Terveydensuojelun laadun seurantatulokset Koonnut Seija Heikkinen ja Tiina Tiainen

Transkriptio

1 Terveydensuojelun laadun seurantatulokset Koonnut Seija Heikkinen ja Tiina Tiainen 1

2 Sisältö Sisällys 2

3 Liitteet 1. Terveydensuojelun sisäiset auditointiraportitkpl

4 1 Yhteenveto Johdon katselmus on käsitelty vuoden laatutulosten osalta terveydensuojelujaoston kokouksen yhteydessä. Alustavat laadunhallintatulokset on käsitelty terveydensuojelun viikkopalavereissa. Vuoden aikana terveydensuojelu teki sisäistä auditointia vuosittain seurattavien laatuparametrien seurannan lisäksi. Vuoden aikana terveydensuojelu toteutti useita laadunkehittämistoimenpiteitä. 4

5 2 Resurssien hallintaan liittyvät mittarit Henkilöstö: Henkilöstön vaihtuvuus Terveydensuojeluvalvonnan ja eläinlääkintähuollon vakinaisen henkilöstön vaihtuvuus on henkilöstön kokonaismäärään nähden korkea. Taulukossa on arvioitu henkilöstön vaihtuvuutta ja rekrytointitarvetta vuosina Lisäksi perhe- ja virkavapaiden vuoksi palkattujen sijaisten osuus vakinaisesta henkilökunnasta on melko suuri. Vuonna terveydensuojeluvalvonnan pitkäaikaisissa sijaisuuksissa työskenteli yhteensä henkilöä. Eläinlääkintähuollossa henkilöä työskenteli pitkäaikaisissa sijaisuuksissa. Taulukko: rekrytointitarpeen arviointi vuosina Elintarvikelaboratorion toiminnan päättyessä vuoden 2014 lopussa siirrettiin kaksi henkilöä terveydensuojeluun näytteenottajiksi ja yksi henkilö eläintenhoitajaksi. Eläintenhoitajavakansseja on siten vuoden 2015 alusta alkaen kaksi. Tulevaisuudessa on tarkoitus muuttaa yksi eläinlääkärin virka eläköitymisen yhteydessä eläintenhoitajan vakanssiksi. II kaupungineläinlääkäri-hygieenikolta on siirretty praktikkoeläinlääkärien esimiestehtävät praktikkoeläinlääkärin tehtäviin vuoden 2015 alusta, jolloin elintarvikevalvonnan resurssit lisääntyivät 0,5 htv ja vastaavasti praktikko-eläinlääkäriresurssit vähenivät. Henkilöstökysely Henkilöstökysely toteutettiin helmikuussa 2014 koko Porvoon kaupungin henkilöstölle Porvoon kaupungin ja KEVAn yhteistyönä. Työpaikkakokouksessa sovittiin kehittämistoimenpiteet henkilöstökyselyn perusteella tunnistetuille, kolmelle tärkeimmälle työtyytyväisyyteen vaikuttavalle epäkohdalle: 1. Perusteettomat erot henkilöstön palkoissa yksikön sisällä sekä verrattuna samaan työehtosopimukseen kuuluvan, vastaavan vaativuustason tehtäviä hoitavan henkilöstön palkkoihin 5

