toimitusketjun kysyntäennusteiden välitys Kuva 3.7. Uuden ennusteohjautuvan toimitusketjun pilottimalli Elcoteqillä Kuva 3.8. Malli logistiikan palveluyrityksen integroitumisesta toimitusketjuun Kuva 4.1. Yritysten näkökulmasta merkittävimmät käytössä olevat logistiikan teknologiat (puhelinkysely: teollisuuden, kaupan ja logistiikan yritykset yhteensä, n=48) Kuva 4.2. Uusista logistiikan teknologioista saatujen hyötyjen kohdentuminen (puhelinkysely: teollisuuden, kaupan ja logistiikan yritykset yhteensä, n=48) Kuva 4.3. Yritysten logistiikan teknologioista saavuttamien hyötyjen luonne ja vaikutusalue

10 Lista taulukoista Taulukko 3.1. Tyypillisimmät käytetyt menetelmät oston transaktioissa (teollisuus ja kauppa, n=36) Taulukko 3.2. Tyypillisimmät käytetyt menetelmät myynnin transaktioissa (teollisuus ja kauppa, n=36) Taulukko 3.3. Tyypillisimmät menetelmät tavaravirran transaktioissa: kuormakirjat ja tavaran vastaanotto (teollisuus ja kauppa, n=36) Taulukko 3.4. Integroitujen toiminnanohjausjärjestelmien (ERP) käyttö; osuus käyttävistä yrityksistä luokiteltuna nykyjärjestelmän käyttöiän mukaan (teollisuus ja kauppa, n=36) Taulukko 3.5. Integroitujen toiminnanohjausjärjestelmien (ERP) toimittajat Taulukko 3.6. Tyypillisimmät käytetyt menetelmät oston transaktioissa (logistiikkayritykset, n=12) Taulukko 3.7. Tyypillisimmät käytetyt menetelmät myynnin transaktioissa (logistiikkayritykset, n=12) Taulukko 3.8. Optimointi- ja suunnitteluohjelmistojen käyttö (teollisuus ja kauppa, n=36) Liitteiden 1 ja 2 kuvat Kuva 1. SE Mäkisen reaaliaikainen toiminnanohjausjärjestelmä Kuva 2. GNT Finlandin pääasiakasryhmät ja näiden pääasiallisesti käyttämät kanavarat Kuva 3. Logistiikan ulkoistuksen malli Optirocilla Kuva 4. Puhelinkyselyn kaupan ja teollisuuden yritysten (n=36) toimialat Kuva 5. Puhelinkyselyn kaupan ja teollisuuden yritysten (n=36) liikevaihto, toimitusketjuasema sekä viennin ja ulkomaalaisten operaatioiden osuus liikevaihdosta Kuva 6. Puhelinkyselyyn logistiikkayritysten (n=12) päätoimialat (kaikilla vastanneilla yrityksillä useita päätoimialoja) Kuva 7. Puhelinkyselyn logistiikkayritysten (n=12) liikevaihto sekä viennin ja ulkomaalaisten operaatioiden osuus liikevaihdosta

11 1 Johdanto Tekesin ELO-ohjelma (elektronisen liiketoiminnan logistiikka) käynnistettiin vuonna 2002, ja se kestää vuoden 2005 loppuun. Ohjelman keskeisenä näkökulmana on, miten sähköinen liiketoiminta tuottaa uusia vaatimuksia logistiikalle ja toisaalta antaa mahdollisuuksia fyysisen logistiikan toteuttamiseen ja ohjaamiseen. Ohjelman tavoitteena on logistiikan kehittäminen siten, että se parantaa suomalaisen elinkeinoelämän kilpailukykyä ja kannattavuutta. Tämä on raportti Tekesin ELO-ohjelman tilaamasta tutkimuksesta uusien logistiikan teknologioiden liiketoimintahyödyistä. Tutkimuksen tavoitteena on luoda yleiskuva logistiikan sähköisten tieto- ja viestintäteknologioiden käytöstä suomalaisissa edistyksellisissä yrityksissä selvittää saatuja hyötyjä teknologioiden käytöstä selvittää esteitä teknologioiden käytölle laatia kuvauksia tapauksista, joissa uutta logistiikan teknologiaa on käytetty menestyksellisesti tehdä suosituksia Tekesin ELO-ohjelman suuntaamiseksi vuosille Tutkimuksessa tarkastellaan toisaalta sitä, millaisia menetelmiä yritykset käyttävät logistiikan hallinnassa ja toisaalta sitä, kuinka pitkälle nämä menetelmät ovat uusia teknologisia ratkaisuja. Tutkimuksen tuloksia luettaessa tulee huomioida, että tutkimus on tehty nimenomaan edistyksellisiksi arvioiduissa yrityksissä. 1.1 Rajaukset ja raportin rakenne Logistiikalla tarkoitetaan tässä tutkimuksessa yritysten välisten materiaalivirtojen ja niihin liittyvien informaatiovirtojen kokonaisvaltaista hallintaa. Tutkimuksesta rajataan pois paluuvirrat sekä yritysten puhtaasti sisäiset toiminnot. Mielenkiinnon kohteena on nimenomaan monenkeskinen toimitusketjun hallinta. Teknologioiden osalta keskitytään tiedonvälityksen ratkaisuihin. Siten tässä raportissa ei tarkastella kaikkia mahdollisia teknologioita logistiikan alueella. Tarkastelusta jätetään pois esimerkiksi tavarankäsittelyn teknologiat, erilaiset etädiagnostiset ratkaisut ja agenttiperusteiset ratkaisut. Tämän lisäksi teknologioiden tarkastelu toteutetaan ylätasolla sivuuttaen tarkan tason tekniset yksityiskohdat. Raportti koostuu kolmesta osasta. Ensimmäisessä osassa, luvussa 2, esitetään tutkimuksen aineistot ja niiden keruutapa. Raportin toisen osan muodostavat luvut 3 ja 4. Luvussa 3 esitetään tutkimuksen keskeiset tulokset teknologioiden käytöstä suomalaisissa valikoiduissa yrityksissä. Luvussa 4 kootaan yhteen logistiikan teknologioiden tuomat hyödyt sekä käyttöönoton esteet ja opit. Raportin kolmannessa osassa, luvussa 5, esitetään tutkimuksen johtopäätökset sekä suositukset sähköisen liiketoiminnan kehittämisalueista logistiikassa. Raportissa on myös laaja liite-osa. Liitteistä ensimmäisessä esitellään viisi laajempaa tapauskuvausta teknologioiden soveltamisesta logistiikan apuna. Loput kaksi liitettä antavat taustatietoja tutkimuksen toteuttamisesta ja puhelinkyselyyn vastanneiden yritysten profiileista. 1.2 Terminologia Ohessa esitetään lista siitä, miten joitakin termejä on käytetty tässä tutkimuksessa. B2B-integrointipalvelut Palvelu sähköiseen tiedonvälitykseen ja integraatioon monen osapuolen välillä. Yritys itse lähettää sanomat (esimerkiksi tilaukset) määritellyssä tietyssä muodossa palveluntarjoajalle, joka välittää tiedot edelleen vastaanottaville yrityksille näiden haluamassa muodossa. Esimerkkejä tällaisen tai vastaavankaltaisen palvelun tarjoajista ovat Anilinker, BEA, Nixu, Sentera, Iocore ja Elma. EDI EDI-standardien mukainen perinteinen sanomanvälitys yritysten järjestelmien välillä. Ei sisällä uusia yritysten järjestelmien välisiä ratkaisuja, kuten XML:ää tai RosettaNetiä. Tyypillinen EDI-ratkaisu Suomessa on EDIFACT (electronic data interchange for administration, commerce, and transport; UNECE 2003). Extranet Rajatun pääsyoikeuden internet. Logistiikka Yritysten välisten materiaalivirtojen ja niihin liittyvien informaatiovirtojen kokonaisvaltainen hallinta. Logistiikan teknologia Logistiikan apuna käytettävä sähköinen tieto- tai viestintäteknologinen menetelmä. 1

