EU:n tutkimuksen 7. puiteohjelma. Kansainvälisen EU-rahoituksen koulutus Tornio

Transkriptio

1 EU:n tutkimuksen 7. puiteohjelma Kansainvälisen EU-rahoituksen koulutus Tornio

2 Mikä on 7. puiteohjelma: Sisältö Ohjelma, osallistumissäännöt, rahoitusmuodot ja hanketyypit RAK/PE Kuinka löydän oikean rahoitusohjelman ja kuinka luen hakuilmoitusta? RAK/PE Idean tie lopulliseksi hankkeeksi 7. puiteohjelmassa KK Vinkkejä hyvän puiteohjelmahakemuksen kirjoittamiseen - KK 7. puiteohjelmahankkeen rahoitus ja budjetointi - KK Hankehakemusten arviointi - RAK Sopimusasiat 7. puiteohjelmassa - PE Mistä saa tukea ja lisätietoja?

3 Puiteohjelman perusteista

4 Mikä on 7. puiteohjelma Euroopan unionin tärkein väline tutkimus- ja kehitystoiminnan ohjaamiseen Projektirahoitusta, joka jaetaan hakuilmoitusten kautta Projektien koko vaihtelee suuresti muutamasta sadasta tuhannesta kymmeniin miljooniin Edellytyksenä kv-yhteistyö ja Euroopan tason lisäarvo

5 Mikä on 7. puiteohjelma Rahoitus % hanketyypistä ja organisaatiosta riippuen Rahoitus perustuu kilpailuun: vain parhaat hankeehdotukset rahoitetaan Hakemukset (=hanke-ehdotukset) lähetetään sähköisesti Euroopan Komissiolle Ulkopuoliset arvioitsijat pisteyttävät hakemukset

6 Sanastoa Coordinator Projektin päähakija Beneficiary Kaikki hankekumppanit, myös päähakija Project Officer Projektista vastaava henkilö Euroopan komissiossa Associated Countries 7. PO:aan osallistuvat eurooppalaiset ei EU-maat ICPC Countries International Cooperation Partner Countries, EU:n ulkopuoliset yhteistyömaat Work programme Dokumentti, jossa kuvataan komission tavoitteet ja rahoitushaut Guide for Applicants Ohjeet ja kaavakkeet hanke-ehdotuksen tekemiseen Part B Hanke-ehdotuksen tekninen kuvaus: Kuka, mitä, miten, milloin EPSS Electronic Proposal Submission System: Sähköinen järjestelmä, johon hakemus tehdään. Ei papereita tai allekirjoituksia! Grant Agreement Komission kanssa tehtävä rahoitussopimus Consortium Agreement Kumppaneiden kesken tehtävä sopimus

7 Puiteohjelman rakenne

8 7PO:n budjettijako

9 1. YHTEISTYÖ - Terveys - Elintarvikkeet, maatalous ja bioteknologia - Tieto- ja viestintäteknologiat - Nanotieteet, materiaalit, tuotantoteknologiat - Energia - Ympäristö - Liikenne - Yhteiskunta- ja humanistiset tieteet - Turvallisuus - Avaruus 2. IDEAT -Euroopan tutkimusneuvosto (ERC) - Rahoitus yksittäisille Huippututkimusryhmille 3. IHMISET - Marie Curie -toimet - Tutkijoiden koulutus ja liikkuvuus 7,5 mrd 4,7 mrd 32,4 mrd 4. VALMIUDET - Infrastruktuurit -Pk-yritykset - Alueiden osaaminen - Tutkimuspotentiaali - Tiede yhteiskunnassa - INCO 4,1 mrd EURATOM JRC: Yhteinen tutkimuskeskus, EY ja EURATOM 1,7 mrd CIP (Competitiveness and Innovation Programme)

10 1. Yhteistyö Tutkimusyhteisön yhteistyön avulla tunnistettuja kriittisiä teemoja, joiden osalta tutkimuksen excellence on erityisen merkittävä Euroopan tulevaisuudelle Yhteistutkimusprojekteja perinteiset projektit 10 teemaa Terveys Elintarvikkeet, maatalous ja bioteknologia Tieto- ja viestintäteknologiat Nanotieteet, materiaalit, tuotantoteknologiat Energia Ympäristö Liikenne Yhteiskunta- ja humanistiset tieteet Turvallisuus Avaruus

11 2. Ideat Frontier research perustutkimusta Vain yksi arviointikriteeri: excellence ERC Kaikki tieteenalat Hallinnointi ERC (European Research Council) 3R:n tavoite: Recruit, Repatriate, Retain TOP TALENT to Europe

12 3. Ihmiset Marie Curie toimet Laaja kirjo erilaisia toimia (n. 10) Initial training Life-long training Industry academia International dimension Specific actions Tutkijoiden alkuvaiheen koulutus & urakehitys, yritysten ja yliopistojen välinen tutkijaliikkuvuus, kansainvälinen tutkijaliikkuvuus + yksittäiset tukitoimet, joilla edistetään tutkijanuraa Euroopassa Tutkijalle: palkkaa, matkakuluja, liikkuvuusavustus, osallistumismaksuja, laboratoriokuluja jne.

