Palvelujen myyjä: Liikelaitoskuntayhtymä Puhti

Transkriptio

1 1 KARKKILAN KAUPUNGIN, NUMMI-PUSULAN JA VIHDIN KUNTIEN, PERUSTURVA KUNTAYHTYMÄ KARVIAISEN JA LIIKELAITOSKUN- TAYHTYMÄ PUH DIN VÄLINEN SOPIMUS PALVELUJEN TUOTTA- MISESTA VUONNA 2011 Kyh Kyh liite 7 SOPIJAPUOLET Palvelujen myyjä: Liikelaitoskuntayhtymä Puhti Palvelujen ostajat: Karkkilan kaupunki, Nummi-Pusulan ja Vihdin kunnat, Perusturvakuntayhtymä Karviainen SOPIMUKSEN TARKOITUS Tällä sopimuksella sovitaan niistä ehdoista, joita noudatetaan liikelaitoskuntayhtymä Puhdin järjestäessä palveluja muille sopijapuolille. Tämän sopimuksen liitteenä ovat palvelutuoteryhmäkohtaiset sopimukset. Tämä sopimus täydentää Puhdin perussopimuksessa ja henkilöstösopimuksessa sovittuja asioita. 1. HALLINTO JA ORGANISOINTI Jokaista palvelutuoteryhmää varten on ohjausryhmä ja/tai jäsenyhteisöjen yhdyshenkilöt. Ohjausryhmä valit see keskuudestaan puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan. Ohjausryhmän/yhdyshenkilöiden tehtävänä on seurata ja valvoa sopimuksen toteutumista ja tiedottaa oman organisaationsa sisällä ja toisille osapuolille sopimuksen toteutumiseen liittyvistä asioista. Lisäksi ohjausryhmän tehtävänä on määritellä palvelutuotannon kehitystarpeet. 2. TAVOITTEET JA TOIMINTAPERIAATTEET Tavoitteena on tehostaa liikelaitoskuntayhtymä Puhdin jäsenyhteisöjen palvelutoimintoja ja tuottaa ne kustannustehokkaasti. Yhteistoiminnalla tehostetaan palvelujen tuottamista karsimalla päällekkäisiä toimintoja, käyttämällä hyväksi työnjakoa ja erikoistumismahdollisuuksia, vähentämällä henkilöstöriskiä ja yhdenmukaistamalla toimintatapoja. Taloudellisena tavoitteena on pitää kustannusten kasvuvauhti alhaisena sekä kustannusrakenne kilpailukykyisenä. 3. PALVELUTASON SEURANTA Puhti tekee asiakkailleen vuosittain asiakastyytyväisyyskyselyn. Asiakastyyty-

2 2 väisyyskyselyn tulokset käsitellään palvelukohtaisten yhteistyöryhmien kokouksissa. 4. HENKILÖKUNTA Puhti käyttää palvelutoimintaansa kunnista Puhtiin siirtynyttä henkilöstöä. Tarvittaessa Puhti palkkaa henkilöstöä poislähteneiden tilalle ja jäsenyhteisöjen mahdollisesti ostamiin uusiin palveluihin. Puhdilla on oikeus ostaa jäsenyhteisöille tuotettavia palveluita kolmannelta osapuolelta. 5. PALVELUJEN HINNOITTELUPERIAATTEET Palveluhinnoittelussa huomioidaan palvelun välittömät kustannukset, osuus yhteisistä kustannuksista ja pääomakustannuksista sekä palvelun tuottamiseen mahdollisesti kohdistuvat hyvitykset ja muut tulot kuin jäsenyhteisöjen palvelumaksut ja kustannusosuudet. Palvelut järjestetään kaikille jäsenyhteisöille samanlaisina. Jäsenyhteisökohtaiset palvelusopimuksen vastuunjaosta poikkeavat palvelut ja mahdolliset erillistilaukset hinnoitellaan erikseen joko palveluhintana tai toteutetaan hinnoittelulla euroa/tunti kustannusvastaavuuden periaatteita noudattaen. 6. JÄSENYHTEISÖJEN KUUKAUSILASKUTUS Puhti laatii talousarvion vuosittain mennessä. Talousarvion laadinnassa noudatetaan perussopimuksen 16 :n määräyksiä. Palvelujen hinnat määräytyvät talousarvion ja arvioitujen palvelumäärien mukaan. Palvelujen hinnat vahvistetaan talousarvion hyväksymisen yhteydessä. Mikäli toimintavuoden aikana käytetyt palvelut tai niiden laajuus oleellisesti poikkea vat talousarvion laadintahetkestä, tarkistetaan hinnoittelua vuoden aikana poikkeamia vastaavaksi perussopimuksen 16 :n mukaisesti. Puhti laskuttaa palveluista kuukausittain jäsenyhteisöä. Laskutus perustuu arvioituun hinnoiteltujen palveluiden käyttöön. Palvelumaksut erääntyvät kunkin kuukauden 28. päivä. Laskun eräpäivää voidaan yhteisesti sopien siirtää, jos Puhdin rahatilanne niin sallii tai vaatii. Laskutus oikaistaan palvelujen todelliseen käyttöön perustuvaksi vähintään neljännesvuosittain. Läpilaskutuserinä (ei palvelumaksuja) laskutettavat materiaalihankinnat ja lisenssit ja mahdolliset ohjelmistojen käyttöoikeusmaksut yms. sisältävät arvonlisäveron. Lasku on suoritettava 14 vuorokauden kuluessa laskun lähettämisestä. Jos tämän sopimuksen mukaiset suoritukset viivästyvät yli eräpäivän, on niistä suoritettava korkolain mukaista viivästyskorkoa eräpäivästä lukien. 7. LASKUTUKSEN VUOSITTAISET OIKAISUT

3 3 Puhdin tilinpäätöksen valmistuttua, voidaan kertynyttä ylijäämää palauttaa erillisen päätöksen perusteella perussopimuksen mukaisesti. 8. PYSYVIEN VASTAAVIEN OMAISUUS (KÄYTTÖOMAISUUS) Kukin jäsenyhteisö luovutti toiminnan aloitusvaiheessa korvauksetta palveluiden tuottamiseen aiemmin hankkimansa työntekijäkohtaiset ja työryhmäkohtaiset kalustot, laitteet ja tarvikkeet liikelaitoskuntayhtymä Puhdille. Luovutetuista kalustoista pidetään Puhdissa jäsenyhteisökohtaista luetteloa. Puhti hankkii toimintansa aikana palvelutuotantoon tarvittavan pysyvien vastaavien omaisuuden. 9. REKLAMAATIOIDEN KÄSITTELY Sopimukseen liittyvät reklamaatiot toimitetaan kirjallisesti, sähköposti riittää kirjalliseksi reklamaatioksi. Toisen sopijapuolen tulee vastata reklamaatioon mahdollisimman nopeasti, kuitenkin viimeistään 14 työpäivän kuluessa reklamaation vastaanottamispäivästä lukien. 10. LUOTTAMUKSELLISUUS JA SALASSAPITO Kaikki osapuolten sopimuksen nojalla toisilleen luovuttamat tiedot ovat luottamuksellisia julkisuuslain säätelemissä puitteissa, eikä heillä ole oikeutta ilmaista tai luovuttaa niitä ulkopuolisille ilman tiedon luovuttaneen osapuolen etukäteistä kirjallista suostumusta. Osapuolet sitoutuvat huolehtimaan siitä, että luottamuksellista tietoa luovutetaan osapuolten palveluksessa toimiville työntekijöille ainoastaan siinä määrin, kuin heidän työtehtäviensä hoitaminen edellyttää. Osapuolten on myös varmistettava, että ne työntekijät, joille luottamuksellista tietoa on luovutettu, ovat tietoisia niihin kohdistuvista mahdollisista salassapitovelvoitteista sekä velvoitteen rikkomisen seuraamuksista. Osapuolet sitoutuvat toiminnassaan noudattamaan tietosuojasta ja henkilörekisterien suojasta annettuja säännöksiä sekä säilyttämään saamansa luottamuksellisen tiedon siten, että se ei välity kolmannelle osapuolelle. Osapuolten salassapitovelvoitteet ovat voimassa sopimuksen päättymisen jälkeen, jollei henkilötietolaista tai muusta lainsäädännöstä muuta johdu. Osapuolet huolehtivat myös siitä, etteivät heidän palveluksessaan olevat henkilöt riko salassapitovelvoitetta senkään jälkeen, kun heidän työ- tai virkasuhteensa osapuoleen on päättynyt. Puhti ylläpitää palvelutuotannossa käytettävän sovelluksen käyttäjätunnukset ja käyttöoikeudet. Asiakas nimeää omalta osaltaan henkilöt, joiden vastuulla on tilata sovellusten käyttö-oikeudet sekä niiden muutokset, myös sulkemiset. Asiakas määrittelee oman organisaationsa käyttäjille annettavien käyttöoikeuksien laajuuden ja vastaa niistä.

