VIESTINTÄOHJEET. SM-kilpailujen järjestäjille

Transkriptio

1 VIESTINTÄOHJEET SM-kilpailujen järjestäjille

2 SISÄLTÖ SM-kilpailujen tiedottajalle 1. MISTÄ ALOITAT: TIEDOTUSSUUNNITELMA 2. KILPAILUJEN ENNAKKOVIESTINTÄ 2.1. SISÄINEN ENNAKKOVIESTINTÄ Oma seura Liiton toimisto Seurat, seuratiedote Taitoluistelijat, taitoluisteluperhe 2.2. ULKOINEN ENNAKKOVIESTINTÄ Paikkakunnan vaikuttajat Tiedotusvälineet Akkreditointi Kilpailujen internetsivut Käsiohjelma ja lehdistömateriaali Tiedotustilaisuus ennen kilpailuja 3. KILPAILUJEN AIKATAULU JA VIESTINTÄ 3.1. VINKKEJÄ TIUKASSA AIKATAULUSSA TOIMIMISEEN 4. KILPAILUJEN AIKAINEN VIESTINTÄ 4.1. TIEDOTUSVÄLINEET SAAPUVAT 4.2. JOURNALISTIEN PAIKAT KATSOMOSSA 4.3. JOURNALISTIEN TYÖSKENTELYTILAT 4.4. HAASTATTELU, TIEDOTUSTILAISUUDET 4.5. TULOSTIEDOTTAMINEN 4.6. ARVOKISAVALINNAT SM-KILPAILUISSA 4.7. SOSIAALINEN MEDIA 5. MITÄ ON KRIISIVIESTINTÄ 6. KERRONKO IHAN KAIKEN? 7. KILPAILUJEN JÄLKEEN

3 SM-KILPAILUJEN TIEDOTTAJALLE Seurasi on hakenut ja saanut järjestäväkseen SM-kilpailut. Onneksi olkoon! SM-kisojen isännöinti on kunnia, mutta se on myös aikamoinen haaste. Eikä vähiten viestinnän osalta. SM-kilpailujen viestintäohjeet on rakennettu yksinkertaiseksi perusvinkeiksi nimenomaan sinulle, kilpailujen viestinnästä vastaava. Ohjeet sisältävät ne viestinnän perusasiat, joiden hoitoa Suomen Taitoluisteluliitto SM-kilpailujen järjestäjiltä edellyttää. Kaikki hienoudet tämän peruslistan päälle ja ohi ovat toki sallittuja. Mukana on myös iso nippu kaikenlaisia usean eri kilpailutiedottajan koottuja kokemuksia ryyditettyinä muutaman urheilujournalistin vinkeillä. Näissä viestintäohjeissa sana viestintä kattaa vielä pääosin vain tiedotuksen osa-alueen, pääpainomedialle suunnatussa viestinnässä. Mikäli tarvitset apua myös markkinoinnin alalta, kysy neuvoa liiton toimistosta.

4 1. MISTÄ ALOITAT: TIEDOTUSSUUNNITELMA Kun seurasi sai SM-kilpailujen järjestämisoikeudet, se kokosi alustavan kilpailuorganisaation. Sinä tiedottajana voit olla joko kilpailujen järjestelytoimikunnan jäsen tai toimia virallisen organisaation ulkopuolella. Tärkeintä on, että toimit hamasta alusta kilpailujen päätökseen asti erittäin kiinteässä yhteistyössä kilpailuja valmistelevan ydinjoukon kanssa. Kilpailuorganisaation velvollisuus on pitää huolta siitä, että saat varmasti kaiken tiedon (myös luottamuksellisen/ teille järjestäjille epämieluisan) kilpailuorganisaatiolta aina ajantasaisena. SM-kilpailujen tiedottaja olisi hyvä olla selvillä viimeistään 3 kuukautta ennen tapahtumaa. Mielellään aikaisemmin. Laadit itsellesi ja kilpailuorganisaatiolle työsuunnitelman ja aikataulutuksen siitä, mitä ja millaista viestintää missäkin vaiheessa on tarpeen tehdä. Viestintäsuunnitelmaa kootessasi muista, että tutkielman tai luennon sijaan kokoat itsellesi ja koko kilpailuorganisaatiolle yksinkertaista työohjetta. Hyvän alun viestintäsuunnitelman tekoon saat, kun ihan ensimmäiseksi ruksaat aikataulusta kilpailuja edeltävän viikon päivät pois käytettävistäsi. Vaikka todellisuudessa juuri nuo päivät ovat tiedottajan hommasi hektisimmät, alussa tehty ruksi muistuttaa sinua siitä, että ne hommat, joita et ole kisaviikon alkuun mennessä tehnyt, ovat jo auttamatta myöhässä. 2. KILPAILUJEN ENNAKKOVIESTINTÄ Kilpailujen ennakkoviestinnässä tehtäväkenttäsi jakautuu a) liiton/lajin sisäiseen viestintään ja b) ulkoiseen viestintään SISÄINEN ENNAKKOVIESTINTÄ OMA SEURA Heti, kun seurasi on saanut SM-kilpailujen järjestelyoikeudet, alkaa viestintätyösi oman seurasi sisällä. Tehtävänäsi on mm. tiedottaa seuran koko jäsenistölle riittävän ajoissa ja ajan kuluessa myös riittävän tiuhaan, mitkä kilpailut, missä ja milloin yhdessä järjestätte. Muista käyttää viestiessäsi hyväksesi kaikki seuran lähettämät jäsenkirjeet, seuran ilmoitustaulu, seuran internetsivut, seuran juhlat ja kokoukset. olla yhdessä muun kilpailuorganisaation kampanjoimassa seurasi jäsenistöön kilpailuille niin myönteistä ilmapiiriä, että jokainen seuran jäsen haluaa ehdottomasti olla mukana omalla työpanoksellaan rakentamassa meidän SM-kisoja. Jokainen työntekijä on nimittäin tarpeen, onnistuneet SM-kilpailut vaativat uskomattoman suuren organisaation.

