YTHS pyytää kirjallista tarjousta johdon raportoinnista palveluna

Transkriptio

1 (7) TARJOUSPYYNTÖ YTHS:N JOHDON RAPORTOINTI PALVELUNA YTHS pyytää kirjallista tarjousta johdon raportoinnista palveluna I. Taustatiedot ja hankinnan kuvaus 1. Johdanto Ylioppilaiden terveydenhoitosäätiö (YTHS) kehittää toiminnan seurantaa, mittarointia ja raportointia. Myöhemmin tässä dokumentissa kaikkiin edellä mainittuihin viitataan raportoinnin kehittämisenä. YTHS haluaa ostaa palveluna johdon raportointipalvelun määrittelemänsä tasapainotetun tuloskortin pohjalta, joka kiteyttää strategisen raportoinnin kokonaisuuden ja luo selkärangan kaikelle säätiön raportoinnille. Tarkoituksena on luoda ostopalveluna johdon raportointi nykyisten, itse ylläpidettävien raportointivälineiden rinnalle. YTHS ei siis tässä vaiheessa lähde laajamittaisesti uudistamaan kaikkea raportointiaan, vaan tavoitteena on luoda lisää ymmärrystä raportointitarpeista etenemällä askel kerrallaan; aloittaa raportoinnin systemaattisempi mallinnus ja dokumentointi sekä ryhtyä hyödyntämään raportointia aktiivisemmin organisaation johtamisessa. 2. YTHS YTHS on yksityinen terveydenhoitopalveluita tarjoava säätiö. YTHS tarjoaa terveyden- ja sairaanhoidon, mielenterveystyön sekä suun terveydenhuollon palveluja yliopistojen ja tiedeja taidekorkeakoulujen opiskelijoille. YTHS on valtakunnallinen organisaatio, toimipisteitä on 15 kaupungissa. Yliopistojen ja korkeakoulujen sivutoimipistekaupungeissa YTHS:n palvelut tuotetaan ostopalveluina. Toimipiiriin kuuluu yhteensä yli opiskelijaa. Vastaanottotoiminnan lisäksi YTHS tekee monipuolista työtä opiskelijoiden terveyden edistämiseksi. YTHS:n palveluksessa työskentelee noin 600 terveydenhuollon ammattilaista, muun muassa yleis- ja erikoislääkäreitä (esimerkiksi gynekologeja ja ihotautilääkäreitä), terveydenhoitajia, sairaanhoitajia, perushoitajia, hammaslääkäreitä, suuhygienistejä, hammashoitajia, psykiatreja ja psykologeja. Säätiön keskushallinto sijaitsee Helsingissä. YTHS on matriisiorganisaatio, jossa toimipisteistä muodostuu yhteensä 10 terveyspalveluyksikköä. Näiden toiminta jakaantuu hallinnon lisäksi kolmeen varsinaiseen toimintasektoriin: yleisterveyden, mielenterveyden ja suun terveyden sektoreihin. Vuosittain toteutuu noin potilaskäyntiä ja toiminnan kokonaiskulut ovat noin 37 miljoonaa euroa. YTHS:n toiminta saattaa laajentua tulevaisuudessa koskemaan myös ammattikorkeakoulujen opiskelijoita, joka noin kaksinkertaistaisi toiminnan laajuuden. Laajentuminen asettaisi myös kyvyn johtaa tiedolla entistä tärkeämpään rooliin. 3. Raportoinnin taustaa YTHS:llä on perusterveydenhuollon organisaationa mahdollisuudet poikkeuksellisen hyvää raportointiin, koska sillä on käytössä potilastietojärjestelmä Medicus-Helmi (Microsoft SQL 2000), joka on alun perin luotu YTHS:n talon sisällä. Potilastietojärjestelmä ei itsessään sisällä raportointityökalua, mutta sen raportointimahdollisuudet ovat poikkeuksellisen laajat sillä sen tietokannasta on käytössä raportointitarkoituksiin kantakopio, joka päivittyy kerran vuorokaudessa. Tätä raportointia varten on luotu kantayhteys Cognos 7.33

