E-lomake 3 käyttöohje

Transkriptio

1 E-lomake 3 käyttöohje Termistöä Lomake Kenttä ja kenttäryhmä Organisaatio Vastaaja Tallennus Ylläpitokäyttäjä Käsittelijä Pääkäyttäjä Lomakkeella tarkoitetaan Internetissä julkaistavaa verkkolomaketta. Organisaation ylläpitokäyttäjä luo lomakkeen. Lomake voi olla Julkisessa käytössä, Käytössä tai Ei käytössä. Kun ylläpitokäyttäjä ottaa lomakkeen julkiseen käyttöön, vastaaja voi täyttää sen, eli tehdä tallennuksen. Tallennuksia voi analysoida, kun lomake on käytössä. Lomakkeella, joka ei ole käytössä, ei voi olla tallennuksia. Kenttä tarkoittaa esimerkiksi tekstikentän tai valintaruudun tyyppistä elementtiä, johon vastaaja voi kirjata vastauksensa. Kentistä muodostetaan kenttäryhmiä esimerkiksi aihealueen mukaan. Lomake muodostuu kenttäryhmistä. Kenttäryhmän voi kopioida myöhemmin muille lomakkeille. Kenttäryhmiä voi myös antaa käyttöön organisaation muille ylläpitokäyttäjille. Organisaatio on yritys tai yhteisö, joka luo E-lomakkeen avulla lomakkeita sekä käsittelee niihin tulleita tallennuksia. Vastaaja tarkoittaa henkilöä, joka täyttää ylläpitokäyttäjän luoman lomakkeen. Tallennus on vastaajan täyttämä lomake. Tallennus syntyy kun vastaaja täyttää lomakkeen ja tallentaa vastauksensa. Ylläpitokäyttäjä voi käsitellä tallennuksia valitsemallaan tavalla. Tallennuksista saa erilaisia yhteenvetoja raportissa, niitä voi myös tarkastella ja käsitellä yksittäin. Tallennus voi olla keskeneräinen tai valmis. Ylläpitokäyttäjä luo lomakkeita. Hän ylläpitää (pitää ajantasalla, muokkaa, poistaa) lomakkeita ja niihin tulleita tallennuksia. Ylläpitokäyttäjä voi myöntää omien lomakkeidensa ylläpito-oikeuden sekä tallennusten käsittelyoikeuden toisille ylläpitokäyttäjille lomakekohtaisesti. Ylläpitokäyttäjä, joka on valittu käsittelemään jonkin lomakkeen käsittelyvaihetta/-vaiheita. Käsittelijällä ei ole raportinluku- tai ylläpito-oikeuksia lomakkeelle, jonka tallennuksia hän käsittelee. Hän pääsee käsittelemään lomakkeelle tulleita tallennuksia vain vaiheessa, joka on hänen vastuullaan. Käsittelijälle voidaan erikseen myöntää raportinluku- ja ylläpito-oikeudet lomakkeelle. Pääkäyttäjä voi lisätä järjestelmään uusia ylläpitokäyttäjiä. Pääkäyttäjällä on oikeus muokata kaikkien ylläpitokäyttäjien tekemiä lomakkeita. Pääkäyttäjä voi poistaa kaikki Ei käytössä -olevat lomakkeet. Pääkäyttäjä voi myös poistaa kaikki käytössä olevat lomakkeet sen jälkeen kun niihin tehdyt tallennukset on poistettu. E-lomakkeen käytön aloittaminen Palvelun aloitussivu : lomakkeet Palvelun käyttö alkaa lomakkeet-sivulta. Sivulla on listattuna omat lomakkeesi, sekä muiden tekemät lomakkeet, joita ylläpidät tai joiden tallennuksia käsittelet. Kun ensimmäistä kertaa kirjaudut E-lomakkeeseen, sivulla ei todennäköisesti ole yhtään lomaketta. Myöhemmin, kun lomakkeita on paljon, voit tehdä lomakelistaukseen rajauksia. Voit rajata näkymään vain omat lomakkeesi tai muiden lomakkeet. Muiden lomakkeet tarkoittavat niitä muiden tekemiä lomakkeita, joihin sinulla on ylläpito- tai raportinlukuoikeudet tai joiden tallennuksia käsittelet. Voit myös järjestää lomakkeita niiden nimen, otsikon ja julkaisupäivän mukaan.