6 2. Henkilöstön vähäinen osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuus yksikön toimintaa ja henkilöstöä koskevassa päätöksenteossa 3. Uuden henkilöstön perehdyttämisessä puutteita Yleisten asioiden perehdyttäminen on terveydensuojeluvalvonnassa kunnossa, mutta varsinaisiin työtehtäviin perehdyttämisessä on merkittäviä kehittämistarpeita. Sovittiin, että ryhdytään kehittämään tehtäväkohtaista perehdytystä. Asiakokonaisuuksille nimetään vastuuhenkilöt, jolloin perehdyttäminen ei kuormittaisi yksittäistä työtekijää liikaa. Kuhunkin työtehtävään liittyvät, perehdytettävät asiat kootaan listalle, johon merkitään perehdytettävät asiakokonaisuudet, vastuuhenkilö ja toteutunut perehdytysaika. Uusi toimintatapa mahdollistaa sen, että perehdytettävä itse sopii perehdytysajankohdan ao. substanssiasian perehdyttäjän kanssa. Uusi perehdyttämismalli mahdollistaa myös perehdyttämisen hajauttamisen pidemmälle aikavälille, jolloin perehtyvän on mahdollista sisäistää asiat paremmin. Toimenpiteiden toteutuminen: Elintarviketiimissä perehdyttämisohjeiden valmistelu on käynnistetty. Terveydensuojelutiimissä perehdyttämisohjeiden laatimista siirrettiin työnjakouudistuksen jälkeiseen aikaan, vuodenvaihteeseen Eläinlääkintähuollon yöpaikkakokouksessa sovittiin kehittämistoimenpiteet henkilöstökyselyn perusteella tunnistetuille, viidelle tärkeimmälle työtyytyväisyyteen vaikuttavalle epäkohdalle. Kokouksessa sovittiin seuraavista kehittämistoimenpiteistä: 6

7 1. Kehityskeskustelut pidetään jatkossa säännöllisesti kerran vuodessa. Vakinaiselle henkilökunnalle pidetään kehityskeskustelut jatkossa kerran vuodessa. Osa-aikaisille sijaisille pidetään kehityskeskustelut tarvittaessa vuosittain, vähintään joka toinen vuosi. 2. Pyritään antamaan palautetta puolin ja toisin. Työpisteiden hajautettujen sijaintien vuoksi yhteydenpito lähiesimiehen ja työntekijöiden välillä tapahtuu lähinnä sähköpostitse tai puhelimitse. Tiimipalaveri järjestetään joka toinen kuukausi. Praktikkoeläinlääkärien työkuva on itsenäinen. Palautteen anto jää tästä syystä usein vähäiseksi. Jatkossa pyritään parantamaan palautteen, sekä positiivisen että rakentavan, antamista puolin ja toisin. 3. Pyritään varaamaan aikaa uusien työntekijöiden perehdytykseen vastaanotoilla. Vakinaiset praktikkoeläinlääkärit tuntevat vastaanottojen ja praktiikka-alueiden toimintatavat ja erityispiirteet parhaiten. Uusien sijaisten perehdytystä varten on vuonna 2013 laadittu jokaiselle vastaanotolle perehdytyskansiot. Jokaiselle vastaanotolle nimetään perehdytyksestä vastaava henkilö, joka pyrkii varaamaan aikaa uuden sijaisen perehdyttämiseen. 4. Virkistys/kehityspäivä järjestetään kaksi kertaa vuodessa. Vastaanotoilla työskentelee yksi eläinlääkäri Porvoon vastaanottoa lukuun ottamatta, joka on tällä hetkellä kahden eläinlääkärin yhteisvastaanotto. Yksintyöskentelyn vuoksi ovat säännölliset tapaamiset tärkeä työhyvinvointiasia. Eläinlääkintähuolto pyrkii järjestämään työhyvinvointi/kehityspäivän kaksi kertaa vuodessa. Eläinlääkäreiden vastaanottoja ei voida sulkea em. päivien ajaksi vaan lakisääteisten palveluiden takaamiseksi joudutaan palkkaamaan sijaisia. Työhyvinvointimäärärahasta toivotaan rahoitusta sijaisten palkkaamiseen ja työhyvinvointikoulutuksen (esim. yksin työskentely, haastavat asiakaspalvelutilanteet) järjestämiseen. 5. Valvontaeläinlääkärin työhyvinvoinnin parantaminen. Valvontaeläinlääkärin työajasta valtaosa on eläinsuojelulain mukaisia toimenpiteitä. Eläinsuojelutyö on usein henkisesti hyvin kuormittavaa. Työnohjauksen avulla voidaan parantaa valvontaeläinlääkärin työhyvinvointia ja työstää tapoja, joilla henkisesti hankalia työtilanteita voidaan käsitellä. Työhyvinvointimäärärahasta toivotaan rahoitusta valvontaeläinlääkärin työnohjauksen järjestämiseen. 7