5 vastata lukemattomiin kyselyihin sekä myös olla katkaisemalla negatiivisilta huhuilta siipiä. Jokainen ihminen, joka kokee jonkin viestin tärkeäksi, kertoo viestiä omassa lähipiirissään eteenpäin keskimäärin 8 ihmiselle (eri viestintätutkimuksissa tämä luku on milloin mitäkin, mutta kerro oman seurasi jäsenluvun tuolla 8:lla, niin huomaat, kuinka tärkeä viestintäkanava myös ulospäin oma jäsenistö on) LIITON TOIMISTO Liiton toimisto ja sen kautta myös liiton monet eri luottamuselimet odottavat saavansa säännöllisesti viestiä tulevien SM-kilpailujen järjestelyiden edistymisestä. Kun kilpailuihin on vielä aikaa, riittää lyhyt tilannetiedotus esim. kerran kuukaudessa. Kilpailujen alla viestintätahtia on syytä tihentää. Kätevin keino on napakka sähköpostiviesti liiton toiminnanjohtajalle. Mitä on tehty, mitä vielä on tekemättä, mitkä asiat ovat kunnossa, missä on vaikeuksia. Liiton toimiston väki ei ole yksinomaan utelias, vaan toimiston kautta löydät apua moniin käytännön pulmiin. Liiton toimistosta saat myös materiaalia ja mm. erilaisia yhteystietoja TAITOLUISTELIJAT, TAITOLUISTELUPERHE Tavoittaaksesi suomalaiset taitoluistelijat ja yleisemminkin nk. taitoluisteluperheen sinulla on tietyin ehdoin käytössä kaksi erinomaista viestintäväylää. Taitoluistelu-lehti tarjoaa ilmoitustilaa erikoishinnoin. Tarjous edellyttää painovalmista ilmoitus-aineistoa. Ole yhteydessä liiton toimistoon sopiaksesi ajoissa mainospaikasta. Suomen Taitoluisteluliiton internetsivujen uutisosasto julkaisee SM-kilpailujen ennakko- ja tapahtumaviestintää liiton toimiston toimittamana. Suomen Taitoluisteluliiton toimiston väki lisää lisäksi hyvissä ajoin ennen kilpailuja liiton sivujen aloitussivulle SM-kilpailujen sivun/sivujen linkin. Nettiviestinnästä enemmän jäljempänä ULKOINEN ENNAKKOVIESTINTÄ PAIKKAKUNNAN VAIKUTTAJAT Vaikka oman seuran jäsenet ovat hyviä viestin viejiä, tieto tulevista SMkilpailuista on syytä tiedottaa mahdollisimman hyvissä ajoin kotipaikkakunnalla virallisestikin. Kilpailupaikkakunnan liikuntatoimisto, liikunta/vapaa-ajanlautakunta, mahdollisesti myös muut kunnan elimet odottavat ennakkotietoja tulevasta tapahtumasta. Muista, että tämä tieto voi olla suorastaan rahanarvoista seurallesi: monilla paikkakunnilla tuetaan suurtapahtumien järjestäjiä julkisista varoista. Tiedotuksen tulee olla säännöllistä (ja huipentua luonnollisesti kutsuvieraslippuihin kilpailuihin).