2 (7) raportointijärjestelmään, jonka yhteyteen on rakennettu joitakin muuntotaulukoita mm. potilastietojärjestelmän ja talousjärjestelmän yhdistelmäraporttien kokeilemiseksi. Muissa johdon lähdejärjestelmissä on omat raportointityökalunsa, eikä niitä ole integroitu Cognosjärjestelmään. Toistaiseksi YTHS raportointi on siis koostunut kunkin järjestelmän omista raportointimahdollisuuksista ja potilastietojärjestelmän (ja sähköisen terveyskyselyn tietoja) on raportoitu Cognoksen kautta. YTHS:llä ei ole varsinaisesti määritelty käsitemallia eikä käytössä ole myöskään erillistä tietovarastoa. Tietovaraston puute on asettanut monenlaisia haasteita raportointiin, muun muassa sen suhteen, ettei hoitotakuujonojen pituuden kehittymisestä ole historiatietoa Medicus-järjestelmässä eikä Logican Populus henkilöstöjärjestelmässä ole historiatietoa esimerkiksi henkilötyövuosimäärien kehityksestä. YTHS:llä on puutteellinen dokumentaatio sekä lähdejärjestelmistä että nykyisestä raportointikokonaisuudesta. Hankkeen yhtenä tavoitteena onkin aloittaa raportointikokonaisuuden systemaattisempi mallinnus ja dokumentointi. YTHS raportointia alettiin laajemmin kehittää vuonna 2010, jolloin määriteltiin uusi tiivistetympi tuloskortti (tuloskortin käsitteet liitteessä 1). Tuloskortti hyödyntää kolmea lähdejärjestelmää: - potilastietojärjestelmä Medicus-Helmi (Microsoft SQL 2000), johon saadaan kantayhteys. Kantakuvaus liitteessä 2. - taloushallintojärjestelmä LogicaRaindance, joka sisältää myös omat raportointiominaisuudet (Tane). Tiedonsiirto on suunniteltu tapahtuvan csv-tiedoston avulla. Malli csv-tiedosto liitteenä 3. - henkilöstöhallintojärjestelmä Logica Populus, joka sisältää myös omat raportointiominaisuudet.tiedonsiirto on suunniteltu tapahtuvan csv-tiedoston avulla. Malli csv-tiedosto liitteenä 4. - puhelinjärjestelmä SAP Wicom, johon on olemassa kantayhteysrajapinta. YTHS käytössä on myös muita lähdejärjestelmiä, joista osa saattaisi jatkossa olla raportoinnin näkökulmasta kiinnostavia, mutta joita ei tässä yhteydessä oteta hankkeeseen mukaan. Näistä esimerkkejä ovat: - sähköinen terveyskysely (Microsoft SQL 2005) - asiakastyytyväisyys (kehityksen kohteena, tällä hetkellä Webropol-pohjainen). - laboratoriojärjestelmä MyLab - kuvantamisjärjestelmä Digora - Tapiolan tuottama henkilöstön työtyytyväisyyskysely

3 (7) 4. Hankinnan kohde Hankinnan kohteena on ostopalveluna toteutettu, tietovarastoon perustuva johdon raportointipalvelu, joka sisältää seuraavat kokonaisuudet. Tuloskortin mittarit: - Palvelukäyttäjät / opiskelijamäärä - Yhteisöterveydenedistämistyön osuus kliinistä työtä tekevien kokonaistyöstä - Hoitotakuun ylittäneiden määrä - Ajanvarauspuhelimien läpipääsyprosentti - Hoitokontaktit / henkilötyövuosi (htv) - Käynnit / htv - Hoitokontaktit / palvelukäyttäjät - Käynnit / palvelukäyttäjä - Opiskelijamäärä / htv - Sairaspoissaolopäivät / htv - Koulutuspäivät / htv - Talousarvion toteuma % - Euroa/hoitokontakti - Euroa/käynti - Euroa / opiskelija Tuloskortin käsitteet on esitetty liitteessä 1. Kutakin tulosmittaria tulee voida tarkastella ainakin terveyspalveluyksiköittäin ja toimipisteittäin sekä toimintasektoreittain ja ammattiryhmittäin/kustannuspaikoittain (kts tarjouspyynnön luku 2). Lisäksi kuhunkin mittariin tulee voida porautua aina käsitemallissa määriteltyyn tietoon asti. Selvyyden vuoksi seuraavassa on kuvattu tästä esimerkkejä: - Opiskelijamäärä ja palvelukäyttäjä: