Mikkelin Seudun Sosiaali- ja terveystoimi SOTE-hankinnoissa noudatettavat periaatteet Palvelujen hankinnan periaatteet -työryhmä

Transkriptio

1 Etelä-Savon Tarjousasiamies - Projekti Mikkelin Seudun Sosiaali- ja terveystoimi SOTE-hankinnoissa noudatettavat periaatteet Palvelujen hankinnan periaatteet -työryhmä

2 SISÄLLYSLUETTELO 1. Taustaa Yleiset tavoitteet palvelujen hankinnoissa SOTE-hankintojen aluetaloudellinen merkitys Mikkelin seudullisen sosiaali- ja terveystoimen hankintojen lähtökohdat Mikkelin seudullisen sosiaali- ja terveystoimen hankinnoissa noudatettavat yleiset periaatteet ) Asiakaslähtöisyys ) Strateginen ohjaus ) Kokonaistaloudellinen merkitys ) Laatu ja vaikuttavuus ) Tavoitetilan määrittely ) Kumppanuus ) Palautteen merkityksen korostaminen ) Kehittäminen ja innovatiivisuus ) Yhdenvertaisuuden toteutuminen ) Osaamisen kehittäminen Valvonta, seuranta ja raportointi Loppusanat... 8 LIITTEET LIITE I: Hankintaperiaatteista laajemmin... 9 LIITE II: Hankintojen periaatteiden periaatteet...18 LIITE III: Terminologiaa...19 LIITE IV: Työryhmän kokoonpano...21

3 1. Taustaa Hankinnat ovat viimeaikoina erityisesti SOTE-alalla kasvaneet ja keskittyneet voimakkaasti. Kasvua on ollut sekä kilpailutusten määrässä, sopimuskausien pituudessa sekä kerralla kilpailutettavien palvelujen määrässä. Usein myös kilpailutuksen tilaajana on monta hankintayksikköä, eli kilpailuttaja on hankintarengas, kuntayhtymä tai hankintaosakeyhtiö. SOTE-alan palveluhankinnat ovat jo perusluonteeltaan monimutkaisimpia ja haastavimpia kaikkien hankintojen joukossa ja tämä niihin liittyvä monimuotoinen kasvu hankaloittaa niiden toteuttamista entisestään. SOTE-alan kilpailutuksissa on pääsääntöisesti painotettu hankintahetken hintaa. Hankintahetken hinta on pyritty kilpailuttamaan mahdollisimman alhaiseksi ja sitten sidotuksi vielä kohtuullisen pitkäksi aikaa vakioksi. Yhdessä hintapainotuksella ja hankintojen koon kasvattamisella on pyritty saamaan aikaan kustannussäästöjä. Kokemukset ovat kuitenkin täysin päinvastaisia. Kustannuskehitys on monin paikoin karannut käsistä. Pitkän sopimuskauden epävarmuuteen varautuminen yrittäjien toimesta sekä keskusteluyhteyden puuttumisen aiheuttama epäluulo ja epävarmuus palvelujen tarkasta sisällöstä ovat todennäköisesti merkittävimpiä osasyitä tähän kehitykseen. Suurina kokonaisuuksina kilpailutettaessa myös eri palvelukategorioiden erityispiirteet eivät ole saaneet tarvittavaa huomiota hankintaa valmisteltaessa. Tämä on johtanut niputtamiseen ja yleistämiseen, joka näkyy pitkällä aikavälillä koko SOTE-alan palvelujen hankinnan kustannustehottomuutena. 2. Yleiset tavoitteet palvelujen hankinnoissa Vuoden 2007 hankintalaki tiukensi kilpailutusten säätelyä huomattavasti. Tämän seurauksena päähuomio on viime vuosina valitettavasti keskittynyt lainmukaisen hankintamenettelyn läpivientiin. Hankintamenettelyn korostamisen sijasta huomio pitää kiinnittää palvelujen järjestämisen kokonaiskehittämiseen, jota huolellisesti suunniteltu ja toteutettu hankinta tukee. Hankinnat tulee nähdä osana kokonaisuutta, palvelujen kehittämisen ja järjestämisen välineenä. Hankinnoissa pitää aina huomioida seuraavat yleiset tavoitteet: - hankinta palvelujen uudistajana - hankinta palvelujen innovatiivisuuden edistäjänä - hankinta palvelujen tuottavuuden parantajana TEM:n linjauksen mukaan palvelujen uudistamiseen päästään parhaiten: - julkisen ja yksityisen sektorin kumppanuudella - innovatiivisilla julkisilla hankinnoilla - palvelujen käyttäjälähtöisyyden periaatteella 3. SOTE-hankintojen aluetaloudellinen merkitys SOTE-hankintojen osuus on 70 %:n luokkaa kaikista julkisen sektorin hankinnoista. Hankintojen kustannustehokas läpivienti on hankintayksikön lisäksi taloudellisesti merkittävä ASIA myös koko

4 talousalueelle, jota hankinnan koskevat. Perinteisesti suurin osa palveluhankinnoista on kohdistunut lähialueilla toimiviin palveluntarjoajiin. Viimeaikoina alueellisille markkinoille on tullut kansallisia ja kansainvälisiäkin, usein pääomasijoituspohjaisia suuryrityksiä. Ne hinnoittelevat palvelunsa aggressiivisesti, tavoitteenaan markkinoiden valtaus. Suurten yksiköiden varaan voi hyvinkin perustellusti rakentaa ainakin osan palvelutarjonnasta, mutta aluetalouden kannalta ratkaisu voi olla kallis pitkällä aikavälillä, koska keskittymisen mukana kilpailu ja palveluiden monimuotoisuus kärsivät. 4. Mikkelin seudullisen sosiaali- ja terveystoimen hankintojen lähtökohdat Palvelujen järjestämisen ja sitä tukevan hankintapolitiikan lähtökohdaksi on määriteltävä tilaajan tavoitetila. Tavoitetila pitää määräajoin tarkistaa perustuen kattavaan valvontaan, seurantaan ja raportointiin. Tilaajan tavoitetila SOTE-hankintojen lähtökohtana pitää aina olla tilaajan tavoitetila. Pitää siis esittää kysymys: mikä on ihannetila (A) kulloinkin hankittavana olevan palvelun sekä (B) palvelujen järjestämisen kokonaisuuden kannalta seuraavan sopimuskauden päättyessä? Eli toisin sanoen tulee kysyä: mihin hankinnalla pyritään? (A) Hankittavan palvelun tavoitetila Hankittavan palvelun tavoitetila muodostuu seuraavista tekijöistä: - asiakasnäkökulma (tarpeet, toiveet, havainnot, asiantuntijatieto, palaute) - palvelutarjonta (alueellisen yritystoiminnan erityispiirteet) - tilaajan tavoitetila palvelun suhteen (B) Palvelujen järjestämisen kokonaistavoitetila Tilaajan tavoitetila palvelujen järjestämisen kokonaisuuden osalta on erittäin laaja kokonaisuus, joka muodostuu tilaajan omista sisäisistä tavoitteista ja reunaehdoista. Tilaajan tavoitteisiin vaikuttaa kuitenkin aina myös joukko ulkopuolisia tekijöitä. Tilaajan kokonaistavoitteissa pitää huomioida ainakin seuraavat sisäiset ja ulkoiset tekijät: - Palvelustrategia - mitä ja miten palveluita halutaan järjestää - Elinkeinopoliittiset tavoitteet - paikallisen yritystoiminnan monipuolisuuden ja kehittymisen varmistaminen - kilpailun varmistaminen - hankinnan yritysvaikutusten arviointi - Sosiaalipolitiikka - Terveyden ja hyvinvoinnin edistäminen - kuntalaisten hyvinvoinnin kerrannaisvaikutukset - Ympäristövaikutukset - Tilaajan taloudellinen tilanne - hankintahetki vs. pitkäaikaiset vaikutukset - hankittujen palveluiden kustannuskehitys - Aluetalous - hankintahetki vs. pitkäaikaiset vaikutukset - hankintojen alueellisen kohdistumisen kerrannaisvaikutukset

