Hammashuollon opetusterveyskeskuksen tietotekniikkahanke

Transkriptio

1 Sivu 1/9 OULUN LÄÄNINHALLITUS Hammashuollon opetusterveyskeskuksen tietotekniikkahanke Loppuraportti HaTi1 Sosiaali- ja terveysministeriö / lääninhallitus kustannuspaikka 3198, projekti 2065

2 Sivu 2/9 1. HAMMASHUOLLON OPETUSTERVEYSKESKUKSEN TIETOTEKNIIKKAHANKE 1.1 Hankkeen tarkoitus 1. Määritellä opetusterveyskeskuksen tietojärjestelmätarpeet tukemaan opetusterveyskeskuksen toimintaa sekä yhteyksiä rakennuksessa toimiviin yhteistyötahoihin ja Pohjois-Suomen kuntiin. 2. Määritellä ja toteuttaa asiantuntijavoimin tarvittavat tietojärjestelmämuutokset ja integraatiot olemassa oleviin järjestelmiin. 3. Hankkia investointina tarvittavat tietokonelaitteet oheislaitteineen. 1.2 Projektiorganisaatio Vastuullinen johtaja: Projektikoordinaattori: Palveluyksikköpäällikkö Sakari Kärkkäinen IT-koordinaattori Jari Vanhatalo Ohjausryhmä: Seppo Voutilainen Terveydenhuollon johtaja Keijo Koski Terveysjohtaja Anne Nordblad Sosiaali- ja terveysministeriö Sakari Kärkkäinen Palveluyksikköpäällikkö Hannu Hausen Hammaslääketieteen laitoksen johtaja Vuokko Anttonen Aluevastaava hammaslääkäri Sirkka-Liisa Martikkala Osastonhoitaja Jari Vanhatalo IT-koordinaattori Eija Palsinajärvi-Äikäs Hankekoordinaattori Projektiryhmä Jari Vanhatalo Vuokko Anttonen Pirkko Koski Silva Sipola Reijo Kettunen Eeva-Liisa Hietala IT-koordinaattori Aluevastaava hammaslääkäri Aluevastaava hammashoitaja Osastosihteeri Atk-suunnittelija, Oulun yliopisto Apulaisopettaja, Oulun yliopisto ja Oulun kaupunki 1.3 Aikataulu HaTi1: , viimeinen maksatushakemus tehtävä mennessä.

3 Sivu 3/9 1.4 Tehtävät Vuoden 2006 keväällä tehdään lähtötilanteen kartoitus ja yksityiskohtainen projektisuunnitelma. Selvitetään työprosessien muutostarpeet sekä tehdään suunnitelma toimintatapojen ja työprosessien muuttamisesta. Vuonna 2006 viedään muutokset tietojärjestelmien määrityksiin ja toteutuksiin sekä määritellään ja toteutetaan uuden toimintaympäristön edellyttämät muutokset tietojärjestelmiin sekä käyttöönotetaan muutokset. Opetusterveyskeskuksen tiloista puolet saneerataan vuoden 2006 aikana ( mennessä) ja vastaavasti puolet tietotekniikan vaatimista laitehankinnoista tehdään vuoden 2006 aikana. Vuonna 2007 jatketaan tietojärjestelmämuutosten määritystä ja toteutusta sekä viimeistellään toimintamuutokset. Tilojen saneeraus saatetaan loppuun syksyyn 2007 mennessä ( mennessä). Loppuosa tietotekniikan vaatimista laitehankinnoista hankitaan kevään 2007 aikana. 1.5 Dokumentointi Dokumentit: - ohjausryhmän pöytäkirjat - projektiryhmän kokousten muistiot - suunnitelma toimintatapojen ja työprosessien muuttamisesta - toimintasuunnitelma - työasemien ja oheislaitteiden sijoitussuunnitelma - hankintapäätökset ja sopimukset