13 4. Valmiudet Tavoitteena edistää tutkimus- ja innovaatiovalmiuksia Euroopassa ja turvata niiden optimaalinen käyttö Toimenpiteitä, joiden tavoitteena on lisätä pk-yritysten t&k-toimintaa, vahvistaa eurooppalaisia tutkimusinfrastruktuureja ja tehdä tiedettä tutuksi kansalaisille Kuusi osaohjelmaa: 1. Tutkimusvalmiudet Olemassa olevien tutkimusinfrastruktuurien käytön tukeminen Uusien infrastruktuurien rakentaminen 2. PK-yrityksiä hyödyntävä tutkimus Tutkimus PK-yritysten tueksi (ent. CRAFT) Tutkimus PK-yritysjärjestöjen tueksi (ent. kollektiivinen tutkimus) 3. Tietämyksen alueet Vahvistaa alueiden kykyä ja mahdollisuuksia tukea ja toteuttaa t&ktoimintaa linkki rakennerahasto-ohjelmiin ja aluekehitykseen

14 4. Valmiudet Osaohjelmat jatkuu: 4. Tutkimuspotentiaali konvergenssialueilla 5. Tiede yhteiskunnassa Tieteen ja yhteiskunnan välinen vuoropuhelu 6. Kansainvälisen yhteistyön toimet Tavoitteena tukea Euroopan kilpailukykyä strategisilla kumppanuuksilla ei-eu maissa valituilla tieteenaloilla ja saada parhaita tutkijoita työskentelemään Euroopassa ja Euroopan kanssa Toteutettavissa temaattisissa aihealueissa (Yhteistyö) SICA hankkeet (Specific International Cooperation Actions)

15 Hankemuodot ja rahoitus

16 Osallistuminen Osallistua voi mikä tahansa juridinen henkilö ja tietyissä osaohjelmissa myös yksittäiset henkilöt EU:n jäsenmaasta, assosioituneesta maasta tai kolmannesta valtiosta Min. 3 osallistujaa 3 eri jäsen- tai liitännäisvaltioista toisistaan riippumattomia osallistujia Kolmansista valtioista organisaatiot voivat osallistua minimiosallistujamäärien täyttymisen jälkeen perusteltava miten Eurooppa hyötyy Kv-yhteistyöhankkeet SICA (ent. INCO): 4 osallistujaa, joista 2 eri jäsen- tai liitännäisvaltiosta + 2 eri kv. kumppanimaasta Työohjelmissa voidaan määritellä lisävaatimuksia (pkyritysten osallistuminen)

17 Mahdolliset hankemuodot Yhteistutkimusprojektit (IP & STREPS) Koordinointi- ja tukitoimet Huippuosaamisen verkostot Erityisiä ryhmiä (pk-yrityksiä) hyödyntävä tutkimus Marie Curie Kertoo projektin toteutustavan Rahoituksen määrä ja laatu riippuu hankemuodosta Mahdolliset hankemuodot työohjelmassa ja call:ssa

18 Yhteistutkimusprojekti Tavoite: Uutta tietoa, teknologiaa, tuotteita Yhteistyö- ja Valmiudet-ohjelmissa Kohde: tutkimusinstituutit, yliopistot, teollisuus Kesto: 2 5 vuotta Toimet: tutkimus, demonstrointi, koulutus + hallinnointi Vaihtoehtoja: pienet ja keskisuuret projektit (STREPS), suuret projektit (IP), voidaan kohdistaa myös erityisryhmille esim. pk-yrityksille

19 Huippuosaamisen verkostot Tavoite: Hajanaisen tutkimuksen tiivistäminen verkottamalla alan tutkijoita ja takaamalla heille kestävä yhteistyö Yhteistyö- ja Valmiudet-ohjelmissa Kohde: tutkimusinstituutit ja yliopistot Koko: 3-7 osallistujaa Kesto: 4 5 v Toimet: Yhteinen toimintaohjelma

20 Koordinointi- ja tukitoimet CSA Tavoite: Tutkimustyön verkottaminen, puiteohjelman tavoitteiden toteuttaminen, tiedon levittäminen Ei rahoiteta tutkimusta, teknologista kehitystä tai demonstraatiotoimia Kaikissa neljässä ohjelmassa Kohde: tutkimusinstituuti, yliopistot, teollisuus Kesto: muutamasta kuukaudesta 48 kuukauteen Toimet: verkostoituminen, koulutus, koordinointi- ja tiedon levitystoimet, konferenssit, seminaarit, workshopit, palkinnot ja kilpailut, konsortion hallinto Keskimäärin miljoona euroa/projekti ja kesto 1-2 vuotta

21 PK- yrityshankkeet Tutkimus PK -yritysten tueksi Ryhmä PK-yrityksiä ostaa tutkimuksen tutkimuslaitokselta/ korkeakoululta. Tulokset jäävät pk-yritysten omistukseen. Tutkimus pk-yritysjärjestöjen tueksi Toimialaliitto tm. järjestö ostaa tutkimuksen tutkimuslaitokselta/ korkeakoululta. Tutkimuksesta tulisi olla hyötyä koko toimialalle tai laajoille pkyritysjoukoille.

22 Marie Curie toimet Laaja kirjo erilaisia toimia (n. 10) Initial training Life-long training Industry academia International dimension Specific actions Tutkijoiden alkuvaiheen koulutus & urakehitys, yritysten ja yliopistojen välinen tutkijaliikkuvuus, kansainvälinen tutkijaliikkuvuus + yksittäiset tukitoimet, joilla edistetään tutkijanuraa Euroopassa

23 Marie Curie toimet Tutkijalle: palkkaa, matkakuluja, liikkuvuusavustus, osallistumismaksuja, laboratoriokuluja jne. Palkka (riippuu kokemuksesta) Matkakulut ( euroa etäisyydestä riippuen) Liikkuvuusavustus ( euroa/kk) Pidempiä jaksoja varten career exploratory allowance (2000 euroa) Isäntäorganisaatioille: konferenssijärjestelyiden kustannuksia, tapaamiset, koulutus, tiedonsiirto, hakuilmoitukset, + tutkimuksesta aiheutuvia kustannuksia, hallinto- ja välillisiä kuluja

24 Hankerahoitus Useita rahoitusmuotoja Rahoitus voi perustua: Hyväksyttäviin kustannuksiin (eligible costs) Kiinteän summan (lump sum) Ennalta sovittuihin kustannustasoihin (flat rate) Myös apurahat ja palkinnot mahdollisia Eri rahoitus%:t eri hankemuodoille ja eri toiminnoille