6 Jäähallin henkilöstön unohtaminen viestittävien listalta on suurimpia mokia, jonka kisaorganisaatio voi tehdä. Asioista perillä oleva, tapahtumasta innostunut henkilöstö työskentelee aivan eri puhdilla ja asenteella kuin henkilöstö, jonka mielestä täällä meidän hallissa on kai ensi viikonloppuna jotkut kaunoluistelukisat. Kilpailupaikkakunnan matkailutoimisto voi auttaa merkittävästi kilpailujen järjestäjää. Matkailutoimistosta saa ensinnäkin uskomattoman paljon kaikenlaista ja yleensä vielä ilmaista materiaalia. Matkailutoimistot pitävät myös yllä erilaisia tapahtumakalentereita, julkaisevat esitteitä ja tiedotteita. Järjestävän seuran omat yhteistyökumppanit ja sponsorit ovat myös viestinnän ydinjoukkoa. Vaikka yhteistyö tähän asti olisi ollut kovinkin löyhää, SM-kilpailut ovat monesti se maaginen sana, jolla yhteistyö nyt ja jatkossakin tiivistyy TIEDOTUSVÄLINEET Ihan yhtä aikaa seuran oman jäsenistön kanssa on SM-kilpailut saaneen seuran syytä varautua infoamaan kilpailupaikkakunnan tiedotusvälineet. SM-kilpailujen tiedottaja, jos sinulla ei ole jo valmiiksi paikkakunnan kaikkien tiedotusvälineiden (muista myös valtakunnan medialle työskentelevät freelancerit) yhteystietoja (toimituksen/urheilutoimituksen esimies, toimituksen/urheilutoimituksen puhelinnumero, toimituksen/urheilutoimituksen yhteinen sähköpostiosoite), kokoa sellaiset nyt. Valtakunnallisessa tiedotusvälineiden palvelussa SM-kilpailujen tiedottaja työskentelee yhteistyössä Suomen Taitoluisteluliiton kanssa. Taitoluisteluliitolla on valmiiksi koottuna lajin kannalta nk. ydintoimitusten/journalistien yhteystietopaketti. SM-kilpailujen tiedottaja saa tämän ydinjoukon yhteystiedot käyttöönsä, ja Taitoluisteluliitto edellyttää SM-kilpailujen tiedottajan palvelevan tätä joukkoa kaikessa kilpailuihin liittyvässä viestinnässään. Liitossa on lisäksi varsin kattavat ja ajantasaiset suomalaisten tiedotusvälineiden/urheilutoimitusten yhteystietolistat, joiden avulla SM-kilpailujen tiedottaja helposti luo tarvitsemansa yhteysrekisterinsä. Tämän rekisterin pohjalta tiedottajan on helppo lähestyä tiedotusvälineitä tarvittaessa puhelimitse tai sähköpostitse. Sähköposti on nykyisin esimerkiksi tiedotteissa ehdottomasti käytetyin ja suositeltavin yhteydenpitomuoto. Valtakunnallinen tiedotussuunnitelma kannattaa tehdä liiton tiedottajan kanssa yhteistyössä ja tehdä samalla työnjakoa siitä, kumpi tekee mitäkin. Tiedottaja, muista kuitenkin se, että lähetät tiedotteesi suoraan sähköpostiviestinä, ei liitetiedostoja! Vastaanottajalla saattaa olla käytössä aivan eri järjestelmä tai eri ohjelmat kuin sinulla, hän ei saa liiteviestejä auki. Useat toimitukset eivät myöskään avaa lainkaan liitetiedostoja. Jokainen tiedottaja joutuu jatkuvasti puntaroimaan, mikä on tarpeeksi paljon ja tarpeeksi tärkeää. SM-kilpailut ovat lajin/liiton kannalta niin tärkeitä tapahtumia, että tällaista pohdintaa ei tiedottajan tarvitse tehdä yksin. Liiton toimistosta saa aina kysyä neuvoa. Liitosta saat myös tiedon siitä, mihin tieto SM-kilpailuista liitosta suoraan automaattisesti menee. Perussääntö SM-kilpailujen viestinnässä on jokaiselle tapahtumatiedottajalle tuttu: tietoa pyritään saamaan julkisuuteen säännöllisesti, tapahtumaa edeltäen kiih-

7 tyvällä tahdilla ja siten, että jokaiseen viestiin sisältyy aina joku uusi koukku. SM-kilpailuja edeltäviä ilmiselviä koukkuja ovat mm. molemmat valintakilpailut. Ensimmäisten valintakilpailujen perusteella pääsynsä SM-kilpailuihin ovat varmistaneet jo jne Puffi on tuttu sana. SM-kilpailujen järjestäjällä tuskin on mittavaa markkinointi- ja mainosbudjettia. Niinpä tiedottajalle jää haaste tapahtuman puffaamiseen, tapahtumaa mainostavan tekstin saaminen läpi lehtien urheiluosastoissa ja tapahtumapalstoilla sekä sähköisen median urheiluohjelmissa. Puffien työstöön kannattaa suhtautua vakavasti ja riittävän ajoissa. Hyvä puffi on usein lyhyt puffi. Puffeja voi kerran hyvän pohjan kehitettyään tehtailla vaikka joka tiedotusvälineelle omansa. Puffin tekijän on kuitenkin syytä muistaa, että puffi ei ole mainos, jonka sisällöstä sinä päätät. Toimituksella on täysi käsittelyvalta hengentuotteeseesi. Toimitus voi myös jättää puffisi kokonaan julkaisematta AKKREDITOINTI Tiedotusvälineiden akkreditointimenettely on nykyään yleistä kaikissa suuremmissa tapahtumissa. Suomen Taitoluisteluliitto edellyttää median edustajien akkreditointeja myös SM-kilpailuissa. Hyvissä ajoin, viimeistään noin kuukautta ennen kilpailuja, SM-kilpailujen tiedottaja lähettää tiedon akkreditointivaatimuksesta laajasti ja kattavasti tiedotusvälineille. Akkreditointitiedotteen oheen voi liittää akkreditointianomuksen tai tiedotteessa voi viitata esimerkiksi internetsivuun, jolta anomuskaavake on poimittavissa/printattavissa. Akkreditoitumisprosessi kannattaa käydä liiton tiedottajan kanssa läpi ja sopia kumpi tekee mitäkin. Sitä mukaa, kun anomuksia saapuu ja ne hyväksytään, kilpailun järjestäjän tulee vahvistaa akkreditointi. Akkreditoitu toimittaja/kuvaaja/media on tästä lähtien tiedottajan erityisen palvelun kohteena. Akkreditoidulle lähetetään luonnollisesti kaikki se tieto, mikä yleisesti viestitään. Akkreditoidulle pyritään lisäksi kokoamaan kaikkea muutakin tietoa: peruspaketti kaikkine taustatietoineen kilpailusta, kulkulupa tai tieto, mistä ja milloin kulkuluvan kilpailupaikalla saa, tarvittaessa myös esim. tietoa kuljetusjärjestelyistä, yöpymismahdollisuuksista Ainakin niin monta työpistettä ja materiaalipinoa on kilpailuihin varattava kuin on akkreditoinuttakin! Huom. Valokuvaajat vievät yleensä tuplasti tilaa, sillä monet kamerat ovat massiivisen kokoisia. Lienee itsestään selvää: kaikkia akkreditointianomuksia ei ole pakko vahvistaa. Jos akkreditointia hakee media/journalisti, josta kukaan ei ole koskaan kuullutkaan, lisätietoja voi kysyä Taitoluisteluliitosta KILPAILUJEN INTERNETSIVUT Internetsivujen rakentaminen ja avaaminen riittävän ajoissa ennen tapahtumaa on nykypäivän SM-kilpailujen järjestäjien arkipäivää. Internetsivut voidaan rakentaa kahteen eri osoitteeseen: SM-kilpailuille avataan kokonaan oma sivusto, joka linkitetään ainakin Suomen Taitoluisteluliiton sivustoilta ja järjestävän seuran sivus-

