RAPORTIT tiedonvälittäjinä

Transkriptio

1 1 TAMPEREEN AMMATTIKORKEAKOULU Liiketalous 9/1998; tarkistettu 9/01 Eija Iso-Junno Esa Kylänpää Irma Mustonen RAPORTIT tiedonvälittäjinä

2 2 RAPORTTI Opiskeltaessa laaditaan monenlaisia selvityksiä, joista käytetään Raportti-nimeä. Työelämässä raportteja laaditaan mm. työmatkoista, projekteista ja tutkimuksista. Raportin tavoitteet ovat moninaiset: sillä osoitetaan, että annettu tehtävä on suoritettu, ja siinä kerrotaan, miten se on suoritettu. Raportti osoittaa, että tekijät ovat paneutuneet aiheeseen.toisaalta raportissa opastetaan menettelemään oikein ja tekemään mielekkäitä ratkaisuja. Raportilla jaetaan tietoa. Työharjoittelusta niin kotimaassa kuin ulkomaillakin raportoivat kaikki. Oppilaitos haluaa tietoa harjoittelupaikkojen tasosta ja mahdollisuuksista, koska työharjoittelun tavoitteena on työssä oppiminen. Sama tavoite on yritys- ja messuraporteilla, jotka perustuvat tutustumiskäyntiin ja mahdolliseen haastatteluun. Jokaisen ei tarvitse käydä kaikkialla. Lähes samat tiedot saa havainnollisesta ja hyvin esitellystä raportista. Raportit laaditaan ohjaajan kanssa sovittuja laajuus- ja sisältöraameja noudattaen seuraavaa rakennemallia mukaellen. Näin raportista saadaan hyvin tavoitetta vastaava ja kutakin ryhmää kiinnostava. Raportin rakenne laatija/t, aihe, ajankohta, asiayhteys (= opintojakson koodi) teettäjä (= ohjaaja/t) tavoite varsinainen raportti vaihe vaiheelta (usein aikajärjestyksessä) päätelmät toimenpidesuositukset lähteet (kirjallisuus, nettisivut, haastatellut henkilöt) liitteet (esimerkit tai koosteet tutkimus- ja kyselylomakkeista) Raportin asemointi Muutaman sivun mittainen raporttiteksti vakioasemoidaan paperille yksipuoleisesti ylätunnisteineen kuten kirje. Tällöin tunnistetietoihin kirjoitetaan laatijan nimi, asiakirjan nimi, päiväys ja tarvittaessa sivunumerot. Pääotsikko kirjoitetaan suuraakkosin riville 10 sarkainasemasta C0 (2 cm laidasta), ja teksti aloitetaan riviltä 12 sarkainasemasta C2 (n. 6,6 cm paperin reunasta). Asemointi on siis periaatteiltaan sama kuin tässä ohjeessa. Seuraavalla sivulla on vakioasemointimalli lyhyttä raporttia varten.