4 4 Mikäli sopijaosapuolen puutteellisesta tietoturvasta johtuen toiselle osapuolelle aiheutuu haittaa tai vahinkoa, mahdollisesta vahingonkorvauksesta sovitaan vahingonkorvauslain mukaisesti. Sopijaosapuolet vastaavat kumpikin osaltaan omasta toiminnastaan aiheutuvan välittömän vahingon korvaamisesta. 11. TIEDOTTAMINEN Osapuolet tiedottavat toisilleen palvelusopimuksen mukaisiin tehtäviin vaikuttavista suunnitelmista, muutoksista ja muista seikoista, jotka voivat vaikuttaa tähän sopimukseen. Mikäli järjestelmän käytettävyydessä on etukäteen tiedossa olevia katkoja, esim. huollon ja päivitysten vuoksi, palvelun tuottaja informoi niistä asiakasta ennakkoon. Tiedottaminen tapahtuu Puhdin ja jäsenyhteisöjen intrassa, lisäksi ohjelmien pääkäyttäjille tiedotetaan henkilökohtaisesti sähköpostilla. 12. VAHINGON KORVAAMINEN Mahdollisesta vahingonkorvauksesta sovitaan vahingonkorvauslain mukaisesti. Sopijaosapuolet vastaavat kumpikin osaltaan omasta toiminnastaan aiheutuvan välittömän vahingon korvaamisesta. Toisen osapuolen toiminnasta tai laiminlyönnistä aiheutuneesta vahingosta kärsineellä osa-puolella on oikeus korvaukseen. Korvauksen suuruudesta sovitaan erikseen tapauskohtaisesti. 13. YLIVOIMAINEN ESTE Kumpikaan osapuoli ei vastaa omansa tai alihankkijan velvoitteen viivästymisestä tai täyttämättä jättämisestä, jos velvoitteen täyttämisen on estänyt tai sitä on olennaisesti vaikeuttanut seikka, johon viivästyvä osapuoli ei ole voinut kohtuudella vaikuttaa. Tällaisia esteitä ovat yleisen liikenteen tai tietoliikenteen keskeytyminen, työtaistelutoimenpide, luonnonmullistus tai muu näiden kaltainen seikka. Lakko, työsulku tai muu työtaistelutoimenpide katsotaan ylivoimaiseksi esteeksi myös silloin, kun sopijapuoli on itse sen kohteena tai siihen osallisena. Tällaisen esteen kohdatessa, osapuolet pyrkivät erikoisjärjestelyin turvaamaan välttämättömän toiminnan jatkuvuuden. Sopijapuolen on viipymättä ilmoitettava ylivoimaisesta esteestä toiselle sopijapuolelle, samoin kuin esteen lakkaamisesta. 14. ERIMIELISYYKSIEN RATKAISEMINEN Tätä sopimusta sovellettaessa noudatetaan sopijapuolten tasapuolisen kohtelun periaatetta. Sopimusta koskevien erimielisyyksien ilmaantuessa erimielisyys ratkaistaan sopimuspuolten kesken käytävien neuvottelujen avulla. Jos neuvottelut eivät johda yhteisymmärrykseen, erimielisyydet ratkaistaan välimiesmenettelystä annetun lain mukaisessa välimiesmenettelyssä. Välimiehe-

5 5 nä toimii Suomen Kuntaliiton nimeämä välimies. 15. SOPIMUKSEN MUUTTAMINEN Tämän sopimuksen muuttamisesta päätetään sopijapuolten yhtäpitävillä päätöksillä. 16. SOPIMUKSEN VOIMASSAOLO Tämä sopimus on voimassa vuoden SOPIMUKSEN VOIMAANTULO 18. JAKELU 19. LIITTEET Tämä sopimus tulee voimaan Tätä sopimusta on laadittu viisi (5) samasanaista kappaletta, yksi kullekin sopijapuolelle. 1. Laskentapalveluja koskeva palvelusopimus 2. Palkanlaskentapalveluja koskeva palvelusopimus 3. Tietohallintopalveluja koskeva palvelusopimus 4. Puhepalveluja koskeva palvelusopimus 5. Työsuojelupäällikkö palveluja koskeva palvelusopimus (Karkkila, Nummi-Pusula, Vihti ja Karviainen) 6. Eläkeasiamiespalveluja koskeva palvelusopimus (Nummi-Pusula ja Karviainen) 20. SOPIMUSASIAKIRJOJEN PÄTEMISJÄRJESTYS Asiakirjojen pätemisjärjestys on seuraava: 1. Palvelusopimus 2. Tuoteryhmäkohtainen palvelusopimus 3. Tuoteryhmäkohtaisten sopimusten liitteet numerojärjestyksessä Karkkilassa LIIKELAITOSKUNTAYHTYMÄ PUHTI JOHTOKUNTA

6 6 Hannu Nummela kuntayhtymän johtaja Karkkilassa..201 KARKKILAN KAUPUNKI KAUPUNGINHALLITUS Juha Majalahti kaupunginjohtaja Annu Kalliaisenaho talous- ja hallintojohtaja Nummella..201 NUMMI-PUSULAN KUNTA KUNNANHALLITUS Eero Soinio kunnanjohtaja Saila Lehtonen talouspäällikkö Vihdissä..201 VIHDIN KUNTA KUNNANHALLITUS Kimmo Jarva kunnanjohtaja Aira Elolampi hallintojohtaja Vihdissä..201 PERUSTURVAKUNTAYHTYMÄ KARVIAINEN YHTYMÄHALLITUS

7 Riitta-Liisa Reiterä kuntayhtymän johtaja 7

8 8 LIITE 1 LASKENTAPALVELUJA KOSKEVA PALVELUSOPIMUS 2011 SOPIJAPUOLET Palvelujen myyjä: Liikelaitoskuntayhtymä Puhti Palvelujen ostajat: Karkkilan kaupunki, Nummi-Pusulan ja Vihdin kunnat, Perusturvakuntayhtymä Karviainen 1. HALLINTO JA ORGANISOINTI Sopijapuolilla on laskentapalvelujen tarpeiden koordinointia ja toteuttamista varten ohjausryhmä, johon kuuluvat kuntien talousjohtajat tai vastaavat ja Puhdista johtaja ja laskentatiimin vetäjä. 2. PALVELUSISÄLTÖ JA VASTUUNJAKO Puhdin hoitamiin laskentapalveluihin kuuluvat ostolaskujen kierrätys ja ostoreskontra, myyntireskontra, matkalaskut, laskujen maksatus, kirjanpitoon liittyvät laskentapalvelut sisältäen tilinpäätöksen ja konsernitilinpäätöksen, taloussuunnittelujärjestelmän ja talousraportoinnin ylläpidon sekä laskentaan yhteisesti käytettävien ohjelmien pääkäyttäjätehtävät. Puhti hoitaa jäsenyhteisöjensä laskentapalvelut liitteessä 1 määritellyn vastuunjaon mukaan, vastuunjakoa voidaan muuttaa sopimuskauden aikana ohjausryhmän päätöksellä. Vuoden 2011 aikana laaditaan yhteistyössä palvelujen ostajien kanssa vastuunjakoa täydentävä palvelukuvaus. Lähtökohtana on, että Puhti ylläpitää laskentatoimen tietojärjestelmät lukuun ottamatta jäsenyhteisöjen käyttöön jääviä erillisiä laskutusohjelmia. Seuranta ja suunnittelu on jäsenyhteisöjen vastuulla, Puhti ylläpitää kuitenkin yhteiset raportoinnin ja suunnittelun tietojärjestelmät ja raportointipohjat ja on mukana raportoinnin kehittämisessä. Vuonna 2011 käynnistetään Puhdin ja asiakkaiden yhteistyönä yhteisen seuranta- ja suunnittelujärjestelmän kehittämishanke. Asiakas vastaa omalta osaltaan työnjaon edellyttämän resursoinnin ja asiantuntemuksen riittävyydestä sekä tarvittavista palvelun sisältöön ja läpivientiin vaikuttavista päätöksistä. Asiakas vastaa siitä, että tarvittavat laskennan aineistot ja tiedot on toimitettu Puhtiin vahvistetun aikataulun ja yhdessä sovittujen menettelyohjeiden mukaisesti. Puhti vastaa omalta osaltaan palvelun toteutuksesta sekä palveluprosessien ja yhteistyön edellyttämän resursoinnin ja asiantuntemuksen riittävyydestä. Puhti vastaa aikataulujen noudattamisesta aineiston saatuaan.