8 toilta. Tiedottaja, muista myös, että valtaosalla suomalaisista taitoluisteluseuroista on omat nettisivunsa. Seurojen webmasterit linkittävät mielellään SM-kilpailut myös omilta sivuiltaan, kunhan saavat pyynnön asiasta sinulta ajoissa. SM-kilpailuille rakennetaan omat sivut seurasi internetsivujen sisään. Muut toimintaohjeet, katso edellinen kohta. Valitaan kumpi malli tahansa, kilpailun järjestäjä vastaa aina sivujen rakentamisesta ja päivittämisestä. Mitä SM-kilpailujen sivuilta tulee löytyä? Ihan käyttökelpoinen perussivusto koostuu seuraavista osioista: o Perustiedot (Kilpailun nimi, aika, paikkakunta, jäähalli) o Kilpailun aikataulu (ensin alustava, muista päivittää!) o Liput, mistä saa ja mitä maksaa o Kilpailun järjestäjän yhteystiedot o Osanottajat o Luistelujärjestykset (heti arvontojen jälkeen) o Tulokset (heti julkistamisen jälkeen) Perusmallia voi täydentää loputtomiin. Sivustoon voi sijoittaa kuvia, tiedotteita, aiempien vuosien tulosstatistiikkaa, yöpymisvinkkejä, matkustusvinkkejä, kotikaupunkisi matkailuinfoa, linkkejä seuran/ kilpailujen yhteistyökumppaneiden sivuille SM-kilpailujen internetsivuille sijoitetaan myös Suomen Taitoluisteluliiton logo, joka toimii linkkinä -aloitussivulle. Oikean muodon liiton logosta jpegformaatissa saat tilaamalla liiton toimistosta KÄSIOHJELMA JA LEHDISTÖMATERIAALI Myös kilpailujen käsiohjelman työstäminen jäänee sinulle, tiedottaja. Tai ainakin olet vaikuttamassa sen koostamiseen. Niin taitoluistelun kuin muodostelmaluistelun SM-kilpailujen käsiohjelman perusrunko lienee aika vakiintunut. Mikään ei estä sinua pistämästä sitä paremmaksi. Kilpailuihin saapuva journalisti kaipaa kuitenkin usein paljon muutakin tietoa. Taitoluistelun SM-kilpailuissa moni journalisti kaipaa avukseen luistelijoiden henkilö-, kilpailu- ja musiikkitiedoista koostettavaa vihkosta. Pohjan sellaisen tekoon saa liitosta löytyvistä tiedoista. Osalla luistelijoistamme on myös omia esitteitä. Muodostelman SM-kilpailuissa viisas tiedottaja taas muistaa hyvissä ajoin ennalta sopia joukkueiden kanssa, että ne tuovat omia esitteitään/ tiedotteitaan tiedotusvälineiden käyttöön pressitoimistoon. Sekä taitoluistelu että muodostelmaluistelu eivät välttämättä lainkaan ole tuttuja lajeja kaikille kilpailuja seuraamaan tulevalle mediajoukolle. Liiton sääntökirjasta saat oivan avun. Voit joko kopioida sieltä suoraan tarvittavat tiedot tai tehdä niistä harkintasi mukaan yksinkertaistetun lyhennelmän. Myös liiton toimistosta saat valmista tekstimateriaalia.