25 Hanketyypit ja rahoitus T&K Demo Koulutus Hallinto Huippuosaamisen 100% verkostot Yhteisprojektit 75% 75% 100% 100% Pk-toimet 75% 50% 100% 100% CSA 100% 100%

26 Toteutus

27 Koordinaattori Yksi osallistujista toimii koordinaattorina Koordinaattorin muutos vaatii komission kirjallista hyväksyntää Koordinaattorin tehtävänä on: Varmistaa, että muut osallistujat hyväksyvät tukisopimuksen Vastaanottaa komission tuki ja jakaa se edelleen Pitää kirjaa komission rahoituksesta ja tuen jakamisesta osallistujien kesken Huolehtia yhteydenpidosta komission ja osallistujien välillä Valvoa, että osallistujat noudattavat sääntöjä

28 Organisaatiosi rooli hankkeessa? Mieti: 1) Mihin rahkeet riittävät? Älä aloita puiteohjelmauraa koordinoinnilla. 2) Alihankkija? Huomioi ipr:t 3) Partnerina älä jätä valmistelua ja sopimusneuvotteluita yksin koordinaattorille ole aktiivinen koko prosessin aikana. 4) Kaikkien ei tarvitse osallistua kaikkeen eikä koko ajan. 5) Muista organisaation sisäinen tiedottaminen, kouluttaminen ja opastaminen (esim. raportointivelvoitteet)

29 Raportointi ja rahat Maksatukset Yksi ennakkomaksu Aina raportteja vastaan Väliraportit Työn edistyminen Resurssien käyttö Kustannusselvitys Loppuraportti Julkaistava tiivistelmäraportti, joka esittää projektin johtopäätökset ja sosioekonomiset vaikutukset Tulosten hyödyntämissuunnitelma

30 Miten liikkeelle

31 Miten liikkeelle? Istuuko hankeidea Euroopan strategiaan? (Eurooppalainen lisäarvo, kilpailukyky, huippuosaaminen) Osuuko idea yhteen 7. puiteohjelman tavoitteiden kanssa? Istuuko idea laitokseni strategiaan? (riittävät resurssit, projektihallinnollinen tuki) Valitse sopiva teema tai aihealue ja tutustu työohjelmaan. Löytyykö sopivaa hakua nyt? Mitä on jo rahoitettu? Suunnitteleeko joku samaa?

32 Miten liikkeelle? Etsi sopivia kumppaneita. Ketkä ovat alan huippuja Euroopassa? Mukaan loppukäyttäjiä, asiakkaita, kilpailijoita Etsi kumppaneita, joilla on aikaisempaa puiteohjelmakokemusta Sovi eri osapuolten roolit. Kuka ottaa koordinaattorin roolin? EU-byrokratia on lähinnä koordinaattorin ongelma Kuka Komissiossa tietää asiasta enemmän? Kuka Suomessa tietää / vaikuttaa ohjelman valmisteluun?

33 Miten liikkeelle? Laatikaa yhteinen projektisuunnitelma ja hakemus Tekesin valmistelurahoitus apuna? Kannattaa hakea apua ulkopuolisilta osaajilta Aikaa varattava mieluiten useita kuukausia. Kilpailu on kovaa. Resursseja ei kannata tuhlata! Ryhmän täytyy olla sitoutunut projektiin ja hakemuksen ja sopimusten tulee olla ammattimaisesti tehtyjä

34 HANDS-ON (Hanskat kouraan)

35 Puiteohjelmakieltä Cordis: cordis.europa.eu Komission tietoportaali 7. PO:sta WP Work Programme: Työohjelma; kaikista aihealueista julkaistaan 1-2 vuosittain työohjelmia, joissa täsmennetään, miltä tutkimusalueilta hankkeita tulevissa hauissa tuetaan hakujen aikataulut, budjetoinnit, hanketyypit; älä sekoita wp:hen (work package) Call Call for Proposals: Hakuilmoitus, ilmoitus siitä, että haku on virallisesti käynnistynyt hakuaika, budjetti, hanketyypit

36 Työohjelman sielu ja sisällys 1 Objective 2 ICT research drivers 3 Strategy 4 Links to related activities 5 Funding schemes 5.1 Collaborative Projects (CP) 5.2 Networks of Excellence (NoE) 5.3 Coordination and Support Actions (CSA) 5.4. Combination of Coll. Projects and Coord. and Support Actions (CP-CSA)

37 Työohjelman sielu ja sisällys 6 Content of Calls for Proposals 6.1 Challenge 1: Pervasive and Trusted Network and Service Infrastructures 6.2 Challenge 2: Cognitive Systems and Robotics 6.3 Challenge 3: Alternative Paths to Components and Systems 6.4 Challenge 4: Technologies for Digital Content and Languages 6.5 Challenge 5: ICT for Health, Ageing Well, Inclusion and Governance 6.6 Challenge 6: ICT for a low carbon economy 6.7 Challenge 7: ICT for the Enterprise and Manufacturing 6.8 Challenge 8: ICT for Learning and Access to Cultural Resources 6.9 Future and Emerging Technologies 6.10 International Cooperation 6.11 Horizontal Actions

38 Työohjelman sielu ja sisällys 7 Implementation of calls 8 Indicative priorities for future calls Appendix 1: Minimum number of participants Appendix 2: Funding schemes Appendix 3: Coordination of national or regional research programmes Appendix 4: Distribution of indicative budget commitment Appendix 5: FET eligibility and evaluation criteria Appendix 6: Specific Requirements for the implementation of PCP Glossary General Annexes