12 2 Tutkimusaineistot Tutkimus toteutettiin kaksivaiheisena selvityksenä; se sisälsi sekä kartoittavan puhelinkyselyn että kasvokkain toteutetut tarkentavat yrityshaastattelut. Näiden ohella toteutettiin taustaksi joukko haastatteluita asiantuntijoiden kanssa. Tutkimuksen vaiheet esitetään kuvassa 2.1. Tausta: asiantuntijahaastattelut 9 tietojärjestelmien toimittajaa ja liikkeenjohdon konsulttia Näkemys logistiikan teknologioiden tilasta ja käytön esteistä Kartoittava puhelinkysely 48 eri toimialan ja eri kokoluokan edistyksellistä yritystä teollisuudesta, kaupasta ja logistiikasta Logistiikan teknologioiden käyttö ja saavutetut hyödyt Tarkentavat yrityshaastattelut 21 puhelinkyselyn perusteella valittua yritystä Käytännön esimerkit teknologioiden käytöstä Esteet teknologioiden käytölle Johtopäätökset ja suositukset Kuva 2.1. Tutkimuksen vaiheet. Tutkimuksen taustaksi haastateltiin kaikkiaan yhdeksää valikoitua erityyppistä tietojärjestelmätoimittajaa ja liikkeenjohdon konsulttia. Näiden haastattelujen tarkoitus oli kartoittaa asiantuntijoiden näkemystä logistiikan teknologioiden tilasta sekä käyttöönottamisen esteistä. Haastattelut toteutettiin puhelimitse, ja niissä käytettiin haastattelupohjaa, joka lähetettiin haastateltavalle sähköpostitse etukäteen tutustumista varten ennen varsinaista haastattelua. Tässä raportissa ei tehdä erikseen tarkkaa yhteenvetoa asiantuntijoiden mielipiteistä, sillä tarkoituksena oli kartoittaa nimenomaan käytännön sovelluksia teollisuuden, kaupan ja logistiikan yrityksissä. Asiantuntijahaastatteluihin viitataan raportissa kuitenkin soveltuvissa kohdissa. Puhelinkyselyssä kartoitettiin, mitä menetelmiä yritykset käyttävät logistiikan apuna sekä mitkä ovat yritysten saavuttamat hyödyt merkittäviksi kokemiensa logistiikan teknologioiden käytöstä. Kaikkiaan haastateltiin 48 yritystä kahdessa eri ryhmässä: 1. Teollisuuden ja kaupan yritykset (36 kpl) 2. Logistiikkayritykset (12 kpl) Tutkimukseen valittiin harkinnanvaraisesti asiantuntijamielipiteisiin pohjautuen edistyksellisiä erikokoisia yrityksiä eri toimialoilta (kyselyyn osallistuneiden yritysten kuvailu esitetään liitteessä 2). Valittujen yritysten lisäksi on kuitenkin varmasti olemassa muitakin edistyksellisiä yrityksiä, jotka eivät olleet tiedossa yritysten valintaa tehdessä. Kummallekin haastatellulle yritysryhmälle (teollisuus ja kauppa sekä logistiikka) oli omat lomakkeensa. Teollisuuden ja kaupan yritysten lomake koostui seuraavista pääkohdista: 1. Oston transaktiot: ostotilaukset ja ostolaskutus 2. Myynnin transaktiot 3. Tavaravirran transaktiot: a. Sisääntulevat toimitukset b. Uloslähtevät toimitukset 4. Toimitusketjujen ohjaukseen liittyvien tietojen saaminen ja jakaminen 5. Suunnittelu- ja optimointiohjelmistojen käyttö 6. Saavutetut hyödyt merkittävimmiksi koetuista teknologioista. Logistiikkayritysten lomakkeessa käytettiin samaa pääjakoa, mutta kuitenkin niin, että tavaravirran transaktioita ei jaettu erikseen sisääntulevaan ja uloslähtevään tavaravirtaan. Puhelinkyselyn tulosten perusteella valittiin 21 yritystä tarkentaviin yrityshaastatteluihin. Haastattelujen pääasiallinen tarkoitus oli löytää käytännön esimerkkejä innovatiivisesta logistiikan teknologioiden soveltamisesta. Yrityshaastatteluissa käytettiin kutakin haastattelutilannetta varten erikseen laadittua teemalistaa, joka laadittiin puhelinkyselyn yrityskohtaisten vastausten perustella. Räätälöityjen teemojen lisäksi jokaiselta yritykseltä kysyttiin kokemuksia logistiikan teknologioiden käyttöönotosta. 2

13 3 Logistiikan teknologioiden käyttö Logistiikan teknologioiden käyttöä tarkastellaan tässä luvussa tutkimusaineistoihin pohjautuen kahdessa osassa. Ensimmäisessä osassa tarkastellaan transaktioita: miten tutkimukseen valitut edistykselliset teollisuuden ja kaupan sekä toisaalta logistiikan yritykset käyttävät teknologisia ratkaisuja ostamisen, myymisen ja tavaravirran toiminnoissa transaktioiden apuna. Toisessa osassa keskitytään toimitusketjujen hallintaan tähtääviin ratkaisuihin. Tällöin kyseeseen tulevat erilaiset yritysten väliset yhteistyömallit ja niissä käytetyt teknologiat. 