Suomen Paras Hankkija Tutkimus kevät 2011

Transkriptio

1 Suomen Paras Hankkija Tutkimus kevät 2011 SISÄLLYSLUETTELO 1 JOHDANTO Esipuhe Miten välitämme tulokset toimittajille? Kyselyn rakenne JOHTOPÄÄTÖKSET TUTKIMUKSEN TULOKSET Näin vastattiin Vastaajien asema Hankintayksiöt Toimialat, joiden on kehitettävä tarjouksiaan Hankintojen esivalmistelut Hankintaosaaminen Hankintoihin kohdistuvat kysymykset Miksi toimittajat eivät tarjoa? Hankintoihin kohdistuvat valitukset Vertailut Johtajien / Päälliköiden mielipiteet verrattuna muihin Vertailu alueittain Sähköinen asioiminen Hankkijoiden palaute toimittajille Kyselyyn kohdistuvat palautteet Muut kyselyyn liittyvät yksityiskohdat REFERENSSIMATERIAALIA Kooditus CPV-koodit Postinumeroalueet HILMA tietokanta Hankintarajat Kansalliset kynnysarvot alkaen EU-kynnysarvot alkaen KYSELYN RAKENNE Analystica Oy Artturinkatu TURKU myynti@analystica.fi Sivu 1 / 36

2 1 JOHDANTO 1.1 Esipuhe Julkinen sektori teki hankintoja vuonna 2010 yhteensä arviolta noin 27 miljardin euron edestä. Hilma-järjestelmän tilastojen mukaan hankintoja oli kappaletta arvoltaan 20,64 miljardia. Tästä puuttuu suuri osa pienhankinnoista. Kansantaloudellisesti merkittävä summa kertoo selvästi sen, että julkiset hankinnat ovat erittäin tärkeitä sekä julkiselle sektorille että elinkeinoelämälle. Tutkimus on osa Analystican Suomen Paras Hankkija projektia, jonka vilpitön tavoite on auttaa sekä hankkijoita että toimittajia hankintaprosessien kehittämisessä. Hankintaprosesseihin kuuluvat sekä hankkijoiden tarjouspyynnöt, että tarjoajien tarjoukset. Voimme kehittää hankintaprosesseja tutkimalla kolmea lähdettä: Hankkijoiden mielipiteitä toimittajien toiminnasta (tämä tutkimus), toimittajien palautetta hankkijoille (eri tutkimus, jossa hankintayksiköt keräävät palautetta) sekä tutkimalla Hilma järjestelmään tallennettuja hankintailmoituksia. Tämän tutkimuksen tavoitteena on selvittää miten tarjoajat (eli toimittajat) voivat kehittää tarjousprosessejaan hankkijan näkökulmasta. Tuloksia on myöhemmin tarkoitus vertailla hankintayksiköiden tarjoajilta saamiin palautteisiin. Hilman tietoja käytetään saadaksemme tilastotietoa hankinnoista. Yhdistämällä tutkimusten tuloksia voimme kohdistaa hankintaprosessien kehittämisehdotuksia mahdollisimman tehokkaalla tavalla. Hankintojen parantamiseksi moni kysymys kaipaa vastausta: Onko hankintaprosesseissa mitään kehitettävää? Tarvitaanko enemmän vuorovaikutusta toimittajien ja hankkijoiden välillä? Onko nykyinen hankintalaki hyvä? Sovelletaanko hankintalakia eri hankinnoissa eri tavoilla? Tarvitaanko ja halutaanko sähköisiä hankintapalveluja? Hyötyvätkö molemmat osapuolet siitä, että hankintoihin liittyvien valitusten määrä vähenee? Kaikkiin kysymyksiin vastauksemme on kyllä. Mielestämme sekä hankintayksiköt että toimittajat hyötyvät siitä, että hankintaprosessit ovat selkeämmät. Keskitymme tässä tutkimuksessa siihen, mihin hankintaprosessien osa-alueisiin toimittajien pitäisi keskittyä tarjous prosesseissaan. Kutsut tutkimukseen lähetettiin suurelle määrälle (yli 5000) hankinnoista vastaaville henkilöille. Vastausten määrä kertoo sen, että kiinnostusta asiaan on. Erityisesti kiinnitti huomiota erään hankkijan kommentti: Kiitos kun joku jaksaa näitä miettiä ja maailmaa parantaa. Jonkun on tutkittava tätä sektoria. Analystica on päättänyt tehdä näin. Tutkimus on ensimmäinen laatuaan Suomessa. Uskomme, että tutkimuksestamme on hyötyä teillekin. Analystica Oy 2011 Analystica Oy Artturinkatu TURKU myynti@analystica.fi Sivu 2 / 36

3 1.2 Miten välitämme tulokset toimittajille? Tutkimus on osa Varsinais-Suomen Yrittäjien Hankinta-asiamies projektia 1. Lisäksi olemme sopineet tiedon jakamisesta Suomen Yrittäjien kanssa. Projektista jaetaan myös lehdistötiedotteita sekä tietoa Analystican omilla kotisivuilla ja Suomen Paras Hankkija Facebook 2 -ryhmässä. 1.3 Kyselyn rakenne Kysely rakennettiin hankintaprosessin mukaisesti. Päätimme pitää kyselyn suhteellisen yksinkertaisena, jotta saataisiin ensin selville suurimmat kehityskohteet. Pidemmässä kyselyssä vaarana on, että vastaajat kyllästyvät. Kyselyyn tulleessa palautteessa tuli sekä kiitosta että moitteita. Kyselyn suunnittelun yhteydessä päätettiin, ettemme kysy erikseen hankkijoiden toimialaosaamista. Kyselyn rakenne olisi tästä syystä paisunut ja toimialakohtaiset erot olisi mitattava erikseen paneutumalla toimialan erityspiirteisiin. Esimerkkinä ICT -ala eroaa suuresti rakennusalasta teknisen laadun määrittelyssä. Siten esimerkiksi kelpoisuuskriteereihin liittyvissä lisäkysymyksissä on huomioita alan erityispiirteistä. 1 Hankinta-Asiamies projektista löytyy tietoa osoitteessa Analystica Oy Artturinkatu TURKU myynti@analystica.fi Sivu 3 / 36

4 2 JOHTOPÄÄTÖKSET Tutkimustulokset osoittavat, että toimittajien hankintaosaamisessa on toivomisen varaa. Toimittajilta kuullaan usein kriittisiä lausuntoja koskien hankkijoiden tarjouspyyntöjä, usein suotta, toisinaan syystä. Alla on muutama päätelmä nojautuen tämän tutkimuksen tuloksiin. Hankintayksiköiden on hankalaa vertailla tarjouksia keskenään kun toimittajat kirjoittavat tarjouksiaan eri tavalla kuin mitä tarjouspyynnössä on pyydetty. Toimittajien pitää lukea tarjouspyynnöt tarkemmin ja tarjota vain tarjouspyynnössä pyydettyjä tuotteita ja / tai palveluja. Erityisesti pienissä yrityksissä on hankintaosaamisessa puutteita. Voidaan luonnollisesti myös kysyä onko tarjouspyyntöjen selkeydessä parannettavaa? Onko tarjouspyyntöjen kelpoisuuskriteereissä mahdollisesti epäselvyyksiä, jotka johtavat siihen, että tarjous on hankala kirjoittaa? Hankintayksiköille on turhauttavaa hylätä tarjouksia kun tarjouksissa löytyy muodollisia virheitä. Toimittajien on ymmärrettävä mitä muodollisella kriteerillä tarkoitetaan. Vastaukset osoittavat selkeästi (70 %!), että toimittajat eivät ymmärrä, mitä muodollisuudella tarkoitetaan. Tulisiko hankintayksiköiden lisätä tarjouspyyntöihin selkeämmät ohjeet, miten toimittajan pitää toimia asiassa? Löytyykö yksinkertaisempia keinoja muodollisuuskriteerien tarkistamiseen? Julkisen sektorin pitäisi pystyä tuottamaan tarjouspyyntöihin tarvittavat dokumentit netin kautta koottuna yhteen dokumenttiin. Toimittajien pitää olla ajoissa liikkeellä ja esittää kysymyksiä kun tarjouspyynnöissä on epäselvyyksiä. Suhteellisen suuri määrä hankkijoista on sitä mieltä, että hankintoihin liittyvää tiedottamista tavaran/palvelun toimittajille tulee parantaa. Hilman tietokanta on monessa tilanteessa hankala käyttää. Vahdeilla tilannetta voi parantaa, mutta hakusanat eivät ylety tarjouspyyntöjen liitteisiin. CPV-koodeja ilmoitetaan puutteellisesti ja Hilma ei pakota hankkijaa täyttämään kenttiä. Tämä johtaa siihen, että hankintayksiköt ilmoittavat hankinnat eri tavoilla ja näin haut vaikeutuvat. Analystica Oy Artturinkatu TURKU myynti@analystica.fi Sivu 4 / 36