2 Asetukset Asetukset-sivulla voit muokata tietojasi, sekä lomakkeet-sivun oletus-asetuksia. Ryhmät Täällä voit hallita eri lomakkeille täyttäjiksi kutsuttavista henkilöistä koostuvia ryhmiä ja ryhmille suunnattuja kutsuja. Ryhmälistaus Ryhmälistaus : Sivulla listataan kaikki tekemäsi käyttäjäryhmät.

3 Uusi ryhmä : perustiedot Uusi ryhmä : Lisää osoitteita excel-tiedostosta. Kutsut Sivulla listataan kaikkia lähettämäsi kutsut. Tee uusi kutsu julkaistuille lomakkeille, joiden tietolähteenä ei ole CSV-tiedosto tai LDAP.

4 Uuden lomakkeen luominen Tekstikenttä Voit luoda lomakkeen kentät ja kenttäryhmät missä järjestyksessä tahansa. Aina kun luot lomakkeelle ensimmäistä kenttää, luot samalla myös kenttäryhmän, johon kenttä sijoitetaan. Tässä esimerkissä aloitamme kenttäryhmän luomisen tekstikentästä. Jos tekstikenttä ei ole kenttäeditorissa valmiiksi valittuna, valitse se painamalla linkkiä, jossa lukee Tekstikenttä. Anna kentälle jokin kuvaava otsikko, esimerkiksi Sukunimi. Valmiilla lomakkeella otsikko näkyy kentän ohessa. Voit määrätä otsikon sijainnin kenttään nähden sijainti-valinnalla. Voit antaa kentälle jonkin oletusarvon. Oletusarvo näkyy lomakkeen täyttäjälle valmiina arvona kentässä. Tätä arvoa täyttäjä voi muokata tai täydentää. Tekstinkentän pituus tarkoittaa HTML-lomakkeella näkyvän kentän pituutta. Sovelluksen antama oletuspituus riippuu kentälle asetetusta tarkistuksesta. Max tarkoittaa merkkimäärää, jonka kenttään voi enintään kirjoittaa, oletuksena on 30 merkkiä. Voit määritellä kentälle uuden enimmäispituuden välillä merkkiä. Jos haluat tehdä lomakkeen tekstikentille erilaisia tarkistuksia, käytä hyväksesi Tarkistus-toimintoa. Kriteereitä ovat esimerkiksi Positiivinen desimaaliluku (30,10) Desimaaliluku (10,2) Henkilötunnus Enintään kymmenen desimaalin tarkkuudella esitettävä positiivinen luku, jonka kokonaisosassa on enintään 20 numeroa. Enintään kahden desimaalin tarkkuudella esitettävä luku, jonka kokonaisosassa on enintään 8 numeroa. Suomessa käytettävä henkilötunnus Kun jokin tarkistus on valittuna, E-lomake hyväksyy vain oikeamuotoisten arvojen tallennuksen kyseisiin kenttiin. Ensimmäistä kenttää tehdessäsi sinun täytyy luoda uusi kenttäryhmä, johon tekstikenttä sijoitetaan. Valitse Ryhmä-pudotusvalikosta Uusi ryhmä, ja kirjoita Uuden ryhmän nimi/otsikko -kenttään esimerkiksi Henkilötiedot. Kentät kannattaa ryhmitellä aihepiirin mukaan, jolloin esimerkiksi raportin katselusta ja monivaiheisesta lomakkeen täytöstä tulee mielekkäämpää. Paina lopuksi Luo kenttä -painiketta. Olet luonut lomakkeelle Henkilötiedot-kenttäryhmän, jossa on Sukunimi-kenttä. Nyt voit luoda muita kenttiä ja lisätä ne Henkilötiedot-kenttäryhmään tai luoda uusia kenttäryhmiä. Tekstialue Tekstialue on monirivinen tekstikenttä, jonka koon voit määrittää. Oletusarvoisesti tekstialueen leveys on 30 merkkiä ja korkeus 4 riviä. Jos et anna tekstialueelle muita arvoja, sovellus luo tämänkokoisen tekstialueen. Tekstialueelle mahtuu oletusarvoisesti merkkiä, joka tarkoittaa käytännössä n. 20 A4-arkille mahtuvaa tekstimäärää. Jos määrittelet tekstialueen max-pituuden, kenttään tallennetaan korkeintaan antamasi merkkimäärän verran tekstiä. Jos vastaaja ylittää max-merkkimäärän, vastaajan tekstialueelle kirjoittaman tekstin väri muuttuu punaiseksi. Toiminnot Sähköpostin vastaanottaja E-lomake lähettää automaattisesti sähköpostilla vahvistusviestin tallennuksen onnistumisesta osoitteisiin, jotka täyttäjä on kirjoittanut sähköpostin vastaanottajaksi määriteltyyn kenttään. Viesti sisältää vastaajan lomakkeelle täyttämät tiedot. Sähköpostiosoitteet erotellaan toisistaan välilyönnillä tai rivinvaihdolla.

