Palveluväylän käyttöönoton edellytysten kehittäminen - Loppuraportti

Transkriptio

1 Palveluväylän käyttöönoton edellytysten kehittäminen - Loppuraportti Projektiryhmä Lahden kaupunki, Kotkan kaupunki ja Sipoon kunta

2 Sisällys Johdon tiivistelmä projektista... 3 Osallistujat... 4 Projektiin osallistuneiden kaupunkien ja kuntien tavoitteet... 5 Projektin tavoitteet ja lopputuotokset... 5 Resursointi, vaiheistus ja aikataulu... 6 Yhteenveto nykytilan haasteista... 7 Hyödyt palveluväylän käyttöönotosta ja palvelupohjaiseen arkkitehtuuriin siirtymisestä... 8 Ohjeet ja suositukset palveluväylän käyttöönottoon ja palvelupohjaiseen arkkitehtuuriin siirtymiseksi /9

3 Johdon tiivistelmä projektista Sitra on toteuttanut Kuntien palveluväyläosaaminen -hankkeen, jonka tavoitteena on tukea kuntia palveluväylän käyttöönottoselvityksen tekemisessä, jossa kartoitetaan muun muassa mitkä ovat kuntien tietojärjestelmätarpeet, miten väyläratkaisu sopisi kuntaan ja sen tulevaisuuden tarpeisiin ja mitkä ovat seuraavat toimenpiteet palveluväylän käyttöönottamiseksi kunnassa. Lahden ja Kotkan kaupungit sekä Sipoon kunta osallistuivat hankkeeseen keväällä 2014 aiheenaan sähköinen asiointi. Projektissa tehty selvitys kartoitti sähköisen asioinnin toimintaympäristöä ja siihen liittyviä tiedonvälityksen epäjatkuvuuskohtia, joiden ratkaisemisessa tai parantamisessa palveluväylän hyödyntämisellä voisi olla merkittävä vaikutus. Selvityksessä tunnistettiin kuntien nykyisiä sähköiseen asiointiin liittyviä haasteita (epäjatkuvuuskohdat ja tiedonvälityksen ongelmat) sekä palveluväylän tarjoamia hyötyjä sähköisen asioinnin kehittämiseen. Nykytilan haasteita ja hyötyjä selvitettiin pääasiallisesti haastattelumenetelmällä. Havaitut haasteet ja epäjatkuvuuskohdat tiedonvälityksessä: Usein operatiiviset järjestelmät eivät toimi aidosti osana sähköistä asiointia. Tiedot täytyy syöttää operatiiviseen järjestelmään käsin, vaikka muuten asiointiketju voitaisiin sähköistää. Aidosti toimivat sähköiset ratkaisut ovat usein toimittajien omia portaaleja. Ne toimivat hyvin, mutta eivät ole linkitettävissä kunnan muihin järjestelmiin. Epäjatkuvuuskohtia on erityisesti lomakejärjestelmästä operatiivisen järjestelmään. Lainsäädäntö aiheuttaa myös epäjatkuvuuskohtia: esim. hammaslääkäriaikaa ei voi varata, ellei hammastarkastusta ole tehty. Epäjatkuvuuskohtia on yksityisen ja kunnallisen toiminnan välillä, eli esim. jos on käynyt yksityisellä puolella terveydenhoidossa, tiedot eivät välity kunnallisen toiminnan puolelle. Epäjatkuvuuskohtia on myös toimialueiden välillä. Useampien palautekanavien kautta tulevat palautteet vaativat manuaalista työtä palautteen ohjaamisessa samaan putkeen. Yhteishuoltajille ja puolesta asioijille tietojen näyttäminen on hankalaa (esim. päivähoidon osalta vain yksi henkilö/osoite on mahdollista lisätä valtuutetuksi). Tulotietojen näyttäminen vaatii suostumusten käsittelyä. Sairaslomatodistukset (tiedon jako palkkahallintoon ja esimiehelle) - esimerkki epäjatkuvuuskohdista, jossa työnkulunohjauksen/prosessiohjauksen avulla voitaisiin säästää henkilötyöltä. Vastauksia Virosta Viron työpajapäivässä tutustuttiin X-road (Viron palveluväylä) teknologiaan, palveluväylän hallintamalliin ja miten palveluväylän käyttöönotto on viety eteenpäin Virossa sekä palveluväylän hyödyntämiseen ja soveltamiseen niin Tallinnan kaupungin kuin 3/9