9 9 Mikäli aikataulujen noudattamatta jättämisestä aiheutuu kustannuksia, niistä vastaa sopijaosapuoli, josta viivästys johtuu. Palvelutuotannon aikataulussa otetaan huomioon viranomaisvaatimukset. Palvelun laadunvarmistuksesta ja sisäisestä valvonnasta laaditaan erillinen kuvaus. 3. PALVELUN HINNOITTELU Palvelusopimuksen mukaiset laskentapalveluiden hinnat vuonna 2011 ovat: Ostolaskut ja ostoreskontra sekä laskujen maksatus 3,38 euroa/ostolasku, Myyntireskontra ja perintä 1,47 euroa/myyntilasku Matkalaskut 7,84 euroa/matkalasku Kirjanpito, tilinpäätös, käyttöomaisuus ja muut laskentapalvelut 0,44 euroa/kirjanpitovienti. Tuntihinta erikseen laskutettavista työsuorituksista on 30,95 euroa/tunti. Hintoihin lisätään kulloisenkin verokannan mukainen arvonlisävero. Laskentapalvelujen hintaan sisältyy Puhdin taloushallinnon välittömässä käytössä olevien tietojärjestelmien kustannukset. Hintaan sisältyvät vastuunjakotaulukossa määritellyt palvelut kaikille jäsenyhteisöille samanlaisina. Jäsenyhteisökohtaiset vastuunjaosta poikkeavat palvelut ja mahdolliset erillistilaukset hinnoitellaan erikseen joko erillishintana tai euroa/tunti kustannusvastaavuuden periaatteita noudattaen.

10 10 LIITE 2 PALKANLASKENTAPALVELUJA KOSKEVA PALVELUSOPIMUS 2011 SOPIJAPUOLET Palvelujen myyjä: Liikelaitoskuntayhtymä Puhti Palvelujen ostajat: Karkkilan kaupunki, Nummi-Pusulan ja Vihdin kunnat, Perusturvakuntayhtymä Karviainen 1. HALLINTO JA ORGANISOINTI Sopijapuolilla on palkanlaskentapalvelujen tarpeiden koordinointia ja toteuttamista varten ohjausryhmä, johon kuuluvat palvelujen ostajaorganisaatioiden henkilöstöpäälliköt tai vastaavat ja Puhdista johtaja ja palkanlaskentatiimin vetäjä. Lisäksi kummallakin osapuolella on yhteyshenkilö: Karkkila henkilöstösihteeri Jaana Johansson Nummi-Pusula henkilöstöpäällikkö Antti Luukkanen Vihti henkilöstösihteeri Satu Sundström Karviainen henkilöstöpäällikkö Tarja saaren-seppälä Puhti palkkatiimin vetäjä Teija Ahlroth Yhteyshenkilö vastaa palkanlaskentapalvelujen palvelusopimuksessa ja sen liitteissä sovittujen asioiden toteutumisesta omassa organisaatiossaan ja toimii tiedonvälittäjänä ja tiedottajana palveluyhteistyössä. 2. PALVELUSISÄLTÖ JA VASTUUNJAKO Puhti tuottaa palkanlaskentapalvelut ja Webtallennusjärjestelmän ylläpidon sekä henkilöstöraportoinnin ylläpidon. Puhti hoitaa jäsenyhteisöjensä palkanlaskentapalvelut liitteessä 1 määritellyn vastuunjaon mukaan, vastuunjakoa voidaan muuttaa sopimuskauden aikana ohjausryhmän päätöksellä. Vuoden 2011 aikana laaditaan yhteistyössä palvelujen ostajien kanssa vastuunjakoa täydentävä palvelukuvaus. Lähtökohtana tietojärjestelmien osalta on, että Puhti ylläpitää palkanlaskennan, Web-tallennuksen ja henkilöstöraportoinnin tietojärjestelmät ja hoitaa näiden tietojärjestelmien pääkäyttäjätehtävät. Jäsenyhteisöt vastaavat työnantajavelvoitteista ja palkanlaskentaa varten toimitettavien tietojen oikeellisuudesta ja oikea-aikaisuudesta.

11 11 Asiakas vastaa omalta osaltaan työnjaon edellyttämän resursoinnin ja asiantuntemuksen riittävyydestä sekä tarvittavista palvelun sisältöön ja läpivientiin vaikuttavista päätöksistä. Asiakas vastaa siitä, että tarvittavat palkanlaskennan aineistot on toimitettu Puhtiin vahvistetun aikataulun ja yhdessä sovittujen menettelyohjeiden mukaisesti. Puhti vastaa omalta osaltaan palvelun toteutuksesta sekä palveluprosessien ja yhteistyön edellyttämän resursoinnin ja asiantuntemuksen riittävyydestä. Puhti vastaa aikataulujen noudattamisesta aineiston saatuaan ja palkanlaskennasta aineiston mukaisena. Mikäli aikataulujen noudattamatta jättämisestä aiheutuu kustannuksia, niistä vastaa sopijaosapuoli, josta viivästys johtuu. Palvelutuotannon aikataulussa otetaan huomioon viranomaisvaatimukset. Palvelun laadunvarmistuksesta ja sisäisestä valvonnasta on erillinen kuvaus. 3. PALVELUN HINNOITTELU Palvelusopimuksen mukaiset palkanlaskentapalveluiden hinnat määritellään vuonna 2011 euroa/palkkalaskelma. Sähköiseen materiaaliin perustuvilla palkkalaskelmilla ja paperiaineistoon tai tiedostona toimitettavaan materiaaliin (Puhti tallentaa) perustuvilla palkkalaskelmilla on eri hinta. Palkanlaskentapalvelujen hintaan sisältyy Puhdin palkanlaskennan välittömässä käytössä olevien tietojärjestelmien kustannukset. Hintaan sisältyvät vastuunjakotaulukossa määritellyt palvelut kaikille jäsenyhteisöille samanlaisina. Lisäksi Puhti tuottaa raportointipalvelun ylläpidon, josta laskutetaan vuoden 2011 alussa olevan työntekijämäärän mukaan. Jäsenyhteisökohtaiset vastuunjaosta poikkeavat palvelut ja mahdolliset erillistilaukset hinnoitellaan erikseen joko erillishintana tai euroa/tunti kustannusvastaavuuden periaatteita noudattaen. Samaan päätökseen tai palkkaan kohdistuva toistuva asiakkaasta johtuva virheiden korjaaminen laskutetaan tuntityönä. Vuonna 2011 palkanlaskennan palveluhintoina ovat 16,32 euroa/sähköiseen materiaaliin perustuva palkkalaskelma, 32,60 euroa/puhdin tallentamaan materiaaliin perustuva palkkalaskelma sekä raportoinnin ylläpidosta 13,82 euroa/työntekijä/vuosi. Tuntihinta erikseen laskutettavista työsuorituksista on 30,95 euroa/tunti. Hintoihin lisätään kulloisenkin verokannan mukainen arvonlisävero.