8 Mittalaitteet: Terveydensuojelulla on menettelyohje mittareiden tarkistamista ja kalibrointia varten. Terveydensuojelun käyttämät mittalaitteet pyritään tarkistamaan menettelyohjeen mukaan pääsääntöisesti kerran vuodessa. Mittareiden tarkistus on tehty Valvontamaksut: Terveydensuojeluvalvonnan kustannukset asukasta kohden olivat 12, vuonna. Kustannukset nousivat edelliseen vuoteen verrattuna 0, / asukas. Eläinlääkintähuollon kustannukset olivat 5, asukasta kohden. Kustannukset nousivat edelliseen vuoteen verrattuna 0, /asukas. Toimialueen asukasluku oli asukasta ( ). Tunnusluvut - Nyckeltal TP-BU 20 TP-BU TP-BU 201 TP-BU TP-BU TP-BU Terveydensuojeluvalvonnan kustannukset / asukas 12, 12, 12, Eläinlääkintähuollon kustannukset /asukas 5, 5, 5, 5, Taulukko: kustannukset / asukas, lähde tilinpäätökset 201. HUOM! 2011 terveydensuojeluvalvonta maksoi elintarvikelaboratoriolle korvausta erityistilanteisiin liittyvien valmiuksien ylläpidosta 1,5 /asukas Terveydensuojelun toimintaa ohjaavan lainsäädännön mukaan viranomaisen on perittävä maksu eräistä valvontasuoritteistaan. Maksut tulee määrätä siten, että ne vastaavat suuruudeltaan enintään suoritteen tuottamisesta aiheutuvia kustannuksia. Keskimääräiset valvontasuoritteen hinnat ja perityt maksut (suunnitelman mukainen tarkastus, suunnitelman mukainen uusintatarkastus) olivat vuonna lakiperusteittain seuraavat: Elintarvikevalvonta: kirjattu tarkastusaika oli keskimäärin 3,h ja keskimääräinen tarkastuksen hinta oli siten / tarkastus. Tarkastuksista on kirjausten mukaan peritty keskimäärin. Terveydensuojeluvalvonta: kirjattu tarkastusaika oli keskimäärin h ja keskimääräinen tarkastuksen hinta oli siten / tarkastus. Tarkastuksista on kirjausten mukaan peritty keskimäärin. 8

9 Kulutustavaroiden ja kuluttajapalveluiden valvonta: kirjattu tarkastusaika oli keskimäärin h ja keskimääräinen tarkastuksen hinta oli siten / tarkastus. Tarkastuksista on kirjausten mukaan peritty keskimäärin. Tupakkalain valvonta: Tupakointikieltokohteiden kirjattu tarkastusaika oli keskimäärin 45 minuuttia ja keskimääräinen tarkastuksen hinta oli siten. Tarkastuksista on kirjausten mukaan peritty valvontamaksuna keskimäärin. Tupakointikieltojen tarkastusten lukumäärä oli hyvin vähäinen, mistä syystä pitkälle meneviä arvioita ei voi tuloksen perusteella tehdä. Myyntipaikkojen valvontaa tehtiin yhteensä h, keskimääräinen tarkastusaika oli 14 minuuttia ja keskimääräinen tarkastuskustannus siten. %:iin tupakan myynnin tarkastussuoritteista työaika oli kirjattu virheellisesti. Myyntipaikkojen valvonnan vuosimaksut olivat yhteensä ja ne vastasivat noin h:n valvontaa. Lääkelain valvonta: Myyntipaikkojen valvontaa tehtiin vuoden aikana yhteensä h, kun keskimääräinen tarkastusaika oli keskimäärin 15 minuuttia ja keskimääräinen tarkastuskustannus. Vuosimaksua perittiin yhteensä, mikä vastaa noin h:n Kaavio 1: Suunnitelman mukaisten tarkastusten keskimääräisen kustannuksen ja keskimääräisten valvontamaksujen vertailu vuonna. (Tupakkalain osalta kaaviossa on otettu huomioon ainoastaan tupakointikieltojen tarkastukset). Valvontamaksut kattoivat vuonna valvonnan kokonaiskustannuksista % Elintarvikevalvonnan valtakunnallisen valvontasuunnitelman 2014 toteutumisesta laaditun raportin (VASU) mukaan kuntien elintarvikevalvonnasta perittiin maksuja sekä elintarvikehuoneistojen hyväksymisestä että suunnitelmallisesta valvonnasta. Yhteensä Suomessa elintarvikevalvonnasta kerättiin kunnissa maksuja noin 3,5 miljoonaa euroa, mikä on alle 15 % valvonnan kustannuksista. Suunta on kuitenkin pikkuhiljaa kasvava. 9