4 kansallisten terveyspalveluiden näkökulmasta. Kehittämisideoita työstettiin Virossa työpajapäivässä. Projektin yleiset johtopäätökset olivat: Palveluväylän käyttöönotto edellyttää hallintamallia ja yhteisiä periaatteita, joiden mukaan palveluja suunnitellaan (esim. tieto tallennetaan kertaalleen, tiedolla on selkeä omistajataho). Kansallinen palveluväylä ja yhteinen palvelupohjainen arkkitehtuuri edellyttävät yhteiskäyttöisiä palveluita, kuten tunnistaminen ja suostumusten ja valtuutusten hallinta. Tarvitaan yhteiset tietomallit ja -rakenteet sekä standardoidut rajapinnat. Tavoitteena pitäisi olla prosessien mittava automatisointi, mikä edellyttää toiminnan suunnittelua uudesta näkökulmasta, ei nykyisten manuaalisten prosessien viemistä sähköisiksi. Tämä loppuraportti luovutettiin Sitralle 17. kesäkuuta Sitra rahoitti projektin toteuttamista projektien ulkopuolisten kustannusten osalta. Syötteitä kansalliseen palveluväyläyhteistyöhön Selvityksessä havaitut keskeiset kehittämisideat, jotka vaativat kansallista tai kuntien yhteistä panostusta, on annettu tueksi kansallisen palveluväylän kehittämishankkeisiin ja kuntien yhteisen sisäisen integraatioalustan kehittämishankkeeseen. Osallistujat Haastatteluihin osallistuivat: Teemu Kokkonen, Lahti Lahden Tietotekniikka, kehityspäällikkö Pasi Halme, Lahti Konsernipalvelut, tietohallintosuunnittelija Aija Holopainen, Lahti Tekninen ja ympäristötoimiala, kartastopäällikkö Pekka Piironen, Lahti Sosiaali- ja terveystoimiala, projektipäällikkö Juha Redsven, Kotka Tietohallintopäällikkö Jarmo Günther, Kotka Pääsuunnittelija, tietohallinto Jouni Ristola, Hamina Tietohallintopäällikkö Matti Rupponen, Pyhtää Hallintojohtaja Sam Allen, Sipoo Tietohallintopäällikkö Kristian Tillander, Sipoo Pääsuunnittelija Tuija Tzoulas, Sipoo Paikkatietoinsinööri 4/9