12 12 LIITE 3 TIETOHALLINTOPALVELUJA KOSKEVA PALVELUSOPIMUS 2011 SOPIJAPUOLET Palvelujen myyjä: Liikelaitoskuntayhtymä Puhti Palvelujen ostajat: Karkkilan kaupunki, Nummi-Pusulan ja Vihdin kunnat, Perusturvakuntayhtymä Karviainen 1. HALLINTO JA ORGANISOINTI Sopijapuolilla on tietohallintopalvelujen tarpeiden koordinointia, toteuttamista ja kehittämistä varten ohjausryhmä. Ohjausryhmänä toimii Puhdin johtoryhmä. Jokainen jäsenyhteisö nimeää lisäksi yhteyshenkilön tietohallintoasioissa, Puhdin puolella yhteyshenkilönä on tietohallintopäällikkö. Jokaisessa jäsenyhteisössä on jäsenyhteisökohtaisia sovelluksia ja hankkeita varten oma tietotekniikan kehittämisryhmä, johon kuuluu muiden jäsenten lisäksi ko. jäsenyhteisön yhteyshenkilö ja Puhdin tietohallinnon edustaja. 2. PALVELUSISÄLTÖ JA VASTUUNJAKO Puhdin tietohallintopalveluun sisältyy työasemien yms. laitteiden perusylläpito, tietoverkon ylläpito, perusohjelmistopalvelu ja sovellusten ylläpito- ja kehityspalvelu. Puhti hoitaa jäsenyhteisöjensä tietohallintopalvelut liitteessä 1 esitetyn palvelukuvauksen mukaan. Jäsenyhteisöissä on käyttämissään sovellusohjelmissa nimetyt pääkäyttäjät. 3. PALVELUN HINNOITTELU Asiakas-, hankinta-, tietoturva- ja kehittämispalvelua antavan henkilöstön henkilökustannukset, yhteisten tietoverkkojen ylläpito- ja investointikustannukset (ml Internet ja Tietoturva) sekä yhteisten sovellusympäristöjen investointi- ja ylläpitokustannukset muodostavat palveluhinnan euroa/työasema/ kk. ja ko. yksikköhinnalla laskutetaan jäsenyhteisöä käytössä olevan työasemamäärän mukaan. Tässä hinnassa on mukana myös Puhdin hallinnon ja tietohallinnon yleiskustannukset. Uusien työasemien ja kirjoittimien hankintapäätökset tekee kukin jäsenyhteisö, jolle kohdennetaan hankintakustannukset. Puhdin henkilökunnan suorittaman kokoonpanon ja asennuksen kustannukset veloitetaan euroa/tunti. Jäsenyhteisökohtaisista sovellushankinnoista päättää jäsenyhteisö. Hankinta tapahtuu yhteistyössä Puhdin tietohallinnon kanssa ja hankintoja ei tehdä niin,

13 13 että Puhdin tietohallinto ei ole niistä tietoinen. Jos sovellushankinta edellyttää palvelinhankintoja tai muuta vastaavaa, tulee niistä sopia ennen sovelluksen hankkimista. Puhdin talous- ja henkilöstöhallinnon välittömässä käytössä olevien tietojärjestelmien kustannukset sisältyvät näiden palvelujen hintoihin. Kaikki muu edellä määrittelemätön työ veloitetaan tilaajalta tuntiveloituksena ja tarvikkeiden osalta todellisin kustannuksin. Työasemamäärä tarkistetaan neljännesvuosittain. Koulujen LTSP päätteet ja myös oppilaiden kotikäytössä olevat kannettavat tietokoneet lasketaan määrään mukaan kertoimella 0,5. Palveluhinta vuonna 2011 on 34,92 euroa/työasema/kk ja tuntiveloitushinta 39,80 euroa/tunti ja vaativan asiantuntijatyön hinta 70,37 euroa/tunti. Hintoihin lisätään kulloinkin voimassaolevan verokannan mukainen arvonlisävero. Jäsenyhteisökohtaisen lähiverkon ylläpito- ja investointikustannuksista vastaa kukin jäsenyhteisö ja niiden kustannukset palvelutuottaja veloittaa suoraan jäsenyhteisöltä. Puhdin henkilökunta vastaa asioinnista palvelutuottajaan päin. Jäsenyhteisökohtaisten sovellusten lisenssi-, asennus- ja ylläpitomaksuista vastaa kukin jäsenyhteisö ja niistä aiheutuneet kustannukset ohjelmiston toimittaja laskuttaa suoraan jäsenyhteisöltä. Puhti on velvollinen pitämään rekisteriä kaikista tämän sopimuksen piiriin kuuluvista verkoista, palvelimista ja sovellusohjelmistoista ja niiden hankinta- ja ylläpito kustannuksista sekä jäsenyhteiskohtaisesti työasemista. 4. PYSYVIEN VASTAAVIEN OMAISUUS (KÄYTTÖOMAISUUS) Kunkin jäsenyhteisön lähiverkko, jäsenyhteisökohtaiset palvelimet, työasemat, kirjoittimet ja muut oheislaitteet sekä jäsenyhteisö- tai työasemakohtaiset sovellusohjelmistot, joiden hankintapäätöksistä ja kustannuksista vastaa jäsenyhteisö, ovat kunkin jäsenyhteisön omaisuutta. Hankinnat tapahtuvat aina Puhdin kautta tai ainakin yhteistyössä Puhdin kanssa. Puhti on hankkinut yhteiseen käyttöön otetut palvelimet ja niihin liittyvät laitteet omistukseensa. Yhdistävään tietoverkkoon tarvittavat hankinnat, yhdistävässä verkossa toimivat yhteiskäyt töiset palvelimet ja oheislaitteet sekä yhteiskäyttöiset sovellusohjelmistot hankkii Puhti.

14 14 LIITE 4 PUHEPALVELUJA KOSKEVA PALVELUSOPIMUS 2010 SOPIJAPUOLET Palvelujen myyjä: Liikelaitoskuntayhtymä Puhti Palvelujen ostajat: Karkkilan kaupunki, Nummi-Pusulan ja Vihdin kunnat, Perusturvakuntayhtymä Karviainen 1. HALLINTO JA ORGANISOINTI Sopijapuolilla on palvelun tarpeiden koordinointia ja toteuttamista varten ohjausryhmä, johon palvelua ostavista organisaatioista kuuluvat ao. jäsenyhteisön nimeämät edustajat ja Puhdista johtaja ja tietohallintopäällikkö. 2. TUOTETTAVAT PALVELUT - vaihteenhoitopalvelut joihin kuuluu seuraavat osa-alueet puheluiden välitys vaihdejärjestelmien ja infon ylläpito huoltotilaukset puhelin- ja liittymätilaukset asiakkaan tilauksesta puheluiden laskutustietojen ym. raportointi sisäisten puhelinluetteloiden ylläpito puhelinjärjestelmän käytön ohjaus, laite-, liittymä- ja palvelutilausten ohjeistus - ohjeistuksen ylläpito ja jatkuva saatavilla pito Puhdin intrassa 3. JÄSENYHTEISÖN VASTUUT Jäsenyhteisö on velvollinen antamaan viivytyksettä seuraavat tiedot - muutokset henkilökunnassa - henkilöiden sijaintipaikkamuutokset - henkilöiden sijoittumisesta erilaisiin soittoketjuihin - tiedot soitonsiirtomuutostarpeista Lisäksi jäsenyhteisö tilaa Puhdin kautta kaikki puhelinlaitteet ja niiden lisälaitteet, lasku puhelinlaitteista tulee toimittajalta suoraan jäsenyhteisölle tilaa Puhdin kautta puhelinliittymät ja niiden muutokset, lasku liittymistä tulee toimittajalta suoraan jäsenyhteisölle tilaa Puhdin kautta puhelinpalvelut ja niiden muutokset ylläpitää ulkoiset puhelinluettelot

15 15 ohjeistaa organisaationsa puhelinten käytön (organisaatiokohtaiset ohjeet) Lisäksi jäsenyhteisön on huolehdittava siitä, että sen henkilöstö huolehtii infotiedoista. 4. PALVELUN HINNOITTELU Palveluhintaan kuuluu edellä kohdassa 2 mainitut palvelut sekä vaihdejärjestelmästä ja infosta aiheutuvat kustannukset. Hinnoittelu tapahtuu käytössä olevaa puhelinliittymää kohden, mutta vuoden 2011 aikana selvitetään mahdollisuus hinnoitteluun välitettyä puhelua kohden tai näiden kahden perusteen yhdistelmään. Puhelumaksut operaattori veloittaa suoraan kunnilta ja kuntayhtymiltä. Puhelimet ja tarvikkeet toimittaja laskuttaa suoraan käyttäjäorganisaatiolta. Palveluhinta vuonna 2011 on 9,13 euroa/puhelinliittymä/kk. Kaikki muu edellä määrittelemätön työ veloitetaan tilaajalta tuntiveloituksena euroa/tunti. Tuntihinta vuonna 2011 on 39,80 euroa/tunti. Hintoihin lisätään kulloinkin voimassaolevan verokannan mukainen arvonlisävero.