5 - Hankintastrategia - mitä palveluja tuotetaan itse, mitä palveluja hankitaan - mitä hankitaan ja miten hankintaan - millä kriteereillä kilpailutetaan (laadun ja muiden sisällöllisten kriteerien korostaminen) - "Vastuullisen hankintatavan" linjaukset ja periaatteet tilaajaorganisaatiossa - hankintojen aluetaloudellista vaikutusten ja sopimusten noudattamisen merkityksen ymmärtäminen kaikilla toimijoiden tasoilla - hankinnan yritysvaikutusten arviointi - Yhteistyö ja kehittäminen palveluyritysten asiantuntijuus huomioiden - palvelujen laadun ja sisällön jatkuva kehittäminen - yrittäjien/yritysten haastaminen uusien toimintamallien kehittämisen vauhdittamiseksi 5. Mikkelin seudullisen sosiaali- ja terveystoimen hankinnoissa noudatettavat yleiset periaatteet Seuraavaksi kuvataan työryhmän esitys Mikkelin seudun sosiaali- ja terveystoimen hankintojen yleisiksi periaatteiksi. Periaatteet on kuvattu tässä mahdollisimman tiiviisti. Jokainen periaate avataan erillisessä liitteessä (LIITE I: Hankintaperiaatteista laajemmin) periaatteista johdettavien prosessien ja ohjeistuksen määrittelyn tueksi. Periaatteet ovat seuraavat: 1) Asiakaslähtöisyys SOTE-hankinnoissa asiakkaan parhaan toteutumisen on oltava korostetussa asemassa. Asiantuntijatiedon ja asiakaspalautteen huomioiminen on perusta palvelujen hankinnan suunnittelulle. Hankinnan tuloksen, palvelutuottajien valinnan ja palveluohjauksen mallista sopimisen, tulee mahdollistaa asiakkaan palvelutarpeen huomioiminen ja palvelusuunnitelman toteuttaminen ja uudistaminen. Hankinnan valmistelussa on myös tähdättävä sopimukseen, jolla varaudutaan kuntalaisen muuttuvaan palveluntarpeeseen, sekä säilytetään asiakkaan valinnan mahdollisuuksien mukaan. Asiakkaan oikeutta valita palvelunsa tulisi käyttää myös dynamiikan ja kilpailun lisäämisen välineenä. Asiakkaan valinnan mahdollistaminen varmistaa sen, että yksityiset palveluntuottajat joutuvat kilpailutilanteessa joka päivä asiakkaidensa haastamaksi. 2) Strateginen ohjaus Palvelustrategia huomioi asiakastarpeet, kustannukset ja resurssit sekä määrittelee yksityisen palvelutuotannon roolin palvelujärjestelmän osana. Palvelujen järjestäminen hankinnan avulla on taas määritelty hankintastrategiassa. Hankintastrategia perustuu palvelustrategiaan, jossa määritellään työnjako ja roolit palvelujen tuottamiseksi. Hankintastrategia määrittelee keinot saavuttaa palvelustrategiassa määritelty tavoitetila hankintatoiminnan keinoin. Ilman strategista ohjausta hankintatoiminnasta tulee tempoilevaa ja yksityisen palvelutarjonnan on mahdotonta vastata muuttuviin vaatimuksiin. Tilaajan on strategisessa linjauksessaan määriteltävä yksityisen palvelutuotannon rooli osana palvelujärjestelmää. 3) Kokonaistaloudellinen merkitys SOTE-hankintojen kokonaistaloudellinen merkitys on suuri. Hankintojen keskimääräinen osuus kuntien talousarvioissa lähestyy henkilöstökulujen kokonaismäärää ja SOTE-hankinnat ovat suurin yksittäinen

6 hankintatyyppi jopa 70:n prosentin osuudella kaikista hankinnoista. Hankintojen kustannustehokkuuteen ja aluetaloudellisiin kerrannaisvaikutuksiin onkin kiinnitettävä erityistä huomiota. Lisäksi hankintahetken sijasta huomio on käännettävä sopimuskauden aikaisen kustannuskehityksen optimointiin. Vastuullinen hankintatoiminta tunnistaa merkittävyytensä elinkeinopoliittisena välineenä alueen yrittäjyyden kannalta. Hankintatoiminnan kustannustehokkuudella sekä kohdistumisella alueen yrityksiin, on myös erittäin merkittäviä pitkäaikaisvaikutuksia sekä hankintayksikön että alueen talouteen. Näitä vaikutuksia ei voi väheksyä eikä niiden edellyttämää harkintaa sivuuttaa. 4) Laatu ja vaikuttavuus Laatukriteerien hyödyntäminen kilpailutuksen kriteereinä on useimmiten pyrkinyt mittaamaan palveluntarjoajien laatua mekaanisesti ja vain hankinta/kilpailutushetken osalta. Laatujärjestelmän olemassaolon ja tiettyjen laatukriteerien täyttymisen tulee mahdollistaa puitesopimukseen mukaan pääsy. Sopimuskauden aikaisella laatuun kohdistuvalla seurannalla, kehittävällä ja keskustelevalla valvonnalla ja raportoinnilla tulee olla nykyistä suurempi vaikutus sekä yrityksen puitesopimuksessa sijoittumiseen, sopimuskauden aikaisiin palvelupäätöksiin että asiakkaan omaan valintaan. Tavoitteeksi on asetettava hankinnan vaikuttavuuden kriteeristön määrittely. Hankintojen arvioinnissa tällä hetkellä painottuvan suoritepainotteisuuden rinnalla tulee korostaa laadullisten kriteerien merkitystä. Sijoituspäätökset ja puitesopimuksen toteutumisen yhteenvedot pitää julkistaa päätöksentekijöille ja sopimuskumppaneille. 5) Tavoitetilan määrittely Hankintaa valmisteltaessa on keskeisessä roolissa keskeisenä ohjenuorana oltava hankinnan myötä solmittavan sopimuskauden päättymishetken tavoitetila ei siis kilpailutuksen aikainen tilanne. Tavoitetilan määrittely perustuu tilaajan tavoitetilaan, mutta tavoitetilaa määriteltäessä on huomioitava, että kokonaisuuden kannalta paras mahdollinen tavoitetila saavutetaan huomioimalla sekä tilaajan, palveluiden tuottajien ja asiakkaiden näkökulma. Tavoitetilan määrittelyn jälkeen hankinta suunnitellaan käänteisellä SOTE-palveluhankinnan prosessilla. 6) Kumppanuus Vastuullinen hankintatoiminta perustuu kumppanuudelle. Sekä palvelujen tuottajien, asiantuntijoiden että asiakkaiden mielipiteitä on kuunneltava ja palaute on huomioitava hankintoja koskevassa päätöksenteossa. Palvelutuotannon roolit on kuitenkin tunnistettava, vaikka palveluja järjestetään hankinnan avulla. Tilaajalla on viime kädessä vastuu palvelujen järjestämisestä ja siten varsinainen päätösvalta. Päätösvaltaa on kuitenkin pyrittävä käyttämään huomioiden yhteistyön eri osapuolet ja heidän näkökulmansa asiaan. 7) Palautteen merkityksen korostaminen Palvelujen järjestäminen, niiden hankinnan suunnittelu ja vaikuttavuuden seuranta perustuvat monipuoliselle palautteen keräämiselle. Palautetta kerätään asiakkailta ja palvelutarjoajilta sekä hankinnan perusteella solmitun hankintasopimuksen noudattamisesta vastaavilta hankintayksikön asiantuntijoilta sekä palvelutuottajien toimintaan valvovilta valvontaviranomaisilta. Palautteen keräämiseksi on tilaajan luotava säännöllisyyteen perustuva seuranta-, valvonta- ja raportointiprosessien kokonaisuus, sekä määriteltävä hankinnoille toimialakohtainen vastuuhenkilö. Palaute pitää käsitellä suurten hankintojen osalta myös hankinnasta vastaavan lautakunnan toimesta.