5 Saavatko toimittajat tietoa hankinnoista? Hankintayksiköiden on ilmoitettava hankinnat Hilmaan ja toimittajien on seurattava ilmoituksia Hilmasta suoraan tai epäsuoraan nk. vahtien kautta. Hankintojen ilmoitusjärjestelmää on parannettava esimerkiksi mahdollistamalla haut myös liitteistä ja hankintayksiköt voisivat ilmoittaa hankinnoista useampaan mediaan. Hankintayksiköt voisivat julkaista hankinnat omilla nettisivuillaan esimerkiksi toimialakohtaisina RSS -syötteinä 3, jolloin toimittajat saisivat tiedon hankinnoista välittömästi suoraan omaan sähköpostiin. Liitteiden sisältö on saatava mukaan hakutoimintoihin. Miksi eivät pienet toimittajat jätä tarjouksiaan? Pienten toimittajien resurssit eivät riitä. Pienet toimittajat voivat osallistua hankintoihin, mikäli hankinta antaa siihen mahdollisuuden. Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että suurissa hankinnoissa hyväksytään alihankkijoita, hyväksytään yritysten yhteenliittymiä, kelpoisuuskriteerit ovat laaditut tämä huomioiden ja että pienhankinnat kilpailutetaan. Pienet toimittajien kannattaa verkostoitua ja tarjota yhdessä. Tarjouspyynnöissä pitää selkeästi ottaa kantaa miten alihankkijoita saa käyttää. Ovatko hankinnat entistä suurempia eli vaikeutetaanko tällä tavalla pienten toimittajien edellytyksiä olla mukana tarjoamassa? Valitukset hankaloittavat molempien osapuolten työtä. Toimittajien hankintapäätöksistä valittaminen ontuu. Toimittajat eivät tunne valitusprosesseja tarpeeksi hyvin ja valittavat väärin perustein. Tämä on selkeästi seuraamus jollain tapaa epäonnistuneesta hankinnasta. Syyt valituksiin voivat johtua hyvin monista asioista. Tarvitaan lisää tutkimustietoa, jotta selkeitä päätelmiä voisi tässä asiassa tehdä. Valittaminen ei johda mihinkään Molemminpuolinen etu on, että toimittajat tekevät valitukset asianmukaisesti ja ajoissa eli ennen kuin hankintaan liittyvät kysymykset pitää antaa. Molemminpuolinen etu on, että hankintaa ei viedä valitusprosessin kautta markkinatuomioistuimeen. Toimittajalle (kuten hankkijallekin) prosessi on kallis ja hankkijalle asia on erityisen hankala, mikäli projektin toteuttaminen viivästyy. On asiallista keskustella ongelmakohdista ajoissa. Hankkija muuttaa hankinnan, mikäli siinä on selkeitä virheitä. 3 Katso esimerkiksi Analystica Oy Artturinkatu TURKU myynti@analystica.fi Sivu 5 / 36

6 3 TUTKIMUKSEN TULOKSET 3.1 Näin vastattiin Kyselyn suurin osoitelähde oli Hilma järjestelmä. Hilmasta poimittiin hankinnoiden yhteyshenkilöt ja poistettiin kaikki osoitteet tyyppiä Hilmasta saatiin runsaat 7000 osoitetta. Toinen osoitteiden lähde oli Analystican oma CRM järjestelmä. Tästä saatiin noin 150 hankkijan yhteystiedot. Korjauksien jälkeen saatiin yhteensä 5095 hankkijan tiedot tietokantaan. Näille lähetimme sähköpostikutsun kyselyyn. Sähköpostikutsuista palautui osa virheellisinä. Syitä virheellisiin osoitteisiin voi luonnollisesti olla monta: Henkilö on siirtynyt toisiin tehtäviin, osoite on kirjattu väärin jne. Kohderyhmässä oli korjausten jälkeen 4853 hankkijaa. Näistä hankkijoista yhteensä 762 avasi kyselyn. Näistä yhteensä 255 avasi kyselyn, mutta ei jatkanut kyselyä ensimmäisestä sivusta tai vastasi ettei halua osallistua tutkimukseen. Nämä vastaukset poistettiin. Jäljelle jäi 507 vastausta. Näistä vajaat 200 vastasivat kyselyyn loppuun asti. Vastausprosentti oli kyselyssä 10,44 %. Kutsut ja vastaukset jakautuivat eri päiville seuraavalla tavalla: Vuosi Kuukausi Päivä N Yhteensä 507 Kysely oli auki asti. Analystica Oy Artturinkatu TURKU myynti@analystica.fi Sivu 6 / 36

7 3.2 Vastaajien asema Kyselyssä kysyttiin vastaajan asemaa hankintayksikössä. Vastanneiden jakauma oli seuraava: Päättäjien osuus vastanneista oli ilahduttavan korkea. Moni kertoivat aseman ja lopettivat vastaamisen tämän jälkeen. Analystica Oy Artturinkatu TURKU myynti@analystica.fi Sivu 7 / 36

8 3.3 Hankintayksiöt Vastauksia saatiin koko Suomesta seuraavasti (laadittu Postin aluejaon 4 / postinumerojaottelun mukaisesti): Suhteutettuna hankintojen määriin vastaaville alueille saadaan seuraava tulos 5 : Kappaletta Hilman jakauma Kyselyn jakauma Etelä-Suomi % 52 % Keski-Suomi % 36 % Pohjois-Suomi % 12 % 4 Postinumeroalueet: Postin kotisivut osoitteessa 5 Aikavälille Analystica Oy Artturinkatu TURKU myynti@analystica.fi Sivu 8 / 36

9 3.4 Toimialat, joiden on kehitettävä tarjouksiaan Kyselyn yksi tavoite oli selvittää onko eri toimialojen toimittajissa eroja. Pyydettiin hankkijoita valitsemaan kolme tärkeintä toimialaa, joissa toimittajat voivat parantaa tarjousprosessejaan. Toimialojen määrittely perustuu nk. CPV -koodiin (Common Procurement Vocabulary) 6. Koodia käytetään HILMA:n hankintailmoituksissa hankinnan yksilöimiseksi. CPV -koodit on EU:n komission hyväksymä hankintasanaston luokittelujärjestelmä. CPV -koodit sisältävät eri nimikettä 9-numeron tarkkuudella. Koko koodistoa ei käytetty, koska se on hyvin laaja. Kyselyssä käytettiin päätasoa (kaksi ensimmäistä numeroa), eli yhteensä 92 koodia (alaa). Laskimme näistä kolmesta tärkeimmistä toimialakysymyksistä indeksin niin, että tärkein sai painoarvon 3 toiseksi tärkein 2 ja kolmanneksi tärkein 1. Tulos oli seuraava: 6 Luettelo käytettävistä CPV-koodeista on julkaistu Euroopan unionin virallisessa lehdessä (EUVL L 74, , s ) Analystica Oy Artturinkatu TURKU myynti@analystica.fi Sivu 9 / 36

10 Vertailu Hilman tietoihin 7 hankintojen määrästä antaa seuraavan jakauman: Jakaumassa on yhteyskohtia saamamme palautteeseen: Rakennustyöt ovat määrällisesti ylivoimaisesti suurin ryhmä ja palautteen mukaan näiden kanssa on eniten ongelmia. Alla olevasta taulukosta näkee, millä tavalla toimialat korreloivat toisiinsa: Määrällisesti eniten hankintoja Palautteen mukaan sijoitus 1. Rakennustyöt 1 2. Lääketieteelliset laitteet, farmaseuttis Arkkitehti-, rakennus-, insinööri- ja ta Yleissivistävän ja ammatillisen koulutuk... Ei saanut palautetta 5. Tutkimus- ja kehityspalvelut ja niihin l Kuljetusvälineet ja kuljetuksessa käytet Liike-elämän palvelut: laki, markkinoint Kuljetuspalvelut 4 9. Huonekalut Terveyspalvelut ja sosiaalitoimen palvel Tiedot vuodelta 2010, Analystican korjattu tietokanta Analystica Oy Artturinkatu TURKU myynti@analystica.fi Sivu 10 / 36