16 16 LIITE 5 TYÖSUOJELUPÄÄLLIKÖPALVELUJA KOSKEVA PALVELUSOPIMUS 2011 SOPIJAPUOLET Palvelujen myyjä: Liikelaitoskuntayhtymä Puhti Palvelujen ostajat: Karkkilan kaupunki, Nummi-Pusulan kunta, Vihdin kunta ja Perusturvakuntayhtymä Karviainen 1. HALLINTO JA ORGANISOINTI Sopijapuolilla on palvelun tarpeiden koordinointia ja toteuttamista varten ohjausryhmä, johon kuuluvat kuntien ja Karviaisen henkilöstöpäälliköt tai vastaavat ja Puhdista johtaja ja työsuojelupäällikkö. 2. PALVELUSISÄLTÖ JA VASTUUNJAKO Puhdin hoitamiin työsuojelupäällikköpalveluihin kuuluu lakisääteiset työsuojelupäällikön tehtävät (laki työsuojelun valvonnasta ja työpaikan työsuojeluyhteistoiminnasta 2006/44 28). Työsuojelupäällikön tehtävänä on avustaa työnantajaa ja esimiehiä tehtävissä, jotka liittyvät työsuojelun asiantuntemuksen hankintaan sekä yhteistyöhön työntekijöiden ja työsuojeluviranomaisten kanssa. Tässä tarkoituksessa työsuojelupäällikön tehtävänä on ryhtyä tarpeellisiin toimenpiteisiin työnantajan ja työntekijöiden välisen yhteistoiminnan järjestämiseksi ja ylläpitämiseksi työpaikalla sekä toimia työsuojelua koskevan yhteistoiminnan kehittämiseksi. Työsuojelupäällikön tulee olla työpaikan ja työn luonne sekä työpaikan laajuus huomioon ottaen riittävän pätevä ja hänellä on oltava riittävän hyvä perehtyneisyys työsuojelusäännöksiin ja työpaikan olosuhteisiin sekä muutoinkin asianmukaiset edellytykset em. lain 26 :ssä tarkoitettujen asioiden käsittelyyn ja yhteistoiminnan järjestämiseen. Työsuojelupäällikön vastuu rajoittuu lain perusteella työsuojelunyhteistoiminta-asioihin ja niiden toteuttamiseen. Lisäksi työsuojelupäällikön tehtävänä on huolehtia työsuojeluhenkilöstörekisteristä annetussa laissa 1039/2001 työnantajan velvollisuudeksi säädetystä ilmoituksesta työsuojelun yhteistoimintahenkilöstöistä. Toimintavuoden toiminnasta palvelun myyjä ja ostaja tekevät yhteistyössä tarkemman suunnitelman. Työsuojelupäällikön ajankäyttö on yleistyöaika 38,25 t/viikko, josta eläkeasiamiestehtäviin 2,1 tuntia. Arvio työsuojelupäällikköpalveluun käytettävästä ajasta on tuntia/viikko Karkkila 5,0 Nummi-Pusula 3,5

17 17 Vihti 19,0 Karviainen 8,25 Puhti 0,4 Ajallinen suunnitelma, jota muutetaan tarpeen mukaan ma Vihti ti Nummi-Pusula, Karviainen ke Vihti to Karkkila, Karviainen, Puhti, Vihti pe Karviainen, Vihti 3. PALVELUN HINNOITTELU Palvelusopimuksen mukaiset palvelut hinnat euroa/työntekijä/kk. Työntekijämääränä käytetään vuoden alussa olevaa työntekijämäärää. Hintaan sisältyvät palvelut kaikille sopimusosapuolille samanlaisina. Jäsenyhteisökohtaiset sopimuksesta poikkeavat palvelut ja mahdolliset erillistilaukset hinnoitellaan erikseen joko erillishintana tai euroa/tunti kustannusvastaavuuden periaatteita noudattaen. Vuonna 2011 työsuojelupäällikköpalvelun hinta on 2,15 euroa/työntekijä/kk ja tuntilaskutushinta 40,45 euroa/tunti. Hintoihin lisätään kulloisenkin verokannan mukainen arvonlisävero.

18 18 LIITE 6 ELÄKEASIAMIESPALVELUA KOSKEVA PALVELUSOPIMUS 2011 SOPIJAPUOLET Palvelujen myyjä: Liikelaitoskuntayhtymä Puhti Palvelujen ostajat: Nummi-Pusulan kunta ja Perusturvakuntayhtymä Karviainen 1. HALLINTO JA ORGANISOINTI Sopijapuolilla on palvelun tarpeiden koordinointia ja toteuttamista varten ohjausryhmä, johon kuuluvat Nummi-Pusulan ja Karviaisen henkilöstöpäälliköt tai vastaavat ja Puhdista johtaja ja työsuojelupäällikkö. 2. PALVELUSISÄLTÖ JA VASTUUNJAKO Eläkeasiamiespalveluun kuuluu eläkeneuvonnan antaminen henkilökunnalle eläkehakemuslomakkeiden ja eläke-esitteiden pitäminen saatavilla eläkkeenhakijoiden avustaminen eläkehakemuksen täyttämisessä tiedottaminen eläketurva-asioista eläkeasioita koskevien luentojen järjestäminen henkilöstölle ja eläkeneuvontatilaisuuksien järjestäminen eläkkeelle siirtyville KEVAn yhteyshenkilönä toimiminen Ajankäyttöarvio palveluun vuonna 2011 on tuntia/viikko Karviainen 1,5 Nummi-Pusula 0,5 Puhti 0,1 3. PALVELUN HINNOITTELU Palvelusopimuksen mukaiset palvelut hinnat määritellään euroa/työntekijä/kk. Työntekijämääränä käytetään vuoden alussa olevaa työntekijämäärää. Hintaan sisältyvät palvelut kaikille sopimusosapuolille samanlaisina. Jäsenyhteisökohtaiset sopimuksesta poikkeavat palvelut ja mahdolliset erillistilaukset hinnoitellaan erikseen joko erillishintana tai euroa/tunti kustannusvastaavuuden periaatteita noudattaen.

19 19 Vuonna 2011 eläkeasiamiespalvelun hinta on 0,88 euroa/työntekijä/kk ja tuntilaskutushinta 40,45 euroa/tunti. Hintoihin lisätään kulloisenkin verokannan mukainen arvonlisävero. PALKANLASKENTAPALVELUJEN PALVELUSOPIMUKSEN LIITE 1 PUHDIN JA ASIAKASYHTEISÖJEN RAJAPINNAT PALKANLASKENTA 2011 Yhteistyön yleiset periaatteet Työnjako perustuu periaatteelle, että Puhdin jäsenyhteisöt hoitavat työnanatajatehtävät omassa organisatiossaan ja Puhti palkanlaskennan, siihen liittyvät tilitykset ja muut välittömästi palkanlaskentaan liittyvät tehtävät tämän rajapintamäärittelyn mukaan. Jäsenyhteisöissä tehdään työsopimukset, määritellään palkka ja muut työ- tai virkasuhteen ehdot sekä määritellään menokohdat ja tehdään muutkin työ- ja virkasuhdetta koskevat päätökset. Kukin jäsenyhteisö nimeää yhteyshenkilön, hän vastaa palvelusopimuksessa ja sen liitteissä sovittujen asioiden toteutumisesta jäsenyhteisön puolella ja toimii tiedonvälittäjänä ja tiedottajana palveluyhteistyössä. Puhdissa koko toimintajärjestelmää koskevissa asioissa yhteyshenkilönä on kuntayhtymän johtaja ja palkanlaskentaan välttömästi liittyvissä asioissa palkkatiimin vetäjä. Yhteyshenkilö vastaa palvelusopimuksessa ja sen liitteissä sovittujen asioiden toteutumisesta Puhdissa ja toimii tiedonvälittäjänä ja tiedottajana palveluyhteistyössä. Luottamustoimipalkkiot Peruskunnat ja Karviainen: luottamustoimikauden alussa henkilö- ja perustietojen, verokorttien ja puolueverovaltakirjojen toimittaminen ansionmenetyskorvaustietojen toimittaminen paperilla kokouspalkkioiden ja luottamushenkilöiden* kokouskilometrien tallentaminen palkkioiden maksatusjärjestelmä Luhtiin virkansa puolesta kokouksissa olevista tieto tulostaa jaksotunnuksen kokoukset ja ottaa esimieheltä hyväksynnän listaan. Lista säilytetään jäsenyhteisössä. palkkiosääntöjen tekstien yhdenmukaistaminen * kokouksessa viran tai työsuhteen perusteella olevien matkat maksetaan matkalaskuohjelman kautta Puhti: henkilö- ja perustietojen, verokorttien ja puolueval-