7 8) Kehittäminen ja innovatiivisuus Nykyiset hankintamenettelyt, yhdessä pitkien ja staattisten hankintasopimusten kanssa, ovat jäykistäneet ja estäneet palvelujen ja palvelujärjestelmän kehittämistä. Hankintatoiminta tulee nivoa osaksi palvelujen kehittämistä ja siihen liittyvää yhteistyötä yritysten ja yhdistysten kanssa. Itse hankinta voi olla sinällään innovatiivinen, eli kehittämisyhteistyötä tilaajan kanssa. Myös hankintasopimus tulee laatia niin, että se velvoittaa palvelutuottajat osallistumaan tai toteuttamaan palvelun sisältöön tai järjestämistapaan liittyviä kehittämistehtäviä. Laadun ja vaikuttavuuden sekä kustannustehokkuuden kehittäminen pitää esittää haasteeksi ja sopimuskauden aikaiseksi tavoitteeksi palvelun tarjoajille. 9) Yhdenvertaisuuden toteutuminen Jokaisella kansalaisella on oikeus riittäviin sosiaali- ja terveyspalveluihin. Tämä yhdenvertaisuusperiaate on kirjattu Suomen perustuslakiin. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että kaikilla kansalaisilla on oikeus parhaaseen mahdolliseen terveyteen, sosiaaliseen hyvinvointiin ja osallisuuteen. SOTE-viranomaisten tulee siis kohdella asiakkaita tasapuolisesti ja yhdenvertaisesti. Yhdenvertaisuusperiaatteen soveltaminen ei kuitenkaan estä tosiasiallisen tasa-arvon turvaamiseksi tarpeellista positiivista erityiskohtelua eli tietyn ryhmän asemaa ja olosuhteita parantavia toimia. Yhdenvertaisuuden periaatteen noudattaminen tulee ulottaa myös siihen, miten palveluntuottajia kohdellaan. Palveluntuottajille tulee taata yhdenvertainen kohtelu riippumatta palvelun tarjoajan toimipisteen sijainnista, toiminnan tai toimitilojen suuruudesta sekä esimerkiksi hankinnan valmistelussa, hankintakriteerien täyttymiseen liittyvissä vaatimuksissa ja aikarajoissa. Puitesopimusten noudattamisessa tasapuolisuuden toteutuminen edellyttää nykyistä suurempaa huomiota puitesopimusten toteuttamisen valvontaan ja yhteisten pelisääntöjen sopimiseen sekä niiden noudattamiseen. 10) Osaamisen kehittäminen Palveluiden hankintoihin liittyvä osaaminen ja hankintojen vaikuttavuuden tiedostaminen on tunnistettava läpi koko hankintayksikön eri toimintatasojen. Hankintatoimintaan liittyvien valintojen ja päätösten vaikutukset ovat pitkäaikaisia ja usein taloudellisesti hyvinkin merkittäviä. Hankintatoimintaan liittyvissä tehtävissä toimivat luottamushenkilöt, viranhaltijat ja asiantuntijat on koulutettava myös hankintatoiminnan osalta roolinsa mukaisten tehtäviensä hallitsemiseksi, sekä hankintojen yleisten periaatteiden ja niistä johdettavien ohjeistusten sisäistämiseksi ja noudattamiseksi. Hankintatoimintaan liittyvän koulutuksen organisoi ja ylläpitää toimialakohtainen hankintavastaava yhdessä hankintayksikön hankintatoiminnan korkeimman viranhaltijan kanssa. 6. Valvonta, seuranta ja raportointi Edellä esitetyt hyvän hankinnan periaatteet eivät toteudu ilman jatkuvaa, organisoitua valvontaa, seurantaa, raportointia sekä koulutusta. Periaatteiden ja ohjeistusten sisäistämiseen ja noudattamiseen on kiinnitettävä erityistä huomiota kaikilla hankintatoimen ja hankintoihin vaikuttavien toimijoiden tasoilla. Hankintayksikön on määriteltävä hankintoihin linkittyvät roolit, sekä niiden sisältämät tehtävät

8 organisaatiossaan. Näiden organisaation eri tasoilla suoritettavien tehtävien suorittajille on lisäksi järjestettävä riittävä ja oikein kohdistettu koulutus ja ohjeistus. Toimijoiden tasoja ovat ainakin seuraavat: Kunnan/kaupungin johto (Hankinnoista vastaava johtaja/johtajat) Hallitus/Valtuusto Toimialakohtainen lautakunta Toimialajohtaja Toimialakohtainen hankintavastaava Hankinnan valmistelija/esittelijä Hankintasopimuksen solmija Tilaaja / palveluohjaaja / puitesopimuksen toteuttaja Asiakkaita edustavat toimijat Erityisen tärkeää on nimetä toimialakohtainen hankintavastaava, joka vastaa siitä että toimialan hankinnat suoritetaan hyvän hankinnan periaatteiden mukaisella tavalla. Toimialakohtainen hankintavastaava varmistaa, että toimialan hankinnat suunnitellaan ja toteutetaan sovitulla tavalla, valvoo puitesopimuksien noudattamista sekä huolehtii että seuranta, valvonta ja raportointi perustuvat säännöllisyyteen. 7. Loppusanat Tämä dokumentti on syntynyt Mikkelin kumppanuuspöydän hankintojen periaatteet työryhmän työhön perustuen. Dokumentin laatimisesta on vastannut Ilkka Liljander Miset Oy:stä, osana Etelä-Savon tarjousasiamies hanketta ja sen Hankintojen kehittäminen - osatehtävää. Työryhmän kokoonpano on esitetty liitteessä IV.