3 22noin 2 cm leveä marginaali C0 sarkaimet, C1 C2 C3 C4 C5 C6 C7 väli 9" eli n. 23 mm TAMK 9/97 Raportit tiedonvälittäjinä Laatijat RAPORTTI 4/0X 1 (3) Opintojakson koodi - asiakirjan numero - monisivuisiin sivunumero, TAMK/Liiketalous/Tiko tai Tahko X 123PM sulkeisiin - asiatunnus sivumäärä PÄÄOTSIKKO Kappaleet 1 cm:n marginaali Ylätunniste Raportit ovat yleensä lyhyitä ja ne tulostetaan yksipuoleisesti (tekstiä tulee vain lomakkeen toiselle puolelle ja kääntöpuoli jää tyhjäksi).teksti aloitetaan riviltä 10 ja sivu vaihdetaan n. 2 3 cm:n päässä sivun lopusta. Kirjoittaminen aloitetaan kaksi rivivaihtoa otsikon alapuolelta, siis tässä riviltä 12 sarkainasemasta C2, mutta mahdollisilla lisäsivuilla riviltä 10. Kirjasinkoko on pistettä, joten rivin korkeus on n. 5 mm (kirjoituskoneen tihein riviväli). Kirjoittamista jatketaan 2 3 cm:n päähän lomakkeen alareunasta. Uusi kappale aloitetaan kohdasta C2. Se erotetaan edeltävästä kappaleesta aina yhdellä tyhjällä rivillä. Kappaleet pyritään saamaan myös oikealta laidaltaan tasaisiksi, joten (automaatti)tavutusta pitää käyttää, niin reuna ei liehu liikaa. Jos tasaat palstat, tavutus on entistä tärkeämpi, sillä sen avulla vältät lukemista häiritsevät pitkät sanavälit. 3 Silmäiltävyys Yksi selkeä silmäiltävyyttä edistävä keino on sisennys. Se aloitetaan seuraavasta sarkainasemasta (siis normaalisti C3:sta) ja erotetaan edeltävästä ja seuraavasta tekstistä tyhjällä rivillä. Sisentää voidaan sanoja, luetteloja, lauseita, virkkeitä ja kappaleen osia. Osuvat sivuotsikot, havainnolliset kuvaajat sekä kiteyttävät luettelot tuovat ryhtiä rakenteeseen. Ydinasiat tuodaan tekstistä esiin jollakin seuraavista tavoista: lihavointi kursivointi alleviivaus (pidetään vanhanaikaisena) SUURAAKKOSET, h a r v e n n u s (näkyvyys OK, luettavuus huono) Luetteloesimerkki Ajokki Malli Määrä mk/kpl Fiat Tipo Media , Opel Corsa 1800 coupe , Raisu-mopo sport , cm leveä marginaali Allekirjoitus Raporttia ei tavallisesti allekirjoiteta, mutta sen mukana voi olla allekirjoitettu saatekirje. Laatijan tiedot on tietenkin kirjoitettava lomakkeen vasempaan yläkulmaan tilanteen mukaan riittävän yksityiskohtaisesti. Liitteet ja jakelu ovat mahdollisia otsikoita. Ne kirjoitetaan noin neljän rivin päähän tekstin lopusta ja toisistaan. Uutta sivua ei muutaman rivin takia tarvitse aloittaa. Voit helposti tiivistää tekstiäsi eismerkiksi jättämällä tyhjiä rivejä pois vastaanottajan ja pääotsikon välistä tai liite- ja jakelutiedoista. Lisäksi kirjasinkoon vaihto pistettä pienempään tuo lisätilaa. LIITTEET Kyselylomake Vastauskooste Esittelyvideo (palautettava) JAKELU Avaintulos Oy markkinointijohtaja Hely Lahtinen Leoko Oy toimitusjohtaja Helena Lehtinen TAMK/ProAkatemia valmentaja Antti Klaavu 1 cm:n marginaali

4 4 Raportin laatiminen 1. Pyri ymmärrettävyyteen. 2. Pyri täsmällisyyteen. 3. Älä innostu liikaa. 4. Tuo olennainen esiin. Kirjoita hyvällä yleiskielellä tai lukijoidesi varmasti ymmärtämällä kielellä, älä yritä briljeerata eli snobbailla vierailla termeillä. (Tiedätkö itse mitä käyttämäsi hienot ilmaukset tarkoittavat? Jos tiedät, kerro; jos et tiedä, ota selville ja kerro sitten muillekin: lisäät näin viestisi informatiivisuutta.) Mitä laajempi lukijakuntasi on, sitä enemmän Sinun on panostettava ymmärrettävyyteen eli pyrittävä käyttämään tuttuja yleiskielen sanoja ja selitettävä oudot ilmaukset ymmärrettävästi ja riittävän laajasti pelkkä synonyymi harvoin riittää. Paljon-, vähän-, muutama-sanat tarkoittavat eri ihmisillä aivan eri asioita, joten käytä täsmällisiä mittalukuja, kuten 15 km, mk jne. Kerro henkilöistä myös tittelit ja tehtävät, mahdollisesti lyhyesti muutakin raportointitilanteen kannalta olennaista (tausta, koulutus yms). Kirjoita vain lukijalle oleelliset asiat ja riittävät perustelut, jotakin vain osaa kohderyhmästäsi kiinnostavaa tietoa voit panna myös liitteisiin. Siis kun olet juttusi kirjoittanut, ajattele kohderyhmääsi ja karsi - tarvittaessa voit lisätäkin. Raportti ei ole päiväkirja. Viimeistele raporttisi ulkoasu siten, että siitä voi helposti poimia yksityiskohdat ja että se lisäksi houkuttelee lukemaan. Siis siinä on oleellisia asioita korostettu lihavoimalla tai sivuotsikoinnein, myös luettelointi ja laatikointi ryhdittävät ja tuovat asioita esille, samoin erilaisten kuvien ja kuvaajien käyttö. 5. Noudata ohjetta - toimeksiantoa. 6. Viimeistele raporttisi. Selvitä itsellesi raportointitehtävän toimeksianto: kenelle, mitä ja mihin tarkoitukseen. Jos yhteisöllä on raportointiohje tiettyihin tilanteisiin, noudata sitä soveltuvin osin. Poikkea siitä kuitenkin aina, kun jotakin huomionarvoista ja merkittävää jäisi muuten kertomatta. Jos kommenttejasi halutaan, pyri objektiivisuuteen, vaikka se onkin vaikeaa. Jos et esimerkiksi tule toimeen työharjoittelupaikkasi henkilöstön kanssa, mutta tehtävät ovat kuitenkin opintojen kannalta mielekkäitä, niin älä jätä tätä kertomatta. Raportista saadaan sitä täydellisempi, mitä selkeämmin tavoitteet ja sisältörunko eli aihealueet on määritelty etukäteen. Viimeistele raporttisi sisältö ja rakenne vastaamaan tavoitetta ja kuulijoiden toiveita. Lisätietoa eri osa-alueista on mm. Liike-elämän kirjallinen viestintä -kirjassa ja Netti-Neuwosessa, joka löytyy Liiketalouden intranet-sivuilta.