39 Miten toimit

40 Jos hankeideaasi liittyvä haku on avoinna (1) Avaa Cordis e.fp7callspage&rs Cooperation (esim.) Valitset ideaasi sopivan teema-alue (jos haku avoinna) ICT (esim.) Valitse FP ICT-FI EPSS avoinna HYVÄ!!! Valitse Information package Call fiche

41 Call Fiche - hakuilmoitus Aihealueet mihin hankkeita komissio haluaa Hanketyyppi, johon rahoitusta voidaan hakea Arviointiprosessi Hakuprosessi onko yksi- vai kaksivaiheinen Erityisehtoja Alustava aikataulu Onko konsortiosopimus pakollinen vai ei

42 Jos hankeideaasi liittyvä haku on Työohjelma avoinna (2) Lue työohjelmasta se, minkä komissio haluaa lue kaikki sanat! Niillä on merkitystä! Guide for Applicants Valitse oikea! Joka hanketyypille on omansa IP Large scale integrated projects Lue se ja toimi! (Varmistu että käytössäsi on tuorein versio!) s. 37 Annex 3 s. 42 Annex 4 lomakkeisto ja ohjeet

43 Näiden dokumenttien lisäksi Tarvitaan taustapapereita: Background papers (green, white, policy papers, strategies, Green papers: Komission julkaisuja, joiden tarkoituksena on herättää keskustelua tietyistä asioista (esim. sosiaalipolitiikka, tietoliikenne, ) White papers: Komission julkaisuja, joissa on ehdotuksia toimenpiteiksi jollakin alueella, voivat olla seurauksena green papereista (esim. sisämarkkinat, kasvu, kilpailukyky ja työllisyys, )

44 Hakemuksen täyttäminen ja lähettäminen EPSS sähköinen järjestelmä hakemuksen täyttämiseen ja toimittamiseen komissiolle vaatii rekisteröitymisen yhdellä organisaatiolla vain yksi käyttäjätunnus keskushallintotason/rehtoritason hallussa

45 Jos ideaasi sopiva haku ei ole avoinna - Loistavaa, ehdit valmistella kunnolla! - Lähde liikkeelle WP:sta onko tietoa mahdollisesta avautumisesta? - Jos on kehitä tutkimuskysymystä WP:n painopisteiden mukaisesti, hanki partnerit, jatkokehitä tutkimuskysymystä yhdessä, valmistele hakemuspaperia - Jos ei käy läpi muiden aihealueiden WP:a; löytyykö niistä vastaavuuksia? Jousta tutkimuskysymyksesi kanssa. Etene kuin edellä. Anna Komissiolle, mitä Komissio haluaa.

46 Idean tie lopulliseksi hankkeeksi

47 Prosessi ja aikatauluesimerkki Lähde: Europa Media ( HUOM. on todennäköisesti liian myöhäistä lähteä suunnittelemaan hanketta vasta kun hakuilmoitus julkaistaan

48 Hankeidea - Etsi oikea hakuilmoitus FP7 Cooperation Theme 11 Socialising Activity 11.2 Socialising and Nutrition Area Nutrition Events Topic Conference on Social Eating Topic Multi-cultural food-tasting event (focus India) Hakemuksen jättöaika klo Brysselin aikaa

49 Rekisteröidy EPSS:ään Hanke-ehdotus jätetään sähköisesti EPSSjärjestelmän kautta Koordinaattori vastaa järjestelmästä käytöstä konsortion puolesta (rekisteröityy ja toimittaa tunnukset kumppaneille) Rekisteröityminen antaa ennakkotietoa Komissiolle mahdollisista hakijoista

50 Suunnittele hanke Määrittele hankkeen tavoitteet Huom. vastattava hakuilmoitukseen Määrittele työkokonaisuudet (work packages WP) eli mitä ja miten tehdään Rakenna vahva konsortio / kumppanuus Suunnittele työmäärä ja resurssit

51 Määrittele hankkeen tavoitteet Strategiset tavoitteet (Miksi?) Erityistavoitteet /specific objectives (Mitä?)

52 Määrittele työkokonaisuudet (WP) WP1 Coordination WP2 WP3 WP4 WP5 WP6 Dissemination

53 Rakenna konsortio Tasapainoinen ja toisiaan täydentävä Tehtävät vastaavat todistettua osaamista Riittävästi kokemusta ja resursseja Toimintakentän laajuus / sopivuus Maantieteellinen kattavuus Organisaatiotyyppien monipuolisuus

54 Määrittele kumppaneiden vastuualueet WP WP1 Koordinaatio Vastuu P1 WP2 Vastuu P5 WP3 Vastuu P3 WP4 Vastuu P4 WP5 Vastuu P7 WP6 Disseminaatio Vastuu P2 Toiminnot Johtaminen ja hallinto (P1 kaikkien kumppaneiden kanssa) Tehtäväkokonaisuus 2 (P5 yhdessä P2, P3 ja P7 kanssa) Tehtäväkokonaisuus 3 (P3 yhdessä P1 ja P7 kanssa) Tehtäväkokonaisuus 4, tieto WP6 (tulokset) (P4 yhdessä P2 ja P6 kanssa) Tehtäväkokonaisuus 5 (P2 yhdessä P3 ja P7 kanssa) Tiedottaminen, web-sivut, esitteet jne. ja tulosten levittäminen (P2 kaikkien kumppaneiden kanssa)

55 Etsi puuttuvat partnerit Käytä olemassa olevia verkostojasi Etsi Cordisista jo rahoitettuja hankkeita: Ota yhteyttä kansalliseen yhteyspisteeseen: Sitouta kumppanit esisopimuksin!

56 Suunnittele työmäärä ja resurssit Arvioi työpanokset henkilötyökuukausina Arvioi ja todenna henkilöstökulut: Työkuukaudet * keskipalkka Määrittele ja perustele pääasialliset kulukohdat (Tarvikkeet, matkustus, tapahtumat, muut jne.)