11 Kaikki toimialat (CPV koodit), joille saatiin vastauksia. Pisteet ovat painotuksen mukaan. Pisteet yht. 1. Rakennustyöt (45) Korjaus- ja huoltopalvelut (50) Rakentamiseen liittyvät rakenteet ja tarvikkeet ja muut tuotteet (sähkölaitteita 57 lukuun ottamatta) (44) 4. Kuljetuspalvelut (jätteen kuljetusta lukuun ottamatta) (60) Lääketieteelliset laitteet, farmaseuttiset valmisteet ja henkilökohtaiseen hygieniaan 48 liittyvät tuotteet (33) 6. Toimisto- ja atk-laitteet ja -tarvikkeet, lukuun ottamatta kalusteita ja 46 tietokoneohjelmatuotteita (30) 7. Terveyspalvelut ja sosiaalitoimen palvelut (85) Kaivos- ja louhintakoneet, rakennuslaitteistot (43) Ohjelmatuotteet ja tietojärjestelmät (48) Elintarvikkeet, juomat, tupakka ja vastaavat tuotteet (15) Arkkitehti-, rakennus-, insinööri- ja tarkastuspalvelut (71) Kiinteistöpalvelut (70) Sähkökoneet, -kojeet, -laitteet ja -kulutustarvikkeet; valaistus (31) Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki (72) Kuljetusvälineet ja kuljetuksessa käytettävät aputuotteet (34) Julkinen vesi- ja energiahuolto (65) Viemäröinti-, jätehuolto- ja puhdistuspalvelut, ympäristöön liittyvät palvelut (90) Huonekalut (myös toimistokalusteet), sisustustavarat, kodinkoneet ja laitteet 23 (valaistusta lukuun ottamatta) ja puhdistustuotteet (39) 19. Hotelli-, ravintola- ja vähittäiskauppapalvelut (55) Julkishallinnon palvelut, maanpuolustus ja sosiaaliturvapalvelut (75) Yleissivistävän ja ammatillisen koulutuksen palvelut (80) Tutkimus- ja kehityspalvelut ja niihin liittyvät konsulttipalvelut (73) Muut yhteisöön liittyvät, yhteiskunnalliset ja henkilökohtaiset palvelut (98) Liike-elämän palvelut: laki, markkinointi, neuvonta, työhönotto, painatus ja 18 turvallisuus (79) 25. Radio-, televisio- ja viestintä- ja teleliikennelaitteet ja niihin liittyvät laitteet (32) Virkistys-, kulttuuri- ja urheilupalvelut (92) Laboratoriolaitteet, optiset ja tarkkuuslaitteet (lukuun ottamatta silmälaseja) (38) Painotuotteet ja vastaavat tuotteet (22) Posti- ja televiestintäpalvelut (64) Maa-, karja-, kala- ja metsätaloustuotteet sekä vastaavat tuotteet (3) Asennuspalvelut (ohjelmistoja lukuun ottamatta) (51) Maatalouskoneet (16) Rahoitus- ja vakuutuspalvelut (66) Maatalous-, metsätalous-, puutarha-, vesiviljely- ja mehiläistalousalan palvelut (77) Vaatteet, jalkineet, matkalaukkutuotteet ja tarvikkeet (18) Teollisuuskoneet (42) Turva-, palontorjunta-, poliisi- ja maanpuolustusvälineet (35) Soittimet, urheiluvälineet, pelit, lelut, käsityö- ja taidetarvikkeet ja -varusteet (37) Nahka ja tekstiilikankaat, muovi- ja kumimateriaalit (19) Kuljetusten tuki- ja apupalvelut; matkatoimistopalvelut (63) Öljy- ja kaasuteollisuuteen liittyvät palvelut (76) Kaasut (24) 1 Analystica Oy Artturinkatu TURKU myynti@analystica.fi Sivu 11 / 36

12 3.5 Hankintojen esivalmistelut Hankinnan esivalmistelun suhteen halusimme palautetta 8 mitä hankintayksiköt ajattelevat siitä, että toimittajat olisivat tiiviimmin mukana määrityksissä. Hankintalaki sallii, että toimittajat ovat mukana määrittelytyössä, kunhan tämä ei syrji ketään. Tulokset viittaavat vahvasti siihen, että hankintayksiköt toivovat enemmän vuorovaikutusta hankintayksiköiden ja toimittajien välillä. 8 Skaala: 1 = Ei lainkaan pidä paikkansa, Ei pidä paikkansa, Niin ja näin, Pitää aika hyvin paikkansa, 5 = Pitää täysin paikkansa ja EOS / en tiedä Analystica Oy Artturinkatu TURKU myynti@analystica.fi Sivu 12 / 36

13 3.6 Hankintaosaaminen Toimittajien hankintaosaaminen mitattiin neljällä suhteellisen yleisellä kysymyksellä 9. Vain 26 % hankkijoista on sitä mieltä, että toimittajat tuntevat hankintalain hyvin. Tulos on huolestuttava. 34 % hankkijoista on sitä mieltä, että toimittajat osaavat kirjoittaa tarjouksiaan tarjouspyynnön mukaisesti. Tämäkin on erittäin huolestuttavaa. Onko todella niin, etteivät toimittajat ymmärrä, miten tarjoukset tulee kirjoittaa? Tulisiko hankintayksiköiden laittaa tarjouspyyntöasiakirjojen liitteeksi tarjousmalli ja vaatia, että tätä mallia käytetään? Se, että toimittajat eivät ymmärrä, mitä muodollisuuskriteerillä tarkoitetaan, voidaan parantaa ohjeistuksella. Toimittajien on huolehdittava tästä yksinkertaisesta asiasta. Kelpoisuuskriteerit ovat hankkijoiden mielestä parhaiten hallinnassa, joskin tässäkin on hankkijoiden mielestä hyvin paljon parannettavaa. 9 Skaala oli 1 = Ei lainkaan pidä paikkansa, Ei pidä paikkansa, Niin ja näin, Pitää aika hyvin paikkansa ja 5 = Pitää täysin paikkansa. Analystica Oy Artturinkatu TURKU myynti@analystica.fi Sivu 13 / 36

14 3.7 Hankintoihin kohdistuvat kysymykset Tuloksista 10 voimme havaita, etteivät tarjoajat esitä kysymyksiään ajoissa. Tämä on selkeä puute ja johtaa mitä todennäköisimmin puutteellisiin tarjouksiin. 37 % ( vastauksista) on sitä mieltä, että kysytään epäoleellisia asioita. Tämä hankaloittaa hankintayksiköiden työtä ja lienee seuraamus siitä, etteivät tarjoajat lue tarjouspyyntöjä tai tarjouspyynnöt ovat hankalia tulkita. 27 % hankintayksiköistä pitää hankalana viestittää vastauksia toimittajille. Luku on yllättävän suuri ottaen huomioon, että vastaukset voi julkaista nettisivulla tai lähettää sähköpostitse toimittajille. Arvoitukseksi jää vielä miksi tämä on hankalaa. Hankintayksiköissä on yleensä selkeä ohjeistus siitä miten kysymyksiin pitää vastata. Hankintalaki edellyttää, että tarjouspyynnöissä on ohjeet siitä, mihin kysymykset pitää lähettää ja että niihin pitää vastata niin, ettei ketään syrjitä, milloin niihin vastataan ja mistä vastaukset voi lukea. 19 (10 %) hankintayksikköä vastasi, että sisäinen ohjeistus on selkeästi puutteellinen. 10 Skaala oli 1 = Ei lainkaan pidä paikkansa, Ei pidä paikkansa, Niin ja näin, Pitää aika hyvin paikkansa ja 5 = Pitää täysin paikkansa. Analystica Oy Artturinkatu TURKU myynti@analystica.fi Sivu 14 / 36

15 3.8 Miksi toimittajat eivät tarjoa? Syitä siihen miksi toimittajat jättävät tarjoamatta haettiin neljällä kysymyksellä 11. Lähes puolet vastaajista piti hankintaprosessia liian raskaana. Uusien hankintojen tiedon välittämisessä on parannettavaa vaikka vain 19 % hankkijoista vastasi, että tämä on selkeä puute. Määrällisesti kyseessä on erittäin suuri määrä hankintoja eli noin kpl 12. Tarjouksien tekoon on yleisesti ottaen hankkijoiden mielestä tarpeeksi aikaa, vaikka lähes 20 % oli sitä mieltä, että aikaa on liian vähän. Suuri osa 56 % hankintayksiköistä on sitä mieltä, että tarjoajat ovat liian pieniä tarjoamaan. Kyselyssä keskityttiin hankintarajan ylittäviin hankintoihin. Pienhankinnat vaativat hiukan erilaisen lähestymistavan. 11 Skaala: 1 = Ei lainkaan pidä paikkansa, Ei pidä paikkansa, Niin ja näin, Pitää aika hyvin paikkansa, 5 = Pitää täysin paikkansa 12 Suhteutettuna Hilman tilastoon vuodelta Analystica Oy Artturinkatu TURKU myynti@analystica.fi Sivu 15 / 36