5 Pudotusvalikko Vaihe 1. Valitse kenttäeditorissa kenttätyypiksi Pudotusvalikko. Anna halutessasi otsikko-, nimi ja kuvaustiedot, ja kirjoita Valintoja -kohtaan, montako valintavaihtoehtoa pudotusvalikkoon tulee. Paina 'Tallenna'. Valikon tyyppejä ovat esimerkiksi Numeroarvoja Arvot voivat olla ainoastaan kokonais- tai desimaalilukuja. Kun teet pudotusvalikkoa, arvo-kenttiin on esitäytetty numeroarvot. Esitäytettyjä arvoja voi muuttaa. Vaihe 2. Valintavaihtoehdoilla on sekä otsikko(näkyvä arvo) että arvo(valinnan arvo). Vastaaja näkee pudotusvalikossa vain otsikot. Ylläpitokäyttäjä näkee raportissa vain arvot. Otsikko saa olla sama tai eri kuin arvo. Jos arvo on numero, sitä voi käyttää raportissa lajittelun apuvälineenä. Valintaruutu Valittu Pakollinen Ruutu on oletusarvoisesti rastittu. Vastaajan täytyy rastittaa valintaruutu ennen kuin voi tallentaa lomakkeen. Tallennettava arvo: voit valita mikä arvo näkyy tallennuksien vastauksia esittävissä raporteissa.

6 Valintaruuturyhmä Valinnat jaetaan sarakkeisiin Valitoja vähintään / Valintoja enintään Valintaruudut jaetaan kahteen sarakkeeseen. Rajaa vastaukseen hyväksyttyjen rastien lukumäärää. Vastausta tallennettaessa ohjelmisto tarkistaa onko rastien lukumäärä hyväksytyissä rajoissa ja, mikäli näin ei ole, ilmoittaa täyttäjälle virheestä ja palauttaa tämän jatkamaan täyttämistä. Radionapit Radio-nappi on syötetyyppi, jossa saman ryhmän valinnoista käyttäjä voi valita ainoastaan yhden. Voit halutessasi lisätä radionappien yhteyteen tarkennuskentät, joihin vastaaja voi perustella valintojaan. Vastaajan tekemä valinta ja tarkennuskenttään kirjoittama teksti näkyvät raportissa samassa sarakkeessa, mikäli vierekkäisiä tauluja ei ole.

7 Tekstikenttätaulu Tekstikenttätaulu on tekstikentistä muodostettu taulu, johon kerättävä tieto on tarpeen esittää taulukkomuodossa. Lisää haluamasi määrä rivejä ja sarakkeita, ja täytä niihin tulevat tekstit. Kentät ovat oletusarvoisesti 3 merkkiä pitkiä. Jos kenttiin on tarkoitus tallentaa pidempiä tekstejä (kuten esimerkiksi nimi-, osoite- tai puhelinnumerotietoja), kannattaa Kentän pituus - ja Max-kenttiin antaa pidemmät arvot. Seliteteksti Kentän avulla voit kirjoittaa lomakkeeseen väliotsikoita, huomautuksia tai pidempiä ja yksityiskohtaisempia ohjeita lomakkeen käyttäjille. E-lomake rivittää kirjoittamasi tekstin automaattisesti. Tekstiä ei kannata tavuttaa. Tekstin edistyneempään muotoiluun voit käyttää Selitetekstin muokkauskentän alla olevasta valikosta löytyviä muotoilutyökaluja. Valmiit kentät Valmiit kentät -välilehti avaa haun, jolla hakea lomakkeellesi sellaisia itse tekemiäsi, sekä muiden tekemiä valmiita kenttäryhmiä, jotka on asetettu uudelleen käytettäviksi. Saat omat kenttäryhmäsi listalle muokkaamalla Kenttäryhmän asetuksia (ks. Kenttäryhmän asetusten muokkaaminen). Hae haluamasi kenttäryhmä sen nimellä tai otsikolla, tai hae kaikki kenttäryhmät jättämällä hakukenttä tyhjäksi. Paina Hae kenttäryhmät -nappia. Kopioi-linkki kopioi kenttäryhmän lomakkeellesi. Voit muokata kenttäryhmää kenttäeditorissa, tekemäsi muutokset eivät vaikuta Valmiit kentät -listalla olevaan kenttäryhmään. Voit myös itse julkaista parantelemasi kenttäryhmän muiden käyttöön poimittavaksi ja kopioitavaksi.