9 Osalla SM-kilpailujen parhaimmistoa on edessä vielä arvokilpailut: yksinluistelun puolella EM-, PM- ja MM-kilpailut sekä junioreiden MM-kilpailut; muodostelmaluistelussa MM-kilpailut ja junioreiden MM-kilpailut. Jo SM-kilpailuja ennen sinun on syytä siis muistaa kerätä tieto kevään kansainvälisistä kilpailuista: milloin, missä, millä kriteereillä, milloin ja mikä liiton elin valitsee. Nämä tiedot saat liiton toimistosta TIEDOTUSTILAISUUS ENNEN KILPAILUJA Tiedotustilaisuuksista ja niiden järjestämisestä on olemassa monta mielipidettä ja hyvää neuvoa. Yksi parhaimmista on mielestäni seuraava: Jos harkitset, järjestääkö tiedotustilaisuus, tee näin. Kirjoita ydin siitä sanomasta, jolle tiedotustilaisuutta ajattelet, paperille. Jos viestisi mahtuu A4:lle, unohda tiedotustilaisuus ja kirjoita sen sijaan hyvä tiedote. Jos sinulla on jotakin sellaista näytettävää, koettavaa, haistettavaa, maistettavaa, tunnusteltavaa, jota et saa paperin kautta välittymään, järjestä aina tiedotustilaisuus. Ainakin 90 prosenttia toimittajista (kuvaajista todennäköisesti vieläkin suurempi joukko) suorastaan vihaa tiedotustilaisuuksia. He ovat olleet aivan liian monessa turhassa tiedotustilaisuudessa. Juuri ennen SM-kilpailuja olet tiedottajana siinä pisteessä, että sanottavasi ei millään tiivistykselläkään mahdu A4:lle. Nyt on aika järjestää kilpailujen ennakkoinfo, tiedotustilaisuus medialle. Sen, missä ja milloin tiedotustilaisuus järjestetään, sovit riittävän hyvissä ajoin ennalta liiton tiedottajan kanssa. Samalla sovit, mitä puhutaan ja kuka puhuu mitäkin. Samalla sovit, ketkä ovat paikalla näyttämään jotakin, antamaan haastatteluja, kuvattavina (onko paikkakunnaltasi SMkilpailujen osanottajia, onko paikalla vielä hetken hallitseva Suomen mestari vai kommentoiko tulevia kilpailuja arvokisavalinnoista ratkaisuja tekevä liiton edustaja ). Aina ennakkoinfon järjestäminen ei ole kuitenkaan mahdollista tai järkevää esim. aikataulujen puitteissa. Päätös ennakkoinfon järjestämisestä kannattaa ratkaista yhdessä liiton tiedottajan kanssa. Tiedotustilaisuuden kesto on puoli tuntia, aivan maksimissaan 45 minuuttia. Tilaisuuden jälkeen varaat aikaa ja hyviä paikkoja haastatteluihin ja kuvauksiin. Tiedotustilaisuuteen kutsut mukaan sekä kaikki jo kilpailuihin akkreditoituneet journalistit/mediat että mahdollisimman kattavasti muun valtakunnallisen median sekä tiedotustilaisuuden paikkakunnan median. Tiedotusvälineiden toimituksiin tulee mahdottomasti postia ja myös kutsuja milloin mihinkin infoon. Hoida kutsusi perille ajoissa. Jos vähänkään epäilet, onko kannaltasi ydinmedia saanut kutsusi, soita toki kohteliaasti perään. Älä kuitenkaan sorru kinuamaan äläkä ainakaan syyttelemään toimitusta piittaamattomuudesta upeaa lajiamme kohtaan. Toimittajat kuuntelevat eri asioiden ruikuttajia ihan tarpeeksi muutenkin. Tiedotustilaisuutta varten keräät kaiken kilpailuja varten valmistuneen materiaalin kokoon (käsiohjelma, erillinen lehdistömateriaali, aiempien vuosien tulosstatistiikkaa, aikataulut, järjestävän organisaation yhteystiedot ) Tiedotustilaisuuteen voit koostaa myös valmiiksi tiedotteen, joka kokoaa tilaisuuden ydinsanoman. Tiedotteen jaat paikallaolijoille ja lähetät välittömästi tilaisuuden päätyttyä niille tiedotusvälineille, joiden edustajat eivät tilaisuudessa olleet paikalla.

10 3. KILPAILUJEN AIKATAULU JA VIESTINTÄ Taitoluistelun kilpailupäivät ovat tunnetusti pitkiä. Pyri tiedottajana alusta lähtien vaikuttamaan siihen, että kilpailujen aikataulu rakennetaan niin, että se muistaa tiedotusvälineiden deadlinet. Vaikka suomalaisten lehtien urheilutoimituksissa useimmiten lähemmäs puoltayötä, mutta karu totuus on, että mitä aiemmin illansuussa tai alkuillasta tapahtuma päättyy, sitä paremmat mahdollisuudet sillä on mennä läpi julkisuudessa. Hyvä nyrkkisääntö taitoluistelun tiedottajalle on: ei mitään enää iltakahdeksan jälkeen. Miksi jo iltakahdeksalta? Vaikka esim. TV:n Urheiluruudussa tapahtumia seurataan tiiviisti aina lähetyksen alkuun asti, usein jopa lähetyksen aikana, iltakahdeksalta lyödään käytännössä vajaan tunnin päästä alkavan lähetyksen viimeisetkin sekunnit kiinni. Monissa maakuntalehdissä viimeisenkin kuvan ja jutun oltava valmiina ja sivuille taitettuna noin iltayhdeksän pintaan. Eivätkä suuretkaan odota juuri sen pidempään VINKKEJÄ TIUKASSA AIKATAULUSSA TOIMIMISEEN Kilpailujen johtaja tuskin kuuntelee sinua, jos yrität selittää, että kilpailujen on ratkettava viimeistään iltakuudelta, jotta saat kaksi tuntia aikaa hoidella tulokset ja hienot tiedotteet kaikille tiedotusvälineille. Sinun itsesi on järjestettävä tiedotus niin, että tärkeä tieto lähtee tarvittaessa vaikka yhdessä minuutissa. Sähköisen tiedonvälityksen ja hyvän ennakkovalmistelun avulla se on mahdollista. Ennakkoviestintää varten kokoamasi median kattava ja ajantasainen sähköpostiosoitteisto on nyt kullanarvoinen. Tee sen avulla hyvissä ajoin ennen kilpailujen alkamista sähköpostiohjelmistoon mielellään valmiita osoitteistoryhmiä. Omina osoiteryhminään voivat olla esimerkiksi media.valtakunnallinen (siis uutistoimistot, tv:t, radiot, valtakunnalliset lehdet), media.paikallinen (kilpailupaikkakunnan media) media.aikakauslehdet. Parhaan ryhmityksen keksit varmasti itse. Hyvällä sähköpostiosoitteiden ryhmityksellä saat eripainotuksista viestiä maailmalle nopeasti. Valtakunnan mediaa kiinnostaa ensisijassa Suomen mestarin nimi ja suoritus. Paikkakuntasi tiedotusvälineet ovat yhtä kiinnostuneita siitä, kuinka kävi juniorisarjassa kilpailleelle meidän omalle Liisa Luistelijalle. Älä usko, että kilpailujen ratkettua sinulla on aikaa ruveta miettimään, mitä tiedotteeseen/tiedotteisiin oikein kirjoittaisi. Rakenna pohjia mahdollisimman pitkälle valmiiksi tekstinkäsittelyohjelmassa jo kilpailun kuluessa. Sähköpostiohjelmissa on kätevän tuntuinen Luonnos-kansio, mutta en missään nimessä suosita keskeneräisten tiedotteiden säilytystä siellä. Omista ikävistä kokemuksistani tiedän, kuinka helposti kiireessä joko itse tai joku toinen koneella piipahtava pistää menemään luonnokset eetteriin. On varsin noloa lähetellä tiedotusvälineille viestejä, että heittäkää se aiemmin tullut tieto roskiin, tässä tulee vasta oikea