3.1 Transaktioiden teknologiat Yksi keskeinen tapa hyödyntää logistiikan teknologioita on tehostaa transaktioita eri toiminnoissa. Tyypillinen esimerkki on siirtyminen sähköiseen ostotilausten tekoon tai sähköiseen myyntilausten vastaanottoon. Seuraavissa kappaleissa tarkastellaan erilaisia tapoja hyödyntää tarjolla olevia logistiikan teknologioita transaktioissa ensin teollisuuden ja kaupan ja sitten logistiikan yrityksissä Transaktioiden teknologiat teollisuuden ja kaupan yrityksissä Ostotoiminnot Tutkimuksen perusteella yritykset ovat sähköistäneet ja ovat sähköistämässä erityisesti ostotoimintaansa liittyviä transaktioita. Taulukossa 3.1 esitetään puhelinkyselyn yrityksissä tyypillisimpien menetelmien käyttö ostotilauksissa ja ostolaskutuksessa. Taulukon 3.1 perusteella huomataan tämänhetkinen todellisuus tutkimuksen edistyksellisissä yrityksissä: manuaaliset menetelmät ovat yhä vahvasti läsnä, vaikkakin yhä enemmän ne ovat enää rinnakkaisia menetelmiä sähköisille ratkaisuille. Esimerkiksi 86 % tutkimuksen yrityksistä Taulukko 3.1. Tyypillisimmät käytetyt menetelmät oston transaktioissa (teollisuus ja kauppa, n=36). Ostotilaukset Ostolaskutus a b a b Kirje 19 % 100 % 97 % 100 % Puhelin 39 % 100 % 0 % Fax 86 % 100 % 6 % 100 % Sähköposti 44 % 56 % 3 % 100 % Extranet 22 % 25 % 3 % 0 % EDI 39 % 71 % 33 % 50 % B2B-integrointipalvelut 11 % 0 % 0 % Lukuohje: a = menetelmää käyttävien yritysten osuus b = menetelmää yli 5 vuotta käyttäneiden yritysten osuus käyttävistä yrityksistä 3

14 ilmoitti käyttävänsä faksia yhtenä ostotilauksen tekemisen menetelmänä. Sähköisiä menetelmiä ostotilauksissa edustavat extranet-ratkaisut (lähinnä erilaiset ostoportaalit), joita ilmoitti käyttävänsä 22 % yrityksistä, EDI (39 %) ja B2B-integrointipalvelut (11 %). Ostolaskutuksessa kirje on edelleen selkeästi vahvin menetelmä: vain yksi yritys ei saa ostolaskuja kirjeenä kyseinen yritys saa laskunsa ainoalta toimittajaltaan (emoyhtiö) suoraan omaan toiminnanohjausjärjestelmäänsä. EDI:ä käytetään ostolaskutuksen automatisoinnissa kolmasosassa yrityksistä. Huomionarvoista on se, että vain puolessa yrityksissä EDI:ä on käytetty ostolaskujen saamisessa yli viisi vuotta ja että 8 %:ssa yrityksistä (3 yritystä) EDI:ä suunnitellaan, ollaan ottamassa käyttöön tai on käytetty alle yksi vuosi. Seuraavassa tarkastellaan lähemmin ostoportaalien ja EDI:n käyttöä oston transaktioissa. Ostoportaalien peruslogiikka on välittää laajalle toimittajajoukolle sähköisesti tietoja. Keskeisimmät välitetyt tiedot ovat tilaukset, jotka ostoportaalin omistava yritys tuottaa järjestelmästään näkyville toimittajilleen. Joissakin ratkaisuissa portaaleihin on liitetty myös muita tietoja, kuten tuotetietoja, lähetyslistoja tai toimitusketjun ohjaukseen liittyviä tietoja (ostoennusteet ja varastotasot). Ostoportaalien käyttöönotto ei vaadi toimittajalta juuri muuta kuin internet-selaimen. Ostoportaalien käytöstä esimerkin tarjoaa Roclan Ostoweb. Case 1 Roclan Ostoweb Sähköisiä varastotrukkeja ja automaattitrukkijärjestelmiä kehittävä, valmistava ja markkinoiva Rocla on ottanut käyttöön vuonna 2002 Ostoweb-nimisen extranet-sovelluksen osan trukin valmistamiseksi tarvittavien komponenttien hankintaan. Rocla tekee trukkeja pelkästään tilauksesta. Ostoweb toimii tilauskanavana, mutta samalla sen kautta toimittajat voivat vahvistaa tai muuttaa tilausehdotuksia, laatia laskut ja tulostaa Roclan standardin mukaisia tarroja lähetysten kolleihin. Käyttöönotetun Ostowebin piirissä on tällä hetkellä kaikki suoraan työnumerolle ostettavat komponentit, joita on ostoista n. 30 % sekä euromääräisesti että rivimääräisesti. Kutakin myyntitilausta vastaavat työnumerolle ostettavat komponentit tulevat suoraan ja automaattisesti myyntitilauksen kirjauksen jälkeen näkyviin toimittajille Ostowebiin tuoterakennetietojen pohjalta. Toimittajien tulee vähintään kerran päivässä tarkistaa näkyvillä olevat tilaukset Ostwebistä. Ostowebin käyttöönoton tärkein syy oli virheiden poistaminen omista tilauksista. Ostoweb on vaatinut Roclan systematisoimaan tuoterakenteensa, koska webiin automaattisesti menevä tieto on oltava oikein. Ostoweb-projektin yhteydessä systematisoidusta ja tarkkaan kuvatusta tuoterakenteesta on jo itsessäänkin ollut hyötyä. Ostowebin avulla Rocla on pystynyt automatisoimaan hankintaprosessinsa: ainoa, mitä prosessissa tehdään manuaalisena on toimittajien muutosehdotusten käsittely sekä vastaanotossa lähetysten viivakoodien lukeminen. Kaiken kaikkiaan säästö on ollut merkittävä: järjestelmän takaisinmaksuaika oli alle puoli vuotta. Manuaalisen työn laskennallinen säästö oli 2,5 henkilötyövuotta vuotta kohden. Henkilöstöä ei ole kuitenkaan irtisanottu; Rocla on pystynyt hoitamaan toiminnot samalla henkilökuntamäärällä, vaikka ostamisen volyymi on kasvanut. Tämän lisäksi toimittajien toimitustarkkuus on tällä hetkellä käytännössä 100 % Ostowebin kautta tilattavilla riveillä (ennen Ostowebiä keskimääräinen toimitustarkkuus oli % tilausriveistä laskettuna). Järjestelmällisyyden ja toimittajien parantuneen toimitustarkkuuden myötä toimittajat ovat kyenneet alentamaan toimitusaikaansa Roclalle 10 päivästä n. 6 8 päivään. Osatekijänä toimittajien parempaan toimitustarkkuuteen on Ostowebin tarjoama reaaliaikainen tieto Roclan tilauskantaan. Ostoportaalit tarjoavat yritykselle tehokkaan kanavan oman tilauksen tekonsa automatisointiin. Portaaleihin liittyvä ongelma on kuitenkin tyypillisesti se, ettei portaali automatisoi tiedonvälitysprosessia kokonaan. Vaikka ostoportaalin tarjoava yritys automatisoi tiedonvälityksensä, joutuu toimittaja sekä hakemaan tiedot webistä että syöttämään tiedot omaan järjestelmäänsä manuaalisesti. Prosessi on siis puoliautomatisoitu ja edelleen herkkä muun muassa tiedon syötön virheille. Toisaalta oston extranetiä voidaan ajatella yksinkertaisena ratkaisuna kiertää ongelmallista yritysten järjestelmien välistä integraatiota. Pienten toimittajien kanssa portaaliratkaisu on erityisen toimiva. Toisaalta portaaleiden heikkous toimittajan kannalta on, että toimittaja voi joutua tilanteeseen, jossa hän joutuu käyttämään useiden eri