5 Työpajaan osallistuivat: Teemu Kokkonen Lahden Tietotekniikka, kehityspäällikkö Henri Nyberg Tekninen toimi, maankäyttöinsinööri Vesa Villikka Lahden Tietotekniikka, palvelupäällikkö Juha Redsven Tietohallintopäällikkö Jarmo Günther Pääsuunnittelija, tietohallinto Sam Allen Tietohallintopäällikkö Kristian Tillander Pääsuunnittelija Kuntien Tiera Oy Jaana Siitari KA- ratkaisuvastaava Jan Moliis Asiantuntijapalveluiden johtaja Projektiin osallistuneiden kaupunkien ja kuntien tavoitteet Lahden kaupungin tavoitteena oli kehittää omaa palveluväyläosaamistaan sekä valmistautua valtakunnallisen X-road palveluväylän kehitykseen ja samalla tukea tällä tavoin laajemminkin soveltamismahdollisuuksien selvittämistä kuntakentässä. Lahden kaupunki oli tämän projektin isäntäkunta. Sipoon kunnan tavoitteena oli tutustua X-road palveluväylä ratkaisuun, kasvattaa omaa palveluväyläosaamistaan ja selvittää soveltamismahdollisuuksia kuntakentässä. Sipoon kunta oli mukana osallistujakuntana. Kotkan kaupungin tavoitteena oli tutustua X-road palveluväylä ratkaisuun, kasvattaa omaa palveluväylä-osaamistaan sekä selvittää palveluväylän käyttöönottoa seudullisen sähköisen asioinnin kehittämisen näkökulmasta miten seudullisen sähköisen asioinnin palvelualusta ja palvelut voidaan liittää valtakunnalliseen palveluväylään liitettyihin asiointipalveluihin ja perustietokantoihin. Kotkan kaupunki näki tärkeäksi varmistaa, että seudullinen kehitys on osa valtakunnallista kuntakentän ohjelmistoratkaisuja, ja tämän projektin avulla tavoitteena oli tukea seudullista ohjelmisto- ja palvelukehitystä. Kotkan kaupunki oli mukana osallistujakuntana. Projektin tavoitteet ja lopputuotokset Projektin tavoitteena oli: Tunnistaa kuntien yleiset ja yhteiset tiedonvälityshaasteet kuntien toimintaan liittyvien tyypillisten sidosorganisaatioiden kanssa sekä kuntien yleiset nykytietojärjestelmäkartan merkittävimmät ongelmat (esim. tiedonvälitys, yhteentoimivuus, tiedon ajantasaisuus) 5/9

6 Tutustua X- roadin soveltamistapoihin Virossa Tunnistaa palveluväylän soveltamisalueet (ideat) tunnistettujen yleisten tiedonvälitysongelmien ratkaisemiseksi kunnissa. Tuottaa kunnille yhteinen ohjeistus, miten siirtyä hallitusti palveluväylän piiriin Resursointi, vaiheistus ja aikataulu Projektin asiantuntijapalveluiden toteuttajana toimi Kuntien Tiera Oy. Projektiin osallistuivat Kuntien Tiera Oy:stä Jaana Siitari, Kea Kangas-Lång, Heini Holopainen ja Jani Moliis. Projektin kokonaistyömäärä oli 7 htp Tieran asiantuntijoiden osalta ja 9 htp kuntien asiantuntijoiden osalta. Projekti jakautui kolmeen vaiheeseen: 1. Nykyhaasteiden tunnistaminen Haastattelumenetelmällä käytiin läpi epäjatkuvuuskohtia sähköisen asioinnin tiedonvälitykseen liittyen ja yleisesti kunnan sähköisen asioinnin toimintaympäristössä. 2. Palveluväylän hyödyntämismahdollisuuksien tunnistaminen (Viron työpajapäivä ) Työpajan agenda oli: X-Road, Kadri Talvoja or Heiko Vainsalu from EISA RIHA, Priit Parmakson from EISA 12:30 13:00 Benefits of X-road from e-health point of view, Raul Mill from e- Health X-Road from local municipality point of view, Väino Olev from Municipality of Tallinn TYÖPAJA (fasilitoijina Jani Moliis ja Jaana Siitari) 15:00-16:00 Ryhmätyöskentely: X-roadin hyödyntämismahdollisuudet Suomen kunnissa 16:00-16:30 Tunnistettujen hyödyntämiskohteiden priorisointi 16:30-17:00 Yhteenveto ja jatkotoimenpiteet Projektin esitysmateriaalit on toimitettu sähköpostitse työpajaan osallistuneille henkilöille. 3. Projektin loppuraportin, suositusten ja ohjeistuksen laadinta Projektin loppuraportti, suositukset ja ohjeistukset on dokumentoitu ja lähetetty projektiin osallistuneille kunnille kommentoitavaksi Projektin loppuraportti on luovutettu luovutettu Sitralle. 6/9