11 4. KILPAILUJEN AIKAINEN VIESTINTÄ Kilpailupäivät painottuvat lähes tyystin tiedotusvälineiden palveluun. Yksin et urakasta selviä. Hae hyvissä ajoin ennalta itsellesi hyvä työtiimi, jonka kanssa sovit työnjaosta ja työvuoroista. Hirvittävän isoa joukkoa et tarvitse. Mutta tarvitset sitäkin sitoutuneempaa. On hyvä tehdä tiimille alusta lähtien selväksi se, että oman työvuoron aikana viestinnässä palveleva niin nurinkuriselta kuin se voi tuntuakin ei näe itse tapahtumasta välttämättä yhtään mitään TIEDOTUSVÄLINEET SAAPUVAT Tiedota hyvissä ajoin, viimeistään ennen ensimmäisten harjoitusten alkamista koko kilpailuorganisaatiolle ja myös jäähallin henkilöstölle paikalle saapuvista journalisteista, heidän työskentelystään ja työskentelyn rajoista. Kilpailuihin ennalta akkreditoituneet: nimet ja mediat. Akkreditoituneiden tunniste (onko kulkulupa toimitettu ennalta, minkä näköinen se on). Akkreditoituneiden ohjaus (mistä ovesta sisään, missä on kisojen pressitoimisto, missä journalistien paikat katsomossa). Muista myös tiedottaa kisaorganisaatiolle ja hallin henkilöstölle Suomen Taitoluisteluliiton omasta vapaakortista! (Sillä pääsevät kaikkiin liiton alaisiin kisoihin sisään liiton henkilöstö, ylin luottamusjohto, Taitoluistelu-lehden väki ja tuomarit. Vapaakortin mallin saat liiton toimistosta.) Muiden kuin akkreditoituneiden journalistien kohtelu. Lähes kaikilla suomalaisilla ammattitoimittajilla on Suomen Journalistiliiton jäsenkortti (poikkeuksiakin on, mm. nuoret journalistit ja freelancerit). Jäsenkortti ei kuitenkaan takaa sitä, että journalisti on oikeasti töissä, vaan, ikävä kyllä, journalistit käyttävät korttia myös päästäkseen ilmaiseksi vapaa-ajan rientoihin. Suositeltavaa on, että ei-akkreditoituneet ohjataan kohteliaasti hoitamaan ilmoittautumisensa esim. pressitoimistoon JOURNALISTIEN PAIKAT KATSOMOSSA Kirjoittava toimittaja yleensä löytää katsomosta tuolin peffansa alle, mutta kohtelias kisaisäntä varaa journalisteille pienen määrän istumapaikkoja hyviltä paikoilta katsomosta. Läppäreiden ja kännyköiden aikakaudella ei lehdistökatsomossa enää tarvita sähköä. Valokuvaajien työskentelyn rajat on syytä sopia kisaorganisaatiossa ja hallin henkilöstön kanssa ennalta. Onko kuvauspaikka valittavissa vapaasti? Missä ei saa hääriä kameran kanssa (tuomaristoa haittaavasti, luistelijoita haittaavasti jään reunalla niin, että kurkotetaan reunan yli, katsojia haittaavasti )? Urheilulähetysten TV-kuvaajat ovat yleensä niin hyvin perillä sekä kuvaussäännöistä että eri hallien parhaista kuvauspaikoista, ettei heidän kanssaan ole odotettavissa ongelmia. Jos SM-kilpailut televisioidaan, varustaudu jo hyvissä ajoin siihen, että tvryhmä tarvitsee työskennelläkseen sekä tilaa että myös tiettyjä erityisjärjeste-