yksiköittäin, toimipisteittäin, paikkakunnittain, yliopistoittain/korkeakouluittain - Hoitotakuu: voitava tarkastella erilaisten hoitotakuujonojen pituuksia eri yksiköissä ja sektoreilla potilasikäryhmittäin, mm. jonossa olevien lukumäärä ja keskimääräinen jonotusaika - Ajanvarauspuhelin: voitava tarkastella puhelinjonojen pituuksia, jonotusaikoja, käsittelyaikoja, jne eri yksiköissä ja sektoreilla - Hoitokontakti: kontaktityypeittäin - Käynti: käyntityypeittäin - Henkilötyövuosi: ammattiryhmittäin - Sairauspoissaolopäivät ja koulutuspäivät: ammattiryhmittäin - Kustannukset: kustannuspaikoittain Tarkoituksena ei ole siirtää tietovarastoon nimettyjen lähdejärjestelmien kaikkia tietoja, vaan ainoastaan sen osalta mikä on tarpeellista tässä kuvatun johdon raportoinnin mahdollistamiseksi. Palvelun dokumentointi on YTHS:lle merkittävä osa hankinnan kohdetta. Sen avulla YTHS saa luotua itselleen raportointidokumentaation pohjan ja lisättyä ymmärrystään raportoinnin kehittämistarpeista. Palvelun ylläpidon ohella toimittajan on dokumentoitava huolellisesti ja kattavasti hankkeen tehtäviin liittyvät lopputulokset. Toimittaja vastaa dokumentaation luomisesta ja hyväksyttämisestä asiakkaalla sekä niiden säilyttämisestä, versionhallinnasta ja jakelusta. Toimittajan tulee ylläpitää dokumentaatiota ja toimittaa se YTHS:lle aina merkittävien muutosten jälkeen sekä erikseen pyydettäessä kahden viikon kuluessa ko. pyynnöstä.

4 (7) YTHS:llä on dokumentaation täysi käyttö- ja hyödyntämisoikeus, myös sopimuskauden päättymisen jälkeen. Edellä mainittu dokumentaatio sisältää seuraavat osa-alueet: - Käsitemalli: kuvaa palvelussa olevat käsitteet ja käsitteiden väliset suhteet ja hierarkiat. Käsitemalli sisältää myös käsitteiden ja niiden käyttötarkoituksen ymmärtämistä tukevat tietokentät sekä mm. ER-kaavion (entity-relationship-model) UML-notaatiolla (unified modeling language). - Tietomalli / tietokantarakenne: tarkka tietomalli ja tietokantarakenteiden kuvaus - Ylätason tietovirtakuvaukset: ylätason kuvaukset tietovirroista (lähdejärjestelmä - tietovarasto - raportointi). - Tietovarastoon siirrettävän tiedon kohdistus lähdejärjestelmiin: tietovarastoon siirrettävän tiedon alkuperäinen lähdejärjestelmä ja liittymärajapinta, jota kautta tieto on saatavilla. Liittymärajapinnalla tarkoitetaan esimerkiksi lähdejärjestelmän taulua tai tiedostoa (xml, csv, yms.). - Tietovarastoon siirrettävän tiedon käsittelysääntöjen kuvaus: esim. avainkenttien muodostus tai tiedon yhtenäistäminen kahden eri järjestelmän välillä - Tiedon laatuanalyysi: tunnistetut puutteet datassa (esim. tarvittava tieto puuttuu kokonaan tai siinä on laatuongelmia). - Raportointikokonaisuuden kuvaaminen: kuvaus siitä, miten tietovaraston tiedoista jalostetaan palvelussa määritellyt raportit, sekä kyseisten raporttien kuvaus Hankinnan kohteen tarkemmat määrittelyt ja vaatimukset on esitetty liitteessä 5. Tarkemmat lisätiedot ja täyttöohjeet löytyvät liitteestä. II. Hankintamenettely 5. Hankinnasta ilmoittaminen Hankinta on kynnysarvon ylittävä ja hankinnassa käytetään avointa menettelyä. Hankinnasta on ilmoitettu Hilma.fi -sivustolla Tarjouspyyntö julkaistaan myös tilaajan kotisivuilla 6. Tarjousten jättäminen Kirjalliset tarjoukset tulee toimittaa kokonaisuudessaan yhtenä kappaleena ja