8 Kenttien asetusten muuttaminen Pääset muuttamaan kenttien asetuksia myöhemmin painamalla muokattavan kentän perässä olevaa Muokkausikonia, jolloin muokattava kenttä aukeaa ruudun oikean reunan kenttäeditoriin. Kun lomake on käytössä, on lomakkeen muokkaaminen rajoitettua. Kenttien järjestyksen muuttaminen Voit muuttaa luomiesi kenttien järjestystä lomakeikkunassa raahaamalla kenttää Siirtoikonista alas. ylös tai

9 Kenttäryhmien käsittely Kenttäryhmien järjestyksen muuttaminen Voit vaihtaa kenttäryhmien järjestystä raahaamalla kenttäryhmiä Siirtoikoneilla joko ylös- tai alaspäin. Jos kenttäryhmä on kovin korkea, voi olla helpompaa supistaa kaikki kenttäryhmät ensin. Kenttäryhmän asetusten muokkaaminen Voit muokata kenttäryhmän asetuksia, kuten otsikkoa, näkyvyyttä ja kopioitavuutta. Paina Muokkausikonia kenttäryhmän otsikon oikealla puolella. Otsikko Kuvaus Kenttäryhmän otsikko toimii kenttäryhmän tunnisteena sekä lomakkeella, että kaikissa kenttäryhmä-listauksissa. Kenttäryhmän kuvaus näkyy 'Valmiit kentät'-listauksessa. Näkyvyys lomakkeella -valintalaatikko sisältää vaihtoehtoja, jotka vaikuttavat kenttäryhmän näkyvyyteen lomakkeella: Näytetään normaalisti Otsikkoa ei näytetä Piilota vastaajalta kenttäryhmä otsikoineen näkyy valmiilla lomakkeella vastaajalle kuten se näkyy ylläpitäjälle. Kenttäryhmän otsikkoa ei näytetä lomakkeella vastaajalle. Vastaaja näe kenttäryhmää lomakkeella lainkaan. Piilotettu kenttäryhmä tehdään ylläpitokäyttäjille. Sitä voi käyttää tallennusten käsittelyn apuna. Kenttäeditorissa on välilehti Valmiit kentät, josta voi hakea itse tekemiään tai muiden tekemiä kenttäryhmiä, jotka on lisätty Valmiit kentät -listalle. Voit lisätä kenttäryhmän Valmiit kentät -listalle kenttäryhmän asetuksia muuttamalla: Ei uudelleenkäyttöä Omaan käyttöön Kaikkien käyttöön Kenttäryhmä näkyy vain lomakkeella, johon se on alunperin luotu. Kenttäryhmä näkyy vain sinulle. Voit kopioida sen samalle tai toiselle lomakkeelle Valmiit kentät -kohdasta. Voit antaa yleiskäyttöiset kenttäryhmäsi kaikkien kopioitaviksi Valmiit kentät -listalta.

10 Lomakkeen asetusten muuttaminen Lomakkeen asetuksia muokataan lomake-editorissa. Valitse Lomake-välilehti lomake-editorin yläosasta. Lomakkeen tekstit Lomakkeen otsikko Johdanto Alku- ja lopputeksti Näkyy vastaajalle, sekä lomakelistauksessa ylläpitäjille. Näkyy vastaajalle. Se voi olla esimerkiksi kuvaus lomakkeesta tai ohje lomakkeen täyttämiseksi. Alku- ja lopputekstiä voit käyttää kuten tekstinkäsittelyohjelmien yläja alatunnisteita: ne näkyvät lomakkeen ylä- ja alareunassa. Mikäli lomakkeen julkaisee vaiheittain, ne näkyvät jokaisella sivulla. Alkuja lopputekstin edistyneempään muotoiluun voit käyttää kenttien alla olevia muotoilutyökaluja. Esimerkki-lomake Ulkoasu Lomake näkyy vastaajalle Tyyli Voit valita näytetäänkö koko lomake yhdellä sivulla vai näytetäänkö jokainen kenttäryhmä omalla sivullaan. Tyylillä voit vaikuttaa lomakkeen ulkoasuun. Tyyli määrää lomakkeen värimaailman, fontit ja asettelun. Valitse lomakkeelle haluamasi tyyli ja paina Tallenna-nappia. Lomakkeen tyyleineen näet esikatselussa, johon pääset lomake-editorin yläosan Esikatselu-linkistä. Leveys- ja marginaalimääreet Vaikuttavat lomakkeen fyysisiin mittasuhteisiin. Muista esikatselu!