12 lyjä, esimerkiksi vaikkapa kaukalon laidan aukaisua. Tällaisista järjestelyistä neuvotellaan aina ennalta, ja TV-ryhmien yhteyshenkilöt, usein kuvaussihteerit, ovat apunasi käytännön neuvonnassa. Kisaorganisaatiolle kannattaa tehdä selväksi myös se, että vain kilpailijoille varattu alue (pukuhuoneet, rauhoitetut verryttelytilat, luistelijoiden oma lämpiö, kiss and cry ja sen taustatila..) ovat journalisteilta suljettua aluetta, jos ei erikseen jotakin muuta ole sovittu (tv-haastattelu kiss and cryssa esim). Yleisohje: Taitoluistelukilpailuihin saapuviin journalisteihin kannattaa suhtautua kuin vip-vieraisiin. Muutama pressikortilla kisoihin ratsastava vapaamatkustaja on vaarattomampaa kuin turha nipotus JOURNALISTIEN TYÖSKENTELYTILAT Jäähalliin varataan paikalla työskenteleville journalisteille oma erillinen työskentely-/infotila, pressitoimisto. Pressitoimiston sijainti kannattaa harkita, toimittajien tulee päästä liikkumaan tarvittaessa nopeasti katsomoon, haastatteluihin, ulos. Pressitoimisto on SM-kilpailuissa avattava viimeistään ennen ensimmäisten harjoitusten alkua ja se on pidettävä auki ja jatkuvasti miehitettynä koko kilpailujen ajan aina siihen asti, kunnes viimeinenkin tilassa työskentelevä journalisti on saanut työnsä päätökseen. Pressitoimiston minimivarustus on seuraava: Riittävästi pöytätilaa, työtuoleja ja sähköpistokkeita, jotta jokainen työpistettä tarvitseva journalisti löytää itselleen paikan. Toimittajat eivät tarvitse hiirenhiljaista työskentelytilaa, mutta työpisteet on mahdollisuuksien mukaan hyvä sijoittaa kauemmas pahimmasta pressitoimiston hälinästä. Toimittajat ja kuvaajat lähettävät nykyisin juttunsa/kuvansa jo kilpailupaikoilta. Varmista riittävän nettiyhteyden saatavuus kilpailupaikalla. Infopiste/pöytä, josta löytyvät selkeästi ja järjestyksessä a) kilpailuja varten koottu ennakkomateriaali: käsiohjelma, erillinen lehdistömateriaali, tiedotteet b) kilpailujen aikainen materiaali: luistelujärjestykset, minuuttiaikataulut, tulokset, mahdolliset kilpailujen aikana julkaistut tiedotteet c) muu taustamateriaali urheilijoista/lajista/liitosta. Pressitoimiston työväelle tietokone internetyhteyksin sekä tarvittaessa printteri. Muista tarkistaa linjan, koneiden ja ohjelmien toimivuus hyvissä ajoin ennen kilpailujen alkua! Pressitoimiston oma kopiokone (pieni pöytämalli riittää). Tuloksia ja muuta materiaalia suoltava kopiointipiste on kiireinen koko kilpailujen ajan. Pieni hätäapulaatikko, josta löytyy kaikkea mahdollista ylimääräisistä kynistä kirjoituslehtiöihin, saksiin, teippeihin ja kännyköiden latureihin. Tarjoilupiste, josta löytyy kylmää ja kuumaa juotavaa ja pikkupurtavaa.

13 Kokemukseni mukaan kilpailujen rahapussin vartijat iskevät hereästi tähän toimittajien syöttämiseen ja juottamiseen. Tiedottaja, pidä pintasi. Journalistit eivät suinkaan odota tätä palvelua pelkkää omaa mukavuuden haluaan tai tärkeyttään. Heillä vain on niin kiire, että lyhyillä tauoilla on muutakin tekemistä kuin kahvion jonossa seisominen HAASTATTELUT, TIEDOTUSTILAISUUDET Tiedotusvälineiden edustajat eivät kilpailuissa vain istu katsomoissa tai tee töitä pressikeskuksessa. He haluavat haastatella urheilijoita ja muitakin laji-ihmisiä. Kilpailun tiedottajan harkinnassa on, a) järjestääkö hän lyhyet juonnetut tiedotustilaisuudet välittömästi juniori- ja seniorisarjojen päätyttyä vai b) kutsuuko hän esimerkiksi kaikki kuuman ryhmän luistelijat olemaan saapuvilla mahdollisia haastatteluja varten. Järjestelmä on sovittava ennakkoon ja siitä ilmoitettava sekä kilpailijoille että paikalla oleville journalisteille. Journalisteille, jotka haluavat yksityisesti tavata esim. jonkin kilpailijoista, tulee pyrkiä tapaaminen järjestämään. Tapaaminen järjestetään kuitenkin aina urheilijan ja hänen kilpailusuorituksensa, ei median, ehdoilla. Jos kilpailun päättyminen venyy hyvin myöhäiseksi, joudutaan joskus tekemään myönnytyksiä esim. toimittajien päästämisestä urheilijoiden tiloihin näiden odotellessa palkintojenjaon alkamista. Jos näin menetellään, tieto tästä on saatava kaikille, myös hallin/kilpailun järjestysmiehille TULOSTIEDOTTAMINEN Ole tulostiedotuksessa täysin itsekäs ja sovi ennen kilpailujen alkamista kilpailunjohtajan kanssa seuraavasta tärkeästä asiasta: tulokset aina ensimmäisenä pressitoimistoon. Sovi myös kilpailun kopiointikeskuksen kanssa samasta. Jos kopiointi ei ole aivan pressitoimiston vieressä (mikä tietysti toivottavaa), sovi myös menettelystä: juokseeko pressitoimisto hakemassa vai juoksuttaako kopiointi. Pressitoimistoon tarvitaan välittömästi tulosten valmistumisen jälkeen lopputulokset sarjoittain sekä tuomareiden yksityiskohtaiset arvioinnit/luistelija. Ilmoita tulosten saapumisesta paikalla oleville journalisteille. Laita myös tulokset niin näkyvästi esille, että jokainen journalisti ne löytää. Myös kilpailujen internetsivuille tulokset on päivitettävä välittömästi. Ja jottei työ loppuisi, samaan aikaan tulokset saatava sähköpostilla lähteviin kilpailutiedotteisiin tiedotusvälineille, jotka eivät ole paikalla. Jos tuloksiin liittyvä lyhyt tiedotteesi ei ole vielä valmis, älä hiero sitä enää yhtään, kun tulokset ovat käsissäsi. Otsikko Liisa Luistelija uusi Suomen mestari, tulokset ja ainakin yksi puhelinnumero, josta saa lisätietoja, pian maailmalle. Hienon ja pitkän tiedotteen voi pistää sitten vartin päästä perään. Liiton tiedottajan kanssa sovitaan työnjaosta ARVOKISAVALINNAT SM-KILPAILUISSA