7 Yhteenveto nykytilan haasteista Haastattelujen perusteella tunnistettiin sekä nykytilaan että palveluväyläpohjaisen arkkitehtuurin toteutukseen seuraavia haasteita aiemmin mainittujen epäjatkuvuuskohtien lisäksi: Haasteen kuvaus Ei ole todennäköistä, että kaikki järjestelmät saadaan liitettyä palveluväylään, jo niiden iänkin takia. Niiden tiedot saattavat silti olla tärkeitä järjestelmän ulkopuolellakin. Eli miten saadaan irrallisissa järjestelmissä olevat tiedot yhteisiin arkistoihin? Kaikki ei ole palveluväylän kautta hallittavissa, operatiivista toimintaa on edelleen myös tuettava perinteisin järjestelmin. Palveluväylän hallinnointi pitäisi miettiä tarkkaan, jotta kun joku poistuu, ei saa käydä niin, että sen palvelun käyttäjälle jää tyhjä naru käteen. Identiteetin hallinta viranomaisten tasolla on hankala. Tämä on kunnallisella tasollakin keskeneräinen, kansallisella tasolla melko lailla täysin auki. Asiakkaan pitäisi pystyä näkemään aikaisemmat asioimisensa (asiakastili osana palveluväylää) Paljon kuntaliitosselvityksiä menossa, jotka vaikuttavat kunnan kehittämissuunnitelmiin. Käyttövaltuushallinnan tunnistetiedot eivät välity kaikkien toimittajien järjestelmiin asiointialustan/kuntalaistilin kautta. Miten käyttäjien tunnistaminen ja hallinta hoidetaan? Viron mallissa rakennettu sisälle valtion toimesta Suomessa on eri tilanne, kunnissa eri tapoja, ulkoistettu markkinoille. Valtio takaa vain juurivarmenteen, muuten jätetään markkinoiden hallintaan. Sivistystoimen palvelujen tuottamisessa huomioitava kasvavassa määrin monikanavaisuus ja laitekirjon kasvu. Paikkatiedon master hajautunut, monta eri masteria kansallisella tasolla: VTJ (väestötiedot, rakennus- ja huoneistotiedot), MML Järjestelmätoimittajariippuvuus kunnissa aiheuttaa sen, että esim. paikkatietoaineistoa joudutaan tuottamaan useampaan kertaan, useammassa eri formaatissa eri järjestelmille. Palvelujen löydettävyys Liittyy arkistointi arkkitehtuuri hallintamalli identiteetin hallinta jäljitettävyys, asiakaslähtöinen palvelu kehittämissuunnitelma käyttövaltuushallinta käyttövaltuushallinta monikanavaisuus paikkatieto paikkatieto palveluhakemisto 7/9