11 Oikeudet Lomakkeen tekijällä on ylläpito- ja raportinlukuoikeudet tekemälleen lomakkeelle. Hän voi myös myöntää tekemiensä lomakkeiden ylläpito- ja raportinlukuoikeuksia muille käyttäjille. Lomakkeen tekijän valitsemat lomakkeen ylläpitäjät eivät voi antaa ylläpito- tai raportinlukuoikeuksia muille käyttäjille. Kun painat Poimi käyttäjät -linkkiä, näkyviin tulee hakukenttä. Voit hakea ylläpitokäyttäjiä nimen tai organisaation perusteella. Saat kaikki ylläpitokäyttäjät näkyviin, kun jätät hakukentän tyhjäksi ja painat Hae-nappia. Vastaanottajat Ylläpito-oikeudet Raportinlukuoikeudet Kerää lomakkeen täyttäjistä lisätietoja Ylläpitokäyttäjät, joille lähetetään sähköpostiviesti aina kun lomakkeelle tulee tallennus. Määritellään kenellä on oikeus ylläpitää kyseistä lomaketta ja käsitellä tallennuksia, jos lomakkeen käsittely on vaiheeton. Käyttäjät, joilla on ylläpito-oikeus, voivat myös tarkastella raporttia ja vaiheettomassa käsittelyssä käsitellä tallennuksia. Käyttäjätunnukset poimitaan kuten Vastaanottajat-kenttään. Ylläpitokäyttäjät, jotka saavat tarkastella tallennuksista näytettävää raporttia. Pää- tai ylläpitokäyttäjä, jolla on raportinlukuoikeudet, ei pysty käsittelemään tallennuksia eikä poistamaan tallennuksia. Tallennukset näytetään raportissa piilotettuine käsittelykenttineen. Jos lomakkeella on käytössä vaiheittainen käsittely, kaikki käsittelyvaiheet voi käydä läpi raportissa. Käyttäjätunnukset poimitaan kuten Vastaanottajat-kenttään. Vastaajasta voidaan tallentaa meta-tietoja, kuten IP-osoite ja vastaamiseen kulunut aika. Metatietoja voi tarkkailla raportti-sivulla, jos raportin asetuksissa on valittu 'Näytä metatiedot'. Palaute Tallennuksen jälkeen vastaaja ohjataan sivulle Sen sivun osoite, jolle vastaaja ohjataan lomakkeen tallennuksen jälkeen. Jos jätät kentän tyhjäksi (oletustekstiä ei tarvitse poistaa) ohjautuu vastaaja E-lomakkeen omalle palautesivulle. Palautesivun teksti Palautesivu on sivu, jolle vastaaja automaattisesti ohjataan lomakkeen täytön jälkeen, ellet ole korvannut palautesivua 'Tallennuksen jälkeen vastaaja ohjataan...' -sivulla. Voit korvata E-lomakkeen oman palautesivun sisällön haluamallasi sisällöllä, joka näytetään E-lomakkeen oman palautesivun asemesta.