9 LIITE I Mikkelin seudun sosiaali- ja terveystoimi Hankintojen periaatteet Hankintaperiaatteista laajemmin 1. Asiakaslähtöisyys SOTE-palveluita tarvitsevan asiakkaan palvelutarve on yksilöllistä. Hankintamenettelyt eivät pääosin nykyisellään tue lainkaan asiakkaan yksilöllisen tarpeen tunnistamista ja sen vaikutusta tehtäviin sijoituspäätöksiin. Hankintamenettelystä riippumatta ja niiden rajoituksista huolimatta on pyrittävä hankintasopimukseen, joka huomioi asiakkaan palvelusuunnitelman toteutumisen ja lisäksi velvoittaa yksityiset palvelutuottajat osallistumaan palvelujen suunnitteluun käyttäjien, omaisten ja palveluohjaajan kanssa. Ote lausunnosta Suomen Kuntaliiton Palveluasumisen järjestäminen ja kilpailuttaminen -oppaaseen (luonnos ): Nykyisen hankintalain soveltamisessa ja hankintakäytäntöjen luomassa todellisuudessa esille nousee asiakasnäkökulman lähes täydellinen puuttuminen palveluasumisen kilpailutuksissa. Palvelujen käyttäjiä ja heidän läheisiään ei kuulla eikä heillä ole hankintalain osalta vaikutusmahdollisuuksia ja oikeussuojakeinoja. Sosiaalihuollon asiakaslaki ja muu sosiaalilainsäädäntö (vammaispalvelulaki ja kehitysvammalaki) ovat monelta osin erilaiset kuin hankintalain käsitteet, eivätkä ne tule esiin kilpailutuksissa. Hankintalain mukaisissa kilpailuttamisissa palvelun käyttäjillä on ollut pääasiassa mykän tavaran asema. On vaarallista, että nykyinen hankintalain soveltamiskäytäntö luo palveluntuottajille ja järjestämisvastuussa oleville kuvitelman siitä, että palvelun käyttäjää ja hänen läheisiään ei tarvitse kuunnella. Se on johtanut ja johtaa huonoon kohteluun, mikä johtaa kasvavaan tyytymättömyyteen nykyiseen tapaan järjestää sosiaali- ja terveyspalvelut. Asiakkaan valinnanvapaus (palvelujärjestelmän puitteissa eli käytännössä valinnanmahdollisuus) on tärkeä periaate myös sosiaali- ja terveyspalveluissa. Periaatetta ei voi kuitenkaan soveltaa samalla lailla kaikkiin palveluihin esimerkiksi sosiaalihuollon palveluihin, joissa pyritään esimerkiksi turvaamistoimenpiteisiin, esimerkiksi lastensuojelu. Asiakkaan oikeutta valita palvelunsa tulisi käyttää dynamiikan ja kilpailun lisäämisen välineenä. Yksityiset palveluntuottajat joutuvat kilpailutilanteessa joka päivä asiakkaidensa haastamaksi. Mikäli palvelun sisältö, hinta ja laatu eivät ole kohdallaan, asiakas voi valita toisen palveluntuottajan. Tällaista palvelun tarjoajien haastamista tulisi hyödyntää myös SOTE-palvelujen järjestämisessä. Asiakaslähtöisiä hankintamenettelyjä tai -tapoja ovat esimerkiksi palvelusetelijärjestelmä ja palveluohjauksellinen hankintamenettely. Muissa hankintamenettelyissä pitää pyrkiä tilanteeseen missä säännöllinen asiakaspalautteen kerääminen vaikuttaa sijoituspäätöksiin myös sopimuskauden aikana, tällöin sijoituspäätösten perusteita mitataan muulloinkin kuin kilpailutushetkellä. Lisäksi asiakkaan osallistuminen laadunhallintaan on oleellinen osa palvelun laadukkuutta. Asiakaslähtöisyys on itsestään selvä julkisten ja yksityisten palvelujen kehittämistavoite. Asiakaslähtöisesti toimittaessa asiakkaan ja ammattilaisen välille syntyy aitoa, tasa-arvoista, kahdensuuntaista vaikuttamista ja vuoropuhelua, joka varmistaa sen, että palvelutoiminta vastaa ennen kaikkea ihmisten, asiakkaiden, potilaiden tarpeisiin heidän omasta näkökulmastaan. Toimintaa ei tule suunnitella ja toteuttaa yksinomaan ammattilaisten tai organisaation tarpeista käsin. (Sosiaali- ja terveyspalveluiden hankinta ostopalveluna, Kuntaliitto 2007)

10 2. Strateginen ohjaus Julkisten hankintojen määrä ja taloudellinen painoarvo on voimakkaassa kasvussa. Kuntaliiton viimeisimpien tietojen mukaan hankintojen yhteenlaskettu arvo kuntien budjetissa on jo yhtä suuri kuin henkilöstömenojen osuus. Kuntien julkisten hankintojen kokonaisarvo oli vuonna 2010 jo 16,9 mrd euroa ja keskimääräinen kasvuvauhti viime vuosina on ollut n. 7,5%. Tästä huolimatta hankintoja ei ole ohjattu strategisella tasolla kokonaisuutena kuin yksittäisissä kunnissa. Strateginen ohjaus luo pohjan periaatteille ja suuntaviivoille hankintayksikön hankintatoiminnalle kokonaisuutena. Ongelmana on usein se että hankintayksikön johdossa vallitseva tahtotila hankintojen toteuttamisesta ei jalkaudu yksittäisten hankintojen tasolle. Yksittäisen hankinnan linkittyminen ylimmän tason strategioihin ei voi olla varmistettu ilman hankintoihin liittyvää prosessiohjausta, ohjeistusta ja koulutusta. Seuraavassa esitetään malli hankintayksikön yksittäisen hankinnan kytkeytymisestä ylimmän tason strategioihin Top- Down -periaatteella: Strateginen taso - Palvelustrategia, Kehittämisstrategia ja Elinkeinopolitiikka Toimintaperiaatteellinen taso - Hankintatoiminnan linjaukset ja periaatteet - Hankintastrategia - Toimialakohtainen hankintastrategia/suunnitelma - Hankintatoimen ja sen seurannan, valvonnan sekä raportoinnin organisointi Operatiivinen taso - Toimialakohtainen hankintavastuu (vastuuvirkamies) - Hankinnan valmistelu ja suunnittelu (tilaajat, asiantuntijat) - Hankintamenettelyn noudattamien ja hankinnan suorittaminen (hankinta-asiantuntijat) - Hankinnan seuranta, valvonta ja raportointi (kaikki toimintokohtaisesti nimetyt toimijat) Ilman tämän prosessin määrittämistä ja noudattamista ei hankintatoimintaa kokonaisuutena pystytä optimaalisesti hallitsemaan.