16 Muita syitä olivat: Eivät ole riittävän aktiivisia seuraamaan julkisista hankinnoista tehtyjä ilmoituksia. Pienten yritysten ongelma on paperityön suuri määrä. omaa laiskuuttaan tilaajavastuulain mukaiset selvitykset ym. byrokratia on melko raskasta pienille yrityksille joilla ei ole henkilökuntaa sen pyörittämiseen ja usein ei myöskään osaamista asiaan. Se taas aiheuttaa hankintayksikölle älyttömästi lisätyötä kun tarjoukset ovat sitäsuntätä Huonosti organisointu tarjousten laadinta organisaatiossa Kokemukseni mukaan sosiaali- ja terveydenhuollon toimialalla pienetkin toimijat jättävät tarjouksia ja luultavasti ovat oppineet käymään Hilmassa tai sitten "puskaradio" viestii. Uskon, että ajattelevat hankintaprosessin olevan liian raskas, mutta kun oman yrityksen menestymisestä on kyse, on vain tarjous tehtävä. Hankintaprosessia kokonaisuutena pidetään (tiedon puute, luulot, julkisuus) liian raskaana ja hitaana Eivät löydä ilmoitusta - jos haluaa tarjouksia pitää toimittaa tarjouspyynnöt suoraan yrityksiin. Ainoastaan isot yritykset seuraavat julkisia ilmoituksia. Toimittajat kokevat, että ei kannata tuhlata aikaa, koska julkisessa hankinnassa tulee niin paljon potentiaalisia tarjoajia, ettei ole mahdollisuutta voittaa. Hankintayksiköiden osaamattomuus ja taitamattomuus tekevät hankintaasiakirjoista niin epäselviä, etteivät toimittajat halua tehdä tarjousta. Kehitettävää on siis eniten hankintayksiköiden omissa hankintamiehissä ja heidän osaamisessaan. Lähes kaikki onnistuneet kilpailutukset on teetetty konsulteilla. Yksiköiden oma osaaminen on erittäin heikkoa. Pieillä yrityksillä ei ole resursseja raskaiden hankintaprosessien läpivientiin Tarjolla olevan tiedon (noutaminen) saanti olemassa olevista järjestelmistä. (HILMA) Ei tunneta kanavia. Hankinta prosessin kokonaiskesto liian pitkä (tarjouspyynnöstä lainvoimaiseen tilaukseen ja toimitukseen) Markkinat ovat keskittyneet muutamalle tarjoajalle, jolloin markkinoille tulo on vaikeaa. Tarjouspyynnön epämäärisyys -> turhan työn välttäminen, epämääräinen sitoutuminen tuo vaikeasti arvioitavía riskejä. Eivät osaa katsoa julmasta. Hankintakuri lipsuu, jolloin on toimittajan kannalta parempi olla ulkopuolella tiukoista hankintasopimuksista ja voi määritellä hinnat ja ehdot kuten haluaa, kun muiltakin kuin sopimustoimittajilta hankintaan. Tämä on erittäin huono suuntaus, mutta näkyy tietyissä tuoteryhmissä/toimialoilla selkeästi. Liian tiukat kriteerit, eivät pysty tarjoamaan Moni toimittaja on jättänyt tarjoamatta, koska ovat olettaneet että hankitaan kuitenkin tuotetta X, jota on käytetty viimeiset 10 vuotta. Liikaa tarjouspyyntöasiakirjoja ja viitteitä lakeihin (tilaajavastuut, hankintalait,...) Tarjoajat säikähtää materiaalin määrää ja vaatimuksia. Kyse on monesti yksinkertaisesta yrittäjästä, joka vain haluaa myydä tuotettaan. Jätetään viime tinkaan ja sitten ei enää ehditä! Analystica Oy Artturinkatu TURKU myynti@analystica.fi Sivu 16 / 36

17 3.9 Hankintoihin kohdistuvat valitukset Hankintoihin liittyvistä valituksista kysyttiin neljällä kysymyksellä 13. Valitusten menettelytapa on hankintalain mukaan oltava mukana tarjouspyynnössä. Silti hankkijat ovat sitä mieltä, että vain 21 % toimittajista osaavat tehdä valitukset oikein. 45 % hankkijoista on sitä mieltä, että valitusten perusteet ovat virheelliset. Syy tähän löytynee osittain siitä, että toimittaja on tulkinnut tarjouspyynnön väärin. Toinen osasyy on, että tarjouspyyntö on epäselvä. 38 % toimittajista viivästyttävät hankkijoiden mielestä valituksillaan projekteja tahallaan. Tämä on erityisen huolestuttavaa, koska tämä hidastaa julkisen sektorin kehittymistä ja aiheuttaa turhia kuluja. Syy tähän olisi tutkittava perusteellisemmin ja vastaus löytyisi luultavasti osittain kysymällä palautetta toimittajilta. Toimittajat käyttävät ammattilaisten apua valituksissaan ja tekevät valitukset aika harvoin omin päin (9 %). Valitukset aiheuttavat kuluja molemmille osapuolille ja viivästyttävät hankintojen toteutumista. Ainoa tie valitusten vähentämiseen on selkeämmät tarjouspyynnöt ja parempi toimittajien hankintaosaaminen. 13 1=Ei lainkaan pidä paikkansa, 2=Ei pidä paikkansa, 3=Niin ja näin, 4=Pitää aika hyvin paikkansa, 5=Pitää täysin paikkansa Analystica Oy Artturinkatu TURKU myynti@analystica.fi Sivu 17 / 36

18 3.10 Vertailut Johtajien / Päälliköiden mielipiteet verrattuna muihin Alla olevassa taulukossa on ristiintaulukoitu mielipiteet taustamuuttujalle Johtajien / Päälliköiden ja Muut. Tulokset on esitetty keskiarvoina. Oikealla ovat keskiarvojen erot, ensin taustamuuttujan erot keskenään ja sitten taustamuuttujan ero kaikkien keskiarvoon. Hankinnan esivalmistelutyö Olisi hyvä, mikäli toimittajat voisivat useammin osallistua suurempien / monimutkaisempien hankintojen valmistelutyössä Mikäli toimittajien olisivat mukana esivalmistelussa, tämä auttaisi selvittämään hankinnan yritysvaikutuksia Mielipiteesi toimittajien hankintaosaamisesta Yhteensä Johtaja / päällikkö Muu Ero Johtaja / päällikkö - Muu Ero Yhteensä - Johtaja Ero Yhteensä - muu 3,86 3,80 3,93-0,13 0,06-0,07 3,78 3,75 3,81-0,06 0,03-0,03 Toimittajat tuntevat hankintalain hyvin 2,93 2,90 2,96-0,06 0,03-0,03 Toimittajat osaavat kirjoittaa tarjoukset tekemänne tarjouspyynnön mukaisesti 3,07 3,03 3,10-0,07 0,04-0,04 Toimittajat tietävät, mitä muodollisuuskriteereillä tarkoitetaan 2,98 3,03 2,93 0,10-0,05 0,05 Toimittajat tietävät, mitä kelpoisuuskriteereillä tarkoitetaan 3,14 3,12 3,15-0,03 0,02-0,02 Toimittajien esittämät hankintaan kohdistuvat kysymykset Toimittajat esittävät hankintaan liittyvät kysymykset ajoissa 3,46 3,46 3,46 0,00 0,00 0,00 Toimittajat esittävät pääasiassa oleellisia kysymyksiä 3,58 3,59 3,56 0,03-0,01 0,01 On helppoa viestittää kysymysten vastaukset toimittajille 3,76 3,67 3,84-0,17 0,08-0,09 Teillä on selkeä ohjeistus siitä, miten kysymykset ja vastaukset käsitellään 4,01 3,98 4,03-0,05 0,03-0,03 Analystica Oy Artturinkatu TURKU myynti@analystica.fi Sivu 18 / 36

19 Hankintarajoja ylittävissä hankinnoissa toimittajat jättävät tarjoamatta, koska... hankintaprosessi on liian raskas 3,22 3,31 3,12 0,19-0,10 0,10... eivät saa ajoissa tietoa hankinnasta 2,56 2,65 2,48 0,17-0,08 0,09... tarjouksen tekoon on liian vähän aikaa 2,51 2,61 2,40 0,21-0,10 0,11... ovat yleensä liian pieniä yrityksiä tarjoamaan 3,43 3,58 3,27 0,32-0,15 0,16 Hankintapäätöksen valitukset Toimittajat osaavat tehdä valitukset oikein 3,10 3,03 3,18-0,15 0,07-0,08 Toimittajat valittavat päätöksistä usein väärin perustein 3,32 3,35 3,29 0,06-0,03 0,03 Toimittajat pyrkivät valituksillaan tahallaan viivästyttämään hankintoja 3,18 3,33 3,02 0,31-0,15 0,16 Toimittajat käyttävät ammattilaisten apua (juristien tai vastaavien) kun laativat valitukset 3,56 3,65 3,47 0,19-0,09 0,10 Suurin ero mielipiteissä on kysymyksessä, jossa kysyttiin onko toimittaja liian pieni tarjoamaan (0,32). Johtajat/päälliköt pitivät tätä pienempänä ongelmana kuin Muut. Toiseksi suurin ero löytyy kysymyksestä Toimittajat pyrkivät valituksillaan tahallaan viivästyttämään hankintoja (0,31). Vastaajat Muut pitivät tätä suurempana ongelmana kuin johtavan tason vastaajat. Kolmanneksi suurin ero löytyy kysymyksessä tarjouksen tekoon on liian vähän aikaa (0,21). Johtajat/päälliköt pitivät tätä suurempana ongelmana kuin Muu ryhmä. Analystica Oy Artturinkatu TURKU myynti@analystica.fi Sivu 19 / 36