12 Voit poimia palautesivulle vastauksia lomakkeelta. Kun painat Poimi vastaukset -linkkiä, E-lomake avaa listauksen, jossa näkyvät kaikki lomakkeen kentät. Poimit yksittäisen vastauksen painamalla kenttäkoodista muodostettua linkkiä. Voit lisätä ja siirtää kenttäkoodeja tekstin seassa vapaavalintaisesti, kunhan kenttäkoodi pysyy oikeellisena. Sähköpostiviesti vastaajalle Sähköpostin lähettäjä Sähköpostiviesti vastaajalle. Jos olet luonut lomakkeelle Sähköpostiviestin vastaanottaja -kentän (ks. Tekstialue), E-lomake lähettää vastaajalle sähköpostiviestin tallennuksesta. Oletusviesti sisältää lomakkeen kenttien otsikot sekä vastaajan kirjoittamat vastaukset. Tähän kenttään kirjoittamasi tekstit korvaavat E-lomakkeen oletusviestin sisällön. Voit poimia kirjoittamaasi viestiin vastauksia lomakkeelta, kuten Palaute-sivullekin. Sähköpostiosoite, josta vastaajalle lähtevä sähköposti on merkitty lähetetyksi. Riippuvuudet Voit asettaa eri kenttäryhmien näkymisen riippuvaiseksi käyttäjän vastauksista. Tallentamasi riippuvuudet listautuvat lomake-editorin oikeaan osaan, josta voit muokata ja poistaa niitä. Jos ulkoasun asetuksissa on asetettu 'sivutus kenttäryhmittäin', piilotettuja/passivoituja kohde-kenttäryhmiä ei näytetä ollenkaan. Jos taas koko lomake näytetään yhdellä sivulla, piilotetut kohde-kenttäryhmät näkyvät, mutta niitä ei voi täyttää. Kenttä Toiminto Kohde Kenttä, josta toiminto riippuu. Aktivoidaanko vai passivoidaanko kohde-kenttäryhmä. Kenttäryhmä, johon toiminto vaikuttaa. Huom! Siinä tapauksessa, että Kenttä on tyyppiä 'pudotusvalikko' tai 'radionappi', tulee Arvon olla kentän 'valinnan arvo'. Vastausten käsittely Vapaa kierrätys Ylläpitokäyttäjät voivat käsitellä tallennusta kukin vuorollaan. Järjestys ei ole sidottu, vaan käsiteltyään tallennuksen käsittelijä valitsee seuraavan käsittelijän.

13 Tallennus & tiedostot Tallennukseen voi liittää tiedostoja Lomakkeen kentät RTF-tiedostopohjaan Voit halutessasi antaa vastaajille mahdollisuuden tallentaa vastauksensa yhteydessä tiedoston tai useampia. Tiedosto(t) tallennetaan täyttämisen lopuksi. Mikäli on asetettu 'Lomakkeen tallennusta saa jatkaa myöhemmin', liitetiedostojen tallennus tapahtuu vasta kun tallennus on muilta osin valmis. Avaa ikkunan, josta voi kopioida kenttien ja otsikoiden koodeja RTF-tiedostopohjaan. RTF-tiedostopohjan asetukset Avaa ikkunan, jossa voidaan asettaa rtf-tiedostopohjien käyttöön liittyviä asetuksia. Lomakkeen tallennusta saa jatkaa myöhemmin Lomakkeen täyttäjä voi halutessaan keskeyttää täyttämisen, tallentaa keskeneräisen lomakkeen, ja jatkaa myöhemmin. Hänelle näytetään linkki, jota seuraamalla keskeneräistä tallennusta voi jatkaa. Täyttäjä voi myös valita 'Tahdon paluulinkin lomakkeelle sähköpostitse', jolloin linkki lähetetään sähköpostiosoitteeseen, jota kysytään valinnan yhteydessä. Kenttien poiminta rtf-tiedostopohjaan Tallennuksista on mahdollista saada kopio RTF-tiedostona. Lomakkeen ylläpitäjä tekee RTF-tiedostopohjan ja kopioi siihen haluamiinsa kohtiin lomakkeen vastausten tai otsikoiden koodit, ja tallentaa tiedoston koneellensa. Tiedoston voi sitten tallentaa E-lomakeeseen [RTF-tiedostopohjan asetukset]. Esimerkki rtf-tiedostopohjasta E-lomake korvaa kenttäkoodit lomakkeelle täytetyillä vastauksilla

14 RTF-tiedostopohjan asetukset Anna vastaajalle RTF-tiedoston tulostusmahdollisuus RTF-tiedoston tulostusmahdollisuus vain ylläpitäjillä ja käsittelijöillä Tallenna RTF-tiedostopohja E-lomakkeeseen Lomakkeen täyttäjä saa halutessaan kopion täytetystä lomakkeesta rtf-tiedostona, jonka pohjan hän täyttämisen lopuksi valitsee ylläpitäjän lomakkeelle tallentamista tiedostopohjista. Ylläpitäjät ja käsittelijät voivat ladata tallennuksen rtf-muodossa tutkiessaan yksittäistä tallennusta raportissa. Voit tallentaa lomakkeelle useita rtf-tiedostopohjia, jotka listautuvat ikkunan alaosaan. Voit poistaa tiedostopohjia Poista-ikonista. Tietosuojaseloste Henkilörekisterin ylläpitäjän on henkilötietolain mukaan tarjottava seloste rekisteristä. Voit luoda lomakkeelle tietosuojaselosteen, joka kertoo käyttäjälle mihin kerättyjä tietoja käytetään. Jos olet luonut aiemmin tietosuojaselosteita toisille lomekkeille, voit kopioida tietosuojaselosteen sisällön niistä. Osa kentistä on esitäytettyjä ja voit muokata niitä, kuten muitakin kenttiä. Kun lomakkeelle on tallennettu tietosuojaseloste, lomakkeelle tulee linkki 'Tietosuojaseloste'.