lisäksi sähköisenä versiona virustarkistetulla CD-levyllä tai USB-muistitikulla, Excel-taulukot Microsoft Excel tai edellisessä versioformaatissa. Vastaukset tarjouspyynnön liitteeseen 5 (vaatimukset) on sekä tulostettava että liitettävä tarjoukseen xls-muodossa samassa muodossa kuin alkuperäisessä tarjouspyynnön lomakkeessa. Tulostetun ja sähköisen version on oltava samansisältöisiä. Tarjouspyynnön mukaisesti liike- tai ammattisalaisuuden johdosta luottamuksellinen materiaali on toimitettu erillisellä liitteellä / liitteillä selkeällä merkinnällä Luottamuksellinen. Tarjouksen hinnat eivät ole luottamuksellisia. Kirjallinen tarjous ja sen sähköinen muoto CD-romilla tai usb-muistitikulla on suljettu kirjekuoreen, jossa on selkeä merkintä: "YTHS raportointihanke: tarjous" sekä tarjoajan nimi ja yhteystiedot. Tarjous ja sähköinen versio on oltava toimitettu mennessä. Toimitusosoite: Ylioppilaiden terveydenhoitosäätiö Kehittämispäällikkö Kimmo Kääriä Töölönkatu 37 A Helsinki

5 (7) Myöhästynyttä, määräajan jälkeen saapunutta tarjousta ei oteta käsittelyyn, vaan se palautetaan tarjouksentekijälle. Määräaikana saapuneet tarjoukset avataan tarjousten avaustilaisuudessa , joka ei ole julkinen. 7. Hankintamenettelyn kieli Hankintamenettely ja kaikki siihen liittyvät asiakirjat ovat suomenkielisiä. 8. Asiakirjajulkisuus Hankintamenettelyä koskevat asiakirjat ovat asianosaisjulkisia. Liikesalaisuudet eivät ole asianosaisjulkisia. Tarjoajaa pyydetään merkitsemään tarjoukseensa selkeästi merkinnällä "ei-julkinen" ne kohdat, joita pitää liikesalaisuuksina. 9. Osatarjoukset ja hankinnan jakaminen Osatarjouksia ei oteta käsittelyyn. 10. Hankintalaki ja mahdollisuus hylätä kaikki tarjoukset Hankinnassa ja sopimuksen laadinnassa noudatetaan hankintalainsäädäntöä. YTHS pidättää oikeuden perustellusta ja todellisesta syystä hylätä kaikki tehdyt tarjoukset. 11. Korvaus tarjouksen tekemisestä Tarjoajalle ei suoriteta korvausta tarjouksen tekemisestä. 12. Tarjousten käsittely Tarjoajien ja tarjousten kelpoisuusarviointi sekä vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi 2. Tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen 3. Tarjousten vertailu III. Tarjoajien kelpoisuus Tarjoajien kelpoisuuden arvioinnilla selvitetään tarjoajan edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisesti. Kelpoisuuden toteamiseksi tarjoajan on toimitettava tarjouksen liitteenä seuraavat selvitykset: 1. Selvitys rekisteröitymisestä ennakkoperintärekisteriin 2. Selvitys rekisteröitymisestä työnantaja-, arvonlisävero- ja kaupparekisteriin. Jos tarjoajalla ei ole velvollisuutta rekisteröityä em. rekistereihin, tulee sen toimittaa selvitys perusteista, joiden vuoksi sillä ei ollut rekisteröitymisvelvollisuutta. 3. Todistus maksetuista veroista, mahdollisista veroveloista ja/tai velkajärjestelyistä sekä sosiaaliturvamaksuista