11 Ilman strategisen tason linjausten ja niiden perusteella laadittujen toimintaperiaatteiden olemassaoloa, yksittäinen hankinta (kuviossa Hankintakehä) ja siten hankintatoimi kokonaisuudessaan ei ole kontrolloitavissa riittävällä tasolla. Jokaisen hankinnan valmistelun ja toteutuksen tulee siis perustua strategiatason ja periaatetason linjausten mukaisesti laadittuihin operatiivisen tason hankintaohjeisiin. 3. Kokonaistaloudellinen merkitys Hankinnan kokonaistaloudelliset, erityisesti sopimuskauden aikaiset vaikutukset hankintayksiköihin ja niiden toimintaympäristöön ovat jääneet lähes täysin hankintahetken hinnan painotuksen varjoon. Hankinnan kokonaistaloudellinen arviointi: - tilaajaorganisaation taloudellinen tilanne hankintahetkellä - hankittavan palvelun kustannustaso hankintahetkellä - tilaajan taloudellinen tilanne sopimuskauden aikana - sopimuskauden aikaiset kokonaiskustannukset - välilliset kustannukset sopimuskaudella - sopimuskauden aikaisten muuttuvien kulujen arviointi - hankinnan yritysvaikutusten arviointi - hankinnan aluetaloudellinen merkitys o palvelutuottajien paikallisuus (minne palvelusta maksetaan, minne toiminnan verot maksetaan, minne alihankinta kohdistuu) o yritysten työntekijöiden paikallisuus (minne verot maksetaan, missä työntekijät kuluttavat ) o mahdollinen alihankinta ja sen kohdentuminen alueelle - hankinnan vaikutus markkinoiden toimivuuteen o mm. monituottajamallin tukeminen, kilpailun ja palveluiden kehittämisen edistäminen Hinta on tärkeä kriteeri hankinnoissa, mutta sen ylikorostunut asema SOTE-kilpailutuksissa onkin johtanut kustannustason voimakkaaseen kasvuun. Kokonaistaloudellisen arvioinnin perusteellinen suorittaminen mahdollistaa hinnan (varsinkin hankintahetken) painoarvon vähentämisen kilpailutuksen kriteerinä. Halvimman hinnan palvelu ei hankintahetkellä tarkasteltuna välttämättä ole halvin vaihtoehto kokonaistaloudellisesti tarkasteltuna. Lisäksi kokonaistaloudellinen tappio voi olla huomattavasti suurempi kuin hankintahetkellä tavoiteltu muutaman prosentin halvempi hinta. Esimerkiksi muutaman prosentin edullisempi hankintahinta ei välttämättä olekaan kokonaistaloudellisesti edullisin hinta hankintayksikölle, jos toimittaja ei maksa veroja paikkakunnalle tai työllistä paikallista työvoimaa. Paikallisen yritystoiminnan suosiminen on hankilain mukaan kiellettyä. Paikallisen yritystoiminnan erityispiirteiden huomiointi hankintaa valmisteltaessa ei sen sijaan ole kiellettyä. Näin annetaan paikalliselle yritystoiminnalle mahdollisimman tasapuoliset mahdollisuudet kilpailla kansallisia ja kansainvälisiä toimijoita vastaan niiden omilla ja luontaisilla vahvuuksilla. Huolimattomasti valitut tai laaditut kriteerit voivat tarpeettomasti sulkea pois paikallista palvelutarjontaa tai ainakin merkittävästi hankaloittaa sen menestymismahdollisuuksia kilpailutuksessa.

12 4. Laatu ja vaikuttavuus Laatujärjestelmä on palvelujen kehittämisen ja valvonnan ohjeisto, jolla yritykset ja muut palveluntuottajat paitsi kehittävät omaa toimintaansa, myös tekevät sitä näkyväksi. Laatujärjestelmään liittyy vahva asiakasnäkökulma, sekä myös sisäänrakennettu dynamiikka, joka kannustaa jatkuvaan kehittämiseen. Laatujärjestelmän olemassaoloa on käytetty viime aikoina myös SOTEpalveluhankintojen kilpailutuksissa valintakriteerinä. Pelkkä laatujärjestelmän olemassaolo ei kuitenkaan usein anna koko kuvaa palvelun toteutuneesta laadusta, joten sen merkityksen ylikorostamista pitää välttää. Puuttuvan laatujärjestelmän tapauksessa pitää soveltaa siirtymäaikaa laatujärjestelmän laatimiselle ja sen mukaisten toimintatapojen kouluttamiselle. Toimivassa laatujärjestelmässä on määritelty mittarit ja keinot, esimerkiksi eri osapuolten yhteiset säännölliset tapaamiset, joilla kyetään seuraamaan sekä prosessien toimivuutta, että myös toiminnan tuloksia. Kilpailuttaminen soveltuu parhaiten tilanteisiin joissa tavoitellaan tilannetta, jossa hankittavan palvelun hinta ja laatu ovat kohdallaan eli optimaalisessa suhteessa toisiinsa. Kilpailuttaminen sinänsä ei ole tuonut kustannussäästöjä verrattuna omaan tuotantoon, koska kilpailutettaville palveluille asetetaan säännönmukaisesti tiukempia vaatimuksia mm. valvonnan ja henkilöstömäärän suhteen. Kilpailuttamisen tavoitteeksi onkin usein asetettu palvelujen laadun parantaminen. Palvelun laadulla tarkoitetaan sen ominaisuuksista muodostuvaa kokonaisuutta, jolla se kykenee täyttämään sille asetetut vaatimukset ja odotukset. Vaatimukset voivat perustua esimerkiksi lainsäädäntöön, sopimuksiin sekä määriteltyihin asiakastarpeisiin. Laatua on pyritty arvioimaan ja mittaamaan nykyisissä kilpailutuksissa, mutta se on tapahtunut mekaanisesti, liian pienellä painoarvolla tai mittavalla määrällä kyllä/ei-kriteerejä. Usein on myös päädytty kriteeristöön, jonka lopputulema on se, että kaikki tarjoajat saavat laatukriteereistä lähes samat pisteet. Näin tapahtuu mm. silloin kun kriteeristöä on liian paljon ja siitä myönnetään pieniä pistemääriä. Tällöin hinta nousee määrääväksi tekijäksi huolimatta siitä, minkälaista valinnan painoarvoa laadulle on alunperin kaavailtu. Esimerkiksi kysymyksellä onko palveluntuottajalla käytössä laatujärjestelmä (kyllä/ei) ja tältä pohjalta tarjoaja on voinut saada pisteitä. Näin karkea pisteytys ei kykene tunnistamaan ja erottelemaan todellisia ja näennäisiä laatujärjestelmiä, jos kaikilta ei edellytetä yhdenmukaista standardia ja laatujärjestelmän sertifiointia. Hyvistä tarkoitusperistä huolimatta laadun tosiasiallinen merkitys on jäänyt hankinnoissa vähäiseksi. Sen sijaan laatumittareiden seuranta tulee merkitä peräänkuulutettua tuottajan haastamista sopimuskauden aikana. Suorituskykyä kuvaavien mittareiden säännöllinen raportointi ja tarkastelu pakottavat palveluntuottajat pysymään valppaina ja kehittämään omia palvelujaan. Mittarit toimivat myös informaationa, jonka pohjalta asiakaskohtaisia sijoituspäätöksiä tehdään. Laadun seurannan tulee vaikuttaa myös palveluntarjoajan asemaan silloin kuin puitesopimus perustuu palvelutarjoajien sijoittumiseen paremmuusjärjestykseen kilpailuttamisen yhteydessä. Järjestys voidaan tarkistaa vuosittain huomioiden laadun kehitys. Tällä hetkellä vallitseva tapa hankinnoissa on määritellä ostettava palvelu suoritteiden eli oheisen kaavion tuotosten avulla. Hankittava palvelu koskee esimerkiksi hoitopäiviä tai asiakaskäyntejä ja näiden hinnoittelun pohjalta arvioidaan palvelun edullisuus tai kalleus. Tämä on ymmärrettävää, koska asiakastyön toimintatapaan ja kulttuuriin vaikuttavuuden käsite ei ole vielä kovin vahvasti juurtunut. Palvelujen suunnittelussa, seurannassa ja arvioinnissa ollaan vahvasti tekemisen kulttuurissa. Esimerkiksi valtakunnalliset tilastot palveluista kerätään lähes poikkeuksetta palvelusuoritteista. Myöskään mittareita vaikuttavuuden arvioimiseksi ei ole systemaattisesti kehitelty ja niihin liittyy myös monia haasteita. Tästä huolimatta (tai kenties juuri sen vuoksi) vaikuttavuus tulee nostaa keskeiseksi palvelujen hankintaa ohjaavaksi periaatteeksi. Vaikuttavuuskriteerit ja -mittarit ovat iso kehittämishaaste, mutta onnistuessaan ne voivat uudistaa koko palvelujärjestelmää - myös kuntien omaa palvelua. Sosiaali- ja terveyspalveluihin liittyy joitakin erityispiirteitä, jotka tulee hankinnan tavoitteissa huomioida. Palveluilta odotetaan esimerkiksi seuraavanlaisia vaikutuksia:

13 toimintakyvyn palautuminen (kuntoutus) sairaudesta paraneminen (sairaanhoitopalvelut) terveellisten elämätapojen omaksuminen (terveysneuvonta) itsenäinen selviytyminen (lastensuojelu, vanhuspalvelut ym.) sosiaalisten ongelmien ehkäisy (sosiaalityö) voimaantuminen, aktivoituminen (nuorisotyö) hyvän arjen luominen (hoivapalvelut) Palvelujen perimmäisenä tavoitteena ei siis ole pelkästään tuottaa palvelua, kuten hoitoa, kuntoutusta, hoivaa, sosiaalityötä jne. vaan palvelun avulla aikaansaada edellä kuvattuja asiakasvaikutuksia. Erityisesti sosiaalihuollon palveluissa on mukana myös yhteiskunnallinen intressi. Palveluilla voidaan suojella heikossa tai haavoittuvassa asemassa olevia tai lisätä lähiyhteisöjen ja viime kädessä koko yhteiskunnan turvallisuutta. Edellä kuvatusta syystä johtuen asiakastyytyväisyys ei voi olla samalla lailla onnistuneen palvelun kriteeri, kuin monissa muissa palveluissa. Sen sijaan vaikuttavuus nousee tärkeäksi tekijäksi paitsi yhteiskunnallisten intressien, myös tuottavuuden ja kustannusten näkökulmasta. Oli palvelun hinta mikä tahansa, aina kalleimmaksi muodostuu palvelu, joka ei kykene tuottamaan tavoiteltuja asiakasvaikutuksia. Vastaavasti edullisin palvelu ei ole halvin palvelu, vaan palvelu, joka oheisen kaavion mukaisesti on kustannusvaikuttavuudeltaan (cost efectiveness) tehokkainta palvelua. Tällöin tarkastelussa on paitsi tuotoksien (esim. hoitopäivä) kustannukset, myös niiden vaikuttavuus. Palvelun edullisuus ratkaistaan siis tarkastelemalla hinnan ja vaikutusten keskinäistä suhdetta ja päätymällä tätä kautta kokonaistaloudellisesti edullisimpaan palveluun. 5. Tavoitetila SOTE-palvelujen hankinnassa (/järjestämisessä) tulisi aina noudattaa seuraavaa käänteistä hankinnan suunnittelu- ja toteutusprosessia: määritellään tavoitetila tulevan sopimuskauden päättyessä määritellään sopimuskauden aikaiset toimenpiteet tavoitetilan saavuttamiseksi o raportointi, seuranta/valvonta, kehittäminen jne.

14 määritellään sopimus o huomioiden edellisten kohtien sisältö valitaan hankintamenettely määritellään tarjouspyyntö o edellisten kohtien sisältö/tavoitteet on huomioitu julkaistaan ennakkoilmoitus o sisältäen tietopyynnön / tiedon seuraavan kohdan tilaisuudesta järjestetään keskustelu/suunnittelutilaisuus viranhaltijoiden, luottamushenkilöiden, palvelun käyttäjien edustajien ja potentiaalisten palvelutuottajien kanssa / käytetään tietopyyntöä / tehdään markkinakartoitus julkaistaan hankintailmoitus toteutetaan valittu hankintamenettely hankintalain periaatteiden mukaisesti tehdään hankintapäätös solmitaan hankintasopimus/sopimukset (- vanhan sopimuskauden päättyminen) toteutetaan sopimusta o sopimuskauden aikaiset toimenpiteet ja niiden seuranta, valvonta sekä raportointi valmistellaan ja suunnitellaan (soveltuvin osin yhteistyössä toimittajien kanssa)seuraavaa hankintaa periaatteineen/tavoitteineen sopimuskauden aikaisten toimenpiteiden perusteella o perustuen raportointiin, seurantaan/valvontaan, asiakaspalautteen analysointiin o huomioiden kehittämistarpeet määritellään tavoitetila tulevan sopimuskauden päättyessä Näin syntyy jatkuva, koko ajan kehittyvä hankintaprosessi, jossa sopimuskauden päättyminen sijoittuu välille "solmitaan hankintasopimus/sopimukset" ja "toteutetaan sopimusta (sopimuskauden aikaiset toimenpiteet)". Prosessi voidaan kuvata myös kehänä kuten kuvassa 3. Kuva 3: Hankintakehä

15 6. Kumppanuus Järjestämisvastuun piirissä olevien palvelujen osalta prosessin omistajuus säilyy kunnalla, vaikka palvelun tuottaakin yksityinen palveluntuottaja tai yhdistys. Kumppanuus tarkoittaakin tässä toimintamallia, jonka seurauksena syntyy palvelukokonaisuus, jossa hankintayksikön velvoitteet ja tavoitteet, alueen palvelutuottajien osaaminen ja asiakkaiden toiveet ja tarpeet on huomioitu parhaaksi mahdolliseksi kokonaisuudeksi. Sote-palvelujen tehokkuus paikallisella ja yleiselläkin tasolla perustuu suurelta osin siihen, miten palvelukokonaisuus toimii. Irrallisten palvelujen sijaan suunnittelun kohteena tulee olla koko palvelujärjestelmä, jossa on sovittu esimerkiksi palvelujen porrastus, työnjako, asiakasohjaus, tiedotus, laatukriteerit ym. Toimivan palvelujärjestelmän rakentaminen edellyttää tietoisuutta asiakastarpeista, sekä mm. palvelujen laatukriteereistä ja laatuvaatimuksista ja kustannusten kantokyvystä. Kun oman palvelutuotannon resurssit ja kustannustaso on myös selvillä, voidaan tehdä palvelustrategian mukaisesti järkeviä päätöksiä hankintojen toteuttamisesta. Mitä selkeämmin palvelujärjestelmän kokonaisuus on määritelty, sitä paremmat edellytykset on toteuttaa myös hyviä hankintoja. Tällöin hankintoja ohjaa myös tietoisuus siitä, miten asiakasohjaus ja -yhteistyö tulevat palvelun kuluessa toteutumaan. Sote-palvelujen hankintoja tulee siis tarkastella palvelujärjestelmän ja palvelustrategian näkökulmasta ei irrallisena toimenpiteenä. 7. Palaute Järjestelmällisesti kerätty, analysoitu ja huomioitu palaute asiakkailta, palveluntarjoajilta ja palveluohjaajilta, talousvastaavilta sekä luottamushenkilöiltä, luo pohjan palvelujen hankkimiselle siten, että epäkohtiin puututaan jo tarjouspyynnön suunnitteluvaiheessa. Palaute ohjaa kehittämistyötä ja hankinnassa tulee huomioida palaute epäkohdista, silloin hankintakin linkittyy tiiviisti kehittämistyöhön. Tarjouspyynnöllä pitää heittää haaste palvelutuottajille: Oletteko valmiita vastaamaan haasteeseen ja allekirjoittamaan hankintasopimuksen? Hankintasopimuksen allekirjoitus ei saa olla vain automaatio puitejärjestelyyn mukaan valituille palveluntarjoajille. Palautetta tulee kerätä kaikilta hankintaan liittyviltä osapuolilta ja palautteen keräämisen pitää olla hankintasopimuksen mukaista, organisoitua ja säännöllistä. Toimialakohtainen hankintavastaava huolehtii hankintayksikön näkökulmasta palautteen keräämisen organisoinnista, tulosten analysoinnista sekä tulosten esittämisestä ja levittämisestä. Palaute ohjaa palvelujen järjestämisen suunnittelua ja siten myös hankinnan valmistelua. Palaute ohjaa myös tarjouspyynnön sekä hankintasopimuksen laatimista. Palaute ohjaa myös sopimusaikaista yhteistyötä sekä kehittämistyötä. Palvelutarjoajat ovat velvoitettuja asiakaspalautteen keräämiseen hankintayksikön ohella. Käytännössä hankintasopimukseen voidaan esimerkiksi kirjata vaatimus asiakaspalautejärjestelmän ylläpidosta tai velvoite asiakaspalautteen keräämisestä kyselyillä. 8. Kehittäminen ja innovatiivisuus Hankintamenettelyn tulee tukea ja edistää innovaatioiden syntymistä. Tällöin hankinnan valmistelu tähtää siihen, että hankittava tuote tai palvelu on uudenlainen ja parempi, kuin vanhat toimintamallit. Hankinnan valmistelu yhteistyössä palveluntarjoajien kanssa tarjoaa parhaan mahdollisen lähtökohdan innovaatioiden syntyyn sekä innovatiivisuuden sisällyttämiseen myös hankintoihin. Nykyinen hankintamenettely pikemminkin pysäyttää ja jäykistää palvelujen kehittämistä, kuin edistää sitä.