10 3 Prosessien hallintaan liittyvät mittarit Yksityiskohtaisemmat prosessikuvaukset käydään läpi menettelyohjeiden laatimisen yhteydessä. Muutokset elintarviketiimin lomakkeisiin ja menettelyohjeisiin Käytöstä poistetut ohjeet ja lomakkeet: - Päivitetty: Hyväksytyt uudet ohjeet: 10

11 Käyttöönotetut Eviran valvontaohjeet Muutokset terveydensuojelutiimin lomakkeisiin ja menettelyohjeisiin Käytöstä poistetut ohjeet ja lomakkeet: Hyväksytyt uudet ohjeet: Laboratorion näytteenottolomakkeet talous- ja uimavesinäytteiden sekä pintapuhtausnäytteiden ottoa varten. 11

12 Prosessien hallintaan liittyvät auditoinnit Suunnitellut auditoinnit Laatukäsikirjan ja menettelyohjeiden noudattaminen todennetaan laatukäsikirjan mukaan auditointiohjelman mukaisesti. Myös valvonnan ja päätösten yhdenmukaisuus todennetaan laatukäsikirjan mukaan auditointiohjelman mukaisesti. Kuluneena vuonna oli suunniteltu seuraavat auditoinnit: Horisontaaliset auditoinnit: 1. Menettelyohjeet: 2. Hallintoasioiden käsittely: Päätösten käsittelyaika 1. Vertikaaliset auditoinnit: 2. satunnaisesti valittujen tarkastusten vertikaalinen auditointi vireille tulosta alkaen kiinnittäen erityistä huomiota siihen, onko annettujen kehotusten noudattamista seurattu Toteutuneet auditoinnit 12

13 Lisäksi osana laboratoriopalveluiden kilpailuttamista auditoitiin tarjouskilpailuun osallistuneiden laboratorioiden toiminnan laatu terveydensuojelu- ja elintarvikelain nojalla tehtäviä tutkimuksia säätelevää lainsäädäntöä vastaan. Auditointiraportit ovat liitteinä. 13

14 4 Asiakaspalvelun laadunhallintaan liittyvät mittarit Asiakaspalaute, laatupoikkeamat ja reklamaatiot Vuonna kirjallisia asiakaspalautteita saatiin kpl: Asiakaspalautteet 14

15 Asiakaspalautteet ja laatupoikkeamat käsitellään terveydensuojelun työpaikkakokouksissa paitsi yksittäisiin työntekijöihin liittyvät palautteet, jotka käsitellään esimiehen ja työntekijän kahdenkeskisissä keskusteluissa. Asiakaskyselyt

