OHJE LIIKEKUMPPANUUSTUEN MAKSATUSPYYNNÖN LAATIJALLE JA TILINTARKASTAJALLE

Transkriptio

1 1(6) OHJE LIIKEKUMPPANUUSTUEN MAKSATUSPYYNNÖN LAATIJALLE JA TILINTARKASTAJALLE Maksatuspyyntö muodostuu 1) maksatuspyyntölomakkeesta, 2) toteutuneiden kustannusten selvityksestä (kustannuserittely), 3) tilintarkastajan lausunnosta ja 4) loppuraportista. Liikekumppanuustuen saaja voi hakea liikekumppanuustuen maksatusta enintään kahdessa erässä. Jos maksatusta haetaan kahdessa erässä, loppuraportti tulee palauttaa jo ensimmäisen maksatuspyynnön yhteydessä, mikäli ensimmäinen erä ylittää 2/3 myönnetystä tuesta. Molemmissa maksatuspyynnöissä on oltava liitteenä tilintarkastajan lausunto. Jos hankkeeseen liittyy 5) ympäristö- ja yhteiskuntavaatimuksia, tulee sopimuksessa mainitut vaatimukset selvittää maksatuspyynnössä. Jotta liikekumppanuustuki voidaan maksaa, maksatuspyynnössä on oltava edellä mainitut liitteet. Hyväksyttävien kustannusten ja maksatuspyynnön takarajana on tukikomitean periaatepäätöstä seuraavan vuoden syyskuun viimeinen päivä. Esim. jos liikekumppanuustuen myöntämisestä on annettu periaatepäätös vuonna 2009, tulee maksatuspyyntö olla lähetettynä (postileima). Vastaavasti, jos tukikomitean periaatepäätös on annettu vuonna 2010, on maksatuspyyntö jätettävä viimeistään Liikekumppanuustuelle ei voida myöntää jatkoaikaa. Jos tuen saaja ei ole jättänyt maksatuspyyntöä sopimuksessa mainittuun määräaikaan mennessä, tuki raukeaa eikä sitä makseta. Tuen saaja voi kuitenkin hakea tukea uudelleen, jos tuki jää käyttämättä hankkeen toteutuksen viivästyessä ja tuettavat hyväksyttävät kustannukset eivät synny ennen tuen voimassaolon päättymistä. On kuitenkin huomioitava, että uuden hakemuksen hyväksyttävät kustannukset voivat syntyä vasta uuden hakemuksen rekisteröinnin jälkeen. 1. MAKSATUSPYYNTÖLOMAKE KUSTANNUSERITTELY Matkakustannukset Päivärahat Oman henkilökunnan työkustannukset ja asiantuntijan laskuttamat palkkiot Muut mahdolliset kustannukset Kustannuksia, joita liikekumppanuustuki ei kata OHJE TOSITTEIDEN SÄILYTYKSESTÄ TILINTARKASTAJAN LAUSUNTO LOPPURAPORTTI YMPÄRISTÖ- JA YHTEISKUNTAVAIKUTUKSIIN KOHDISTUVAT VAATIMUKSET MAKSATUSPYYNNÖN LÄHETTÄMINEN LIIKEKUMPPANUUSTUEN MAKSAMINEN... 6

2 2(6) 1. MAKSATUSPYYNTÖLOMAKE Sopimuksen liite 3 (Support Facility Agreement, Annex 3) on malli maksatuspyyntölomakkeesta. Maksatuspyyntölomakkeessa tulee olla liitteessä 3 mainitut tiedot (mm. yrityksen nimi, liikekumppanuustukisopimuksen päiväys, maksettavaksi esitettävä tukisumma, yrityksen pankkitiedot). Receiving entity viittaa liikekumppanuustuen saajaan. Receiving entity kohdat korvataan maksatusta pyytävän yrityksen/organisaation nimellä. 2. KUSTANNUSERITTELY Vapaamuotoinen toteutuneiden kustannusten erittely voi olla Excel- tai Word-muotoinen. Kustannuserittelyssä kustannusten arvonlisäveron (ALV) tulee olla 0 % eli kustannukset merkitään ilman arvonlisäveroa. Kaikkien kustannusten tulee olla toteutuneita, kirjanpidossa olevia kustannuksia. Lisäksi kustannukset tulee eritellä alla esitettyjen yksityiskohtien mukaan Matkakustannukset Matkakustannukset tulee eritellä seuraavasti: matkustajan nimi, matkan tarkoitus, matkustustapa, kohde ja ajankohta sekä matkan hinta hotellit: matkustajan nimi, yöpymispaikka, montako yötä ja hinta/yö. Hyväksyttävät majoituksesta aiheutuvat enimmäiskustannukset (hinta/yö) määräytyvät Valtion matkustussäännön mukaisesti. o Valtion matkustussääntö 2008: ( markkinalaitos/ valtio/matkustussaeaentoe_2008_netti_kokonaan.pdf). o Valtion matkustussääntö 2009: ( markkinalaitos/ valtio/name.jsp) o Valtion matkustussääntö 2010: ( markkinalaitos/ valtio/name.jsp) Matkustamisen tulee tapahtua edullisimmassa matkustusluokassa. Tarvittaessa liikekumppanuustuen saajalta voidaan pyytää tarvittavat tositteet, joista ilmenee käytetty matkustusluokka ja matkustajan tiedot. Oman henkilökunnan ja ulkopuolisen asiantuntijan osalta vain hankkeen kohdemaahan suuntautuvien matkojen kustannukset ovat hyväksyttäviä kustannuksia. Kohdemaan henkilökunnan koulutuksesta aiheutuvat matkakustannukset Suomeen tai kolmanteen maahan (maahan, jossa koulutus tapahtuu) ovat myös hyväksyttäviä kustannuksia. Myös ulkopuolisten asiantuntijoiden matkakustannuksiin kohdistuvat samat ehdot kuin oman henkilökunnan matkakustannuksiin.