20 Vertailu alueittain Alla olevassa taulukossa on mielipiteiden erot postinumeroalueittain. Eri alueiden keskiarvot on vertailtu kokonaistulokseen. Hankinnan esivalmistelutyö Olisi hyvä, mikäli toimittajat voisivat useammin osallistua suurempien / monimutkaisempien hankintojen valmistelutyöhön Mikäli toimittajat olisivat mukana esivalmistelussa, tämä auttaisi selvittämään hankinnan yritysvaikutuksia Mielipiteesi toimittajien hankintaosaamisesta Yhteensä Etelä- Suomi N=136 Keski- Suomi N=96 Pohjois- Suomi N=32 Ero Etelä- Suomi Ero Keski- Suomi Ero Pohjois- Suomi 3,86 3,79 4,00 4,22 0,08-0,14-0,36 3,78 3,73 3,94 4,06 0,05-0,16-0,28 Toimittajat tuntevat hankintalain hyvin 2,93 2,85 3,09 3,00 0,08-0,16-0,07 Toimittajat osaavat kirjoittaa tarjoukset tekemänne tarjouspyynnön 3,07 2,85 3,26 3,00 0,21-0,20 0,07 mukaisesti Toimittajat tietävät, mitä muodollisuuskriteereillä tarkoitetaan 2,98 2,77 3,00 3,00 0,21-0,02-0,02 Toimittajat tietävät, mitä kelpoisuuskriteereillä tarkoitetaan 3,14 2,96 3,24 3,11 0,18-0,10 0,03 Toimittajien esittämät hankintaan kohdistuvat kysymykset Toimittajat esittävät hankintaan liittyvät kysymykset ajoissa 3,46 3,27 3,55 3,44 0,19-0,09 0,01 Toimittajat esittävät pääasiassa oleellisia kysymyksiä 3,58 3,24 3,67 3,72 0,33-0,09-0,14 On helppoa viestittää kysymysten vastaukset toimittajille 3,76 3,78 3,73 3,94-0,02 0,03-0,19 Teillä on selkeä ohjeistus siitä, miten kysymykset ja vastaukset käsitellään 4,01 4,18 3,79 4,00-0,17 0,22 0,01 Analystica Oy Artturinkatu TURKU myynti@analystica.fi Sivu 20 / 36

21 Hankintarajoja ylittävissä hankinnoissa toimittajat jättävät tarjoamatta, koska... hankintaprosessi on liian raskas 3,22 3,33 3,18 3,00-0,12 0,04 0,22... eivät saa ajoissa tietoa hankinnasta 2,56 2,29 2,48 2,44 0,27 0,08 0,12... tarjouksen tekoon on liian vähän aikaa 2,51 2,20 2,53 2,44 0,31-0,02 0,07... ovat yleensä liian pieniä yrityksiä tarjoamaan 3,43 3,38 3,50 3,72 0,05-0,07-0,29 Hankintapäätöksen valitukset Toimittajat osaavat tehdä valitukset oikein 3,10 2,95 3,10 3,17 0,15 0,01-0,06 Toimittajat valittavat päätöksistä usein väärin perustein 3,32 3,43 3,32 3,72-0,11 0,00-0,40 Toimittajat pyrkivät valituksillaan tahallaan viivästyttämään hankintoja 3,18 3,40 3,16 3,39-0,22 0,02-0,21 Toimittajat käyttävät ammattilaisten apua (juristien tai vastaavien) kun laativat valitukset 3,56 3,64 3,55 3,67-0,08 0,01-0,10 Suurimmat erot löytyvät näiltä alueilta: Pohjois-Suomessa ollaan sitä mieltä, että Toimittajat valittavat päätöksistä usein väärin perustein (0,40). Pohjois-Suomessa oltiin kriittisimpiä toimittajien osallistumisesta valmistelutyöhön. Kysymys Olisi hyvä, mikäli toimittajat voisivat useammin osallistua suurempien / monimutkaisempien hankintojen valmistelutyössä (0,36). Etelä-Suomessa suhtauduttiin positiivisimmin kysymykseen Toimittajat esittävät pääasiassa oleellisia kysymyksiä (0,33). Analystica Oy Artturinkatu TURKU myynti@analystica.fi Sivu 21 / 36

22 3.11 Sähköinen asioiminen TEMin esitys 182/2010 ja hallituksen hyväksymä hankintalain lisäys antaa mahdollisuuden asioida sähköisesti. Kysymys oli: Oletteko siirtymässä sähköisen tarjouksien vastaanottoon Hankintalaki ei ole uudistunut mutta viittaamamme laki on hankintalain rinnalle säädetty uusi laki. Tämä laki sallii sähköisen huutokaupan ja dynaamisen hankintajärjestelmän mutta ei vielä salli sitä, että tavallinen tarjouspyyntöprosessi hoidettaisiin sähköisesti. Tulokset tämän kysymyksen kohdalla pitää tulkita varoen. Analystica Oy Artturinkatu TURKU myynti@analystica.fi Sivu 22 / 36

23 3.12 Hankkijoiden palaute toimittajille Hankkijoiden antamissa avoimien palautteiden luokittelussa 14 selkä viesti hankkijoilta on: Toimittajien pitää lukea tarjouspyynnöt tarkemmin ja tarjota vain tarjouspyynnössä pyydettyjä tuotteita ja / tai palveluja. Esitemateriaali pitää laittaa selkeästi erikseen. Hankintayksiköillä on hankala vertailla tarjouksia keskenään, elleivät nämä ole tarjouspyynnön mukaisia. Tämä puolestaan aiheuttaa turhia valituksia sekä johtaa tarpeettomiin selvitystöihin. Mitä toimittajat voisivat kehittää omassa tarjousprosessissaan? Hankintalain tuntemus 9 9 % Hankala hankintamenettely 2 2 % Tarjouspyyntöä pitää (osata) lukea % Pitää kysyä hankkijalta 6 6 % Muu % Vähentää turhan paperin määrää., ja varsinkin samojen asioiden lähettämistä kahteen kertaan kansallisen hankintarajan ylittävissä osallistumisilmoituksissa / tarjouksissa. Toivottavaa ettei mentäisi siitä missä aita on matalin jos se on mahdollista vaan pyrittäisiin molemmille hyvään lopputulokseen. opettelemalla lukemaan tarjouspyyntöasiakirjat Tarjouspyynnön huolelliseen tutustumiseen ennen tarjouksen jättämistä. Suurin haaste on, että toimittaja tarjoaa sitä mitä ei kysytä, ja jättää tarjoamatta sellaisen tuotteen tai palvelun mitä kysytään. Usein joudutaan pyytämään lisäselvityksiä juuri sen vuoksi, että tarjoaja ei ole lukenut tarjouspyyntöä. Lisätä omaa hankintaosaamistaan, jolloin toimittaja varmistavat sen, että tarjous on tarjouspyynnön mukainen. Tutustumalla kohteeseen ja lähettämällä lisäkysymykset ajoissa. Tutustumalla hankintalakiin ja sen vaatimuksiin. Tutustumalla hankintalakiin ja ymmärtämällä julkisia hankintoja sääteleviä lain alaisuuksia, huomioimalla että tarjous tulee olla tarjouspyynnön mukainen ihan aluksi olisi hyvä lukea mitä pyydetään ja mitä kriteerejä on.jos heti on nähtävissä että ei täytä kriteerejä on turhaa edes laskea. Ei hankintayksikkö voi niistä vaadituista tinkiä vaikka olisi kuinka hyvä yritys tai kiva vastapuoli. On myös esim. turhauttavaa etsiä kymmenien yli-ikäisten referenssien joukosta sitä yhtä jota on pyytänyt. Ei kukaan tunne naapurikuntien tms. kohteita ja tiedä mikä mitäkin on ja kuinka vanha jollei sitä pyydetysti papereissa lue. Toinen aikaavievä asia on soitella liitteiden perään kun puolet pyydetyistä selvästi listatuista liitteistä puuttu. Sen kun tekee kymmenen yrityksen osalta ei tahdo edes yksi päivä riittää tarjousten käsittelyyn ja päätöksenteko sekä hanke seisoo. lukea ja kysyä tarjouspyynnöstä Toimittajien tulisi perehtyä paremmin tarjouspyyntöihin ja lukea ne huolellisesti. Varsin usein toimittaja on suljettava kilpailusta koska ei ole tomittanut pyydettyjä asiakirjoja, vaikka ne on mainittu ehdottomissa vaatimuksissa. Toimittajien tulisi tiedostaa paremin se, että heidän on vastattava kaikkiin kysymyksiin. Harmillisesti 14 Kommenttien luokittelu on Analystican oma tulkinta kommenttien sisällöstä. Sama kommentti voi kuulua useampaan luokkaan. Analystica Oy Artturinkatu TURKU myynti@analystica.fi Sivu 23 / 36