16 5 Hallinnon laadunhallintaan liittyvät mittarit Vuoden osalta seurattiin ilmoitusten käsittelyaikoja sekä lupa- ja hyväksymispäätösten valmisteluaikoja tarvittavien asiakirjojen saapumisesta päätöksen tekoon. Valvontasuunnitelman toteutumista seurataan vuosittain. Vuoden toteutunut valvonta on kuvattu tarkemmin erillisessä raportissa, joka on käsitelty terveydensuojelujaostossa maaliskuussa. Yhteenveto ilmoitusten sekä lupa- ja hyväksymispäätösten käsittelyajoista Elintarvikehuoneistojen hyväksymispäätösten käsittelyajat täyttävät elintarvikelain vaatimukset (enintään 60 pv laskettuna asian vireille tulosta tai viimeisestä hakemusasiakirjojen täydennyksestä). Elintarvikelain, terveydensuojelulain ja kuluttajaturvallisuuslain mukaisten ilmoitusten käsittelyajasta ei ole säännöksiä. Terveydensuojelulain mukaan ilmoitus tulee kuitenkin tehdä viimeistään 30 päivää ja elintarvikelain mukainen ilmoitus on tehtävä viimeistään neljä viikkoa ennen toiminnan aloittamista tai olennaista muutosta. Valvontasuunnitelman toteutumisen arviointi Valvontasuunnitelman toteutumisen arviointi tehdään vuosittain, vuoden osalta maaliskuussa. Terveydensuojelun valvonta ei vuonna toteutunut kaikilta osin valvontasuunnitelman mukaisesti. Ennalta suunniteltujen tarkastusten osuutta pystyttiin kuitenkin lisäämään edelleen aikaisempiin 16

17 vuosiin verrattuna (kaavio ) henkilöstövajauksesta huolimatta. Suunnitelman mukaisten tarkastusten osuus kaikista tarkastuksista oli %. Tarkastusten kokonaismäärä laski edelleen. Kaavio : Suunniteltujen tarkastusten osuus kaikista tarkastuksista vuosina. Lakiperusteittain valvontasuunnitelma toteutui seuraavasti: Toteutuneitten suunnitelmallisten tarkastusten määrä oli kuluttajaturvallisuusvalvonnassa eli % koko suunnitellusta tarkastusmäärästä. Kaikkien tarkastusten yhteismäärä oli kpl eli % suunnitellusta tarkastusmäärästä. Terveydensuojelulain valvonnassa tarkastettiin noin 61 % suunnitelluista kohteista, mutta varsinaisia suunnitelman mukaisia tarkastuksia tehtiin ainoastaan % suunnitellusta. Muut tarkastukset olivat ilmoitusten käsittelyyn tai terveyshaittaepäilyyn liittyviä. pakkalain valvonnassa tavoitteena oli tarkastaa vähintään myyntipaikkaa. Tarkastustavoite toteutui %:sti. Tupakointikieltojen tarkastuksista toteutui %. Tarkastukset tehdään lähes poikkeuksetta muun valvonnan yhteydessä. Suunnitellut tarkastusmäärät olivat osin matalammat kuin valtakunnallisessa valvontaohjelmassa. Nikotiinivalmisteiden myyntipaikkojen suunnitelluista, lääkelain nojalla tehtävistä tarkastuksista toteutui %. Elintarvikelain valvonnassa tarkastettiin vuonna % kaikista kohteista. Tarkastusten kokonaismäärä oli vuonna % valvontasuunnitelmassa esitetystä. Muut tarkastukset olivat terveyshaittaepäilyyn liittyviä. Suunniteltu tarkastusmäärä oli selvästi alhaisempi kuin valtakunnallisessa valvontaohjelmassa edellytetään. Elintarvikevalvonnan OIVA-tarkastustulokset Elintarvikevalvonnan vaikuttavuutta on vuoden 2014 jälkeen voinut seurata elintarvikehuoneistojen tarkastusten Oiva-arvosanojen jakauman avulla (lähde: Eviran julkaisema Oiva- tilasto 201). Porvoon terveydensuojelun Oiva-arvosanojen jakauma oli vuonna seuraava: oivallinen (A)%, hyvä (B) %, korjattavaa % ja huono (D) %. A ja B tuloksien osuus oli Porvoon terveydensuojelussa yhteensä %. Vuoden C ja D tulosten yhteenlaskettu osuus edellisvuoteen verrattuna. Oiva-arvosanojen jakaumaa on tähän mennessä seurattu hyvin lyhyen aikaa, joten vielä lienee aikaista tehdä päätelmiä sen perusteella. 17