asiakkaidensa ostoportaaleita. Oston portaalit ovatkin joissakin yrityksissä olleet vain välivaiheita kohti tiukempaa järjestelmien välistä integraatiota. EDI-teknologia tarjoaa täysin automaattisen järjestelmien välisen sanomanvälityksen. Tutkimusaineiston perusteella EDI:n hyödyt ostotoiminnassa ovat manuaalisen työn vähentyminen, tiedon virheettömyys, tiedonsiirron nopeus ja toimitusketjukumppanin sitouttaminen. Toisaalta EDI on eräajopohjaisena teknologiana liian jäykkä dynaamiseen tiedonvaihtoon (saatavuuskyselyt, ennusteiden vahvistaminen), vaatii isoja investointeja, on perusmuodossaan sovelias point-to-point yhteyksiin ja on käyttökustannuksiltaan kallis (mm. EDI-sanomanvälitys). Silti, kuten yllä jo todettiin, EDI:n kehityshankkeita tehdään kuitenkin edelleen. Tämä osoittaa, että EDI on edelleen vahva teknologia suurivolyymisessa yksinkertaisen tiedon välittämisessä. Orion Pharma on automatisoinut EDI:n avulla lääkkeidensä pakkausten ostamisen. 4

15 Case 2 Orion Pharman pakkaustarvikkeiden oston automatisointi Lääkkeitä sairauksien ehkäisyyn ja hoitoon tutkivalla, kehittävällä, valmistavalla ja markkinoivalla Orion Pharmalla on liki painettua lääkepakkaustarvikenimikettä, jotka tulevat kaikki yhdeltä toimittajalta. Pakkaustarvikkeiden versiot vaihtuvat tiheään, joissakin tuotteissa jopa kerran kuussa, esimerkiksi muuttuneiden ohjeiden tai muuttuneen sääntelyn kautta. Keskimäärin pakkaustarvikenimikekanta kiertää kokonaisuudessaan yhden kerran vuodessa. Versioiden oikeellisuus on kriittistä: tuote, jossa on väärä pakkausversio, on virheellinen, ja joudutaan palauttamaan takaisin Orion Pharmalle, jossa tuotteet joudutaan perusteellisesti tarkistamaan, sillä ne ovat olleet ulkopuolisten käsissä. Pakkaustarvikenimikkeiden hallinnassa on kaksi keskeistä tietolähdettä: versionkuvaus sekä kuva pakkauksesta. Ennen tietoja vaihdettiin postin välityksellä ja tilaukset tehtiin puhelimella ja faksilla. Kuvan käsittely toimittajalla painoa varten oli manuaalista työtä. Nyt tietoja vaihdetaan sähköisesti. Toimittaja ottaa vastaan tilaukset ja versionkuvaukset EDI:nä. Kuvat lähetetään sähköisesti, ja ne eivät enää vaadi manuaalista käsittelyä. Keskeisiä hyötyjä tästä menettelystä ovat suuren tietomäärän käsittelytehokkuus ja varmuus versioiden oikeellisuudesta koko ajan. Lisäksi muun muassa sähköisen kuvankäsittelyn johdosta tilauksesta toimitukseen läpimenoaika on Orion Pharmalle nykyään merkittävästi alhaisempi. EDI:n rinnalle joko korvaavana tai tukevana ratkaisuna on nousemassa XML. Tutkituista yrityksistä vain yksi mainitsi käyttävänsä tällä hetkellä XML-tiedovälitystä ostotoiminnassa (ostolaskutus), mutta kaikkiaan 4 yritystä (11 %) suunnittelee teknologian käyttöönottoa. Vahvimmin XML on esillä elektroniikkateollisuudessa, jossa se on tulossa käyttöön prosessistandardi RosettaNetin myötä. XML:stä tekee yrityksille houkuttelevan se, että tiedonsiirto on halpaa (internet-pohjaisesti). RosettaNetin piirissä XML tarjoaa joustavuutta: päinvastoin kuin EDI:ssä, yksittäisten sanomien standardoinnin sijaan prosessit on standardoitu. Uutena ilmiönä transaktioiden hallintaan erityisesti yritysten hankintojen puolella on ilmaantunut B2B-integrointipalvelu. Palvelun perusideana on tarjota yritykselle vain yhden järjestelmäyhteyden rakentamisella sähköinen yhteys lukuisiin toimittajiin. Datex-Ohmedan Helsingin tehtaan malli antaa esimerkin B2B-integrointipalvelun käytöstä ja osoittaa, kuinka B2B-integrointipalvelun käyttämisellä voidaan nopeasti liittää merkittävä osa ostamisen volyymista järjestelmästä järjestelmään tiedonsiirron piiriin. Case 3 Toimittajakannan sähköistys Instrumentarium Oyj:n Datex-Ohmedassa Instrumentarium Oyj:öön kuuluvan Datex-Ohmeda ryhmän (jatkossa Datex-Ohmeda) Helsingin tehdas päätti vuonna 2001 siirtyä toimittajistansa valtaosan kanssa sähköiseen liiketoimintamalliin. Tarkoituksena oli siirtää ostotilaukset, ostotilausvahvistukset ja ostoennusteiden jako toimittajille sähköisen tiedonsiirron piiriin. Sähköistämisen välineeksi valittiin Anilinker Oy:n integrointipalvelu, koska samalla kertaa saatiin suuri määrä toimittajia sähköisen toimintamallin piiriin toimittajalla on useita vaihtoehtoisia liityntätapoja toimittajan resursseista riippuen sekä kotimaisille että ulkomaisille toimittajille on yksi linkki aloitus- ja ylläpitokustannukset ovat suhteellisen alhaiset kynnys käynnistää ja viedä läpi projekti ei ole korkea. Lähtötilanteessa Datex-Ohmeda lähetti kerran viikossa faksilla 400 sivua ostoennustetta 80 toimittajalle, mikä tarkoitti vuositasolla yli sivua paperia. Ennusteiden lähettäminen faksilla joka maanantai vaati yhden ihmisen päivän työpanoksen. Tämän lisäksi vuositasolla oli tilausriviä, jotka kaikki lähetettiin faksilla ( sivua paperia). Lisäksi tilausvahvistuksista kertyi paperia vastaava määrä. Datex-Ohmeda liitti syksyllä 2001 kolmen kuukauden aikana Anilinkerin palvelun avulla sähköisen tiedonvälityksen piiriin 115 toimittajaansa. Tällä hetkellä toimintamallin piirissä on yli 120 toimittajaa. Nämä vastaavat yhdessä n. 95 %:a Datex-Ohmedan Helsingin tehtaan ostovolyymista. Loput toimittajat ovat joko sellaisia, joille tilauksia syntyy suhteellisesti ottaen niin harvoin tai sitten tilaukset niille ovat niin isoja ja siis vaativat erityisen ostoprosessin, että niitä ei ole Anilinkeriin liitetty. Nykyisessä sähköisessä toimintamallissa Datex- Ohmeda lähettää tilaustiedot ja ennusteet ASCIImuodossa suoraan järjestelmästä Anilinkerille. Toimittaja vastaanottaa tiedot joko omaan järjestelmäänsä, hakee ne Anilinkerin palvelimella olevasta extranet-palvelusta (ANI SupplierWeb), saa ne oman EDI-operaattorinsa kautta tai saa ne faksilla. ANI SupplierWeb -portaali on toimittajalle ilmainen; halutessaan tiedot suoraan omaan järjestelmäänsä täytyy toimittajan investoida tähän itse. Toimittajien tilausvahvistukset tulevat Anilinkerin palvelun kautta suoraan Datex-Ohmedan järjestelmään tai mikäli tilausta on muutettu, suoraan asianomaisen ostajan sähköpostiin. Myöhemmin, 5