24 joudutaan meilkein joka kilpailussa poissulkemaan varteenotettavia kilpailijoita vain tarjouksessa tehtyjen virheiden vuoksi. Pitkälle pääsee jo sillä, että vastaa siihen mitä on kysytty ja vain siihen! Mainokset erillisenä nivaskana! Olla liikkeellä mahdollisine lisäselvityspyyntöineen ajoissa, eli perehtyvät tarjousasiakirjoihin välittömästi kun ne on julkaistu, jotta vastaukset ovat kaikkien tarjoajien näkyvillä ennen kuin ensimmäistäkään tarjousta on jätetty. Pääsääntöisesti kilpailutan sosiaali- ja terveydenhuollon palveluita. Sotetoimialalla on isoja monikansallisia organisaatioita, jotka hallitsevat kustannuslaskennen ja luonnollisesti osaavat laatia tarjoukset pyydetyn mukaisesti. He myös tuntevat hankintalain ja he käyttävät lakimiehiä riitatilanteissa. Isot siis pääsääntöisesti onnistuvat tarjousten laadinnassa, mutta se ei ole takuu sopimuskauden aikaisen toiminnan onnistumiselle. Pienten paikallisten yritysten kohdalla asiat ovat aika lailla toisin päin. Pienten paikallisten yritysten kannattaisi ostaa tarjousten laadintaan palvelua ja ylipäätään pohtia yhteistyötä paikallistasolla - voisiko esim. hallinnon tehtävät yhdistää. Tarjouspyynnöissämme on aina päivämäärä, mihin mennessä kysymykset tulee esittää. Olen havainnut, että jonkin verran esitetään kysymyksiä, joihin vastaus löytyy tarjouspyynnössä. Tämä kuvastaa sitä, että ei ole ajatuksen kanssa luettu tarjouspyyntöä tai sitten ei ole ymmärretty. Ihmettelen myös sitä, miten vähän saan puhelinkysymyksiä tyyliin "Tulenko hyläytksi, jos vastaan näin...?" tai "Mitä tämä kohta tarkoittaa?" Jos olisin tarjoaja, pyrkisin laatimaan tarjouspyynnön ennen kuin kysymysten jättöaika päättyy, siten nousee esille kaikki todelliset kysymykset. En suosittele laatimaan tarjousta viimeisinä mahdollisina päivinä. Vastaamalla tarjouspyynnön kaikkiin kohtiin. Kun saavat tarjouspyynnön lukisivat sen läpi ja toimisivat kuten siinä pyydetään. Tulee paljon hylkyjä esim. jos pyydetään ensitilassa esittämään tarjousta hoitava henkilö - suurin osa ei ilmoita ketään. Tarjous tulee aikarajan loppuvaiheessa mutta tarjouspyynnön mukainen 1. vaihe on jäänyt tekemättä - eli tarjous on hylätty jo tullessaan. Kun toimittajaan otetaan yhteyttä tarjouksen valmisteluvaiheessa ja kartoitetaan toimittajan tuotteita ja palveluita, toimittajien pitäisi ymmärtää, että tarjouspyyntö laaditaan selvityksen perusteella, eikä tarjousta voida hyväksyä, jos toimittaja ei enää tarjouksessa sitoudukaan suullisesti esittelemäänsä tarjontaan. Pitää pystyä pitämään kirjallisessa tarjouksessa sen, mitä lupaa hankinnan valmistelijalle valmisteluvaiheessa suullisesti. Löysät myyntipuheet pois ja vakava suhtautuminen julkisten hankintojen valmisteluun. Kaikki puhelinmyynti ja edustajien ovelta ovelle tuputtaminen pitäisi lailla kieltää! Toimittajat voisivat paremmin lukea tarjouspyynnön ja vastata vain tarjouspyyntöön esitettyihin kysymyksii, sekä kehittää omaa ymmärrystä julkisista hankinnoista ja niihin liittyvistä muotovaatimuksista. Esittämällä vastaukset tarjouspyynnössä määriteltyihin valintakriteeriehin ja määrittelemällä hinnat ja osaamiset vaaditussa muodossa. Väärällä tavalla esitetyt hinnoittelut yms. vaikeuttavat tarjousten arviointia ja vertailtavuutta. Jos tarjouspyynnössä edellytetään tekemään tarjous valmiiden lomakkeiden mukaan ja, että tarjoukseen tulee liittää vaaditut liitteet (mm. verotodistukset jne jne) niin ne pitää silloin tehdä niin. Tilaajan, varsinkin kunnallisen puolen byrokratia vaatii sen ja siihen toimittajan tulisi myös panostaa. Aivan turhaan joudutaan hylkäämään huolimattomasti ja puutteellisesti tehtyjä tarjouksia. Voisivat noudattaa tarkemmin tarjouspyyntöä vertailun helpottamiseksi. Kyselymahdollisuutta voisi hyödyntää enemmän - joskus pikkuasiatkin ovat merkittävässä roolissa lopputuloksen kannalta. Toimittajat toimivat pääsääntöisesti erittäin hyvin. Ongelmat ovat hankintayksiköiden osaamattomuudessa. Syntyy heikkoja, jopa hankintalain vastaisia tarjouskyselyjä, eikä arviointiperusteita osata määrittää oikein. Analystica Oy Artturinkatu TURKU myynti@analystica.fi Sivu 24 / 36

25 Arvioidaan epäoleellisilla perusteilla tai kokonaan perusteettomasti tunnepohjalta. Vastata kysymyksiin, joita kysytään tarjouspynnössä tarjousten käsittelyä hankintayksikössä helpottaisi, jos tarjouksessa on tuotu esiin tarjottavan tuotteen tai laitteen ne ominaisuudet, joka vaaditaan tai niillä on vaikutusta muuten vertailussa Noudattaa tarjouspyynnössä esitetyjä ehtoja, toisaalta yhteistyötä pitäisi tehdä, että tarjouspyynnöt saataisiin yhteismitallisiksi ja selkeiksi Toimittajien on syytä lukea tarjouspyyntö, mitä tarjotaan. Tarjous on oltava tarjouspyynnön mukainen, muuten se suljetaan pois tarjousvertailusta. Urakoiden ketjuuntuminen on ongelma Hankkijalle, miten aliurakoitsijat saadaan noudattamaan lakeja (harmaa talous) Pitäisi selkeämmin merkitä mikä tarjouksessa on liikesalaisuuteen liittyvää asiaa. Tarjota mitä kysytään Vastaavat selkeästi niihin kysymyksiin siten kuin on pyydetty (ylimalkaiset ja yleiset kuvaukset eivät aina toimi). Vastaukset hankintakohtaisesti Tutustumalla huolellisesti tarjouspyyntöasikirjoihin ja miettimällä onko edellytyksiä hankkeen toteuttamiselle. Lukisivat tarjouspyynnön ja vastaisivat tarjouspyynnön mukaisesti tai jättäisivät sitten tarjoamatta ollenkaan Tarjottavan tuotteen tulisi vastata tarjouspyyntöä ja mahdolliset tarjouskaavakkeet tulisi täyttää huolellisesti. Mahdolliset kysymykset tulisi esittää tarjouspyynnössä mainitulla tavalla ja aikataulussa Tutusivat tarjouskyselyn materiaaliin riittävällä tarkkuudella.. Tarjoamalla sitä mitä pyydetään. ei osaa siitä tai ei tarjota enemmän mitä on toivottu Pyytäisin toimittajia lukemaan tarjouspyynnön ja siihen liittyvän aineiston tarkemmin, koska lähes jokaisessa hankinnassa olemme havainneet tarjouksissa puuteita em. johtuen. Hankintalaki ja sen ohjeistus on yksiselitteinen ja jos sen mukaisesti tehdään tarjouspyyntöaineisto sekä käsitellään tarjoukset, ei siihen kannata tarjoajan lähteä tekemään omia sovellutuksia. Lukea ja analysoida tarjouspyynnöt huolellisesti. Vastata tarjouksissa vähintään ja vain siihen mitä on kysytty. Liittää kaikki edellytetyt tiedot ja dokumentit tarjouksiin. Ei epäröidä lähestyä pyytäjää, jos epäselvyyksiä tai ei ymmärrä jotain osaa tarjouspyynnöstä. On ikävää ja valitettavaa joutua hylkäämään muutoin hyväksymismahdollisuudet omaava tarjous vain siksi, että siitä puuttuu jokin hylkäysperusteena oleva tieto. Puuttuva tieto voi olla jäänyt antamatta vain huolimattomuudesta, vaikka se olisi tarjoajalla ollutkin käytettävissään. Paikallisella tasolla julkinen hankintayksikkö(t) järjestää yhteiset keskustelut alueellisella tasolla yhteistyössä esim. paikallisen yrittäjien puheenjohtaijien kautta / kanssa. Kansallisella tasolla valtakunnalliset tilaaja / toimittaja yhteistyöpäivät. Teemat toimialoittain ja sana vapaat keskustelut. Huolellisuutta tarjousten tekemisessä. Tarjouksen tulee olla tarjouspyynnön mukainen. Tarjouksissa usein epäolennaista höpinää, joka hidastaa tarjousten arviointia. Julkisissa hankinnoissa hankintailmoitukset julkaistaan Hilmassa, tarjoajien tulisi tehokkaammin seurata ko. ilmoituksia, ettei hankintayksikön tarvitse erikseen niistä tiedottaa. Tarjouspyyntö ja sen vaatimukset pitäisi lukea niin hyvin, että osaisi tarjota oikeaa tuotetta/palvelua. Tarkistaa, että kaikki vaadittavat liitteet ym asiakirjat ovat tarjouksen mukana. Tarjous pitää lähettää tarpeeksi ajoissa, ettei se myöhästy viimeisestä tarjouksen jättöpäivästä ja ajasta. Kaikkea! Yhtenevät tarjoukset, sooloilut pois Toimittajat voisivat perrehtyä asiakirjoihin huolella ennen kysymysten esittämistä. Analystica Oy Artturinkatu TURKU myynti@analystica.fi Sivu 25 / 36