4 Sivu 4/9 2. PROJEKTIN TULOKSET Rahoituksellisesti hanke jakaantuu kahteen osaan eli sosiaali- ja terveysministeriön myöntämään kehittämisrahaan (vuonna 2006: euroa, vuonna 2007: euroa) sekä EU rakennerahaston myöntämään kone-, laite- ja ohjelmistohankintaan (vuonna 2006: euroa, vuonna 2007: euroa). Tehtävät on priorisoitu huomioiden se, että hankintoihin (HaTi2) on vuonna 2006 on käytössä euroa ja että vuoden 2007 määrärahat euroa on käytettävä mennessä (rahoitusaika). Kevään 2006 aikana selvitettiin työprosessien muutostarpeet sekä tehtiin suunnitelma toimintatapojen ja työprosessien muuttamisesta (erillinen dokumentti, joka käsiteltiin ohjausryhmässä ). Seuraavassa on yksilöity itse projektin tuloksia väliseltä ajanjaksolta. Toimintatapojen ja Effica-ohjelmiston kehittäminen Kevään 2006 aikana kartoitettiin nykyiset ongelmat ja kehittämistarpeet (mm. ajanvaraus: keskitetty, kandeilla omat kirjat), Effica-järjestelmän kehittämismahdollisuudet (mm. helpompi hyväksymiskäytäntö, viestipiikki, työkortit, kutsuminen, paikantaminen, työajan seuranta yms.). Kevään aikana neuvoteltiin muutostarpeista ohjelmistotoimittajan kanssa ja tilattiin tarvittavat Effica-järjestelmän muutostyöt TietoEnatorilta. Tietojärjestelmämuutokset toteutettiin kevään 2007 aikana ja käyttöönotto tapahtui syksyllä Tilojen suunnitteluun osallistuminen Projektiryhmä antoi lausuntonsa muutosten vaikutuksista tilasuunnitteluun ja lähinnä sähkösuunnitteluun. Remontin aikaisia puutteita korjattiin katselmusten aikana. Työasemat, palvelin ja työasemaohjelmisto hankinnat Syksyn 2006 hankinnat: Pöytätyöasemia hankittiin 52 kpl, kannettavia mikroja 2 kpl, oheiskirjoittimia 8 kpl ja yhteisiä kirjoittimia 6 kpl sekä kuva-arkisto palvelin. Asennukset suoritti Oulun Tietotekniikka (OTT) ja palvelin sijoitettiin Oulun Tietotekniikan tiloihin.

5 Sivu 5/9 Syksyn 2007 hankinnat: Pöytätyöasemia hankittiin 33 kpl sekä 2 kpl ns. Citrixtyöasemaa asiakaskäyttöön ja 1 oheiskirjoitin. Asennukset suoritti Oulun Tietotekniikka (OTT). Alkuperäisestä suunnitelmasta poiketen työasemiin ostettiin MS Office-tuotteet oppilaitoslisenssein. Palvelimen varus- ja tietokantaohjelmistot ostettiin. Opiskelijoille avattiin henkilökohtaiset NT-tunnukset. Opettajien henkilökohtaiset NTtunnukset käyttöönotettiin vuoden 2007 alussa. Effica-lisenssien suunnittelu ja hankinta Oulun kaupungissa oleva Effica-järjestelmä laajennettiin myös opetusterveyskeskuksen käyttöön, jolla varmistettiin yhteensopivuus kaupungin käytössä olevien tietojärjestelmien kanssa. Hoitoyksiköiden lisälaitteet ja röntgenputket Hoitoyksiköiden lisälaitteina hankittiin syksyllä 2007 suukamerat (3 kpl) ja lisänäytöt (3 kpl). Röntgenputket hankittiin, mutta niiden kustannukset eivät alkuperäisistä suunnitelmista poiketen voineet sisältyä projektin kustannuksiin. Digitaaliset kuvantamislaitteet ja kuva-arkisto Digitaaliseksi kuvantamislaitteeksi valittiin Oriolan Digora. Laitteita hankittiin 2 kpl. Testausten jälkeen päätettiin, että suoradigitaalilaitteita ei hankita tässä vaiheessa. Kuva-arkistoksi valittiin TietoEnatorin Effica-järjestelmä. Järjestelmään voidaan siirtää kuvantamislaitteiden ns. pikkukuvat sekä digikuvat. Yhteyksiä muihin kuvajärjestelmiin ei ole vielä rakennettu. Asennukset suoritettiin syyskuun alussa, Digora Effica yhteydet asennettiin Kuva-arkisto ohjelmiston koulutus pidettiin 22.9 ja kokonaisuuden toimivuuskatselmus Luentosalissa tapahtunut opastustilaisuus pidettiin Opiskelijat koulutettiin ja Keväällä 2007 toteutettiin OYSin hammasklinikalla otettujen kuvien reititys opetusterveyskeskuksen Effica-kuva-arkistoon.

6 Sivu 6/9 Audiolaitteet Syksyllä 2006 hankittiin kokoushuoneeseen videotykki kattotelineineen. Syksyllä 2007 hankittiin toiseen kokoushuoneeseen vastaavat laitteet. Opettajien, opiskelijoiden ja hoitajien kutsu- ja paikannusjärjestelmän suunnittelu ja toteutus Erillistä opettajien, opiskelijoiden ja hoitajien kutsu- ja paikantamisjärjestelmää ei hankittu. Toiminnassa tukeudutaan Effica-järjestelmän mahdollisuuksiin. Tietokoneeseen perustuva hälytysjärjestelmä tullaan asentamaan kaikkiin koneisiin. Piirto-ohjelmien määrittely ja hankinta Oikomisosastolle hankittavia diagnostiikkaan liittyviin piirtämisohjelmiin on tutustuttu sekä kustannusarviot hankittu, mutta projektin aikana ei tehty hankintoja. Tukiasemien ja tarvittavien ohjelmien suunnittelu ja hankinta Työasemien käyttö perustuu kiinteään kaapelointiin. Onnistunut käyttöönotto Hankittavien laitteiden ja ohjelmistojen sekä muuttuneiden toimintamallien sisäänajon varmistamiseksi on käytetty sosiaali- ja terveystoimen Effica-järjestelmien pääkäyttäjien asiantuntemusta. Pääkäyttäjänä toimivan Tero Pohjanveden työpanoksesta 25% kohdistettiin hankkeelle Opiskelijoiden puheluiden välitys Hoitopisteisiin on asennettu puhelimet ja puheluiden välityksessä käytetään hyväksi Effica-järjestelmän paikantamistietoja. Investoinnit Investointeina hankittiin opetuskäyttöön kaksi dokumenttikameraa, kaksi kannettavaa dataprojektoria, taulutelevisio+dvd-laite odotusaulaan sekä web-kamera kuvan välittämiseksi mm. luentosaliin.