16 Kuitenkin suomalaisen yhteiskunnan suuri haaste on uudistaa palveluja ja palvelujärjestelmää, jotta väestön vanhenemisesta johtuvasta lisääntyvästä palvelukysynnästä selviydytään. Innovaatioita edistävä, vaikuttavuuslähtöinen hankinta haastaa palveluntuottajat kehittämään palvelun laatua ja vaikuttavuutta menestyäkseen kilpailutuksissa. Palvelutuottajat joutuvat myös hiomaan yhteistyön ja palveluprosessien sujuvuutta. Vaikutuksista ja tuloksista liikkeelle lähteminen haastaa myös etsimän kokonaan uudenlaisia palvelukonsepteja. Innovaatioita edistävissä hankinnoissa painopiste siirtyy yksityiskohtaisista palvelumäärittelyistä tilaajan tarpeiden ja ongelmien kuvaamiseen, joihin haetaan ratkaisuja. Tarjouspyyntö voi tällaisissa tapauksissa muistuttaa eräänlaista suunnittelukilpailua, jossa haetaan uudenlaisia ideoita ja palvelukonsepteja. Esimerkiksi Sitra ja Tekes ovat tuottaneet aihepiiristä tutkimustietoa ja materiaalia hankkeidensa kokemusten pohjalta. Jos kilpailutettava palvelu tai palvelukokonaisuus on luonteeltaan sellainen että hankinnan kohde saa muotonsa vasta kun tunnetaan yksittäisen asiakkaan tilanne, toiveet, tarpeet ja varallisuus, pitäisi myös valittavan hankintatavan mahdollistaa tämä. Esimerkkinä tällaisista hankintatavoista voidaan mainita palveluohjauksellinen hankintamenettely sekä ns. väljästi määritelty puitesopimus. Molemmat mahdollistavat mahdollisimman monen tarjoajan pääsyn puitesopimukseen sekä asiakkaan ja kulloinkin hankittavan palvelun erityispiirteiden huomioimisen. Jälkimmäinen perustuu lisäksi ajatukseen, että minikilpailutus tehtäisiin jokaisen asiakkaan kohdalla erikseen mahdollisimman kevyellä kilpailutuksella, esimerkiksi sähköpostitse. Hankinnalla tulee tähdätä hankintasopimukseen, joka velvoittaa palvelutarjoajat sopimuskauden aikaiseen kehittämistyöhön. Kehittämistyön tulosten arvioinnin pitää myös vaikuttaa palvelutarjoajan asemaan puitesopimuksessa siten, että tuloksellinen kehittämistyö hyödyttää palveluyritystä joko suoraan taloudellisesti tai välillisesti esim. sijoituspäätösten kautta. 9. Tasapuolisuuden toteutuminen Hankintalain yksi keskeisistä tavoitteista on hankintojen tasapuolisuus kilpailutettavien yritysten kannalta. Tähän onkin kiinnitetty hankintojen läpiviennissä paljon huomioita, toisaalta puitesopimusten toteuttamisessa tarjoajien tasapuoliseen kohteluun tulee kiinnittää enemmän huomiota. Paljon vähemmälle huomiolle on sen sijaan jäänyt se tavoite, että tasapuolisuuden periaatteen pitää olla keskeisessä asemassa SOTE-palvelujen järjestämisessä ja hankinnassa myös asiakkaan kannalta. Tasavertaisuuden periaatteen tulee toteutua asiakkaan näkökulmasta myös maantieteellisistä liittyvistä näkökulmista. Hankintalain noudattaminen takaa tarjoajien tasapuolisen kohtelun, mutta palvelujen käyttäjien oikeuksiin saakka hankintalaki ei ylety. Asiakkaan oikeuksista on sen sijaan säädetty laissa potilaan asemasta ja oikeuksista. Jokaisella Suomessa pysyvästi asuvalla henkilöllä on oikeus saada terveydentilansa edellyttämää terveyden- ja sairaanhoitoa niiden voimavarojen rajoissa, joita on käytettävissä. Potilaalla on oikeus hyvään hoitoon ja kohteluun. Hoito on järjestettävä niin, ettei se loukkaa potilaan ihmisarvoa, vakaumusta tai yksityisyyttä. Potilaan äidinkieli, henkilökohtaiset tarpeet ja kulttuuri otetaan mahdollisuuksien mukaan huomioon. Alaikäisten potilaiden kohdalla on huomioitava heidän ikänsä ja kehitystasonsa ja sen perusteella määriteltävä heidän itsemääräämisoikeutensa. (Sosiaali- ja terveyspalveluiden hankinta ostopalveluna, Kuntaliitto 2007) Tasapuolisen kohtelun merkitys korostuu myös silloin, kun viranomainen käyttää yksityisten oikeusasemaan tai toimintamahdollisuuksiin kohdistuvaa harkintaa. Kuvatun kaltaista harkintaa käytetään SOTE-palveluohjauksessa säännöllisesti. Tällöin viranomaisen on erityisesti huolehdittava siitä, että asiakkaan perusoikeudet ja tasapuolinen kohtelu turvataan. SOTE-hankinnoissa