20 20 takirjojen tallentaminen ansionmenetyskorvausten tallentaminen palkkioiden maksatus neljännesvuosittain Kokousten hyväksyntäpainiketta käytetään Puhdissa (hyväksyntä muodostaa siirtotiedoston, taivoitteena on poistaa ko. painike jäsenyhteisöjen käyttäjien näkyvistä). Palvelussuhteen alkaminen Peruskunnat ja Karviainen: Puhti: Keskeytykset Peruskunnat ja Karviainen: työsopimusten / virkamääräysten tekeminen webtallennuksen, paperilla tulleet palautetaan tallennettavaksi vastuu tietojen oikeellisuudesta (muutospäätös on tarkoitettu ensisijaiseti muutosten ilmoittamiseen, ei toistuvaan virheiden korjaamiseen) verokorttien (ensisijaisesti työntekijä toimittaa suoraan Puhtiin), jäsenmaksuvaltakirjojen, ulosottotietojen ja muiden vähennystietojen toimittaminen siten, että niihin on merkitty kunta tai kuntayhtymä omaishoitajat, perhehoitajat, tukihenkilöt, toimeksiantosopimukset (ostopalvelut, ammatinharjoittajat ym.) paperilla, joissa on työyksikkö, menokohta ja hyväksyjän allekirjoitus verokorttien, jäsenmaksuvaltakirjojen ja ulosottojen ja vähennysten tallennus sähköisen työsopimuksen siirtäminen palkanlaskentaan tietojen täydentäminen, virheiden korjaaminen muutosilmoitusten perusteella Puhti ei erikseen tarkista tulevia työsopimuksia, muutoin havaituista virheistä kuitenkin otetaan yhteyttä ja pyydetään korjaus keskeytysten tallennus viiveettä tietojärjestelmään(web), esimiesten hyväksyminen (kaikki ilmoitukset Web-tallennuksen kautta) ennakointi pitkien sairauslomien vaikutuksesta palkanmaksuun vuodenvaihteessa esimies säilyttää lääkärintodistukset ja lähettää tarvittaessa lääkärintodistukset Puhtiin sairauspäivärahan hakemista varten (sairauspäivärahaa voi

21 21 Puhti: Vuosilomat hakea sairastumispäivän + 9 arkipäivää pidempiin läkärintodistuksella osoitettuihin sairauspoissaoloihin, ns arkipäivää sääntö) lapsen sairauteen liittyvät lääkärintodistukset jäävät esimiehelle esitäytettyjen tapaturmailmoitusten toimittaminen Puhtiin tietojärjestelmään siirrettyjen keskeytysten muutokset (esim. keskeytysten peruuntuminen, keskeytysaikojen muuttuminen, sairausloma/ vuosiloma) ilmoitetaan viiveettä muutosilmoituksella Saldovapaita ei ilmoiteta Puhtiin keskeytystietojen siirto palkanlaskentaan tiistaisin ja perjantaisin tietojärjestelmään jo siirrettyjen keskeytysten muutokset korjataan Puhdissa muutosilmoitusten perusteella ilmoitukset KELAn hylkäävistä päivärahapäätöksistä ja vakuutusyhtiöoiden hylkäävistä tapaturmakorvauspäätöksistä jäsenyhteisöjen yhteyshenkilöille pitkien sairauslomien seuranta ja tiedottaminen jäsenyhteisöjen yhteyshenkilöille palkanmaksun ja vuodenvaihteen suhteen Eläkkeeseen ja kuntoutustukeen johtavien sairauksien osalta, palkan oikaisu ja perintä tapahtuu virka- ja työehtosopimuksen mukaisesti. Peruskunnat ja Karviainen: Puhti: vuosiloma-aikojen tallennus tietojärjestelmään, esimiesten hyväksyminen vuosilomasäännökset huomioon ottaen säästövapaasta ja lomarahavapaasta ilmoitus Puhtiin webtallennuksen palkkausmuutosilmoituksella vuosilomaseuranta virheellisesti myönnettyjen vuosilomien selvittäminen ja korjauspäätökset Webin muutospäätöksellä jäsenyhteisö tulostaa listat vuosilomaoikeuksista AGS-raportoinnista sen jälkeen, kun laskenta on Puhdissa tehty tietojen siirto palkanlaskentaan säästövapaa- ja lomarahavapaatietojen tallenta-

22 22 minen järjestelmään kerran vuodessa koko henkilökunnan vuosilomaoikeuksien laskenta mennessä Pegasoksen maksutiedoissa loman alk.pvm:n ylläpito Palvelussuhteen päättyminen Peruskunnat ja Karviainen: Puhti: ilmoitetaan viiveettä palvelussuhteen päättymispäivä ja syy webtallennuksen kautta, myös eläkkeelle jäädessä ennen palvelussuhteen päättymistä tarkistetaan että pidetyt vuosilomat ja muut keskeytykset ilmoitettu webtallennuksen kautta mahdolliset lisä-, yli- yms. työaikakorvaukset on ilmoitettu Titanian kautta tai Timecon/Esmikko listalta valmiiksi laskettuina ensisijaisesti Web muutospäätöksellä työtodistuksen antaminen uuden vuosilomalain säännökset mahdollisesta loman siirrosta seuraavaan palvelussuhteseen huomioitava, tieto siirtyvistä lomista Puhtiin web tallennuksen palkkauksen muutosilmoituksella työ- tai virkasuhteen irtisanoutumis- tai muun päättymisilmoituksen saatuaan esimies tarkistaa, että pidetyt vuosilomat ja muut keskeytykset on haettu ja hyväksytty webistä ja sopii vielä ennen palvelusuhteen päättymistä pidettävät lomapäivät ja hyväksyy ne välittömästi webissä. Karkkilassa ja Nummi-Pusulassa tulee ilmoittaa myös päiväkotien ja koulujen esimerkkiruokailijoiden ruokailut Webin muutospäätöksellä heti työsuhteen päättyessä. Puhti maksaa loppupalkan näiden tietojen perusteella. lomapäivien laskenta kunnista ja kuntayhtymästä tulleiden tietojen pohjalta lomakorvauksien ja lomarahan maksaminen palvelusuhteen päättymistä seuraavan kuukauden aikana verokortin palautus ja palkkatodistus pyydettäessä uuden vuosilomalain säännökset mahdollisesta loman siirrosta seuraavaan palvelussuhteeseen huomioitava, tiedot kunnista ja kuntayhtymästä palvelussuhdetiedot pyynnöstä esimiehelle sähköisesti