18 : Porvoon terveydensuojelun Oiva-tarkastustulosten ABCD-jakauma ajalla Lähde: Oiva tarkastustulosten yhteenveto raportti. A (oivallinen), B= (hyvä), C= (korjattavaa) ja D= (huono) Valtakunnallisen, vuoden 2014 elintarvikevalvontasuunnitelman toteutumisraportin (VASU) mukaan Oiva-järjestelmällä julkaistujen vähittäismyynti- ja tarjoilupaikkojen elintarvikevalvonnan tulokset paranivat edelliseen vuoteen verrattuna jonkin verran. Tulosten mukaan parhaimman oivallisen arvosanan (A) sai 38,3 % (2013: 34,3 %), hyvän (B) 47,7 % (2013: 49,2 %), korjattavaa (C) 13,2 % (2013: 15,4 %) ja huonon (D) 0,8 % (2013: 1,1 %). A ja B tuloksien osuus oli valtakunnallisesti yhteensä 86 % (2013: 83,5 %). Aluehallintoviraston palaute toiminnan laadusta Etelä-Suomen aluehallintovirasto Oikaisuvaatimukset ja hallintokantelut, päätösten pysyminen ja valitusten läpimeno

19 3. Suunniteltujen laadunkehittämistoimenpiteiden edistyminen Edellisessä laatukatselmuksessa ehdotettujen korjaavien toimenpiteiden toteutuminen 19

20 20

21 6 Ehdotukset korjaaviksi toimenpiteiksi Edellisessä laaturaportissa ehdotettujen korjaavien toimenpiteiden edistämistä jatketaan ja niitä tarkennetaan. Toimijoiden tasapuolinen kohtelu pyritään varmistamaan sisäisillä linjanvedoilla, joilla tulkitaan lainsäädännössä olevia melko väljiä vaatimuksia. Terveydensuojelutiimi päivittää asunnoissa epäiltyjen terveyshaittojen menettelytapaohjeen asuntojen terveyshaittaepäilyjen käsittelystä uuden asumisterveysasetuksen ja terveydensuojelulain muutosten johdosta. Lisäksi terveydensuojelutiimi päivittää Päiväkotitilojen vaatimukset -terveydensuojelujärjestyssäännön sekä laatii lisäksi muita ohjeistoja / terveydensuojelujärjestyssääntöjä kiireellisyysjärjestyksessä (esim. koulutilojen vaatimukset, yleisien oleskelutilojen vaatimukset, vesilaitosten sekä elintarvikehuoneistojen talousvesikaivojen vaatimukset jne.). Terveydensuojelulain mukaisten ilmoituspäätösten käsittelyaikaa pyritään nopeuttamaan kehittämällä. Aloitetaan riskiluokitusohjeiden laatiminen elintarvikekohteiden lisäksi muillekin valvontakohteille. Riskiluokituksen perusteella kohteen tarkastustiheyttä voidaan pienentää tai suurentaa valvontasuunnitelmaan kirjattuun keskimääräiseen tarkastustiheyteen verrattuna. Taksojen päivitysten yhteydessä on edelleen tarkistettava maksujen pohjana olevia keskimääräisiä aikoja, jotta maksut vastaisivat mahdollisimman tarkoin maksullisten suoritteiden tuottamisesta aiheutuneita kustannuksia. 21