6 (7) 4. Vakuutusyhtiön/-yhtiöiden todistukset lakisääteisten vakuutusmaksujen (eläkevakuutukset, lakisääteiset työttömyys- ja ryhmähenkivakuutukset) suorittamisesta 5. Todistukset eivät saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempia tarjouksen jättöpäivästä laskettuna Vaadittujen selvitysten puuttuminen voi johtaa tarjoajan sulkemisen pois tarjouskilpailusta. Lisäksi tarjoaja voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta hankintalainsäädännössä mainituilla perusteilla. IV. Tarjoukselle asetetut vähimmäisvaatimukset Tarjous edellytetään tehtäväksi tämän tarjouspyynnön sisällön vaatimusten mukaisessa muodossa ja siten, vastaavat tarjousta ja kaikki pyydetyt tiedot on ilmoitettu pyydetyssä muodossa. Tarjouspyyntöä vastaamattomat tarjoukset hylätään. Vaatimukset on kuvattu liitteessä 5 kohdassa Tarjouksen soveltuvuus ja Tarjoukselle asetetut vähimmäisvaatimukset Tarjouksen tulee olla voimassa vähintään asti. V. Tarjousten vertailu Hankinnan ratkaisuperusteena on liitteen 5 pisteytettävät osiot niminen välilehti, jossa pisteet jakautuvat seuraavasti: Pisteitä enintään Palvelun avainhenkilöiden osaaminen 45 Hinta 55 Hankinnan kohteena olevan palvelun laatuun ja toimitusvarmuuteen vaikuttaa merkittävällä tavalla valitun palveluntuottajan osaaminen kyseessä olevan palvelun tuottamiseksi. Avainhenkilöiden osaamista ja kykyä suorittaa heille tarjoukseen sisältyvässä projektisuunnitelmassa asetetut tehtävät arvioidaan heidän CV:ensä, koulutuksensa ja kokemuksensa perusteella siten kun liitteessä 5 on esitetty. Palvelun hinta pisteytetään siten, että tarjouksista edullisin saa 40 pistettä ja muut suhteessa vähemmän. Lisätyön hinta pisteytetään samalla tavalla, eli edullisin saa 10 pistettä ja muut suhteessa vähemmän. Mikäli käyttäjämäärällä ei ole vaikutusta palvelun hintaan saa 10 pistettä, jos sillä on vaikutusta hintaan saa 0 pistettä. 100 VI.Hankintapäätös ja hankintasopimus Hankintapäätös perusteluineen annetaan tiedoksi kaikille asianosaisille sähköpostitse. Tätä varten tarjoajan tulee ilmoittaa sähköpostiosoite, johon tieto toimitetaan. Kirjalliset hankintasopimukset allekirjoitetaan vasta, kun hankintapäätös on tullut lainvoimaiseksi. Sopimuksen sitovuus syntyy vasta, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimusasiakirjat. Sopimus ei tuota tarjoajalle yksinoikeutta tuottaa asiakkaalle tarjouspyynnössä ja tulevassa sopimuksessa kuvattuja palveluja tai niiden osia.

7 (7) Hankintasopimuksen tekemisessä noudatetaan asiakirjojen etusijajärjestyksen osalta toisiaan täydentävää tulkintajärjestystä seuraavasti 1. Hankintapäätös 2. Tarjouspyyntö liitteineen 3. JIT 2007 yleiset sopimusehdot 4. Toimittajan tarjous liitteineen Hankintasopimukseen määritellään, että sopimusten mahdollisten ristiriitojen tulkintajärjestys on seuraava: 1. Sopimus 2. Tarjouspyyntö liitteineen 3. Saatu tarjous liitteineen 4. JIT 2007 yleiset sopimusehdot VII. Lisätiedot Tarjoajien syrjimättömän ja tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi tarjouspyyntöä koskeviin kysymyksiin vastataan ainoastaan kirjallisesti. Kysymykset tulee esittää viimeistään Kysymyksiin vastataan Tarjouspyyntöä koskevat kysymykset toimitetaan Kimmo Kääriälle (etunimi.sukunimi@yths.fi). Kysymykset ja vastaukset ovat luettavissa tilaajan kotisivuilta IX. Tarjouspyynnön allekirjoitus Helsingissä Ylioppilaiden terveydenhoitosäätiö Jukka Männistö toimitusjohtaja Olli-Pekka Luukko talousjohtaja Liitteet Liite 1: Tuloskorttiseloste Liite 2: Medicus-potilastietojärjestelmän kannan kuvaus Liite 3: csv-mallitiedosto: taloushallintojärjestelmä Logica Raindance Liite 4: csv-mallitiedosto: henkilöstöhallintojärjestelmä Logica Populus Liite 5: tarjouspyynnön vaatimukset