26 Lisäksi toimittajat voisivat peryhtyä asiakirjoihin ajoissa, jotta voisivat esittää kysmykset määräaikojen puitteissa. Uskottavuutta, selkokielisyyttä lisäämällä (etenkin it- ja teleoperaattoreiden toimiala), mielikuvamarkkinointia vähentämällä. Yhteydenottoa ja vuorovaikustusta tulisi lisätä. Jos tarjouksen tekijällä on epäselvyyttä tarjoukseen liittyvistä ykstyiskohdista, tulisi hänen aina ottaa yhteyttä tarjouksen pyytäjään ja tarkistaa epäselvät asiat. Tämä selkeyttää ja nopeuttaa tarjousprosessia. Kiinnittää huomiota siihen, että tarjouksesta ei puutu tarjouspyynnössä pyydettyjä tietoja. Huolellisuutta tarjouksen tekemiseen, ettei tarvitse hylätä esim. tarjouspyynnön vastaisen maksu- tai toimitusehdon vuoksi (nämä ovat yleisimpiä). Voisivat lukea tarjouspyynnöt tarkemmin ja toimia sen mukaan Hankintalain hyvä tuntemus on edellytys hyvin laaditulle tarjoukselle. Tarjoajat käyttävät yleisiä, omilla ehdoilla varustettuna tarjouspohjia eivätkä päivitä niitä asiayhteyteen sopiviksi, joten huolimattomuudesta johtuvia virheitä on paljon. Usein virheet ovat sen tasoisia, että tarjous on hylättävä. Siis keskittymistä esillä olevaan asiaan tulee kehittää. sähköisiä palveluita ja esim tuotetietoja paremmin verkkoon. Lukisivat tarjouspyynnön huolellisesti läpi ja huolehtisivat siitä, että kaikki tarjouksessa on sen mukaista, kuin tarjouspyyntö vaatii. Poijoisiin oloihin soveltuvien tuotteiden laatuvaatimusten huomioiminen Jos on taulukoita liitteenä lukisivat huolelisesti sekä myös täyttäisivät ne oikein. Lukea tarjouspyyntö Valmiita tarjouspyyntökaavake pohjia, jossa kaikki pakollinen ainakin olisi otsikoitu. Tarkkuutta ja huolellisuutta. Tulisi vastata kaikkiin tarjouspyynön kysymyksiin, eikä muuttaa tarjouspyyntöä vaan tehdä tarjous käyttäen tarjouspyyntöä "runkona" jolloin mitään ei unohdu tai jää sanomatta. Kannattaa perehtyä tarkoin tarjouspyyntöön ja siinä esitettyihin vaatimuksiin Toimittajien pitäisi opetella LUKEMAAN! Moni tarjous menee hylkyyn vain sen vuoksi, että tarjouspyyntöasiakirjat on mitä ilmeisimmin luettu hävyttömän huonosti. Toinen seikka on se, että heidän pitäisi vielä ymmärtää lukemaansa ja tajuta, että jos tarjouspyynnössä jotain pyydetään, se pitää tehdä juuri niinkuin sanotaan, eikä sinnepäin tai soveltaa ohjeita oman päänsä mukaisesti. Selkeämmin ilmi mitä tarjotaan ja mihin hintaan, esim alv kysymys Pitkät referenssilistat tiiviimmiksi, tarjouspyynnön lkannalta oleellisimmat näkyviin. Tarjota sen mukaisesti, mitä on tarjouspyynnössä esitetty. Liian usein summitetaan asioita, jolloin arviointikriteerien täyttäminen hankaloituu ja vertailtavuus kärsii. Tarjoajien tulisi olla enemmän lojaaleja tarjouspyyntöä kohtaan, eikä etsiä mitättömiä "pilkkuvirheitä" tarjouksesta, josta voidaan valittaa jos hävitään kilpailu ja näin viivästyttää hankintaprosessia. Kysyä epäselvistä asioista ennen kyselyajan päättymistä eikä vasta saatuaan hankinnan. Tarjoukset saisivat olla sytemaattisemmin ja jäsennellymmin laadittuja. Tarjoajien tekemää esittämistä on pyritty ohjaamaan systemaattisemmaksi valmiiden lomakkeiden käyttämisellä, mutta siltikään asian sisältö ei aina ole pysynyt lomakkeen otsikoinnilla luodussa rakenteessa. tarjouksen antamisessa liikaa kikkailua, jotta tulisivat hyväksytyksi. Tästä syystä tarjouspyynnön tekeminen on tosi haastavaa. Tutustuisivat huolella tarjouspyyntöön ja tekisivät tarjoukset sen mukaisesti. Aivan liian paljon oletetaan, että hankkijaosapuoli tietää ja tuntee tarjoajan ja hänen tutteensa. Analystica Oy Artturinkatu TURKU myynti@analystica.fi Sivu 26 / 36

27 Keskittyisivät olennaiseen - keräämme palautteita monin tavoin - tarjoajan oma näkemys erinomaisuudestaan vie suhteellisen paljon paperia tai bittejä. Tarjouksissa pitäisi vain kertoa miten kykenee toimittamaan kyseiset palvelut ja millä ehdoilla. Selkeämpiä tarjouksia. Vastataan siihen mitä kysytään ja annetaan selkeästi pyydetyt selvitykset esim. laatujärjestelmästä, kalustosta, henkilöresursseista ym. Pitäytyä tiukasti tarjouspyynnön rajoissa. Varmistaa, että tarjous on tullut perille eikä olettaa, sillä posti toimii hyvin vaihtelevasti ja on turha syyllistää tarjouksen pyytäjää, jos tarjous ei ehtinyt ajoissa perille. Käyttäisivät aikaa tarjouspyynnön lukemiseen. Osa toimittaajista kopioi jonkun toisen tarjouksen pohjan ja vaihtaa siihen vain nimet (joskus ei niitäkään) tarkastamatta ollenkaan onko tarjous tarjouspyynnön mukainen. Lukea tarjouspyyntö ja kaupalliset tarjouspyyntöasiakirjat ennen tarjouksen teknistä laskentaa. Selvittää omat tarjouksenjättö mahdollisuutensa suhteessa tilaajavastuu- ja hankintalakiin. Jos on osallistumishakemuksen jättänyt, niin jättäis viellä tarjouksenkin (tällaista saattuu paljon). Olisiko olemassa hakukoneita, jotka tiedottaisivat urakoitsijoita HILMAan tulleista hankkeista? Vastata tarjjouspynnön mukaisesti Tehdä vähemmän valituksia Lukea tarjouspyynnön kunnolla ja toimittaa tarjouspyynnöissä pyydetyt asiakirjat ja tarjouksen tarjouspyynnössä määritellyn mukaisesti / tarjouspyynnössä annetuille lomakkeille, toimittaa tarjouspyyntö annettuun osoitteeseen eikä sähköpostiin, jos tarjous on pyydetty postiosoitteeseen. Täsmällisyyttä pyydetyistä asioista. Edelleen pitää korostaa, että tarjouspyyntö tulee lukea tarkasti, jotta tarjouksia ei tarvitsisi hylätä muotoseikkoihin liittyvien virheiden vuoksi. Lukea tarjouspyyntö huolellisesti ja miettiä, mikä on hankkijaorganisaation tarve tai mikä on se lopputulos, mihin hankkijaorganisaatio juuri tällä hankinnalla pyrkii. Usein huomaa, että tehdään tarjous samalla kaavalla kuin ennenkin eikä esim. tuotekehitystä tehdä yhtään. Tarjousten tekeminen tarjouspyynnön mukaisena. Vastata vain tarjouspyyntöön. Tarjouspyynnön vaatimuksiin pitäisi todella perehtyä huolellisemmin. On harmi joutua hylkäämään hyviä tarjoajia sen vuoksi, että kysymyksiin tai edellytyksiin ei ole vastattu/kommentoitu. Meiltä on aika tiukasti suljettu pois jatkoneuvottelumahdollisuudet silloin kun tarjous on puutteellinen - oli sitten kyse epähuomiosta tai huolimattomuudesta... Lisäksi toivoisimme, että tarjoajat huolellisemmin vahtisivat sen, että tarjous saadaan toimitettua perille määräajassa. On sääli hylätä hyvä tarjous siksi, että sen liite on esim. juuttunut sähköpostin palomuuriin eikä olekaan tullut perille vaikka se periaatteessa lähetettiin määräaikaan mennessä. Tarjouspyynnön mukaisten tarjousten laatiminen. Toimitetaan ne tiedot tarjouspyynnön mukana, mitä halutaan esim. toivottavat näytekappaleet. antaa palautetta hankinnan toimivuudesta vaikka ei saisikaan tiettyä hankintaa. Toimittajat voisivat laatia tarjoukset selkeästi, jotta tarjouspyynnössä esitettyihin vaatimuksiin tms. tulee selkeät vastaukset (käytämme nykyisin erillistä täytettävää kriteeritaulukkoa, jotta vertailu helpottuu, eikä jokin kohta unohdu tai huku 20-sivuiseen tarjoukseen) Tehdä tarjoukset tarjouspyynnön mukaisesti Pienemmät yritykset eivät usein ole perillä hankintalaista. Joten tarjoukset hylätään puuttuvien tietojen takia, tai niitä joudutaan selvittelemään. En osaa sanoa, ollut hyviä ja selviä vastauksia tarjouskyselyissä. Toimitaan kuten hankintailmoituksissa on määritelty, tarjotaan tarjouspyynnön Analystica Oy Artturinkatu TURKU myynti@analystica.fi Sivu 27 / 36