16 Datex-Ohmeda ostaja Tilausvahvistus (muutettu) ANI-SupplierWeb extranet-portaali Toimittaja 1: WWW-selain Tilaus Datex- Ohmeda ERP Tilausvahvistus (ilman muutoksia) Ennuste Anilinker Sanomanvälitys Toimittaja 2: Sanomat suoraan omaan järjestelmään ANIFax Fax Toimittaja X Toimittaja 3:n EDI operaattori Kuva 3.1. Sähköinen toimittajayhteistyön malli Datex-Ohmedan Helsingin tehtaalla. vuonna 2003, on otettu käyttöön AniFax-väylä niitä toimittajia varten, joita ei ole liitetty varsinaiseen SupplierWebiin. Tämän avulla kaikki tilaukset (ja ennusteet) on mahdollista saada lähetettyä Datex- Ohmedan kannalta yhdellä ja samalla prosessilla. Toimittajien vahvistamat ennusteet ovat Datex- Ohmedan ostajien katseltavissa SuplierWebissä. Anilinker-investoinnin takaisinmaksuaika oli 16 kk. Verkottumisen hintaa demonstroi se, että erään toimittajan kanssa rakennettiin EDI-yhteys 1990-luvun alussa. Nyt 115 toimittajaa saatiin sähköiseen toimintamalliin vain kolminkertaisella investointikustannuksella verrattuna yhden toimittajan kanssa tehdyn EDI-linkin kustannuksiin. Lisäksi sähköinen tiedonvälitys on mahdollistanut ennusteiden päivittämisen. Ennusteet lähetetään kerran viikossa, kuten aiemminkin, mutta tarvittaessa päivitykset ennusteisiin tätä nopeammalla syklillä on helppo tehdä sähköisen toimintamallin avulla. Ne 20 henkeä, jotka ovat tavalla tai toisella olleet mukana paperien käsittelyssä vanhassa mallissa, ovat voineet tehdä asioita, joita eivät ehtineet tehdä aiemmin. Datex-Ohmedan Helsingin tehtaalle hyödyt integrointipalvelun käytöstä olivat ilmeiset. Toisaalta tutkimuksessa oli mukana myös sellaisia yrityksiä, jotka ovat useamman vuoden B2B-integrointipalvelun käytön jälkeen todenneet että, palvelun käyttömaksut ovat sen verran korkeat, että on kannattavampaa lähteä kehittämään omaa ostoportaaliratkaisua tai suoria järjestelmäyhteyksiä. Osatekijänä toisessa näistä tapauksista oli toimittajien väheneminen, jonka jälkeen suorat, itse rakennetut yhteydet olivat perusteltuja. B2B-integrointipalvelu ei olekaan jokaiseen tilanteeseen sopiva ratkaisu yritysten välisen tiedonsiirron automatisointiin. Palveluntarjontaa on kehittynyt myös hankintoihin. Tällöin palveluntarjoaja tarjoaa kauppapaikan, joka yhdistää tehokkaasti tuotteiden toimittajat ja hankkijat. Keskeisenä etuna on transaktioiden tehokkuus ja sähköisten yhteyksien vaivattomuus. Suomen Postin tarjoama hankintajärjestelmä on yksi esimerkki tällaisesta palvelusta. Case 4 Suomen Postin hankintajärjestelmä Suomen Posti tarjoaa asiakkailleen hankintojen avuksi Logius-hankintajärjestelmää, joka on alun perin ostettu valtion hankintayhtiö Hanselilta. Kyse on Postin asiakkaalleen tarjoamasta palvelusta, jossa asiakas saa käyttöönsä tilauskanavan, jolla toisaalta voi hallita yksittäisiä tilauksia ja toisaalta toimittajasuhteita laajemminkin. Postin kohderyhmänä ovat suuret ja keskisuuret suomalaiset yritykset. Hankintajärjestelmä mahdollistaa sen, että asiakas voi tilata yhdellä kertaa kaikilta hankintajärjestelmän piirissä olevilta toimittajilta ja saada tavarat yhdellä fyysisellä toimituksella. Lisäksi järjestelmän piirissä on mahdollista tarkistaa laskuja ja käyttää sähköisiä laskuja. Toimittajat saavat tilaukset haluamassaan muodossa ja vapautuvat monilta tuotekyselyiltä, koska asiakas voi itse tarkastella 6

17 Asiakkaat Joukko suomalaisia suuryrityksiä Logius -hankintajärjestelmä Asiakas voi yhdellä tilauksella tilata usealta toimittajalta samalla kertaa Tuotteiden perustiedot (mm. Hinta, pakkauskoko ym.) Hankintaprosessien mallit asiakkaille Toimitusten hallinta: mm. kuljetusten yhdistely Laskutus laskujen tarkistus sähköiset laskut Toimittajat Extranet käyttöliittymä EDI Fax XML Kuva 3.2. Suomen Postin hankintajärjestelmä. tuotteiden perustietoja hankintajärjestelmästä. Eri toimittajien lähetykset yhdistellään Postin terminaalissa, ja lähetys asiakkaalle tehdään, kun viimeisin tilauksen osa on saapunut. Varsinaiset raaka-aineet ja muut tuotannolliset tuotteet eivät kuulu hankintajärjestelmän piiriin. Asiakkaan käyttöliittymänä on extranet. Tällöin asiakas tarvitsee vain internet-yhteyden eikä hänen tarvitse huolehtia ohjelmistojen versioista. Asiakkaat ovat kuitenkin huomanneet, että hankintajärjestelmä on tehokas keino hallita perushankintoja, varsinkin jos asiakkaalla on paljon toimipaikkoja. Järjestelmä tarjoaa keskitetyn hajautuksen, eli toimittajasuhteita voidaan hallita keskitetysti, mutta operatiiviset toiminnot, kuten tilaaminen, voidaan tehdä suoraan yksittäisistä toimipaikoista. Myyntitoiminnot Yleisesti ottaen tutkituilla teollisuuden ja kaupan yrityksillä on käytössä myynnissä moninaisempia transaktioiden kanavia kuin ostoissa. Yritysten mukaan toimittajapuolella on ollut helpompaa saada toimittajat omaksumaan tietty toimintamalli, mutta asiakasrajapinnassa pitää olla joustavuutta palvella useita erilaisia asiakkaita. Taulukossa 3.2 esitetään tyypillisimmin käytettyjen menetelmien