5 5 Raportin esittäminen Valmistelu Valmistele esityksesi hyvissä ajoin sopivan mittaiseksi. Saat alittaa esitysaikasi, mutta et missään tapauksessa ylittää sitä. Jos juttusi on ääneen luettuna juuri esitysaikasi mittainen, siitä tulee puhuttuna ylimittainen. Harkitse, mistä supistat, ja muista varata aikaa kysymyksille. Monista materiaali, tulosta kalvot, kokeile laitteet ja viimeistele (järjestele, tuuleta...) esitystila. Pyri esityksessäsi kokonaisedustavuuteen: asiasisältö, materiaalit, esitys ja oheisviestintä kaikki viimeisen päälle... Materiaali kuulijoille Kopioi raportti tai sen tiivistelmä osallistujille. Toisinaan opiskelutilanteissa ydinasiat sisältävä ns. aktiivimoniste on hyvä ratkaisu, koska siinä kerrotaan ydinasiat lyhyesti ja sitä kuulijan on mahdollista täydentää häntä kiinnostavilla asioilla. Näin kunkin läsnäolijan muistiinpanoista tulee juuri hänelle sopivat. Jos raportti on lyhyt, voivat ydinasiat olla kalvolla: kuulijat tekevät näkemänsä ja kuulemansa perusteella muistiinpanoja. Vuorovaikutusta Suunnittele puhe-esitys eli vältä lukemistapahtumaa. Ota esityksessäsi tarkasteltavaksi yleisöäsi kiinnostavimmat seikat ja kerro niistä vapaasti omin sanoin. Tärkeät faktat eli tosiot voit esitellä kalvolta tai viitata monisteen kohtaan, jossa ne on esitetty. Kaikki jakamasi ja näyttämäsi kirjallinen materiaali on tarkoitettu esityksen seuraamista helpottamaan ja myös myöhempää tarkastelua varten. Katso kuulijoitasi, kerro heille, ole innostunut: valmistautuneena osaat asiasi paremmin kuin kukaan muu. Tiedät varmasti mistä puhut. Jännityksen lieventämiseksi voit tehdä itsellesi nuotit, joista näet selkeästi, mitä kertoa ja näyttää seuraavaksi. Havainnollisuutta Näytä kuvia, kaavioita ja videopätkiä, esittele tuotteita ja jaa näytteitä; muista antaa tutustumis- ja kokeiluaikaa, jonka aikana et itse puhu. Hallitusti havainnollistamalla saat vaihtelua esitykseen ja lisäät informaatiota. Suulliset esimerkit ja erilaiset vertailut ovat aina paikallaan. Esityksen rakenne 1 tervehtimiset, esittelyjä ja ehkä vähän taustaakin 2 raportin lyhyt esittely (= Aion kertoa näistä jutuista, vastaan mahdollisiin kysymyksiin lopussa tai kunkin osion lopussa.) 3 asiakokonaisuudet selkeästi omina osioinaan (Näytä vaikka kalvolta tai kerro, että nyt siirrytään toiseen asiaan. Tällöin voi myös kysyä, onko kysyttävää, ennen kuin siirryn käsittelemään...) 4 olennaiset seikat kertaava lopetus tai raportin perusteella tehtävät päätelmät tulevaisuudesta, kiitokset kiinnostuksesta yleisölle Lisätietoa eri osa-alueista on mm. Esitystaito-kirjassa.