57 Jätä hanke-ehdotus Hanke-ehdotus voidaan valmistella jo EPSS:ään Ehdotus jätetään sähköisesti mielellään hyvissä ajoin ennen määräaikaa Järjestelmä voi ruuhkautua, eikä Komissio vastaa sen vuoksi viivästyneistä ehdotuksista

58 Arviointi ja rahoituspäätös Ulkopuoliset asiantuntijat arvioivat hakemuksen Kaikille hakijoille lähetetään Evaluation Summary Report Arvioitsijat esittävät hyväksyttäväksi pisterajat ylittäneet hakemukset Komissio kutsuu hyväksyttäväksi esitetyt kumppanit rahoitusneuvotteluihin Neuvottelujen kuluessa täsmennetään toteutussuunnitelma (DoW Description of Work), laaditaan kumppanuussopimus, sopimus rahoituksen jakamisesta jne.

59 Toteutus Komissio ja osallistujat tekevät hankkeesta tukisopimuksen (grant agreement). Sopimus astuu voimaan kun komissio ja koordinaattori ovat sen allekirjoittaneet Muut liittyvät sopimukseen hyväksymisilmoituksella Osallistujat ovat yhteisvastuussa työn toteuttamisesta (Ei taloudellista yhteisvastuuta: Riskirahasto) Jos konsortio ei pysty toteuttamaan suunnitelmia tai hankkeen toteutus käy mahdottomaksi, voidaan hanke keskeyttää Komissio seuraa hankkeen toteuttamista raporttien avulla Muutoksen suunnitelmiin vain virallisen muutosmenettelyn kautta

60 Vinkkejä hyvän puiteohjelmahakemuksen kirjoittamiseen

61 Yleistä Hanke-ehdotus (=hakemus) laadittava aina vastauksena hakuilmoitukseen Hanke-esityksen laatiminen on iso projekti itsessään ja vaatii yllättävän paljon aikaa ja resursseja Hanke-ehdotus voidaan toimittaa ainoastaan sähköisesti Electronic Proposal Submission Systemin avulla (EPSS) Deadline on ehdoton: Jos hakemus ei ole täydellisenä oikealla kellon lyömällä EPSS:ssä, sitä ei huomioida lainkaan

62 Hakemusdokumentit OSIO A - LOMAKKEET A1 Perustiedot Esim. rahoitusohjelma, hakemusnumero ja lyhenne, hankkeen kesto, Call ID, avainsanat ja 2000 merkin tiivistelmä A2.1 ja A2.2 Koordinaattorin ja partnerien tiedot Esim. virallinen nimi, organisaatiomuoto, osoite, Proposer Identification Code (PIC) jne. A3.1 Budjetti per kumppani A3.2 Kokonaisbudjetti

63 Hakemusdokumentit OSIO B HANKE-EHDOTUS 1. Kansilehti 2. Tiivistelmä 3. Tieteellinen ja tekninen laatu Idea ja tavoitteet Kuvaus, miten parannetaan tilannetta (beyond state-ofthe-art) Tieteellinen ja tekninen metodologia ja työsuunnitelma

64 Hakemusdokumentit 4. Toteutus Hallinnointi- / johtamisrakenteet ja toimintatavat Konsortion kuvaus Kumppanien kokemus ja osaaminen Resurssijako ja perustelut 5. Vaikuttavuus Millä tavalla hanke vaikuttaa työohjelmassa asetettuihin tavoitteisiin Euroopan laajuisesti? Disseminaatio ja/tai tulosten hyödyntäminen, IPR:n hallinta 6. Eettiset kysymykset (jos relevantti)

65 Part B 1. Osoittaa tieteellisen ja teknisen erinomaisuuden 2. Jäsentää vastaavuuden hakuilmoituksen aihealueisiin ja tavoitteisiin 3. Kuvaa käytännön toteutuksen 4. Osoittaa hankkeen suunnitellut vaikutukset Noudata tarkoin ohjeistusta: the Guide for Applicants on ladattavissa hakuilmoituksen yhteydessä

66 Kumppanikuvaus Jokaisesta kumppanista laadittava yhden sivun kuvaus Organisaatio: Kohdennettu kuvaus kyseiseen hakuun, ei yleiskuvaus Mukana olevat henkilöt: Relevantti kokemus ja osaaminen

67 Jäsennä hanke WP:t linkittyvät toisiinsa Gantt-taulukko: WP:ien toteutus suhteessa aikaan Pert-diagrammi: WP:ien väliset loogiset suhteet

68 WP-kuvaus Workpackage description (full duration of project) Objectives This work package will ensure the successful achievements of project goals and delivery of the results in the most cost-effective manner and maintain successful communication channels between project partners and to the EC. In line with the background document Provisions for implementing Co-ordination Actions the consortium management activities will include Description of work T 1.1 Legal and contract management Overall legal, contractual, ethical, financial and administrative management. Liaison with the European Commission. Management of the IPR issues as per the Consortium Agreement will also be performed within this task T 1.2 Project planning and monitoring A detailed action plan will be formulated in the beginning of the project. Activities will be Deliverables D 1.1 Detailed activity plan (M2) D 1.2 Periodical activity reports from the work packages (M6, M9, M12, M16, M20, M24) D 1.3 Periodical activity and management reports (including financial issues) according to the contract (M6, M12, M18) etc.