15 Rinnakkaislomakkeet Voit tehdä lomakkeesta rinnakkaislomakkeita eri kohderyhmille. Alkuperäiselle lomakkeelle ja rinnakkaislomakkeille tulleet tallennukset näkyvät samassa raportissa. Tallennukset ovat vertailukelpoiset ja niitä voi tarkastella sekä eriytettyinä että yhdessä. Rinnakkaislomakkeella näkyvät kaikki samat kentät kuin alkuperäisessäkin lomakkeessa, mutta kenttien otsikkotekstit sekä lomakkeen ohje- ja muut asetustekstit voi muuttaa kohderyhmälle sopiviksi. Rinnakkaislomakkeiden avulla voit kohdentaa saman lomakkeen esimerkiksi eri kielisille kohderyhmille. Rinnakkaislomakkeen luomissivulla voit muuttaa kaikkia lomakkeen tekstejä. Jos jätät kentät tyhjiksi, E-lomake näyttää kyseisissä kohdissa alkuperäisen lomakkeen tekstit. Käyttäjähaku-kenttien avulla voit etsiä käyttäjätunnuksien joukosta käyttäjän nimen tai käyttäjätunnuksen perusteella. 'Palautesivun teksti'- ja 'Jatka-linkki palaute-sivulla'-kenttiin voit kopioida vastausten kenttäkoodit, jotka E-lomake korvaa ko. kenttiin annetuilla vastauksilla. Rinnakkaislomakkeiden muokkaus ja poisto Jos haluat myöhemmin muokata rinnakkaislomakkeita, mene lomakkeet-sivulle. Kullekin lomakkeelle luodut rinnakkaislomakkeet näkyvät listauksessa lomakkeen alapuolella.

16 Lomakkeen julkaiseminen Mene lomakkeet-sivulle Tila-kohdassa lukee 'Ei käytössä'. Paina [Muuta]-linkkiä. Ei käytössä Ylläpitäjien käytössä Julkisessa käytössä Ajastus Lomakkeelle ei voi tehdä tallennuksia. Voit katsella lomaketta esikatselu-tilassa. Lomakkeelle ei voi tehdä uusia tallennuksia. Ylläpitäjät voivat muokata tehtyjä tallennuksia. Lomakkeelle voi tehdä tallennuksia normaalisti. Voit määrätä aikavälin, jolloin lomake on julkinen ja sille voi tehdä tallennuksia. Ajastus

17 Tietolähteen valinta E-lomakkeessa on mahdollisuus ottaa käyttöön lomakkeiden salasanasuojaus. Salasanasuojaus tarkoittaa, että vastaajan täytyy antaa käyttäjätunnus ja salasana ennen kuin tämä pääsee täyttämään lomaketta. Jotta salasanasuojauksen voi ottaa käyttöön, täytyy E-lomakkeeseen määritellä vastaajien tunnistamisessa käytettävä tietolähde. Tietolähde on paikka missä tunnus ja salasana sijaitsevat ja mistä ne voidaan tarkistaa. Vaihtoehtoina ovat E-lomakkeen asennuspalvelimella tai julkisessa www-osoitteessa sijaitseva CSV-tiedosto tai asiakkaan oma LDAP-palvelin. Järjestelmän ylläpitäjä voi määritellä uusia tietolähteitä E-lomake-määritystiedostoon. Jos pääkäyttäjä ei ole määritellyt tietolähteitä, ei Tietolähteet-valikossa näy tietolähdevaihtoehtoja. Jos lomakkeen voi täyttää kuka tahansa, joka tietää missä lomake sijaitsee, ei salasanasuojausta tarvita. Ei autentikointia LDAP CSV Kutsusovellus Lomakkeelle voi vastata kuka tahansa, joka tietää lomakkeen sijainnin. Autentikointitiedot organisaation LDAP-palvelimelta. Autentikointitiedot CSV-tiedostossa. Lomake on suunnattu tietylle käyttäjäryhmälle. Käyttäjäryhmät luodaan ja kutsutaan täyttämään lomake 'Ryhmät'-sivulla. Raportti Kun olet julkaissut lomakkeen ja sille on tullut vastauksia, pääset tutkimaan raporttia vastauksista. Lomakkeet-sivulla kohdassa 'Tallennuksia' on linkki 'n kpl', jota painamalla pääset raporttiin. Raportti esimerkki-lomakkeelle tulleista tallennuksista. Tallennusta kuvaavan rivin vasemmassa laidassa on ikoita, joilla voit käsitellä yksittäistä tallennusta. Muokkaus-ikonia Poista-ikonia painamalla pääset muokkaamaan yksittäistä tallennusta. painamalla poistat yksittäisen tallennuksen. XML-ikonia painamalla voit ladata koneelleesi yksittäisen tallennuksen xml-tiedostona. Keskeneräinen-ikoni ilmaisee tallennuksen olevan keskeneräinen. Raportin rivejä voi järjestää eri kenttien perusteella: paina taulukon ylärivillä jotakin otsikkoa, jolloin kaikki tallennukset järjestyvät aakkosjärjestyksessä valitun kentät mukaan. Voit kirjoittaa sarakkeiden yllä oleviin tekstikenttiin hakusanan ja rajata näin listautuvien rivien määrää. Paina Hae -nappia aina kun olet muuttanut hakuehtoa, niin raportti päivittyy. Voit myös antaa useita hakuehtoja samalla kertaa.