3 3(6) 2.2. Päivärahat Päivärahakustannukset tulee eritellä seuraavasti: kenelle päivärahat on maksettu, kuinka monelta päivältä sekä päiväraha/päivä. Päivärahat määräytyvät voimassa olevan Valtion matkustussäännön mukaisesti. Päivärahat Suomessa tehdyistä matkoista eivät ole hyväksyttäviä kustannuksia, elleivät ne liity matkaan hankkeen kohdemaahan. Kohdemaan henkilökunnan koulutuksesta Suomessa aiheutuvat päivärahat eivät ole hyväksyttäviä kustannuksia Oman henkilökunnan työkustannukset ja asiantuntijan laskuttamat palkkiot Sekä oman henkilökunnan työkustannusten että ulkopuolisten asiantuntijoiden laskuttamien palkkioiden tulee olla, kuten kaikkien muidenkin kustannusten, kirjanpidossa olevia, toteutuneita kustannuksia. Oman henkilökunnan hyväksyttäviä työkustannuksia ovat kustannukset, jotka aiheutuvat lyhytaikaisesta työskentelystä kohdemaassa (toteutettavan hankkeen laajuuteen nähden kohtuulliseksi katsottava työaika, ei pidempiaikainen ekspatriaattityösuhde). Työskentely kohdemaassa tulee kyetä osoittamaan kohdemaahan kohdistuvilla matkakustannuksilla tai muulla todistettavalla tavalla. Työkustannukset/päivä lasketaan työntekijän työsopimuksen mukaisesta ja maksetusta palkasta seuraavasti: kuukausipalkka+työnsivukulut/21 (21 on keskimääräinen työpäivien määrä kuukaudessa). Työkustannuksissa ei huomioida lisiä (esim. poikkeuksellisesti maksettu ylityökorvaus). Työnsivukuluiksi lasketaan ainoastaan työnantajalle kohdistuvat pakolliset sosiaalivakuutusmaksut. Työnsivukuluiksi ei huomioida lomarahavarauksia tai esimerkiksi työterveydenhuollosta aiheutuvia kustannuksia. Työnsivukulut lasketaan todellisten kulujen mukaisesti. Omaan henkilökuntaan kuuluvan työntekijän tai siihen rinnastettavan henkilön hyväksyttävä työkustannus voi olla enimmillään 500 /päivä. Oman henkilökunnan kohdemaassa tekemää työtä voidaan tukea ainoastaan arkipäivien osalta. Finnpartnership voi tuen myöntämisen ja maksatuspyynnön kustannusten hyväksymisen yhteydessä kohtuullistaa tuen saajan ilmoittamaa oman henkilökunnan kohdemaassa käytettyä työaikaa suhteessa hankkeen kokonaisuuteen. Ulkopuolisen asiantuntijan hyväksyttävä kustannus on hänen asiantuntijatyöstään laskuttama ja kirjanpidossa esitetty kustannus (palkkio). Palkkion perusteena oleva työ voi tapahtua kohdemaassa, Suomessa tai kolmannessa maassa. Ulkopuolisten asiantuntijoiden hyväksyttävien työkustannuksien rajat ovat seuraavat: senioriasiantuntija 840 /päivä ja junioriasiantuntija 520 /päivä. Tarvittaessa liikekumppanuustuen saajalta voidaan pyytää käytettyjen asiantuntijoiden referenssitiedot seniori- ja junioriasiantuntijan määrittelemiseksi. Ulkopuolinen asiantuntija voi olla tekninen, liiketaloudellinen, juridinen, vero-, laskenta-, käännös- tai muu tarvittava asiantuntija. Ulkopuolisen asiantuntijan kanssa solmittavissa toimeksiantosopimuksissa ja niiden laskutuksissa tulee ottaa huomioon tarve eritellä maksatuspyynnössä kustannukset suoritetun tehtävän ja siihen käytettyjen työpäivien/työtuntien tasolla. Myös yleiskustannukset (office service fee) sekä ulkopuolisen asiantuntijan suorittamat testit, analyysit ja verifikaatiokustannukset tulee esittää eriteltyinä. Sekä omasta henkilökunnasta että ulkopuolisesta asiantuntijatyöstä aiheutuneet kustannukset tulee eritellä seuraavasti: henkilö, suoritettu työ/tehtävä, päiväkustannus sekä työpäivien määrä. Ulkopuolisten asiantuntijoiden kustannuksia ei voida esittää yhtenä erittelemättömänä kokonaiskustannuksena. Myös ulkopuolisten asiantuntijoiden matkakustannukset tulee eritellä