8 Miten kansallisesti keskeiset tietovarannot saadaan tuotua: Esim. Väestötiedot, Kunta saa oman kuntalaistensa tiedot (VTJ): pitäisi puhua ennemmin asiakasrekisteristä, koska palvelunkäyttäjät eivät ole aina yhden kunnan alueella. Asiakkuuden hallinta koko asiakkaan elinkaaren ajan ( kohdusta - hautaan ) Saadaanko prosessiohjaus toimimaan riittävän hyvin hajautetussa mallissa? Järjestelmien rajapinnoissa toimittaja "klikkejä" Tavoitteena "oma palveluväylä"- monikuntamalli, miten kytketään taloushallinto ja Effica toisiinsa Palveluiden ajanvarausta ei aina voida aukaista itsepalveluna toteutettavaksi, kun on pitkät jonot ja asiakas ei välttämättä tiedä, kuinka pitkä aika pitäisi varata (esim. suun terveydenhuolto). Palveluväylän termistö on kirjavaa, sitä pitäisi yhtenäistää. Kenellä viranomaisvastuu tietojen ylläpidosta, esim. rakennustiedon osalta? Nyt kunnat tuottavat rakennustietoraakadatan, mutta virallinen rekisterinpitäjä on VRK. Tulevaisuudessa kunnat voisivat ottaa rekisterinpitäjän vastuun? perustietovarannot prosessiohjaus rajapinnat rajapinta sähköistäminen terminologia tiedon omistaja Miten saadaan palveluväylään kuntien palveluita, miten saadaan kunnat mukaan palvelujen tuottajiksi palveluväylään? toimintamalli Kouluopetuksen sähköistäminen (esim. sähköinen ylioppilaskirjoitus) muuttaa maailmaa lähitulevaisuudessa. Yleisesti sähköinen toimintamalli tulee muuttamaan huomattavasti nykyistä mallia. toimintamalli Usko myös siihen, että kansalaisen yhtenäinen tunnistaminen kansallisella tasolla on pian valmis, on matala. Paikkatietojärjestelmiä kehitetty kuntakohtaisesti, vaikka myös yhteistyöryhmiä (seudullisia/alueellisia) on olemassa. Tarvitaan yhteinen tietomalli - kaikkien ei kannata tehdä omaa tietomallia, on oltava yhteinen tietomalli, jotta kaikki tietävät, mitä mikäkin tieto on, ja miten tietoja voi yhdistää ja hyödyntää tiedon syntymisympäristön ulkopuolella. tunnistautumisratkaisu yhteistyö tietomalli Hyödyt palveluväylän käyttöönotosta ja palvelupohjaiseen arkkitehtuuriin siirtymisestä Hyötyjä palveluväylän käyttöönotosta ja palvelupohjaiseen arkkitehtuuriin siirtymisestä ideoitiin sen jälkeen, kun oli kuultu Viron X- road esitykset. 8/9

9 Saadut ideat ryhmiteltiin seuraaviin luokkiin: - Elinkaaren hallinta - Kansainväliset palvelut ja yhteistyö - Avoin data - Organisaatioriippumattomuus - Standardit, rajapintakehitys - Tiedon omistajuus ja avoimuus - Yhteisöjen ja yritysten tunnistaminen Eniten hyötyä palveluväylän käyttöönotosta työpajassa käydyn keskustelun pohjalta nähtiin saatavan, jos tiedon omistajuuteen ja tiedon avoimuuteen liittyvät asiat saadaan ratkaistua, sekä standardoitua rajapintakehitys. Työryhmä näki tärkeänä myös kansainväliset palvelut ja yhteistyömahdollisuudet. Ohjeet ja suositukset palveluväylän käyttöönottoon ja palvelupohjaiseen arkkitehtuuriin siirtymiseksi Projektiryhmän näkemyksen mukaisesti palveluväylän käyttöönotosta ja palvelupohjaiseen arkkitehtuuriin siirtymisestä saadaan tarvittava hyöty sähköiseen asiointiin seuraavin askelein: 1. Tarvitaan yhteinen tietomalli: kaikkien ei kannata tehdä omaa tietomallia, vaan on oltava yhteinen tietomalli, jotta kaikki tietävät, mitä mikäkin tieto on, ja miten tietoja voi yhdistää ja hyödyntää tiedon syntymisympäristön ulkopuolella. 2. Mietittävä mitä palveluita asiakkaat ja asiakasryhmät oikeasti haluavat. 3. Päällekkäisen tiedon ylläpito on turhaa, tunnistettava mikä on yhteistä Master tietoa. 4. Prosessit pitää sähköistää sisäisesti/kokonaan. Palveluväylä on tosi hyvä keppihevonen prosessien sähköistämiseen. Kannattaakin lähteä prosessinkehitys edellä ja palveluväylän käyttöönotto tulee ikään kun mukana. 5. Edellytyksenä on, että kaikki rajapinnat ovat kuorrutettu palveluksi yhteisen standardin rajapintavaatimuksen mukaisesti. tietomalli asiakaslähtöisyys master datan hallinta prosessien ja toiminnan kehitys rajapintojen standardointi 9/9