7 Sivu 7/9 3. KUSTANNUKSET JA RAHOITUS Hankesuunnitelman rahoitus (HaTi1) Toteuma Toteuma Yhteensä v yhteensä suunnitelma Henkilöstömenot (2000) , Palvelujen ostot yhteensä, josta , Toimisto-, pankki- ja asiantuntijapalvelut (2001) , Painatukset ja ilmoitukset (2002) Majoitus- ja ravitsemuspalvelut (2003) 2, Matkustus- ja kuljetuspalvelut (2004) 367, Koulutus- ja kulttuuripalvelut (2005) Muut palvelujen ostot (2006) , Aineet, tarvikkeet ja tavarat (2007) Vuokrat (2008) 600, Investointimenot yhteensä, josta Aineettomat hyödykkeet (2009) Koneet ja kalusto (2010) Muut investointimenot (2011) Muut menot (2012) Menot yhteensä = Kokonaiskustannukset - Valtionavustukseen oikeuttamattomat kustannukset - Tulorahoitus 28, , Muu kuin julkinen rahoitus Valtionavustukseen oikeuttavat kustannukset Kunnan/kuntayhtymän oma rahoitusosuus Muu julkinen rahoitus Haettava valtionavustus , * Toteuma sisältää varaukset vuoden 2007 loppuun kustannuksista, jotka tiedetään, mutta joista ei ole vielä laskua.

8 Sivu 8/9 LIITE Hankintapäätökset / Effica räätälöinti ASIANOSAINEN/ Hammashuollon Effica-järjestelmän räätälöinti opetusterveyskeskuksen käyttöön ASIA LAUSUNNON ANTAJAT/ LAUSUNNOT PÄÄTÖS/PERUSTELUT Päätän tilata TietoEnator Oyj:ltä tarjouksen mukaiset muutokset hammashuollon Effica-järjestelmään hintaan euroa (alv 0%) sekä mahdolliset asennustehtävät tuntihintaan. Hankinta rahoitetaan opetusterveyskeskuksen tietotekniikkaprojektista: - HaTi1: kp=3198, projekti=2065, kohde=2001. Perusteet: Opetusterveyskeskuksen tietotekniikkaprojektissa on määritelty tietojärjestelmätarpeet, jotka tukevat opetusterveyskeskuksen toimintaa. Muutostarpeet kohdistuvat Effica-järjestelmään, joka on TietoEnator Oyj:n ohjelmisto. Muutokset ohjelmistoon toteutetaan yhdessä tehtyjen määrittelyjen mukaisesti TietoEnator Oyj:n asiantuntijavoimin. ALLEKIRJOITUKSET Päätöksen tekijä Päätösluettelon pitäjä OIKAISUVAATIMUS- VIRANOMAINEN Seppo Voutilainen Terveydenhuollon johtaja Eija Annala Toimistosihteeri ILMOITUS OTTO- OIKEUTETULLE VIRANOMAISELLE TIEDOKSI ANTAMINEN/ NÄHTÄVILLÄ Raimo Hynynen/TietoEnator Oyj, Sakari Kärkkäinen, Jari Vanhatalo, laskutus

9 Sivu 9/9 Oulun Tietotekniikka TILAUS OPETUSTERVEYSKESKUKSEN TIETOTEKNIIKKAPROJEKTI HaTi1 Kustannuspaikka 3198 Projekti 2065 Kohde 2001 asiantuntijatyö, 2006 atk-palvelut Asiantuntijatyö Tietotekniikan hankinta ja asennustyöt (kertakustannukset) - työasemat, kirjoittimet, palvelimet niihin liittyvine varus- ja sovellusohjelmistoineen - palvelin siihen liittyvine varusohjelmineen Projektin aikainen ( ) - tuki- ja ylläpitopalvelut työasemille ja systeemikirjoittimille - tuki- ja ylläpitopalvelut palvelimelle - tuki- ja ylläpitopalvelut tietoliikenteelle, käyttäjätunnuksille, tietoturvalle ja Internet palveluille Laskutus: Kuukausittain projektin kustannuspaikalta saakka. Sen jälkeen hammashuollon yhteisten palveluiden kustannuspaikalta. Oulu Heidi Alatalo hallinto- ja talousjohtaja