4 4(6) samalla tavalla kuin oman henkilökunnan matkakustannukset, eikä niitä tule sisällyttää työkustannuksiin. Omalle henkilökunnalle ja ulkopuolisille asiantuntijoille voidaan maksaa enimmäisrajoja korkeampia palkkoja/palkkioita. Kustannuserittelyssä tulee esittää todelliset maksetut palkat/palkkiot. Myönnettävä tuki määräytyy kuitenkin edellä mainittujen palkoille/palkkioille asetettujen enimmäisrajojen mukaan Muut mahdolliset kustannukset Muita mahdollisia kustannuksia ovat esimerkiksi ulkopuolisen asiantuntijan laskuttama kohtuullinen yleiskustannus (office service fee), käännöspalkkiot sekä ulkopuolisen tahon suorittamat testit, analyysit tai verifioinnit (esim. ympäristövaikutusten arvioinnissa). Lisäksi erityisesti kehitysmaatuontihankkeissa myös markkinakohtaiset tuotteistuskustannukset ja niihin rinnastettavat testit ovat hyväksyttäviä kustannuksia. Kustannuksista tulee esittää riittävät, mahdollisimman tarkat erittelyt Kustannuksia, joita liikekumppanuustuki ei kata Hyväksyttäviä kustannuksia EIVÄT ole esimerkiksi: Matkakustannukset, jotka eivät synny matkoista hankkeen kohdemaahan (pois lukien kohdemaan henkilökunnan matkakustannukset, jotka liittyvät koulutukseen) Matkakustannukset Suomessa, elleivät ne ole liittymämatkoja matkoille kohdemaahan Päivärahat Suomessa, elleivät ne liity matkoihin kohdemaahan Kohdemaan henkilökunnan päivärahat Suomessa tapahtuvan koulutuksen ajalta Liikekumppanuustuen saajan oman henkilökunnan työkustannukset Suomessa Oman henkilökunnan viikonloppuna tekemä työ kohdemaassa Taksikulut, auton tai muun kulkuneuvon vuokraus, kilometrikorvaukset, tietullit (ei hyväksytä Suomessa eikä kohdemaassa) Lähettipalvelukulut Viisumikulut Rokotukset ja muut lääkekustannukset Tilintarkastajan lausunnon kustannus Edustuskulut Yleisluontoiset markkinointi- ja markkinointimateriaalikustannukset Yleisluontoiset tuotekehityskulut ja niihin rinnastettavat testit Yleisluontoiset seminaarit, messut ja vierailukustannukset Hankkeen toteuttamiseen tarvittavien koneiden ja kaluston hankintakulut Rekrytointikustannukset 3. OHJE TOSITTEIDEN SÄILYTYKSESTÄ Tositteita ei tule liittää maksatuspyyntöön. Tilintarkastajan tehtävänä on tarkistaa, että maksatuspyynnössä eritellyt kustannukset ovat syntyneet. Pyydettäessä liikekumppanuustuen saajan on kuitenkin toimitettava tositteet Finnpartnershipille tai tämän osoittamalle erikoistilintarkastajalle. Tästä johtuen tuen saajan on hyvä kerätä liikekumppanuustukeen