23 23 Palkanmaksuprosessi Peruskunnat ja Karviainen: Puhti: tallentaa / siirtää tietojärjestelmään mm. työaikakorvaukset, tuntipalkkana maksettavat työtunnit huolehtii henkilön tietojen esim. palkan, osoitteen, pankkitilin, työyksikön tai kustannuspaikan muutoksen ilmoittamisesta muutosilmoituksella huolehtii keskeytystietojen muutosten ilmoittamisesta muutosilmoituksella ilmoittaa järjestelyerät ym. isommat palkanmuutokset excel-taulukolla, lisäksi henkilökohtaisita tehtäväpalkan muutoksista ja henkilökohtaisten lisien muutoksista toimitetaan päätös ja henkilölista. Koko palkkahinnoitteluryhmää koskevasta tehtävkohtaisen palkan muutoksesta riittää ilmoitus hinnoittelumuutoksesta. jos palkka tai sen osa jäänyt kokonaan pois maksusta, työntekijä ottaa ensin yhteyttä esimieheen, joka sitten tarvittaessa selvittää asiaa Puhdin kanssa Jos palvelussuhde on päättynyt, kunnat ja Karviainen laskuttavat palkansaajalta liikaa maksetun palkan ja seuraavat suorituksen saapumista. Puhti ilmoittaa määrän (perintäpäätökset aina kunnissa ja Karviaisessa) eräiden palkanlaskentaosaamista vaativien asioiden hoitaminen (esim. opettajien ns. katkaistu työkausi, perhepäivähoitajien palkat ProConsonan kautta), sama rajapinta kaikille kunnille varhemaksujen tiliöinti toimittaa osa-aikaeläkeläisten eläkepäätökset Puhtiin matalapalkkatukea varten, eläkesumman voi ilmoittaa myös webpäätöksen lisätiedoissa, jos työntekijä antaa ko. summan (Vihti ja Karviainen tekee hakemukset itse) alkaneiden ja päättyneiden palvelussuhteiden ilmoittaminen työterveyshuoltoon (tiedot saadaan AGS-raportoinnista) takautuvat menokohtamuutokset muistiotositteella (lähtökohta, että muutokset ilmoitetaan etukäteen) ohjaustiedot, palkkojen valmistelu, tietojen siirto palkanlaskentaan, peruspalkkojen lataus, palkka-ajot, päivitykset, siirto kirjanpitoon kuukausitilitykset (mm. verotus, jäsenmaksut, ulosotot, matalapalkkatuki,eläkemaksut, päivära-

24 24 han sotuvähennykset) pyydettäessä palkkatodistus viranomaisia varten (palvelusuhdetodistukset ja työtodistukset antaa ja allekirjoittaa työnantaja) palkka-ajon jälkeiset välittömät korjaukset/muutokset (esim. palkka tai sen osa jäänyt kokonaan pois palkka-ajosta) ja niiden maksatus muutosilmoitusten tallentaminen palkanlaskentajärjestelmään virheellisen palkan takaisinperinnät palkasta ilmoitusten perusteella (päätökset ja sopimukset tehdään kunnissa ja Karviaisessa) Kelan sairauspäivärahojen ja tapaturmapäivärahojen hakeminen Harvemmin suoritettavat tehtävät Peruskunnat ja Karviainen: Puhti: eläkemenoperusteisten maksujen jako kustannuspaikoille sivukuluprosenttien ilmoittaminen tuntipalkkaisten lomapalkkavarausprosentin ilmoittaminen henkilömäärän ilmoittaminen työterveyshuoltoon palkansaajien seuraavan vuoden menokohtamuutosten ilmoittaminen mennessä palkansaajien kuluvan vuoden menokohtamuutosten ilmoittaminen etukäteen massa-ajot (generoinnit, palkkojen yleis- ja vastaavat korotukset, ym.) pyydettäessä virka- ja työehtosopimusten mukaisten järjestelyerien laskentaa varten kokonaispalkkasumman ilmoittaminen verokorttien nollaus vuoden vaihtumisen aiheuttamat ohjaustietojen muutokset tuntipalkkatilasto, lokakuun tilasto vakuutustilasto eläkelaitoksen neljännesvuosi- ja vuosi-ilmoitus palkkakorttien tulostus verottajan vuosi-ilmoitus ja palkansaajakohtaiset ilmoitukset matalapalkkatuen vuosi-ilmoitus tasetilien täsmäytys ja tase-erittelyt lomapalkkavelkajaksotukset tuntipalkkaisten kta-laskenta sairas- ja vuosilomalisäprosenttien laskenta 30.4.

25 25 mennessä taloudellisen tuen ilmoitus Palveluaikaan perustuvat lisät Peruskunnat ja Karviainen: Puhti: Matka- ja kululaskut Peruskunnat ja Karviainen: hyväksyy, laskee ja päättää henkilön ensimmäisen vuosisidonnaisen henkilökohtaisen lisän vuosisidonnaisten henkilökohtaisten lisien uudelleen laskenta kun: työntekijä palkataan uudelleen saman työnantajan palvelukseen samaan tehtävään (palvelussuhteiden välissä vähintään kuukausi tai palvelussuhde eri tehtävään), ellei molemmat vuosisidonnaiset lisät ole kertyneet jo edellisessä työsuhteessa ko. työnantajaan työtehtävät muuttuvat oleellisesti hyväksyy, laskee ja päättää opettajien kaikki lisät tietojen tallentaminen palkanlaskentaan ilmoituksen jälkeen maksaa ilman eri päätöstä toisen henkilökohtaisen lisän vuosisidonnaisen osan, kun palvelussuhde on jatkunut yhtäjaksoisesti työtehtävien muuttumatta vuosisidonnaiseen lisään oikeuttavan ajan (ei koske opettajia). matka- ja matkoihin liittyvien kululaskujen vastaanotto ja hyväksyminen matkalaskuohjelmalla tai poikkeustapauksissa laskuina Raindance laskuportaalin kautta, kuten muutkin laskut.. tarkistaa ja arkistoi ajopäiväkirjat tai muut omaa autoa ym. työajoissa käyttävien dokumentit kunnassa ja Karviaisessa sovitulla tavalla ilmoittaa luottamushenkilöiden kokouksiin liittyvät kilometrit kokouspalkkiotietojen yhteydessä Puhti: luottamushenkilöiden kokouksiin liittyvien matkojen matkakorvausten maksaminen muut matkalaskut eivät kulje palkkalaskennan kautta

26 26 Raportit Peruskunnat ja Karviainen: Puhti: Ohjaus ja neuvonta Peruskunnat ja Karviainen: Puhti: johdon raportointi tavanomaisten raporttien tulostaminen raporttipohjien avulla isojen ja harvoin tarvittavien raporttien tulostaminen raporttipohjien avulla (esim. henkilöstökertomuksen raportit) web ags raporttipohjien kehittäminen ja ylläpito sopimusten soveltaminen sekä asiat, joissa on kyse työnantajan harkinnan käyttämisestä, esim. palkan määrittäminen* palkan, työaikakorvausten yms. laskentaan ja kuntien ja Karviaisen omiin lomakkeisiin liittyvä neuvonta ja tuki* Webin käyttötuki kunnissa ja Karviaisessa Web-lomakkeiden ja muiden Puhdin lomakkeiden sisältöön liittyvä neuvonta ja tuki sopimuksissa sekä eläkelaitosten, tapaturmavakuutusyhtiöiden, verottajan tms. ohjeissa tapahtuvien palkkausasioihin vaikuttavien muutosten huomioon ottaminen ja kuntien ohjeistaminen toimimaan niiden mukaisesti * Jäsenyhteisöjen työntekijät eivät asioi näissä neuvonta-asioissa suoraan Puhtiin, vaan ottavat yhteyttä esimieheensä. Ammattijärjestöjen pääluottamus- ja luottamusmiehet asioivat ko. jäsenyhteisön henkilöstöpäällikön kanssa. Käyttöoikeudet

27 27 Peruskunnat ja Karviainen: hakemuksissa käytettävä lomaketta, joka on Puhdin intrassa käyttöoikeushakemukset sähköisesti käyttöoikeuden päättymisilmoitus sähköpostilla Puhti: - käyttöoikeuksien luominen ja ylläpito Tiedostosiirrot Peruskunnat ja Karviainen: - palkkatiedostojen siirto palvelimelle Puhti: Arkistointi siirto palvelimelta edelleen palkkalaskentaan Arkistoinnista sovitaan vuoden 2011 aikana ja tehdään Puhdin arkistonmuodostussuunnitelma. Lähtökohtana on, että kunkin jäsenyhteisön 10 vuotta tai yli 10 vuotta säilytettävä materiaali arkistoidaan kunkin jäsenyhteisön omaan arkistoon. Eläkeasiamies Eläkeasiamiestehtävät eivät kuulu palkanlaskentapalveluun, Karviainen ja Nummi-Pusula ostavat eläkeasiamiespalvelut Puhdilta erillistoimintana.