69 GANTT-taulukko Työn jakautuminen suhteessa aikaan

70 PERT-diagrammi Työpakettien (WP) väliset suhteet GRAPHICAL PRESENTATION OF THE PROJECT S COMPONENTS (PERT DIAGRAM)

71 Arviointikriteerit 1.Tieteellinen ja tekninen laatu Tavoitteiden selkeys ja konseptin vahvuus Nykytietämyksen lisääminen (beyond S-O-A) Tutkimusmenetelmien ja työsuunnitelman laatu ja tehokkuus 2. Toteutus Hallintorakenteen ja prosessien sopivuus Yksittäisten osallistujien osaaminen ja kokemus Konsortion laatu, täydentävyys ja tasapaino Resurssien allokointi ja perustelut: budjetti, henkilöstö, laitteet, matkat

72 Arviointikriteerit 3. Vaikuttavuus Vastaavuus työohjelmassa listattuihin odotettuihin Euroopan tai globaalin tasojen vaikutuksiin Hankkeen tulosten julkistamiseen ja hyödyntämiseen suunniteltujen menetelmien riittävyys ja sopivuus

73 Hyvä hakemus Tekninen erinomaisuus on tärkeää, mutta hyvä hakemus on myös myyvä! Hyvää helppolukuista tekstiä Ei liian pitkä Teksti vastaa kaikkeen oleelliseen (rautalangasta väännettynä, ei rivien välistä) Perustelee selkeästi miksi hanke on tärkeä ja vaatii EU-ulottuvuuden Osoittaa, että hakijat tuntevat state-of-the-artin Vastaa arvioitsijoiden kysymyksiin

74 Hyvä hakemus Konsortio on tasapainoinen (alueet, organisaatiomuodot, jne.) Budjetti tasapainoinen (Kumppaneiden väl., toimintojen väl., tutkimus vs. hallinto jne.) Projektin tavoitteissa on huomioitu EU-politiikan tavoitteet (Lissabonin strategiat, kilpailukyky, kasvu ja työllisyys, solidaarisuus, tasa-arvo, kestävä kehitys )

75 Vinkkejä Lue työohjelma ja hakuohjeet huolellisesti Sovita hankeidea työohjelmaan ja käytä hakuilmoituksen ilmaisuja tekstissäsi Pidä arviointikriteerti koko ajan mielessäsi ja kirjoita vastauksia arviointilomakkeen jokaiseen kohtaan Käytä aikaa: Sisäiset iteraatiokierrokset Lueta hakemus ulkopuolisilla ei-asiantuntijoilla Hanki kumppaneita, joilla on PO kokemusta

76 Vinkkejä Hakemuksen arvioivat asiantuntijat, joilla on todella vähän aikaa perehtyä kuhunkin dokumenttiin Auta lukijaa! Älä oleta, että arvioitsija ymmärtää ammattisanastoa ja viittauksia yleistietoon TIIVISTÄ ilmaisuja ja SELKEYTÄviestiä: Käytä korostuksia, alleviivauksia, kaavioita ja piirroksia Älä käytä värejä: Arvioitsijoilla on vain mv-kopiot!

77 7. puiteohjelmahankkeen budjetointi

78 Budjetointi Hankkeen toteutukseen menevien kulujen arvionti Henkilöstö Matkat Kulutustavarat Kestohyödykkeet Muut Epäsuorat kulut

79 Suorat kulut Henkilöstökulut Ei eroa määräaikaisten ja vakituisten välillä Kaikki palkkaan liittyvät kulut (palkka, sosiaalikulut, eläkemaksut ym.) Tuntiseuranta välttämätön! Matkakulut Matkustus Ateriat Päivärahat

80 Suorat kulut Kulutustavarat Suoraan hankkeeseen liittyvät kulut Selkeästi eroteltavissa: Muussa tapauksessa epäsuoria kuluja Esim. konferenssin järjestäminen, disseminaatiomateriaali, yms. Kestohyödykkeet Poistomenettelyn kautta

81 Suorat kulut Alihankinta Neuvoteltava aina erikseen Komission kanssa Ydintoimintoja ei voi ostaa konsortion ulkopuolelta Budjetissa kuvattava tarvittava ulkopuolinen asiantuntemus Alihankkija valitaan hankkeen aikana kilpailutusmenettelyllä

82 Epäsuorat kulut Kaikki kulut, joita ei voida eritellä suoraan hankkeen aiheuttamiksi (overheads) Esimerkiksi puhelinkulut, lämmitys, toimistovuokrat, jne. Yleensä kiinteä 60% toteutuneista suorista kuluista voittoa tuottamattomille julkisille organisaatioille, koulutusorganisaatioille, tutkimuslaitoksille, pkyrityksille jne. 20 % suurille yrityksille

83 Hyväksyttävät kulut Todelliset ja toteutuneet kulut Toteutuneet hankkeen aikana Hankekumppanin kuluja Kumppanin normaalien kulukäytäntöjen ja kirjanpitomenettelyn mukaisia (vrt. Bisnesluokan lento vs. halvin lento) Kirjattu kumppanin kirjanpitoon Aiheutunut ainoastaan hankkeen tavoitteiden saavuttamiseen tähtäävästä toiminnasta

84 Hankehakemuksen arviointi

85 Evaluaattoreiden valintakriteerit asiantuntijuus akateemisia asiantuntijoita/yrityselämän asiantuntijoita/käyttäjiä naisia/miehiä maantieteellinen jakautuminen vaihtuvuus (vähintään 25 % uusia/vuosi) Conflict of interest Confidentiality

86 Evaluointi Evaluointikriteerit Määritellään työohjelmissa Evaluointiasteikko 0 5 Kynnysarvot yhdelle tai useammalle kriteerille voidaan asettaa kynnysarvo evaluointi keskeytyy, jos kynnysarvoa ei saavuteta Painotukset voidaan määritellä haun yhteydessä

87 Hakemus Kelpoisuus Neuvottelut komission kanssa Evaluaattorit arvioivat hakemuksen itsenäisesti Neuvottelutulos Konsensus Kynnysarvot Eettinen tarkastus Tarvittaessa ohjelmakomitean konsultointi Suullinen esittäminen Paneeli Ranking Rahoituspäätös Hakuprosessi voi olla myös kaksivaiheinen Hylkäys