käytön tila tilausten vastaanotossa, tilausvahvistuksissa sekä myyntilaskutuksessa. Kuten ostoissa, myös myynnin transaktioissa manuaaliset menetelmät ovat vahvasti esillä. Toisaalta joitakin sähköisiä menetelmiä, kuten EDI:ä ja extranet-sovelluksia, käytetään jopa useammassa yrityksessä kuin ostoissa. Tarkentavien yrityshaastattelujen perusteella EDI ja extranet-sovelluksien käyttö on kuitenkin monissa tapauksissa rajattu vain tietyille asiakassegmenteille, kuten EDI tyypillisesti suurasiakkaille. Mielenkiintoista myynnin käyttämissä teknologioissa on web-kanavan käyttö. Kaikkiaan 28 % ilmoittaa käyttävänsä extranet-ratkaisua tilausten vastaanotossa. Edelleen, nämä sovellukset ovat pääosin tuoreita, sillä 80 %:ssa yrityksistä sovellukset ovat alle viisi vuotta vanhoja. Web-tilauskanavat eivät ole jääneet 2000-luvun vaihteessa vallinneen teknologiahuuman jalkoihin, vaan yritykset ovat ottaneet sovelluksia käyttöön siellä, missä se on järkevää. Tällä hetkellä extranet-tilauksen vastaanotto Taulukko 3.2. Tyypillisimmät käytetyt menetelmät myynnin transaktioissa (teollisuus ja kauppa, n=36). Tilausten vastaanotto Tilausvahvistus Myyntilaskutus a b a b a b Kirje 22 % 100 % 11 % 100 % 75 % 100 % Puhelin 53 % 100 % 8 % 100 % 0 % Fax 67 % 100 % 56 % 100 % 6 % 100 % Sähköposti 42 % 73 % 19 % 71 % 0 % Extranet 28 % 20 % 22 % 13 % 3 % 0 % EDI 44 % 44 % 33 % 58 % 44 % 63 % EDI:nä palveluntarjoajalle 0 % 3 % 100 % 19 % 57 % XML 3 % 0 % 6 % 50 % 3 % 0 % Lukuohje: a = menetelmää käyttävien yritysten osuus b = menetelmää yli 5 vuotta käyttäneiden yritysten osuus käyttävistä yrityksistä 7

18 on suunnitteilla, käyttöönotossa tai ollut käytössä alle vuoden 8 %:ssa tutkimuksen yrityksistä (3 yritystä). Seuraavassa tarkastellaan lähemmin käytössä olevia myynnin web- ja EDI-ratkaisuja. Web-asiakaskanavan päähyötyinä tarjoavalle yritykselle ovat transaktioiden käsittelytehokkuus ja tietojen oikeellisuus. Kun asiakas syöttää itse tilauksen, ovat tiedot heti oikein. Esimerkiksi puhelimitse asioidessaan asiakas ei välttämättä kerro kaikkea oleellista; web-tilauslomake ohjaa tarkkojen tietojen syöttämiseen. Hyöty tarkkojen tietojen syöttämisestä voi esimerkiksi nopeuttaa merkittävästi tilausten käsittelyn läpimenoaikaa, kuten Wärtsilä Servicen esimerkki osoittaa. Case 5 Wärtsilä Servicen web-portaalit asiakkaille ja tytäryhtiöille Wärtsilän huoltoliiketoimintayksiköllä, Wärtsilä Servicellä, on asiakkaita tytäryhtiöidensä kautta yli 60 maassa. Wärtsilä Servicellä on kaksi eri selainpohjaista tilauskanavaa, intranet-kanava tytäryhtiöillensä ja extranet-kanava moottoreita ja voimaloita omistaville loppuasiakkaillensa. Tällä hetkellä tilauksista tulee n. 80 % näiden sähköisten kanavien kautta. Selainpohjaisen palvelun yhtenä keskeisenä elementtinä ovat jatkuvasti ylläpidetyt yksilöidyt tuotteiden rakennetiedot. Tilaaja pääsee selaimesta katsomaan juuri haluamansa yksilöidyn tuotteen rakennekuvaa ja voi tilata tarvitsemiaan varaosia tietäen, että rakennekuvien osoittamat varaosat ovat juuri oikeat. Sähköisten kanavien käytön aikana tilausten käsittelyn läpimenoaika on nopeutunut olennaisesti: vuonna 1996 keskimääräinen tilausten käsittelyaika oli 5,3 päivää (laskettuna kaikista tilauksista) kun vuonna 2003 se on ollut 1,8 päivää. Osatekijänä tähän nopeutukseen on ollut, että tilauksissa on suoraan heti kaikki Wärtsilä Servicen tarvitsemat tiedot, eikä tilauksen tietoja ole tarvinnut tarkentaa asiakkailta. Tilausten tarkentaminen globaalissa ympäristössä lisää tilauksen käsittelyaikaan helposti useita vuorokausia aikaerojen takia. Toisaalta myös asiakas voi hyötyä exranet-palveluista paremman palvelun muodossa: asiakkaat voivat tilata vuorokaudenajasta riippumatta tai saavat näkyvyyttä toimitusketjun ylävirtaan. Yleisesti portaalien ongelmana on kuitenkin sama asia kuin oston puolella: asiakas joutuu syöttämään tilaukset yleensä kahteen kertaan, ensin webiin ja sitten omaan järjestelmäänsä. Mikäli asiakas ei saa mitään lisähyötyjä web-palvelun käytöstä, hän tuskin alkaa tilata tätä kautta. Web-kanavan haasteena onkin tarjota asiakkaille lisäarvoa. Tutkimuksen extranet-palveluja laajasti tarjoavat yritykset ovat onnistuneet saamaan asiakkaat käyttämään webiä tilauskanavana osittain tarjoamalla monipuolisia palveluita webin kautta, eikä tarjoamalla sitä pelkkänä tilauksentekokanavana. GNT Finlandin web-palvelu tarjoaa tästä hyvän esimerkin. Case 6 GNT Finlandin web-palvelu asiakkaille IT-tukkuri GNT Finland ottaa vastaan 400 miljoonan euron vuosittaisesta liikevaihdostaan n. 65 % erilaisten sähköisten kanavien kautta. Pääkanavana on GNT:n kattava web-palvelu. Web-palvelun pääelementit ovat kattavat tuotetiedot (tuotekatalogit ja hakukoneet), tilausten teko, hyvityksien ja takuuvaihtojen käsittely, varastotasotietojen saanti sekä tilausten toimitusten seuranta. Asiakas saa webistä reaaliaikaiset tilauksensa tilaa koskevat tiedot: Tilaus vahvistettu Tilaus vapautunut varastoon (on varmistettu, että asiakkaalle voi toimittaa, esim. luottotiedot tarkistettu) Tilaus kerätty Tilaus lähettämössä Tilaus lähetetty. Toimituksessa olevan tilauksen kulkua asiakas voi seurata GNT:n web-palveluun upotetun logistiikkayrityksen seurantapalvelun kautta. Monipuolinen web-palvelu on käytännössä muodostunut sitä käyttävien GNT:n asiakkaiden, jälleenmyyjien, jokapäiväiseksi työkaluksi. EDI on myynnissä edelleen vahvasti käytetty teknologia. 