18 Painamalla Tallennusaika-sarakkeen ylläolevaa Kalenteri-ikonia pääset rajaamaan näytettäviä tallennuksia tietylle aikavälille. Hakukentissä voit käyttää matemaattisia funktioita, joiden avulla saat yhteenvetoja yksittäisten kenttien arvoista. Funktiot ovat: pienin arvo suurin arvo keskiarvo summa keskihajonta Voit myös yhdistää matemaattisia funktioita muihin hakuehtoihin. Esimerkiksi hakuehdolla "5 rajataan vastaukset, joissa kentän arvo on numero 5 ja lasketaan rajatuista vastauksista kenttien keskiarvo. Funktion tuottama tulos näkyy raportin viimeisellä rivillä.

19 Raportin asetukset Sivun yläosassa voi valita kenttäryhmät/kentät, jotka näkyvät Raportti-sivulla. Näytä keskeneräiset tallennukset Keskeneräiset tallennukset näkyvät raportti-näkymässä.

20 Tallennusten graafinen havainnollistaminen Lomakkeen radionappi-, valintaruutu- ja pudotusvalikko-tyyppisillä kentillä kerätyt tiedot saa näkyviin raportissa graafisesti havainnollistettuna. Raportti-sivulla on linkki jakauman graafiseen esitykseen. Graafi-sivulla näet kenttään tehdyistä vastauksista sekä absoluuttisen, että suhteellisen jakauman. Perusvalinnoissa voit valita mm. piirretäänkö pylväs- vai sektori-diagrammeja. Voit ristiintaulukoida kentän vastauksia toisen kentän vastausten suhteen. Tilastograafi-sivulla voit tutkia vastausten jakautumista ajan suhteen.

21 Tallenna hakuehdot Voit luoda uudelleenkäytettäviä hakuja raporttiin. Haut listataan raportin asetukset-sivulla. Tallenna hakuehdot nimellä Julkaise kooste raportista hakuehtojen mukaan Näytä kaikki tallennukset yhdellä sivulla Näytä lajittelulinkit Näytettävät kentät Hakuehdot Järjestä kentän mukaan Hakuehtojen nimi yksilöi hakuehdot Voit luoda julkisen näkymän raporttiin. Linkki näkymään tulee 'Raportin asetukset'-sivulle. Onko julkinen kooste yksisivuinen. Julkisen koosteen katsojille mahdollisuus tallennusten järjestämiseen. Valitaan raportissa näkyvät kentät Kenttäkohtaiset hakuehdot ja koostefunktiot Tulosten järjestämiskriteerit

22 Ryhmäposti Ryhmäposti-toiminnolla voit etsiä lomakkeelle tehdyistä tallennuksista vastaajien sähköposti-osoitteet, ja lähettää heille yhteisen sähköpostin. Muut Raportti-sivun navigointipalkin toiminnot Poista kaikki Excel SPSS CSV XML Poistaa kaikki lomakkeelle tehdyt tallennukset. Mikäli 'Raportin asetukset'-sivulla on asetettu 'Ei poisteta keskeneräisiä tallennuksia', keskeneräiset vastaukset jätetään. Saat ladattua raportin koneellesi xls-muodossa. Saat ladattua raportin koneellesi SPSS-muodossa. Saat ladattua raportin koneellesi CSV-muodossa. Saat ladattua raportin koneellesi XML-muodossa.