88 Evaluointiprosessi (1) Evaluaattorien perehdyttäminen etukäteisdokumentaatio ja perehdyttäminen evaluoinnin alkaessa evaluointiprosessi, menetelmät, kriteerit, tavoitteet Itsenäinen evaluointi hakemusten lukeminen, kommentoiminen ja pisteytys täytetään ja allekirjoitetaan evaluointilomake jokaisesta luetusta hakemuksesta Konsensus evaluaattoriryhmän yhteinen kokous hakemusten pisteytys ja kommentointi jos konsensusta ei synny, kutsutaan ylimääräisiä evaluaattoreita (lukijoita) täytetään ja allekirjoitetaan evaluointilomake jokaisesta luetusta hakemuksesta

89 Evaluointiprosessi (2) Paneeli käytössä joissakin hauissa kaikki evaluoijat perehtyvät kaikkiin hakemuksiin (hakijoiden suullinen kuuleminen ja haastattelu) konsensusraporttien vertailu hakemusten ryhmittely tuloksena kolmen evaluoijan allekirjoittama paneeliraportti, jossa yhteenveto jokaisen hakemuksen evaluoinnista sekä pistemäärän mukaisesti järjestetty lista hakemuksista Palaute hakijalle ESR Evaluation Summary Report kriteerikohtainen arviointi

90 Evaluointiprosessi (3) Komission lista evaluoidut ja kynnysarvon ylittäneet hakemukset järjestetty saadun pistemäärän mukaiseen järjestykseen mahtuvat budjetin sisään Varalista listan häntäpäähän jääneet, jotka eivät ole mahtuneet budjettiraamiin Raportti evaluoinnista evaluoinnin tarkkailijoita tilastotietoa (määrät, kategoriat, budjetit) evaluoijat (määrä, tieteenala, kansallisuus, sukupuoli) Neuvottelut ja valinta rahoitukseen

91 Sopimussalkku 7PO:ssa PErvast KTamk Ramk

92 Agenda Sopimussalkku IPR:t 7PO:ssa

93 Sopimussalkku Pakolliset kuviot: Grant Agreement Consortium Agreement GA on standardi, joten CA on muokattava kunkin hankkeen ja konsortion tarpeiden mukaiseksi Pakolliset kuviot sopimussalkku Oikeuksiensiirtosopimukset Liittymissopimukset Alihankintasopimukset / Hankintasopimukset Salassapitosopimukset Aie- tai esisopimukset

94 Grant agreement Koordinaattorin ja Komission välinen tulee voimaan jo näiden allekirjoituksella Muut osallistujat liittyvät sopimukseen liitteellä IV (Lomake A) määräaika Kaikki osallistujat yhteisvastuussa hankkeen toteuttamisesta Ei taloudellista yhteisvastuuta Sama sopimus kaikille hanketyypeille lukuun ottamatta Ihmiset- sekä Ideat-erityisohjelmia

95 Grant Agreement Koostuu: Avustusopimuksesta (core text) Liite I Työn kuvaus Description of Work Liite II Yleiset ehdot Liite III Hanketyyppiä koskevat erityismääräykset Liite IV Lomake A Accession of Beneficiaries to the Grant Agreement Liite V Lomake B Request for Accesion of a New Beneficiary to the Grant Agreement Liite VI Lomake C Rahoitusjärjestelykohtainen rahoitusselvitys Financial statement Liite VII Lomake D Tehtävänmäärittely: lausunto rahoitusselvityksistä ja lomake E Tehtävänmäärittely: lausunto menettelytavoista.. Terms of reference for the certificate on the financial statements liite II = pieni präntti

96 GA-neuvottelut GAssa vain liite I on neuvoteltavissa Huomioi GAn standardimuoto DoW:a neuvoteltaessa (ja tietysti mieluummin jo hakemusvaiheessa) Negotiation guidance notes: ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/negotiation_en.pdf Tarkka prosessi, noudata pilkulleen, hae asiantuntija-apua Allekirjoitukset: Vain koordinaattori allekirjoittaa, muilta A-lomake Tiukat aikarajat sekä allekirjoitukselle että A-lomakkeille! Ole tarkkana!

97 GA-neuvottelut Annex I (DoW) Part A (osallistujalista, budjetti, summary) Part B hakemuksen hankekuvaus evaluoinnin ja komission tarkennuksilla päivitettynä Grant Agreement Preparation Forms Tarkkaakin tarkemmat, allekirjoitettavat Koordinaattorilla vastuu, muut valppaana ja osallistuvat

98 Consortium Agreement Hankepartnereiden välinen, monenkeskinen yhteistyösopimus Määrittelee yhteistoiminnan ehdot Normaalisti esitettävä komissiolle ennen hankkeen aloitusta Ei saa olla ristiriidassa GA:n velvoitteiden kanssa CA checklist: ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/checklist_en.pdf CA-malleja useita: muovaa hankkeesi näköinen, kysy asiantuntija-apua

99 CA Checklist Parties Preamble Definitions Subject Technical provisions Tasks of each party Non-financial resources made available Project schedule Changes Managerial Provisions Co-ordination and management Powers and responsibilities Follow-up and Supervision Financial Provisions Financial plan Mutual payments Costs to be claimed under the management activity Changes Provisions regarding intellectual property rights (IPR), Dissemination and use Ownership of foreground Transfer of foreground Protection of foreground Use of foreground Dissemination (including publication) of foreground Access rights (licences and user rights)

100 CA Checklist General provisions Entry into force Duration / Termination Amendments to the CA Confidentiality Treatment of classified data or information, treatment of dangerous materials Breach / non-compliance and associated liability, indemnification or penalties Survival Partial invalidity Communication Applicable law and jurisdiction Number of copies, languages and signature process Funding Scheme Specific Provisions Collaborative projects Networks of Excellence Infrastructure projects Coordination and support actions Research for the benefit of specific groups