14 Jos Taitoluisteluliiton lajiryhmä ja/tai liittohallitus kokoontuu SM-kilpailujen aikana tai päätteeksi ratkaisemaan arvokisavalintoja, asiasta tiedotetaan aina ennalta SM-kilpailujen tiedottajalle välitettäväksi edelleen tiedotusvälineille. Arvokisavalintojen tiedotuksesta vastaa aina liiton edustaja SOSIAALINEN MEDIA Sosiaalisen median kanavat (facebook, twitter ym) kannattaa ottaa haltuun hyvissä ajoin ennen SM-kisojen alkua kuukausia aiemmin. Moni potentiaalinen lipunostaja voi bongata tapahtuman juuri siellä. Esimerkiksi facebookiin kannattaa myös ujuttaa tuloksia ym. ajankohtaistietoa kilpailun aikanakin. Täytyy kuitenkin muistaa, että kilpailun tiedottajalla on suuri vastuu siitä, mitä ulospäin viestitään. Linjauksista kannattaa neuvotella liiton tiedottajan kanssa. 5. MITÄ ON KRIISIVIESTINTÄ? Jokainen tapahtuman järjestäjä tietysti toivoo, että kaikki sujuu niin kuin on suunniteltu. Koko järjestävän organisaation, myös tiedottajan, on kuitenkin syytä - riittävän ajoissa käydä mielessään läpi myös kauhuskenaario: mitä kaikkea voi ikävimmillään tapahtua ja miten sellaiseen reagoidaan. Nimenomaan tiedottajan avuksi on olemassa erinomainen apuväline, SLU:n julkaisema Kriisiviestinnän opas (tilattavissa SLU:n Myyntipalvelusta). 6. KERRONKO IHAN KAIKEN? Monia tiedottajia askarruttaa ikuisuuskysymys: mitä kertoa ja mitä ei. Toisaalta tiedottajalla on velvollisuus jakaa oikeaa tietoa avoimesti, rehellisesti ja myös tasapuolisesti. Toisaalta taas tiedottajan edellytetään toimivan samalla myös yhteisön/organisaation/ tapahtuman maineen vartijana. Kysymykseen ei ole yksioikoista vastausta. Jokainen tiedottaja joutuu miettimään asian henkilö- ja tapauskohtaisesti. Muutama asia on ehkä kuitenkin syytä pitää mielessä. Vaikka SM-kilpailut ovat julkinen tilaisuus, tiedottaja todennäköisesti kilpailujen aikana näkee ja kuulee tapahtumia ja keskusteluja, jotka ovat yksityisiä. Hän ehkä näkee jonkin suuren tunteenpurkauksen, ehkä kuulee luottamuksen keskustelun. Jälkimmäinen voi olla myös yksittäisen journalistin/median oma haastatteluhetki urheilijan kanssa. Vaikka urheilija tuossa haastattelussa kertoisi kuinka kiinnostavan asian hän on lopettamassa, muuttamassa paikkakuntaa, valmentajaa tiedottajalla ei ole oikeutta tasapuolisuuden nimissä mennä kertomaan kaikille, että näin Leena juuri Päivän Sanomille sanoi. Jos ei urheilija itse asiaa muillekin paljasta, journalistilla on oikeus omaan juttuunsa. Monesta turhasta pulmasta ja myös mokasta selviää, kun muistaa, että tiedottajan tehtävä on välittää tietoa, ei kommentoida sitä. Aina, kun halutaan asiantuntijan mielipidettä esimerkiksi lajista, lajin suorituksista, niiden arvioinnista, kilpailutapahtumasta, tiedottajan tehtävä on hankkia paikalle oikea ihminen arvioimaan. Sovi jo ennalta, kuka mitäkin kommentoi.

15 Kolmas hyvä muistisääntö on se, että sellaista journalistia ei ole olemassakaan, joka ei työssä ollessaan kuuntelisi valppain korvin myös vapaamuotoista keskustelua. Varo siis vähäsen kaikkea, mitä sanot. 7. KILPAILUJEN JÄLKEEN Kilpailun päätteeksi valmistuu protokolla. Nykyisin kaikki tulokset on saatavilla sähköisesti, joten protokollaa ei nykyisin enää tarvitse jakaa toimittajille elleivät he sitä erikseen pyydä.