5 5(6) liittyvistä tositteista kopiot erilliseen kansioon sekä tilintarkastajalle lausunnon antamista että mahdollisesti myöhemmin tapahtuvia tarkistus- tai tositepyyntöjä varten. 4. TILINTARKASTAJAN LAUSUNTO Tilintarkastajan tulee tarkistaa sopimuksen liitteen 4 (Support Facility Agreement, Annex 4) mukaisesti maksatuspyynnössä esitettävien kustannusten oikeellisuus sekä kustannuksen että sen syntymisajankohdan perusteella. Tilintarkastajan on erityisesti huomioitava työkustannukset. Kuten työkustannukset -kohdassa on mainittu, oman henkilökunnan työkustannuksien tulee olla toteutuneita, voimassa olevan työsopimuksen mukaisia kustannuksia. Liikekumppanuustuen hakemisvaiheessa työkustannukset on laskettu hakijan esittämän arvion mukaisesti. Hyväksyttävät oman henkilökunnan työkustannukset määräytyvät kuitenkin todellisten palkkakustannusten mukaisesti. (Ks. oman henkilökunnan työkustannukset ja asiantuntijan laskuttamat palkkiot). 5. LOPPURAPORTTI Loppuraportti tulee palauttaa jo ensimmäisen maksatuspyynnön yhteydessä, jos maksatuspyynnössä esitettävä tuen määrä ylittää 2/3 hankkeelle myönnetystä tuesta. Loppuraportti voi olla englannin- tai suomenkielinen. Loppuraportin tarkoituksena on antaa kattava selvitys hankkeen toteutumisesta. Loppuraportin laatii hankkeen hyvin tunteva henkilö. Sopimuksen liitteessä 5 (Support Facility Agreement, Annex 5) käsitellään yksityiskohtaisesti loppuraportin sisältöä. Raportissa tulee käsitellä mm. seuraavia asioita: Tiedot mahdollisesti perustetusta tai perustettavasta tytäryrityksestä/yhteisyrityksestä. Toteutunut toiminnan volyymi kohdemaassa (mm. liikevaihto, työntekijöiden määrä jne.). Toteutuiko hanke suunnitelmien mukaisesti? Jos ei, millä tavalla toteutunut poikkesi suunnitellusta? Jos tarkoituksena oli perustaa tytäryritys tai yhteisyritys kohdemaahan, mutta hankkeesta vetäydyttiin, mitkä olivat päätöksen syitä? Tuontihankkeissa toteutuneen tuonnin määrä ja arvio tulevasta tuonnista, tuontisopimukset, arvio tuotteiden laadullisesta soveltuvuudesta Suomen/Euroopan markkinoille. Tiedot siirretystä/siirrettävästä teknologiasta. Hankkeen vaikutukset kestävään kehitykseen (kehitysvaikutukset). Suoraan ja välillisesti työllistettyjen määrä. Jos hankkeeseen on liittynyt koulutusta, miten se on toteutettu? 6. YMPÄRISTÖ- JA YHTEISKUNTAVAIKUTUKSIIN KOHDISTUVAT VAATIMUKSET Jos hankkeeseen kohdistuu ympäristö- ja yhteiskuntavaatimuksia, ne on kirjattu sopimuksen liitteeseen 2 (Support Facility Agreement, Annex 2). Mainintana sopimuksen liitteessä voi olla esimerkiksi, että liikekumppanuustuen saajan tulee ympäristö- ja yhteiskuntavaikutusten arvioinnissa (SEIA), hankeselvityksessä (feasibility study) ja/tai liiketoimintasuunnitelmassa huomioida hankkeeseen liittyviä tiettyjä ympäristövaikutuksia tai työntekijöiden työoloihin

6 6(6) liittyviä tekijöitä. Maksatusta ei suoriteta, mikäli liikekumppanuustuen saaja ei toimita riittäviä dokumentteja, jotka osoittavat, että ympäristö- ja yhteiskuntavaatimukset on otettu huomioon. Finnfundin ympäristöasiantuntija arvioi tietojen riittävyyden/lisätietojen tarvittavuuden. Sopimuksen liitteeseen 2 on merkittynä myös mahdolliset ympäristö- ja yhteiskuntavaikutuksiin liittyvät suositukset. Liikekumppanuustuen saajan on hyvä huomioida suositukset hanketta suunniteltaessa ja toteutettaessa. Suosituksien huomioimista voidaan käsitellä loppuraportissa. 7. MAKSATUSPYYNNÖN LÄHETTÄMINEN Maksatuspyyntö tulee toimittaa postitse osoitteeseen Finnpartnership liikekumppanuusohjelma c/o Finnfund PL HELSINKI 8. LIIKEKUMPPANUUSTUEN MAKSAMINEN Liikekumppanuustuki maksetaan saajalle 45 päivän sisällä maksatuspyynnön saapumisesta, mikäli maksatuspyyntö sisältää edellä mainitut tarvittavat liitteet.