101 MoU, LoI? Aiesopimus Kohde: osapuolten pyrkimys vars. sopimukseen Sitoo sisältönsä mukaisesti ei otsikon mukaisesti Mieti, mihin voit/haluat/kannattaa sitoutua vs. mihin haluat kumppanin sitoutuvan Letter of intent / interest / commitment, memorandum of understanding vrt. aiesopimus (joskus esisopimus) sitoo sisältönsä mukaisesti Esisopimus Sisältö: tulevaisuudessa solmittavan vars. sopimuksen sisällön määrittely Osapuolten sitoutuminen Voimassaolo voidaan rajoittaa / irtisanomisehto Roolit niiden muuttuminen Hanke pääpiirteissään Valmistelukustannukset (~ negatiivinen sopimusintressi) Hankkeesta vetäytyminen Salassapito

102 LoI muistilista Preamble The Parties intend to submit a proposal for 1 State of negotiations The Parties met before on... (e.g. 2003/02/24 ) for negotiations of a consortium agreement, which shall define the legal issues for the internal relationship between the Parties. All arrangements that are reached within this letter of intent shall be replaced by the provisions of the consortium agreement. If the negotiations will fail to lead to a consortium agreement the hereinafter under 3 reached provisions shall continue until... (e.g. 2007/12/31 ). 2 Schedule / Time-limitation The Parties intend to conclude the negotiations for the consortium agreement on basis of the previous Results until... (e.g. 2003/06/30 ). As far as required, a prolongation shall be possible after mutual agreement. The next meeting for negotiations will take place on... (e.g. 2003/06/03 ) in... (e.g. Brussels ). 3 Confidentiality 4 Termination of negotiations This letter of intent does not establish an obligation for any of the Parties to sign the intended consortium agreement. The Parties, however, agree that 5 Costs 6 Notifications 7 Applicable law and jurisdiction

103 Salassapitosopimus - Non-Disclosure / Confidentiality agreement Mikä on salaista? Sopimuksen kesto Sanktiot sopimussakot Myös työntekijöitä sitovaksi Opiskelijat!

104 NDA huom. For the purpose of this agreement "confidential information" shall mean such technical and/or commercial information, including but not limited to any documents, drawings, sketches or designs, materials, samples or prototypes disclosed or supplied either by XX or by YY to the other party, and which at the time of its disclosure or supply is identified as confidential or proprietary. Oral information which is confidential or proprietary shall be recorded in writing by the disclosing party within (15/or:30 days) after disclosure, and the resulting document shall specifically state the date of disclosure and designate the information as confidential or proprietary. Tiedon käyttötarkoitus Sopimussakko

105 Alihankintasopimus / subcontract viittaus vakiosopimukseen tilatun työn kuvaus, korvaus ja maksatus omistus- ja käyttöoikeudet & vastuut GA:n / CA:n velvoitteet, ml. rahoittajan tarkastusoikeus Hankintasopimus hankintayksikön maan ls:n mukaisesti, aina tarkka dokumentointi

106 Oikeuksiensiirtosopimukset / transfer of IPRs vakiosopimus: hankeosapuolella oltava määräysvalta tuloksiin mitkä oikeudet mihin tuloksiin korvaukset keksintöilmoitus salassapito

107 Sopimukset tulosten hyödyntämisestä oikeuksien kokonaisluovutus lisensointi korvaukset yhteisomistajuus? kuinka omaisuutta hallinnoidaan

108 7PO:n IPR järjestelmä Osallistujilla velvoite suojata, hyödyntää ja levittää tuloksia. Jos osallistuja ei suojaa teollisesti tai kaupallisesti hyödynnettäviä tuloksia, ne voidaan siirtää toiselle osallistujalle. Annex II.28. Jos kukaan osallistujista ei huolehdi suojaamisesta, tästä ja tuloksesta on ilmoitettava Komissiolle viimeistään 45 päivää ennen tulosten julkaisemista. Komissio voi tällöin ottaa vastattavakseen tulosten omistusoikeuden ( assume ownership ) ja huolehtia suojaustoimista Huomioitava jo hakemusvaiheessa: hankevalmistelu evaluaatio Sisällöllinen huomioiminen Hallinnollinen huomioiminen Joustava järjestelmä konsortiosopimus ensiarvoisen tärkeä!

109 IPR:t 7PO:ssa Aikaansaaja omistaa tulokset Jos yhteisesti aikaansaatu yhteisomistus Yhteisomistuksen ehdoista sovittava erikseen (ellei muuta sovittu, kukin yhteisomistaja voi myöntää käyttöoikeuksia ulkopuolisille) Jos osallistuja aikoo siirtää omistusoikeutensa kolmansille ilmoitusvelvollisuus muille osallistujille Osallistujan siirrettävä itselleen oikeudet työntekijöidensä tekemiin tuloksiin Osallistujat voivat halutessaan määritellä, mitä tausta-aineistoa ne antavat projektin käyttöön tai jättävät projektin ulkopuolelle CA:ssa Käyttöoikeuksia pyydettävä kirjallisesti Yksinoikeus voidaan myöntää muiden osallistujien kirjallisella suostumuksella Käyttöoikeudet ulotetaan myös osallistujien konserniyhtiöihin

110 IPRs in FP7 Access Rights To background For project execution purposes Royalty-free, unless otherwise agreed before signature of the grant agreement For use purposes Royalty-free or on fair and reasonable conditions To foreground Royalty-free Hankkeen aikana: edellyttäen, että tarvitaan oman hanketyön suorittamiseen Hyödyntäminen: mikäli tarvitaan oman tuloksen käyttämiseen

111 Aapuva!