28 28 TIETOHALLINTOPALVELUJA KOSKEVAN PALVELUSOPIMUKSEN LIITE 1 LIIKELAITOSKUNTAYHTYMÄ PUHDIN TIETOHALLINTOPALVELUT, PALVELUKU- VAUS Liikelaitoskuntayhtymä Puhti hoitaa Karkkilan kaupungin, Nummi-Pusulan ja Vihdin kuntien sekä perusturvakuntayhtymä Karviaisen tietohallintopalvelut. Puhdin palveluun kuuluu verkkopalvelut, tietoturva, mikrotuki, laiteasennukset sekä kehittäminen ja konsultointi. Puhdin hallinnassa on kaikille yhteiset tietojärjestelmät, tällöin Puhti hoitaa myös pääkäyttäjätehtävät. Kuntien ja Karviaisen hallinnonalojen omat tietojärjestelmät säilyvät kuntien ja Karviaisen hallinnassa ja käyttäjäorganisaatiot itse hoitavat myös pääkäyttäjätehtävät. Puhdilla on käytössä helpdesk -toiminto, jolloin koko toiminta-alueella tukipyynnöt tehdään sähköpostilla helpdesk@puhti.fi tai numeroon Helpdesk pystyy ratkaisemaan osan ongelmista välittömästi ja enempiä toimenpiteitä vaativat tukipyynnöt välitetään Puhdin tietohallinnon henkilöstölle. Helpdesk toimii normaaleina työpäivinä klo , sähköpostiviestejä voi jättää ympäri vuorokauden. Kuittaus jätetyn tukipyynnön vastaanotosta ja arvion työn suorittamisajankohdasta annetaan palveluajan puitteissa viimeistään tukipyynnön jättämistä seuraavana työpäivänä. Toiminnan kannalta erittäin kiireelliset häiriöja vika-asiat menevät muiden tukipyyntöjen edelle ja ne pyritään hoitamaan välittömästi. Tietotekniikan laitehankinnat ja uudet järjestelmät hankitaan yhteistyössä Puhdin kanssa. Kunnalle tai kuntayhtymälle hankittaviin laitteisiin ja ohjelmiin raha hankintaan tulee olla kunnalla tai kuntayhtymällä itsellään. Puhti hoitaa laitteiden kilpailuttamisen ja hankinnan kuntien tilausten perusteella. Tilaukset siis täsmentyvät Puhdin henkilöstön kanssa käytävissä keskusteluissa. Puhdin henkilöstö asentaa laitteet tai tilaa asennukset. Suoraan ohi Puhdin tietohallintohenkilöstön tilattuja laitteita tai järjestelmiä ei asenneta toimialueen tietoverkkoon. Hankinta-asioissa yhteyshenkilönä Vihdissä on Tomi Karusalmi ja Karkkilassa ja Nummi-Pusulassa Isto Lehtinen. Karviaisessa noudatetaan toistaiseksi samaa aluejakoa. Tilaukset tehdään sähköpostilla helpdesk@puhti.fi tai puhelimitse numeroon Puhelimet ja niihin liittyvät laitteet, liittymät ja palvelut kunkin jäsenyhteisö tilaa itse Puhdin antamien ohjeiden mukaan. Tietojärjestelmä- ja hankintalaskut pyydetään Karkkilassa oleviin osoitteisiin. Laskut osoitetaan siis laskun maksavalle kunnalle tai kuntayhtymälle. Pääosin tilaajina on Puhdin henkilöstö, joka siis pyytää laskut oikeisiin osoitteisiin. Puhdin henkilöstö asiatarkastaa tilaamiensa tuotteiden ja palvelujen laskut ja ohjaa ne edelleen kunnan tai kuntayhtymän hyväksyttäväksi. Toimitilojen rakennus- ja saneeraushankkeissa jäsenyhteisön tulee huolehtia siitä, että sähkösuunnittelija on yhteydessä Puhdin tietohallintoon. Puhti arvioi ja tekee ehdotuksen tietoverkkojen toteutuksesta. Puhti laskuttaa verkko-, tietoturva-, hankintojen valmistelu- yms. palveluista kuntia ja Karviaista työasemamäärien mukaan. Palveluhinta on 34,92 euroa/työasema/kk. Asennustyöstä veloitetaan 39,80 euroa tunnilta, vaativan asiantuntijatyön hinta on 70,37 euroa/tun-

29 29 ti. Hintoihin lisätään alv. Erityistilaukset ja normaaliin palvelusisältöön kuulumaton asiantuntijatyö hinnoitellaan tapauskohtaisesti ja se sovitaan ennen työn aloittamista. Puhdin tietohallintohenkilöstö on sijoittunut Karkkilaan ja Vihtiin. Vaikka työntekijöiden toimialueena on koko kolmen kunnan alue, vastuu palvelusta tapahtuu alueittain (myös Karviaisen toiminta) seuraavasti: Koko toimialue Kristian Lindholm, tietohallintopäällikkö Karkkila ja Nummi-Pusula Isto Lehtinen Kaisa Tasala Pekka Sairasalo Teemu Lohva Tapo Vasama (koulut) Vihti Tomi Karusalmi Juha Ängeslevä (koulut) Juha Virta Merja Salo Ari Sundberg Tukipyynnöt, tilaukset yms. asiat siis sähköpostilla tai puhelimella numeroon Tietohallinnon palvelukuvaus 2011 tiivistetysti: Palvelukokonaisuudet: 1. Työasema/perusylläpito 2. Tietoverkko 3. Perusohjelmistopalvelu 4. Sovelluksien ylläpito ja kehityspalvelu 5. Kehittäminen 1. Työasema/perusylläpito: Palvelu sisältää: verkkoon liitettävien työasemien ja kirjoittimien keskitetty tilaus- ja asennuspalvelut (laskutus suoraan toimialueelle) verkkotyöasemien ja -kirjoittimien huoltopalvelutilaukset (ei koske leasing tulostin/monitoimilaitteita) Tulostimissa käytetään ELB:tä (Espoon LaajaBusiness). Työasemien tietoturva- ja käyttöjärjestelmien tietoturvapäivitykset palvelimien ja palomuurien hallinta-, valvonta-, ylläpito- ja varmistuspalvelut Puhdin hallinnoimien sähköpostipalvelujen ylläpito (lisenssimaksut jäsenyhteisöillä) Palvelu ei sisällä atk-romujen poisviennistä aiheutuvia kuluja (Puhti hoitaa tämän keskitetysti, mutta jäsenyhteisöt maksavat romutus-, ym. kulut)

30 30 2. Tietoverkko Palvelu sisältää: mahdollisuuden käyttää tietoliikenneverkkoa kaikki yhteisen verkkoon liittyvät aktiivikomponentit (kytkimet, mediamuuntimet, reitittimet) verkon palomuuripalvelun sekä Internet-postiliikenteen virusskannauksen sekä roskapostisuodatuksen Puhdin hallinnoiman tietoliikenneverkon ylläpidon sekä ongelmaselvityksen verkkokaapeloinnin muutostilaukset (laskutus toimialoilta) Puhdin hallinnoimien langattomien lähiverkkojen ylläpito Palvelu ei sisällä: perusverkkokaapelointia, joka tulee sisällyttää saneeraus- ja uudisrakennusprojektikustannuksiin) 3. Perusohjelmistopalvelu Palvelu sisältää: työaseman perusohjelmistot: uusien työasemien käyttöjärjestelmälisenssit yleislukuohjelmat Open Office toimistojärjestelmä virustorjunta- ja palomuuri (keskitetyt/paikallinen) ohjelmistot Palvelu ei sisällä: toimialakohtaisia erikoissovelluksia opetukseen liittyviä sovelluksia 4. Sovelluksien ylläpito- ja kehityspalvelu Palvelu sisältää: kaikkien liikelaitos Puhdin hallinnassa ja ylläpidossa olevien sovelluksien ylläpitopalvelut päivitykset ja tarvittavat muutokset tekniset pääkäyttäjätehtävät tuki sovelluksien yksikkökohtaisille pääkäyttäjille sovellusympäristön kehityspalvelut Palvelu ei sisällä (veloitus suoraan yksiköiltä laskun mukaan): toimialojen hallinnoimien sovellusympäristöpalveluiden ja -projektien asiantuntijapalvelut toimittajien laskuttamia sovelluksien lisenssi-, ylläpito- ja käyttömaksuja 5. Kehittäminen Palvelu sisältää:

31 31 tietohallintostrategian ja tietoturvapolitiikan yhtenäistäminen Palvelu ei sisällä (veloitus suoraan yksiköiltä laskun mukaan): tietojärjestelmien kehittäminen (asiantuntijapalvelut kehittämisprojekteihin)