44 % yrityksistä ilmoitti käyttävänsä tilauksistaan ainakin osan vastaanotossa EDI:ä. EDI-linkit ovat kuitenkin pointto-point yhteyksiä, ja niitä on rakennettu sinne, missä volyymi on riittävä, ja standardisanomia, joita ei tarvitse muuttaa usein, voidaan käyttää. Aineistosta voidaan tehdä kaksi mielenkiintoista huomiota EDI:iin liittyen. Ensinnäkin, EDI on osassa yrityksistä tuoretta teknologiaa: 56 % yrityksistä on käyttänyt EDI:ä tilausten vastaanottoon alle viisi vuotta. Toiseksi, neljännes tutkimuksen edistyksellisistä teollisuuden ja kaupan yrityksistä ei enää käytä kirjettä myyntilaskutuksessa ollenkaan. Ratkaisu paperittomuuteen on ollut EDI erilaisine variaatioineen. Yhdessä tapauksessa yritys lähettää kaikki laskunsa EDI:nä suoraan kaikille asiakkailleen. Muissa tapauksessa täysin sähköisen laskunlähetyksen ovat mahdollistaneet suorien EDIyhteyksien ohella laskujen tulostuspalvelut. Tällöin yritys lähettää EDI-sanomana laskun tiedot palveluyritykselle, joka tulostaa ja lähettää yrityksen puolesta laskut varsinaiselle vastaanottajalle. EDI:n vahvuutena on juuri teknologian kypsyys ja standardinomaisuus. Kuten ostamisen ohessa yllä jo todettiin, EDI:llä on edelleen oma rajattu paikkansa sähköisessä liiketoiminnassa: suurivolyymisissa kahdenvälisissä suhteissa. Toisaalta joidenkin asiantuntijahaastattelujen mukaan teknologiset innovaatiot, kuten XML, mahdollistavat perinteisen EDI:n käytön myös laajemmin toimitusketjun suhteissa, esimerkiksi pienempien toimijoiden kanssa. 8

19 Tavaravirran transaktiot Tutkimukseen valitut edistykselliset teollisuuden ja kaupan yritykset käyttävät keskimäärin sähköisiä ratkaisuja tavaravirran transaktioissa vähemmän kuin oston ja myynnin transaktioissa. Taulukko 3.3 osoittaa, mitä menetelmiä yritykset käyttävät kuormakirjojen välityksessä ja tavaroiden vastaanotossa. Kuormakirjojen pääasiallinen muoto on edelleen paperi. Yksi tutkimuksen 36 edistyksellisestä yrityksestä (3 %) ilmoitti, ettei käytä tavaran mukana kulkevaa paperista kuormakirjaa ollenkaan, vaan näiden sijasta käyttää EDI-sanomia ja viivakoodin lukijoita. Kaikista yrityksistä EDI-sanomana sisääntulevan tavaran kuormakirjatiedot saa 11 % yrityksistä ja uloslähtevien tavaroiden osalta kolmannes yrityksistä lähettää tavaran mukana kulkevan paperimuotoisen kuormakirjan lisäksi EDI-sanoman. Sekä sisääntulevien että uloslähtevien kuormakirjojen välityksessä EDI-ratkaisut ovat puolelle niitä käyttävistä yrityksistä alle viisi vuotta vanhoja. Tavaran vastaanotossa keihäänkärkiyritykset käyttävät sähköisiä ennakkotietoja: kolme yritystä (8 %) vertailee vastaanotossa sisääntulevia tavaroita järjestelmään saatuun tietoon ja kuittaa näiden tietojen avulla tavarat ilman manuaalista syöttöä järjestelmään. Näin säästetään työssä ja varmistetaan tietojen oikeellisuus (tietojen syöttö järjestelmään vain toimittajalla). Vastaanotossa 39 %:lla yrityksistä on käytössään viivakoodi. Viivakoodi on jo suhteellisen vanhaa teknologiaa, sillä näistä yrityksistä kaksi kolmasosaa on käyttänyt teknologiaa yli viisi vuotta. Asiantuntijahaastatteluiden ja tarkentavien yrityshaastattelujen perusteella moninaiset viivakoodistandardit estävät viivakoodien käyttämistä laajemmin. Vain yksittäistapauksissa viivakoodia käyttävissä yrityksissä viivakoodia voidaan käyttää kaikissa tavaran vastaanotoissa. Tutkimuksen asiantuntijahaastatteluissa tuli esiin kommentti, että viivakoodi alkaa olla niin vanhaa teknologiaa, että mitä todennäköisimmin se on otettu käyttöön siellä, missä se on kannattanut ottaa käyttöön. Toisaalta viivakoodista on kehitetty uusia ratkaisuja, kuten tavallista viivakoodia enemmän tietoa sisältävät 2D-viivakoodit (Viivakoodi 2003), joiden ansiosta viivakoodin käyttöä voidaan harkita nykyistä useammissa sovelluskohteissa. EDI:n käyttö kuormakirjojen välityksessä tehostaa niin teollisuuden ja kaupan kuin logistiikkayritystenkin toimintaa. Varsinkin logistiikkayritykset hyötyvät kuormakirjojen saannista asiakasyrityksiltään. Monesti EDI:n käyttö yrityksen ja logistiikkayrityksen välisessä suhteessa liittyy tiiviimpään partnerisuhteeseen, kuten Tellabsin Espoon tehtaalla, jossa käytetään vain yhtä huolintaliikettä uloslähtevissä toimituksissa. Case 7 Tellabsin Espoon tehtaan integraatio logistiikkayrityksen kanssa Televerkkojen osia, kuten digitaalisia optisia ristikytkimiä ja laajakaistaliityntäjärjestelmiä, valmistavan Tellabsin Espoon tehtaan SAP R/3 on integroitu huolitsijan järjestelmään, ja tämän lisäksi tietoja vaihdetaan EDI-sanomina. SAP R/3 linkityksen ansiosta suurasiakkaille (vastaa n. 80%:a Tellabsin Espoon tehtaan tilausriveistä) kerätyistä tilauksista tulostuu suoraan huolitsijan osoitetarrat. Etuna on työnsäästö tiedon syötössä ja osoitelappujen tekemisessä. Tämän lisäksi kaikista lähetettävistä toimituksista (ei pelkästään suurasiakkaat) lähtee päivän päätteeksi toimitusten tiedot EDI-sanomana huolisijalle. Huolitsija saa tässä sanomassa tiedon jo ennen kuin on saanut haltuunsa kollit: mitä lähtee ja minne. Toimintamalli jatkuu siitä huolimatta, että Tellabs on julkaistulla päätöksellä päättänyt ulkoistaa Tellabsin Espoon tuotannon sopimusvalmistaja Elcoteqille, joka ottaa tehtaan haltuunsa vuoden 2004 alussa. Taulukko 3.3. Tyypillisimmät menetelmät tavaravirran transaktioissa: kuormakirjat ja tavaran vastaanotto (teollisuus ja kauppa, n=36). Kuormakirjojen välitys Tavaran vastaanotto Sisääntulevat Uloslähtevät a b a b a b Paperi 97 % 100 % 97 % 100 % Fax 8 % 100 % 8 % 50 % EDI 11 % 50 % 33 % 50 % Manuaalinen käsittely 81 % 100 % Viivakoodi 39 % 64 % Sähköiset ennakkotiedot 8 % 33 % Lukuohje: a = menetelmää käyttävien yritysten osuus b = menetelmää yli 5 vuotta käyttäneiden yritysten osuus käyttävistä yrityksistä 9