28 mukaisesti ja toimitetaan kaikki pyydetyt tiedot Toimittajat voisivat "oikeasti" arvioida mahdollisuutensa kilpailussa pärjäämiseen ja jättää tarjouksen vasta sitten, kun ja jos perusedellytykset menestyä kilpailussa ovat olemassa. Ns. kepillä jäätä- tarjoukset työllistävät ihan turhaan hankintayksiköitä. Kelpoisuusvaatimusten näyttämiseksi pyydetyt todistukset pitää oikeasti toimittaa tarjouksen liitteenä eikä luottaa siihen, että hankintayksikkö tulee kyllä ne pyytämään ( näin ei välttämättä tehdä!). en osaa sanoa Att verkligen läsa igenom SKALL och BÖR krav innan de gör offert, det slarvas en del som leder till uteslutande ur anbudstävlan. Analystica Oy Artturinkatu TURKU myynti@analystica.fi Sivu 28 / 36

29 3.13 Kyselyyn kohdistuvat palautteet Kysely toteutettiin ensimmäistä kertaa. Ajatuksenamme oli toteuttaa kysely, johon oli mahdollisimman helppo vastata. Halusimme kuitenkin saada palautetta, millä tavalla voimme kehittää tätä kyselyä. Alla saamamme palaute (alkuluokittelu on meidän tekemä 15 ): Tähän kyselyyn liittyvä palaute Hyvä kysely % Kyselyä pitää kehittää % Hankintalakia pitää kehittää 2 5 % Kysymys 1 3 % Muu 7 18 % Vastauksia yhteensä: 38 Vaihtoehdot osittain ja jonkin verran puuttuivat kokonaan. Ylimalkainen kysely, en usko tämän palvelevan toimittajia. Graniittikivien hankinta / tarjous Kivitoimittajien pitäisi laatia yksiselitteinen yhdenvertaisuustaulukko suomalaisen ja kiinalaisen graniitin välille. Tarjouspyynnössämme lukee usein esim. " Virolahden punainen graniitti tai vastaava". Mitä hyväksytään vastaavaksi? Kysely voisi olla laajempi ja kartoittaa muodolista hankintamenettelyä edeltäviä vaiheita eli esiselvitystä ja vaatimusmäärittelyä sekä sopimuksen aikaista toimintaa. Oikeestaan aika turha kysely. Osa kysymyksistä käsittelee aihealueita, joista hankintoja tekevällä ei ole kokemusta, tarkkaa tietoa. Sopivan helppo ja nopea - kiitos. Kysymyksissä tulisi olla myös vaihtoehtona "ei ole ollut" tms., koska on aika vaikea vastata esim. valitusten perusteisiin, jos valituksia ei ole ollut. Toivottavasti tästä on hyötyä. Puhelin myynnin voisi kieltää kokonaan. Asiakkaalle on epäedullista joutua päättämään hetkessä saamatta ottaa huomioon kaikkia tarjoukseen vaikuttavia tekijöitä. Kysely oli varsin hyvä. Toivottavasti esitetään myös Toimittajille. Kaikista kysymyksistä ei ole kokemusta esim. valitusprosessista (eli kukaan ei ole valittanut markkinaoikeuteen). Sen vuoksi kysymyksissä pitäisi olla kohta: ei ole kokemusta tai en tiedä. Hyvä että tehdään. Kysely oli selkeä ja sopivan lyhyt. Hyvä lähestymistapa. tämän kyselyn jälkeen tulee olo että mitä tässä kysyttiin? Liian ympäripyöreitä kysymyksiä ja toimialojen eroja ei ole huomioitu mitenkään. Terminologia ei kaikilta osin vastannut hankintalakia, joissain kohdin oli vaikea mieltää tarkoitus. Hyvä, muttei kattava. Esim rakennusalalla teiden asfaltoinnnit jms erillisurakat, kaikkein hankalimmat, 'mutta tärkeimmät 15 Kommenttien luokittelu on Analystican oma tulkinta kommenttien sisällöstä. Sama kommentti voi kuulua useampaan luokkaan. Analystica Oy Artturinkatu TURKU myynti@analystica.fi Sivu 29 / 36

30 kysely OK, KENEN INTRESSI? Hankintalaki osin epäonnistunut, kirjava tulkinta -> kalliita hankintakäytäntöjä, lähinnä pienyritysten oikeudetonta syrjintää, lisännyt virkavaltaisuutta (byrokratiaa) vähävaikutteisesti. Siitä huolimatta julkisten varojen käytössä rakenteellista korruptiota, se on paremmin hallittavissa läpinäkyvyyttä parantamalla ja ammattitaitoisuutta lisäämällä (etenkin tehveydenhuollossa, nyt siellä liian usein häntä heiluttaa koiraa; esiim- ittoimiala, jossa ithankkijat hankkivat mitä hankkivat ja toiminta mukautetaan hankittuun, -> pulaamista loputtomasti, turhautumista -> KALLISTA! Missä tulokset julkaistaan? Infrarakentamista ja -tuotteita kilpailuttavana vastailin. Mielenkiintoinen. Tälläisia voisi olla enemmänkin. Julkisella puolella hankitalain tuntemus on varmaan aika huteraa, ainakin tuntuu siltä. Olemme pieni kunta, joten hankinnat ja niiden suuruus vaihtelee, eikä niitä bvälttämättä ole kovin tiuhaan. minusta vaikutti, että kyselyn laatija ei ihan välttämättä tunne julkista hankintamenettelyä. Outoja termejä. Tuliko lakimuutos Kirjotusvirheitä! Varmasti tarpeellinen kysely. Vastausmahdollisuuksista puuttui eos eli ei osaa sanoa. Asiallinen ja helppo vastata. Agressiivinen tapa pakottaa vastaamaan - en ollut aivan vakuuttunut että kuulun vastaajien kohderyhmään - kilpailutksia teen kyllä mutta ne ovat valtionhalinnossa tarkkaan säädeltyjä. Edustan vesihuoltoalaa, ja olemme erityisalojen hankintalain piirissä, emmekä yleensä tee hankintarajan ylittäviä hankintoja, joten tämä kysely ei aivan sovi meille Kiitos kun joku jaksaa näitä miettiä ja maailmaa parantaa. Melko hyvä Kyselyssä oli monia hyviä asioita, mutta olisi esim. voinut kysyä, minkä alan hankintoja vastaaja suorittaa jne. Sopivan kokoinen kysymyspaketti. Hankinnoistamme ei ole tullut pariin vuoteen kuin yksi valitus (ei markkinaoikeuteen), jossa perustelimme lähinnä, miksi tarjoajan kriteerit eivät mielestämme täyty. Joten joihinkin kysymyksiinne en pystynyt antamaan toivomaanne vastausta. Yleisenä kommenttina: käytännössä tarjouskierros onnistuu sitä paremmin, mitä paremmin meillä tunnetaan tarjolla olevat tuotteet. Lisäksi jossain määrin nykyinen hankintaprosessi ei oikeastaan tue markkinataloutta - pitäisi paremmin pystyä valitsemaan se toimittaja, joka tiedetään luotettavaksi (toimitus, varaosapalvelu, huolto ym. toimivat moitteettomasti) ilman, että yritetään löytää tikulla sopivia kriteereitä, joista toimittajien käytännön erot tulevat ilmi. Ihan ok Aika yleispiirteisiä kysymyksiä. Itsellä ei ollut kovin vankaa taustaa ja kokemusta hankinnoista, joten vastaukset melko mutuisia. en osaa sanoa Kul att få ge sin synpunkt på saken även som upphandlare. Analystica Oy Artturinkatu TURKU myynti@analystica.fi Sivu 30 / 36

31 3.14 Muut kyselyyn liittyvät yksityiskohdat Kyselyssä ei ollut pakollisia kysymyksiä. Tämä aiheutti sen, että vastauksien määrä vaihtelee eri kysymyksissä. Vastaajille annettiin mahdollisuus valita, etteivät halua osallistua kyselyyn. Kutsuviestissä oli linkki, joka automaattisesti täytti vastauksen siitä, ettei halua osallistua. Ohjelma siirtyi sen jälkeen suoraan kiitos -sivulle (kyselyn viimeiselle sivulle). Tällä tavalla kaikille annettiin mahdollisuus liittyä Suomen Paras Hankkija Facebook ryhmään eli antaa mahdollisuuden saada tietoa tutkimuksesta myös tätä kautta. Analystica Oy Artturinkatu TURKU myynti@analystica.fi Sivu 31 / 36

32 4 REFERENSSIMATERIAALIA 4.1 Kooditus CPV-koodit CPV-koodit on julkaistu Euroopan unionin virallisessa lehdessä (EUVL L 74, , s ) Postinumeroalueet ueet.html 4.2 HILMA tietokanta HILMA on työ- ja elinkeinoministeriön ylläpitämä maksuton, sähköinen ilmoituskanava, jossa hankintayksiköt ilmoittavat julkisista hankinnoistaan. Yritykset puolestaan saavat HILMAsta reaaliaikaista tietoa käynnissä olevista hankintamenettelyistä ja ennakkotietoa tulevista hankinnoista. HILMAssa ilmoitetaan kansallisen ja EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat. EU-ilmoituksista HILMAssa täytetään ennakkoilmoitus, hankintailmoitukset ja jälki-ilmoitukset. Muut EUilmoitukset tehdään suoraan Simapin verkkosivustolla. Analystica Oy Artturinkatu TURKU myynti@analystica.fi Sivu 32 / 36