17 yhdenvertaisen kohtelun periaate pitää ulottaa myös tarkasteluun asiakkaiden asemasta eri palvelukategorioiden ja edelleen määriteltyjen palveluluokkien sisällä sekä niiden välillä. Huolimatta hankintojen koon kasvusta, mm. hankintarenkaiden, hankintaosakeyhtiöiden, kuntayhtymien, yhteistoiminta-alueiden sekä kuntaliitosten myötävaikutuksella, kaikille asiakkaille on tarjottava tasavertainen mahdollisuus saada ja tavoittaa tarvittavat palvelut. Parhaiten tämä on mahdollista monituottajamallin avulla. 10. Koulutus Hankintatoiminnan ja yksittäisen hankinnan kanssa on tekemisissä monia erilaisen osaamistaustan, näkökulman sekä virkavastuun omaavia asiantuntijoita, päättäjiä ja luottamusmiehiä. Hankintayksikön hankinnoista vastaavan ylimmän viranhaltijan sekä toimialakohtaisten hankintavastaavien on määriteltävä heille hankintoihin liittyvät velvollisuudet ja vastuut, sekä järjestettävä tämän määrittelyn mukaisen työtehtävän hoitamisen kannalta riittävä koulutus. Hankintayksikön on huomioitava, että esimerkiksi hankinta-asiantuntijan ja vastuullisen lautakunnan luottamusmiehen näkökulma hankintoihin ja siten myös hankintatoimintaan liittyvä koulutustarve ovat huomattavan erilaisia. Hankintatoiminnan prosessien ja niihin liittyvien tehtävänkuvien määrittelystä vastaavat hankintatoiminnasta vastaava virkamiesjohtaja, toimialajohtajat, toimialakohtaiset hankintavastaavat sekä keskeiset hankinta-asiantuntijat. Koulutustarpeen määrittelystä ja koulutuksen organisoinnista vastaavat toimialoittain toimialakohtaiset hankintavastaavat. Koulutus voidaan jakaa säännöllisin väliajoin järjestettävää peruskoulutukseen sekä suurten hankintojen yhteydessä järjestettävään lisäkoulutukseen/infotilaisuuteen.

18 LIITE II Mikkelin seudun sosiaali- ja terveystoimi Hankintojen periaatteet Hankintojen periaatteiden periaatteet Työryhmä aloitti työnsä määrittelemällä aluksi joukon yleisiä periaatteita, joille varsinaiset kymmenen hankintaperiaatetta pohjautuvat. Yhdessä hankintaperiaatteessa voi olla sisäänrakennettuna useiden tässä esitetyn yleisen periaatteen perusajatus. Toisaalta tässä esitetyt yleiset periaatteet voivat vaikuttaa usean eri hankintaperiaatteen muotoilun taustalla. Yleiset periaatteet eli periaatteiden periaatteet ovat seuraavat: 1. Hankintojen aluetaloudellisen merkityksen korostaminen 2. Tavoitetilan painottaminen 3. Asiakaspalautteen huomioiminen 4. Tuottajapalautteen huomioiminen 5. Sopimuskauden aikaisten toimenpiteiden painotus laatu, palaute, kustannukset jne. kilpailu sopimuskaudella 6. Tuottajien haastaminen nykyistä enemmän 7. Monituottajamallin suosiminen 8. Tarjoushetken hinnan merkityksen pienentäminen 9. Asiakkaan valinnan mahdollisuuden säilyttäminen 10. Hankintojen valmistelun avoimuus 11. Hankinnat on linkitettävä alue-, elinkeino- ja sosiaalipolitiikkaan 12. Vastuun tunnistaminen ja tunnustaminen 13. Palvelujen hankinnan käänteinen, jatkuva prosessi 14. Valvonta, seuranta ja raportointi 15. Ohjeistuksen ja koulutuksen merkityksen korostaminen 16. Hankinnat linkitettävä palvelusrategiaan 17. Hankinta palvelee palvelujen kehittämistä ja palvelujen tuottamista 18. Innovatiivisuuden lisääminen hankinnoissa ja sopimuskaudella 19. Hankinta on kumppanuutta

19 LIITE III Mikkelin seudun sosiaali- ja terveystoimi Hankintojen periaatteet Terminologiaa Hankintayksikkö: Julkisen hankinnan toteuttava viranomainen tai muu hankintasäännösten mukaan hankintalainsäädännön noudattamiseen velvoitettu yksikkö. Hankinta: Tavaroiden ja palvelujen ostamista, vuokraamista tai siihen rinnastettavaa toimintaa sekä urakalla teettämistä. Palvelun hankinta: palvelun järjestäminen hankintana koko prosessi jonkin palvelun ostamiseksi / järjestämiseksi ostopalveluna hankinnan valmistelusta sopimuskauden päättymiseen Kilpailutus / kilpailuttaminen: palvelun tarjoajan/tarjoajien valintaprosessi hankintalain mukaista hankintamenettelyä hyödyntäen ensimmäisestä HILMA-ilmoituksesta hankintasopimuksen allekirjoitukseen saakka Hankintatoiminta: Hankintayksikössä tehtävät toiminnot ja tehtävät jotka tähtäävät palvelun, tuotteen tai tavaran hankintaan. Hankintatoimi: Hankintayksikön hankinta-asiantuntijoista koostuva organisoitu toimintayksikkö, joka vastaa hankintojen toteuttamisesta hankintalain mukaisesti (esimerkiksi hankintapalvelut). Hankintamenettely: hankintalaissa määritelty kilpailutustapa hankintalain sallima kilpailutustapa ulottuu hankintailmoituksen/tarjouspyynnön julkaisusta hankintapäätökseen saakka o avoin menettely (yksi- tai kaksivaiheinen) o rajoitettu menettely (kaksivaiheinen) o puitejärjestely o neuvottelumenettely o kilpailullinen neuvottelumenettely Monituottajamalli: Palvelujärjestelmä, joka perustuu monien samantyyppisten palvelujen saatavuuteen samanaikaisesti monelta eri toimittajalta. Monituottajamallissa hoivapalvelujen tuottajina toimivat julkisen sektorin rinnalla niin yritykset kuin yhdistyksetkin. Toimijat ovat tietoisia omasta roolistaan palvelujärjestelmässä ja ovat sitoutuneet laadukkaan asiakaspalvelun toteuttamiseen. Tilaajan ja palveluntuottajien roolit ovat selkeät ja yhteistyö toteutuu määritellyn toimintajärjestelmän puitteissa. Yhteistyötä leimaa myös pyrkimys kehittää palveluja vastaamaan yhä paremmin asiakastarpeisiin.

20 Puitejärjestely: Yhden tai useamman hankintayksikön ja yhden tai useamman toimittajan välinen sopimus, jonka tarkoituksena on vahvistaa tietyn ajan kuluessa tehtäviä hankintasopimuksia koskevat ehdot erityisesti hintojen ja tarvittaessa suunnitellun määrän osalta. Puitesopimus: Sopimus, jonka hankintayksikkö tai yhteishankintayksikkö tekee yhden tai useamman toimittajan kanssa ja jossa sovitaan tietyn ajan kuluessa tehtäviin hankintoihin sovellettavista ehdoista.. Puitesopimusten kesto voi olla enintään neljä vuotta paitsi poikkeustapauksissa, joissa se on puitesopimuksen kohteen kannalta perusteltua.

21 LIITE IV Mikkelin seudun sosiaali- ja terveystoimi Hankintojen periaatteet Työryhmän kokoonpano Mali Soininen Mikkelin seudun sosiaali- ja terveyslautakunta (pj) Hannu Tiihonen Mikkelin seudun sosiaali- ja terveyslautakunta Paavo Ruohonen toimitusjohtaja Arkivoima Oy Aija Himanen toimitusjohtaja Sateenkaari ry Liisa Lehkonen johtaja Sutela-Koti Tuija Haatainen kehitysjohtaja Attendo Oy Ilkka Liljander projektipäällikkö Miset Oy Jarno Väisänen asiantuntija Clients Finland Oy Seija Karttunen kehittämissuunnitteluja Vaalijalan kuntayhtymä Kari Kangaspunta projektipäällikkö Mamk / Kumppanuuspöytä-hanke