20 Tavaravirtoihin liittyy osana toimitusten seuranta. Viimeisen viiden vuoden sisällä logistiikkayritykset ovat vahvasti alkaneet tarjota seurantapalveluita webissä. Mielenkiintoisena näkökohtana tähän on, että teollisuuden ja kaupan yrityksiltä kysyttäessä vain 19 % ilmoitti käyttävänsä enemmän tai vähemmän aktiivisesti näitä palveluita sisääntulevien toimitusten seurannassa ja 31 % uloslähtevien toimitusten seurannassa. Yritykset kertoivat, ettei heitä varsinaisesti kiinnosta toimitusten seuranta sinänsä, varsinkin jos kuljetuspalveluja tarjoava yritys on luotettava. Sen sijaan yritykset ovat enemmän kiinnostuneet poikkeamaraportoinnista. Osa yrityksistä ilmoittikin seuraavansa logistiikkayrityksensä tuottamien raporttien pohjalta toimitustarkkuutta. Yrityksille tuotteiden seurannan merkitys korostuu projektitoimitusympäristössä. Eräänä uutena ratkaisusovelluksena tuotteiden seurantaan on langattomasti luettavien RFID-tagien käyttö. Kvaerner Pulp, Power Division käytti RFID tuotetunnistinta ELO-ohjelman yhteydessä kehitetyssä pilottiprojektissaan. Case 8 Kvaerner Powerin projektitoimitusten seuranta RFID:llä Kvaerner Power Oy toimittaa sellu- ja paperiteollisuudelle ja voimantuottajille sooda- ja leijukattiloita, haihduttimia, ympäristönsuojelujärjestelmiä sekä huolto- ja kunnossapitopalveluja maailmanlaajuisesti. RFID-seurantajärjestelmää käytettiin yhden projektin toimitusten seurannassa marraskuusta 2002 heinäkuuhun Suomesta projektin asennustyömaalle Chileen laivattuja projektin tuotteiden osia valmistettiin eri alihankkijoilla pääasiassa Suomessa ja Virossa. Suomesta lähtevät toimitukset koottiin suoraan alihankkijoilta Mäntyluodon satamaan, josta ne laivattiin seitsemässä eri laivauksessa Chileen. Kaikki kollit varustettiin jo toimittajilla Kvaernerin toimittamilla kollikylteillä, joihin RFID-tagit oli liimattu. Satamaoperaattorin käytössä Mäntyluodossa oli muistillinen RFID-lukija, jolla luettiin päivittäin satamaan saapuneiden kollien tagit. Nämä lukutiedot välittyivät XML-tiedonsiirtoina internetin yli Kvaernerin kuljetusjärjestelmän tietokantaan. Lisäksi osa kolleista luettiin perillä työmaalla Chilessä työmaan vastaanoton ja varastoinnin seurantaa varten. Satamaoperaattori ja Kvaernerin laivaus- ja asennushenkilöstö käyttivät samaa Kvaernerin kuljetusjärjestelmää toimitusten ja varaston seurannassa. RFID-tagien käyttö mahdollisti projektitoimitusten tarkemman ja ajantasaisen hallinnan. Kvaernerille tärkeintä tässä ensimmäisessä RFID-tagillisessä toimitusten seurannassa oli saada vahvistettu tieto siitä, että kaikki kollit laivauksia varten olivat satamassa tarvittavana aikana. Mikäli tietty lähetys ei ollutkaan saapunut sovittuna ja vaadittuna aikana Mäntyluodon satamaan, Kvaernerin laivaushenkilöstö pystyi nopeasti ottamaan yhteyttä oikeaan toimittajaan. Toimittajien mielenkiinto toimitusten seurantaan oli herätetty jo ennen toimituksia RFID-tagit olivat liitettyinä Kvaernerin kollikyltteihin, joten toimittajat olivat tarkempia lähetysaikojen suhteen, koska tiesivät lähetyksiä todella seurattavan. Asennustyömaalla luettujen kollien osalta suurin etu tuli siitä, että pystyttiin nopeasti paikantamaan kollit asennustyömaalla vastaanottolukutapahtuman yhteydessä ilmoitetun varastopaikkakoodin mukaisesti. Kollikohtaisista kulkureiteistä läpi toimitusketjun eri lukupisteiden (lähetys, vastaanotto, varastointi ja muutokset edellä mainituissa) jäi Kvaernerin kuljetusjärjestelmään historiatiedot, joten pystyttiin helposti toteamaan, myös jälkikäteen, olivatko oikeat kollit oikeassa paikassa oikeaan aikaan. Läpinäkyvämpi, ajantasainen kollien ja toimitusten seuranta näkyi sähläyksen vähentymisenä (puhelinsoittojen, sähköpostien ja faksien määrän vähentyminen) Kvaernerin laivaus- ja asennustoiminnoissa, satamaoperaattorilla ja toimittajilla. RFID-teknologian käyttö tutkimuksen yrityksissä rajoittui kuitenkin yksittäisiin kokeiluihin. Sen peruskäyttösovellukset ovat tuotteiden seuranta, kuten yllä Kvaerner Powerin esimerkissä, ja lukuautomaatio. Teknologia nähtiin erittäin lupaavana, mutta tällä hetkellä laajempia kaupallisia sovelluksia estää teknologian hinta ja osittainen kypsymättömyys: yritysten mukaan RFID-tagit ovat toistaiseksi liian kalliita ja lukulaitteet vielä liian epätarkkoja varsinkin suuressa tapahtumavirrassa, jossa tarvitaan 100 %:n lukutarkkuutta. Toisaalta tuoteseurantaa voidaan tehdä monin keinoin, joista RFID on vain yksi. Eräs tutkimukseen haastateltu yritys oli pilotoinut viivakoodipohjaista tuoteseurantajärjestelmää projektitoimitusten hallinnassa. Edelleen, viivakoodien käyttö on myöhemmin käsiteltävissä logistiikkayrityksissä, erityisesti kuriiriliikkeissä, tyypillinen ratkaisu tuoteseurannassa. Tavaravirtoihin liittyviä transaktioita voidaan tehostaa monin tavoin, kuten UPM-Kymmenen esimerkki self-billing-menettelystä kuljetusten maksamisessa osoittaa. Case 9 Self-billing-menettely UPM:llä perinteisen kuljetusten laskutuksen sijalla Metsäteollisuusyritys UPM rekisteröi tarkkaan käyttämiensä kuljetusliikkeiden palvelut kirjaamalla jokaisesta kuljetustapahtumasta rahtikirjan tiedot omaan järjestelmäänsä. Kuljetussopimusten perusteella UPM hinnoittelee itse suoritetut kuljetukset. Eräiden kuljetusliikkeiden kanssa on sovittu self-billing-menettelystä, jossa sovituin aikavälein 10